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RESOLUCIÓN REGLAMENTARIA 047 DE 2013
(Noviembre 7)
"Por medio de la cual se adoptan los Procedimientos del Proceso de Gestión De Recursos Físicos en la Contraloría de Bogotá D.C."
EL CONTRALOR DE BOGOTÁ, D. C.
En ejercicio de sus atribuciones legales, en especial las conferidas en el artículo 6 del Acuerdo 519 de 2012; y
CONSIDERANDO:
Que de conformidad con el artículo 269 de la Constitución Política de Colombia, es obligación de las autoridades públicas, diseñar y aplicar en las entidades públicas, métodos y procedimientos de control interno, según la naturaleza de sus funciones, de conformidad con lo que disponga la ley.
Que de conformidad con los literales b) y I) del artículo 4 de la Ley 87 de 1993 "Por la cual se establecen normas para el ejercicio de control interno en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones", se deben implementar como elementos del sistema de control interno institucional la definición de políticas como guías de acción y procedimientos para la ejecución de procesos, así como, la simplificación y actualización de normas y procedimientos.
Que el Modelo Estándar de Control Interno -MECI, adoptado en la Contraloría de Bogotá, D.C., mediante Resolución Reglamentaria 013 de junio 12 de 2006, contiene entre otros elementos de control del subsistema de control de gestión, los procedimientos, conformados por el conjunto de especificaciones, relaciones y ordenamiento de las tareas requeridas para cumplir con las actividades de un proceso, controlando las acciones que requiere la operación de la entidad pública. Establece los métodos para realizar las tareas, la asignación de responsabilidad y autoridad en la ejecución de las actividades.
Que el Concejo de Bogotá D.C., expidió el Acuerdo 519 de 2012, por el cual se dictan normas sobre organización y funcionamiento de la Contraloría de Bogotá D.C., estableciendo en el artículo 6 que "En ejercicio de su autonomía administrativa le corresponde a la Contraloría de Bogotá D.C, definir todos los aspectos relacionados con el cumplimiento de sus funciones en armonía con los principios consagrados en la Constitución, las leyes y en este Acuerdo."
Que el numeral 9 del artículo 38 del precitado Acuerdo, establece como una de las funciones de la Dirección de Planeación: "Realizar estudios, propuestas e investigaciones de carácter técnico sobre desarrollo administrativo, métodos de trabajo, simplificación, agilización y modernización de trámites y procedimientos y demás asuntos relacionados con la organización, tendientes al mejoramiento de la gestión y de los demás sistemas implementados en la entidad."
Que mediante Resolución Reglamentaria No. 020 del 09 de mayo de 2013, se adoptó la versión 11.0 del Manual del Sistema Integrado de Gestión de la Contraloría de Bogotá D.C., a través del cual se formalizó el nuevo mapa de proceso de la entidad, siendo necesario aclarar que los procedimientos cuya modificación se tramita hacen parte del Proceso de Gestión de Recursos Físicos y Financieros – Código 080.
Que mediante Resolución Reglamentaria No. 035 del 30 de diciembre de 2009 se adoptaron documentos y procedimientos del Proceso de Recursos Físicos y Financieros, entre ellos los Procedimientos:8009 Manejo y control del almacén e inventarios y 8010 control y manejo administrativo del parque automotor.
Que mediante Resolución Reglamentaria No. 023 del 16 de noviembre de 2012 se adoptaron las nuevas versiones de los procedimientos del Proceso de Gestión de Recursos Físicos y Financieros: 8020 Procedimiento elaboración, seguimiento y reporte del PIGA, 8021 Procedimiento identificación de aspectos e impactos ambientales, 8022 Procedimiento identificación de requisitos legales ambientales y otros requisitos, 8023 Procedimiento control de emisiones atmosféricas, 8024 Procedimiento control de consumo de agua y energía, y 8025 Procedimiento Manejo Integral de Residuos.
Que los procedimientos modificados fueron objeto de revisión y aprobación por parte de la Dirección Administrativa y Financiera y de la Dirección Técnica de Planeación.
RESUELVE:
ARTÍCULO PRIMERO. Adoptar y codificar los siguientes procedimientos dentro del Proceso de Gestión de Recursos Físicos-PGRF, Código 080.
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No |
Documento |
Código |
Versión |
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1 |
Procedimiento para el manejo y control de Almacén e Inventarios |
8009 |
3.0 |
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2 |
Procedimiento para el control y manejo administrativo del parque automotor Derogado por el art. 5, Resolución Contraloría Distrital 008 de 2014., Derogado por el art. 6, Resolución Contraloría Distrital 004 de 2015. |
8010 |
3.0 |
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3 |
Procedimiento elaboración, seguimiento y reporte PIGA Derogado por el art. 6, Resolución Contraloría Distrital 004 de 2015. |
8020 |
2.0 |
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4 |
Procedimiento identificación de aspectos e impactos ambientales Derogado por el art. 6, Resolución Contraloría Distrital 004 de 2015. |
8021 |
2.0 |
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5 |
Procedimiento identificación de requisitos legales ambientales Derogado por el art. 6, Resolución Contraloría Distrital 004 de 2015. |
8022 |
2.0 |
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6 |
Procedimiento control de emisiones atmosféricas Derogado por el art. 6, Resolución Contraloría Distrital 004 de 2015. |
8023 |
2.0 |
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7 |
Procedimiento control consumos servicios agua, energía y gas Derogado por el art. 6, Resolución Contraloría Distrital 004 de 2015. |
8024 |
2.0 |
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8 |
Procedimiento manejo integral de residuos Derogado por el art. 6, Resolución Contraloría Distrital 004 de 2015. |
8025 |
2.0 |
ARTÍCULO SEGUNDO. Es responsabilidad de la Dirección de Planeación gestionar la simplificación, agilización y modernización de los procedimientos que se adoptan, para garantizar el mejoramiento de la gestión y del sistema integrado de gestión implementado en la Entidad.
ARTÍCULO TERCERO. Es responsabilidad de los Directores, Subdirectores, Jefes de Oficina y Gerentes, velar por la administración y divulgación de los procedimientos adoptados.
ARTÍCULO CUARTO. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las disposiciones que le sean contrarias, en especial los numerales 9 y 10 del articulo tercero de la Resolución Reglamentaria No. 035 de diciembre 30 de 2009 y el artículo primero de la Resolución Reglamentaria No. 023 de noviembre 16 de 2012.
PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE.
Dada en Bogotá, D. C., a los 7 días del mes de noviembre del año 2013.
DIEGO ARDILA MEDINA
Contralor de Bogotá D.C.
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PROCEDIMIENTO PARA EL MANEJO Y CONTROL DE ALMACEN E INVENTARIOS |
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Código documento: 08009 |
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Código formato: 01002001 |
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Versión: 3.0 |
FECHA: 31 DE OCTUBRE DE 2013
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Aprobó elaboración o modificación |
Revisión técnica |
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Firma: |
Firma: |
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Nombre: Sandra Milena Jiménez Castaño |
Nombre: Juan pablo Contreras Lizarazo |
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Cargo: Directora Administrativa – Dirección Administrativa y Financiera |
Cargo: Director Técnico Dirección de Planeación |
1. OBJETIVOS
Estandarizar el conjunto de actividades a seguir para el recibo, manejo, custodia, conservación, administración, control, responsabilidad, protección, traslado, salida y registro de bienes, con el fin de mantener un sistema de información actualizado, oportuno y confiable para la toma de decisiones por la alta Dirección.
2. ALCANCE
INGRESO DE BIENES POR COMPRAS
Inicia cuando el cuando el Subdirector Técnico de la Subdirección de Contratación notifica al Subdirector Técnico de la Subdirección de Recursos Materiales la fecha de entrega de los elementos, conforme a lo establecido en el contrato, y termina con la rendición de cuenta mensual, por parte del Almacenista, a la Subdirección Financiera.
INGRESO DE BIENES POR COMPRAS DE CAJA MENOR Y AVANCES
Inicia cuando se remite al almacén general la factura o recibo a satisfacción de los elementos devolutivos y termina cuando el Almacenista rinde la cuenta mensual a la Subdirección Financiera
INGRESO DE BIENES POR DONACIÓN
Inicia cuando el representante legal de la entidad y/o el Director Administrativo y Financiero acepta las donaciones de personas naturales o jurídicas ingresando los bienes al Almacén y termina rendición de cuenta mensual a la Subdirección Financiera, anexando el comprobante de ingresos.
INGRESO POR ENTREGA DE BIENES DEVOLUTIVOS EN SERVICIO
Inicia con la solicitud en el aplicativo SIGESPRO de la devolución por parte de las dependencias y termina con la rendición de la cuenta mensual a la Subdirección Financiera
INGRESO DE BIENES POR COMPENSACIÓN
Inicia cuando el responsable de la Bodega informa al Almacenista General sobre los elementos sobrantes en la misma y termina con la rendición de la cuenta mensual a la Subdirección Financiera, anexando los comprobantes de ingreso por compensación.
INGRESO DE BIENES RECUPERADOS POR PÉRDIDA O REPOSICIÓN
Inicia cuando el Almacenista recibe autorización y documentos soportes radicados en el aplicativo SIGESPRO de la Subdirección de Recursos Materiales para el ingreso de elementos recuperados por pérdida o reposición y termina con el comprobante de ingreso de los elementos recuperados que forman parte de la cuenta mensual que se presenta a la Subdirección Financiera
SALIDA DE BIENES
Inicia con la autorización de distribución de elementos de entrega trimestral por parte de la Subdirección de Recursos Materiales y termina con la presentación de la cuenta mensual.
SALIDA DE BIENES POR HURTO, CASO FORTUITO O FUERZA MAYOR
Inicia cuando el funcionario coloca el denuncio por pérdida o hurto del bien y termina con la presentación de la cuenta semestral a contabilidad y a la auditoría fiscal o cuando la Dirección Administrativa y Financiera lo requiera.
BAJA DE BIENES
Inicia con la elaboración de la relación de los elementos a dar de baja formalizándolo en el aplicativo SIGESPRO y/o formato actualizado en aplicación existente en el Almacén General y termina con la rendición de la cuenta semestral a contabilidad, a la auditoría fiscal, Auditoria General de la Republica, o cuando la Dirección Administrativa y Financiera lo requiera.
TOMA FÍSICA DE INVENTARIOS DE BIENES DEVOLUTIVOS
Inicia con la elaboración del cronograma y Circular de toma física de inventarios y termina con el informe de la toma física del inventario y los resultados finales. .
TRASLADO DE BIENES DEVOLUTIVOS ENTRE DEPENDENCIAS
Inicia con la solicitud en el aplicativo SIGESPRO por la dependencia que requiere el elemento a la Subdirección de Recursos Materiales y termina con la actualización del inventario en la base de datos del área de inventarios y el archivo del cuadro de traspaso de elementos entre dependencias.
TRASLADO O DEVOLUCIÓN DE EQUIPO Y ACCESORIOS DE CÓMPUTO
Inicia con la solicitud en el aplicativo SIGESPRO del retiro o traslado del equipo de cómputo a la Subdirección de Recursos Materiales y termina con la actualización del inventario en la base de datos del área de inventarios.
RECLASIFICACIÓN DE BIENES DEVOLUTIVOS A BIENES DE CONSUMO
Inicia con la solicitud en el aplicativo SIGESPRO de la coordinación del área de inventarios de la relación de los bienes devolutivos susceptibles de ser reclasificados a consumo y termina con la remisión de la copia de los comprobantes de baja o de reclasificación a la Subdirección Financiera.
REGISTRO DE BAJA: POR: PÉRDIDA, HURTO O DAÑO CON RESPONSABILIDAD
Inicia con el informe que el responsable del bien perdido, presenta al jefe de la dependencia y termina con la inclusión del responsable en el rubro de Responsabilidades en Proceso.
