RESOLUCIÓN REGLAMENTARIA 067 DE 2015
(Diciembre 15)
Derogada por el Art. 5, Resolución Reglamentaria 041 de 2017 Contraloría Distrital.
“Por la cual se adoptan las nuevas versiones de algunos procedimientos del Proceso de Gestión Documental de la Contraloría de Bogotá D.C”
EL CONTRALOR DE BOGOTÁ D.C.
En ejercicio de sus atribuciones constitucionales, legales y las conferidas por el Acuerdo 519 de 2012 y
CONSIDERANDO:
Que de conformidad con los literales b) y l) del artículo 4 de la Ley 87 de 1993 “Por la cual se establecen normas para el ejercicio de control interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones”, se deben implementar como elementos del sistema de control interno institucional los procedimientos para la ejecución de procesos y la simplificación y actualización de normas y procedimientos.
Que el Modelo Estándar de Control Interno - MECI, establecido por el Decreto 943 de 2014, fue adoptado en la Contraloría de Bogotá, D.C., mediante la Resolución Reglamentaria 034 de 2014, implementando un modelo de operación por procesos que asegure la generación de productos o servicios con las características previamente especificadas y evidenciando la forma de realizar los procesos a través de procedimientos, entendidos estos como el conjunto de especificaciones, relaciones y ordenamiento de las tareas requeridas para cumplir con las actividades, controlando las acciones que requiere la operación de la Entidad.
Que el Acuerdo 519 de 2012, “Por el cual se dictan normas sobre organización y funcionamiento de la Contraloría de Bogotá, D. C., se modifica su estructura orgánica e interna, se fijan las funciones de sus dependencias, se modifica su planta de personal y se ajustan el sistema de nomenclatura y los grados de la escala salarial de la planta de personal y se dictan otras disposiciones”, en su artículo 6º establece que: “En ejercicio de su autonomía administrativa le corresponde a la Contraloría de Bogotá, D.C., definir todos los aspectos relacionados con el cumplimiento de sus funciones en armonía con los principios consagrados en la Constitución, las Leyes y en este Acuerdo”.
Que el numeral 9 del artículo 38 del precitado Acuerdo, establece como una de las funciones de la Dirección de Planeación: “Realizar estudios, propuestas e investigaciones de carácter técnico sobre desarrollo administrativo, métodos de trabajo, simplificación, agilización y modernización de trámites y procedimientos y demás asuntos relacionados con la organización, tendientes al mejoramiento de la gestión y de los demás sistemas implementados en la entidad.”
Que mediante Resolución Reglamentaria No. 053 de diciembre 6 de 2013 se adoptó la versión 4.0 del Procedimiento para consulta o préstamo de documentos, el cual requiere ser ajustado de acuerdo con la normatividad vigente y las recomendaciones efectuadas por el Archivo de Bogotá D.C. y por la Oficina de Control Interno de la Entidad.
Que mediante Resolución Reglamentaria No. 033 de octubre 31 de 2014 se modificaron e incorporaron procedimientos del Proceso de Gestión Documental, los cuales deben ser revisados y ajustados para dar cumplimiento a las acciones establecidas en el plan de mejoramiento del Proceso de Gestión Documental, en virtud del informe de la Auditoría Fiscal ante la Contraloría de Bogotá.
RESUELVE:
ARTÍCULO PRIMERO. Adoptar la nueva versión de los siguientes procedimientos dentro del Proceso de Gestión Documental:
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Nº |
PROCEDIMIENTO |
Versión |
Código |
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1 |
Procedimiento para el control de Documentos del Sistema Integrado de Gestión - SIG. |
10.0 |
PGD-01 |
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2 |
Procedimiento para consulta o préstamo de documentos. |
5.0 |
PGD-06 |
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3 |
Procedimiento para la elaboración y control de resoluciones. |
2.0 |
PGD-10 |
ARTÍCULO SEGUNDO. Es responsabilidad de la Dirección de Planeación promover la simplificación y modernización de los procedimientos que se adoptan, para garantizar el mejoramiento del sistema integrado de gestión de la Entidad.
ARTÍCULO TERCERO. Es responsabilidad de los Directores, Subdirectores, Jefes de Oficinas y Gerentes velar por la administración y divulgación de los procedimientos adoptados.
ARTÍCULO TRANSITORIO. La Dirección de Planeación en coordinación con la Oficina Asesora Jurídica y la Dirección de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, realizará la actualización de las anotaciones de vigencia en las resoluciones reglamentarias expedidas en el año 2015, en el link normatividad en la intranet de la Entidad, teniendo presente indicar que se trata de una página o información en proceso de actualización.
