RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

CIRCULAR 009 DE 2019

(Marzo 28)

Para: SECRETARIOS(AS) DE DESPACHO, DIRECTORES(AS) DE DEPARTAMENTOS ADMINISTRATIVOS, GERENTES Y DIRECTORES(AS) DE UNIDADES ADMINISTRATIVAS ESPECIALES, GERENTES PRESIDENTES(AS) Y DIRECTORES(AS) DE ESTABLECIMIENTOS PÚBLICOS, EMPRESAS INDUSTRIALES Y COMERCIALES, SOCIEDADES PÚBLICAS, SOCIEDADES MIXTAS, ENTES UNIVERSITARIOS, HOSPITALES, ALCALDES LOCALES, VEEDOR DISTRITAL, CONTRALOR DISTRITAL Y PERSONERO DE BOGOTÁ.

De: ALTA CONSEJERÍA DISTRITAL DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES

Asunto: RESPECTO A LA OBLIGATORIEDAD DE INSCRIPCIÓN DE TRÁMITES EN EL SUIT

Los trámites, los procedimientos y las regulaciones administrativas tienen por finalidad proteger y garantizar la efectividad de los derechos de las personas naturales y jurídicas ante las autoridades y facilitar las relaciones de los particulares con estas como usuarias o destinatarias de sus servicios de conformidad con los principios y reglas previstos en la Constitución Política y en la ley.

En este sentido, con el fin de mejorar la relación entre la administración y el ciudadano, y a partir de los productos y servicios que por mandato legal deben ofrecer las entidades, resulta fundamental que las entidades distritales, identifiquen los procedimientos administrativos regulados (trámites) y no regulados que realizan los usuarios para acceder a dichos productos o servicios, levanten la información detallada de los mismos y la registren en el Sistema Único de Trámites (SUIT).

Todo producto o servicio, para poder ser entregado al ciudadano, requiere que la entidad desarrolle procesos al interior que los generen. Por lo tanto, la revisión de dichos procesos y la regulación de los mismos, permiten identificar las mejoras que pueden realizarse para mayor satisfacción del ciudadano.

En línea con lo anterior, el Articulo 11 de la ley 962 de 2005 establece que "Sin perjuicio de las exigencias generales de publicidad de los actos administrativos, todo requisito, para que sea exigible al administrado, deberá encontrarse inscrito en el Sistema Único de Información de Trámites - SUIT, cuyo funcionamiento coordinará el Departamento Administrativo de la Función Pública -DAFP, (...). Toda entidad y organismo de la Administración Pública tiene la obligación de informar sobre los requisitos que se exijan ante la misma, sin que para su suministro pueda exigirle la presencia física al administrado. Igualmente deberá informar la norma legal que lo sustenta, así como la fecha de su publicación oficial y su inscripción en el Sistema Único de Información de Trámites, SUIT."

Adicionalmente, el Artículo 40 del decreto ley 19 de 2012 establece que "Sin perjuicio de las exigencias generales de publicidad de los actos administrativos, para que un trámite o requisito sea oponible y exigible al particular, deberá encontrarse inscrito en el Sistema Único de Información de Trámites y Procedimientos -SUIT- del Departamento Administrativo de la Función Pública, entidad que verificará que el mismo cuente con el respectivo soporte legal. El contenido de la información que se publica en el SUIT es responsabilidad de cada una de las entidades públicas, las cuales tendrán la obligación de actualizada dentro de los tres (3) días siguientes a cualquier variación."

Así mismo, el artículo 73 de la ley 1474 de 2011 establece que "Cada entidad del orden nacional, departamental y municipal deberá elaborar anualmente una estrategia de lucha contra la corrupción y de atención al ciudadano, (...) la cual contemplará, entre otras cosas, (...) las estrategias antitrámites".

Esta estrategia, conocida como el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano - PAAC, está integrada por políticas autónomas que se articulan bajo un solo objetivo, la promoción de estándares de transparencia y lucha contra la corrupción, incluida la Política de Racionalización de Trámites del Gobierno nacional liderada por el DAFP.

De esta forma, la inscripción de trámites en el SUIT es un requisito indispensable en materia de información y publicidad, tendiente a garantizar el efectivo acceso de la ciudadanía a los bienes y servicios de la Administración Distrital, que además posibilita:

* La exigencia de los trámites por parte de los ciudadanos a las entidades para la solución de requerimientos y el acceso a bienes y servicios.

* El goce efectivo del derecho fundamental de acceso a la información, bajo el cual, toda persona puede conocer sobre la existencia y acceder a la información pública en posesión o bajo control de los sujetos obligados.

* El fortalecimiento de las medidas de lucha contra la corrupción al reducir la opacidad en la divulgación de información.

* El establecimiento de acciones de racionalización de trámites, por parte de las entidades distritales, orientadas a simplificar, estandarizar, eliminar, optimizar y automatizar trámites y procedimientos administrativos, las cuales permiten:

- Disminución de costos 

- Disminución de requisitos para llevar a cabo el trámite

- Disminución de tiempos de ejecución del trámite

- Evitar la presencia del ciudadano en las ventanillas del Estado haciendo uso de medios tecnológicos y de comunicación

- Ampliación de la vigencia de certificados, registros, licencias, documento, etc.

Por los puntos anteriormente expuestos, y teniendo en cuenta que las entidades y organismos distritales, por disposición legal tienen la obligación de realizar la inscripción de los trámites ofrecidos a la ciudadanía en el SUIT, y que este sistema es la única fuente válida para la exigencia de los mismos por parte de los ciudadanos, se solicita:

1. Revisar y actualizar el inventario de trámites y otros procedimientos administrativos (OPAS) en el SUIT, acción que debe programarse en el componente de Mecanismos para la Transparencia y Acceso a la Información, subcomponente Transparencia Activa del PAAC.

2. Realizar en el SUIT la inscripción correspondiente de los trámites y OPAS que aún no se encuentren registrados en este sistema, para lo cual, en el caso de que fueran creados con posterioridad al 08 de julio de 2008, deberá seguir el procedimiento estipulado por el DAFP en la Resolución No. 1099 de 2017. En caso contrario, deberán surtir el procedimiento establecido en el material de capacitación establecido en el sitio web del SUIT del DAFP.

3. Verificar que los trámites registrados en el SUIT coincidan con los registrados en la Guía de Trámites y Servicios del Distrito y de no ser así proceder a la debida actualización.

4. Con respecto a los trámites ya inscritos en el SUIT, revisar la normatividad que los soporta y actualizar en caso de ser necesario.

Cordialmente,

RAÚL BUITRAGO ARIAS

Secretario General

Proyectó: María del Pilar Niño Campos – Profesional especializado Consejería TIC; Daniel Serrano Zúñiga – Contratista DDDI

Revisó: Mariana Acuña González – Asesora Jurídica Alta Consejería; Nancy Pineda – Subdirectora DDDI; César Ocampo Caro – Director Distrital de Desarrollo Institucional

Aprobó: Sergio Martínez Medina – Alto Consejero Distrital de TIC; Fernando Estupiñan – Subsecretario de Servicio a la Ciudadanía; Cristina Aristizabal – Subsecretaria Técnica