CIRCULAR 011 DE 2019

(Abril 09)

Para: SECRETARIOS(AS) DE DESPACHO, DIRECTORES(AS) DE DEPARTAMENTOS ADMINISTRATIVOS, GERENTES Y DIRECTORES(AS) DE UNIDADES ADMINISTRATIVAS ESPECIALES, GERENTES PRESIDENTES(AS) Y DIRECTORES(AS) DE ESTABLECIMIENTOS PÚBLICOS, EMPRESAS INDUSTRIALES Y COMERCIALES, SOCIEDADES PÚBLICAS, SOCIEDADES MIXTAS, ENTES UNIVERSITARIOS, HOSPITALES, ALCALDES LOCALES, VEEDOR DISTRITAL, CONTRALOR DISTRITAL Y PERSONERO DE BOGOTÁ.

De: SECRETARIA GENERAL DE LA ALCALDIA MAYOR DE BOGOTÁ D.C.

Asunto: RECOMENDACIONES PARA LA MEDICIÓN DEL ÍNDICE DE TRANSPARENCIA DE BOGOTÁ - (2018- 2019)

No. de Radicación: 2-2019-9876

Como es de su conocimiento, la Corporación Transparencia por Colombia, en alianza con la Cámara de Comercio de Bogotá, ProBogotá y la Veeduría Distrital, se encuentran realizando la medición del índice de Transparencia de Bogotá -ITB 20182019 a 36 entidades del Distrito Capital.

La metodología para la medición del ITB (2018- 2019) socializado por la Corporación Transparencia por Colombia prevé las siguientes fases:

- Fase 1 Preparación: Definición conceptual y metodológica, solicitud de interlocutor a entidades evaluadas, capacitación a interlocutores.

- Fase 2 Recolección de información: Verificación directa, diligenciamiento del formulario online, recolección de información secundaria.

- Fase 3 Validación y evaluación de la información: Validación de información en formulario, evaluación de información.

- Fase 4 Cálculo y publicación de resultados: Cálculo preliminar y réplica, cálculo final, publicación, socialización y difusión.

De acuerdo con la ruta metodológica planteada por la Corporación Transparencia por Colombia, durante el mes de abril del presente año, se dio inicio a la fase 2 en la cual se realiza la recolección de evidencias y el diligenciamiento del formulario en línea por parte de las entidades distritales.

En esta fase de recolección, cada entidad ha recibido a través del interlocutor designado por el Representante Legal para la gestión de la información, los siguientes documentos: la guía para el diligenciamiento del aplicativo en línea, la metodología de interlocución, el formulario de recolección de información (archivo en formato excel) y el acceso al formulario web con el respectivo usuario y contraseña y la presentación herramientas Índice de Transparencia de Bogotá. Es importante recordar que la fecha de cierre para el cargue de información está previsto para el 26 de abril.

Esta fase se constituye en un punto decisivo en el proceso de medición, por cuanto son las propias entidades quienes de manera autónoma reportarán información determinante para la asignación de los puntajes definitivos. Adicionalmente, las posibilidades de corregir o ajustar la información reportada es restringida si se han cometido omisiones u errores.

Por lo anterior, se llama la atención para que desde la Alta Dirección se verifique y monitoree la oportunidad y calidad de la información que cada entidad reporte.

Teniendo en cuenta las lecciones aprendidas en la anterior medición, y con el propósito de promover mejores procesos de gestión de información que permitan alcanzar la meta contemplada en el Plan Distrital de Desarrollo de incrementar 5 puntos en los resultados del Índice de Transparencia de Bogotá, se recomienda:

- Respaldar desde la Alta Dirección y por parte de las áreas misionales, la gestión del interlocutor como gestor de información, para obtener información confiable, oportuna y clara para el momento de diligenciar la evaluación y el cargue de evidencias.

- Identificar, contextualizar y vincular las áreas generadoras de la información en esta fase de entrega de evidencias, que garantice una comprensión de los criterios evaluados y la pertinencia de los anexos requeridos por el ITB.

- Identificar el investigador asignado por Transparencia por Colombia para entablar una comunicación fluida y oportuna que garantice mayor comprensión de los requisitos evaluados.

- Apropiar las recomendaciones suministradas por Transparencia por Colombia a través de su "Guía de diligenciamiento del formulario web", para los diferentes tipos de pregunta, ingreso de información al aplicativo y las recomendaciones del numeral 4 en temas especiales.

- Identificar las particularidades de la entidad que puedan impactar en la calificación o entrega de evidencias, para que puedan ser tenidas en cuenta en la medición.

- En el caso de presentar una solicitud de "no aplica" cerciorarse de que esta sea justificada jurídica y técnicamente e incluya circulares o documentos administrativos que respalden la no aplicabilidad. Así mismo, realice las consultas por medio escrito para cada uno de los puntos que identifique, para que pueda respaldar las observaciones antes de la fase de réplica.

- Confirmar que la información a reportar corresponda a las especificaciones de cada criterio, sea de la vigencia evaluada y se presente de forma clara y legible. Facilitar el análisis documental de los anexos, entregando la mayor información posible e indicando donde se puede encontrar la información evaluada por el indicador o la variable. Recuerde que la evaluación se alimenta principalmente de la información que suministra la entidad.

- Tener en cuenta la información que la entidad reportó en la anterior evaluación, para que pueda mantener los aciertos de la primera medición y ajustar para esta vigencia los elementos considerados como críticos.

- Asegurar que la entrega de información sea oportuna, cumpliendo con las fechas establecidas por Transparencia por Colombia y procurando un tiempo para la revisión final, antes del envío. Recuerde que en este mes de abril se presenta la Semana Santa, lo cual implicará mayor celeridad para la organización, revisión y cargue de evidencias.

Por último, se recuerda que el puntaje obtenido por cada entidad contribuye al incremento del puntaje distrital esperado, el cual se debe superar en 5 puntos pasando de 68.7 de la medición anterior a un mínimo de 73.7 en la presente evaluación.

Cordialmente,

RAÚL J. BUITRAGO ARIAS

SECRETARIO GENERAL