TRASLADO O TRASPASO DE BIENES ENTRE ENTIDADES DEL ORDEN DISTRITAL
Inicia cuando representante legal y/o ordenador del gasto ofrece o recibe de otra entidad los bienes que se consideran servibles no utilizables u obsoletos y que no prestan un servicio a la actividad misional de la entidad y termina con el archivo la rendición de la cuenta a la Subdirección Financiera.
ENTREGA DE BIENES DEVOLUTIVOS POR TRASLADO O RETIRO DE LA ENTIDAD
Inicia cuando el funcionario trasladado o retirado entrega los bienes devolutivos al funcionario que lo reemplace o al delegado de Inventarios de la dependencia y termina con la actualización en la base de datos del inventario físico individual del funcionario responsable.
ENTREGA DE INVENTARIO FÍSICO POR CAMBIO DE JEFE DE DEPENDENCIA
Inicia con la verificación del inventario y la entrega al jefe entrante o al jefe inmediato de los inventarios individuales de los funcionarios de la dependencia y termina con el traslado del informe a la dependencia correspondiente.
REGISTRO Y CONTROL DE INVENTARIOS
Inicia con la remisión en el aplicativo SIGESPRO por parte del Almacén General, de los comprobantes de Entradas, Salidas, Bajas al Coordinador de Inventarios y termina con el archivo del informe resumen con los respectivos soportes.
CONTROL DE BIENES DE CONSUMO CONTROLADO
Inicia con la expedición del comprobante de egreso de los elementos de consumo controlado y termina con la baja del bien por parte del Almacén General.
3. BASE LEGAL
Ver normograma vigente
4. DEFINICIONES:
ALMACENISTA GENERAL: Persona encargada del manejo, organización, administración, recepción, suministro de la información de los bienes en bodega de la Contraloría de Bogotá.
BODEGA: Sitio donde se almacenan los bienes devolutivos, consumo e inservibles de la entidad, bajo la responsabilidad, del manejo, custodia, distribución, recibo y entrega de bienes por parte del delegado que asigne la Subdirección de Recursos Materiales/Dirección Administrativa y Financiera.
ACTA DE ENTREGA: Es el documento por medio del cual el funcionario que por cualquier motivo sea reubicado o retirado de la Entidad, esta obligado a hacer entrega de los bienes que tenia bajo su Responsabilidad, al Jefe inmediato, a su delegado, o a quien lo reemplace; en caso de no cumplir con esta obligación responderá por esos elementos en el evento que se pierdan o sufran daño irreparable, sin descartar las acciones de tipo disciplinario a que hubiere lugar.
ACTA DE VALORIZACIÓN: Es el documento en cual se consignan los valores o precios que deberá pagarse para adquirir un bien similar al que se tiene, o el costo actual estimado de reemplazo de los bienes en condiciones semejantes a los existentes.
BAJA DE BIENES: Es el retiro definitivo de un bien obsoleto o inservible, tanto físicamente como en los registros del patrimonio de la entidad, previo trámite de los requisitos establecidos en las normas legales y procedimientos administrativos.
BIENES DE CONSUMO CONTROLADO: Son elementos que por su naturaleza, por su costo, servicio pueden ser considerados de control, pero sujetos previamente a una selección originada por normatividad.
BIENES MUEBLES: Están clasificados según la historia de los almacenes en elementos de consumo y devolutivos, a los cuales el Nuevo Plan de Contabilidad Pública los denomina como cargos diferidos para consumo y activos los que conforman la cuenta de Propiedad, Planta y Equipo.
BIENES DEVOLUTIVOS EN SERVICIO: Son aquellos que se agrupan en las cuentas que registran los bienes de propiedad del ente público, que se encuentran en uso de dependencias, funcionarios y terceros, para el desarrollo de su función administrativa o cometido estatal.
BIENES INSERVIBLES: Todos los bienes que por cualquier razón no presten servicio a la Entidad y que no puedan ser recuperados ni objeto de comercialización.
BIENES OBSOLETOS: Son aquellos bienes que por su estado de obsolescencia tecnológica, su alto costo de mantenimiento frente a otras opciones de renovación o porque en la entidad no se les da ningún tipo de uso, pueden ser susceptibles de comercializar.
COMPONENTE: Elemento fundamental para una maquina o equipo, indispensable para su buen funcionamiento; es decir, sin esta parte no funciona o no puede cumplir con su cometido
COMPENSACIÓN: Es la forma de igualar unos bienes con otros de similares características físicas o técnicas, tales como: clase, modelo, precio, etc., que hubieran podido generar confusión en el recibo o en las salidas.
COMPROBANTE DE EGRESO: El comprobante de egreso de Almacén o Bodega con destino a las dependencias, funcionarios o a terceros, es un documento legal probatorio en donde se identifica clara y detalladamente la salida física y real del bien del Almacén
COMPROBANTE DE INGRESO: Documento legal que respalda la entrada física y real de los elementos a la Entidad.
COMPRAS GENERALES: Son aquellas operaciones mercantiles mediante las cuales la entidad adquiere bienes a través de un contrato en desarrollo de los planes, programas y políticas de compras de acuerdo con las necesidades de la Entidad.
COMPRAS POR CAJA MENOR: Son las realizadas a través de fondos fijos reembolsables. Por regla general no se deben realizar compras de propiedades, planta y equipos (bienes devolutivos), a través de caja menor.
COMPRAS POR OUTSOURCING: El sistema de contratación bajo la modalidad de outsourcing, permite a las empresas concentrar los recursos estratégicos en su negocio central y así ahorrar costos operativos con el propósito de generar mayor productividad.
CONTABILIDAD POR CENTROS DE COSTO: Es la recopilación de datos (estadísticos y financieros) por dependencias para mantener actualizado un sistema de información.
DONACIÓN: Transferencia de bienes de una persona a otra sin contraprestación alguna. Hay donación cuando, una persona natural o jurídica, nacional o extranjera, transfiere a título gratuito e irrevocable a favor de dependencias de los Entes Públicos del Distrito Capital, la propiedad de un bien que le pertenece.
ELEMENTOS FALTANTES: Son bienes que están incorporados en el inventario de una dependencia y/o funcionario pero que al momento de la verificación física no se encuentran o no se justifico su falta.
ELEMENTOS SOBRANTES: Son bienes que se encontraron físicamente durante la verificación, pero que no están incorporados en el inventario de la dependencia, ni en el inventario del funcionario que lo tiene a su cargo.
ELEMENTOS DE CONSUMO: Son los que se consumen por el primer uso que se hace de ellos o porque al ponerlos, agregarlos o aplicarlos a otros se extinguen o desaparecen como unidad o materia independiente y entran a formar parte constitutiva de otros. Su clasificación depende del costo.
ELEMENTOS DEVOLUTIVOS: Son los que no se consumen por el primer uso que se hace de ellos, aunque con el tiempo y por razón de su naturaleza se deterioren o desaparecen.; convirtiéndose por su costo, en elementos de consumo.
FACTURA: Es un titulo valor de prueba, mediante el cual pueden demostrar los ingresos, los costos, gastos, impuestos descontables, etc. Para los mismos efectos, la ley exige la expedición de este documento o su equivalente o su sustituto.
INGRESOS DE ELEMENTOS A LA ENTIDAD: El ingreso de elementos a la entidad puede originarse por compras, compras de caja menor, devoluciones del servicio o reintegros, donaciones, traslados o traspasos.
INGRESO POR REPOSICIÓN: Consiste en reemplazar por otros iguales o de similares características, los bienes faltantes o los que han sufrido daño por causas derivadas del mal uso o indebida custodia, que han sido descargados de los registros y se ha constituido la responsabilidad al funcionario que los tenía a su cargo.
INVENTARIO FÍSICO: Es la relación detallada de las existencias materiales y reales, comprendidas en el activo, la cual debe mostrar: numero de unidades en existencia, descripción y referencia (marca, modelo, serie, número de placa), valor de compra, fecha de adquisición, etc.
PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO: Son los bienes tangibles adquiridos, construidos, o que se encuentran en transito, en construcción, en mantenimiento, o en montaje y que se utilizan para atender necesidades sociales, mediante la producción de bienes, la prestación de servicios, o para la utilización en la administración o usufructo del ente público y por tanto no están destinados para la venta en desarrollo de actividades comerciales, siempre que su vida útil probable, en condiciones normales, exceda de un año
RECUPERACIÓN DE BIENES: Es la reaparición física de bienes que han sido descargados de los registros contables y de inventarios por pérdida, a los elementos recuperados se les dará nueva entrada al Almacén.
REMISIÓN: Documento de prueba que soporta elementos o bienes entregados y/o recibidos, con control numérico acompañada de la solicitud en el aplicativo SIGESPRO.
REPUESTO: Elemento o pieza de recambio que permite corregir un desperfecto o daño en la máquina. Enseres, equipo y mueble en uno de sus componentes, como es el caso de una tarjeta de memoria en un equipo de cómputo que debe ser cambiada por que la que hace parte de la máquina se averió.
TRASLADO DE INVENTARIOS: Jurídicamente opera cuando la entrega de bienes, sin contraprestación económica se realiza entre Entidades del sector Central Distrital, por tratarse de una sola persona jurídica. Se formaliza con el acta de entrega que se suscribe entre el Almacenista General de la Contraloría de Bogotá, y el Almacenista o Jefe de Bodega de la otra Entidad Distrital.
TRASPASO DE INVENTARIOS: Jurídicamente se define como la entrega de los bienes entre entidades del sector central y descentralizado, o entre entidades descentralizadas entre sí, del nivel Distrital, por tratarse de personas jurídicas diferentes. Este hecho se efectúa a través de un convenio ínter administrativo suscrito por los Representantes Legales de las Entidades" correspondientes, y se formaliza con la respectiva acta de entrega.
5. ANEXOS:
Comprobante de ingreso (anexo 1) formato código 8009001
Comprobante de egreso (anexo 1) formato código 8009002
Inventario Físico (anexo 3) Formato código 8009003
Traspaso de elementos entre dependencias (anexo 4) formato código 8009004
6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO:
6.1 INGRESO DE BIENES POR COMPRAS
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No. |
EJECUTOR |
ACTIVIDAD |
REGISTROS |
PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES |
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1 |
Subdirector Técnico - Subdirección de Contratación |
Notifica al Subdirector Técnico de Recursos Materiales la fecha de entrega de los elementos, conforme a lo establecido en el contrato con el fin de asignar un funcionario del Almacén General para el recibo de los elementos comprados, adjunta copia del contrato. |
Memorando de comunicación/aplicativo Sigespro |
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2. |
Subdirector Técnico - Subdirección de Recursos Materiales |
Una vez recibido el memorando asigna el funcionario de Almacén General para que presencie la entrega en el momento del recibo de los elementos comprados. |
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3. |
Interventor |
Entrega Informe de Recibido a satisfacción//Subdirección Contratación/ Copia al Almacén General |
Memorando/ aplicativo sigespro |
OBSERVACIÓNES El
Contrato, el recibido a satisfacción, factura o cuenta de cobro, son los documentos esenciales para ejercer control a los elementos adquiridos por la Entidad. |
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4. |
Almacenista General |
Determina la aceptación, rechazo o conciliación con el proveedor del pedido e informa a la brevedad esta determinación al funcionario que ejerce control, vigilancia, y/o supervisión del contrato. |
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OBSERVACIÓN: En el
evento en que se presenten inconsistencias o que los elementos no cumplan con los requisitos, :el funcionario que ejerza el control, vigilancia y/o supervisión del contrato no debe expedir el recibido a satisfacción |
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5. |
Almacenista General |
Revisa que lo entregado corresponda efectivamente con lo establecido en el contrato.
Revisa que los documentos soportes de la adquisición estén acordes con la normatividad vigente. |
\ |
PUNTO DE CONTROL:
Cuando se trate de elementos que por sus características requieran conocimientos específicos, el recibido a satisfacción se acompañara de certificado expedido por fabricante y/o Institución; será requisito previo para el ingreso al Almacén General.. |
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6. |
Técnico Almacén General General/Responsable de Bodega |
Revisa cantidad y valor del pedido y lo clasifica por agrupación según la clase de elementos y naturaleza del contrato.