ARTÍCULO CUARTO. La presente Resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las disposiciones que le sean contrarias en especial el numeral 5 del artículo segundo de la Resolución Reglamentaria No. 053 de diciembre 6 de 2013 y la Resolución Reglamentaria No. 033 de octubre 31 de 2014.
PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE.
Dada en Bogotá, D. C., a los 15 días del mes de diciembre de 2015.
DIEGO ARDILA MEDINA
Contralor de Bogotá D.C.
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PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN - SIG |
Código formato: PGD-01-002 |
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Código documento: PGD-01
Versión: 10.0 |
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Página 2 de 42 |
FECHA: 14 DE DICIEMBRE DE 2015
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Aprobó elaboración o modificación |
Revisión técnica |
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Firma: |
Firma: |
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Nombre: Sandra Milena Jiménez Castaño |
Nombre: Biviana Duque Toro |
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Cargo: Directora Administrativa
Dirección Administrativa y Financiera |
Cargo: Directora Técnica
Dirección de Planeación |
1. OBJETIVO(S):
Establecer las actividades a desarrollar para la elaboración, modificación, eliminación, revisión y aprobación de los documentos del Sistema Integrado de Gestión SIG, que permitan garantizar la identificación y el control de los mismos.
2. ALCANCE:
Este procedimiento aplica para el control de los documentos internos que hacen parte de los procesos del SIG y de los documentos externos que regulan el desarrollo de dichos procesos. Inicia con la identificación de la necesidad de elaborar, modificar o eliminar un documento del SIG que se adopta por resolución reglamentaria o planes y termina con el archivo de la lista de destinatarios de copias controladas.
3. BASE LEGAL:
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TIPO DE NORMA |
FECHA |
DESCRIPCIÓN |
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Ley 57 |
05/06/1985 |
“Por la cual se ordena la publicidad de los actos y documentos oficiales” |
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Ley 87 |
29/11/1993 |
“Por la cual se establecen normas para el ejercicio del Control Interno en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones", artículo 4, literales a, b y c, artículo 8”. |
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Ley 594 |
14/07/2000 |
“Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones” |
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Ley 872 |
30/12/2003 |
“Por la cual se crea el Sistema de Gestión de la Calidad en la Rama Ejecutiva del Poder Público y en otras entidades prestadoras de servicios”. |
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Ley 1437 |
18/01/2011 |
“Por el cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo” |
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Decreto 387 |
02/12/2004 |
“Por la cual se reglamenta el Acuerdo 122 de 2004 que adopta en Bogotá, D.C. el Sistema de Gestión de la Calidad creado por medio de la ley 872 de 2003” |
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Decreto 4485 |
18/11/2009 |
“Por medio del cual se adopta la actualización de la Norma Técnica de Calidad de la Gestión Pública” |
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Decreto 652 |
28/12/2011 |
"Por medio del cual se adopta la Norma Técnica Distrital del Sistema Integrado de Gestión para las Entidades y Organismos Distritales" |
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Decreto 2578 |
13/12/2012 |
“Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, se establece la Red Nacional de Archivos, se deroga el Decreto 4124 de 2004 y se dictan otras disposiciones relativas a la administración de los archivos del Estado" |
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Decreto 2609 |
14/12/2012 |
“Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las Entidades del Estado". |
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Decreto 943 |
21/05/2014 |
“Por el cual se actualiza el Modelo Estándar de Control Interno – MECI”. |
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Decreto 1080 |
26/05/2015 |
"Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura" |
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Acuerdo 122 |
28/04/2004 |
“Por el cual se adopta en Bogotá D.C., el Sistema de Gestión de la Calidad creado por la Ley 872 de 2003” |
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Acuerdo 519 |
26/12/2012 |
“Por el cual se dictan normas sobre organización y funcionamiento de la Contraloría de Bogotá, D.C., se modifica su estructura orgánica e interna, se fijan las funciones de sus dependencias, se modifica su planta de personal y se ajustan el sistema de nomenclatura y los grados salariales de la planta de personal y se dictan otras disposiciones”. |
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Norma NTC - ISO 9000:2005 |
2005 |
Norma Internacional, Sistema de Gestión de la Calidad – Fundamentos y Vocabulario |
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Norma NTC-ISO 9001:2008 |
2008 |
Norma Internacional - Requisitos del Sistema de Gestión de la Calidad. |
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Norma NTCGP 1000:2009 |
2009 |
Noma Técnica de Calidad en la Gestión Pública |
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NTD-SIG 001:2011 |
2011 |
Norma Técnica Distrital del Sistema Integrado de Gestión para las entidades y organismos distritales. |
4. DEFINICIONES:
ACTA: documento escrito que evidencia los temas tratados, las decisiones tomadas y los compromisos adquiridos en un comité, junta o reunión.
