RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

La Secretaría General en Cumplimiento del objetivo Gestión Pública Admirable, propuesto dentro del Plan de Desarrollo para Bogotá D.E, 2001-2004, "BOGOTÁ para VIVIR todos del mismo lado", en colaboración con el Departamento Administrativo del Servicio civil en desarrollo de su proyecto "Mejores por Bogotá", adelantan el reconocimiento de los servidores públicos que con el cumplimiento de sus funciones y compromisos, fortalecen la atención y prestación del servicio a los ciudadanos, en los diferentes puntos de contacto de las entidades del Distrito Capital.

Este reconocimiento será para los servidores públicos que obtengan entre 950 y 1000 puntos, en cada uno de los períodos a medir durante los meses de junio y noviembre del año en curso, de acuerdo al sistema de medición denominado "ATENCION AL CIUDADANO". Para el desarrollo de este programa se ha definido un reglamento, adjunto a la presente circular.

Quedamos a la espera de su valiosa colaboración en este proceso, para que quienes son la imagen de su entidad ante la ciudadanía, se sientan reconocidos por la labor que realizan.

Cordial saludo,

1. EL OBJETIVO DE LA EVALUACION

En la medida en que la organización de las entidades facilite no solo satisfacción de las necesidades del Distrito, sino además las de los servidores públicos que la integran, se logrará una mayor efectividad en las labores desempeñadas y por tanto, en los objetivos trazados por la Administración.

El objetivo denominado Gestión Pública Admirable propuesto dentro del Plan de Desarrollo "BOGOTA para VIVIR todos del mismo lado", a través del programa "Servimos al ciudadano", busca prestar un servicio más amable y efectivo a los ciudadanos. En cumplimiento del objetivo propuesto, la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, en colaboración con el Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital, determinaron la necesidad de contar con un instrumento de evaluación diseñado bajo la misma metodología del "Nuevo Enfoque de Evaluación de la Gestión", orientado a evaluar LA ATENCION AL CIUDADANO, de cada uno de los servidores públicos que desarrollan esta función en los puntos de contacto de las entidades del Distrito Capital.

2. METODOLOGIA

2.1. AUTOEVALUACION: Es la evaluación que cada uno de los servidores públicos de atención al ciudadano, en los diferentes puntos de contacto, efectuará respecto de la atención que él les presta a los ciudadanos.

2.2. EVALUACION DEL JEFE INMEDIATO: La realizará el respectivo jefe inmediato que esté en permanente contacto con la prestación del servicio, llámese Coordinador del servicio, supervisor del área de servicio, o coordinador del grupo formalmente establecido.

Los servidores públicos que prestan el servicio de atención al ciudadano, en los CADES serán evaluados por el respectivo coordinador del CADE, independiente de la entidad a la que pertenezca.

El jefe inmediato que evalúe deberá haber laborado con los servidores de atención al ciudadano, por un término igual o superior a 15 días.

Cuando se efectúen cambio de jefes inmediatos, este deberá efectuar la evaluación parcial del periodo que le corresponde.

Para participar en los eventos de reconocimiento, los servidores públicos se evaluarán cuando hayan laborado el 80% de cada uno de los períodos a medir, esto es, 4 meses.

2.3. SERVIDORES EVALUADOS: Los servidores que serán sujetos de evaluación de sus jefes inmediatos y de su autoevaluación, son todos los servidores públicos que ATIENDEN A LOS CIUDADANOS Y CIUDADANAS, en los puntos de contacto de las entidades del Distrito Capital, informándolos respecto de los servicios y de la misión de su respectiva entidad.

Es importante señalar que esta evaluación se hace no solamente a los servidores públicos escalafonados en carrera administrativa, sino que se hace extensiva a todos aquellos cargos como los provisionales, y a los vinculados mediante contrato, que desempeñen dentro de sus funciones la prestación del servicio de atención al ciudadano.

2.4. FACTORES A EVALUAR. Los factores a evaluar son 9, que corresponden a las competencias que deben desarrollar y que además hacen parte del perfil actitudinal para los servidores públicos de atención al ciudadano.

2.4.1. DESARROLLO DE COMPETENCIAS

• ORIENTACION HACIA LAS PERSONAS
• IDENTIFICACION CON LA ORGANIZACIÓN
• AUTOCONTROL
• FLEXIBILIDAD
• CONOCIMIENTO
• AUTOCONFIANZA

2.4.2. CALIDAD DEL SERVICIO

2.4.3. IMAGEN

2.4.4. RELACIONES INTERPERSONALES

2.4.5. DESARROLLO DE COMPETENCIAS

• Orientación Hacia Las Personas

Es la disposición de servir a los demás. Implica esforzarse por conocer, satisfacer las necesidades, resolver los problemas del ciudadano(a), a partir de interpretar y entender sus pensamientos, conducta, sentimientos y preocupaciones, se expresen o no verbalmente.

Esta orientación se hace extensiva a la actitud respecto de sus compañeros de trabajo independientemente del nivel ocupacional.

• Identificación con La Organización.

Es la capacidad de actuar en función de los objetivos de la organización. Implica alinear los valores e intereses personales con las necesidades y prioridades de ésta. Antepone los objetivos de la organización a los objetivos o prioridades propios.