Agrupa y distribuye los elementos en bodega, según el caso.
Ajusta los nombres que tengan los elementos en las facturas comerciales, por los prescritos de la entidad, o el código que se adopte para la dependencia, con el fin de unificar la nomenclatura de los bienes.
Procede a la elaboración del comprobante de ingreso Incorpora al sistema los elementos que han ingresado físicamente a la Entidad e imprime original y cuatro copias del comprobante de ingreso prenombrado.
Confronta comprobante de ingreso al Almacén General, con la factura y el contrato |
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OBSERVACIÓN: Si hay
méritos para modificaciones, se procede inmediatamente |
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7. |
Almacenista General |
Firma original del comprobante de ingreso junto con cuatro copias. |
Comprobante de ingreso |
OBSERVACIÓNES El
Contrato, el recibido a satisfacción, factura o cuenta de cobro, son los documentos esenciales para ejercer control a los elementos adquiridos por la Entidad.
PUNTO DE CONTROL:
Debe solicitar el registro de los movimientos de Almacén General con el lleno de los requisitos fiscales y administrativos Establecidos. |
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8. |
Secretaria Almacén General |
Distribuye la factura o copia del contrato junto con el original del comprobante de ingreso firmado con sus copias así: original para la Subdirección Financiera -Tesorería, copia 1 grupo inventarios, copia 2 grupo contabilidad, copia 3 Cuenta anual, copia 4 archivo del Almacén General. |
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OBSERVACION: El
Original del comprobante de ingreso para la Tesorería// Cuentas, se debe enviar a la mayor brevedad. |
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9. |
Almacenista General |
Rinde la cuenta mensual anexando los comprobantes de ingreso por compras generales a la Subdirección Financiera. |
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OBSERVACION: Estos comprobantes de ingreso hacen parte integral de cuenta anual |
6.2 INGRESO DE BIENES POR COMPRAS DE CAJA MENOR Y AVANCES
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No |
EJECUTOR |
ACTIVIDAD |
REGISTROS |
PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES |
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1. |
Técnico Profesional Universitario y/o Especializado Subdirección de Servicios Generales |
Envía al Almacén General al siguiente día hábil de la compra, la factura y recibido a satisfacción de los elementos devolutivos que fueron adquiridos |
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PUNTO DE
CONTROL: Se verifica la existencia en bodega, de los elementos objeto de compra y que no se encuentren en el Almacén General.
OBSERVACIÓN: No
Ingresarán al Almacén General los elementos de consumo adquiridos por caja menor. La Subdirección de Servicios
Generales llevará el control de bienes de consumo controlado especificando a que Dirección, Subdirección o Grupo de trabajo debe ser egresado el elemento, en caso contrario, el egreso se hará a cargo del centro de costo responsable de la solicitud de compra. |
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2. |
Secretaria Almacén General |
Radica factura y recibido a satisfacción de los elementos adquiridos/Aplicativo sigespro |
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3. |
Almacenista General |
Verifica que la documentación aportada se ajuste a la reglamentación vigente y solicita a digitadores realizar la entrada de los elementos. |
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4. |
Profesional de Almacén General / Responsable Aplicativo |
Registra en el sistema los elementos que han ingresado por concepto de compra por caja menor.
Verifica el comprobante de ingreso con los documentos soportes (factura, oficios y otros). |
Comprobante de Ingreso |
OBSERVACIÓN:
Imprime original y cuatro copias del comprobante de ingreso pre-numerado. Si hay méritos para modificaciones, se procede
Inmediatamente. |
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5. |
Almacenista General |
Firma original del comprobante de ingreso junto con cuatro copias, comunica al Área de Inventarios para instalar placa |
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6. |
Secretaria de Almacén General |
Distribuye el original del comprobante de ingreso y las copias con los documentos soportes. |
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OBSERVACIÓN:
Original para la Subdirección Financiera, copia 1 Área inventarios, Copia 2 Responsable caja menor, copia 3 Archivo del Almacén General 4 Rendición de la cuenta anual. |
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7. |
Almacenista General |
Rinde la cuenta mensual anexando los comprobantes de ingreso a la Subdirección Financiera |
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OBSERVACIÓN:
Estos comprobantes de ingreso hacen parte integral de la cuenta anual |
6.3 INGRESO DE BIENES POR DONACIÓN
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No |
EJECUTOR |
ACTIVIDAD |
REGISTROS |
PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES |
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1. |
Ordenador del Gasto/Representante Legal |
Acepta las donaciones que efectúen personas naturales o jurídicas que se ajusten a la normatividad vigente.
Ordena elaborar el contrato o acta de donación a la Subdirección de Contratos encargado del asunto. |
Contrato de donación y/o acta |
PUNTO DE CONTROL:
El acta debe ser firmada por el ordenador del gasto /Representante Legal de las dos entidades y debe identificar claramente a los donantes,, las especificaciones; el precio de los bienes será fijado mediante avalúo realizado por el Comité Técnico de Bajas e inventarios |
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2. |
Almacenista general |
Verifica las cantidades, características, estado de los elementos objeto de donación y solicita la elaboración el comprobante de Ingreso. |
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OBSERVACIÓN:
Cuando se requiera concepto técnico la jefatura de la subdirección de Recursos Materiales de inmediato solicitará la colaboración de expertos en la materia. |
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3. |
Técnico Almacén General |
Elabora comprobante de ingreso |
Comprobante de Ingreso |
OBSERVACIÓN:
Cuando la entrega de los elementos se efectúe en instalaciones diferentes a las del Almacén General el comprobante de ingreso se elabora con base en el recibido satisfacción. Cuando los elementos provienen de entidades oficiales, el comprobante de ingreso se elabora basado en el acta de baja de la entidad donante, incluyendo el valor de acuerdo a lo estipulado por el Comité Técnico de Inventarios |
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4. |
Técnico Almacén General |
Registra en la aplicación los elementos que han ingresado físicamente a la Bodega del Almacén General de la Entidad
Verifica el comprobante de ingreso con los documentos soportes (actas, oficio de la Subdirección de Recursos Materiales, contratos, resoluciones, oficios de aceptación del Ordenador del Gasto/Representante Legal etc.).
Agrupa y clasifica los elementos en bodega |
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OBSERVACIÓNES:
Imprime original y tres copias del comprobante de ingreso.
Si hay méritos para modificaciones, se procede inmediatamente |
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5. |
Almacenista General |
Firma original del comprobante de ingreso junto con tres copias. |
Comprobante de ingreso |
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6. |
Secretaria Almacén General |
Distribuye el original del comprobante de ingreso con las copias anexando los documentos soportes. |
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OBSERVACIÓN: El
Original para la Rendición de la cuenta anual, copia 1 Área inventarios, copia 2 Sub. de Contratación 3 archivo del Almacén General. |
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7. |
Almacenista General |
Rinde la cuenta mensual anexando los comprobantes de ingreso por donación a la Subdirección Financiera. |
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OBSERVACIÓN: Estos comprobantes de ingreso hacen parte integral de la cuenta anual. |
6.4 INGRESO POR ENTREGA DE BIENES DEVOLUTIVOS EN SERVICIO
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No |
EJECUTOR |
ACTIVIDAD |
REGISTROS |
PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES |
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1 |
Subdirector Técnico - Subdirección de Recursos Materiales |
Recibe por aplicativo Sigespro el memorando de devolución de elementos de las dependencias |
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OBSERVACIÓN: Se
debe detallar cantidades y numero de identificación (placa) y Estado del bien |
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2 |
Almacenista general |
Verifica la información de los bienes y solicita al Área de Inventarios su valorización. |
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PUNTO DE CONTROL
No se admiten adiciones, enmendaduras o entregas parciales dentro del proceso de devolución de elementos. |
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3 |
Auxiliar
Administrativo
Almacén General General/Responsable de Bodega |
Recibe devolución total de los elementos relacionados en el memorando Sigespro, confronta y da el recibido a satisfacción. Si se requiere concepto técnico solicitará a su jefe inmediato la colaboración de expertos en la materia. Agrupa y clasifica los elementos en bodega.
Informa de inmediato al Almacenista sobre los elementos que no cumplan con los requisitos o cualquier otro inconveniente.
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4 |
Técnico Almacén General |
Incorpora al sistema los elementos que han ingresado físicamente a la Bodega de Almacén General de la Entidad e imprime original y cuatro copias del comprobante de ingreso prenumerado.
Confronta comprobante de ingreso al Almacén General, con la devolución y verifica en kárdex. Firma comprobante. |
Comprobante de Ingreso |
OBSERVACIÓN: Si
hay méritos para modificaciones, se procede inmediatamente |
|
5 |
Almacenista General |
Firma original del comprobante de ingreso junto con cuatro copias. |
Comprobante de ingreso |
|
|
6 |
Secretaria Almacén General |
Distribuye copia del Formato No. 1 junto con el original del comprobante de ingreso firmado con sus copias así; original para la Rendición de la cuenta anual, copia 1 Área inventarios, copia 2 grupo contabilidad, copia 3 archivo del Almacén General y copia 4 a la dependencia que devolvió los elementos. |
|
OBSERVACIÓN: La
Dependencia que devuelve los elementos es participe en la legalización de los elementos que llegan a bodega. |
|
7 |
Almacenista General |
Rinde la cuenta mensual anexando los comprobantes de ingreso por devolución a la ' Subdirección Financiera |
|
OBSERVACIÓN: Estos comprobantes de ingreso hacen parte integral de la cuenta anual |
6.5 INGRESO DE BIENES POR COMPENSACIÓN
|
No |
EJECUTOR |
ACTIVIDAD |
REGISTROS |
PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES |
|
1. |
Técnico
Almacén General General/Responsable de Bodega |
Informa al Almacenista General sobre los elementos sobrantes en bodega y cantidades faltantes en el Almacén General |
Informe |
OBSERVACION:
Cuando existan cantidades faltantes de similares características en el Almacén General, siempre que se trate de artículos de una misma naturaleza o clase, que puedan ser causa de confusión se podrá efectuar la compensación. |
|
2. |
Almacenista General |
Investiga el motivo de la existencia de los elementos sobrantes, Informa al Superior Inmediato y al Comité Técnico de Inventarios el resultado de la investigación. |
|
OBSERVACION:
Realiza la investigación para comprobar que no se Trate de elementos compensados o que pertenezcan a otra oficina; o estén bajo responsabilidad de otro funcionario. |
|
3. |
Comité Técnico de inventarios |
Aprueba la incorporación por la cantidad sobrante compensada y la baja por el egreso compensado. |
Acta de Sesión |
|
|
4. |
Almacenista General |
Solicita la Incorpora en la aplicación de Almacén General de los artículos sobrantes que no puedan ser compensados. |
|
OBSERVACION: Los
faltantes de los elementos que no pueda obtenerse compensación se dejan en bodega de Almacén General |
|
5. |
Profesional de Almacén General General/Responsable de la Digitación |
Verifica el comprobante de ingreso con los documentos Soportes (actas, oficio, acta del Comité Técnico de Inventarios). |
|
OBSERVACION: Si
hay méritos para modificaciones, se procede
Inmediatamente. |
|
6. |
Secretaria Almacén General |
Distribuye el original del comprobante de ingreso y las copias anexando los documentos soportes |
|
OBSERVACION: El
Original para la Rendición de la cuenta anual, copia 1 grupo inventarios, copia 2 Acta Comité, copia 3 archivo del Almacén General. |
|
7. |
Almacenista General |
Rinde la cuenta mensual anexando los comprobantes de ingreso por compensación a la Subdirección Financiera |
|
OBSERVACIÓN:
Posteriormente, estos comprobantes hacen parte de la cuenta anual. |
6.6 INGRESO DE BIENES RECUPERADOS POR PÉRDIDA O REPOSICIÓN
|
No. |
EJECUTOR |
ACTIVIDAD |
REGISTROS |
PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES |
|
1. |
Almacenista General |
Recibe autorización y documentos soportes de la Subdirección de Recursos Materiales para el ingreso de los elementos al Almacén General.
