CIRCULAR 036 DE 2019

(Octubre 11)

PARA: SECRETARIOS(AS) DE DESPACHO, DIRECTORES(AS) DE  DEPARTAMENTOS ADMINISTRATIVOS, GERENTES DIRECTORES(AS) DE UNIDADES ADMINISTRATIVAS ESPECIALES, GERENTES PRESIDENTES(AS) Y DIRECTORES(AS) DE ESTABLECIMIENTOS PÚBLICOS, EMPRESAS INDUSTRIALES Y COMERCIALES, SOCIEDADES PÚBLICAS, SOCIEDADES MIXTAS, ENTES UNIVERSITARIOS, HOSPITALES, ALCALDES LOCALES, VEEDOR DISTRITAL, CONTRALOR DISTRITAL Y PERSONERO DE BOGOTÁ.

SECRETARIA GENERAL DE LA ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTÁ D.C.

Asunto: REGISTRO DE LAS ACCIONES DE RACIONALIZACIÓN RELACIONADA CON EL SUPERCADE VIRTUAL

Uno de los elementos transversales a las políticas orientadas a mejorar la relación del Estado con los ciudadanos es la racionalización de trámites, orientada a simplificar, estandarizar, eliminar, optimizar y automatizar trámites y procedimientos administrativos, para facilitar el acceso de los ciudadanos a sus derechos, reduciendo costos, tiempos, documentos, procesos y pasos en su interacción con las entidades públicas.

De esta forma, la Política de Racionalización de Trámites del Estado Colombiano, establecida en el marco del Modelo Integrado de Planeación y Gestión — MIPG, tiene como objetivo facilitar al ciudadano el acceso a los trámites y otros procedimientos administrativos que brinda la administración pública, por lo tanto, cada entidad debe implementar acciones de racionalización que permitan:

• Disminuir costos, tiempos y requisitos para llevar a cabo el trámite

• Disponer el trámite a través de medios tecnológicos y de comunicación para evitar que el ciudadano tenga que acudir a las ventanillas del Estado.

• Ampliación de la vigencia de certificados, registros, licencias, documentos, etc.

Atendiendo a lo anterior, una vez las entidades cuenten con el listado y priorización de acciones de racionalización, y hayan realizado el registro en el módulo de racionalización de trámites del Sistema Único de Información de Trámites - SUIT, deben iniciar las etapas de implementación, monitoreo, seguimiento y evaluación de las acciones de racionalización definidas, según su plazo de implementación.

En el mismo sentido, la Secretaría General y el Departamento Administrativo de la Función Pública, han venido adelantando un trabajo de análisis e identificación de posibles acciones de racionalización que adicionalmente les aplicarían a las entidades del Distrito.

Una de estas acciones, está relacionada con la APP SuperCADE Virtual, herramienta desarrollada e implementada por la Subsecretaría de Servicio a la Ciudadanía de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, la cual permite a la ciudadanía conocer en tiempo real, el punto de la Red CADE más favorable para realizar el trámite, dado que la aplicación le indica los tiempos de espera tanto en sala como en el módulo de atención. Esta acción de racionalización aplica para las entidades que hacen presencia en la Red CADE.

Considerando los diferentes beneficios que esta herramienta representa para la ciudadanía, desde la Secretaría General se hace un llamado a las entidades distritales con presencia en la Red CADE, a proponer y registrar esta acción de racionalización en el módulo de gestión de racionalización del SUIT e incluirla en el segundo componente del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano-PAAC "Estrategia Antitrámites".

Con este fin, y teniendo en cuenta que al realizar el monitoreo y seguimiento de la estrategia de racionalización en el SUI T, las áreas de planeación y control interno de las entidades distritales respectivamente, deben responder las preguntas de acuerdo con el avance o actividades ejecutadas para cada acción, sugerimos tener en cuenta los siguientes aspectos al momento de diligenciar las respuestas:

· Pregunta No. 1 ¿Cuenta con un plan de trabajo para implementar la propuesta de mejorar del trámite?

Se sugiere a las áreas de planeación y control interno que, al momento de realizar el monitoreo y seguimiento, esta acción se debe dar por cumplida, toda vez que se encuentra soportada con el plan de trabajo que realizó la Subsecretaría de Servicio a la Ciudadanía de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá en la etapa de planeación del proyecto para el desarrollo de la APP.

· Pregunta No.6 ¿La entidad ya cuenta con mecanismos para medir los beneficios que recibirá el usuario por la mejora del trámite?

Para sustentar la respuesta a esta pregunta, se pueden considerar los siguientes mecanismos:

- En el caso de las entidades que cuentan con encuestas de satisfacción a la ciudadanía, se recomienda incluir una pregunta que permita la medición de los beneficios recibidos por parte del usuario producto de la mejora del trámite.

- Definir actividades que permitan medir la satisfacción de la ciudadanía beneficiaria del trámite.

- Programar la realización de una encuesta anual o semestral, en la cual se pregunte al ciudadano la utilización de la aplicación SuperCade Virtual, como herramienta previa a la realización del trámite.

- Utilizar la APP SuperCADE Virtual, especialmente la opción de encuesta en la cual el ciudadano califique la aplicación en general.

- La calificación que se realiza a la aplicación en las tiendas de Android y iOS puede incluirse como referente de la medición de la calidad y aceptación de la herramienta.

Por último, para la atender cualquier inquietud relacionada se ha designado a la profesional Fátima Rodríguez Obando, disponible vía telefónica (3813000 ext. 2411), correo electrónico frodriquezo@alcaldiadeboqota.qov.co.

Cordialmente,

CRISTINA ARISTIZÁBAL CABALLERO

Secretario General (E.)

Proyectó: Fátima Rodriguez — Profesional Especializado DDDI

Rosa Quintero Amaya — Contratista — Subsecretaria de Servicio a la Ciudadaní49.

Revisó: Nancy Pineda Jaimes — Subdirectora Técnica DDDI Aprobó: Cristina Aristizábal —Subsecretaria Técnica