ANEXO: información adicional adjunta al final del documento del Sistema Integrado de Gestión - SIG que sirve de apoyo para la comprensión del procedimiento o como modelo para la elaboración de escritos e incluye tablas, metodologías, formatos y otras guías relacionadas.
APROBACIÓN: acción de verificar y aceptar la correspondencia entre el contenido de un documento y las políticas, objetivos y/o requisitos que deben ser cumplidos para la realización de una actividad.
BASE LEGAL. Conjunto de disposiciones de carácter jurídico que regulan el ejercicio estratégico, misional y de apoyo de la Entidad. Se clasifica en orden jerárquico, Constitución, ley, decreto, acuerdo, resolución, circular, entre otros.
CÓDIGO: corresponde a la denominación alfanumérica asignada a los documentos del Sistema Integrado de Gestión - SIG y a los anexos de los mismos, que permite su identificación y control. Ej.
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DOCUMENTO |
Sigla del Proceso |
Consecutivo de procedimiento |
Consecutivo de anexo |
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Proceso |
PGD-000 |
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Procedimiento |
PGD- |
01- |
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Anexo |
PGD- |
01- |
001 |
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Caracterización |
PGD – 070 |
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CONTROL DE CAMBIOS: tabla al final del documento del Sistema Integrado de Gestión SIG en la cual se registran de manera general las modificaciones realizadas a un documento del SIG, de una versión a otra.
DOCUMENTO: escrito que contiene información para evidenciar algo y su medio de soporte.
DOCUMENTO CONTROLADO: documento publicado en la INTRANET (Link SIG – Listado maestro de documentos internos y externos) y el que en medio físico autorice el responsable del proceso, que garantiza el uso de la versión vigente del documento y previene el uso no intencionado de documentos obsoletos.
DOCUMENTOS EXTERNOS: disposiciones jurídicas (Constitución, leyes, decretos, acuerdos, resoluciones, circulares y otras expedidas por entidades competentes, que aplican en el desarrollo de los procesos y procedimientos del SIG. Se identifican como base legal.
DOCUMENTO INTERNO: se establecen como documentos internos del Sistema Integrado de Gestión, los siguientes:
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Tipo de documento |
Documento |
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Manuales
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Manual del Sistema Integrado de Gestión - SIG.
Manual Específico de Funciones y Requisitos y de Competencias Laborales.
Manual de Contratación.
Manual de Inducción Institucional
Manual de Identidad Institucional
Los demás que se adopten por resolución reglamentaria. |
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Procesos y procedimientos |
Caracterización de cada proceso del SIG
Procedimientos adoptados dentro de cada proceso. |
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Planes y programas |
Plan Estratégico Institucional.
Plan de Acción.
Plan Institucional de Capacitación.
Plan Estratégico de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones – PETIC.
Plan Estratégico de Comunicaciones.
Plan de Auditoría Distrital - PAD.
Plan Anual de Estudios – PAE.
Plan Anual de Adquisiciones.
Plan Institucional de Gestión Ambiental – PIGA.
Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano
Plan Institucional de Seguridad Vial PSV
Plan Institucional de Archivos – PINAR
Programa Anual de Bienestar Social.
Programa de Seguridad y Salud en el trabajo.
Programa de Gestión Documental PGD
Los demás que se adopten en virtud de procedimientos internos vigentes. |
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Otros documentos |
Tabla de Retención Documental - TRD
Banco terminológico de Series, Subseries y tipos documentales TESAURO |
DOCUMENTO NO CONTROLADO: documento del Sistema Integrado de Gestión que no cumple con las características de documento controlado.
DOCUMENTO OBSOLETO: documento del Sistema Integrado de Gestión que ha perdido vigencia por modificación o derogación.
FORMATO: Plantilla que tiene como finalidad estandarizar la presentación o contenido de información propia de alguna de las actividades de un procedimiento. Una vez diligenciada proporcionar evidencia de la actividad o sus resultados.
INTRANET: es una red de computadoras dentro de una red de área local (LAN) privada, empresarial o educativa que proporciona herramientas de Internet y sirve como medio de comunicación y difusión de información interna a nivel de grupos de trabajo.