Elabora o recibe el acta de los bienes recuperados
Informa al grupo de inventarios sobre la recuperación de uno o más elementos, que con anterioridad se dieron de baja por pérdida. |
|
OBSERVACIÓN:
Los bienes recuperados se ingresan al Almacén General, con los respectivos documentos legales que soporten de donde proviene el bien Acta, firmada por Almacenista General, Subdirector de Recursos Materiales y Director Administrativo. |
|
2. |
Técnico Almacén General General/Responsable Bodega |
Recibe los elementos y entrega recibido a satisfacción.
Verifica que el elemento sea similar o en mejores condiciones al que se perdió o al elemento recuperado. |
|
OBSERVACIÓN:
Si se requiere en la entrega concepto técnico o especial, solicitará al Subdirector de Recursos Materiales la colaboración de expertos en la materia, quienes expedirán una certificación del bien con reporte técnico |
|
3. |
Almacenista General |
Libra los avisos pertinentes en caso de presentarse un juicio de cuentas u otra actuación fiscal en curso, para que cese el juicio o se ajuste su valor. Calcula con ayuda del comité técnico de bajas e inventarios el valor de un elemento recuperado que ha sufrido daño para su reincorporación. |
Acta Sesión |
PUNTO DE CONTROL:
Se tiene en cuenta las condiciones del elemento para su reincorporación |
|
4. |
Técnico Almacén General General/Responsable de la Aplicación |
Elabora comprobante de ingreso
Registra en el sistema los elementos que han ingresado físicamente a la Bodega de Almacén General de la Entidad
Confronta comprobante de ingreso con los documentos soportes (factura, actas, oficio de la Subdirección de Recursos Materiales, contratos etc.). |
Comprobante de Ingreso |
OBSERVACIÓN:
Imprime original y cuatro copias del comprobante de ingreso prenumerado PUNTO DE CONTROL:
Si hay méritos para modificaciones, se procede inmediatamente |
|
5. |
Almacenista General |
Firma original del comprobante de ingreso y las cuatro copias. |
|
|
|
6. |
Secretaria Almacén General |
Distribuye el original del comprobante de ingreso firmado con sus copias y copia de los documentos soportes. |
|
OBSERVACIÓN:
Original para la Rendición de la cuenta anual, copia 1 Área de Inventarios, copia 2 Acta Comité, copia 3 archivo del Almacén General y copia 4 a la dependencia o persona que devolvió los elementos
La dependencia o persona que devuelve los elementos es participe en la legalización de los elementos que llegan a bodega |
|
7. |
Almacenista General |
Rinde la cuenta mensual anexando los comprobantes de y ingreso de elementos recuperados a la Subdirección Financiera |
|
OBSERVACIÓN: Estos comprobantes hacen parte integral de la cuenta anual. |
6.7 SALIDA DE BIENES
|
No. |
EJECUTOR |
ACTIVIDAD |
REGISTROS |
PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES |
|
1. |
Secretaria Almacén General General/Almacenista General |
Reciben orden de distribución de elementos de entregas trimestrales enviado por la Subdirección de Recursos Materiales y/o las solicitudes de elementos devolutivos periódicas o extraordinarias realizadas por las diferentes dependencias a la Subdirección de Recursos Materiales. |
Memorandos aplicativos Sigespro |
OBSERVACIÓN: De
acuerdo con lo ordenado por la Subdirección de Recursos Materiales las entregas de elementos a las dependencias se realizan trimestralmente, incluyendo el sistema outsourcing. |
|
2. |
Almacenista General |
Confronta la orden de distribución de elementos de entregas trimestrales frente a lo entregado a las dependencias por parte del proveedor y/o las solicitudes de elementos devolutivos periódicas o extraordinarias realizadas por las diferentes dependencias. |
|
PUNTO DE CONTROL:
Solicita la elaboración del comprobante de egreso. |
|
3. |
Técnico Almacén General/ Responsable del Aplicativo |
Elabora el comprobante de egreso en original y cuatro copias
Verifica la documentación aportada frente al comprobante de egreso cantidad, descripción elemento, valor, placa, serie original y tres copias |
Comprobante de egreso |
|
|
4. |
Almacenista General |
Confronta las cantidades con lo ordenado por la Subdirección de Recursos Materiales o la solicitud de la Dependencia, frente al comprobante de egreso
Firma el comprobante de egreso y las tres copias. Solicita el envío del pedido de elementos al auxiliar administrativo, /Responsable de Bodega si es el caso. |
Comprobante de egreso |
PUNTO CONTROL:
La Dirección Administrativa y Financiera expedirá la orden previa para realizar salidas de Almacén General en horas no laborables y por necesidades del servicio. Respaldando los movimientos de salida con el aplicativo. |
|
5. |
Técnico
Almacén General / Responsable de Bodega |
Entrega pedido a la Dependencia junto con el comprobante de egreso. |
Comprobante de egreso. |
OBSERVACIÓN: Si
no se encuentra el responsable al momento de entregar el pedido, la dependencia
debe remitir a más
tardar al tercer día hábil el comprobante de egreso firmado, con
Número de cédula.
Si el usuario se niega a firmar el comprobante de egreso y no lo remite antes de 3 días, será tomado como causal de mala conducta y la
Subdirección de Recursos Materiales remitirá el caso para conocimiento de la Oficina de Asuntos Disciplinarios. |
|
6. |
Secretaría de Almacén General |
Recibe comprobante de
egreso firmado junto con 3
copias para su distribución |
|
OBSERVACIÓN: EL
original para rendición
de la cuenta anual,
copia 1 Subdirección
Financiera, copia 2
grupo inventarios, copia
3 Almacén General |
|
7. |
Técnico de Almacén General/ responsable Aplicativo |
Realiza el cierre del respectivo mes, con la utilización del aplicativo generando los respectivos informes. |
Reportes |
OBSERVACIÓN: La secretaria recibe documentación para el archivo del Almacén General. |
6.8 SALIDA DE BIENES POR HURTO, CASO FORTUITO O FUERZA MAYOR
|
No. |
EJECUTOR |
ACTIVIDAD |
REGISTROS |
PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES |
|
1. |
Servidor Público al servicio de la Contraloría de Bogotá y/o comodatario. |
Presenta denuncio por pérdida del bien o hurto, envía copia a la Dirección Administrativa y Financiera, a la Subdirección de Recursos Materiales y
al Almacén General |
Aplicativo Sigespro |
|
|
2. |
Profesional Especializado ó Universitario del Área de Inventarios |
Revisa copia del denuncio y junto con la autorización de la
Dirección Administrativa y Financiera se efectúa la baja
del bien |
Memorando aplicativo Sigespro |
|
|
3. |
Profesional Especializado ó Universitario /Técnico del área de inventarios |
Elabora el comprobante de egreso por baja en original y
tres copias de acuerdo con la Resolución de baja y las
Actas aportadas Verifica la documentación aportada frente al comprobante de egreso (cantidad, descripción elemento, valor, placa, serie |
Comprobante
de egreso |
|
|
4. |
Profesional
Especializado ó Universitario del Area de Inventarios |
Firma el comprobante de regreso junto con sus tres Copias. |
|
PUNTO DE CONTROL:
Confronta (cantidad, descripción elemento, Valor, placa, serie etc.)
elemento, 5. Secretaria Almacén General Recibe Documentación. |
|
5. |
Secretaria
Almacén General |
Recibe comprobante de regreso firmado junto con 3 copias para su distribución |
|
OBSERVACIÓN:
Original para rendición de la cuenta anual, copia 1 Subdirección Financiera, copia 2 Área de inventarios, copia 3 Almacén General |
|
6. |
Profesional Especializado ó Universitario de Almacén General/ Responsable del Aplicativo |
Clasifica por grupos los comprobantes de egreso por
baja movimientos mensuales, Semestrales, anuales para presentar en la rendición de la cuenta a Subdirección Financiera y a la Auditoria Fiscal , la Dirección Administrativa y Financiera cuando lo requieran |
Carpetas con soportes |
OBSERVACIÓN:
Original para rendición de la cuenta anual, copia 1 Subdirección Financiera, copia 2 Área de inventarios, copia 3 Aseguradora |
6.9 BAJA DE BIENES
|
No. |
EJECUTOR |
ACTIVIDAD |
REGISTROS |
PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES |
|
1. |
Almacenista General |
Elabora la relación de los elementos a dar de baja, según kárdex aplicativo
Convoca al Comité Técnico de Inventarios para que se evalúen los conceptos técnicos que se presenten sobre el estado actual de los bienes que son susceptibles de baja.
Levanta acta donde se recomienda el destino final de los elementos suscrita por las personas intervinientes
Proyecta acto administrativo para firma del Director Administrativo para dar de baja los bienes y su destino final |
Memorando Sigespro/Acta de Sesión |
OBSERVACIÓN: A
través del Subdirector de Recursos Materiales solicita los conceptos técnicos de los elementos susceptibles a dar de baja por deterioro,
Obsolescencia, daño total y parcial o inservible por salubridad.
Si existen elementos que no deben ser dados de baja, serán identificados para continuar con su utilización. |
|
2. |
Director Administrativo |
Expide el acto administrativo en el que se ordena dar de baja los bienes y su destino final de acuerdo a las normas legales vigentes. |
Resolución |
PUNTO DE CONTROL:
La Subdirección de Contratación coordinara lo pertinente a Convocatoria o Invitación Pública. |
|
3. |
Técnico Almacén General / Responsable de Bodega |
Elabora acta de entrega de los elementos con la asistencia de un delegado de la Dirección Administrativa y Financiera, el Almacenista General y se legaliza con firmas |
Acta |
PUNTO DE CONTROL:
Cuando los elementos se entregan a cualquier entidad, persona natural, se verifica que los bienes relacionados en la baja sean los que real y físicamente se den de baja. |
|
4. |
Profesional Especializado ó Universitario de Almacén General / Responsable del Aplicativo |
Elabora el comprobante de egreso por baja en original y tres copias con base en la Resolución de baja y las Actas aportadas |
Comprobante de egreso |
PUNTO DE CONTROL:
Verifica la documentación aportada frente al comprobante de egreso (cantidad, descripción elemento, valor, placa, serie etc.) |
|
5. |
Almacenista General |
Firma el comprobante de egreso y tres copias. |
|
OBSERVACIÓN:
Confronta cantidad, descripción elemento, valor, placa, serie etc. |
|
6. |
Secretaria Almacén General |
Recibe comprobante de egreso firmado con las 3 copias para su distribución |
|
OBSERVACIÓN:
El original para rendición de la cuenta anual, copia 1 Subdirección Financiera, copia 2. grupo inventarios, copia 3 Almacén General. |
|
7. |
Profesional Especializado o Universitario de Almacén General General/Responsable de la aplicación |
Clasifica por grupos los comprobantes de egreso por baja.
Digita el reporte cuadro resumen de movimientos mensuales, semestrales y anuales para presentar en la rendición de la cuenta, a la Auditoria Fiscal, Auditoría General de la República o cuando la Dirección Administrativa y Financiera lo requiera. |
|
PUNTO DECONTROL:
Entrega documentación a la Secretaria del Almacén General, para la remisión de los informes vía Sigespro. |
6.10 TOMA FÍSICA DE INVENTARIOS DE BIENES DEVOLUTIVOS
|
No. |
EJECUTOR |
ACTIVIDAD |
REGISTROS |
PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES |
|
1. |
Coordinador de Inventarios / Profesional Universitario |
Elabora y presenta al Subdirector Recursos Materiales el cronograma de actividades para la toma física de Inventarios, con corte a diciembre 31 de cada año.
