RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

RESOLUCIÓN 427 DE 2019

(Julio 25)

EL SECRETARIO GENERAL DE LA ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTÁ, DISTRITO CAPITAL

en ejercicio de sus facultades constitucionales y legales, en especial la conferida en el numeral 2 del artículo 2° del Decreto 425 de 2016 y,

CONSIDERANDO:

Que el artículo 1° del Decreto Distrital 054 de 2008 modificado por el Decreto Distrital 084 de 2008, dispuso que: "Todas las entidades, organismos y órganos de control del Distrito Capital, deberán realizar sus trabajos de impresiones y publicaciones oficiales a través de la Subdirección de Imprenta Distrital”.

Que el artículo 2° de la norma ibídem estableció que: "La Dirección Distrital de Desarrollo Institucional de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor a través de la Subdirección de Imprenta Distrital, dentro del mes siguiente a la publicación de este decreto, deberá dar a conocer a todas las entidades del Distrito Capital el instructivo que contenga el procedimiento y requisitos que deben seguir las entidades distritales para solicitar la realización de sus trabajos de impresos y publicaciones”.

Que en virtud de lo dispuesto por el artículo 2° del Decreto Distrital 054 de 2008, la Subdirección de Imprenta Distrital elaboró como documento instructivo la "Guía Para Solicitar Impresos y Publicaciones ", a través de la cual se estableció el procedimiento para la entrega de insumos por parte de las entidades distritales para la elaboración de trabajos de impresiones y publicaciones oficiales.

Que si bien, existe un documento instructivo mediante el cual se estableció el procedimiento para la entrega de insumos a la Subdirección de Imprenta Distrital de la Secretaría General por parte de las entidades, organismos y órganos de control del Distrito Capital, para la elaboración de trabajos de impresiones y publicaciones oficiales, no se previó en el mismo la forma en que debía realizarse la devolución del material sobrante de tales trabajos.

Que por medio del Decreto Distrital 425 de 2016 se modificó la estructura de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., y en su artículo 19 se le asignaron a la Subdirección de Imprenta Distrital, las siguientes funciones: "1. Administrar el proceso de diseño, diagramación, impresión y encuadernación de las arles gráficas y publicaciones requeridas por las diferentes entidades y organismos del Distrito Capital; 2. Actualizar y publicar en medio físico y virtual el Registro Distrital de conformidad con la normatividad vigente; expedir las certificaciones y responder las peticiones que, en materia de publicación de actos administrativos efectuados en el Registro Distrital, sean realizadas por los ciudadanos, autoridades o entidades y organismos públicos y privados; 3. Proponer los proyectos tendientes a la tecnificación, productividad y mejoramiento de la Imprenta Distrital; 4. Planear y programar el mantenimiento preventivo y la reparación de la maquinaria y equipos asignados a la unidad; 5. Las demás que se le asignen y que correspondan a la naturaleza de la dependencia”.

Que el Decreto ibídem, en el numeral 2° del artículo 2° estableció como una de las funciones de la Secretaría General la de "[f]ormular, adoptar, orientar y coordinar las políticas para el fortalecimiento de la función administrativa distrital y su modernización, a través del mejoramiento de la gestión y de las estrategias de información y comunicación, de la utilización de los recursos físicos, financieros, tecnológicos e informáticos, y del desarrollo de las funciones de organización, dirección, control y seguimiento."

Que el numeral 3.2.9 de la Resolución No. 001 del 20 de septiembre de 2001 del Contador General de Bogotá D.C., "Por la cual se expide el Manual de Procedimientos Administrativos y Contables para el Manejo y Control de los Bienes en los Entes Públicos del Distrito CapitaL ", se refiere al procedimiento para el manejo de sobrantes de bienes o elementos, así: "De determinarse a través del responsable del Almacén y Bodega o por información de un funcionario o ente de control, que existen sobrantes de bienes o elementos en Almacenes o bodegas o en alguna dependencia, por efectos de excedentes de producción o identficados en la realización de tomas fisicas, inventarios o revisiones rotativas o periódicas, procederá a levantar el informe correspondiente como soporte para realizar el registro de ingreso al Almacén y a la Contabilidad, el soporte oficial será el acta respectiva”.

Que como consecuencia de la ausencia de regulación en cuanto a la forma de devolución del material sobrante de dichos trabajos, en la Subdirección de Imprenta Distrital de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., se acumuló un excedente importante de insumos de los trabajos de impresión solicitados por las entidades que conforman el Distrito, lo cual fue subsanado mediante el proceso establecido en el numeral 3.2.9 de la Resolución No. 001 de 20 de septiembre de 2001 del Contador General de Bogotá D.C., para el manejo de sobrantes de bienes o elementos.

Que con el propósito de dar un correcto manejo a los bienes y/o insumos allegados por las entidades que conforman el Distrito, atendiendo a lo establecido en el Instructivo 003 de 10 de diciembre de 2017, expedido por la Contaduría General de la Nación dirigido a: Representantes Legales y otros Directivos, Jefes de Areas Financieras, Jefes de Control Interno, Jefes de Contabilidad y Contadores de las Entidades Contables Públicas de los Niveles Nacional y Territorial; el Profesional Especializado con funciones de Contador de la Subdirección Financiera de la Dirección Administrativa y Financiera de la Subsecretaría Corporativa de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., revisó la contabilidad y el quince (15) de mayo de dos mil dieciocho (2018), certificó que no se encontró registro de operaciones reciprocas con entidades Distritales relacionados con la entrega de bienes y/o insumos para trabajos de impresión y publicación con destino a la Subdirección de Imprenta Distrital.

