RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

RESOLUCIÓN 006 DE 2019

 

(Diciembre 13)

 

Por la cual se reglamenta el funcionamiento de las instancias del Sistema Distrital de Archivos de que trata el artículo 5° del Decreto Distrital 828 de 2018

 

LA DIRECTORA DISTRITAL DE ARCHIVO DE BOGOTÁ DE LA SECRETARÍA GENERAL DE LA ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTÁ, D.C.

 

En ejercicio de la facultad reglamentaria conferida en el artículo 16 del Decreto Distrital 828 de 2018, y

 

CONSIDERANDO:

 

Que el literal a) del artículo 5 de la Ley 594 del 2000, “Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones”, definió el Sistema Nacional de Archivos como “un conjunto de instituciones archivísticas articuladas entre sí, que posibilitan la homogenización y normalización de los procesos archivísticos, promueven el desarrollo de estos centros de información, la salvaguarda del patrimonio documental y el acceso de los ciudadanos a la información y a los documentos”.

 

Que el literal b) ibídem dispone “Que integran el Sistema Nacional de Archivos, el Archivo General de la Nación, los archivos de las entidades del Estado en sus diferentes niveles de organización administrativa, territorial y por servicios (…)”.

 

Que el numeral 2 del artículo 2.8.2.1.3 del Decreto Nacional 1080 de 2015 “Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura” estableció que los Archivos Generales Distritales (…), son una instancia de articulación del Sistema Nacional de Archivos en el nivel territorial.

 

Que de acuerdo con el artículo 2.8.2.1.5 ibídem, las autoridades territoriales pueden en virtud de su autonomía, crear el Archivo General en su respectivo nivel territorial, con la función principal de coordinar y desarrollar la política archivística, de acuerdo con los lineamientos impartidos por el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado. Estos Archivos Generales Territoriales serán instancias coordinadoras de la función archivística en su jurisdicción.

 

Que los numerales 7 y 14 del artículo 2.8.2.1.6 ibídem señalaron dentro de las funciones de los Archivos Generales territoriales las de “promover la organización y el fortalecimiento de los archivos del orden territorial correspondiente, (…) así como apoyar e impulsar los archivos privados que revistan especial importancia cultural, científica o histórica para el ente territorial” y “coordinar y dirigir la red de archivos de su jurisdicción territorial”

 

Que, a su turno el parágrafo 2º del artículo en cita previó que, para el caso del Distrito Capital, éste debía contar con “(…) un estatuto legal especial que promueva el desarrollo y la consolidación del Sistema Distrital de Archivos y del Archivo General de Bogotá, en concordancia con el presente decreto y sin perjuicio de las funciones asignadas por el Gobierno Nacional al Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, como ente rector de la política archivística del país”.

 

Que los numerales 2 y 8 del artículo 22 del Decreto Distrital 425 de 2016 “Por medio del cual se modifica la Estructura Organizacional de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C.” establecieron que son funciones de la Dirección Distrital de Archivo de Bogotá, la de “[p]roponer a la Secretaría General la formulación de las políticas de gestión documental distrital, para orientar y coordinar el Sistema Distrital de Archivos” y la de “[p]romover la organización de los archivos del Distrito Capital, para garantizar la eficacia de la gestión gubernamental y la conservación del patrimonio documental, así como apoyar e impulsar la organización de los archivos privados que revistan especial importancia cultural, científica o histórica para la ciudad”.

 

Que el numeral 2 del artículo 23 del Decreto Distrital en cita, estableció que son funciones de la Subdirección del Sistema Distrital de Archivos, la de “[d] irigir y coordinar los planes, programas y proyectos, así como las actividades del Sistema Distrital de Archivos y de los comités y mesas de trabajo que se organicen en y desde el sistema”.

 

Que el artículo 2 del Decreto Distrital 828 de 2018 “Por el cual se regula el Sistema Distrital de Archivos y se dictan otras disposiciones”, estableció que “[l]a Dirección Distrital de Archivo de Bogotá de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., actuará como Archivo General de Bogotá, conforme a los artículos 2.8.2.1.5 y 2.8.2.1.6 del Decreto Nacional 1080 de 2015, o la norma que lo modifique, aclare o sustituya.”

 

Que el artículo 3 del Decreto Distrital 828 de 2018, definió el Sistema Distrital de Archivos como “el conjunto de archivos de las entidades y organismos distritales y las entidades privadas que cumplen funciones públicas o prestan servicios públicos en la jurisdicción de Bogotá, que se interrelacionan e interactúan para planear, ejecutar y coordinar la función archivística en el Distrito Capital, salvaguardar el patrimonio documental de la ciudad y ponerlo al servicio de los ciudadanos”.