Proyecta la circular dirigida a los todos los jefes de las Dependencias y Grupos Funcionales, informando el cronograma de toma física de inventario. |
Cronograma de toma física de inventario |
PUNTO CONTROL:
Subdirector de Recursos Materiales verifica cronograma y revisa proyecto de circular |
|
2. |
Director Administrativo |
Autoriza el cronograma de actividades y el proyecto de circular y procede a su firma. |
Circular |
|
|
3. |
Secretaria Dirección Administrativa |
Remite circular anexando cronograma |
|
|
|
4. |
Profesional
Universitario / Subdirección de Recursos Materiales |
Imparte las instrucciones
Necesarias a los funcionarios del área de inventario y entrega los materiales requeridos para el desarrollo de esta actividad. |
|
OBSERVACIÓN: Los
Materiales entregados son: Stickers, marcadores, esferos, lápices, listados sistematizados de inventarios de las dependencias./Elemento tecnificado lector código de barras. |
|
5. |
Técnico Área de Inventario
Subdirección de Recursos Materiales |
Establece comunicación con el delegado de la dependencia a inventariar acordando las actividades a desarrollar. |
Cronograma |
|
|
6. |
Técnico Área de Inventario y Delegado de Dependencia |
Verifica la existencia física de los bienes teniendo en cuenta las características de los mismos
Terminado el inventario total de la dependencia se firma por los participantes, por el funcionario responsable de los bienes y por el jefe de la misma.
Valorizan los bienes encontrados, con base en la información incorporada en los registros de Inventarios
Realizan traslados, y ajustes correspondientes con el fin de minimizar los posibles sobrantes o faltantes determinados en la actividad anterior, dentro de la misma dependencia, y con las demás dependencias.
Determinan los faltantes y sobrantes definitivos como resultado de la toma física de inventarios |
|
PUNTO DE
CONTROL
El funcionario de inventarios coloca un sticker al bien inventariado, indicando fecha del inventario, su nombre y apellido.
OBSERVACION
Se verifica las características de los bienes (descripción, marca, modelo, serie, número de placa)/Lector de código de Barras
PUNTO DE CONTROL
Realizan el cruce de información entre lo físico contra los registros en aplicativo para cotejar y encontrar diferencias.
La información se consolida con la que se encuentra en los inventarios individuales. |
|
7. |
Técnico Área de Inventarios
Subdirección de Recursos Materiales
|
Informa al Profesional Universitario del área de
Inventarios todos los movimientos realizados para que actualice en la base de datos de la respectiva dependencia, lo mismo que la relación detallada de faltantes y/o sobrantes definitivos. |
Cuadros de traspasos
Actas de compensación y ajustes.
Relación de faltantes y/o sobrantes. |
|
|
8. |
Profesional Universitario Área de Inventarios/Subdirección de Recursos Materiales |
Actualiza la información presentada por el Técnico, en el aplicativo de inventarios.
Proyecta memorando con los resultados de la toma física de inventarios, incluyendo los faltantes y sobrantes, con el fin de justificar los resultados a los jefes de las dependencias. |
Memorando/Sigespro y relación de faltantes y/o sobrantes |
PUNTO DE
CONTROL
El Profesional del área de Inventarios es el único que puede modificar la información, debido a que tiene control de la clave del aplicativo.
Cada registro debe tener soporte y de ello manejar el archivo correspondiente conforme a los procedimientos internos. |
|
9. |
Subdirector Técnico - Subidrección de Recursos Materiales |
Revisa el proyecto de memorando, lo firma y remite a los jefes de las dependencias. |
Memorando Aplicativo Sigespro |
|
|
10. |
Directores, Jefes de Oficinas Asesoras, Subdirectores, Gerentes con funciones directivas y su Delegado |
Analizan, indagan e investigan las causas de las diferencias encontradas en la dependencia, confirman faltantes y/o sobrantes |
Memorando Aplicativo Sigespro |
|
|
11. |
Directores, Jefes de Oficinas Asesoras, Subdirectores, Gerentes con funciones directivas y su Delegado |
Explica y aclara mediante memorando los motivos de las diferencias encontradas |
Memorando Aplicativo Sigespro |
OBSERVACION
Se deben anexar los Documentos que demuestren la veracidad de las respuestas dadas a los faltantes y/o sobrantes. |
|
12. |
Profesional
Universitario o /Subdirección de Recursos Materiales |
Da traslado de la respuesta al Técnico de inventarios para que verifique la veracidad de la misma y concluya al respecto. |
|
punto de control
Se diligencia una planilla para controlar el tiempo y la gestión de los técnicos para cada caso. |
|
13. |
Técnico Área de Inventarios/
Subdirección de Recursos Materiales |
Analiza y verifica la respuesta y los documentos soportes, y concluye si se a c e p t a o no las explicaciones dadas por el jefe de la dependencia.
Informa por escrito al Profesional del área de inventarios los resultados obtenidos del análisis y verificación a la respuesta presentada por el jefe de la dependencia, y recomienda las acciones a adelantar. |
Informe Aplicativo Sigespro |
|
|
14. |
Profesional
Universitario del Área de Inventarios/
Subdirección de Recursos Materiales |
Revisa el informe presentado por el Técnico de inventarios para realizar ajustes, traslados y movimientos en la aplicación de inventarios de la dependencia.
Proyecta memorando para la firma del ubdirector de Recursos Materiales, mediante el cual informa los resultados del análisis de la actividad 13 Presenta al Subdirector de Recursos Materiales, el informe sobre todo el
procedimiento de la toma física de inventarios y los resultados finales, incluyendo los elementos
faltantes y sobrantes definitivos por dependencias, para que inicie los trámites relativos a establecer la responsabilidad de las
diferencias encontradas sobre los bienes de la
Entidad |
Memorando/
Aplicativo Sigespro |
observacion
Realiza los ajustes y demás movimientos necesarios en la base de datos de Inventarios.
PUNTO DE CONTROL
El profesional del Área de Inventarios, presentara al comité de bajas e inventarios un consolidado identificando el elemento, técnicamente, valor etc; que se pueda compensar por Centro de Costo. |
6.11 TRASLADO DE BIENES DEVOLUTIVOS ENTRE DEPENDENCIAS
|
N° |
RESPONSABLE |
ACTIVIDAD |
REGISTROS |
PUNTOS DE CONTROL/OBSERVAC IONES |
|
1. |
Jefe de la Dependencia Nominadora |
Solicita al Subdirector de Recursos Materiales autorización para trasladar bienes devolutivos que se encuentran bajo su inventario, a otra dependencia.
|
Memorando (vía sigespro) |
OBSERVACION
El Delegado de Inventario de la dependencia diligencia el formato Traspaso de Elementos entre Dependencias |
|
2. |
Jefe de la Dependencia Nominadora |
Verifica físicamente los bienes a trasladar y comprueba que corresponden con los relacionados en el cuadro de traspasos.
Firma el formato Cuadro de Traspaso de Elementos entre 'Dependencias. |
Formato de Traspaso de Elementos entre Dependencias. |
PUNTO DE CONTROL:
Es requisito antes de realizarse el traslado del bien, la autorización de la Subdirección de Recursos Materiales. |
|
3. |
Técnico o Profesional Universitario de las diferentes
dependencias que entregan los elementos |
Distribuye copias de Formato de traspasos a: Dependencia que recibe.
Dependencia que entrega, Área de Inventarios, dentro de los dos (2) días siguientes a la novedad
Actualiza inventario individual y general de la dependencia. |
|
OBSERVACION
El delegado que entrega los elementos actualiza el inventario de la dependencia en el formato Excel que se encuentra incorporado en los equipos de las diferentes dependencias |
|
4. |
Técnico o Profesional Universitario de las diferentes
dependencias que recibe |
Actualiza inventario individual y general de la dependencia y entrega formato de traspaso al analista de Inventarios. |
Formato de Traspaso de elementos entre Dependencias. |
|
|
5. |
Profesional Universitario Profesional Especializado Subdirección de Recursos Materiales |
Actualiza la base de datos (inventario) de la dependencia y del funcionario responsable |
|
OBSERVACION
El Formato de traspaso entre dependencias debidamente firmado es el documento soporte para realizar el movimiento en la aplicación de inventarios |
|
6. |
Técnico/Área de Inventarios.
Subdirección de Recursos Materiales |
Archiva Formato de Traspaso de Elementos entre Dependencias en la carpeta respectiva |
Carpeta conforme a la tabla documental. |
|
6.12 TRASLADO O DEVOLUCION DE EQUIPO Y ACCESORIOS DE EQUIPOS DE CÓMPUTO.
|
No. |
EJECUTOR |
ACTIVIDAD |
REGISTROS |
PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES |
|
1. |
Jefe de la Dependencia Nominadora |
Solicita por escrito al Subdirector Técnico de la Subdirección de Recursos Materiales el retiro o traslado de (los) equipo(s) de cómputo, indicando las características de marca, modelo, serie y número de placa, además el motivo de la devolución o traslado. |
Memorando/
aplicativo sigespro |
|
|
2. |
Subdirector Técnico - Subdirección de Recursos Materiales |
Traslada la solicitud al responsable de la Línea S.O.S., para que atienda el requerimiento. |
|
|
|
3. |
(Responsable Línea S.O.S.)/Subdirección de Recursos Materiales |
Evalúa la solicitud y designa un funcionario para que atienda la solicitud presentada en la actividad No.1.
Registra la actuación en la base de datos diseñada para tal fin. |
|
|
|
4. |
Técnico o Profesional Universitario (Funcionario Línea S.O.S)/Subdirección de Recursos Materiales |
Recibe el documento de Asignación de trabajo y acude a la Dependencia solicitante.
Revisa (los) equipo (s) de cómputo relacionado (s) en la solicitud.
Desístala retira o traslada los equipos correspondientes, dejando constancia escrita del hecho en la dependencia. |
Orden de Servicio
Acta |
|
|
5. |
Técnico o Profesional Universitario de la dependencia solicitante |
Recibe acta de retiro del bien de la dependencia e informa al Jefe de la misma. |
|
OBSERVACION
El delegado de Inventarios de la Dependencia, actualiza el inventario respectivo. |
|
6. |
Jefe de la Dependencia Nominadora |
Remite copia del acta retiro o traslado de los equipos a la Oficina de Inventarios dentro de los dos (2) días siguientes a la novedad. |
Memorando aplicativo sigespro. |
OBSERVACION
Jefe de la Dependencia anexa soportes |
|
7. |
Profesional
Universitario Área de Inventarios/
Subdirección de Recursos Materiales |
Actualiza el inventario en la base de datos del área de inventarios. |
|
Observacion
Posteriormente los documentos son entregados al analista
para su archivo conforme a la tabla documental |
6.13 RECLASIFICACIÓN DE BIENES DEVOLUTIVOS A BIENES DE CONSUMO
|
No. |
EJECUTOR |
ACTIVIDAD |
REGISTROS |
PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES |
|
1. |
Almacenista General |
Elabora relación de bienes devolutivos susceptibles de reclasificarse a consumo, teniendo en cuenta aquellos cuyo costo sea igual o inferior a medio salario mínimo mensual legal vigente, siempre y cuando su naturaleza, uso, destino y aplicación lo amerite ; además que la conveniencia de tal decisión esté sustentada en conceptos técnicos, contables y jurídicos.
Convoca al Comité Técnico de Inventarios y Baja de Bienes para que evalúe y recomiende al ordenador del gasto su aprobación.
Levanta el Acta de reunión del Comité Relación de bienes devolutivos. |
Memorando
Acta
|
|
|
2. |
Director
Administrativo |
Expide el Acto Administrativo en el que se ordena la reclasificación, anexando la relación de los bienes objeto de la misma.
|
Resolución |
OBSERVACION
En el acto administrativo
que ordena la reclasificación de bienes
devolutivos a consumo,
se determinarán los procedimientos requeridos para
garantizar la custodia
física y el uso adecuado de los mismos. |
|
3. |
Almacenista General |
Descarga o reclasifica los bienes en Bodega objeto del acto administrativo, y produce el comprobante respectivo.
Remite copia de los comprobantes de baja o
reclasificación a la Subdirección Financiera. |
Comprobante de baja o de reclasificación
Memorando |
|
|
4. |
Profesional
Universitario y/o
Especializado
Subdirección de
Recursos Materiales |
Descarga o reclasifica los bienes en Servicio objeto del Acto Administrativo y produce el comprobante respectivo.