LISTA DE DESTINATARIOS DE COPIAS CONTROLADAS: es la relación de las dependencias o personas a quienes se les autoriza entrega de copia física de los documentos del SIG.
LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS INTERNOS Y EXTERNOS: es la relación publicada en la intranet de los documentos internos del Sistema Integrado de Gestión que se encuentran vigentes, junto con la relación de los documentos externos o base legal de los procedimientos de cada uno de los procesos.
PROCEDIMIENTO: forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso.
PUNTO DE CONTROL: identificación específica de acciones de control inmersas en los procedimientos, las cuales tienen un responsable de su ejecución en el desarrollo normal de las operaciones.
REGISTRO: documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades ejecutadas. Deben denominarse acorde con la tipología establecida en las Tablas de Retención Documental - TRD.
RESOLUCIÓN REGLAMENTARIA: acto administrativo que profiere la administración para fijar normas de carácter general y abstracto, a través de las cuales desarrolla la aplicación de normas sustantivas y procedimentales relacionadas con aspectos jurídicos y técnicos que reglan los procesos estratégicos, misionales y de apoyo, al igual que los asociados a la organización y funcionamiento de la Entidad, para dar cumplimiento a disposiciones legales y a las funciones propias de cada dependencia.
REVISIÓN JURÍDICA: verificación que asegura la legalidad de la resolución reglamentaria y del documento que se adopta, así como, la pertinencia de la base legal de los procedimientos.
REVISIÓN TÉCNICA: verificación que asegura la conveniencia, adecuación, eficacia, eficiencia y efectividad de los documentos del SIG, garantizando el mantenimiento y mejora del Sistema Integrado de Gestión SIG. Los términos conveniencia y adecuación se refieren a:
* Conveniencia: grado de alineación o coherencia del objeto de revisión con las metas y políticas organizacionales.
* Adecuación: determinación de la suficiencia de las acciones para cumplir los requisitos.
SECRETARÍA TÉCNICA DE PROCESO: dependencia encargada de realizar los reportes, informes, seguimiento a planes (de acción, mejoramiento, otros) y de conservar los registros en aquellos procesos cuyo responsable tenga a cargo dos (2) o más procesos.
SIGESPRO: Sistema de Gestión de Procesos y Documentos – aplicativo que permite la administración de las comunicaciones oficiales internas y externas de la Contraloría.
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION: conjunto de orientaciones, procesos, políticas, metodologías, instancias e instrumentos enfocados en garantizar un desempeño institucional articulado y armónico que busque de manera constatable la satisfacción de los grupos de interés.
VERSIÓN: identificación numérica y consecutiva que se le da a cada una de las formas que adopta un documento del Sistema Integrado de Gestión.
5. ANEXOS:
Anexo 1. Solicitud de elaboración, modificación o eliminación de documentos del Sistema Integrado de Gestión. Código PGD-01-001.
Anexo 2. Estructura para elaborar procedimientos. Código PGD-01-002.
Anexo 3. Estructura para documentar resoluciones reglamentarias. Código PGD-01-003.
Anexo 4. Estructura para caracterizar procesos. Código PGD-01-004.
Anexo 5. Estructura para elaborar el plan de calidad. Código PGD-01-005.
Anexo 6. Estructura para la caracterización del producto. Código PGD-01-006.
Anexo 7. Formato para elaborar actas. Código PGD-01-007.
Anexo 8. Listado maestro de documentos internos y externos. Código PGD-01-008.
Anexo 9. Lista de destinatarios de copias controladas. Código PGD-01-009.
6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO:
6.1. Gestión – SIG que son Elaboración, modificación y control de documentos del Sistema Integrado de adoptados mediante Resolución Reglamentaria1.
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No |
RESPONSABLE |
ACTIVIDAD |
REGISTRO |
PUNTOS DE CONTROL / OBSERVACIONES |
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1 |
Contralor, Contralor Auxiliar, Director, Subdirector, Jefe de Oficina Asesor,
Gerente, Profesional, Técnico, Secretaria o Auxiliar Administrativo |
Identifica la necesidad de elaborar, modificar o eliminar un documento del Sistema Integrado de Gestión.
Diligencia y firma el formato solicitud de elaboración, modificación o eliminación de documentos del Sistema Integrado de Gestión y lo remite al responsable del proceso. |
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Observación:
Ver Anexo 1.
