RESOLUCIÓN 524 DE 2019

(03 Octubre)

Por la cual se adoptan las Tablas de Valoración Documental TVD y la actualización de la Tabla de Retención Documental — TRD de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C. y se ordena la implementación de estos instrumentos archivísticos

EL SECRETARIO GENERAL DE LA ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTÁ, DISTRITO CAPITAL

En ejercicio de las facultades legales, en especial las conferidas en el numeral 16 del artículo 10 del Decreto Distrital 425 de 2016 y el artículo 17 del Acuerdo 004 de 2019 del Consejo Directivo del Archivo General de la Nación, y

CONSIDERANDO:

Que la Ley 594 de 2000 denominada "Ley General de Archivos" estableció reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado.

Que el artículo 12 ibídem, estableció que la responsabilidad de la gestión de documentos y de la administración de sus archivos será de la administración pública.

Que el artículo 24 ibídem, dispuso la obligatoriedad para las entidades del Estado de elaborar y adoptar las respectivas tablas de retención documental.

Que la Resolución No. 299 del 6 de junio de 2013 estableció el Comité Interno de Archivo de la Secretaría General y derogó la Resolución No. 410 de 2004.

Que mediante Acta No. 02 del 19 de septiembre de 2012, el Comité Interno de Archivo aprobó la Tabla de Retención Documental- TRD de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C.

Que mediante Acuerdo 02 del 09 de septiembre de 2013, el Consejo Distrital de Archivos convalidó la Tabla de Retención Documental -TRD de la Secretaria General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C.

Que la Resolución No. 306 del 28 de julio de 2014, aprobó las Tablas de Retención Documental —TRD de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C.

Que mediante Acta No. 01 del 16 de junio de 2015, el Comité Interno de Archivo aprobó las Tablas de Valoración Documental-TVD de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C.

Que el Decreto 425 de 2016 modificó la estructura organizacional de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C.

Que la Resolución No 164 de 2017, derogó la Resolución No. 299 del 2013 y conformó el Comité Interno de Archivo de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, y estableció como una de sus funciones la de aprobar las Tablas de Retención Documental TRD y las Tablas de Valoración Documental- TVD de la entidad.

Que, con ocasión de la modificación de la estructura organizacional de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., se hizo necesario realizar la actualización de las Tablas de Retención Documental-TRD de la entidad.

Que mediante Acta No. 01 del 10 de mayo de 2018, el Comité Interno de Archivo de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá aprobó las respuestas a las observaciones realizadas por el Consejo Distrital de Archivos a las Tablas de Valoración Documental —TVD de la entidad.

Que mediante Acta No. 02 del 13 de agosto de 2018, el Comité Interno de Archivo aprobó la actualización de la Tabla de Retención Documental- TRD de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá.

Que mediante Acta No. 6 del 10 de octubre de 2018, el Consejo Distrital de Archivos de Bogotá, convalidó la Tabla de Valoración Documental-TVD de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá.

Que mediante radicado 3-2019-3578 del 25 de enero de 2019, la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., envío a la Secretaría Técnica del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C, la actualización de la Tabla de Retención Documental-TRD para revisión, evaluación y convalidación.

Que mediante radicado 3-2019-11980 del 12 de abril de 2019, la Secretaría Técnica del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C, requirió a la Secretaría General para que realizara ajustes a la Tabla de Retención Documental-TRD.

Que mediante radicado 3-2019-15837 del 24 de mayo de 2019, la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., remitió la Tabla de Retención Documental-TRD con los ajustes realizados.

Que a través del Acta No. 3 del 19 de junio de 2019, el Consejo Distrital de Archivos de Bogotá, convalidó los ajustes de la Tabla de Retención Documental-TRD de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá.

Que el Acuerdo 004 del 30 de abril de 2019 del Consejo Directivo del Archivo General de la Nación, reglamentó el procedimiento para la elaboración, aprobación, evaluación y convalidación, implementación, publicación e inscripción en el Registro Único de Series Documentales — RUSD de las Tablas de Retención Documental — TRD y Tablas de Valoración Documental — TVD.

Que el artículo 17 ibídem, establece que una vez aprobadas y convalidadas las Tablas de Retención Documental-TRD o Tablas de Valoración Documental-TVD, la entidad deberá divulgarlas entre sus servidores.

