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RESOLUCIÓN REGLAMENTARIA 035 DE 2009
(Diciembre 30)
Derogada por el art. 6, Resolución Reglamentaria Contraloria Distrital 005 de 2012
"Por la cual se modifican la Caracterización y Procedimientos del Proceso de Gestión de Recursos Físicos y Financieros de la Contraloria de Bogotá".
EL CONTRALOR DE BOGOTÁ, D. C.
En ejercicio de sus atribuciones constitucionales, legales y las conferidas por el Acuerdo 361 de 2009, y
CONSIDERANDO:
De conformidad con los literales b) y l) del artículo 4 de la Ley 87 de 1993 "Por la cual se establecen normas para el ejercicio de control interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones", se deben implementar como elementos del Sistema de Control Interno Institucional la definición de políticas como guías de acción y procedimientos para la ejecución de procesos, así como, la simplificación y actualización de normas y procedimientos.
El MECI adoptado en la Contraloria de Bogotá mediante la Resolución Reglamentaria 013 de 12 de junio de 2006, contiene entre otros elementos del subsistema de control de gestión, los procedimientos, conformados por el conjunto de especificaciones, relaciones y ordenamiento de tareas requeridas para cumplir con las actividades de un proceso controlando las acciones que requiere la operación de la Contraloría de Bogotá, D.C., y el Manual de Procedimientos como una guía de uso individual y colectivo que permite el conocimiento de la forma como se ejecuta o desarrolla su función administrativa, propiciando la realización del trabajo bajo un lenguaje común a todos los servidores públicos.
Que de conformidad con el artículo 6 del Acuerdo 361 de 2009 del Concejo de Bogotá, D. C., "Por el cual se organiza la Contraloría de Bogotá, D. C., se determinan las funciones por dependencias, se fijan los principios generales inherentes a su organización y funcionamiento y se dictan otras disposiciones", le corresponde a la Contraloría de Bogotá, D.C. definir todos los aspectos relacionados con el cumplimiento de sus funciones en armonía con los principios consagrados en la Constitución, las leyes y el mismo Acuerdo.
Que mediante Resolución Reglamentaria No. 028 de septiembre 22 de 1999, se implementó y reglamentó el manejo y utilización del Sistema de Radicación de Correspondencia "SICRE" en la entidad.
Que de acuerdo con la implementación del Sistema de Gestión de Procesos y Documentos "SIGESPRO" se hace necesario en la Entidad el desmonte del aplicativo "SICRE" y la adopción de "SIGESPRO" como el único aplicativo para el manejo y administración de las comunicaciones oficiales internas y externas, al igual que la modificación de los procedimientos relacionados.
Que mediante Resolución Reglamentaria No. 040 de octubre 25 de 2005, se adoptó la versión 1.0 del Procedimiento para el Control y Manejo Administrativo del Parque Automotor de la Contraloria de Bogota.
Que mediante Resolución Reglamentaria Nº 046 de diciembre 22 de 2005, se adoptaron Documentos y Procedimientos relacionados con el Proceso de Gestión de Recursos Físicos y Financieros de la Contraloría de Bogotá, D.C. correspondientes al área financiera.
Que mediante Resoluciones Reglamentarias No. 042 del 9 de noviembre de 2005 y 008 de 16 de junio de 2008 se modificaron y suprimieron documentos y procedimientos del Proceso de Gestión Documentad de la entidad.
Que mediante Resolución Reglamentaria 017 de 14 de octubre de 2008, se modificaron aspectos relacionados con los procesos del Sistema de Gestión de Calidad y se trasladaron dentro del sistema de gestión de la calidad de la Contraloría de Bogotá, D.C., los procedimientos adoptados mediante las Resoluciones Reglamentarias No. 042 del 9 de noviembre de 2005 y 008 del 16 de junio de 2008, que hacían parte del proceso de Gestión Documental, a los Proceso de Orientación Institucional y Recursos Físicos y Financieros.
Que la Resolución Reglamentaria No. 001 del 4 de febrero de 2009, adoptó las denominaciones de las dependencias de la nueva estructura de la Contraloría de Bogotá, D.C., para identificar las dependencias de la entidad, en los diferentes trámites técnicos y administrativos, además de facilitar la comunicación interna y simplificar el manejo y administración de documentos en la Contraloría de Bogotá, D.C.
Que de acuerdo con la Resolución Reglamentaria 06 de marzo 15 de 2006, por medio de la cual se crea, conforma y reglamenta el Comité de Coordinación del Plan Institucional de Gestión Ambiental PIGA de la Contraloría de Bogotá y en cumplimiento de la estrategia "Evitar el consumo exagerado e innecesario de papel", inevitable para desarrollar acciones dirigidas a fortalecer la gestión ambiental del Distrito y promover que todas las actividades de la Entidad para que respondan a la normatividad ambiental vigente y a conductas ambientalmente responsables.
Que la Resolución Reglamentaria 016 del 30 de septiembre de 2008 adoptó la Caracterización del Proceso de Gestión de Recursos Físicos y Financieros Versión 4.0 Código 80.
Que de conformidad con la Resolución Reglamentaria 028 de noviembre 3 de 2009 es necesario modificar el nombre del Plan de actividades y sistema de medición de la gestión de la Contraloría de Bogotá, D.C. por la formulación y seguimiento del Plan de Acción
Que es objetivo del Sistema de Gestión de la Calidad implementar acciones correctivas y preventivas para mejorar continuamente el desempeño de los procesos, en desarrollo de las normas NTC-ISO 9001:2008 y NTCGP 1000:2004, por lo cual unos procedimientos del Proceso de Gestión de Recursos Físicos y Financieros deben ser modificados en algunos apartes o en su totalidad.
Que se hace necesario cambiar el nombre del procedimiento para la recepción y entrega de comunicaciones oficiales internas por Procedimiento para la proyección, envío y recepción de comunicaciones oficiales internas de acuerdo con la implementación del Sistema de Gestión de Procesos y Documentos "SIGESPRO". Y codificar los procedimientos pertenecientes al Proceso de Gestión de Recursos Físicos y Financieros trasladados del Proceso de Gestión Documental mediante Resolución Reglamentaria 017 del 14 de octubre del 2008.
Que los procedimientos modificados fueron objeto de revisión y aprobación por parte de la Dirección Administrativa y Financiera, las Direcciones Técnicas de Talento Humano y Planeación respectivamente.
RESUELVE:
ARTÍCULO PRIMERO.- Adoptar la nueva versión de la Caracterización del Proceso de Gestión de Recursos Físicos y Financieros Versión 5.0 Código 80.
ARTÍCULO SEGUNDO.- Modificar el nombre del procedimiento para la recepción y entrega de comunicaciones oficiales internas, por "Procedimiento para la proyección, envío y recepción de comunicaciones oficiales internas, código 8018", perteneciente al Proceso de Gestión de Recursos Físicos y Financieros.
ARTÍCULO TERCERO.- Adoptar la nueva versión de los siguientes procedimientos relacionados con el Proceso de Gestión de Recursos Físicos y Financieros:
1. Procedimiento para el manejo de presupuesto, Versión Nº 2.0, Código 8001.
2. Procedimiento para el manejo de contabilidad, Versión Nº 2.0, Código 8002
3. Procedimiento para el manejo de tesorería, Versión Nº 2.0, Código 8003.
4. Procedimiento para el manejo de cajas menores, Versión Nº 2.0, Código 8004.
5. Procedimiento para pagos, Versión Nº 2.0, Código 8005
6. Procedimiento para compras. Versión 4.0, Código 8006
7. Procedimiento gestión de infraestructura, Versión Nº 4.0, Código 8007.
8. Procedimiento ambiente físico de trabajo, Versión Nº 4.0, Código 8008.
9. Derogado por el art. 4, Resolución Contraloría Distrital 047 de 2013. Procedimiento para el manejo y control del almacén e inventarios, Versión Nº 2.0, Código 8009.
10. Derogado por el art. 4, Resolución Contraloría Distrital 047 de 2013. Procedimiento para el control y manejo administrativo del parque automotor, Versión Nº 2.0, Código 8010
11. Procedimiento para el manejo de avances anticipos y/o comisiones, Versión Nº 1.0, Código 8011
12. Derogado por el art. 5, Resolución Contraloría Distrital 053 de 2013. Procedimiento diseño e implementación de tablas de retención documental, Versión Nº 4.0, Código 8012
13. Derogado por el art. 5, Resolución Contraloría Distrital 053 de 2013. Procedimiento para la administración de archivos mediante la elaboración de inventarios documentales, Versión Nº 4.0, Código 8013
14. Derogado por el art. 5, Resolución Contraloría Distrital 053 de 2013. Procedimiento para la conservación ,seguridad y recuperación de los registros en archivo de gestión y archivo general, Versión Nº 3.0, Código 8014
15. Derogado por el art. 5, Resolución Contraloría Distrital 053 de 2013. Procedimiento para las transferencias documentales, Versión Nº 4.0, Código 8015
16. Derogado por el art. 5, Resolución Contraloría Distrital 053 de 2013. Procedimiento para consulta o préstamo de documentos, Versión Nº 3.0, Código 8016
17. Derogado por el art. 4, Resolución Rglamentaria 018 de 2017 Contraloría Distrital. Procedimiento para el manejo y control de registros magnéticos (backups),Versión Nº 4.0, Código 8017
18. Derogado por el art. 5, Resolución Contraloría Distrital 053 de 2013. Procedimiento para la proyección, envío y recepción de comunicaciones oficiales internas Versión 3.0, Código 8018.
19. Derogado por el art. 5, Resolución Contraloría Distrital 053 de 2013. Procedimiento para el envío de comunicaciones oficiales externas Versión 4.0, Código 8019.
ARTÍCULO CUARTO.- Corresponde a la Dirección de Informática, en coordinación con la Dirección Administrativa y Financiera, prestar el apoyo técnico necesario a las dependencias para la aplicación del Sistema de Gestión de Procesos y Documentos SIGESPRO.
PARÁGRAFO. La capacitación en el uso del Sistema de Gestión de Procesos y Documentos SIGESPRO, estará a cargo de la Dirección de Informática
ARTÍCULO QUINTO.- Delegar en la Dirección Administrativa y Financiera en coordinación con la Dirección de Planeación, el mejoramiento continuo de los procedimientos del Proceso de Gestión de Recursos Físicos y Financieros.
ARTÍCULO SEXTO.- Es responsabilidad de los Directores, Subdirectores, Jefes de Oficinas y Coordinadores de Grupos Especiales, velar por la divulgación de los procedimientos modificados.
ARTÍCULO SÉPTIMO.- La presente Resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las Resoluciones Reglamentarias Nº 028 de 1999, Nº 040 de 2005, No. 042 del 9 de noviembre de 2005 y Nº 046 de diciembre 22 de 2005, así como el numeral 5 del articulo primero de la Resolución Reglamentaria Nº 008 de 2008, numeral 7 articulo primero de la Resolución Reglamentaria 016 del 30 de septiembre de 2008 y las demás disposiciones que le sean contrarias.
PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE.
Dada en Bogotá, D. C. a los treinta (30) días del mes de diciembre de dos mil nueve (2009).
MIGUEL ÁNGEL MORALESRUSSI RUSSI
Contralor de Bogotá, D.C.
CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO DE RECURSOS FISICOS Y FINANCIEROS
HISTORIAL DE CAMBIOS
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VERSIÓN |
Nº DEL ACTO ADMINISTRATIVO QUE LO ADOPTA Y FECHA |
NATURALEZA DEL CAMBIO |
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1.0 |
RR. 018 de 14 de
marzo de 2003 |
En la Matriz de descripción del proceso, se redefinió la "ENTRADA/INSUMO" y "SALIDA" de cada una de las actividades claves del proceso.
Para cada una de las fases del proceso, se garantiza que los productos o resultados (salidas) son insumos para la actividad siguiente.
En la Matriz Responsabilidad y Comunicaciones, los requisitos de la norma ISO 9001:2000: 8.2.3
"Seguimiento y Medición de los procesos"; 8.4
"Análisis de Datos" y 8.5 " Mejora", se organizaron los conceptos de acuerdo a los procedimientos que hacen parte del Proceso Gestión de Recursos Físicos y Financieros. Además se revisaron los registros de Comunicación. |
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2.0 |
RR. No. 032 de 29 de mayo de 2003 |
Se modifica esta versión de caracterización, para cumplir con la Resolución Nº 42 de 09 de noviembre de 2005, definiendo la codificación que requiere la aplicación que ha de implementarse para el manejo
Documental. |
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3.0 |
RR. No. 046 de 22 de Diciembre de 2005 |
Se ajusta la redacción del objetivo y alcance del Proceso.
En la descripción del proceso se ajusta los insumos y salidas de las actividades claves del proceso, mejorando la articulación y secuencia con los demás procesos del SGC, especialmente con los de Orientación Institucional "documentos controlados",
Gestión Humana, Recursos Físicos y Financieros y Evaluación y Control.
De la matriz de responsabilidad y comunicaciones se excluye el requisito 8.2.2. "Auditoría externa", el cual se incorpora en el nuevo proceso de Evaluación y Control.
Se precisan los documentos a comunicar, así como el medio y los registros en la matriz de responsabilidad y Comunicaciones. |
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4.0 |
RR. 016 de septiembre 30 DE 2008 |
Se modifica esta versión de caracterización, para cumplir con la Resolución Nº 028 de 03 de noviembre de 2009, modifico plan de actividades por plan de Acción. |
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5.0 |
RR 035 30 Dic. 2009 |
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Formato Código 1002002
CARACTERIZACION DEL PROCESO DE RECURSOS FISICOS Y FINANCIEROS
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 80
VERSIÓN No. 5.0
FECHA:
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REVISADO POR: Director Administrativo y Financiero (AF) José de Jesús Gil Barreto
CARGO NOMBRE FIRMA |
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APROBADO POR: Director Técnico de Planeación Elemir Eduardo Pinto Díaz
CARGO NOMBRE FIRMA |
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COPIA No. No. DE PAGINAS: 10 |
1. OBJETIVOS:
Determinar y proporcionar los recursos necesarios para el mantenimiento y mejoramiento del SGC, contribuyendo con el cumplimiento de la misión institucional, convirtiéndose en insumo de los demás procesos.
Determinar las disposiciones para el control y la distribución de los documentos y registros necesarios para el sistema.
2. ALCANCE:
El Proceso de Gestión de Recursos Físicos y Financieros inicia con la identificación de las necesidades de recursos y termina con la implementación de acciones correctivas, preventivas y de mejora del proceso.
3. APLICACIÓN:
Todas las dependencias de la entidad están involucradas en la ejecución de este proceso
4. CARACTERIZACION DEL PROCESO:
4.1. Descripción del Proceso.
4.2. Matriz de Responsabilidades y Comunicaciones
PROCEDIMIENTO PARA EL MANEJO DE PRESUPUESTO
HISTORIAL DE CAMBIOS
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VERSIÓN |
Nº DEL ACTO ADMINISTRATIVO QUE LO ADOPTA Y FECHA |
NATURALEZA DEL CAMBIO |
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1.0
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R.R. 046 de Diciembre 22 de 2005. |
Como resultado del proceso de actualización y mejoramiento de los procedimientos de la Subdirección Financiera se tuvieron en cuenta las recomendaciones realizadas por las auditorías y los cambios contemplados en el "Modelo Estándar de Control Interno" MECI, en referencia con las observaciones y puntos de control e igualmente se mejoraron en su conjunto las actividades y los registros adjuntos.
Por lo expuesto anteriormente se modifican todas las páginas del procedimiento para el manejo de presupuesto, contemplados en la R.R. 046 de diciembre 22 de 2005 versión 1.0. |
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2.0 |
R.R. 035
30 Dic. 2009 |
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Formato Código 1002002
PROCEDIMIENTO PARA EL MANEJO DEL PRESUPUESTO
CÓDIGO: 8001
VERSIÓN No 2.0
Fecha: 22 DIC 2009
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REVISADO POR: |
Director Administrativo y Financiero (AF)
CARGO |
José de Jesús Gil Barreto
NOMBRE |
FIRMA |
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APROBADO POR: |
Director Técnico de Planeación
CARGO |
Elemir Eduardo Pinto Díaz
NOMBRE |
FIRMA |
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COPIA Nº |
Nº DEPAGINAS: 45 |
1. OBJETIVO:
Estandarizar las actividades que deben desarrollarse para la programación, ejecución y seguimiento del presupuesto de la entidad.
2. ALCANCE:
ELABORACIÓN DEL ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO
Inicia cuando el Director Administrativo recibe de la Secretaría de Hacienda Distrital -SHD los lineamientos y criterios para la elaboración del anteproyecto de presupuesto y cita a capacitación al personal que participa en la elaboración del mismo y termina cuando el Profesional Universitario de Presupuesto incorpora en el Sistema PREDIS la apropiación inicial e imprime y revisa la ejecución de PREDIS
EXPEDICIÓN DE CERTIFICADOS DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL
Inicia cuando la secretaria de la Subdirección Financiera, recibe, radica memorando de solicitud del certificado de disponibilidad presupuestal para Gastos Generales e inversión firmado por el Ordenador del Gasto con el Vo.Bo del Director Administrativo y Subdirector de Recursos Materiales o recibe memorando para solicitud de certificado de Disponibilidad para los gastos por Servicios Personales firmado por el Director Técnico de Talento Humano.
y termina cuando la Dirección de Talento Humano recibe de la Subdirección Financiera el certificado de disponibilidad como soporte de las novedades relacionadas a Servicios Personales.
EXPEDICIÓN DE REGISTROS PRESUPUESTALES
Registros Presupuestales Generales
Aplica a todos los compromisos adquiridos por la Entidad, a excepción de la nómina.
Inicia cuando el Técnico Operativo, Profesional Universitario de cuentas y/o Secretaria de la Subdirección Financiera recibe y radica memorando de solicitud firmado por el Ordenador del Gasto, (de gastos generales e inversión) con el VoBo del Director Administrativo y Subdirector de Recursos Materiales para otorgar el Registro Presupuestal de los compromisos y/o obligaciones adquiridas por la Entidad y termina cuando el Profesional Especializado de presupuesto y/o Profesional Universitario de presupuesto entrega a contabilidad registro presupuestal y documentos que lo generaron dando inicio al procedimiento de Validación y/o causación contable.
Registros Presupuestales Nómina
Inicia cuando el Profesional Especializado de Presupuesto recibe de la Dirección de Talento Humano las novedades para el pago de nómina, prestaciones sociales, cesantías aportes patronales y demás conceptos laborales impresos y en medio magnético y termina cuando la Secretaria de la Subdirección Financiera entrega a la Tesorería el medio magnético y los listados de descuentos para dar inicio a los procedimientos de tesorería.
TRASLADOS PRESUPUESTALES
Inicia cuando el Subdirector Financiero recibe requerimiento de traslado sobre necesidades de recursos de Funcionamiento e Inversión en algunos rubros y entrega requerimiento a profesionales de presupuesto y termina cuando el Tesorero General recibe la resolución y la ejecución presupuestal a la fecha, e inicia el procedimiento de programación anual de caja (PAC).
GIRO PRESUPUESTAL Y/O ELABORACIÓN DE LA ORDEN DE PAGO
Inicia cuando Profesional Universitario de Presupuesto recibe de contabilidad el comprobante de causación contable o de central de cuentas los diferentes compromisos con los documentos soportes para realizar el giro presupuestal y elaboración de la orden de pago y termina cuando la Secretaria Subdirección Financiera entrega a tesorería las órdenes de pago con la cuenta y demás soportes más la hoja de ruta interna, para dar inicio al Procedimiento de Giro Tesoral y/o Pago de la Orden de Pago.
INFORMES DE PRESUPUESTO
Informe PREDIS
Inicia cuando el Profesional Universitario de Presupuesto imprime las ejecuciones presupuestales del sistema financiero vigente para actualizar el sistema PREDIS y termina cuando la Secretaria de la Subdirección Financiera recibe la ejecución de PREDIS para ser remitido a la Secretaría de Hacienda Distrital y demás Entes que requieran del informe mensual, trimestral o anual de acuerdo con las normas y fechas establecidas.
Informes de Rendición de Cuenta Mensual y Trimestral
Inicia cuando el Profesional Especializado y/o Universitario de Presupuesto recibe de Tesorería copia de los recibos de caja por ingresos que tienen afectación presupuestal diferentes a transferencias incorporando en el sistema la información correspondiente. y termina cuando la Secretaria Subdirección Financiera elabora y remite memorandos con las copias de la cuenta junto con los documentos soportes a las Entidades externas y dependencias internas.
Informes de Rendición Cuenta Anual
Inicia cuando el Profesional Especializado de Presupuesto recibe de la Secretaría Distrital de Hacienda y/o Auditoría General los lineamientos y criterios para la rendición de cuenta anual y termina cuando el Técnico y/o Profesional (Funcionario responsable) Reúne, revisa la documentación, saca fotocopias y elabora memorando para firma del Subdirector Financiero y entrega a la Dirección de Planeación de acuerdo a los instructivos recibidos, dejando copia del recibido del memorando a la Dirección Administrativa.
3. BASE LEGAL:
Constitución Política de Colombia, título XII, capítulo cuarto.
Ley 819 de 2003, Por la cual se dictan normas orgánicas en materia de presupuesto, responsabilidad y transparencia fiscal y se dictan otras disposiciones.
Decreto Nacional No. 111 del 15 de enero de 1996, "Por el cual se, compiló la Ley 38 de 1989, la ley 179 de 1994 y la ley 225 de 1995 que conforman el Estatuto Orgánico del Presupuesto".
Decreto Nacional 568 de 1996, "Por el cual se reglamentan las leyes 38 de 1989, 179 de 1994 y 225 de 1995 orgánicas del Presupuesto General de al Nación".
Decreto Distrital 390 de 2008 "Por el cual se reglamentan los Acuerdos Orgánicos de Presupuesto 24 de 1995 y 20 de 1996, en materia de tesorería y crédito público y se dictan otras disposiciones"
Decreto Distrital No. 714 del 15 de noviembre de 1996, "Por el cual se compilan los Acuerdos 24 de 1995 20 de 1996, que conforman el Estatuto Orgánico del Presupuesto Distrital".
Resolución Reglamentaria No. 11 de marzo 18 de 2005 "Por la cual se asignan responsabilidades y funciones para la ejecución de los proyectos de inversión de la Contraloría de Bogotá, D.C." o aquella que la modifique o reemplace.
Resolución Reglamentaria de la Secretaria de Hacienda de Bogotá, D.C. No. 1602 del 10 de diciembre del 2001, "Por medio de la cual se adopta el Manual de Programación, Ejecución y Cierre Presupuestal de las entidades que conforman el Presupuesto Anual del Distrito Capital, las Empresas Industriales y Comerciales del Distrito y Sociedades por Acciones y de Economía Mixta sujetas al régimen de aquellas y de las Empresas Sociales del Estado."
Resolución Nacional del Ministerio de Hacienda y Crédito Publico Nº 036 de 1998, "Por la cual se determinan algunas normas y procedimientos sobre registros presupuestales, suministro de información y su sistematización del presupuesto general de la nación".
4. DEFINICIONES:
APROPIACIÓN PRESUPUESTAL: Autorizaciones máximas de gastos aprobadas por el Concejo Distrital para ser ejecutadas o comprometidas durante la vigencia fiscal respectiva.
CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD: Documento expedido por el responsable del presupuesto, o quien haga sus veces, para afectar en forma preliminar un rubro presupuestal, con el cual se garantiza la existencia de apropiación presupuestal disponible, libre de toda afectación y suficiente para respaldar los actos administrativos con los cuales se ejecuta el presupuesto o se hace uso de la apropiación presupuestal.
COMPROMISOS: Son contratos, convenios, resoluciones, nóminas, facturas de servicios públicos, a cargo de los Organismos Públicos que en desarrollo de su capacidad de contratar y de comprometer el presupuesto, han realizado, en cumplimiento de las funciones públicas asignadas por la Ley. Dichos actos deben corresponder al objeto de la apropiación presupuestal definido en la norma. Previamente a la adquisición del compromiso, la Entidad Ejecutora deberá contar con el respectivo Certificado de Disponibilidad Presupuestal.
EJECUCIÓN PASIVA: Se realiza mediante la adquisición de compromisos y la ordenación del gasto y está basada legalmente en lo establecido en los artículos 51 al 62 del Estatuto Orgánico del Presupuesto Distrital y las disposiciones generales del Acuerdo o Decreto de Presupuesto de la respectiva vigencia.
GIRO PRESUPUESTAL: Etapa del proceso de ejecución presupuestal en el que el ordenador del gasto autoriza tanto al responsable de presupuesto como al tesorero para el registro de la orden de pago y el cumplimiento de la misma respectivamente.
MODIFICACIÓN PRESUPUESTAL: Acto administrativo mediante el cual se aumentan o disminuyen las cuantías de las apropiaciones para complementar las insuficientes, ampliar los servicios existentes o establecer nuevos servicios autorizados por la Ley y los Acuerdos, así como la cancelación o aplazamiento de las apropiaciones aprobadas.
ORDEN DE PAGO: Documento mediante el cual el ordenador del gasto solicita al Tesorero correspondiente la realización de los pagos de obligaciones adquiridas de conformidad con la Ley.
OBLIGACIÓN Se entiende el monto adeudado producto del desarrollo de los compromisos adquiridos por el valor equivalente a los bienes recibidos, servicios prestados y demás exigibilidades pendientes de pago que se hayan pactado en desarrollo de las normas presupuestales
PROGRAMA ANUAL DE CAJA: instrumento de manejo financiero de ejecución presupuestal que comprende la totalidad de los ingresos y gastos autorizados en el presupuesto anual, que tiene como finalidad alcanzar las metas del plan financiero y regular los pagos mensuales para garantizar el cumplimiento de las obligaciones que se asumen en la vigencia fiscal y los compromisos adquiridos durante la vigencia anterior.
REGISTRO PRESUPUESTAL: Es la imputación presupuestal mediante la cual se afecta en forma definitiva la apropiación, garantizando que los recursos no serán desviados a ningún otro fin, el cual se hace constar la operación del registro de los compromisos u obligaciones adquiridos con proveedores de bienes, obras y servicios en el presupuesto; para tal efecto, el responsable del presupuesto expedirá la certificación escrita haciendo constar que la operación se realizó en forma oportuna, es decir, antes de la iniciación del contrato, una vez verificado el saldo y la vigencia de la disponibilidad a afectar.
RESERVAS PRESUPUESTALES: obligaciones y compromisos que a 31 de Diciembre de cada vigencia fiscal no se hayan podido cumplir, es decir, que el bien no se haya recibido, que la obra no se haya terminado o que el servicio no se haya prestado pero que estén legalmente contraídas y desarrollen el objeto de la apropiación.
TRASLADOS PRESUPUESTALES: Son modificaciones al presupuesto que se realizan mediante resolución, en las cuales se plantean operaciones tales como créditos y contra créditos que afectan los rubros presupuestales y cuyo objeto es solucionar las deficiencias de recursos en algunos rubros
5. REGISTROS:
ELABORACIÓN DEL ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO
Memorando
Formatos
Anteproyecto de Presupuesto
Oficio
Resolución Numerada y firmada
Ejecución Presupuestal
Ejecución PREDIS
EXPEDICIÓN DE CERTIFICADOS DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL
Memorando
Certificado de Disponibilidad Presupuestal.
EXPEDICIÓN DE REGISTROS PRESUPUESTALES
Registros Presupuestales Generales
Memorando
Registro Presupuestal.
Registros Presupuestales Nómina
Registro Presupuestal
Relación de Autorización
ELABORACIÓN DE TRASLADOS PRESUPUESTALES
Cuadro de Traslado
Justificación Económica y Financiera
Resolución de Traslado.
Certificado de Disponibilidad Presupuestal
Memorando
Concepto de la Secretaría de Hacienda
Resolución Ordinaria
Ejecución Presupuestal antes y después
PROCEDIMIENTO GIRO PRESUPUESTAL Y/O ELABORACIÓN DE LA ORDEN DE PAGO
Orden de pago
INFORMES DE PRESUPUESTO
Informe PREDIS
Ejecución Presupuestal
Ejecución de PREDIS.
Informe de Rendición de Cuenta Mensual y Trimestral
Ejecución Presupuestal Vigencia
Informes y cuadros comparativos de presupuesto
Memorandos
Oficio
Informes de Rendición Cuenta Anual
Ejecución Presupuestal Vigencia
Cuadro de reservas presupuestales
Informes
Formatos
Memorando
6. ANEXOS:
Certificado de Disponibilidad (Anexo No. 1) Código de Formato 8001001.
Documentos Mínimos que se deben Anexar en la Solicitud del Registro Presupuestal
(Anexo No. 2). Código de Formato 8001002.
Formato Registro Presupuestal (Anexo No. 3) Código de Formato 8001003.
Relación de Autorización (Anexo 4) Código de Formato 8001004.
Formato Orden de Pago (Anexo 5) Código de Formato 8001005.
Formato Ejecución del Presupuesto de Rentas e Ingresos (Anexo 6) Código de Formato 8001006.
Formato Ejecución del Presupuesto de Gastos E Inversión (Anexo 7) Código de Formato 8001007.
Formato Informe de Ejecución del Presupuesto de Gastos e Inversiones (Anexo 8) Código de Formato 8001008.
7. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
7.1. ELABORACIÓN DEL ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO
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No |
RESPONSABLE |
ACTIVIDAD |
REGISTROS |
PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES |
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1. |
Contralor Auxiliar,
Director,
(asignado como
Ordenador del gasto), Director Administrativo y Subdirector Financiero |
Recibe de la Secretaría de Hacienda Distrital -SHD los lineamientos y criterios para la elaboración del anteproyecto de presupuesto y cita a capacitación al personal que participa en la elaboración del mismo. |
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Observación
Consulta circular vía Internet. |
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2. |
Director Administrativo , Subdirector Financiero |
Oficia a:
Dirección de Talento Humano, Subdirección de Recursos Materiales y demás dependencias de la Contraloría de Bogotá, para que envíen la solicitud sobre las necesidades y/o requerimientos de Gastos Generales de cada dependencia para la siguiente vigencia. |
Memorando |
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3. |
Director
Dirección de Talento
Humano |
Diligencia los formatos definidos por la Dirección Distrital de Presupuesto relacionado con: novedades de la Planta de Personal, vacantes y centros de costos con su respectiva valoración por cargos.
Envían información a la Dirección Distrital de Presupuesto con copia a la Subdirección Financiera. |
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Observación
Los formatos son de acuerdo a los instructivos de Secretaría de Hacienda Distrital |
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4. |
Subdirector Recursos Materiales |
Solicita el diligenciamiento y cumplimiento de la información para el anteproyecto de presupuesto a los diferentes funcionarios del área. |
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5. |
Profesional y/o Técnico (Subdirección Recursos) |
1. Recopila información sobre las necesidades de bienes y servicios de las diferentes Dependencias de la Entidad.
2. Evalúa cada una de las necesidades y establece prioridades ajustándolas a los planes, programas y políticas vigentes.
3. Elabora cuadro sobre la proyección del "Plan de Compras"
4. Elabora cuadro de Gastos Generales, con el fin de alimentar los mínimos esenciales determinados por la Secretaria de Hacienda Distrital en el sistema PREDIS.
5. Elabora Cuadro de contratación de acuerdo a las solicitudes de Secretaría de Hacienda Distrital.
a. contratación que se encuentre por ejecutar a la fecha de la solicitud, con el fin de elaborar la proyección de las reservas para la siguiente vigencia.
b. Contratación pendiente para solicitud de disponibilidades y/o registros presupuestales.
c. Otros que sean requeridos por la SHD.
Entregan al Subdirector de Recursos Materiales para firma y posterior envío. |
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Observación
Los formatos son de acuerdo a los instructivos de Secretaría de Hacienda Distrital y/o necesidades de la Subdirección Financiera para la elaboración de los diferentes informes. |
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6. |
Subdirector Recursos Materiales |
Envía la información diligenciada y firmada a la Subdirección Financiera en los formatos definidos por la SHD. |
Formatos |
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|
7. |
Profesional Especializado y/o universitario de Presupuesto |
Recolecta la información histórica sobre el comportamiento de la ejecución presupuestal.
Define las variables de conformidad con la información recibida, teniendo en cuenta el comportamiento de las vigencias anteriores para realizar las proyecciones en los diferentes rubros presupuestales con la asesoría y coordinación del Subdirector Financiero. |
|
|
|
8. |
Subdirector Financiero y
Profesionales Grupo de Presupuesto |
Realiza los cálculos respectivos en hoja electrónica, teniendo en cuenta las necesidades relacionadas con gastos de funcionamiento recibidas e informadas por las diferentes áreas que se ven involucradas en la elaboración del presupuesto; para posterior revisión y análisis del resultado de la proyección presupuestal de la vigencia subsiguiente. |
|
Observación
Presupuesto registrará la información que se requiera en el marco del proceso de programación presupuestal de gastos de funcionamiento en los aplicativos PREDIS, Mínimos Esenciales etc. |
|
9. |
Profesionales (Asignados a los proyectos) |
Elaboran el presupuesto de inversión una vez los Directores de Planeación y el Ordenador del Gasto definan con los Gerentes de los proyectos la formulación de nuevos proyectos o reformule los existentes en cuanto a sus metas debidamente valoradas en las FICHAS EBID definidas por la Secretaría de Planeación Distrital –SPD. |
|
Observación
Una vez definidos los presupuestos y las metas de los proyectos de inversión deberán incluirse en el Anteproyecto de presupuesto. |
|
10. |
Subdirector Financiero y Profesionales Grupo de Presupuesto |
Incluyen los datos del presupuesto de gastos e inversión en el anteproyecto de presupuesto.
Imprime y revisa el documento consolidado para enviarlo al Ordenador del Gasto y Director de Planeación. |
|
Observación
La Dirección de Planeación registrará en los diferentes aplicativos la información que se requiera en el marco del proceso de programación presupuestal de inversión en el SEGPLAN y el PMR. |
|
11. |
Contralor Auxiliar,
Director,
(asignado como
Ordenador del gasto), Director Administrativo y Subdirector Financiero |
Revisan y verifican los cálculos efectuados en el presupuesto de funcionamiento e inversión.
Si están de acuerdo dan su aprobación, para ser enviado al Contralor para su conocimiento, comentarios y/o aprobación.
De lo contrario devuelven con las observaciones para efectuar las modificaciones a que haya lugar. |
|
Observación
El Ordenador del Gasto en coordinación con el Subdirector Financiero verifica que se cumplan los requisitos y lineamientos de la SHD en la circular de programación y que se incluyan las directrices que sobre el tema ha impartido el Contralor. |
|
12. |
Secretaria de Hacienda |
Comunica la cuota Global una vez el CONFIS haya aprobado el Plan Financiero |
|
|
|
13. |
Contralor Auxiliar,
Director,
(asignado como
Ordenador del gasto), Director Administrativo y Subdirector Financiero |
Reciben la comunicación de la Cuota Global y comparan con el monto definido en los cálculos realizados por la Contraloria.
Una vez este determinado el monto definitivo del presupuesto se informa al profesional especializado de presupuesto o a quién haga sus veces para que realice los ajustes e impresión definitiva del anteproyecto de presupuesto. |
|
|
|
14. |
Subdirector Financiero y Profesionales Grupo de Presupuesto |
Diligencian formatos de acuerdo a los instructivos de Secretaría de Hacienda Distrital y preparan documento del Anteproyecto definitivo ajustado a las directrices para la aprobación del Ordenador del Gasto y presentación al Señor Contralor para su firma y posterior radicación y/o presentación en la Secretaría de Hacienda Distrital |
Anteproyecto de Presupuesto
|
Observación
Durante todo el proceso la Contraloría trabajará en coordinación con la SHD y SPD y una vez elaborado y aprobado el anteproyecto de presupuesto, se presentará a la SHD con copia a la SPD, en los términos y fechas que se determinen en el calendario presupuestal. |
|
15. |
Contralor Auxiliar,
Director,
(asignado como
Ordenador del gasto), Director Administrativo y Subdirector Financiero |
Revisan y analizan el anteproyecto de presupuesto dando su Visto Bueno.
Proyectan oficio para aprobación y firma del Contralor adjuntando el anteproyecto ajustado y demás documentos soportes así:
Oficio remisorio para el Director Distrital de Presupuesto, Tabla de Contenido, Mensaje Presupuestal, Programación Presupuesto, Organización de la Entidad, Plan estratégico del periodo , organigrama, Plan de Cuentas en forma descriptiva de funcionamiento e inversión, Cuadro de Programación Presupuestal para la vigencia siguiente, Proyección de reservas sobre la contratación de la vigencia, Indicadores PMR, fichas de los proyectos de inversión y otros que se generen en cada vigencia por cambios de normatividad e instructivos. |
Oficio y Anteproyecto de Presupuesto |
|
|
16. |
Contralor |
Revisa, verifica, analiza el contenido del anteproyecto de presupuesto Si encuentra observaciones, lo remite al Ordenador del Gasto o Subdirector Financiero para los ajustes necesarios.
Si es correcto aprueba el anteproyecto de presupuesto lo remite a la Subdirección Financiera con el oficio remisorio debidamente firmado para ser radicado ante la Secretaría de Hacienda Distrital. |
|
|
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17. |
Subdirector Financiero |
Envía oficio adjuntando anteproyecto de presupuesto con documentos soportes ante la Secretaría de Hacienda Distrital y a la Secretaría de Planeación Distrital. |
. |
|
|
18. |
Contralor Auxiliar,
Director,
(asignado como
Ordenador del gasto), Director Administrativo y Subdirector Financiero |
Envía copia del anteproyecto de presupuesto debidamente radicado ante la Secretaría de Hacienda Distrital a la Dirección de Planeación y al grupo de presupuesto para los fines pertinentes. |
. |
Observación
Ordenador del gasto funcionario asignado por el Contralor para ejercer la ordenación del gasto mediante Resolución. |
|
19. |
Contralor Auxiliar,
Director,
(asignado como
Ordenador del gasto), Director Administrativo y Subdirector Financiero,
Técnico de Planeación |
Reciben de la Secretaría de Hacienda Distrital copia del Decreto de Liquidación del Presupuesto de la vigencia fiscal siguiente. |
|
|
|
20. |
Subdirector Financiero y Profesionales Grupo de Presupuesto |
Recibe y revisa copia del Decreto de liquidación del presupuesto aprobado junto con la copia del anteproyecto.
Prepara y envía proyecto de Resolución Ordinaria de distribución y codificación del mismo para firma del Contralor. |
|
Punto de Control
Coteja que la resolución de distribución del presupuesto este de conformidad con el Decreto de liquidación del mismo. |
|
21. |
Contralor |
Revisa y firma la resolución de distribución del presupuesto y remite a la Dirección de Talento Humano para su numeración. |
|
|
|
22. |
Director Técnico de Talento Humano |
Numera la resolución de distribución del presupuesto y envía copia al Subdirector Financiero |
Resolución numerada y firmada |
|
|
23. |
Subdirector Financiero |
Entrega al Profesional Especializado de Presupuesto Decreto de Liquidación y Resolución de Distribución para el cargue en el Sistema Financiero vigente. |
|
|
|
24. |
Profesional Universitario de Presupuesto |
Carga la información en el sistema financiero vigente y realiza la programación respectiva del presupuesto e imprime la ejecución inicial para revisión. |
Ejecución Presupuestal |
|
|
25. |
Profesional Universitario de Presupuesto |
Revisa ejecución inicial de presupuesto comparando con la Resolución de distribución presupuestal.
Si presenta alguna inconsistencia se hacen las correcciones y se vuelve a imprimir la ejecución presupuestal. |
|
|
|
26. |
Profesional Universitario de presupuesto |
Incorpora en el Sistema PREDIS la apropiación inicial e imprime y revisa la ejecución de PREDIS. |
Ejecución PREDIS |
|
7.2. EXPEDICIÓN DE CERTIFICADOS DE DISPONIBILIDAD
|
No |
RESPONSABLE |
ACTIVIDAD |
REGISTROS |
PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES |
|
1. |
Secretaria Subdirección Financiera |
Recibe, radica memorando de solicitud del certificado de disponibilidad presupuestal para Gastos Generales e inversión firmado por el Ordenador del Gasto con el Vo.Bo del Director Administrativo y Subdirector de Recursos Materiales.
Recibe memorando para solicitud de certificado de Disponibilidad para los gastos por Servicios Personales firmado por el Director Técnico de Talento Humano.
|
Memorando |
Observación
El memorando de gastos generales e inversión debe contener los siguientes datos:
Fecha de elaboración.
Dependencia solicitante
Objeto del gasto
Valor del objeto
Nombre y cargo de quién realiza la solicitud.
Nit, Tercero, Firma del ordenador del gasto. |
|
2. |
Subdirector Financiero |
Recibe memorando de solicitud del Certificado de Disponibilidad previo al inicio de una contratación o pago de nómina y firma libro radicador.
Verifica que cumpla con los requisitos.
Si la solicitud esta bien diligenciada la remite a Presupuesto para dar inicio a la actividad 3.
No. Elabora memorando indicando las inconsistencias presentadas en el memorando de Solicitud |
|
|
|
3. |
Profesional Universitario de presupuesto |
Clasifica el tipo de gasto con base en la solicitud recibida.
Elabora el certificado de disponibilidad Anexo 1 en forma consecutiva, en el sistema financiero vigente anotando la vigencia, documento soporte, valor, objeto, imputación presupuestal, Nit de la dependencia solicitante del cerificado.
Imprime certificado de disponibilidad original y copia. |
Certificado de Disponibilidad Presupuestal |
Observación
Se verifica saldo de apropiación por cada rubro presupuestal.
Se comprueba la correcta Liquidación y elaboración del certificado.
|
|
4. |
Profesional Especializado y/o Universitario de presupuesto |
Recibe, revisa el certificado de disponibilidad con el memorando, si todo se encuentra bien da Visto Bueno, de lo contrario devuelve para los ajustes necesarios. |
|
|
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5. |
Profesional Especializado y/o Universitario de presupuesto
|
Entrega a la secretaria de la subdirección financiera certificado de disponibilidad presupuestal para firma del Subdirector Financiero anexando memorando de solicitud. |
|
|
|
6. |
Secretaria Subdirección Financiera |
Entrega certificado al Subdirector Financiero para revisión y firma. |
|
|
|
7. |
Subdirector Financiero |
Revisa cuantía, rubro junto con la documentación soporte.
Si se encuentra correcto: Firma y devuelve a la secretaria de la Subdirección Financiera.
Si no: hace la observación y entrega al Profesional Especializado De de presupuesto para su respectiva corrección. |
|
|
|
8. |
Secretaria Subdirección Financiera |
Envía original del certificado a la Dirección donde se originó la solicitud, para continuar con el proceso, dejando registro del envío en el libro radicador de correspondencia.
Archiva fotocopia debidamente firmada, con memorando de solicitud y hoja de ruta interna. |
|
|
|
9. |
Secretaria Subdirección Recursos Materiales |
Recibe el certificado de disponibilidad para los fines pertinentes y para archivo en la carpeta del contrato y firma libro radicador. |
|
Punto de Control
Firma de recibido en el libro radicador. |
|
10. |
Director
Dirección de Talento Humano |
Recibe de la Subdirección Financiera el certificado de disponibilidad como soporte de las novedades relacionadas a Servicios Personales. |
|
|
FORMATO CÓDIGO 8001001
ANEXO No. 1
INSTRUCTIVO PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL
1. No: corresponde al consecutivo por medio del cual se lleva control de los certificados expedidos.
2. DE OPERATIVA CONTRALORÍA DE BOGOTÁ: Entidad responsable de la expedición del certificado.
3. SUSCRITO: Cargo del Subdirector Financiero de la Entidad que certifica.
4. GASTOS DE: es la identificación del rubro presupuestal que se imputará en la ejecución de las apropiaciones aprobadas para la vigencia fiscal; GASTO DE FUNCIONAMIENTO o GASTO DE INVERSIÓN.
5. RUBRO PRESUPUESTAL RECURSO DESCRIPCIÓN: corresponde a la clasificación del rubro.
6. PARA UN TOTAL DE: corresponde a la suma solicitada como un estimativo del gasto que se pretende realizar.
7. EXPEDIDO EN: lugar y fecha de expedición del certificado.
8. SUBDIRECTOR FINANCIERO: registrar nombre, cargo y firma del funcionario responsable de la Subdirección Financiera de la Entidad.
7.3 EXPEDICIÓN REGISTROS PRESUPUESTALES
7.3.1 Registros Presupuestales Generales
|
No |
RESPONSABLE |
ACTIVIDAD |
REGISTROS |
PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES |
|
1. |
Técnico Operativo, Profesional Universitario de cuentas y/o Secretaria de la Subdirección Financiera |
Recibe y radica memorando de solicitud firmado por el Ordenador del Gasto, (de gastos generales e inversión) con el VoBo del Director Administrativo y Subdirector de Recursos Materiales para otorgar el Registro Presupuestal de los compromisos y/o obligaciones adquiridas por la Entidad.
|
Memorando |
Observación
Contenido del memorando:
No. Certificado de Disponibilidad.
Nombre beneficiario y/o tercero.
No. Contrato,
Resolución, reembolso
Nit o cédula
Teléfono, dirección Fecha de solicitud.
Firma de quién realiza la solicitud.
Si es una adición al contrato debe incluir el número de registro presupuestal inicial. |
|
2. |
Profesional Universitario y/o especializado de presupuesto
|
Recibe y revisa que los datos y documentos adjuntos al memorando de solicitud cumplan con los requisitos dependiendo de la solicitud y que estén debidamente diligenciados y firmados.
Verifica que el beneficiario se encuentre creado en el sistema financiero vigente de lo contrario debe crearlo en la Base de datos con todos los datos contenidos en el memorando. |
|
Punto de Control
Confirmar que los documentos adjuntos al memorando estén de conformidad con el anexo 2 |
|
3. |
Profesional Universitario y/o especializado de presupuesto
|
Para Reembolsos verifica:
Valor a rembolsar corresponda a la relación de gastos presentados por el responsable del manejo, Que estén debidamente autorizados e imputados por rubros presupuestales adecuados, Todos los comprobantes en original y debidamente firmados por los acreedores, La fecha del comprobante de gasto debe corresponder a la vigencia fiscal que se este reportando, Cumpla con los requisitos mínimos de la normatividad vigente.
Si encuentra alguna inconsistencia devuelve la solicitud y el documento para los ajustes pertinentes a la dependencia que requirió el trámite. |
|
Punto de Control
Existencia de un Certificado de Disponibilidad previo con el mismo objeto y cuyo monto no puede ser mayor al solicitado para registro. |
|
4. |
Profesional Universitario de presupuesto y/o Profesional Especializado
|
Ingresando al sistema financiero vigente generando un nuevo registro presupuestal afectando el Cerificado de Disponibilidad presupuestal previamente expedido y los rubros a su máximo nivel de desagregación, Fecha de expedición, Rubro presupuestal a afectar, NIT o cédula de ciudadanía del beneficiario, Documento y Número del mismo , Descripción detallada del objeto de acuerdo al compromiso adquirido por la entidad, Valor, Plan de pagos. |
Registro Presupuestal
|
|
|
5. |
Profesional Universitario de presupuesto y/o Profesional Especializado |
Imprime Registro Presupuestal y adjunta los Anexos o documentos que hacen parte del mismo y entrega para su revisión. |
|
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6. |
Profesional Especializado de presupuesto y/o Profesional Universitario de de presupuesto. |
Recibe, revisa y firma el Registro presupuestal junto con los documentos soportes que lo generaron. |
|
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|
7. |
Profesional Especializado de presupuesto y/o Profesional Universitario de de presupuesto |
Entrega a contabilidad registro presupuestal y documentos que lo generaron dando inicio al procedimiento de Validación y/o causación contable. |
|
|
7.3.2 Registros Presupuestales de la Nómina
|
No |
RESPONSABLE |
ACTIVIDAD |
REGISTROS |
PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES |
|
1. |
Profesional Especializado de Presupuesto |
Recibe de la Dirección de Talento Humano las novedades para el pago de nómina, prestaciones sociales, cesantías aportes patronales y demás conceptos laborales impresos y en medio magnético. |
|
|
|
2. |
Profesional Especializado de Presupuesto |
Verifica y clasifica las novedades de nómina.
Copia la información contenida en el medio magnético en el disco duro suministrando un nombre nemotécnico de 8 caracteres.
Ingresa al sistema módulo presupuesto y valida la información de nómina en el sistema Financiero vigente modulo de presupuesto, indicando:
Fecha del registro
Nombre del archivo que se copio inicialmente en el disco duro, número de documento en forma consecutiva con el que se identificará el registro presupuestal de la Nómina tanto para la nómina de planta de régimen nuevo como antiguo.
Valida el registro presupuestal con el nombre del documento asignado en el paso anterior a su vez realiza la programación en cada rubro presupuestal afectado.
Imprime los registros correspondientes generados para cada régimen de la nómina.
Ingresa a Excel formato de Relación de Autorización Anexo 4 y copia en la plantilla de Excel los archivos de régimen nuevo y antiguo que se generaron en el sistema financiero.
Modifica los campos necesarios para actualizar el mes a pagar.
Imprime la relación de autorización, confrontando los valores y el gran total de la nómina con el resumen de la nómina y los registros presupuestales de la nómina.
Elabora Certificado de Disponibilidad y Registro Presupuestal del valor de las incapacidades según planilla y del valor de los aportes a cesantías y comisiones a FONCEP.
Si es Correcto imprime los registros presupuestales, relación de autorización y entrega original y copias al encargado del manejo de presupuesto. |
Registro Presupuestal
Relación de Autorización
|
Punto de Control
Comparativo del valor a girar entre el registro presupuestal, relación de autorización y el resumen de la nómina recibida de talento humano |
|
3. |
Profesional Especializado y/o Universitario de presupuesto |
Revisa y organiza la información.
Entrega al Subdirector Financiero para revisión y firma.
No: Realiza las correcciones y devuelve para los ajustes. |
|
|
|
4. |
Subdirector Financiero |
Revisa el Registro Presupuestal junto con sus documentos soportes
Si se encuentra correcto: Firma y devuelve a la secretaria para recoger la firma de la Relación de Autorización del Director De Talento Humano.
Si no; efectúa observación y devuelve al Profesional Especializado de presupuesto para su respectiva corrección. |
|
|
|
5. |
Secretaria Subdirección Financiera |
Envía a Director de Talento Humano registro presupuestal y la Relación de Autorización, para su firma. |
|
|
|
6. |
Director de Talento Humano |
Firma y devuelve a la Subdirección Financiera la nómina completa con todos los descuentos y diskette para contabilidad y tesorería. |
|
|
|
7. |
Secretaria Subdirección Financiera |
Entrega a profesional de contabilidad para dar inicio al procedimiento de validación y causación contable de la nómina. |
|
|
|
8. |
Secretaria Subdirección Financiera |
Entrega a la tesorería el medio magnético y los listados de descuentos para dar inicio al procedimiento de giro tesoral y/o pago de la orden de pago. |
|
|
ANEXO 2
DOCUMENTOS MÍNIMOS QUE SE DEBEN ANEXAR
EN LA SOLICITUD DEL REGISTRO PRESUPUESTAL
1. Cajas Menores: La apertura, reembolso y legalización de caja menor debe juntar los documentos de acuerdo al procedimiento de Cajas Menores.
2. Apertura, reembolsos y legalización de Caja Menor Memorando de solicitud para efectuar la apertura, reembolso o el legalización de caja menor, Dependencia que solicita, Nombre del responsable de la caja menor, Nit, Dirección, Teléfono y carpeta con todos los soportes de los pagos debidamente foliados.
3. Avances, anticipos y/o Avances Memorando de solicitud adjuntando Anexo 5 o 6 dependiendo la solicitud y resolución si es comisión a funcionarios.
4. Convenios, contratos, OPS: Memorando de solicitud de registro presupuestal debidamente diligenciado con los datos completos del contratista, adjuntando los documentos soportes de acuerdo al Anexo 1 del procedimiento para pagos. si es adición agregar No. compromiso inicial.
5. Nómina: Copia y resumen de la Nómina de sueldos de los funcionarios, planilla de descuentos de incapacidades y diskette.
6. Resolución: Debe incluir los datos del beneficiario (nombre, nit o cédula, Dirección, Teléfono), valor, firma del ordenador del gasto y documentos soportes.
7. Servicios Públicos: (Para Expedición del certificado y Registro presupuestal) Solicitud para pago de servicios administración, celulares, públicos Anexo 4 y documentos soportes Anexo 3 del procedimiento para pagos.
Nota:
Los documentos que se anexen para cualquier clase de solicitud de registro presupuestal puede variar de acuerdo a las normas vigentes. Únicamente es STANDARD el memorando de solicitud de registro presupuestal el cual debe incluir los datos que aparecen en el procedimiento.
FORMATO CÓDIGO 8001002
FORMATO CÓDIGO 8001003
ANEXO No. 3
INSTRUCTIVO PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL FORMATO DE
REGISTRO PRESUPUESTAL
1. No: corresponde al número consecutivo del registro presupuestal.
2. DE OPERATIVA CONTRALORÍA DE BOGOTÁ: Entidad responsable de la expedición del registro presupuestal.
3. SUSCRITO: Cargo del Subdirector Financiero de la Entidad que firma el registro presupuestal.
4. BENEFICIARIO: nombre del contratista.
5. NIT: número de identificación del contratista.
6. OBJETO DEL COMPROMISO: corresponde al objeto del gasto a efectuar, ajustado a la definición del rubro o proyecto presupuestal.
7. GASTOS DE: clasificación del gasto; FUNCIONAMIENTO o INVERSIÓN
8. RUBRO PRESUPUESTAL RECURSO DESCRIPCIÓN: corresponde a la clasificación del rubro.
9. VALOR: indica el valor general o completo del compromiso.
10. PARA UN TOTAL DE: registrar en letra el valor del compromiso.
11. No: certificado de disponibilidad expedido en forma consecutiva.
12. EXPEDIDO EN: lugar y fecha de expedición del registro presupuestal.
13. PROGRAMACIÓN DE PAGOS: Forma en que se van a realizar los pagos mes a mes, esto se hace para garantizar los recursos y el pago en el sistema.
14. SUBDIRECTOR FINANCIERO: registrar nombre, cargo y firma del funcionario responsable de la Subdirección Financiera de la Entidad.
ANEXO No. 4
|
CONTRALORIA DE BOGOTA, D.C.
RELACION DE AUTORIZACION No ____ (1)
Personal de Planta |
|
Autorizase al Tesorero de Bogotá. D.C. Para pagar con cargo al presupuesto de la presente vigencia y al
PAC de ______________, la nómina correspondiente al mes de __________así: |
|
CODIGO |
CODIGO |
|
VALOR
REGIMEN ANTIGUO
(5) |
VALOR
REGIMEN NUEVO
(6) |
TOTAL DEVENGADO
RA+RN
(7) |
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CONTABLE
(2) |
PRSUPUESTAL
(3) |
RUBRO PRESUPUESTAL
(4) |
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TOTAL RELACIÓN (8) |
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0,00 |
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Director(a) Técnico(a) Talento Humano (9) |
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|
Subdirector(a) Financiero(a) (10) |
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FORMATO CÓDIGO 8001004
ANEXO No. 4
INSTRUCTIVO PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL FORMATO DE
REGISTRO RELACIÓN DE AUTORIZACIÓN
1. No: corresponde al número consecutivo de la relación de autorización.
2. CODIGO CONTABLE: Código del gasto homologado a cada rubro presupuestal de acuerdo a la normatividad vigente.
3. CODIGO PRESUPUESTAL: Rubros que tienen afectación presupuestal de de nómina
4. RUBRO PRESUPUESTAL: corresponde a la clasificación del rubro.
5. VALOR REGIMEN ANTIGUO: indica el valor por cada concepto de la nómina del personal de planta correspondiente al régimen antiguo.
6. VALOR REGIMEN NUEVO: indica el valor por cada concepto de la nómina del personal de planta correspondiente al régimen nuevo
7. TOTAL DEVENGADO: Sumatoria de régimen antiguo más régimen nuevo
8. TOTAL DE LA RELACIÓN: corresponde al total de la nómina.
9. Director(a) Técnico(a) Talento Humano: Registrar nombre, cargo y firma del funcionario responsable de la Dirección de Talento Humano.
10. Subdirector(a) Financiero(a): registrar nombre, cargo y firma del funcionario responsable de la Subdirección Financiera de la Entidad
7.4 TRASLADOS PRESUPUESTALES
|
No |
RESPONSABLE |
ACTIVIDAD |
REGISTROS |
PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES |
|
1. |
Subdirector Financiero |
Recibe requerimiento de traslado sobre necesidades de recursos de Funcionamiento e Inversión en algunos rubros y entrega requerimiento a profesionales de presupuesto. |
|
|
|
2. |
Profesional Especializado
y/o Profesional Universitario |
Imprime, revisa la ejecución presupuestal por rubros y los Proyectos de Inversión.
Entrega a Subdirector Financiero |
|
|
|
3. |
Subdirector Financiero y Profesional Especializado
de presupuesto |
Analiza y evalúa la ejecución presupuestal por rubros y los Proyectos de Inversión constatando el comportamiento de las partidas presupuestales para determinar a cuáles se les puede efectuar traslados y cuáles son suficientes para cubrir necesidades.
Elabora cuadro en hoja electrónica incluyendo las modificaciones a que haya lugar.
Proyecta justificación económica y financiera y Resolución de traslado para firmas. |
Cuadro de Traslado
Justificación Económica y Financiera
Resolución de Traslado |
Observación
Confrontar ejecución presupuestal con requerimiento de necesidades.
|
|
4. |
Profesional Especializado de presupuesto |
Solicita al encargado del manejo del aplicativo financiero el Certificado de Disponibilidad CDP que respalda el traslado de acuerdo al cuadro recibido de modificación presupuestal. |
|
|
|
5. |
Profesional Universitario de
presupuesto |
Expide el certificado de disponibilidad presupuestal.
Imprime original y (4) copias
Imprime ejecución presupuestal a la fecha (4) copias. |
Certificado de Disponibilidad Presupuestal. |
|
|
6. |
Profesional Especializado de
presupuesto |
Revisa el certificado de disponibilidad junto con la copia de la ejecución presupuestal.
Prepara los documentos soportes en (4) paquetes para revisión, aprobación y firma del memorando remisorio al Director de Apoyo al Despacho.
Entrega al Subdirector Financiero. |
|
Observaciones
Documentos soportes
(Proyecto de Resolución, Justificación económica y Financiera, Cuadro demostrativo modificaciones al presupuesto.
CDP, Ejecución presupuestal con las modificaciones, memorados, sentencias, conceptos etc. que dieron origen a la modificación del presupuesto).
Cuando se trate de inversión:
(Concepto previo del SPD Certificado de Disponibilidad Presupuestal) |
|
7. |
Subdirector Financiero |
Revisa y firma los documentos soportes del traslado. |
|
. |
|
8. |
Secretaria de la Subdirección Financiera |
Elabora memorando para VoBo del Director Administrativo y del Contralor Auxiliar, Director, ( asignado como Ordenador del gasto) adjuntando: Los documentos que soportan el traslado, con oficio dirigido a la Secretaría de Hacienda. |
Memorando |
|
|
9. |
Secretaria Dirección Administrativa |
Recibe, radica proyecto de traslado con los documentos soportes. |
|
|
|
10. |
Director Administrativo
|
Revisa dando el VoBo y entrega al ordenador del gasto para su firma memorando remisorio del traslado presupuestal y devuelve a la Subdirección Financiera. |
|
|
|
11. |
Subdirector Financiero |
Envía documentos al Despacho del Contralor a través de la Dirección de Apoyo al Despacho para firma del Contralor del oficio mediante el cual se solicita la aprobación del traslado presupuestal ante la Secretaria de Hacienda. |
|
|
|
12. |
Contralor |
Revisa si esta de acuerdo firma el oficio del traslado presupuestal junto con los documentos soportes y los devuelve a la Subdirección Financiera. |
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|
|
13. |
Secretaria Subdirección Financiera |
Remite oficio junto con proyecto de Resolución Ordinaria del Traslado a la Secretaría de Hacienda Distrital. |
|
Observación
La SHD hará la revisión técnica respectiva y tomarán las decisiones pertinentes desde el ámbito de su competencia. |
|
14. |
Subdirector Financiero |
Recibe oficio y concepto del traslado presupuestal de aprobación o negación del traslado presupuestal de la Secretaría de Hacienda. |
Concepto de la Secretaría de Hacienda |
|
|
15. |
Subdirector Financiero |
Incorpora el número del concepto emitido por la Secretaría de Hacienda en la Resolución Ordinaria de Modificación del Presupuesto.
Imprime Resolución Ordinaria de Modificación y envía para firma del Contralor.
|
|
Punto de Control
Resolución Ordinaria de traslado perfeccionada y ajustada con el número de oficio mediante la cual SHD dio concepto favorable. |
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16. |
Contralor |
Verifica y Firma la Resolución Ordinaria dando traslado a la Dirección de Talento Humano para la respectiva numeración. |
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17. |
Director Técnico de Talento Humano |
Recibe la Resolución, la numera y envía copias a la Subdirección Financiera.
|
Resolución Ordinaria |
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18. |
Secretaria Subdirección Financiera |
Recibe copia de la Resolución de Aprobación del Traslado y entrega al Profesional Especializado De presupuesto. |
|
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19. |
Profesional Especializado y/o Universitario de
presupuesto |
Imprime ejecución presupuestal antes de efectuar los registros de traslado.
Recibe y realiza los contra créditos al Certificado de Disponibilidad que dio origen al traslado.
Genera en el sistema financiero un nuevo comprobante de apropiación teniendo en cuenta los créditos y contracréditos en los rubros presupuestales que se encuentran en la resolución aprobada de traslado.
Imprime ejecución presupuestal una vez efectuados los cambios. |
Ejecución Presupuestal antes y después |
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|
20. |
Profesional Especializado y/o Universitario de
presupuesto |
Revisa la ejecución presupuestal comparando con la Resolución de Modificación del Presupuesto.
Si esta bien entrega copia
de la Resolución de Modificación del Presupuesto:
* Á contabilidad para su verificación y validación del comprobante contable generado automáticamente por presupuesto.
* Tesorería para lo de su competitividad. |
|
Observación
Archiva Decreto de liquidación del presupuesto, la Resolución Ordinaria del Traslado, adiciones y sus soportes en la carpeta correspondiente.
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21. |
Profesional Especializado y/o Universitario de de contabilidad |
Recibe, ingresa al sistema financiero vigente e inicia el procedimiento de validación Contable. |
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22. |
Tesorero (a) General |
Recibe la Resolución y la ejecución presupuestal a la fecha, e inicia el procedimiento de programación anual de caja (PAC) |
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7.5. GIRO PRESUPUESTAL Y/O ELABORACIÓN DE LA ORDEN DE PAGO.
|
No |
RESPONSABLE |
ACTIVIDAD |
REGISTROS |
PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES |
|
1. |
Profesional
Universitario de Presupuesto |
Recibe de contabilidad el comprobante de causación contable o de central de cuentas los diferentes compromisos con los documentos soportes para realizar el giro presupuestal y elaboración de la orden de pago. |
|
Observación
Para todo proceso se debe tener en cuenta la orden de pago. |
|
2. |
Profesional
Universitario de Presupuesto. |
Verifica la documentación de la obligación y/o compromiso para elaborar la orden de pago.
Si la solicitud reúne todos los requisitos establecidos para su trámite valida en el sistema la información referente al giro presupuestal generando la orden de pago en forma consecutiva para el pago del compromiso y/o obligación.
Imprime Orden de Pago Anexo 5 en original junto con cuatro copias y entrega al profesional especializado de presupuesto adjuntando la hoja de ruta interna. |
Orden de Pago
|
Observación
Hoja de ruta interna no se utiliza para los pagos referentes a la nómina, avances, comisiones. |
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3. |
Profesional Especializado de Presupuesto |
Recibe y revisa, la orden de pago y los documentos soportes que la generaron.
Si están en regla: firma la orden de pago y traslada al profesional especializado de contabilidad para su revisión y firma
En caso contrario: devuelve al origen del error para los ajustes respectivos, adjuntando la hoja de ruta interna con las observaciones respectivas. |
|
|
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4. |
Profesional Especializado de Contabilidad. |
Recibe y revisa la orden de pago, la causación contable y demás documentos soportes de la cuenta u obligación a cancelar.
Si están correctas, firma la orden de pago y el comprobante de causación y entrega a la secretaria de Subdirección Financiera.
De lo contrario devuelve al origen del error para que se realicen las correcciones del caso, diligenciando y adjuntando la hoja de ruta interna con las observaciones pertinentes. |
|
|
|
5. |
Secretaria Subdirección Financiera. |
Recibe y traslada la orden de pago, causación contable y demás documentos soportes de la cuenta u obligación incluyendo la hoja de ruta interna al Subdirector Financiero. |
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|
|
6. |
Subdirector Financiero |
Recibe y revisa la orden de pago y demás comprobantes y/o documentos anexos.
Si esta en regla, firma y entrega la cuenta para su radicación en la Tesorería por parte de la secretaria de Subdirección Financiera.
De lo contrario devuelve al origen del error con las observaciones pertinentes en la hoja de ruta. |
|
|
|
7. |
Secretaria Subdirección Financiera |
Recibe la cuenta y demás soportes anexos a la orden de pago y registra en el libro radicador diligenciando los datos contenidos en la misma. |
|
|
|
8. |
Secretaria
Subdirección Financiera |
Entrega a tesorería las órdenes de pago con la cuenta y demás soportes más la hoja de ruta interna, para dar inicio al Procedimiento de Giro Tesoral y/o Pago de la Orden de Pago. |
|
Punto de Control
Firma recibido en el libro radicador de ordenes de pago |
FORMATO CÓDIGO 8005005
ANEXO No. 5
INSTRUCTIVO PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL FORMATO
DE ORDEN DE PAGO
1. AÑO: se identifica la vigencia correspondiente.
2. NIT: número de identificación tributaria de la Contraloría.
3. No: número consecutivo de la orden de pago.
4. Fecha: día de elaboración de la orden de pago.
5. TIPO DE DOCUMENTO: hace referencia a la clase de contrato, factura, cuenta de cobro, servicio público, órdenes de prestación de servicios u otros.
6. No: número del documento.
7. CANCELAR A: persona natural o jurídica a nombre de quién se debe expedir la orden de pago.
8. NIT O C.C.: número de identificación tributaria de la empresa o cédula de ciudadanía de la persona beneficiaria de la orden de pago.
9. No. CGIRO: número consecutivo que expide el De de contabilidad cuando se efectúa la causación.
10. DESCRIPCIÓN: Concepto por el cual se elabora la orden de pago.
11. CTA CTE: se especifica el nombre del banco y el número de cuenta por la que se realiza el giro tesoral.
12. CHEQUE: número del cheque.
13. TOTAL: valor total a cancelar.
14. DESCUENTOS: disminuir del valor total la parte correspondiente a las retenciones tributarias que por Ley deben efectuarse.
15. VALOR NETO: suma a pagar después de los descuentos.
16. IMPUTACIÓN PRESUPUESTAL: afectación de las cuentas que presupuestalmente implican el respectivo gasto.
17. VIGENCIA: año en curso.
18. RUBRO: número del código con el cual se encuentra clasificado el rubro en el plan general de presupuesto.
19. VALOR: total bruto a pagar.
20. IMPUTACIÓN CONTABLE: afectación de las cuentas de conformidad con el plan general de contabilidad pública.
21. CUENTA: código de imputación contable.
22. VALOR: total neto a pagar.
23. PROFESIONAL ESPECIALIZADO DE PRESUPUESTO: nombre y firma del coordinador del grupo de presupuesto.
24. PROFESIONAL ESPECIALIZADO DE CONTABILIDAD: nombre y firma del coordinador del grupo de contabilidad.
25. SUBDIRECTOR FINANCIERO: nombre y firma del Subdirector Financiero.
7.6 INFORMES DE PRESUPUESTO
7.6.1 Informe PREDIS
|
No |
RESPONSABLE |
ACTIVIDAD |
REGISTROS |
PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES |
|
1. |
Profesional Universitario de
presupuesto |
Imprime las ejecuciones presupuestales del sistema financiero vigente, para actualizar el sistema PREDIS. |
Ejecución Presupuestal |
|
|
2. |
Profesional Universitario de
presupuesto |
Incorpora en el sistema PREDIS:
El valor de las Transferencias, realizadas por la Secretaría de Hacienda Distrital en el presupuesto de Ingresos.
Incorpora mensualmente los movimientos presupuestales para el informe de ejecución de Gastos de Funcionamiento, Reservas presupuestales e Inversión de acuerdo a la normatividad vigente.
Actualiza semanalmente los gastos generados por inversión.
Incorpora mensualmente la información relacionada con Austeridad del Gasto de acuerdo a los parámetros establecidos por la Secretaría de Hacienda Distrital, e incorpora los demás registros que la Secretaría de Hacienda Distrital disponga en el aplicativo PREDIS. |
|
|
|
3. |
Profesional Universitario de
presupuesto |
Imprime las diferentes ejecuciones del aplicativo PREDIS Anexo 6, 7.
Revisa y compara las ejecuciones del sistema Financiero vs. Ejecución de PREDIS este correcta.
Entrega copia para firma de los responsables. |
Ejecuciones de PREDIS. |
|
|
4. |
Profesional Especializado de
presupuesto |
Revisa y entrega para firma del Ordenador del Gasto y Visto bueno del Subdirector Financiero la ejecución de PREDIS. |
|
Punto de Control
Se verifica que la ejecución de PREDIS este acorde con la ejecución del sistema financiero vigente. |
|
5. |
Profesional Especializado y/o Universitario de
presupuesto |
Verifica que todo este debidamente firmado. |
|
|
|
6. |
Secretaria Subdirección Financiera |
Recibe la ejecución de PREDIS para ser remitido a la Secretaría de Hacienda Distrital y demás Entes que requieran del informe mensual, trimestral, anual de acuerdo con las normas y fechas establecidas. |
|
|
FORMATO CÓDIGO 8001006
ANEXO No. 6
INSTRUCTIVO PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL FORMATO DEL INFORME DE EJECUCIÓN DEL PRESUPUESTO DE RENTAS E INGRESOS
1. ENTIDAD: nombre de la Entidad y código asignado por la Secretaría de Hacienda.
2. UNIDAD EJECUTORA: se relaciona de acuerdo a la asignación de la Secretaría de Hacienda.
3. CÓDIGO: identificación del código de cada una de las cuentas.
4. NOMBRE: nombre del rubro.
5. PRESUPUESTO INICIAL: registra el valor inicial del presupuesto.
6. MODIFICACIONES MES: incorpora los aumentos o disminuciones del presupuesto.
7. MODIFICACIONES ACUMULADAS: sumatoria de los movimientos de la vigencia.
8. PRESUPUESTO DEFINITIVO: refleja el valor definitivo del presupuesto para la vigencia.
9. TOTAL RECAUDOS DEL MES: registra valores recaudados durante el mes por los diferentes conceptos.
10. TOTAL RECAUDOS ACUMULADOS: monto total del valor acumulado recaudado durante la vigencia.
11. EJECUCIÓN PRESUPUESTAL %: porcentaje de lo recaudado en la vigencia.
12. SALDO POR RECAUDAR: registra el valor pendiente de recaudo de la vigencia.
13. RECONOCIMIENTO VIGENCIA ACTUAL: registra el valor que no ha ingresado a Tesorería pero que será recaudado posteriormente al cierre de la vigencia, siempre y cuando esté certificado.
14. RECAUDO ACUMULADO CON RECONOCIMIENTO: es el valor acumulado de los reconocimientos aceptados y certificados.
15. RESPONSABLE DEL PRESUPUESTO: nombre, cargo y firma del funcionario responsable de la Subdirección Financiera de la Entidad.
16. ORDENADOR DEL GASTO: nombre, cargo y firma del funcionario delegado como ordenador del gasto.
FORMATO CÓDIGO 8001007
ANEXO No. 7
INSTRUCTIVO PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL FORMATO DE EJECUCIÓN DEL PRESUPUESTO DE GASTOS E INVERSIÓN
1. ENTIDAD: nombre de la Entidad y código asignado por la Secretaría de Hacienda.
2. UNIDAD EJECUTORA: se relaciona de acuerdo a la asignación de la Secretaría de Hacienda.
3. CÓDIGO: identificación del código de cada una de las cuentas.
4. NOMBRE: nombre del rubro.
5. PRESUPUESTO INICIAL: registra el valor inicial del presupuesto.
6. MODIFICACIONES MES: incorpora los aumentos o disminuciones del presupuesto.
7. MODIFICACIONES ACUMULADAS: sumatoria de los movimientos de la vigencia.
8. APROPIACIÓN VIGENTE: Es el presupuesto originado para la vigencia.
9. SUSPENSIÓN: Valor de la vigencia asignado por la Secretaria de Hacienda Distrital que no se puede ejecutar.
10. DISPONIBLE: Presupuesto asignado menos el valor disponible.
11. TOTAL COMPROMISOS MES: Valor que garantiza los recursos definitivamente para un gasto determinado.
12. TOTAL COMPROMISOS ACUMULADOS: Sumatoria de los compromisos expedidos durante la vigencia.
13. EJECUCIÓN PRESUPUESTAL %: porcentaje de lo recaudado en la vigencia.
14. AUTORIZACIÓN GIRO MES: Valor girado por tesorería durante la vigencia.
15. AUTORIZACIÓN GIRO ACUMULADO: Sumatoria del valor girado por tesorería durante la vigencia.
16. EJECUCIÓN AUTORIZACIÓN GIRO %: Registra el porcentaje de giros realizados durante la vigencia.
17. RESPONSABLE DEL PRESUPUESTO: nombre, cargo y firma del funcionario responsable de la Subdirección Financiera de la Entidad.
18. ORDENADOR DEL GASTO: nombre, cargo y firma del funcionario delegado como ordenador del gasto.
7.6.2. Informe de Rendición de Cuenta Mensual y Trimestral
|
No |
RESPONSABLE |
ACTIVIDAD |
REGISTROS |
PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES |
|
1. |
Profesional Especializado y/o
Universitario de
presupuesto |
Recibe de Tesorería copia de los recibos de caja por ingresos que tienen afectación presupuestal diferentes a transferencias incorporando en el sistema la información correspondiente. |
Ejecución Presupuestal |
|
|
2. |
Profesional Especializado y/o Universitario de
presupuesto |
Elaboran cuadro informe de ejecución del presupuesto de ingresos, conjuntamente con tesorería. Anexo 7 del procedimiento de tesorería.
Verifica, las operaciones de los gastos efectivamente pagados y acumulados en el respectivo mes, por cada rubro presupuestal.
Si no están correctas analiza las diferencias y procede hacer los ajustes en conjunto con las dependencias de tesorería y contabilidad. Una vez realizada la acción se procede a imprimir nuevamente la ejecución presupuestal con corte a la fecha de presentación del informe.
Si es correcto imprime copias para las áreas que intervienen en el cierre mensual (Tesorería, contabilidad, profesional encargado del manejo del PREDIS y el archivo).
Elabora trimestralmente informes ejecutivos y cuadros comparativos de acuerdo a la normatividad vigente emanada por la Secretaria de Hacienda y demás entes que lo solicitan. |
Informe y cuadros comparativos de presupuesto |
Observación
Revisión mensual entre las áreas de Presupuesto y Tesorería de los ingresos y giros tesorales. |
|
3. |
Profesional Especializado y/o Universitario de
presupuesto |
Recopila la información de las áreas involucradas en el informe de rendición mensual de la cuenta de acuerdo a la normatividad vigente para firma del representante legal y posterior remisión a las entidades a quienes debe llegar la cuenta. |
|
|
|
4. |
Profesional Especializado y/o Universitario de
presupuesto |
Entrega a la Secretaria de la Subdirección Financiera documentos revisados para firma del Subdirector Financiero. |
|
|
|
5. |
Secretaria Subdirección Financiera |
Solicita a Grupos de contratos cuadro reporte de liquidación de los contratos y contratos celebrados en el mes que se va a rendir la cuenta.
Consolida la información de tesorería, presupuesto, contratos para ser presentadas a las entidades que la requieren.
Prepara memorando con destino al Director de Apoyo al Despacho para firma del Subdirector Financiero con proyecto de oficio remisorio de la cuenta para firma del Señor Contralor. |
Memorando
|
Observación
información de presupuesto
Cuadro Informe Ejecución presupuestal de ingresos Anexo 7 de la Secretaria de Hacienda, Ejecución presupuestal de gastos, Ejecución de PREDIS
Copia de Resolución de modificaciones al presupuesto. |
|
6. |
Secretaria Subdirección Financiera |
Envía para firma del Contralor el oficio remisorio de la cuenta con sus documentos soportes. |
|
|
|
7. |
Contralor |
Firma oficio remisorio de la cuenta y devuelven a la Subdirección Financiera. |
Oficio |
|
|
8. |
Secretaria Subdirección Financiera |
Elabora y remite memorandos con las copias de la cuenta junto con los documentos soportes a las Entidades externas y dependencias internas. |
Memorandos |
Observación Entidades externas: Personería de Bogotá, Concejo Distrital, Secretaría Distrital de Planeación y Auditoria Fiscal ante la Contraloría de Bogotá. Dependencias internas: Dirección de Planeación y Dirección de Economía y Finanzas Distritales. |
7.6.3. Informes de Rendición Cuenta Anual
|
No |
RESPONSABLE |
ACTIVIDAD |
REGISTROS |
PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES |
|
1. |
Subdirector Financiero , Profesional Especializado de
presupuesto |
Recibe de la Secretaría Distrital de Hacienda, Auditoria Fiscal y Auditoria General los lineamientos y criterios para la rendición de cuenta anual. |
|
. |
|
2. |
Profesional Universitario y/o Profesional Especializado de
presupuesto |
Realiza el cierre anual de presupuesto e Imprime la ejecución presupuestal a 31 de diciembre de cada vigencia.
Entrega copia de la ejecución presupuestal a tesorería y contabilidad. |
Ejecución Presupuestal Vigencia |
Observación
El cierre anual se realiza de acuerdo a la normatividad vigente e instrucciones y plazos establecidos por cada ente a donde se envía la información presupuestal. |
|
3. |
Profesional Universitario y/o Profesional Especializado de
presupuesto |
Recibe de Tesorería
* Cuadro de las cuentas por pagar para el informe anual de las cuentas pendientes de giro tesoral.
* Informe del PAC. |
|
|
|
4. |
Profesional Universitario Tesorero(a)
General |
Revisa giros tesorales reportados en la ejecución presupuestal frente al PAC, libros auxiliares de bancos y cuentas por pagar a 31 de diciembre de cada vigencia. |
|
|
|
5. |
Profesional Universitario y/o Profesional Especializado de
presupuesto |
Revisa y analiza la ejecución presupuestal a 31 de diciembre de la vigencia.
Realiza cruce con contabilidad y tesorería de los saldos que muestra la ejecución en los giros presupuestales y tesorales y la apropiación vigente. |
|
Punto de Control
Revisión y análisis de los saldos de la ejecución entre las tres áreas.
|
|
6. |
Profesional Universitario, y/o Profesional Especializado de
Presupuesto , Profesional Universitario y/o Tesorero(a)
General |
Revisa con tesorería los ingresos por reintegros y/o otros conceptos que afecten la ejecución presupuestal de ingresos Anexo No. 5 del Procedimiento de Tesorería.
Revisa la ejecución de gastos e inversión. Anexo 8. |
|
|
|
7. |
Profesional Universitario y/o Profesional Especializado de
presupuesto |
Constituye las reservas presupuestales y demás informes para ser presentados ante la Secretaría de Hacienda y Auditoría Fiscal diligenciando los formatos concernientes en cada vigencia.
Entrega al Subdirector(a) Financiero (a) para su firma y posterior envío. |
Cuadro de Reservas presupuestales, informes
|
Observación
Los formatos que se deben entregar:
Formato de reservas, acta de anulación, ejecución presupuestal entre otros. |
|
8. |
Subdirector(a) Financiero (a) |
Revisa, firma y entrega a la secretaria de la Subdirección Financiera para su posterior envío. |
|
|
|
9. |
Secretaria Subdirección Financiera |
Recibe y consolida los informes de la cuenta anual para ser presentada ante la Secretaria de Hacienda y la Auditoria Fiscal.
Elabora Oficio de envío y continúa ejecutando a partir de la actividad No. 5 del procedimiento Informe de Rendición de Cuenta Mensual y Trimestral. |
|
Observación
Una vez entregados los informes a la Secretaria de Hacienda Distrital, Auditoría se da inicio al diligenciamiento de los formatos que deben presentarse ante la Auditoria General de la República. |
|
10. |
Profesional Universitario y/o Profesional Especializado de
presupuesto |
Diligencia los formatos de rendición de la cuenta anual ante la Auditoria General: (Formato 7 Ejecución presupuestal de Egresos, Formato 8 Modificaciones al Presupuesto, Formato 10 Ejecución Reserva Presupuestal) y demás los formatos que la Auditoria General solicite.
Reúne la documentación que soporta la información reportada.
Revisa e imprime y signatura los formatos respectivos. |
Formatos |
|
|
11. |
Profesional Universitario y/o Profesional Especializado de
presupuesto |
Entrega debidamente firmado al funcionario responsable de la Subdirección Financiera de la consolidación de los informes y/o formatos de la Auditoría General y posterior envió a la Dirección de Planeación para la consolidación de la cuenta de la contraloría de Bogotá, D.C |
|
Observación
Todos los formatos deben ir con el Vo.BO., del responsable de cada área una vez revisados y aprobados. |
|
12. |
Técnico y/o Profesional
(Funcionario responsable) |
Reúne, revisa la documentación, saca fotocopias y elabora memorando para firma del Subdirector Financiero y entrega a la Dirección de Planeación de acuerdo a los instructivos recibidos, dejando copia del recibido del memorando a la Dirección Administrativa. |
Memorando |
Observación
Se archiva una copia en una z con la información de la Subdirección para consulta y demás fines pertinentes |
ANEXO No. 8
FORMATO CÓDIGO 80010008
Nota: El formato es diseñado y suministrado por la Secretaria de Hacienda.
ANEXO No. 8
INSTRUCTIVO PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL FORMATO DE I INFORME DE
EJECUCIÓN DEL PRESUPUESTO
DE GASTOS E INVERSIONES
1. EMPRESA: código de la Entidad.
2. NOMBRE: nombre de la Entidad.
3. MES: periodo que se rinde.
4. UNIDAD EJECUTORA: nombre del De responsable.
5. VIGENCIA FISCAL: año de la vigencia que sé esta ejecutando.
6. CÓDIGO: identificación del número de la nomenclatura de la cuenta de acuerdo con el plan de cuentas.
7. NOMBRE: nombre del rubro
8. PRESUPUESTO INICIAL: registra el valor inicial del presupuesto para la vigencia Fiscal.
9. MODIFICACIONES MES: incorporan los aumentos o disminuciones del presupuesto.
10. MODIFICACIONES ACUMULADAS: sumatoria de los movimientos de la vigencia.
11. PRESUPUESTO VIGENTE: valor del presupuesto asignado para cada cuenta para la vigencia fiscal.
12. SUSPENSIÓN: valor suspendido del presupuesto que no se puede ejecutar hasta tanto no sea autorizado por la Secretaría de Hacienda.
13. PRESUPUESTO DISPONIBLE: registro de valores asignados para ejecutar durante la vigencia fiscal.
14. COMPROMISO DEL MES: registro de los recursos que financian los compromisos adquiridos por la entidad.
15. COMPROMISOS ACUMULADOS: sumatoria de los compromisos adquiridos durante la vigencia en el tiempo transcurrido de la misma.
16. EJECUCIÓN PRESUPUESTAL: porcentaje de ejecución acumulada sobre el total del presupuesto de la vigencia por 100.
17. AUTORIZACIÓN DE GIRO EN EL MES: valor girado por Tesorería en el mes del reporte.
18. AUTORIZACIÓN DE GIRO ACUMULADA: acumulado de giros efectuados durante la vigencia en el tiempo transcurrido.
19. PORCENTAJE DE AUTORIZACIÓN DE GIRO: porcentaje de ejecución de giro sobre el total del presupuesto de la vigencia por 100.
PROCEDIMIENTO PARA EL MANEJO DE CONTABILIDAD
HISTORIAL DE CAMBIOS
|
VERSIÓN |
Nº DEL ACTO ADMINISTRATIVO QUE LO ADOPTA Y FECHA |
NATURALEZA DEL CAMBIO |
|
1.0
|
R.R. 046 de Diciembre 22 de 2005. |
Como resultado del proceso de actualización y mejoramiento de los procedimientos de la Subdirección Financiera se tuvieron en cuenta las recomendaciones realizadas por las auditorías y los cambios contemplados en el "Modelo Estándar de Control Interno" MECI, en referencia con las observaciones y puntos de control e igualmente se mejoraron en su conjunto las actividades y los registros adjuntos.
Por lo expuesto anteriormente se modifican todas las páginas del procedimiento para el manejo de Contabilidad, contemplados en la R.R. 046 de diciembre 22 de 2005 versión 1.0.
|
|
2.0 |
R.R. 035
30 Dic 2009 |
|
PROCEDIMIENTO PARA EL MANEJO DE LA CONTABILIDAD
CÓDIGO: 8002
VERSIÓN No. 2.0
Fecha: 22 DIC 2009
|
REVISADO POR: |
Director Administrativo y Financiero (AF)
CARGO |
José de Jesús Gil Barreto
NOMBRE |
FIRMA |
|
APROBADO POR: |
Director Técnico de Planeación
CARGO |
Elegir Eduardo Pinto Díaz
NOMBRE |
FIRMA |
|
COPIA Nº |
Nº DE PAGINAS: 30 |
1. OBJETIVO(S):
Normalizar las actividades que deben desarrollarse para registrar los actos administrativos de la Entidad que posean registró presupuestal y que generen posibles obligaciones cumpliendo con la obligación legal de presentar la información contable requerida tanto internamente como externamente.
2. ALCANCE:
* PROCEDIMIENTO DE VALIDACIÓN
Inicia cuando el Profesional Especializado y/o Universitario de Contabilidad recibe de presupuesto y de tesorería los documentos tales como: decreto de liquidación, registros, adiciones, contracréditos resoluciones de traslados, de los movimientos realizados en el área de presupuesto y recibos de caja para realizar los registros contables por reintegros y termina cuando el Profesional Especializado y/o Universitario de Contabilidad, Presupuesto, Tesorería realizan los cruces de la información presupuestal, tesoral y contable efectuando los ajustes necesarios para formalizar el cierre mensual, semestral y anual en el sistema financiero vigente, presentando los informes a que haya lugar en cada área.
* PROCEDIMIENTO DE CAUSACIÓN CONTABLE
Este procedimiento inicia cuando el Profesional Especializado y/o Universitario de Contabilidad recibe de presupuesto, central de cuentas y/o secretaria de la subdirección financiera los documentos soportes de las obligaciones y/o compromisos que afectan los estados Financieros de la Entidad y termina cuando el Profesional Especializado y/o Universitario de Contabilidad entrega a profesional de presupuesto comprobante de causación contable para dar inicio al Procedimiento Giro Presupuestal y/o Elaboración de la Orden de Pago, "8001" numeral 7.5 y entrega a profesional encargado del procedimiento de causación de Nómina los registros contables de pagos definitivos inherentes a la nómina, resolución de ordenación del pago y prestaciones definitivas soportado con el registro presupuestal para dar inicio al procedimiento de causación de la nómina numeral 7.3
* PROCEDIMIENTO DE CAUSACIÓN DE NÓMINA
Este procedimiento inicia cuando el Profesional Universitario recibe del profesional especializado de contabilidad medio magnético y documentos soportes de la nómina y termina cuando el Profesional Especializado y/o Universitario de contabilidad entrega a profesional de presupuesto comprobante de causación contable para dar inicio al procedimiento Giro Presupuestal y/o Elaboración de la Orden de Pago.
* PROCEDIMIENTO REGISTRO CONTABLE DE CESANTÍAS
Este procedimiento inicia cuando el Director de Talento Humano envía vía Outlook e impreso el reporte correspondiente del mes de las cesantías de los funcionarios afiliados a FONCEP y termina cuando el profesional universitario de Contabilidad archiva soportes con copia de los anexos y el informe de la Dirección de Talento Humano como control y verificación de las mismas.
* PROCEDIMIENTO DE GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADO
Este procedimiento inicia cuando el Profesional Universitario de Contabilidad Imprime, analiza los libros auxiliares que conforman la cuenta gastos pagados por anticipado correspondientes a la causación generada en el mes y termina cuando el Profesional Universitario de Contabilidad archiva el comprobante de diario con sus soportes.
* MULTAS IMPUESTAS POR LA CONTRALORIA DE BOGOTA
Este procedimiento inicia cuando la Secretaria de la Subdirección Financiera radica el oficio remisorio junto con la respectiva copia de resoluciones debidamente ejecutoriada de imposición de multas y termina cuando la Secretaria de la Subdirección Financiera remite con memorando el cuadro de Excel a la Subdirección de Jurisdicción Coactiva para los fines pertinentes.
* PROCEDIMIENTO DE SALDOS DE LAS RESERVAS PRESUPUESTALES Y PASIVOS EXIGIBLES EN CUENTAS DE PLANEACION Y TESORERIA
Este procedimiento inicia cuando el Profesional Universitario de Presupuesto Imprime ejecución presupuestal y Profesional de Contabilidad imprime anexos de cuentas de reservas y/o pasivos exigibles y termina cuando el Profesional Especializado o Universitario Subdirección Financiera da inicio a los procedimientos de presupuesto, contabilidad y/o tesorería una vez aprobados los pagos de acuerdo a las especificaciones del caso.
* PROCEDIMIENTO FLUJO Y CONCILIACIÓN DE INFORMACIÓN ENTRE AREAS
Este procedimiento inicia cuando la Secretaria Subdirección Financiera recibe y radica oficio con documentos comprobatorios de algunas áreas que integran la Contraloría Distrital para su contabilización y cruces a los que haya lugar y termina cuando la Secretaria de la Subdirección Financiera archiva original de estados financieros y los mantiene en guarda y custodia.
* PROCEDIMIENTO DE CIERRE TRIMESTRAL Y ANUAL
Este procedimiento inicia cuando el Profesional Especializado de Contabilidad recibe de las diferentes dependencias de la Entidad la información que reportan para realizar los registros contables a que haya lugar y termina cuando el Técnico y/o Profesional (Funcionario responsable) reúne, revisa la documentación, saca fotocopias y elabora memorando para firma del Subdirector Financiero y entrega a la Dirección de Planeación de acuerdo a los instructivos recibidos, dejando copia del recibido del memorando a la Dirección Administrativa.
3. BASE LEGAL:
Resolución de la Contaduría General de la Nación Nº 400 DE 2000 y todas sus modificaciones "Por la cual se adopta el nuevo plan general de contabilidad pública y se dictan otras disposiciones". y sus resoluciones modificatorias.
Decreto 522 de 2003 del Ministerio de Hacienda y Crédito Publico. "Por el cual se reglamentan parcialmente la Ley 788 de 2002 y el Estatuto Tributario" y sus resoluciones modificatorias.
Decreto Nacional 624 De 1989 Modificado por el Decreto Nacional 3258 de 2002 y las Leyes 383 de 1997, 488 de 1998 y 863 de 2003, "por el cual se expide el Estatuto Tributario de los impuestos administrados por la Dirección General de Impuesto Nacionales." Y sus decretos reglamentarios.
Decreto Distrital 807 de 1993 "por el cual se armonizan el procedimiento y la administración de los tributos distritales con el Estatuto Tributario Nacional y de dictan otras disposiciones." Adicionado por el Decreto Distrital 362 de 2002 "Por el cual se actualiza el procedimiento tributario de los diferentes impuestos distritales, de conformidad con su naturaleza y estructura funcional".
Resolución de la Contaduría General de la Nación Nº 248 DE 2007 "Por la cual se establece la información a reportar, los requisitos y los plazos de envío a la Contaduría General de la Nación"
Resolución No. 357 del 23 de Julio de 2008, "Por la cual se adopta el procedimiento de control interno contable y de reporte del informe anual de evaluación a la Contaduría General de la Nación".
4. DEFINICIONES:
BANCO: Establecimiento de origen privado o público, vigilado por la Superintendencia Bancaria, que debidamente autorizado por la ley, admite dinero en forma de depósito para que en unión de recursos propios, pueda conceder préstamos, descuentos y en general, todo tipo de operaciones financieras.
BALANCE GENERAL: Informe o estado que refleja la situación financiera, económica y social de un ente público, expresada en unidades monetarias a una fecha determinada y revela la totalidad de sus bienes, derechos, obligaciones y la situación del patrimonio.
