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RESOLUCIÓN REGLAMENTARIA 010 DE 2009
(Abril 28)
Derogada por el art. 7, Resolución Contraloria Distrital 021 de 2010
Por la cual se modifican y adoptan documentos y procedimientos del Proceso Enlace con Clientes de la Contraloría de Bogotá D.C.
EL CONTRALOR DE BOGOTÁ, D.C.
En ejercicio de sus atribuciones legales y en especial las que le confiere el artículo 6 del Acuerdo 361 de 2009; y
CONSIDERANDO:
Que de conformidad con los literales j) y l) del artículo 4 de la Ley 87 de 1993 "Por la cual se establecen normas para el ejercicio de control interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones", se deben implementar como elementos del sistema de control interno institucional procedimientos para la ejecución de procesos y simplificación y actualización de normas y procedimientos.
Que en cumplimiento del Decreto 1599 de 2005, la CB expidió la Resolución Reglamentaria 013 de 2006, mediante la cual se adoptó el Modelo Estándar de Control Interno – MECI.
Que el MECI contiene entre otros elementos de control del subsistema de control de gestión, los procedimientos conformados por el conjunto de especificaciones, relaciones y ordenamiento de tareas requeridas para cumplir con las actividades de un proceso controlando acciones que requiere la operación de la CB y el manual de procedimientos como una guía de uso individual y colectivo que permite el conocimiento de la forma como se ejecuta o desarrolla su función administrativa, propiciando la realización del trabajo bajo un lenguaje común a todos los servidores públicos.
Que conforme a los parámetros establecidos en el artículos 29 numeral 1, del Acuerdo 361 de 2009, la Dirección de Apoyo al Despacho, debe atender las relaciones con el Concejo de Bogotá para la coordinación de las distintas materias en que la Contraloría deba interactuar con el mismo.
Que mediante Resolución Reglamentaria No. 049 del 30 de septiembre de 2003, se adoptó la versión 2.0 del procedimiento Enlace con el Concejo.
Que mediante Resolución Reglamentaria No. 016 del 30 de septiembre de 2008, la Contraloría de Bogotá - CB adoptó la caracterización de los procesos del Sistema de Gestión de la Calidad - SGC de la entidad.
Que mediante la Resolución Reglamentaria No. 008 de junio 16 de 2008, se adoptó el procedimiento para el control de documentos internos del SGC y se estableció la estructura para caracterizar procesos, la cual debe aplicarse como cumplimiento del requisito 4.2 de la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública - NTCGP 1000:2004 y Norma Técnica Colombiana NTC-ISO 9001:2000.
Que la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000:2004 y la Norma Técnica Colombiana NTC ISO 9001:2000 establecen el enfoque por procesos.
RESUELVE:
ARTÍCULO PRIMERO.- Adoptar la nueva versión de los siguientes documentos y procedimientos del proceso Enlace con clientes:
1. Caracterización proceso enlace con clientes. Versión 5.0
2. Procedimiento Enlace con el Concejo. Versión 3.0
ARTÍCULO SEGUNDO.- Es responsabilidad del Contralor Auxiliar, los Directores, los Jefes de Oficinas y el Coordinador del Grupo de Investigaciones Forenses – GUIFO, velar por la divulgación, actualización y mejoramiento de los documentos adoptados.
ARTÍCULO TERCERO.- La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las disposiciones que le sean contrarias, en especial la parte pertinente a las Resoluciones Reglamentarias No. 049 y 016 de septiembre 30 de 2003 y 2008 respectivamente.
PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE.
Dada en Bogotá, D.C., a los veintiocho (28) días del mes de abril de dos mil nueve (2009).
MIGUEL ÁNGEL MORALESRUSSI RUSSI
Contralor de Bogotá
CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO ENLACE CON LOS CLIENTES
HISTORIAL DE CAMBIOS
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VERSIÓN |
No. DEL ACTO ADMINISTRATIVO QUE LO ADOPTA Y FECHA |
NATURALEZA DEL CAMBIO |
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1.0 |
R.R. 018 de 14 de marzo de 2003 |
En la Matriz de descripción del proceso, se redefinió la "ENTRADA/INSUMO" y "SALIDA" de cada una de las actividades claves del proceso. Para cada una de las fases del proceso, se garantiza que los productos o resultados (salidas) son insumos para la actividad siguiente.