 

Que el artículo 5° ibídem, estableció que el Sistema Distrital de Archivos está conformado por una instancia rectora e instancias articuladoras y ejecutoras en los diferentes sectores de la Administración Distrital para efectivizar su funcionamiento, sistema que responde a la singularidad de la estructura administrativa del Distrito.  Lo anterior, en virtud del principio de autonomía territorial, de acuerdo con los artículos 1º y 287 de la Constitución Política, conforme a los cuales “Las entidades territoriales gozan de autonomía para la gestión de sus intereses, y dentro de los límites de la Constitución y la ley”.

 

Que en el mismo sentido, el artículo 28 de la Ley 1454 de 2011, “Por la cual se dictan normas orgánicas sobre ordenamiento territorial y se modifican otras disposiciones”, señaló que “Los departamentos y municipios tendrán autonomía para determinar su estructura interna y organización administrativa central y descentralizada; así como el establecimiento y distribución de sus funciones y recursos para el adecuado cumplimiento de sus deberes constitucionales. Sin perjuicio de su control de constitucionalidad o de legalidad, estos actos no estarán sometidos a revisión, aprobación o autorización de autoridades nacionales”.

 

Que, en virtud de la autonomía territorial otorgada en los artículos 1º y 287 de la Constitución Política, el artículo 28 de la Ley 1454 de 2011 y de acuerdo con las normas relacionadas con el Sistema Nacional de Archivos, la Dirección Distrital de Archivo de Bogotá, respecto de dicho Sistema es instancia de articulación e instancia de coordinación, y al mismo tiempo, a nivel distrital, se constituye como la instancia rectora del Sistema Distrital de Archivos.

 

Que el artículo 16 del Decreto Distrital 828 de 2018, dispuso que “la Dirección Distrital de Archivo de Bogotá reglamentará el funcionamiento de las instancias de que trata el artículo 5 del presente decreto, dentro de los 12 meses siguientes a la vigencia del presente decreto”.

 

Que el Decreto Distrital 329 de 2013, modificado por el Decreto Distrital 331 de 2015, previó como instancia asesora en materia de política archivística del Distrito Capital, el Consejo Distrital de Archivos de Bogotá, encargado de asesorar, articular y promover el desarrollo de las políticas relativas a la función archivística pública y de las políticas orientadas a la conservación y promoción del patrimonio documental de la ciudad.

 

Que de conformidad con lo anteriormente expuesto, resulta de suma importancia regular el funcionamiento de las instancias del Sistema Distrital de Archivos, para alcanzar los cometidos de la función archivística distrital, tarea que de conformidad con el inciso segundo del artículo 16 del Decreto Distrital 828 de 2018, fue delegada por el Alcalde Mayor de Bogotá D.C. en la Dirección Distrital de Archivo de Bogotá.

 

En mérito de lo expuesto,

 

RESUELVE:

 

CAPÍTULO 1

 

OBJETO, ÁMBITO DE APLICACIÓN, PRINCIPIOS Y DEFINICIONES

 

ARTÍCULO 1. Objeto. La presente resolución tiene por objeto reglamentar el funcionamiento de las instancias que conforman el Sistema Distrital de Archivos, en cumplimiento de lo previsto en el inciso segundo del artículo 16 del Decreto Distrital 828 de 2018.

 

ARTÍCULO 2. Ámbito de aplicación. La presente resolución se aplica a: 

 

-Las Entidades y organismos del nivel central y descentralizado del Distrito Capital.

 

-Las Entidades privadas que cumplen funciones públicas o prestan un servicio público en el Distrito Capital de Bogotá.

 

-Los Archivos privados declarados bienes de interés cultural o de interés público de nivel distrital.

 

-Los Archivos privados en el Distrito Capital que adopten la normatividad archivística.

 

ARTÍCULO 3. Principios. Sin perjuicio de los principios contenidos en el artículo 209 de la Constitución Política, el funcionamiento del Sistema Distrital de Archivos, se rige por los siguientes principios:

 

Colaboración: Todos los integrantes del Sistema Distrital de Archivos colaboraran entre sí para lograr los fines del sistema señalados en el Decreto Distrital 828 de 2018.

 

Participación: Todos los integrantes del Sistema Distrital de Archivos deben participar en los planes, programas, proyectos y actividades que se organicen en y desde el sistema.

 

Homologación: El Sistema Distrital de Archivos propenderá por la homologación de las mejores prácticas en materia de gestión documental y archivos y por su implementación.

 

Modernización: Todos los integrantes del Sistema Distrital de Archivos deben buscar la modernización normativa, operativa, de infraestructura y tecnológica, entre otros aspectos con el fin de garantizar las condiciones óptimas para el desempeño de la función archivística.