CAUSACIÓN: Los hechos financieros, económicos y sociales deben registrarse en el momento en que sucedan, independientemente del instante en que se produzca la corriente de efectivo que se deriva de estos.
COMPROBANTES DE CONTABILIDAD: Documentos en los que se resumen las operaciones financieras, económicas y sociales del ente público y sirven de fuente para registrar los movimientos en el libro correspondiente.
ESTADO DE ACTIVIDAD FINANCIERA, ECONÓMICA Y SOCIAL: Informe que señala la actividad financiera, económica y social de un ente público y revela el flujo de recursos percibidos y consumidos en cumplimiento de su función administrativa o cometido estatal, expresados en términos monetarios, durante un periodo determinado.
ESTADOS CONTABLES BÁSICOS: Comprende aquellos que preparan los entes públicos al cierre de un período, en desarrollo de políticas sobre información institucional, con el fin de proporcionar lo relacionado con la situación financiera, económica y social del ente público, los resultados y la generación de flujos de fondos.
LIBRO DIARIO: Contiene dentro de los débitos y créditos de las cuentas, el registro detallado cronológico y preciso de las operaciones realizadas, extraídos de los comprobantes de contabilidad.
LIBRO MAYOR: Contiene los saldos de las cuentas del mes anterior, así como las sumas de los movimientos débitos y créditos de cada una de las cuentas del respectivo mes, tomadas del libro diario y el saldo final del mismo mes.
LIBROS AUXILIARES: Contienen el detalle de los registros contables necesarios para el control de las operaciones, elaborados con base en los comprobantes de contabilidad o en los documentos soporte. Dichos registros corresponden al nivel auxiliar del Catálogo General de Cuentas.
NOTA CRÉDITO: Documento emitido por el vendedor para el comprador que indica la voluntad del vendedor de reducir (acreditar) la cuenta por cobrar del comprador como resultado de una devolución o una rebaja en ventas.
NOTA DEBITO: Documento emitido por el comprador para el vendedor que señala reducción (debito) de la cuenta por pagar del vendedor como resultado de una devolución o rebaja en una compra.
NOTA CRÉDITO BANCARIA: Documento emitido por BANCO que sirve de soporte para el registro de un valor abonado o acreditado a la Cuenta Corriente o de ahorros por conceptos de intereses o rendimientos ganados, devolución IVA, ajustes, entre otros, a favor del titular de la Cuenta.
NOTA DEBITO BANCARIA: Documento emitido por el BANCO para registrar el cobro o cargo de algún servicio tal como: comisiones, remesas, manejo de cuenta, ajustes, etc.
5. REGISTROS:
PROCEDIMIENTO DE VALIDACIÓN
Comprobante de contabilidad.
PROCEDIMIENTO DE CAUSACIÓN CONTABLE
Comprobante de Causación
PROCEDIMIENTO DE CAUSACIÓN DE NÓMINA
Comprobante causación nómina
PROCEDIMIENTO REGISTRO CONTABLE DE CESANTÍAS
Comprobante de cesantías
Informe
PROCEDIMIENTO DE GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADO
Comprobante Amortización
MULTAS IMPUESTAS POR LA CONTRALORIA DE BOGOTA
Comprobante de Contabilidad
Cuadro en hoja electrónica
PROCEDIMIENTO DE SALDOS DE LAS RESERVAS PRESUPUESTALES Y PASIVOS EXIGIBLES EN CUENTAS DE PLANTACIÓN Y TESORERÍA
Memorando
Relación de Contratos
Acta de Anulación de Saldos de Reservas
Comprobante de Contabilidad
PROCEDIMIENTO FLUJO Y CONCILIACIÓN DE INFORMACIÓN ENTRE DEPENDENCIAS
Comprobante de Contabilidad
PROCEDIMIENTO DE CIERRE TRIMESTRAL Y ANUAL
Informes
Balance de Prueba
Anexos
Estados Financieros
Formatos
Notas contables
Formatos AGR
Memorando
6. ANEXOS:
Formato de cuenta de cobro (Anexo No. 1) Código de Formato 8002001
Formato de gastos pagados por anticipado (Anexo No. 2) Código de Formato 8002002
Formato de Relación multas pendientes (Anexo 3) Código de Formato 80020003
Formato de Cruce de saldos entre contabilidad y almacén general(anexo 3) Código de formato 80020003
Formato de Cruce de saldos entre contabilidad y el área de inventarios (Anexo 4) Código de Formato 80020004
7. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
7.1. PROCEDIMIENTO DE VALIDACIÓN
|
No |
RESPONSABLE |
ACTIVIDAD |
REGISTROS |
PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES |
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1. |
Profesional Especializado y/o Universitario de de Contabilidad |
Recibe de presupuesto y de tesorería los documentos tales como: decreto de liquidación, registros, adiciones, contracréditos resoluciones de traslados, de los movimientos realizados en el área de presupuesto y recibos de caja para realizar los registros contables por reintegros. |
|
Observación:
Al iniciar la vigencia se carga en el sistema financiero vigente la apropiación inicial en los rubros aprobados de acuerdo al decreto de liquidación expedido por la Secretaria de Hacienda |
|
2. |
Profesional Especializado y/o Universitario de Contabilidad |
Recibe y verifica los documentos de presupuesto comparando el tipo de documento a validar, el objeto, valor, proveedor y rubros presupuestales, Si es correcto procede a realizar la validación de la siguiente forma:
Ingresa al sistema financiero módulo contable citando el comprobante generado por presupuesto teniendo en cuenta el número de documento y/o número del registro presupuestal.
Imprime comprobante de contabilidad generado.
En caso de no cumplir con los requisitos, devuelve a presupuesto para subsanar las inconsistencias o complementar la documentación faltante. |
Comprobante de contabilidad |
Punto de Control
Contabilidad revisa y verifica que tanto los rubros como los valores se encuentren registrados en el sistema. |
|
3. |
Profesional Especializado y/o Universitario de contabilidad |
Una vez realizada la validación de los comprobantes en contabilidad da inicio al Procedimiento de Causación Contable. "8002", numeral 7.2
|
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|
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4. |
Profesional Especializado y/o Universitario de contabilidad |
1. Recibe de tesorería los recibos de caja por reintegros, verifica el recibo de caja, valor, concepto y el nit de quién esta realizando devoluciones junto con los documentos soportes, si están correctos realiza la codificación contable y entrega a presupuesto para los registros presupuestales correspondientes.
Si no es correcto: devuelve a tesorería para los ajustes correspondientes. |
|
|
|
5. |
Profesional Especializado y/o Universitario de presupuesto |
Ingresa al sistema financiero modulo presupuesto y busca el registro presupuestal a afectar por el tipo y número de documento registrado en el recibo de caja.
Realiza las reducciones por reintegros de los recibos de caja afectando las órdenes de pago, los registros presupuestales y/o certificados de disponibilidad en caso necesario de acuerdo a la devolución y/o reintegro a efectuar. |
|
|
|
6. |
Profesional Especializado y/o Universitario de contabilidad |
Ingresa mensualmente previo al cierre contable al sistema financiero vigente generando en forma automática el comprobante de contabilidad de adiciones y reducciones al presupuesto. |
Comprobante de contabilidad |
|
|
7. |
Profesional Especializado y/o Universitario de contabilidad, presupuesto y tesorería |
Realizan los cruces de la información presupuestal, tesoral y contable efectuando los ajustes necesarios para formalizar el cierre mensual, semestral y anual en el sistema financiero vigente, presentando los informes a que haya lugar en cada área |
|
|
7.2 PROCEDIMIENTO DE CAUSACIÓN CONTABLE
|
No |
RESPONSABLE |
ACTIVIDAD |
REGISTROS |
PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES |
|
1. |
Profesional Especializado y/o Universitario de Contabilidad |
Recibe de presupuesto, central de cuentas y/o secretaria de la subdirección financiera los documentos soportes de las obligaciones y/o compromisos que afectan los estados Financieros de la Entidad. |
|
Observación
compromisos y/o obligaciones que adquiere la entidad se hallan convenios, contratos, resoluciones, facturas de servicios públicos, avances, anticipos, comisiones, apertura de cajas menores, reembolsos, nómina de funcionarios entre otros etc. |
|
2.
|
Profesional Especializado y/o Universitario de contabilidad |
Recibe de Central de Cuentas:
Formato cuenta de cobro "Modelo De Documento Equivalente a Factura","Anexo 1" y del procedimiento de pagos "8005" los documentos soportes de acuerdo al "Anexo 1" y el Formato Hoja de Ruta Interna "Anexo 2" |
|
Observación
Art. 3 Decreto 522 de marzo de 2003
Formatos de la referencia códigos 8005001 y 8005002 del procedimiento para pagos |
|
Recibe del área de Presupuesto
Registro presupuestal con los documentos soportes que dieron origen al mismo y/o Planilla única y cuadro resumen de pagos de nómina, con los documentos soportes. |
|
|
|
3. |
Profesional Universitario de Contabilidad |
Revisa que los documentos soportes recibidos de presupuesto o de central cuentas estén completos y acordes con el registro presupuestal.
Coteja el objeto, valor, forma de pago, registro presupuestal.
En el evento de que los soportes no estén correctos, devuelve a central de cuentas o al área de Presupuesto para los ajustes y fines a que haya lugar.
Si esta en regla :
1. Ingresa al sistema financiero validando el comprobante de causación contable, citando el número del documento que se encuentra en el registro presupuestal.
2. Verifica la información que trae en forma automática el sistema con los respectivos soportes y procede a efectuar las deducciones si supera los mínimos de ley conforme a las normas vigentes.
3. Procede a verificar las cuentas contables, presupuestales y demás información contenida en el documento soporte una vez realizado el proceso anterior
4. Imprime comprobante de causación contable y libro auxiliar por tercero dependiendo del registro dejando refrendado con su firma. |
Comprobante de Causación
|
Punto de Control
Revisa el régimen al cual pertenece, Se detecta en la factura o el contrato.
.
|
|
4. |
Profesional Especializado y/o Universitario de Contabilidad |
Entrega a profesional de presupuesto comprobante de causación contable para dar inicio al Procedimiento Giro Presupuestal y/o Elaboración de la Orden de Pago.
|
|
|
ANEXO NO. 1
FORMATO DE CUENTA DE COBRO
CUENTA DE COBRO
MODELO DE DOCUMENTO EQUIVALENTE A FACTURA
(Art. 3 Decreto 522 de Marzo de 2003)
LA CONTRALORÍA DE BOGOTÁ D.C.
NIT __________________________
DEBE A:
--------------------------------------------------------------------------- NIT (CC) --------------------------------
la suma de: -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- ($-------------------------------------------------) M/cte
por concepto de :______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Contrato No. -------------------------------------------------------
Fecha de inicio __________________ ____Fecha de terminación ____________________
Valor Total $________________________________
Saldo a la fecha $___________________________meses( )
Fecha: -------------------------------------------------------
Registro único Tributario (RUT): -------------------------------------------------------
Cordialmente,
C.C. : _____________________________
Dirección: _____________________________-
Teléfonos: _____________________________
FORMATO CÓDIGO 8002001
7.3 PROCEDIMIENTO DE CAUSACIÓN DE NÓMINA
|
No |
RESPONSABLE |
ACTIVIDAD |
REGISTROS |
PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES |
|
1. |
Profesional universitario de contabilidad |
Recibe del profesional especializado de contabilidad medio magnético y documentos soportes de la nómina. |
|
|
|
2. |
Profesional universitario de contabilidad |
1. Copia información contenida en medio magnético al disco duro asignándole un nombre
2. Ingresa al sistema módulo contable la información, teniendo en cuenta nombre del archivo copiado en el paso anterior, digitando el documento y número asignado en el Registro Presupuestal de la nómina (Régimen Nuevo como Régimen Antiguo).
3. Valida el comprobante de registro de compromisos contable que se genera y verifica las cuentas contables como presupuestales y demás información contenida en el comprobante de acuerdo a la documentación soporte.
4. Imprime el comprobante de causación de nómina, adjunta la documentación concerniente.
5. Valida con su firma.
6. Entrega a Profesional Especializado, para su revisión y verificación validando con su firma. |
Comprobante causación nómina |
Punto de Control
Registro presupuestal, resumen de la nómina |
|
3. |
Profesional Especializado y/o Universitario de contabilidad |
Entrega a profesional de presupuesto comprobante de causación contable para dar inicio al Procedimiento Giro Presupuestal y/o Elaboración de la Orden de Pago. |
|
|
7.4 PROCEDIMIENTO REGISTRO CONTABLE DE CESANTÍAS
|
No |
RESPONSABLE |
ACTIVIDAD |
REGISTROS |
PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES |
|
1. |
Director de Talento Humano |
Envía vía Outlook e impreso el reporte correspondiente del mes de las cesantías de los funcionarios afiliados a FONCEP |
|
Punto de Control
El mismo día que se recibe por Outlook la información de cesantías la Dirección de Talento Humano debe radicar el documento impreso debidamente firmado y fechado, para evitar cambios de la información. |
|
2. |
Profesional universitario de contabilidad |
Copia el archivo recibido en el disco duro.
Organiza la información contenida en el archivo dejando los campos de cédula, nombre, monto de cesantías y pagos.
Requisitos del archivo:
1. Nombre archivo debe contener 8 caracteres y en formato ASCII.
2. Valor debe quedar en mayúscula alineado a la izquierda formato número
3. Cédula alineada a la izquierda sin puntos ni comas. |
|
. |
|
3. |
Profesional universitario de contabilidad |
Ingresa al Sistema Financiero vigente una vez organizado el archivo, validando el archivo copiado en el disco duro seleccionando el Módulo de reportes - verificación diferencia cesantías para crear el Comprobante de Registro de Cesantías.
|
Comprobante cesantías |
Observación
Cualquier cambio que se requiera por parte de la Dirección de Talento Humano en la información suministrada de cesantías debe ser informado por escrito a la Subdirección Financiera, |
|
4. |
Profesional universitario de contabilidad |
Archiva soportes con copia de los anexos y el informe de la Dirección de Talento Humano como control y verificación de las mismas. |
Informe |
|
7.5. PROCEDIMIENTO DE GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADO
|
No |
RESPONSABLE |
ACTIVIDAD |
REGISTROS |
PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES |
|
1. |
Profesional Universitario De Contabilidad |
Imprime, analiza los libros auxiliares que conforman la cuenta gastos pagados por anticipado correspondientes a la causación generada en el mes. |
|
Observación
Se debe tener en cuenta la cuenta contable 19 Gastos pagados por anticipado. |
|
2. |
Profesional universitario de contabilidad |
1. Actualiza cuadro en hoja electrónica incluyendo las novedades generadas por gastos pagados por anticipado del mes, realizando la respectiva amortización.
2. Incorpora en el sistema financiero vigente las novedades creando el comprobante de amortización contable al finalizar el cierre contable del mes.
3. Imprime nuevamente los auxiliares contables y coteja movimientos y saldos con el Formato Gastos Pagados Por Anticipado "Anexo 2 |
Comprobante Amortización |
|
|
3. |
Profesional Especializado de contabilidad |
Recibe y revisa que la información del comprobante de diario, Anexo 2 y libros auxiliares se encuentre correcta.
Si está bien refrenda y devuelve al Profesional Universitario de Contabilidad para archivar.
De lo contrario devuelve para realizar las correcciones del caso. |
|
|
|
4. |
Profesional universitario de contabilidad |
Archiva el comprobante de diario con sus soportes. |
|
|
FORMATO CÓDIGO 8002002
ANEXO No. 2
INSTRUCTIVO PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL FORMATO
GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADO
1. AMORTIZACIÓN MES DE: identificación del mes correspondiente a la elaboración del formato.
2. FECHA: día, mes y año de elaboración.
3. BENEFICIARIO: nombre de la persona con quien la entidad adquirió el servicio.
4. CONCEPTO: descripción del servicio.
5. FACTURA: numero correspondiente a la factura del gasto clasificado como Gasto Pagado por Anticipado.
6. VIGENCIA: período de duración del servicio, se indica desde cuando hasta donde va el periodo de amortización.
7. VALOR: monto del servicio.
8. DOCUMENTO SISTEMA: tipo de documento y número.
9. SALDO MES: monto abonado durante el mes por el servicio respectivo.
10. MES: cuota de amortización correspondiente al mes respectivo.
11. TOTAL: monto total de los servicios adquiridos.
7.6 PROCEDIMIENTO DE MULTAS IMPUESTAS POR LA CONTRALORIA DE BOGOTA
|
No |
RESPONSABLE |
ACTIVIDAD |
REGISTROS |
PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES |
|
1. |
Secretaria
Subdirección Financiera |
Radica el oficio remisorio junto con la respectiva copia de resoluciones debidamente ejecutoriada de imposición de multas. |
|
|
|
2. |
Profesional Universitario de Contabilidad
|
Verifica si las multas que se encuentran relacionadas en la Resolución están incorporadas en el sistema financiero vigente.
Si no da inicio al registro en cuentas de orden verificando que el tercero se encuentre registrado en la Base de Datos de no estar creado, solicita al profesional de presupuesto o tesorería la creación del tercero y da inicio a efectuar el registro contable.
Imprime, revisa el comprobante de contabilidad generado de los registros de multas. |
Comprobante de Contabilidad |
|
|
3. |
Profesional Universitario de Contabilidad |
Archiva copia de la resolución en la carpeta de multas. |
|
|
|
4. |
Profesional Universitario de Contabilidad |
Imprime auxiliar de las multas impuestas al final del mes.
Actualiza cuadro en Excel de las multas nuevas y las canceladas.
Revisa con libro auxiliar.
Pasa a secretaria de la Subdirección Financiera. |
Cuadro en hoja electrónica |
|
|
5. |
Secretaria
Subdirección Financiera |
Remite con memorando el cuadro de Excel a la Subdirección de Jurisdicción Coactiva para los fines pertinentes. |
|
Punto de Control
Conciliación de saldos de multas entre Jurisdicción Coactiva y Subdirección Financiera. |
|
ANEXO 3 |
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|
CONTRALORIA DE BOGOTA |
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RELACION MULTAS PENDIENTES A MES / DÍA/ AÑO |
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EXPEDIENTE |
C,C, No. |
NOMBRE |
RESOLUCION No. |
ENTIDAD |
VALOR |
VALOR |
SALDO |
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No. |
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FECHA |
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MULTA |
PAGADO |
ACTUAL |
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TOTALES |
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0,00 |
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PREPARÓ REVISÓ |
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|
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|
FORMATO CÓDIGO 8002003 |
|
ANEXO No. 3
INSTRUCTIVO PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL FORMATO RELACIÓN MULTAS
PENDIENTES
1. FECHA: Es la fecha de corte; MES/DÍA/AÑO
2. EXPEDIENTE No.: Es el número con el cual se relaciona el proceso mediante el cual se registra la situación del implicado.
3. C. C. No.: Corresponde al documento de identidad del implicado
4. NOMBRE: Es el nombre con el cual se identifica la persona implicada.
5. RESOLUCIÓN No. FECHA: Es el número del Acto Administrativo mediante el cual se impone la multa.
6. ENTIDAD. Organización estatal en la cual presta o prestó sus servicios la persona multada.
7. VALOR MULTA: Cantidad total de la multa impuesta.
8. VALOR PAGADO: Cantidad de pago acumulado que ha efectuado la persona implicada.
9. SALDO ACTUAL: Cantidad de dinero que la persona implicada debe después de efectuar el último pago a la fecha de corte.
10. TOTALES. Sumatoria de las cantidades relacionadas.
11. PREPARÓ: Profesional Especializado o Profesional Universitario encargado.
12. REVISÓ: Profesional Especializado Coordinador del grupo de Contabilidad.
7.7 PROCEDIMIENTO DE SALDOS DE LAS RESERVAS PRESUPUESTALES Y PASIVOS EXIGIBLES EN CUENTAS DE PLANEACION Y TESORERÍA
|
No |
RESPONSABLE |
ACTIVIDAD |
REGISTROS |
PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES |
|
1. |
Profesional Universitario de Presupuesto y Contabilidad |
Profesional de presupuesto Imprime ejecución presupuestal
y Profesional de Contabilidad imprime anexos de cuentas de reservas y/o pasivos exigibles. |
|
|
|
2. |
Profesionales de Contabilidad
y de Presupuesto |
Cruzan los saldos de reservas entre contabilidad y presupuesto.
Si encuentran diferencias realizan los ajustes respectivos en el sistema financiero vigente. |
|
|
|
3. |
Profesional Especializado y/o Universitario de Presupuesto |
Elabora cuadro de saldos de reservas y entrega al Subdirector Financiero con proyecto de memorando para el Subdirector de Recursos Materiales para que informen sobre los saldos pendientes de reservas por cancelar de acuerdo a los contratos. |
Memorando |
|
|
4. |
Subdirector Recursos Materiales |
Solicita al encargado del manejo del archivo de contratos relación de contratos con saldos y/o documentos pendientes por cancelar o legalizar. |
|
|
|
5. |
Profesionales, Técnico Operativo y/o Auxiliar Administrativo
Subdirección Recursos Materiales |
Elabora relación de contratos con saldo.
Proyecta memorando para firma del Subdirector de Recursos Materiales dirigido a los interventores de los contratos que aún posean saldos y/o documentos pendientes por entregar. |
Relación de Contratos |
Punto de Control
Registrar y revisar periódicamente los datos y saldos referentes a contratos en el formato No.13. |
|
6. |
Directores, Jefes de Oficina, Subdirectores, Jefes de Unidad
(que cumplen función de Interventores) |
Informan a los contratistas sobre los saldos que tienen pendientes de cobro para que pasen el cobro respectivo a la subdirección financiera con los documentos soportes.
Elabora acta de liquidación o anexa los documentos pendientes y entrega al encargado del archivo de contratos. |
|
Observación
Actas de liquidación, se realizan con la asesoría de los abogados de la Subdirección de Recursos Materiales. |
|
7. |
Profesional Especializado y/o Universitario
(Subdirección Financiera) |
1. Una vez cumplida la etapa anterior, recibe informe de Subdirección de Recursos Materiales y da inicio a los registros presupuestales, registros contables o tesorales si se requiere según sea el caso. |
|
|
|
8. |
Profesional Especializado y/o Universitario de Presupuesto |
1. Elabora Acta de anulación de los saldos de reservas si a 31 de diciembre de la respectiva vigencia, no se han realizado los cobros de las mismas.
2. Entrega copia del acta de anulación a: Contabilidad, Tesorería, Auditoria Fiscal, Secretaria de Hacienda entre otras. |
Acta de Anulación de Saldos de Reservas |
Observación
Tesorería realiza los trámites correspondientes para devolver los dineros a la Secretaria de Hacienda. |
|
9. |
Profesional Especializado y/o Universitario de Contabilidad |
Recibe el acta de anulación y registra en cuentas de orden. |
Comprobante de Contabilidad |
|
|
10. |
Profesional Especializado y/o Universitario
de Contabilidad |
Imprime auxiliar, revisa saldo y remite a Presupuesto, si aparecen cuentas por pagar, con posterioridad al acta de anulación. |
|
Observación
Se imprimen los comprobantes de contabilidad de acuerdo a la solicitud. |
|
11. |
Profesional Especializado y/o Universitario
de Presupuesto |
Sitúa los recursos del presupuesto de la vigencia actual para atender el pago respectivo previo el trámite de un traslado presupuestal (Pasivos Exigibles).
|
|
|
|
12. |
Profesional Especializado o Universitario
(Subdirección Financiera) |
Da inicio a los procedimientos de presupuesto, contabilidad y/o tesorería una vez aprobados los pagos de acuerdo a las especificaciones del caso. |
|
|
7.8 PROCEDIMIENTO FLUJO CONCILIACIÓN DE INFORMACIÓN ENTRE DEPENDENCIAS
|
No |
RESPONSABLE |
ACTIVIDAD |
REGISTROS |
PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES |
|
1. |
Secretaria
(Subdirección Financiera) |
Recibe y radica oficio con documentos comprobatorios de algunas dependencias para su contabilización y cruces a los que haya lugar.
|
|
Observaciones
Dependencias
Almacén, e Inventarios, Oficina Asesora Jurídica, Oficina de Jurisdicción Coactiva, Dirección de Talento Humano, Presupuesto, Tesorería entre otras. |
|
2. |
Profesional Especializado
de contabilidad |
Recibe
1. Oficio del almacén los comprobantes de ingresos y egresos los movimientos por bajas de elementos y el estado del almacén a la fecha de solicitud entre otros.
2. Oficio de inventarios adjuntando los registros efectuados, traslados internos y estado de los inventarios.
3. De la Oficina Asesora Jurídica reporte mensual de los procesos nuevos y procesos archivados y el saldo de la base de datos y costas.
4. De la Oficina de Jurisdicción Coactiva reporte mensual de multas, sanciones entre otros.
5. De la Dirección de Talento Humano todo lo relacionado a las novedades de servicios personales, aportes patronales y parafiscales, consolidado de cesantías de funcionarios afiliados a FONCEP vía Outlook y impreso.
6. Del grupo de Tesorería, recibos de caja por cancelación de reintegros y relación de las órdenes de pago pendientes de giro tesoral.
7. Presupuesto, ejecución presupuestal de ingresos, gastos e inversión
Entrega al profesional responsable de cada tema para su validación y registros necesarios en el sistema financiero y/o cruces necesarios entre los registros contables, presupuestales, tesorales entre otros. |
|
Punto de Control
Al cierre contable y/o presupuestal para el cruce entre tesorería, contabilidad, presupuesto la tesorería debe relacionar las ordenes de pago pendientes de giro tesoral y entregar a contabilidad y presupuesto para el cuadre respectivo. |
|
3. |
Profesional Especializado de contabilidad |
Verifica los saldos de las cuentas cero con los saldos de la ejecución presupuestal.
Si encuentra diferencias informa al coordinador de presupuesto para que se realicen los ajustes necesarios. |
|
Punto de Control
Cruce entre la Ejecución Presupuestal, cheques pendientes de giro tesoral y el balance de prueba. |
|
4. |
Profesional Universitario de contabilidad |
Concentra la información mensual a través de un informe incorporando en el sistema financiero vigente las novedades que se generen y emite cifras de cierre en lo referente a las demás áreas.
Realiza cruces entre los libros auxiliares y los reportes enviados por las diferentes dependencias.
Si encuentra inconsistencias comunica al área o dependencia responsable para los ajustes necesarios.
De lo contrario imprime copia de los anexos de contabilidad y elabora cuadro para la conciliación de saldos contables y saldos con las áreas que reportan información.
Formula Estados Financieros con la información mensual generada y conciliada.(correspondiente a los anexos Nº 4 o 5) |
Comprobante de Contabilidad
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Observación
Las diferencias que requieren de ajuste deben ser incorporados en el Sistema Financiero vigente.
Para realizar el cierre del sistema Financiero vigente debe realizarse los cruces entre tesorería, contabilidad y presupuesto y llegar a un acuerdo para el cierre del mismo dejando posibles ajustes para registrar en fechas posteriores. |
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5. |
Profesional Universitario de Contabilidad |
1. Entrega al Profesional Especializado de Contabilidad Estados Financieros los cuadros de conciliación de saldos entre las áreas que se requiera y los anexos respectivos para su revisión y firma.
2. Informa al Profesional Especializado de Contabilidad lo correspondiente a los cruces de cesantías. |
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Observación
Revisión y verificación de los saldos entre las áreas que se requieran mediante cuadros comparativos elaborados por profesionales de contabilidad. |
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6. |
Profesional Especializado de contabilidad |
Recibe, analiza y firma los anexos, cuadros y estados financieros.
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7. |
Secretaria (Subdirección Financiera) |
Recibe relación para la elaboración de los memorandos y envío a las diferentes dependencias informando sobre las inconsistencias encontradas en el área contable. |
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8. |
Secretaria (Subdirección Financiera) |
Archiva original de estados financieros y los mantiene en guarda y custodia. |
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ANEXO 4
CONTRALORIA DE BOGOTA
CRUCE DE SALDOS ENTRE CONTABILIDAD Y ALMACEN GENERAL
A MES DÍA AÑO |
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SALDO
ALMACEN |
SALDO
CONTABILIDAD |
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GRUPO |
DESCRIPCION |
DIFERENCIA |
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TOTALES |
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Profesional Universitario |
Almacenista |
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FORMATO CÓDIGO 8002004 |
ANEXO No. 4
INSTRUCTIVO PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL FORMATO CRUCE ENTRE CONTABILIDAD Y ALMACÉN GENERAL
1. FECHA: periodo de tiempo señalado
2. GRUPO: clasificación de la cuenta de acuerdo con el Plan General de Contabilidad Pública.
3. DESCRIPCIÓN: nombre del elemento o de la cuenta correspondiente al código contable.
4. SALDO CONTABILIDAD: saldos en libros a una fecha determinada.
5. SALDO (Área que se está analizando): saldo de la información que aparece en el área que se está analizando en una fecha determinada.
6. DIFERENCIA: cruce entre los saldos según contabilidad y las dependencias con las que se está haciendo el cruce.
7. NOTA: observaciones encontradas.
8. ELABORADO: nombre y cargo del funcionario encargado de elaborar el cruce de saldos.
9. NOMBRE FUNCIONARIO: Nombre funcionario que esta realizando el cruce con contabilidad .
10. Profesional Responsable del cruce en Contabilidad: nombre del funcionario encargado de revisar.
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ANEXO 5 |
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CONTRALORIA DE BOGOTA
CRUCE DE SALDOS ENTRE CONTABILIDAD Y EL AREA DE INVENTARIOS
A MES DÍA AÑO |
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GRUPO |
DESCRIPCION |
SALDO |
SALDO |
DIFERENCIA |
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CONTABILIDAD |
INVENTARIOS |
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TOTALES |
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Profesional Universitario Coordinador Inventarios |
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FORMATO CÓDIGO 8002005 |
ANEXO No. 5
INSTRUCTIVO PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL FORMATO CRUCE ENTRE CONTABILIDAD Y EL AREA DE INVENTARIOS
1. FECHA: periodo de tiempo señalado
2. GRUPO: clasificación de la cuenta de acuerdo con el Plan General de Contabilidad Pública.
3. DESCRIPCIÓN: nombre del elemento o de la cuenta correspondiente al código contable.
4. SALDO CONTABILIDAD: saldos en libros a una fecha determinada.
5. SALDO (Área que se está analizando): saldo de la información que aparece en el área que se está analizando en una fecha determinada.
6. DIFERENCIA: cruce entre los saldos según contabilidad y las dependencias con las que se está haciendo el cruce.
7. NOTA: observaciones encontradas.
8. ELABORADO: nombre y cargo del funcionario encargado de elaborar el cruce de saldos.
9. NOMBRE FUNCIONARIO: Nombre funcionario que esta realizando el cruce con contabilidad .
10. Profesional Responsable del cruce en Contabilidad: nombre del funcionario encargado de revisar.
7.9 PROCEDIMIENTO DE CIERRE TRIMESTRAL Y ANUAL
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No |
RESPONSABLE |
ACTIVIDAD |
REGISTROS |
PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES |
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1. |
Profesional Especializado de contabilidad |
Recibe de las diferentes áreas de la Entidad la información que reportan para realizar los registros contables a que haya lugar. |
Informes |
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2. |
Profesional Especializado de Contabilidad |
Revisa que el calendario trimestral y anual de cierres contables de la vigencia en curso este actualizado.
Entrega a profesional encargado para su análisis y registro |
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3. |
Profesional Universitario
de Contabilidad |
1. Realiza los cruces de información de acuerdo a lo de su competencia, elabora los registros contables respectivos, efectúa análisis de las cuentas correspondientes verificando que los saldos sean consistentes, razonables y acordes a los instructivos de la Dirección Distrital de Contabilidad.
2. Genera Estados Financieros y entrega a Profesional Especializado de contabilidad.
3. Imprime los Anexos correspondientes. |
Balance de Prueba,
Anexos,
Estados Financieros |
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4. |
Profesional Especializado de contabilidad |
Analiza las posibles inconsistencias presentadas en los estados financieros realizando conciliación de saldos contables contra saldos presupuestales y saldos de tesorería.
Si encuentra diferencias devuelve al origen del error, para que se realicen los ajustes contables, presupuestales y/o tesorales de las inconsistencias identificadas.
Transcribe los saldos y movimientos generados por el Sistema Financiero vigente en la matriz contable suministrada por la Dirección Distrital de Contabilidad –DDC de la Secretaría de Hacienda.
1. Efectúa proceso de validación mediante el programa suministrado por la Contaduría General de la Nación en la página de la Secretaría de Hacienda .
2. Si el proceso es exitoso Imprime los diferentes formatos anexos a la matriz contable.
3. Elabora el estado de Notas Contables.
4. Genera la certificación de la toma fiel de los saldos de los libros contables para su rubrica y la del ordenador del gasto y/o representante legal.(Contralor).
5. Firma y tramita las firmas de las personas responsables de suscribir la actividad financiera, económica y social., a saber: Subdirector Financiero, Director Administrativo y Contralor.
6. Elabora proyecto de oficio remisorio de la actividad financiera, económica y social. para firma del Subdirector Financiero. |
Formatos
Notas contables |
Observación
El procedimiento de validación de los estados financieros se hace acorde a las instrucciones impartidas por la Dirección Distrital de Contabilidad- DDC.
Punto de Control
El sistema valida la información con un anuncio "Proceso Exitoso", lo cual implica que la información fue consolidada con los Estados Financieros del Distrito Capital de lo contrario se deben realizar los ajustes pertinentes. |
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5. |
Profesional Universitario
de contabilidad |
Imprime los libros Mayor y Balances y libros Auxiliares.
Archiva copia de los estados contables con sus respectivos anexos. |
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|
6. |
Secretaria Subdirección Financiera |
Elabora memorando y/o oficio para Vo.Bo. del Subdirector Financiero firma del Señor Contralor, . |
|
Observación
Para el cierre anual la información de actividad financiera, económica y social debe incluir el Estado complementario de Notas Contables y el Informe de Control Interno Contable emitido por la Oficina Asesora de Control Interno. |
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7. |
Subdirector Financiero |
Da VoBo al oficio y remite para firma del señor Contralor para el envío de la información contable respectiva.
Envía la Información financiera en medio físico y magnético a la Dirección Distrital de Contabilidad -DDC, de la Secretaría de Hacienda y copia a la Auditoría Fiscal el Balance General y Anexos empastados o argollados. |
|
Observación
Una vez entregada la información contable anual a la DDC, se da inicio al diligenciamiento de los formatos para ser presentados ante la Auditoria General. |
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8. |
Profesional Especializado de contabilidad |
Ingresa al sistema financiero y cierra el mismo al terminar cada periodo con la presentación de los diferentes informes tanto contables, presupuestales y/o tesorales de acuerdo a las fechas y normas estipuladas. |
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Observación
Para abrir periodos de cierre de acuerdo deben estar informadas las tres áreas del motivo y/o necesidades que se requieran. |
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9. |
Profesional Especializado y/o Universitario
de contabilidad |
Diligencian la información financiera, económica y social de acuerdo a la normatividad vigente en el formato F01 Catálogo De Cuentas en el Sistema de Rendición Electrónica de Cuentas de la Auditoría General de la República SIREL.
Imprime, revisa y firma. |
Formatos AGR |
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10. |
Profesional Especializado de contabilidad |
Revisa el formato F02 y si está correcto entrega a Tesorero (a) General para su aprobación y firma.
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Observación
Todos los formatos impresos para la presentación de la cuenta ante la Auditoría general deben de ir signados por el responsable de cada área |
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11. |
Profesional Especializado de contabilidad |
Entrega al funcionario responsable de la Subdirección Financiera de la consolidación de los informes y/o formatos debidamente firmados, adjuntando los soportes por el cual se generaron los mismos, para posterior envió a la Dirección de Planeación para la consolidación de la cuenta de la contraloría de Bogotá, D.C ante la Auditoria General de la República. |
|
Observación
Todos los formatos de la auditoria deben ir con el Vo.BO., del responsable de cada área una vez revisados y aprobados. |
|
12. |
Técnico y/o Profesional
(Funcionario responsable ) |
Reúne, revisa la documentación, saca fotocopias y elabora memorando para firma del Subdirector Financiero y entrega a la Dirección de Planeación de acuerdo a los instructivos recibidos, dejando copia del recibido del memorando a la Dirección Administrativa. |
Memorando |
Observación
Se archiva una copia en una con la información de la Subdirección para consulta y demás fines pertinentes |
PROCEDIMIENTO PARA EL MANEJO DE TESORERIA
HISTORIAL DE CAMBIOS
|
VERSIÓN |
Nº DEL ACTO ADMINISTRATIVO QUE LO ADOPTA Y FECHA |
NATURALEZA DEL CAMBIO |
|
1.0
|
R.R. 046 de Diciembre 22 de 2005. |
Como resultado del proceso de actualización y mejoramiento de los procedimientos de la Subdirección Financiera se tuvieron en cuenta las recomendaciones realizadas por las auditorías y los cambios contemplados en el "Modelo Estándar de Control Interno" MECI, en referencia con las observaciones y puntos de control e igualmente se mejoraron en su conjunto las actividades y los registros adjuntos.
Por lo expuesto anteriormente se modifican todas las páginas del procedimiento para el manejo de Tesorería, contemplados en la R.R. 046 de diciembre 22 de 2005 versión 1.0. |
|
2.0 |
R.R. 035
30 dIC. 2009 |
|
Formato Código 1002002
PROCEDIMIENTO PARA EL MANEJO DE LA TESORERÍA
CÓDIGO: 8003
VERSIÓN No. 2.0
Fecha: 22 DIC 2009
|
REVISADO POR: |
Director Administrativo y Financiero (AF)
CARGO |
José de Jesús Gil Barreto
NOMBRE |
FIRMA |
|
APROBADO POR: |
Director Técnico de Planeación
CARGO |
Elemir Pinto Díaz
NOMBRE |
FIRMA |
|
COPIA Nº |
Nº DE PAGINAS: 64 |
1. OBJETIVO(S):
Establecer y definir las directrices bajo las cuales se deben registrar de manera metodológica y procedimental los ingresos y los gastos de la Contraloría de Bogotá, D.C., a través de su dependencia Tesorería General.
2. ALCANCE:
* PROCEDIMIENTO APERTURA Y CANCELACIÓN DE CUENTAS
Este procedimiento inicia cuando el Subdirector Financiero y Tesorero(a) General efectúan estudio del mercado financiero sobre servicios y esquema de rentabilidad de los bancos y corporaciones, con el propósito de dar apertura o cancelación de cuentas bancarias, que se manejan directamente en la tesorería y termina cuando la secretaria de tesorería recibe y archiva oficio debidamente radicado por el banco.
* PROCEDIMIENTO DE PROGRAMACIÓN ANUAL DE CAJA
Este procedimiento inicia cuando el Tesorero(a) General, recibe: Decreto de liquidación de presupuesto, adiciones al presupuesto, resolución de traslados de gastos e ingresos y lineamientos de la SHD para elaboración del PAC, de acuerdo a la normatividad vigente y termina cuando la secretaria de Tesorería recibe y archiva en una carpeta las resoluciones, informes y/o normas referentes al PAC que se generen.
* PROCEDIMIENTO PARA TRASLADO DE FONDOS A TERCEROS
Este procedimiento inicia cuando el Tesorero(a) General, analiza las obligaciones y/o compromisos adquiridos por la entidad y termina cuando la secretaria de Tesorería recibe documentos y da inicio al Procedimiento de Informe Diario.
* PROCEDIMIENTO PARA EL RECAUDO DE LOS INGRESOS
Este procedimiento inicia cuando las dependencias responsables de requerir pago entrega al usuario el formato para pago (Anexo 1), acompañándolo en el diligenciamiento e indicándole que debe dirigirse a la Tesorería para conocer el número de cuenta bancaria a la que se debe consignar el valor a cancelar y termina cuando la Secretaria de Tesorería da inicio al procedimiento de Informe Diario.
* PROCEDIMIENTO GIRO TESORAL Y/0 PAGO DE LA ORDEN DE PAGO
Este procedimiento inicia cuando la secretaria de Tesorería, recibe de la secretaría de la subdirección Financiera las ordenes de pago expedidas con sus respectivos soportes firmando el libro radicador y termina cuando la Secretaria de la Subdirección Recursos Materiales entrega al responsable del archivo de contratos los documentos para el registro y actualización de los formatos que se deben entregar mensualmente a los diferentes entes.
* PROCEDIMIENTO CONCILIACIONES BANCARIAS
Este procedimiento inicia cuando la secretaria de Tesorería entrega al Profesional Universitario de Tesorería Extractos recibidos de los bancos cuentas de ahorro y corriente de la Entidad, 2. entrega al responsable del manejo de la caja menor copia de los extractos de las cuentas de cajas menores para los fines pertinentes 3. relación Cheques pendientes de cobro. Anexo 5 y termina cuando la secretaria de Tesorería entrega copia a contabilidad y archiva original para el control y seguimiento de las mismas.
* PROCEDIMIENTO PARA CUSTODIA DE TÍTULOS DE DEPÓSITO JUDICIAL
Este procedimiento inicia cuando la secretaria de Tesorería recibe 1. Memorando con los originales de los títulos judiciales. 2. Memorando con orden de endoso y/o fraccionamiento de la Subdirección de Jurisdicción Coactiva y/o Subdirección del Proceso de Responsabilidad Fiscal y termina cuando la Secretaria de Tesorería anexa recibo de caja y consignación en el procedimiento de informe diario.
* PROCEDIMIENTO PARA EXPEDIR CERTIFICADOS DE RETENCIÓN EN LA FUENTE
A terceros
Este procedimiento inicia cuando la secretaria de Tesorería recibe y radica solicitud del beneficiario y termina cuando secretaria de Tesorería archiva una copia junto con el oficio de solicitud debidamente refrendado por el beneficiario del mismo.
A Funcionarios
Este procedimiento inicia cuando el Tesorero(a) General, anualmente solicita a la Dirección de Talento Humano los formularios de Ingresos y Retenciones de los funcionarios de la Contraloría de Bogotá D.C., de la vigencia inmediatamente anterior y termina cuando la Dirección de Talento Humano efectúa la entrega de los formularios a cada los funcionarios de la Contraloría de Bogotá D.C.
* PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DE LA INFORMACIÓN EXÓGENA
Este procedimiento inicia cuando el Tesorero(a) General recibe de la DIAN los lineamientos y criterios para la elaboración y presentación de la información exógena y termina cuando la secretaria de Tesorería archiva en la carpeta de correspondencia externa enviada.
* PROCEDIMIENTO DE INFORMES DE TESORERÍA
Procedimiento Informe Diario:
Este procedimiento inicia cuando la secretaría de Tesorería consolida y verifica la documentación recibida de los movimientos y transacciones realizadas en tesorería generadas por los egresos e ingresos y termina cuando la Secretaria de tesorería (asignado como Administrador del Archivo de tesorería) recibe, revisa que el informe diario se encuentre debidamente firmado por el profesional responsable de contabilidad, Si no está correcto devuelve para los ajustes necesarios de lo contrario
enumera la carpeta registrando en Excel para posterior entrega al Archivo Central de la Contraloría.
Procedimiento Informes Mensuales, semestrales y Anual.
Este procedimiento inicia cuando el Tesorero(a) General recibe de la Secretaría Distrital de Hacienda, Auditoría General, Dirección de Análisis Económico entre otros, los lineamientos y criterios para la rendición de los diferentes informes de la información mensual, semestral y anual que se requiera de acuerdo a la normatividad que se encuentre vigente y termina cuando el Técnico y/o Profesional
(Funcionario responsable) reúne, revisa la documentación, saca fotocopias y elabora memorando para firma del Subdirector Financiero y entrega a la Dirección de Planeación de acuerdo a los instructivos recibidos, dejando copia del recibido del memorando a la Dirección Administrativa.
3. BASE LEGAL:
Constitución Política de Colombia, título XII, capítulo cuarto.
Decreto 624 De 1989 Modificado por el Decreto Nacional 3258 de 2002 y las Leyes 383 de 1997, 488 de 1998 y 863 de 2003, "por el cual se expide el Estatuto Tributario de los impuestos administrados por la Dirección General de Impuesto Nacionales." Y sus decretos reglamentarios.
Decreto 410 DE 1971 "por el cual se expide el Código de Comercio Colombiano"
Decreto Nacional No 111 del 15 de enero de 1996. "Por el cual se compilan la Ley 38 de 1989, la ley 179 de 1994 y la ley 225 de 1995 que conforman el Estatuto Orgánico del Presupuesto,".
Decreto Distrital 807 de 1993 "por el cual se armonizan el procedimiento y la administración de los tributos distritales con el Estatuto Tributario Nacional y de dictan otras disposiciones." Adicionado por el Decreto Distrital 362 de 2002 "Por el cual se actualiza el procedimiento tributario de los diferentes impuestos distritales, de conformidad con su naturaleza y estructura funcional".
Acuerdo No 24 del 29 de Noviembre de 1995, modificado por Acuerdo Nº 20 de 16 de Octubre de 1996 "por el cual se expide el Estatuto Orgánico del Presupuesto para el Distrito Capital"
Decreto Distrital 390 de 2008 "Por el cual se reglamentan los Acuerdos Orgánicos de Presupuesto 24 de 1995 y 20 de 1996, en materia de tesorería y crédito público y se dictan otras disposiciones"
Decreto Distrital No. 714 del 15 de noviembre de 1996, "Por el cual se compilan el Acuerdo Orgánico de Presupuesto Nº 24 de 1995 y Acuerdo Orgánico de Presupuesto Nº 20 de 1996, que conforman el Estatuto Orgánico del Presupuesto Distrital".
Resolución Orgánica 6 de 30 octubre 2008 "Por medio de la cual se determinan los aspectos generales de la rendición de la cuenta electrónica por parte de las Contralorías y su revisión por la Auditoria General de la República".
Resolución 570 del 12 de Julio de 1996, "Por medio de la cual se adopta el Manual de Ejecución Presupuestal para las Entidades que integran el Presupuesto Anual del Distrito Capital." Secretaria de Hacienda Distrital
Resolución Reglamentaria No. 016 de junio 5 de 2009, "Por medio de la cual se delegan funciones relacionadas con contratos bancarios, convenios con portales empresariales, ordenación del pago y representación ante la DIAN y la Dirección de Impuestos Distritales" o aquella que la modifique o reemplace
Resolución de DIAN 7029 del 4 de septiembre de 2000 modificado Resolución 11552 del 27 de noviembre de 2002, "Por la cual se señalan los medios, condiciones, términos de entrega, plazos de presentación, formatos y especificaciones técnicas de la información relacionada con las operaciones de cambio que debe ser presentada a la Unidad Administrativa Especial, Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales en medio electrónico o magnético" " o aquella que la modifique o reemplace
4. DEFINICIONES:
ACREEDOR: Persona a quien se le debe un monto de dinero. Persona natural o jurídica a la que le asiste el derecho de exigir el cumplimiento de una obligación.
AÑO GRAVABLE: Es el mismo año calendario que comienza el primero de enero y termina el 31 de diciembre, pero puede comprender lapsos menores aplicables a sociedades que se constituyan o liquidan dentro del año y a extranjeros que lleguen al país o se ausenten de él en el respectivo año gravable.
BANCO: Establecimiento de origen privado o público, vigilado por la Superintendencia Bancaria, que debidamente autorizado por la ley, admite dinero en forma de depósito para que en unión de recursos propios, pueda conceder prestamos, descuentos y en general, todo tipo de operaciones financieras.
BENEFICIARIO: Persona natural o jurídica a quién se le debe cancelar una obligación o cuenta.
CAJA FUERTE: Cofre, pieza o dependencia en la cual se deposita, maneja dinero en efectivo o títulos valores y se guarda los documentos negociables y/o demás títulos valores de propiedad de la Entidad.
CERTIFICADO DE RETENCION EN LA FUENTE: Los agentes retenedores del Impuesto sobre la Renta y Complementarios deberán expedir, a más tardar el 15 de Marzo del año 2004, los siguientes certificados por el año gravable: Los certificados de ingresos y retenciones por concepto de pagos originados en la relación laboral o legal y reglamentaria; Los certificados de retenciones por conceptos distintos a pagos originados en la relación laboral o legal y reglamentaria
CHEQUE: Título valor en forma de mandato que permite retirar a la orden propia o a la de un tercero, todos o parte de los fondos que se tienen disponibles en una cuenta bancaria.
COMPROBANTE DE PAGO: Documento de carácter contable que sirve de soporte para realizar un desembolso o salida de un bien o de efectivo y como soporte de la Orden de Pago
CHEQUE: Título valor en forma de mandato que permite retirar a la orden propia o a la de un tercero, todos o parte de los fondos que se tienen disponibles en una cuenta bancaria
CONCILIACIÓN BANCARIA: Comparación entre los datos informados por el banco de una cuenta corriente o de ahorros en su extracto con la información contable correspondiente a la contabilidad de la empresa, con explicación de sus diferencias si las hubiere.
CONSIGNAR: Colocar una cantidad de dinero, en efectivo y/o cheque en una entidad financiera, para que se haga cargo de ella y proceda según lo convenido.
DIAN: Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.
ENDOSO: Acto por el cual se transfiere la propiedad de una letra de cambio, dando al nuevo adquiriente (o endosatario) la plena titularidad del derecho cambiario
GIRADOR: Librador quien da la orden de pago de un título valor.
INGRESOS Transferencias: Son los recursos que recibe el establecimiento público de la administración central, para funcionamiento, de las inversiones y del servicio de la deuda en un determinado periodo de tiempo o vigencia.
INGRESOS PROPIOS: Son los recursos que recibe el establecimiento público en contraprestación al servicio que presta.
NOTA DÉBITO: Documento por el cual el banco pone en conocimiento del deudor él haber realizado un cargo a su cuenta.
NOTA CRÉDITO: Documento por el cual el banco pone en conocimiento al dueño de la cuenta de haber aumentado su saldo en fecha y por motivos determinados
ORDEN DE PAGO: documento mediante el cual el ordenador del pago solicita al Tesorero correspondiente, la realización de los pagos de las obligaciones adquiridas de conformidad con la Ley.
PAGOS FUNCIONAMIENTO: Pago de la nómina (Servicios Personales, Aportes Patronales) y Gastos Generales.
PAGOS SERVICIO DE LA DEUDA: Cuando le es autorizado a un establecimiento público el asumir compromisos con la banca nacional o internacional.
PAGOS INVERSIÓN: Para el pago de proyectos que desarrollan la naturaleza del establecimiento público.
PREVALIDADOR DE INFORMACIÓN EXOGENA CAMBIARIO: Este software es propiedad de la DIAN y puede ser instalado libremente sólo para la finalidad que fue creado, prohibiéndose cualquier uso adicional y/o comercialización por terceros
REINTEGRO: consiste en consignar el mayor valor recibido de la tesorería.
RECONOCIMIENTOS: Son recursos de transferencias no trasladadas dentro de la vigencia respectiva y/o compromisos de vigencias anteriores, como cuentas por pagar y reservas presupuestales.
TRANSFERENCIA: Son dineros de un Presupuesto que percibe otro presupuesto por mandato legal, en uno es un gasto y en el otro es un ingreso.
TRANSFERENCIA POR A.C.H: Es la opción que tiene un banco de transferir cierta cantidad de dinero a otro u otros bancos.
TESORERÍA: Dependencia encargada del manejo óptimo de los fondos en una entidad, ejerciendo el recaudo de los dineros y atendiendo el pago de los diferentes compromisos adquiridos, en desarrollo de su objeto social.
TÍTULO NEGOCIABLE: Título que puede ser comprado o vendido.
TITULO: Documento necesario para ejercitar el derecho literal y autónomo mencionado en él. También se conoce como título-valor. Por ejemplo: las acciones son títulos.
RECURSOS DE CAPITAL: Son recursos que recibe el establecimiento público por créditos debidamente autorizado, rendimientos y excedentes financieros aprobados y distribuidos por el CONFIS, venta de algunos activos y donaciones de entidades internacionales.
5. REGISTROS:
* PROCEDIMIENTO APERTURA Y CANCELACIÓN DE CUENTAS
Estudio de factibilidad bancaria
Oficio
* PROCEDIMIENTO DE PROGRAMACIÓN ANUAL DE CAJA
Cuadros del PAC
* PROCEDIMIENTO PARA TRASLADO DE FONDOS A TERCEROS
Comprobante de transferencia
* PROCEDIMIENTO PARA EL RECAUDO DE LOS INGRESOS
Formato para pago
Consignación
Recibo de caja
* PROCEDIMIENTO GIRO TESORAL Y/0 PAGO DE LA ORDEN DE PAGO
Comprobante de la transferencia
Comprobante de pago
Cheque
Libro Auxiliar de Bancos.
Formatos
* PROCEDIMIENTO CONCILIACIONES BANCARIAS
Extractos Bancarios.
Formato de Conciliación Bancaria
Formato de Relación de Cheques Pendientes de Cobro y transferencias pendientes
Memorandos de Remisión.
* PROCEDIMIENTO PARA CUSTODIA DE TÍTULOS
Memorando con depósitos judiciales u Orden de endoso
Listado de control de títulos judiciales.
Oficio de envío títulos endosados
Consignación radicada por el Banco.
Formularios si los hay.
Recibo de Caja
* PROCEDIMIENTO PARA EXPEDIR CERTIFICADOS DE RETENCIÓN EN LA FUENTE
o A terceros
Certificado de Retención
o A Funcionarios
Formularios de Ingresos y Retenciones
Certificados de Ingresos y Retenciones
* PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DE LA INFORMACIÓN EXÓGENA
Resolución expedida por la DIAN.
Libros Auxiliares, del sistema contable vigente
Cuadro de Excel
Libros o Auxiliares de nomina del sistema vigente.
Cuadro de Excel
Reporte Validación de Información Exógena.
Oficios
Formato de Entrega a través de la página de la DIAN y firma digital.
* PROCEDIMIENTO DE INFORMES DE TESORERÍA
* Procedimiento Informe Diario:
Boletín diario
Auxiliares de bancos y caja
Informe diario
* Procedimiento Informes Mensuales, semestrales y Anual.
Informe Mensual, Semestral, Anual
Informe ejecución Reconocimientos vigencia anterior.
Informe de ejecución Del presupuesto de ingresos
Programa Anual de Caja PAC
Solicitud de Giro de Transferencias
Estado de Tesorería.
Disponibilidad de Fondos.
Memorando
Oficio
6. ANEXOS:
Formato para pago (Anexo No. 1) código 8003001
Recibo de caja (Anexo No. 2) código 8003002
Formato de comprobante de pago (Anexo No. 3) código 8003003
Formato conciliación bancaria (Anexo No. 4) código 8003004
Formato relación de cheques pendientes de cobro (Anexo No. 5) código 8003005
Formato de informe ejecución reconocimientos vigencia anterior (Anexo No. 6) código 8003006)
Informe de ejecución del presupuesto de ingresos (Anexo No. 7 ) Formato código 8003007
Solicitud de giro de transferencia (Anexo No. 8) Formato código 8003008
Programa anual de caja – PAC (Anexo No. 9) Formato código 8003009
Formato de estado de tesorería (Anexo No. 10) código 8003010
Formato de disponibilidad de fondos (Anexo No.11) código 8003011
7. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
7.1. PROCEDIMIENTO APERTURA Y CANCELACIÓN DE CUENTAS
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No |
RESPONSABLE |
ACTIVIDAD |
REGISTROS |
PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES |
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1. |
Subdirector Financiero y Tesorero(a) General
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Efectúan estudio del mercado financiero sobre servicios y esquema de rentabilidad de los bancos y corporaciones, con el propósito de dar apertura o cancelación de las cuentas bancarias, que se manejan directamente en la tesorería. |
Estudio de factibilidad bancaria |
Observación
La apertura, cancelación y cambio de firmas de los contratos de cuentas con los bancos, son celebrados por el Contralor de Bogotá D.C. o su delegado, una vez cumplidos los requisitos legales.
Observación
No incluye lo anterior para las cuentas que se utilizan para el manejo de Cajas Menores. |
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2. |
Subdirector Financiero y Tesorero(a) General |
Traslada al Ordenador del gasto para las decisiones del caso una vez realizado el análisis respectivo. |
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3. |
Director Administrativo |
Recibe y analiza el estudio de viabilidad.
Si la decisión es afirmativa, ordena realizar los trámites correspondientes.
Si es negativa, devuelve a Tesorería para los fines pertinentes. |
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4. |
Subdirector Financiero y Tesorero(a) General
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Recibe respuesta del Ordenador del Gasto sobre la viabilidad o no de la propuesta.
Proyecta oficio en caso afirmativo sobre la apertura o cancelación de las cuentas bancarias adjuntando la documentación soporte para su trámite y lo traslada al Ordenador del gasto para su firma.
De lo contrario: archiva en la carpeta correspondiente. |
Oficio |
Observación
Se archivan los documentos del estudio de factibilidad bancaria.
con las anotaciones de la decisión del Ordenador del Gasto.
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5. |
Contralor Auxiliar, Director (quién sea designado como Ordenador del gasto) |
Recibe oficio, revisa, firma y lo traslada a la Subdirección financiera para continuar con el proceso. |
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6. |
Secretaria de Tesorería
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Recibe oficio firmado, llena tarjetas para la apertura de cuentas, recoge firmas y huellas de las personas autorizadas para él trámite y lo traslada al auxiliar administrativo. |
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7. |
Auxiliar Administrativo
(Subdirección Financiera) |
Recibe oficio con todos los soportes y se dirige al banco para su radicación. |
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8. |
Secretaria de Tesorería |
Recibe y archiva oficio debidamente radicado por el banco. |
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7.2 PROCEDIMIENTO DE PROGRAMACIÓN ANUAL DE CAJA
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No |
RESPONSABLE |
ACTIVIDAD |
REGISTROS |
PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES |
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1. |
Tesorero(a) General |
Recibe, decreto de liquidación de presupuesto, adiciones al presupuesto, resolución de traslados de gastos e ingresos y lineamientos de la SHD para la elaboración del PAC, de acuerdo a la normatividad vigente. |
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2. |
Tesorero(a) General |
Distribuir los gastos de acuerdo a la cuota mensual de ingresos, teniendo en cuenta la resolución de distribución del presupuesto y el decreto de liquidación.
Elabora cuadros de programación de PAC. |
Cuadros del PAC |
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3. |
Tesorero(a) General |
Revisa, ajusta y modifica cuadro de distribución del PAC tesoral de acuerdo a los cambios que registra la resolución de modificación presupuestal en el presupuesto de ingresos y gastos.
Realiza la reprogramación mensual, dependiendo del nivel de ejecución de ingresos y de gastos de acuerdo al calendario expedido anualmente por la Secretaria de Hacienda. |
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Punto de Control
Verificar la apropiación inicial contra compromisos.
Confrontar mensualmente los informes de ejecución presupuestal contra cuadro de distribución del PAC y las transferencias. |
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4. |
Tesorero(a) General |
Ingresa mensualmente en el cuadro de distribución del PAC, "PAGOS VIGENCIA", los pagos efectuados por tesorería durante el mes a reportar. |
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Observación
Los pagos que efectúen las entidades se realizarán
de acuerdo al PAC aprobado por el CONFIS. |
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5. |
Tesorero(a) General
Profesional Universitario |
Elaboran y envían oficios para la Secretaria de Hacienda sobre solicitud de giro de transferencia y del PAC actualizado. |
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Observación
La SHD realiza la revisión técnica.
Realiza la transferencia respectiva. |
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6. |
Tesorero(a) General |
Recibe respuesta sobre la confirmación de transferencia de acuerdo a la solicitud de giro. |
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7. |
Tesorero(a) General |
* Comprueba electrónicamente el saldo de las cuentas que maneja la Contraloría evidenciando la transferencia realizada por la Secretaria de Hacienda.
* Confirmada la transferencia imprime nota crédito del banco.
* Registra ingresos en el cuadro de Distribución del PAC.
* Entrega nota crédito al profesional universitario de tesorería. |
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8 |
Profesional Universitario
de Tesorería
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Ingresa al sistema financiero vigente y realiza los registros correspondientes de transferencia afectando las cuentas contables respectivas. |
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Observación
Revisar al final del mes posibles modificaciones con presupuesto y cuadro del PAC. |
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9 |
Secretaria de Tesorería |
Recibe y archiva en una carpeta las resoluciones, informes y/o normas referentes al PAC que se generen. |
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7.3 PROCEDIMIENTO PARA TRASLADO DE FONDOS A TERCEROS
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No |
RESPONSABLE |
ACTIVIDAD |
REGISTROS |
PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES |
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1. |
Tesorero(a) General |
Analiza las obligaciones y/o compromisos adquiridos por la entidad. |
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2. |
Tesorero(a) General
|
Decide las cuentas bancarias a afectar y el monto a trasladar teniendo en cuenta el compromiso a cancelar. |
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3. |
Tesorero(a) General
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* Realiza el traslado de fondos electrónicamente.
* Imprime el comprobante de traslado electrónica de fondos
* Firma el comprobante
* Solicita firma en el comprobante del Subdirector Financiero.
* Entrega al Profesional y/o técnico.
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Comprobante de transferencia |
Punto de Control
Toda traslado de fondos debe ir autorizado por el Subdirector Financiero. |
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4. |
Profesional y/o Técnico de Tesorería |
* Recibe el comprobante y realiza los registros correspondientes afectando las cuentas contables en el sistema financiero vigente.
* Imprime el auxiliar y/o comprobantes generados.
* Revisa que la información sea correcta.
* Signa y entrega al Tesorero(a) para su revisión y aprobación. |
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5. |
Tesorero(a) General |
Revisa y aprueba los documentos generados por los registros realizados en el sistema financiero.
Entrega a la Secretaria de Tesorería. |
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6. |
Secretaria de Tesorería |
Recibe documentos y da inicio al Procedimiento de Informe Diario. |
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7.4 PROCEDIMIENTO PARA EL RECAUDO DE LOS INGRESOS
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No |
RESPONSABLE |
ACTIVIDAD |
REGISTROS |
PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES |
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1. |
Profesional Especializado o Universitario, Técnico
(Dependencias responsables
de requerir pago). |
Entrega al usuario el formato para pago (Anexo 1), acompañándolo en el diligenciamiento e indicándole que debe dirigirse a la Tesorería para conocer el número de cuenta bancaria a la que se debe consignar el valor a cancelar. |
Formato para pago |
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2. |
Secretaria
Tesorería |
Atender al usuario.
Si el usuario presenta formato de pago diligenciado:
Informar el número de cuenta y el banco donde debe realizar la consignación.
De lo contrario: suministrarle el formato colaborándole en el diligenciamiento del mismo de acuerdo con los soportes presentados ante la tesorería para realizar el pago respectivo. |
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|
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3. |
Usuario |
Realiza la consignación y la presenta en la Tesorería |
Consignación |
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4. |
Secretaria
Tesorería |
Recibe del usuario:
1. Consignación del pago realizado.
2. Memorando y/o dos copias del formato para pago anexo No.1,
3. Verifica que los datos estén completos y legibles.
4. Registra en el formato el nombre de quien recibe en Tesorería
5. Entrega original del formato al usuario para los fines pertinentes y copia al profesional y/o técnico junto con la consignación y/o demás documentos soportes para el registro tesoral en el sistema financiero vigente. |
|
Observación
Datos a verificar:
Nombre, Nit, Dirección, Teléfono y concepto del valor consignado. |
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5. |
Profesional Universitario y/o Técnico
Tesorería |
Recibe la consignación, formato y documento soporte.
Coteja la consignación con el formato evidenciando el número del documento y demás datos referentes al pago.
Ingresa al sistema financiero Identifica si el tercero se encuentre creado y los datos que se encuentran registrados sean correctos.
Si no crea y/o modifica el tercero proporcionando los datos.
De lo contrario ingresa al módulo de tesorería, genera el recibo de caja en forma consecutiva, indicando documento, número, concepto, y fecha, afectando las cuentas contables y presupuestales a las que haya lugar dependiendo del tipo de pago que se está recibiendo.
Imprime recibo de caja con copia(s).
Revisa y signa.
Entrega recibo de caja Anexo 2 con documentos soportes a la tesorera para su revisión y firma. |
Recibo de caja |
Punto de Control
Revisar los datos de tercero cada vez que genere un recibo de caja.
Nombre, Nit, Dirección y Teléfono.
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|
6. |
Tesorero(a) |
Recibe, verifica datos del tercero, cuentas contables y presupuestales que se originaron de acuerdo al pago si esta correcto firma y devuelve a la secretaría para los fines pertinentes. |
|
Control
Verifica periódicamente en el sistema financiero vigente saldo de caja. |
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7. |
Secretaria de Tesorería |
Recibe, separa copia del recibo de caja entregando original al usuario y copias a las diferentes dependencias a las que haya lugar: "Coactiva por concepto de pago multas, costas, mayores valores cancelados por la Contraloría de Bogotá a funcionarios y exfuncionarios" a "Presupuesto cuando tiene afectación presupuestal para los fines pertinentes" y demás dependencias a las que de una u otra forma se afecten los registros o informes referentes al pago.
Archiva una copia en forma consecutiva.
Adjunta copia a la consignación y documentos soportes que originaron el recibo de caja |
|
|
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8. |
Secretaria de Tesorería |
Da inicio al procedimiento de Informe Diario. |
|
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ANEXO NO. 1
GRUPO DE TESORERÍA
Formato para pago de (1)________________
Bogotá, D.C, Fecha:(2) _____________________________
Nombre del Beneficiario:( 3)____________________________________________________
Documento de identidad No: (4)____________________Expedido en:__________________
Dirección: (5) _________________________________________________________________
Teléfono: casa o móvil (6) ________________________________________________________
Concepto: (7) Fotocopias _____ Otro(s)_________________________________
__________________________________________________________________
Total copias: (8) _______________________________Valor a Cancelar $ (9)_______________
Banco (10)____________________________ No. Cuenta (11) ___________
Dependencia y funcionario que autoriza el pago (12) _______________________
Nombre de quién atiende la solicitud en tesorería (13): ___________________
FORMATO CÓDIGO 8003001
ANEXO NO. 1
INSTRUCTIVO PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL
FORMATO PARA PAGO DE (1)________________
1. FORMATO PARA PAGO DE: Describe el concepto por el cual se va a realizar para legalizar mediante recibo de caja.
2. FECHA: Indica a fecha de solicitud de pago.
3. NOMBRE BENEFICIARIO: Persona natural o jurídica que realiza el pago
4. DOCUMENTO DE IDENTIDAD: Número de identificación de la persona natural o jurídica
5. DIRECCIÓN: Lugar de residencia del beneficiario
6. TELÉFONO: No. Teléfono del Beneficiario
7. CONCEPTO: (7) FOTOCOPIAS, OTRO(S): Descripción del pago a realizar, marcando con x si se refiere a fotocopias o de lo contrario puntualizar la causa que genera el pago.
8. TOTAL COPIAS: Se relaciona al número de copias que se requieren.
9. VALOR A CANCELAR: Corresponde al valor que se va a cancelar
10. BANCO: Indica el nombre del banco donde se autoriza el pago
11. No DE CUENTA.: Corresponde al número de cuenta bancaria donde se autoriza la consignación.
12. DEPENDENCIA Y FUNCIONARIO QUE AUTORIZA EL PAGO: Indica la dependencia y el nombre del funcionario que autoriza el pago.
13. NOMBRE DE QUIÉN ATIENDE LA SOLICITUD EN TESORERÍA: Indica el nombre del funcionario de la tesorería encargado de atender la solicitud.
ANEXO NO. 2
RECIBO DE CAJA
|
Contraloria de Bogotá
NIT 800245133-5
Bogotá, D.C. |
|
Ingresos de Tesorería No. (1) _____________ |
|
Recibí de (2 )_________________________________________________ |
|
Nit o C.C: ( 3 ) _____________ |
De Fecha :( 4 )______________________ |
|
LA SUMA DE( 5 )_______________________________________________ |
|
Descripción: ( 6 )
Documento No. ( 7 ) ____________ |
$Valor(8 )____ |
|
Efectivo:( 9 ) ______ Cheque No:( 10 )________
Consignación No. (11) _____________ Total:( 12) $ ________ |
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IMPUTACIÓN PRESUPUESTAL ( 13 ) |
IMPUTACIÓN CONTABLE ( 14 ) |
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Vig. |
Unid Eje |
No. Artículo |
Recurso |
Cuenta |
Valor |
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FORMATO CÓDIGO 8003002
_________________
TESORERO GENERAL (15)
Preparó:(16) ______________________
ANEXO NO. 2
INSTRUCTIVO PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL RECIBO DE CAJA
1. RECIBO DE CAJA No.: Número consecutivo de expedición del recibo
2. RECIBÍ DE: Persona natural o jurídica a nombre de quién se debe expedir el recibo de caja.
3. NIT O C.C.: Número de identificación de la persona natural o jurídica a la cual se le expide el recibo de caja.
4. FECHA: Día en que se elabora el recibo de caja
5. LA SUMA DE: Total a pagar en letras.
6. DESCRIPCIÓN: Concepto por el cual se elabora el recibo.
7. DOCUMENTO No. Se refiere al documento y número por el cual se realiza la consignación o el ingreso a caja.
8. VALOR: Corresponde al valor que se recibe por cada uno de los conceptos de pago.
9. EN EFECTIVO: Marcar con x si el pago se realiza en efectivo.
10. EN CHEQUE: Marcar con x si el pago se realiza con cheque
11. CONSIGNACIÓN No: Número de la consignación que presenta el usuario al momento de solicitar el recibo de caja.
12. TOTAL: Valor total a pagar.
13. IMPUTACIÓN PRESUPUESTAL: Afectación de las cuentas presupuestamente.
a. VIGENCIA: Año en curso.
b. UNIDAD EJECUTORA: Entidad que ejecuta (Contraloría).
c. ARTICULO: Código que describe los conceptos de clasificación del ingreso.
d. RECURSO: Destinación especifica en recursos administrados o transferencias.
14. IMPUTACIÓN CONTABLE: Afectación de las cuentas contablemente
a. CUENTA: Código de imputación contable
b. VALOR: Total neto a pagar.
15. TESORERO: Nombre y firma del Tesorero.
16. PREPARÓ: Nombre y firma de quién elabora el recibo de caja
7.5. PROCEDIMIENTO GIRO TESORAL Y/0 PAGO DE LA ORDEN DE PAGO
|
No |
RESPONSABLE |
ACTIVIDAD |
REGISTROS |
PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES |
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1. |
Secretaria de Tesorería |
Recibe de la secretaria de la Subdirección Financiera las ordenes de pago expedidas con sus respectivos soportes firmando el libro radicador. |
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|
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2. |
Secretaria de Tesorería |
Verifica que la documentación anexa a la orden de pago se encuentre completa.
Radica en forma consecutiva la orden de pago en el libro control de entrega de cheques.
Entrega la cuenta recibida al Tesorero General. |
|
Observación
Debe verificar que la hoja de ruta cuando se requiere este diligenciada en cada uno de los campos por donde ha pasado la cuenta. |
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3. |
Tesorero (a) General. |
Recibe y revisa la orden de pago junto con sus soportes para el giro correspondiente determinando el sistema de giro a utilizar (transferencia electrónica o cheque).
No: Devuelve para los ajustes necesarios.
Si: verifica el monto a girar y el saldo de los libros auxiliares de bancos.
Pago por transferencia:
Gira el valor total de la orden de pago e imprime el comprobante que genera el banco automáticamente y lo adjunta a la orden de pago.
Entrega a funcionario de su dependencia informándole el procedimiento a seguir (transferencia o cheque) para registrar en el sistema financiero vigente. |
|
Punto de Control
Es requisito para realizar la transferencia electrónica tener previa autorización escrita del usuario o cliente y certificación de la cuenta bancaria emitida por el banco donde consta que es el beneficiario de la misma.
Punto de Control
Toda transferencia debe ser autorizada por el Subdirector Financiero. |
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4. |
Profesional Universitario y/o Técnico de Tesorería. |
Recibe e ingresa al sistema financiero vigente modulo de tesorería generando un nuevo comprobante de giro tesoral citando el número de orden de pago.
Cruza en el sistema la información con la orden de pago y el comprobante de causación o auxiliar.
Si: Digita el número de cheque y/o número de transferencia electrónica y valida los demás registros que se generan verificando que la información, cuentas contables y presupuestales estén correctas.
No: Analiza y ajusta los datos en el sistema de acuerdo a la obligación a cancelar. |
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Punto de Control
Verificar las cuentas contables y presupuestales, el Nit y tercero.
|
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5. |
Profesional Universitario y/o Técnico de Tesorería. |
Imprime el comprobante de pago y cheque si lo hay, auxiliares y/o comprobantes generados por los registros tesorales.
Anexa al comprobante de pago, cheque o comprobante de transferencia y demás documentos soportes que generaron el giro tesoral.
Firma la hoja de ruta interna si se generó llenando los espacios correspondientes de los datos de tesorería.
Entrega al Tesorero General. |
Comprobante de Transferencia
Comprobante de pago
cheque
Libro Auxiliar de Bancos. |
Observación
Cada cheque que gire la Tesorería, deberá tener protector para cheques y Sellos húmedos (2).
Observación
Se coloca el número de cheque y comprobante de pago para agilizar futuras consultas. |
|
6. |
Tesorero (a) General |
Coteja el comprobante de pago con el cheque o comprobante de transferencia y el libro auxiliar
SI: Firma cheque y hoja de ruta y entrega a la secretaria de la subdirección, para lo pertinente.
NO: devuelve al origen del mismo para que se realicen las correcciones del caso. |
|
Punto de Control
Verificar las cuentas contables y presupuestales, el Nit y tercero
|
|
7. |
Subdirector Financiero |
Recibe y revisa el cheque o comprobante de transferencia electrónica con todos los soportes.
Si: firma el cheque y hoja de ruta interna y entrega a la secretaria de la Subdirección.
NO: Devuelve sin firmar el cheque al Tesorero General para las correcciones del caso. |
|
Observación
Revisa que el beneficiario y los valores del cheque o de la transferencia electrónica y del comprobante de pago coincidan con los contenidos en la orden de pago y demás documentación anexa. |
|
8. |
Secretaria De Tesorería. |
Recibe la orden de pago con el cheque o comprobante de transferencia con todos sus soportes y hoja de ruta interna si existe
Verifica firmas.
Separa el original de la orden de pago y del comprobante de pago.
Archiva de acuerdo al procedimiento de informe diario "8003" numeral 7.9.1.
Radica en el libro de control de entrega de cheques el número y la forma que se utilizó para el pago de la misma. "cheque o transferencia" .
Si es transferencia por concepto de apertura, reembolsos de cajas menores entrega copia de la transferencia al Director, Subdirector (designado como ordenador del gasto de la caja menor).
Si es cheque guarda el cheque en la caja fuerte para entregar al beneficiario o hace entrega del cheque al Auxiliar Administrativo si se trata de un pago que deba realizarse en una entidad financiera.
|
|
Observación
Todo cheque para ser entregado a su beneficiario deberá registrarse en el libro de control de entrega de cheques.
Para entregar el cheque el beneficiario debe presentar su cédula si es persona natural, o la carta de presentación y cedula si se trata de personas jurídicas, y firmar el libro de control de entrega de cheques. |
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9. |
Auxiliar Administrativo de la Subdirección |
Realiza el pago.
Devuelve documentos a la secretaria de la tesorería. |
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10. |
Secretaria De Tesorería. |
Recibe pago con soportes.
1. Autoliquidación seguridad social
Saca fotocopia de la autoliquidación con el sello de cancelado cuando es pago de Salud y Pensión una vez realizado el pago respectivo en el banco la cual se deja para anexar a la orden de pago.
Elabora memorando para firma de la Tesorera, enviando los originales de las autoliquidaciones canceladas de salud y pensión a la Dirección de Talento Humano.
2. Pago por sentencias judiciales.
Entrega a Jurídica copia de la orden de pago separa en todos los casos las copias de la orden de pago el comprobante de pago y los documentos que originaron el respectivo pago.
3. Cuando son pagos por contratos
Entrega a la secretaria de Recursos Materiales una copia de las órdenes de pago, comprobantes de pago de los contratos, recibido a satisfacción y copia del informe de interventoria para que se anexe en la carpeta del contrato.
En todos los casos reúne la documentación origen del giro tesoral o pago de la orden de pago y da inicio al procedimiento de informe diario de tesorería. |
|
|
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11. |
Director, Subdirector
(designado como ordenador del gasto de la caja menor |
Recibe copia de la transferencia y da inicio al procedimiento para el manejo de cajas menores. |
|
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|
12. |
secretaria subdirección recursos materiales |
Recibe las órdenes de pago, comprobantes de pago, recibidos a satisfacción, acta de liquidación y/o copia del informe de interventoria y firma el libro radicador cuando se trata de contratos. |
Formatos |
Observación
La documentación que se entrega es para llevar el historial del contrato en una sola carpeta para consulta y/o presentación de informes. |
|
13. |
Secretaria Subdirección Recursos Materiales |
Entrega al responsable del archivo de contratos los documentos para el registro y actualización de los formatos que se deben entregar mensualmente a los diferentes entes. |
|
Observación
Verificar periódicamente con tesorería los giros realizados por concepto de contratos para actualizar el formato 13 de la AGR y demás entes que requieren dicha información. |
FORMATO CÓDIGO 8003003
ANEXO No. 3
INSTRUCTIVO PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL FORMATO DE COMPROBANTE DE PAGO
1. NIT: Número de Identificación Tributaria de la Contraloría.
2. No: Número consecutivo del comprobante de pago.
3. ORDEN DE PAGO No: Numero de la Orden de Pago que soporta el comprobante de Pago.
4. CANCELADO A: Persona natural o jurídica a nombre de quién se debe expedir el comprobante.
5. DE FECHA: Día de elaboració n del comprobante o la orden de pago.
6. Nit o C.C.: Número de identificación tributaria de la empresa o cédula de Ciudadanía de la persona natural beneficiaria del pago.
7. No. TGIRO: Número consecutivo del giro que elabora Tesorería para cancelar la Orden de Pago, elaborando el cheque correspondiente.
8. DESCRIPCIÓN: Concepto por el cual se elabora el comprobante o la orden de pago.
9. VALOR: Total a cancelar.
10. CUENTA CORRIENTE No. : Número de la cuenta corriente de la cual se gira.
11. CHEQUE No. : Número del cheque con el cual se gira.
12. TOTAL: Valor a cancelar.
13. DESCUENTOS: Disminuir del valor total, la parte correspondiente a las retenciones tributarias que por Ley se deben efectuar.
14. VALOR NETO: Valor a pagar después de los descuentos.
15. IMPUTACIÓN PRESUPUESTAL: Afectación de las cuentas que presupuestamente implican el respectivo gasto.
16. VIGENCIA: Año en curso.
17. ARTÍCULO: Código que describe los conceptos de clasificación del gasto.
18. ORDINAL: Códigos que agrupan apropiaciones destinadas a actividades homogéneas.
19. SUBPROGRAMA: Destinación de la apropiación a los programas.
20. RECURSO: Destinación especifica en recursos administrados o transferencias.
21. VALOR: Total bruto a pagar.
22. IMPUTACIÓN CONTABLE: Afectación de las cuentas de conformidad con el plan general de contabilidad pública
23. CUENTA: Código de imputación contable.
24. VALOR: Total neto a pagar.
25. TESORERO: Nombre y firma del tesorero.
26. FIRMA Y SELLO DEL BENEFICIARIO: Nombre, firma y sello que garantiza que es el beneficiario.
7.6 PROCEDIMIENTO CONCILIACIONES BANCARIAS
|
No |
RESPONSABLE |
ACTIVIDAD |
REGISTROS |
PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES |
|
1.
|
Secretaria De Tesorería
|
Entrega a Profesional Universitario de tesorería:
1. Extractos recibidos de los bancos cuentas de ahorro y corriente de la Entidad.
2. Entrega al responsable del manejo de la caja menor copia de los extractos de las cuentas de cajas menores para los fines pertinentes.
3. Relación Cheques pendientes de cobro. Anexo 5 |
Extractos Bancarios.
|
Punto de control
El tesorero debe verificar al final del mes saldos y números de las cuentas corrientes o de ahorro que maneja la Entidad |
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2. |
Profesional Universitario de tesorería
|
Imprime libros auxiliares de los bancos, cuentas corrientes y de ahorro.
Recibe los extractos y cruza la información del extracto bancario contra los libros auxiliares y la conciliación del mes anterior.
Entrega copia al profesional universitario de contabilidad
|
|
Observación
Es natural que siempre existan partidas conciliatorias entre el saldo en libros y el extracto, Por lo referido se realiza la conciliación para el control sobre de los recursos de la Entidad. |
|
3. |
Profesional Universitario de Contabilidad |
Elabora con acompañamiento de profesional de tesorería la conciliación bancaria en los formatos vigentes, relacionando todas las partidas conciliatorias, notas crédito y débito, adjuntando la relación de cheques pendientes de cobro. |
Formato de Conciliación Bancaria ,
Formato de Relación de Cheques Pendientes de Cobro y transferencias pendientes
|
|
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4. |
Profesional Universitario de Contabilidad y Tesorería |
Imprime original y dos copias de la conciliación bancaria Anexo 4 adjunta los respectivos soportes: copia del extracto bancario, relación de cheques pendientes y el libro auxiliar de bancos, y entrega al Profesional Especializado de contabilidad para su revisión. |
|
|
|
5. |
Tesorero (a) General |
Revisa las conciliaciones bancarias y los libros auxiliares.
Si no esta correcta la conciliación: devuelve al Profesional Universitario de tesorería y/o contabilidad para los ajustes respectivos.
De lo contrario: signatura las conciliaciones, aprueba y firma.
Toma nota de las partidas conciliatorias para realizar las gestiones tendientes a subsanar. |
|
|
|
6. |
Tesorero General |
Recibe de los responsables del manejo de cajas menores las conciliaciones bancarias junto con los extractos, fotocopia de los libros auxiliares de la respectiva cuenta bancaria. |
|
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|
7. |
Tesorero General |
Revisa, aprueba y firma las conciliaciones de cajas menores. |
|
|
|
8. |
Secretaria
Tesorería |
1. Recibe las conciliaciones bancarias con soportes.
2. Saca fotocopias.
3. Elabora memorando para firma del Tesorero y Subdirector Financiero para ser remitida a la Auditoria Fiscal. |
Memorandos de Remisión |
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9. |
Secretaria
Tesorería |
Entrega copia a contabilidad y archiva original para el control y seguimiento de las mismas. |
|
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FORMATO CÓDIGO 8003004
ANEXO NO. 4
INSTRUCTIVO PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL FORMATO DE CONCILIACIÓN BANCARIA
1. FECHA: día mes y año de elaboración de la conciliación bancaria junto con los datos del banco (Banco, sucursal y Numero de Cuenta).
2. SALDO SEGÚN EXTRACTO: saldos según extractos bancarios durante el mes.
3. SALDO EN LIBROS: saldo según libros de contabilidad a final del mes.
4. NOTAS CRÉDITO NO REGISTRADAS EN LIBROS: Refleja la información que presenta el extracto, la descripción, fecha, registro y valor de la nota crédito.
5. CONSIGNACIONES POR REGISTRAR: consignaciones reflejadas en el extracto bancario y no registradas en el libro auxiliar y valor de la consignación.
6. CHEQUES DEVUELTOS: fecha de devolución, número del cheque y valor de los cheques devueltos reflejados en el extracto.
7. NOTAS DÉBITO NO REGISTRADAS EN LIBROS: descripción de la fecha y registro del valor de las notas débito.
8. OTROS CONCEPTOS: casos especiales que determina la Ley.
9. OBSERVACIONES: lo que no se pueda ubicar dentro del formato.
10. ELABORADA POR: nombre y cargo del funcionario encargado de elaborar la conciliación bancaria.
11. REVISADA POR: nombre y firma del Profesional Especializado de Contabilidad (Subdirección Financiera) (Subdirección Financiera).
12. TESORERO GENERAL: nombre y firma del Tesorero General.
FORMATO CÓDIGO 8003005
ANEXO NO. 5
INSTRUCTIVO PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL FORMATO RELACIÓN DE CHEQUES PENDIENTES DE COBRO
1. FECHA: día mes y año de elaboración de la conciliación bancaria junto con los datos del banco (Banco, sucursal y Numero de Cuenta).
2. CHEQUE No.: número del cheque girado.
3. FECHA: fecha en que fue girado el cheque.
4. BENEFICIARIO: nombre del beneficiario.
5. VALOR: valor del cheque.
6. TOTAL: valor total de los cheques pendientes de cobro, el cual se incorpora en el Anexo No. 9 en el concepto de "CHEQUES PENDIENTES DE COBRO".
7.7. PROCEDIMIENTO PARA CUSTODIA DE TÍTULOS DE DEPÓSITO JUDICIAL
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No |
RESPONSABLE |
ACTIVIDAD |
REGISTROS |
PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES |
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1. |
Secretaria
de Tesorería |
Recibe:
1. Memorando con los originales de los títulos judiciales.
2. Memorando con orden de endoso y/o fraccionamiento de la Subdirección de Jurisdicción Coactiva y/o Subdirección del Proceso de Responsabilidad Fiscal. |
Memorando con depósitos judiciales u Orden de endoso |
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|
2. |
Técnico y/o Profesional Universitario De Tesorería
|
Recibe oficio con original de los títulos judiciales, incorpora en el listado de control de títulos y los guarda en la caja fuerte. Si es memorando con orden de endoso y/o fraccionamiento, proyecta oficio de envío a los beneficiarios o al banco Agrario, endosa los títulos , los pasa a la Tesorera General para la su verificación y posterior firma. |
Listado de control de títulos judiciales. |
|
|
3. |
Tesorero (a) General |
Recibe oficio para su revisión y títulos originales endosados.
Si la información es correcta se firma el oficio y los títulos, recoge la firma del Subdirector Financiero (segunda firma autorizada para los títulos) y traslada a técnico o profesional universitario.
Si la información es incorrecta devuelve para su corrección. |
|
Observación
El Tesorero General es la persona que tiene a su cargo la responsabilidad y el manejo de la Caja Fuerte. |
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4. |
Técnico o Profesional Universitario. |
Recibe oficio con original de los títulos judiciales endosados, toma fotocopias de los mismos y del oficio origen del endoso, radica oficio de envío de títulos endosados y lo entrega al auxiliar administrativo. |
Oficio de envío títulos endosados |
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5. |
Auxiliar Administrativo
|
Recibe oficio con originales de los títulos judiciales y copia del memorando orden de endoso y lleva personalmente a la entidad beneficiaria de los mismos o al Banco Agrario de Colombia si hubiere lugar al fraccionamiento |
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6. |
Técnico o Profesional Universitario |
Recibe oficio radicado por la entidad beneficiaria o el Banco Agrario de Colombia.
Realiza formato de consignación para consignar los títulos que se encuentran a favor de la Contraloría. Entrega al auxiliar administrativo consignación para los fines pertinentes. |
|
|
|
7. |
Auxiliar Administrativo
|
Recibe consignación y títulos, realiza la transacción y entrega copia de la consignación al Técnico o profesional universitario, debidamente radicada por el Cajero del Banco correspondiente. |
Consignación radicada por el Banco.
Formularios si los hay. |
|
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8. |
Técnico o Profesional Universitario |
Recibe consignación, elabora el recibo de caja pertinente, y lo entrega para a la secretaria para ser anexado en la cuenta diaria de tesoreria y registra su retiro en el listado de control de títulos. |
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|
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9. |
Profesional Universitario y/o Técnico de Tesorería |
Recibe consignación y oficio radicado por la entidad beneficiaria o el Banco Agrario de Colombia.
entrega al responsable de contabilidad copia para que se formalicen los registros correspondientes. |
Recibo de Caja |
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10. |
Secretaria Tesorería |
Anexa recibo de caja y consignación en el procedimiento de informe diario. |
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7.8. PROCEDIMIENTO PARA EXPEDIR CERTIFICADOS DE RETENCIÓN EN LA FUENTE
7.8.1. A terceros
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No |
RESPONSABLE |
ACTIVIDAD |
REGISTROS |
PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES |
|
1. |
Secretaria De Tesorería |
Recibe y radica solicitud del beneficiario. |
|
Observación
Reloj radicador |
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2. |
Técnico y/o Profesional Universitario de Tesorería |
Recibe solicitud y busca en el sistema la información del solicitante del certificado e imprime los libros auxiliares por tercero. |
|
|
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3. |
Técnico y/o Profesional Universitario de Tesorería |
Revisa movimiento anual en los libros auxiliares, elabora y expide el Certificado de Retención en la fuente, el cual envía al Tesorero(a) para su revisión y firma. |
Certificado de Retención |
|
|
4. |
Tesorero(a) General |
Revisa y firma los Certificados de Retención y devuelve a la Secretaria de Tesorería para su entrega. |
|
|
|
5. |
Secretaria de Tesorería
|
Recibe original y 2 copias del Certificado de Retenciones con el oficio de solicitud, revisa firma del Tesorero(a) y entrega dos al beneficiario. |
. |
Punto de Control
En la Tesorería deberá quedar constancia del Certificado de Retención firmado por el Tesorero(a) y la persona que lo retira de la entidad. |
|
6. |
Secretaria de Tesorería
|
Archiva una copia junto con el oficio de solicitud debidamente refrendado por el beneficiario del mismo. |
|
|
7.8.2. A Funcionarios
|
No |
RESPONSABLE |
ACTIVIDAD |
REGISTROS |
PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES |
|
1. |
Tesorero(a) General
|
Anualmente solicita a la Dirección de Talento Humano los formularios de Ingresos y Retenciones de los funcionarios de la Contraloría de Bogotá D.C., de la vigencia inmediatamente anterior. |
|
|
|
2. |
Dirección de Talento Humano |
Diligencia los formularios de Ingresos y retenciones por cada uno de los funcionarios y envía para la firma al Tesorero(a) General. |
Formularios de Ingresos y Retenciones |
Observación
Responsable de la Dirección de Talento Humano debe constatar que la información registrada en los formularios de ingresos es segura y confiable. |
|
3. |
Tesorero(a) General
|
Recibe, debidamente diligenciados los formularios de Ingresos y retenciones,
Revisa y firma para enviarlos de nuevo a la Dirección de Talento Humano. |
|
|
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4. |
Dirección de Talento Humano |
Recibe formularios de Ingresos y Retenciones debidamente firmados por el Tesorero(a) General. |
Certificados de Ingresos y Retenciones |
|
|
5. |
Dirección de Talento Humano |
Efectúa la entrega de los Formularios a cada uno de los funcionarios de la Contraloría de Bogotá D.C. |
|
Observación
Se debe dejar Copia en la hoja de vida de los Formularios de Ingresos y Retenciones debidamente firmados. |
7.9. PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DE LA INFORMACIÓN EXÓGENA
|
No |
RESPONSABLE |
ACTIVIDAD |
REGISTROS |
PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES |
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1. |
Tesorero(a) General |
Recibe de la DIAN los lineamientos y criterios para la elaboración y presentación de la información exógena. |
Resolución expedida por la DIAN. |
Observación
Exógena DIAN Distrital y nacional |
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2. |
Profesionales Universitarios De Tesorería
|
Importa la siguiente información del sistema financiero vigente en hojas de cálculos:
Pagos o abonos en cuenta.
Retenciones en la fuente practicadas de acuerdo con lo establecido en el literal b) del artículo 631 del Estatuto Tributario.
Verifican apellidos y nombres o razón social, Identificación, dirección de cada una de las personas o entidades a quienes se les practicó la retención en la fuente en el año gravable, teléfono, concepto, valor del pago o abono en cuenta, entre otros. |
Libros Auxiliares, del sistema contable vigente |
|
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3. |
Profesionales Universitarios De Tesorería
|
Analizan, revisan Retenciones practicadas durante el año a informar.
Diligencia el formato de acuerdo a los instructivos y normas de la DIAN, el cual se adopta por medio de la resolución según el concepto a que corresponda. |
Cuadro Excel |
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4. |
Profesionales Universitarios Dirección
Talento Humano
Nomina
|
Importa la siguiente información del sistema de nómina en hojas de cálculos.
Pagos, retenciones en la fuente practicadas a los funcionarios de acuerdo con lo establecido en la normatividad vigente Suministrando: Apellidos y nombres, Identificación, Dirección, Teléfono, Valor del pago entre otros. |
Libros y/o
Auxiliares de nomina del sistema vigente. |
Observación
La información que se importa corresponde a cada una de las personas a quienes se les practicó la retención en la fuente en el año gravable. |
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5. |
Profesionales Universitarios Dirección
Talento Humano
Nomina y De Tesorería |
Analizan, revisan la información de Retenciones practicadas durante el año a informar que arroja el sistema de nomina y sistema financiero vigente. |
Cuadros en Excel |
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6. |
Profesionales Universitarios De Tesorería
|
Diligencian el formato para los pagos y para las retenciones, el cual se adopta por medio de la resolución según el concepto a que corresponda. |
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|
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7. |
Profesionales Universitarios De Tesorería
|
Baja los archivos del prevalidador de la DIAN, en DISKETTE, CD o USB y realizan su instalación en el computador seleccionado para el trabajo. |
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8. |
Profesionales Universitarios De Tesorería |
Digita en el prevalidador la información obtenida de acuerdo a las (actividades números. 2, 3, 4 y 6 ). |
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9. |
Profesional Universitario De Tesorería
|
Validan la información incorporada originando el "Reporte de Validación de Información Exógena", donde aparecen o no inconsistencias.