En la Matriz responsabilidad y comunicaciones, los requisitos de la norma ISO 9001:2000: 8.2.3 "Seguimiento y Medición de los procesos"; 8.4 "Análisis de Datos"; y 8.5 "Mejora", se organizaron los conceptos de acuerdo a los procedimientos que hacen parte del Proceso de Enlace con Clientes. Además el nombre de los registros de comunicación se revisó. |
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2.0 |
R.R. 032 de 29 de mayo de 2003. |
Se unifican las matrices de descripción de los procesos de segundo nivel, así como las matrices de responsabilidad y comunicación.
Se sustituyen los instrumentos de seguimiento y medición POA y SIMER por el Plan de actividades y sistema de medición de la gestión de la Contraloría de Bogotá D.C. en la matriz de descripción del proceso y la matriz de Responsabilidad y Comunicación.
Se modifican actividades claves del proceso y se eliminan las relacionadas con convenios. |
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3.0 |
R.R. 004 de 14 de febrero de 2008. |
Se ajusta la redacción del objetivo y alcance del Proceso.
En la descripción del proceso se ajusta los insumos y salidas de las actividades claves del proceso, mejorando la articulación y secuencia con los demás procesos del SGC, especialmente con los de Orientación Institucional "documentos controlados", Gestión Humana, Recursos Físicos y Financieros y Evaluación y Control.
De la matriz de responsabilidad y comunicaciones se excluye el requisito 8.2.2. "Auditoría externa", el cual se incorpora en el nuevo proceso de Evaluación y Control.
Se precisan los documentos a comunicar, así como el medio y los registros en la matriz de responsabilidad y comunicaciones. |
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4.0 |
R.R. 016 de septiembre 30 de 2008 |
Se delimitan como clientes únicamente la ciudadanía y el concejo, actualizando en la descripción del proceso los proveedores de los insumos: Necesidades, expectativas y temas de impacto para los clientes, peticiones quejas y reclamos y encuestas de percepción.
Se actualiza la denominación de la Dirección para el Control Social y Desarrollo Local y Subdirección para el control Social, de conformidad con lo establecido en el Acuerdo 361 de 2009. |
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5.0 |
R.R. Abril 26 de 2009 |
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CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO DE ENLACE CON LOS CLIENTES
CÓDIGO DEL PROCESO: 20
VERSIÓN No. 5.0
Fecha: Abril 22 de 2009
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REVISADO POR |
Directora para el Control Social y Desarrollo Local |
Gladys Amalia Russi |
___________________ |
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CARGO |
NOMBRE |
FIRMA |
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APROBADO POR |
Director Técnico de Planeación |
Elemir Eduardo Pinto Díaz |
____________________ |
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CARGO |
NOMBRE |
FIRMA |
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COPIA No. |
No. de Folios 9: |
PROCESO DE ENLACE CON LOS CLIENTES
1. OBJETIVO:
Establecer un enlace permanente con los clientes de la entidad: Concejo y Ciudadanía.
2. ALCANCE:
El Proceso inicia con dar a conocer a los procesos misionales las líneas temáticas de interés para los clientes: Ciudadanía y Concejo y termina con la implementación de las acciones de mejora del Proceso y su seguimiento.
3. APLICACIÓN:
Dirección de Apoyo al Despacho, Dirección para el Control Social y Desarrollo Local, Oficina Asesora de Comunicaciones, Subdirección para el Control Social.
4. CARACTERIZACION DEL PROCESO:
4.1. Descripción del Proceso.
4.2. Matriz de responsabilidades y Comunicaciones.
4.1. DESCRIPCION DEL PROCESO ENLACE CON CLIENTES
4.1. DESCRIPCION DEL PROCESO ENLACE CON CLIENTES
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PHVA |
No. |
PROVEEDOR |
ENTRADA/ INSUMO |
ACTIVIDADES CLAVES DEL PROCESO |
SALIDA |
CLIENTE |
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INTERNO |
EXTERNO |
INTERNO |
EXTERNO |
|
PLANEAR |
1
|
Proceso Enlace con Clientes |
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Informe sobre los resultados de la Medición de la Satisfacción de los Clientes. |
Dar a conocer a los procesos misionales las líneas temáticas de interés para los clientes:
* Ciudadanía
* Concejo
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Lineamientos del Proceso Enlace con Clientes
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Procesos Prestación de Servicio Micro, Prestación de Servicio Macro.