La necesidad puede surgir por cambios normativos, por resultados de la revisión por la dirección, informes de auditorías o por análisis directo, entre otros. |
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2 |
Contralor Auxiliar, Director, Subdirector, Jefe de Oficina (Responsable de Proceso del SIG). |
Reúne a los gestores del proceso y estudia la conveniencia, oportunidad y viabilidad jurídica y técnica de la solicitud. |
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3 |
Contralor Auxiliar, Director, Subdirector, Jefe de Oficina (Responsable de Proceso del SIG). |
Aprueba o no la solicitud de elaboración, modificación o eliminación de documentos del Sistema Integrado de Gestión.
Asigna funcionario(s) para la elaboración, modificación o eliminación del documento del Sistema Integrado de Gestión, en el evento de ser aprobada. |
Solicitud de elaboración, modificación o eliminación de documentos del Sistema Integrado de Gestión |
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4 |
Asesor,
Gerente, Profesional, Técnico, Secretaria o Auxiliar Administrativo. |
Elabora o modifica el documento del SIG de acuerdo con lo aprobado en la solicitud de elaboración, modificación o eliminación de documentos del Sistema Integrado de Gestión.
.
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Observación:
Para el caso de los procesos y procedimientos, se tienen en cuenta los Anexos 2, 4, 5 y 6 de este procedimiento.
Los documentos del SIG y sus modificaciones se adoptan mediante resolución reglamentaria, excepto los planes y programas, los cuales se aprueban en el comité correspondiente o de la manera que señale el respectivo procedimiento.
Para nombrar los registros y documentos se tendrá en cuenta la denominación establecida en la tabla de retención documental y el cuadro de clasificación documental.
Punto de control:
Cuando se modifique la caracterización de un proceso, es necesario verificar que el ajuste no afecte a los demás procesos (interacción de los procesos), caso en el cual se deberá solicitar el ajuste necesario al proceso respectivo.
Cuando la modificación de un procedimiento involucre el diseño o modificación de un aplicativo o algunas de sus funcionalidades, se debe contar con el concepto técnico y aprobación escrita de la Dirección de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones – TICs. |
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5 |
Asesor,
Gerente, Profesional, Técnico, Secretaria o Auxiliar Administrativo. |
Socializa la propuesta del documento con las dependencias involucradas para sus observaciones y realiza los ajustes acordados. |
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6 |
Asesor,
Gerente, Profesional, Técnico, Secretaria o Auxiliar Administrativo. |
Elabora proyecto de resolución reglamentaria que adopta, modifica o elimina el documento del Sistema Integrado de Gestión. |
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Observación:
Ver Anexo 3.
Punto de Control:
El Manual eespecífico de funciones y requisitos y de competencias laborales, estará incluido en el cuerpo de la resolución rreglamentaria que lo adopte, de acuerdo con los lineamientos dados por el Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital (DASCD).
La resolución debe indicar expresamente el número, fecha y aparte correspondiente de las resoluciones internas que modifique o derogue. |
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Entrega en medio físico y magnético (SIGESPRO, Outlook o CD) al responsable del proceso los siguientes documentos:
Documento del SIG.
Proyecto de resolución reglamentaria.
Solicitud de elaboración, modificación o eliminación aprobada. |
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Observación:
El nombre del archivo debe identificar el contenido del documento y la nueva versión. |
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7 |
Contralor Auxiliar, Director, Subdirector, Jefe de Oficina (Responsable de Proceso del SIG). |
Revisa y aprueba el documento del SIG y proyecto de resolución reglamentaria.
Solicita ajustes de ser necesario.
Firma la portada del documento en “Aprobó elaboración o modificación”.
Coloca pie de firma en el proyecto de resolución.
Remite los anteriores documentos junto con la solicitud de modificación aprobada, en copia física y magnética (SIGESPRO, Outlook o CD) a la Dirección de Planeación. |
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Punto de control:
Verifica que el contenido de los archivos magnéticos sea idéntico a los documentos físicos. |
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8 |
Profesional Dirección de Planeación. |
Revisa los siguientes documentos:
Documento del SIG.
Proyecto de resolución reglamentaria
Solicitud de elaboración, modificación o eliminación del documento.
Solicita ajustes si son necesarios.
Coloca fecha en la portada del documento físico.
Coloca sello de “APROBADO” en todas las páginas del documento físico. |
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Punto de control:
La revisión técnica asegura la conveniencia, adecuación, eficacia, eficiencia y efectividad del documento del SIG.
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9 |
Director Técnico - Dirección de Planeación |
Firma la portada del documento en “Revisión Técnica” y coloca pie de firma en la resolución reglamentaria.
Envía a la Oficina Asesora Jurídica el original del proyecto de resolución y los documentos debidamente firmados, en copia física y magnética (SIGESPRO, Outlook o CD).