Si existen inconsistencias: Se corrigen.
Si esta correcta: Se imprime el reporte y se grava la información en medio magnética de acuerdo a los parámetros de la resolución. |
Reporte Validación de Información Exógena. |
Punto de Control
La información debe guardarse en el medio magnético correspondiente de acuerdo a las especificaciones incluidas la resolución actualizada por la DIAN. |
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10. |
Contralor de Bogotá D.C. |
Delega mediante oficios, dirigidos a la DIAN como representante legal de la Contraloría ante la DIAN, al tesorero (a) general, la presentación y firma virtual del informe.. |
Oficios |
|
|
11. |
Tesorera General
|
Revisa, analiza y presenta la información general, de manera virtual de acuerdo a la normatividad vigente utilizando los servicios informáticos electrónicos de la DIAN haciendo uso de la firma digital y respaldada con certificado digital emitido por la DIAN. |
Formato de Entrega a través de la página de la DIAN y firma digital. |
Punto de Control
Formato de presentación de la información Exógena . |
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12. |
Secretaria de tesorería
|
Recibe los documentos de la información exógena (formato de presentación por envió de archivos Información con firma digital del tesorero(a) general, sellada como recibida de la DIAN y Formato solicitud ingreso de archivo. |
|
Observación
La carpeta de la información exógena se debe conservar por 5 años. |
|
13. |
Secretaria de tesorería
|
Archiva en la carpeta de correspondencia externa enviada. |
|
|
7.10. PROCEDIMIENTO DE INFORMES DE TESORERÍA
7.10.1. Procedimiento Informe Diario:
|
No |
RESPONSABLE |
ACTIVIDAD |
REGISTROS |
PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES |
|
1. |
Secretaría de Tesorería
|
Consolida y verifica la documentación recibida de los movimientos y transacciones realizadas en tesorería generadas por los egresos e ingresos. |
|
Observación
Plazo de entrega de informe diario a la tesorera (1) día hábil después de terminado el día. Revisión por la tesorera (1) día. Entrega a contabilidad mínimo el (3) día hábil para revisión. |
|
2. |
Técnico y/o Profesional Universitario De Tesorería
|
Imprime:
Boletín Diario de Tesorería,
Comprobantes de diario y auxiliares de contabilidad generados por los movimientos de ingresos y egresos de tesorería en original y una copia. |
Boletín Diario
Auxiliares de bancos y caja |
|
|
3. |
Técnico y/o Profesional Universitario De Tesorería
|
Archiva copia en forma consecutiva de los comprobantes de diario y los auxiliares generados por los registros de tesorería en el sistema financiero vigente, para ser entregados al contador con el último informe generado en el mes. |
|
|
|
4. |
Secretaría De Tesorería
|
Recibe los documentos impresos
Recibe el comprobante de pago el cheque y/o el comprobante de transferencia electrónica con todos los soportes que originaron el pago de una cuenta.
* Separa los originales de la documentación dejándolos aparte.
* Archiva hoja de ruta en una AZ, en forma consecutiva.
* Archiva comprobante de pago y los soportes del cheque o copia de la transferencia electrónica en una AZ.
Entrega copias de recibos de caja y/o órdenes de pago dependiendo del caso a:
* Subdirección de Recursos Materiales.
* Dirección de Talento Humano.
* Presupuesto
* Coactiva
* Jurídica entre otras
Inicia el proceso de armar la carpeta de informe diario con la documentación producida. |
|
Observación
La hoja de ruta se archiva para facilitar las consultas de información.
Observación
La información entregada a las des es para control, consultas y/o rendición de informes. |
|
5. |
Secretaria De Tesorería
|
Organiza la documentación recibida del día de la siguiente manera:
* Boletín de Tesorería.(diario)
* Relación de ingresos de caja y bancos
* Recibos oficiales de caja con sus soportes.
* consignaciones bancarias y otros documentos soportes (Formatos generados por algunos de los ingresos de tesorería).
* Auxiliar de ingresos.
* Relación de Egresos de Bancos, Comprobante de pago, adjuntando orden de pago, copia de la transferencia electrónica y demás documentos de acuerdo al anexo 2 "Documentos que se deben solicitar para la recepción, causación y pago de obligaciones "; procedimiento de causación contable.
* Oficio de traslado de fondos.
* fotocopia de la orden de pago anterior, registro contable,
* Comprobante de Causación Contable, auxiliar de los registros contables.
* Notas crédito de transferencia
* Acta de anulación de cheques con el cheque anulado.
Realiza la foliación de los documentos anexos de acuerdo a las normas archivisticas una vez armada la carpeta.
Entrega la carpeta de los comprobantes de diario y auxiliares de los movimientos generados por la tesorería por orden de fecha con el último informe diario del mes.
Entrega al tesorero (a) para los fines pertinentes. |
Informe diario |
.
Observación
Se debe tener en cuenta:
Los cambios que se realicen en la normatividad, en la central de cuentas y/o contratación para el archivo del informe diario.
Punto de Control
Verificar que la documentación archivada no se encuentre duplicada y que estén todos los soportes que originaron cada uno de los registros tesorales. |
|
6. |
Tesorero(a) General
|
Recibe informe diario, verifica que la documentación se encuentre debidamente archivada, foliada y que los documentos que la conforman estén debidamente firmados por los responsables de cada área.
Revisa la imputación contable y/o presupuestal de los comprobantes de pago, los ingresos generados en la tesorería comparando la información con los documentos que generaron los egresos e ingresos de tesorería.
Si está correcto aprueba, signa los informes, relación de egresos e ingresos y entrega a Secretaria de Tesorería.
Revisa la carpeta de los comprobantes y auxiliares generados por tesorería al final del mes y signa aprobando que la información consignada en los mismos esta correcta.
No: devuelve a la secretaria De Tesorería para las correcciones del caso. |
|
Punto de Control
Cotejar la información de los auxiliares de caja y bancos periódicamente con boletín diario
garantizando la razonabilidad de los informes diarios.
|
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7. |
Secretaria De Tesorería
|
Radica el informe diario y entrega al Profesional Especializado de Contabilidad, para su control una vez corregido y firmado por la tesorera.
Entrega los comprobantes y auxiliares de tesorería debidamente archivados y firmados por el tesorero con el último informe diario del mes. |
|
|
|
8. |
Profesional Especializado de Contabilidad
|
Recibe el informe diario de Tesorería.
Recibe los comprobantes, auxiliares de contabilidad generados en tesorería al final del mes, revisa y firma si todo está correcto de lo contrario devuelve para los ajustes respetivos en el área donde se originó el mismo.
Revisa informe diario si no está correcto devuelve a tesorería para los ajustes necesarios de lo contrario lo traslada a la Secretaria (asignado como
Administrador de Archivos de tesorería). |
|
Observación
Revisión de movimientos y saldos diarios por parte de contabilidad evidenciados con el Vo.Bo. |
|
9. |
Secretaria
de tesorería
(asignado como
Administrador del
Archivo de tesorería)
|
Recibe, revisa que el informe diario se encuentre debidamente firmado por el profesional responsable de contabilidad.
Si no está correcto devuelve para los ajustes necesarios de lo contrario enumera la carpeta registrando en Excel para posterior entrega al Archivo Central de la Contraloría. |
|
Observación
La entrega al archivo central se hace teniendo en cuenta las tablas de retención y las normas archivisticas. |
7.10.2. Procedimiento Informes Mensuales, semestrales y Anual.
|
No |
RESPONSABLE |
ACTIVIDAD |
REGISTROS |
PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES |
|
1. |
Tesorero(a)
General |
Recibe de la Secretaría Distrital de Hacienda, Auditoría General, Dirección de Análisis Económico entre otros los lineamientos y criterios para la rendición de los diferentes informes de la información mensual, semestral y anual que se requiera de acuerdo a la normatividad que se encuentre vigente. |
|
|
|
2. |
Tesorero(a) General |
Solicita mensualmente la ejecución presupuestal para la presentación de los informes.
Imprime los auxiliares de bancos, caja y boletín. |
|
|
|
3. |
Tesorero(a) General |
Coteja la ejecución presupuestal con los Auxiliares de Bancos, caja y el saldo del boletín diario, constatando que los saldos coincidan.
En caso de encontrar diferencias entre la ejecución y los auxiliares informa, revisa y analiza con presupuesto y contabilidad los posibles errores realizando los ajustes correspondientes.
Entrega a Profesional responsable de la elaboración de informes. |
-Informe Mensual
Semestral
Anual |
|
|
4. |
Profesional
Universitario
De de Tesorería |
Prepara los siguientes informes:
Informe Mensual: dentro de los primeros 10 días hábiles siguientes al mes reportado.
Informe Semestral: dentro de los primeros 10 días hábiles siguientes al semestre reportado
Informe Anual: De acuerdo a la normatividad vigente. |
|
|
|
5. |
Tesorero(a)
General |
Mensualmente recibe las conciliaciones bancarias, revisa y toma nota de las partidas conciliatorias para realizar las gestiones tendientes a subsanar.
Recibe de los responsables del manejo de cajas menores las conciliaciones bancarias con fotocopia de los libros auxiliares de la respectiva cuenta bancaria de la caja menor. |
|
|
|
6. |
Tesorero(a)
General o(a) |
Revisa, aprueba y firma las conciliaciones de cajas menores y entrega a la secretaria de tesorería para entrega y archivo. |
|
|
|
7. |
Tesorero(a)
General |
Recibe las conciliaciones bancarias con soportes.
Saca fotocopias.
Elabora memorando para firma del Tesorero y Subdirector Financiero para ser remitida a la Auditoria Fiscal.
Entrega copia a contabilidad.
Archiva original para el control y seguimiento de las mismas. |
|
|
|
8. |
Profesional Universitario
De de Tesorería |
Diligencia, revisa e imprime el Informe de Ejecución Reconocimientos Vigencia Anterior Anexo 6.
Rubrica y entrega a Tesorero (a) General para los fines pertinentes |
Informe ejecución Reconocimientos vigencia anterior. |
|
|
9. |
Tesorero(a) General |
Diligencia el Formato correspondiente al Informe de ejecución del presupuesto de ingresos Anexo 7, sus modificaciones, notas y revisa e imprime los documentos soportes conjuntamente con presupuesto. |
Informe de ejecución del presupuesto de ingresos |
|
|
10. |
Tesorero(a) General |
Transcribe la información referente al PAC, revisa e imprime el Programa Anual de Caja PAC, sus modificaciones, notas y demás soportes Anexo 8 solicitud de Giro de transferencias Anexo 9 Programa Anual de Caja - PAC. |
Programa Anual de Caja PAC
Solicitud de Giro de Transferencias |
Observación
Mensualmente debe diligenciar y actualizar este formato. |
|
11. |
Profesional Universitario |
Actualiza e imprime el Informe sobre el Estado de Tesorería.
Anexo No 10, rubrica y entrega a Tesorero (a) General para los fines pertinentes |
Estado de Tesorería. |
|
|
12. |
Profesional Universitario |
Actualiza el Informe sobre disponibilidad de Fondos Anexo No 11 e imprime, rubrica y entrega a Tesorero (a) General para los fines pertinentes. |
Disponibilidad de Fondos. |
|
|
13. |
Tesorero(a) General |
Revisa con la ejecución presupuestal una vez diligenciados los formatos anteriores constatando que los saldos coincidan.
Verifica y/o revisa con presupuesto y contabilidad en caso de encontrar diferencias corrige los mismos.
Firma y entrega a la secretaria de tesorería para elaborar los memorandos respectivos. |
|
Punto de Control
Revisar las partidas conciliatorias de los formatos con los auxiliares y la ejecución presupuestal. |
|
14. |
Secretaria De Tesorería |
Elabora memorandos y remite formatos diligenciados de acuerdo a los instructivos dados.
Entrega a la Tesorera para su firma y entrega a la secretaria de la Subdirección Financiera. |
Memorando |
|
|
15. |
Secretaria Subdirección Financiera |
Consolida la información de tesorería, presupuesto, contratos para ser presentadas a las entidades que la requieren.
Prepara Memorando con destino al Director de Apoyo al Despacho para firma del Subdirector Financiero con proyecto de oficio remisorio de la cuenta para firma del Señor Contralor con destino al Auditor Fiscal. |
Memorando
Oficio |
|
|
16. |
Tesorero(a) General, Profesional Universitario |
Diligencia anualmente de acuerdo a las instrucciones de la Auditoria General electrónicamente los siguientes formatos de tesorería :
Formato No. F02 cajas menores
Formato No. 3 Cuentas Bancarias, Formato No. 6 "Ejecución presupuestal de ingresos" , Formato No. 9 " Ejecución del PAC Vigencia", Formato No. 11 "Ejecución presupuestal de cuentas por pagar".
Imprime, revisa con la ejecución presupuestal auxiliares de bancos y caja si están bien el tesorero(a) General signa los formatos.
De lo contrario devuelve para los ajustes necesarios |
|
Observación
Los formatos deben ser revisados y conciliados con los profesionales de presupuesto y contabilidad. |
|
17. |
Tesorero (a) General |
Entrega debidamente firmado al funcionario responsable de la Subdirección Financiera de la consolidación de los informes y/o formatos de la Auditoría General y posterior envió a la Dirección de Planeación para la consolidación de la cuenta de la contraloría de Bogotá, D.C |
|
Observación
Todos los formatos deben ir con el Vo.BO., del responsable de cada área una vez revisados y aprobados. |
|
18. |
.Técnico y/o Profesional
(Funcionario responsable) |
Reúne, revisa la documentación, saca fotocopias y elabora memorando para firma del Subdirector Financiero y entrega a la Dirección de Planeación de acuerdo a los instructivos recibidos, dejando copia del recibido del memorando a la Dirección Administrativa. |
Memorando |
Observación
Se archiva una copia en una z con la información de la Subdirección para consulta y demás fines pertinentes |
FORMATO CÓDIGO 8003006
ANEXO NO. 6
INSTRUCTIVO PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL FORMATO DEL INFORME DE EJECUCIÓN DE RECONOCIMIENTOS VIGENCIA ANTERIOR
1. ENTIDAD: Descripción del nombre de la Entidad.
2. CÓDIGO: Código de la Entidad.
3. MES: Mes del cual se incorporan los movimientos.
4. CÓDIGO: En esta columna se registrara el número correspondiente al rubro de acuerdo al plan de cuentas respectivo.
5. RUBRO: Nombre o identificación del rubro
6. PARTIDA CERTIFICADA:
7. MODIFICACIONES DEL MES: Los movimientos del mes
8. MODIFICACIONES ACUMULADAS: Acumula el saldo anterior de las modificaciones mas el movimiento del mes.
9. PARTIDA DEFINITIVA: Acumula el movimiento de la partida certifica mas o menos las modificaciones.
10. RECAUDO DEL MES: los recaudos y afectaciones del mes.
11. RECAUDO ACUMULADO: el acumulado de los recaudos.
12. PORCENTAJE EJECUCIÓN: se mira estadísticamente el porcentaje de lo ejecutado
13. SALDO POR RECAUDAR: se registra el valor de las transferencias por recaudar.
14. FIRMA DEL RESPONSABLE: Firma del Funcionario responsable. (Tesorero(a) General (Subdirección Financiera))
15. DEPENDENCIA: nombre de la Dependencia designada por la entidad. (Tesorería)
16. TELÉFONO: Número Telefónico donde se puede solicitar información
ANEXO NO. 7
FORMATO CÓDIGO 8003007
ANEXO NO. 7
INSTRUCTIVO PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL FORMATO
DE PROGRAMA ANUAL DE CAJA PAC
1. ENTIDAD: Descripción del nombre de la Entidad.
2. VIGENCIA: año el cual se incorpora.
3. FECHA: Mes del cual se diligencian los datos.
4. SUBDIRECTOR FINANCIERO: Nombre y firma del funcionario responsable de la subdirección financiera de la entidad.
5. ORDENADOR DEL GASTO: Nombre, cargo y firma del funcionario delegado como ordenador del gasto.
6. TESORERO(A) GENERAL (SUBDIRECCIÓN FINANCIERA): Nombre y firma del Tesorero(a) General (Subdirección Financiera) de la entidad.
ANEXO NO. 8
SOLICITUD DE GIRO DE TRANSFERENCIA
FORMATO CÓDIGO 8003008
ANEXO NO. 8
INSTRUCTIVO PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL FORMATO SOLICITUD DE GIRO
DE TRANSFERENCIA
1. IMPUTACIÓN PRESUPUESTAL : Código presupuestal de ingresos asignado por hacienda
2. CONCEPTO: Equivale a la solicitud de giro de acuerdo al PAC para recaudar fondos para dar cumplimiento a los compromisos y/o obligaciones de la Entidad.
3. TIPO: Corresponde si la solicitud es de reserva o de la Vigencia
4. SITUAR FONDOS: Indica si la Secretaria de Hacienda realiza o no la transferencia.
5. TIPO DE CUENTA: Indica la cuenta a la cual se solicita que se realice el giro a la cuenta corriente o de ahorro de la entidad.
6. BANCO: Indica el banco a la cual se solicita que se realice el giro
7. NUMERO DE CUENTA: Indica el número de cuenta del banco seleccionado para el giro
8. MONTO Y/O VALOR: Indica el valor que transfiere la Secretaria de Hacienda de acuerdo a la solicitud de giro.
9. PAGOS ACUMULADOS (Moneda Original) (Pesos): Valor solicitado a hacienda sobre el total aprobado por el CONFIS
10. SALDO (Moneda Original) (Pesos): Valor que falta por solicitar a hacienda sobre el total aprobado el 1 de enero de cada vigencia (apropiación inicial ) - valor solicitado para cumplir con las obligaciones.
11. NOMBRE: corresponde al nombre de quién es responsable de la solicitud de giro
12. CEDULA: No del documento de identidad del responsable.
ANEXO NO. 9
PROGRAMA ANUAL DE CAJA - PAC
FORMATO CÓDIGO 8003009
Nota: El formato es diseñado y suministrado por la Secretaria de Hacienda.
ANEXO NO. 9
INSTRUCTIVO PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL FORMATO DE PROGRAMA
ANUAL DE CAJA
1. ENTIDAD: Corresponde al nombre de la Contraloría de Bogotá
2. VIGENCIA: Indica la vigencia fiscal que se está trabajando.
3. FECHA: Mes del cual se diligencian los datos.
4. PRESUPUESTO INICIAL : Es el presupuesto aprobado para la vigencia fiscal.
5. TOTAL PAC : PAC Aprobado por el CONFIS
6. SUSPENSIONES: Corresponde al presupuesto castigado de la entidad
7. MESES : indica la programación mensual que se realiza
8. SUBDIRECTOR FINANCIERO: Nombre y firma del funcionario responsable de la subdirección financiera de la entidad.
9. ORDENADOR DEL GASTO: Nombre, cargo y firma del funcionario delegado como ordenador del gasto.
10. TESORERO(A) GENERAL: Nombre y firma del Tesorero(a) General (Subdirección Financiera) de la entidad.
ANEXO NO. 10
FORMATO CÓDIGO 8003010
ANEXO NO. 10
INSTRUCTIVO PARA DILIGENCIAMIENTO
DEL FORMATO DE ESTADO DE TESORERÍA
1. ENTIDAD DISTRITAL: Descripción del nombre de la Entidad.
2. MES EVALUADO: corresponde al mes que sé esta evaluando el estado de Tesorería.
3. AÑO. Año que se va afectar.
4. ENTIDAD FINANCIERA: Corresponde a la Entidad donde se mantienen los recursos monetarios para atender obligaciones de giro permanente, llámese banco, corporación de ahorro y vivienda u otros.
5. NÚMERO DE CUENTA CORRIENTE: Hace referencia al número asignado por la entidad financiera, para identificar la propiedad de recursos depositados por el cuentadante.
6. SALDO ANTERIOR: Corresponde al saldo del último mes reportado con que se cerraron las cuentas tanto corrientes como de ahorro, en cada una de las entidades financieras.
7. MOVIMIENTO DE INGRESOS: Es esta columna se registra los movimientos de ingresos consolidados mensualmente en cada cuenta, recibidos por todo concepto.
8. MOVIMIENTO DE EGRESOS: En esta columna se registra los movimientos de egresos consolidados mensualmente de cada cuenta, causados por los pagos o giros por todo concepto, correspondientes a la misma vigencia.
9. SALDO SEGÚN TESORERÍA: Identifica al saldo final mensual de cada cuenta con corte al periodo reportado. Corresponde al resultado de la diferencia entre el movimiento de ingresos menos el movimiento de egresos.
10. FECHA ÚLTIMA CONCILIACIÓN: Hace referencia a la fecha de la ultima conciliación bancaria practicada.
11. FIRMA DEL RESPONSABLE: Firma del Funcionario responsable. (Tesorero(a) General (Subdirección Financiera))
12. DEPENDENCIA: nombre de la Dependencia designada por la entidad. (Tesorería)
13. TELÉFONO: Número Telefónico donde se puede solicitar información
FORMATO CÓDIGO 8003011
ANEXO NO. 11
INSTRUCTIVO PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL FORMATO DE DISPONIBILIDAD
E FONDOS
1. ENTIDAD DISTRITAL: Descripción del nombre de la Entidad.
2. FECHA: Corresponde al ultimo día de cada mes y recoge los saldos de los movimientos presentados en el mismo periodo
3. FONDOS EN MONEDA NACIONAL: Hace referencia a la Sumatoria de los saldos de recursos depositados en cajas menores y principal, cuentas corrientes, ahorro e inversiones financieras temporales en las distintas entidades del sector financiero.
4. FONDOS EN MONEDA EXTRANJERA: Corresponde a la Sumatoria de los saldos de los recursos depositados en bancos en el exterior, ya sea a través de cuentas corrientes, ahorro e inversiones en otro tipo de moneda. Su valor debe darse en pesos por lo tanto deben calcularse a la Tasa Representativa del Mercado al cierre de cada mes.
5. TOTAL FONDOS DISPONIBLES DE TESORERÍA: Es la sumatoria de los ítems I y II.
6. ACREEDORES VARIOS: Hace referencia a las obligaciones que presenta la Entidad con terceros, por lo tanto son recursos que mantienen el sujeto de control pero no corresponde a recursos propios, así:
7. FONDOS A TERCEROS: Son recursos que maneja la entidad pero corresponden a terceros Ej. : Fondos de Pensiones.
8. RECAUDOS DE TERCEROS: Son recursos que la entidad mantiene, en razón de los convenios celebrados con otras entidades para su correspondiente recaudo.
9. TESORERÍAS DE TERCEROS: Son recursos de las distintas entidades de la Administración, que por su naturaleza y función son manejados por la Tesorería Distrital.
10. TOTAL DISPONIBILIDAD ORDINARIA: Es el resultado de la diferencia entre los fondos disponibles de Tesorería y los acreedores varios.
11. INVERSIONES PERMANENTES: Corresponden a las inversiones en acciones que mantienen las Entidades del Distrito en otras entidades tanto del sector público como privado valorados al costo.
12. RECURSOS COMPROMETIDOS: Son los compromisos adquiridos por las Entidades aún no cancelados, como por Ej. : las reservas.
13. FIRMA DEL RESPONSABLE: Firma del Funcionario responsable. (Tesorero(a) General (Subdirección Financiera)).
14. DEPENDENCIA: nombre de la Dependencia designada por la entidad. (Tesorería).
15. TELÉFONO: Número Telefónico donde se puede solicitar información.
PROCEDIMIENTO PARA EL MANEJO DE CAJAS MENORES
HISTORIAL DE CAMBIOS
|
VERSIÓN |
Nº DEL ACTO ADMINISTRATIVO QUE LO ADOPTA Y FECHA |
NATURALEZA DEL CAMBIO |
|
1.0
|
R.R. 046 de Diciembre 22 de 2005. |
Como resultado del proceso de actualización y mejoramiento de los procedimientos de la Subdirección Financiera se tuvieron en cuenta las recomendaciones realizadas por las auditorías y los cambios contemplados en el "Modelo Estándar de Control Interno" MECI, en referencia con las observaciones y puntos de control e igualmente se mejoraron en su conjunto las actividades y los registros adjuntos.
Por lo expuesto anteriormente se modifican todas las páginas del procedimiento para el manejo de Cajas menores, contemplados en la R.R. 046 de diciembre 22 de 2005 versión 1.0. |
|
2.0 |
R.R. |
|
Formato Código 1002002
PROCEDIMIENTO PARA EL MANEJO DE CAJAS MENORES
CÓDIGO: 8004
VERSIÓN No. 2.0
Fecha: 22 DIC 2009
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REVISADO POR: |
Director Administrativo y Financiero (AF)
CARGO |
José de Jesús Gil Barreto
NOMBRE |
FIRMA |
|
APROBADO POR: |
Director Técnico de Planeación
CARGO |
Elemir Pinto Díaz
NOMBRE |
FIRMA |
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COPIA Nº |
Nº DE PAGINAS: 19 |
1. OBJETIVO(S):
Establecer los lineamientos generales para la apertura, reembolso, legalización y control para el adecuado manejo de los recursos asignados a las Cajas Menores de la Contraloria de Bogotá.
2. ALCANCE:
* PROCEDIMIENTO APERTURA DE CAJA MENOR
Inicia cuando las dependencias solicitantes presentan requerimiento ante el Contralor Auxiliar o Director (designado como ordenador del gasto) para la creación de cajas menores debidamente sustentada la solicitud definiendo montos y rubros presupuestales a utilizar. y termina cuando Director, Subdirector (Dirección o subdirección solicitante) da inicio al procedimiento manejo de cajas menores "8004", numeral 7.2.
* PROCEDIMIENTO MANEJO DE CAJAS MENORES
Inicia cuando el Director, Subdirector (designado como ordenador del gasto de la caja menor) recibe, memorando de la subdirección financiera estipulando el monto consignado, entrega al funcionario responsable (asignado para el manejo y control de la caja menor) y termina cuando el Funcionario (asignado para el manejo de la caja menor) remite el memorando de solicitud de reembolso de la caja menor a la Subdirección Financiera adjuntando la carpeta con los documentos, facturas y cuadros que hacen parte del mismo una vez cumplido el 70% del total de la caja menor.
* PROCEDIMIENTO REEMBOLSO DE CAJA MENOR
Inicia cuando el Funcionario (asignado para el manejo de la caja menor) radica el reembolso de caja menor con los documentos y formatos debidamente archivados con los comprobantes de gastos de caja menor definiendo los montos por los rubros presupuestales utilizados y termina cuando el Tesorero (a) General da inicio al Procedimiento Giro Tesoral y/o pago de la orden de Pago. 8003 numeral 7.5.
* PROCEDIMIENTO LEGALIZACIÓN DE CAJA MENOR
Inicia cuando el Tesorero(a) General envía memorando a los responsables del manejo de los fondos de caja menor, estipulando fecha en que se debe legalizar y/o realizar el cierre de la caja menor y termina cuando la Secretaria Área Tesorería recibe y archiva de acuerdo al procedimiento de informe diario "8003" numeral 7.9.1
3. BASE LEGAL:
Constitución Política de Colombia. Titulo XII, Capitulo cuarto.
Decreto Nacional 624 De 1989 Modificado por el Decreto Nacional 3258 de 2002 y las Leyes 383 de 1997, 488 de 1998 y 863 de 2003, "por el cual se expide el Estatuto Tributario de los impuestos administrados por la Dirección General de Impuesto Nacionales."
Decreto Distrital 807 de 1993 "por el cual se armonizan el procedimiento y la administración de los tributos distritales con el Estatuto Tributario Nacional y de dictan otras disposiciones." Adicionado por el Decreto Distrital 362 de 2002 "Por el cual se actualiza el procedimiento tributario de los diferentes impuestos distritales, de conformidad con su naturaleza y estructura funcional".
Acuerdo No 24 del 29 de Noviembre de 1995, modificado por Acuerdo Nº 20 de 16 de Octubre de 1996 "por el cual se expide el Estatuto Orgánico del Presupuesto para el Distrito Capital"
Decreto Distrital 390 de 2008 "Por el cual se reglamentan los Acuerdos Orgánicos de Presupuesto 24 de 1995 y 20 de 1996, en materia de tesorería y crédito público y se dictan otras disposiciones"
Decreto Distrital No. 714 del 15 de noviembre de 1996, "Por el cual se compilan el Acuerdo Orgánico de Presupuesto Nº 24 de 1995 y Acuerdo Orgánico de Presupuesto Nº 20 de 1996, que conforman el Estatuto Orgánico del Presupuesto Distrital".
Resolución Orgánica 6 de 30 octubre 2008 "Por medio de la cual se determinan los aspectos generales de la rendición de la cuenta electrónica por parte de las Contralorías y su revisión por la Auditoria General de la República".
Decreto Distrital No. 061 del 14 de febrero de 2007, "Por el cual se reglamenta el funcionamiento de las Cajas Menores y los Avances en Efectivo".
4. DEFINICIONES:
CAJA MENOR: Es el fondo fijo establecido en efectivo a cargo de un funcionario, para atender en forma oportuna y eficiente las solicitudes de gastos identificados y definidos en los conceptos del presupuesto anual del Distrito Capital que tengan el carácter de urgentes e imprescindibles y que no impliquen fraccionamiento. Son formuladas por las diferentes dependencias con el fin de garantizar el normal funcionamiento de la Entidad
5. REGISTROS:
* APERTURA DE CAJA MENOR
Solicitud de requerimiento
Proyecto de resolución
Memorando
Resolución Reglamentaria
Certificado de Disponibilidad y el Registro Presupuestal
* MANEJO DE CAJAS MENORES
Memorando
* REEMBOLSO DE CAJA MENOR
Carpeta de reembolso
Formato
* LEGALIZACIÓN DE CAJA MENOR
Memorando
Recibo de Caja
6. ANEXOS:
Formato para el reporte de los recursos financieros (Anexo No. 1). Código 80040001
7. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
7.1. PROCEDIMIENTO APERTURA DE CAJA MENOR
|
No |
RESPONSABLE |
ACTIVIDAD |
REGISTROS |
PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES |
|
1. |
Director, Subdirector
(Dirección o subdirección solicitante)
|
Presentan requerimiento ante el Contralor Auxiliar o Director (designado como ordenador del gasto) para la creación de cajas menores debidamente sustentada la solicitud definiendo montos y rubros presupuestales a utilizar. |
Solicitud de requerimiento |
|
|
2. |
Contralor Auxiliar o Director,
(designado como ordenador del gasto) |
Recibe, revisa y define con el Contralor de Bogotá D.C. la viabilidad de la creación de las mismas.
Entrega a la Subdirección Financiera para la elaboración del proyecto de Resolución. |
|
|
|
3. |
Subdirector Financiero y
Tesorero General |
Prepara para firma del Contralor de Bogotá D.C. el Proyecto de Resolución Reglamentaria de creación según los parámetros dados por el Contralor Auxiliar o Director, (designado como ordenador del gasto), acorde al decreto vigente emanado por la Alcaldía Mayor "por el cual se reglamenta el funcionamiento de las cajas menores y los avances en efectivo".
Elabora y envía Memorando con el proyecto de resolución para firma del Contralor de Bogotá D.C. |
Proyecto de resolución |
|
|
4. |
Contralor Auxiliar o Director,
(designado como ordenador del gasto) |
Revisa, verifica el proyecto de Resolución Reglamentaría para la constitución de Cajas Menores.
Da VoBo, aceptando el Proyecto de Resolución.
Firma Memorando. |
Memorando |
|
|
5. |
Contralor de Bogotá D.C. |
Revisa, verifica y firma el proyecto de resolución si está de acuerdo de lo contrario devuelve para los ajustes necesarios.
Envía Resolución firmada a la Dirección de Talento Humano para la numeración y fecha correspondiente. |
Resolución Reglamentaria |
|
|
6. |
Director Técnico de Talento Humano |
Envía la Resolución numerada y firmada con memorando a la subdirección financiera para los fines pertinentes. |
|
|
|
7. |
Subdirector Financiero |
Recibe Resolución Reglamentaría debidamente firmada y numerada de constitución de las cajas menores de la vigencia fiscal.
Entrega copia al responsable de tesorería y al responsable de presupuesto. |
|
|
|
8. |
Tesorero (a) General
|
Recibe, revisa la copia de la Resolución Reglamentaria, verificando si las cajas menores que aparecen citadas en la misma son nuevas o ya corresponden a vigencias anteriores. |
|
|
|
9. |
Tesorero (a) General
|
Si es la creación de una nueva caja menor o cambio del ordenador del gasto de la caja menor correspondiente comunica a los funcionarios del Área de Tesorería para que se inicien los trámites respectivos ante la Entidad Bancaria para la apertura de la cuenta bancaria o en su efecto el cambio de las nuevas firmas autorizadas para el manejo de los fondos de caja. |
|
|
|
10. |
Profesional Universitario y/o Técnico Área Tesorería |
Elabora oficio ante la entidad bancaria diligenciando las tarjetas donde van consignadas las firmas autorizadas y sellos que se utilizaran para el manejo de la cuenta bancaria. |
|
|
|
11. |
Tesorero (a) General |
Recibe, verifica los oficios y tarjetas firmadas y entrega a la secretaria para el archivo. |
|
Observación
Se deja copia del oficio y de las tarjetas firmadas y selladas por el banco para posteriores consultas y/o registros tesorales. |
|
12. |
Profesional Universitario Área Presupuesto.
|
Recibe y verifica los rubros aprobados en la resolución.
Incorpora en el sistema financiero vigente los valores enunciados en la Resolución Reglamentaria de cajas menores expidiendo Certificado de Disponibilidad por cada Dependencia autorizada.
Emite el respectivo Registro Presupuestal de apertura de cajas menores afectando el certificado de disponibilidad respectivo. |
Certificado de Disponibilidad
y Registro Presupuestal |
|
|
13. |
Profesional Especializado Área Presupuesto. |
Recibe, revisa, verifica documentos soportes, del Certificado de Disponibilidad y Registro Presupuestal
Da Vo.Bo. y entrega al Profesional Universitario Área Contabilidad para su validación. |
|
|
|
14. |
Profesional Universitario Área Contabilidad. |
Coteja la resolución reglamentaria con registro presupuestal e inicia el procedimiento de validación y causación contable.
Devuelve al Área de Presupuesto, para que se de inicia el procedimiento giro presupuestal y/o elaboración de la orden de pago "8001" numeral 7.5. |
|
Observación
Capacitación una vez al año al inicio del manejo de Cajas menores a los responsables del manejo de la misma |
|
15. |
Profesional Universitario Área
Presupuesto. |
Entrega a tesorería para los registros tesorales correspondientes y posterior pago y/o transferencia electrónica a las cuentas bancarias asignadas a los ordenadores del manejo de las cajas menores |
|
|
|
16. |
Secretaria
Tesorería |
Elabora memorando para firma de la tesorera para ser enviado a la dirección y/o subdirección asignada del manejo de cajas menores citadas por resolución, con copia de la transferencia electrónica realizada en el banco, estipulando monto respectivo ya sea por apertura, cambio de ordenador del gasto y/o por reembolso de la caja menor. |
Memorando |
|
|
17. |
Tesorero (a)
General |
Revisa, firma y envía memorando de comunicación de la transferencia electrónica realizada en el banco estipulando el monto autorizado de acuerdo a la Resolución Reglamentaria de la constitución de las cajas menores de la vigencia fiscal, por cambio del ordenador del gasto y/o por reembolso de la misma al encargado del manejo de la caja menor. |
|
|
|
18. |
Director, Subdirector
(Dirección o subdirección solicitante) |
Da inicio al procedimiento manejo de cajas menores "8004", numeral 7.2. |
|
|
7.2. PROCEDIMIENTO MANEJO DE CAJAS MENORES:
|
No |
RESPONSABLE |
ACTIVIDAD |
REGISTROS |
PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES |
|
1. |
Director, Subdirector
(designado como ordenador del gasto de la caja menor) |
Recibe, memorando de la subdirección financiera estipulando el monto consignado.
Entrega al funcionario responsable (asignado para el manejo y control de la caja menor) |
|
|
|
2. |
Funcionario (asignado del manejo de la caja menor) |
Recibe, memorando donde se asigna el manejo y control de la caja menor.
|
|
|
|
3. |
Funcionario (asignado del manejo de la caja menor) |
Realiza la apertura de libros de bancos y efectivo.
|
|
Punto de Control
Consecutivo por Número de cheque o recibo de caja |
|
4. |
Director, Subdirector
(Dependencia solicitante)
|
Elabora memorando solicitando recursos para adquirir bien o servicio y remite al ordenador del gasto de caja menor justificando la necesidad del mismo. |
Memorando |
|
|
5. |
Director, Subdirector
(designado como ordenador del gasto de la caja menor |
Recibe, estudia solicitud y consulta saldos disponibles, elabora memorando en caso de rechazo.
Para bienes o servicios elabora orden correspondiente y remite o informa a la dependencia solicitante, da VoBo y remite al responsable de manejo de la caja menor.
|
|
Observaciones
Los funcionarios con atribuciones para el gasto y pago, debe autorizar previamente con su firma las compras de bienes y servicios susceptibles de atenderse con los recursos de la caja menor. |
|
6. |
Funcionario (asignado del manejo de la caja menor) |
Recibe solicitudes, elabora comprobante realiza la compra en el evento que no pueda realizarla el mismo elabora recibo provisional y desembolsa los recursos entregando al funcionario autorizado para la compra.
|
|
Observación
Se entrega el dinero al funcionario que va a efectuar la compra.
Dentro de los dos (2) días hábiles siguientes legaliza el gasto, entrega la factura al responsable del manejo de la caja menor y el dinero sobrante si lo hubiese. |
|
7. |
Funcionario (asignado del manejo de la caja menor) |
Verificar factura de compra con documentos soportes y elaborar comprobante de egreso.
|
|
Punto de Control
Las facturas que se reciban como soporte de cada una de las compras deben efectuar las retenciones a que haya lugar dando cumplimiento con todos los requisitos y normatividad vigente. |
|
8. |
Funcionario (asignado del manejo de la caja menor) |
Registrar los gastos la compra de bienes, elementos de consumo o devolutivo, o la prestación del servicio, según sea el caso en hoja electrónica.
|
|
Observación
Si se efectúa compra de un elemento devolutivo o controlado, se remite la copia de la factura al almacén para la elaboración del comprobante de ingreso. |
|
9. |
Funcionario (asignado del manejo de la caja menor) |
Registrar el gasto en el libro auxiliar de caja menor, efectivo o bancos.
Realizar al finalizar el mes la conciliación bancaria de la caja menor.
Entregar a la secretaria de la subdirección financiera la conciliación con los soportes respectivos.
|
|
Observación
Los comprobantes de pago o comprobantes de egreso por caja menor utilizados, deben numerarse en forma consecutiva y ascendente |
|
10. |
Funcionario (asignado del manejo de la caja menor) |
Archivar solicitud de servicio o compra de bienes en la carpeta asignada para tal fin con los respectivos soportes.
|
|
Observación
Todos los desembolsos que se realicen con recursos de las cajas menores, deben tener como soporte adicional la constancia en el respectivo documento (facturas, recibos, cuentas de cobro, etc.) del recibo a satisfacción del bien o servicio adquirido. |
|
11. |
Funcionario (asignado del manejo de la caja menor) |
Verificar junto con el ordenador del gasto de la caja menor las facturas de los gastos realizados para su aprobación. |
|
Observación
Los recursos asignados a las cajas menores, se deben distribuir de la manera como se estipule en la respectiva resolución |
|
12. |
Funcionario (asignado para el manejo de la caja menor) |
Remite el memorando de solicitud de reembolso de la caja menor a la Subdirección Financiera adjuntando la carpeta con los documentos, facturas y cuadros que hacen parte del mismo una vez cumplido el 70% del total de la caja menor. |
|
|
7.3. PROCEDIMIENTO REEMBOLSO DE CAJA MENOR
|
No |
RESPONSABLE |
ACTIVIDAD |
REGISTROS |
PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES |
|
1. |
Funcionario (asignado para el manejo de la caja menor) |
Radica el reembolso de caja menor con los documentos y formatos debidamente archivados con los comprobantes de gastos de caja menor definiendo los montos por los rubros presupuestales utilizados. |
Carpeta de reembolso |
Observación
La solicitud de reembolso se efectuará una vez al mes. |
|
2. |
Profesional Universitario Área Presupuesto |
Revisa el formato debidamente diligenciado según anexo 1 "Formato para el reporte de los recursos financieros" del reembolso de la caja menor la cual debe coincidir con los soportes de las facturas adjuntas, fechas del periodo del reembolso.
Si encuentra inconsistencias devuelve al responsable del manejo de la caja menor para que se realicen los ajustes de lo contrario entrega a presupuesto.
De lo contrario registra los gastos en el sistema financiero vigente expidiendo un nuevo registro presupuestal para cubrir el reembolso afectando el certificado de disponibilidad inicial. |
|
Observación
Si las inconsistencias son de fondo devuelve con memorando al responsable del manejo de la caja menor para que se realicen los ajustes o aclaraciones respectivas. |
|
3. |
Profesional Especializado Área Presupuesto. |
Revisa, el reembolso de caja menor junto con el registro presupuestal expedido.
Si encuentra inconsistencias devuelve al origen del error para los ajustes respectivos.
De lo contrario entrega a profesional de contabilidad. |
|
|
|
4. |
Profesional Universitario Área contabilidad. |
Recibe y verifica los gastos que afectan los rubros contemplados dentro lo establecido en la Resolución Reglamentaria y normas presupuestales.
Verifica los valores de descuentos de ley, beneficiario, fecha, nit y concepto de las facturas y/o recibos sean iguales a los reportados en la planilla.
Si encuentra inconsistencias devuelve a presupuesto o al funcionario encargado del manejo de la caja menor. |
|
Observación
Si las inconsistencias son de fondo devuelve con memorando al responsable del manejo de la caja menor para que se realicen los ajustes o aclaraciones respectivas |
|
5. |
Profesional Universitario Área contabilidad. |
Inicia el procedimiento de causación contable y entrega a presupuesto. |
|
Punto de Control
Periódicamente el profesional especializado de contabilidad realiza Arqueos de caja menor |
|
6. |
Profesional Universitario Área Presupuesto |
Recibe e inicia el procedimiento giro presupuestal y/o elaboración de la orden de pago, para posterior pago y/o trasferencia electrónica. |
|
|
|
7. |
Tesorero (a)
General |
Da inicio al Procedimiento Giro Tesoral y/o pago de la orden de Pago. 8003 numeral 7.5. |
|
|
7.4. PROCEDIMIENTO LEGALIZACIÓN DE CAJA MENOR
|
No |
RESPONSABLE |
ACTIVIDAD |
REGISTROS |
PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES |
|
1. |
Tesorero (a) General |
Envía memorando a los responsables del manejo de los fondos de caja menor, estipulando fecha en que se debe legalizar y/o realizar el cierre de la caja menor. |
Memorando |
|
|
2. |
Director, Subdirector
(designado como ordenador del gasto de la caja menor) |
Radica en la secretaria de la subdirección financiera y/o central de cuentas memorando de solicitud de legalización de caja menor en el cual debe anexar.
Carpeta de la caja menor, con todos sus documentos soportes con los pagos efectuados a la fecha de cierre y/o legalización.
Formato diligenciado según anexo 1 "formato para el reporte de los recursos financieros".
Retenciones practicadas
Relación detallada en los formatos establecidos de los gastos efectuados.
Sobrante en efectivo
Cheque o nota de traslado del saldo existente a la fecha en la cuenta corriente de la caja menor a su cargo. |
|
Observación
Cuando la legalización sea por cambio del funcionario responsable de la caja menor, el procedimiento es el mismo.
Para legalización por cierre de vigencia se debe tener en cuenta la fecha que aparece en la resolución Reglamentaria vigente.
|
|
3. |
Secretaria de la Subdirección Financiera y/o Técnico o Profesional de central de cuentas |
Recibe, radica y verifica que la documentación este completa.
Anexa hoja de ruta interna
Entrega al profesional encargado de la revisión de las cajas menores. |
|
|
|
4. |
Profesional universitario y/o Técnico de Tesorería |
Recibe, revisa los soportes para la legalización de la caja menor.
Verifica que la totalidad del fondo autorizado haya quedado debidamente soportado y justificado.
Verifica el saldo en bancos.
Si encuentra inconsistencias devuelve al responsable de la misma con oficio en caso que se justifique o sino comunica verbalmente para que se realicen los ajustes necesarios.
De lo contrario elabora e imprime el recibo de caja por los montos estipulados en el memorando anexo a la legalización.
Anexa el recibo en la carpeta de caja menor y pasa a tesorera. |
Recibo de Caja |
|
|
5. |
Tesorero (a)
General |
Recibe carpeta de legalización con recibo de caja.
Revisa, firma y pasa a contabilidad |
|
|
|
6. |
Profesional Universitario Área contabilidad. |
Recibe, revisa los valores consignados en los soportes de la caja menor junto con el recibo de caja de Tesorería.
Si está correcta realiza los registros contables respectivos en el sistema financiero vigente, afectando los valores de los gastos ocasionados en cada uno de los rubros.
Imprime comprobante de legalización de los gastos de la caja menor.
Realiza comprobante por los reintegros de caja menor de acuerdo al recibo de caja, generado por Tesorería.
Si hay error devuelve al origen del error con oficio si así se justifica o sino comunica verbalmente para los ajustes necesarios.
Pasa a presupuesto para que realice los registros presupuestales. |
|
|
|
7. |
Profesional Universitario Área Presupuesto. |
Realiza el contracrédito de los valores pendientes de afectación presupuestal en los rubros asignados en la disponibilidad presupuestal, en el registro presupuestal y orden de pago que dio inicio a la apertura de la caja menor que se está legalizando. |
|
Observación
Presupuesto afecta el certificado de disponibilidad, registro presupuestal y orden de pago inicial que dieron origen a la creación de la caja menor.
(Idem cuando se presente cambio de responsable para el manejo de fondos de la caja menor). |
|
8. |
Secretaria Área Tesorería. |
Recibe y archiva de acuerdo al procedimiento de informe diario "8003" numeral 7.9.1. |
|
|
ANEXO 1
FORMATO CÓDIGO 8004001
INSTRUCTIVO PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL FORMATO PARA EL REPORTE DE LOS RECURSOS FINANCIEROS
1. DEPENDENCIA QUE REPORTA: Nombre de la dependencia autorizada por resolución para el manejo de los fondos de caja menor.
2. PERÍODO QUE REPORTA: hace referencia al mes que está realizando el reembolso de caja menor.
3. FECHA DE REPORTE: Tiempo de corte de los gastos
4. IMPUTACIÓN PRESUPUESTAL
* Código : Rubro presupuestal autorizado por resolución para realizar los gastos
* Rubro : Nombre del rubro autorizado por resolución para realizar los gastos
5. DESCRIPCIÓN:
* No. Comprobante de egreso: Número consecutivo de los comprobantes generados donde se maneja la caja menor.
* No. Comprobante factura: Número de la factura expedida por el proveedor cuando se realiza la compra y/o servicio.
* Fecha: Fecha de la factura la cual debe ser dentro del período de corte.
* Nombre del Beneficiario: Nombre de la persona natural o jurídica a la cual se le realizó la compra o el servicio .
* NIT: Número de identificación de la persona natural o jurídica donde se realizó la compra o el servicio.
* DETALLE: Descripción detallada del servicio o compra realizada
* VALOR : Valor que se cancela total de la compra y/o servicio
6. RETENCIONES
* Retención en la fuente
* % que se le aplica al valor de la compra o servicio de acuerdo a la normatividad de retenciones.
* Valor : Resultado de la aplicación del porcentaje
* IVA: Se aplica al valor de la compra o servicio de acuerdo a la normatividad de retenciones.
* ICA : Se aplica al valor de la compra o servicio de acuerdo a la normatividad de retenciones.
7. Nombre: nombre de la dirección delegada por resolución para el manejo de caja menor
8. Código: No de identificación de la dirección
9. Elaborado Por: Funcionario asignado del manejo de la caja menor
10. Responsable: Firma del Directivo delegado por resolución para el manejo de las cajas menores de la Entidad.
PROCEDIMIENTO PARA PAGOS
HISTORIAL DE CAMBIOS
|
VERSIÓN |
Nº DEL ACTO ADMINISTRATIVO QUE LO ADOPTA Y FECHA |
NATURALEZA DEL CAMBIO |
|
1.0
|
R.R. 046 de Diciembre 22 de 2005. |
Como resultado del proceso de actualización y mejoramiento de los procedimientos de la Subdirección Financiera se tuvieron en cuenta las recomendaciones realizadas por las auditorías y los cambios contemplados en el "Modelo Estándar de Control Interno" MECI, en referencia con las observaciones y puntos de control e igualmente se mejoraron en su conjunto las actividades y los registros adjuntos.
Por lo expuesto anteriormente se modifican todas las páginas del procedimiento para PAGOS, contemplados en la R.R. 046 de diciembre 22 de 2005 versión 1.0. |
|
2.0 |
R.R. 035
30 dIC. 2009 |
|
PROCEDIMIENTO PARA PAGOS
CÓDIGO: 8005
VERSIÓN No 2.0
Fecha: 22 DIC. 2009
|
REVISADO POR: |
Director Administrativo (AF)
CARGO |
José de Jesús Gil Barreto
NOMBRE |
FIRMA |
|
APROBADO POR: |
Director Técnico de Planeación ( e )
CARGO |
Elemir Pinto Díaz
NOMBRE |
FIRMA |
|
COPIA Nº |
Nº DE PAGINAS: 19 |
1. OBJETIVO:
Estandarizar los pagos y/o obligaciones de los compromisos adquiridos por la Contraloría para el cumplimiento de su misión. (Facturas, Servicios públicos, Contratación, nómina, aportes parafiscales, etc.)
2. ALCANCE:
* PROCEDIMIENTO PAGO DE CONTRATACIÓN
Inicia cuando el Profesional Universitario, y/o Técnicos Área Contratos y adquisiciones Subdirección Recursos Solicitan a los contratistas y/o proveedores de la entidad en el momento de la elaboración del contrato los documentos que se requieren para dar cumplimiento a las normas vigentes de acuerdo a la clase de contrato a efectuaºr y termina cuando da inicio al procedimiento de causación contable.
* PROCEDIMIENTO PAGOS PARA SERVICIOS DE ADMINISTRACIÓN, CELULARES Y PÚBLICOS:
Inicia cuando la Secretaria Subdirección Financiera recibe las cuentas de cobro (facturas) para servicios públicos, radica en el reloj de control y registra en el Sistema de Correspondencia vigente y termina cuando Profesional Universitario Área Contabilidad inicia con el procedimiento de causación contable "8002" numeral 7.2.
* PROCEDIMIENTO PAGO DE NÓMINA
Inicia cuando el Director Técnico de Talento Humano , Subdirector Financiero al inicio de la vigencia, se reúnen para ajustar cronograma para la entrega de la nómina, aportes patronales y el pago de la misma en la Subdirección Financiera y termina cuando el Profesional Especializado y/o Universitario Área Presupuesto da inicio al procedimiento Registros Presupuestales de la Nómina. "8001" numeral 7.3.2
* PROCEDIMIENTO PAGO DE APORTES EN SALUD, PENSIÓNES, RIESGOS PROFESIONALES Y APORTES PARAFISCALES
Inicia cuando el Director Técnico de Talento Humano y Subdirector Financiero Al inicio de la vigencia, se reúnen para ajustar cronograma para la entrega de la nómina, aportes patronales y el pago de la misma en la Subdirección Financiera y termina cuando el Profesional Especializado y/o Universitario Área Contabilidad recibe, revisa la documentación e ingresa al sistema financiero dando inicio al procedimiento de validación contable.
3. BASE LEGAL:
Constitución Política de Colombia. Titulo XII, Capitulo cuarto
Decreto Nacional 624 De 1989 Modificado por el Decreto Nacional 3258 de 2002 y las Leyes 383 de 1997, 488 de 1998 y 863 de 2003, "por el cual se expide el Estatuto Tributario de los impuestos administrados por la Dirección General de Impuesto Nacionales." Y sus decretos reglamentarios
Decreto Nacional No. 111 del 15 de enero de 1996, "Por el cual se compilan normas que conforman el Estatuto Orgánico del Presupuesto, compiló las Leyes 38 de 1989, 179 de 1994 y 225 de 1995".
Resolución de la Contaduría General de la Nación Nº 400 DE 2000 y todas sus modificaciones "Por la cual se adopta el nuevo plan general de contabilidad pública y se dictan otras disposiciones" y sus resoluciones modificatorias.
Decreto del Ministerio de Hacienda y Crédito Publico Nº 522 de 2003 "Por el cual se reglamentan parcialmente la Ley 788 de 2002 y el Estatuto Tributario" y sus decretos modificatorios.
Decreto Distrital 807 de 1993 "por el cual se armonizan el procedimiento y la administración de los tributos distritales con el Estatuto Tributario Nacional y de dictan otras disposiciones." Adicionado por el Decreto Distrital 362 de 2002 "Por el cual se actualiza el procedimiento tributario de los diferentes impuestos distritales, de conformidad con su naturaleza y estructura funcional".
Acuerdo No 24 del 29 de Noviembre de 1995, modificado por Acuerdo Nº 20 de 16 de Octubre de 1996 "por el cual se expide el Estatuto Orgánico del Presupuesto para el Distrito Capital"
Decreto Distrital 390 de 2008 "Por el cual se reglamentan los Acuerdos Orgánicos de Presupuesto 24 de 1995 y 20 de 1996, en materia de tesorería y crédito público y se dictan otras disposiciones"
Decreto Distrital No. 714 del 15 de noviembre de 1996, "Por el cual se compilan el Acuerdo Orgánico de Presupuesto Nº 24 de 1995 y Acuerdo Orgánico de Presupuesto Nº 20 de 1996, que conforman el Estatuto Orgánico del Presupuesto Distrital".
Resolución Orgánica 6 de 30 octubre 2008 "Por medio de la cual se determinan los aspectos generales de la rendición de la cuenta electrónica por parte de las Contralorías y su revisión por la Auditoria General de la República".
Resolución del Ministerio de Hacienda y crédito publico Nº 036 de 1998, "Por la cual se determinan algunas normas y procedimientos sobre registros presupuéstales, suministro de información y su sistematización del presupuesto general de la nación":
Resolución. 1602 del 10 de diciembre del 2001, "Por medio de la cual se adopta el Manual de Programación, Ejecución y Cierre Presupuestal de las entidades que conforman el Presupuesto Anual del Distrito Capital, las Empresas Industriales y Comerciales del Distrito y Sociedades por Acciones y de Economía Mixta sujetas al régimen de aquellas y de las Empresas Sociales del Estado." Secretaria de Hacienda de Bogotá, D.C
Resolución reglamentaria no. 016 de junio 5 de 2009 "Por medio de la cual se delegan funciones relacionadas con contratos bancarios, convenios con portales empresariales, ordenación del pago y representación ante la DIAN y la Dirección de Impuestos Distritales" o aquella que la modifique o derogue.
Resolución No.005 De Febrero 17 De 2009 "Por medio de la cual se delegan funciones en materia de contratación y se adoptan otras disposiciones." o aquella que la modifique o derogue.
4. DEFINICIONES:
CONTRATISTAS: La persona física o jurídica que asume contractualmente ante el promotor, con medios humanos y materiales propios o ajenos, el compromiso de ejecutar la totalidad o parte de las obras con sujeción al proyecto y al contrato.
5. REGISTROS:
* PROCEDIMIENTO PAGO DE CONTRATACIÓN
Anexo 2
* PROCEDIMIENTO PAGOS PARA SERVICIOS DE ADMINISTRACIÓN, CELULARES Y PÚBLICOS
Memorando Solicitud.
Certificado de Disponibilidad y Registro Presupuestal
* PROCEDIMIENTO PAGO DE NÓMINA
Cronograma
* PROCEDIMIENTO PAGO DE APORTES EN SALUD, PENSIÓNES, RIESGOS PROFESIONALES Y APORTES PARAFISCALES
Cronograma
Hoja de correspondencia
Certificado y Registro presupuestal
* PROCEDIMIENTO PAGOS CAJAS MENORES:
Memorando
6. ANEXOS:
Documentos que se deben solicitar para la recepción de cuentas de cobro y/o causación contable (Anexo no. 1)
Formato hoja de ruta interna (Anexo 2)
Documentos que se deben solicitar para la recepción de cuentas de servicios públicos (Anexo 3).
Solicitud para pago de servicios administración, celulares, públicos (Anexo 4)
7. PROCEDIMIENTO DE PAGOS
7.1. PROCEDIMIENTO PAGO DE CONTRATACIÓN
|
No |
RESPONSABLE |
ACTIVIDAD |
REGISTROS |
PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES |
|
1. |
Profesional Universitario, y/o Técnicos Área Contratos y adquisiciones Subdirección Recursos Materiales |
Solicitan a los contratistas y/o proveedores de la entidad en el momento de la elaboración del contrato los documentos que se requieren para dar cumplimiento a las normas vigentes de acuerdo a la clase de contrato a efectuar. |
|
Observación
Requisitos pueden variar de acuerdo a la normatividad de contratación y/o normatividad contable. |
|
2. |
Profesional Universitario, y/o Técnicos Área Contratos y adquisiciones Subdirección Recursos Materiales |
Una vez se haya cumplido con el lleno de los requisitos contractuales, informan al proveedor los documentos y/o requisitos que deben presentar para el cobro de la cuenta en la Subdirección Financiera. "Anexo 1 Documentos que se deben verificar en la recepción de cuentas de cobro y/o causación contable". |
|
Observación
la Subdirección de Recursos Materiales enviará ", a la Subdirección Financiera. "Central de cuentas", copia de los documentos de su competencia relacionados en el anexo 1 "Documentos que se deben verificar en la recepción de cuentas de cobro y/o causación contable". |
|
3. |
Técnico y/o Profesional Universitario central de cuentas
Subdirección Financiera |
Recibe del proveedor, contratista, o dependencia externa (Subdirección de Recursos Materiales, interventores entre otros), los documentos para armar la cuenta para su contabilización y posterior pago de acuerdo al "Anexo 1"
Confronta con el "anexo No.1", que la documentación se encuentre completa y acorde a la clase de cuenta que se está recibiendo.
Si no cumple informa inmediatamente a quién este entregando los documentos, comunicándole los faltantes,
Si cumple anexa o revisa la documentación interna respectiva de acuerdo al procedimiento establecido para el pago a realizar.
* Arma la cuenta para el pago del compromiso.
* Diligencia el formato de Hoja de Ruta Interna "Anexo 2" llenando los datos pertinentes.
Relaciona en el libro radicador de cuentas los campos correspondientes.
Entrega al Área de contabilidad. |
Anexo 2 |
Observación
Campos libro radicador
Consecutivo de radicación, fecha, Nombre, clase y número de cuenta Valor a pagar |
|
4. |
Profesional Universitario Área Contabilidad |
Da inicio al procedimiento de causación contable. |
|
|
ANEXO NO. 1
DOCUMENTOS QUE SE DEBEN VERIFICAR EN LA RECEPCIÓN DE CUENTAS
DE COBRO Y/O CAUSACIÓN CONTABLE
SUBDIRECCIÓN FINANCIERA
FORMATO CÓDIGO 8005001
ANEXO NO. 1
DOCUMENTOS QUE SE DEBEN VERIFICAR EN LA RECEPCIÓN DE CUENTAS DE COBRO Y/O CAUSACIÓN CONTABLE
SUBDIRECCIÓN FINANCIERA
1. DOCUMENTOS: Este campo indica que documentos se requieren para efectuar los pagos de las obligaciones y/o compromisos adquiridos por la entidad.
2. CAUSACIÓN CONTABLE: Se identifica con "X" los documentos que se deben verificar en cualquiera de los tres escenarios (Primer Pago, Parcial, Anticipo), para dar inicio al proceso de causación contable.
3. CUMPLE : Indica si al momento del recibo de los documentos están cumplen o no con lo descrito de acuerdo al escenario de la cuenta que se este recibiendo.
4. OBSERVACIONES: Se refiere a cualquier dato recogido durante esta actividad. En este campo se escribe los comentarios, explicando y sintetizando el porque no se prosigue el proceso.
5. FECHA OBSERVACIÓN: Fecha en que se realiza la observación
6. FIRMA : Firma de quién realiza la observación
7. CONVENCIONES : Indica quién es el responsable de entregar la documentación a la Subdirección Financiera para dar inicio al proceso de pago.
Responsable= ( * ) " Proveedores, Contratistas",
(**) "Subdirección Recursos Materiales",
(***) "Interventor"
8. VERIFICÓ: Corresponde al nombre del funcionario que surte cada etapa, de revisión.
9. FECHA: La fecha en que es recibida la documentación.
FORMATO CÓDIGO 8005002
ANEXO NO. 2
INSTRUCTIVO PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL FORMATO
HOJA DE RUTA INTERNA
1. HOJA DE RUTA INTERNA No: Es el número consecutivo interno de la hoja de ruta, el cual es asignado en la Central de Cuentas.
2. No. RADICADO: Número consecutivo que se genera en la central de cuentas al radicar el documento soporte base para la cancelación del compromiso.
3. FECHA: Día, mes y año de la radicación.
4. HORA: Hora en que es radicado.
5. PROVEEDOR: Persona natural o jurídica que solicita el pago del compromiso
6. TIPO DE DOCUMENTO.: dependiendo el tipo de compromiso puede ser factura, cuenta de cobro, recibo de servicios públicos u otros, el cual va identificado con su numeración.
7. No.: Numero de identificación tributaria o numero de la cedula de ciudadanía
8. VALOR COMPROMISO: Valor del registro presupuestal inicial.
9. No COMPROMISO.: Número del compromiso
10. ADICION: Valor adicionado al registro presupuestal inicial.
11. FECHA: Fecha en que se realiza la adición al compromiso
12. SALDO PENDIENTE DE PAGO: Valor correspondiente al rubro total del compromiso menos los pagos efectuados.
13. O. PAGO ANTERIOR: Número(s) de la(s) Orden(es) de pago que se han originado como efecto de los pagos realizados al compromiso.
14. MENOS ESTE PAGO: Valor total de la factura, cuenta de cobro, servicio público u otro.
15. NUEVO SALDO: Nuevo saldo del compromiso, diferencia entre el saldo pendiente de pago y el valor del documento soporte del compromiso.
16. RESPONSABLE: Funcionario encargado de la central de cuentas.
17. CENTRAL DE CUENTAS ENTREGA A: Área de (contabilidad, presupuesto) dando inicio al proceso de causación y/o pago de los compromisos y/u obligaciones que adquiere la Entidad.
18. DEVUELVE: Corresponde al de a quién se le devuelve la cuenta para las correcciones a las que haya lugar.
19. FECHA: Fecha en la que es devuelta la cuenta para ser corregida.
20. No. FOLIOS: Corresponde a la cantidad de documentos que se anexan a la cuenta recepcionada.
21. TRAMITE EN LAS AREAS: Se deben diligenciar cada uno de los cuadros y conceptos correspondientes a las Des por las que pasa la carpeta con los documentos soportes hasta su pago, indicando mes, día, hora y los Nos de los comprobantes generados en cada de, firmando el funcionario responsable de cada acción.
22. TRAMITE ORDEN DE PAGO Documento que se origina para la cancelación del obligación y/o compromiso a cancelar
23. FIRMAS: Corresponde a la firma de los funcionarios responsables en cada área
24. TRAMITE CHEQUE.: Documento que se origina para ser entregado al proveedor o contratista dando cumplimiento al pago del compromiso u obligación que se está tramitando.
25. OBSERVACIONES AREAS: todas las observaciones u anotaciones que se consideren pertinentes.
7.2. PROCEDIMIENTO PAGOS PARA SERVICIOS DE ADMINISTRACIÓN, CELULARES Y PÚBLICOS:
|
No |
RESPONSABLE |
ACTIVIDAD |
REGISTROS |
PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES |
|
1. |
Secretaria
Subdirección Financiera y/o
Técnico o Profesional Universitario |
Recibe las cuentas de cobro (facturas) para servicios públicos.
Radica en el reloj de control y registra en el Sistema de Correspondencia vigente. |
|
|
|
2. |
Técnico o Profesional Universitario
|
Diligencia formato de hoja de ruta interna.
Diligencia memorando solicitud para pago de servicios administración, celulares, públicos, para amparar el gasto del servicio "Anexo 4".
Entrega para firma del Ordenador del Gasto, una vez revisado y aprobado por el Subdirector de Servicios Administrativos o de la persona responsable que recibió el servicio a cancelar, con la factura de cobro y la hoja de ruta interna. |
Memorando Solicitud
|
Observación
Requisitos
Anexo 3 |
|
3. |
Ordenador del Gasto |
Revisa, verifica que tenga la aprobación del Subdirector Administrativo y/o el responsable que recibió el servicio a cancelar y firma memorando de solicitud. |
|
|
|
4. |
Técnico y/o Profesional Universitario
|
Recibe el memorando junto con la cuenta de cobro (factura) debidamente firmado por el Ordenador del Gasto.
Entrega al Profesional Especializado y/o Universitario Área presupuesto los recibos de servicios públicos acompañados del memorando y la hoja de ruta interna. |
|
|
|
5. |
Profesional y/o Universitario
Área Presupuesto |
Recibe y revisa los documentos soportes de los servicios públicos y diligencia la hoja de ruta interna.
Si encuentra faltantes, devuelve al encargado de recepcionar las cuentas en el área Financiera
De lo contrario, expide el Certificado de Disponibilidad y el Registro Presupuestal, entrega al Profesional Especializado Área Presupuesto, para su revisión y firma. |
Certificado de Disponibilidad y Registro Presupuestal.
|
|
|
6. |
Profesional Especializado
Área Presupuesto |
Recibe, revisa y firma el Certificado de Disponibilidad "y el Registro Presupuestal y firma entregando al Profesional Especializado y/o Universitario Área Contabilidad dejando actualizada o diligenciada la hoja de ruta interna. |
|
|
|
7. |
Profesional Especializado y/o Universitario Área Contabilidad |
Recibe, revisa y da inicio al procedimiento de causación contable, 8002 numeral 7.2 |
|
|
ANEXO 3
DOCUMENTOS QUE SE DEBEN SOLICITAR PARA LA RECEPCIÓN DE CUENTAS
DE SERVICIOS PUBLICOS
SUBDIRECCIÓN FINANCIERA
Pagos por Servicios Públicos
|
DOCUMENTOS |
Celulares |
Agua |
Luz |
Teléfono |
|
Original de la cuenta de cobro y/o facturas por concepto de Servicios de Administración, celulares, servicios públicos; provenientes de las distintas dependencias de la Entidad. |
X |
X |
X |
X |
|
Formato solicitud certificado de Disponibilidad y Registro Presupuestal autorizando el gasto firmado por el Director Administrativo y Vo.Bo. del Subdirector de Servicios Administrativos o quién haya recibido el servicio. |
X |
X |
X |
X |
|
Proyecto de carta solicitando reembolso por concepto de llamadas de larga distancia de carácter personal. |
X |
|
|
X |
|
|
|
|
|
|
FORMATO CÓDIGO 8005003
ANEXO NO. 4
SOLICITUD PARA PAGO DE SERVICIOS ADMINISTRACIÓN, CELULARES, PÙBLICOS
CONTRALORIA DE BOGOTA
SUBDIRECCIÓN FINANCIERA
Código (1)______
PARA: (2)_______________________________________________
DE : (3)_______________________________________________
ASUNTO: (4) ______________________________________________
Cordialmente me permito solicitarle, se sirva expedir Certificado de Disponibilidad y Registro Presupuestal, para amparar los gastos por conceptos de: (5)
______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
Empresa:( 6)______________________________________________________________ Nit:(7)_________________________Dirección (8)________________________________
Teléfono:.( 9) ____________________________
Por valor de (10) $_______________________, correspondiente al período comprendido entre el (11) ________ , ___________ y el ________ , ___________ del año _____________
Atentamente,
Ordenador del Gasto (12)
VO.BO. ( 13 ) _______________________
Proyectó y elaboro: ____________________(14)
FORMATO CÓDIGO 8005004
ANEXO NO. 4
INSTRUCTIVO PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL FORMATO DE SOLICITUD PARA EL PAGO DE SERVICIOS DE ADMINISTRACIÓN, CELULARES SERVICIOS PÚBLICOS
1. Código: Se coloca el código de la Dirección Administrativa
2. Para: A quién va dirigido el oficio " cargo del subdirector financiero"
3. De: Cargo del Ordenador del gasto. (Funcionario designado por el Contralor para ejercer la ordenación del gasto y la competencia para la celebración, adjudicación y suscripción de los contratos, comodatos, convenios etc. En cualquier cuantía que se requieran contra el presupuesto de la Contraloría )
4. Asunto: Se coloca el objeto del oficio
5. Concepto: Nombre del servicio público correspondiente.
6. Empresa: Nombre de la empresa a la que se le va a realizar el pago
7. Nit: Nit de la empresa a la que se le va a realizar el pago
8. Dirección: Dirección de la empresa
9. Teléfono: Teléfono de la empresa
10. Por valor de : Valor total del recibo del servicio público.
11. Periodo comprendido ente l: Se coloca el día, mes del inicio y el día, mes y año donde termina el cobro del servicio público.
12. Ordenador del Gasto: nombre y firma del funcionario (Funcionario designado por el Contralor para ejercer la ordenación del gasto y la competencia para la celebración, adjudicación y suscripción de los contratos, comodatos, convenios etc. En cualquier cuantía que se requieran contra el presupuesto de la Contraloría )
13. Vo.Bo. : Firma del Subdirector de Servicios Administrativos o quién haya recibido el servicio.
14. Proyectó y elaboro : Responsable de central de cuentas y/o secretara de la subdirección financiera
7.3 PROCEDIMIENTO PAGO DE NÓMINA
|
No |
RESPONSABLE |
ACTIVIDAD |
REGISTROS |
PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES |
|
1. |
Director Técnico de Talento Humano , Subdirector Financiero |
Al inicio de la vigencia, se reúnen para ajustar cronograma para la entrega de la nómina, aportes patronales y el pago de la misma en la Subdirección Financiera. |
Cronograma |
|
|
2. |
Profesional Especializado y/o Universitario Área Presupuesto Subdirección Financiera |
Expide la disponibilidad presupuestal de Gastos de Funcionamiento por cada rubro de Servicios Personales una vez se realice el carque de la apropiación inicial en el sistema vigente. |
|
|
|
3. |
Dirección de Talento Humano |
Radica en la secretaría de la subdirección financiera de acuerdo al cronograma establecido en la vigencia la nómina y la relación de incapacidades del mes en original y dos copias, junto con un (1) diskette de la nómina para la validación presupuestal. |
|
|
|
4. |
Secretaria Subdirección Financiera |
Radica en el sistema de correspondencia vigente y entrega a profesional de presupuesto, anexando hoja de ruta interna. |
|
|
|
5. |
Profesional Especializado y/o Universitario Área Presupuesto |
Da inicio al procedimiento Registros Presupuestales de la Nómina. "8001" numeral 7.3.2 |
|
|
7.4. PROCEDIMIENTO PAGO DE APORTES EN SALUD, PENSIÓNES, RIESGOS PROFESIONALES Y APORTES PARAFISCALES
|
No |
RESPONSABLE |
ACTIVIDAD |
REGISTROS |
PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES |
|
1. |
Director Técnico de Talento Humano , Subdirector Financiero |
Al inicio de la vigencia, se reúnen para ajustar cronograma para la entrega de la nómina, aportes patronales y el pago de la misma en la Subdirección Financiera. |
Cronograma |
|
|
2. |
Dirección de Talento Humano |
Una vez cancelada la nómina para el pago de Aportes en salud, pensiones , Riesgos profesionales y Aportes Parafiscales entrega a la Subdirección Financiera formularios de Autoliquidación de aportes de cada Administradora, y resumen de pagos, Planilla
Única de Autoliquidación Mensual de Aportes Parafiscales. Resumen de
Pagos debidamente diligenciada y firmado por el Director Técnico de Talento Humano en original y copia. |
|
Observación
Relación detallada de la EPS y PENSIÓN se debe agrupar en forma ordenada especificando cada funcionario explicando por aparte los aportes del empleado y del empleador. |
|
3. |
Secretaria Subdirección Financiera. |
Radica en el sistema de correspondencia vigente y entrega a profesional de presupuesto, anexando hoja de ruta interna. |
Hoja de correspondencia |
|
|
4. |
Profesional Universitario Área Presupuesto |
Revisa, la documentación recibida, de la Dirección de Talento Humano.
Si encuentra errores devuelve a la Dirección de Talento Humano con las observaciones respectivas.
En caso contrario incorpora en el sistema financiero vigente la información afectando los rubros presupuestales emitiendo el certificado de disponibilidad y registro presupuestal.
Imprime certificado de disponibilidad y registro presupuestal. |
Certificado y Registro presupuestal |
Observación
Al inicio de la vigencia se expide un certificado de disponibilidad por los rubros que afectan las obligaciones de nómina, el cual se encuentra en la Dirección de Talento Humano. |
|
|
Profesional Especializado Área Presupuesto. |
Revisa los registros presupuestales junto con los formatos de autoliquidación de las EPS, formularios de los fondos de pensiones y planilla resumen, dejando constancia de revisado.
Entrega los registros presupuestales junto con la documentación anexa a profesional de contabilidad |
|
|
|
5. |
Profesional Universitario Área Contabilidad. |
Recibe, revisa la documentación e ingresa al sistema financiero dando inicio al procedimiento de validación contable. |
|
|
PROCEDIMIENTO PARA LAS COMPRAS
HISTORIAL DE CAMBIOS
|
VERSIÓN |
Nº DEL ACTO ADMINISTRATIVO
QUE LO ADOPTA Y FECHA |
NATURALEZA DEL CAMBIO |
|
1.0
|
Resolución
Reglamentaria 009
de febrero 24 de
2003. |
Los procedimientos de Compras, Infraestructura y
Ambiente de Trabajo se ajustaron para mejorar las
actividades y los registros incluidos |
|
2.0
|
Resolución
Reglamentaria Nº
27 de mayo 06 de
2003 |
Se modifica esta versión de caracterización, para
cumplir con la Resolución Nº 42 de 09 de noviembre
de 2005, definiendo la codificación que requiere la
aplicación que ha de implementarse para el manejo |
|
3.0 |
Resolución Reglamentaria Nº 046 Diciembre 22 de 2005 |
Como resultado del proceso de actualización normativa se tuvieron en cuenta las recomendaciones realizadas por las auditorias y los cambios contemplados en el "Modelo Estándar de Control Interno" MECI, en referencia con las observaciones y puntos de control e igualmente se mejoraron en su conjunto las actividades. |
|
4.0 |
035 30 dIC. 2009 |
|
Formato Código 1002002
PROCEDIMIENTO PARA LAS COMPRAS
CÓDIGO: 8006
VERSIÓN No. 4.0
Fecha: 22 DIC. 2009
|
REVISADO POR: |
Director Administrativo
y Financiero (AF)
CARGO |
José de Jesús Gil Barreto
NOMBRE |
FIRMA |
|
APROBADO POR: |
Director Técnico
de Planeación
CARGO |
Elemir Pinto Díaz
NOMBRE |
FIRMA |
|
COPIA Nº |
Nº DE PAGINAS: 103 |
1. OBJETIVO:
Establecer directrices bajo las cuales se debe realizar la etapa de planificación de las necesidades que deben materializarse en el Plan de Compras, en los Proyectos de Inversión y en las Compras No Previstas con la debida antelación a la apertura del proceso de contratación para la adquisición de los bienes, obras y servicios que requiere la entidad para su normal funcionamiento en la respectiva vigencia fiscal.
2. ALCANCE:
PLAN DE COMPRAS
Este procedimiento inicia con el memorando de solicitud enviado por la Dirección Administrativa y Financiera a las diferentes dependencias para que reporten las necesidades de bienes y servicios y termina con la aprobación del Plan Anual de Compras de elementos de consumo.
PROYECTO DE INVERSIÓN
Este procedimiento inicia con la solicitud enviada por la Dirección Administrativa y Financiera a las diferentes dependencias para que reporten las necesidades que en materia de inversión deben ser incorporadas en los proyectos de inversión y termina con el informe de seguimiento presentado a la Dirección de Planeación
COMPRAS Y/O ADQUISICIONES A TRAVÉS DE AVANCES
Este procedimiento inicia con la solicitud del objeto a adquirir acompañada del formato establecido en medio físico o electrónico (estudio de oportunidad y conveniencia) y termina con la legalización del avance
LIQUIDACIÓN DE CONTRATOS
Este procedimiento inicia con la verificación de la información del objeto del contrato y termina con la remisión del original del acta de liquidación final a la tesorería.
3. BASE LEGAL:
Ley 80 de Diciembre de 1993, " Por el cual se expide el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública" y demás Decretos que lo reglamentan.
Ley 1150 de 2007 "Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratación con Recursos Públicos". Y demàs Decretos que lo reglamentan
Ley 598 de 2000 "Por la cual se crea el Sistema de Información para la vigilancia de la Vigilancia de la Contratación Estatal (SICE), el Catálogo Único de Bienes y Servicios (CUBS) y el Registro Único de Precios Referencia (RUPR) de los bienes y servicios de uso común en la Administración Pública y se dictan otras disposiciones" Reglamentada por Decreto Nacional 3512 de Diciembre de 2003.
Acuerdo No. 361 de 2009, "por el cual se organiza la contraloría de Bogotá, d. c., se determinan las funciones por dependencias, se fijan los principios generales inherentes a su organización y funcionamiento y se dictan otras disposiciones"
Decreto Distrital 390 de 2008 "Por el cual se reglamentan los Acuerdos Orgánicos de Presupuesto 24 de 1995 y 20 de 1996, en materia de tesorería y crédito público y se dictan otras disposiciones"
Decreto Distrital No. 714 del 15 de noviembre de 1996, "Por el cual se compilan el Acuerdo Orgánico de Presupuesto Nº 24 de 1995 y Acuerdo Orgánico de Presupuesto Nº 20 de 1996, que conforman el Estatuto Orgánico del Presupuesto Distrital".
Resolución Orgánica 6 de 30 octubre 2008 "Por medio de la cual se determinan los aspectos generales de la rendición de la cuenta electrónica por parte de las Contralorías y su revisión por la Auditoria General de la República
Resolución Reglamentaria 040 de Agosto 31 de 2001" Por la cual se delega en el Contralor Auxiliar la facultad de adjudicar las Licitaciones y Concursos Públicos realizados por la Entidad" y/o aquellas que modifiquen o reemplacen.
Resolución Reglamentaria No. 055 de de Noviembre 27 de 2001 " Por la cual se delegan algunas facultades en materia de contratación". y/o aquellas que modifiquen o reemplacen.
Resolución Reglamentaria No. 011 de 2005 " Por la cual se asignan Responsabilidades y Funciones para la ejecución de los Proyectos de Inversión de la Contraloría de Bogotá D.C." y/o aquellas que modifiquen o reemplacen.
Resolución Reglamentaria No.005 de Febrero 17 De 2009 "Por medio de la cual se delegan funciones en materia de contratación y se adoptan otras disposiciones." y/o aquellas que modifiquen o reemplacen.
Resolución Reglamentaria No.0112 de Enero 30 De 2009, "Por medio de la cual se asignan funciones a quienes ejerzan supervisión y/o Interventoría de los contratos celebrados por la Entidad." y/o aquellas que modifiquen o reemplacen.
Resolución Reglamentaria No.030 de diciembre 9 de 2009 "Por la cual se adopta el "Manual de Contratación para la Contraloría de Bogotá D.C.". y/o aquellas que modifiquen o reemplacen.
4. DEFINICIONES:
ADJUDICACIÓN: Resolución motivada a través de la cual se selecciona un proponente
ACUERDOS MARCO DE PRECIOS: acuerdos que permiten fijar condiciones de oferta par la adjudicación o suministro de bienes y servicios de características uniformes y de común utilización a las entidades estatales durante el periodo de tiempo determinado, en la forma, plazo y condiciones de entrega, calidad y garantía establecidas en el acuerdo.
CADUCIDAD: Terminación unilateral del contrato por parte de la entidad debido al incumplimiento grave del contratista.
CALIFICACIÓN: es la asignación por parte del proponente del puntaje que le corresponde según lo previsto en el decreto 092 de 1998, y la fijación en consecuencia del monto máximo de contratación o capacidad de contratación (K).
CLASIFICACIÒN: es la determinación por parte del proponente de la o las actividades
CLAUSULA PENAL: estipulación contractual, para asegurar el cumplimiento de una obligación se sujeta a una pena que consiste en dar o hacer algo en caso de incumplimiento total o parcial (art.1592 Código civil). Cuando se estipule el pago de una prestación determinada para el caso de incumplimiento, o de mora, se entenderá que las partes no pueden retractarse. Cuando la prestación determinada o sea determinable en una suma cierta de dinero la pena no podrá ser superior al monto de aquella. (art.867 Código de comercio )
CÁTALOGO ÚNICO DE BIENES Y SERVICIOS (CUBS): Es el conjunto de códigos, identificaciones y estandarizaciones de los bienes y servicios de uso común o de uso en contratos de obra que la administración pública y los particulares o entidades que manejan recursos públicos pueden adquirir, estandarizados en función de sus propiedades físicas, químicas y de uso, clasificados en códigos que permiten una identificación para cada uno de ellos.
CONTRATACIÓN DIRECTA: Selección directa del contratista sin mediar licitación o concurso.: Elaboración de un documento escrito, firmado por las partes en el que además de establecer los elementos esenciales del contrato, se incluyen las demás cláusulas a que haya lugar., solo procede en los casos establecidos por ley , (num. 4º del art.2 de la ley 1150)
CONTRATISTAS: Personas naturales o jurídicas que tienen vigentes contratos con la entidad.
DEPENDENCIA INTERESADA: Es la oficina de la Contraloría que para atender las funciones a su cargo solicita la adquisición de un bien, obra o servicio.
GARANTIA: Póliza de seguro o garantías bancarias que avalan el cumplimiento de las obligaciones surgidas del contrato.
INTERVENTOR O SUPERVISOR: Funcionario o contratista que en representación de los intereses de la entidad, vigila la debida ejecución del contrato.
LIQUIDACION: Actuación que procede una vez finalizada la ejecución del contrato para establecer los ajustes, revisiones y reconocimientos a que haya lugar.
LICITACIÒN PÚBLICA: procedimiento mediante el cual la Entidad Estatal formula públicamente una convocatoria para que, en igualdad de oportunidades, los interesados presenten sus ofertas y seleccione entre ellas la más favorable.
PERFECCIONAMIENTO: Los contratos del Estado se perfeccionan cuando hay acuerdo sobre el objeto y la contraprestación y éste es elevado a escrito. Se ejecutan una vez aprobada la garantía y constituido el registro presupuestal.
PLAN DE COMPRAS: Documento mediante el cual se estiman anticipadamente las adquisiciones que la Entidad requiere para su normal funcionamiento en cada vigencia Fiscal.
PROPONENTES U OFERENTES: Personas naturales o jurídicas que han formulado ofrecimientos a la entidad.
PUBLICACIÓN: Perfeccionado el contrato, se solicitará su publicación en el registro distrital o gaceta oficial pertinente.
PRECIO DE REFERENCIA: Es el valor monetario que, los proveedores interesados en vender bienes y servicios de uso común o de uso en contratos de obra a la administración pública y a los particulares o entidades que manejan recursos públicos, deben registrar en el RUPR, bajo las condiciones que se establecen en el Sistema. El precio de referencia incluirá IVA y excluirá otros gravámenes
PRECIO DE OFERTA: Es el valor monetario que los proveedores de bienes y servicios de uso común o de uso en contratos de obra, señalan al momento de presentar en firme a una entidad su correspondiente propuesta. El precio de oferta incluirá IVA y excluirá otros gravámenes.
PRECIO DE COMPRA: Es el precio de un bien o servicio de uso común o de uso en contratos de obra pactado en el contrato, incluido el IVA y excluidos otros gravámenes
PRECIO INDICATIVO: Es el promedio de los precios de referencia de un bien o servicio de uso común o de uso en contratos de obra registrados por los proveedores en el SICE
REGISTRO ÚNICO DE PRECIOS DE REFERENCIA (RUPR):
Es la base de datos que contiene los precios de referencia de los diferentes bienes y servicios de uso común o de uso en contratos de obra que los proveedores están en capacidad de ofrecer a la administración pública y a los particulares o entidades que manejan recursos públicos.
SELECCIÓN ABREVIADA: Modalidad de escogencia del contratista, prevista para aquellos casos en que las características del objeto a contrata, las circunstancias de la contratación o la cuantía o destilación del bien, obra o servicio, es posible adelantar procesos simplificados con el fin de garantizar la eficiencia en la gestión contractual
SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA LA VIGILANCIA DE LA CONTRATACIÓN ESTATAL (SICE): es una herramienta de información, ordenación y control que incorpora las cifras relevantes del proceso de contratación estatal, con el fin de confrontarlas en línea y en tiempo real, con los precios de referencia incorporados en el Registro Único de Precios de Referencia, RUPR, de acuerdo con los parámetros de codificación del Catálogo Único de Bienes y Servicios, CUBS, garantizando una contratación sin detrimento de los recursos públicos
UMBRAL DE PRECIOS: Es el intervalo de variación razonable del precio de contratación de un bien o servicio de uso común o de uso en contratos de obra.
5. REGISTROS:
PLAN DE COMPRAS
Memorando de solicitud de necesidades
Proyecto Plan de Compras
Memorando de presentación del Plan de Compras
Memorando convocando Junta de Compras
Actas de la Junta de Compras y Licitaciones
Plan de Compras aprobado
PROYECTOS DE INVERSIÓN
Memorando de solicitud
Ficha Técnica EBID
Resolución designando responsable del Proyecto
Cronograma
Registros de informes de SEPLAN
LICITACIÒN PÚBLICA:
Memorando de solicitud – formato (estudio de oportunidad y conveniencia – ficha técnica)
Acta de la junta de compras y licitaciones
Cronograma
Oficio a la cámara de comercio
Memorando
Cotizaciones
Constancia Consulta SICE
Cuadros Comparativos
Constancia de publicación
Certificado de disponibilidad presupuestal
Memorando
Acta de la junta de compras y licitaciones
Constancia de publicación
Memorando
Acta de la junta de compras y licitaciones
Pliego de condiciones definitivo
Acta de Audiencia de asignación del riesgo.
Constancia de publicación
Resolución de apertura
Constancia de publicación
Acta de audiencia publica de aclaración de pliegos.
Memorando de respuesta a las observaciones
Acta de la junta de compras y licitaciones
Acta de cierre del Proceso
Evaluación Jurídica, financiera y técnica
Oficio de Observaciones
Memorando
Acta de la junta de compras y licitaciones
Constancia de publicación
Acta de la junta de compras y licitaciones
Acta de Audiencia de Adjudicación
Resolución de adjudicación
Oficio de comunicación
Contrato
Registro Presupuestal
Póliza de cumplimiento
Memorando de asignación de Interventor y/o supervisor
Informes de Interventoría o supervisor
CONCURSO DE MERITOS
Memorando de solicitud – formato (estudio de oportunidad y conveniencia – ficha técnica)
Acta de la junta de compras y licitaciones
Cronograma
Memorando
Certificado de disponibilidad presupuestal
Acta de la junta de compras y licitaciones
Aviso de convocatoria
Memorando
Resolución de la conformación de lista corta
Constancia de publicación
Memorando
Estudio Jurídica, financiera y técnica
Acta de la junta de compras y licitaciones
Memorando
Acta de la junta de compras y licitaciones
Proyecto de Pliego de condiciones
Acta de la junta de compras y licitaciones
Resolución de Apertura
Pliego de condiciones definitivo
Constancia de publicación
Acta de la junta de compras y licitaciones
Actas de la audiencia
Acta de acuerdo
Actas de la audiencia
Resolución de Adjudicación
Oficio
Minuta
Contrato perfeccionado
Registro Presupuestal
Póliza de Cumplimiento
Memorando
Informes de Interventoría y o supervisor
SELECCIÓN ABREVIADA
Bienes y servicios de características uniformes y de común utilización por subasta inversa.
Memorando de solicitud – formato (estudio de oportunidad y conveniencia – ficha técnica)
Acta de la junta de compras y licitaciones
Cronograma
Cotizaciones
Constancia Consulta SICE
Cuadros Comparativos
Certificado de disponibilidad presupuestal
Memorando
Acta de la junta de compras y licitaciones
Memorando
Acta de la junta de compras y licitaciones
Constancia de publicación
Memorando
Acta de la junta de compras y licitaciones
Proyecto de pliegos de condiciones
Acta de la junta de compras y licitaciones
Planilla
Acta de cierre
Memorando
Evaluación técnica, jurídica y financiera
Acta de la junta de compras y licitaciones
Oficio de observaciones
Memorando
Constancia de publicación
Memorando
Acta de la junta de compras y licitaciones
Observaciones aprobadas
Acta de la junta de compras y licitaciones
Acta de Audiencia de Adjudicación
Resolución de adjudicación
Oficio de comunicación
Contrato
Registro Presupuestal
Póliza de cumplimiento
Memorando de asignación de Interventor y/o supervisor
Informes de Interventoría o supervisor
Bienes y servicios de características uniformes y de común utilización de menor cuantía por subasta inversa
Memorando de solicitud – formato (estudio de oportunidad y conveniencia – ficha técnica)
Memorando
Pre - Cotizaciones
Constancia Consulta SICE
Cuadros Comparativos
Certificado de disponibilidad presupuestal
Proyecto de pliego de condiciones
Constancia de publicación
Acto Administrativo de apertura
Pliego de condiciones definitivo
Constancia de Publicación
Respuesta a las observaciones
Acta de Audiencia publica de sorteo
Planilla
Acta de cierre
Memorando
Evaluación jurídica, financiera y técnica.
Constancia de Publicación
Oficio de observaciones
Memorando
Constancia de publicación
Minuta
Contrato
Memorando
Registro Presupuestal
Póliza de cumplimiento
Memorando de asignación de Interventor y/o supervisor
Informes de Interventoría o supervisor
Selección para la adquisición de bienes o servicios de características técnicas uniformes y para los que no lo son, en contrataciones que no superen el diez por ciento (10%) de la menor cuantía
Memorando de solicitud – formato (estudio de oportunidad y conveniencia)
Memorando de inicio del proceso
Certificado de Disponibilidad
Aviso de Convocatoria Pública
Constancia de publicación
Planilla
Cuadro de evaluación de propuestas
Oficio de observaciones
Memorando
Constancia de publicación
Contrato
Registro Presupuestal
Memorando
Informes de Interventoría y o supervisor
CONTRATACION DIRECTA
Memorando de solicitud – formato (estudio de oportunidad y conveniencia)
Memorando de inicio del proceso
Certificado de Disponibilidad
Cuadro de evaluación de propuestas
Memorando
Contrato
Registro Presupuestal
Póliza de cumplimiento
Memorando
Informes de Interventoría y o supervisor
6. ANEXOS:
No aplica
7. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:
7.1. ELABORACIÓN DEL PLAN DE COMPRAS
|
Nº |
RESPONSABLE |
ACTIVIDAD |
REGISTROS |
PUNTO DE CONTROL /OBSERVACIONES |
|
1. |
Profesional Universitario Subdirección de Recursos Materiales |
Proyecta memorando para la firma del Director Administrativo solicitando a las diferentes dependencias el reporte de necesidades de bienes de consumo para tenerlos en cuenta en el plan de compras de la próxima vigencia |
Memorando de solicitud de necesidades |
OBSERVACIÓN
La solicitud se realiza durante el segundo semestre de cada vigencia |
|
2. |
Funcionario encargado de esta labor en cada Dirección, Oficina, Unidad o Grupo de trabajo. |
Reporta las necesidades de bienes de consumo de las Dependencias de acuerdo a los parámetros establecidos por la Dirección Administrativa y Financiera. |
|
|
|
3. |
Profesional Universitario Subdirección de Recursos Materiales |
Recibe los reportes de necesidades presentados por las diferentes dependencias.
Consulta el presupuesto estimado para compras
Realiza estudio de mercado
Consulta Plan de Compras de la vigencia y actualiza precios.
Analiza, clasifica y ajusta las cantidades a comprar de acuerdo con las necesidades de las dependencias y el presupuesto estimado
Consolida información registrando cantidades y valores trimestrales y anuales por dependencia.