Remite copia de los comprobantes de baja o
reclasificación a la Subdirección Financiera. |
Comprobante de baja o de reclasificación
Memorando |
PUNTO DE CONTROL
Se realiza cruce de
saldos contables entre las
Áreas de Contabilidad e
Inventarios. |
6.14 REGISTRO DE BAJA POR PÉRDIDA, HURTO O DAÑO CON RESPOSABILIDAD
|
No. |
EJECUTOR |
ACTIVIDAD |
REGISTROS |
PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES |
|
1. |
Director Jefe Oficina Asesora Subdirector
Profesional Técnico
Auxiliar Administrativo
Conductor |
Informa al jefe de la dependencia, la pérdida, hurto o daño del elemento.
Instaura la denuncia penal ante la autoridad competente, dentro de las 24 horas de percatarse del hecho. |
Informe Copia de la
denuncia |
|
|
2. |
Contralor, Contralor
Auxiliar, Directores,
Jefes de Oficinas
Asesoras o
Coordinadores con
funciones directivas y
Subdirectores |
Informa por escrito los hechos al Subdirector de Recursos Materiales, adjuntando informe del funcionario responsable y copia de la denuncia
respectiva. |
Memorando |
|
|
3. |
Subdirector Técnico – Subdirección de
Recursos Materiales |
Inicia los trámites para la reclamación ante la
Compañía de seguros.
Solicita al Área de Inventarios la valorización y Baja de los bienes perdidos.
En caso de daño, solicita a la dependencia competente, o en su defecto, a la compañía de seguros el concepto técnico y el avalúo de los mismos, además establecer si existió responsabilidad o no por parte del funcionario. |
Oficio a la compañía de seguros.
Memorando Memorando |
OBSERVACIONES
Anexa copias de los Comprobantes de
ingreso y egreso de los bienes objeto de
reclamación.
Anexa copias de informe del jefe de la
dependencia, fotocopias de la denuncia penal y copia del informe del funcionario
responsable |
|
4. |
Directores, Jefes de
Oficinas Asesoras o
Coordinadores con
funciones directivas
y/o Compañía
Aseguradora |
Emite informe de concepto técnico, avalúo de los daños y responsabilidad por parte del funcionario y lo remiten al Subdirector de Recursos Materiales |
Informe |
|
|
5. |
Profesional
Universitario o
Profesional
Especializado
Subdirección de
Recursos Materiales |
Valoriza el bien mediante acta de valorización y
produce comprobante de baja por responsabilidad.
Remite memorando a Subdirección Financiera,
anexando los documentos soportes para que el valor de los bienes sean descargados de la
contabilidad y los responsables se registren en la cuenta de Responsabilidades en Proceso; y a la Subdirección de Recursos Materiales, para la reclamación ante compañía de seguros;
adjuntando copia de los documentos soportes, acta de valorización y comprobante de baja..
Remite a la Dirección de Informática copias del
comprobante de baja, del acta valorización y
fotocopias de documentos soportes, para que se actualice la base de datos que maneja dicha
dependencia.
Archiva los documentos en la carpetacorrespondiente. |
Acta de valorización Comprobante de
Baja por responsabilidad.
Memorando |
OBSERVACION
Anexa al memorando,
Acta de valorización
Comprobante de baja
por responsabilidad
Documentos soportes. |
|
6. |
Subdirector
Financiero |
Registra en Contabilidad la baja del bien e incluye en el rubro de Responsabilidades en
Proceso al funcionario responsable |
Comprobante de baja |
PUNTO DE
CONTROL
Se realiza cruce de saldos entre las áreas de Contabilidad e Inventarios |
6.15 TRASLADO O TRASPASO DE BIENES ENTRE ENTIDADES DEL ORDEN DISTRITAL
|
No. |
EJECUTOR |
ACTIVIDAD |
REGISTROS |
PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES |
|
1. |
Director
Administrativo |
Ofrece a otra Entidad los bienes que se consideran servibles no utilizables u obsoletos y que no prestan un servicio a la actividad misional de la entidad. |
Oficio |
OBSERVACION
Cuando alguna entidad ofrece bienes a la Contraloría, se surte el mismo procedimiento.
Mediante estudio previo se elabora una relación detallada de los bienes objeto del ofrecimiento |
|
2. |
Representante
Legal de la Entidad
interesada |
Manifiesta por escrito al
Director Administrativo de la Contraloría de Bogotá, su aceptación e interés de
recibir los bienes ofrecidos |
Oficio |
|
|
3. |
Director
Administrativo |
Suscribe el acto administrativo de traslado o
traspaso según el caso, debidamente motivado |
Convenio Ínter
administrativo
o resolución |
OBSERVACION
Cuando se realice un traslado o traspaso de bienes entre entidades del orden distrital, para el sector central se requiere
Resolución y/o Acta.
Para el sector descentralizado se requerirá Resolución y/o Convenio Ínter
administrativo |
|
4. |
Director o Gerente
(Representante
Legal de la Entidad
que recibe) |
Firma el Convenio Ínter administrativo (en el caso de traspaso de bienes) o resolución y devuelve a la Contraloría |
Convenio Ínter
administrativo o
resolución |
|
|
5. |
Almacenista
General |
Efectúa la entrega material y real de los bienes objeto del traslado o traspaso mediante acta.
Firman el Acta de entrega conjuntamente con el funcionario autorizado por parte de la Entidad que recibe.
Produce Comprobante de salida definitiva por traslado o traspaso de bienes.
Remite copia de los comprobantes y documentos soportes a la Subdirección
Financiera para los correspondientes registros
Archiva copia de los documentos objeto de la
entrega |
Acta Comprobante
de Salida
Memorando |
OBSERVACION
Los documentos soportes como son los
comprobantes de salida definitiva, acto
administrativo, acta de entrega, Resolución o Convenio Interinstitucional son incorporados en la base de datos del Sistema Financiero de la Subdirección Financiera con el objeto que coincidan los saldos entre contabilidad y el área de
almacén e inventarios
|
6.16 ENTREGA DE BIENES DEVOLUTIVOS POR TRASLADO O RETIRO DE LA ENTIDAD
|
No. |
EJECUTOR |
ACTIVIDAD |
REGISTROS |
PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES |
|
1. |
Director Jefe Oficina
Asesora Subdirector
Profesional Técnico
Auxiliar Administrativo Conductor |
Entrega al delegado de la dependencia o al funcionario que lo reemplace, por traslado o retiro de la entidad, el inventario físico individual de bienes devolutivos que tenía bajo su responsabilidad, dentro de los dos (2) días siguientes a su notificación |
Inventario Físico individual. |
|
|
2. |
Técnico o
Profesional
Universitario
(Delegado de la
Dependencia ) |
Verifica que los bienes y sus características correspondan a los registrados en el inventario físico individual.
Firma copia del inventario individual dejando constancia de las novedades que se presenten.
Entrega los bienes devolutivos del funcionario que es trasladado o retirado de la Entidad al que lo reemplaza.
Diligencia nuevo inventario físico individual a nombre del funcionario responsable de los bienes, firman, con el Vo.Bo. del Jefe de la Dependencia.
Remite copia del inventario físico individual al Área de Inventarios, dentro de los tres (3) días siguientes a la entrega de los elementos.
Entrega copia del inventario individual al funcionario responsable y archiva el original. |
inventario físico
individual |
OBSERVACIONES
En caso de presentarse faltantes o
sobrantes, o que uno o algunos de los
elementos presenten daños por mal uso de los mismos, se informa de inmediato,
la novedad al jefe de la Dependencia, quien debe iniciar las acciones
correspondientes Cuando no se nombre
el reemplazo inmediato del funcionario
trasladado o retirado, los elementos que
darán bajo la responsabilidad del Jefe de la Dependencia |
|
3. |
Contralor, Contralor
Auxiliar, Directores,
Jefes de Oficinas Asesoras o Coordinadores con
funciones directivas
y Subdirectores |
Informa mediante memorando a la Subdirección de Recursos Materiales, las novedades encontradas en la entrega de los elementos por parte del funcionario saliente, para que inicie las acciones pertinentes |
Memorando |
OBSERVACION
Jefe de Dependencia anexa documentos
soporte.
Si considera necesario, también comunica del hecho a la Oficina Asesora de Asuntos Disciplinarios para lo de su
competencia |
|
4. |
Profesional Universitario o Profesional Especializado Área
Inventarios Subdirección de Recursos Materiales |
Actualiza en la base de datos, el inventario físico individual del funcionario responsable |
|
OBSERVACION
Informa cualquier novedad al Subdirector
de Recursos Materiales para lo de
su competencia |
|
5. |
Profesional
Universitario o
Profesional
Especializado Área
Inventarios
Subdirección de
Recursos Materiales |
Actualiza en la base de datos, el inventario físico individual del funcionario responsable |
|
OBSERVACION
Informa cualquier novedad al Subdirector
de Recursos Materiales para lo de su competencia |
6.17 ENTREGA DE INVENTARIO FÍSICO POR CAMBIO DE JEFE DE DEPENEDENCIA
|
No. |
EJECUTOR |
ACTIVIDAD |
REGISTROS |
PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES |
|
1. |
Contralor, Contralor Auxiliar,
Directores, Jefes de Oficinas
Asesoras o Coordinadores
con funciones directivas y
Subdirectores |
Solicita, si lo considera
necesario la presencia de un funcionario del Área de Inventarios para verificar, conjuntamente con el jefe entrante y/o el Jefe inmediato, además del delegado de la dependencia, la existencia física de los bienes devolutivos, que se encontraban
directamente a su cargo, dentro de los dos (2) días de su notificación.
Hace entrega al jefe entrante o al jefe inmediato, los inventarios individuales de cada uno de los funcionarios de la dependencia, debidamente diligenciados y actualizados. |
Inventario Físico
individual. |
|
|
2. |
Contralor, Contralor Auxiliar,
Directores, Jefes de Oficinas
Asesoras o Coordinadores
con funciones directivas y
Subdirectores |
Verifica, el jefe entrante de la dependencia conjuntamente
con el jefe saliente, que efectivamente los bienes correspondan en todas sus características con los
relacionados en el inventario. |
|
|
|
3. |
Contralor, Contralor Auxiliar,
Directores, Jefes de Oficinas
Asesoras o Coordinadores
con funciones directivas y
Subdirectores |
Suscriben el Acta de Entrega del Inventario Físico de bienes devolutivos.
Si resultan diferencias (faltantes o sobrantes), se deben reflejar en el Acta de Entrega y se debe solicitar al área de Inventarios que realice
las verificaciones del caso con el fin de determinar las posibles responsabilidades. |
Acta |
PUNTO DE CONTROL
El Acta de Entrega de Inventario Físico de bienes devolutivos debe
ir firmada por el Jefe entrante y saliente de la Dependencia . |
|
4. |
Técnico o Profesional
Universitario (Delegado de la Dependencia) |
Remite copia del Acta de Entrega al área de Inventarios, dentro de los tres (3) días siguientes a la elaboración del
Acta de Entrega.
Archiva original del Acta de Entrega. |
Acta |
|
|
5. |
Profesional Universitario o
Especializado Área de
Inventarios Subdirección de
Recursos Materiales |
Recibe Acta de entrega de bienes y entrega al analista correspondiente para su revisión y confrontación contra los registros en libros. |
|
|
|
6. |
Técnico Área de Inventarios
Subdirección de Recursos
Materiales |
Analiza y confronta la información de bienes
registrados en el Acta de entrega contra los registros en libros para determinar si efectivamente se presentan faltantes o sobrantes.
Si se presentan faltantes o sobrantes, presenta al
profesional Universitario o Especializado de Inventarios el informe correspondiente, adjuntando los documentos necesarios que respalden su contenido (comprobantes, cuadros de traspasos, inventarios individuales, etc.) |
Relación de
faltantes o sobrantes.