 

ARTÍCULO 4. Definiciones. Para todos los efectos de la presente resolución las definiciones de instancia rectora, instancia articuladora e instancia ejecutora, son las contenidas en el artículo 5 del Decreto Distrital 828 de 2018.

 

CAPÍTULO 2

 

FUNCIONAMIENTO DE LA INSTANCIA RECTORA DEL SISTEMA DISTRITAL DE ARCHIVOS

 

ARTÍCULO 5. De la Dirección Distrital de Archivo de Bogotá como rector del Sistema Distrital de Archivos. Sin perjuicio de las normas vigentes la Dirección Distrital de Archivo de Bogotá es responsable de:

 

a) Organizar, dirigir y coordinar el Sistema Distrital de Archivos.

 

b) Adaptar al ámbito de Bogotá cuando sea necesario y aplicar las normas y políticas que emita el Archivo General de la Nación como rector del Sistema Nacional de Archivos.

 

c) Fijar los lineamientos, guías y estándares necesarios para el desarrollo de la función archivística en el marco del Sistema Distrital de Archivos.

 

d) Proponer a la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá planes, programas y proyectos en materia de gestión documental y archivos.

 

e) Promover la homologación técnica y las mejores prácticas en gestión documental y archivos.

 

f) Promover la cooperación entre los integrantes del Sistema Distrital de Archivos y propiciar espacios de intercambio de experiencias y conocimientos.

 

PARÁGRAFO. Debe mantener información actualizada sobre las entidades que integran el Sistema y generar y publicar informes periódicos sobre el estado de la gestión documental en el Distrito.

 

CAPÍTULO 3

 

FUNCIONAMIENTO DE LAS INSTANCIAS ARTICULADORAS DEL SISTEMA DISTRITAL DE ARCHIVOS

 

ARTÍCULO 6. Tipos de articuladores del Sistema Distrital de Archivos. Para el funcionamiento del Sistema Distrital de Archivos y en concordancia con lo señalado en el literal b) del artículo 5 del Decreto Distrital 828 de 2018 se consideran los siguientes tipos de articuladores:

 

Articuladores de nivel sectorial: Su ámbito de operación son las entidades de su correspondiente sector.

 

Articuladores de nivel institucional: Su ámbito de operación son las dependencias de su correspondiente entidad, organismo u órgano. En las Alcaldías Locales este rol corresponde al responsable de la función archivística en cada alcaldía.

 

Articuladores de nivel localidades: Su ámbito de operación son los archivos privados de su correspondiente localidad.

 

ARTÍCULO 7. De las responsabilidades de los articuladores del Sistema Distrital de Archivos. Los articuladores son los responsables de:

 

a) Promover el cumplimiento de las normas existentes en materia archivística, así como los lineamientos y directrices expedidos por la Dirección Distrital de Archivo de Bogotá, como instancia rectora del Sistema Distrital de Archivos.

 

b) Coordinar y articular la función archivística en su ámbito de operación de acuerdo con su nivel articulador (sectorial, institucional, localidad).

 

c) Promover y difundir las metodologías y estándares técnicos que, en materia de gestión documental y archivos, expida y/o adopte la Dirección Distrital de Archivo de Bogotá.

 

d) Formular y proponer planes, programas, proyectos, políticas, lineamientos, metodologías, estudios, investigaciones, instrumentos y estándares técnicos, entre otros, en materia de gestión documental y archivos a la Dirección Distrital de Archivo de Bogotá.

 

e) Promover la organización y el fortalecimiento de los archivos en su correspondiente nivel, para garantizar la eficacia de la gestión archivística del Distrito y la conservación del patrimonio documental.

 

f) Promover la formación y capacitación en materia archivística y/o gestión documental del personal vinculado a los archivos en los diferentes niveles y áreas de trabajo de su correspondiente nivel de articulación.

 

g) Informar a la Dirección Distrital de Archivo sobre cualquier tipo de riesgo o irregularidad en cuanto a la preservación del patrimonio documental en las entidades de su sector.

 

PARÁGRAFO. Las Alcaldías Locales deben articular con la instancia rectora la identificación e integración al Sistema Distrital de Archivos de los archivos privados que potencialmente puedan ser declarados bienes de interés cultural, o que sean de interés público, o que adopten la normatividad archivística en su localidad, sin perjuicio de las acciones que en este mismo sentido realice directamente la Dirección Distrital de Archivo de Bogotá.

 

ARTÍCULO 8. De la participación de las entidades articuladoras del Sistema Distrital de Archivos. Todos los articuladores del Sistema Distrital de Archivos deben participar en los planes, programas, proyectos, actividades, grupos de trabajo y de discusión teórica, conceptual y procedimental, entre otros, que se organicen en y desde el sistema. Para tal efecto designarán los servidores que sean requeridos en cada caso y acogerán las normas que para la participación establezca la Dirección Distrital de Archivo de Bogotá como rector del sistema.