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|
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|
Ciudadanía Concejo |
Necesidades, expectativas y temas de impacto para los Clientes |
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2 |
Proceso Orientación Institucional |
|
Plan Estratégico. |
Identificar necesidades de Recursos |
Necesidades de Recursos Físicos |
Proceso Gestión Recursos Físicos |
|
|
Lineamientos de la Alta Dirección. |
Necesidades de Talento Humano |
Proceso Gestión Humana |
|
Proceso Enlace con Clientes |
Informe de Gestión del proceso |
|
3 |
Proceso Orientación Institucional |
|
Plan Estratégico.
Lineamientos de la Alta Dirección.
Manual de Calidad.
Lineamientos de Orientación Institucional.
Documentos controlados |
Formular actividades estratégicas e indicadores del proceso. |
Plan de actividades del proceso |
Proceso de Orientación Institucional Proceso
Enlace con Clientes. |
|
|
|
Proceso Gestión Humana |
|
Asignación de funcionarios competentes Plan de Capacitación Manual específico de funciones, requisitos y competencias laborales. Programa de Bienestar Social Programa de Salud Ocupacional |
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Proceso Gestión Recursos Físicos y Financieros |
|
Provisión de recursos |
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HACER |
4 |
Proceso Orientación Institucional |
|
Actividades Estratégicas |
Integrar al Ciudadano en el ejercicio del Control Fiscal. |
Acta de comité local de control social |
Proceso Enlace con clientes. |
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|
Ciudadanos capacitados |
Procesos, Prestación de Servicio Macro |
|
|
Proceso de Prestación de Servicio Micro |
|
Plan de Auditoria Distrital. |
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Acciones ciudadanas |
Procesos Prestación de Servicio Micro |
Clientes. (Ciudadanía). |
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5 |
|
Ciudadanía, Concejo, entre otros |
Peticiones Quejas y Reclamos |
Recepcionar, direccionar, coordinar y dar respuesta a los PQR radicados en la Contraloría de Bogotá |
Respuesta a los PQR radicados en la Contraloría de Bogotá |
Procesos de Prestación de Servicio Micro |
Clientes. |
|
Proceso Enlace con clientes |
|
6 |
Procesos Prestación de Servicio Micro, Prestación de Servicio Macro, Prestación de Servicio Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva, |
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Informes, estudios, estadísticas y/o documentos producto de los procesos misionales. |
Difundir o divulgar los resultados del ejercicio del control fiscal. |
Foros, paneles, audiencias públicas. |
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Clientes. |
|
Publicaciones |
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Información especifica suministrada a los periodistas que cubren diferentes medios de comunicación. |
|
Comunicados y Ruedas de prensa. |
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Programas de Radio y Televisión. |
|
Página Web |
|
.7 |
Procesos Prestación de Servicio Micro
Proceso Prestación de Servicio Macro.
Proceso de Responsabilidad Fiscal. |
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Informes, estudios y documentos técnicos. |
Desarrollar el Enlace con el Concejo |
Entrega de informes, estudios. |
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Clientes (Concejo) |
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Concejo de Bogotá |
Solicitudes y/o cuestionarios |
Respuestas a solicitudes y/o cuestionarios. |
Proceso prestación de servicio macro |
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8 |
|
Ciudadanía, Concejo |
Encuestas de percepción. |
Medir la Satisfacción de la Ciudadanía y Concejo, |
Informe sobre los resultados de la Medición de la Satisfacción de los Clientes. |
Procesos Orientación Institucional y Enlace con Clientes |
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|
VERIFICAR
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9 |
Proceso Orientación Institucional |
º |
Plan Estratégico.
Plan de actividades y sistema de medición de la gestión de la Contraloría de Bogotá D.C. |
Realizar Seguimiento y medición a la ejecución del proceso y el análisis de gestión del proceso.
|
Informe de Gestión por Proceso
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Proceso Enlace con Clientes. |
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|
Proceso Enlace con Clientes.