Informe |
|
|
7. |
Profesional Universitario o
Profesional Especializado
Área de Inventarios
Subdirección de Recursos
Materiales |
Remite informe de elementos faltantes o sobrantes a la Subdirección de Recursos Materiales con el fin de que se
inicien las acciones
correspondientes
(Disciplinarias, fiscales, etc.). |
Informe |
|
|
8. |
Subdirector de Recursos Materiales |
Revisa el informe y da traslado a las dependencias correspondientes para lo de su competencia (Oficina Asesora de Asuntos Disciplinarios,
Subdirección Financiera, Área Inventarios). |
Memorando. |
|
6.18 REGISTRO Y CONTROL DE INVENTARIOS
|
No. |
EJECUTOR |
ACTIVIDAD |
REGISTROS |
PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES |
|
1. |
Almacenista
General |
Remite al Área de Inventarios los comprobantes de entradas, salidas,reintegros, bajas, compensaciones, etc., con los respectivos documentos soportes |
Memorando
Comprobantes
de ingreso y egreso |
|
|
2. |
Profesional Universitario o
Especializado
Área de Inventarios
Subdirección de
Recursos Materiales |
Recibe los comprobantes y revisa que estén
completos y los entrega a el técnico del área de inventarios. |
|
|
|
3. |
Técnico Área de
Inventarios
Subdirección de
Recursos
Materiales |
Verifica que los registros en los comprobantes
correspondan a la dependencia, descripción, cantidad,
placa, valor, etc., de los documentos soportes |
|
|
|
4. |
Profesional
Universitario o
Profesional
Especializado
Área de
Inventarios
Subdirección de
Recursos
Materiales |
Aplica procedimiento sistematizado para los
cálculos de depreciación.
Imprime el informe contable del movimiento resumido por cuentas, costo histórico, ajuste por
inflación, depreciación acumulada, ajustes a la depreciación.
Remite mediante memorando a Subdirección Financiera
el informe resumen de movimiento mensual.
Archiva copia en la carpeta correspondiente |
Informe
Cuadro
Resumen
mensual |
|
|
5. |
Profesional
Universitario o
Especializado área de Inventarios y Delegado Subdirección
Financiera |
Realizan cruce de información para confrontar movimientos y saldos por cuentas y suscriben cuadro
comparativo. |
Cuadro
comparativo |
PUNTO DE CONTROL Se verifican los saldos por cuentas y suscriben cuadro comparativo. movimientos y saldos entre Inventarios y Contabilidad |
|
6. |
Profesional
Universitario o
Especializado
área de Inventarios |
Archiva el informe con sus respectivos soportes.
|
|
|
6.19 CONTROL DE BIENES DE CONSUMO CONTROLADOS
|
No. |
EJECUTOR |
ACTIVIDAD |
REGISTROS |
PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES |
|
1. |
Almacenista General |
Produce comprobante de egreso de elementos de consumo controlados |
|
OBSERVACION
Los elementos de
consumo adquiridos por
caja menor no ingresarán
al Almacén.
De igual manera la
Subdirección de
Servicios Administrativos
será la dependencia
encargada de llevar el
control de los elementos
de consumo controlados |
|
2. |
Directores, Jefes de Oficinas Asesoras o Coordinadores con funciones directivas y Subdirectores |
Recibe el bien y firma
comprobante de egreso de
almacén |
Comprobante de
egreso. |
|
|
3. |
Técnico o Profesional
Universitario
(Delegado de la
Dependencia) |
Asigna elemento de
consumo controlado al
funcionario responsable e
incluye elemento en el
inventario individual,
describiendo características
del bien. |
Inventario
Individual |
OBSERVACION
Los elementos de
consumo controlado se
registran en los
inventarios individuales
con valor cero ($ 0) |
|
4. |
Director Jefe Oficina Asesora Subdirector Profesional Técnico
Auxiliar Administrativo
Conductor |
Firma inventario individual
actualizado |
Inventario
individual |
|
|
5. |
Técnico o Profesional
Universitario
(Delegado de la
Dependencia) |
Remite copia del inventario
individual actualizado al
Área de Inventarios, dentro
de los tres (3) días
siguientes |
Inventario
individual |
|
|
6. |
Profesional
Universitario o
Profesional
Especializado área de Inventarios
Subdirección de
Recursos Materiales |
Actualiza la información en
la base de datos e imprime
inventario individual del
funcionario responsable |
Inventario
individual
sistematizado |
|
|
7. |
Funcionario responsable |
Devuelve mediante memorando al delegado de inventarios de la dependencia el elemento de consumo controlado inservible u obsoleto para
que sea descargado de su inventario individual. |
|
|
|
8. |
Directores, Jefes de Oficinas Asesoras o Coordinadores con
funciones directivas y Subdirectores |
Devuelve mediante memorando al Almacén General el elemento de consumo controlado inservible para ser
descargado del inventario de la dependencia. |
|
|
|
9. |
Almacenista General |
Recibe el elemento de consumo controlado Remite relación de elementos de consumo controlado inservibles a la
Dirección Administrativa y Financiera para solicitar la baja y destino final de los
mismos |
|
|
|
10. |
Director Administrativo |
Autoriza la baja y determina el destino final de los elementos de consumo
controlado inservibles y designa las personas que intervienen en la baja. |
Memorando |
OBSERVACION
Por tratarse elementos
de consumo controlado
no requiere estudio en el
Comité de Bajas e
Inventarios ni resolución,
se realiza mediante Acta
|
|
11. |
Almacenista General |
Produce la baja y elabora el
Acta respectiva |
Acta |
|
ANEXO No. 1
SUBDIRECCION DE RECURSOS MATERIALES
GRUPO ALMACÉN
CONTRALORÍA DISTRITAL
(1)
FECHA._____________(2)
ENTRADA DE ALMACÉN
PÁGINA._____________:
ALMACÉN: _________________________________________________________(3)
SUBALMACÉN:______________________________________________________(4)
TIPO DE ENTRADA: __________________________________________________(5)
NÚMERO DE DOCUMENTO: ___________________________________________(6)
NIT O CÉDULA: ______________________________________________________(7)
CENTRO DE COSTO: _________________________________________________(8)
OBSERVACIONES: ___________________________________________________(9)
|
RERENCIA (10) |
DESCRIPCION (11) |
UNIDAD (12) |
CANTIDAD (13) |
COSTO UNITARIO (14) |
COSTO TOTAL (15) |
PLACA (16) |
SERIE (17) |
|
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Total: _____________(18)
SON: _________________________________________________(19)_______________
_______________ _______________ _____________
ALMACENISTA ELABORADO POR RECIBIDO (20)
CTA-ORIG. _____________CTA-DES________________VALOR ____________(21)
FORMATO CODIGO 8009001
INSTRUCTIVO PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL FORMATO No. 1 COMPROBANTE DE INGRESO
1. Entidad y entrada de almacén: nombre de la entidad y del documento.
2. Fecha y página: día, mes y año de expedición del documento junto con el número de páginas resultantes.
3. Almacén: grupo responsable de expedir el documento.
4. Subalmacén: grupo responsable de los elementos de consumo y devolutivos.
5. Tipo de entrada: señala la clase de entrada.
6. Número de documento: número consecutivo del comprobante.
7. NIT o cédula: número del Nit. o de la cédula del funcionario responsable del grupo almacén.
8. Centro de costo: nombre de la dependencia responsable.
9. Observaciones: Se escribe el número y fecha de emisión de la factura, o documento equivalente o el correspondiente documento que lo soporta la transacción, numero de contrato.
10. Referencia: número que identifica al elemento.
11. Descripción: nombre del elemento.
12. Unidad: forma como se presentan los elementos
13. Cantidad: número de elementos.
14. Costo unitario: valor del elemento.
15. Costo total: valor general del costo de cada elemento.
16 .Placa: número de identificación del elemento.
17 Serie: número de identificación del elemento.
18. Total: valor general de todos los elementos señalados.
19. Son: descripción en letras del valor total.
20 Recibido: firma del funcionario encargado del almacén, el que revisa y el que recibe.
21. Cuenta origen y cuenta destino: código de las nuevas cuentas de acuerdo con el plan general de cuentas.
ANEXO No. 2
SUBDIRECCION DE RECURSOS MATERIALES
GRUPO ALMACÉN
COMPROBANTE DE ENGRESO
(1)
CONTRALORÍA DISTRITAL
FECHA._____________(2)
ENTRADA DE ALMACÉN
________________________________________________________________________
ALMACÉN: _________________________________________________________(3)
SUBALMACÉN:______________________________________________________(4)
TIPO DE ENTRADA: __________________________________________________(5)
NÚMERO DE DOCUMENTO: ___________________________________________(6)
NIT O CÉDULA: ______________________________________________________(7)
CENTRO DE COSTO: _________________________________________________(8)
OBSERVACIONES: ___________________________________________________(9)
|
RERENCIA (10) |
DESCRIPCION (11) |
UNIDAD (12) |
CANTIDAD (13) |
COSTO UNITARIO (14) |
COSTO TOTAL (15) |
PLACA (16) |
SERIE (17) |
|
|
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|
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|
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|
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|
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|
Total: _____________(18)
SON: _________________________________________________(19)_______________
_______________ _______________ _____________
ALMACENISTA ELABORADO POR RECIBIDO (20)
CTA-ORIG. _____________CTA-DES________________VALOR ____________(21
FORMATO CODIGO 8009002
INSTRUCTIVO PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL FORMATO No. 2
COMPROBANTE DE EGRESO
1. Entidad y salida de almacén: nombre de la entidad y del documento.
2. Fecha y página: día, mes y año de expedición del documento junto con el número de páginas resultantes.
3. Almacén: grupo responsable de expedir el documento.
4. Subalmacén: grupo responsable de los elementos de consumo y devolutivos.
5. Tipo de salida: señala la clase de salida.
6. Número de documento: número consecutivo del comprobante.
7. NIT o cédula: número del Nit. o de la cédula del funcionario responsable del grupo almacén.
8. Centro de costo: nombre de la dependencia responsable.
9. Observaciones: Se escribe el número y fecha de emisión de la factura, o documento equivalente o el correspondiente documento que lo soporta la transacción, numero de contrato.
10. Referencia: número que identifica al elemento.
11. Descripción: nombre del elemento.
12. Unidad: forma como se presentan los elementos
13. Cantidad: número de elementos.
14 Costo unitario: valor del elemento.
15 Costo total: valor general del costo de cada elemento.
16. Placa: número de identificación del elemento.
17. Serie: número de identificación del elemento.
18. Total: valor general de todos los elementos señalados.
19 Son: descripción en letras del valor total.
20. Recibido: firma del funcionario encargado del almacén, el que revisa y el que recibe.
21. Cuenta origen y cuenta destino: código de las nuevas cuentas de acuerdo con el plan general de cuentas.
ANEXO 3
INVENTARIO FISICO INDIVIDUAL
DEPENDENCIA: (1) CODIGO: (2)
RESPONSABLE: (3) CEDULA: (4) CARGO: (5)
FUNCIONARIO: (6) CEDULA: (7) CARGO: (8)
FECHA: (9)
HOJA No.1(10)
|
RERENCIA (10) |
DESCRIPCION (11) |
UNIDAD (12) |
CANTIDAD (13) |
COSTO UNITARIO (14) |
COSTO TOTAL (15) |
PLACA (16) |
SERIE (17) |
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____________ _________ ____________ ____________________
FIRMA FUNCIONARIO FIRMA DELEGADO INVENTARIOS VoBo JEFE
DEPENDENCIA
C.C No (19) C.C No (20) C.C No ( 21) C.C No (22)
FORMATO CÓDIGO 8009003
INSTRUCTIVO PARA DILIGENCIAR FORMATO DE INVENTARIO INDIVIDUAL
1.- DEPENDENCIA: Nombre de la Dependencia o Centro de Costos
2.- CÓDIGO: Nomenclatura o código de la Dependencia
3.- RESPONSABLE: Nombres y Apellidos del Jefe o Responsable de la Dependencia.