Que una vez realizado el procedimiento establecido por la Contaduría General de Bogotá D.C. (hoy Dirección Distrital de Contabilidad de la Secretaría Distrital de Hacienda) a través de la Resolución No. 001 de 2001, los mencionados sobrantes fueron ingresados al inventario de la Secretaría General, por medio del Acta 001 de 6 de mayo de 2019 suscrita por la Dirección Administrativa y Financiera, la Subdirección de Imprenta Distrital y la Subdirección de Servicios Administrativos de la Secretaría General.

Que así las cosas, se considera pertinente adoptar las medidas necesarias encaminadas a mejorar y optimizar la utilización de los insumos que fueron ingresados al inventario de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., para que sean destinados a la elaboración de trabajos de impresiones y publicaciones oficiales de las entidades, organismos y órganos de control del Distrito Capital.

Que con fundamento en el numeral 2° del artículo 131 del Acuerdo 645 de 2016, en el cual se incluyen los principios de austeridad, optimización, racionalización, priorización y reducción de aquellos gastos que no se consideren indispensables o esenciales para el funcionamiento o desarrollo de la misión de las entidades distritales y en virtud del numeral 4° del artículo 5° del Decreto Distrital 456 de 2008, se hace necesario que la Subdirección de Imprenta Distrital pueda hacer uso de los insumos antes mencionados, para los productos que soliciten las entidades, organismos y órganos de control del Distrito Capital, hasta agotar su existencia.

Que de igual manera, con el fin de optimizar el manejo de los recursos, en virtud de racionalización, priorización y reducción de gastos, resulta imperioso implementar las acciones para que la Subdirección de la Imprenta Distrital utilice los insumos y materiales que ingresaron al inventario de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., mediante acta 01 de 6 de mayo de 2019, para la realización de los trabajos de impresión y publicaciones que requieran las entidades, organismos y órganos de control del Distrito Capital, sin que deban aportar materiales adicionales, hasta agotar existencias.

Que así mismo, de acuerdo con el marco expuesto anteriormente, se hace necesario ordenar a la Subdirección de Imprenta Distrital la modificación del instructivo denominado "Guía Para Solicitar Impresos y Publicaciones" incluyendo el procedimiento para la entrega de insumos por parte de las entidades, organismos y órganos de control distritales para la elaboración de trabajos de impresiones y publicaciones oficiales, y los términos y condiciones del destino del material sobrante.

En mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

Artículo 1°._ Ordenar a la Subdirección de Imprenta Distrital de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., hacer uso del material ingresado al inventario de la entidad según Acta 001 del 6 de Mayo de 2019, suscrita entre esa Dependencia, la Dirección Administrativa y Financiera y la Subdirección de Servicios Administrativos, para la elaboración de trabajos de impresiones y publicaciones oficiales que requieran las entidades, organismos y órganos de control del Distrito Capital, hasta agotar su existencia.

Artículo 2°- Trabajos de impresión y publicaciones con insumos disponibles en el inventario de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C.: Las entidades, organismos y órganos de control del Distrito Capital, dentro del marco de los principios de austeridad, optimización, racionalización, priorización y reducción de gastos, que requieran para la realización de trabajos de impresiones y publicaciones oficiales el uso de insumos y materiales que se encuentren disponibles en el inventario de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C, deberán diligenciar el formato de solicitud de impresos y radicarlo en la Subdirección de Imprenta Distrital.

La Subdirección de Imprenta Distrital informará a la entidad, organismo u órgano de Control del Distrito Capital solicitante, si dentro del inventario la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., se cuenta con el insumo o material requerido para el trabajo de impresión y publicación oficial, dentro de los cinco (5) días siguientes a la radicación de la solicitud.

Parágrafo: Toda solicitud de trabajo de impresión y publicación oficial elevada por cualquier entidad, organismo u órgano de control de la Administración Distrital, a partir de la vigencia de la presente Resolución, deberá utilizar los insumos y materiales que se encuentran en el inventario de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá ingresados mediante Acta 001 de 6 de mayo de 2019, hasta agotar existencias. Si el insumo o material requerido no obra en el inventario o se encuentra agotado, se deberá seguir la "Guía Para Solicitar Impresos y Publicaciones”.

Artículo 3°.- Guía para solicitar Impresos y Publicaciones: La Subdirección de Imprenta Distrital de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., dentro del mes siguiente a la publicación de la presente Resolución, deberá modificar el instructivo denominado "Guía Para Solicitar Impresos y Publicaciones" expedido en cumplimiento del artículo 2° del Decreto Distrital 054 de 2008, incluyendo el procedimiento para la entrega de insumos por parte de las entidades, organismos y órganos de control distritales para la elaboración de trabajos de impresiones y publicaciones oficiales, y los términos y condiciones del destino del material sobrante.

Artículo 4°.- La Subdirección de Imprenta Distrital de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., se abstendrá de solicitar insumos a las entidades, organismos y órganos de control del Distrito Capital, hasta dar pleno cumplimiento a lo establecido en el artículo 2°de la presente Resolución, salvo que se considere necesario para la elaboración del producto.

Artículo 5°.- La presente Resolución rige a partir del día siguiente a su publicación.

PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE.

Dada en Bogota D.C., a los 25 días del mes de julio del año 2019.

RAÚL JOSÉ BUITRAGO ARIAS

Secretario General