Conforma el proyecto del Plan de Compra de acuerdo a los rubros y al presupuesto estimado
Presenta el proyecto de plan de compras de elementos de consumo al Subdirector de Recursos Materiales (Secretario de Junta de Compras y Licitaciones) |
Proyecto del Plan de Compras
Memorando de presentación del proyecto del Plan |
OBSERVACIÓN
Existe acompañamiento de un profesional de la Dirección de Planeación de la Contraloría de Bogotá. |
|
4. |
Subdirector de Recursos Materiales
(Secretario de la Junta de Compras y Licitaciones) |
Recibe, revisa y ajusta el Proyecto del Plan de Compras
Convoca a Junta y remite mediante memorando el proyecto del plan de compras de elementos de consumo a la Junta de Compras y Licitaciones para su estudio, análisis y aprobación, de conformidad con la Resolución Reglamentaria vigente. |
Memorando convocando Junta de Compras |
|
|
5. |
Contralor Auxiliar,
Jefe oficina Asesora Jurídica, Director Administrativo, Subdirector Recursos Materiales y Jefe Oficina Asesora de Control Interno
(Integrantes de la Junta de Compras y Licitaciones) |
Aprueba Plan Anual de Compras de elementos de Consumo para la vigencia siguiente. |
Acta de la Junta de Compras y Licitaciones
Plan Aprobado |
PUNTO DE CONTROL La Junta aprueba la periodicidad de las compras establecidas en el Plan.
|
7.2. FORMULACIÓN DE LOS PROYECTOS DE INVERSIÓN
|
No. |
RESPONSABLE |
ACTIVIDAD |
REGISTROS |
PUNTO DE CONTROL
/OBSERVACIONES |
|
1 |
Directores, Jefes de Oficinas Asesoras
Coordinador con funciones directivas
|
Solicitan mediante memorando la adquisición de bienes, obras y /o servicios para el normal funcionamiento de la dependencia |
Memorando de solicitud |
|
|
.2 |
Director Administrativo |
Recibe memorando de necesidades de bienes, obras y/o servicios y entrega al Subdirector de Recursos Materiales y/ o Servicios Administrativos |
|
|
|
.3 |
Subdirector de Recursos Materiales y/o Servicios Administrativos |
Recibe memorando solicitud, analiza, organiza y presenta al Director Administrativo las necesidades institucionales en materia de inversión para la formulación de los Proyectos de Inversión |
|
|
|
4 |
Director Administrativo |
Diligencia formato de ficha técnica los Proyectos de Inversión de acuerdo con la metodología expuesta por la Secretaría de Planeación Distrital y asesoría de la Dirección de Planeación
Remite a la Dirección de Planeación la ficha técnica de los proyectos de inversión para el concepto final de evaluación |
|
|
|
5 |
Director de Planeación |
Recibe, revisa la ficha técnica de los proyectos de inversión
Emite el concepto de viabilidad favorable y entrega a Profesional Universitario |
|
|
|
6 |
Profesional Universitario Dirección de Planeación de la Contraloría |
Recibe ficha técnica de los proyectos de inversión con concepto de viabilidad favorable y solicita mediante oficio suscrito por el Contralor de Bogotá, su inscripción y/o actualización en la Secretaría de Planeación Distrital |
Ficha Técnica (Estadísticas Básicas de Inversión Distrital) |
OBSERVACIÓN
En la Dirección Administrativa y Financiera reposa una copia de la ficha técnica (EBID) de los proyectos que son de su competencia, para control y seguimiento
La copia del oficio firmado por el Contralor reposa en la Dirección de Planeación |
|
7 |
Secretario de Planeación Distrital |
Certifica el registro y/o actualización de los proyectos en el banco de programas y proyectos. |
|
PUNTO DE CONTROL
Los proyectos de inversión deben estar registrados en el Banco de Programas y Proyectos de Planeación Distrital |
|
8 |
Contralor de Bogotá |
Designa mediante Resolución el responsable para la ejecución del proyecto. |
Resolución |
|
|
9 |
Director Administrativo
Responsable del Proyecto |
Establece cronograma de ejecución del proyecto. |
Cronograma |
|
|
10 |
Profesional universitario y/o Especializado Dirección Administrativa y Financiera |
Reporta el seguimiento a la ejecución física y financiera de los proyectos en los términos y fechas establecidas a la Dirección de Planeación de la Contraloría, para que sean incorporados en la respectiva base de datos |
Registros de informes del SEPLAN |
OBSERVACIÓN La Secretaría Planeación de Distrital realiza seguimiento semestral a los proyectos de la Contraloría. |
7.3. MODALIDAD DE SELECCIÓN
Conformidad con lo definido en la Ley 1150 de 2007, las modalidades de selección son: Licitación Pública, Selección Abreviada, Concurso de Méritos y Contratación Directa.
7.3.1. LICITACIÓN PUBLICA
|
No. |
RESPONSABLE |
ACTIVIDAD |
REGISTROS |
PUNTO DE CONTROL/OBSERVACIONES |
|
1. |
Director Técnico,
Jefes de Oficinas Asesoras, Subdirector
Coordinador con funciones directivas |
Realiza los estudios previos evaluando la necesidad que la dependencia pretende satisfacer con la adquisición de bienes, obras y/o servicios. Los estudios estarán basados en el Plan Estratégico y el Plan de Actividades y demás normas que regulen su funcionamiento
Determina la necesidad de adquirir bienes, obras y/o servicios indicando claramente las especificaciones técnicas, los parámetros de calidad y demás características de acuerdo al formato establecido en medio físico o electrónico (estudio de oportunidad y conveniencia) acompañado de la ficha técnica del objeto a contratar
Incluirá en el requerimiento realizado a la Dirección Administrativa un valor estimado del objeto a contratar, soportado en cotizaciones del bien, obra o servicio que se pretende adquirir
Remite memorando de solicitud del objeto a contratar acompañado del formato establecido en medio físico o electrónico (estudio de oportunidad y conveniencia) y ficha técnica al Director Administrativo |
Memorando de solicitud – formato (estudio de oportunidad y conveniencia)
Ficha Técnica
|
PUNTO DE CONTROL:
el estudio de oportunidad y conveniencia (ECO) debe venir con la firma del responsable de la dependencia con la necesidad a contratar el bien y / o servicio. |
|
2. |
Director Administrativo |
Recibe memorando de solicitud del objeto a contratar y revisa que venga acompañado del formato establecido en medio físico o electrónico (estudio de conveniencia y oportunidad) y ficha técnica
Consulta y analiza presupuesto y determina la modalidad de selección
Remite memorando de solicitud del objeto a contratar acompañado del formato establecido en medio físico o electrónico (estudio de oportunidad y conveniencia) y ficha técnica al subdirector de recursos materiales o a la dependencia de la necesidad a contratar si es necesario ajustar el Estudio de Oportunidad y conveniencia conforme a los requisitos de ley, el Plan Estratégico o el Plan de Actividades |
|
|
|
3. |
Subdirector de Recursos Materiales |
Recibe memorando de solicitud del objeto a contratar acompañado del formato establecido en medio físico o electrónico (estudio de oportunidad y conveniencia), ficha técnica y demás documentos que conforman los estudios previos
Entrega toda la documentación a Profesional para que elabore el cronograma del proceso |
|
PUNTO DE CONTROL
Subdirector de Recursos Materiales revisa que todos los documentos que soportan el proceso estén completos |
|
4. |
Profesional Universitario y/o Especializado
(Abogado)
Subdirección de Recursos Materiales |
Elabora cronograma del proceso para revisión y aprobación del Subdirector de Recursos Materiales |
|
|
|
5. |
Subdirector de Recursos Materiales
Secretario de la Junta De Compras y Licitaciones |
Recibe y Revisa cronograma del proceso de selección.
Convoca a Junta de Compras y Licitaciones para aprobar la apertura del proceso licitatorio y cronograma. |
|
PUNTO DE CONTROL
Subdirector de Recursos Materiales revisa el cronograma y colocara su VºBº |
|
6. |
Junta de Compras y Licitaciones |
Aprueba la apertura del proceso licitatorio y cronograma |
Acta
Cronograma |
OBSERVACIÓN
El Subdirector de Recursos Materiales como Secretario de la Junta levantará el Acta |
|
7. |
Contralor Auxiliar |
Recibe autorización de apertura para que adelante el proceso contractual y envía en copia física y en medio magnético el cronograma al Subdirector de Recursos Materiales.
Envía aviso a la cámara de comercio sobre la apertura de la licitación |
Oficio a la cámara de comercio |
|
|
8. |
Subdirector de Recursos Materiales |
Recibe y entrega el acta y el cronograma aprobadas en copia física y medio magnético por la Junta de compras y licitaciones al Técnico Operativo |
|
|
|
9. |
Técnico Operativo |
Recibe memorando de solicitud del objeto a contratar acompañado del formato establecido en medio físico o electrónico (estudio de oportunidad y conveniencia) , ficha técnica y demás documentos que conforman los estudios previos
Solicita pre -cotizaciones (Mínimo dos)
Consulta precios de referencia o indicativos del SICE de los bienes o servicios a contratar para ajustar el presupuesto. Eabora los cuadros comparativos
Remite al Subdirector de Recursos Materiales todos los documentos soportes para su revisión |
Memorando
Cotizaciones
Constancia Consulta SICE
Cuadros Comparativos |
|
|
10. |
Subdirector de Recursos Materiales |
Recibe y revisa la documentación dada y remite al Director administrativo y financiero |
|
|
|
11. |
Director Administrativo Y Financiero |
Recibe y revisa la documentación dada. E informa al contralor auxiliar para solicitar el certificado de disponibilidad presupuestal. |
|
|
|
12. |
Contralor Auxiliar |
Solicita a la Subdirección Financiera el certificado de disponibilidad presupuestal |
|
|
|
13. |
Subdirector Financiero |
Recibe solicitud de disponibilidad y expide el certificado de disponibilidad presupuestal y lo envía a Subdirección de Recursos Materiales |
El Certificado de disponibilidad presupuestal |
|
|
14. |
Subdirector de Recursos Materiales |
Recibe el certificado de disponibilidad presupuestal y lo envía a Profesional Universitario y/o Especializado asignado |
|
|
|
15. |
Profesional Universitario y/o Especializado (Abogado)
Subdirección de Recursos Materiales |
Elabora proyecto de pliegos de condiciones de acuerdo con las instrucciones recibidas del Subdirector de Recursos Materiales
Entrega copia física y en medio magnético el proyecto de pliegos de condiciones al Subdirector de Recursos Materiales `para su revisión y VºBº |
|
|
|
16. |
Subdirector de Recursos Materiales |
Recibe copia física y medio magnético el proyecto de pliegos de condiciones para su revisión, modificaciones y correcciones según el caso y remite a la Oficina Asesora Jurídica, Subdirección Financiera y dependencia interesada |
|
PUNTO DE CONTROL
Subdirector de Recursos Materiales revisa el proyecto de pliegos y envia a la Oficina Asesora Jurídica, Subdirección Financiera y dependencia interesada previo VºBº del Director Administrativo |
|
17. |
La Oficina Asesora Jurídica, Subdirección Financiera y dependencia interesada |
Reciben la copia física y en medio magnética el proyecto de pliegos de condiciones para que revisen, modifiquen y corrijan los mismos en lo pertinente.
Envían a la subdirección de recursos materiales en copia física y en medio magnético |
Memorando |
|
|
18. |
Subdirector de Recursos Materiales |
Recibe las observaciones realizados al proyecto de pliegos en copia física y medio magnético y los envía a Profesional Universitario y/o Especializado para modificar el proyecto en lo pertinente |
|
|
|
19. |
Profesional Universitario y/o Especializado
(Abogado)
Subdirección de Recursos Materiales |
Elabora proyecto de pliegos de condiciones del objeto contratar de acuerdo con las instrucciones recibidas del Subdirector de Recursos Materiales
Entrega copia física y en medio magnético el proyecto de pliegos de condiciones al Subdirector de Recursos Materiales |
|
|
|
20. |
Subdirector de Recursos Materiales
(secretario Junta de Compras y Licitaciones) |
Recibe copia física y medio magnético el proyecto de pliegos de condiciones para su revisión, modificaciones y correcciones según el caso y remite al Director Administrativo.
Convoca a la Junta de Compras y Licitaciones para aprobación del proyecto de pliegos de condiciones |
|
PUNTO DE CONTROL
Subdirector de Recursos Materiales revisa el proyecto de pliegos y convoca a la Junta previo VºBº del Director Administrativo |
|
21. |
Junta de Compras y Licitaciones
|
Revisan, modifican, corrigen y aprueban el proyecto de pliegos de condiciones del proceso |
Acta, |
OBSERVACIÓN El Subdirector de Recursos Materiales como Secretario de la Junta, será quién levantará el Acta |
|
22. |
Contralor Auxiliar |
Recibe autorización de apertura para que adelante el proceso contractual y envía en copia física y en medio magnético el proyecto de pliegos de condiciones al Director Administrativo |
|
|
|
23. |
Director Administrativo |
Remite al Subdirector de Recursos Materiales en medio magnético el proyecto de pliegos de condiciones para modificaciones y correcciones señaladas por la Junta de Compras y Licitaciones frente al contenido de los mismos |
|
|
|
24. |
Subdirector de Recursos Materiales |
Recibe proyecto de pliegos de condiciones para modificaciones y correcciones señaladas en copia física y medio magnético. |
|
|
|
25. |
Profesional Universitario y/o Especializado
(Abogado)
Subdirección de Recursos Materiales |
Incorpora modificaciones y correcciones señaladas al proyecto de pliegos de condiciones del objeto contratar de acuerdo con las instrucciones recibidas del Subdirector de Recursos Materiales
Entrega copia física y en medio magnético el proyecto de pliegos de condiciones al Subdirector de Recursos Materiales |
|
|
|
26. |
Subdirección de Recursos Materiales
Secretario de la Junta De Compras y Licitaciones |
Recibe y Revisa el proyecto de pliegos en copia física y medio magnético,
Convoca a la Junta de Compras y Licitaciones para aprobación del proyecto de pliegos de condiciones |
|
PUNTO DE CONTROL
Subdirector de Recursos Materiales revisa el proyecto de pliegos y envía a la Junta de Compras y Licitaciones previo VºBº del Director Administrativo |
|
27. |
Junta de Compras y Licitaciones |
Revisa, modifica y/o aprueba el proyecto de pliegos de condiciones y entrega a Subdirector de Recursos Materiales para la publicación en la página Web de la entidad |
Acta, |
OBSERVACIÓN El Subdirector de Recursos Materiales como Secretario de la Junta, será quién levantará el Acta |
|
28. |
Subdirector de Recursos Materiales |
Entrega a Técnico el proyecto de pliegos de condiciones para la publicación en la página Web |
|
|
|
29. |
Técnico
Operativo
Subdirección de Recursos Materiales |
Pública el proyecto de pliegos de condiciones en la Web y archiva constancia de su publicación en la carpeta del contrato |
Constancia de publicación |
|
|
30. |
Subdirector de Recursos Materiales
(secretario Junta de Compras y Licitaciones) |
Recepción de las observaciones presentadas por los posibles oferentes dentro del término previsto
Envía copia dura de las observaciones a la Oficina Asesora Jurídica, Subdirección Financiera y la dependencia de origen para que den repuestas a las mismas |
|
|
|
31. |
La Oficina Asesora Jurídica, Subdirección Financiera y dependencia interesada |
Reciben la copia física y en medio magnético las observaciones hechas al proyecto de pliegos de condiciones por los interesados.
Estas dependencias lo envían al Subdirector de Recursos Materiales (secretario Junta de Compras y Licitaciones) en copia física y en medio magnético las respuestas a dichas observaciones. |
Memorando |
|
|
32. |
Subdirector de Recursos Materiales
Secretario de la Junta De Compras y Licitaciones |
Recibe en copia dura y medio magnético las respuestas a las observaciones propuestas y somete a consideración de la Junta de Compras y Licitaciones para su aprobación |
|
|
|
33. |
Junta de Compras y Licitaciones |
Aprueba las respuestas a las observaciones propuestas presentados |
Acta |
OBSERVACIÓN El Subdirector de Recursos Materiales como Secretario de la Junta, será quién levantará el Acta |
|
34. |
Subdirector de Recursos Materiales |
Recibe las modificaciones aprobadas, si es el caso, entrega a Profesional para que incorpore en el texto del proyecto de pliego las mismas. |
|
|
|
35. |
Profesional Universitario y/o Especializado
(Abogado)
Subdirección de Recursos Materiales |
incorpora modificaciones aprobadas, si es el caso, al proyecto pliego de condiciones
Entrega en copia dura y medio magnético el proyecto de pliego de condiciones con las modificaciones aprobadas que han sido incorporadas, si es el caso, al Subdirector de Recursos Materiales |
|
|
|
36. |
Subdirector de Recursos Materiales
Secretario de la Junta De Compras y Licitaciones |
Recibe y revisa en copia dura y medio magnético el proyecto de pliego de condiciones con las modificaciones aprobadas que han sido incorporadas, si es el caso.
Convoca a junta de Compras y Licitaciones para aprobación del proyecto de pliegos |
|
PUNTO DE CONTROL
Subdirector de Recursos Materiales revisa el proyecto de pliegos y envía a la Junta de Compras y Licitaciones previo VºBº del Director Administrativo |
|
37. |
Junta de Compras y Licitaciones |
Recibe, revisa y aprueba el proyecto de pliegos de condiciones definitivo con las modificaciones anteriormente aprobadas
Entrega al secretario de la Junta de Compras y Licitaciones (subdirector de recursos materiales) para su publicación en la página Web de la entidad y en diarios de amplia circulación. |
Acta y Pliegos de condiciones definitivo |
OBSERVACIÓN El Subdirector de Recursos Materiales como Secretario de la Junta, será quién levantará el Acta |
|
38. |
Director Administrativo |
Adelanta audiencia de asignación del riesgo del riesgo. |
|
Observación:
Puede coincidir con la audiencia de asignación del riesgo o realizarse antes de la apertura del proceso |
|
39. |
Técnico Operativo
Subdirección de Recursos Materiales |
Elabora acta de lo sucedido en la audiencia firmada por el Subdirector de Recursos Materiales y Director Administrativo
Pública acta dejando constancia en la carpeta del contrato |
Acta
Constancia de publicación |
|
|
40. |
Contralor Auxiliar |
Expide Resolución de apertura del proceso y envía al Director Administrativo |
Resolución de apertura
Pliego de condiciones definitivo |
|
|
41. |
Director Administrativo |
Recibe Resolución de apertura del proceso y envía al Subdirector de recursos Materiales |
|
|
|
42. |
Subdirector de Recursos materiales |
Recibe Resolución de apertura del proceso y entrega Técnico para su publicación y Publica aviso en periódico de amplia circulación |
|
|
|
43. |
Técnico operativo
Subdirección de Recursos Materiales |
Pública Resolución y pliegos de condiciones definitivos en la Web |
Constancia de publicación |
PUNTO DE CONTROL: la publicación avisos se hará en diarios de amplia circulación y en la pagina Web de la entidad y en SECOP |
|
44. |
Director Administrativo |
Adelanta audiencia pública de aclaraciones del proceso de selección |
|
|
|
45. |
Técnico Operativo
Subdirección de Recursos Materiales |
Elabora acta de lo sucedido en las audiencias firmada cada una por el Subdirector de Recursos Materiales y Director Administrativo
Pública actas dejando constancia en la carpeta del contrato
Entrega a Subdirector de recursos materiales para revisión y VºBº |
Acta |
|
|
46. |
Subdirector de Recursos Materiales
|
Recepción de las observaciones y solicitudes presentadas por los oferentes dentro del término previsto
Envía copia dura de las observaciones a la Oficina Asesora Jurídica, Subdirección Financiera y al dependencia de origen para que den repuestas a las mismas |
|
|
|
47. |
La Oficina Asesora Jurídica, Subdirección Financiera y dependencia interesada |
Reciben la copia física y en medio magnético las observaciones hechas al pliegos de condiciones para que revisen los mismos en lo pertinente y lo envían al Subdirector de Recursos Materiales en copia física y en medio magnético.
Las propuestas de respuesta estarán basados en el plan estratégico y el plan de actividades y demás normas que regulen su funcionamiento |
Memorandos |
|
|
48. |
Subdirector de Recursos Materiales
Secretario de la Junta De Compras y Licitaciones |
Recibe en copia dura y medio magnético Las propuestas de respuesta y convoca a la junta de compras y licitaciones para revisa y aprueba las propuestas de respuesta a las observaciones consolidadas presentadas por los oferentes. |
|
|
|
49. |
Junta de Compras y Licitaciones |
Recibe, revisa y aprueba las propuestas de respuesta a las observaciones, adendas y comunicaciones necesarias |
Acta |
OBSERVACIÓN El Subdirector de Recursos Materiales como Secretario de la Junta, será quién levantará el Acta |
|
50. |
Subdirector de Recursos Materiales |
Recibe las adendas y observaciones aprobadas y entrega a Profesional para que consolide y publique las adendas y comunicaciones necesarias |
|
|
|
51. |
Profesional Universitario y/o Especializado
(Abogado)
Subdirección de Recursos Materiales |
Consolida las adendas aprobadas para publicar, adendas y comunicaciones necesarias
entrega en copia dura y medio magnético las adendas aprobadas, si es el caso, al Subdirector de Recursos Materiales |
|
|
|
52. |
Subdirector de Recursos Materiales |
Recepción de las propuestas de oferente dentro del término previsto, dejando constancia de las propuestas recibidas y el número de folios |
|
OBSERVACIÓN Si se presentan modificaciones a los pliegos, se enviará a todas las personas que retiraron el pliego |
|
53. |
Contralor auxiliar |
Expide Acta de cierre del proceso y envía al Director Administrativo y subdirector de recursos materiales (secretario de la junta de licitación y compras) |
Acta de cierre |
PUNTO DE CONTROL : cierre de proceso de licitación |
|
54. |
Subdirector de Recursos Materiales |
Envía copia de las propuestas presentadas por los oferentes a la Oficina Asesora Jurídica, Subdirección Financiera y al dependencia de origen para evaluación de las propuestas den repuestas a las mismas |
|
OBSERVACIÓN
Las Oficina Asesora Jurídica, Subdirección Financiera y dependencia de origen del requerimiento realizan evaluaciones correspondientes, si faltan documentos, deberán solicitarlos de acuerdo con la normatividad vigente |
|
55. |
Oficina Asesora Jurídica, Subdirección Financiera y dependencia de origen |
Reciben la copia física y en medio magnético de las ofertas presentadas para que su evaluación y lo envían al Subdirector de Recursos Materiales en copia física y en medio magnético. |
Evaluaciones técnica jurídica y financiera |
|
|
56. |
Subdirector de Recursos Materiales |
Recibe en copia dura y en medio magnético las evaluaciones realizadas.
Convoca a la Junta de Compras y Licitaciones para aprobar las evaluar presentadas |
|
|
|
57. |
Junta de Compras y Licitaciones |
Estudia y aprueba las evaluaciones presentadas |
acta |
|
|
58. |
Técnico Operativo
Subdirección de Recursos Materiales |
Pública el informe de evaluaciones y deja constancia de su publicación |
Constancia |
PUNTO DE CONTROL: publicación de informe de evaluación en SECOP Y en la Web de la entidad formulación de observaciones |
|
59. |
Subdirector de Recursos Materiales |
Pone a disposición el informe de evaluación a los oferentes para que presenten las observaciones que estimen pertinentes.
Autoriza obtención de fotocopias tanto de informes como de ofertas, a costa de interesados.
Recepción de escritos de observaciones y envía a cada dependencia que elaboró las evaluaciones para su respectiva evaluación y respuesta
entrega el informe de evaluación al Técnico para publicación en la página Web de contratación |
Oficio de Observaciones |
|
|
60. |
Oficina Jurídica, Subdirección Financiera y la dependencia de origen |
Recibe las observaciones a las evaluaciones según el caso
Remiten las evaluaciones al subdirector de recursos físicos y financieros |
Memorando
|
|
|
61. |
Subdirector de Recursos Materiales
Secretario de Junta de Compras y Licitaciones
|
Recibe las respuestas a las observaciones hechas al informe de evaluación y consolida dentro del plazo fijado en el pliego de condiciones.
Convoca Junta para aprobar el informe de evaluación definitivo |
|
|
|
62. |
Junta de Compras y Licitaciones |
Analizan las observaciones y aprueban el informe de evaluación definitivo para ser dadas a conocer a los participantes de la licitación en el acto de adjudicación. (Art. 2, Decreto 287/1996). |
Acta |
OBSERVACIÓN El Subdirector de Recursos Materiales como Secretario de la Junta, será quién levantará el Acta |
|
63. |
Profesional Universitario y/o Especializado(Abogado)
Subdirección de Recursos Materiales |
Elabora proyecto de resolución que adjudicara el contrato y entrega a Subdirector de Recursos Materiales |
|
|
|
64. |
Subdirector de Recursos Materiales |
Recibe y revisa proyecto de resolución de adjudicación y pone su Vo.Bo. y envía al Jefe Oficina Asesora Jurídica |
|
PUNTO DE CONTROL
Subdirector de Recursos Materiales revisa el proyecto de revolución de adjudicación y envía a la Jefe Oficina Asesora Jurídica previo VºBº del Director Administrativo |
|
65. |
Jefe Oficina Asesora Jurídica |
Revisa y emite concepto de legalidad al proyecto de resolución de adjudicación y envía al director administrativo. |
|
|
|
66. |
Subdirector de Recursos Materiales
Secretario de Junta de Compras y Licitaciones |
Recibe el concepto de legalidad y consolida de acuerdo con los informes rendidos dentro del plazo fijado en el pliego de condiciones.
Convoca la Junta para aprobar |
|
|
|
67. |
Junta de Compras y Licitaciones |
Analizan el concepto de legalidad y aprueban las evaluaciones finales para ser dadas a conocer a los participantes de la licitación en el acto de adjudicación. (Art. 2, Decreto 287/1996). |
Acta |
OBSERVACIÓN El Subdirector de Recursos Materiales como Secretario de la Junta, será quién levantará el Acta |
|
68. |
Contralor Auxiliar |
Adjudica licitación en la fecha programada por audiencia pública.
Firma resolución de adjudicación. |
Acta de audiencia |
OBSERVACIÓN Delegación efectuada mediante Resolución Reglamentaria 005 de 31 de agosto 2001 |
|
69. |
Secretaria del subdirector Recursos Materiales |
Notifica resolución al adjudicatario
Comunica a los no favorecidos. |
Resolución de adjudicación
Oficio de comunicación |
|
|
70. |
Profesional Universitario y/o Especializado
(Abogado)
Subdirección de Recursos Materiales |
Elabora proyecto de contrato y envía a subdirector de recursos materiales para revisión. |
|
|
|
71. |
Subdirector de Recursos Materiales |
Recibe y revisa proyecto de contrato ( minuta) y pone su Vo.Bo. y envía al Contralor auxiliar |
|
PUNTO DE CONTROL
Subdirector de Recursos Materiales revisa el proyecto contrato (minuta) y envía al Contralor Auxiliar previo VºBº del Director Administrativo |
|
72. |
Contralor auxiliar |
Firma contrato. |
Contrato |
|
|
73. |
Secretaria
Subdirección de Recursos Materiales |
Fecha y numera el contrato
Registra en el libro de radicación
Saca copia del contrato
Entrega copia del contrato al contratista para que constituya la póliza de garantía única y cancele los derechos de publicación
Solicita Registro Presupuestal
Recibe póliza de garantía, recibo de pago de publicación en Registro Distrital y entrega a Profesional Especializado de la Dirección Administrativa |
Registro Presupuestal
|
|
|
74. |
Director administrativo y financiero |
Aprueba la garantía de cumplimiento |
Póliza de cumplimiento |
PUNTO DE CONTROL
Director administrativo y financiero aprueba la póliza de cumplimiento del contrato, previo el VºBº del Profesional Universitario y/o Especializado
(Abogado) de la
Dirección administrativa |
|
75. |
Técnico Operativo Subdirección de Recursos Materiales |
Proyecta memorandos para firma del Director Administrativo designando Supervisor y/o Interventor y notificando al contratista |
|
|
|
76. |
Director administrativo y financiero |
Designa Supervisor y/o interventor
Comunica al contratista la fecha de ejecución del contrato. |
Memorando |
OBSERVACIÒN: la dependencia que solicito el bien, obra o servicio será la encargada de la interventoria o supervisión y de su control, vigilancia, o recae en la dependencia más idónea según el objeto del contrato a celebrar |
7.3.2 CONCURO DE MÉRITOS
|
Nº |
RESPONSABLE |
ACTIVIDAD |
REGISTROS |
PUNTO DE CONTROL/OBSERVACIONES |
|
1. |
Director Técnico,
Jefes de Oficinas Asesoras, Subdirector
Coordinador con funciones directivas |
Realiza los estudios previos evaluando la necesidad que la dependencia pretende satisfacer con la adquisición de bienes, obras y/o servicios. Los estudios estarán basados en el Plan Estratégico y el Plan de Actividades y demás normas que regulen su funcionamiento
Determina la necesidad de contratar servicios indicando claramente las especificaciones técnicas, los parámetros de calidad y demás características de acuerdo al formato establecido en medio físico o electrónico (estudio de oportunidad y conveniencia) acompañado de la ficha técnica del objeto a contratar
Incluirá en el requerimiento realizado a la Dirección Administrativa un valor estimado del objeto a contratar, soportado en cotizaciones del servicio que se pretende adquirir
Remite memorando de solicitud del objeto a contratar acompañado del formato establecido en medio físico o electrónico (estudio de oportunidad y conveniencia) y ficha técnica al Director Administrativo |
Memorando de solicitud – formato (estudio de oportunidad y conveniencia)
Ficha Técnica
|
PUNTO DE CONTROL:
el estudio de oportunidad y conveniencia (ECO) debe venir con la firma del responsable de la dependencia con la necesidad a contratar |
|
2. |
Director Administrativo |
Recibe memorando de solicitud del objeto a contratar y revisa que venga acompañado del formato establecido en medio físico o electrónico (estudio de conveniencia y oportunidad) y ficha técnica
Consulta y analiza presupuesto y determina la modalidad de selección
Remite memorando de solicitud del objeto a contratar acompañado del formato establecido en medio físico o electrónico (estudio de oportunidad y conveniencia) y ficha técnica al Subdirector de Recursos Materiales o a la dependencia de la necesidad a contratar si es necesario ajustar el Estudio de Oportunidad y conveniencia conforme a los requisitos de ley, el Plan Estratégico o el Plan de Actividades |
|
|
|
3. |
Subdirector de Recursos Materiales |
Recibe memorando de solicitud del objeto a contratar acompañado del formato establecido en medio físico o electrónico (estudio de oportunidad y conveniencia), ficha técnica y demás documentos que conforman los estudios previos
Entrega toda la documentación a Profesional para que elabore el cronograma del proceso |
|
PUNTO DE CONTROL
Subdirector de Recursos Materiales revisa que todos los documentos que soportan el proceso estén completos |
|
4. |
Profesional Universitario y/o Especializado
(Abogado)
Subdirección de Recursos Materiales
|
Elabora cronograma del proceso para revisión y aprobación del Subdirector de Recursos Materiales, Director Administrativo y Contralor Auxiliar |
|
|
|
5. |
Subdirector de Recursos Materiales |
Revisa cronograma del proceso de selección por concurso de méritos.
Convoca a Junta de Compras y Licitaciones para aprobar la apertura del proceso de selección por concurso de meritos y cronograma. |
|
PUNTO DE CONTROL El Subdirector de Recursos Materiales revisa el alcance y las fechas de inicio y de terminación del proceso |
|
6. |
Junta de Compras y Licitaciones |
Revisa y da autorización de apertura del proceso de selección de concurso de méritos y aprueba cronograma |
Acta
Cronograma |
OBSERVACIÓN
El Subdirector de Recursos Materiales como Secretario de la Junta levantará el Acta |
|
7. |
Contralor Auxiliar |
Recibe autorización de apertura del proceso de selección de concurso de méritos y cronograma
Envía acta y el cronograma aprobados en copia física y medio magnético al Subdirector de Recursos Materiales |
|
|
|
8. |
Subdirector de Recursos Materiales |
Recibe el acta y el cronograma aprobados en copia física y medio magnético por la Junta de Compras y Licitaciones
Entrega Técnico Operativo el acta y el cronograma aprobados en copia física y medio magnético como documentación soporte del proceso |
|
|
|
9. |
Técnico Operativo
Subdirección de Recursos Materiales |
Recibe el acta y el cronograma aprobados en copia física y medio magnético para continuar con el trámite correspondiente
Recibe memorando de solicitud del objeto a contratar acompañado del formato establecido en medio físico o electrónico (estudio de oportunidad y conveniencia) , ficha técnica y demás documentos que conforman los estudios previos
El funcionario delegado por la dependencia que solicita el servicio servirá de soporte a la Dirección Administrativa y Financiera para elaborar los documentos preparatorios del concurso de méritos
Entrega al Subdirector de Recursos Materiales todos los documentos soportes para su revisión |
Memorando
|
|
|
10. |
Subdirector de Recursos Materiales |
Recibe y revisa la documentación remitida y envía al Director Administrativo |
|
|
|
11. |
Director Administrativo |
Recibe y revisa la documentación remitida e informa al Contralor Auxiliar para solicitar el certificado de disponibilidad presupuestal. |
|
|
|
12. |
Contralor Auxiliar |
Solicita a la Subdirección Financiera el certificado de disponibilidad presupuestal |
|
|
|
13. |
Subdirector Financiero |
Recibe solicitud de disponibilidad y expide el certificado de disponibilidad presupuestal y lo envía a Subdirección de Recursos Materiales |
Certificado de disponibilidad presupuestal |
|
|
14. |
Subdirector de Recursos Materiales
|
Recibe el certificado de disponibilidad presupuestal y lo envía a Profesional Universitario y/o Especializado asignado |
|
|
|
15. |
Profesional Universitario y/o Especializado (Abogado) Subdirección de Recursos Materiales |
Elabora proyecto de aviso de convocatoria de acuerdo con las instrucciones recibidas del Subdirector de Recursos Materiales
Entrega copia física y en medio magnético el proyecto de aviso de convocatoria al Subdirector de Recursos Materiales para su revisión y Vo.Bo. |
|
|
|
16. |
Subdirector de Recursos Materiales |
Recibe copia física y medio magnético el proyecto de aviso de convocatoria para su revisión, modificaciones y correcciones según el caso y remite al Director Administrativo. |
|
|
|
17. |
Director Administrativo.
|
Recibe y revisa copia física y medio magnético el proyecto de aviso de convocatoria y pone su VºBº
Remite a la Junta de Compras y Licitaciones copia física y en medio magnético el proyecto de aviso de convocatoria para su revisión, modificaciones y correcciones frente al contenido de los mismos |
|
|
|
18. |
Junta de Compras y Licitaciones |
Reciben la copia física y en medio magnético el proyecto de aviso de convocatoria para que revisen, modifiquen y corrijan los mismos en lo pertinente.
Envían a la Subdirección de Recursos Materiales en copia física y en medio magnético el proyecto de aviso de convocatoria |
Acta
Aviso de convocatoria |
|
|
19. |
Subdirector de Recursos Materiales
(Secretario Junta de Compras y Licitaciones) |
Recibe las observaciones realizados al proyecto de aviso de convocatoria en copia física y medio magnético y los envía a Profesional Universitario y/o Especializado para modificar el proyecto en lo pertinente
Convoca a la Junta de Compras y Licitaciones para aprobación del proyecto de pliegos de aviso de convocatoria
Recepciona las manifestaciones de interés con la documentación soporte solicitada
Envía copia de las propuestas presentadas por los oferentes al Comité Evaluador para su evaluación y den repuestas a las mismas |
|
OBSERVACIÓN
Las Oficina Asesora Jurídica, Subdirección Financiera y dependencia de origen del requerimiento realizan evaluaciones correspondientes, si faltan documentos, deberán solicitarlos de acuerdo con la normatividad vigente |
|
20. |
Comité Evaluador |
Reciben la copia física y en medio magnética de las ofertas presentadas para su evaluación y envían al Subdirector de Recursos Materiales en copia física y en medio magnético las mismas.
Elabora la lista corta o multiusos de acuerdo a la evaluación realizada para enviar al Subdirector de Recursos Materiales |
memorando |
|
|
21. |
Subdirector de Recursos Materiales (Secretario de Junta de Compras y Licitaciones) |
Recibe en copia dura y en medio magnético las evaluaciones realizadas con lista corta o multiusos según el caso.
Envía y convoca a la Junta de Compras y Licitaciones para aprobar las evaluaciones presentadas |
|
|
|
22. |
Junta de Compras y Licitaciones |
Estudia y aprueba las evaluaciones presentadas y la conformación de la lista corta o multiusos
Ordena al Director Administrativo elaborar la Resolución que adopta la conformación de la lista corta o multiusos |
Acta |
|
|
23. |
Director Administrativo |
Elabora Resolución que adopta la conformación de la lista corta o multiusos y envía al Contralor Auxiliar para su firma |
|
|
|
24. |
Contralor Auxiliar |
Firma Resolución que adopta la conformación de la lista corta o multiusos
Envía al Subdirector de Recursos Materiales la Resolución que adopta la conformación de la lista corta o multiusos para su notificación y publicación |
Resolución |
|
|
25. |
Subdirector de Recursos Materiales |
Entrega Técnico y Secretaria Resolución que adopta la conformación de la lista corta o multiusos
para su publicación y notificación |
|
|
|
26. |
Técnico Operativo Subdirección de Recursos Materiales
|
Pública Resolución que adopta la conformación de la lista corta o multiusos y deja constancia de su publicación |
Constancia |
PUNTO DE CONTROL: La lista corta o multiusos se pública en la página Web de la entidad |
|
27. |
Secretaria
Subdirección de Recursos Materiales |
Notifica la Resolución adopta la conformación de la lista corta o multiusos a los interesados |
|
|
|
28. |
Subdirector de Recursos Materiales
|
Recibe las impugnaciones contra la Resolución adopta la conformación de la lista corta o multiusos
Remite a los miembros del Comité Evaluador los escritos de impugnación contra la Resolución |
Memorando |
|
|
29. |
Comité Evaluador |
Recibe, evalúa las impugnaciones presentadas contra la Resolución y envía al Subdirector de Recursos Materiales la decisión tomada al respecto. |
|
|
|
30. |
Subdirector de Recursos Materiales
|
Recibe la decisión tomada al respecto y convoca a la Junta de Compras y Licitaciones para aprobación de la revisión realizada |
|
|
|
31. |
Profesional Universitario y/o Especializado
Subdirección de Recursos Materiales |
Elabora el proyecto de pliego de condiciones de acuerdo con las instrucciones recibidas del Subdirector de Recursos Materiales |
|
|
|
32. |
Subdirector de Recursos Materiales |
Recibe en copia física y medio magnético el proyecto de pliegos de condiciones para su revisión, modificaciones y correcciones según el caso y remite copia al Director Administrativo |
|
|
|
33. |
Director Administrativo |
Recibe y revisa la documentación dada. Informa al Contralor Auxiliar para solicitar el certificado de disponibilidad presupuestal.
Remite a la Oficina Asesora Jurídica, Subdirección Financiera y dependencia interesada copia física y en medio magnético el proyecto de pliegos de condiciones para su revisión, modificaciones y correcciones frente al contenido de los mismos |
|
|
|
34. |
Oficina Asesora Jurídica, Subdirección Financiera y dependencia interesada |
Reciben la copia física y en medio magnética el proyecto de pliegos de condiciones para que revisen, modifiquen y corrijan los mismos en lo pertinente.
Envían a la Subdirección de Recursos Materiales en copia física y en medio magnético el proyecto de pliegos de condiciones con las modificaciones propuestas |
Estudio técnico , financiero y jurídico |
|
|
35. |
Subdirector de Recursos Materiales |
Recibe las observaciones realizadas al proyecto de pliegos de condiciones en copia física y medio magnético
Convoca a la Junta de Compras y Licitaciones para aprobación del proyecto de pliegos de condiciones |
|
|
|
36. |
Junta de Compras y Licitaciones
|
Revisan, modifican, corrigen y aprueban el proyecto de pliegos de condiciones del proceso y remiten al Director Administrativo |
Acta, proyecto de pliegos de condiciones y
Memorando |
OBSERVACIÓN El Subdirector de Recursos Materiales como Secretario de la Junta, será quién levantará el Acta |
|
37. |
Director Administrativo |
Recibe y remite al Subdirector de Recursos Materiales en medio magnético el proyecto de pliegos de condiciones para modificaciones y correcciones señaladas por la Junta de Compras y Licitaciones frente al contenido de los mismos |
|
|
|
38. |
Subdirector de Recursos Materiales |
Recibe el proyecto de pliegos de condiciones para modificaciones y correcciones señaladas en copia física y medio magnético
Entrega a Profesional para que incorpore las modificaciones y correcciones señaladas al proyecto de pliegos de condiciones |
|
|
|
39. |
Profesional Universitario y/o Especializado
(Abogado)
|
Incorpora modificaciones y correcciones señaladas al proyecto de pliegos de condiciones del objeto contratar de acuerdo con las instrucciones recibidas del Subdirector de Recursos Materiales
Entrega copia física y en medio magnético el proyecto de pliegos de condiciones al Subdirector de Recursos Materiales |
|
|
|
40. |
Subdirección de Recursos Materiales |
Recibe y revisa el proyecto de pliegos de condiciones en copia física y medio magnético del objeto a contratar
Convoca a la Junta de Compras y Licitaciones para aprobación del proyecto de pliegos de condiciones |
|
|
|
41. |
Junta de Compras y Licitaciones |
Revisa, modifica y/o aprueba el proyecto de pliegos de condiciones y entrega a Subdirector de Recursos Materiales para la publicación en la página Web de la entidad |
Acta, proyecto de pliego de condiciones |
|
|
42. |
Subdirector de Recursos Materiales |
Entrega a Técnico el proyecto de pliegos de condiciones para la publicación en la página Web |
|
|
|
43. |
Técnico
Operativo Subdirección Subdirector de Recursos Materiales de Recursos Materiales |
Pública el proyecto de pliegos de condiciones en la Web y archiva constancia de su publicación en la carpeta del contrato |
Constancia de publicación |
PUNTO DE CONTROL:
Publicación del proyecto de pliegos de condiciones , estudios y documentos previos en SECOP y pagina Web de la entidad |
|
44. |
Subdirector de Recursos Materiales
(Secretario Junta de Compras y Licitaciones) |
Recepciona las observaciones presentadas por los posibles oferentes dentro del término previsto
Envía copia dura de las observaciones a la Oficina Asesora Jurídica, Subdirección Financiera y al dependencia de origen para que den repuestas a las mismas |
|
|
|
45. |
Oficina Asesora Jurídica, Subdirección Financiera y dependencia interesada |
Reciben la copia física y en medio magnético las observaciones hechas al proyecto de pliegos de condiciones para que den respuesta a las observaciones presentadas en lo pertinente y lo envían al Subdirector de Recursos Materiales (Secretario Junta de Compras y Licitaciones) en copia física y en medio magnético. |
Memorando |
|
|
46. |
Subdirector de Recursos Materiales
|
Recibe en copia dura y medio magnético las respuestas a las observaciones propuestas y somete a consideración de la Junta de Compras y Licitaciones para su aprobación |
|
|
|
47. |
Junta de Compras y Licitaciones |
Aprueba las respuestas a las observaciones propuestas presentadas |
Acta |
|
|
48. |
Subdirector de Recursos Materiales |
Recibe las modificaciones aprobadas, si es el caso, entrega a Profesional para que incorpore en el texto del proyecto de pliego las mismas. |
|
|
|
49. |
Profesional Universitario y/o Especializado
(Abogado)
Subdirección de Recursos Materiales
|
Incorpora modificaciones aprobadas, si es el caso, al proyecto pliego de condiciones
Entrega en copia dura y medio magnético el proyecto de pliego de condiciones con las modificaciones aprobadas que han sido incorporadas, si es el caso, al Subdirector de Recursos Materiales |
Proyecto de pliego de condiciones
|
|
|
50. |
Subdirector de Recursos Materiales |
Recibe y revisa en copia dura y medio magnético el proyecto de pliego de condiciones con las modificaciones aprobadas que han sido incorporadas, si es el caso. |
|
|
|
51. |
Director Administrativo.
|
Recibe y revisa copia física y medio magnético las respuestas proyecto de pliegos de condiciones con modificaciones aprobadas.
Remite a la Subdirección de Recursos Materiales copia física y en medio magnético para convocar a la Junta |
|
|
|
52. |
Subdirector de Recursos Materiales
Secretario de Junta de Compra y Licitaciones |
Convoca a junta de Compras y Licitaciones para aprobación del proyecto de pliegos de condiciones |
|
|
|
53. |
Junta de Compras y Licitaciones |
Recibe, revisa y aprueba el proyecto de pliegos de condiciones con las modificaciones
Entrega al Secretario de la Junta de Compras y Licitaciones (Subdirector de Recursos Materiales) para su publicación en la página Web de la entidad y en diarios de amplia circulación. |
Acta y Pliegos de condiciones definitivos |
|
|
54. |
Contralor Auxiliar |
Expide Resolución de apertura del proceso y envía al Director Administrativo |
Resolución de apertura
Pliego de condiciones definitivo |
PUNTO DE CONTROL:
Resolución de apertura y la publicación del pliego de condiciones definitivo
OBSERVACIÓN:
La resolución de apertura podrá revocarse durante el desarrollo del proceso, por causales legales (art.69CCA) o por motivos de interés públicos, por un término no superior a 15 días hábiles o un término mayor cuando se requiera. |
|
55. |
Director Administrativo |
Recibe Resolución de apertura del proceso y envía al Subdirector de Recursos Materiales para continuar con el trámite |
|
|
|
56. |
Subdirector de Recursos materiales |
Recibe Resolución de apertura del proceso y entrega Técnico para su publicación y |
|
|
|
57. |
Técnico operativo
Subdirección de Recursos Materiales |
Pública Resolución y pliegos de condiciones definitivos en la Web |
Constancia de publicación |
PUNTO DE CONTROL:
La publicación avisos debe realizarse en diarios de amplia circulación y en la pagina Web y en SECOP |
|
58. |
Profesional Universitario y/o Especializado
(Abogado) Subdirección de Recursos Materiales |
Elabora aviso de invitación de acuerdo con las instrucciones del Subdirector de Recursos Materiales
Remite al Subdirector de Recursos Materiales el aviso de invitación |
|
|
|
59. |
Subdirector de Recursos Materiales |
Recibe aviso de invitación, revisa, pone Vo.Bo.. y envía al Director Administrativo |
|
|
|
60. |
Director Administrativo |
Recibe, revisa y aprueba el aviso de invitación y envía al Contralor Auxiliar |
|
|
|
61. |
Contralor Auxiliar |
Recibe y aprueba el aviso de invitación y lo remite al Subdirector de Recursos Materiales |
|
|
|
62. |
Subdirector de Recursos Materiales |
Recibe el aviso de invitación aprobado y entrega Secretaria de la Subdirección de Recursos Materiales |
|
|
|
63. |
Secretaria
Subdirección de Recursos Materiales |
Recibe, radica el aviso de invitación aprobado y envía a los integrantes de la lista corta o multiusos las invitaciones a presentar propuestas |
|
|
|
64. |
Director Administrativo |
Recibe propuestas técnica y económica de los oferentes
Remite propuesta técnica al Comité Evaluador |
|
OBSERVACIÓN
Los integrantes presentarán en dos sobre sellados sus propuestas, en los parámetros señalados en el pliego de condiciones |
|
65. |
Comitê Evaluador |
Recibe y evalúa la propuesta técnica y solicita documentos con relación a los requisitos que la ley permita subsanar
Realiza las evaluaciones y las remite Subdirector de Recursos Materiales |
|
OBSERVACIÓN El comité valorará el mérito de cada una de las propuestas en función de su calidad, de acuerdo con los criterios señalados en el pliegos de condiciones del respectivo concurso |
|
66. |
Subdirector de Recursos Materiales |
Recibe las evaluaciones realizadas a la propuesta técnica y envía a la Oficina Asesora Jurídica, Subdirección Financiera y dependencia de origen |
|
|
|
67. |
Oficina Asesora Jurídica, Subdirección Financiera y dependencia de origen |
Reciben la copia física y en medio magnético las ofertas presentadas para su evaluación y envía al Subdirector de Recursos Materiales en copia física y en medio magnético las mismas. |
|
|
|
68. |
Subdirector de Recursos Materiales |
Recibe en copia dura y en medio magnético las evaluaciones realizadas.
Envía y convoca a la Junta de Compras y Licitaciones para aprobar las evaluaciones presentadas |
|
PUNTO DE CONTROL
La mejor propuesta será la que obtenga el puntaje más alto |
|
69. |
Junta de Compras y Licitaciones |
Estudia y aprueba las evaluaciones presentadas |
Acta |
|
|
70. |
Director Administrativo |
Realiza la apertura y revisión de la propuesta económica
Convoca a audiencia pública para dar a conocer el orden de calificación de las propuestas técnicas
Procede abrir el sobre que contiene la propuesta económica del proponente ubicado en el primer lugar en el orden de calificación y entrega a Subdirector de Recursos Materiales |
|
OBSERVACIÓN
La propuesta económica deberá incluir todos los conceptos asociados con las tareas a contratar |
|
71. |
Subdirector de Recursos Materiales |
Elabora acta de la decisión tomada en la audiencia pública
Verifica la consistencia de la propuesta económica respecto de las actividades descritas en propuesta técnica
Si de la verificación de la propuesta económica del proponente se identifica que no es consistente con su propuesta técnica, se dará por terminada la revisión y se rechazará.
Si es rechazada se repetirá el procedimiento |
Acta de audiencia |
PUNTO DE CONTROL
Se efectuarán las clarificaciones y ajustes que sean necesarios.
No podrán modificarse los requerimientos técnicos mínimos |
|
72. |
Director Administrativo |
Procede abrir el sobre económico del proponente ubicado en el siguiente orden de elegilibidad |
|
|
|
73. |
Director administrativo |
Elabora conjuntamente con el proponente el acta de los acuerdos alcanzados en esta revisión con el fin de que se incluyan en respectivo contrato y entrega a Profesional para la elaboración del Proyecto de Resolución que adjudicará el contrato al proponente seleccionado
|
Acta de Acuerdo |
OBSERVACIÓN
Si la entidad declara desierto el concurso, la entidad podrá iniciarlo de nuevo, prescindiendo de la publicación del proyecto de pliego de condiciones
En el evento de haberse conformado lista corta para el proceso fallido, será posible hacer uso de la misma en tanto cumpla con las exigencias del pliego de condiciones para su utilización
(Artículo 72 del Decreto 2474 de 2008) |
|
74. |
Profesional Universitario y/o Especializado
(Abogado) |
Elabora proyecto de resolución que adjudicará el contrato y entrega a Subdirector de Recursos Materiales |
|
|
|
75. |
Subdirector de Recursos Materiales |
Recibe y revisa proyecto de resolución que adjudicará el contrato y pone su Vo.Bo. y envía al Director Administrativo |
|
|
|
76. |
Director Administrativo |
Recibe y revisa proyecto de resolución que adjudicará el contrato y pone su Vo.Bo. y envía a Jefe Oficina Asesora Jurídica |
|
|
|
77. |
Jefe Oficina Asesora Jurídica |
Revisa y emite concepto de legalidad al proyecto de resolución que adjudicará el contrato y envía al Director Administrativo. |
|
|
|
78. |
Director Administrativo |
Recibe el concepto de legalidad sobre el proyecto de resolución y remite al Subdirector de Recursos Materiales |
|
|
|
79. |
Subdirector de Recursos Materiales
Secretario de Junta de Compras y Licitaciones
|
Recibe el concepto de legalidad sobre el proyecto de resolución y consolida de acuerdo con los informes rendidos dentro del plazo fijado en el pliego de condiciones. |
|
|
|
80. |
Contralor Auxiliar |
Adjudica contrato al proponente seleccionado
Firma resolución de adjudicación. |
Acta de audiencia
Resolución de adjudicación |
OBSERVACIÓN Delegación efectuada mediante Resolución Reglamentaria 005 de 31 de agosto 2001
PUNTO DE CONTROL audiencia de adjudicación |
|
81. |
Subdirector Recursos Materiales
Secretario de Junta de Compras y Licitaciones |
Notifica resolución al proponente seleccionado
Comunica a los no favorecidos. |
Oficio |
|
|
82. |
Profesional Universitario y/o Especializado
(Abogado) |
Elabora proyecto de contrato y envía a Subdirector de Recursos Materiales para revisión |
Minuta |
|
|
83. |
Subdirector de Recursos Materiales |
Recibe y revisa proyecto de contrato y pone su Vo.Bo. y envía al Director Administrativo |
|
|
|
84. |
Director Administrativo |
Recibe y revisa proyecto de contrato y pone su Vo.Bo. y envía al Contralor Auxiliar |
|
|
|
85. |
Contralor auxiliar |
Firma contrato. |
Contrato perfeccionado |
|
|
86. |
Secretaria
Subdirección de Recursos Materiales |
Fecha y numera el contrato
Registra en el libro de radicación
Saca copia del contrato
Entrega copia del contrato al contratista para que constituya la póliza de garantía única y cancele los derechos de publicación
Solicita Registro Presupuestal
Recibe póliza de garantía, recibo de pago de publicación en Registro Distrital y entrega a Profesional de la Dirección Administrativa |
Registro Presupuestal
|
|
|
87. |
Profesional Universitario y/o Especializado
Dirección Administrativa y Financiera
|
Revisa para Vo.Bo. y aprobación de la garantía por parte del Director Administrativo |
Póliza de cumplimiento aprobada con sello |
PUNTO DE CONTROL:
El Profesional revisa los amparos y la fecha de expedición del póliza |
|
88. |
Técnico Operativo Subdirección de Recursos Materiales |
Proyecta memorandos para firma del Director Administrativo designando Supervisor y/o Interventor y notificando al contratista |
|
|
|
89. |
Director Administrativo |
Designa Supervisor y/o interventor
Comunica al contratista la fecha de ejecución del contrato. |
Memorando |
OBSERVACIÒN: la dependência que solicito el bien , obra o servicio será la encargada de la interventoria o supervisión y de su control, vigilancia, o recae en la dependencia más idonea según el objeto del contrato a celebrar |
7.3.3 SELECCIÒN ABREVIADA
7.3.3.1 Bienes y servicios de características uniformes y de común utilización por subasta inversa.
|
No. |
RESPONSABLE |
ACTIVIDAD |
REGISTROS |
PUNTO DE CONTROL/OBSERVACIONES |
|
1. |
Director Técnico,
Jefes de Oficinas Asesoras, Subdirector
Coordinador con funciones directivas |
Realiza los estudios previos evaluando la necesidad que la dependencia pretende satisfacer con la adquisición de bienes, obras y/o servicios. Los estudios estarán basados en el plan estratégico y el plan de actividades y demás normas que regulen su funcionamiento
Determina la necesidad de adquirir bienes, obras y/o servicios indicando claramente las especificaciones técnicas, los parámetros de calidad y demás características de acuerdo al formato establecido en medio físico o electrónico (estudio de oportunidad y conveniencia) acompañado de la ficha técnica del objeto a contratar
Incluirá en el requerimiento realizado a la Dirección Administrativa un valor estimado del objeto a contratar, soportado en pre-cotizaciones del bien, obra o servicio que se pretende adquirir
Remite memorando de solicitud del objeto a contratar acompañado del formato establecido en medio físico o electrónico (estudio de oportunidad y conveniencia) y ficha técnica al Director Administrativo |
Memorando de solicitud – formato (estudio de oportunidad y conveniencia)
Ficha Técnica
|
PUNTO DE CONTROL:
el estudio de oportunidad y conveniencia (ECO) debe ir con la firma del responsable de la dependencia con la necesidad a contratar |
|
2. |
Director Administrativo |
Recibe memorando de solicitud del objeto a contratar y revisa que venga acompañado del formato establecido en medio físico o electrónico (estudio de conveniencia y oportunidad) y ficha técnica
Consulta y analiza presupuesto y determina la modalidad de selección
Remite memorando de solicitud del objeto a contratar acompañado del formato establecido en medio físico o electrónico (estudio de oportunidad y conveniencia) y ficha técnica al a Contralor Auxiliar y al subdirector de recursos materiales o a la dependencia de la necesidad a contratar si es necesario ajustar el Estudio de Oportunidad y conveniencia conforme a los requisitos de ley, el Plan Estratégico o el Plan de Actividades |
|
|
|
3. |
Contralor Auxiliar |
Recibe memorando de solicitud del objeto a contratar acompañado del formato establecido en medio físico o electrónico (estudio de oportunidad y conveniencia) y ficha técnica. |
|
|
|
4. |
Subdirector de Recursos Materiales |
Recibe memorando de solicitud del objeto a contratar acompañado del formato establecido en medio físico o electrónico (estudio de oportunidad y conveniencia), ficha técnica y demás documentos que conforman los estudios previos
Entrega toda la documentación a Profesional para que elabore el cronograma del proceso |
|
PUNTO DE CONTROL
Subdirector de Recursos Materiales revisa que todos los documentos que soportan el proceso estén completos |
|
5. |
Profesional Universitario y/o Especializado
(Abogado) |
Elabora cronograma del proceso para revisión y aprobación del Subdirector de Recursos Materiales |
|
|
|
6. |
Subdirector de Recursos Materiales |
Revisa y aprueba cronograma del proceso de selección.
Convoca a Junta de Compras y Licitaciones para aprobar la apertura del proceso licitatorio y cronograma. |
|
|
|
7. |
Junta de Compras y Licitaciones |
Aprueba la apertura del proceso de selección y cronograma.
Designa comité evaluador para el proceso. |
Acta
Cronograma |
OBSERVACIÓN
El Subdirector de Recursos Materiales como Secretario de la Junta levantará el Acta |
|
8. |
Director Administrativo |
Recepción del acta y el cronograma aprobadas en copia física y medio magnético y entrega al Subdirector de Recursos Materiales |
|
|
|
9. |
Subdirector de Recursos Materiales |
Recibe y entrega el acta y el cronograma aprobadas en copia física y medio magnético por las dependencias competentes al Técnico Operativo |
|
|
|
10. |
Técnico Operativo |
Recibe memorando de solicitud del objeto a contratar acompañado del formato establecido en medio físico o electrónico (estudio de oportunidad y conveniencia) , ficha técnica y demás documentos que conforman los estudios previos
Solicita pre-cotizaciones (Mínimo dos)
Consulta precios de referencia o indicativos del SICE de los bienes o servicios a contratar para ajustar el presupuesto.
Elabora los cuadros comparativos
Remite al Subdirector de Recursos Materiales todos los documentos soportes para su revisión |
Cotizaciones
Constancia Consulta SICE
Cuadros Comparativos |
|
|
11. |
Subdirector de Recursos Materiales |
Recibe y revisa la documentación dada y remite al Director administrativo y financiero |
|
|
|
12. |
Director Administrativo Y Financiero |
Recibe y revisa la documentación dada, e informa al contralor auxiliar para solicitar el certificado de disponibilidad presupuestal. |
|
|
|
13. |
Contralor Auxiliar |
Solicita a la Subdirección Financiera el certificado de disponibilidad presupuestal |
|
|
|
14. |
Subdirector Financiero |
Recibe solicitud de disponibilidad y expide el certificado de disponibilidad presupuestal y lo envía a Subdirección de Recursos Materiales |
El Certificado de disponibilidad presupuestal |
|
|
15. |
Subdirector de Recursos Materiales
|
Recibe el certificado de disponibilidad presupuestal y lo envía a Profesional Universitario y/o Especializado asignado |
|
|
|
16. |
Profesional Universitario y/o Especializado (Abogado) |
Elabora proyecto de pliegos de condiciones de acuerdo con las instrucciones recibidas del Subdirector de Recursos Materiales
Entrega copia física y en medio magnético el proyecto de pliegos de condiciones al Subdirector de Recursos Materiales |
|
|
|
17. |
Subdirector de Recursos Materiales |
Recibe copia física y medio magnético el proyecto de pliegos de condiciones para su revisión, modificaciones y correcciones según el caso y remite al Director Administrativo. |
|
|
|
18. |
Director Administrativo.
|
Recibe y revisa copia física y en medio magnético el proyecto de pliegos de condiciones para su VºBº
Remite a la Oficina Asesora Jurídica, Subdirección Financiera y dependencia interesada copia física y en medio magnético el proyecto de pliegos de condiciones para su revisión, modificaciones y correcciones frente al contenido de los mismos |
|
|
|
19. |
La Oficina Asesora Jurídica, Subdirección Financiera y dependencia interesada |
Reciben la copia física y en medio magnética el proyecto de pliegos de condiciones para que revisen, modifiquen y corrijan los mismos en lo pertinente.
Envían a la subdirección de recursos materiales a las respectivas observaciones en copia física y en medio magnético |
Memorando
técnico , financiero y jurídico |
|
|
20. |
Subdirector de Recursos Materiales |
Recibe las observaciones realizados al proyecto de pliegos en copia física y medio magnético y los envía a Profesional Universitario y/o Especializado para modificar el proyecto en lo pertinente |
|
|
|
21. |
Profesional Universitario y/o Especializado
(Abogado) |
Elabora proyecto de pliegos de condiciones del objeto contratar de acuerdo con las instrucciones recibidas del Subdirector de Recursos Materiales
Entrega copia física y en medio magnético el proyecto de pliegos de condiciones al Subdirector de Recursos Materiales |
|
|
|
22. |
Subdirector de Recursos Materiales |
Recibe copia física y medio magnético el proyecto de pliegos de condiciones para su revisión, modificaciones y correcciones según el caso y remite al Director Administrativo. |
|
|
|
23. |
Director Administrativo.
|
Recibe y revisa copia física y medio magnético el proyecto de pliegos de condiciones para su VºBº
Remite a la Subdirección de recursos materiales copia física y en medio magnético el proyecto de pliegos de condiciones para convocar a la Junta |
|
|
|
24. |
Subdirector de Recursos Materiales (secretario Junta de Compras y Licitaciones) |
Convoca a la Junta de Compras y Licitaciones para aprobación del proyecto de pliegos de condiciones |
|
|
|
25. |
Junta de Compras y Licitaciones
|
Revisan, modifican, corrigen y aprueban el proyecto de pliegos de condiciones del proceso
Da autorización al Contralor Auxiliar para que adelante el proceso contractual |
Acta,
Memorando |
OBSERVACIÓN El Subdirector de Recursos Materiales como Secretario de la Junta, será quién levantará el Acta |
|
26. |
Contralor Auxiliar |
Recibe autorización de apertura para que adelante el proceso contractual y envía en copia física y en medio magnético el proyecto de pliegos de condiciones al Director Administrativo |
|
|
|
27. |
Director Administrativo |
Remite al Subdirector de Recursos Materiales en medio magnético el proyecto de pliegos de condiciones para modificaciones y correcciones señaladas por la Junta de Compras y Licitaciones frente al contenido de los mismos |
|
|
|
28. |
Subdirector de Recursos Materiales |
Recibe de el proyecto de pliegos de condiciones para modificaciones y correcciones señaladas en copia física y medio la Subdirección de Recursos Materiales |
|
|
|
29. |
Profesional Universitario y/o Especializado
(Abogado)
|
Incorpora modificaciones y correcciones señaladas al proyecto de pliegos de condiciones del objeto contratar de acuerdo con las instrucciones recibidas del Subdirector de Recursos Materiales
Entrega copia física y en medio magnético el proyecto de pliegos de condiciones al Subdirector de Recursos Materiales |
|
|
|
30. |
Subdirección de Recursos Materiales |
Recibe y Revisa el proyecto de pliegos de en copia física y medio magnético,
Convoca a la Junta de Compras y Licitaciones para aprobación del proyecto de pliegos de condiciones |
|
|
|
31. |
Junta de Compras y Licitaciones |
Revisa, modifica y/o aprueba el proyecto de pliegos de condiciones y entrega a Subdirector de Recursos Materiales para la publicación en la página Web de la entidad |
Acta, |
|
|
32. |
Subdirector de Recursos Materiales |
Entrega a Técnico el proyecto de pliegos de condiciones para la publicación en la página Web |
|
|
|
33. |
Técnico
Operativo |
Pública el proyecto de pliegos de condiciones en la Web y archiva constancia de su publicación en la carpeta del contrato |
Constancia de publicación |
PUNTO DE CONTROL:
Publicación del proyecto de pliegos de condiciones , estudios y documentos previos en SECOP y pagina Web de la entidad |
|
34. |
Subdirector de Recursos Materiales
(secretario Junta de Compras y Licitaciones) |
Recepción de las observaciones presentadas por los posibles oferentes dentro del término previsto
Envía copia dura de las observaciones a la Oficina Asesora Jurídica, Subdirección Financiera y al dependencia de origen para que den repuestas a las mismas |
|
|
|
35. |
La Oficina Asesora Jurídica, Subdirección Financiera y dependencia interesada |
Reciben la copia física y en medio magnético las observaciones hechas al proyecto de pliegos de condiciones para que den respuesta a las observaciones presentadas en lo pertinente y lo envían al Subdirector de Recursos Materiales (secretario Junta de Compras y Licitaciones) en copia física y en medio magnético. |
Memorando |
|
|
36. |
Subdirector de Recursos Materiales
|
Recibe en copia dura y medio magnético las respuestas a las observaciones propuestas y somete a consideración de la Junta de Compras y Licitaciones para su aprobación |
|
|
|
37. |
Junta de Compras y Licitaciones |
Aprueba las respuestas a las observaciones propuestas presentados |
Acta |
|
|
38. |
Subdirector de Recursos Materiales |
Recibe las modificaciones aprobadas, si es el caso, entrega a Profesional para que incorpore en el texto del proyecto de pliego las mismas. |
|
|
|
39. |
Profesional Universitario y/o Especializado
(Abogado)
|
incorpora modificaciones aprobadas, si es el caso, al proyecto pliego de condiciones
Entrega en copia dura y medio magnético el proyecto de pliego de condiciones con las modificaciones aprobadas que han sido incorporadas, si es el caso, al Subdirector de Recursos Materiales |
|
|
|
40. |
Subdirector de Recursos Materiales |
Recibe y revisa en copia dura y medio magnético el proyecto de pliego de condiciones con las modificaciones aprobadas que han sido incorporadas, si es el caso. |
|
|
|
41. |
Director Administrativo.
|
Recibe y revisa copia física y medio magnético las respuestas proyecto de pliegos de condiciones con modificaciones aprobadas.
Remite a la Subdirección de recursos materiales copia física y en medio magnético para convocar a la Junta |
|
|
|
42. |
Subdirector de Recursos Materiales |
convoca a junta de Compras y Licitaciones para aprobación del proyecto de pliegos |
|
|
|
43. |
Junta de Compras y Licitaciones |
Recibe, revisa y aprueba el proyecto de pliegos de condiciones con las modificaciones anteriormente aprobadas
Entrega al secretario de la Junta de Compras y Licitaciones (subdirector de recursos materiales) para su publicación en la página Web de la entidad y en diarios de amplia circulación. |
Acta
Proyecto de pliegos de condiciones |
|
|
44. |
Director Administrativo |
Adelanta audiencia pública por sorteo sólo si el numero de posibles oferentes es superior a diez (10), para escoger entre ellos, los que podrán presentar oferta en el proceso de selección |
|
OBSERVACIÓN Cuando el número de posibles oferentes sea inferior a diez (10), la entidad deberá adelantar el proceso de selección con todos ellos |
|
45. |
Técnico Operativo
Subdirección de Recursos Materiales
|
Elabora acta de lo sucedido en la audiencia firmada por el Subdirector de Recursos Materiales y Director Administrativo
Pública acta dejando constancia en la carpeta del contrato |
Acta |
|
|
46. |
Secretaria Subdirección de Recursos Materiales |
Deja constancia en la planilla de las ofertas entregadas anotando fecha y hora de entrega de las mismas |
Planilla |
|
|
47. |
Director Administrativo
Subdirector de Recursos materiales |
Firman planilla |
|
|
|
48. |
Subdirector de Recursos Materiales |
Elabora acta de "cierre del proceso de selección" suscrita por los que asistieron al acto de cierre de del proceso. |
Acta de cierre |
PUNTO DE CONTROL : cierre de proceso de selección abreviada |
|
49. |
Director Administrativo
|
Realiza la apertura de las ofertas dejando constancia de las propuestas recibidas y el número de folios
Rubrica los folios de todas las ofertas originales.
Envía mediante memorando las ofertas presentadas a la Oficina Asesora Jurídica, Subdirección Financiera y dependencia de origen para las evaluaciones jurídicas, financiera y técnica respectivamente. |
Memorando |
OBSERVACIÓN
Las Oficina Asesora Jurídica, Subdirección Financiera y dependencia de origen del requerimiento realizan evaluaciones correspondientes, si faltan documentos, se solicitan de acuerdo con la normatividad vigente |
|
50. |
La Oficina Asesora Jurídica, Subdirección Financiera y dependencia interesada |
Reciben la copia física y en medio magnético las observaciones hechas al pliegos de condiciones para que revisen los mismos en lo pertinente y lo envían al Subdirector de Recursos Materiales en copia física y en medio magnético.
Las propuestas de respuesta estarán basados en el plan estratégico y el plan de actividades y demás normas que regulen su funcionamiento |
Evaluaciones |
|
|
51. |
Subdirector de Recursos Materiales
|
Recibe en copia dura y medio magnético Las evaluaciones de las ofertas propuestas de respuesta y convoca a Junta de Compras y licitaciones |
|
|
|
52. |
Junta de Compras y Licitaciones |
Estudia y aprueba las evaluaciones presentadas |
acta |
|
|
53. |
Subdirector de Recursos Materiales |
Pone a disposición el informe de evaluación a los oferentes para que presenten las observaciones que estimen pertinentes.
Autoriza obtención de fotocopias tanto de informes como de ofertas, a costa de interesados.
Recepción de escritos de observaciones y envía a cada dependencia que elaboró las evaluaciones para su respectiva evaluación y respuesta
Entrega el informe de evaluación al Técnico para publicación en la página Web de contratación |
Oficio de Observaciones
Memorando |
OBSERVACIÓN
Los informes de evaluación de las propuestas permanecerán en la entidad por un término de cinco (5) días hábiles para que los oferentes presenten las observaciones que estimen convenientes
En ejercicio de estas facultades, los oferentes no podrán completar, adicionar, modificar o mejorar las propuestas".Num. 8. Art 30 L 80/93. |
|
54. |
Técnico Operativo
|
Pública el informe de evaluaciones y deja constancia de su publicación |
Constancia de publicación |
PUNTO DE CONTROL: publicación de informe de evaluación en SECOP Y en la Web de la entidad formulación de observaciones |
|
55. |
Oficina Jurídica, Subdirección Financiera y la dependencia de origen |
Recibe las observaciones a las evaluaciones según el caso
Remiten las evaluaciones al subdirector de recursos físicos y financieros. |
Memorando
|
|
|
56. |
Subdirector de Recursos Materiales
Secretario de Junta de Compras y Licitaciones
|
Recibe las respuestas a las observaciones hechas al informe de evaluación y consolida dentro del plazo fijado en el pliego de condiciones.
Convoca Junta para aprobar el informe de evaluación definitivo |
|
|
|
57. |
Junta de Compras y Licitaciones |
Analizan las observaciones y aprueban el informe de evaluación definitivo para ser dadas a conocer a los participantes de la licitación en el acto de adjudicación. (Art. 2, Decreto 287/1996). |
Acta
Observaciones aprobadas |
|
|
58. |
Subdirector de Recursos Materiales |
Elabora acta sobre lo debatido en la Junta |
|
|
|
59. |
Profesional Universitario y/o Especializado
(Abogado) |
Elabora proyecto de resolución de adjudicación y entrega a Subdirector de Recursos Materiales |
|
|
|
60. |
Subdirector de Recursos Materiales |
Recibe y revisa proyecto de resolución de adjudicación y pone su Vo.Bo. y envía al Director Administrativo |
|
|
|
61. |
Director Administrativo |
Recibe y revisa proyecto de resolución de adjudicación y pone su Vo.Bo. y envía a Jefe Oficina Asesora Jurídica |
|
|
|
62. |
Jefe Oficina Asesora Jurídica |
Revisa y emite concepto de legalidad al proyecto de resolución de adjudicación y envía al director administrativo. |
|
|
|
63. |
Director Administrativo |
Recibe el concepto de legalidad y remite al Subdirector de Recursos Materiales |
|
|
|
64. |
Subdirector de Recursos Materiales
Secretario de Junta de Compras y Licitaciones
|
Recibe el concepto de legalidad y consolida de acuerdo con los informes rendidos dentro del plazo fijado en el pliego de condiciones.
Convoca la Junta para aprobar |
|
|
|
65. |
Junta de Compras y Licitaciones |
Analizan el concepto de legalidad y aprueban las evaluaciones finales para ser dadas a conocer a los participantes de la licitación en el acto de adjudicación. (Art. 2, Decreto 287/1996). |
Acta |
|
|
66. |
Contralor Auxiliar |
Adjudica licitación en la fecha programada por audiencia publica.
Firma resolución de adjudicación. |
Acta de audiencia
Resolución de adjudicación |
OBSERVACIÓN Delegación efectuada mediante Resolución Reglamentaria 005 de 31 de agosto 2001
PUNTO DE CONTROL audiencia de adjudicación |
|
67. |
Subdirector Recursos Materiales
Secretario de Junta de Compras y Licitaciones |
Notifica resolución al adjudicatario
Comunica a los no favorecidos.
|
Resolución
Oficio |
|
|
68. |
Profesional Universitario y/o Especializado
(Abogado) |
Elabora proyecto de contrato y envía a subdirector de recursos materiales para revisión . |
|
|
|
69. |
Subdirector de Recursos Materiales |
Recibe y revisa proyecto de contrato y pone su Vo.Bo. y envía al Director Administrativo |
|
|
|
70. |
Director Administrativo |
Recibe y revisa proyecto de de contrato y pone su Vo.Bo. y envía al Contralor auxiliar |
|
|
|
71. |
Contralor auxiliar |
Firma contrato. |
Contrato |
|
|
72. |
Secretaria
Subdirección de Recursos Materiales |
Fecha y numera el contrato
Registra en el libro de radicación
Saca copia del contrato
Entrega copia del contrato al contratista para que constituya la póliza de garantía única y cancele los derechos de publicación
Solicita Registro Presupuestal
Recibe póliza de garantía, recibo de pago de publicación en Registro Distrital y entrega a Profesional Especializado de la Dirección Administrativa |
Registro Presupuestal
|
|
|
73. |
Dirección administrativa
Profesional |
Revisa para Vo.Bo. y aprueba de la garantía por parte del Director Administrativo |
Póliza de cumplimiento aprobada con sello |
PUNTO DE CONTROL: celebración del contrato y perfeccionamiento del contrato |
|
74. |
Técnico Operativo Subdirección de Recursos Materiales |
Proyecta memorandos para firma del Director Administrativo designando Supervisor y/o Interventor y notificando al contratista |
|
|
|
75. |
Director administrativo y financiero |
Designa Supervisor y/o interventor
Comunica al contratista la fecha de ejecución del contrato. |
Memorando |
OBSERVACIÒN : la dependência que solicito el bien , obra o servicio será la encargada de la interventoria o supervisión y de su control, vigilancia, o recae en la dependencia más idonea según el objeto del contrato a celebrar |
7.3.3.2 Bienes y servicios de características uniformes y de común utilización de menor cuantía por subasta inversa
|
Nº |
RESPONSABLE |
ACTIVIDAD |
REGISTROS |
PUNTO DE CONTROL /OBSERVACIONES |
|
1. |
Director Técnico, Jefes de Oficinas Asesoras, Subdirectores
Coordinador con funciones Directivas
|
Realiza los estudios previos evaluando la necesidad que la dependencia pretende satisfacer con la adquisición de bienes, obras y/o servicios
Determina la necesidad de adquirir bienes, obras y/o servicios indicando claramente las especificaciones técnicas, los parámetros de calidad y demás características de acuerdo al formato establecido en medio físico o electrónico (estudio de oportunidad y conveniencia) acompañado de la ficha técnica diseñada para tal efecto del objeto a contratar
Incluirá en el requerimiento realizado a la Dirección Administrativa un valor estimado del objeto a contratar, soportado en pre-cotizaciones del bien obra o servicio que se pretende adquirir
Remite memorando de solicitud del objeto a contratar acompañado del formato establecido en medio físico o electrónico (estudio de oportunidad y conveniencia) y ficha técnica |
Memorando de solicitud – formato (estudio de oportunidad y conveniencia) Ficha Técnica
|
PUNTO DE CONTROL:
el estudio de oportunidad y conveniencia (ECO) debe ir con la firma del responsable de la dependencia con la necesidad a contratar |
|
2. |
Director Administrativo |
Recibe memorando de solicitud del objeto a contratar acompañado del formato establecido en medio físico o electrónico (estudio de oportunidad y conveniencia) y ficha técnica
Consulta y analiza presupuesto y determina la modalidad de selección a seguir
Remite al Subdirector de Recursos Materiales, el estudio de oportunidad y conveniencia para la revisión formal de dicho estudio. o a la dependencia de la necesidad a contratar si es necesario ajustar el Estudio de Oportunidad y conveniencia conforme a los requisitos de ley, el Plan Estratégico o el Plan de Actividades
Envía mediante memorando el estudio de conveniencia y oportunidad al Contralor Auxiliar |
|
PUNTO DE CONTROL
El director de administrativa y financiera revisa que todos los documentos estén completos
OBSERVACIÓN Cuando sobrepase la menor cuantía de la Entidad definida en el artículo 2º. Numeral 2º.Literal b) de la Ley 1150 de 2007, se lleva a cabo el procedimiento de la licitación publica 8.3.1 |
|
3. |
Contralor Auxiliar |
Recibe memorando acompañado del estudio de conveniencia y oportunidad y aprueba dicho documento
Remite estudio de conveniencia y oportunidad y ordena mediante memorando adelantar el proceso |
Memorando |
|
|
4. |
Director Administrativo |
Recibe memorando de solicitud del objeto a contratar acompañado del formato establecido en medio físico o electrónico (estudio de oportunidad y conveniencia), ficha técnica y demás documentos que conforman los estudios previos y entrega a Subdirector de Recursos Materiales para asigne Técnico |
|
|
|
5. |
Subdirector de Recursos Materiales |
Recibe estudio de conveniencia y oportunidad y memorando de inicio del proceso y entrega a Técnico.
Asigna Técnico para que realice los estudios de mercado, solicite cotizaciones y elabore los cuadros comparativos |
|
|
|
6. |
Técnico Operativo Subdirección de Recursos Materiales |
Recibe memorando de solicitud del objeto a contratar acompañado del formato establecido en medio físico o electrónico (estudio de oportunidad y conveniencia) y ficha técnica y demás documentos que conforman los estudios previos
Solicita pre- cotizaciones
Consulta precios de referencia o indicativos del SICE de los bienes o servicios a contratar para ajustar el presupuesto.
Elabora los cuadros comparativos
Remite al Subdirector de Recursos Materiales todos los documentos soportes para que sean revisados y aprobados junto con el Director Administrativo |
Pre-cotizaciones
Constancia consulta precios SICE
Cuadros Comparativos |
|
|
7. |
Director Administrativo |
Recibe documentación, revisa y aprueba los cuadros comparativos el monto de la contratación y envía a Contralor Auxiliar |
|
|
|
8. |
Contralor Auxiliar |
Recibe y Solicita a la Subdirección Financiera el certificado de disponibilidad presupuestal |
|
|
|
9. |
Subdirector Financiero |
Recibe solicitud de disponibilidad y expide el certificado de disponibilidad presupuestal y lo envía a Subdirector de recursos Materiales |
Certificado de disponibilidad presupuestal |
|
|
10. |
Subdirector de Recursos Materiales |
Recibe documentos soportes y asigna abogado para adelantar el proceso contractual |
|
|
|
11. |
Profesional Universitario y/o Especializado Subdirección de Recursos Materiales |
Elabora el proyecto de pliegos de condiciones de acuerdo con las instrucciones recibidas del Subdirector de Recursos Materiales
Entrega copia física y en medio magnético el proyecto de pliego de condiciones al Subdirector de Recursos Materiales para su revisión, modificaciones, correcciones a que haya lugar y para Vo.Bo. |
|
|
|
12. |
Subdirector de Recursos Materiales |
Recibe y remite al Director Administrativo copia física y en medio magnético el proyecto de pliego de condiciones para su revisión modificaciones y Vo.Bo. |
|
|
|
13. |
Director Administrativo |
Recibe y envía copia física y en medio magnético el proyecto de pliego de condiciones a la Oficina Asesora Jurídica, Subdirección Financiera y dependencia de origen del requerimiento para su revisión y sugerencias de la parte jurídica, financiera y técnica respectivamente |
|
|
|
14. |
Oficina Jurídica, Subdirección Financiera y dependencia de origen |
Reciben el proyecto de pliegos y realizan las evaluaciones correspondientes
Remiten el proyecto de pliegos junto con las observaciones realizadas al Director Administrativo para el trámite correspondiente |
|
|
|
15. |
Director Administrativo |
Recibe de las dependencias competentes las observaciones realizadas al proyecto de pliegos y envía al Contralor auxiliar |
|
|
|
16. |
Contralor Auxiliar |
Recibe, revisa el proyecto de pliego de condiciones y ordena las modificaciones a que haya lugar y aprueba según el caso.
Designa comité evaluador.
Remite al Director Administrativo el proyecto de pliego de condiciones para el tramite respectivo |
Proyecto de pliegos de condiciones |
|
|
17. |
Director Administrativo |
Recibe del contralor auxiliar las modificaciones realizadas al proyecto de pliegos y envía al Subdirector de Recursos Materiales |
|
|
|
18. |
Subdirector de Recursos Materiales |
Recibe las correcciones planteadas y entrega al abogado para adelantar el proceso contractual. |
|
|
|
19. |
Profesional Universitario y/o Especializado Subdirección de Recursos Materiales |
Incorpora las Modificaciones planteadas para el proyecto de pliegos de condiciones de acuerdo con las instrucciones recibidas del Subdirector de Recursos Materiales
Entrega copia física y en medio magnético el proyecto de pliego de condiciones al Subdirector de Recursos Materiales para su revisión, modificaciones, correcciones a que haya lugar y para Vo.Bo. |
|
|
|
20. |
Contralor Auxiliar |
Recibe, revisa el proyecto de pliego de condiciones y ordena las modificaciones a que haya lugar y aprueba según el caso
Remite al Director Administrativo el proyecto de pliego de condiciones para el trámite respectivo. |
Proyecto de Pliego de Condiciones |
|
|
21. |
Director Administrativo |
Recibe el proyecto de pliegos y envía al Subdirector de Recursos materiales. |
|
|
|
22. |
Subdirector de Recursos Materiales |
Recibe y remite el proyecto de pliegos al técnico operativo para publicación. |
|
|
|
23. |
Técnico
Operativo |
Pública el proyecto de pliegos de condiciones en la Web y archiva constancia de su publicación en la carpeta del contrato |
Constancia |
PUNTO DE CONTROL:
Publicación del proyecto de pliegos de condiciones , estudios y documentos previos en SECOP y pagina Web de la entidad |
|
24. |
Subdirector de Recursos Materiales
(secretario Junta de Compras y Licitaciones) |
Recepción de las observaciones presentadas por los posibles oferentes dentro del término previsto
Envía copia dura de las observaciones a la Oficina Asesora Jurídica, Subdirección Financiera y al dependencia de origen para que den repuestas a las mismas |
|
|
|
25. |
Oficina Jurídica, Subdirección Financiera y dependencia de origen |
Reciben las observaciones al proyecto de pliegos y realizan las evaluaciones correspondientes
Remiten las modificaciones propuestas basadas en las observaciones y envían al Director Administrativo para el trámite correspondiente |
|
|
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26. |
Director Administrativo |
Recibe las respuestas a las observaciones presentadas y entrega a Contralor Auxiliar |
|
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27. |
Contralor Auxiliar |
Recibe, revisa y aprueba las respuestas a las observaciones y envía Director Administrativo para la incorporación al proyecto de pliego de condiciones, si es el caso |
|
|
|
28. |
Director Administrativo |
Recibe y envía a Subdirector de Recursos Materiales para su incorporación |
|
|
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29. |
Subdirector de Recursos Materiales |
Entrega al Profesional las observaciones aprobadas al proyecto de pliego de condiciones para que incorpore al texto las mismas |
|
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30. |
Profesional Universitario y/o Especializado
Subdirección de Recursos Materiales |
Incorpora las observaciones aprobadas al proyecto pliego definitivo de acuerdo con lo remitido por el contralor Auxiliar
Entrega en copia dura y medio magnético el proyecto de pliego condiciones definitivo al Subdirector de Recursos Materiales |
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|
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31. |
Subdirector de Recursos Materiales |
Recibe y envía copia dura y medio magnético el proyecto de pliego condiciones definitivas al Director Administrativo, con su Vo.Bo. |
|
|
|
32. |
Director Administrativo |
Recibe y revisa proyecto de pliego definitivo y entrega a Contralor Auxiliar |
|
|
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33. |
Contralor Auxiliar |
Recibe, revisa, aprueba el proyecto de pliego con las observaciones pertinentes y envía Director Administrativo |
Proyecto de Pliego de Condiciones |
|
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34. |
Director Administrativo |
Recibe el proyecto de pliegos y envía a Subdirector de Recursos Materiales para que asigne Técnico para su publicación |
|
|
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35. |
Subdirector de Recursos Materiales |
Asigna Técnico para publicación del proyecto de pliegos con las observaciones |
|
|
|
36. |
Técnico
Subdirección de Recursos Materiales
|
Pública el proyecto de pliegos de condiciones con las observaciones pertinentes en la Web dejando constancia |
Constancia |
|
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37. |
Subdirector de Recursos Materiales |
Recibe y revisa en copia dura y medio magnético el proyecto de pliego de condiciones con las modificaciones aprobadas que han sido incorporadas, si es el caso. |
|
|
|
38. |
Director Administrativo |
Recibe y revisa copia física y medio magnético las respuestas proyecto de pliegos de condiciones con modificaciones aprobadas.
Remite al contralor Auxiliar en copia física y en medio magnético |
|
|
|
39. |
Contralor Auxiliar. |
Recibe, revisa y aprueba el proyecto de pliegos de condiciones con las modificaciones anteriormente aprobadas
Envía los pliegos de condiciones y entrega a Director Administrativo para seguir con el proceso |
Acto administrativo de apertura y Pliegos de condiciones |
|
|
40. |
Director Administrativo |
Recibe Resolución de Apertura del proceso junto con el pliego de condiciones definitivo y envía a Subdirector de Recursos Materiales |
|
|
|
41. |
Subdirector de Recursos Materiales |
Recibe el pliego de condiciones definitivo, resolución y entrega a Técnico para su publicación |
|
|
|
42. |
Técnico Operativo
Subdirector de Recursos Materiales |
Pública Resolución y pliegos de condiciones definitivos en la web dejando constancia de su publicación |
|
|
|
43. |
Subdirector de Recursos Materiales |
Recepciona las observaciones presentadas por los oferentes dentro del término previsto
Envía copia dura de las observaciones al Director Administrativo, a la Oficina Asesora Jurídica, Subdirección Financiera y al dependencia de origen para que den repuestas a las mismas |
|
|
|
44. |
Técnico
Operativo |
Pública la resolución y el pliegos de condiciones en la Web y archiva constancia de su publicación en la carpeta del contrato |
Constancia de publicación |
PUNTO DE CONTROL:
Publicación del proyecto de pliegos de condiciones , estudios y documentos previos en SECOP y pagina Web de la entidad |
|
45. |
Oficina Jurídica, Subdirección Financiera y dependencia de origen |
Reciben en medio magnético el pliego de condiciones definitivo y las observaciones formuladas.