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Seguimiento Acciones correctivas, de corrección, preventivas o de mejora del proceso. Informe sobre los resultados de la Medición de la Satisfacción de los Clientes. |
Proceso Orientación Institucional |
|
ACTUAR
|
10
|
Proceso Enlace con Clientes. |
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Informe de Gestión del Proceso |
Determinar e Implementar Acciones correctivas, de corrección, preventivas y de mejora continúa y efectuar seguimiento. |
Acciones correctivas, de corrección, preventivas o de mejora del proceso implementadas y seguimiento a las mismas. |
Proceso Enlace con Clientes. |
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Proceso Orientación Institucional |
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Resultados de la Revisión por la Dirección informe de gestión del Sistema de Gestión de Calidad.
Documentos controlados. |
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Proceso Evaluación y control |
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Informes de Evaluaciones Independientes |
Proceso Evaluación y control |
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Entidad certificadora |
Informe de Auditoria externa de calidad |
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Entes de Control |
Informe de Auditoria General de la República.
Informe de Auditoria Fiscal. |
Nota: Los indicadores del proceso, se incluirán en el Plan de actividades y sistema de medición de la gestión de la CB.
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4.2. MATRIZ DE RESPONSABILIDAD Y COMUNICACIONES PROCESO ENLACE CON LOS CLIENTES |
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Responsabilidad |
Comunicaciones |
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Requisito aplicable |
Responsabilidad por: |
Responsable |
Documento que indica la responsabilidad |
Qué se comunica |
Quién lo comunica |
A quién se comunica |
Medio de comunicación |
Registro de la comunicación |
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7.2 Relación con el cliente. |
Identificar las necesidades de los ciudadanos, Concejales y trasladarlas a los procesos misionales para que sean desarrolladas |
Director para el Control Social y Desarrollo Local y Subdirector para el Control Social. Director de Apoyo al Despacho Jefe Oficina Asesora de Comunicaciones |
Acuerdo que define la estructura orgánica de la Contraloría de Bogotá |
Lineamientos del proceso enlace con clientes. |
Director para el Control Social y Desarrollo Local |
Comité Directivo |
Presentación en Comité Directivo |
Acta de Comité Directivo |
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Procesos misionales, Dirección de Planeación |
Memorando Correo electrónico |
Memorando con recibido Confirmación de entrega correo electrónico. |
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Mantener informados a los ciudadanos, Concejo, sobre el estado en el que se encuentran sus requerimientos o solicitudes |
Director para el Control Social y Desarrollo Local y Subdirector para el Control Social. |
Acuerdo que define la estructura orgánica de la Contraloría de Bogotá |
Respuestas oportunas y de fondo |
Director para el Control Social y Desarrollo Local |
Peticionarios |
Respuesta |
Oficio |
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Resolución que adopta los procesos del SGC y Resolución que adopta los procedimientos de Enlace con Clientes. |
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8.2.1 Medición de la satisfacción de los clientes. |
Evaluar la satisfacción de los Ciudadanos, Concejales y recibir sus inquietudes |
Director para el Control Social y Desarrollo Local, Director de Apoyo al Despacho, Jefe Oficina Asesora de Comunicaciones en coordinación con el Director de Planeación. |
Acuerdo que define la estructura orgánica de la Contraloría de Bogotá |
Resultado de percepción ciudadana, de la Opinión Pública y del Concejo (Encuestas) |
Director para el Control Social y Desarrollo Local |
Comité Directivo, |
En Comité Directivo |
Acta de Comité Directivo |
|
8.2.3 Seguimiento y medición de los procesos |
Formular actividades, variables e indicadores de gestión para realizar la medición y monitoreo del proceso. |
Director para el Control Social y Desarrollo Local, Director de Apoyo al Despacho, Jefe Oficina Asesora de Comunicaciones en coordinación con el Director de Planeación. |
Acuerdo que define la estructura orgánica de la Contraloría de Bogotá.
