RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

1-2003-08944

Bogotá, D.C.

Concepto 075 de 2003.

Radicado 11187.

Marzo 27 de 2003.

Señor

ALVARO TITO ESCOBAR PEREZ

Calle 21 No. 5-74 Oficina 504

Bogotá D.C.

Ref.: Derecho de petición. Rad. 1- 2003-08944 del 5 de marzo de 2003.

Respetado señor:

Me refiero a su comunicación de la referencia, mediante la cual solicita información sobre la regulación legal que debe observar cada empleado administrativo respecto a su obligación de custodia de los bienes muebles que la entidad le ha entregado bajo inventario.

• ANTECEDENTES NORMATIVOS.

El artículo 6º del Decreto-Ley 2400 de 1968 dispone lo siguiente:

"Son deberes de los empleados: ... responder por la conservación de los documentos, útiles, equipos, muebles y bienes confiados a su guarda o administración y rendir oportunamente cuenta de su utilización.;"

La Resolución 001 del 20 de Septiembre de 2001 del Contador del Distrito Capital¹ respecto a las implicaciones del deber de custodia de los bienes establece:

"... RESPONSABLE DEL ALMACÉN Y BODEGA

Es el funcionario encargado y responsable de la recepción, organización, custodia, manejo, conservación, administración y suministro, de los bienes de propiedad y a cargo de la entidad, al igual que de aquellos entregados para el cumplimiento de sus funciones.

El responsable del de Almacén y Bodega debe cumplir, entre otras, las siguientes funciones:..

"..3..proteger los elementos bajo su custodia contra hurto, daño o deterioro...". (parte 2 del anexo) (Subraya fuera de texto).

El responsable en la entidad debe entenderse como un área o funcionario, encargado de mantener actualizadas las novedades, movimientos y saldos de bienes en servicio, quien debe cumplir entre otras funciones, la de hacer: "...llegar al usuario un listado de los bienes a su cargo con el objeto de confrontar la existencia física contra lo registrado, quien firmará el listado en señal de aceptación o conformidad, en el caso de presentarse inconsistencias comunicará por escrito sus inquietudes, situación que permitirá mantener un estricto control sobre los bienes que le fueron asignados". (2.7.1. RESPONSABLE DEL CONTROL Y CUSTODIA) (Subraya fuera de texto).

Los numerales 21º y 22º del artículo 34 de la Ley 734 de 2002, señalan como deberes de los servidores públicos los siguientes:

21. Vigilar y salvaguardar los bienes y valores que le han sido encomendados y cuidar que sean utilizados debida y racionalmente, de conformidad con los fines a que han sido destinados.

22. Responder por la conservación de los útiles, equipos, muebles y bienes confiados a su guarda o administración y rendir cuenta oportuna de su utilización.

El numeral 13º del artículo 35 de la ley citada anteriormente, respecto de las prohibiciones de todo servidor público, prescribe lo siguiente:

13. Ocasionar daño o dar lugar a la pérdida de bienes, elementos, expedientes o documentos que hayan llegado a su poder por razón de sus funciones.

• ANÁLISIS JURIDICO

De lo anterior podemos inferir que si bien no existe de manera puntual una norma en materia de bienes muebles, en la cual se logre establecer de forma discriminada la relación entre el nivel ocupacional de un empleado y los potenciales bienes que este pueda tener a cargo; es preciso poner en evidencia lo siguiente:

1. Desde el punto de vista del manejo de bienes en la Administración Pública, es claro que no es posible que exista una relación entre el nivel ocupacional de un empleado y los bienes que tenga a su cargo, pues dependiendo del tipo de funciones que desarrolle aquel, los bienes podrían estar o no inventariados a su nombre, sin reparar en el cargo o nivel ocupacional que posea.

2. Que es evidente que existe un presupuesto legal general para todos los empleados de cualquier entidad, y es el deber que tiene cada servidor frente a la custodia, cuidado y diligencia de los bienes muebles, que no solo utiliza en el ejercicio de sus funciones, sino de aquellos otros que han sido entregados a otro título o calidad, esto es, confiados o encomendados a determinados empleados por la Administración, la anterior premisa se confirma con lo previsto en las diferentes citas normativas que se han hecho en la parte pertinente de este documento.

Ahora bien, como quiera que los bienes hayan sido registrados en el respectivo inventario, previa la aceptación del empleado, es claro que cualquier menoscabo, disminución, perjuicio, detrimento, pérdida, uso indebido o deterioro de estos, podría eventualmente acarrear investigaciones disciplinarias y/o penales, dependiendo las diferentes situaciones fácticas.

En los términos previstos en el artículo 25 del C.C.A. dejamos absuelta su consulta.

Cordialmente,

MANUEL DOUGLAS AVILA OLARTE

Director Oficina de estudios y Conceptos

C.C. Dr. JORGE ELIÉCER GARCIA MOLINA.

 Personero Delegado para la Vigilancia Administrativa I (Disciplinarios I).

NOTAS DE PIE DE PÁGINA:

^{1 "Por la cual se expide el Manual de Procedimientos Administrativos y Contables para el Manejo y Control de los Bienes en los Entes Públicos del Distrito Capital".}