Remiten respuestas a las observaciones con sus respectivas evaluaciones realizadas al Director Administrativo para el trámite correspondiente |
Respuesta a las observaciones |
|
|
46. |
Director administrativo |
Recibe las respuestas a las observaciones presentadas por las dependencias competentes y envía con su VºBº al contralor auxiliar |
|
|
|
47. |
Contralor Auxiliar |
Recibe en copia dura y medio magnético las respuestas a las observaciones para su aprobación
Aprueba las respuestas a las observaciones presentadas por las dependencias evaluadoras
Produce adendas de lo aprobado, si es del caso
Firma adendas y aclaraciones y los envía a todas las personas que han retirado el pliego |
|
|
|
48. |
Subdirector de Recursos Materiales |
Recepciona las intenciones de participar para conformar la lista de posibles oferentes y entrega al encargado del proceso para que repose en la carpeta del contrato |
|
|
|
49. |
Director Administrativo |
Adelanta audiencia pública por sorteo sólo si el numero de posibles oferentes es superior a diez (10), para escoger entre ellos, los que podrán presentar oferta en el proceso de selección |
|
OBSERVACIÓN Cuando el número de posibles oferentes sea inferior a diez (10), la entidad deberá adelantar el proceso de selección con todos ellos |
|
50. |
Técnico Operativo
Subdirección de Recursos Materiales
|
Elabora acta de lo sucedido en la audiencia firmada por el Subdirector de Recursos Materiales y Director Administrativo
Pública acta dejando constancia en la carpeta del contrato |
Acta |
|
|
51. |
Secretaria Subdirección de Recursos Materiales |
Deja constancia en la planilla de las ofertas entregadas anotando fecha y hora de entrega de las mismas |
Planilla |
|
|
52. |
Director Administrativo
Subdirector de Recursos materiales |
Firman planilla |
|
|
|
53. |
Subdirector de Recursos Materiales |
Elabora acta de "cierre del proceso de selección" suscrita por los que asistieron al acto de cierre de del proceso. |
Acta de cierre |
PUNTO DE CONTROL : cierre de proceso de selección abreviada |
|
54. |
Director Administrativo
|
Realiza la apertura de las ofertas dejando constancia de las propuestas recibidas y el número de folios
Rubrica cada folio en cada una de las ofertas
Envía mediante memorando las ofertas presentadas a la Oficina Asesora Jurídica, Subdirección Financiera y dependencia de origen para las evaluaciones jurídicas, financiera y técnica respectivamente |
Memorando |
OBSERVACIÓN
Las Oficina Asesora Jurídica, Subdirección Financiera y dependencia de origen del requerimiento realizan evaluaciones correspondientes, si faltan documentos, se solicitan de acuerdo con la normatividad vigente |
|
55. |
Oficina Jurídica, Subdirección Financiera y la dependencia de origen |
Recibe las ofertas y realizan las evaluaciones según el caso
Remiten la evaluación final al Director Administrativo |
Evaluaciones |
|
|
56. |
Director Administrativo |
Recibe en copia dura y en medio magnético las evaluaciones realizadas por la Oficina Asesora Jurídica, Subdirección Financiera y la dependencia de origen junto con las ofertas
Remite al Contralor Auxiliar en copia dura y en medio magnético las evaluaciones realizadas junto con las ofertas |
|
|
|
57. |
Contralor Auxiliar |
Recibe para su conocimiento y revisión copia dura y en medio magnético las evaluaciones realizadas junto con las ofertas
Aprueba las evaluaciones presentadas por las dependencias competentes
Remite al Director Administrativo la copia física de las evaluaciones presentadas por las dependencias competentes |
|
|
|
58. |
Director Administrativo |
Recibe la copia física de las evaluaciones presentadas por las dependencias competentes y remite al Subdirector de Recursos Materiales |
|
|
|
59. |
Subdirector de Recursos Materiales |
Recibe las evaluaciones aprobadas y entrega Técnico para publicación en la página web de contratación |
|
|
|
60. |
Técnico Operativo
Subdirección de Recursos Materiales |
Pública las evaluaciones y deja constancia de su publicación |
Constancia |
|
|
61. |
Subdirector de Recursos Materiales |
Verifica que se haya realizado la publicación y revisa su concordancia con la copia dura enviada por las dependencias evaluadoras
Recibe en el correo institucional las observaciones a las evaluaciones efectuadas y remite a las dependencias que realizaron las evaluaciones según el caso, para su evaluación y respuestas |
|
OBSERVACIÓN En el evento en que se reciban nuevas ofertas, se remiten a la Oficina Asesora Jurídica, Subdirección Financiera y la dependencia de origen del requerimiento para que realicen las evaluaciones correspondientes |
|
62. |
Oficina Jurídica, Subdirección Financiera y la dependencia de origen |
Recibe las observaciones y realizan las evaluaciones según el caso
Remiten la evaluación final al Director Administrativo |
Oficio de Observaciones
Memorando |
|
|
63. |
Director Administrativo |
Recibe en copia dura y en medio magnético las evaluaciones finales realizadas por la Oficina Asesora Jurídica, Subdirección Financiera y la dependencia de origen junto con las ofertas
Remite con su Vo.Bo. al Contralor Auxiliar en copia dura y en medio magnético las evaluaciones finales realizadas junto con las ofertas |
|
|
|
64. |
Contralor Auxiliar |
Recibe para su conocimiento y revisión copia dura y en medio magnético las evaluaciones finales realizadas junto con las ofertas
Aprueba las evaluaciones presentadas por las dependencias competentes
Remite al Director Administrativo la copia física de la evaluaciones presentadas por las dependencias competentes |
|
|
|
65. |
Director Administrativo |
Recibe la copia física de las evaluaciones presentadas por las dependencias competentes y remite al Subdirector de Recursos Materiales |
|
|
|
66. |
Subdirector de Recursos Materiales |
Recibe las evaluaciones aprobadas y entrega Técnico para publicación en la página Web de contratación |
|
|
|
67. |
Técnico Operativo
Subdirección de Recursos Materiales |
Pública las evaluaciones finales y deja constancia de su publicación |
Constancia |
|
|
68. |
Comité de Evaluación |
Explica al Director Administrativo las evaluaciones determinando los proponentes que cumplieron los requisitos habilitantes y los fundamentos de la evaluación |
|
OBSERVACIÓN La Oficina Asesora Jurídica, Subdirección Financiera y la dependencia de origen del requerimiento conforman el Comité de Evaluación y realizan la evaluación final |
|
69. |
Subdirector de Recursos Materiales |
Levanta Acta de lo debatido en el Comité y anexa al expediente contractual |
|
|
|
70. |
Director Administrativo
Subdirector de recursos Materiales |
Abre los sobres de las ofertas presentadas
Realizan la audiencia de subasta inversa presencial para la adjudicación del contrato |
|
|
|
71. |
Subdirector de recursos Materiales |
Levanta acta de la audiencia de subasta inversa presencial para la adjudicación del contrato |
|
|
|
72. |
Comité de Evaluación |
Considera el resultado de la subasta para formular la recomendación pertinente |
|
|
|
73. |
Profesional Universitario y/o Especializado
Subdirección de Recursos Materiales |
Proyecta para revisión y corrección del Subdirector de Recursos Materiales la Resolución de Adjudicación y/o declatoria de desierta según el caso |
|
|
|
74. |
Subdirector de Recursos Materiales |
Revisa la legalidad y los fundamentos de la Resolución de Adjudicación y/o declatoria de desierta según el caso y remite al Director Administrativo |
|
PUNTO DE CONTROL
El Subdirector de Recursos Materiales revisa la legalidad y los fundamentos de la Resolución de Adjudicación y/o declatoria de desierta |
|
75. |
Director Administrativo |
Revisa y aprueba el proyecto de Resolución de Adjudicación y/o declatoria de desierta según el caso y envía al Contralor Auxiliar |
|
PUNTO DE CONTROL El Director Administrativo revisa y aprueba el proyecto de Resolución de Adjudicación y/o declatoria de desierta según el caso |
|
76. |
Contralor Auxiliar |
Recibe el proyecto de Resolución de Adjudicación y/o declatoria de desierta, el cual será rubricado en la audiencia de adjudicación
Preside la audiencia de Adjudicación de acuerdo con lo definido en los pliegos |
|
|
|
77. |
Subdirector de Recursos Materiales |
Levanta acta de lo sucedido en la audiencia para la firma de todos los asistentes
Entrega a Profesional para que proyecte la minuta |
|
|
|
78. |
Profesional Universitario y/o Especializado
Subdirección de Recursos Materiales |
Elabora y proyecta minuta de contrato y entrega al Subdirector de Recursos Materiales |
Minuta |
|
|
79. |
Subdirector de Recursos Materiales |
Revisa legalidad sobre la minuta y coloca Vo.Bo. sobre la misma
Remite minuta al Director Administrativo |
|
|
|
80. |
Director Administrativo |
Recibe, revisa y aprueba el contenido de la minuta para la firma del Contralor Auxiliar |
|
|
|
81. |
Contralor Auxiliar |
Recibe , firma contrato y envía a Director Administrativo para los trámites correspondientes |
Contrato |
|
|
82. |
Técnico
Subdirección de Recursos Materiales |
Comunica contratista para la firma de contrato |
|
|
|
83. |
Director Administrativo |
Recibe contrato firmado y entrega a Técnico |
|
|
|
84. |
Técnico Operativo
Subdirección de Recursos Materiales |
Fecha y numera el contrato
Registra en el libro de radicación
Saca copia del contrato y entrega al contratista para que constituya la póliza de garantía única y cancele los derechos de publicación, según el caso Elabora memorando para firma del Contralor Auxiliar solicitando el registro presupuestal
Recibe póliza de garantía y entrega a Profesional de la Dirección Administrativa para su revisión
Recibe recibo de pago de publicación en el Registro Distrital y entrega a Técnico para su publicación a través de la Imprenta Distrital |
Memorando |
|
|
85. |
Contralor Auxiliar |
Solicita registro presupuestal |
|
|
|
86. |
Subdirector Financiero |
Expide Registro Presupuestal |
Registro Presupuestal |
|
|
87. |
Profesional Universitario y/o Especializado
Dirección Administrativa |
Revisa póliza para Vo.Bo. del Subdirector de Recursos Materiales y aprobación por parte del Director Administrativo |
Póliza de Garantía |
|
|
88. |
Técnico Operativo
Subdirector de Recursos Materiales |
Incorpora y pública contrato en el Registro Distrital
Proyecta memorandos para firma del Director Administrativo designado Supervisor y/o Interventor y notificando al contratista
Incorpora y pública contrato en el Sistema Electrónico para Contratación Pública (SECOP) |
Memorandos |
|
7.3.3.3 SELECCIÓN PARA LA ADQUISICIÓN DE BIENES O SERVICIOS DE CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS UNIFORMES Y PARA LOS QUE NO LO SON, EN CONTRATACIONES QUE NO SUPEREN EL DIEZ POR CIENTO (10%) DE LA MENOR CUANTÍA
|
Nº |
RESPONSABLE |
ACTIVIDAD |
REGISTROS |
PUNTO DE CONTROL/OBSERVACIONES |
|
1. |
Director Técnico, Jefes de oficinas Asesoras, Subdirector, Coordinador con Funciones Directivas |
Realiza los estudios previos evaluando la necesidad que pretende satisfacer con la adquisición de bienes, obras y/o servicios, teniendo en cuenta el Plan Estratégico, el Plan de Actividades y las demás normas que regulen su funcionamiento.
Determina la necesidad adquirir bienes, obras y/o servicios, indicando claramente las especificaciones técnicas, los criterios de evaluación de las propuestas, los parámetros de calidad, las demás especificaciones técnicas de acuerdo al formato establecido en medio físico y o electrónico (estudio de oportunidad y conveniencia) incluyendo el valor estimado basado en consultas al mercado, que estarán sustentadas en mínimo dos pre-cotizaciones que contengan: objeto a contratar, las condiciones técnicas, el precio de los bienes, obras y/o servicios, plazo de ejecución o entrega y la garantía si a ello hubiere lugar
Remite memorando de solicitud del objeto a contratar acompañado del formato de Estudio de Oportunidad y Conveniencia junto con pre-cotizaciones anexas. |
Memorando de Solicitud acompañado del formato de Estudio de Oportunidad y Conveniencia y pre cotizaciones anexas.
|
|
|
2. |
Director Administrativo |
Recibe el memorando de solicitud de contratación con sus respectivos anexos y da su Vo.Bo. y envía al Contralor Auxiliar o a la dependencia de la necesidad a contratar si es necesario ajustar el Estudio de Oportunidad y conveniencia conforme a los requisitos de ley, el Plan Estratégico o el Plan de Actividades |
|
|
|
3. |
Contralor Auxiliar |
Recibe el memorando de solicitud de contratación con sus respectivos anexos, aprueba y autoriza la contratación |
Memorando de inicio del proceso |
|
|
4. |
Dirección
Administrativa |
Recibe documentación, envía al Subdirector de Recursos materiales que continuara con el trámite. |
|
|
|
5. |
Secretaria de la Dirección
Administrativa |
Proyecta memorando para que el Contralor Auxiliar solicite el certificado de disponibilidad presupuestal. |
|
|
|
6. |
Contralor Auxiliar |
Solicita Certificado de Disponibilidad presupuestal |
|
|
|
7. |
Subdirector Financiero |
Recibe solicitud de disponibilidad y expide el certificado de disponibilidad presupuestal y envía al subdirector de recursos materiales. |
Certificado de Disponibilidad |
|
|
8. |
Subdirector de recursos materiales |
Recibe documentación, envía al Profesional Universitario y/o Especializado Subdirector de Recursos materiales para que elabore el aviso de convocatoria publica |
|
|
|
9. |
Profesional Universitario y/o Especializado
Subdirector de Recursos materiales |
Recibe el estudio de conveniencia y oportunidad, elabora el aviso de convocatoria pública. |
Aviso de Convocatoria Publica |
|
|
10. |
Subdirector de Recursos Materiales |
Recibe y revisa en copia dura y medio magnético el aviso de convocatoria pública. Envía al Director Administrativo. |
|
|
|
11. |
Director Administrativo |
Recibe y revisa copia física y medio magnético el aviso de convocatoria publica
Remite al contralor Auxiliar en copia física y en medio magnético |
|
|
|
12. |
Contralor Auxiliar. |
Recibe, revisa y aprueba el aviso de convocatoria pública.
Entrega a Director Administrativo para seguir con el proceso |
|
|
|
13. |
Director Administrativo |
Recibe Acto administrativo de Apertura del proceso junto con el aviso de convocatoria publico definitivo y envía a Subdirector de Recursos Materiales |
|
|
|
14. |
Subdirector de Recursos Materiales |
Recibe Acto administrativo y el aviso de convocatoria publico definitivo y entrega a Profesional Universitario para su publicación |
|
|
|
15. |
Profesional Universitario
Subdirector de Recursos Materiales |
Pública Acto administrativo y aviso de convocatoria publica definitivo en la Web dejando constancia de su publicación |
Constancia de publicación |
PUNTO DE CONTROL:
Publicación del proyecto de pliegos de condiciones , estudios y documentos previos en SECOP y pagina Web de la entidad |
|
16. |
Secretaria Subdirección de Recursos Materiales |
Deja constancia en la planilla de las ofertas entregadas anotando fecha y hora de entrega de las mismas |
Planilla |
|
|
17. |
Director Administrativo
Subdirector de Recursos materiales |
Firman planilla, y envían las ofertas presentadas al Técnico Operativo Subdirección de Recursos Materiales para realizar el cuadro de evaluación |
|
|
|
18. |
Técnico Operativo Subdirección de Recursos Materiales |
Recibe certificado de disponibilidad presupuestal y anexa a la documentación soporte.
Con base en las ofertas presentadas elabora cuadro de ofertas que debe ser revisado por el Subdirector de Recursos Materiales. |
Cuadro de ofertas |
|
|
19. |
Subdirector de Recursos Materiales |
Revisa el cuadro, firma y envía al Director Administrativo y Financiero mediante memorando para enviarlo a la Dependencia Evaluadora |
|
PUNTO DE CONTROL
El Subdirector de Recursos Materiales revisa el cuadro comparativo de ofertas de acuerdo con lo solicitado |
|
20. |
Dependencia evaluadora |
Recibe y revisa el cuadro de ofertas las ofertas presentadas y lo remite al Contralor Auxiliar para la escogencia del contratista |
|
|
|
21. |
Contralor Auxiliar |
Recibe y aprueba el cuadro de evaluación de propuestas y devuelve al Subdirector de recursos Materiales |
|
|
|
22. |
Subdirector de Recursos Materiales |
Pone a disposición el informe de evaluación a los oferentes para que presenten las observaciones que estimen pertinentes.
Autoriza obtención de fotocopias tanto de informes como de ofertas, a costa de interesados.
Recepción de escritos de observaciones y envía a cada dependencia que elabora la evaluación
Entrega el informe de evaluación al Técnico para publicación en la página Web de contratación |
Oficio de Observaciones
Memorando |
OBSERVACIÓN
Los informes de evaluación de las propuestas permanecerán en la entidad por un término de un (1) día hábil para que los oferentes presenten las observaciones que estimen convenientes |
|
23. |
Dependencia evaluadora |
Recepción de escritos de observaciones y envía a subdirección de recursos materiales la respuesta a las observaciones. |
|
|
|
24. |
Subdirector de Recursos Materiales |
Recibe, Revisa las respuestas a las observaciones del informe de evaluaciones y envía a Director administrativo |
|
|
|
25. |
Dirección administrativa |
Recibe y Revisa las respuestas a las observaciones del informe de evaluaciones y envía a Contralor auxiliar |
|
|
|
26. |
Contralor Auxiliar |
Recibe, Revisa y Aprueba las respuestas a las observaciones del informe de evaluaciones.
Firma memorando ordenando la elaboración de la minuta del contrato y notificación al contratista adjudicado |
|
|
|
27. |
Director Administrativo |
Recibe memorando firmado de elaboración de la minuta del contrato con documentación soporte y entrega Subdirector de Recursos Materiales |
Memorando elaboración minuta contrato |
|
|
28. |
Subdirector de Recursos materiales |
Recibe y envía respuestas a las observaciones del informe de evaluaciones al Técnico Operativo par su publicación y deja constancia de su publicación.
Recibe memorando firmado de elaboración de la minuta del contrato y entrega documentos al Profesional para la elaboración de la minuta del contrato |
|
|
|
29. |
Técnico Operativo |
Pública las respuestas a las observaciones del informe de evaluaciones y deja constancia de su publicación.
Proyecta oficio remitiendo documentos, ordenando elaboración de minuta del contrato y notificación al adjudicado.
Solicita recibe y verifica los documentos faltantes al contratista seleccionado. |
Constancia |
PUNTO DE CONTROL: publicación de informe de evaluación en SECOP Y en la Web de la entidad formulación de observaciones.
OBSERVACION
Para bienes o servicios de características técnicas uniformes; cuando el oferente que presente propuesta con menor valor no cumpla con los requisitos habilitantes, se procederá a solicitarlos al proponente que siga en el orden de elegibilidad.
Para contratación diferente a bienes o servicios de características técnicas uniformes; cuando el oferente que haya obtenido mayor puntaje en la evaluación no cumpla con los requisitos habilitantes exigidos, se procederá a solicitarlos al proponente que siga en el orden de elegibilidad, pero si el oferente que se ubique en el segundo lugar en la evaluación realizada, no cumple con los requisitos habilitantes se debe iniciar nuevo proceso de selección |
|
30. |
Profesional Universitario y/o Especializado Subdirección de Recursos Materiales |
Diseña la minuta del contrato de acuerdo al objeto, las especificaciones técnicas, las obligaciones y demás requerimientos establecidos en el formato de Estudio de Oportunidad y Conveniencia y lo establecido en la propuesta del oferente escogido
Remite la minuta del contrato a la Subdirector de Recursos Materiales para su revisión, corrección y Vo.Bo: |
|
|
|
31. |
Subdirector de Recursos Materiales |
Revisa el proyecto de minuta elaborado por el abogado y aprueba. y remite al Director Administrativo para su revisión y aprobación |
|
PUNTO DE CONTROL
El Subdirector de Recursos Materiales revisa el proyecto de minuta elaborado |
|
32. |
Director Administrativo |
Revisa documentación y minuta, aprueba y envía al Contralor Auxiliar para su firma |
|
|
|
33. |
Contralor Auxiliar |
Firma el Contrato con el contratista y solicita a la Subdirector Financiero el registro presupuestal. |
contrato. |
|
|
34. |
Técnico
Subdirección de Recursos Materiales |
Comunica al contratista para
firmar el contrato |
|
|
|
35. |
Subdirector Financiero |
Expide el registro presupuestal |
Registro Presupuestal |
|
|
36. |
Técnico
Subdirección de Recursos Materiales |
Recibe póliza y pago de la publicación del contrato en la imprenta distrital, si a ello hubiere lugar.
Entrega póliza al Subdirector de Recursos Materiales para su revisión. |
|
|
|
37. |
Subdirector de Recursos Materiales |
Revisa la póliza verificando que cumpla con los requerimientos establecidos en el contrato y envía a la Director Administrativo para su aprobación, si a ello hubiere lugar. |
|
PUNTO DE CONTROL
El Subdirector de Recursos Materiales revisa la póliza verificando que cumpla con los requerimientos establecidos |
|
38. |
Director Administrativo y Financiero |
Aprueba la póliza, firma, coloca el sello correspondiente y entrega al Técnico con los antecedentes para la elaboración y notificación de interventoria y comunicación al contratista, si a ello hubiere lugar. |
Póliza de cumplimiento |
|
|
39. |
Técnico
Subdirección de Recursos Materiales |
Elabora oficios de designación de Interventoria y notificación al contratista, con Vo.Bo. De la Subdirección de Recursos Materiales para la firma del Director Administrativo. |
|
|
|
40. |
Director Administrativo y Financiero |
Firma y envía notificación mediante memorando de designación de interventoria y oficio de notificación al contratista |
Memorando de designación de Interventoría y oficio de notificación al contratista |
|
7.3.4 CONTRATACIÒN DIRECTA
|
No. |
RESPONSABLE |
ACTIVIDAD |
REGISTROS |
PUNTO DE CONTROL/OBSERVACIONES |
|
1.
|
Director Técnico, Jefes de oficinas Asesoras, Subdirector, Coordinador con Funciones Directivas |
Realiza los estudios previos evaluando la necesidad que pretende satisfacer con la adquisición de bienes, obras y/o servicios, teniendo en cuenta el Plan Estratégico, el Plan de Actividades y las demás normas que regulen su funcionamiento.
Determina la necesidad adquirir bienes, obras y/o servicios, indicando claramente las especificaciones técnicas, los criterios de evaluación de las propuestas, los parámetros de calidad, las demás especificaciones técnicas de acuerdo al formato establecido en medio físico y o electrónico (estudio de oportunidad y conveniencia) incluyendo el valor estimado basado en consultas al mercado, que estarán sustentadas en mínimo dos pre-cotizaciones que contengan: objeto a contratar, las condiciones técnicas, el precio de los bienes, obras y/o servicios, plazo de ejecución o entrega y la garantía si a ello hubiere lugar
Remite memorando de solicitud del objeto a contratar acompañado del formato de Estudio de Oportunidad y Conveniencia junto con las pre-cotizaciones anexas. |
Memorando de Solicitud acompañado del formato de Estudio de Oportunidad y Conveniencia y pre cotizaciones anexas.
|
|
|
2.
|
Secretaria Dirección Administrativa |
Recibe memorando de solicitud del objeto a contratar y revisa que venga con el formato de Estudio de Oportunidad y Conveniencia acompañado de las dos pre-cotizaciones.
Entrega el requerimiento al Director Administrativo para continuar con el trámite |
|
|
|
3. |
Director Administrativo |
Recibe el memorando de solicitud de contratación con sus respectivos anexos y entrega al Subdirector de Recursos Materiales. o a la dependencia de la necesidad a contratar si es necesario ajustar el Estudio de Oportunidad y conveniencia conforme a los requisitos de ley, el Plan Estratégico o el Plan de Actividades |
|
|
|
4. |
Subdirector de Recursos Materiales |
Recibe la documentación con sus respectivos anexos y entrega Profesional (Abogado) para la revisión formal del Estudio de Conveniencia y Oportunidad |
|
|
|
5. |
Profesional Universitario y/o Especializado
Subdirector de Recursos materiales |
Revisa la documentación y anexos desde el punto de vista formal y entrega a Subdirector de Recursos Materiales |
|
PUNTO DE CONTROL
El profesional revisa la documentación con sus respectivos soportes
OBSERVACIÓN El contenido de fondo del estudio de conveniencia y oportunidad es responsabilidad del interventor |
|
6. |
Subdirector de Recursos Materiales |
Recibe la documentación y anexos de conformidad con la revisión realizada y envía mediante memorando al Director Administrativo |
|
|
|
7. |
Director Administrativo |
Recibe el memorando de solicitud de contratación con sus respectivos anexos y da su Vo.Bo. y envía al Contralor Auxiliar |
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8. |
Contralor Auxiliar |
Recibe el memorando de solicitud de contratación con sus respectivos anexos, aprueba y autoriza la contratación |
Memorando de inicio del proceso |
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9. |
Secretaria
Dirección a
Administrativa |
Recibe documentación y proyecta memorando para que el Contralor Auxiliar solicite el certificado de disponibilidad presupuestal |
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10. |
Contralor Auxiliar |
Solicita a la Subdirección Financiera el certificado de disponibilidad presupuestal |
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11. |
Subdirector Financiero |
Recibe solicitud de disponibilidad y expide el certificado de disponibilidad presupuestal |
Certificado de Disponibilidad |
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12. |
Técnico Operativo Subdirección de Recursos Materiales |
Recibe certificado de disponibilidad presupuestal y anexa a la documentación soporte e inicia el proceso contractual.
Solicita cotizaciones formales a mínimo dos firmas y/o personas naturales que contengan por lo menos el objeto a contratar, las condiciones técnicas, el precio del bien, obra y/o servicio, plazo de ejecución o entrega y el tiempo de garantía.
En caso de cotización vía telefónica deberá levantar acta en el que indique fecha, hora, costo, proveedor, condiciones técnicas y demás datos que soporten la misma.
Firma acta y archiva en la carpeta correspondiente
Recibe y verifica las cotizaciones que contengan los ítems solicitados.
Con base en las cotizaciones elabora cuadro de evaluación de propuestas que debe ser revisado por el Subdirector de Recursos Materiales.
Proyecta para la firma del Director Administrativo y Vo.Bo. del Subdirector de Recursos Materiales memorando remitiendo el cuadro de evaluación de propuestas para la escogencia del contratista por parte del Contralor Auxiliar |
Cuadro de evaluación de propuestas |
PUNTO DE CONTROL
El técnico verifica las cotizaciones y sus respectivos ítems para establecer la concordancia con lo solicitado |
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13. |
Subdirector de Recursos Materiales |
Revisa el cuadro, firma y envía al Director Administrativo y Financiero mediante memorando para que lo apruebe y envíe al Contralor Auxiliar |
|
PUNTO DE CONTROL
El Subdirector de Recursos Materiales revisa el cuadro comparativo de ofertas de acuerdo con lo solicitado |
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14. |
Director Administrativo |
Recibe, revisa y aprueba el cuadro de evaluación de propuestas y lo remite al Contralor Auxiliar para la escogencia del contratista |
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15. |
Contralor Auxiliar |
Recibe el cuadro de evaluación de propuestas y realiza escogencia del contratista y devuelve al Subdirector de recursos Materiales para completar la documentación y su conformación legal |
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16. |
Subdirector de Recursos Materiales |
Entrega documentos al Técnico para que continúe con el proceso |
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17. |
Técnico
Subdirección de Recursos Materiales |
Solicita los documentos al posible contratista y proyecta la resolución para el VºBº del Subdirector de Recursos Materiales |
Memorando |
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18. |
Subdirector de Recursos Materiales |
Recibe y revisa la resolución y lo envía a Director administrativo para su Vº Bº |
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19. |
Director administrativo |
Recibe y revisa la resolución y lo envía al Contralor Auxiliar Director administrativo para su Vº Bº |
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20. |
Contralor Auxiliar |
Firma memorando ordenando la elaboración de la minuta del contrato. |
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21. |
Director Administrativo |
Recibe memorando firmado de elaboración de la minuta del contrato con documentación soporte y entrega Subdirector de Recursos Materiales |
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22. |
Subdirector de Recursos Materiales |
Recibe memorando firmado de elaboración de la minuta del contrato
Entrega documentos al Profesional para la elaboración de la minuta del contrato |
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23. |
Profesional Universitario y/o Especializado Subdirección de Recursos Materiales |
Diseña la minuta del contrato de acuerdo al objeto, las especificaciones técnicas, las obligaciones y demás requerimientos establecidos en el formato de Estudio de Oportunidad y Conveniencia y lo establecido en la propuesta del oferente escogido
Remite la minuta del contrato a la Subdirector de Recursos Materiales para su revisión, corrección y Vo.Bo: |
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24. |
Subdirector de Recursos Materiales |
Revisa el proyecto de minuta elaborado por el abogado y aprueba. y remite al Director Administrativo para su revisión y aprobación |
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PUNTO DE CONTROL
El Subdirector de Recursos Materiales revisa el proyecto de minuta elaborado |
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25. |
Director Administrativo |
Revisa documentación y minuta, aprueba y envía al Contralor Auxiliar para su firma |
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26. |
Contralor Auxiliar |
Firma el Contrato con el contratista y solicita a la Subdirector Financiero el registro presupuestal. |
Contrato perfeccionado |
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27. |
Técnico
Subdirección de Recursos Materiales |
Comunica al contratista para
firmar el contrato |
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28. |
Subdirector Financiero |
Expide el registro presupuestal |
Registro Presupuestal |
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29. |
Técnico
Subdirección de Recursos Materiales |
Recibe póliza y pago de la publicación del contrato en la imprenta distrital, si a ello hubiere lugar.
Entrega póliza al Subdirector de Recursos Materiales para su revisión. |
Póliza de cumplimiento |
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30. |
Subdirector de Recursos Materiales |
Revisa la póliza verificando que cumpla con los requerimientos establecidos en el contrato y envía a la Director Administrativo para su aprobación |
|
PUNTO DE CONTROL
El Subdirector de Recursos Materiales revisa la póliza verificando que cumpla con los requerimientos establecidos |
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31. |
Director Administrativo y Financiero |
Aprueba la póliza, firma, coloca el sello correspondiente y entrega al Técnico con los antecedentes para la elaboración y notificación de interventoria y comunicación al contratista |
|
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32. |
Técnico
Subdirección de Recursos Materiales |
Elabora oficios de designación de Interventoria y notificación al contratista, con Vo.Bo. De la Subdirección de Recursos Materiales para la firma del Director Administrativo. |
|
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33. |
Director Administrativo y Financiero |
Firma y envía notificación mediante memorando de designación de interventoria y oficio de notificación al contratista |
Memorando de designación de Interventoría y oficio de notificación al contratista |
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PROCEDIMIENTO GESTIÓN DE INFRAESTRUCTURA
HISTORIAL DE CAMBIOS
|
VERSIÓN |
Nº DEL ACTO ADMINISTRATIVO QUE LO ADOPTA Y FECHA |
NATURALEZA DEL CAMBIO |
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1.0 |
Resolución Reglamentaria 009 de febrero 24 de 2003. |
Los procedimientos de Compras, Infraestructura y Ambiente de Trabajo se ajustaron para mejorar las actividades y los registros incluidos. |
|
2.0 |
Resolución Reglamentaria Nº 27 de mayo 06 de 2003 |
Se modifica esta versión de caracterización, para cumplir con la Resolución Nº 42 de 09 de noviembre de 2005, definiendo la codificación que requiere la aplicación que ha de implementarse para el manejo documental. |
|
3.0
|
Resolución Reglamentaria N° 046 de diciembre 22 de 2005. |
Se actualiza la base legal.
En razón a la eliminación del Comité Técnico de Informática se eliminan las actividades y registros relacionados.
Se modifican otros aspectos de los procedimientos con el fin de mejorar la eficiencia de la gestión:
7.2 adquisición hardware y software (operativo, desarrollo y herramientas ofimáticas).
Se elimina la actividad número 2 "Registra en planilla de solicitud de hardware y software y verifica si el requerimiento se encuentra incluido en un proyecto, convenio o en el plan de Informática en ejecución" y su registro asociado "Planilla de solicitud de hardware y software".
Se elimina el registro "Planilla de solicitud de hardware y software" de la actividad número 4.
Se modifica la actividad número 5 y se elimina el registro "Estudio Técnico o Estudio de Conveniencia y Oportunidad" que se encuentra duplicado en la actividad número 6.
Se cambia el nombre del registro "Estudio Técnico o Estudio de Conveniencia y Oportunidad" por "Estudio Técnico".
Se adicionan observaciones y puntos de control.
7.3. Adquisición aplicaciones externas.
Se elimina la actividad número 2 "Verifica si el requerimiento se encuentra incluido en un proyecto, convenio o en el plan de Informática en ejecución".
El registro "Estudio técnico o Estudio de Conveniencia y Oportunidad" se encuentra duplicado, por lo tanto se elimina de la actividad número 6.
Se cambia el nombre del registro "Estudio técnico o Estudio de Conveniencia y Oportunidad" por "Estudio Técnico"
Se adicionan observaciones y puntos de control.
7.4. Atención a usuarios.
Se elimina el registro "Planilla de Reparto".
En razón a la implementación del aplicativo "HelpDesk", se ajustan actividades de reporte de fallas, asignación de funcionarios que atienden el servicio, generación de órdenes de servicio, descarga de órdenes atendidas y generación de informes.
Se adicionan observaciones y puntos de control.
7.5 Instalación de elementos de cómputo y/o repuestos para estaciones de trabajo e impresoras.
Se elimina la actividad número 1 "Revisa las ordenes de servicio parciales y consulta con el Almacenista General de la Entidad, si hay disponibilidad o stock de elementos de cómputo y/o repuestos".
Se elimina la actividad número 2 "Si hay existencia, proyecta memorando de los elementos de cómputo y/o repuestos que se requieren al Almacenista General incluyendo dependencia y funcionario al que se debe entregar el repuesto de acuerdo al manual de procedimientos vigente para el Almacén" y su registro asociado "Memorando".
Se elimina la actividad número 3 "Informa a la Línea de atención a usuarios la llegada del elemento de cómputo y/o repuesto para su instalación".
Se elimina la actividad número 5 "Envía el elemento y/o repuesto dañado con copia de la Orden de Servicio al Almacenista General" y su registro asociado "Memorando".
Se crea la actividad inicial "Recibe, revisa y registra en el control de repuestos los elementos y/o repuestos en la medida que van ingresando y programa la instalación".
Se ajustan actividades en razón a la implementación del aplicativo "HelpDesk".
Se tiene en cuenta las compras por medio de caja de menor.
Se adicionan observaciones y puntos de control.
Con las anteriores modificaciones se logrará más eficiencia en la aplicación de los procedimientos por parte de los ejecutores. |
|
4.0 |
035
30 Dic. 2009 |
|
Formato Código 1002002
PROCEDIMIENTO GESTIÓN DE INFRAESTRUCTURA
CÓDIGO: 8007
VERSIÓN No. 4.0
Fecha: 22 DIC. 2009
|
REVISADO POR: |
Director Administrativo y Financiero (AF)
CARGO |
José de Jesús Gil Barreto
NOMBRE |
FIRMA |
|
APROBADO POR: |
Director Técnico de Planeación
CARGO |
Elemir Eduardo
Pinto Díaz
NOMBRE |
FIRMA |
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COPIA Nº |
Nº DE PÁGINAS: 17 |
1. OBJETIVO(S):
Establecer las actividades para determinar, proporcionar y mantener la infraestructura de los espacios físicos y recursos tecnológicos de la Contraloría de Bogotá para el desarrollo de los procesos del Sistema de Gestión de Calidad.
2. ALCANCE:
ADECUACIONES LOCATIVAS
Inicia con el requerimiento escrito de la Dependencia a la Dirección Administrativa y Financiera y termina con la orden del Director Administrativo para dar inicio al proceso de contratación.
ADQUISICION HARDWARE Y SOFTWARE (OPERATIVO, DESARROLLO Y HERRAMIENTAS OFIMATICAS)
Inicia con la solicitud escrita de cada Dependencia de las necesidades y/o requerimientos de Hardware y Software a la Dirección Técnica de Informática y termina con la solicitud al Director Administrativo y Financiero para que se ejecuten las actividades del procedimiento de compras.
ADQUISICIÓN APLICACIÓN EXTERNAS
Inicia con la solicitud escrita de cada Dependencia de las necesidades y/o requerimientos de aplicaciones externas a la Dirección Técnica de Informática y termina con la solicitud al Director Administrativo y Financiero para que se ejecuten las actividades del procedimiento de compras.
ATENCION A USUARIOS
Inicia con el reporte de problemas o fallas detectadas en hardware y software por los funcionarios de las diferentes Dependencias y termina con la verificación de la orden de servicio impresa y en el aplicativo "HelpDesk", una vez atendido el servicio.
INSTALACION DE ELEMENTOS DE COMPUTO Y/O REPUESTOS PARA ESTACIONES DE TRABAJO E IMPRESORAS.
Inicia con la consolidación de los elementos y repuestos necesarios para dar solución a las órdenes de servicio pendientes y elaboración de la documentación requerida para solicitar su compra a la Dirección Administrativa y Financiera y termina con la instalación del elemento o repuesto y la descarga de la orden atendida del aplicativo "HelpDesk".
3. BASE LEGAL:
Constitución Política, Artículo 61
Ley 80 de diciembre de 1993 "Por el cual se expide el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública"
Ley 1150 de 2007 "Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratación con Recursos Públicos" y sus correspondientes decretos reglamentarios.
Ley 44 de 1993. Por la cual se modifica y adiciona la Ley 23 de 1982 "sobre derechos de autor" y se modifica la Ley 29 de 1944 "por la cual se dictan disposiciones sobre prensa." Con sus respectivas modificaciones y adiciones.
4. DEFINICIONES:
APLICACIÓN EXTERNA: Software de uso específico desarrollado por un proveedor externo.
APLICACIÓN EN PRODUCCIÓN: Aplicación implementada y en uso por parte de los usuarios.
HARDWARE: Son todos aquellos componentes físicos de una computadora, todo lo visible y tangible. Algunos componentes del hardware son: Teclado, Mouse, CPU, entre otros.
SISTEMAS DE INFORMACIÓN: Conjunto de programas interrelacionados e intercomunicados que buscan el cumplimiento de un objetivo general soportado en la administración, manejo y control de la información.
SOFTWARE: Programa o grupo de ellos que indica al equipo como operar y reaccionar ante diferentes eventos. El término incluye sistemas operativos, programas y aplicaciones.
MANTENIMIENTO DE EQUIPOS: Conjunto de tareas tendientes a mantener en perfecto funcionamiento las estaciones de trabajo e impresoras de la Entidad.
HERRAMIENTAS OFIMATICAS: Programas que facilitan las labores propias de la oficina. Ejemplo: Procesadores de palabra, hojas electrónicas, mensajería y colaboración, diagramación entre otros.
5. REGISTROS:
Adecuaciones Locativas
Memorando de solicitud de la adecuación locativa.
Memorando de aprobación o desaprobación de la adecuación
Adquisición hardware y software (operativo, desarrollo y herramientas ofimáticas)
Memorando solicitud necesidades.
Memorando respuesta al solicitante
Estudio técnico.
Memorando requerimiento de compra
Adquisición aplicaciones externas
Memorando de solicitud de necesidades.
Memorando respuesta al solicitante.
Estudio técnico.
Memorando requerimiento de compra.
Atención a usuarios
Orden de Servicio.
Instalación de elementos de cómputo y/o repuestos para estaciones de trabajo e impresoras
Orden de servicio.
Memorando requerimiento de compra.
6. ANEXOS - No aplica.
7. DESCRIPCION DE LOS PROCEDIMIENTOS
7.1. ADECUACIONES LOCATIVAS
|
No. |
EJECUTOR |
ACTIVIDAD |
REGISTROS |
PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES |
|
1 |
Contralor, Contralor Auxiliar, Directores, Jefes de Oficina Asesora, Jefes de Oficina o Coordinadores con Funciones Directivas |
Realiza requerimiento por escrito al Director Administrativo. |
Memorando de solicitud |
|
|
2 |
Director Administrativo |
Analiza el tipo de requerimiento entrega al Subdirector de Servicios Administrativos para que establezca la viabilidad del mismo. |
|
|
|
3 |
Subdirector de Servicios Administrativos |
Recibe requerimiento y asigna profesional para coordinar con la Dependencia solicitante el alcance de la solicitud. |
|
El funcionario asignado debe ser en lo posible Arquitecto o Ingeniero Civil |
|
4 |
Profesional Universitario o Especializado (Subdirección de Servicios Administrativos). |
Proyecta memorando para firma del Director Administrativo comunicándole a la dependencia solicitante la viabilidad de la adecuación y los estudios previos. |
|
|
|
5 |
Contralor, Contralor Auxiliar, Directores, Jefes de Oficina o Coordinadores con Funciones Directivas |
Prepara y envía los estudios previos y la propuesta al Director Administrativo, para su trámite. |
|
|
|
6 |
Director Administrativo |
Remite los documentos al Contralor Auxiliar, Director o Jefe de Oficina (Delegado como Ordenador del Gasto) para su aprobación
De no aprobarse se archiva la solicitud. |
|
|
|
7 |
Contralor Auxiliar, Director, Jefe de Oficina
(Delegado como Ordenador de Gastos) |
Revisa la documentación y aprueba o no que se realice la contratación |
Memorando de aprobación |
PUNTO DE CONTROL
Se debe tener en cuenta el costo y disponibilidad presupuestal, para autorizar o no la contratación. |
|
8 |
Director Administrativo |
Ordena al profesional para adelante el trámite contractual |
|
Se activa procedimiento de compras |
7.2 ADQUISICION HARDWARE Y SOFTWARE (OPERATIVO, DESARROLLO Y HERRAMIENTAS OFIMATICAS
|
No. |
EJECUTOR |
ACTIVIDAD |
REGISTROS |
PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES |
|
1 |
Contralor, Contralor Auxiliar, Directores, Jefes de Oficina Asesora, Jefes Oficina o Coordinadores con Funciones Directivas |
Solicita mediante memorando a la Dirección Técnica de Informática las necesidades y/o requerimientos de hardware y/o software, con la respectiva sustentación. |
Memorando solicitud necesidades.
|
|
|
2 |
Director Técnico de Informática |
Verifica si el requerimiento se encuentra incluido en un proyecto, convenio o en el plan de informática en ejecución y comunica esta situación al Jefe de la Dependencia solicitante. |
Memorando respuesta al solicitante |
|
|
3 |
Director Técnico de Informática |
Si el requerimiento no se encuentra incluido en un proyecto, convenio o en el plan de informática en ejecución, asigna funcionario para realizar levantamiento de información. |
|
|
|
4 |
Profesional Universitario, Profesional Especializado o Técnico |
Recolecta información y elabora estudio técnico.
|
|
OBSERVACIÓN:
El Estudio Técnico, debe contener mínimo los siguientes aspectos: definición de la necesidad, definición técnica, soporte técnico y económico, justificación y condiciones del contrato. |
|
5 |
Director Técnico de Informática y Profesional Universitario, Profesional Especializado o Técnico |
Analizan estudio técnico, realizan ajustes si lo requiere y se aprueba. |
Estudio Técnico |
PUNTO DE CONTROL:
El estudio técnico debe ser firmado por el funcionario que lo elabora con el visto bueno del Director Técnico de Informática.
Si no es factible la adquisición, se comunica a la Dependencia solicitante y se archiva la solicitud. |
|
6 |
Director Técnico de Informática. |
Remite memorando solicitando la adquisición, adjuntando la documentación requerida para la celebración de contratos al Director Administrativo y Financiero, para que se ejecuten las actividades del procedimiento de compras. |
Memorando requerimiento de compra |
OBSERVACIÓN: La Dirección Administrativa y Financiera, establece los lineamientos para la celebración de contratos, de acuerdo a la normatividad vigente.
Se envía memorando de respuesta a la Dependencia solicitante. |
7.3. ADQUISICIÓN APLICACIONES EXTERNAS
|
No. |
EJECUTOR |
ACTIVIDAD |
REGISTROS |
PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES |
|
1 |
Contralor, Contralor Auxiliar, Directores, Jefes Oficinas o Coordinadores con Funciones Directivas. |
Solicita mediante memorando a la Dirección de Informática las necesidades y/o requerimientos de aplicaciones externas para apoyar los procesos institucionales. |
Memorando solicitud de necesidades.
|
|
|
2 |
Director Técnico de Informática |
Verifica si el requerimiento se encuentra incluido en un proyecto, convenio o en el plan de informática en ejecución y comunica esta situación al Jefe de la Dependencia solicitante. |
Memorando respuesta al solicitante |
|
|
3 |
Director Técnico de Informática y Jefe Dependencia solicitante. |
Si el requerimiento no se encuentra incluido en un proyecto, convenio o en el plan de informática en ejecución, establecen un equipo de trabajo conjunto entre el área solicitante y la Dirección Técnica de Informática para desarrollar el respectivo estudio técnico. |
|
|
|
4 |
Profesionales Universitarios, Especializados o Técnicos Dirección Técnica de Informática y Dependencias Solicitantes. |
Realizan levantamiento de información y elaboran estudio técnico. |
|
|
|
5 |
Profesionales Universitarios, Especializados o Técnicos Dirección Técnica de Informática y Dependencia solicitante. |
Presentan estudio técnico al Director de Informática y al Jefe de Dependencia solicitante. |
|
OBSERVACIÓN: El Estudio Técnico, debe contener mínimo los siguientes aspectos: definición de la necesidad, definición técnica, soporte técnico y económico, justificación y condiciones del contrato. |
|
6 |
Director Técnico de Informática y Jefe de Dependencia solicitante. |
Analizan estudio técnico, sugieren ajustes y lo aprueban. |
Estudio Técnico |
PUNTO DE CONTROL: El estudio técnico debe ser firmado por los funcionarios que lo elaboran con el visto bueno del Director Técnico de Informática y el Jefe de Dependencia solicitante.
Si no es factible la adquisición, se comunica a la Dependencia solicitante y se archiva la solicitud. |
|
7 |
Director Técnico de Informática. |
Remite memorando solicitando la adquisición, adjuntando la documentación requerida para la celebración de contratos al Director Administrativo y Financiero, para que se ejecuten las actividades del procedimiento de compras.
|
Memorando requerimiento de compra |
OBSERVACIÓN:
La Dirección Administrativa y Financiera, establece los lineamientos para la celebración de contratos, de acuerdo a la normatividad vigente.
Se envía memorando de respuesta a la Dependencia solicitante. |
7.4 ATENCIÓN A USUARIOS
|
No. |
EJECUTOR |
ACTIVIDAD |
REGISTRO |
PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES |
|
1 |
Contralor Auxiliar,
Jefes de Oficinas,
Directores, Subdirectores, Coordinadores con funciones directivas,
Profesionales,
Técnicos |
Reporta a la Dirección de Informática los problemas o fallas detectadas en Hardware y Software. |
|
OBSERVACIÓN:
El reporte puede ser telefónico, personal, mediante memorando ó vía intranet a través del aplicativo "HelpDesk". |
|
2 |
Profesional Universitario y/o Técnico
Dirección de Informática (Grupo atención a usuarios). |
Si el reporte es telefónico, personal ó mediante memorando:
Ingresa en la Aplicación "HelpDesk" los datos del usuario y del problema detectado.
Analiza la solicitud y asigna funcionario que atenderá el servicio reportado.
Si la solicitud es a través del aplicativo "HelpDesk":
Analiza la solicitud y asigna funcionario que atenderá el servicio reportado. |
|
|
|
3 |
Profesional Universitario y/o Técnico
Dirección de Informática (Grupo atención a usuarios). |
Imprime la orden de servicio.
Verifica falla y/o requerimiento del usuario en la dependencia y elabora diagnóstico, registrando todos los campos en la orden de servicio y determina qué tipo de intervención se requiere.
Si se requiere compra o instalación de repuestos se ejecuta procedimiento 7.5 "Instalación de elementos de Computo y/o Repuestos para Estaciones de Trabajo e Impresoras".
Si no se requiere la compra o instalación de repuestos, subsana la falla y hace firmar al usuario la Orden de Servicio.
Descarga la orden atendida en el aplicativo "HelpDesk". |
Orden de Servicio |
OBSERVACIÓN:
La orden de servicio debe contener como mínimo la siguiente información: fecha de solicitud, problema detectado, nombre funcionario que solicita, teléfono, nombre funcionario que atiende el servicio y descripción detallada del problema.
|
|
4 |
Profesional Universitario y/o Técnico
Dirección Técnica de Informática (Grupo atención a usuarios).
|
Recibe y verifica la orden de servicio impresa y en el aplicativo "HelpDesk".
|
|
PUNTO DE CONTROL:
Se verifica el correcto diligenciamiento de la orden de servicio y la firma de satisfacción del servicio por parte del usuario.
PUNTO DE CONTROL: Periódicamente, se imprime el "Informe de Ordenes de Servicio sin Atender" y al final de cada mes se imprimen los informes "Informe de Ordenes de Servicio Atendidas" e "Informe de Ordenes de Servicio Pendientes", los cuales son revisados por el Director Técnico de Informática y archivados con los respectivos soportes. |
7.5 INSTALACIÓN DE ELEMENTOS DE CÓMPUTO Y/O REPUESTOS PARA ESTACIONES DE TRABAJO E IMPRESORAS
|
No. |
EJECUTOR |
ACTIVIDAD |
REGISTROS |
PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES |
|
1 |
Profesional y/o Técnico de la Dirección de Informática (Grupo atención a usuarios). |
Consolida los elementos y repuestos necesarios para dar solución a las órdenes de servicio pendientes y elabora la documentación requerida para solicitar su compra a la Dirección Administrativa y Financiera |
|
OBSERVACIÓN:
La Dirección Administrativa y Financiera, determina la modalidad para la compra de elementos y/o repuestos (caja menor, contratación, etc.) y establece los lineamientos y documentación requerida para su adquisición, de acuerdo a la normatividad vigente. |
|
2 |
Director Técnico de Informática. |
Envía memorando solicitando la compra de los elementos y/o repuestos a la Dirección Administrativa y Financiera, adjuntando la documentación requerida, para que se ejecuten las actividades del procedimiento de compras.
|
Memorando requerimiento de compra |
|
|
3 |
Profesional Universitario y/o Técnico
Dirección Técnica de Informática (Grupo atención a usuarios).
|
Recibe, revisa y registra en el control de repuestos los elementos y/o repuestos que van ingresando y programa la instalación. |
|
OBSERVACIÓN: El control de repuestos es un archivo magnético, donde se registra los movimientos de elementos y repuestos. |
|
4 |
Profesional Universitario y/o Técnico
Dirección Técnica de Informática (Grupo atención a usuarios).
|
Instala el elemento y/o repuesto, hace firmar la orden de servicio por el usuario solicitante.
Recibe el elemento remplazado y descarga del control de repuestos el elemento instalado.
Descarga la orden atendida del aplicativo "HelpDesk". |
Orden de Servicio
|
PUNTO DE CONTROL: La Orden de Servicio debe ser firmada por el usuario quien solicita el servicio, indicando con ello su satisfacción.
Adicionalmente, se diligencia el formato "Instalación de Elementos de Cómputo y/o Repuestos para Estaciones de
Trabajo e Impresoras", que contiene los datos de la dependencia, nombre y firma de los usuarios quienes entregan y reciben los elementos y la descripción de estos,
o el "Formato Traspaso de Elementos" en caso que los repuestos o elementos entren a ser parte del inventario individual del funcionario, que adicional a los datos del formato anterior contiene la firma del Subdirector de Recursos Materiales, remitiéndose copia al grupo de inventarios para su legalización. |
PROCEDIMIENTO AMBIENTE FÍSICO DE TRABAJO
HISTORIAL DE CAMBIOS
|
VERSIÓN |
Nº DEL ACTO ADMINISTRATIVO QUE LO ADOPTA Y FECHA |
NATURALEZA DEL CAMBIO |
|
1.0 |
Resolución Reglamentaria 009 de febrero 24 de 2003. |
Los procedimientos de Compras, Infraestructura y Ambiente de Trabajo se ajustaron para mejorar las actividades y los registros incluidos. |
|
2.0 |
Resolución Reglamentaria Nº 27 de mayo 06 de 2003 |
Se modifica esta versión de caracterización, para cumplir con la Resolución Nº 42 de 09 de noviembre de 2005, definiendo la codificación que requiere la aplicación que ha de implementarse para el manejo documental. |
|
3.0 |
Resolución Reglamentaria Nº 046 de Diciembre 22 de 2005. |
El procedimiento se adecua a los cambios determinados en el procedimiento para el control de documentos internos del sistema de gestión de la calidad, adoptado mediante Resolución Reglamentaria No. 042 de Noviembre 9 de 2005. |
|
4.0 |
35 30 Dic. 2009 |
|
Formato Código 1002002
PROCEDIMIENTO AMBIENTE FÍSICO DE TRABAJO
CÓDIGO: 8008
VERSIÓN No. 4.0
Fecha: 22 DIC. 2009
|
REVISADO POR: |
Director
Administrativo y Financiero (AF)
CARGO |
José de Jesús Gil Barreto
NOMBRE |
FIRMA |
|
APROBADO POR: |
Directora Técnica
de Planeación (AF)
CARGO |
Clara Edith Acosta M.
NOMBRE |
FIRMA |
|
COPIA Nº |
Nº DE PAGINAS: 7 |
1. OBJETIVO(S):
Identificar las necesidades de mejoramiento físico del entorno laboral de los funcionarios de la entidad por parte del Grupo Técnico de Salud Ocupacional y hacer el requerimiento necesario a la Dirección Administrativa, con el propósito de mejorar el ambiente físico de trabajo.
2. ALCANCE:
El procedimiento de Ambiente Físico de Trabajo se inicia con la solicitud de estudio al puesto de trabajo y su entorno motivada por los funcionarios.
El diagnóstico de las condiciones de los puestos y áreas de trabajo también puede surgir de:
Iniciativa del Grupo Técnico de Salud Ocupacional, con base en los estudios específicos o generales.
Manifestación de inconformidad del ambiente físico de trabajo por parte de los funcionarios.
Solicitudes de los profesionales tratantes de las EPS.
Solicitud de la ARP
Solicitud de Medicina Laboral de las EPS
Solicitud de COPASO
Iniciativa de empleador y/o directivos de cada dependencia.
Termina con la reparación o adecuación de los puestos de trabajo.
3. BASE LEGAL:
Ley 9 de 1979 por la cual se dictan Medidas sanitarias. Titulo III "Establece la obligación de contar con un programa de Salud Ocupacional" y sus decretos reglamentarios.
Decreto Ley 1295 de 1994 "Por el cual se determina la organización y administración del Sistema General de Riesgos Profesionales. Reglamentado por los Decretos 1771 de 1994 y 1530 de 1996.
Decreto 614 de 14 de marzo de 1984 "Determina las bases para la organización y administración de la salud ocupacional en el País"
Resolución 2013 de 6 de junio de 1986 "Se reglamenta la organización y funcionamiento de los comités de Medicina, Higiene y Seguridad Industrial en los lugares de trabajo". Ministerios de Trabajo y Seguridad Social y de Salud.
Resolución 1016 de 31 marzo de 1989 "Por la cual se reglamenta la organización, funcionamiento y forma de los Programas de Salud Ocupacional que deben desarrollar los patronos o empleadores en el país "Ministerios de Trabajo y Seguridad Social y de Salud.
Resolución 2400 de 1979 "Establece el reglamento general de seguridad industrial". Ministerios de Trabajo y Seguridad Social y de Salud.
4. DEFINICIONES:
AMBIENTE FISICO DE TRABAJO: Comprende los principales factores que provocan situaciones de malestar, enfermedad o accidentes laborales y de esta forma utilizar los medios necesarios para reducir al mínimo los efectos negativos de cada factor.
ARP : Administradora de Riesgos Profesionales.
RIESGOS PROFESIONALES: Probabilidad de que un objeto, material, sustancias o fenómeno pueda potencialmente originar un daño a los trabajadores o a la propiedad.
COMITE PARITARIO DE SALUD OCUPACIONAL: Es un organismo de promoción y vigilancia de las normas y reglamentos de salud ocupacional dentro de la Entidad.
5. REGISTROS:
Oficios sobre necesidades que afectan el ambiente físico de trabajo
Memorandos de solicitudes de los profesionales tratantes de las EPS, de la ARP, de Medicina Laboral, de las EPS y de COPASO
Conceptos Médicos
Acta de visita
Informe de inspección
Estudio de conveniencia y oportunidad
Memorando remisorio del estudio de conveniencia y oportunidad
Memorando de solicitud y soportes
6. ANEXOS:
No aplica
7. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:
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Nº |
RESPONSABLE |
ACTIVIDAD |
REGISTRO |
OBSERVACIONES Y/O PUNTOS DE CONTROL |
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1 |
Director Técnico de Talento Humano
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Recibe solicitud de estudio al puesto de trabajo y su entorno motivada por funcionarios.
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Oficios sobre necesidades que afectan el ambiente físico de trabajo
Memorandos de solicitudes de los profesionales tratantes de las EPS, de la ARP, de Medicina Laboral, de las EPS y de COPASO
Conceptos Médicos |
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2 |
Profesional Universitario o Especializado (Coordinador) del Grupo Técnico de Salud Ocupacional, Seg. Ind. y Medio Ambiente Laboral. |
Recibe, identifica y diagnóstica las condiciones de los puestos y áreas de trabajo, de acuerdo con las solicitudes y necesidades establecidas
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OBSERVACIÓN
La solicitud puede remitirse por parte del funcionario a Talento Humano o directamente al Grupo Técnico de Salud Ocupacional. |
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3 |
Profesional Universitario o Especializado (Coordinador) y/o Profesional Universitario o Especializado Grupo Técnico de Salud Ocupacional, Seg. Ind. y Medio Ambiente Laboral. |
Realiza(n) visita de evaluación para determinar los niveles de riesgo y alternativas de mejoramiento del puesto de trabajo. |
-Acta de visita
-Informe de inspección |
OBSERVACIÓN
La visita puede ser realizada por uno o varios integrantes del Comité de Salud Ocupacional -COPASO |
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4 |
Profesional Universitario o Especializado (Coordinador) y/o Profesional Universitario o Especializado Grupo Técnico de Salud Ocupacional, Seg. Ind. y Medio Ambiente Laboral. |
Realiza el Estudio de conveniencia y oportunidad o Informe de inspección de acuerdo a las necesidades y lo envía para la aprobación del Director de Talento Humano. |
Memorando y Estudio de conveniencia y oportunidad o Informe de inspección |
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5 |
Director Técnico de Talento Humano
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Revisa Informe de inspección o el estudio de Conveniencia y oportunidad. Si es aprobado se envía a la Dirección Administrativa y financiera; en caso contrario se devuelve al Profesional de Salud Ocupacional para su respectivo ajuste |
Memorando remisorio y Estudio de conveniencia y Oportunidad o Informe de inspección |
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6 |
Profesional Universitario o Especializado (Coordinador) y/o Profesional Universitario o Especializado Grupo Técnico de Salud Ocupacional, Seg. Ind. y Medio Ambiente Laboral. |
Una vez realizados los ajustes se remite al Director de Talento Humano para su firma y remisión a la Dirección Administrativa |
Memorando remisorio y estudio de conveniencia y oportunidad o Informe de inspección |
PUNTO DE CONTROL
El Director de Talento Humano, verifica el estudio de Conveniencia y oportunidad y lo aprueba o no, de conformidad con la reglamentación vigente. |
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7 |
Director Administrativo y Financiero |
Recibe la solicitud y hace el trámite correspondiente. |
Memorando de solicitud y soportes |
OBSERVACIÒN
Esto en los casos de originarse un procedimiento de contratación. SE remitirá al procedimiento para compras. |
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8 |
Profesional Universitario o Especializado (Coordinador) Grupo Técnico de Salud Ocupacional, Seg. Ind. y Medio Ambiente Laboral |
Solicita a la Subdirección de Servicios Administrativos las reparaciones locativas y/o de mantenimiento de los espacios físicos. |
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OBSERVACION: Esta actividad se inicia únicamente cuando las acciones de mejora se pueden atender a través del grupo de mantenimiento de la entidad. |
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9 |
Subdirector de Servicios Administrativos |
Recibe la solicitud y hace una orden de trabajo con destino al grupo de mantenimiento. |
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10 |
Técnico
Subdirección de Servicios Administrativos |
Realiza la reparación o adecuación de los puestos de trabajo.
En caso que no se pueda se enviará a la Dirección de Talento Humano el comunicado correspondiente |
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PROCEDIMIENTO PARA EL MANEJO Y CONTROL DEL ALMACÉN E INVENTARIOS
HISTORIAL DE CAMBIOS
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VERSIÓN |
Nº DEL ACTO ADMINISTRATIVO QUE LO ADOPTA Y FECHA |
NATURALEZA DEL CAMBIO |
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1.0 |
R.R. 046 de Diciembre 22 de 2005. |
Cambia de versión.
Se cambia en la matriz de descripción del procedimiento el título de la columna de ejecutor por Responsable en cumplimiento al procedimiento para el control de documentos internos del sistema de gestión de la calidad.
De igual manera, se adiciona en el numeral 7.2 - Procedimiento de Ingreso de Bienes por Compras de Caja Menor y Avances en la columna de Observaciones la siguiente aclaración: No ingresarán al almacén los elementos de consumo adquiridos por caja menor. El control de bienes de consumo controlados adquiridos por caja menor será llevado por la Subdirección de Servicios Administrativos.
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2.0 |
R.R. 035
30 Dic. 2009 |
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Formato Código 1002002
PROCEDIMIENTO PARA EL MANEJO Y CONTROL DEL ALMACÉN E INVENTARIOS
CÓDIGO: 8009
VERSIÓN No. 2.0
Fecha:
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Director Administrativo (AF) José de Jesús Gil Barreto
REVISADO POR:
CARGO NOMBRE FIRMA |
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Director Técnico
APROBADO POR: de Planeación Elemir Eduardo Pinto Díaz
CARGO NOMBRE FIRMA |
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COPIA No. No. DE PÁGINAS: 62 |
1. OBJETIVO:
Estandarizar el conjunto de actividades a seguir para el recibo, manejo, custodia, conservación, administración, control, responsabilidad, protección, traslado, salida y registro de bienes, con el fin de mantener un sistema de información actualizado, oportuno y confiable para la toma de decisiones por la alta Dirección.
2. ALCANCE
• INGRESO DE BIENES POR COMPRAS
Inicia cuando el Almacenista recibe el contrato de la Subdirección de Recursos Materiales y termina al momento de rendir la cuenta mensual a la Subdirección Financiera.
• INGRESO DE BIENES POR COMPRAS DE CAJA MENOR Y AVANCES
Inicia cuando se realizan compras con dinero de la caja menor de elementos devolutivos y termina cuando el Almacenista rinde la cuenta mensual a la Subdirección Financiera
• INGRESO DE BIENES POR DONACIÓN
Inicia cuando el Director Administrativo acepta las donaciones de personas naturales o jurídicas ingresando los bienes al Almacén y termina con la rendición de cuenta mensual a la Subdirección Financiera, anexando el comprobante de ingreso por donación.
• INGRESO POR ENTREGA DE BIENES DEVOLUTIVOS EN SERVICIO
Inicia con la radicación del oficio de devolución por parte de las dependencias y termina con la rendición de la cuenta mensual a la Subdirección Financiera
• INGRESO DE BIENES POR COMPENSACIÓN
Inicia cuando el auxiliar administrativo informa al Almacenista General sobre los elementos sobrantes en bodega y termina con la rendición de la cuenta mensual a la Subdirección Financiera, anexando los comprobantes de ingreso por compensación.
• INGRESO DE BIENES RECUPERADOS POR PÉRDIDA O REPOSICIÓN
Inicia cuando el Almacenista recibe autorización y documentos soportes de la Subdirección de Recursos Materiales para el ingreso de elementos recuperados por pérdida o reposición y termina con el comprobante de ingreso de los elementos recuperados que forman parte de la cuenta mensual que se presenta a la Subdirección Financiera
• SALIDA DE BIENES DEVOLUTIVOS Y DE CONSUMO
Inicia con la radicación del cuadro de distribución de elementos y termina con la presentación de la cuenta mensual.
• SALIDA DE BIENES POR HURTO, CASO FORTUITO O FUERZA MAYOR
Inicia cuando el funcionario coloca el denuncio por pérdida o hurto del bien y termina con la presentación de la cuenta semestral a contabilidad y a la auditoría fiscal o cuando la Dirección Administrativa y Financiera lo requiera
• BAJA DE BIENES
Inicia con la elaboración de la relación de los elementos a dar de baja y termina con la rendición de la cuenta semestral a contabilidad, a la auditoría fiscal o cuando la Dirección Administrativa y Financiera lo requiera.
• TOMA FÍSICA DE INVENTARIOS DE BIENES DEVOLUTIVOS
Inicia con la elaboración del cronograma de toma física de inventarios y termina con el | informe final de faltantes y sobrantes para establecer la responsabilidad de las diferencias encontradas en la dependencia sobre los bienes de la entidad.
• TRASLADO DE BIENES DEVOLUTIVOS ENTRE DEPENDENCIAS
Inicia con el diligenciamiento del formato de traspaso de elementos devolutivos entre dependencias y termina con el archivo del cuadro de traspaso de elementos entre dependencias.
• TRASLADO O DEVOLUCIÓN DE EQUIPO Y ACCESORIOS DE CÓMPUTO
Inicia con la solicitud de retiro o traslado del equipo de cómputo a la Dirección de Informática y termina con la actualización del inventario en la base de datos del área de inventarios.
• RECLASIFICACIÓN DE BIENES DEVOLUTIVOS A BIENES DE CONSUMO
Inicia con la elaboración de la relación de los bienes devolutivos susceptibles de ser reclasificados a consumo y termina con la remisión de la copia de los comprobantes de baja o de reclasificación a la Subdirección Financiera.
• REGISTRO DE BAJA POR PÉRDIDA, HURTO O DAÑO CON RESPONSABILIDAD
Inicia con el informe que el responsable del bien perdido presenta al jefe de la dependencia y termina con la inclusión del responsable en el rubro de Responsabilidades en Proceso.
• TRASLADO O TRASPASO DE BIENES ENTRE ENTIDADES DEL ORDEN DISTRITAL
Inicia cuando el Director Administrativo ofrece o recibe de otra Entidad los bienes que se consideran servibles no utilizables u obsoletos y que no prestan un servicio a la actividad misional de la entidad y termina con el archivo de la copia de los documentos objeto de la entrega.
• ENTREGA DE BIENES DEVOLUTIVOS POR TRASLADO O RETIRO DE LA ENTIDAD
Inicia cuando el funcionario trasladado o retirado entrega los bienes devolutivos al funcionario que lo reemplace o al delegado de la dependencia y termina con la actualización en la base de datos del inventario físico individual del funcionario responsable
• ENTREGA DE INVENTARIO FÍSICO POR CAMBIO DE JEFE DE DEPENEDENCIA
Inicia con la solicitud por parte del Jefe saliente de la dependencia, para la entrega de los bienes que se encontraban a su cargo y termina con el traslado del informe a las dependencias correspondientes para lo de su competencia.
• REGISTRO Y CONTROL DE INVENTARIOS
Inicia con la remisión por parte del Almacén General, de los comprobantes de Entradas y Salidas y demás documentos soportes y termina con el archivo del informe resumen con los respectivos soportes.
• CONTROL DE BIENES DE CONSUMO CONTROLADO
Inicia con el egreso y entrega de los elementos de consumo controlado al funcionario responsable y termina con la baja del bien por parte del Almacén General.
3. BASE LEGAL:
Constitución Nacional de 1991. Artículo 209
Ley 80 de 1993, "Por la cual se expide el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública"
Ley 1150 de 2007 "Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratación con Recursos Públicos" y sus correspondientes decretos reglamentarios.
Acuerdo 361 de enero 6 de 2009, "Por el cual se organiza la Contraloría de Bogotá D.C, se determinan las funciones por dependencias, se fijan los principios generales inherentes a su organización y funcionamiento y se dictan otras disposiciones"
Resolución No. 001 del 25 de enero de 2002. "Por la cual se delega la facultad de dar de baja, vender en publica subasta, ordenar la destrucción o realizar la venta directa de bienes muebles de la Contraloría y se establece el procedimiento correspondiente" y /o aquellas que las modifique o reemplace..
Resolución Reglamentaria 031 del 9 de diciembre de 2009. ""Por medio de la cual se conforma el Comité Técnico de Inventarios y Baja de Bienes de la Contraloría de Bogotá D.C. y se asignan funciones".
4. DEFINICIONES:
ALMACENISTA: Persona encargada del manejo, custodia, organización, administración, recepción, conservación, suministro de los bienes de la Contraloría de Bogotá.
ACCESORIOS: Elementos que dependen de lo principal, que son útiles casi en la medida en que exista la máquina, es un elemento auxiliar que no afecta el buen funcionamiento de la máquina.
ACTA DE ENTREGA: Es el documento por medio del cual el funcionario que por cualquier motivo sea reubicado o retirado de la Entidad, esta obligado a hacer entrega de los bienes que tenia bajo su responsabilidad, al Jefe inmediato, a su delegado, o a quien lo reemplace; en caso de no cumplir con esta obligación responderá por esos elementos en el evento que se pierdan o sufran daño irreparable, sin descartar las acciones de tipo disciplinario a que hubiere lugar.
ACTA DE VALORIZACIÓN: Es el documento en cual se consignan los valores o precios que deberá pagarse para adquirir un bien similar al que se tiene, o el costo actual estimado de reemplazo de los bienes en condiciones semejantes a los existentes.
BAJA DE BIENES: Es el retiro definitivo de un bien obsoleto o inservible, tanto físicamente como en los registros del patrimonio de la entidad, previo trámite de los requisitos establecidos en las normas legales y procedimientos administrativos.
BIENES DE CONSUMO CONTROLADO: Son elementos que por su naturaleza no se consumen con su primer uso, pero por su costo, destino y uso no pueden ser considerados como devolutivo.
BIENES MUEBLES: Están clasificados según la historia de los almacenes en elementos de consumo y devolutivos, a los cuales el Nuevo Plan de Contabilidad Pública los denomina como cargos diferidos para consumo y activos los que conforman la cuenta de Propiedad, Planta y Equipo.
BIENES DEVOLUTIVOS EN SERVICIO: Son aquellos que se agrupan en las cuentas que registran los bienes de propiedad del ente público, que se encuentran en uso de dependencias, funcionarios y terceros, para el desarrollo de su función administrativa o cometido estatal.
BIENES INSERVIBLES: Todos los bienes que por cualquier razón no presten servicio a la Entidad y que no puedan ser recuperados ni objeto de comercialización.
BIENES OBSOLETOS: Son aquellos bienes que por su estado de obsolescencia tecnológica, su alto costo de mantenimiento frente a otras opciones de renovación o porque en la entidad no se les da ningún tipo de uso, pueden ser susceptibles de comercializar.
COMPONENTE: Elemento fundamental para una maquina o equipo, indispensable para su buen funcionamiento; es decir, sin esta parte no funciona o no puede cumplir con su cometido
COMPENSACIÓN: Es la forma de igualar unos bienes con otros de similares características físicas o técnicas, tales como: clase, modelo, precio, etc., que hubieran podido generar confusión en el recibo o en las salidas.
COMPROBANTE DE EGRESO: El comprobante de egreso de Almacén o Bodega con destino a las dependencias, funcionarios o a terceros, es un documento legal probatorio en donde se identifica clara y detalladamente la salida física y real del bien del Almacén
Comprobante de ingreso: Documento legal que respalda la entrada física y real de los elementos a la Entidad.
COMPRAS GENERALES: Son aquellas operaciones mercantiles mediante las cuales la entidad adquiere bienes a través de un contrato en desarrollo de los planes, programas y políticas de compras de acuerdo con las necesidades de la Entidad.
COMPRAS POR CAJA MENOR: Son las realizadas a través de fondos fijos reembolsables. Por regla general no se deben realizar compras de propiedades, planta y equipos (bienes devolutivos), a través de caja menor.
COMPRAS POR OUTSOURCING: El sistema de contratación bajo la modalidad de outsourcing, permite a las empresas concentrar los recursos estratégicos en su negocio central y así ahorrar costos operativos con el propósito de generar mayor productividad.
CONTABILIDAD POR CENTROS DE COSTO: Es la recopilación de datos (estadísticos y financieros) por dependencias para mantener actualizado un sistema de información.
DONACION: Transferencia de bienes de una persona a otra sin contraprestación alguna.
Hay donación cuando, una persona natural o jurídica, nacional o extranjera, transfiere a título gratuito e irrevocable a favor de dependencias de los Entes Públicos del Distrito Capital, la propiedad de un bien que le pertenece.
ELEMENTOS FALTANTES: Son bienes que están incorporados en el inventario de una dependencia y/o funcionario pero que al momento de la verificación física no se encuentran o no se justifico su falta.
ELEMENTOS SOBRANTES: Son bienes que se encontraron físicamente durante la verificación, pero que no están incorporados en el inventario de la dependencia, ni en el inventario del funcionario que lo tiene a su cargo.
ELEMENTOS DE CONSUMO: Son los que se consumen por el primer uso que se hace de ellos o porque al ponerlos, agregarlos o aplicarlos a otros se extinguen o desaparecen como unidad o materia independiente y entran a formar parte constitutiva de otros.
ELEMENTOS DEVOLUTIVOS: Son los que no se consumen por el primer uso que se hace de ellos, aunque con el tiempo y por razón de su naturaleza se deterioren o desaparecen.
Factura: Es un titulo valor de prueba, mediante el cual pueden demostrar los ingresos, los costos, gastos, impuestos descontables, etc. Para los mismos efectos, la ley exige la expedición de este documento o su equivalente o su sustituto.
INGRESOS DE ELEMENTOS A LA ENTIDAD: El ingreso de elementos a la Entidad puede originarse por compras, compras de caja menor, devoluciones del servicio o reintegros, donaciones, traslados o traspasos.
INGRESO POR REPOSICIÓN: Consiste en reemplazar por otros iguales o de similares características, los bienes faltantes o los que han sufrido daño por causas derivadas del mal uso o indebida custodia, que han sido descargados de los registros y se ha constituido la responsabilidad al funcionario que los tenía a su cargo.
INVENTARIO FÍSICO: Es la relación detallada de las existencias materiales y reales, comprendidas en el activo, la cual debe mostrar: numero de unidades en existencia, descripción y referencia (marca, modelo, serie, número de placa), valor de compra, fecha de adquisición, etc.
PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO: Son los bienes tangibles adquiridos, construidos, o que se encuentran en transito, en construcción, en mantenimiento, o en montaje y que se utilizan para atender necesidades sociales, mediante la producción de bienes, la prestación de servicios, o para la utilización en la administración o usufructo del ente público y por tanto no están destinados para la venta en desarrollo de actividades comerciales, siempre que su vida útil probable, en condiciones normales, exceda de un año.
RECUPERACION DE BIENES: Es la reaparición física de bienes que han sido descargados de los registros contables y de inventarios por pérdida, a los elementos recuperados se les dará nueva entrada al Almacén.
Remisión: Documento de prueba que soporta elementos o bienes entregados.
REPUESTO: Elemento o pieza de recambio que permite corregir un desperfecto o daño en la máquina o en uno de sus componentes, como es el caso de una tarjeta de memoria en un equipo de cómputo que debe ser cambiada por que la que hace parte de la máquina se averió.
TRASLADO DE INVENTARIOS: Jurídicamente opera cuando la entrega de bienes, sin contraprestación económica se realiza entre Entidades del sector Central Distrital, por tratarse de una sola persona jurídica. Se formaliza con el acta de entrega que se suscribe entre el Almacenista General de la Contraloría de Bogotá, y el Almacenista o Jefe de Bodega de la otra Entidad Distrital.
TRASPASO DE INVENTARIOS: Jurídicamente se define como la entrega de los bienes entre entidades del sector central y descentralizado, o entre entidades descentralizadas entre sí, del nivel Distrital, por tratarse de personas jurídicas diferentes. Este hecho se efectúa a través de un convenio ínter administrativo suscrito por los Representantes Legales de las Entidades correspondientes, y se formaliza con la respectiva acta de entrega.
5. REGISTROS:
• 7.1 INGRESO DE BIENES POR COMPRAS
Memorando de comunicación
Comprobante de Ingreso
• 7.2 INGRESO DE BIENES POR COMPRAS DE CAJA MENOR Y AVANCES
Comprobante de Ingreso
• 7.3 INGRESO DE BIENES POR DONACIÓN
Acta de Entrega y/o Contrato
Comprobante de Ingreso
• 7.4 INGRESO POR ENTREGA DE BIENES DEVOLUTIVOS EN SERVICIO
Comprobante de Ingreso
• 7.5 INGRESO DE BIENES POR COMPENSACIÓN
Informe
• 7.6 INGRESO DE BIENES RECUPERADOS POR PÉRDIDA O REPOSICIÓN
Comprobante de Ingreso
• 7.7 SALIDA DE BIENES DEVOLUTIVOS Y DE CONSUMO
Comprobante de Egreso
• 7.8 SALIDA DE BIENES POR HURTO, CASO FORTUITO O FUERZA MAYOR
Comprobante de Egreso
• 7.9 BAJA DE BIENES
Acta
Resolución
Comprobante de egreso
• 7.10 TOMA FÍSICA DE INVENTARIOS DE BIENES DEVOLUTIVOS
Cronograma de toma física de inventario
Circular
Inventario Físico Individual
Relación de faltantes y/o sobrantes
Memorando
Cuadros de traspasos,
Acta de compensación y ajustes.
Informe
• 7.11 TRASLADO DE BIENES DEVOLUTIVOS ENTRE DEPENDENCIAS
Formato de Traspaso de elementos devolutivos entre dependencias
• 7.12 TRASLADO O DEVOLUCIÓN DE EQUIPO Y ACCESORIOS DE CÓMPUTO
Memorando
Orden de servicio
Acta de retiro del equipo
• 7.13 RECLASIFICACIÓN DE BIENES DEVOLUTIVOS A BIENES DE CONSUMO
Relación de Bienes Devolutivos
Memorando
Actas
Resolución de Baja
Comprobantes de Baja o de Reclasificación
• 7.14 REGISTRO DE BAJA POR PÉRDIDA, HURTO O DAÑO CON RESPONSABILIDAD
Informe
Copia de la denuncia
Memorando
Oficio compañía de seguros
Acta de valorización
Comprobante de baja por responsabilidad
• 7.15 TRASLADO O TRASPASO DE BIENES ENTRE ENTIDADES DEL ORDEN DISTRITAL
Oficio
Convenio ínter administrativo o Resolución
Acta
Comprobante de salida
Memorando
• 7.16 ENTREGA DE BIENES DEVOLUTIVOS POR TRASLADO O RETIRO DE LA ENTIDAD
Inventario físico individual
Memorando
• 7.17 ENTREGA DE INVENTARIO FÍSICO POR CAMBIO DE JEFE DE DEPENEDENCIA
Inventario Físico Individual
Acta
Relación de faltantes y/o sobrantes
Informe
Memorando
• 7.18 REGISTRO Y CONTROL DE INVENTARIOS
Memorando
Comprobante de Ingreso y/o Egreso
Informe
Cuadro Resumen Mensual
Cuadro Comparativo
• 7.19 BIENES DE CONSUMO CONTROLADO
Comprobante de egreso de Almacén.
Inventarios Individuales
Inventario Individual Sistematizado
Memorando de devolución al Almacén
Acta de baja
6. ANEXOS:
Comprobante de ingreso (Anexo 1) Formato código 8009001
Comprobante de egreso (Anexo 2) Formato código 8009002
Inventario Físico (Anexo 3) Formato código 8009003
Traspaso de elementos entre dependencias (Anexo 4) Formato código 8009004
7. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO:
7.1. INGRESO DE BIENES POR COMPRAS
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No. |
EJECUTOR |
ACTIVIDAD |
REGISTROS |
PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES |
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1 |
Interventor
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Notifica al Almacenista General la fecha de entrega de los elementos, conforme a lo establecido en el contrato con el fin de asignar un funcionario del Almacén para el recibo de los elementos comprados, adjunta copia del contrato |
Memorando de comunicación |
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Almacenista General |
una vez recibido asigna el funcionario para que este presente en el momento de recibo de los elementos comprados. |
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OBSERVACIÓNES El contrato, el recibido a satisfacción, factura o cuenta de cobro, son los documentos esenciales para ejercer control a los elementos adquiridos por la Entidad.
PUNTO DE CONTROL: Cuando se trate de elementos que por sus características requieran conocimientos específicos, el recibido a satisfacción será requisito previo para el ingreso al Almacén |
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2. |
Técnico Almacén |
Confronta la factura y/o remisión contra el contrato según sea el caso.
Verifica que reúnan las características físicas los elementos: cantidad, clase, marca, estado, calidad, valor unitario y total.
Separa los elementos del pedido que no cumplan con los requisitos. |
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OBSERVACIÓN Cuando existen muestras se deben comparar con los elementos recibidos.
PUNTO DE CONTROL: Si se requiere concepto técnico solicitará la colaboración de expertos en la materia. |
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3 |
Subdirector de Recursos Materiales
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Determina la aceptación, rechazo o conciliación con el proveedor del pedido e informa a la brevedad esta determinación al funcionario que ejerce control, vigilancia, y/o supervisión del contrato. |
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OBSERVACIÓN: En el evento en que se presenten inconsistencias o que los elementos no cumplan con los requisitos, el funcionario que ejerza el control, vigilancia y/o supervisión del contrato no debe expedir el recibido a satisfacción |
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4 |
Almacenista General |
Revisa que lo entregado corresponda efectivamente con lo establecido en el contrato.
Revisa que los documentos soportes de la adquisición estén acordes con la normatividad vigente. |
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PUNTO DE CONTROL: Debe registrar los movimientos de almacén con el lleno de los requisitos fiscales y administrativos
Establecidos. |
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5 |
Técnico Almacén |
Revisa cantidad y valor del pedido y lo clasifica por agrupación según la clase de elementos y naturaleza del contrato.
Agrupa y distribuye los elementos en bodega, según el caso.
Ajusta los nombres que tengan los elementos en las facturas comerciales, por los prescritos de la entidad, o el código que se adopte para la dependencia, con el fin de unificar la nomenclatura de los bienes.
Procede a la elaboración del comprobante de ingreso
Incorpora al sistema los elementos que han ingresado físicamente a la Entidad e imprime original y cuatro copias del comprobante de ingreso prenombrado.
Confronta comprobante de ingreso al almacén, con la factura y el contrato |
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OBSERVACIÓN: Si hay méritos para modificaciones, se procede inmediatamente. |
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6 |
Almacenista General |
Firma original del comprobante de ingreso junto con cuatro copias. |
Comprobante de ingreso |
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7 |
Secretaria Almacén
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Distribuye la factura o copia del contrato junto con el original del comprobante de ingreso firmado con sus copias así: original para la Subdirección Financiera -Tesorería, copia 1 grupo inventarios, copia 2 grupo contabilidad, copia 3 Cuenta anual, copia 4 archivo del almacén. |
|
OBSERVACIÓN: El original del comprobante de ingreso para la Subdirección Financiera- Tesorería, se debe enviar a la mayor brevedad. |
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8 |
Almacenista General |
Rinde la cuenta mensual anexando los comprobantes de ingreso por compras generales a la Subdirección Financiera. |
|
OBSERVACIÓN: Estos comprobantes de ingreso hacen parte integral de cuenta anual |
7.2. INGRESO DE BIENES POR COMPRAS DE CAJA MENOR Y AVANCES
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No. |
EJECUTOR |
ACTIVIDAD |
REGISTROS |
PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES |
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1. |
Técnico Profesional Universitario y/o Especializado Subdirección de Servicios Administrativos |
Realiza las compras con dinero de la caja menor, cuando la situación así lo amerite.
Envía al almacén al día hábil siguiente a la compra, la factura y recibido a satisfacción de los elementos de devolutivos que fueron adquiridos
|
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PUNTO DE CONTROL: Se verifica con anterioridad a la compra si los elementos objeto de compra no se encuentra en el almacén.
OBSERVACIÓN: No ingresarán al almacén los elementos de consumo adquiridos por caja menor. La Subdirección de Servicios Administrativos llevará el control de bienes de consumo controlado (especificando a que Dirección, Subdirección o Grupo de trabajo debe ser egresado el elemento, en caso contrario, el egreso se hará a cargo del centro de costo responsable de la caja menor). |
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2. |
Secretaria Almacén |
Radica factura y recibido a satisfacción de los elementos adquiridos |
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3. |
Almacenista General |
Verifica que la documentación aportada se ajuste a la reglamentación vigente y ordena realizar la entrada de los elementos. |
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4. |
Técnico Almacén
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Registra en el sistema los elementos que han ingresado por concepto de compra por caja menor.
Verifica el comprobante de ingreso con los documentos soportes (factura, oficios y otros). |
Comprobante de Ingreso |
OBSERVACIÓN: Imprime original y cuatro copias del comprobante de ingreso pre-numerado.
Si hay méritos para modificaciones, se procede inmediatamente. |
|
5. |
Almacenista General |
Firma original del comprobante de ingreso junto con cuatro copias. |
|
|
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6. |
Secretaria Almacén |
Distribuye el original del comprobante de ingreso y las copias con los documentos soportes. |
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OBSERVACIÓN: Original para la Subdirección Financiera, copia 1 grupo inventarios, copia 2 grupo contabilidad, copia 3 archivo del almacén. 4 Rendición de la cuenta anual. |
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7. |
Almacenista General |
Rinde la cuenta mensual anexando los comprobantes de ingreso a la Subdirección Financiera |
|
OBSERVACIÓN: Estos comprobantes de ingreso hacen parte integral de la cuenta anual |
7.3. INGRESO DE BIENES POR DONACIÓN
|
No. |
EJECUTOR |
ACTIVIDAD |
REGISTROS |
PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES |
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1. |
Director Administrativo |
Acepta las donaciones que efectúen personas naturales o jurídicas que se ajusten a la normatividad vigente.
Ordena elaborar el contrato o acta de donación al profesional encargado del asunto. |
Contrato de donación y/o acta |
PUNTO DE CONTROL: El acta debe ser firmada por el ordenador del gasto y almacenista de las dos entidades y debe identificar claramente a los donantes, las especificaciones; el precio de los bienes será fijado mediante avalúo realizado por el Comité Técnico de inventarios |
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2. |
Almacenista general |
Verifica las cantidades, características, estado de los elementos objeto de donación y firma el acta correspondiente. |
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OBSERVACIÓN: Cuando se requiera concepto técnico el jefe inmediato solicitará la colaboración de expertos en la materia. |
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3. |
Técnico Almacén
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Elabora comprobante
de ingreso |
Comprobante de Ingreso |
OBSERVACIÓN: Cuando la entrega de los elementos se efectúe en instalaciones diferentes a las del almacén el comprobante de ingreso se elabora con base en el recibido satisfacción.
Cuando los elementos provienen de entidades oficiales, el comprobante de ingreso se elabora basado en el acta de baja de la entidad donante, incluyendo el valor de acuerdo a lo estipulado por el Comité Técnico de Inventarios |
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4. |
Técnico Almacén |
Registra en la aplicación los elementos que han ingresado físicamente a la Bodega del Almacén de la Entidad
Verifica el comprobante de ingreso con los documentos soportes (actas, oficio de la Subdirección de Recursos Materiales, contratos, resoluciones, oficios de aceptación del Ordenador del Gasto etc.).
Agrupa y clasifica los elementos en bodega |
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OBSERVACIÓNES: Imprime original y tres copias del comprobante de ingreso prenumerado.
Si hay méritos para modificaciones, se procede inmediatamente |
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5. |
Almacenista General |
Firma original del comprobante de ingreso junto con tres copias. |
Comprobante de ingreso |
|
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6. |
Secretaria Almacén |
Distribuye el original del comprobante de ingreso con las copias anexando los documentos soportes. |
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OBSERVACIÓN: El original para la Rendición de la cuenta anual, copia 1 grupo inventarios, copia 2 grupo contabilidad, copia 3 archivo del almacén |
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7. |
Almacenista General |
Rinde la cuenta mensual anexando los comprobantes de ingreso por donación a la Subdirección Financiera. |
|
OBSERVACIÓN: Estos comprobantes de ingreso hacen parte integral de la cuenta anual |
7.4. INGRESO POR ENTREGA DE BIENES DEVOLUTIVOS EN SERVICIO
|
No. |
EJECUTOR |
ACTIVIDAD |
REGISTROS |
PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES |
|
1 |
Secretaria Almacén |
Recibe y radica el oficio de devolución de elementos de las dependencias
|
|
OBSERVACIÓN: Se debe detallar cantidades y numero de identificación (placa) |
|
2 |
Almacenista general |
Verifica que el formato este diligenciado correctamente. |
|
PUNTO DE CONTROL No se admiten adiciones, enmendaduras o entregas parciales dentro del programa de recolección de elementos |
|
3
|
Auxiliar Administrativo
Almacén |
Recibe devolución total de los elementos relacionados en el formato, confronta y da el recibido a satisfacción. Si se requiere concepto técnico solicitará a su jefe inmediato la colaboración de expertos en la materia.
Agrupa y clasifica los elementos en bodega
Informa de inmediato al Almacenista sobre los elementos que no cumplan con los requisitos o cualquier otro inconveniente.
Entrega copia de la devolución al grupo de inventarios para su valorización. |
|
. |
|
4 |
Técnico Almacén |
Incorpora al sistema los elementos que han ingresado físicamente a la Bodega de Almacén de la Entidad e imprime original y cuatro copias del comprobante de ingreso prenumerado.
Confronta comprobante de ingreso al almacén, con la devolución y verifica en kardex |
Comprobante de Ingreso |
OBSERVACIÓN: Si hay méritos para modificaciones, se procede inmediatamente |
|
5 |
Almacenista General |
Firma original del comprobante de ingreso junto con cuatro copias. |
Comprobante de ingreso |
|
|
6 |
Secretaria Almacén |
Distribuye copia del Formato No. 1 junto con el original del comprobante de ingreso firmado con sus copias así; original para la Rendición de la cuenta anual, copia 1 grupo inventarios, copia 2 grupo contabilidad, copia 3 archivo del almacén y copia 4 a la dependencia que devolvió los elementos. |
|
OBSERVACIÓN: La dependencia que devuelve los elementos es participe en la legalización de los elementos que llegan a bodega. |
|
7 |
Almacenista General |
Rinde la cuenta mensual anexando los comprobantes de ingreso por devolución a la Subdirección Financiera |
|
OBSERVACIÓN: Estos comprobantes de ingreso hacen parte integral de la cuenta anual |
7.5. INGRESO DE BIENES POR COMPENSACIÓN
|
No. |
EJECUTOR |
ACTIVIDAD |
REGISTROS |
PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES |
|
1. |
Auxiliar Administrativo Almacén |
Informa al Almacenista General sobre los elementos sobrantes en bodega y cantidades faltantes en el Almacén |
Informe |
OBSERVACIÓN: Cuando existan cantidades faltantes de similares características en el almacén, siempre que se trate de artículos de una misma naturaleza o clase, que puedan ser causa de confusión se podrá efectuar la compensación |
|
2. |
Almacenista General |
Investiga el motivo de la existencia de los elementos sobrantes
Informa al Comité Técnico de Inventarios el resultado de la investigación. |
|
OBSERVACIÓN: Realiza la investigación para comprobar que no se trate de elementos compensados o que pertenezcan a otra oficina; o estén bajo responsabilidad de otro funcionario. |
|
3. |
Comité Técnico de inventarios |
Aprueba la incorporación por la cantidad sobrante compensada y la baja por el egreso compensado |
|
|
|
4. |
Almacenista general |
Incorpora en la aplicación de almacén los artículos sobrantes que no puedan ser compensados. |
|
OBSERVACIÓN: Los faltantes de los elementos que no pueda obtenerse compensación se dejan en bodega de Almacén |
|
5. |
Técnico Almacén |
Verifica el comprobante de ingreso con los documentos soportes (actas, oficio, acta del Comité Técnico de Inventarios). |
|
OBSERVACIÓN: Si hay méritos para modificaciones, se procede inmediatamente. |
|
6. |
Secretaria Almacén |
Distribuye el original del comprobante de ingreso y las copias anexando los documentos soportes |
|
OBSERVACIÓN: El original para la Rendición de la cuenta anual, copia 1 grupo inventarios, copia 2 grupo contabilidad, copia 3 archivo del almacén. |
|
7. |
Almacenista General |
Rinde la cuenta mensual anexando los comprobantes de ingreso por compensación a la Subdirección Financiera |
|
OBSERVACIÓN: Posteriormente, estos comprobantes hacen parte de la cuenta anual. |
7.6. INGRESO DE BIENES RECUPERADOS POR PÉRDIDA O REPOSICIÓN
|
No. |
EJECUTOR |
ACTIVIDAD |
REGISTROS |
PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES |
|
1. |
Almacenista General |
Recibe autorización y documentos soportes de la Subdirección de Recursos Materiales para el ingreso de los elementos al Almacén.
Elabora o recibe el acta de los bienes recuperados
Informa al grupo de inventarios sobre la recuperación de uno o más elementos, que con anterioridad se dieron de baja por pérdida. |
|
OBSERVACIÓN: Los bienes recuperados se ingresan al Almacén, con los respectivos documentos legales que soporten de donde proviene el bien (Acta, firma del Almacenista V.B. del Director Administrativo) |
|
2. |
Auxiliar Administrativo
Almacén |
Recibe los elementos y entrega recibido a satisfacción.
Verifica que el elemento sea similar o en mejores condiciones al que se perdió o al elemento recuperado. |
|
OBSERVACIÓN: Si se requiere en la entrega concepto técnico o especial, solicitará al Subdirector de Recursos Materiales la colaboración de expertos en la materia, quienes expedirán un certificado de recibo a satisfacción |
|
3. |
Almacenista General |
Libra los avisos pertinentes en caso de presentarse un juicio de cuentas u otra actuación fiscal en curso, para que cese el juicio o se ajuste su valor.
Calcula con ayuda del comité técnico de inventarios el valor de un elemento recuperado que ha sufrido daño para su reincorporación. |
|
PUNTO DE CONTROL: Se tiene en cuenta las condiciones del elemento para su reincorporación |
|
4. |
Técnico Almacén |
Elabora comprobante de ingreso
Registra en el sistema los elementos que han ingresado físicamente a la Bodega de Almacén de la Entidad
Confronta comprobante de ingreso con los documentos soportes (factura, actas, oficio de la Subdirección de Recursos Materiales, contratos etc.). |
Comprobante de Ingreso |
OBSERVACIÓN: Imprime original y cuatro copias del comprobante de ingreso prenumerado
PUNTO DE CONTROL: Si hay méritos para modificaciones, se procede inmediatamente
|
|
5. |
Almacenista General |
Firma original del comprobante de ingreso y las cuatro copias. |
|
|
|
6. |
Secretaria Almacén |
Distribuye el original del comprobante de ingreso firmado con sus copias y copia de los documentos soportes. |
|
OBSERVACIÓN: Original para la Rendición de la cuenta anual, copia 1 grupo inventarios, copia 2 grupo contabilidad, copia 3 archivo del almacén y copia 4 a la dependencia o persona que devolvió los elementos
La dependencia o persona que devuelve los elementos es participe en la legalización de los elementos que llegan a bodega |
|
7. |
Almacenista General |
Rinde la cuenta mensual anexando los comprobantes de ingreso de elementos recuperados a la Subdirección Financiera |
|
OBSERVACIÓN: Estos comprobantes hacen parte integral de la cuenta anual. |
7.7. SALIDA DE BIENES DEVOLUTIVOS Y DE CONSUMO
|
No. |
EJECUTOR |
ACTIVIDAD |
REGISTROS |
PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES |
|
1. |
Secretaria Almacén |
Radica cuadro de distribución de elementos de entregas trimestrales enviado por la Subdirección de Recursos Materiales y/o las solicitudes de elementos devolutivos periódicas o extraordinarias realizadas por las diferentes dependencias al Almacén. |
|
OBSERVACIÓN: De acuerdo con el plan de compras las entregas de elementos a las dependencias se realizan trimestralmente |
|
2. |
Almacenista General |
Confronta el cuadro de distribución de elementos de entregas trimestrales frente a lo entregado a las dependencias por parte del proveedor y/o las solicitudes de elementos devolutivos periódicas o extraordinarias realizadas por las diferentes dependencias. |
|
PUNTO DE CONTROL: Ordena la elaboración del comprobante de egreso. |
|
3. |
Técnico Almacén |
Elabora el comprobante de egreso en original y cuatro copias
Verifica la documentación aportada frente al comprobante de egreso (cantidad, descripción elemento, valor, placa, serie etc.) original y tres copias |
Comprobante de egreso |
|
|
4. |
Almacenista General |
Confronta las cantidades con el cuadro de distribución o la solicitud del usuario frente al comprobante de egreso
Firma el comprobante de egreso y las tres copias.
Coordina el envío del pedido de elementos con el auxiliar administrativo, si es el caso. |
Comprobante de egreso |
|
|
5. |
Auxiliar Administrativo Almacén |
Entrega pedido al usuario junto con el comprobante de egreso. |
|
OBSERVACIÓN: Si no se encuentra el responsable al momento de entregar el pedido, la dependencia debe remitir a más tardar al tercer día hábil el comprobante de egreso firmado, con número de cédula.
