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Circular 017 de 2019 Secretaría General Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C.

Fecha de Expedición:
15/05/2019
Fecha de Entrada en Vigencia:
Medio de Publicación:
La Secretaría Jurídica Distrital aclara que la información aquí contenida tiene exclusivamente carácter informativo, su vigencia está sujeta al análisis y competencias que determine la Ley o los reglamentos. Los contenidos están en permanente actualización.


 
 

                                                                                              CIRCULAR 017 DE 2019


Para: SECRETARIOS (AS) DE DESPACHO, DIRECTORES (AS) DE DEPARTAMENTOS ADMINISTRATIVOS, PRESIDENTES Y DIRECTORES DE ESTABLECIMIENTOS PÚBLICOS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS ESPECIALES, GERENTES (AS) DE EMPRESAS INDUSTRIALES Y COMERCIALES DEL DISTRITO, SOCIEDADES DE ECONOMÍA MIXTA, EMPRESAS DE SERVICIOS PÚBLICOS, SUBREDES INTEGRADAS DE SERVICIOS DE SALUD E.S.E., Y SOCIEDADES POR ACCIONES; RECTOR DE ENTE UNIVERSITARIO AUTÓNOMO, PRESIDENTE DEL CONCEJO DE BOGOTÁ, VEEDOR DISTRITAL, CONTRALOR DISTRITAL, PERSONERA DISTRITAL.

 

De: SECRETARÍA GENERAL

 

Asunto: Responsables institucionales de solicitudes de publicaciones de documentos y actos administrativos en el Registro Distrital

 

Radicación: 2-2019-13091

 

Con el propósito de mejorar las condiciones del acceso y alcance al Registro Distrital para la ciudadanía, así como las condiciones operativas y tecnológicas para la publicación de documentos y actos administrativos de las entidades del nivel distrital, la Secretaría General de la Alcaldía de Bogotá D.C., a través de la Imprenta Distrital, está implementando un nuevo software para realizar la gestión de la información, el control y publicación del Registro Distrital, el cual contempla módulos de consulta de documentos y actos administrativos publicados, solicitudes de publicación en línea por parte de las entidades distritales y certificaciones de publicaciones, entre otros. La puesta al servicio institucional de esta herramienta informática se tiene programada a partir de día 20 de mayo del año en curso, por lo cual requerimos de la colaboración de cada entidad, para la gestión y el reenvío del formato que se hace llegar con la presente circular.

 

La importancia de la información solicitada, la cual por demás se ajusta a los lineamientos de seguridad informática para la publicación de documentos o actos administrativos en la gestión del nuevo sistema informático, requiere de la intervención de, por lo menos dos, servidores de cada entidad, cuyos roles corresponden a:

 

i. AUTORIZADOR POR DEPENDENCIA.

 

Es el servidor encargado de certificar que los documentos y anexos de la solicitud de publicación de un acto administrativo en las versiones en formato PDF y en texto editable son precisas, veraces y completas respecto del texto original, tal como lo señala la Resolución 440 de 2018 de la Secretaría General y la Secretaría Jurídica sobre lineamientos para la publicación de actos administrativos. Finalmente, este servidor ingresa al aplicativo Registro Distrital y realiza las autorizaciones de solicitudes generadas por su dependencia u entidad.

 

ii. SOLICITANTE POR DEPENDENCIA

 

Encargado de realizar la solicitud de publicación de un documento o acto administrativo en el aplicativo Registro Distrital mediante el diligenciamiento de un formulario dispuesto en este.

 

A estos servidores públicos (autorizador y solicitante), se les habilitará un usuario y una contraseña temporal para que realicen la respectiva publicación, debiendo cambiar la clave al ingresar por primera vez al aplicativo. Este usuario y contraseña iniciales se les hará llegar a los correos institucionales respectivos, de acuerdo con la información allegada oportunamente por cada entidad.

 

Con el fin de atender los presupuestos de programación de la puesta en servicio del aplicativo mencionado, requerimos el retorno del formato de información que se adjunta a la presente circular, donde se designan los servidores que tramitarán la publicación en el Registro Distrital, retorno que debe producirse dentro de los cinco (5) días siguientes al recibo de la solicitud. Las dudas o consultas que se tengan al respecto serán resueltas a través del correo electrónico: registrodistrital@alcaldiabogota.gov.co

 

Cordialmente,

 

RAÚL BUITRAGO ARIAS

 

Secretario General

 

Proyectó: Hernando Francisco Dangond Martínez — Asesor — Subdirección de Imprenta Distrital

Revisó:    Diana Marcela Rivera Morato Contratista - Oficina Asesora Jurídica

                Nora Alejandra Muñoz Asesora — Secretaría General

Aprobó:   Julio Roberto Garzón Padilla — Subdirector de Imprenta Distrital (E)

                Juliana Valencia Andrade - Jefe Oficina Asesora de Jurídica


Nota: Ver Anexos.