Procedimiento para la Formulación del plan de actividades y sistema de medición de la gestión de la Contraloría de Bogotá, D.C. |
Plan de Actividades y Sistema de Medición de la Gestión de la Contraloría de Bogotá, D.C. |
Director de Planeación |
Comité Directivo |
En Comité Directivo |
Acta de Comité Directivo |
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Director para el Control Social y Desarrollo Local, Director de Apoyo al Despacho, Jefe Oficina Asesora de Comunicaciones. |
Funcionarios. |
En reunión ó correo electrónico. |
Acta reunión ó registro de asistencia ó confirmación entrega de correo. |
|
Realizar la medición y monitoreo del proceso. |
Director para el Control Social y Desarrollo Local, Director de Apoyo al Despacho, Jefe Oficina Asesora de Comunicaciones. |
Acuerdo que define la estructura orgánica de la Contraloría de Bogotá Procedimiento para la Formulación del plan de actividades y sistema de medición de la gestión de la Contraloría de Bogotá, D.C. |
Resultados del Seguimiento y Medición a la Ejecución del Proceso |
Director para el Control Social y Desarrollo Local, Director de Apoyo al Despacho, Jefe Oficina Asesora de Comunicaciones. |
Funcionarios. |
En reunión ó correo electrónico. |
Acta reunión ó registro de asistencia ó confirmación entrega de correo. |
|
8.4 Análisis de datos |
Analizar la información resultante del proceso. |
Director para el Control Social y Desarrollo Local, Director de Apoyo al Despacho, Jefe Oficina Asesora de Comunicaciones. |
Acuerdo que define la estructura orgánica de la Contraloría de Bogotá Procedimiento para la Formulación del plan de actividades y sistema de medición de la gestión de la Contraloría de Bogotá, D.C. |
Informe de gestión del proceso. |
Director para el Control Social y Desarrollo Local |
Director de Planeación |
Memorando ó Correo electrónico |
Memorando ó Confirmación de entrega de correo. |
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Comité de SGC. |
En Comité |
Acta de Comité SGC. |
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Funcionarios |
En reunión ó correo electrónico. |
Acta reunión ó registro de asistencia ó confirmación entrega de correo. |
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8.5 Mejora |
Planificar e implementar la mejora del proceso |
Director para el Control Social y Desarrollo Local, Director de Apoyo al Despacho, Jefe Oficina Asesora de Comunicaciones. |
Acuerdo que define la estructura orgánica de la Contraloría de Bogotá. Procedimiento para la implementación de acciones correctivas, preventivas y de mejora. |
Acciones correctivas, preventivas y de mejora del proceso. |
Director para el Control Social y Desarrollo Local |
Oficina de Control Interno |
Memorando ó Correo electrónico |
Memorando ó Confirmación de entrega de correo. |
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Director para el Control Social y Desarrollo Local, Director de Apoyo al Despacho, Jefe Oficina Asesora de Comunicaciones. |
Funcionarios |
En reunión ó correo electrónico. |
Acta reunión ó registro de asistencia ó confirmación entrega de correo. |
PROCEDIMIENTO ENLACE CON EL CONCEJO DE BOGOTA D.C.
HISTORIAL DE CAMBIOS
|
VERSIÓN |
No. DEL ACTO ADMINISTRATIVO QUE LO ADOPTA Y FECHA |
NATURALEZA DEL CAMBIO |
|
1.0 |
R.R. 016 del 13-03-03 |
Modificación del objetivo del procedimiento.
Modificación del modo verbal en todas las actividades del procedimiento y ajuste de la redacción.
Eliminación en la relación de anexos y en las actividades Nos. 6, 7 y 8 el registro: "planilla de control". En las actividades Nos. 7, 9 y 10, eliminar el registro "archivo". En las actividades Nos. 9 y 10, eliminar el registro "copia del informe" y en la No. 10, el registro "Reporte vía fax".
Inclusión en la relación de registros del procedimiento: "Citación del Concejo, agenda, memorando de entrega a las sectoriales, memorando de entrega al Contralor, oficio ampliación de términos, copia oficio sobre el trámite, copia de los oficios de envío de los informes enviados al Concejo de Bogotá y relación de recibido de los informes enviados al Concejo de Bogotá". En la actividad No. 1, incluir el registro "Citación del Concejo"; en las Nos 9 y 10, los registros "Memorando de entrega al Contralor y memorando de entrega a las sectoriales", respectivamente.
Supresión de la Secretaria 540-04 como ejecutora en la actividad No. 6 y del Técnico 401-02 en la actividad No. 11.