Que el artículo 18 ibídem, establece que las Tablas de Retención Documental-TRD y las Tablas de Valoración Documental- TVD deberán publicarse en el sitio Web de la entidad y mantenerse en dicho sitio permanentemente.

Que el artículo 19 del mencionado Acuerdo establece la necesidad de solicitar la inscripción en el Registro Único de Series Documentales — RUSC de Tablas de Retención Documental —TRD y las Tablas de Valoración Documental-TVD al Archivo General de la Nación.

Que se hace necesario dar cumplimiento a lo establecido en los Artículos 17, 18 y 19 del Acuerdo 004 de 2019 del Consejo Directivo del Archivo General de la Nación.

Que el numeral 5 del artículo 33 del Decreto 425 de 2016 establece que la Subdirección de Servicios Administrativos de Secretaria General será la oficina encargada de liderar el desarrollo e implementación de las políticas de gestión documental.

En mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

Artículo 1. Adóptese la actualización de la Tabla de Retención Documental-TRD por parte de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., aprobada por el Comité Interno de Archivo y convalidada, por el Consejo Distrital de Archivos de Bogotá, de conformidad con lo expuesto en la parte motiva de esta resolución.

Artículo 2. Impleméntese la Tabla de Retención Documental-TRD actualizada, de conformidad con lo dispuesto en el Acuerdo 004 de 2019 del Consejo Directivo del Archivo General de la Nación.

Artículo 3. La Tabla de Retención Documental-TRD actualizada, será aplicada por todas las dependencias de la Secretaría' General respecto de los documentos generados a partir de la vigencia de la estructura establecida en el Decreto Distrital 425 de 2016.

Artículo 4. Los responsables de las Transferencias Documentales Primarias, serán los servidores públicos encargados del manejo de los archivos de gestión de cada dependencia según los plazos y criterios establecidos en la Tabla de Retención Documental-TRD.

Artículo 5. La Subdirección de Servicios Administrativos de la Secretaría General como quiera que es la responsable del desarrollo e implementación de las políticas de Gestión Documental y Archivo de la Entidad, hará seguimiento a la aplicación de la Tabla de Retención Documental - TRD en los archivos de gestión.

Artículo 6. Adóptese la Tabla de Valoración Documental- TVD de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., aprobada por el Comité Interno de Archivo y convalidada por el Consejo Distrital de Archivos de Bogotá, de conformidad con lo expuesto en la parte considerativa de esta resolución.

Artículo 7. Impleméntese la Tabla de Valoración Documental - TVD de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor, de Bogotá D.C., de conformidad con lo dispuesto en el Acuerdo 004 de 2019 del Consejo Directivo del Archivo General de la Nación.

Artículo 8. La Subdirección de Servicios Administrativos de la Secretaría General deberá adelantar el trámite correspondiente para la inscripción de las Tablas de Retención Documental-TRD y de Valoración Documental-TVD de la entidad, en el Registro Único de Series Documentales — RUSD, de que trata el artículo 19 del Acuerdo 004 de 2019 del Consejo Directivo del Archivo General de la Nación.

Artículo 9. La Subdirección de Servicios Administrativos de la Secretaría General realizará las gestiones tendientes a la publicación de las Tablas de Retención Documental – TRD y la Tabla de Valoración Documental - TVD, de que trata la presente resolución, en la página web de la entidad, manteniéndola de forma permanente.

Artículo 10. La actualización y ajustes a la Tabla de Retención Documental - TRD se realizarán de conformidad con lo dispuesto en el Acuerdo 004 de 2019 del Consejo Directivo del Archivo General de la Nación y los lineamientos emitidos por la Dirección Distrital de Archivo de Bogotá, o en las normas o lineamientos que los sustituyan.

Artículo 11. Comunicar la presente resolución a través de la Subdirección de Servicios Administrativos a todas las dependencias de la Secretaría General.

Artículo 12. La Tabla de Valoración Documental — TVD y la actualización de la Tabla de Retención Documental — TRD, forman parte integral de la presente Resolución.

Artículo 13. La presente resolución rige a partir de la fecha de expedición.

PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE.

Dado en Bogotá D.C. a los 03 días del mes de octubre del año 2019.

RAÚL JOSÉ BUITRAGO ARIAS

Secretario General