Anexa copia de la solicitud de elaboración, modificación o eliminación de documentos. |
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Punto de control:
Verifica que el contenido de los archivos magnéticos sea idéntico a los documentos físicos.
Observación:
Archiva el original de la solicitud de elaboración, modificación o eliminación de documentos. |
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10 |
Asesor
Profesional Oficina Asesora Jurídica. |
Revisa el proyecto de resolución reglamentaria, los cambios normativos indicados en la solicitud de elaboración, modificación o eliminación de documentos y la base legal de los procedimientos.
Solicita los ajustes en el evento de ser necesario. |
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Punto de control:
La revisión jurídica asegura la legalidad de la resolución reglamentaria y el documento adoptado.
Observación:
En caso de evidenciar observaciones relevantes relacionadas con la revisión técnica de los documentos, comunica a la Dirección de Planeación para realizar los ajustes pertinentes. |
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11 |
Jefe Oficina Asesora Jurídica |
Revisa y coloca pie de firma en original del proyecto de resolución.
Envía al Despacho del Contralor el original del proyecto de resolución y los documentos debidamente firmados en copia física y magnética (SIGESPRO, Outlook o CD). |
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Observación:
Los documentos se remiten a través de la Dirección de Apoyo al Despacho. |
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12 |
Contralor |
Revisa los documentos y firma la resolución reglamentaria.
Remite la resolución reglamentaria y los documentos, en medio físico y magnético (SIGESPRO, Outlook o CD) al Director de Apoyo al Despacho. |
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Observación:
En caso de presentar observaciones comunica a la Dirección de Planeación para realizar el trámite pertinente. |
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13 |
Profesional o Técnico de Dirección de Apoyo al Despacho. |
Radica, numera y coloca fecha a la resolución reglamentaria.
Registra en el Control de cambios el número y fecha de la resolución reglamentaria. |
Libro Radicador de Resoluciones Reglamentarias
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Observación:
Las resoluciones reglamentarias se numeran comenzando con el número cero cero uno (001) a partir del primer día hábil de cada año y se registran en el libro radicador de manera cronológica y consecutiva.
Punto de control
El original de la resolución reglamentaria reposará en la Dirección de Apoyo al Despacho la cual adoptará los mecanismos de custodia, conservación y control establecidos por el Archivo Nacional y/o Distrital. |
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14 |
Director de Apoyo al Despacho |
Remite la resolución reglamentaria y los documentos en copia física y magnética (SIGESPRO, Outlook o CD), a la Subdirección de Servicios Generales. |
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15 |
Técnico, Secretaria o Auxiliar Administrativo Subdirección de Servicios Generales |
Tramita la publicación del acto administrativo en el Registro Distrital.
Actualiza el archivo magnético de la resolución reglamentaria con número y fecha de la misma y número y fecha de publicación del Registro Distrital.
Escanea el original de la resolución reglamentaria y lo remite a la Dirección de Planeación junto con los archivos originales de los documentos del SIG. |
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Observación
La Dirección de Planeación mantendrá las versiones vigentes de los documentos del SIG, en su formato original (Word).
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16 |
Subdirector Administrativo – Subdirección de Servicios Generales |
Devuelve a la Dirección de Apoyo al Despacho el original de la Resolución Reglamentaria publicada y los documentos que hacen parte integral de la misma, para su custodia. |
Resolución reglamentaria y documentos del SIG |
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17 |
Profesional
Dirección de Planeación. |
Coloca identificación de copia controlada a los documentos del SIG en el medio magnético (marca de agua).
Convierte los archivos de los documentos en formato PDF.
Incorpora documentos y resolución reglamentaria en la intranet en el link de normatividad.
Actualiza en la Intranet el Listado maestro de documentos internos y externos del SIG.
Coloca identificación de “obsoleto” (marca de agua) a las versiones anteriores de los documentos del SIG pertinentes y reemplaza los archivos en la intranet en el link de normatividad.
Coloca anotación de vigencia (derogatoria, modificación u otra) en la primera página de la resolución reglamentaria pertinente y reemplaza el archivo en la intranet en el link de normatividad.
Actualiza los formatos o anexos de los procedimientos ajustados en la intranet en link respectivo.
Socializa a través de Outlook la expedición de los documentos del SIG. |
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Observaciones
El listado maestro debe asegurar las versiones vigentes de los documentos internos del SIG y de las normas que le son aplicables.