Modificar el alcance del procedimiento de la siguiente manera: termina con el envío de los Informes sectoriales, controles de advertencia, pronunciamientos, auditorias, estudios realizados y comunicados de prensa mediante oficios a cada uno de los miembros del Concejo, avalados por el Contralor. |
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2.0 |
R.R. 049 del 30 de septiembre de 2003 |
Se modifica todo el procedimiento diferenciando las actividades a desarrollarse para los casos de citaciones e invitaciones presentadas por el Concejo de Bogotá. |
|
3.0 |
R.R.
010
28 de Abril de 2009 |
|
PROCEDIMIENTO ENLACE CON
EL CONCEJO DE BOGOTÁ, D.C.
CODIGO DEL PROCEDIMIENTO: 2001
VERSIÓN No. 3.0
Fecha: 22 de Abril de 2009
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REVISADO POR |
Directora para el Control Social y Desarrollo Local |
Gladys Amalia Russi |
___________________ |
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CARGO |
NOMBRE |
FIRMA |
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APROBADO POR |
Director Técnico de Planeación |
Elemir Eduardo Pinto Díaz |
____________________ |
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CARGO |
NOMBRE |
FIRMA |
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COPIA No. |
No. de Folios: |
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PROCEDIMIENTO ENLACE CON EL CONCEJO DE BOGOTÁ, D.C.
1. OBJETIVO:
Estandarizar las actividades necesarias para apoyar técnicamente al Concejo de Bogotá, fomentando el ejercicio de control político, con el propósito de satisfacer sus solicitudes.
2. ALCANCE:
Este procedimiento inicia con la recepción de citaciones, invitaciones e información requerida por el Concejo y termina con las respuestas del Organismo de control fiscal, mediante oficios y/o medio electrónico, al Concejo de Bogotá, D.C.
3. BASE LEGAL:
Constitución Política de Colombia, artículos 267 y 268.
Decreto Ley 1421 de 1993. "Por el cual se expide el Estatuto Orgánico del Distrito Capital.
Acuerdo No. 348 de 23 de Diciembre de 2008. "Por el cual se expide el Reglamento Interno del Concejo de Bogotá, Distrito Capital".
Acuerdo No. 361 de 2009. "Por el cual se organiza la Contraloría Distrital, se determinan las funciones por dependencias, se fijan los principios generales inherentes a su organización y funcionamiento y se dictan otras disposiciones".
4. DEFINICIONES:
* AGENDA: Registro de las actividades semanales programadas en el Concejo; que deben ser atendidas diariamente por la Contraloría de Bogotá.
* A: APLAZAMIENTO
* C: CANCELACIÓN
* SI: SOLICITUD DE INFORMACIÓN
* CITACIÓN: Acción a través de la cual el Concejo de Bogotá requiere la presencia en sesión plenaria o de comisión del representante legal de la entidad con el fin de adelantar un debate, conforme lo previsto en el articulo 58 del Acuerdo 348 de 2008.
* CP: CITACIÓN A PROPOSICIÓN
* CD: CITACIÓN A DEBATE
* DEBATE: Sesión plenaria o de comisión a través de la cual el Concejo de Bogotá ejerce el control político sobre las autoridades distritales referente a algún tema en particular.
* INVITACIÓN: Acción de invitar al representante legal de una entidad o su delegado en desarrollo del debate a un tema específico.
* IP: INVITACIÓN A PROPOSICIÓN
* ID: INVITACIÓN A DEBATE
* IMT: INVITACIÓN A MESA DE TRABAJO
* PROPOSICION: Medio a través del cual los concejales, organizados por bancadas, formulan a la administración y/o órganos de control un cuestionario sobre un tema que deseen debatir.
5. REGISTROS:
* Radicado
* Oficio de delegación
* Respuesta radicada
* Registro físico o electrónico del envío.
* Encuestas diligenciadas.
* Análisis de Medición de la Satisfacción del Cliente - Concejo.
* Memorando de entrega al Contralor
6. ANEXOS:
7. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO:
7.1 Trámite Citaciones, Invitaciones
|
No. |
RESPONSABLE |
ACTIVIDAD |
REGISTROS |
PUNTOS DE CONTROL / OBSERVACIONES |
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1 |
Técnico Dirección de Apoyo al Despacho |
Recepciona citaciones, invitaciones e información requerida por el Concejo y entrega a profesional de la Dirección de Apoyo al Despacho. |
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|
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2 |
Profesional Dirección de Apoyo al Despacho |
Valora el tema, direcciona y entrega, conforme a la competencia del sector.