Si el usuario se niega a firmar el comprobante de egreso y no lo remite antes de 3 días, será tomado como causal de mala conducta y la Subdirección de Recursos Materiales remitirá el caso para conocimiento de la Oficina de Asuntos Disciplinarios. |
|
6. |
Secretaria Almacén |
Recibe comprobante de egreso firmado junto con 3 copias para su distribución |
|
OBSERVACIÓN: EL original para rendición de la cuenta anual, copia 1 Subdirección Financiera, copia 2 grupo inventarios, copia 3 Almacén. |
|
7. |
Técnico Almacén |
Clasifica por grupos los comprobantes de ingreso y egreso en una hoja de trabajo
Elabora el cuadro resumen de movimientos mensuales y semestrales, para presentar en la rendición de la cuenta. |
|
|
7.8. SALIDA DE BIENES POR HURTO, CASO FORTUITO O FUERZA MAYOR
|
No. |
EJECUTOR |
ACTIVIDAD |
REGISTROS |
PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES |
|
1. |
Director, Subdirector
Profesional
Técnico
Auxiliar Administrativo
Conductor |
Presenta denuncio por pérdida del bien o hurto, envía copia a la Dirección Administrativa y Financiera y al Almacén. |
|
|
|
2. |
Almacenista General |
Revisa copia del denuncio y junto con la autorización de la Dirección Administrativa y Financiera se efectúa la baja del bien. |
|
|
|
3. |
Técnico Almacén |
Elabora el comprobante de egreso por baja en original y tres copias de acuerdo con la Resolución de baja y las Actas aportadas
Verifica la documentación aportada frente al comprobante de egreso (cantidad, descripción elemento, valor, placa, serie etc.) |
Comprobante de egreso |
|
|
4. |
Almacenista General |
Firma el comprobante de egreso junto con sus tres copias.
|
|
PUNTO DE CONTROL: Confronta (cantidad, descripción elemento, valor, placa, serie etc.) elemento, |
|
5. |
Secretaria Almacén |
Recibe comprobante de egreso firmado junto con 3 copias para su distribución
|
|
OBSERVACIÓN: Original para rendición de la cuenta anual, copia 1 Subdirección Financiera, copia 2 grupo inventarios, copia 3 Almacén |
|
6. |
Técnico Almacén |
Clasifica por grupos los comprobantes de egreso por baja en una hoja de trabajo y elabora el cuadro resumen de movimientos mensuales y semestrales para presentar en la rendición de la cuenta semestral a Contabilidad y a la Auditoria Fiscal o cuando la Dirección Administrativa y Financiera lo requiera. |
|
. |
7.9. BAJA DE BIENES
|
No. |
EJECUTOR |
ACTIVIDAD |
REGISTROS |
PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES |
|
1. |
Almacenista General |
Elabora la relación de los elementos a dar de baja, según kardex.
Convoca al Comité Técnico de Inventarios para que se evalúen los conceptos técnicos que se presenten sobre el estado actual de los bienes que son susceptibles de baja.
Levanta acta donde se recomienda el destino final de los elementos suscrita por las personas intervinientes
Proyecta acto administrativo para firma del Director Administrativo para dar de baja los bienes y su destino final |
Acta |
OBSERVACIÓN: A través del Subdirector de Recursos Materiales solicita los conceptos técnicos de los elementos susceptibles a dar de baja por deterioro, obsolescencia, daño total y parcial o inservible por salubridad.
Si existen elementos que no deben ser dados de baja, serán identificados para continuar con su utilización. |
|
2. |
Director Administrativo |
Expide el acto administrativo en el que se ordena dar de baja los bienes y su destino final de acuerdo a las normas legales vigentes. |
Resolución |
|
|
3. |
Almacenista general |
Levanta acta de entrega de los elementos con la asistencia de un delegado de la Dirección Administrativa y Financiera |
Acta |
PUNTO DE CONTROL: Cuando los elementos se entregan a cualquier entidad se verifica que los bienes relacionados en la baja sean los que real y físicamente se den de baja. |
|
4. |
Técnico Almacén |
Elabora el comprobante de egreso por baja en original y tres copias con base en la Resolución de baja y las Actas aportadas |
Comprobante de egreso |
PUNTO DE CONTROL: Verifica la documentación aportada frente al comprobante de egreso (cantidad, descripción elemento, valor, placa, serie etc.) |
|
5. |
Almacenista General |
Firma el comprobante de egreso y tres copias. |
|
OBSERVACIÓN: Confronta cantidad, descripción elemento, valor, placa, serie etc. |
|
6. |
Secretaria Almacén |
Recibe comprobante de egreso firmado con las 3 copias para su distribución |
|
OBSERVACIÓN: El original para rendición de la cuenta anual, copia 1 Subdirección Financiera, copia 2 grupo inventarios, copia 3 Almacén. |
|
7. |
Técnico Almacén |
Clasifica por grupos los comprobantes de egreso por baja en una hoja de trabajo y en bodega.
Elabora el cuadro resumen de movimientos mensuales y semestrales, para presentar en la rendición de la cuenta semestral a Contabilidad, a la Auditoria Fiscal o cuando la Dirección Administrativa y Financiera lo requiera. |
|
|
7.10. TOMA FÍSICA DE INVENTARIOS DE BIENES DEVOLUTIVOS
|
No. |
EJECUTOR |
ACTIVIDAD |
REGISTROS |
PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES |
|
1. |
Profesional Universitario o Profesional Especializado Subdirección de Recursos Materiales
(Área de Inventario) |
Elabora y presenta al Director Administrativo el cronograma de actividades para la toma física de Inventarios, con corte a diciembre 31 de cada año.
Proyecta la circular dirigida a los todos los jefes de las Dependencias y Grupos Funcionales, informando el cronograma de toma física de inventario. |
Cronograma de toma física de inventario |
|
|
2. |
Director Administrativo |
Revisa el cronograma de actividades y el proyecto de circular y procede a su firma. |
Circular |
|
|
3. |
Secretaria Dirección Administrativa |
Remite circular anexando cronograma |
|
|
|
4. |
Profesional Universitario o Profesional Especializado Subdirección de Recursos Materiales |
Imparte las instrucciones necesarias a los funcionarios del área de inventarios y entrega los materiales requeridos para el desarrollo de esta actividad. |
|
OBSERVACIÓN: Los materiales entregados son: Stickers, marcadores, esferos, lápices, listados sistematizados de inventarios de las dependencias. |
|
5. |
Técnico Área de Inventario Subdirección de Recursos Materiales |
Establece comunicación con el delegado de la dependencia a inventariar acordando las actividades a desarrollar. |
|
|
|
6. |
Técnico Área de Inventario y Delegado de Dependencia |
Verifica la existencia física de los bienes teniendo en cuenta las características de los mismos
Terminado el inventario total de la dependencia se firma por los participantes, por el funcionario responsable de los bienes y por el jefe de la misma.
Valorizan los bienes encontrados, con base en la información incorporada en los libros de Inventarios.
Realizan traslados, compensaciones y ajustes correspondientes con el fin de minimizar los posibles sobrantes o faltantes determinados en la actividad anterior, dentro de la misma dependencia, y con las demás dependencias.
Determinan los faltantes y sobrantes definitivos como resultado de la toma física de inventarios. |
Inventario físico individual
Relación de sobrantes y/o faltantes.
Cuadros de traspasos
Acta de compensación y ajustes.
|
PUNTO DE CONTROL
El funcionario de inventarios coloca un sticker al bien inventariado, indicando fecha del inventario, su nombre y apellido.
OBSERVACION
Se verifica las características de los bienes (descripción, marca, modelo, serie, numero de placa)
PUNTO DE CONTROL
Realizan el cruce de información entre lo físico contra los registros en libros para cotejar y encontrar diferencias |
|
7. |
Técnico Área de Inventarios Subdirección de Recursos Materiales |
Informa al Profesional Especializado o Profesional Universitario del área de inventarios todos los movimientos realizados para que los actualice en la base de datos de la respectiva dependencia, lo mismo que la relación detallada de faltantes y/o sobrantes definitivos. |
Cuadros de traspasos
Actas de compensación y ajustes.
Relación de faltantes y/o sobrantes. |
|
|
8. |
Profesional Universitario o Profesional Especializado Subdirección de Recursos Materiales |
Actualiza la información presentada por el analista, en el aplicativo de inventarios.
Proyecta memorando con los resultados de la toma física de inventarios, incluyendo los faltantes y sobrantes, con el fin de justificar los resultados a los jefes de las dependencias. |
Memorando y relación de faltantes y/o sobrantes. |
PUNTO DE CONTROL
El Profesional del área de Inventarios es el único que puede modificar la información incorporada en la aplicación de Inventarios. |
|
9. |
Subdirector de Recursos Materiales |
Revisa el proyecto de memorando, lo firma y remite a los jefes de las dependencias. |
|
|
|
10. |
Directores, Jefes de Oficinas Asesoras o Coordinadores con funciones directivas y Delegado |
Analizan, indagan e investigan las causas de las diferencias encontradas en la dependencia |
|
|
|
11. |
Directores, Jefes de Oficinas Asesoras o Coordinadores con funciones directivas |
Explica y aclara mediante memorando los motivos de las diferencias encontradas |
Memorando |
OBSERVACION
Se deben anexar los documentos que demuestren la veracidad de las respuestas dadas a los faltantes y/o sobrantes. |
|
12. |
Profesional Universitario o Profesional Especializado Subdirección de Recursos Materiales |
Da traslado de la respuesta al Técnico de inventarios para que verifique la veracidad de la misma y concluya al respecto. |
|
PUNTO DE CONTROL
Se diligencia una planilla para controlar el tiempo y la gestión de los técnicos para cada caso. |
|
13. |
Técnico Área de Inventarios Subdirección de Recursos Materiales |
Analiza y verifica la respuesta y los documentos soportes, y concluye si se acepta o no las explicaciones dadas por el jefe de la dependencia.
Informa por escrito al Profesional del área de inventarios los resultados obtenidos del análisis y verificación a la respuesta presentada por el jefe de la dependencia, y recomienda las acciones a adelantar. |
Informe |
|
|
14. |
Profesional Universitario y/o Especializado Subdirección de Recursos Materiales |
Revisa el informe presentado por el Técnico de inventarios para realizar ajustes, traslados y movimientos en la aplicación de inventarios de la dependencia.
Proyecta memorando para la firma del Subdirector de Recursos Materiales, mediante el cual informa los resultados del análisis de la actividad 13.
Presenta al Subdirector de Recursos Materiales, el informe sobre todo el procedimiento de la toma física de inventarios y los resultados finales, incluyendo los elementos faltantes y sobrantes definitivos por dependencias, para que inicie los trámites relativos a establecer la responsabilidad de las diferencias encontradas sobre los bienes de la Entidad. |
Memorando
|
OBSERVACION
Realiza los ajustes y demás movimientos necesarios en la base de datos de Inventarios. |
7.11. TRASLADO DE BIENES DEVOLUTIVOS ENTRE DEPENDENCIAS
|
Nº |
RESPONSABLE |
ACTIVIDAD |
REGISTROS |
PUNTOS DE CONTROL/OBSERVACIONES |
|
1. |
Contralor, Contralor Auxiliar, Directores, Jefes de Oficinas Asesoras o Coordinadores con funciones directivas y Subdirectores |
Diligencia y firma el formato Traspaso de Elementos entre Dependencias.
Solicita al Subdirector de Recursos Materiales autorización para trasladar bienes devolutivos que se encuentran bajo su inventario, a otra dependencia.
Entrega los elementos al responsable de la dependencia que recibe. |
Formato de Traspaso de Elementos entre Dependencias. |
OBSERVACION
El Delegado de Inventario de la dependencia diligencia el formato Traspaso de Elementos entre Dependencias |
|
2. |
Contralor, Contralor Auxiliar, Directores, Jefes de Oficinas Asesoras o Coordinadores con funciones directivas y Subdirectores |
Verifica físicamente los bienes a trasladar y comprueba que corresponden con los relacionados en el cuadro de traspasos.
Firma el formato Cuadro de Traspaso de Elementos entre Dependencias. |
Formato de Traspaso de Elementos entre Dependencias. |
|
|
3. |
Técnico o Profesional Universitario de las diferentes dependencias que entregan los elementos |
Distribuye copias de Formato de traspasos a: Dependencia que recibe.
Dependencia que entrega, Área de Inventarios, dentro de los dos (2) días siguientes a la novedad
Actualiza inventario individual y general de la dependencia. |
|
OBSERVACION
El delegado que entrega los elementos actualiza el inventario de la dependencia en el formato Excel que se encuentra incorporado en los equipos de las diferentes dependencias |
|
4. |
Técnico o Profesional Universitario de las diferentes dependencias que recibe |
Actualiza inventario individual y general de la dependencia y entrega formato de traspaso al analista de Inventarios. |
Formato de Traspaso de elementos entre Dependencias. |
|
|
5. |
Profesional Universitario Profesional Especializado Subdirección de Recursos Materiales |
Actualiza la base de datos (inventario) de la dependencia y del funcionario responsable |
|
OBSERVACION
El Formato de traspaso entre dependencias debidamente firmado es el documento soporte para realizar el movimiento en la aplicación de inventarios. |
|
6. |
Técnico Subdirección de Recursos Materiales |
Archiva Formato de Traspaso de Elementos entre Dependencias en la carpeta respectiva |
|
|
7.12. TRASLADO O DEVOLUCIÓN DE EQUIPO Y ACCESORIOS DE CÓMPUTO
|
No. |
EJECUTOR |
ACTIVIDAD |
REGISTROS |
PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES |
|
1. |
Contralor, Contralor Auxiliar, Directores, Jefes de Oficinas Asesoras o Coordinadores con funciones directivas Subdirectores |
Solicita por escrito al Director de Informática el retiro o traslado de (los) equipo(s) de cómputo, indicando las características de marca, modelo, serie y número de placa, además el motivo de la devolución o traslado. |
Memorando |
|
|
2. |
Director Técnico de Informática |
Traslada la solicitud al responsable de la Línea S.O.S., para que atienda el requerimiento. |
. |
|
|
3. |
Técnico o Profesional Universitario (Responsable Línea S.O.S.) Dirección de Informática |
Evalúa la solicitud y designa un funcionario para que atienda la solicitud presentada en la actividad No.1.
Registra la actuación en la base de datos diseñada para tal fin. |
|
|
|
4. |
Técnico o Profesional Universitario (Funcionario Línea S.O.S) Dirección de Informática |
Recibe el documento de asignación de trabajo y acude a la Dependencia solicitante.
Revisa (los) equipo (s) de cómputo relacionado (s) en la solicitud.
Desinstala, retira o traslada los equipos correspondientes, dejando constancia escrita del hecho en la dependencia. |
Orden de Servicio
Acta |
|
|
5. |
Técnico o Profesional Universitario de la Dependencia solicitante |
Recibe acta de retiro del bien de la dependencia e informa al Jefe de la misma. |
|
OBSERVACION
El delegado de Inventarios de la Dependencia, actualiza el inventario respectivo. |
|
6. |
Contralor, Contralor Auxiliar, Directores, Jefes de Oficinas Asesoras o Coordinadores con funciones directivas y Subdirectores |
Remite copia del acta retiro o traslado de los equipos a la Oficina de Inventarios dentro de los dos (2) días siguientes a la novedad. |
Memorando.
|
OBSERVACION
Jefe de la Dependencia anexa soportes |
|
7. |
Profesional Universitario o Especializado (Coordinador Área de Inventarios) Subdirección de Recursos Materiales |
Actualiza el inventario en la base de datos del área de inventarios.
|
|
OBSERVACION
Posteriormente los documentos son entregados al analista para su archivo
|
7.13. RECLASIFICACIÓN DE BIENES DEVOLUTIVOS A BIENES DE CONSUMO
|
No. |
EJECUTOR |
ACTIVIDAD |
REGISTROS |
PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES |
|
1. |
Almacenista General |
Elabora relación de bienes devolutivos susceptibles de reclasificarse a consumo, teniendo en cuenta aquellos cuyo costo sea igual o inferior a medio salario mínimo mensual legal vigente, siempre y cuando su naturaleza, uso, destino y aplicación lo amerite; además que la conveniencia de tal decisión esté sustentada en conceptos técnicos, contables y jurídicos.
Convoca al Comité Técnico de Inventarios y Baja de Bienes para que evalúe y recomiende al ordenador del gasto su aprobación.
Levanta el Acta de reunión del Comité |
Relación de bienes devolutivos
Memorando
Acta |
|
|
2. |
Director Administrativo |
Expide el Acto Administrativo en el que se ordena la reclasificación, anexando la relación de los bienes objeto de la misma.
|
Resolución |
OBSERVACION
En el acto administrativo que ordena la reclasificación de bienes devolutivos a consumo, se determinarán los procedimientos requeridos para garantizar la custodia física y el uso adecuado de los mismos. |
|
3. |
Almacenista General |
Descarga o reclasifica los bienes en Bodega objeto del acto administrativo, y produce el comprobante respectivo.
Remite copia de los comprobantes de baja o reclasificación a la Subdirección Financiera. |
Comprobante de baja o de reclasificación
Memorando
. |
|
|
4. |
Profesional Universitario y/o Especializado Subdirección de Recursos Materiales |
Descarga o reclasifica los bienes en Servicio objeto del Acto Administrativo y produce el comprobante respectivo.
Remite copia de los comprobantes de baja o reclasificación a la Subdirección Financiera. |
Comprobante de baja o de reclasificación
Memorando
|
PUNTO DE CONTROL
Se realiza cruce de saldos contables entre las Áreas de Contabilidad e Inventarios. |
7.14. REGISTRO DE BAJA POR PÉRDIDA, HURTO O DAÑO CON RESPOSABILIDAD
|
No. |
EJECUTOR |
ACTIVIDAD |
REGISTROS |
PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES |
|
1. |
Director
Jefe Oficina Asesora
Subdirector
Profesional
Técnico
Auxiliar Administrativo
Conductor |
Informa al jefe de la dependencia, la pérdida, hurto o daño del elemento.
Instaura la denuncia penal ante la autoridad competente, dentro de las 24 horas de percatarse del hecho. |
Informe
Copia de la denuncia |
|
|
2. |
Contralor, Contralor Auxiliar, Directores, Jefes de Oficinas Asesoras o Coordinadores con funciones directivas y Subdirectores |
Informa por escrito los hechos al Subdirector de Recursos Materiales, adjuntando informe del funcionario responsable y copia de la denuncia respectiva. |
Memorando
|
|
|
3. |
Subdirector de Recursos Materiales |
Inicia los trámites para la reclamación ante la compañía de seguros.
Solicita al Área de Inventarios la valorización y Baja de los bienes perdidos.
En caso de daño, solicita a la dependencia competente, o en su defecto, a la compañía de seguros el concepto técnico y el avalúo de los mismos, además establecer si existió responsabilidad o no por parte del funcionario. |
Oficio a la compañía de seguros.
Memorando
Memorando
|
OBSERVACIONES
Anexa copias de los Comprobantes de ingreso y egreso de los bienes objeto de reclamación.
Anexa copias de informe del jefe de la dependencia, fotocopias de la denuncia penal y copia del informe del funcionario responsable |
|
4. |
Directores, Jefes de Oficinas Asesoras o Coordinadores con funciones directivas y/o Compañía Aseguradora |
Emite informe de concepto técnico, avalúo de los daños y responsabilidad por parte del funcionario y lo remiten al Subdirector de Recursos Materiales. |
Informe |
|
|
5. |
Profesional Universitario o Profesional Especializado Subdirección de Recursos Materiales |
Valoriza el bien mediante acta de valorización y produce comprobante de baja por responsabilidad.
Remite memorando a Subdirección Financiera, anexando los documentos soportes para que el valor de los bienes sean descargados de la contabilidad y los responsables se registren en la cuenta de Responsabilidades en Proceso; y a la Subdirección de Recursos Materiales, para la reclamación ante compañía de seguros; adjuntando copia de los documentos soportes, acta de valorización y comprobante de baja.. Remite a la Dirección de Informática copias del comprobante de baja, del acta valorización y fotocopias de documentos soportes, para que se actualice la base de datos que maneja dicha dependencia.
Archiva los documentos en la carpeta correspondiente. |
Acta de valorización
Comprobante de baja por responsabilidad.
Memorando |
OBSERVACION
Anexa al memorando, Acta de valorización
Comprobante de baja por responsabilidad
Documentos soportes. |
|
6. |
Subdirector Financiero |
Registra en Contabilidad la baja del bien e incluye en el rubro de Responsabilidades en Proceso al funcionario responsable. |
Comprobante de baja |
PUNTO DE CONTROL
Se realiza cruce de saldos entre las áreas de Contabilidad e Inventarios |
7.15. TRASLADO O TRASPASO DE BIENES ENTRE ENTIDADES DEL ORDEN DISTRITAL
|
No. |
EJECUTOR |
ACTIVIDAD |
REGISTROS |
PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES |
|
1. |
Director Administrativo |
Ofrece a otra Entidad los bienes que se consideran servibles no utilizables u obsoletos y que no prestan un servicio a la actividad misional de la entidad. |
Oficio
|
OBSERVACION
Cuando alguna entidad ofrece bienes a la Contraloría, se surte el mismo procedimiento.
Mediante estudio previo se elabora una relación detallada de los bienes objeto del ofrecimiento |
|
2. |
Representante Legal de la Entidad interesada |
Manifiesta por escrito al Director Administrativo de la Contraloría de Bogotá, D.C. su aceptación e interés de recibir los bienes ofrecidos. |
Oficio |
|
|
3. |
Director Administrativo |
Suscribe el acto administrativo de traslado o traspaso según el caso, debidamente motivado |
Convenio Ínter administrativo o resolución |
OBSERVACION
Cuando se realice un traslado o traspaso de bienes entre entidades del orden distrital, para el sector central se requiere Resolución y/o Acta.
Para el sector descentralizado se requerirá Resolución y/o Convenio Ínter administrativo |
|
4. |
Director o Gerente (Representante Legal de la Entidad que recibe) |
Firma el Convenio Ínter administrativo (en el caso de traspaso de bienes) o resolución y devuelve a la Contraloría |
Convenio Ínter administrativo o resolución |
|
|
5. |
Almacenista General |
Efectúa la entrega material y real de los bienes objeto del traslado o traspaso mediante acta.
Firman el Acta de entrega conjuntamente con el funcionario autorizado por parte de la Entidad que recibe.
Produce Comprobante de salida definitiva por traslado o traspaso de bienes.
Remite copia de los comprobantes y documentos soportes a la Subdirección Financiera para los correspondientes registros
Archiva copia de los documentos objeto de la entrega |
Acta
Comprobante de Salida
Memorando |
OBSERVACION
Los documentos soportes como son los comprobantes de salida definitiva, acto administrativo, acta de entrega, Resolución o Convenio Interinstitucional son incorporados en la base de datos del Sistema Financiero de la Subdirección Financiera con el objeto que coincidan los saldos entre contabilidad y el área de almacén e inventarios
.
|
7.16. ENTREGA DE BIENES DEVOLUTIVOS POR TRASLADO O RETIRO DE LA ENTIDAD
|
No. |
EJECUTOR |
ACTIVIDAD |
REGISTROS |
PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES |
|
1. |
Director
Jefe Oficina Asesora
Subdirector
Profesional
Técnico
Auxiliar Administrativo
Conductor |
Entrega al delegado de la dependencia o al funcionario que lo reemplace, por traslado o retiro de la entidad, el inventario físico individual de bienes devolutivos que tenía bajo su responsabilidad, dentro de los dos (2) días siguientes a su notificación. |
Inventario Físico individual.
|
|
|
2. |
Técnico o Profesional Universitario
(Delegado de la Dependencia ) |
Verifica que los bienes y sus características correspondan a los registrados en el inventario físico individual.
Firma copia del inventario individual dejando constancia de las novedades que se presenten.
Entrega los bienes devolutivos del funcionario que es trasladado o retirado de la Entidad al que lo reemplaza
Diligencia nuevo inventario físico individual a nombre del funcionario responsable de los bienes, firman, con el Vo.Bo. del Jefe de la Dependencia.
Remite copia del inventario físico individual al Área de Inventarios, dentro de los tres (3) días siguientes a la entrega de los elementos.
Entrega copia del inventario individual al funcionario responsable y archiva el original. |
Inventario físico individual
|
OBSERVACIONES
En caso de presentarse faltantes o sobrantes, o que uno o algunos de los elementos presenten daños por mal uso de los mismos, se informa de inmediato, la novedad al jefe de la Dependencia, quien debe iniciar las acciones correspondientes
Cuando no se nombre el reemplazo inmediato del funcionario trasladado o retirado, los elementos que darán bajo la responsabilidad del Jefe de la Dependencia
|
|
3. |
Contralor, Contralor Auxiliar, Directores, Jefes de Oficinas Asesoras o Coordinadores con funciones directivas y Subdirectores |
Informa mediante memorando a la Subdirección de Recursos Materiales, las novedades encontradas en la entrega de los elementos por parte del funcionario saliente, para que inicie las acciones pertinentes. |
Memorando |
OBSERVACION
Jefe de Dependencia anexa documentos soporte.
Si considera necesario, también comunica del hecho a la Oficina Asesora de Asuntos Disciplinarios para lo de su competencia. |
|
4. |
Profesional Universitario o Profesional Especializado Área Inventarios Subdirección de Recursos Materiales |
Actualiza en la base de datos, el inventario físico individual del funcionario responsable
. |
|
OBSERVACION
Informa cualquier novedad al Subdirector de Recursos Materiales para lo de su competencia |
7.17. ENTREGA DE INVENTARIO FÍSICO POR CAMBIO DE JEFE DE DEPENDENCIA
|
No. |
EJECUTOR |
ACTIVIDAD |
REGISTROS |
PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES |
|
1. |
Contralor, Contralor Auxiliar, Directores, Jefes de Oficinas Asesoras o Coordinadores con funciones directivas y Subdirectores |
Solicita, si lo considera necesario la presencia de un funcionario del Área de Inventarios para verificar, conjuntamente con el jefe entrante y/o el Jefe inmediato, además del delegado de la dependencia, la existencia física de los bienes devolutivos, que se encontraban directamente a su cargo, dentro de los dos (2) días de su notificación.
Hace entrega al jefe entrante o al jefe inmediato, los inventarios individuales de cada uno de los funcionarios de la dependencia, debidamente diligenciados y actualizados. |
Inventario Físico individual.
|
|
|
2. |
Contralor, Contralor Auxiliar, Directores, Jefes de Oficinas Asesoras o Coordinadores con funciones directivas y Subdirectores |
Verifica, el jefe entrante de la dependencia conjuntamente con el jefe saliente, que efectivamente los bienes correspondan en todas sus características con los relacionados en el inventario. |
|
|
|
3. E |
Contralor, Contralor Auxiliar, Directores, Jefes de Oficinas Asesoras o Coordinadores con funciones directivas y Subdirectores |
Suscriben el Acta de Entrega del Inventario Físico de bienes devolutivos.
Si resultan diferencias (faltantes o sobrantes), se deben reflejar en el Acta de Entrega y se debe solicitar al área de Inventarios que realice las verificaciones del caso con el fin de determinar las posibles responsabilidades. |
Acta |
PUNTO DE CONTROL
El Acta de Entrega de Inventario Físico de bienes devolutivos debe ir firmada por el Jefe entrante y saliente de la Dependencia . |
|
4. |
Técnico o Profesional Universitario
(Delegado de la Dependencia) |
Remite copia del Acta de Entrega al área de Inventarios, dentro de los tres (3) días siguientes a la elaboración del Acta de Entrega.
Archiva original del Acta de Entrega. |
Acta
|
|
|
5. |
Profesional Universitario o Especializado Área de Inventarios Subdirección de Recursos Materiales |
Recibe Acta de entrega de bienes y entrega al analista correspondiente para su revisión y confrontación contra los registros en libros.
|
|
|
|
6. |
Técnico Área de Inventarios Subdirección de Recursos Materiales |
Analiza y confronta la información de bienes registrados en el Acta de entrega contra los registros en libros para determinar si efectivamente se presentan faltantes o sobrantes.
Si se presentan faltantes o sobrantes, presenta al profesional Universitario o Especializado de Inventarios el informe correspondiente, adjuntando los documentos necesarios que respalden su contenido (comprobantes, cuadros de traspasos, inventarios individuales, etc.) |
Relación de faltantes o sobrantes.
Informe |
|
|
7. |
Profesional Universitario o Profesional Especializado Área de Inventarios Subdirección de Recursos Materiales |
Remite informe de elementos faltantes o sobrantes a la Subdirección de Recursos Materiales con el fin de que se inicien las acciones correspondientes (Disciplinarias, fiscales, etc.). |
Informe
|
|
|
8. |
Subdirector de Recursos Materiales |
Revisa el informe y da traslado a las dependencias correspondientes para lo de su competencia (Oficina Asesora de Asuntos Disciplinarios, Subdirección Financiera, Área Inventarios). |
Memorando.
|
|
7.18. REGISTRO Y CONTROL DE INVENTARIOS
|
No. |
EJECUTOR |
ACTIVIDAD |
REGISTROS |
PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES |
|
1. |
Almacenista General |
Remite al Área de Inventarios los comprobantes de entradas, salidas, reintegros, bajas, compensaciones, etc., con los respectivos documentos soportes. |
Memorando
Comprobantes de ingreso y egreso |
|
|
2. |
Profesional Universitario o Especializado Área de Inventarios Subdirección de Recursos Materiales |
Recibe los comprobantes y revisa que estén completos y los entrega a el tecnico del área de inventarios.
|
|
|
|
3. |
Técnico Area de Inventarios Subdirección de Recursos Materiales |
Verifica que los registros en los comprobantes correspondan a la dependencia, descripción, cantidad, placa, valor, etc., de los documentos soportes. |
|
|
|
4. |
Profesional Universitario o Profesional Especializado Área de Inventarios Subdirección de Recursos Materiales |
Aplica procedimiento sistematizado para los cálculos de depreciación.
Imprime el informe contable del movimiento resumido por cuentas, costo histórico, ajuste por inflación, depreciación acumulada, ajustes a la depreciación.
Remite mediante memorando a Subdirección Financiera el informe resumen de movimiento mensual.
Archiva copia en la carpeta correspondiente. |
Informe
Cuadro Resumen mensual
|
|
|
5. |
Profesional Universitario o Especializado área de Inventarios y Delegado Subdirección Financiera |
Realizan cruce de información para confrontar movimientos y saldos por cuentas y suscriben cuadro comparativo. |
Cuadro comparativo |
PUNTO DE CONTROL Se verifican los movimientos y saldos entre Inventarios y Contabilidad |
|
6. |
Profesional Universitario o Especializado área de Inventarios |
Archiva el informe con sus respectivos soportes. |
|
|
7.19. CONTROL DE BIENES DE CONSUMO CONTROLADOS
|
No. |
EJECUTOR |
ACTIVIDAD |
REGISTROS |
PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES |
|
1. |
Almacenista General |
Produce comprobante de egreso de elementos de consumo controlados
|
|
OBSERVACION
Los elementos de consumo adquiridos por caja menor no ingresarán al Almacén.
De igual manera la Subdirección de Servicios Administrativos será la dependencia encargada de llevar el control de los elementos de consumo controlados. |
|
2. |
Directores, Jefes de Oficinas Asesoras o Coordinadores con funciones directivas y Subdirectores |
Recibe el bien y firma comprobante de egreso de almacén
|
Comprobante de egreso. |
|
|
3. |
Técnico o Profesional Universitario
(Delegado de la Dependencia) |
Asigna elemento de consumo controlado al funcionario responsable e incluye elemento en el inventario individual, describiendo características del bien. |
Inventario Individual |
OBSERVACION
Los elementos de consumo controlado se registran en los inventarios individuales con valor cero ($ 0) |
|
4. |
Director
Jefe Oficina Asesora
Subdirector
Profesional
Técnico
Auxiliar Administrativo
Conductor |
Firma inventario individual actualizado |
Inventario individual |
|
|
5. |
Técnico o Profesional Universitario
(Delegado de la Dependencia) |
Remite copia del inventario individual actualizado al Área de Inventarios, dentro de los tres (3) días siguientes |
Inventario individual
|
|
|
6. |
Profesional Universitario o Profesional Especializado área de Inventarios Subdirección de Recursos Materiales |
Actualiza la información en la base de datos e imprime inventario individual del funcionario responsable. |
Inventario individual sistematizado |
|
|
7. |
Funcionario responsable |
Devuelve mediante memorando al delegado de inventarios de la dependencia el elemento de consumo controlado inservible u obsoleto para que sea descargado de su inventario individual. |
|
|
|
8. |
Directores, Jefes de Oficinas Asesoras o Coordinadores con funciones directivas y Subdirectores |
Devuelve mediante memorando al Almacén General el elemento de consumo controlado inservible para ser descargado del inventario de la dependencia. |
|
|
|
9. |
Almacenista General |
Recibe el elemento de consumo controlado
Remite relación de elementos de consumo controlado inservibles a la Dirección Administrativa y Financiera para solicitar la baja y destino final de los mismos. |
|
|
|
10. |
Director Administrativo |
Autoriza la baja y determina el destino final de los elementos de consumo controlado inservibles y designa las personas que intervienen en la baja. |
Memorando
|
OBSERVACION
Por tratarse elementos de consumo controlado no requiere estudio en el Comité de Bajas e Inventarios ni resolución, se realiza mediante Acta |
|
11. |
Almacenista General |
Produce la baja y elabora el Acta respectiva |
Acta
|
|
ANEXO No. 1
SUBDIRECCION DE RECURSOS MATERIALES
GRUPO ALMACÉN
COMPROBANTE DE INGRESO
|
CONTRALORÍA DISTRITAL (1) FECHA._____________(2)
ENTRADA DE ALMACÉN PÁGINA._____________: |
|
ALMACÉN: _________________________________________________________(3)
SUBALMACÉN:______________________________________________________(4)
TIPO DE ENTRADA: __________________________________________________(5)
NÚMERO DE DOCUMENTO: ___________________________________________(6)
NIT O CÉDULA: ______________________________________________________(7)
CENTRO DE COSTO: _________________________________________________(8)
OBSERVACIONES: ___________________________________________________(9) |
|
REFERENCIA
(10) |
DESCRIPCIÓN
(11) |
UNIDAD
(12) |
CANTIDAD
(13) |
COSTO
UNITARIO
(14) |
COSTO
TOTAL
(15) |
PLACA
(16) |
SERIE
(17) |
|
|
|
|
|
|
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|
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TOTAL: _____________(18)
SON: _________________________________________________(19)
_______________ _______________ _______________
ALMACENISTA ELABORADO POR RECIBIDO (20)
CTA-ORIG. _____________CTA-DES________________VALOR ____________(21) |
FORMATO CÓDIGO 8009001
ANEXO 1
INSTRUCTIVO PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL FORMATO No. 1
COMPROBANTE DE INGRESO
1. Entidad y entrada de almacén: nombre de la entidad y del documento.
2. Fecha y página: día, mes y año de expedición del documento junto con el número de páginas resultantes.
3. Almacén: grupo responsable de expedir el documento.
4. Subalmacén: grupo responsable de los elementos de consumo y devolutivos.
5. Tipo de entrada: señala la clase de entrada.
6. Número de documento: número consecutivo del comprobante.
7. NIT o cédula: número del Nit. o de la cédula del funcionario responsable del grupo almacén.
8. Centro de costo: nombre de la dependencia responsable.
9. Observaciones: Se escribe el número y fecha de emisión de la factura, o documento equivalente o el correspondiente documento que lo soporta la transacción, numero de contrato.
10. Referencia: número que identifica al elemento.
11. Descripción: nombre del elemento.
12. Unidad: forma como se presentan los elementos
13. Cantidad: número de elementos.
14. Costo unitario: valor del elemento.
15. Costo total: valor general del costo de cada elemento.
16 .Placa: número de identificación del elemento.
17 Serie: número de identificación del elemento.
18. Total: valor general de todos los elementos señalados.
19. Son: descripción en letras del valor total.
20. Recibido: firma del funcionario encargado del almacén, el que revisa y el que recibe.
21. Cuenta origen y cuenta destino: código de las nuevas cuentas de acuerdo con el plan general de cuentas.
ANEXO No. 2
SUBDIRECCION DE RECURSOS MATERIALES
GRUPO ALMACÉN
COMPROBANTE DE EGRESO
|
CONTRALORÍA DISTRITAL (1) FECHA._____________(2)
SALIDA DE ALMACÉN PÁGINA._____________: |
|
ALMACÉN: _________________________________________________________(3)
SUBALMACÉN:______________________________________________________(4)
TIPO DE SALIDA: __________________________________________________ (5)
NÚMERO DE DOCUMENTO: ___________________________________________(6)
NIT O CÉDULA: ______________________________________________________(7)
CENTRO DE COSTO: _________________________________________________(8)
OBSERVACIONES: ___________________________________________________(9) |
|
REFERENCIA
(10) |
DESCRIPCIÓN
(11) |
UNIDAD
(12) |
CANTIDAD
(13) |
COSTO
UNITARIO
(14) |
COSTO
TOTAL
(15) |
PLACA
(16) |
SERIE
(17) |
|
|
|
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|
|
TOTAL: _____________(18)
SON: _________________________________________________(19)
_______________ _______________ _______________
ALMACENISTA ELABORADO POR RECIBIDO (20)
CTA-ORIG. _____________CTA-DES________________VALOR ____________(21) |
FORMATO CÓDIGO 8009002
ANEXO 2
INSTRUCTIVO PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL FORMATO No. 2
COMPROBANTE DE EGRESO
1. Entidad y salida de almacén: nombre de la entidad y del documento.
2. Fecha y página: día, mes y año de expedición del documento junto con el número de páginas resultantes.
3. Almacén: grupo responsable de expedir el documento.
4. Subalmacén: grupo respo nsable de los elementos de consumo y devolutivos.
5. Tipo de salida: señala la clase de salida.
6. Número de documento: número consecutivo del comprobante.
7. NIT o cédula: número del Nit. o de la cédula del funcionario responsable del grupo almacén.
8. Centro de costo: nombre de la dependencia responsable.
9. Observaciones: Se escribe el número y fecha de emisión de la factura, o documento equivalente o el correspondiente documento que lo soporta la transacción, numero de contrato.
10. Referencia: número que identifica al elemento.
11. Descripción: nombre del elemento.
12. Unidad: forma como se presentan los elementos
13. Cantidad: número de elementos.
14. Costo unitario: valor del elemento.
15. Costo total: valor general del costo de cada elemento.
16. Placa: número de identificación del elemento.
17. Serie: número de identificación del elemento.
18. Total: valor general de todos los elementos señalados.
19. Son: descripción en letras del valor total.
20. Recibido: firma del funcionario encargado del almacén, el que revisa y el que recibe.
21. Cuenta origen y cuenta destino: código de las nuevas cuentas de acuerdo con el plan general de cuentas.
Anexo 3
FORMATO CÓDIGO 8009003
ANEXO 3
INSTRUCTIVO PARA DILIGENCIAR FORMATO DE INVENTARIO INDIVIDUAL
1.- DEPENDENCIA: Nombre de la Dependencia o Centro de Costos
2.- CODIGO: Nomenclatura o código de la Dependencia
3.- RESPONSABLE: Nombres y Apellidos del Jefe o Responsable de la Dependencia.
4.- CEDULA: Número de cédula del Jefe o responsable de la Dependencia.
5.- CARGO: Nomenclatura del Cargo del Jefe de la Dependencia.
6.- FUNCIONARIO: Nombres y Apellidos del Funcionario responsable de los elementos o bienes relacionados.
7.- CEDULA: Número de cédula del funcionario responsable de los bienes o elementos.
8.- CARGO: Nomenclatura del cargo del funcionario responsable de los elementos o bienes.
9.- FECHA: Fecha de realización del inventario físico.
10.- HOJA No. -- : Número de hoja de cada inventario individual.
11.- ITEM: Número consecutivo de los elemento relacionados en el formato de inventario individual.
12.- DESCRIPCION DEL ELEMENTO: Nombre o descripción del bien a cargo del funcionario.
13.- MARCA: Se registra la marca que viene adherida al elemento o bien.
14.- MODELO: Se registra el modelo que viene adherido al elemento o bien.
15.- SERIE: Lo conforman los números y letras que de la serie o serial de los equipos.
16.- PLACA: es el número de la placa o serial con el cual se identifica el elemento.
17.- CANTIDAD: Es el número de elementos de la misma característica que tiene bajo su responsabilidad el funcionario.
18.- VALOR: Es el costo o valor histórico del elemento o bien.
19.- FIRMA FUNCIONARIO: Firma y Número de cédula del funcionario responsable de los elementos relacionados.
20.- FIRMA DELEGADO: Firma y Número de cédula del funcionario delegado de los inventarios de la dependencia.
21.- FIRMA INVENTARIOS: Firma y Número de Cédula del funcionario del Área de Inventarios.
22.- Vo.Bo. JEFE DE DEPENDENCIA: Firma y Número de cédula del jefe de la Dependencia.
23. OBSERVACIONES: Se registra especialmente el estado del elemento o una característica especial del mismo.
Anexo 4
FORMATO CÓDIGO 8009004
Anexo 4
INSTRUCTIVO FORMATO PARA TRASPASO DE ELEMENTOS ENTRE DEPENDENCIAS
1.- DEPENDENCIA QUE ENTREGA: Se registra el nombre de la Dependencia o Centro de Costos que efectúa la entrega del elemento que tenía bajo su inventario.
2.- FUNCIONARIO: Nombre del Jefe o Responsable de la Dependencia que entrega el elemento.
3.- CARGO: Cargo o nomenclatura del Jefe o Responsable de la Dependencia que entrega el elemento.
4.- DEPENDENCIA QUE RECIBE: Se registra el nombre de la Dependencia o Centro de Costos que recibe el elemento o bien devolutivo.
5.- FUNCIONARIO: Nombre del Jefe o Responsable de la Dependencia que recibe el elemento o bien devolutivo.
6.- CARGO: Cargo o nomenclatura del Jefe o Responsable de la Dependencia que recibe el elemento.
7.- FECHA: Fecha en que se realiza el traspaso físico del elemento devolutivo.
8.- PLACA: Número de la placa o serial del elemento trasladado.
9.- ELEMENTO: Se registra la descripción del elemento devolutivo.
10.- CANTIDAD: Cantidad de elementos traspasados
11.- MARCA: Se registra la marca del elemento que viene adherida al elemento traspasado.
12.- MODELO: Se registra el modelo del elemento que viene adherido en el elemento traspasado.
13.- SERIE: Es el número de serie o serial que viene adherido al elemento traspasado (elemento con componente eléctrico y/o electrónico).
14.- VALOR: Se registra el costo o valor históricos del bien traspasado.
15.- OBSERVACIONES: Se registra especialmente el estado del bien o alguna característica especial que tenga el elemento traspasado.
16.- JEFE QUE ENTREGA: Nombre y Firma del Jefe o Responsable de la Dependencia que entrega el elemento devolutivo.
17.- CEDULA: Número de la cédula o documento de identidad del Jefe de Dependencia que entrega el bien.
18.- JEFE QUE RECIBE: Nombre y firma del jefe o Responsable de Dependencia que recibe el elemento.
19.- CEDULA: Número de la cédula o documento de identidad del jefe de la dependencia que recibe el elemento.
20.- Vo.Bo. SUBDIRECTOR DE RECURSOS MATERIALES: Nombre y Firma del Subdirector de Recursos Materiales.
21.- CEDULA: Número de cédula del Subdirector de Recursos Materiales.
PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL Y MANEJO ADMINISTRATIVO DEL
PARQUE AUTOMOTOR
HISTORIAL DE CAMBIOS
|
VERSIÓN |
No. DEL ACTO ADMINISTRATIVO QUE LO ADOPTA Y FECHA |
NATURALEZA DEL CAMBIO |
|
1.0 |
R.R. 040 del 21 de Octubre de 2005.
|
El procedimiento se adecua a los cambios determinados en el procedimiento para el control de documentos internos del sistema de gestión de la calidad, adoptado mediante Resolución Reglamentaria No. 042 de Noviembre 9 de 2005.
Inclusión del Director Administrativo y Financiero en los Numerales 7.2 "Asignación de Vehículos Servicio Especial" 7.4 " Suministro de Combustible Servicio Especial" 7.6 " Suministro de Aceites y Lubricantes"
Se modifica la presentación del Informe Consolidado del Parque Automotor, el cual debe ser entregado trimestralmente
Numeral 7.8 actividad 3. |
|
2.0 |
R.R
035
30 DIC 2009 |
|
Formato Código 1002002
PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL Y MANEJO ADMINISTRATIVO DEL
PARQUE AUTOMOTOR
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 8010
VERSIÓN No. 2.0
Fecha: 22 DIC. 2009
|
REVISADO POR : |
Director Administrativo y Financiero (AF) |
José de Jesús Gil Barreto
|
|
|
|
CARGO |
NOMBRE |
FIRMA |
|
|
|
|
|
|
APROBADO POR : |
Director Técnico
de Planeación |
Elemir Eduardo Pinto Díaz |
|
|
|
CARGO |
NOMBRE |
FIRMA |
|
|
|
|
|
|
COPIA No. No. DE PAGINAS: 20
|
1. OBJETIVO
Estandarizar las actividades a seguir para el control y la optimización del uso del parque automotor de la entidad, adoptando normas internas para el manejo administrativo del mismo, en concordancia con las políticas de austeridad en el gasto público y la normatividad existente sobre la materia, expedida por el Instituto Nacional de Tránsito y Transportes INTRA.
2. ALCANCE
• ASIGNACIÓN DE VEHÍCULO
Servicio Especial: Inicia con la solicitud de la asignación de vehículo y conductor mediante memorando dirigido a la Contralor de Bogotá, D.C y termina con la actualización de la hoja de vida del vehículo y los datos del conductor.
Servicio Operativo: Inicia con la solicitud realizada por el jefe de la respectiva dependencia o por el coordinador de grupo especial, dirigida al Coordinador del Área de Transporte y termina con la asignación del vehículo y del conductor solicitados para la prestación del servicio.
• LAVADO
Inicia con la solicitud al Coordinador del Área de Transporte de la expedición de la orden de prestación de servicios para el lavado y termina cuando el conductor verifica que el servicio solicitado sea el adecuado para el vehículo.
• SUMINISTRO DE COMBUSTIBLE
Servicio Especial: Inicia con la solicitud verbal al Subdirector de Servicios Administrativos de la expedición de vales para el suministro de combustible en las estaciones autorizadas. Termina con la entrega por parte del conductor al Coordinador de Transporte del comprobante del tanqueo donde se especifica el valor y el kilometraje del vehículo.
Servicio Operativo: Inicia la entrega de los vales para el suministro de combustible del Subdirector de Servicios Administrativos al Coordinador del área de Transporte para que éste los entregue a cada conductor cuando se requiera un servicio y termina con la relación de vales utilizados elaborada por el Coordinador del Área de Transportes.
• SUMINISTRO DE ACEITES Y LUBRICANTES
Inicia con la solicitud de la órden de trabajo para el suministro del aceite mediante memorando del Subdirector de Servicios Administrativos o Coordinador del Área de Transporte y termina archivando las copias de la factura y la órden de trabajo en la hoja de vida de cada vehículo.
• MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO
Inicia con la solicitud del mantenimiento o reparación del vehículo mediante memorando del Subdirector de Servicios Administrativos y termina con la actualización de la hoja de vida del vehículo.
• CONTROL DE PERMANENCIA DE LOS VEHICULOS EN LA SEDE
Inicia con el diligenciamiento de un libro de control de permanencia de los vehículos en los parqueaderos del edificio sede de la Contraloría de Bogotá por parte de la Compañía de Vigilancia registrando las horas de salida y entrada de los vehículos y termina con el archivo en la carpeta A-Z correspondiente, de las novedades que sobre este particular se presenten.
3. BASE LEGAL:
Acuerdo No. 361 del 2009, "Por el cual se organiza la Contraloría de Bogotá D.C., se determinan las funciones por dependencias, se fijan los principios generales inherentes a su organización y funcionamiento y se dictan otras disposiciones"
4. DEFINICIONES :
ACEITES: Productos viscosos y fluidos a temperatura ordinaria de origen animal, vegetal o mineral.
COMBUSTIBLES: Cualquiera de los productos orgánicos fácilmente inflamables que desprenden calor al arder; se dividen en sólidos, líquidos y gaseosos
GRUA: Vehículo rígido automotor, especialmente diseñado con sistema de enganche para levantar y remolcar otro vehículo
INFORME PARQUE AUTOMOTOR: Mensualmente el Coordinador del Área de Transporte preparará un informe consolidado con destino a la Oficina de Control Interno, que incluya estadísticas de consumo y mantenimiento de cada vehículo y las principales novedades que durante el periodo se presenten.
LUBRICANTES: Sustancia capaz de reducir el rodamiento entre superficies en contacto de piezas sometidas a movimiento relativo. Debe tener un índice de viscosidad elevado, para que ésta varíe poco con las oscilaciones termométricas. Los lubricantes pueden ser sólidos, semisólidos y líquidos
MANTENIMIENTO CORRECTIVO: Es el mantenimiento que se realiza para corregir fallas detectadas por mal funcionamiento
MANTENIMIENTO PREVENTIVO: Es el mantenimiento que se realiza en prevención de fallas que puedan aparecer en el futuro
PARQUE AUTOMOTOR: Conjunto de vehículos que posee una entidad para su servicio.
SERVICIO ESPECIAL: Son los vehículos que se encuentran asignados al Contralor, Contralor Auxiliar, Jefe de Oficina Asesora de Comunicaciones, Directores de Apoyo al Despacho y Control Social y Desarrollo Local, Director Administrativo y Auditor Fiscal.
SERVICIO OPERATIVO: Hace referencia a los vehículos que de acuerdo con la necesidad, se requieren para transportar personal de la institución que deba desplazarse dentro del perímetro urbano, o de equipos o bienes muebles de propiedad de la entidad. Aquí también se incluye el servicio de transporte, de correspondencia y encomiendas de especial importancia para la entidad, que no se pueden asignar a los servicios de correo convencionales. Para el servicio operativo fuera del perímetro urbano, se requiere autorización escrita del Contralor Auxiliar.
5. |REGISTROS:
• ASIGNACIÓN DE VEHÍCULO OPERATIVO
Planilla de Servicios Operativos.
• ASIGNACIÓN DE VEHÍCULO SERVCIO ESPECIAL
Memorando de solicitud
Inventario del Vehículo
Hoja de vida del Vehículo
Planilla de Servicios Operativos.
• LAVADO
Planilla Control de Servicios de lavado
• SUMINISTRO DE COMBUSTIBLE SERVICIO ESPECIAL
Planilla Suministro de Combustible
• SUMINISTRO DE COMBUSTIBLE SERVICIO OPERATIVO
Planilla Suministro de Combustible
• SUMINISTRO DE ACEITES Y LUBRICANTES
Orden de trabajo y/o suministro de aceite o lubricante
Factura del servicio
Anotación en la Hoja de vida del vehículo.
• MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO
Orden de trabajo.
Cotización.
Oficio de autorización
Anotación en la Hoja de vida del vehículo.
• CONTROL DE PERMANENCIA DE LOS VEHICULOS EN LA SEDE
Libro de control de permanencia de vehículos
Informe semanal de permanencia de vehículos
6. ANEXOS:
• Servicios Operativos (Formato Código 8010001) Anexo 1
• Control de servicios de lavado. (Formato Código 8010002) Anexo 2
• Suministro de Combustible. (Formato Código 8010003) Anexo 3
7. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
7.1 ASIGNACIÓN DE VEHÍCULO SERVICIO OPERATIVO
|
No. |
RESPONSABLE |
ACTIVIDAD |
REGISTROS |
PUNTO DE CONTROL/OBSERVACIONES |
|
1
|
CONTRALOR AUXILIAR, DIRECTORES, JEFES DE OFICINA ASESORA, SUBDIRECTORES, ASESORES CON FUNCIONES DE COORDINADOR DE ÁREA O GRUPO ESPECIAL |
Solicita al Coordinador del área de transporte la asignación de vehículo y conductor mediante memorando o telefónicamente según la urgencia del servicio. |
|
OBSERVACIÓN Con excepción de los vehículos asignados a servicios especiales, los demás prestarán los servicios operativos solicitados por las diferentes dependencias de la entidad. |
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2 |
TECNICO Y/O O PROFESIONAL
(Coordinador Área de Transportes)
Subdirección de Servicios Administrativos
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Asigna vehículo y conductor de acuerdo con las instrucciones del Subdirector de Servicios Administrativos
Suministra vales de combustible para el vehículo (si es necesario).
Envía el Conductor y vehículo asignados a la Dependencia solicitante.
Diligencia Planilla de Servicios Operativos. |
Planilla de Servicios Operativos. (Anexo 1)
|
PUNTO DE CONTROL Es responsabilidad del Coordinador del Área de Transporte, velar por que los vehículos que se asignan para un servicio, ya sea especial u operativo, cumplan con las condiciones mecánicas, higiénicas y que los documentos que exigen las autoridades de tránsito (tarjeta de operaciones, certificado de gases, seguro obligatorio) se encuentren en regla. De igual manera cada vehículo debe contar con su equipo de carretera y botiquín |
|
3 |
CONDUCTOR |
Recibe la órden de cumplir la prestación del servicio.
Cuando sea necesario, recibe vales de combustible y firma planilla de control combustible.
Se presenta en la Dependencia solicitante.
Presta el servicio solicitado. |
Planilla de Servicios Operativos. (Anexo 1)
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PUNTO DE CONTROL Cuando el conductor es atendido en la estación de servicio entrega los vales y solicita la factura por el valor del suministro.
Esta factura o recibo debe ser entregada al Coordinador de transporte para el control de los vales. |
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7.2. ASIGNACIÓN DE VEHÍCULO SERVICIO ESPECIAL |
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No. |
RESPONSABLE |
ACTIVIDAD |
REGISTROS |
OBSERVACIONES |
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1
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CONTRALOR AUXILIAR, DIRECTOR DE APOYO AL DESPACHO, JEFE DE OFICINA ASESORA DE COMUNICACIONES, DIRECTOR DE DESARROLLO LOCAL Y PARTICIPACIÓN CIUDADANA, DIRECTOR ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO Y AUDITOR FISCAL |
Solicita la autorización de asignación de vehículo y conductor mediante memorando dirigido al Contralor.
Contralor autoriza :
SÍ : pasa a la actividad No. 2
NO : se archiva la solicitud. |
Memorando de solicitud |
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2 |
DIRECTOR
ADMINISTRATIVO |
Ordena y asigna al Coordinador del Área de Transportes.
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OBSERVACIÓN El memorando de solicitud acompañado de la hoja de ruta, después de cumplir con esta actividad, se archiva como evidencia en la Subdirección de Servicios Administrativos |
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3 |
TÉCNICO Y/O PROFESIONAL
(Coordinador Área de Transportes)
Subdirección de Servicios Administrativos |
Recibe autorización del Director Administrativo para asignar el vehículo. Proyecta para firma del Director Administrativo memorando de respuesta, asignando vehículo y conductor.
Notifica al conductor sobre la asignación realizada. Entrega el vehículo inventariado al conductor.
Remite documentos al jefe o Director solicitante. |
.
Inventario del vehículo.
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4
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CONDUCTOR |
Se presenta en la Dependencia para la que ha sido asignado
Asume funciones propias de su cargo. |
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5 |
TECNICO Y/O PROFESIONAL
(Coordinador Área de Transportes)
Subdirección de Servicios Administrativos |
Archiva la copia de Memorando de solicitud y respuesta.
Actualiza la hoja de vida del vehículo y los datos del conductor. |
Hoja de vida del vehículo |
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7.3 LAVADO
|
No. |
RESPONSABLE |
ACTIVIDAD |
REGISTRO |
PUNTO DE CONTROL/ OBSERVACIONES |
|
1 |
CONDUCTOR |
Solicita al Coordinador del área de Transportes, la expedición de la órden de prestación del servicio o vale, según sea del caso, para el lavado |
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2 |
TÉCNICO Y/O PROFESIONAL
(Coordinador Área de Transportes)
Subdirección de Servicios Administrativos |
Diligencia planilla y órden de prestación de servicio o vale según sea el caso.
Entrega al conductor la órden de servicio o vale |
. |
|
|
3 |
CONDUCTOR |
Firma recibido en la planilla.
Se dirige al lavadero y entrega la órden de prestación de servicios o vale.
Verifica que el servicio solicitado sea el adecuado para el vehículo. |
Planilla control de servicios de lavado (Anexo 2) |
PUNTO DE CONTROL La Subdirección de Servicios Administrativos será la responsable de racionalizar este servicio.
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7.4 SUMINISTRO DE COMBUSTIBLE SERVICIO ESPECIAL
|
No. |
RESPONSABLE |
ACTIVIDAD |
REGISTROS |
PUNTO DE CONTROL/OBSERVACIONES |
|
1 |
CONTRALOR AUXILIAR, DIRECTOR APOYO AL DESPACHO, JEFE OFICINA ASESORA DE COMUNICACIONESDIRECTOR CONTROL SOCIAL Y DESARROLLO LOCAL, DIRECTOR ADMINISTRATIVO,
AUDITOR FISCAL |
Solicita verbalmente al Subdirector de Servicios Administrativos, la expedición de vales para el suministro de combustible en las estaciones autorizadas |
|
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2 |
SUBDIRECTOR SERVICIOS ADMINISTRATIVOS |
Autoriza al Coordinador del Área de Transportes para que asigne los vales correspondientes. |
|
OBSERVACIÓN El Coordinador de Transportes solicita al Conductor factura del combustible suministrado por la estación de servicio |
|
3 |
TÉCNICO Y/O PROFESIONAL
(Coordinador Área de Transportes)
Subdirección de Servicios Administrativos |
Verifica la factura y realiza el registro en la planilla correspondiente |
Planilla suministro de combustible (Anexo 3) |
PUNTO DE CONTROL Esta planilla incluye kilometraje en cada surtida de combustible al vehículo |
|
4 |
CONDUCTOR |
Entrega al Coordinador de Transporte del comprobante del tanqueo donde se especifica el valor y el kilometraje del vehículo. |
|
Comprueba al llegar a la estación de servicio que el tablero del surtidor se encuentre en ceros y verifica la clase de combustible que se le va a suministrar al vehículo. |
7.5 SUMINISTRO DE COMBUSTIBLE SERVICIO OPERATIVO
|
No. |
RESPONSABLE |
ACTIVIDAD |
REGISTROS |
PUNTO DE CONTROL/OBSERVACIONES |
|
1 |
SUBDIRECTOR SERVICIOS ADMINISTRATIVOS |
Autoriza al Coordinador del Área de Transporte para que asigne los vales correspondientes. |
|
|
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2 |
TÉCNICO Y/O PROFESIONAL (Coordinador Área de Transportes)
Subdirección de Servicios Administrativos |
Relaciona los vales en la planilla de suministro de combustible
Entrega los vales, al conductor asignado. |
Planilla suministro de combustible (Anexo 3)
|
OBSERVACIÓN En el informe mensual con destino a la Oficina de Control Interno se debe incluir datos sobre este servicio
|
|
3 |
CONDUCTOR |
Firma la Planilla de Suministro de Combustible Servicios Operativos,
Solicita le expidan factura o recibo por el valor del suministro |
Planilla suministro de combustible (Anexo 3) |
Comprueba al llegar a la estación de servicio que el tablero del surtidor se encuentre en ceros y verifica la clase de combustible que se le va a suministrar al vehículo. |
7.6 SUMINISTRO DE ACEITES Y LUBRICANTES
|
No. |
RESPONSABLE |
ACTIVIDAD |
REGISTRO |
PUNTO DE CONTROL/OBSERVACIONES |
|
1
|
CONTRALOR AUXILIAR, DIRECTOR DE APOYO AL DESPACHO, DIRECTOR DE PARTICIPACION CIUDADANA, DIRECTOR ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO
AUDITOR FISCAL |
Solicita telefónicamente al Subdirector Administrativo o Coordinador del Área de Transporte, la expedición de la Orden de trabajo para el suministro de aceite. |
|
|
|
2 |
TÉCNICO Y/O PROFESIONAL
(Coordinador Área de Transportes)
Subdirección de Servicios Administrativos
|
Verifica en la hoja del vehículo la necesidad del cambio de aceite
Elabora la órden de trabajo solicitando el cambio de aceite, filtros y lubricantes
Entrega la órden al conductor. |
Orden de trabajo. |
|
|
3
|
CONDUCTOR |
Entrega la Orden de Trabajo en el lubricentro.
Verifica que el aceite aplicado y los filtros instalados sean los adecuados para el vehículo.
Reclama factura del servicio
Entrega al Coordinador de Transportes la factura para el tramite |
Factura.
|
OBSERVACIÓN El original de la factura se remite a la Subdirección Financiera para su respectivo pago. |
|
4 |
TÉCNICO Y/O PROFESIONAL
(Coordinador Área de Transportes)
Subdirección de Servicios Administrativos |
Archiva las copias de la factura y órden de trabajo en la carpeta A-Z destinada para tal fin y realiza la anotación en la hoja de vida del vehículo |
Hoja de vida del vehículo |
OBSERVACIÓN En el informe mensual con destino a la Oficina de Control Interno
se debe incluir este servicio |
7.7 MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO
|
No. |
RESPONSABLE |
ACTIVIDAD |
REGISTRO |
PUNTO DE CONTROL/OBSERVACIONES |
|
1 |
CONTRALOR AUXILIAR, DIRECTORES, JEFES DE OFICINA ASESORA
AUDITOR FISCAL |
Ordena al Conductor informar al Subdirector Administrativo o al Coordinador de Transportes la reparación del vehículo teniendo en cuenta las posibles causas. |
|
OBSERVACIÓN Este servicio está previamente contratado por la Contraloría. El conductor al momento de acceder a él debe presentar la autorización y traer a la Coordinación de Transporte la copia diligenciada del servicio prestado. |
|
2 |
SUBDIRECTOR ADMINISTRATIVO |
Autoriza la reparación y ordena al Coordinador de Transportes proyectar la órden de trabajo |
|
|
|
3 |
TÉCNICO
(Coordinador Área de Transportes)
Subdirección de Servicios Administrativos |
Proyecta Órden de trabajo (original y copia), envía el vehículo al taller y solicita cotización del arreglo.
Revisa Cotización.
Elabora oficio de autorización para la firma del Subdirector Administrativo con destino al taller (Original y copia), |
Órden de trabajo
Cotización.
Oficio de autorización.
|
|
|
4 |
TÉCNICO Y/O
CONDUCTOR
(Coordinador Área de Transportes)
Subdirección de Servicios Administrativos |
Entrega el oficio de autorización y el vehículo objeto de arreglo al taller.
Verifica que el trabajo realizado sea el solicitado y adecuado para el vehículo.
Reclama copia del oficio de autorización.
Realiza una prueba de ruta para verificar la corrección del daño.
Entrega al Coordinador del Área de Transportes el documento anterior.
Informa al Coordinador del Área de Transportes sobre la calidad del trabajo. |
|
OBSERVACIÓN El mantenimiento preventivo y correctivo es contratado.
PUNTO DE CONTROL
El Coordinador del área de transporte, como el conductor supervisarán los trabajos |
|
5 |
TÉCNICO Y/O PROFESIONAL
(Coordinador Área de Transportes)
Subdirección de Servicios Administrativos |
Archiva la copia de la órden de trabajo
Actualiza la hoja de vida del vehículo. |
Hoja de
vida del
vehículo |
OBSERVACIÓN Si el vehículo presenta fallas sobre las reparaciones efectuadas se debe recurrir a la garantía.
En el informe mensual con destino a la Oficina de Control Interno se debe incluir el reporte de este servicio |
7.8 CONTROL DE PERMANENCIA DE LOS VEHÍCULOS EN EL PARQUEADERO
|
No. |
RESPONSABLE |
ACTIVIDAD |
REGISTRO |
PUNTO DE CONTROL/OBSERVACIONES |
|
1 |
TÉCNICO Y/O PROFESIONAL
(Coordinador Área de Transportes)
Subdirección de Servicios Administrativos |
Pone a disposición de los vigilantes del parqueadero del edificio sede, un libro de control de permanencia de vehículos |
|
OBSERVACIÓN Los vehículos de la Entidad que prestan servicio operativo, deben permanecer en el parqueadero del Edificio Sede durante la noche y los fines de semana, excepto cuando medie autorización escrita del Director Administrativo |
|
2 |
Vigilante de Turno |
Registra las entradas y salidas de los vehículos de la entidad |
Libro de control permanencia de vehículos |
PUNTO DE CONTROL registro de las entradas y salidas de cada vehículo de la entidad |
|
3 |
EMPRESA DE VIGILANCIA |
Entrega reporte semanal por escrito al Subdirector Administrativo sobre el control de permanencia de los vehículos en las noches y los fines de semana en el parqueadero del edificio sede |
Informe semanal de permanencia de vehículos |
OBSERVACIÓN La Coordinación de Transportes mantendrá actualizada la información de asignación de vehículos y parqueaderos correspondientes |
|
4 |
TÉCNICO Y/O PROFESIONAL
(Coordinador Área de Transportes)
Subdirección de Servicios Administrativos |
Archiva en la carpeta A-Z correspondiente las novedades que sobre este particular se presenten. |
|
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ANEXO Nº 1
|
SERVICIOS OPERATIVOS |
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MES DE _______________ DE __________________ |
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No. |
DIA |
DEPENDENCIA SOLICITANTE |
BREVE
DESCRIPCIÓN DEL SERVICIO |
VEHICULO ASIGNADO |
HORA SALIDA |
HORA INGRESO |
NOMBRE Y FIRMA DEL CONDUCTOR |
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Formato Código 8010001
No. Órden Consecutivo del servicio
DÍA: Número del día que se realiza el servicio operativo.
DEPENDENCIA SOLICITANTE: Nombre de la dependencia que solicita el servicio operativo.
DESCRIPCIÓN DEL SERVICIO: Relato breve del servicio que se requiere
VEHÍCULO ASIGNADO: Placa del vehículo que se asignó para el servicio operativo.
HORA DE SALIDA: (HH:MM) Hora en que se empieza realizar el servicio operativo.
HORA DE INGRESO: (HH:MM) Hora en que termina el servicio operativo.
NOMBRE Y FIRMA DEL CONDUCTOR: Conductor que realizó el servicio operativo
ANEXO Nº 2
CONTROL DE SERVICIOS DE LAVADO
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FECHA |
PLACA |
CONDUCTOR |
TIPO DE SERVICIO |
FIRMA |
OBSERVACIONES |
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Formato Código 8010002
FECHA: (dd/mm/aa), Fecha que solicita el servicio.
PLACA: Numero de placa del vehículo al que se realiza el servicio.
CONDUCTOR: Nombre del conductor que solicita el servicio.
TIPO DE SERVICIO: Nombre del servicio que solicita (Ej.: Lavado sencillo - Lavado general - Lavado de motor - otro)
FIRMA: Conductor que pide el servicio.
OBSERVACIONES: (Opcional.)
ANEXO N º 3
SUMINISTRO DE COMBUSTIBLE
|
SUMINISTRO DE COMBUSTIBLE |
|
|
|
MES: DE 2008 |
|
DIA |
CONDUCTOR |
DEPENDENCIA |
PLACA |
OPERATIVOS Nº VALES |
VALOR TOTAL VALES |
KILOMETRAJE |
FIRMA |
VERIFICACIÓN COORDINADOR |
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Formato Código 8010003
DÍA: Número de día en que se realiza el suministro.
CONDUCTOR: Nombre del conductor que realiza el servicio.
DEPENDENCIA: Nombre de la dependencia que solicita el servicio
PLACA: Número de placa del vehículo que requiere el servicio de suministro de combustible.
OPERATIVOS: Número de vale(s) y valor total del combustible asignado para realizar el servicio.
VALOR TOTAL: Valor Total de vales entregados
KILOMETRAJE: Se registra el kilometraje del vehículo al momento de entregar los vales .
FIRMA: Conductor que recibe los vales para el servicio.
Verificación Coordinador: Firma del Coordinador de Transporte para llevar un control
PROCEDIMIENTO PARA EL MANEJO DE AVANCES ANTICIPOS Y/O COMISIONES
HISTORIAL DE CAMBIOS
|
VERSIÓN |
Nº DEL ACTO ADMINISTRATIVO QUE LO ADOPTA Y FECHA |
NATURALEZA DEL CAMBIO |
|
1.0
|
R.R. 046 de Diciembre 22 de 2005. |
Como resultado del proceso de actualización y mejoramiento de los procedimientos de la Subdirección Financiera se tuvieron en cuenta las recomendaciones realizadas por las auditorías y los cambios contemplados en el "Modelo Estándar de Control Interno" MECI, en referencia con las observaciones y puntos de control e igualmente se mejoraron en su conjunto las actividades y los registros adjuntos.
Por lo expuesto anteriormente adiciona procedimiento para el manejo de Avances, anticipos y/o comisiones. No contemplados en la R.R. 046 de diciembre 22 de 2005 versión 1.0. |
|
|
035
30 DIC 2009 |
|
Formato Código 1002002
PROCEDIMIENTO DE AVANCES ANTICIPOS Y/O COMISIONES
CÓDIGO: 8011
VERSIÓN No. 1.0
Fecha:
|
REVISADO POR: |
Director Administrativo (AF)
CARGO |
José de Jesús Gil Barreto
NOMBRE |
FIRMA |
|
APROBADO POR: |
Director Técnico de Planeación
CARGO |
Elemir Eduardo Pinto Díaz
NOMBRE |
FIRMA |
|
COPIA Nº |
Nº DE PAGINAS : 17 |
1. OBJETIVO:
Estandarizar las actividades que deben desarrollarse para la solicitud y seguimiento de los avances y/o comisiones dadas.
2. ALCANCE:
• AVANCES ANTICIPOS Y/O COMISIONES
Avances Anticipos por compras y/o Adquisición de Bienes y Servicios
Inicia cuando el Contralor Auxiliar, Director, (asignado como Ordenador del gasto), Director Administrativo recibe de la dependencia solicitante el memorando de solicitud del objeto a contratar acompañada del formato establecido en medio físico, (estudio de conveniencia y oportunidad) y ficha técnica y termina cuando el Tesorero(a) General Revisa, aprueba entregando a la secretaria para lo de su competencia.
Avances Anticipos y/o Comisiones Gastos De Viaje
Inicia cuando el Director de Talento Humano verifica con la Tesorería General que el empleado a comisionar no tenga comisiones pendientes por legalizar y termina cuando la Dirección de Talento Humano envía Resolución debidamente firmada a la Subdirección Financiera para dar inicio al procedimiento de Expedición del Registro Presupuestal.
Legalización de Avances Anticipos y/o Comisiones
Este procedimiento inicia cuando el Beneficiario entrega al Profesional Universitario de Tesorería encargado del control y seguimiento de los avances anticipos y/o comisiones los documentos de legalización de acuerdo al Anexo 4, dando cumplimiento a la normatividad vigente y termina cuando el Profesional Universitario de Contabilidad archiva el comprobante de diario y devuelve los soportes al grupo de Tesorería para su archivo y control de los mismos
3. BASE LEGAL
Acuerdo No. 361 del 2009, "Por el cual se organiza la Contraloría de Bogotá D.C., se determinan las funciones por dependencias, se fijan los principios generales inherentes a su organización y funcionamiento y se dictan otras disposiciones"
Resolución Reglamentaria No. 002 del 5 febrero de 2009, "Por medio de la cual se constituyen las CAJAS MENORES de la Contraloría de Bogotá D.C., para la vigencia 2009 y se dictan otras disposiciones" frase o aquello que lo reemplace o modifique.
4. DEFINICIONES:
ANTICIPO: Adelantos en dinero entregados a funcionarios pertenecientes a la entidad, con el objeto de atender viáticos y gastos de viaje anticipados
AVANCE: Desembolsos que se efectúan para atender pagos por asuntos prioritarios y urgentes para la marcha normal de la administración, para los cuales no exista PAC disponible en ese momento, con afectación posterior del presupuesto.
5. REGISTROS:
• PROCEDIMIENTO DE AVANCES ANTICIPOS Y/O COMISIONES
Avances Anticipos Adquisición de Bienes y Servicios
Memorando
Certificado Disponibilidad y Registro Presupuestal
Comprobante de contabilidad
Planilla de Control Recepción de Documentos
Avances Anticipos y/o Comisiones Gastos De Viaje
Memorando
Certificado Disponibilidad
Resolución
Legalización de Avances Anticipos y/o Comisiones
Recibo de caja
Comprobante de Contabilidad
6. ANEXOS:
Solicitud de Avances (Anexo 1- formato código 8011001)
Solicitud de Comisión (Anexo 2) formato código 8011002
Planilla de Control Recepción de Documentos para Legalización de Avances, Anticipos y/o Comisiones (Anexo 3 formato código 8011003)
Documentos que se deben Solicitar para la Legalización de Avances Anticipos y/o Comisiones (Anexo 4 formato código 8011004)
7 AVANCES ANTICIPOS Y/O COMISIONES
7.1 Avances y/o Anticipos por Compras y/o Adquisición de Bienes y Servicios
|
No |
RESPONSABLE |
ACTIVIDAD |
REGISTROS |
PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES |
|
1. |
Contralor Auxiliar,
Director,
(asignado como
Ordenador del gasto), Director Administrativo |
Recibe de la dependencia solicitante el memorando de solicitud del objeto a contratar acompañada del formato establecido en medio físico, (estudio de conveniencia y oportunidad) y ficha técnica. |
|
Observación
Cuando se trate de cursos de capacitación la solicitud debe venir con el Vo.Bo. del Contralor. |
|
2. |
Contralor Auxiliar,
Director,
(asignado como
Ordenador del gasto), Director Administrativo |
Aprueba o desaprueba la solicitud.
En caso negativo informa a la dependencia solicitante.
De lo contrario entrega a profesional responsable de la Subdirección de Recursos Materiales para los fines pertinentes |
|
|
|
3. |
Profesional Universitario
(Subdirección Recursos Materiales) |
Recibe y realiza cotizaciones en caso necesario dependiendo de la solicitud.
Elabora memorando para firma del ordenador del gasto y/o Director Administrativo con destino al subdirector financiero. |
|
|
|
4. |
Subdirector (a) Financiero(a) |
Recibe del ordenador del gasto y/o de la Dirección Administrativa y Financiera el memorando de solicitud con los soportes respectivos. |
Memorando |
Punto de Control
Las solicitudes de anticipos y avances deben llegar autorizadas por el ordenador del gasto. |
|
5. |
Profesional Especializado y/o Universitario de Presupuesto |
Revisa que la solicitud se encuentre correcta:
No devuelve a la dependencia para los ajustes correspondientes.
Si: entrega a Profesional Universitario encargado del registro en el sistema financiero vigente para elaboración del certificado de disponibilidad y/o registro presupuestal. |
|
Observación:
No se puede hacer avances o anticipos a funcionarios, para adquisición de bienes y/o servicios |
|
6. |
Profesional Especializado y/o Universitario de Presupuesto |
Expide Certificado de Disponibilidad y Registro Presupuestal.
Entrega a Contabilidad |
Certificado Disponibilidad y Registro Presupuestal. |
|
|
7. |
Profesional Universitario de Contabilidad |
Recibe Registro Presupuestal, junto con memorando de solicitud y anexo respectivo dando inicio al Procedimiento de Validación y causación contable validando las cuentas presupuestales y dejando las cuentas de bancos, avances y retenciones como informativas. |
Comprobante de contabilidad |
|
|
8. |
Profesional Universitario de Contabilidad |
Entrega comprobante de causación contable a presupuesto para dar inicio al Procedimiento de Giro Presupuestal y/o Elaboración de la Orden de Pago.
|
|
Punto de Control Profesional especializado presupuesto y contabilidad en la revisión de la orden de pago deben verificar los descuentos a que haya lugar, con los documentos anexos. |
|
9. |
Secretaria Tesorería |
Recibe y radica orden de pago con sus respectivos soportes una vez surtido los pasos del procedimiento de Giro Presupuestal y/o Elaboración de la orden de pago, entregando al profesional responsable del manejo y control de avance, anticipo y/o comisión. |
|
|
|
10. |
Profesional Universitario de Tesorería |
1. Recibe y verifica en la planilla de control de avances Anexo 3, que el beneficiario del mismo no tenga documentos pendientes por legalizar avances anteriores.
Si faltan avances, anticipos y/o comisiones por legalizar informa al beneficiario, para que adjunte los documentos faltantes.
Si no hay avances pendientes:
2. Verifica, revisa la orden de pago confrontando los datos con los documentos adjuntos a la misma.
3. Registra los datos del avance, anticipo y/o comisión en la planilla control de avances de acuerdo al Anexo 3.
4. Entrega la orden de pago con los documentos soportes del avance, anticipo y/o comisión al profesional universitario y/o técnico de tesorería encargado de los registros en el sistema financiero vigente. |
Planilla de Control Recepción de Documentos |
Punto de Control
Tesorero realiza la revisión periódica de la Planilla control de avances, anticipos y/o comisiones con libros auxiliares de la cuenta de avances, anticipos y/o comisiones.
Observación
Periódicamente notifica verbalmente o con memorando al beneficiario de avances pendientes por legalizar para que alleguen los documentos pendientes |
|
11. |
Profesional Universitario y/o Técnico de Tesorería |
Recibe e ingresa al sistema financiero vigente módulo de tesorería citando el número de la orden de pago a girar tesoralmente.
Cruza la información contenida en los documentos soportes con la información presentada en el sistema.
Si tiene descuentos realiza o activa los mismos y a su vez llena los demás campos que hagan falta para terminar los registros tesorales de pago del avance.
Entrega al Tesorero(a). |
Comprobante |
Punto de Control
Tesorero al firmar el cheque debe revisar los documentos anexos con el comprobante de pago verificando las cuentas contables y descuentos a que haya lugar. |
|
12. |
Tesorero(a) General |
Revisa, aprueba entregando a la secretaria para lo de su competencia. |
|
|
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ANEXO NO. 1
SOLICITUD DE AVANCES |
|
Contraloria de Bogotá D.C. |
ORDEN Y DETALLE DEL AVANCE |
No. (1)
|
|
AVANCE (DILIGENCIADO POR QUIEN SOLICITA) |
|
Fecha de la Solicitud(2)…………………..…………… Dependencia Solicitante (3)……………..…………………………….
Nombre de Quién solicita (4)……………..……………..........…………………… Cargo (5)………………………….:………
Nombre Proveedor: (6)….............................................................................NIT (7).......………………...........…………............
Teléfono.(8)......................................Dirección…(9).......................................................................................................................
RUT (10)………………………………………..................................................................................................................................
Objeto (11)………………………………………............................................................................................................................
………………………………………………...........................................................................................................................................
………………………………………………..........................................................................................................................................
Valor del Avance: (12)$......................... |
|
AUTORIZADO POR: (13)
__________________________
FIRMA: (14)
Cargo: (15) |
RESPONSBLE DE LEGALIZAR (16)
__________________________
FIRMA: (17)
Cargo: (18) |
REGISTRADO POR: (19)
__________________________
FIRMA: (20)
Cargo: (21) |
|
Certificado de Disponibilidad: ................... Registro Presupuestal: ............. |
Formato Código 8011001
ANEXO No. 1
INSTRUCTIVO PARA EL DILIGENCIAMIENTO
DE LA SOLICITUD DE AVANCES
1. NO. Número que se asigna consecutivamente a los viáticos.
2. FECHA DE SOLICITUD: Corresponde al mes, día, año en que se realiza la solicitud del avance para adquirir el bien o servicio
3. DEPENDENCIA SOLICITANTE: Corresponde a la dependencia que solicita el avance
4. NOMBRE DE QUIÉN SOLICITA: Nombre de quién solicita el avance
5. CARGO: Cargo de quién solicita el avance
6. NOMBRE PROVEEDOR: Nombre del proveedor donde se va adquirir el bien o servicio
7. NIT: Corresponde al número de identificación del proveedor
8. TELEFONO: Número de teléfono del Proveedor
9. DIRECCIÓN: Dirección del Proveedor
10. RUT: Identificación tributaria del proveedor
11. OBJETO: Descripción del bien o servicio adquirir
12. VALOR DEL AVANCE: Corresponde al valor del bien o servicio que se va a adquirir
13. AUTORIZADO POR: Nombre de quién autoriza el avance (ordenador del gasto)
14. FIRMA: Firma del ordenador del gasto
15. CARGO: Corresponde al cargo del ordenador del gasto
16. RESPONSABLE DE LEGALIZAR: Nombre del responsable de adjuntar los documentos de legalización del avance.
17. CARGO: Corresponde al cargo de quién va a legalizar el avance (quién solicita el avance)
18. FIRMA: Corresponde a la firma del responsable de legalizar el avance quién solicita el avance)
19. REGISTRADO POR: Nombre de quién lleva el control y registro del avance una vez girado por tesorería para su legalización
20. CARGO: Corresponde al cargo de quién registró el avance para su control. (Tesorería)
21. FIRMA: Firma de quién registro el avance. (Tesorería)
7.2 Avances Anticipos y/o Comisiones Gastos de Viaje
|
No |
RESPONSABLE |
ACTIVIDAD |
REGISTROS |
PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES |
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1. |
Director Talento Humano |
Verifica con la Tesorería General que el empleado a comisionar no tenga comisiones pendientes por legalizar.
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Punto de Control
No se pagarán viáticos para una nueva comisión mientras no se hayan legalizado los derivados de una comisión anterior |
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2. |
Director Talento Humano |
Inicia los trámites de solicitud de comisión a funcionarios diligenciando formato de solicitud de comisiones Anexo 2. |
|
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3. |
Profesional Especializado y/o Universitario de Presupuesto |
Recibe de la Dirección de Talento Humano memorando de solicitud adjuntando el formato de solicitud de comisiones Anexo 2 formalmente diligenciado por comisión a los funcionarios de la Entidad.
Realiza la liquidación con base al decreto vigente emanado del Departamento Administrativo de la Función Pública por medio del cual se fijan las escalas de viáticos para funcionarios públicos. |
Memorando |
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4. |
Profesional Especializado y/o Universitario de Presupuesto |
Elabora y remite certificado de disponibilidad a la Dirección de Talento Humano para elaboración de la resolución que autorice la comisión de servicios. |
Certificado de Disponibilidad |
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5. |
Director de Talento Humano |
Revisa, aprueba la liquidación y elabora la resolución de comisión. |
Resolución |
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6. |
Director de Talento Humano |
Envía Resolución debidamente firmada a la Subdirección Financiera para dar inicio al procedimiento de Expedición del Registro Presupuestal. |
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ANEXO NO. 2
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SOLICITUD DE COMISION |
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Contraloría de Bogotá D.C. |
ORDEN Y DETALLE DE LA COMISIÒN |
NO. (1) |
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Dependencia Solicitante:( 2) Nombre de Quién Solicita: (3) |
|
Fecha de Salida (4 ) Fecha de Regreso ( 5) Destino de Viaje (6 ) |
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Funcionario Comisionado ( 7) |
|
Cargo (8) Cédula ( 9) |
|
Días solicitado p/viaje (10) Días Autorizados (11) |
|
Se autoriza: Viáticos(12) Pasajes (13) Otros (14) |
|
Medio de transporte (15) Aéreo Terrestre Vehículo Institución: Conductor: |
|
Detalle de la Comisión (16) |
|
FACTORES A LIQUIDAR (DILIGENCIADO POR QUIEN REALIZA LA SOLICITUD)
De acuerdo al Decreto Vigente) |
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Asignación Básica (17) |
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Gastos de Representación(18) |
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Prima Antigüedad (19) |
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Otros (20) |
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TOTAL BASE LIQUIDACIÒN |
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CAMPO (DILIGENCIADO POR PRESUPUESTO |
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Número días Comisión (21) |
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Valor Viáticos días comisión US $(22) |
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Valor Viáticos días comisión pesos ($) (23) |
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Valor tasa de cambio a la fecha (24) |
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Número US comisión (25) |
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Valor comisión (26) |
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Autorizado por (27) |
Diligenciado por: (28) |
Registrado por: (29) |
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Firma : |
Firma : |
Firma : |
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Cargo: |
Cargo: |
Cargo: |
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No Certificado D. |
No. Registro P. |
No. Resolución |
No. Giro Tesoral |
Formato Código 8011002
ANEXO No. 2
INSTRUCTIVO PARA EL DILIGENCIAMIENTO
DE LA SOLICITUD DE COMISIÓN
1. No. Número que se asigna consecutivamente a los viáticos.
2. DEPENDENCIA SOLICITANTE: Corresponde a la dependencia que realiza la solicitud
3. NOMBRE DE QUIÉN SOLICITA: Nombre del ordenador del Gasto
4. FECHA SALIDA: Corresponde al día mes y año autorizado al funcionario para iniciar la comisión.
5. FECHA DE REGRESO: Corresponde al día mes y año en que termina la comisión del funcionario
6. DESTINO DE VIAJE: Lugar donde realiza la comisión
7. FUNCIONARIO COMISIONADO: Corresponde al nombre del funcionario que se le asigna la comisión
8. CARGO: Corresponde al cargo del funcionario que se le asigna la comisión
9. CÉDULA: Corresponde a la cédula del funcionario que se le asigna la comisión
10. DÍAS SOLICITADO P/VIAJE: Escribir en letras el número total de días autorizados en la comisión
11. DÍAS AUTORIZADOS: Escribir en números el número total de días autorizados en la comisión
12. VIÁTICOS: Marcar con una X si la comisión reconoce viáticos
13. PASAJES: Marcar con una X si la comisión reconoce pasajes
14. OTROS: Descripción por otros conceptos
15. MEDIO DE TRANSPORTE: AÉREO, TERRESTRE, VEHÍCULO DE LA INSTITUCIÓN: SI CONDUCTOR: Corresponde a la modalidad de medio de transporte a utilizar para cumplir con la comisión.
16. DETALLE DE LA COMISIÓN: Describe el objetivo de la comisión (participación en seminarios, foros u otros eventos, o en comisión de servicios, entre otros)
17. ASIGNACIÓN BÁSICA: Corresponde a la asignación básica del funcionario comisionado
18. GASTOS DE REPRESENTACIÓN: Corresponde al valor que tenga derecho por gastos de representación el funcionario comisionado
19. PRIMA DE ANTIGÜEDAD: Corresponde al valor que tenga derecho por prima de antigüedad el funcionario comisionado.
20. OTROS: Corresponde algún otro factor salarial a tener en cuenta de ser necesario.
21. NÚMERO DÍAS COMISIÓN: Número de días comisionados por resolución
22. VALOR VIÁTICOS DÍAS COMISIÒN US $: Valor diario en dólares
23. VALOR VIÁTICOS DÍAS COMISIÓN PESOS ($): Corresponde al valor diario en pesos.
24. VALOR TASA DE CAMBIO A LA FECHA: Corresponde al valor de la tasa de cambio del dólar en día de la liquidación.
25. NÚMERO US COMISIÓN: Número días comisionados por número de dólares diarios
26. VALOR COMISIÓN: Producto de número de dólares comisionados por el valor de la tasa de cambio.
27. AUTORIZADO POR: Nombre de quién autoriza el avance (ordenador del gasto)
28. DILIGENCIADO POR: Profesional de presupuesto que realiza la liquidación
29. REGISTRADO POR: Nombre del funcionario del área de tesorería responsable de reunir los documentos para legalización del avance.
7.3 Legalización Avances Anticipos y/o Comisiones
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No |
RESPONSABLE |
ACTIVIDAD |
REGISTROS |
PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES |
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1. |
Beneficiario |
Entrega al Profesional Universitario de Tesorería encargado del control y seguimiento de los avances, anticipos y/o comisiones los documentos de legalización de acuerdo al Anexo 4, dando cumplimiento a la normatividad vigente.
|
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Observación
La persona que reciba anticipos es responsable de ellos hasta el momento que justifique los gastos ante el empleado de quien los recibió o reintegre lo no gastado en tesorería, en concordancia con la comisión o ejecución de la operación ordenada. |
|
2. |
Profesional Universitario de Tesorería |
Revisa que los documentos concuerden con el Anexo 4 y el total legalizado con el total girado por tesorería.
No: informa al beneficiario del mismo para que allegue los documentos faltantes, o realice el reintegro para efectuar la legalización correspondiente.
Si hay reintegro de dinero ingresa al sistema financiero vigente y elabora recibo oficial de caja citando el número con el cual se realizó la solicitud de avance, anticipo y/o comisión afectando las cuentas contables y presupuestales respectivas. |
Recibo de caja |
Observación
El tesorero da visto bueno de la documentación soporte recibida para la legalización.
|
|
3. |
Profesional Universitario
De Tesorería |
Archiva los documentos más el recibo de caja que se pueda generar en la carpeta de avances, anticipos y/o comisiones.
Entrega al profesional de contabilidad la carpeta correspondiente a avances legalizados. |
|
Punto de Control
Tesorero, compara Planilla Anexo 3 de tesorería con libros auxiliares cuenta avances y anticipos. |
|
4. |
Profesional Universitario de Contabilidad
|
1. Recibe documentación para los registros contables de legalización del avance y/o anticipo.
2. Ingresa al sistema e imprime los libros auxiliares por terceros de la cuenta anticipos y avances.
3. Revisa que la documentación contenida en la carpeta concuerde con el memorando remisorio de tesorería verificando los datos del avance y evidenciando que los descuentos por concepto de retenciones de ley se hayan efectuado.
Si está correcta procede a realizar los registros contables correspondientes afectando las cuentas contables de acuerdo a su naturaleza
No devuelve con el auxiliar y memorando al grupo de tesorería para la consecución de los documentos respectivos. |
Comprobante de Contabilidad |
|
|
5. |
Profesional Universitario de Contabilidad
|
Archiva el comprobante de diario y devuelve los soportes al grupo de Tesorería para su archivo y control de los mismos. |
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ANEXO NO. 3
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|
PLANILLA DE CONTROL RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS |
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|
PARA LEGALIZACIÓN DE AVANCES, ANTICIPOS Y/O COMISIONES |
|
FECHA GIRO AVANCE Y/O ANTICIPO |
FECHA
TERMINACIÓN |
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No.Avance o Res. |
FECHA RADC. DOC. |
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MEMORANDOS ENVIADOS |
LEGAL.AVANCES No. |
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FUNCIONARIO |
Dependencia – Teléfono |
ANEXOS* |
OBSERVACIONES |
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Día |
Mes |
Día |
Mes |
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Día |
Mes |
(1) |
(2) |
(3) |
(4) |
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ANEXO NO. 3
INSTRUCTIVO PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL FORMATO
PLANILLA DE CONTROL RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS
PARA LEGALIZACIÓN DE AVANCES, ANTICIPOS Y/O COMISIONES
1. FECHA GIRO AVANCE Y/O ANTICIPO: Se realiza el giro tesoral por transferencia o por cheque
2. FECHA TERMINACIÓN: Fecha de terminación de la comisión o evento.
3. FUNCIONARIO: Persona que asiste a la comisión o responsable del avance
4. DEPENDENCIA -TELÉFONO: Donde se encuentra laborando el funcionario en el momento de la comisión
5. NO. AVANCE O RES: Número consecutivo del avance ó documento expedido por la Dirección de Talento Humano o el Despacho del Contralor comisionando al (los) funcionarios delegados.
6. FECHA RADC. DOC: Fecha de radicación de los documentos soportes para legalizar la comisión
7. ANEXOS: Documentos que se solicitan para la legalización
8. OBSERVACIONES: Son las que haya al lugar
9. MEMORANDOS ENVIADOS: Solicitudes de información a los funcionarios o dependencias para complementar información o documentos
10. LEGAL. AVANCES No: Consecutivo comprobante de contabilidad de legalización de avances.
ANEXO No. 4
DOCUMENTOS QUE SE DEBEN SOLICITAR PARA LA LEGALIZACIÓN DE AVANCES,
ANTICIPOS Y/O COMISIONES
|
DOCUMENTOS PARA LEGALIZACIÓN DE COMISIONES |
|
Oficio acompañado de los siguientes documentos: |
|
Copia del acto administrativo que lo autorizó. |
|
Certificado de permanencia y/o constancia de cumplimiento de comisión suscrita por el funcionario o autoridad competente. |
|
Recibo de pago de transporte terrestre si fuere el caso |
|
Desprendible del pasaje aéreo o certificación de la empresa que lo expidió |
|
Factura y/o cuenta de cobro |
|
DOCUMENTOS PARA LEGALIZACIÓN DE AVANCES PARA LAS ADQUISICIONES DE BIENES Y/O SERVICIOS |
|
Copia del acto administrativo que ordenó concederlo. |
|
Comprobantes que respalden el pago como facturas y recibos con sus anexos de acuerdo al reglamento, naturaleza y cuantía de las compras o gastos. |
|
Copia del comprobante de ingreso al almacén de los bienes devolutivos y de consumo adquiridos. |
FORMATO CÓDIGO 8011004
PROCEDIMIENTO DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DE TABLAS DE
RETENCIÓN DOCUMENTAL
HISTORIAL DE CAMBIOS
|
VERSIÓN |
Nº DEL ACTO ADMINISTRATIVO QUE
LO ADOPTA Y FECHA |
NATURALEZA DEL CAMBIO |
|
1.0 |
R.R. 001 del 24 de enero de 2003 |
De la versión No. 1 del procedimiento referenciado, se efectuaron los siguientes los cambios:
Modificación de la portada del procedimiento
Modificación del alcance del procedimiento
Modificación del numeral 5.