Punto de control
Se debe asegurar que las versiones anteriores de los documentos aprobados quedaron debidamente identificadas como obsoletas y actualizadas en la intranet en la correspondiente resolución reglamentaria que los adoptó.
Se debe asegurar que en la intranet link procesos/formatos se encuentren las versiones vigentes de los anexos o formatos, en archivos que puedan ser utilizados por los usuarios (Word o Excel). |
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18 |
Asesor
Profesional Oficina Asesora Jurídica. |
Revisa en la intranet link de normatividad la inclusión de la resolución reglamentaria expedida.
Verifica la inclusión de las anotaciones de vigencia correspondientes en las resoluciones reglamentarias a que haya lugar.
Solicita a la Dirección de Planeación los ajustes en el evento de ser necesarios. |
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Punto de control
Se debe asegurar que en la intranet link normatividad se encuentren las resoluciones reglamentarias expedidas y que estén debidamente identificadas con las anotaciones de vigencia a que haya lugar.
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6.2. Control de documentos – Planes y Programas
|
No |
RESPONSABLE |
ACTIVIDAD |
REGISTRO |
PUNTO DE CONTROL / OBSERVACIONES |
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1 |
Profesional
Dirección de Planeación. |
Recibe los documentos planes y programas del SIG de las dependencias responsables de su elaboración, enviados a través de SIGESPRO o Outlook.
Coloca identificación de “Copia Controlada” a los documentos planes y programas del SIG en el medio magnético (marca de agua) y almacena el documento en el PC en el formato original en el que se elaboró.
Convierte los archivos de los documentos planes y programas del SIG en formato PDF y actualiza en la intranet el link respectivos.
Actualiza en la Intranet el listado maestro de documentos internos y externos del SIG.
Coloca identificación de obsoleto (marca de agua) a las versiones magnéticas anteriores de los documentos planes y programas del SIG, las convierte en formato PDF y remplaza los archivos en el link respectivo. |
Listado Maestro de Documentos internos y externos del SIG
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Observación:
Las actividades de formulación, aprobación y modificación de los planes y programas serán las establecidas en el procedimiento correspondiente o las establecidas funcionalmente para cada dependencia.
Todos los documentos, planes y programas se publicarán en la Intranet de la entidad en formato PDF.
Los archivos originales en medio magnético se deben organizar en la red interna de la Dirección de Planeación en carpetas que identifiquen la vigencia.
El listado maestro de documentos internos y externos debe asegurar las versiones vigentes de los planes y programas del SIG.
Punto de control
Se debe asegurar que las versiones anteriores de los planes y programas aprobados quedaron debidamente identificadas como obsoletas y actualizadas en la intranet en el link de planes y programas. |
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2 |
Director Técnico Dirección de Planeación |
Envía los documentos del SIG a la Dirección de TICs, para la publicación en la página Web, (si aplica según normatividad). |
Confirmación de entrega de correo electrónico.
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3 |
Profesional o Técnico de la Dirección de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones. |
Publica en la página Web el documento planes o programas, donde permanecerá disponible para su consulta. |
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6.3. Solicitud y distribución de copias controladas de documentos del SIG2.
|
No |
RESPONSABLE |
ACTIVIDAD |
REGISTRO |
PUNTO DE CONTROL / OBSERVACIONES |
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1 |
Contralor Auxiliar, Director, Subdirector, Jefe de Oficina (Responsable de Proceso del SIG). |
Estudia y aprueba la expedición de copia controlada en medio físico.
Remite a la Dirección de Planeación la solicitud. |
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Observación:
Solamente se autorizarán copias controladas en medio físico en los casos en que se justifique la imposibilidad de acceder a la Intranet. |
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2 |
Profesional o Técnico Dirección de Planeación |
Obtiene fotocopia de la resolución reglamentaria y el documento pertinente, o imprime el Plan o Programa respectivo.
Coloca el sello de “COPIA CONTROLADA”, en todas las páginas.
Entrega el documento al interesado diligenciando la “Lista de destinatarios de copias controladas. (Ver Anexo 10).
Distribuye las copias controladas, según la “LISTA DE DESTINATARIOS DE COPIAS CONTROLADAS”.
Archiva las listas de destinatarios de copias controladas. |
Lista de destinatarios de copias controladas |
Observación :
La copia controlada que se entrega a cada destinatario, debe coincidir con el número asignado en la lista de destinatarios de copias controladas.
