Que de conformidad con el artículo 269 de la Constitución Política de Colombia, es obligación de las autoridades públicas, diseñar y aplicar en las entidades públicas, métodos y procedimientos de control interno, según la naturaleza de sus funciones, de conformidad con lo que disponga la ley.

Que de conformidad con los literales b) y I) del artículo 4 de la Ley 87 de 1993 "Por la cual se establecen normas para el ejercicio de control interno en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones", se deben implementar como elementos del sistema de control interno institucional la definición de políticas como guías de acción y procedimientos para la ejecución de procesos, así como, la simplificación y actualización de normas y procedimientos.

Que el Modelo Estándar de Control Interno -MECI, adoptado en la Contraloría de Bogotá, D.C., mediante Resolución Reglamentaria 013 de junio 12 de 2006, contiene entre otros elementos de control del subsistema de control de gestión, los procedimientos, conformados por el conjunto de especificaciones, relaciones y ordenamiento de las tareas requeridas para cumplir con las actividades de un proceso, controlando las acciones que requiere la operación de la entidad pública. Establece los métodos para realizar las tareas, la asignación de responsabilidad y autoridad en la ejecución de las actividades.

Que el numeral 9 del artículo 38 del precitado Acuerdo, establece como una de las funciones de la Dirección de Planeación: "Realizar estudios, propuestas e investigaciones de carácter técnico sobre desarrollo administrativo, métodos de trabajo, simplificación, agilización y modernización de trámites y procedimientos y demás asuntos relacionados con la organización, tendientes al mejoramiento de la gestión y de los demás sistemas implementados en la entidad."

Que mediante Resolución Reglamentaria No. 017 de 2013 se adoptó el Procedimiento para el control de documentos internos del sistema integrado de gestión de la Entidad.

Que mediante Resolución Reglamentaria No. 020 del 09 de mayo de 2013, se adoptó la versión 11.0 del Manual del Sistema Integrado de Gestión de la Contraloría de Bogotá D.C., a través del cual se formalizó el nuevo mapa de procesos de la entidad, siendo necesario aclarar que los procedimientos cuya modificación se tramita se trasladan del antiguo Proceso de Orientación Institucional al nuevo Proceso de Gestión Documental.

Que mediante Resolución Reglamentaria No. 008 de junio 16 de 2008, modificó el Procedimiento para la recepción de las comunicaciones oficiales externas Versión 3.0, Código 7009, del antiguo Proceso de Gestión Documental, por lo que se hace necesario ajustarlo e incluirlo en el nuevo Proceso de Gestión Documental con el código 07009, Versión 4.0..

Que mediante Resolución Reglamentaria No. 035 del 30 de diciembre de 2009 se adoptaron documentos y procedimientos del Proceso de Recursos Físicos y Financieros, entre ellos los Procedimientos: 8012 Diseño e Implementación de Tablas de Retención Documental, 8013 Procedimiento para Administración de Archivos Mediante la Elaboración de Inventarios Documentales, 8014 Procedimiento para la Conservación, Seguridad y Recuperación de los Registros en Archivo de Gestión y Archivo General , 8015 Procedimiento para Transferencias Documentales, 8016 Procedimiento para la Consulta ó Préstamo de Documentos, 8018 Procedimiento para la Proyección, Envío y Recepción de Comunicaciones Oficiales Internas y 8019 Procedimiento para el Envío de las Comunicaciones Oficiales Externas, los cuales requieren ser trasladados del Proceso de Recursos Físicos y Financieros al nuevo Proceso de Gestión Documental y realizar su codificación.

Que los procedimientos modificados fueron objeto de revisión y aprobación por parte de la Dirección Administrativa y Financiera y de la Dirección Técnica de Planeación.

ARTÍCULO PRIMERO. Modificar el nombre del Procedimiento para la Conservación, Seguridad y Recuperación de los Registros en Archivo de Gestión y Archivo General – código 8014, por Procedimiento para la Conservación, Seguridad y Recuperación de los Registros en Archivo de Gestión y Archivo Central - código 07004 Versión 4.0.

ARTÍCULO SEGUNDO. Adoptar y codificar los siguientes procedimientos dentro del nuevo Proceso de Gestión Documental PGD. - 070:

ARTÍCULO TERCERO. Es responsabilidad de la Dirección de Planeación gestionar la simplificación, agilización y modernización de los procedimientos que se adoptan, para garantizar el mejoramiento de la gestión y del sistema integrado de gestión implementado en la Entidad.

ARTÍCULO CUARTO. Es responsabilidad de los Directores, Subdirectores, Jefes de Oficina y Gerentes, velar por la administración y divulgación de los procedimientos adoptados.

ARTÍCULO QUINTO. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las disposiciones que le sean contrarias, en especial el numeral 4 del articulo primero de la Resolución Reglamentaria No. 008 de junio 16 de 2008, así como los numerales 12, 13, 14, 15, 16, 18 y 19 del articulo tercero de la resolución Reglamentaria No. 035 de diciembre 30 de 2009.