Modificación de algunas actividades dentro de la descripción del procedimiento, consignadas en el numeral 7.
Modificación del formato Tabla de Retención Documental (TRD) |
|
2.0 |
R.R. 028 del 7 de mayo de 2003 |
Al final del procedimiento, se adicionan las actividades que aclaran como se modifican las TRD |
|
2.0 |
R.R. 052 de 27 de octubre de 2003 |
Codificación del procedimiento
Codificación de los formatos
Revisión de la numeración de las actividades del procedimiento.
Inclusión de los Coordinadores de Grupos Especiales
Sustitución de "EJECUTOR" por "RESPONSABLE" en la descripción del procedimiento
Sustitución de "TAREA" por "ACTIVIDAD" en la descripción del procedimiento.
Adición de las siguientes normas:
Acuerdo 041 de octubre 31 de 2002,A.G.N.
Acuerdo 042 de octubre 31 de 2002,A.G.N.
Decreto 173 de junio 4 de 2004.
Circular 046 de noviembre 12 de 2004.Alcaldia Mayor. |
|
3.0 |
R.R. No. 042 de 9 de Noviembre de 2005.
|
Codificación del procedimiento
Como resultado del proceso de actualización y mejoramiento de los procedimientos de Gestión Documental se tuvieron en cuenta las recomendaciones realizadas por las auditorías y los cambios contemplados en el "Modelo Estándar de Control Interno" MECI, en referencia con las observaciones y puntos de control e igualmente se mejoraron en su conjunto las actividades y los registros adjuntos. |
|
4.0 |
R.R. 035
30 DIC 2009 |
|
Formato Código 1002002
PROCEDIMIENTO DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DE TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 8012
VERSIÓN No. 4.0
FECHA: 22 DIC. 2009
|
REVISADO POR: Director Administrativo (AF) José de Jesús Gil Barreto
CARGO NOMBRE FIRMA |
|
Director Técnico Elemir Eduardo Pinto Díaz
APROBADO POR: de Planeación
CARGO NOMBRE FIRMA
|
|
COPIA No. No. DE PAGINAS: 22
|
1. OBJETIVO(S):
Controlar la producción y trámite documental de la entidad, mediante el diseño e implementación de Tablas de Retención Documental, en los Archivos de Gestión de cada una de las dependencias de la Contraloría de Bogotá, D.C.
2. ALCANCE:
Inicio: Identificación de las dependencias productoras de documentos a través de: recopilación de normas sobre la estructura orgánico – funcional en la entidad, resoluciones reglamentarias, manuales de procedimientos, organigramas.
Fin: El diseño e implementación de las tablas de Retención documental para cada una de las unidades productoras de documentos; y elaboración del informe de seguimiento dirigido a la Oficina Asesora de Control Interno.
3. BASE LEGAL:
Ley 80 de diciembre 22 de 1989. "Por la cual se crea el archivo General de la Nación y se dictan otras disposiciones ".
Ley 594 de julio 14 de 2000. "Por medio de la cual se dicta la ley general de archivos y se dictan otras disposiciones". Reglamentado por el decreto Nacional 4124 de 2004 "por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, y se dictan otras disposiciones relativas a los Archivos Privados".
Decreto 1382 de agosto 18 de 1995. "Por el cual se reglamenta la ley 80 de 1989 y se ordena la transferencia de la documentación histórica de los organismos nacionales al Archivo General de la Nación y se dictan otras disposiciones".
Decreto 173 de junio 4 de 2004. "Por el cual se establecen normas para la protección de la memoria institucional, el patrimonio bibliográfico, hemerográfico y documental en el Distrito Capital"
Decreto 514 De 2006, "Por el cual se establece que toda entidad pública a nivel Distrital debe tener un Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivos (SIGA) como parte del Sistema de Información Administrativa del Sector Público."
Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994. "Por el cual se adopta y se expide el Reglamento General de Archivos". Archivo General de la Nación
Acuerdo No.12 de octubre 18 de 1995 por el cual se modifica la parte I del Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994 Reglamento General de Archivos", "Órganos de Dirección, Coordinación y Asesoría.
Acuerdo No. 09 de octubre 18 de 1995. "Por la cual se reglamenta la presentación de las Tablas de Retención Documental al Archivo General de la Nación ordenadas por el Decreto Número 1382 de 1995.
Acuerdo 361 de 2009 "Por el cual se organiza la Contraloría de Bogotá, D. C., se determinan las funciones por dependencias, se fijan los principios generales inherentes a su organización y funcionamiento y se dictan otras disposiciones"
Acuerdo No. 060 de octubre 30 de 2001, "Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas".
Acuerdo No. 039 de octubre 31 de 2002. "Por la cual se regula el procedimiento para la elaboración y aplicación de las Tablas de Retención Documental en desarrollo del artículo 24 de la Ley 594 de 2000. Archivo General de la Nación.
Acuerdo No. 042 de octubre 31 de 2002. "Por la cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000".
Acuerdo No. 002 de 23 enero de 2004. "Por el cual se establecen los lineamientos básicos para la organización de fondos acumulados" Archivo General de la Nación.
Resolución Reglamentaria No. 017 de abril 29 de 2002."por la cual se conforma y reglamenta el funcionamiento del Comité de Archivo de la entidad", o los actos que la modifiquen. Contraloría de Bogotá D.C.
Resolución Reglamentaria Número 001 del 4 de Febrero de 2009, "Por la cual se adoptan las denominaciones de las dependencias de la nueva estructura orgánica de la Contraloría de Bogotá D.C. y se modifican los códigos de las mismas" o aquella que la modifique o reemplace.
4. DEFINICIONES:
ARCHIVO: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, su forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada, en el transcurso de su gestión.
ARCHIVO CENTRAL (semiactivo, intermedio): Unidad administrativa donde se agrupan documentos transferidos por los distintos Archivos de Gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general.
ARCHIVO HISTÓRICO (permanente, inactivo): Aquel al cual se transfiere la documentación del Archivo central o del Archivo de Gestión que debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia, la cultura y administración de la Memoria Institucional
ARCHIVO TOTAL: Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital.
ARCHIVO DE GESTIÓN (administrativo, activo, de oficina): Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados.
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción en la oficina (Archivo de Gestión) y su conservación temporal (Archivo Central), hasta su eliminación o integración a un archivo permanente (Archivo Histórico).
CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL: Labor intelectual mediante la cual se identifican y establecen las series que componen cada agrupación documental (fondo, sección y subsección ), de acuerdo a la estructura orgánico – funcional de la entidad.
COMITÉ DE ARCHIVO: Grupo asesor de la alta dirección, responsable de definir las políticas, los programas de trabajo y la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos.
DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOS: Selección de los documentos en cualquiera de sus tres fases con miras a su conservación temporal, permanente o a su eliminación.
RETENCIÓN DE DOCUMENTOS: Es el plazo en términos de tiempo en que los documentos deben permanecer en el archivo de gestión o en el archivo central, tal como se consigna en la tabla de retención documental.
SERIE DOCUMENTAL: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: Hojas de Vida o Historias Laborales, Contratos, Actas, Informes, entre otros.
SUBSERIE: Aquellos documentos que son el resultado de una misma gestión y cuyo contenido temático se refiere a un asunto específico. Ejemplo: Serie: CONTRATOS, Subserie: Contratos de Prestación de servicios. Contrato de obra, etc.
TIPO DOCUMENTAL: Unidad documental simple.
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL: Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.
UNIDAD DOCUMENTAL: Unidad de análisis en los procesos de identificación y caracterización documental. La unidad documental puede ser simple cuando está constituida por un solo documento o compleja cuando lo constituyen varios formando un expediente.
VALORACIÓN DOCUMENTAL: Proceso por el cual se determinan los valores primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del archivo.
VALORES PRIMARIOS (Administrativo, Legal, Contable, Fiscal y Técnico): Es el que tienen los documentos mientras sirven a la entidad productora y al iniciador, destinatario o beneficiario, es decir a los involucrados en el asunto.
5. REGISTROS:
La implantación eficaz de este procedimiento da por resultado los siguientes registros:
• Encuestas de estudio de unidad documental.
• Cuadro General de Clasificación Documental.
• Tablas de Retención Documental (TRD).
• Acta de Comité de Archivo.
• Concepto Técnico emitido por el Archivo General del Distrito.
• Resolución Reglamentaria.
• Cronograma de visitas para seguimiento y control.
• Informe de seguimiento.
6. ANEXOS:
• Encuesta Estudio Unidad Documental. (Formato código 8012001).Anexo 1
• Tabla de Retención Documental con instructivo de diligenciamiento. (Formato código 8012002). Anexo
7. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
7.1 Implementación de tablas de retención documental
|
No |
RESPONSABLE |
ACTIVIDAD |
REGISTROS |
PUNTO DE CONTROL/OBSERVACIONES |
|
1 |
Profesional Especializado, Profesional universitario, Técnico o Auxiliar Administrativo Archivo Central. |
Identificación de las dependencias productoras de documentos a través de: recopilación de normas sobre la estructura orgánico - funcional de la entidad, Resoluciones Reglamentarias, manuales de procedimientos, organigramas. |
|
|
|
Analiza la normatividad para conformar un proyecto de series documentales. |
|
|
|
Diseña proyecto de series, subseries y tipos documentales por cada función, teniendo en cuenta la estructura orgánica y funcional por dependencia. |
|
|
|
2 |
Profesional Especializado Archivo Central. |
Solicita validación del proyecto de series obtenidas al Archivo General del Distrito o de la Nación si es el caso. |
|
|
|
Comunica cronograma de visitas a cada dependencia para aplicar formulario " Encuesta estudio de unidad documental". |
|
|
|
3 |
Profesional Especializado, Profesional universitario, Técnico o Auxiliar Administrativo Archivo Central. |
Aplica encuestas a los Jefes, secretarias y/o administradores de Archivos de Gestión y funcionarios productores de documentos por cada dependencia. (Ver formato código 8012001 con instructivo de diligenciamiento). |
Encuestas Estudio Unidad Documental. |
|
|
Analiza y valida encuestas de producción documental. |
|
Punto de Control: Cada vez que se requiera modificación al las TRD debe validarse la información con las dependencias comprometidas. |
|
Asigna a cada dependencia un código de serie y subserie creada en orden alfanumérico. |
|
|
|
Elabora cuadro general de clasificación documental determinando: código de dependencia, código de series y código de subseries con sus respectivas funciones. |
Cuadro General de Clasificación Documental |
|
|
Elabora Tabla de Retención Documental (TRD) (ver formato código 8012002), teniendo en cuenta lo siguiente:
Define por cada serie documental los tiempos de retención en cada fase del archivo, según los términos de ley y criterios archivísticos.
Determina la disposición final de la documentación ya sea para su conservación total, eliminación, microfilmación o selección por muestreo. |
Tabla de Retención Documental (TRD) |
|
|
4 |
Subdirector de Servicios Administrativos. |
Comunica Tabla de Retención Documental diligenciada a cada jefe de dependencia, solicitando la firma de aprobación, fijando un término no superior de 5 días hábiles para su aprobación. |
|
|
|
5 |
Contralor, Contralor Auxiliar, Directores, Jefes Oficinas Asesoras, Coordinadores Grupos Especiales, Subdirectores y jefes de Unidad. |
Revisa Tabla de Retención Documental, solicita ajustes si los hay y firma su aprobación. Remite Tabla de Retención Documental a la Subdirección de Servicios Administrativos. |
|
|
|
6 |
Subdirector de Servicios Administrativos o Secretario del Comité de Archivo |
Convoca a reunión del Comité de Archivo para el estudio y aval correspondiente de las Tablas de Retención Documental |
Acta de Comité de Archivo. |
Punto de Control: el Comité de Archivo como agente interdisciplinario legaliza la implementación de la TRD. |
|
7 |
Subdirector de Servicios Administrativos |
Envía al Archivo General del Distrito las Tablas de Retención Documental, para concepto técnico. |
Concepto Técnico Emitido por el Archivo General del Distrito. |
|
|
8 |
Técnico y/o Auxiliar Administrativo Archivo Central. |
Ajusta Tablas de Retención Documental de acuerdo con las observaciones formuladas en el Concepto Técnico emitido por el Archivo General del Distrito. |
|
|
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9 |
Profesional Especializado (Coordinador) Archivo Central |
Elabora proyecto de Resolución Reglamentaria para la adopción de la Tabla de Retención Documental |
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10 |
Subdirector de Servicios Administrativos. |
Revisa proyecto Resolución Reglamentaria, solicita ajustes si los hay y envía a la Dirección de Planeación. |
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11 |
Director Técnico de Planeación |
Revisa proyecto de Resolución Reglamentaria, solicita ajustes si los hay y firma en el pie de página "nombre y cargo de quién realizó la revisión técnica".
Envía memorando con anexos escritos a la Oficina Asesora Jurídica. |
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12 |
Jefe Oficina Asesora Jurídica |
Revisa el proyecto de Resolución Reglamentaría, solicita ajustes si son necesarios y firma en el pie de página nombre y cargo en "revisión jurídica".
Envía al Despacho del Contralor el proyecto de Resolución con anexos escritos. |
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13 |
Contralor |
Revisa los documentos, si no presenta observaciones firma la Resolución Reglamentaria.
Envía todos los escritos a la Dirección de Apoyo al Despacho. |
Resolución Reglamentaria |
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14 |
Dirección de Apoyo al Despacho |
Radica, numera y fecha la Resolución Reglamentaría.
Envía a la Subdirección de Servicios Administrativos la Resolución Reglamentaría con el documento escrito anexo. |
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15 |
Subdirector de Servicios Administrativos. |
Distribuye las Tablas de Retención Documental aprobadas por Resolución Reglamentaria a las diferentes dependencias de la Entidad, para su correspondiente aplicación. |
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Punto de Control: Las TRD aprobadas son entregadas a todas las dependencias para su aplicación.
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7.2 Seguimiento y control a las tablas de retención documental
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No |
RESPONSABLE |
ACTIVIDAD |
REGISTROS |
OBSERVACIONES |
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16
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Profesional Especializado (Coordinador) Archivo Central. |
Prepara Cronograma de visitas por dependencia. Informa mediante circular las fechas asignadas para seguimiento y control en su aplicación. |
Cronograma de visitas para seguimiento y control |
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17 |
Profesional Especializado, Profesional universitario, Técnico o Auxiliar Administrativo Archivo Central. |
Realiza visita a cada dependencia para verificar la aplicación de la Tabla de Retención Documental y resolver dudas o inquietudes que se puedan presentar. |
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Analiza la información obtenida en las visitas, determinando si es necesario hacer modificaciones a las TRD, de acuerdo con las sugerencias o inquietudes de los usuarios |
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18 |
Contralor, Contralor Auxiliar, Jefes de Oficinas Asesoras, Directores, Subdirectores Coordinadores Grupos Especiales o Jefes de Unidad |
Tramita ante el Responsable del Proceso de Gestión Documental solicitud escrita de modificación a las Tablas de Retención Documental (TRD) de las dependencias que lo requieran |
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19 |
Director Administrativo (Responsable del Proceso de Gestión Documental) |
Imparte las instrucciones para que se convoque a Comité de Archivo, quien es la instancia que aprueba o no las modificaciones propuestas
Comité de Archivo, Aprueba
SI: Se ordena realizar las modificaciones a las TRD.
NO: Se ordena archivar las solicitudes y se notifica a los interesados |
Acta de Comité de Archivo |
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20 |
Técnico y/o Auxiliar Administrativo Archivo Central. |
Realiza en coordinación con el interesado las modificaciones a las TRD informando al coordinador del Archivo Central para que se adelanten las acciones pertinentes. |
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21 |
Contralor, Contralor Auxiliar, Jefes de Oficinas Asesoras, Directores, Coordinadores Grupos Especiales, Subdirectores y Jefes de Unidad |
Firma en el espacio destinado para "Jefe de Dependencia" para que las TRD, entren en vigencia y se apliquen |
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22 |
Profesional Especializado (Coordinador) Archivo Central. |
Elabora informe dirigido a la Oficina Asesora de Control Interno, en caso de incumplimiento en la aplicación de las Tablas de Retención Documental (TRD) para tomar las acciones pertinentes.
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Informe de seguimiento. |
OBSERVACION:
De presentarse incumplimiento presenta informe al Director Administrativo y Financiero y la Oficina asesora de control Interno. |
Anexo 1
ENCUESTA ESTUDIO UNIDAD DOCUMENTAL
I. NOMBRE DE LA OFICINA
1. Ubicación dentro de la estructura orgánica
_________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
2. Fecha de última asignación de funciones
______________________________________________________________________________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
3. Acto administrativo
_________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
4. Funciones
_________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
5. Unidades documentales que tramita
_________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
6. ¿Realizan selección y descarte documental? SI NO
7. Sistema de organización de los archivos de gestión
_________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
8. ¿Qué volumen documental se produce anualmente, en promedio? _______ Metros lineales.
II. UNIDAD DOCUMENTAL (U.D.)
1. Oficina productor
_________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
2. Nombre de la Unidad Documental
_________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
3. Función de la oficina que la genera o la tramita
_________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
4. Caracteres externos:
4.1. Soporte:
Papel
Cinta Magnética
Microfilme
Otro ¿Cuál? ________________________________
4.2. Formato:
Expediente
Libro
Documento simple
Otro ¿Cuál? ________________________________
4.3. Ordenación
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
4.4. Estado de conservación
________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
5. Normas que regulan la producción, el trámite y la conservación____________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
6. Trámite Original ______________________________
Número de copias ______________________
7. la información contenida en esta unidad se halla registrada o condensada en otra SI NO
¿En cual o cuales? __________________________________________________________
8. ¿Qué documentos conforman esta unidad documental?
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
9. Oficinas que tienen alguna relación con el trámite de la Unidad Documental?
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
10. ¿Con que periodicidad se produce esta Unidad Documental?
Diaria Semanal Mensual
Otra ¿Cuál? ___________________________________________________
11. ¿Por cuánto tiempo la conservan en el Archivo de gestión y quién lo establece?
___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
12. En el Archivo de gestión, la consultan:
12.1 La misma oficina
12.2 Otras Oficinas
12.3 Otras Entidades ¿Cuáles? ____________________________________
a. Personas Naturales ¿Cuáles? ____________________________________
b. ¿Por qué la consultan? ___________________________________________________ _________________________________________________
13. ¿Esta clase de unidad documental ha sido objeto de transferencias del archivo de gestión a otros archivos?
Central Histórico Otros
¿Cuáles? ________________________________________________________________________
13.1. ¿Con qué periodicidad se realizan? _____________________________________________________ __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________
14. En el Archivo Central ¿la oficina sigue consultando esta unidad documental?
__________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________
14.1 ¿Con qué frecuencia? ___________________________________________________________
14.2 ¿Qué años? ___________________________________________________________________
15. ¿Qué problemas generales ha observado en la producción, trámite y conservación de esta unidad documental?
______________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
16. OBSERVACIONES
___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Funcionarios entrevistados:
Nombre y cargo: ___________________________________________________________________
Nombre y cargo: ___________________________________________________________________
Funcionario que diligencia la encuesta:
Nombre y cargo: ___________________________________________________________________
Nombre responsable del archivo: ______________________________________________________
Ciudad y Fecha: __________________________________________________________________
FORMATO CÓDIGO 8012001
INSTRUCCIONES PARA DILIGENCIAR
LA ENCUESTA UNIDAD DOCUMENTAL
El estudio de unidades documentales debe aplicarse a cada dependencia administrativa productora de documentos. Este instructivo comprende dos partes: la primera identifica la oficina y la segunda cada Unidad Documental producida por dicha oficina.
I.NOMBRE DE LA OFICINA
Debe colocarse el nombre de la unidad administrativa que conserva la documentación tramitada en ejercicio de sus funciones.
1. Ubicación dentro de la estructura orgánica. Teniendo en cuenta el organigrama de la entidad se señalará la unidad administrativa de la cual dependa la oficina objeto de estudio.
2. Fecha de última asignación de funciones. Debe anotarse la fecha en la cual fue creada o le fueron asignadas últimas funciones a la oficina en mención.
3. Acto administrativo. Debe especificarse el documento que le dio origen y/o asignó funciones (decreto, resolución, acuerdo de junta, entre otros).
4. Funciones. Teniendo en cuenta los estatutos internos y/o los manuales de funciones y de procedimiento se anotarán aquellas que correspondan específicamente a la oficina en cuestión.
5. Unidades documentales que tramita. Se identificarán y anotarán las unidades documentales que se tramitan en la oficina. Las cuales son el resultado del ejercicio de las funciones que le han sido asignadas.
6. Realizan selección y descarte documental. Si ___ No ___. Se anotará si o no de acuerdo a las labores archivísticas que desarrollen tendientes a la separación y eliminación de copias o documentos que no tengan valor administrativo ni histórico.
7. Sistema de organización de los archivos de oficina. Deberá señalarse la clasificación y ordenación establecidas en la oficina para archivar los documentos. Podría darse como ejemplo una clasificación orgánico - funcional con una ordenación temática por asuntos o numérica por cronología.
8. Qué volumen documental se produce anualmente, en promedio? Deberá registrarse la producción documental ya sea por unidades de conservación (carpetas, libros, legajos, cajas, entre otros) o en metros lineales.
UNIDAD DOCUMENTAL
Esta segunda parte debe diligenciarse para cada Unidad Documental relacionado en el numeral I.5 de la primera hoja.
1. Oficina productora. Debe colocarse el nombre de la unidad administrativa que conserva la documentación tramitada en ejercicio de sus funciones.
2. Nombre de la unidad documental. Debe registrarse el nombre que le asigna la oficina que la tramita o conserva.
3. Función de la oficina que la genera o tramita. Anotar la función específica de la oficina productora (o tenedora) en desarrollo de la cual se genera (o custodia ) esta Unidad Documental.
4. Caracteres externos. Debe señalarse la materia, forma y estado de conservación de la Unidad Documental, objeto de análisis.
4.1 Soporte. Debe anotarse la materia donde se registra la información (papel, microfilm, cinta magnética, entre otros).
4.2 Formato. Teniendo en cuenta el número de folios que conforman la Unidad Documental debe anotarse si se trata de un expediente de un libro o de un documento simple. Puede complementarse la información especificando el tamaño que puede cambiar de acuerdo con el soporte y contenido de los documentos.
4.3 Ordenación. Se anotará el tipo de ordenación utilizada en la oficina productora que puede atender a la fecha, al autor, al número de radicación, al tema, entre otros, de lo cual resultará la ordenación cronológica, onomástica, numérica o alfatemática.
4.4 Estado de Conservación. Debe señalarse si la Unidad Documental está BUENA, REGULAR o MALA; indicando en lo posible si el deterioro es físico (rasgado, arrugado, doblado, quemado), químico (acidez de las tintas y del papel) y biológico (ataque de hongos, insectos, gusanos, roedores).
5. Normas que regulan la producción, el trámite y la conservación de la Unidad Documental. Debe anotarse la legislación y la normatividad existente tanto a nivel general (leyes, códigos, decretos, reglamentos, entre otros) como al interior de cada institución. Asimismo, debe señalarse si la práctica se deriva de una costumbre o rutina institucional.
6. Trámite. Original. Número de copias. Se deben tener en cuenta los procedimientos que describen cada uno de los pasos que se realizan para la resolución de un asunto: señalando las oficinas que intervienen, el destino del original y de las copias respectivas.
7. ¿La información contenida en esta Unidad Documental se halla registrada o condensada en otra? Si ____ No ____ Es necesario tener en cuenta si la Unidad Documental en mención está registrada en un libro radicador, en un informe, en un balance, en un consolidado o en un resumen general. En caso afirmativo debe especificar en cuál o cuáles está incluído.
8. ¿Qué documentos conforman esta unidad Documental? En el evento de que la Unidad Documental sea un expediente deben señalarse los documentos que se produjeron en la tramitación del asunto.
9. Oficinas que tienen alguna relación con el trámite de la Unidad Documental. Deben anotarse las oficinas que intervienen en la gestión documental. Esta información debe coincidir con lo relacionado en el numeral II.6.
10. ¿Con qué periodicidad se produce esta unidad Documental: Diaria __ Semanal __ Mensual __ Anual ___ Otra ___ ¿Cuál? ___. Se debe señalar con una X la opción acertada y en el caso de no estar contemplada, citarla.
11. ¿Por cuánto tiempo conservan esta Unidad Documental en el archivo de oficina y quién lo establece? Debe anotarse el tiempo de retención (meses o años) en la oficina señalando los motivos y criterios que tienen para hacerlo.
12. En el Archivo de Gestión esta Unidad Documental la consultan:
12.1 La misma oficina _______ 12.2 Otras oficinas ______ ¿Cuáles? ________
12.3 Otras entidades ______ ¿Cuáles? _________________________________________
12.4 Personas naturales ______________________________________________________________
12.5 ¿Por qué lo consultan? ___________________________________________________________
Deben registrarse los usuarios internos (administración) y externos (otras entidades y particulares) de la unidad documental, especificando los fines de la consulta.
13. Ha sido objeto de transferencias de la oficina a otros archivos?
Central _______ Histórico _______ Otros ________ ¿cuáles? __________
13.1 ¿Con qué periodicidad se realizan?
Deben consignarse los traslados de las Unidades Documentales mencionadas efectuados internamente en la entidad. Es decir, de la oficina productora al archivo. Es necesario consignar, además, la periodicidad con que se hacen dichas transferencias.
14. ¿En el Archivo Central la oficina sigue consultando esta unidad documental?
14.1 ¿Con qué frecuencia?
14.2 ¿Qué años?
Debe consignarse si la oficina productora sigue haciendo uso de la Unidad Documental una vez que ha sido transferida a otro archivo, anotando la frecuencia y años consultados.
15. ¿Qué problemas generales ha observado en la producción, trámite y conservación de esta Unidad Documental?
Debe anotarse cualquier anomalía que incida en la producción, recepción, uso, circulación y conservación de la Unidad Documental como paso y / o copias innecesarios, falta de claridad en la ejecución de procedimientos y funciones.
16. Observaciones. Se anotarán todos aquellos datos que el encuestador considere pertinentes y que no fueron contemplados en las preguntas anteriores.
Funcionarios entrevistados. Se deben registrar los nombres y cargo de los funcionarios de la oficina productora con quienes se diligenció la encuesta.
Funcionario que diligencia la encuesta. Se anotarán el nombre de la persona que realiza la encuesta con el fin de establecer responsabilidades en su aplicación.
Jefe de archivo. Se registrará el nombre y la firma del Jefe de Archivo de la institución quien liderará todas las labores archivísticas.
Ciudad y fecha. Se consignará la ciudad y la fecha en que se realiza la encuesta.
Anexo 2
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
|
OFICINA PRODUCTORA:
|
(Código de la oficina productora, Nombre de la Dependencia)
|
|
CODIGOS |
SERIES DOCUMENTALES |
RETENCIÓN EN AÑOS |
TRADICIÓN DOCUMENTAL |
DISPOSICIÓN FINAL (**) |
PROCEDIMIENTO |
|
D/CIA |
SERIE |
SUBSERIE |
ARCHIVO GESTIÓN |
ARCHIVO CENTRAL |
ORIGINAL |
COPIA |
OTRO (*) |
CT |
E |
M |
S |
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CONVENCIONES |
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OTRO (*): |
(M): Microfilmes |
( C ): Casetes |
(V): videos |
(CD, DVD): Soporte electrónico |
|
DIPOSICIÓN FINAL (**): |
CT: Conservación Total |
E: Eliminación |
M: Microfilmación |
S: Selección |
|
SIMBOLO: |
• Serie |
* Subserie |
- Tipo documental |
|
PÁGINA _____ DE ______
FIRMA JEFE DEPENDENCIA: _________________________ FECHA: ___________
FORMATO CODIGO 8012002
INSTRUCCIONES PARA DILIGENCIAR EL FORMATO TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: Debe colocarse el nombre de la unidad administrativa que conserva la documentación tramitada en ejercicio de sus funciones.
CÓDIGOS: Sistema convencional que identifica tanto las unidades productoras (Dependencias) de documentos como series y subseries respectivas. Este debe responder al sistema de clasificación documental establecido en la entidad.
SERIES DOCUMENTALES (Series, subseries y tipos documentales): Debe anotarse el nombre asignado al conjunto de unidades documentales, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. De ser pertinente, también se listarán las subseries y tipos documentales correspondientes.
RETENCIÓN EN AÑOS: Plazo en términos de tiempo en que los documentos deben permanecer en el Archivo de Gestión o en el Archivo Central. Esta permanencia está determinada por la valoración derivada del estudio de la documentación producida en las oficinas.
ARCHIVO DE GESTIÓN: Es aquel donde se reúne la documentación en trámite en busca de solución a los asuntos iniciados, sometida a continua utilización y consulta administrativa por las mismas oficinas u otras que las soliciten. Es el archivo de las oficinas productoras.
ARCHIVO CENTRAL: Unidad administrativa donde se agrupan documentos transferidos o trasladados por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, una vez finalizado su trámite, que siguen siendo vigentes y objeto de consulta por las propias oficinas y los particulares en general.
TRADICION DOCUMENTAL: Se debe aclarar si el documento es original o copia, como también si se encuentra en otro medio magnético.
DISPOSICIÓN FINAL: Hace referencia a la tercera etapa del ciclo vital, resultado de la valoración con miras a su conservación total, eliminación, microfilmación o selección por muestreo.
CONSERVACIÓN TOTAL: Se aplica a aquellos documentos que tienen valor permanente, es decir, los que lo tienen por disposición legal o los que por su contenido informan sobre el origen, desarrollo, estructura, procedimientos y políticas de la entidad productora, convirtiéndose en testimonio de su actividad y trascendencia. Así mismo, son patrimonio documental de la sociedad que los produce, utiliza y conserva para la investigación, la ciencia y la cultura.
ELIMINACIÓN: Proceso mediante el cual se destruyen los documentos que han perdido su valor administrativo, legal o fiscal y que no tienen valor histórico y carecen de relevancia para la investigación, la ciencia y la tecnología.
MICROFILMACIÓN: Técnica que permite, fotografiar documentos y obtener pequeñas imágenes en película. En esta columna también se indican otros soportes electrónicos o magnéticos.
SELECCIÓN: Proceso mediante el cual se determina la conservación parcial de la documentación por medio de muestreo, entendiéndose éste como la operación por la cual se conservan ciertos documentos de carácter representativo o especial durante la selección con criterios alfabéticos, numéricos, cronológicos, topográficos, temáticos, entre otros.
PROCEDIMIENTO: En esta columna deben consignarse los procesos aplicados en la modalidad de muestreo, microfilmación y eliminación.
PAGINA ____ DE ____: En el primer espacio debe consignarse el número que identifica cada hoja, siguiendo un consecutivo que determinará el total de las hojas utilizadas de la dependencia.. El segundo espacio corresponde al total de hojas diligenciadas de la oficina productora en la elaboración de las Tablas de Retención Documental.
FIRMA JEFE DEPENDENCIA: Diligenciar en el espacio correspondiente la firma del jefe, quien puede ser: Contralor, Contralor Auxiliar, Directores, Jefes Oficinas Asesoras, Coordinador grupo Especial de Indagaciones Preliminares, Subdirectores o Jefes de Unidad.
FECHA: El jefe de la de la dependencia consignara la fecha en que da la aprobación de la Tabla de Retención Documental (TRD).
PROCEDIMIENTO PARA LA ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS MEDIANTE LA ELABORACIÓN DE INVENTARIOS DOCUMENTALES
HISTORIAL DE CAMBIOS
|
VERSIÓN |
Nº DEL ACTO ADMINISTRATIVO QUE LO ADOPTA Y FECHA |
NATURALEZA DEL CAMBIO |
|
1.0 |
R.R. 001 del 24 de enero de 2003 |
Modificación de la portada del procedimiento.
Modificación del alcance del procedimiento.
Modificación de algunos documentos referenciados en: definición, registros y anexos.
Eliminación de algunos registros, anexos y actividades.
Modificación de algunas actividades dentro de la descripción del procedimiento.
Modificación del Formato único de inventario Documental (Anexo No. 1) con instrucciones de diligenciamiento. |
|
2.0 |
R.R. 028 del 7 de mayo de 2003 |
Codificación del procedimiento
Codificación de los formatos
Revisión de la numeración de las actividades del procedimiento
Sustitución de "EJECUTOR" por " "RESPONSABLE" en la descripción del procedimiento.
Revisión de la numeración y actividades del procedimiento
Adiciòn de la Resolución Reglamentaria No. 017 de abril 29 de 2002.
Adiciòn del Acuerdo No. 038 de septiembre 20 de 2002 AGN.
Adiciòn del Acuerdo No. 041 de octubre 31 de 2002 AGN.
Adición de la circular No. 046 de noviembre 12 de 2004 Alcaldia Mayor de Bogotá, D.C.
Adición de los conceptos: Serie Documental, Subserie, Tipo Documental y Tabla de Retención Documental. |
|
3.0 |
R.R. No. 042 del 9 de Noviembre de 2005. |
Cambio de código
Como resultado del proceso de actualización y mejoramiento de los procedimientos de Gestión Documental se tuvieron en cuenta las recomendaciones realizadas por las auditorías y los cambios contemplados en el "Modelo Estándar de Control Interno" MECI, en referencia con las observaciones y puntos de control e igualmente se mejoraron en su conjunto las actividades y los registros adjuntos. |
|
4.0 |
R.R. 035 30 DIC 2009 |
|
Formato Código 1002002
PROCEDIMIENTO PARA LA ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS MEDIANTE LA ELABORACIÓN
DE INVENTARIOS DOCUMENTALES
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 8013
VERSIÓN No. 4.0
FECHA: 22 DIC 2009
|
REVISADO POR: Director Administrativo (AF) José de Jesús Gil Barreto CARGO NOMBRE FIRMA |
|
Director Técnico Elemir Eduardo Pinto Díaz
APROBADO POR: de Planeación
CARGO NOMBRE FIRMA |
|
COPIA No. No. DE PAGINAS: 10 |
1. OBJETIVO(S):
Controlar la producción documental, existencia física y transferencias en cada fase del archivo (Gestión, Central e Histórico) para que en el evento de presentarse novedades administrativas como traslados, retiros, fusión de dependencias o supresión de la entidad, se cuente con la documentación debidamente organizada e inventariada facilitando así las entregas oportunas.
2. ALCANCE:
Este procedimiento inicia con la recopilación de la información producida en los Archivos de Gestión en los diferentes soportes, para la preparación de inventarios documentales individuales y termina con la elaboración del inventario definitivo de toda la documentación que conforma la Memoria de la Contraloría de Bogotá, D.C. y que reposa en el Archivo Central.
3. BASE LEGAL:
Ley 594 de 2000. Artículos 15,20 y 26. "Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones".
Ley 734 de 2002, "Por medio de la cual se expide el Código Único Disciplinario".art.34 numeral 5.
Acuerdo 08 de octubre 18 de 1995. "por el cual se reglamenta la transferencia histórica de los organismos del orden nacional, ordenada por el Decreto 1382 de 1995".
Acuerdo No.12 de octubre 18 de 1995 "Por el cual se modifica la parte I del Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994"Reglamento General de Archivos", Archivo General de la Nación,
Acuerdo No. 038 de septiembre 20 de 2002. "Por el cual se desarrolla el artículo 15 de la Ley General de Archivos 594 de 2000". Archivo General de la Nación
Acuerdo 42 de 31 de octubre de 2002,"por el cual se estableció los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades publicas y privadas que cumplen funciones públicas , se regula el inventario único documental y se desarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26 de la ley general de Archivos 594 de 2000"
Resolución Reglamentaria No. 017 de abril 29 de 2002."por la cual se conforma y reglamenta el funcionamiento del Comité de Archivo de la entidad", o los actos que la modifiquen o reemplacen Contraloría de Bogotá D.C.
4. DEFINICIONES:
ACTIVIDAD ADMINISTRATIVA: Conjunto de tareas, operaciones, acciones y trámites regladas por las normas y procedimientos llevadas a cabo por una unidad administrativa (dependencias), que se materializan en tipos documentales y permiten desarrollar las funciones asignadas.
ARCHIVO DE GESTIÓN (administrativo, activo, de oficina): Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados.
ARCHIVO CENTRAL (semiactivo, intermedio): Unidad administrativa donde se agrupan documentos transferidos por los distintos Archivos de Gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general.
ARCHIVO HISTÓRICO (permanente, inactivo): Aquel al cual se transfiere la documentación del Archivo Central o del Archivo de Gestión que debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia, la cultura y administración de la Memoria Institucional.
DOCUMENTO DE ARCHIVO: registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones.
FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL (FUID): Forma utilizada para diligenciar transferencias primarias (remisiones documentales de Archivos de Gestión al Central), transferencias secundarias (del Central al Histórico), valoración de Fondos Acumulados, fusión y supresión de entidades y/o dependencias para la entrega de inventarios documentales.
INVENTARIO DOCUMENTAL: Es el instrumento que describe la relación sistemática y detallada de las unidades de un fondo, siguiendo la organización de las series documentales. Puede ser esquemático, general, analítico y preliminar.
SERIE DOCUMENTAL: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: Hojas de Vida o Historias Laborales, Contratos, Actas, Informes, entre otros.
SUBSERIE: Aquellos documentos que son el resultado de una misma gestión y cuyo contenido temático se refiere a un asunto específico. Ejemplo: Serie: CONTRATOS, Subserie: Contratos de Prestación de servicios. Contrato de obra, etc.
TIPO DOCUMENTAL: Unidad documental simple.
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL: Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.
5. REGISTROS:
• Inventario documental.
• Acta de entrega.
6. ANEXOS:
• Formato Único de Inventario Documental. (Formato código 8013001).
7. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO.
|
No |
RESPONSABLE |
ACTIVIDAD |
REGISTROS |
PUNTO DE CONTROL/OBSERVACIONES |
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1 |
Funcionarios productores de documentos por dependencia. |
Recopila la información producida (Archivos de Gestión) en los diferentes soportes impresos o magnéticos o que utilice en el desarrollo de su trabajo y prepara el inventario individual en original, copia y archivo magnético (Excel), diligenciando el formato único de inventario documental (Ver formato código 8013001 de este procedimiento, junto con instrucciones de diligenciamiento). |
|
PUNTO DE CONTROL: Por oportunidad los inventarios documentales en cada dependencia deben estar permanentemente actualizados. |
|
2 |
Funcionarios productores de documentos por dependencia y funcionario asignado como administrador de archivos de gestión. |
Hace entrega de la totalidad de los archivos y documentos en diferentes soportes que hasta ese momento tenga a su cargo, al producirse alguna novedad como: traslado de dependencia, retiro voluntario o involuntario, diligenciando el formato único de inventario documental. El original lo entrega al funcionario administrador del archivo de Gestión, quien verifica y valida la información. La copia del inventario se entrega al jefe inmediato; en caso de inconsistencias se abstendrá de firmar hasta que se realicen las correcciones del caso. |
Inventario documental |
OBSERVACIÓN:
Todos los documentos de Archivo, para cualquier tipo de entrega deben estar debidamente organizados de acuerdo al instructivo anexo al procedimiento de Transferencias documentales. |
|
3 |
Contralor, Contralor Auxiliar, Directores, Subdirectores, Jefes de Unidad, Coordinadores y funcionario asignado como administrador de archivos de gestión. |
Entrega al administrador de archivo de gestión de la dependencia, el inventario documental individual diligenciado, con todos los archivos y documentos a su cargo, en caso de traslado o de retiro de la entidad y con copia al Superior Jerárquico. |
Inventario documental |
PUNTO DE CONTROL: El responsable de la Dependencia debe hacer entrega del inventario documental actualizado al Administrador de Archivo de Gestión asignado. |
|
Entregan la totalidad de los archivos en diferentes soportes, debidamente organizados a la nueva dependencia, en caso de fusión de dependencias o al Archivo Central en caso de supresión de dependencias, mediante inventario único documental diligenciado y consolidado. |
|
4 |
Técnico, Secretaria, Auxiliar Administrativo asignado como Administrador de Archivos de Gestión. |
Confronta los archivos y documentos con los relacionados en el inventario documental diligenciado. Si no presenta inconsistencias, firma y traslada al jefe responsable para aprobación. En caso de retiro de funcionarios y no haber dado cumplimiento a la entrega mediante el inventario documental diligenciado, se notifica por escrito a la Oficina Asesora de Asuntos Disciplinarios para que se adelanten las acciones a que haya lugar. |
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Archiva los documentos recibidos teniendo en cuenta la Tabla de Retención Documental, para su conservación, servicios de consulta, préstamo y transferencias al Archivo Central. |
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5 |
Contralor, Contralor Auxiliar, Directores, Subdirectores, Jefes de Unidad, Coordinadores y funcionario asignado como administrador de archivos de gestión saliente y entrante. |
Entrega al nuevo administrador de Archivos de Gestión en caso de traslado o retiro, el Archivo de Gestión de la dependencia con inventario documental diligenciado, el cual será revisado y confrontado por los funcionarios asignados como administradores (entrante y saliente) dicha entrega debe ser validada junto con el jefe de la dependencia respectiva. |
Acta de entrega |
PUNTO DE CONTROL: Cada Administrador de Archivo debe entregar mediante Acta el inventario documental actualizado. |
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6 |
Técnico y Auxiliar Administrativo del Archivo Central. |
Actualiza el inventario documental llevado en Archivo Excel con la incorporación de los inventarios documentales, transferidos por las dependencias de la Contraloría de Bogotá, D.C., para facilitar los servicios de consulta, control estadístico y administración de la memoria institucional. |
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Actualiza el inventario documental llevado en Archivo Excel con la incorporación de los inventarios documentales, que conforman el Archivo Central, de acuerdo con la Tabla de Retención Documental y Tabla de Valoración Documental. |
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7 |
Profesional Especializado, (coordinador) Técnico y Auxiliar Administrativo del Archivo Central y representante legal de las entidades comprometidas |
Elabora inventario definitivo de toda la documentación que conforma la memoria de la Contraloría de Bogotá y que reposa en el Archivo Central, ya sea para rendir informes de gestión al Archivo General de la Nación AGN, al Archivo de Bogotá o informes de gestión al interior de la entidad. Igualmente, en caso de fusión o supresión de la entidad se hace entrega de los documentos mediante acta e inventario documental definitivo, avalado por el representante legal de la Entidad y la instancia a la cual se delegue esta función. |
Inventario Documental
Acta de entrega |
PUNTO DE CONTROL: Al producirse alguna novedad que requiera legalización de los documentos de Archivo existentes, de alguna dependencia o de la misma entidad se debe generar un inventario definitivo de la memoria institucional con su respectiva Acta de Entrega. |
FORMATO CÓDIGO 8013001
INSTRUCCIONES PARA DILIGENCIAR
EL FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO
DOCUMENTAL
Este formato de inventario podrá ser diligenciado para transferencias primarias, transferencias secundarias, valoración de fondos acumulados, fusión y supresión de entidades y/o dependencias o para la entrega de inventarios individuales.
ENTIDAD REMITENTE: Debe colocarse el nombre de la entidad responsable de la documentación que se va a transferir.
ENTIDAD PRODUCTORA: Debe colocarse el nombre completo o razón social de la entidad que produce o produjo los documentos.
UNIDAD ADMINISTRATIVA: Debe consignarse el nombre de la dependencia o unidad administrativa de mayor jerarquía de la cual dependa la oficina productora.
OFICINA PRODUCTORA: Debe colocarse el nombre de la unidad administrativa que produce y conserva la documentación tramitada en ejercicio de sus funciones.
OBJETO: Se debe consignar la finalidad del inventario, que puede ser: transferencias primarias, transferencias secundarias, valoración de fondos acumulados, fusión y supresión de entidades y/o dependencias, inventarios individuales por vinculación, traslado y desvinculación.
HOJA No.: Se numerará cada hoja del inventario consecutivamente. De: se registrará el total de hojas del inventario.
REGISTRO DE ENTRADA: Se diligencia sólo para transferencias primarias y transferencias secundarias. Debe consignarse en las tres primeras casillas los dígitos correspondientes a la fecha de la entrada de la transferencia (año, mes, día). En NT se anotará el número de la transferencia. (en nuestro caso la asigna el Archivo Central en orden consecutivo ascendente (001) de llegada y de acuerdo al calendario de transferencias anuales).
No DE ORDEN: Debe anotarse en forma consecutiva el número correspondiente a cada uno de los asientos descritos, que generalmente corresponde a una unidad de conservación.
CÓDIGO: Sistema convencional establecido por la entidad que identifica las oficinas productoras y cada una de las series subseries o asuntos relacionados.
NOMBRE DE LAS SERIES, SUBSERIES O ASUNTOS: Debe anotarse el nombre asignado al conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas.
Para las transferencias primarias, secundarias y las ocasionadas por fusión y/o supresión de entidades o dependencias, el asiento corresponderá a cada una de las unidades de conservación.
En los inventarios individuales, el asiento corresponderá a los asuntos tramitados en ejercicio de las funciones asignadas.
Cuando no se puedan identificar series, se debe reunir bajo un solo asunto aquellos documentos que guarden relación con la misma función de la oficina productora.
Cuando se realiza el inventario de fondos acumulados, las series o asuntos deben registrarse en lo posible en orden alfabético.
FECHAS EXTREMAS: Debe consignarse la fecha inicial y final de cada unidad descrita. (asiento). Deben colocarse los cuatro (4) dígitos correspondientes al año. Ejemplo: 1950 – 1960. En el caso de una sola fecha se anotará ésta. Cuando la documentación no tenga fecha se anotará s.f.
UNIDAD DE CONSERVACIÓN: Se consignará el número asignado a cada unidad de almacenamiento. En la columna "otro" se registrarán las unidades de conservación diferentes escribiendo el nombre en la parte de arriba y debajo la cantidad o el número correspondiente.
NÚMERO DE FOLIOS: Se anotará el número total de folios contenido en cada unidad de conservación descrita.
SOPORTE: Se utilizará esta columna para anotar los soportes diferentes al papel, anexos a la documentación: microfilmes (M), videos (V), casetes (C), soportes electrónicos ( CD, DK, DVD), etc.
FRECUENCIA DE CONSULTA: Se debe consignar si la documentación registra un alto, medio, bajo o ningún índice de consulta; para tal efecto, se tendrán en cuenta los controles y registros de préstamo y consulta de la oficina responsable de dicha documentación. Esta columna se diligenciará especialmente para el inventario de fondos acumulados.
NOTAS: Se consignarán los datos que sean relevantes y que no se hayan registrado en las columnas anteriores.
Para la documentación ordenada numéricamente, como actas, resoluciones, memorandos, circulares, entre otros, se anotarán los siguientes datos: faltantes, saltos por error en la numeración y/o repetición del número consecutivo en diferentes documentos.
Para los expedientes deberá registrarse la existencia de anexos: circulares, actas, memorandos, resoluciones, informes, impresos, planos, facturas, disquetes, fotografías, o cualquier objeto del cual se hable en el documento principal. De esto debe señalarse, en primer lugar, el número de unidades anexas de cada tipo, ejemplo una hoja con 5 fotografías o 5 fotografías sueltas; luego, el número consecutivo (sí lo tiene), ciudad, fecha, asunto o tema de cada anexo.
Para los anexos legibles por máquina deberán registrarse las características físicas y requerimientos técnicos para la visualización y consulta de la información. Especificar programas de sistematización de la información.
A los impresos se le asignará un número de folio y se registrará el número de páginas que lo componen.
Así mismo, se anotará información en la columna de Notas sobre el estado de conservación de la documentación, especificando el tipo de deterioro: físico (rasgaduras, mutilaciones, perforaciones, dobleces, faltantes), químico (oxidación de tintas, soporte débil), biológico (ataque de hongos, insectos, roedores etc.).
En la columna de Notas, utilice las siguientes convenciones: O (si son documentos originales) C (para documentos en copia) O/C (para documentos en original y copia).
Inserte las filas requeridas y elimine las innecesarias. (Para ampliar o reducir la información digitada o incorporada por cada carpeta). Tal es el caso de los expedientes de Responsabilidad Fiscal, Disciplinarios y de la oficina Asesora Jurídica, donde la casilla "Serie Subserie y Grupos", se fraccionaría en tres (3), para incluír: Número de expediente, Implicados y número de identificación.
ELABORADO POR: Se escribirá el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable de elaborar el inventario, así como el lugar y la fecha en que se realiza.
ENTREGADO POR: Se registrará el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable de entregar la transferencia, así como el lugar y la fecha en que se realiza.
RECIBIDO POR: Se registrará el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable de recibir el inventario, así como el lugar y la fecha en que se recibió.
VISTO BUENO DEL JEFE: Se registrará el nombre y apellido, cargo, firma del Jefe responsable de cada oficina así como el lugar y la fecha de aprobación.
RECOMENDACIÓN: Para facilitar el diligenciamiento del formato Unico de Inventario Documental y unificar criterios, se solicita tener en cuenta las siguientes observaciones:
• En la columna de nombres de series, subseries o asuntos; incorpore la información en letra minúscula con iniciales en mayúscula, para dar mayor capacidad de caracteres al campo.
• La columna de Fechas, esta predeterminada en "Formato": día–mes–año (14-may-05), para incorporarlo utilice las teclas numéricas; en el ejemplo del paréntesis será:
PROCEDIMIENTO PARA LA CONSERVACION, SEGURIDAD Y RECUPERACION DE
LOS REGISTROS EN ARCHIVO DE GESTIÓN Y ARCHIVO CENTRAL
HISTORIAL DE CAMBIOS
|
VERSIÓN |
Nº DEL ACTO ADMINISTRATIVO QUE LO ADOPTA Y FECHA |
NATURALEZA DEL CAMBIO |
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1.0 |
R.R. No. 028 de mayo 7 de 2003 |
• Modificación del nombre del Procedimiento, así: "Procedimiento para la conservación, seguridad y recuperación de los registros en archivo de gestión y archivo central"
• Codificación del procedimiento
• Modificación del objetivo y alcance del procedimiento.
• Adición de la actividad No. 1 de asignación del Administrador de Archivo en cada dependencia y su correspondiente registro "Memorando"
• Revisión de los registros generados por cada una de las actividades del procedimiento
• Adición Resolución Reglamentaria No. 017 de abril 29 de 2002.
• Adición del Acuerdo No. 039 de octubre 31 de 2002 AGN. |
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2.0 |
R.R. No. 042 del 9 de Noviembre de 2005. |
Cambio de Código
Como resultado del proceso de actualización y mejoramiento de los procedimientos de la Subdirección Financiera se tuvieron en cuenta las recomendaciones realizadas por las auditorías y los cambios contemplados en el "Modelo Estándar de Control Interno" MECI, en referencia con las observaciones y puntos de control e igualmente se mejoraron en su conjunto las actividades y los registros adjuntos. |
|
3.0 |
R.R. 035 30 DIC. 2009 |
|
Formato Código 1002002
PROCEDIMIENTO PARA LA CONSERVACIÓN, SEGURIDAD Y RECUPERACION DE
LOS REGISTROS EN ARCHIVO DE GESTIÓN Y ARCHIVO CENTRAL.
CODIGO DEL PROCEDIMIENTO: 8014
VERSIÓN No. 3.0
FECHA: 22 DIC. 2009
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REVISADO POR: Director Administrativo (AF) José de Jesús Gil Barreto
CARGO NOMBRE FIRMA |
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APROBADO POR: Director Técnico Elemir Eduardo Pinto Díaz
de Planeación
CARGO NOMBRE FIRMA |
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COPIA No. No. DE PAGINAS: 7
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1. OBJETIVO(S):
Garantizar la adecuada conservación impresa y en medio magnético de los registros que genera la Contraloría de Bogotá D.C. desde que nace el documento en los Archivos de Gestión hasta su disposición final en el Archivo Central, adoptando medidas básicas de seguridad, preservación y conservación de los registros.
2. ALCANCE:
Este procedimiento inicia con la asignación de un Administrador de Archivo de Gestión en cada una de las dependencias de la Entidad para el control de la documentación producida en los archivos de gestión a través de la aplicación de la tabla de retención documental y finaliza con el seguimiento y comunicación sobre irregularidades a la Oficina Asesora de Control Interno.
3. BASE LEGAL:
Ley 594 de julio 14 de 2000. "Por medio de la cual se dicta la ley general de archivos y se dictan otras disposiciones".
Numeral 5, artículo 34 y numeral 13 artículo 35 de la Ley 734 de febrero 5 de 2002. "Por la cual se expide el Código Disciplinario Único".
Acuerdo No. 11 de mayo 22 de 1996. "Por la cual se establecen criterios de conservación y organización de documentos ". Archivo General de la Nación.
Acuerdo No. 047 de mayo 5 de 2000. "Por el cual se desarrolla el artículo 43 del capítulo V. Acceso a los documentos de Archivos del Archivo General de la Nación del reglamento general de archivos sobre restricciones por razones de conservación".
Acuerdo No. 048 de mayo 5 de 2000. "Por el cual se desarrolla el artículo 59 del capítulo VII. Conservación de documentos, del Reglamento General de Archivos sobre: Conservación Preventiva, conservación y restauración documental". Archivo General de la Nación.
Acuerdo No. 049 de mayo 5 de 2000. "Por el cual se desarrolla el artículo 61 del capítulo VII. Conservación de documentos, del Reglamento General de Archivos sobre: Condiciones de edificios y locales, destinados a archivos". Archivo General de la Nación.
Acuerdo No. 050 de mayo 5 de 2000. "Por el cual se desarrolla el artículo 64 del capítulo VII. Conservación de documentos, del reglamento General de Archivos sobre: Prevención de deterioro de los documentos de archivo y situaciones de riesgo". Archivo General de la Nación.
Acuerdo No. 037 de septiembre 20 de 2002. "Por la cual se establecen las especificaciones técnicas y los requisitos para la contratación de los servicios de depósito, custodia, organización. Reprografía y conservación de documentos de archivo en desarrollo de los artículos 13 y 14 y sus parágrafos 1 y 3 de la ley General de Archivos 594 de 2000. Archivo General de la Nación.
Circular interna No. 16000-0867 de diciembre 5 de 2002. "Asignación administrador archivo de gestión por dependencia y destinación de espacio físico para la debida conservación de los documentos. Dirección Administrativa y Financiera de la Contraloría de Bogotá, D.C.
Resolución Reglamentaria No. 017 del 29 de junio de 2001 "Por la cual se asigna funciones de custodia y autenticación de documentos", o los actos que la modifiquen. Contraloría de Bogotá.
4. DEFINICIONES:
ACERVO DOCUMENTAL: Conjunto de documentos de un archivo.
ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS: Operaciones administrativas y técnicas relacionadas con la planeación, dirección, organización, control, evaluación, conservación, preservación y servicios de todos los archivos de una entidad.
ARCHIVO CENTRAL (semiactivo, intermedio): Unidad administrativa donde se agrupan documentos transferidos por los distintos Archivos de Gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general.
ARCHIVO DE GESTIÓN (administrativo, activo, de oficina): Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados.
CARPETA: Cubierta con la que se resguardan los documentos para su conservación.
CONSERVACIÓN DE ARCHIVOS: Conjunto de medidas adoptadas para garantizar la integridad física de los documentos que alberga un archivo.
CONSERVACIÓN DE REGISTROS: Conjunto de medidas adoptadas para garantizar la identificación, almacenamiento, protección, recuperación y disposición final de los registros.
CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS: Conjunto de medidas para garantizar el buen estado de los documentos. Puede ser preventiva o de intervención directa. Métodos utilizados para asegurar la durabilidad física de los documentos, por medio de controles efectivos incluyendo los atmosféricos.
COPIA AUTENTICADA: Es la reproducción de un documento, refrendada por el funcionario competente para revestirlo de ciertas formas según lo establecido por la ley y que le confieren la fuerza jurídica del original.
CUSTODIA DE DOCUMENTOS: Responsabilidad jurídica que implica por parte de la institución archivística la adecuada conservación y administración de los fondos, cualquiera que sea la titularidad de los mismos.
REGISTRO: Documentos que proporcionan evidencia objetiva de las actividades realizadas o resultados obtenidos.
5. REGISTROS:
• Memorando
• Inventario documental
• Informe de seguimiento.
6. ANEXOS:
Este procedimiento no contiene anexos.
7. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
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No |
RESPONSABLE |
ACTIVIDAD
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REGISTROS |
PUNTO DE CONTROL/OBSERVACIONES |
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1 |
Contralor, Contralor Auxiliar, Jefes de Oficinas Asesoras, Directores, Subdirectores, Coordinadores Grupos Especiales y Jefes de Unidad. |
Asigna mediante memorando a un funcionario de su dependencia como Administrador de Archivo de Gestión, a quien le corresponde realizar las actividades señaladas en los procedimientos del Proceso de Gestión Documental inherentes a la administración y organización de los documentos de archivo. |
Memorando |
PUNTO DE CONTROL: Cada jefe de Dependencia debe asignar mediante memorando un funcionario como Administrador de Archivo de Gestión.
Ver circular interna No. 16000-867 de diciembre 5 de 2002. |
|
Dispone o utiliza en cada oficina un área de almacenamiento que garantice el fácil acceso, seguridad y la adecuada manipulación de los registros impresos o en medio magnético, ajustándose a los requisitos mínimos de humedad y temperatura relativas, ventilación, iluminación, limpieza permanente y adecuada de las áreas de archivos, teniendo en cuenta los recursos propios con que cuente la entidad, por razones de austeridad y racionalización del gasto. |
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Ver circular interna No. 16000-867 de diciembre 5 de 2002. |
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2 |
Técnico, Secretaria o Auxiliar Administrativo asignado como administrador de Archivos de Gestión. |
Controla la producción documental aplicando la Tabla de Retención Documental aprobada para cada dependencia, oficina o grupo, evitando conservar documentos innecesarios, descartando y eliminando toda la documentación que haya perdido sus valores primarios y secundarios, conforme a los principios básicos archivísticos contemplados en instructivo. |
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PUNTO DE CONTROL: El funcionario asignado como Administrador de Archivo debe mantener actualizados los Archivos de Gestión a su cargo.
Véase tabla de retención documental e instructivo de organización y transferencias documentales. |
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Mantiene actualizados los inventarios documentales de los archivos de gestión a cargo, con el diligenciamiento oportuno del formato único de inventarios documentales, mediante la correcta aplicación del procedimiento que trata este tema. El mismo procedimiento surte para la conservación de los documentos en el Archivo Central. |
Inventario documental |
Véase procedimiento administración de archivos mediante elaboración de inventarios documentales |
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Realiza oportunamente las transferencias de documentos al Archivo Central de acuerdo con el calendario de transferencias documentales y lo estipulado en las Tabla de Retención Documental con el propósito de evitar la acumulación de documentos en los Archivos de Gestión. |
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Véase procedimiento de transferencias documentales |
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Revisa las áreas asignadas para la conservación de los archivos, informando por escrito al jefe de cada dependencia las irregularidades presentadas, en cuanto a deterioro de los documentos, por presencia de hongos o bacterias, mala organización o situaciones ambientales inadecuadas. |
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Esta actividad aplica igualmente al Archivo Central de la entidad. |
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3 |
Profesional (Dirección de Informática). |
Revisa el área destinada para la conservación de los Registros Magnéticos (BackUps), y presenta informe si se encuentran irregularidades. |
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Véase procedimiento para el manejo del control de registros magnéticos (Backups) |
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4 |
Profesional Especializado (Coordinador) Archivo Central |
Verifica el cumplimiento de las dependencias en la adecuada conservación de los documentos y registros y presenta informe a la Oficina de Control Interno si se encuentran irregularidades. |
Informe de seguimiento. |
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PROCEDIMIENTO PARA LAS TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
HISTORIAL DE CAMBIOS
|
VERSIÓN |
Nº DEL ACTO ADMINISTRATIVO QUE LO ADOPTA Y FECHA |
NATURALEZA DEL CAMBIO |
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1.0 |
R.R. 001 del 24 de enero de 2003 |
Modificación de la portada del procedimiento.
Modificación del alcance del procedimiento.
Modificación de algunos documentos referenciados en: definiciones y registros.
Eliminación de algunos registros y actividades.
Modificación de algunas actividades dentro de la descripción del procedimiento.
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2.0 |
R.R. No. 028 de mayo 7 de 2003 |
Modificación del nombre del procedimiento para la transferencia de documentos del archivo de gestión al archivo central (transferencias primarias) por el nombre "Procedimiento para las transferencias documentales"
Adición al procedimiento de transferencias documentales los siguientes procedimientos:
Procedimiento diseño del instructivo para organización documental y calendario de transferencias documentales al archivo central. Versión 1.0
Procedimiento para la transferencia de documentos del archivo central al archivo histórico (Transferencias secundarias). Versión 2.0
Procedimiento para la organización de fondos acumulados. Versión 2.0.
Revisión del objetivo, alcance, base legal, definiciones, registros, anexos y descripción del procedimiento.
Adición de las siguientes normas:
Decreto 173 de junio 4 de 2004, Acuerdo 09 de octubre 18 de 1995, Acuerdo 24 de abril 26 de 2001, Acuerdo 060 de octubre 30 de 2001, Acuerdo 038 de septiembre 20 de 2002, Acuerdo 041 de octubre 31 de 2002.
Circular No. 041 de Noviembre 2 de 2001. Alcaldía Mayor.
Circular No. 046 de noviembre 12 de 2004. Alcaldía Mayor.
|
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3.0 |
R.R. No. 042 del 9 de Noviembre de 2005. |
Cambia de código.
Como resultado del proceso de actualización y mejoramiento de los procedimientos de Gestión Documental se tuvieron en cuenta las recomendaciones realizadas por las auditorías y los cambios contemplados en el "Modelo Estándar de Control Interno" MECI, en referencia con las observaciones y puntos de control e igualmente se mejoraron en su conjunto las actividades y los registros adjuntos. |
|
4.0 |
R.R. 035 30 DIC 2009 |
|
Formato Código 1002002
PROCEDIMIENTO PARA LAS TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
CODIGO DEL PROCEDIMIENTO: 8015
VERSIÓN No. 4.0
FECHA: 22 DIC. 2009
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REVISADO POR: Director Administrativo (AF) José de Jesús Gil Barreto
CARGO NOMBRE FIRMA |
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Director Técnico Elemir Eduardo Pinto Díaz
APROBADO POR: de Planeación
CARGO NOMBRE FIRMA |
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COPIA No. No. DE PAGINAS : 26
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1. OBJETIVO(S):
Realizar la entrega de documentos de los archivos de Gestión al Archivo Central y de éste a las instancias competentes previo concepto del Comité de Archivo de la entidad, en concordancia con las normas de archivo vigentes.
2. ALCANCE:
Inicio: Elaboración del calendario de transferencias anuales, para remisión de Archivos de Gestión al Archivo Central (transferencias primarias), de acuerdo con las Tablas de Retención Documental
Fin: El envío oportuno de la documentación a la instancia competente, previa aprobación del Comité de Archivo de la entidad.
3. BASE LEGAL:
Ley 594 de julio 14 de 2000. "Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones".
Decreto 998 de abril 8 de 1997. "Por el cual se reglamenta la transferencia de la documentación histórica de los archivos de los organismos del Orden Nacional al Archivo General de la Nación, ordenada por el decreto 1382 de 1995".
Acuerdo 08 de octubre 18 de 1995. "por el cual se reglamenta la transferencia histórica de los organismos del orden nacional, ordenada por el Decreto 1382 de 1995".
Acuerdo 042 del 31 de octubre de 2002. "Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas, se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000".
Resolución Reglamentaria Número 001 del 4 de Febrero de 2009 "Por la cual se adoptan las denominaciones de las dependencias de la nueva estructura orgánica de la Contraloría de Bogotá D.C. y se modifican los códigos de las mismas".
4. DEFINICIONES:
ACERVO DOCUMENTAL: Conjunto de documentos de un archivo (Véase Fondo).
ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS: Operaciones administrativas y técnicas relacionadas con la planeación, dirección, organización, control, evaluación, conservación, preservación y servicios de todos los archivos de una entidad.
ARCHIVO: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, su forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada, en el transcurso de su gestión.
ARCHIVO TOTAL: Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital.
ARCHIVO DE GESTIÓN (administrativo, activo, de oficina): Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados.
ARCHIVO CENTRAL (semiactivo, intermedio): Unidad administrativa donde se agrupan documentos transferidos por los distintos Archivos de Gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general.
ARCHIVO HISTÓRICO (permanente, inactivo): Aquel al cual se transfiere la documentación del Archivo Central o del Archivo de Gestión que debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia, la cultura y administración de la Memoria Institucional.
CALENDARIO DE TRANFERENCIAS: Programación que elabora el Archivo Central, para que las dependencias tengan claro las fechas en que se deben entregar los archivos de gestión.
CARPETA: Cubierta con la que se resguardan los documentos para su conservación.
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción en la oficina (Archivo de Gestión) y su conservación temporal (Archivo Central), hasta su eliminación o integración a un archivo permanente (Archivo Histórico).
CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL: Labor intelectual mediante la cual se identifican y establecen las series que componen cada agrupación documental (fondo, sección y subsección), de acuerdo a la estructura orgánico – funcional de la entidad.
COMITÉ DE ARCHIVO: Grupo asesor de la alta dirección, responsable de coordinar las políticas, los programas de trabajo y la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos.
CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS: Conjunto de medidas para garantizar el buen estado de los documentos. Puede ser preventiva o de intervención directa. Métodos utilizados para asegurar la durabilidad física de los documentos, por medio de controles efectivos incluyendo los atmosféricos.
CONSERVACIÓN TOTAL: Conjunto de documentos o series que son transferidos al Archivo Histórico para su conservación permanente.
COPIA: Reproducción puntual de otro documento.
COPIA AUTENTICADA: Es la reproducción de un documento, refrendada por el funcionario competente para revestirlo de ciertas formas según lo establecido por la ley y que le confieren la fuerza jurídica del original.
CUSTODIA DE DOCUMENTOS: Responsabilidad jurídica que implica por parte de la institución archivística la adecuada conservación y administración de los fondos, cualquiera que sea la titularidad de los mismos.
DEPURACIÓN: Operación por la cual se separan los documentos que tienen valor permanente de los que no la tienen.
DOCUMENTO ORIGINAL: Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad.
ELIMINACIÓN: Es la destrucción de los documentos que han perdido sus valores primarios (administrativo, jurídico, legal, fiscal, contable) o sus valores secundarios (histórico que carezcan de relevancia para la ciencia y la tecnología).
EXPEDIENTE: Conjunto de documentos relacionados con un asunto, que constituyen una unidad archivística. Unidad documental formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por una oficina productora en la resolución de un mismo asunto.
FECHAS EXTREMAS: Se refiere a la fecha más reciente y más antigua que pueden encontrarse en un expediente o en cualquier unidad documental.
FOLIO: Hoja de libro de cuaderno o de expediente al que corresponden dos páginas. Número que indica el orden consecutivo de las páginas de un libro, folleto, revista o expediente.
FOLIO VUELTO: Segunda cara de un folio y a la cual no se le escribe numeración.
FONDO: Totalidad de las series documentales de la misma procedencia o parte de un archivo que es objeto de conservación de la Entidad.
FONDOS ACUMULADOS: Documentos reunidos por una entidad en el transcurso de su vida institucional sin ningún criterio archivístico de organización.
FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL (FUID): Forma utilizada para diligenciar transferencias primarias (remisiones documentales de Archivos de Gestión al Central), transferencias secundarias (del Central al Histórico), valoración de Fondos Acumulados, fusión y supresión de entidades y/o dependencias para la entrega de inventarios documentales.
FUNCIÓN ARCHIVISTICA: Conjunto de actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico, desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente.
INVENTARIO DOCUMENTAL: Es el instrumento que describe la relación sistemática y detallada de las unidades de un fondo, siguiendo la organización de las series documentales. Puede ser esquemático, general, analítico y preliminar.
GESTIÓN DOCUMENTAL: Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación.
ORIGINAL: Documento producido directamente por su autor, sin ser copia.
PATRIMONIO DOCUMENTAL: conjunto de documentos conservados por su valor histórico o cultural.
REGISTRO DE DOCUMENTOS: Anotación de los datos del documento en los modelos de control (Formato Único de Inventario Documental).
SELECCIÓN DOCUMENTAL: Proceso mediante el cual se determina el destino final de la documentación, bien sea para su eliminación o para su conservación total o parcial.
SERIE DOCUMENTAL: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: Hojas de Vida o Historias Laborales, Contratos, Actas, Informes, entre otros.
SOPORTE DOCUMENTAL: Medios en los cuales se contiene la información, según los materiales empleados. Además de los archivos en papel existen los archivos audiovisuales, fotográficos, fílmicos, informáticos, orales y sonoros.
SUBSERIE: Aquellos documentos que son el resultado de una misma gestión y cuyo contenido temático se refiere a un asunto específico. Ejemplo: Serie: CONTRATOS, Subserie: Contratos de Prestación de servicios. Contrato de obra, etc.
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL: Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.
TOMO: Volumen de cierta extensión, en el cual están encuadernados varios documentos en forma separada y con paginación propia.
TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES: Remisión de los documentos del archivo de Gestión al Archivo Central y de éste al Archivo Histórico de conformidad con las Tablas de Retención Documental adoptadas.
TRANSFERENCIAS PRIMARIAS: Remisión de documentos de los Archivos de Gestión al Archivo Central (intermedio o semiactivo).
TRANSFERENCIAS SECUNDARIAS: Remisión de documentos del Archivo Central al Archivo Histórico ya sea de la Contraloría o a la instancia competente, éste último previa aprobación del Comité de Archivo de la Entidad
UNIDAD ADMINISTRATIVA: Unidad técnico operativa de una institución (dependencias).
UNIDAD ARCHIVÍSTICA: Conjunto de piezas o tipos documentales. Puede ser unidad archivística entre otras: un expediente.
UNIDAD DE CONSERVACIÓN: Cuerpo que contiene en forma adecuada una unidad archivistica. Pueden ser unidades de conservación entre otras: una caja, un libro, una carpeta o un tomo.
VALORES PRIMARIOS (Administrativo, Legal, Contable, Fiscal y Técnico): Es el que tienen los documentos mientras sirven a la entidad productora y al iniciador, destinatario o beneficiario, es decir a los involucrados en el asunto.
VALORES SECUNDARIOS: Es el que interesa a los investigadores de información retrospectiva. Surge una vez agotado el valor inmediato o primario. Los documentos que tienen este valor se conservan permanentemente.
5. REGISTROS:
DEL ARCHIVO DE GESTION AL ARCHIVO CENTRAL
* Calendario de transferencias anuales
* Formato único de inventario documental.
* Informe de seguimiento
DEL ARCHIVO CENTRAL A LA INSTANCIA COMPETENTE
* Tabla de valoración documental
* Formato único de inventario documental.
* Acta de comité de Archivo
* Informe de seguimiento
6. ANEXOS:
* Instructivo para la organización y transferencias documentales. Anexo No. 1
* Tabla de Valoración Documental. (Formato código 8016001)
7. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
7.1 Del Archivo de Gestión al Archivo Central (transferencias primarias)
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No |
RESPONSABLE |
ACTIVIDAD |
REGISTRO |
PUNTO DE CONTROL/ OBSERVACIONES |
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1 |
Profesional Especializado
(Coordinador del Archivo Central). |
Elabora calendario y circular de transferencias anuales de acuerdo a las Tablas de Retención Documental de cada dependencia y lo remite a la Dirección Administrativa y financiera para su aprobación. |
Calendario de Transferencias Anuales |
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2 |
Director Servicios Administrativos y Financiero. |
Remite mediante memorando el calendario de transferencias anuales a cada dependencia, para que envíen al Archivo Central las series y subseries que han cumplido el tiempo de permanencia en los Archivos de Gestión, |
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OBSERVACIÓN: La circular y anexos respectivos deben ser entregados oportunamente conservando en el Archivo Central, el registro de entrega y recibido de cada dependencia. |
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3 |
Técnico, Secretaria, Auxiliar Administrativo asignado como Administrador de Archivos de Gestión de la dependencia. |
Selecciona y organiza las carpetas por series documentales para transferir conforme a la tabla de retención documental. |
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OBSERVACIÓN:
Véase "Instructivo para la organización y transferencias documentales" |
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Diligencia el formato único de inventario documental siguiendo las instrucciones de diligenciamiento. |
Formato único de inventario documental
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OBSERVACIÓN:
Ver "Procedimiento para administración de Archivos mediante la elaboración de inventarios documentales" |
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Compara la documentación a transferir contra el formato único de inventario documental diligenciado, lo presenta ante el Director, Subdirector, Jefe de Oficina, Jefe de Unidad o Coordinador para su visto bueno, quien aprueba la transferencia al Archivo Central. |
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PUNTO DE CONTROL: El Administrador de Archivo de cada dependencia debe revisar los documentos a transferir al Archivo Central de acuerdo a su TRD diligenciando el formato de inventario único documental. |
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Elimina los documentos que determine la Tabla de Retención Documental, utilizando el formato de estructura para documentar actas. El original del acta diligenciada se conserva en el Archivo de Gestión de la respectiva dependencia, copia del acta se envía al Archivo Central junto con la transferencia. |
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OBSERVACIÓN:
Cuando se presenten altos volúmenes de documentos para eliminar se envían al Archivo Central. Igualmente relaciona los documentos a eliminar en el formato único de inventario documental |
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Empaca las carpetas organizadas en orden cronológico y de acuerdo con el formato único de inventario documental diligenciado, fácilmente identificables, preferiblemente en las cajillas suministradas por el Archivo Central. |
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OBSERVACIÓN:
Véase "Instructivo para la organización y transferencias documentales" Anexo No. 1 |
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Entrega personalmente en la sede del Archivo Central el Archivo de Gestión de su dependencia de acuerdo a las fechas establecidas en el calendario de transferencias. |
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OBSERVACIÓN:
El original y el medio magnético para el Archivo Central y copia para la respectiva dependencia la cual utilizará como instrumento de consulta en los requerimientos de solicitud y préstamo de documentos. |
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Verifica y recibe el Archivo de gestión, firmando el formato único de inventario documental.
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PUNTO DE CONTROL:
Esta actividad es realizada conjuntamente con el administrador del archivo de gestión, quien es el único responsable de efectuar la entrega respectiva.
Cuando la documentación a entregar no esta debidamente organizada el Coordinador del Archivo Central devuelve el Archivo de Gestión con memorando al jefe de la dependencia respectiva. |
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Registra los datos esenciales en los lados laterales de cada caja, preferiblemente con lápiz número 2. |
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Identifica los depósitos, estantes y bandejas asignando espacios por dependencias de acuerdo con la estructura orgánica. funcional de la Entidad |
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Incorpora cada cajilla en el depósito, estante y bandeja correspondiente, manteniendo el orden cronológico del inventario único documental diligenciado y transferido. |
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Ubica el material afectado por biodeterioro, teniendo en cuenta las observaciones registradas en la casilla de notas del formato único del inventario documental diligenciado y transferido, para solicitar mediante informe a la Subdirección de Servicios Administrativos el tratamiento técnico o de restauración si es el caso. |
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5 |
Profesional Especializado (Coordinador) Archivo Central. |
Efectúa seguimiento al envío oportuno de los archivos según calendario de transferencias. De presentarse incumplimiento comunica con memorando al Subdirector de Servicios Administrativos para que éste a su vez reitere dicha solicitud al responsable de la dependencia respectiva. En caso de no obtener respuesta se envía reporte a la Oficina Asesora de Control Interno para su conocimiento y fines pertinentes. |
Informe de Seguimiento |
PUNTO DE CONTROL:
Cada Administrador de Archivo de Gestión debe entregar oportunamente al Archivo Central, los documentos de Archivo de conformidad con la TRD y Calendario de Transferencias. |
7.2 Del Archivo Central a la instancia competente (Transferencias secundarias)
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No |
RESPONSABLE |
ACTIVIDAD |
REGISTROS |
OBSERVACIONES. |
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1.
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Profesional Especializado (Coordinador)
Técnicos y Auxiliares Administrativos del Archivo Central |
Recupera estructuras orgánico - funcionales, actos administrativos que den testimonio de la creación de la entidad o entidades productoras de los documentos de archivo disponibles para organizar, analizando esta información, aplicando las normas archivísticas sobre la materia. |
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Establece las fechas a partir de las cuales se adelantará la valoración documental. (Puede ser en principio los 30 años señalados por el decreto 998 del 97, o en caso contrario lo que determine el Comité de Archivo de la Contraloría). |
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PUNTO DE CONTROL:
Con la asesoría del Archivo de Bogotá, como ente rector de las entidades distritales.
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2.
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Técnicos y Auxiliares Administrativos del Archivo Central. |
Determina la existencia de instrumentos que identifiquen la información a organizar. |
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OBSERVACIÓN:
Inventarios documentales, libros de control, relaciones, registros, tablas de retención o valoración, entre otros. |
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Evalúa el estado general de la conservación documental. |
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OBSERVACIÓN:
Estado físico, deterioro biológico, unidades de conservación: carpetas, AZ, tomos, libros, paquetes, otros: disquetes, cassettes, rollos microfilmicos, fotografías, etc.). |
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Clasifica la documentación por estructuras orgánicas existentes y correspondientes a los años seleccionados para organizar. |
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Prepara físicamente toda la documentación existente según criterios de organización dados en el instructivo anexo en este procedimiento "transferencias documentales" |
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OBSERVACIÓN:
Separa la documentación afectada por agentes biológicos o deterioro siguiendo las recomendaciones generales sugeridas por el Archivo de Bogotá en informes técnicos. |
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Depura los documentos, descartando todos aquellos que no ameriten valores primarios (valor legal, fiscal, técnico, contable y administrativo) y secundarios (sin relevancia para la investigación, la ciencia, la cultura o de valor histórico). |
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PUNTO DE CONTROL:
La depuración se realiza con personal idóneo en el área archivística y la asesoría técnica del Archivo de Bogotá |
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3.
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Profesional Especializado (Coordinador), Técnico o Auxiliar Administrativo del Archivo Central. |
Elabora Tabla de Valoración Documental, definiendo series o grupos documentales que por sus valores primarios y secundarios se les debe asignar tiempos de retención, disposición final y procedimientos donde se define que documentos ameritan conservación total, eliminación y para su conservación como memoria, según los recomendado por el Comité de Archivo o por las políticas de la Entidad. |
Tabla de Valoración documental |
PUNTO DE CONTROL:
La elaboración de la tabla de valoración documental se debe realizar con personal idóneo en materia archivistica y la asesoría técnica del Archivo de Bogotá.
Ver "Formato Tabla de Valoración Documental e instrucciones de diligenciamiento". |
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Elabora cuadro de clasificación, base para la preparación de inventarios documentales, ya sea de eliminación, conservación o transferencias a las instancias competentes. |
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Revisa y analiza las tablas de retención documental aprobadas por el Comité de Archivo y selecciona las carpetas por series documentales, que hayan cumplido el tiempo de permanencia en el archivo central, establecido en las respectivas tablas. |
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4. |
Técnico y Auxiliar Administrativo del Archivo Central. |
Elabora inventario final de documentos a eliminar o realizar transferencias a las instancias competentes con aprobación del Comité de Archivo de la entidad. |
Formato único de inventario documental |
OBSERVACIONES:
Ver procedimiento administración de archivos mediante la elaboración de inventarios documentales. |
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5. |
Profesional Especializado (Coordinador) del Archivo Central. |
Prepara reunión de Comité de Archivo y cita mediante memorando para tratar temas afines a esta gestión con la correspondiente acta de comité aprobada. |
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6. |
Comité de Archivo |
Estudia y aprueba la tabla de valoración documental.
Estudia y aprueba la documentación de archivo objeto de transferencias a la instancia competente para la entrega legalizada de la información relacionada en los inventarios documentales. En el caso de eliminación determina la disposición final de estos documentos inventariados para este fin. |
Acta de Comité de Archivo |
PUNTO DE CONTROL:
El comité de Archivo como agente interdisciplinario determina y aprueba la legalización de la TVD y las respectivas transferencias secundarias.
OBSERVACIONES
El acta de comité de archivo se debe conservar en el Archivo Central según tabla de retención documental. |
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7. |
Profesional especializado (Coordinador) Técnico y Auxiliar Administrativo del Archivo Central. |
Transfiere esta documentación debidamente organizada, encarpetada y rotulada a la instancia competente, mediante inventario único documental diligenciado conforme a lo establecido por la Tabla de valoración Documental |
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OBSERVACION:
Ver procedimiento Administración de Archivos mediante la elaboración de inventarios documentales e Instructivo de organización y transferencias documentales. |
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8. |
Profesional Especializado (Coordinador del Archivo Central). |
Realiza seguimiento al cumplimiento de las transferencias secundarias de acuerdo a lo contemplado en el acta de comité de archivo. |
Informe de Seguimiento. |
OBSERVACION:
De presentarse incumplimiento presenta informe al Director Administrativo y Financiero y la Oficina asesora de control Interno. |
INSTRUCTIVO PARA LA ORGANIZACIÓN Y TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
1. ASPECTOS GENERALES:
La organización de los archivos debe ser el punto de partida para lograr la eficacia y modernización administrativa, ya que los documentos producidos por las entidades en desarrollo de sus actividades, no son solamente el testimonio de su existencia, sino el referente para la toma de decisiones. Al Archivo Central le corresponde velar por la administración, custodia y conservación del acervo documental de la entidad.
La Transferencia de Archivos, consiste en el traslado ordenado, clasificado e inventariado de documentos de archivos de gestión de las oficinas o dependencias al Archivo Central según calendario de transferencias debidamente aprobado y de éste a la instancia competente en el caso de transferencias secundarias (Archivo histórico de la entidad o Archivo de Bogotá, de acuerdo a comité de archivo). Transferencia que se hace cuando el documento ha dejado de tener una consulta frecuente en las oficinas, teniendo en cuenta la Tabla de Retención Documental o el tiempo de permanencia de los documentos, determinado por cada productor del documento de acuerdo a sus actuaciones administrativas.
Para organizar los documentos que conforman los Archivos, se debe tener en cuenta lo siguiente:
1.1. PREPARACIÓN FÍSICA DE LOS DOCUMENTOS
• Limpieza de los documentos: retirar bandas elásticas, clips metálicos grandes o pequeños, ganchos de cosedora, limpiar los documentos con plumilla o tela suave, arreglar folios y legajar documentos sueltos dentro de las carpetas. (Con el fin de no separar los documentos, se puede cambiar el material metálico por elementos elaborados en material plástico o con recubrimiento que eviten la oxidación. En su defecto puede emplearse como barrera un fragmento o trozo de papel entre el material metálico y el documento).
* No debe usarse la cinta adhesiva conocida como Diurex, Masking-Tape o tela adhesiva, por que tiende a amarillarse, se vuelve quebradiza y mancha el documento.
* No se debe escribir sobre el contenido de los documentos o alterar sus originales.
* Hacer las aclaraciones (glosas) a los documentos preferiblemente en las copias, para conservar la integridad del documento original. Cuando sea indispensable realizarlas en el original, utilizar lápiz blando de grafito.
* Colocar dentro de las cajas de archivo, las carpetas sobre su lomo, es decir con marbetes fácilmente identificables, fácil de consultarlas y removerlas.
• Identificación del material afectado por biodeterioro: Si se detecta material afectado por hongos o insectos, debe identificarse en un lugar visible, informando en el mismo memorando de transferencias la relación de folios afectados, para que el Archivo Central determine las acciones correctivas o dejar aclaraciones en la casilla de Notas del respectivo inventario documental diligenciado.
• Se debe efectuar una revisión por lo menos anual de la documentación en estantes, para detectar presencia de hongos, deterioro de la misma o controles en caso de faltantes.
1.2. CLASIFICACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN
Se organiza toda la documentación, por series o grupos, teniendo en cuenta la Tabla de Retención Documental y Valoración Documental o demás instrumentos de recuperación de información (inventarios documentales) del periodo que corresponda organizar.
1. 3. SELECCIÓN, DEPURACIÓN Y DESCARTE
Una verdadera selección permite reducir costos en espacio, tiempo y materiales. La selección se aplica a series documentales voluminosas donde el contenido informativo se repite o se encuentra registrado en otras series o que de acuerdo a sus valores (primarios y secundarios) no amerita conservación total.
• Se debe evitar la conservación de impresos, periódicos, boletines, folletos o circulares de información general y de contenido intranscendente, (documentos que se definen de apoyo entre otros) siempre que no haga parte de una serie, grupo documental o que se constituya soporte de un expediente de carácter legal, caso especifico "Historias Laborales", estos documentos deben organizarlos atendiendo el instructivo para tal fin (ver anexo 2).
• Los documentos se identifican y seleccionan, clasificándolos por asunto o temas de mayor importancia y en orden cronológico (día 03 mes 01 año 05).
• Los documentos originales siempre se conservan, si existen originales repetidos se eliminan mediante acta (utilizando el formato estructura para documentar actas del Sistema de Gestión de Calidad) y debe ser avalada por el administrador del archivo de gestión, el Jefe de la dependencia respectiva o el comité de archivo según el caso.
• Se retiran copias duplicadas, del tal modo que solo se conserve una primera copia, archivando de preferencia los originales. Las copias se archivan cuando el documento original debe salir de la dependencia, es el caso de las comunicaciones oficiales externas. Todo documento para formalidades legales, debe llevar la firma de quien este autorizado.
• Se examinan los diferentes documentos para comprobar que han cumplido con los trámites legales y que por lo tanto pueden archivarse en la carpeta o expediente que les corresponde, teniendo en cuenta las series documentales creadas en la respectiva tabla de retención documental por dependencia o al grupo documental al cual pertenezca.
• Fotocopias de los formatos de concertación de objetivos, evaluación del desempeño, copias de circulares y de resoluciones, no deben incluirse en las transferencias documentales. Los originales de éstos reposan en las dependencias productoras y son remitidos por esas oficinas en sus respectivas entregas.
• Para la preparación de los inventarios documentales se debe utilizar el formato único de inventario documental Código 8013001 (anexo al procedimiento "administración de archivos mediante la elaboración de inventarios documentales"), revisando cuidadosamente las instrucciones para no alterar el contenido original. (A excepción de las oficinas donde se generen expedientes legales).
1.4. REVISIÓN Y FOLIACIÓN
• Los documentos deben ser numerados preferiblemente en la parte superior derecha con esfero de tinta negra, de manera legible sin enmendaduras (no utilizar marcadores, resaltadores, las manchas de la tinta afectan la originalidad del documento) y de enero a diciembre. Eje: Enero 02 / 2004; Folio No, 1 y así sucesivamente hasta finalizar último folio de cada carpeta o la cantidad de carpetas o expedientes resultantes por tema o contenido, es decir que si se encuentran dos o más carpetas de un mismo tema o expediente, la numeración se realizará en forma consecutiva y cronológica desde la primera carpeta hasta la última.
• No es estrictamente necesario que se contabilicen 200 folios por cada carpeta o expediente lo más importante de la foliación es que el contenido de cada carpeta o expediente no se interrumpa guardando coherencia con el contenido de la siguiente carpeta, numeración que igualmente debe ser consecutiva. Por fundamento legal, todo documento validado debe ser foliado, evitando con ello sustracción o inserción de folios o documentos. Cuando surja la necesidad de efectuar una nueva foliación, se debe eliminar con una X todas las existentes, para dejar una única foliación.
• En las carpetas o (expedientes) los folios completamente en blanco es decir, que no contengan información en ninguna de sus dos caras (recto ni vuelto) deben retirarse de la carpeta o expediente, para evitar fraude o adulteración del documento o si se encuentra con el foliado original colocar en letras grandes "ANULADO".
• Para el caso de los expedientes de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva, Asuntos Disciplinarios, entre otros, el concepto de los profesionales productores de los documentos o expedientes, será el único sustento legal a tener en cuenta para la organización de los mismos. El Archivo Central, únicamente recomienda principios generales de organización fundamentados en criterios archivísticos.
• Cada una de las carpetas debe tener un marbete de identificación, si ésta es continuación de la otra identifíquelas con números consecutivos guardando el orden cronológico del periodo al cual corresponda los documentos objeto de organización, es decir, una de tres (1/3, 2/3, 3/3), la fecha de la misma (año) debe formar parte de la identificación: junto con el nombre de la carpeta Ej.-(Transferencias documentales 2004 1/3 )
• Para identificar la carpeta en su portada utilice los siguientes datos:
Estructura jerárquica de la Dependencia (Dirección Administrativa Subdirección de Servicios Administrativos – Archivo Central); Tema, asunto o serie con el respectivo código de serie y subserie (Contratos) fechas extremas (inicial y final de esa carpeta) (01-01-04) (30-12-04) folios (cantidad resultante una vez efectuada la depuración y descarte si lo amerita) Carpeta No. Caja No. (Estas dos últimas se diligencian preferiblemente al efectuar la revisión final de entrega).
• Las carpetas de los papeles de trabajo deben identificarse con el periodo del año respectivo ejemplo: PAPELES DE TRABAJO-HOSPITAL GARCES NAVAS-PRIMER SEMESTRE DE 2004, PAPELES DE TRABAJO-HOSPITAL LA VICTORIA-SEGUNDO TRIMESTRE DE 2004 (Ver procedimiento para elaborar papeles de trabajo del equipo auditor del proceso de prestación de servicio micro).
• Los planos o cualquier documento que por su formato o tamaño estén doblados, se numerarán como un solo folio. Los impresos insertos en la unidad documental carpeta o expediente (Folletos, boletines, estudios, plegables,) deben numerarse en un solo folio y en orden consecutivo.
• La numeración o foliación es la última tarea que se debe aplicar en la organización de documentos, cuando se haya efectuado la preparación física, selección, depuración, descarte y eliminación, para evitar pérdida de tiempo, errores, tachones o refoliados. Dentro de las políticas de gestión documental, es requisito indispensable, que los documentos seleccionados para conservación sean controlados mediante la foliación, como prueba legal, evitando sustracción o inserción de folios sin una secuencia lógica que garantice la autenticidad e integridad del documento (especialmente historias laborales y expedientes).
1.5. ELIMINACIÓN
Es la destrucción de documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios. La eliminación de documentos debe formar parte de la preparación de las transferencias correspondientes.
• Una vez se identifiquen los documentos, se valoren, seleccionen y se haya preparado el Inventario Documental, de lo que se va a conservar en cada fase del archivo (Gestión, Central o Histórico) se procede a eliminar la documentación descartada, mediante acta (utilizar formato estructura para documentar actas del SGC) acompañada del respectivo inventario documental de los documentos a eliminar, firmada por el Jefe responsable de la oficina y los funcionarios que hayan intervenido en el proceso de organización y eliminación con la debida justificación del porqué se eliminó dicha documentación. Cuando se genera volúmenes altos de documentos para eliminar, se deben enviar al archivo central debidamente inventariadas e identificadas cada un de las cajas, para que allí se realice su destrucción previo concepto del Comité de Archivo de la entidad.
• A partir de la aplicación de la Tabla de Retención Documental la eliminación deberá realizarse tan pronto como se cumpla el plazo fijado dentro de ésta.
2. TRANSFERENCIA DOCUMENTAL
• Para las transferencias documentales revise cuidadosamente la matriz de este procedimiento y diligencie correctamente el formato único de Inventario Documental de acuerdo a sus instrucciones anexas. (véase procedimiento "Administración de archivos mediante la elaboración de inventarios documentales").
• El Administrador del Archivo de Gestión responsable de la dependencia remitente, debe diligenciar en original (para el Archivo Central) y copia (para dependencia remitente) el formato único de inventario documental, detallando las series documentales o carpetas a transferir junto con su archivo magnético en Excel.
• El jefe de la dependencia remitente otorga visto bueno al inventario documental diligenciado por el administrador de archivo de gestión de la dependencia en mención, previa revisión detallada de la misma.
• El Archivo Central, no recibirá archivos que no cumplan con los principios básicos de organización contemplados en este instructivo. Cada dependencia abrirá una carpeta de "Transferencias Documentales" que conservará en su Archivo de Gestión, de tal forma que sirva de referencia para efectuar con precisión la solicitud de préstamo de documentos, mencionando el nombre de la serie, subserie y/o asunto y la fecha en que fue remitida al Archivo Central, y ubicación física correspondiente (cajilla y número de carpeta).
• No se aceptarán documentos que enuncien el envío de anexos sino vienen los soportes o en su defecto registrar en la casilla de "notas" del formato único de inventario documental diligenciado, dejando la observación de la fuente donde reposan.