 

ARTÍCULO 9. De la presentación de iniciativas al Sistema Distrital de Archivos. Todos los articuladores podrán presentar iniciativas de planes, programas, proyectos, políticas, lineamientos, metodologías, estudios, investigaciones, instrumentos y estándares técnicos, entre otros, en materia de gestión documental y archivos a la Dirección Distrital de Archivo de Bogotá como rector del sistema, quien evaluará la pertinencia, oportunidad y viabilidad.

 

En caso de ser acogida una iniciativa y de ser necesario, se articularán conjuntamente los equipos de trabajo requeridos y recursos para su desarrollo.

 

Las iniciativas deberán estar enmarcadas en los fines y principios del Sistema.

 

PARÁGRAFO. Las iniciativas podrán ser socializadas al Consejo Distrital de Archivos de Bogotá como instancia asesora del Sistema Distrital de Archivos, quien podrá discutir, evaluar, solicitar ajustes y conceptuar sobre la misma, realizar seguimiento y solicitar reportes sobre los avances y resultados.

 

CAPÍTULO 4

 

FUNCIONAMIENTO DE LAS INSTANCIAS EJECUTORAS DEL SISTEMA DISTRITAL DE ARCHIVOS

 

ARTÍCULO 10. De las responsabilidades de los ejecutores del Sistema Distrital de Archivos. Corresponde a los ejecutores, a través de la dependencia responsable de la función archivística las siguientes responsabilidades sin perjuicio de las funciones establecidas en otras normas:

 

a) Implementar las políticas, normas y estándares Nacionales, Distritales, Sectoriales e Institucionales que regulan el ejercicio de la función archivística.

 

b) Ejecutar los planes, programas y proyectos, entre otros, que en materia de gestión documental y archivos sean implementados a nivel distrital, sectorial, institucional o local.

 

c) Implementar los respectivos instrumentos archivísticos de conformidad con los lineamientos de las entidades cabeza de sector y/o la Dirección Distrital de Archivo de Bogotá.

 

d) Presentar iniciativas de planes, programas, proyectos, políticas, lineamientos, metodologías, estudios, investigaciones, instrumentos y estándares técnicos, entre otros, en materia de gestión documental y archivos a su correspondiente articulador, quien de ser necesario lo tramitará con la Dirección Distrital de Archivo de Bogotá, de acuerdo con lo señalado en la presente resolución.

 

PARÁGRAFO 1. Las Alcaldías Locales, como ejecutoras del Sistema deberán atender a los dispuesto en este artículo.

 

PARÁGRAFO 2. Las Juntas Administradoras Locales como ejecutoras del sistema, además de lo dispuesto en este artículo, deberán realizar transferencias documentales secundarias a la Dirección Distrital de Archivo de Bogotá, conforme a la normatividad aplicable.

 

PARÁGRAFO 3. Los archivos privados declarados bienes de interés cultural o de interés público y los archivos privados que adopten la normatividad archivística, podrán, de acuerdo con la necesidad, participar en los planes, programas, proyectos, actividades, grupos de trabajo y de discusión teórica, conceptual y procedimental, entre otros, que se organicen en y desde el sistema, por solicitud o invitación de la Dirección Distrital de Archivo de Bogotá. Para tal efecto deberán designar los representantes que sean requeridos, disponer de los recursos necesarios y acoger las normas que para la participación establezca la Dirección Distrital de Archivo de Bogotá como rector del sistema.

 

CAPÍTULO 5

 

DISPOSICIONES FINALES

 

ARTÍCULO 11.  Sistema de monitoreo. La Dirección Distrital de Archivo de Bogotá como rector del Sistema es responsable del monitoreo de los planes, programas, proyectos y actividades del sistema y coordina la presentación de reportes e informes requeridos para cumplir con las funciones previstas en tal calidad en la presente resolución.

 

PARÁGRAFO. Los articuladores deberán suministrar los datos, reportes e informes requeridos por la Dirección Distrital de Archivo de Bogotá en relación con su respectivo nivel de articulación.

 

ARTÍCULO 12. Comunicar el contenido de la presente Resolución a las entidades, órganos y organismos de control del Distrito de Bogotá, para lo de su competencia, a través de la Subdirección de Servicios Administrativos de la Secretaria General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C.

 

ARTÍCULO 13. Vigencia. La presente Resolución rige a partir de la fecha de su publicación.

 

PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE.

 

Dada en Bogotá, D.C., a los 13 días del mes de diciembre del año 2019.

 

MARÍA TERESA PARDO CAMACHO

 

Directora Distrital Archivo de Bogotá Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C.