La distribución aplica únicamente cuando se expida una nueva versión de los documentos que tienen aprobadas copia controladas en medio físico en cuyo caso las copias controladas no vigentes (versión anterior) que devuelven los destinatarios se destruyen. |
7. ANEXOS
ANEXO No. 1 SOLICITUD DE ELABORACIÓN, MODIFICACIÓN O ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
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SOLICITUD DE ELABORACIÓN, MODIFICACIÓN O ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN - SIG |
Código formato: PGD-01-001 |
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Código documento: PGD-01
Versión: 9.0 |
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Página X de Y |
(ESCRIBA AQUI EL NOMBRE DEL PROCESO)
NOMBRE DEL DOCUMENTO: (a elaborar, modificar o eliminar) ____________
CÓDIGO: ___________
VERSIÓN ACTUAL: (vigente) FECHA DE LA SOLICITUD: ___________________
ELABORACIÓN: ( ) MODIFICACIÓN: ( ) ELIMINACIÓN: ( )
JUSTIFICACIÓN DE ELABORACIÓN, MODIFICACIÓN O ELIMINACIÓN:
(Señale brevemente las razones que originan la necesidad de elaborar, modificar o eliminar el documento del SIG).__________________________________.
CAMBIOS NORMATIVOS
(Relacione la expedición, derogatoria o modificación de normas de carácter interno y externo que regulen las actividades propias del documento, posteriores a la última versión del mismo, guardando la estructura de la base legal en el procedimiento).
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TIPO DE NORMA |
FECHA |
DESCRIPCIÓN |
NOVEDAD |
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Ley XX |
dd/mm/aaaa |
Título de la norma |
Expedida |
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Resolución XX |
dd/mm/aaaa |
Título de la norma |
Derogada |
PROPUESTA DE ELABORACIÓN, MODIFICACIÓN O ELIMINACIÓN
(Señale de manera general –sin hacer transcripciones- los aspectos que deben tenerse en cuenta al elaborar, modificar o eliminar el documento del SIG, de acuerdo con la justificación expresada anteriormente.
____________________________________________
ELABORADO POR: ______________________ __________________ ______________
Firma Cargo Nombre
APRUEBA LA SOLICITUD: SI: ______ NO: _______
Firma: (Responsable del proceso)
Nombre:
Cargo:
Dependencia:
ANEXO 2 ESTRUCTURA PARA ELABORAR PROCEDIMIENTOS3
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Nombre del documento del SIG
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Código formato: PGD-01-002 |
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Código documento: XXX-00 Versión: 0.0 |
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Página: x de y |
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Aprobó elaboración o modificación |
Revisión técnica |
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Firma: |
Firma: |
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Nombre:
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Nombre:
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Cargo: |
Cargo: Director de Planeación
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Nota: verifique en el listado maestro de documentos que ésta es la versión vigente antes de utilizar el documento
Esta es una nota explicativa, no debe aparecer en la portada del documento:
Encabezado: Debe ir en todas las páginas del documento y contener:
* Logosímbolo:
* Nombre del documento del SIG: corresponde al título del documento objeto de modificación.
* Código del formato: identificación alfanumérica del formato “estructura para elaborar procedimientos”-vigente, compuesta por SIGLA del proceso definida en el Manual del Sistema Integrado de Gestión-SIG – dos dígitos del consecutivo de procedimiento – tres dígitos del consecutivo de anexo. – PGD-01-002.
* Código del documento: identificación alfanumérica del documento que se elabora, compuesta por SIGLA del proceso definida en el Manual del Sistema Integrado de Gestión-SIG – dos dígitos del consecutivo de procedimiento. PGD-01. En el caso de las caracterizaciones se coloca la sigla – tres dígitos del número del proceso correspondiente, ejemplo PGD-070.
* Versión: cuando se elabore un documento por primera vez se le asigna la versión 1.0. Toda modificación a un documento del SIG implica cambio de versión, la cual se numera teniendo en cuenta el orden consecutivo a partir de la modificación vigente del documento.
* Número de páginas del documento en el formato “página x de y”.
Cuerpo de la portada:
Fecha: Día, mes y año de aprobación técnica del documento
Aprobó elaboración o modificación: debe ir la firma, nombre y cargo del Responsable de Proceso.
Revisión técnica: debe ir firma, nombre y cargo del Director de Planeación.
1. OBJETIVO(S):
Definir por qué y para qué se crea el procedimiento.
2. ALCANCE:
Establecer la actividad con la que comienza y termina el procedimiento.
3. BASE LEGAL:
Definir el entorno normativo externo e interno sobre el cual se basa o afecta el procedimiento, bajo la estructura siguiente:
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TIPO DE NORMA |
FECHA
(dd/mm/aaaa) |
DESCRIPCIÓN |
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