• En las dependencias donde existen grupos de profesionales productores o generadores de documentos serán ellos los únicos responsables al interior de cada oficina de recomendar técnica y profesionalmente la depuración de los documentos y suministrar al Administrador del Archivo de Gestión, el inventario único documental individual diligenciado de los archivos a su cargo para que únicamente él unifique la totalidad de los inventarios documentales de la dependencia y realice una sola entrega al Archivo Central de lo pertinente, quién estará informando al jefe de la oficina, el estado de organización y conservación del mismo.
• En el caso de transferencias a entidades distintas de la Contraloría, se seguirá lo determinado en este procedimiento y los relacionados con temas afines a esta materia con la aprobación del comité de archivo de la entidad
3. EMBALAJE
• Antes de proceder al empaque dentro de las cajas, diligencie el formato único de Inventario documental, detallando cada una de las carpetas que planea transferir, conservando el nombre exacto que tienen los marbetes con las fechas de los documentos contenidos en éstas, así: NOMBRE DE LAS CARPETAS - FECHAS DEL PRIMER Y ULTIMO DOCUMENTO ARCHIVADO EN LA CARPETA (fechas extremas, por ejemplo: Departamento Administrativo de Catastro Distrital - 01-02-2002 / 03-11-2002) y número de carpeta, 1/3, 2/3, 3/3 y así sucesivamente
• Coloque dentro de la cajilla de archivo las carpetas sobre su lomo, es decir, con los marbetes de identificación en forma horizontal hacia arriba. Las cajillas no deben ser rotuladas o signadas en sus caras laterales, esta tarea la realizará el Archivo Central, previa verificación del contenido de cada cajilla y confrontación con el formato único de inventario documental diligenciado (Las cajillas deben ser solicitadas al Archivo Central por el Administrador del Archivo de Gestión de cada dependencia, una vez haya realizado todo el proceso de organización, y haber determinado el número preciso de cajillas que requiere para el empaque de las carpetas organizadas, teniendo en cuenta que su capacidad promedio es de mil (1000) folios.)
• El Archivo Central entregará las cajillas, las cuales deben ser devueltas con la documentación objeto de la transferencia, junto con las sobrantes en caso de no ser totalmente utilizadas.
• En cada caja se debe introducir el número de carpetas necesarias, de manera que no queden ni muy ajustadas ni muy sueltas.
• Al empacar se debe mantener el orden estricto consecutivo y cronológico del formato único de inventario documental diligenciado. Las cajas de transferencias deben numerarse consecutiva y cronológicamente en la cara frontal y con lápiz de mina negra.
FORMATO TABLA DE VALORACIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: ___________________________________________ HOJA N° ____ DE ____
OFICINA PRODUCTORA:
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CÓDIGO |
SERIES O CONTENIDO DE LA DOCUMENTACIÓN |
RETENCIÓN |
DISPOSICIÓN FINAL |
PROCEDIMIENTOS |
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Archivo Central |
CT |
E |
M |
S |
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FORMATO CÓDIGO 8015001
CONVENCIONES:
CT: CONSERVACIÓN TOTAL
E: ELIMINACIÓN
M: MICROFILMACIÓN U OTROS SOPORTES
S: SELECCIÓN
FIRMA APROBACIÓN: _________________________
Jefe o Coordinador de Archivo
FECHA: ______________
INSTRUCCIONES PARA DILIGENCIAR
EL FORMATO TABLA DE VALORACIÓN
DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: Debe colocarse el nombre completo o Razón social.
HOJA __ DE __: En el primer espacio debe consignarse el número que identifica cada hoja, siguiendo un consecutivo que determinará el total de las hojas utilizadas para la elaboración de la tabla de valoración documental.
OFICINA PRODUCTORA: Debe colocarse el nombre de la unidad administrativa que conserva la documentación valorada en ejercicio de sus funciones.
CÓDIGO N°: Sistema convencional que identifica tanto las unidades productoras de documentos como sus series o grupos documentales respectivos.
SERIE O CONTENIDO DE LA DOCUMENTACIÓN: debe anotarse el nombre asignado al conjunto de unidades documentales, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. De ser pertinente, también se listarán las subseries y/o grupos documentales correspondientes.
RETENCIÓN: Plazo en términos de tiempo en que los documentos deben permanecer en el Archivo Central. Esta permanencia está determinada por la valoración derivada del estudio de la documentación objeto de análisis.
ARCHIVO CENTRAL: Unidad administrativa donde se agrupan documentos transferidos o trasladados por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, una vez finalizado su trámite y transferidos al Archivo Central, siguen siendo vigentes y objeto de consulta por las propias oficinas y los particulares en general.
DISPOSICIÓN FINAL: Hace referencia a la tercera etapa del ciclo vital, resultado de la valoración con mira a su conservación permanente, eliminación, selección por muestreo y/o microfilmación u otras técnicas.
CONSERVACIÓN TOTAL (CT): Se aplica a aquellos documentos que tienen valor permanente, es decir, los que lo tienen por disposición legal o los que por su contenido informan sobre el origen, desarrollo, estructura, procedimientos y políticas de la entidad productora, convirtiéndose en testimonio de su actividad y trascendencia. Así mismo, son patrimonio documental de la sociedad que los produce, utiliza y conserva para la investigación, la ciencia y la cultura. En la Contraloría de Bogotá, D.C. se consideran documentos de conservación total entre otros, Historias laborales (hojas de vida), Nóminas, Expedientes de Responsabilidad Fiscal, Contratos, Resoluciones (reglamentarias, ordinarias).
ELIMINACIÓN (E): Proceso mediante el cual se destruyen los documentos que han perdido sus valores primarios (administrativo, legal, fiscal, contable y secundarios (que no tienen valor histórico y carecen de relevancia para la investigación, la ciencia y la tecnología).
MICROFILMACIÓN (M): Técnica que permite, fotografiar documentos y obtener pequeñas imágenes en película. En esta columna también se indican otros soportes electrónicos o magnéticos.
SELECCIÓN (S): Proceso mediante el cual se determina la conservación parcial de la documentación por medio de muestreo, entendiéndose éste como la operación por la cual se conservan ciertos documentos de carácter representativo o especial durante la selección con criterios alfabéticos, numéricos, cronológicos, topográficos, temáticos, entre otros.
PROCEDIMIENTOS: En esta columna deben consignarse las actividades aplicadas en los documentos de conservación total, modalidad de muestreo para la selección, microfilmación u otra técnica y eliminación.
ANEXO 2
INSTRUCTIVO ARCHIVO DOCUMENTACION
HISTORIAS LABORALES
PRIMERA FASE:
ORDENACION DE LA HISTORIA LABORAL
Se debe ordenar cronológicamente cada historia laboral atendiendo la secuencia propia de su producción; reflejando el vinculo que se establece entre el funcionario y la Contraloría, de manera que el primer documento con la fecha más antigua de la actividad desarrollada de la Dirección deTalento Humano, es el primero que se debe encontrar al abrir la carpeta y el documento con la fecha más reciente se encontrará al final de la misma.
PRIMERA SECUENCIA DE LA ORDENACION
De conformidad con lo expuesto, la secuencia propia de la producción de documentos que integran una historia laboral comienzan con la Hoja de Vida presentada por el aspirante a ocupar un cargo, éste documento es una Unidad Documental que se encuentra integrada por los siguientes documentos, que deben ir en el siguiente estricto orden:
* Currículo profesional y laboral del aspirante (Hoja de Vida), el cual debe contener en la primera página la foto reciente del aspirante. Este documento es el primero que se debe encontrar al abrir la carpeta.
* Soportes de Estudios:
1. EDUCACION FORMAL: Certificado de estudios elementales (para cargos que exigen este clase de estudios), título de bachiller, título de técnico, titulo de profesional, titulo de especializaciones, título de Maestría, título de Doctorardo.
2. EDUCACIÓN NO FORMAL: Certificados que acrediten cursos, seminarios, etc.
* Soportes de Experiencia Laboral: Comprenden las certificaciones que acreditan la experiencia profesional del aspirante.
SEGUNDA SECUENCIA DE LA ORDENACION
Recibida la hoja de vida con los soportes mínimos indicados anteriormente, se procede a solicitar los documentos necesarios para llevar a cabo la actuación administrativa del nombramiento y la posesión, los documentos que deben archivarse en esta secuencia son los siguientes:
* Fotocopia de la cédula de ciudadanía del aspirante.
* Fotocopia de la Libreta Militar si el aspirante es un hombre menor de 50 años.
* Fotocopia de la Tarjeta Profesional si el aspirante tiene una profesión que así lo exija.
* Licencia de Conducción para empleo de conductor
* Fotocopia del Registro Civil de la persona nombrada y de los hijos
* Formato Único de Hoja de Vida con foto reciente. (Se debe verificar que el formato este firmado por el Director de Talento Humano, si falta la firma se debe informar al Subdirector de Gestión del Talento Humano para que tome las medidas del caso).
* Declaración juramentada de Bienes y Rentas
* Declaración juramentada de Obligaciones Alimentarias
* Declaración juramentada de causales de Inhabilidad e Incompatibilidad
* Revisión cumplimiento de Requisitos y Antecedentes (Boletín CGN)
* Fotocopia del Certificado de Antecedentes Judiciales vigente (DAS)
* Original de Antecedentes Disciplinarios de la PROCURADURIA
* Original de Antecedentes Disciplinarios de la PERSONERIA DISTRITAL
* Examen de serología y hemoclasificación
TERCERA SECUENCIA DE LA ORDENACION
* Informe de Entrevista
* Formato de revisión de documentos debidamente firmado por los revisores. (Este documento cierra las secuencias anteriores).
SECUENCIA DE LA ORDENACION CRONOLOGICA
Una vez que se completa la documentación la entidad procede a nombrar al aspirante y desde la expedición de este acto administrativo la ordenación va en estricto orden cronológico, la secuencia de producción de los documentos lleva el siguiente orden:
* Resolución de Nombramiento (Con este documento comienza el orden cronológico).
* Oficio de Comunicación de Nombramiento (Debe estar debidamente firmado por el aspirante)
* Original del Oficio de Aceptación del cargo presentado por el aspirante.
* Fotocopia Acta de Posesión
* Oficio remisión a examen médico de ingreso.
* Formato de apertura de cuenta en el Banco Davivienda (Se debe ubicar según la fecha de expedición, en algunos casos es aportado en la segunda secuencia de la ordenación y por lo tanto debe ubicarse allí).
* Formato de afiliación al Plan POS a través de una E.P.S
* Copia del Formato de afiliación al fondo de Pensiones
* Copia del Formato de afiliación al fondo de Cesantías
* Copia del Formato de afiliación a SURATEP
De aquí en adelante se continúa la ordenación respetando la fecha de producción de cada uno de los documentos que se deben archivar, teniendo en cuenta que el documento con la fecha más reciente se encontrará al final de la historia laboral.
FECHA DE PRODUCCION DE DOCUMENTOS PARA ORDENACION CRONOLOGICA
Teniendo en cuenta que los documentos deben archivarse de acuerdo a la fecha en que se produce la actuación administrativa, es necesario tener en cuenta las siguientes reglas con el fin de obtener un archivo correcto de la documentación:
* Documentos Externos: Se archivan de acuerdo a la fecha de recepción por parte de la entidad, para lo cual se debe verificar el sello correspondiente. (No se debe tener en cuenta la fecha de recepción interna de la Dirección).
* Documentos Enviados: Se debe tener en cuenta la fecha del envió que obra en el respectivo facsímile.
* Documentos Internos de otras dependencias: Se debe tener en cuenta la fecha de recepción en la Dirección de Talento Humano.
* Documentos internos de la Dependencia: Se debe tener en cuenta la fecha de recepción en la oficina respectiva o en su defecto el recibido del destinatario.
* Unidades documentales: Se deben archivar teniendo en cuenta la fecha de recepción. Cuando se quite el gancho de la unidad documental se deberá organizar la documentación teniendo en cuenta la fecha de producción, por ejemplo: Si se trata de un derecho de petición se debe tomar como fecha el memorando remisorio de la Dirección de Apoyo al Despacho y el número de anexos enviados, este será el documento inicial y la respuesta a la petición corresponderá al documento enviado al peticionario por la Dirección de Talento Humano, el cual irá archivado a continuación. Cuando se trate de Resoluciones, esta unidad documental esta compuesta por la primera hoja en la que se encuentra la parte CONSIDERATIVA y en la última parte se encontrará la parte RESOLUTIVA, a continuación se deberá archivar la respectiva comunicación.
* Unidades documentales en Comisiones: Esta unidad documental esta compuesta por el memorando remisorio de la Dirección de Apoyo al Despacho que contiene los anexos correspondientes a la invitación, posteriormente vendrá la Resolución de Comisión y completa la unidad el memorando de comunicación de la misma. Se debe verificar en la Resolución el numero de funcionarios que asisten a la misma y en cada historia laboral deben archivarse los documentos citados anteriormente.
* Nota: Las unidades documentales siempre llevan anexos, se debe verificar el número de anexos y en caso de que este incompleta la documentación se deberá informar de inmediato a la Subdirección de Gestión del Talento Humano.
SEGUNDA FASE:
LIMPIEZA
Se debe retirar el material metálico de la documentación, la cual deberá estar libre de ganchos de cocedora, clips, cinta pegante, pos-it, documentos argollados o empastados, entre otros.
ELIMINACION DE DUPLICADOS
Se deben eliminar los duplicados, esta actividad consiste en retirar de la historia laboral todos aquellos documentos que no son de archivo como por ejemplo: hojas en blanco, separadores, documentos en papel fax (se debe sacar copia y eliminar el fax), papel adhesivo, recortes de prensa (sacar copia), duplicados, plegables, tarjetas de invitación o felicitación, catálogos, entre otros.
TERCERA FASE:
ENCUADERNACION
Se deben archivar los documentos tamaño carta, procurando que el lomo superior quede uniforme, los documentos tamaño oficio se deben doblar al tamaño carta uno a uno, se colocaran las tapas de cartulina para protección de la documentación procurando dejar un espacio en la parte superior que permita la conservación del documento, se deberán utilizar los ganchos legajadores de plástico.
CUARTA FASE:
FOLIACION
Esta actividad se realiza en el orden en que van produciendo o recibiendo los documentos. Esta debe efectuarse en el extremo superior derecho de la hoja, con un esfero negro en forma legible y sin enmendaduras, con números tamaño normal (Puede llevarse a lápiz de mina negra mirado Nº 2, mientras se aseguran que no hay más documentos que archivar). Debe ser consecutiva de 1 a n independientemente del número de carpetas, por ejemplo: Carpeta 1 Folios 1-200, etc.
Cada carpeta debe contener como máximo 200 folios a no ser que los últimos documentos sean una unidad documental, caso en el cual podrán archivarse máximo 215 folios, si son más documentos se deberá cerrar la carpeta y abrir una nueva.
Cada carpeta con 200 folios debe archivarse a la carpeta exterior para evitar la introducción de nueva documentación.
QUINTA FASE:
ROTULACIÓN DE CARPETAS
Se debe elaborar el rótulo de acuerdo al modelo establecido, teniendo en cuenta las siguientes instrucciones:
IDENTIFICACION
Se debe indicar de manera clara los apellidos y nombre del funcionario, no deberán elaborase los nombre en forma abreviada.
En esta actividad se debe verificar el nombre que aparece en la cédula de ciudadanía y transcribirlo literalmente, sin cambiar la ortografía.
FECHAS EXTREMAS
La primera fecha extrema corresponde a la Resolución de Nombramiento, que es el documento con el cual se inicia la ordenación cronológica, además de ser el documento con el cual nace una historia laboral.
La última fecha extrema corresponderá a la del documento con el cual se completaron 200 folios.
NUMERO DE FOLIOS
Cada carpeta debe contener máximo 200 folios, al identificar el numero de folios se deberá indicar 1-200, la siguiente será 201-n etc, igualmente se deberá indicar en el rótulo si la carpeta esta integrada por varias, para lo cual se identificara si es 1 de 1 o 1 de 2 o 1 de 3, etc.
SEXTA FASE:
ACTUALIZACIÓN DEL INVENTARIO DOCUMENTAL.
Recibida la nueva información de las historias laborales se deberá proceder a incluir la información respectiva en el inventario documental.
SEPTIMA FASE:
IDENTIFICACION DE CAJAS
Se deberá proceder al diligenciamiento de las cajas o a la actualización de los datos, según el caso.
PROCEDIMIENTO PARA CONSULTA O PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS
HISTORIAL DE CAMBIOS
|
VERSIÓN |
Nº DEL ACTO ADMINISTRATIVO QUE LO ADOPTA Y FECHA |
NATURALEZA DEL CAMBIO |
|
1.0 |
R.R. No. 001 de 24 de enero de 2003 |
Modificación del nombre del procedimiento, quedando así: "Procedimiento para la consulta o préstamo de documentos" Versión 2.0.
Revisión de los siguientes numerales: definiciones, Registros, Anexos y la descripción del procedimiento.
Codificación del procedimiento.
Codificación de los formatos
Modificación al formato Ficha de consulta o préstamo de documentos.
Supresión de la Resolución Reglamentaria 018 de abril 29 de 2002.
Adición de la Resolución Reglamentaria 035 de julio 29 de 2005.
Adición de la Resolución Reglamentaria No. 031 de julio 21 de 2005.
Adición del Articulo 13 del Código Penal.
Adición del Articulo 74 del Código Penal.
Adición del Articulo 194 del Código Penal.
Adición de la Ley 962 de 2005. |
|
2.0 |
R.R. No. 042 del 9 de Noviembre de 2005. |
Cambio de Código.
Como resultado del proceso de actualización y mejoramiento de los procedimientos de Gestión Documental se tuvieron en cuenta las recomendaciones realizadas por las auditorías y los cambios contemplados en el "Modelo Estándar de Control Interno" MECI, en referencia con las observaciones y puntos de control e igualmente se mejoraron en su conjunto las actividades y los registros adjuntos. |
|
3.0 |
R.R. 035 30 DIC 2009 |
|
Formato Código 1002002
PROCEDIMIENTO PARA LA CONSULTA O PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS
CODIGO DEL PROCEDIMIENTO: 8016
VERSIÓN No. 3.0
FECHA: 22 DIC. 2009
|
REVISADO POR: Director Administrativo (AF) José de Jesús Gil Barreto
CARGO NOMBRE FIRMA |
|
Director Técnico Elemir Eduardo Pinto Díaz
APROBADO POR: de Planeación
CARGO NOMBRE FIRMA |
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COPIA No. No. DE PAGINAS: 13 |
1. OBJETIVO(S):
Ofrecer el servicio de consulta y préstamo de los documentos que administran los Archivos Central y de Gestión de las diferentes dependencias, ya sea a funcionarios de la Contraloría, de otras entidades o ciudadanos en general, dando cumplimiento a las normas legales establecidas para tal fin.
2. ALCANCE:
Este procedimiento inicia con el acceso a la consulta y préstamo de documentos y termina con el reporte del listado de usuarios morosos por no devolución de documentos.
3. BASE LEGAL:
Ley 734 de febrero 5 de 2002. "Por la cual se expide el Código Disciplinario Único" art.34 nº5.
Ley 594 de julio 14 de 2000. "Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones".
Ley 527 de agosto 18 de 1999. "por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones".
Ley 190 de junio 6 de 1995. "Por la cual se dictan normas tendientes a preservar la moralidad en la Administración Pública y se fijan disposiciones con el fin de erradicar la corrupción administrativa"
Ley 57 de julio 5 de 1985. "Por la cual se ordena la publicidad de los actos y documentos oficiales" Artículos del 12 al 25.
Ley 962 de 2005. Por la cual se dictan disposiciones sobre racionalización de trámites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones públicas o prestan servicios públicos".
Ley 599 De 2000 y sus modificaciones Código Penal. Articulo 13 "La reserva legal sobre cualquier documento cesará a los treinta (30) años de su expedición. Y Artículo 194 del Código Penal. Divulgación y empleo de documentos reservados. "El que en provecho propio o ajeno o con perjuicio de otro divulgue o emplee el contenido de un documento que deba permanecer en reserva, incurrirá en multa, siempre que la conducta no constituya delito sancionado con pena mayor"
Resolución Reglamentaria N. 017 de junio 29 de 2001. "Por la cual se asignan funciones de custodia y autenticación de documentos", o los actos que la modifiquen. Contraloría de Bogotá D.C.
Resolución Reglamentaria N. 035 de julio 29 de 2005. "Por la cual se establece el costo de la reproducción y duplicado de documentos que se expidan a persona interesadas" o aquellas que la modifiquen
4. DEFINICIONES:
CONSULTA DE DOCUMENTOS: Derecho de los usuarios de la entidad productora de documentos y de los ciudadanos en general a utilizar la información contenida en los documentos de acuerdo a los reglamentos establecidos y en los términos consagrados por la Ley.
PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS: Derecho de los usuarios a obtener copia de los documentos en los términos consagrados por la Ley.
5. REGISTROS:
Ficha de consulta o préstamo de documentos.
Control estadístico de consulta o préstamo de documentos.
Memorando.
Reporte de usuarios morosos por no devolución de documentos.
6. ANEXOS:
Ficha de consulta o préstamo de documentos. (Formato código 8016001)
Tarjeta de afuera. (Formato código 8016002)
Control estadístico de consulta o préstamo de documentos. (Su diligenciamiento es opcional). (Formato código 8016003)
7. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
7.1 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO PARA CONSULTA O PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS A FUNCIONARIOS DE LA CONTRALORÍA DE BOGOTÁ, D.C.
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No |
RESPONSABLE |
ACTIVIDAD |
REGISTROS |
PUNTO DE CONTROL/OBSERVACIONES |
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1 |
Funcionario de la Contraloría de Bogotá. |
Solicita en las instalaciones del Archivo Central o en la dirección u oficina respectiva, el servicio de consulta y préstamo de documentos, en la jornada laboral, presentando carné de la Contraloría de Bogotá, diligenciando la FICHA DE CONSULTA O PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS y entregándola al Administrador de Archivos correspondiente. También se puede consultar telefónicamente, mediante memorando, vía fax o correo electrónico. Cuando sean documentos oficiales en ejercicio de las funciones de las dependencias de la Entidad, estas solicitudes deben ser firmadas por el responsable de la dependencia, con el respectivo código asignado. |
Ficha de consulta o préstamo de documentos |
(Ver Formato código 8016001). |
|
2 |
Técnico, Secretario o Auxiliar Administrativo asignado como Administrador de Archivos correspondiente |
Ubica la documentación en los locales o depósitos especiales del Archivo o archivos de las oficinas, apoyándose en los instrumentos de consulta como inventarios documentales, Tablas de Retención Documental y bases de datos, entre otros. Ningún usuario tendrá acceso directo a los depósitos donde se guarden los documentos. |
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|
Retira los documentos de los depósitos, colocando una "TARJETA DE AFUERA" hasta el momento de su devolución. El Administrador de Archivos correspondiente podrá suministrar la información por el medio más conveniente, atendiendo la reserva documental y diligenciando la FICHA DE CONSULTA O PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS. |
|
(ver Formato código 8016001 y 8016002) |
|
Entrega en las instalaciones del Archivo o en las oficinas los documentos que estén disponibles para consulta o préstamo o de lo contrario orienta al usuario sobre las posibles fuentes donde puede ubicar la información solicitada. Todos los documentos entregados para consulta o préstamo deben ser revisados con anterioridad, informando al usuario sobre el estado de conservación de los mismos. Los daños causados a los documentos prestados deben ser imputados al usuario solicitante.
Para las modalidades de consulta: telefónicas, memorando, vía fax o correo electrónico se envían los documentos con memorando (soportes físicos preferiblemente copias), vía fax (dependiendo del volumen documental solicitado) o correo electrónico. |
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3 |
Funcionario de la Contraloría de Bogotá. |
Consulta los documentos entregados en las instalaciones del Archivo Central y solicita fotocopias si lo amerita. |
|
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|
Devuelve los documentos consultados o solicita el préstamo de los documentos de interés, para retirarlos de las instalaciones del Archivo, se prestarán preferiblemente reproducciones de los documentos y no los originales. (Acuerdo 07 de 1994 Artículo 50 Reglamento General de Archivos. AGN). Cuando se requieren documentos autenticados que reposen en el Archivo Central, éstos se trasladaran a la Subdirección de Servicios Administrativos, para su correspondiente trámite y entrega de los mismos, los cuales una vez cumplido el trámite deben ser devueltos en las mismas condiciones de conservación en que fueron entregados. |
|
|
|
4 |
Técnico, Secretario o Auxiliar Administrativo asignado como Administrador de Archivos correspondiente |
Presta reproducciones de los documentos solicitados cuando éstos existan en el Archivo, si los documentos son requeridos como sustento legal mediante autenticación se efectuará el trámite de acuerdo con lo establecido en la resolución Reglamentaria 017 de 2001. Lleva control a la toma de fotocopias. |
|
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5 |
Profesional |
Autoriza la entrega de fotocopias cuando la materia y circunstancias de la investigación lo justifiquen y el estado de conservación de los documentos lo permita. |
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6 |
Director, Subdirector, Jefe de oficina o Profesional Especializado. |
Autoriza el préstamo y salida de los documentos originales de las instalaciones, cuando la materia y circunstancias de la investigación lo justifiquen y el estado de conservación de los documentos lo permita. |
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7 |
Funcionario de la Contraloría de Bogotá |
Retira los documentos para el ejercicio de sus actuaciones administrativas. Solo por motivos legales la Contraloría de Bogotá D.C., podrá autorizar la salida de los documentos originales del Archivo Central o de Gestión. (En el registro se consigna la fecha del préstamo, identificación completa del expediente, número de folios, nombre y cargo de quien retira el expediente y término perentorio para su devolución).
Devuelve los documentos prestados mediante memorando en un término no mayor a cinco (5) días hábiles, antes de las 5:00 p.m. El préstamo podrá ser renovado, previa solicitud, si no existe otra solicitud para los mismos documentos.
|
|
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8 |
Técnico, Secretario o Auxiliar Administrativo asignado como Administrador de Archivos correspondiente |
Verifica que la información consultada o prestada se encuentre en las condiciones físicas en que se hayan entregado. La mutilación o daño de los documentos será causal de pérdida al uso o consulta de los documentos, obligándose a reparar el daño causado en un término no superior a 3 días, sopena de la sanción disciplinaria a que haya lugar, impuesta por la Oficina de Asuntos Disciplinarios de la Contraloría de Bogotá, D.C. |
|
|
|
Solicita por escrito la devolución de documentos prestados una vez cumplido el tiempo establecido para la entrega, en caso de no haber sido devueltos al Archivo. |
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PUNTO DE CONTROL: El Administrador de Archivo de cada dependencia informa al jefe, sobre los usuarios morosos e irregularidades en los documentos, para que éste a su vez solicite por escrito la devolución inmediata de los documentos prestados. |
|
Diligencia Formato Control Estadístico de Consultas o Préstamo de Documentos para conformar la información consolidada de estadísticas de consulta y préstamo de documentos. |
Control Estadístico de consulta o préstamo de documentos diligenciado. |
OBSERVACIÓN:
(Ver formato código 8016003) |
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9 |
Profesional Universitario o Especializado |
Reporta listado de usuarios morosos por no devolución de documentos al Jefe inmediato con copia a la Oficina Asesora de Asuntos Disciplinarios. |
Memorando |
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7.2 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO CONSULTA O PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS PARA FUNCIONARIOS OTRAS ENTIDADES Y CLIENTE EXTERNO
|
No |
RESPONSABLE |
ACTIVIDAD |
REGISTROS |
OBSERVAC. |
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1 |
Funcionario de otras entidades o cliente externo. |
Solicita en las instalaciones del Archivo Central o en la dirección u oficina respectiva, el servicio de consulta de documentos, en horas laborales, presentando documento de identidad, diligenciando la FICHA DE CONSULTA O PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS y entregándola al Administrador de Archivo correspondiente. |
Ficha de consulta o préstamo de documentos diligenciada. |
(Ver formato código 8016001) |
|
Solicita consulta en sala, mediante oficio, vía fax o correo electrónico |
|
|
|
2 |
Técnico, Secretario o Auxiliar Administrativo asignado como Administrador de Archivos correspondiente |
Ubica la documentación en los locales o depósitos especiales del Archivo Central o archivos de las oficinas, apoyándose en los instrumentos de consulta como inventarios documentales, Tablas de Retención Documental y bases de datos, entre otros. Ningún usuario tendrá acceso directo a los depósitos donde se guarden los documentos. |
|
|
|
Retira los documentos de los depósitos, colocando una "TARJETA DE AFUERA" hasta el momento de su devolución. El funcionario Administrador de Archivos correspondiente podrá suministrar la información por el medio más conveniente, atendiendo la reserva documental y diligenciando la FICHA DE CONSULTA O PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS, para los casos de solicitud descritos en el numeral 1. |
|
(Ver formato código 8016002) |
|
Entrega en las instalaciones del Archivo central u oficinas los documentos que estén disponibles para consulta o de lo contrario orienta al usuario sobre las posibles fuentes donde puede ubicar la información solicitada. Todos los documentos entregados para consulta deben ser revisados con anterioridad, informando al usuario sobre el estado de conservación de los mismos. Los daños causados a los documentos prestados deben ser imputados al usuario solicitante. |
|
|
|
3 |
Funcionario de otras entidades o cliente externo. |
Consulta los documentos entregados en las instalaciones del Archivo Central u oficinas y solicita fotocopias si las requiere. |
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4 |
Director, Subdirector, Jefe de oficina o Profesional Especializado |
Autoriza la entrega de fotocopias cuando la materia y circunstancias de la investigación lo justifiquen y el estado de conservación de los documentos lo permita. La entrega de fotocopias se realizará de acuerdo con la Resolución Reglamentaría No. 017 de julio 27 de 2004. "Por la cual se establece el costo de transcripción y de reproducción de documentos que se expidan a persona interesadas".
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|
|
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5 |
Técnico, Secretario o Auxiliar Administrativo asignado como Administrador de Archivos correspondiente |
Presta reproducciones de los documentos solicitados cuando éstos existan en el Archivo, si los documentos son requeridos como sustento legal mediante autenticación se efectuará el trámite de acuerdo con lo establecido en la resolución Reglamentaria 017 de 2001
|
|
|
|
6 |
Funcionario de otras entidades o cliente externo. |
Retira los documentos para el ejercicio de sus actuaciones administrativas. Solo por motivos legales la Contraloría de Bogotá D.C., podrá autorizar la salida de los documentos del Archivo Central o de Gestión a otras entidades, con la autorización del Jefe de la respectiva dependencia. (En el registro se consigna la fecha del préstamo, identificación completa del expediente, número de folios, nombre y cargo de quien retira el expediente y término perentorio para su devolución). |
|
|
|
Devuelve los documentos prestados mediante oficio, salvo en situaciones especiales, en un término no mayor a tres (3) días hábiles, antes de las 5:00 p.m. |
|
|
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7 |
Técnico, Secretario o Auxiliar Administrativo asignado como Administrador de Archivos correspondiente |
Verifica que la información consultada o prestada se encuentre en las condiciones físicas en que se hayan entregado. La mutilación o daño de los documentos será causal de pérdida al uso o consulta de los documentos, obligándose a reparar el daño causado en un término no superior a 3 días, so pena de la sanción disciplinaria a que haya lugar, impuesta por la instancia respectiva. |
|
PUNTO DE CONTROL: El Administrador de Archivo de cada dependencia informa al jefe sobre los usuarios morosos e irregularidades en los documentos, para que éste a su vez solicite por escrito la devolución inmediata de los documentos prestados. |
|
Solicita por escrito la devolución de documentos prestados una vez cumplido el tiempo establecido para la entrega, si éstos no han sido devueltos. |
|
|
|
Diligencia Formato Control Estadístico de Consultas o Préstamo de Documentos. Para conformar la información consolidada de estadísticas de consulta y préstamo de documentos.
|
Control Estadístico de consulta o préstamo de documentos |
(Ver formato código 8016003) |
|
8 |
Profesional Especializado. |
Reporta listado de usuarios morosos por no devolución de documentos a la instancia respectiva. |
Reporte de usuarios morosos por no devolución de documentos. |
|
PROCEDIMEINTO PARA CONSULTA O PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS
FICHA DE CONSULTA O PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS No. ______
ENTIDAD: __________________________________________________________________________
DEPENDENCIA: ___________________________________ CÓDIGO DEPENDENCIA.:___________
NOMBRE DE USUARIO: ________________________________ IDENTIFICACIÓN: ______________
FECHA: ______________________________________________ HORA: _______________________
No. DE SOLICITUD: ________________ OFICIO MEMORANDO
EN SALA TELEFONO FAX E – MAIL
DOCUMENTO (S) SOLICITADO (S): _____________________________________________________ ___________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________
SERVICIO PRESTADO: No. DE RESPUESTA: ______________
CONSULTA SALA: MEMO FAX TELEFONO E – MAIL
PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS: SI NO No. DE FOTOCOPIAS:
RELACIÓN DE DOCUMENTOS PRESTADOS:
|
No. |
NOMBRE DEL DOCUMENTO |
UNIDAD DE CONSERVACIÓN |
No. FOLIOS |
UBICACIÓN TOPOGRÁFICA |
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|
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|
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FECHA DEVOLUCIÓN:___________________ FECHA LÍMITE DE DEVOLUCIÓN:____________
OBSERVACIONES ______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
SOLICITANTE: HORA: ______________________________
NOMBRE: _______________________________ FIRMA: _____________________________
C.C. No.
_______________________________________ ____________________________________
FUNCIONARIO QUE ATENDIÓ EL SERVICIO JEFE DEPENDENCIA
TARJETA DE AFUERA
|
FECHA DE PRÉSTAMO: |
|
NOMBRE DEL DOCUMENTO: |
|
|
|
UNIDAD DE CONSERVACIÓN (UC): No. DE FOLIOS: |
|
USUARIO: |
|
DEPENDENCIA: |
|
UBICACIÓN TOPOGRÁFICA: DEPÓSITO: ESTANTE: BANDEJA: |
FORMATO CÓDIGO 8016002
UC: CAJA, LIBRO, TOMO
CONTROL ESTADISTICO DE CONSULTA O PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS
|
DEPENDENCIA: |
PERIODO COMPRENDIDO |
|
|
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|
NÚMERO DE USUSARIOS ATENDIDOS |
|
INTERNOS |
|
|
EXTERNOS |
|
|
TOTAL |
|
|
No. DE SOLICITUDES |
RECIBIDAS |
ATENDIDAS |
OBSERVACIONES |
|
OFICIO |
|
|
|
|
MEMORANDO |
|
|
|
|
EN SALA |
|
|
|
|
TELÉFONICA |
|
|
|
|
FAX |
|
|
|
|
E MAIL |
|
|
|
|
OTRO |
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|
|
|
TOTAL |
|
|
|
|
ACTIVIDADES |
TOTAL |
|
UNIDADES DOCUMENTALES CONSULTADAS |
|
|
FOTOCOPIAS ENTREGADAS |
|
|
FOTOCOPIAS AUTENTICADAS |
|
|
MEMORANDOS DE REQUERIMIENTO |
|
|
CAPACITACIÓN (INDUCCIÓN – ASESORÍAS) |
|
FORMATO CÓDIGO 8016003
____________________________________ ______________________________
ADMINISTRADOR ARCHIVO DE GESTIÓN JEFE DE DEPENDENCIA
PROCEDIMIENTO PARA EL MANEJO Y CONTROL DE REGISTROS
MAGNETICOS (BACKUPS)
HISTORIAL DE CAMBIOS
|
VERSIÓN |
Nº DEL ACTO ADMINISTRATIVO QUE LO ADOPTA Y FECHA |
NATURALEZA DEL CAMBIO |
|
1.0 |
R.R. 001 del 24 de enero de 2003 |
Ajuste de varias actividades del procedimiento consagrado en la versión 1.
Se suprimieron los registros
Se organizó la secuencia de las actividades, para darle un orden lógico
Se modificaron los formatos |
|
2.0 |
R.R. No. 028 de mayo 7 de 2003 |
Codificación del procedimiento
Codificación de los formatos
Revisión de la numeración de las actividades del procedimiento
Inclusión del coordinador del grupo de actuaciones especiales
Sustitución de "EJECUTOR" por ""RESPONSABLE" en la descripción del procedimiento.
División del procedimiento en tres fases:
Backups bases de datos en servidores
Backups semestral de información institucional
Recuperación de información institucional |
|
3.0 |
R.R. No. 042 del 9 de Noviembre de 2005. |
Cambia de código.
Como resultado del proceso de actualización y mejoramiento de los procedimientos de Gestión Documental se tuvieron en cuenta las recomendaciones realizadas por las auditorías y los cambios contemplados en el "Modelo Estándar de Control Interno" MECI, en referencia con las observaciones y puntos de control e igualmente se mejoraron en su conjunto las actividades y los registros adjuntos. |
|
4.0 |
R.R. 035 30 DIC 2009 |
|
Formato Código 1002002
PROCEDIMIENTO PARA EL MANEJO Y CONTROL DE REGISTROS
MAGNÉTICOS (BACKUPS)
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 8017
VERSIÓN No. 4.0
FECHA: 22 DIC. 2009
|
REVISADO POR: Director Administrativo (AF) José de Jesús Gil Barreto
CARGO NOMBRE FIRMA |
|
Director Técnico
APROBADO POR : de Planeación Elemir Eduardo Pinto Díaz
CARGO NOMBRE FIRMA |
|
COPIA No. No. DE PAGINAS: 8 |
1. OBJETIVO(S):
Mantener una o más copias magnéticas de los archivos relevantes de las dependencias de la Contraloría.
2. ALCANCE:
Este procedimiento inicia con la determinación del backup a realizar, bien sea, de las bases de datos en los servidores, de la información institucional o con la recuperación de información por parte de la Dirección de Informática y termina con la copia de la bases de datos de los servidores, de la información institucional o la restauración de los mismos y el almacenamiento de las cintas.
3. BASE LEGAL:
o Ley 87 de 1993, "Por la cual se establecen las normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones".
4. DEFINICIONES:
BACKUPS: Copia de seguridad
DIRECTORIO: Espacio de almacenamiento en el disco duro de un computador que contiene varios subdirectorios y/o archivos.
SUBDIRECTORIO: Espacio de almacenamiento en el disco duro de un computador que se encuentra ubicado dentro de un directorio y a su vez puede contener otros subdirectorio o archivos.
DATACARTRIDGE: Cinta magnética utilizada para el almacenamiento de la información.
5. REGISTROS:
• Planilla de Control de Backups
• Cintas - Datacartridge
• Memorando
• Planilla de Control de Backup Institucional
6. ANEXOS :
Planilla de control de Backups. (Formato código 8017001)
Planilla de control de Backup Institucional. (Formato código 8017002)
7. MATRIZ PARA LA DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO :
7.1 Backups Bases de Datos en Servidores
|
No |
RESPONSABLE |
ACTIVIDAD |
REGISTRO |
PUNTO DE CONTROL/
OBSERVACIONES |
|
1 |
Profesional Centro de Cómputo |
Determina de acuerdo a la periodicidad establecida si el backup a realizar es diario, semanal, mensual o semestral. |
|
OBSERVACION:
Existe un grupo de cintas para backups diarios, otro para semanales, mensuales y semestrales |
|
Verifica en la Planilla de Control de Backups el número de la cinta correspondiente y registra la fecha de ejecución. |
Planilla de Control de Backups |
PUNTO DE CONTROL : Se Verifica y registra en la Planilla de Control de Backups los datos de la cinta donde se realiza el backup. |
|
Selecciona en la Cintoteca la cinta correspondiente y prepara en el servidor (el) (los) archivo(s) a respaldar. |
Cinta o Datacartridge |
|
|
Ejecuta la acción adecuada para respaldar (el)(los) archivo(s). |
|
|
|
Finalizada la copia de (el)(los) archivo(s) se regresa la cinta a su lugar de origen. |
|
|
7.2 Backup Semestral de Información Institucional
|
No |
RESPONSABLE |
ACTIVIDAD |
REGISTRO |
PUNTO DE CONTROL/
OBSERVACIONES |
|
2 |
Director de Informática |
Envía memorando al Contralor, Contralor Auxiliar, Directores Técnicos , Jefes de Oficinas Asesoras y Grupo de Actuaciones Especiales informando acerca del backup semestral de información institucional, indicando que se debe recopilar en un equipo con suficiente espacio en disco duro dentro de un directorio conformado por las iniciales DT seguido del código de la dependencia (DT#####) y que se encuentre conectado a la red. |
Memorando |
|
|
3 |
Contralor, Contralor Auxiliar, Directores Técnicos, Jefes de Oficinas Asesoras y Grupo de Actuaciones Especiales |
Solicita a todos sus funcionarios que seleccionen los archivos que ameriten ser conservados en copia de seguridad, en su última versión y preferiblemente establecer nombres cortos, combinado con fechas para definir los nombres de estos. |
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Asigna un funcionario para que realice la compilación de los archivos en el equipo seleccionado. |
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4 |
Profesional y/o técnico de la Dependencia |
Diseña en el computador seleccionado y dentro del directorio DT##### la estructura con los subdirectorios contenidos y copia en ella los archivos relevantes de la dependencia. |
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5 |
Contralor, Contralor Auxiliar, Directores Técnicos, Jefes de Oficinas Asesoras y Grupo de Actuaciones especiales |
Envía a la Dirección de Informática memorando informando que el directorio asignado para incluir los archivos que ameriten mantenerse en backup se encuentra conformado donde se indique:
- Nombre y código de la Dependencia
- Nombre del responsable del backup en la Dependencia
- Ubicación e identificación en la red del computador que contiene la información
- Nombre del directorio principal
- Estructura gráfica del directorio principal completa. |
Memorando |
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6 |
Profesional Centro de Cómputo |
Ubica a través de la red el directorio principal de cada una de las dependencias y procede a copiar la información en un servidor del Centro de Cómputo asignado para tal fin. Registra la acción realizada en un planilla de control de backup institucional |
Planilla de control de Backup Institucional |
PUNTO DE CONTROL : Se registra en la Planilla de Control de Backup Institucional, los datos de las dependencias que remiten el backup y los datos del servidor utilizado para centralizar la información de toda la Entidad. |
|
Una vez centralizada toda la información en el servidor procede a copiar todos los datos en dos cintas (datacartridge) debidamente identificadas con el contenido de su información, la primera de ellas con destino a la cintoteca del Centro de Cómputo y la otra para el centro alterno. |
Cinta (datacartridge) |
PUNTO DE CONTROL: Las dos cintas generadas son debidamente identificadas con el contenido de su información. |
7.3 Recuperación de Información Institucional
|
No |
RESPONSABLE |
ACTIVIDAD |
REGISTRO |
PUNTO DE CONTROL/
OBSERVACIONES |
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7 |
Contralor, Contralor Auxiliar, Directores Técnicos, Jefes de Oficinas Asesoras y Grupo de Actuaciones Especiales |
Envía memorando a la Dirección de Informática solicitando la recuperación de un backup o parte de este, indicando la fecha y ubicación de la información en la estructura de directorios de la respectiva dependencia. |
Memorando |
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8 |
Director de Informática. |
Asigna profesional del Centro de Cómputo para realizar la tarea correspondiente |
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9 |
Profesional Centro de Cómputo |
Ubica la cinta correspondiente y restaura la información en el disco duro del servidor para luego enviarla vía red a la dependencia solicitante. |
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PUNTO DE CONTROL: Con base en la información registrada en las planillas de control de backups y en los rótulos de las cintas, se ubica la información para ser restaurada. |
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Proyecta respuesta para la firma del Director de Informática, informando fecha y ubicación donde fueron restaurados los datos solicitados. |
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|
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ANEXO 1 |
FORMATO CÓDIGO 8017001
ANEXO 2
FORMATO CÓDIGO 8017002
PROCEDIMIENTO PARA LA PROYECCIÓN, ENVÍO Y RECEPCIÓN DE COMUNICACIONES
OFICIALES INTERNAS
HISTORIAL DE CAMBIOS
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VERSIÓN |
No. DEL ACTO ADMINISTRATIVO QUE LO ADOPTA Y FECHA |
NATURALEZA DEL CAMBIO |
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1.0 |
Resolución .Reglamentaria.001 del 24 de enero de 2003 |
En las actividades 6 y 7 se suprimieron los reportes escritos.
En las Instrucciones para elaborar memorandos, página 9 se adicionó que se puede colocar fecha con sello fechador y en la página 10 se aclararon los dos últimos párrafos.
En las Instrucciones para Elaborar Circulares, se suprimieron las márgenes y se aclaró la numeración con la cual se debe radicar. |
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1.0 |
Resolución Reglamentaria 052 de 27 de octubre de 2003 |
Codificación del procedimiento
Codificación de los formatos
Adición de la Ley 527 del 18 de agosto de 1999 a la base legal.
Eliminación de la Resolución Reglamentaria No. 027 del 15 de septiembre de 1999 de la base legal.
Supresión en el numeral "5. REGISTROS" reportes.
Sustitución del "EJECUTOR" por "RESPONSABLE" en la descripción del procedimiento.
Supresión de la Resolución Reglamentaria No. 018 de abril de 2002.
Adición de la Resolución Reglamentaria No. 031 de 2002 a la base legal.
Incluir en la "ESTRUCTURA DE CIRCULAR ELABORADA" las palabras CIRCULAR No.
El ASUNTO en la circular escribirlo contra el margen izquierdo.
Adición del formato "Planilla para la distribución de comunicaciones oficiales"
Adición de los artículos 13 y 194 del Código Penal.
Adición de la Resolución Reglamentaria No. 031 de julio 21 de 2005. |
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2.0 |
Resolución Reglamentaria. No. 042 del 9 de Noviembre de 2005. |
Como resultado del proceso de actualización tecnológica que adelanta la Entidad y de la política de optimización de los procesos y recursos, se sistematizó en el sistema SIGESPRO (Sistema de Gestión de Procesos y Documentos) todo el procedimiento para la recepción y entrega de comunicaciones oficiales internas, incluyendo la sustitución del sistema "SICRE".
Por lo anterior es necesario modificar y/o actualizar completamente el procedimiento, incluyendo: objetivo, alcance, base legal, definiciones, registros, anexos, actividades y responsables.
Igualmente, fue necesario diferenciar tres actividades: proyección, envío y recepción.
Así mismo la asignación de nuevo código al procedimiento y a los formatos anexos. |
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3.0 |
035 30 DIC 2009 |
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Formato Código 1002002
PROCEDIMIENTO PARA LA PROYECCIÓN, ENVÍO Y RECEPCIÓN DE
COMUNICACIONES OFICIALES INTERNAS
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 8018
VERSIÓN No. 3.0
FECHA: 22 DIC. 2009
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REVISADO POR: Director Administrativo (AF) José de Jesús Gil Barreto
CARGO NOMBRE FIRMA |
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Director Técnico
APROBADO POR: Dirección de Planeación Elemir Eduardo Pinto Díaz
CARGO NOMBRE FIRMA |
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COPIA No. No. DE PAGINAS: 18 |
1. OBJETIVO:
Lograr mediante el desarrollo de una secuencia de actividades organizadas que la proyección, envío y recepción de las comunicaciones oficiales internas entre las diferentes dependencias de la Contraloría de Bogotá, D.C., sea más ágil y oportuna, mediante el uso adecuado de las herramientas tecnológicas disponibles y las normas vigentes.
2. ALCANCE:
Actividad para la Proyección de Comunicaciones Oficiales Internas. El Procedimiento inicia con la proyección de comunicaciones oficiales internas en el modulo Process de SIGESPRO y finaliza diligenciando el espacio en el cual se especifican el tipo y cantidad de anexos al momento de radicar, si la comunicación oficial lleva anexos.
Actividad para el Envío de las Comunicaciones Oficiales Internas. Inicia en SIGESPRO a través del módulo Docfile un procedimiento de proyección, envió y recepción de comunicación oficial interna. Finaliza entregado en caso de que la comunicación lleve anexo(s) físico(o) que no sea posible adjuntar y remitir por el sistema SIGESPRO, relacionándolos en la "Planilla de distribución de comunicaciones oficiales" al funcionario encargado de su reparto.
Actividad para la Recepción de las Comunicaciones Oficiales Interna. Inicia con la revisión periódica, por lo menos una vez al día, el módulo workplace de SIGESPRO o en icono Gdocs Nofity con el fin de verificar que documentos deben surtir trámite en la dependencia. Termina con la revisión periódica, por lo menos una vez al día del módulo workplace de SIGESPRO o el icono Gdocs Notify, con el fin de verificar la asignación de actividades, realizar las tareas electrónicas asignadas y finalizar adecuadamente cada proceso.
3. BASE LEGAL:
Acuerdo 361 de 2009 "por el cual se organiza la Contraloría de Bogotá, D. C., se determinan las funciones por dependencias, se fijan los principios generales inherentes a su organización y funcionamiento y se dictan otras disposiciones"
Acuerdo 060 de octubre 30 de 2001. "Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas". Archivo General de la Nación.
Resolución Reglamentaria No. 001 de febrero de 2009 "Por la cual se adoptan las denominaciones de las dependencias de la nueva estructura orgánica de la Contraloría de Bogotá D.C. y se modifican los códigos de las mismas" o aquella que la modifique.
Resolución Reglamentaria No. 017 de junio 29 de 2001. "Se asignan funciones de custodia y autenticación de documentos" en la Contraloría de Bogotá, D.C., o los actos que la modifiquen.
Ley 527 del 18 de agosto de 1999 "Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones".
Ley 962 de 2005 "Por la cual se dictan disposiciones sobre racionalización de trámites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del estado y de los particulares que ejercen funciones públicas o prestan servicios públicos" y sus Decretos Reglamentarios,
Decreto 619 DE 2007 "Por el cual se establece la Estrategia de Gobierno Electrónico de los organismos y de las entidades de Bogotá, Distrito Capital y se dictan otras disposiciones."
Resolución 305 del 20 de octubre de 2008 "Por la cual se expiden políticas públicas para las entidades, organismos y órganos de control del Distrito Capital, en materia de Tecnologías de la Información y Comunicaciones respecto a la planeación, seguridad, democratización, calidad, racionalización del gasto, conectividad, infraestructura de Datos Espaciales y Software Libre". Expedida por la Comisión Distrital de Sistemas de Bogotá, D.C.
4. DEFINICIONES:
COMUNICACIONES OFICIALES INTERNAS: Son aquellas comunicaciones que se generan en cada dependencia u oficina de la Contraloría de Bogotá en ejercicio de sus funciones y referidas exclusivamente a asuntos oficiales.
Los tipos documentales básicos para el curso de las comunicaciones oficiales internas en la Entidad tanto enviadas como recibidas son el MEMORANDO y LA CIRCULAR.
MEMORANDO: Comunicación escrita de carácter interno utilizado para tratar asuntos referentes a órdenes, autorizaciones, conceptos, informes, orientaciones, pautas, recordatorios, etc., que agilicen la gestión institucional entre dependencias u oficinas de la misma Contraloría.
CIRCULAR: Comunicación interna o externa de carácter general informativa o normativa con el mismo texto o contenido, se utiliza para dar a conocer actividades internas de la institución, así como las normas generales, cambios, políticas, proposiciones, órdenes y asuntos de interés común. La dependencia que elabore una circular guardará en su archivo el original, junto con la relación de distribución, debidamente firmada por los funcionarios que recibieron cada ejemplar
PLANILLA DE DISTRIBUCIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES: Es un formato en el que se consignan los datos del documento a distribuir y que contiene: Hoja número, nombre de la dependencia, código de la dependencia, fecha, número consecutivo, tipo de documento, destinatario, asunto y referencia, número de anexos físicos y nombre, fecha, hora y firma de quien recibe.
SISTEMA DE INFORMACIÓN. Se entenderá todo sistema utilizado para generar, enviar, recibir, archivar o procesar de alguna otra forma mensajes de datos. (Numeral f, capitulo 1 de la ley 527 de 1999)
MENSAJE DE DATOS. La información generada, enviada, recibida, almacenada comunicada por medios electrónicos, ópticos o similares, como pudieran ser, entre otros, el Intercambio Electrónico de Datos (EDI), Internet, el correo electrónico, el telegrama, el télex o el telefax. (Numeral a, capitulo 1 de la Ley 527 de 1999).
5. REGISTROS:
* Memorando
* Circular
* Planilla de distribución de comunicaciones oficiales.
6. ANEXOS:
Estructura de memorando elaborado con instrucciones. (Formato código 8018001).
Estructura de circular elaborada con instrucciones. (Formato código 8018002).
Planilla de distribución de comunicaciones oficiales. (Formato código 8018003).
Planilla de documentos pendientes por escanear. (Formato código 8018004).
7.1 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO PARA LA PROYECCIÓN DE
COMUNICACIONES OFICIALES INTERNAS.
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No. |
RESPONSABLE |
ACTIVIDAD |
REGISTROS |
PUNTOS DE CONTROL / OBSERVACIONES |
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1. |
Contralor,
Contralor Auxiliar,
Directores,
Subdirectores,
Coordinador
GUIFO, Jefes de
Oficina,
Jefes de Oficina
Asesora
|
Inicia el proceso para la Proyección de Comunicación Oficial Interna, a través del módulo Process de SIGESPRO y lo traslada al funcionario encargado.
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Observación:
Una descripción más técnica y detallada sobre el manejo de SIGESPRO se encuentra en el "Instructivo para la proyección, envío y recepción de comunicaciones oficiales Internas", el cual se podrá acceder y consultar en línea mediante un link ubicado en la aplicación.
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2. |
Profesional Especializado,
Profesional Universitario,
Técnico, Secretaria, Auxiliar Administrativo |
Proyecta en SIGESPRO el borrador o borradores de la comunicación, con base en la plantilla que se encuentra disponible para descarga (Memorando y Circular Interna) y traslada la siguiente actividad al superior inmediato encargado de aprobar y firmar.
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|
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3. |
Contralor,
Contralor Auxiliar,
Directores,
Subdirectores,
Coordinador
GUIFO, Jefes de
Oficina,
Jefes de Oficina
Asesora
|
Ingresa al módulo workplace, en la pestaña actividades selecciona el respectivo Proceso de Proyección de Comunicaciones Oficiales y en la pestaña Documentos selecciona el(los) Borrador(es) de la comunicación para descargar y revisar.
Cuando la comunicación requiera corrección, la devuelve al funcionario asignado a través de la Tarea Devolver Documentos Proyectados que no requiere adjuntar borrador ó Devolver Borrador del Documento con Correciones adjuntando borrador que indique los ajustes a realizar.
Aprueba el documento definitivo a través de la tarea firmar y aprobar documentos y lo remite al funcionario responsable para su radicación. |
Memorando, Circular |
Observación:
Se recomienda tener cuidado con el nombre y ubicación de las comunicaciones (borradores y definitivas), con el fin de evitar confusión.
Punto de control: Para poder darse trámite a la comunicación, debe ser firmada por el funcionario autorizado.
Punto de control: Los funcionarios autorizados para firmar documentos oficiales internos deben cumplir mínimo los siguientes requisitos para ingresar a SIGESPRO:
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4. |
Profesional Especializado,
Profesional Universitario,
Técnico, Secretaria, Auxiliar Administrativo |
A través del icono Radicar registra la comunicación oficial en el sistema, genera el esticker con número de radicación, fecha, hora, proceso, tercero, dependencia que radica, tipo de documento, número consecutivo de la dependencia, el cual se imprime automáticamente en la comunicación.
Finaliza el Proceso ejecutando la tarea "Enviar a destinatario la comunicación oficial interna firmada por el director de la dependencia u oficina". El cual instancia este mismo procedimiento en la dependencia destino.
Si el documento lleva anexos se debe diligenciar el espacio en el cual se especifican el tipo y cantidad de anexos al momento de radicar.
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• Usuario y contraseña de ingreso al sistema.
• Firma autógrafa digitalizada en el sistema.
• Contraseña para usar la firma escaneada.
En caso de no cumplir con alguno de estos requisitos, debe comunicarse con la Dirección Técnica de Informática.
Observación: La serie y subserie documental se determina con base a la Tabla de Retención Documental vigente de la Dependencia.
Las comunicaciones generadas en SIGESPRO, solo serán impresos, en aquellos casos requeridos por la ley o por necesidades del servicio.
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7.2 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO PARA EL ENVÍO DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES INTERNAS.
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No. |
RESPONSABLE |
ACTIVIDAD |
REGISTROS |
PUNTOS DE CONTROL / OBSERVACIONES |
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1. |
Contralor,
Contralor Auxiliar,
Directores,
Subdirectores,
Coordinador
GUIFO, Jefes de
Oficina,
Jefes de Oficina
Asesora
|
Inicia en SIGESPRO a través del módulo Docfile un procedimiento de proyección, envió y recepción de comunicación oficial interna.
Descarga la plantilla correspondiente (memorando o circular) y prepara la comunicación.
Registra en el sistema la firma escaneada, trámite, proceso, dependencia destino, información que junto con la fecha, hora y número de radicación se imprimirá automáticamente en la comunicación.
Carga en el sistema la comunicación y lo radica en SIGESPRO.
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Memorando, Circular |
Observación: Una descripción más técnica y detallada sobre el manejo de SIGESPRO se encuentra en el "Instructivo para la proyección, envío y recepción de comunicaciones oficiales Internas", el cual se podrá acceder y consultar en línea mediante un link ubicado en la aplicación.
Punto de control: Para poder darse trámite a la comunicación, debe ser firmada por el funcionario autorizado.
Punto de control: Los funcionarios autorizados para firmar documentos oficiales internos deben cumplir mínimo los siguientes requisitos para ingresar a SIGESPRO:
• Usuario y contraseña de ingreso al sistema.
• Firma autógrafa escaneada en el sistema.
• Contraseña para usar la firma escaneada.
En caso de no cumplir con alguno de estos requisitos, debe comunicarse con la Dirección de Informática.
Observación: La serie y subserie documental se determina con base a la Tabla de Retención Documental vigente de la Dependencia.
Observación: Las comunicaciones generadas en SIGESPRO, solo serán impresas, en aquellos casos requeridos por la ley o por necesidades del servicio. |
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2. |
Secretaria,
Auxiliar Administrativo |
Entregar en caso de que la comunicación lleve anexo(s) físico(o) que no sea posible adjuntar y remitir por el sistema SIGESPRO, relacionar(los) en la "Planilla de distribución de comunicaciones oficiales" al funcionario encargado de su reparto.
(Una segunda opción es el que se le de acuse de recibido por el funcionario encargado de la recepción del mismo en la dependencia destinataria en Workplace, pestaña documentos seleccionando el proceso respectivo, en el icono ver anexos dando clic y aceptado). |
Planilla de distribución de comunicaciones oficiales |
Punto de Control: Los anexos físicos se deben allegar por parte de los funcionarios que originan la comunicación al funcionario encargado del reparto.
Los anexos físicos que hacen parte de la comunicación oficial interna se consultan a través del modulo manager en la pestaña documentos, ítem seguimiento a documentos radicados, escribiendo el número de radicación, el cual despliega un pantallazo con los anexos de recibido (fecha de tramite, numero de proceso, usuario, acceso, dependencia y área).
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7.3 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCION DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES INTERNAS
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No. |
RESPONSABLE |
ACTIVIDAD |
REGISTROS |
PUNTOS DE CONTROL / OBSERVACIONES |
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1. |
Contralor,
Contralor Auxiliar,
Directores,
Subdirectores,
Coordinador
GUIFO, Jefes de
Oficina,
Jefes de Oficina
Asesora
|
Revisa periódicamente, por lo menos una vez al día, el módulo workplace de SIGESPRO o el icono Gdocs Notify con el fin de verificar que documentos deben surtir trámite en la dependencia y vía Outlook.
Realiza el reparto electrónico, asignando las actividades pendientes por realizar, a los funcionarios encargados de dicha labor en la dependencia.
Realiza periódicamente las consultas y reportes de gestión que genera SIGESPRO a través del módulo Manager, con el fin de controlar el estado de procesos y documentos y toma las medidas preventivas y correctivas que se requieran.
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Observaciones: Una descripción más técnica y detallada sobre el manejo de SIGESPRO se encuentra en el "Instructivo para la proyección, envío y recepción de comunicaciones oficiales Internas", el cual se podrá acceder y consultar en línea mediante un link ubicado en la aplicación.
La actividad de reparto puede ser delegada al funcionario que el responsable asigne.
El sistema SIGESPRO realiza un registro cronológico del reparto, por lo tanto, no se deben imprimir planillas u hojas de ruta, excepto cuando se requiera pruebas en medio físico (papel).
Punto de control: El sistema genera para consulta permanente los reportes para controlar el estado de los procesos y documentos vencidos, próximos a vencer y en ejecución normal.
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2. |
Contralor Auxiliar,
Directores,
Subdirectores,
Coordinador
GUIFO,
Jefes de Oficina
Asesora, profesionales, Secretaria, Técnico o Auxiliar Administrativo |
Revisa periódicamente, por lo menos una vez al día, el módulo workplace de SIGESPRO o el ícono Gdocs Notify, con el fin de verificar la asignación de actividades, realizar las tareas electrónicas asignadas y finalizar adecuadamente cada proceso.
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ESTRUCTURA DE MEMORANDO ELABORADO
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MEMORANDO
PARA: Dra. LUZ NERY BÁCARES DE OLARTE
Subdirectora de Servicios Administrativos
DE: COORDINADORA ÁREA DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
ASUNTO: Ajustes procedimientos de comunicaciones oficiales internas y Externas
REF: Memorando 16200 – 045 de 18 de marzo de 2005.
Para su correspondiente estudio y sugerencias, me permito remitirle procedimientos ajustados al Manual de Gestión Documental, agradeciéndole su respuesta y devolución inmediata con el objeto de preparar el texto final y su consecuente aprobación y aplicación.
Cordialmente,
MARÍA CECILIA ZEA DÍAZ
Anexo: SI__ No__ (76 folios).
Copia: Dr. Sandra Lozano Useche, Directora Administrativa y Financiera
Dr. Elemir Eduardo Pinto Díaz, Director Técnico de Planeación
Proyectó: Héctor Arsenio Ordóñez
Elaboró: Magdalena Carabali Ararat |
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FORMATO CÓDIGO 8018001
INSTRUCCIONES PARA ELABORAR
MEMORANDOS
Los memorandos deben ser elaborados a partir de las plantillas definidas en MS-Word®, almacenadas en SIGESPRO, sobre dichas plantillas se transcribe el contenido, con letra estilo Arial, tamaño 10 o 12, utilizando el tamaño carta.
La plantilla incluye: El membrete oficial de la entidad y los datos de ubicación predefinidos para cada tipo documental.
De acuerdo con la importancia de la información, se enviarán el en sistema las copias electrónicas que se consideren necesarias para su distribución.
- La serie de memorandos será generada automáticamente por el sistema SIGESPRO y se inicia de forma única para toda la Contraloría de Bogotá (No de forma independiente por dependencia), inicia desde el 001 cada año calendario.
Centrado en la pagina, a la izquierda de la serie de memorandos generada por SIGESPRO seguida de un guión (-) se genera también por SIGESPRO el código de la dependencia a la cual pertenece el usuario que remite o radica el memorando
Los datos de fecha, hora, número de radicación (registrado en el sistema), número de memorando, dependencia destino, proceso y trámite, serán incluidos automáticamente por SIGESPRO, en el momento de radicar el documento electrónico en el módulo de radicación interna. (Anexo: Manual de radicación de documentos electrónicos internos).
Los campos no modificables en la plantilla se despliegan en Negrilla.
Contra el margen izquierdo, se ubica:
• La preposición PARA en mayúscula sostenida, seguida de dos puntos (:) se registran los datos del destinatario: tratamiento con mayúscula inicial y nombre con mayúscula sostenida. En el siguiente renglón el cargo, alineado al tratamiento, con mayúscula inicial.
• A interlineas de la palabra PARA se ubica la preposición DE, en mayúscula sostenida, seguida de dos puntos (:) coloque los datos del remitente (cargo y dependencia), con mayúscula sostenida.
• A interlineas de la preposición DE se encuentra la palabra ASUNTO, en mayúscula sostenida, seguido de dos puntos (:), defina el motivo principal del documento, con mayúscula inicial. Este debe ser lo más claro y concreto posible, haciendo énfasis en el contenido del documento.
• A interlineas de la palabra ASUNTO, coloque la abreviatura REF. (Referencia), si la hay en mayúscula sostenida, seguida de dos puntos (:). Registre con mayúscula inicial, los datos del documento al que se da respuesta. En caso de no haber referencia se debe eliminar el campo al diligenciar la plantilla
• El Texto se inicia a interlineas del ASUNTO, contra el margen izquierdo, cuando no hay referencia o a interlineas cuando la hay; teniendo en cuenta las siguientes condiciones:
• Redactarlo en forma clara, breve, directa, sencilla y cortés, en primera persona del singular o del plural, utilizando el tratamiento de usted, dejando una interlínea entre renglones y dos entre párrafos, sin errores técnicos, ortográficos, gramaticales ni de puntuación, tratando en lo posible un solo tema por memorando.
• Las plantillas electrónicas definidas para cada tipo documental, presentan secciones protegidas en la parte superior con información del logotipo oficial de la Entidad y el formato de la etiqueta electrónica, donde el sistema SIGESPRO incluirá la información del documento en el momento de radicarlo en el sistema. En la parte intermedia e inferior, se muestra el espacio que el sistema SIGESPRO utilizará para la firma digital autógrafa, y la información de localización de la Entidad.
• No termine el texto en una cara y la firma en otra, la última página debe contener como mínimo, el párrafo de cierre antes de la despedida.
• La calidad, el color y el tamaño del papel deben ser los mismos en todas las hojas.
• Si la página se termina antes de finalizar un párrafo completo, se deja como mínimo dos renglones en ésta y dos renglones en la siguiente.
La expresión de cortesía se escribe a interlineas del texto, contra el margen izquierdo, seguida de coma (,).
Ejemplos: Cordialmente, Cordial saludo, Atentamente,
El nombre del remitente se escribe en mayúscula sostenida, a interlineas de la expresión de cortesía, del centro del escrito hacia la derecha.
El funcionario autorizado en orden jerárquico de acuerdo a la norma vigente, firma encima del nombre digitado. En caso de dos firmantes, los nombres se pueden distribuir uno bajo el otro o en pareja, digitando en primer lugar el de mayor jerarquía.
Coloque la palabra anexo, (si hay), al final del memorando, a interlineas del firmante, con mayúscula inicial seguida de dos puntos (:). A dos espacios enuncie la cantidad, de preferencia se clarifican el número de hojas (folios) por cada uno o el tipo de anexo.
Seguido de la línea de Anexo (si o no) contra el margen izquierdo escriba la palabra Copia (si las hay), si son varias copias, se relacionan alineados los destinatarios en renglones separados.
Ejemplo: Copia: Dra. Sandra Lozano Useche, Directora Administrativa y Financiera
Dra. Luz Nery Bácares de Olarte, Subdirectora de Servicios Administrativos
A interlineas del último renglón escrito, toda comunicación tanto interna como externa, debe llevar el nombre completo de quién proyectó el documento, en mayúscula inicial y en minúscula, las iniciales de quién elaboró el documento, en letra Arial tamaño ocho (8) preferiblemente, utilizando las expresiones:
Proyectó:
Elaboró:
ESTRUCTURA DE CIRCULAR
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CIRCULAR
PARA : CONTRALOR AUXILIAR
DIRECTORES
JEFES DE OFICINA
SUBDIRECTORES
JEFES DE UNIDAD
ASUNTO: Reiteración al cumplimiento de procedimientos para la organización y transferencia de documentos al Archivo Central.
Ante las dificultades que se han presentado al interior de las oficinas, para la organización adecuada de los documentos que conforman los diferentes archivos, nuevamente se hace llegar a cada dependencia, la Circular No. 0300-001 de mayo 10 de 2001, con instructivo anexo.
Cordialmente,
Contralor de Bogotá
Anexo: Cinco (5) folios.
Proyectó: María Cecilia Zea Díaz |
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FORMATO CÓDIGO 8018002
INSTRUCCIONES PARA ELABORAR
CIRCULARES
Para la elaboración de circulares internas se siguen las mismas especificaciones dadas para memorandos en cuanto a: estilo, letra, papelería utilizada y distribución, número de consecutivo o radicación, fecha de envío, páginas subsiguientes, despedida, remitente, anexos y visto bueno de quien proyecto.
Las circulares internas se radican con el código de la dependencia que las produce y el número consecutivo que utiliza para memorandos. Las circulares externas sólo pueden ser suscritas por el Contralor o Contralor Auxiliar, y se radican con el código de la dependencia que las produce y el número consecutivo que es asignado por Sigespro.
Las diferencias con respecto a la elaboración de memorandos obedecen a:
La circular no lleva saludo. A tres interlineas de la fecha, contra el margen izquierdo, en mayúscula sostenida se escribe la preposición PARA, dejando un espacio coloque en mayúscula sostenida el grupo destinatario de la circular, conservando la margen izquierda.
Después del grupo destinatario, deje interlineado y escriba la palabra Asunto con mayúscula inicial y seguido de dos puntos (:), defina la síntesis del tema de la circular, conservando la margen izquierda.
El texto se inicia a interlineas del grupo destinatario o del asunto, contra el margen izquierdo.
Se redacta en tercera persona del singular o en primera del plural
PLANILLA DE DISTRIBUCIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES
HOJA No. ___________
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NOMBRE DE LA DEPENDENCIA: ____________ CÓDIGO ____ |
No. |
TIPO DE |
DESTINATARIO |
ASUNTO O REFERENCIA |
No. |
RECIBIDO POR |
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FECHA |
CONSECUTIVO |
DOCUMENTO |
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ANEXOS Físicos |
NOMBRE |
FECHA |
HORA |
FIRMA |
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FORMATO CÓDIGO 8018003
INSTRUCCIONES PARA EL DILIGENCIAMIENTO DE LA PLANILLA DE DISTRIBUCIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES
Para el control en el envío o distribución de comunicaciones oficiales tanto internas como externas se utiliza esta planilla, teniendo en cuenta para su diligenciamiento las siguientes instrucciones:
HOJA No.: número consecutivo de planillas elaboradas.
NOMBRE DE LA DEPENDENCIA: identificación de la dependencia que envía las comunicaciones oficiales internas.
CÓDIGO: identificación numérica de la dependencia que envía las comunicaciones oficiales.
FECHA: Se escribe la fecha de la comunicación oficial interna.
NÚMERO CONSECUTIVO: Es el número que es asignado por el aplicativo SIGESPRO (Diligencie esta casilla solo en caso de envío de comunicaciones oficiales con anexos físicos.).
DOCUMENTO: tipo de documento enviado (memorando o circular).
DESTINATARIO: nombre de la dependencia o persona a cual se dirige el documento.
ASUNTO O REFERENCIA: motivo principal del documento.
No. ANEXOS FÍSICOS: cantidad de carpetas o grupos de documentos relacionados, USB, CD, DVD, cintas, etc.
RECIBIDO POR
NOMBRE: del funcionario que recibe el documento.
FECHA: día, mes y año de recibo del documento.
HORA: de recibo del documento.
FIRMA: del funcionario que recibe el documento.
SISTEMA DE GESTIÓN DE PROCESOS Y DOCUMENTOS
(SIGESPRO)
Planilla de Documentos Pendientes por Escanear
Fecha Reporte: 4/08/2009 15:12 Página: 1
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FILTROS SELECCIONADOS PARA EL REPORTE |
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ÁREA: |
TODAS LAS ÁREAS |
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DEPENDENCIA: |
TODAS LAS DEPENDENCIAS |
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RANGO DE FECHAS: |
De 2009-01-05 08:00 a 2009-08-04 18:00 |
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TIPO DOCUMENTAL: |
3- Internos |
DESPACHO DEL CONTRALOR
DESPACHO DEL CONTRALOR
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RADICACIÓN |
FECHA RADICACIÓN |
# PROCESO |
HORA |
TERCERO |
DESCRIPCIÓN
TRÁMITE |
No. FOLIOS |
DESCRIPCIÓN
ANEXOS |
FIRMA
RECIBIDO |
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200900211 |
11 de febrero de 2009 |
2813 |
11:51 |
STELLA MUÑOZ |
Derecho de petición |
50 |
INFORME |
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200900210 |
11 de febrero de 2009 |
2812 |
11:49 |
STELLA MUÑOZ |
Derecho de petición |
30 |
INFORME Y DVD |
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Total por dependencia: 2 FORMATO CÓDIGO 8018004
PROCEDIMIENTO PARA EL ENVIO DE COMUNICACIONES OFICIALES EXTERNAS
HISTORIAL DE CAMBIOS
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VERSIÓN |
Nº DEL ACTO ADMINISTRATIVO QUE LO ADOPTA Y FECHA |
NATURALEZA DEL CAMBIO |
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1.0 |
R.R. 028 del 07 de mayo 2003 |
Codificación del procedimiento
Codificación de los formatos
Sustitución del "EJECUTOR" por "RESPONSABLE" en la descripción del procedimiento.
Eliminación del formato "Planilla para la distribución de comunicaciones oficiales"
Eliminación de la Resolución reglamentaria No. 018 de abril de 2002.
Adición de la Resolución Reglamentaria 031 de julio 21 de 2005.
Adición de los artículos 13 y 194 del código Penal.
Adición del Acuerdo No. 060 de octubre 30 de 2001.A.G.N.
Adición del Acuerdo No. 038 de septiembre 20 de 2002. A.G.N.
Adición del Acuerdo No. 039 de octubre 31 de 2002. A.G.N.
Adición del Acuerdo No. 041 de octubre 31 de 2002. A.G.N.
Adición del Acuerdo No. 042 de octubre 31 de 2002. A.G.N. |
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2.0 |
R.R. No. 042 del 9 de Noviembre de 2005. |
Se actualizó la base legal.
Se modifican las actividades 1 y 2, incluyendo las
funcionalidades del aplicativo SIGESPRO (Sistema de
Gestión de Procesos y Documentos) para el manejo de
comunicaciones oficiales.
Se adiciona la actividad 4.
Se eliminan las actividades 3 y 4 del anterior
procedimiento.
Se incluye los anexos "Planilla de documentos
pendientes por escanear" (Formato código 7010004) y
"Planilla de distribución de comunicaciones oficiales"
(Formato código 7010005), los cuales son generadas
por SIGESPRO. |
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3.0 |
R.R. 008 de Junio 16 de 2008 |
Cambio de Código
Como resultado del proceso de actualización y mejoramiento de los procedimientos de Gestión Documental se tuvieron en cuenta las recomendaciones realizadas por las auditorías y los cambios contemplados en el "Modelo Estándar de Control Interno" MECI, en referencia con las observaciones y puntos de control e igualmente se mejoraron en su conjunto las actividades. |
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4.0 |
035 30 DIC 2009 |
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Formato Código 1002002
PROCEDIMIENTO PARA EL ENVÍO DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES EXTERNAS
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 8019
VERSIÓN No. 4.0
FECHA: 22 DIC. 2009
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REVISADO POR: Director Administrativo (AF) José de Jesús Gil Barreto
CARGO NOMBRE FIRMA |
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Director Técnico
APROBADO POR: de Planeación Elemir Eduardo Pinto Díaz
CARGO NOMBRE FIRMA |
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COPIA No. No. DE PAGINAS: 16 |
1. OBJETIVO:
Lograr mediante el desarrollo de una secuencia de actividades organizadas que la distribución y envío de las comunicaciones oficiales externas producidas por la Entidad con destino a personas naturales, jurídicas, públicas ó privadas, sean más ágiles y oportunas, mediante el uso adecuado de procedimientos normalizados definidos dentro del proceso de gestión documental y normas vigentes.
2. ALCANCE:
El Procedimiento inicia con la elaboración de la comunicación oficial externa en las diferentes dependencias de la Contraloria de Bogotá, D.C. y entrega del documento a la oficina de radicación y finaliza archivando diariamente las comunicaciones oficiales externas emitidas por las diferentes dependencias en la correspondiente serie o subserie de la Tabla de Retención Documental.
3. BASE LEGAL:
Decreto 229 de 1995 Artículo 5, 6, 32, 33. "Por el cual se reglamenta el Servicio Postal".
Ley 527 de agosto 18 de 1999. "Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones".
Ley 594 de julio 14 de 2000. "Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones".
Acuerdo 60 de octubre 30 de 2001 "Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas".
4. DEFINICIONES:
COMUNICACIONES OFICIALES EXTERNAS ENVIADAS: Son las producidas por la Contraloría de Bogotá D.C., en ejercicio de sus funciones, con destino a otras personas naturales o jurídicas, independientemente del medio utilizado. Para su elaboración se debe tener en cuenta la "ESTRUCTURA DE CARTA U OFICIO" (Formato código 7010001).
CORREO CERTIFICADO: Servicio público de recepción, clasificación y entrega de envíos de correspondencia y otros objetos postales. Envío postal en el que se asegura la recepción de la correspondencia o en su defecto, la devolución al remitente.
Para que las comunicaciones oficiales sean enviadas por correo, en la parte superior derecha del sobre debe contener la palabra CORREO, además de los datos del remitente y destinatario.
PLANILLA PARA CONSIGNACIÓN ENVÍOS CON LICENCIA DE CRÉDITO: Formato en el cual se consigna: la identificación de los documentos, destinatario , destino, peso, valor de certificado, valor asegurado, seguro, valor reembolsable, aviso de llegada, total de portes y tasas y las firmas del remitente y del empleado que recibe.
PLANILLA DE DEVOLUCIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES: Es un formato en el que se registra la fecha, código de la dependencia, origen de la correspondencia, motivo por el cual no fue posible su entrega, observaciones, firma y cedula de ciudadanía del responsable y Visto Bueno del encargado de la Oficina de Radicación y Correspondencia
SERVICIOS POSTALES: Véase correo certificado.
SERVICIOS ESPECIALES Y FINANCIEROS DE CORREO: Los servicios especiales de correos estarán a cargo de los concesionarios de los servicios de correos y comprenden los servicios tradicionales de correo recomendado o certificado, asegurado, de entrega inmediata, de correo expreso, apartados postales, lista de correos, respuesta comercial, acuse de recibo, cupón de respuesta internacional, solicitud de devolución o modificación de dirección, almacenaje, así como los nuevos servicios que implementen los concesionarios en orden a ofrecer un servicio de alta calidad que satisfaga los requerimientos de los usuarios.
SIGESPRO: Sistema de Gestión de Procesos y Documentos
GDOCS Docfile: Módulo de SIGESPRO que permite radicar documentos ya sea dentro de un proceso en ejecución, en un proceso nuevo o en un proceso de correspondencia.
GDOCS Manager: Módulo de SIGESPRO que permite la generación de reportes
GDOCS Notify: Es un programa que mediante una ventana emergente en la barra de tareas permite al usuario mantenerse informado de las nuevas tareas y generar la impresión de rótulos.
GDOCS Scanner: Es un programa que permite al usuario realizar el procedimiento de escaneo de documentos, asociación de documentos e impresión de planillas de entrega de documentos.
5. REGISTROS:
* Planilla de distribución de comunicaciones oficiales.
* Planilla de servicio de correo.
* Planilla de devolución de comunicaciones oficiales.
6. ANEXOS:
* Estructura de carta u oficio con instrucciones de elaboración. (Formato código 8019001)
* Planillas de servicios de correo. (Formato código 8019002)
* Planilla de devolución de comunicaciones oficiales. (Formato código 8019003)
* Planilla de documentos pendientes por escanear. (Formato código 8019004)
* Planilla de distribución de comunicaciones oficiales (Formato código 8019005)
7. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO ENVIO DE COMUNICACIONES OFICIALES EXTERNAS
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No. |
RESPONSABLE |
ACTIVIDAD |
REGISTROS |
PUNTO DE CONTROL/ OBSERVACIONES |
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1 |
Funcionarios de la Contraloria de Bogotá, D.C. |
Elabora la comunicación oficial externa (Ver formato código 8018001) y entrega el documento al responsable de la correspondencia en la dependencia.
El número de radicación asignado por la Oficina de Radicación y Correspondencia y registrado en el rótulo o sticker que da origen al documento de salida debe estar relacionado en la referencia del documento, con el fin de realizar el correspondiente cruce de documentos de entrada y salida.
En caso que no exista radicación origen se debe radicar como un documento sin especificar el número de radicación anterior. |
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OBSERVACION:
Las comunicaciones oficiales externas tienen un plazo máximo de dos (2) días hábiles para su entrega al destinatario, a excepción de la recibida con términos de Ley.
Toda comunicación oficial producida por la Contraloría de Bogotá ya sea interna o externa debe ser firmada únicamente por los funcionarios que dirigen las Dependencias con su respectivo código asignado. |
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2 |
Secretario o Auxiliar encargado de las comunicaciones oficiales de la dependencia |
Registra los datos correspondientes a la comunicación oficial a través del módulo GDOCS Docfile de SIGESPRO, teniendo en cuenta que debe seleccionar la clase documental SALIDA.
Genera rótulo electrónico e imprime en el original y cada una de las copias de la comunicación oficial. Para lo anterior es necesario que esté activado el módulo GDOCS Notify de SIGESPRO.
El sistema generara un número consecutivo de radicación automáticamente por cada tipo documental (oficios, circulares externas, etc.) dependiendo de la parametrización de SIGESPRO.
Si el área no tiene scanner
Imprime la(s) "Planilla de documentos pendientes por escanear" (ver formato código 8018004) a través del módulo GDOCS Manager de SIGESPRO.
Entrega la planilla a la Oficina de Radicación y Correspondencia con sus comunicaciones o documentos de salida.
Si el área que origina tiene scanner
Escanea los originales y anexos y de inmediato asocia electrónicamente la comunicación oficial externa al número de radicación respectivo a través del módulo GDOCS Scanner de SIGESPRO.
Genera e imprime la "Planilla de distribución de comunicaciones oficiales" generada por SIGESPRO (ver formato código 8018005).
Entrega la correspondiente planilla con sus comunicaciones y/o documentos de salida y anexos a la Oficina de Radicación. |
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OBSERVACION:
Se imprimen dos copias de la planilla de documentos pendientes por escanear, una para la Dependencia y otra para la Oficina de Radicación y Correspondencia.
Se imprimen dos copias de la planilla de distribución de comunicaciones oficiales, una para la Dependencia y otra para la Oficina de Radicación y Correspondencia. |
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3. |
Secretario o Auxiliar encargado de las comunicaciones oficiales de la dependencia |
Cuando la comunicación oficial externa no se envía por correo certificado u ordinario, será entregada directamente por la Dependencia al destinatario y se deja copia firmada de recibido en la Dependencia que emite la correspondencia.
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4. |
Técnico o Auxiliar de la Oficina de Radicación y Correspondencia. |
Si los documentos están pendientes por escanear
Recepciona, verifica y firma la planilla de documentos pendientes por escanear.
Escanea los originales y anexos y de inmediato asocia electrónicamente la comunicación oficial externa al número de radicación respectivo a través del módulo GDOCS Scanner de SIGESPRO.
Si los documentos ya están escaneados
Recepciona, verifica y firma la "Planilla de distribución de comunicaciones oficiales", (ver formato código 8018005) como constancia de conformidad. |
Planilla distribución de comunicaciones oficiales (Generada por SIGESPRO) |
Punto de Control: Las copias de la Planilla de documentos pendientes por escanear y de la Planilla distribución de comunicaciones oficiales deben ser firmadas por los funcionarios asignados.
Todas las comunicaciones oficiales externas deben llevar rótulo electrónico en el original y las copias. |
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5. |
Técnico o Auxiliar de la Oficina de Radicación y Correspondencia |
Recibe los documentos o comunicaciones oficiales externas que deben ser enviados por correo certificado u ordinario, pesa, liquida y consigna estos datos en las Planillas de Servicios de Correo (Ver formato código 8018002 ), realizando su envío diariamente, antes de las 11:00 a.m. |
Planillas de Servicios de Correo. |
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6. |
Técnico o Auxiliar de la Oficina de Radicación y Correspondencia |
Entrega a las firmas de correo contratadas, las comunicaciones oficiales externas relacionadas en las planillas y recibe de la firma de correo, las copias, verificando su diligenciamiento (firma, nombre, fecha y hora de recibo). |
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7. |
Técnico o Auxiliar de la Oficina de Radicación y Correspondencia |
Organiza las comunicaciones oficiales externas que por diferentes motivos no fueron entregadas, diligencia "Planilla de Devolución de comunicaciones oficiales" (Ver formato código 8018003) y se remiten a la dependencia origen. |
Planilla de Devolución de Comunicaciones Oficiales. |
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8. |
Técnico de la Oficina de Radicación y Correspondencia. |
Entrega a la Subdirección de Servicios Administrativos, reporte sobre desarrollo de las actividades relacionadas con la recepción, radicación, distribución y devolución de comunicaciones oficiales para que se tomen las acciones correctivas necesarias, cuando las circunstancias lo ameriten. |
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9. |
Técnico o Auxiliar de la Oficina de Radicación y Correspondencia |
Archiva diariamente las comunicaciones oficiales externas emitidas por las diferentes dependencias (consecutivo) en la correspondiente serie o subserie de la Tabla de Retención Documental de la Subdirección de Servicios Administrativos e igualmente las planillas de servicio de correo y devolución de comunicaciones oficiales. |
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ESTRUCTURA DE CARTA U OFICIO
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50000 –
Señores
UNIDAD DE ASIGNACIONES
Fiscalía General de la Nación
Carrera 29 No. 18 - 45, Bloque A.
Bogotá, D.C.
Ref: Fotocopia expediente 123 del 25 de febrero de 2005.
Para lo de su competencia y conforme al artículo 25 del Código de Procedimiento Penal, comedidamente les remito fotocopia auténtica del expediente de la referencia, correspondiente a la investigación fiscal adelantada en la Empresa de Transportes Públicos.
La investigación fue adelantada por el abogado Juan Ruiz.
Cordial saludo,
IDDALY SALGADO PÁEZ
Director de Responsabilidad Fiscal y
Jurisdicción Coactiva.
Anexo: 58 fólios.
Proyectó: Juan Contreras /mca
Cra 32 A 26 A 10, PISO (No. ), PBX 3 35 10 60/30, E-MAIL( )
www.contraloriabogota.gov.co
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FORMATO CÓDIGO 8019001
INSTRUCCIONES PARA LA ELABORACIÓN
DE CARTA U OFICIOS
• Para la elaboración de las cartas u oficios se debe tener en cuenta el anexo No. 8018001 y seguir las mismas especificaciones dadas para los memorandos en cuanto a: estilo, letra, papelería utilizada, márgenes y distribución, páginas subsiguientes, despedida, remitente, anexos, copia, transcriptor y visto bueno.
• Toda comunicación oficial debe llevar en el centro del escrito el código y el consecutivo (colocado en el sticker) de la dependencia que la proyectó, sin importar que sea firmada en otra distinta.
• A partir del código de la dependencia se deja de seis a ocho interlineas según la extensión de la carta u oficio, para escribir los datos del destinatario, así: Tratamiento o título académico, con mayúscula inicial. Nombre del destinatario: se ubica en la segunda línea en mayúscula sostenida, de preferencia se escriben los dos apellidos. No se utiliza negrilla. Al responder una comunicación, se respeta el nombre de la misma forma como aparece en el documento recibido.
• El cargo se ubica en la tercera línea con mayúscula inicial. Los nombres de cargos demasiado extensos, pueden repartirse en dos líneas para guardar armonía con los datos restantes. No se efectúa separación silábica. La empresa se registra en la línea siguiente al cargo, con la denominación mas ampliamente conocida, es decir, razón social o sigla.
• Se escribe la misma dirección que se registra en el sobre o la indicada en la comunicación recibida. No se abrevian las palabras calle, carrera, diagonal, avenida y demás. Se emplea opcionalmente la abreviatura de número (No.). El apartado se registra como un solo número.
Ejemplo: Ingeniero
ROBERTO SALCEDO MORA
Jefe de Proyectos
Universidad Nacional
Apartado 49862
• Se identifica la ciudad por su nombre, aún tratándose de correspondencia local. si la carta va dirigida al exterior, se escribe el nombre del país en la misma línea de la ciudad, o en la línea siguiente, dependiendo de la extensión de los datos.
Ejemplo: Doctor
AMADEO MANRIQUE
Director Administrativo
Intercontinental
Casilla 1284
Buenos Aires, Argentina
• El Asunto o referencia es opcional, registrándose la palabra Asunto, con mayúscula inicial, o la abreviatura Ref. contra la margen izquierda seguida de dos puntos (:) al frente se registra la síntesis del tema de la comunicación oficial. Si es respuesta a una comunicación oficial recibida se coloca el número de radicación anterior que da origen al documento de salida, con el fin de realizar el correspondiente cruce de información.
• Redactar el texto en forma clara, breve, directa, sencilla y cortés, en primera persona del singular o del plural, utilizando el tratamiento de usted, dejando una interlínea entre renglones y dos entre párrafos, sin errores técnicos, ortográficos, gramaticales ni de puntuación, tratando en lo posible un solo tema por comunicación oficial.
- No termine el texto en una página y la firma en otra, la última página debe contener como mínimo, el párrafo de cierre antes de la despedida.
- La calidad, el color y el tamaño del papel deben ser los mismos en todas las hojas.
- Si la página se termina antes de finalizar un párrafo completo, se deja como mínimo dos renglones en ésta y dos renglones en la siguiente.
Las páginas siguientes deben llevar un renglón explicativo de la continuidad y el número de página.
La expresión de cortesía se escribe a interlineas del texto, contra el margen izquierdo, seguida de coma (,).
Ejemplos: Cordialmente, Cordial saludo, Atentamente,
El nombre del remitente se escribe en mayúscula sostenida, a interlineas de la expresión de cortesía, del centro del escrito hacia la derecha.
El funcionario autorizado en orden jerárquico de acuerdo a la norma vigente, firma encima del nombre digitado. En caso de dos firmantes, los nombres se pueden distribuir uno bajo el otro o en pareja, digitando en primer lugar el de mayor jerarquía.
Coloque la palabra anexo, (si hay), al final de la comunicación oficial, a interlineas del firmante, con mayúscula inicial seguida de dos puntos (:). A dos espacios enuncie la cantidad, de preferencia se clarifican el número de hojas (folios) por cada uno o el tipo de anexo.
Seguido de la línea de Anexo (si la hay) contra el margen izquierdo escriba la palabra Copia (si las hay), si son varias copias, se relacionan alineados los destinatarios en renglones separados.
Ejemplo: Copia: Dr. Victor Manuel Armella Velásquez, Director Administrativo y Financiero
Dra. Yolima Corredor Romero, Directora Técnica de Informática
A interlineas del último renglón escrito, toda comunicación oficial externa, debe llevar el nombre completo de quién proyectó el documento, en mayúscula inicial y en minúscula, las iniciales de quién elaboró el documento, en letra tamaño ocho (8) preferiblemente.
* Articulo décimo cuarto del Acuerdo 60 del 30 de octubre de 2001, del Archivo General de la Nación, establece que la leyenda de pie de página debe contener, la dirección, el número del conmutador, número del fax institucional, la dirección de la página Web y la dirección del correo electrónico de la entidad.
NOTA: Si existe un instructivo por parte del Contralor de Bogota, D.C. relacionado con la inclusión de algún texto o logo se le debe dar aplicación inmediata.
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PLANILLA DE SERVICIOS DE CORREO |
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NVIOS CON LICENCIA DE CREDITO |
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LICENCIA NUMERO: |
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282 |
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FECHA 25 DE MARZO DE 2003 |
PLANILLA NÚMERO:46 |
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CANTIDAD |
CATEGORIA |
DESTINATARIO |
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VALOR TOTAL |
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CORRESPONDENCIA |
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GRAMOS |
PORTES Y TASAS |
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1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
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21 |
CERT |
URBANOS |
0-500 |
63.000 |
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2 |
CERT |
RESTO PAIS |
500 |
7.200 |
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SETENTA MIL DOSCIENTOS PESOS M/CTE |
70.200 |
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ABREVIATURAS:
LC CARTAS Y TARJETAS |
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AD IMPRESOS |
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CERT CERTIFICADOS |
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ENCOMIENDA ASEGURADA |
FIRMA EMITENTE |
FIRMA Y SELLO QUIEN RECIBE |
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FORMATO CÓDIGO 8019002
PLANILLA DE DEVOLUCIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES
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FECHA DE DEVOLUCIÓN |
CÓDIGO DEPENDENCIA ORIGEN DEL DOCUMENTO |
No. DE RADICACIÓN |
FIRMA, FECHA Y HORA DE RECIBIDO |
MOTIVO DE LA DEVOLUCIÓN (*) |
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FORMATO CÓDIGO 8019003
* 1. DIRECCIÓN INCORRECTA
2. DESTINATARIO DESCONOCIDO
3. DESTINATARIO NO RECIBE
4. NO HAY QUIEN RECIBA
5. DESTINATARIO SE TRASLADO
6. INMUEBLE VACIO
- DIRECCIÓN INCOMPLETA
NOTA: Publicada en el Registro Distrital 4351 de enero 4 de 20100
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