Para invitaciones aplica actividades 3 y 4.
Para citaciones aplica actividades 5 a 9. |
Radicado. |
Punto de control |
|
3 |
Profesional Dirección de Apoyo al Despacho |
Invitación a Proposición :
Entrega al sector correspondiente para que éste recopile las actuaciones de la entidad en el tema correspondiente.
Invitación a Debate:
Entrega al sector correspondiente para que asista al debate programado, previa delegación. |
Oficio de delegación |
|
|
4 |
Director Sectorial ó Funcionario delegado |
Invitación a Proposición:
Recopila información relacionada con las actuaciones desarrolladas por la entidad en el tema correspondiente. Invitación a Debate:
Asiste al debate según programación informada y recoge los temas relevantes que en su criterio puedan servir para alguna actuación de competencia de la entidad. |
|
|
|
5 |
Profesional Dirección de Apoyo al Despacho |
Citación a Proposición – Cuestionario SOLO para Sujeto de Control:
Entrega al sector correspondiente para que elabore respuesta directa al Concejo dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la fecha de recibido en la Contraloría.
Citación a Proposición – Cuestionario PARA Contraloría:
Entrega al sector correspondiente para que éste elabore, dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la fecha de recibido en la Contraloría, proyecto de respuesta para revisión y firma del Contralor.
Citación a Debate:
Entrega copia a la Oficina Jurídica para la elaboración de la Resolución, en caso que el Contralor delegue, así como copia al Sector correspondiente. |
Radicado. Punto de control |
|
|
6 |
Director Sectorial |
Citación a Proposición – Cuestionario SOLO para Sujeto de Control:
Elabora respuesta al Concejo, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la fecha de recibido en la Contraloría, con copia del radicado a la Dirección de Apoyo al Despacho.
Efectúa seguimiento a la respuesta del sujeto de control.
Citación a Proposición – Cuestionario PARA Contraloría:
Elabora, dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la fecha de recibido en la Contraloría, proyecto de respuesta para revisión y firma del Contralor acompañada de los soportes en medio magnético CD ROM.
Si no es posible emitir respuesta en el término establecido, se debe solicitar a través de la Dirección de Apoyo al Despacho la prórroga correspondiente al Concejo. |
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Punto de control |
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7 |
Asesor Dirección de Apoyo al Despacho |
Revisa y ajusta proyecto de respuesta para firma del Contralor. |
|
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|
8 |
Contralor |
Firma respuesta al Concejo. |
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9 |
Técnico Dirección de Apoyo al Despacho |
Citación a Proposición – Cuestionario PARA Contraloría:
Radica respuesta del cuestionario en el Concejo y entrega copia a la Dirección de Apoyo y al sector correspondiente para el archivo. |
Respuesta radicada. |
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7.2 Otras Actividades
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1 |
Profesional Dirección de Apoyo al Despacho |
Elabora y envía la agenda temática semanal a los Directores y Subdirectores sectoriales, por correo electrónico. |
Registro electrónico del envío. |
|
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2 |
Director, Asesor ó Profesional Dirección de Apoyo al Despacho |
Envía periódicamente, según el caso, en medio físico y magnético -archivo PDF-; los informes obligatorios, sectoriales, estructurales, controles de advertencia, pronunciamientos, Informes de auditoria y el Boletín Concejo & Control, a cada uno de los miembros del Concejo. |
Registro electrónico del envío y/o Radicado. |
|
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3 |
Profesional Dirección de Apoyo al Despacho |
Aplica encuesta de satisfacción a los Concejales. Tabula y analiza los resultados. |
Encuestas diligenciadas. Análisis de medición de la Satisfacción del Cliente - Concejo. |
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4 |
Director Dirección de Apoyo al Despacho |
Remite Informe de Medición de la Satisfacción del Cliente - Concejo, a la Dirección para el Control Social y Desarrollo Local. |
Radicado. |
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5 |
Profesional Dirección de Apoyo al Despacho |
Presenta diariamente al Contralor un informe ejecutivo, con las conclusiones de lo ocurrido durante el debate, con copia vía Outlook a las sectoriales correspondientes, para lo de su competencia. |
Memorando de entrega al Contralor. Registro electrónico del envío. |
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NOTA: Publicada en el Registro Distrital 4198 de abril 30 de 2009.
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