• Autocontrol

Capacidad de mantener el dominio emocional y la calma ante situaciones conflictivas o de rechazo. Así mismo, implica el resistir con vitalidad en condiciones constantes de presión.

• Flexibilidad

Capacidad de adaptarse y trabajar eficazmente en distintas y variadas situaciones con personas y grupos diversos. Supone entender, respetar y valorar posturas distintas o puntos de vista encontrados, aceptando su propio enfoque a medida que la situación cambiante lo requiera. Aceptar sin problemas los cambios de la propia organización de la administración o de las responsabilidades a su cargo.

• Conocimiento

Informarse y actualizarse en los temas de la Administración Distrital, así como de los procedimientos, normas, plazos, y fechas de entre otros, para atender al ciudadano(a) en forma precisa, veraz y oportuna.

• Autoconfianza

Es el convencimiento de la habilidad propia para cumplir una tarea y escoger el enfoque adecuado para superar un problema o la misión encomendada.

Esto incluye abordar nuevos y crecientes retos con una actitud de confianza en sus propias posibilidades, decisiones o puntos de vista.

2.4.6. CALIDAD DEL SERVICIO

Capacidad que tiene un servidor público para generar resultados propuestos, teniendo en cuenta factores relacionados con aprovechamiento de los recursos, el tiempo empleado, satisfacción del ciudadano(a) y calidad del servicio.

2.4.7. IMAGEN

Impresión y efecto que causa en el ciudadano (a) su apariencia personal, la organización de su puesto de trabajo y la presentación del punto de atención.

2.4.8. RELACIONES INTERPERSONALES

Establece y mantiene estrategias de comunicación con sus superiores y compañeros de trabajo generando un ambiente de cordialidad y respeto.

Para la evaluación de estos factores se han escogido 43 afirmaciones que permiten su clara comprensión por el evaluador, y que se consideran representativas de cada uno de los factores de atención al ciudadano. Con el fin de lograr una apreciación justa, imparcial y espontáneas, las afirmaciones no tienen identificación acerca de cual factor representa, razón por la cual está ordenadas en forma aleatoria.

La evaluación se efectuará marcando cualquiera de las siguientes opciones: Nunca, algunas veces, casi siempre y siempre.

Para esta evaluación se recomienda tener en cuenta los siguientes:

El jefe inmediato debe ser la última persona que evalúe, pues solamente él tiene la opción de imprimir, que es el momento a partir del cual la aplicación en forma automática promedia las evaluaciones y obtiene la evaluación definitiva del funcionario, generando el formato correspondiente.

3. PERIODOS Y FECHAS DE EVALUACION:

Los periodos a evaluar son dos, de cinco meses cada uno. El primer período está comprendido entre el 2 de enero y el 30 de mayo de 2003. El segundo periodo.

Entre el 1 de junio y el 30 de octubre de 2003.

La evaluación para el primer período se realizará durante las dos primeras semanas del mes de junio y el segundo período, se evaluará durante las dos primeras semanas del mes de noviembre.

3.1. SERVIDORES PUBLICOS DE ATENCION AL CIUDADANO CON NIVELES DE EXCELENCIA:

Una vez terminadas las evaluaciones por los jefes inmediatos, deberán enviar durante la tercer semana del mes de junio y la tercer semana del mes de noviembre, al Departamento Administrativo del Servicio Civil, una copia de la aplicación diligenciada, para determinar los servidores públicos con niveles de excelencia que serán reconocidos.

4. RECONOCIMIENTO

Serán reconocidos los servidores públicos de atención al ciudadano cuya evaluación sea del nivel de excelencia, es decir de 950 a 1000 puntos.

• Primer Reconocimiento: Zanahoria de Plata para los servidores públicos que en la primera evaluación obtengan 950 a 1000 puntos.
• Segundo reconocimiento: Premios de turismo social, para los servidores públicos que obtuvieron puntaje de excelencia 950 a 1000 puntos en dos evaluaciones.

Requisitos:

1. Haber sido evaluado en las jornadas determinadas para ello.
2. El puntaje obtenido en cada una de las dos evaluaciones debe ser de 950 a 1000 puntos.

4.1. EVENTOS DE RECONOCIMIENTO:

El primer evento de reconocimiento se realizará durante la última semana del mes de julio. En este evento se otorgará la zanahoria de plata a todos los servidores con puntaje de nivel de excelencia.

De igual manera, se reconocerán los servidores con nivel de excelencia para quienes la evaluación del segundo periodo sea la primera durante el año en curso.

El segundo evento de reconocimiento se llevará a cabo durante la segunda semana del mes diciembre. En este evento se reconocerán todos los servidores con nivel de excelencia, es decir, quienes obtengan entre 950 a 1.000 puntos en las dos evaluaciones realizadas durante los períodos a medir. Este reconocimiento se realizará con un programa de turismo social conformado por tiquetes aéreos ida y regreso y estadía por dos noches, tres días en una ciudad dentro del territorio colombiano, para él y un acompañante.

Como el reconocimiento implica el desplazamiento de la ciudad, el servidor público reconocimiento podrá disfrutar de tres (3) días de permiso remunerado, previamente acordados y autorizados por el jefe inmediato.

En caso de que se presenten dos o más servidores públicos con el mismo puntaje de nivel de excelencia, se efectuará una rifa entre ellos para determinar el ganador.