4.- CÉDULA: Número de cédula del Jefe o responsable de la Dependencia.
5.- CARGO: Nomenclatura del Cargo del Jefe de la Dependencia.
6.- FUNCIONARIO: Nombres y Apellidos del Funcionario responsable de los elementos o bienes relacionados.
7.- CEDULA: Número de cédula del funcionario responsable de los bienes o elementos.
8.- CARGO: Nomenclatura del cargo del funcionario responsable de los elementos o bienes.
9.- FECHA: Fecha de realización del inventario físico.
10.- HOJA No. -- : Número de hoja de cada inventario individual.
11.- ÌTEM: Número consecutivo de los elemento relacionados en el formato de inventario individual.
12.- DESCRIPCIÓN DEL ELEMENTO: Nombre o descripción del bien a cargo del funcionario.
13.- MARCA: Se registra la marca que viene adherida al elemento o bien.
14.- MODELO: Se registra el modelo que viene adherido al elemento o bien.
15.- SERIE: Lo conforman los números y letras que de la serie o serial de los equipos.
16.- PLACA: es el número de la placa o serial con el cual se identifica el elemento.
17.- CANTIDAD: Es el número de elementos de la misma característica que tiene bajo su responsabilidad el funcionario.
18.- VALOR: Es el costo o valor histórico del elemento o bien.
19.- FIRMA FUNCIONARIO: Firma y Número de cédula del funcionario responsable de los elementos relacionados
20.- FIRMA DELEGADO: Firma y Número de cédula del funcionario delegado de los inventarios de la dependencia
21.- FIRMA INVENTARIOS: Firma y Número de Cédula del funcionario del Área de Inventarios.
22.- Vo.Bo. JEFE DE DEPENDENCIA: Firma y Número de cédula del jefe de la dependencia.
23. OBSERVACIONES: Se registra especialmente el estado del elemento o una característica especial del mismo.
TRASPASO DE ELEMENTOS ENTRE DEPENDENCIAS
No DE TRASPASO: (1)
FUNCIONARIO: (2)
DEPENDENCIA QUE RECIBE: (4) CARGO: (3)
FUNCIONARIO: (5) CARGO: (6)
FECHA: (7)
|
PLACA (8) |
ELEMENTOS (9) |
CANT(10 ) |
MARCA (11) |
MODELO (12) |
SERIE(13) |
V/R (14) |
OBSERV (15) |
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FUNCIONARIO QUE ENTREGA(16) FUNCIONARIO QUE RECIBE(18) Vo.Bo. JEFE
DEPENDENCIA(20)
_________________________ _______________________ __________________
C.C No. (17) C.C No (19) C.C No (21)
FORMATO CÓDIGO 8009004
INSTRUCTIVO FORMATO PARA TRASPASO DE ELMENTOS ENTRE DEPENDENCIAS
1.- No. TRASPASO: Cada Dependencia deberá llevar su consecutivo teniendo en cuenta el centro de costos y posponiendo el consecutivo correspondiente
2.- FUNCIONARIO: Nombre del Jefe o Responsable de la Dependencia que entrega el elemento.
3.- CARGO: Cargo o nomenclatura del Jefe o Responsable de la Dependencia que entrega el elemento.
4.- DEPENDENCIA QUE RECIBE: Se registra el nombre de la Dependencia o Centro de Costos que recibe el elemento o bien devolutivo.
5.- FUNCIONARIO: Nombre del Jefe o Responsable de la Dependencia que recibe el elemento o bien devolutivo
6.- CARGO: Cargo o nomenclatura del Jefe o Responsable de la Dependencia que recibe el elemento.
7.- FECHA: Fecha en que se realiza el traspaso físico del elemento devolutivo.
8.- PLACA: Numero de placa o serial del elemento objeto del traslado.
9.- ELEMENTO: Se registra la descripción del elemento devolutivo
10.- CANTIDAD: Cantidad de elementos traspasados
11.- MARCA: Se registra la marca del elemento que viene adherida al elemento traspasado
12.- MODELO: Se registra el modelo del elemento que viene adherido al elemento traspasado
13.- SERIE: Es el numero de serie o serial que viene adherido al elemento traspasado (elemento con componente eléctrico y/o electrónico)
14.- VALOR: Se registra el costo o valor histórico del bien traspasado
15.-OBSERVACIONES: Se registra especialmente el estado del bien o alguna característica especial que tenga el elemento traspasado.
16.- FUNCIONARIO QUE ENTREGA: Nombre y firma del funcionario que realiza la entrega del bien.
17.- CEDULA: No. Número de identificación del funcionario que entrega el bien
18.- FUNCIONARIO QUE RECIBE: Nombre y firma del funcionario que recibe el elemento.
19.- CEDULA: Número de identificación del funcionario que recibe el bien.
20.-Vo.Bo. JEFE DE LA DEPENDENCIA: Nombre y firma del Jefe de la dependencia.
22. (Sic)- CEDULA: Número de identificación del funcionario que recibe el bien.
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|
PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL Y MANEJO ADMINISTRATIVO DEL PARQUE AUTOMOTOR |
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|
Código documento: 08010 |
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Código formato: 01001002 |
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Versión: 3.0 |
FECHA: 31 OCTUBRE 2013
|
Aprobó Elaboración o Modificación |
Revisión Técnica
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Firma: |
Firma: |
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Nombre: Sandra Milena Jiménez Castaño |
Nombre: Juan Pablo Contreras Lizarazo |
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Cargo: Directora Administrativa – Dirección Administrativa y Financiera |
Cargo: Director Técnico – Dirección de Planeación. |
1. OBJETIVO
Estandarizar las actividades a realizar para el control, seguimiento y optimización del uso del parque automotor de propiedad y/o de responsabilidad de la entidad, adoptando procedimientos internos para el manejo administrativo, en concordancia con las políticas de austeridad en el gasto público y la normatividad existente sobre la materia, expedida por el Ministerio de Transporte como ente rector del sector transporte.
2. ALCANCE
2.1 ASIGNACIÓN DE VEHÍCULO
Servicio Especial: Inicia con la autorización expresa por parte del Señor Contralor, en la cual se estipula la designación de vehículo a través de la actualización de la Resolución Reglamentaria y/o Procedimiento respectivo y termina con la asignación de carro, así como la actualización en la Hoja de Vida.
Servicio Operativo: Inicia con la solicitud realizada por la respectiva dependencia, dirigida al profesional del área de transporte y termina con la asignación del vehículo y del conductor, según disponibilidad para realizar el operativo.
2.2 LAVADO
Inicia con la solicitud del conductor al Profesional del Área de Transporte de la expedición de la orden de prestación de servicios para el lavado según necesidad (combo) y termina cuando el conductor recibe y verifica que el servicio solicitado sea el adecuado para el vehículo, previo diligenciamiento del Control Servicios de Lavado, Formato Código 8010002.
2.3 SUMINISTRO DE COMBUSTIBLE
Inicia con la solicitud del conductor del vehículo al Profesional del Área de Transporte, el suministro de combustible (gasolina o ACPM) y termina con el registro en la planilla Suministro de Combustibles – formato código 8010003
2.4 SUMINISTRO DE ACEITES, LUBRICANTES Y FILTROS
Inicia con la solicitud del conductor de la orden de trabajo para el cambio de aceite, lubricantes y/o filtros para los vehículos al Profesional del Área de Transporte y termina con la expedición de la orden de trabajo, previa verificación del último cambio de aceite. La orden se archiva en la hoja de vida de cada vehículo, previo recibo a satisfacción del servicio por parte del conductor.
2.5 CAMBIO DE LLANTAS
Inicia con la solicitud del conductor para el cambio de llantas de los vehículos al profesional del área de transporte y termina con el memorando donde se especifica el tipo de llantas, su instalación y posterior entrega de las llantas usadas al almacén de la Entidad. El memorando debe contar con el Visto Bueno de Subdirector de Servicios Generales o quien haga sus veces y se archiva en la hoja de vida del vehículo respectivo.
2.6 MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO
Inicia con la solicitud del conductor de la orden de trabajo para el taller autorizado donde se realice el mantenimiento preventivo o correctivo del vehículo al Profesional del Área de Transporte y termina con arreglo del vehículo, previa aprobación de la cotización por parte del supervisor del contrato y certificación del recibo del vehículo con el mantenimiento autorizado.
3. BASE LEGAL:
Ver Normograma
4. DEFINICIONES:
ACEITES: Productos viscosos y fluidos a temperatura ordinaria de origen animal, vegetal o mineral.
LUBRICANTES: Sustancia capaz de reducir el rodamiento entre superficies en contacto de piezas sometidas a movimiento relativo. Debe tener un índice de viscosidad elevado, para que ésta varíe poco con las oscilaciones termométricas. Los lubricantes pueden ser sólidos, semisólidos y líquidos.
LLANTAS: Es el elemento de la rueda sobre el que se apoya y monta el neumático o el destinado a alojar cubiertas y cámaras de aire, cuando se trate de llantas tipo sellomatic.
COMBUSTIBLES: Cualquiera de los productos orgánicos fácilmente inflamables que desprenden calor al arder; se dividen en sólidos, líquidos y gaseosos.
MANTENIMIENTO CORRECTIVO: Es el mantenimiento que se realiza para corregir fallas detectadas por mal funcionamiento
MANTENIMIENTO PREVENTIVO: Es el mantenimiento que se realiza en prevención de fallas que puedan aparecer en el futuro
PARQUE AUTOMOTOR: Conjunto de vehículos que propiedad o responsabilidad Entidad para su uso y servicio.
GRÚA: Vehículo rígido automotor, especialmente diseñado con sistema de enganche para levantar y remolcar tro vehículo.
SERVICIO ESPECIAL: Son los vehículos que se encuentran asignados al Contralor, Contralor Auxiliar, y demás Jefes de Dependencias y al Auditor Fiscal ante la Contraloría de Bogotá D.C., a través del procedimiento para el Control y Manejo del Administrativo del Parque Automotor adoptado mediante Resolución Reglamentaria.
SERVICIO OPERATIVO: Hace referencia a los vehículos que de acuerdo con la necesidad, se requieren para transportar personal de la institución, de equipos o de bienes muebles de propiedad de la Entidad, que deba desplazarse dentro del perímetro urbano. Se incluye el servicio de transporte de correspondencia y encomiendas de especial importancia para la entidad, que no se pueden asignar a los servicios de correo convencionales.
SERVICIO OPERATIVO FUERA DEL PERÍMETRO URBANO: Hace referencia a las actividades a realizar fuera de la ciudad de Bogotá que requieren la utilización del parque automotor de la Entidad y su respectivo conductor, con la excepción de los vehículos asignados al Despacho del Contralor.
INFORME PARQUE AUTOMOTOR: Consolidado de datos que incluya estadísticas de consumo y mantenimiento de cada vehículo y las principales novedades que mensualmente el Profesional del Área de Transporte preparará con destino a la Oficina de Control Interno o demás Dependencias que lo requieran.
5. ANEXOS:
Planilla de Servicios Operativos Diarios formato código 08010001
Planilla Control de Servicios de Lavado - formato código 08010002
Planilla Suministro de Combustible - formato código 08010003
6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
6.1 ASIGNACIÓN DE VEHÍCULO SERVICIO OPERATIVO
|
No. |
RESPONSABLE |
ACTIVIDAD |
REGISTROS |
PUNTO DE CONTROL/
OBSERVACIONES |
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1 |
Contralor Auxiliar, Directores, Jefes de Oficina Asesora, Subdirectores y Gerentes |
Solicita al Profesional del Área de Transporte el servicio operativo mediante vía telefónica o correo Outlook o memorando a través de SIGESPRO con 24 horas de anticipación, para realizar la programación según disponibilidad del vehículo. |
Planilla de Servicios Operativos. (Anexo 1) |
OBSERVACIÓN: Con la debida autorización del Jefe con asignación de vehículo de servicio especial, este podrá prestar servicios operativos urgentes e inaplazables, en razón al ejercicio del control fiscal y del funcionamiento propio de la Entidad |
|
2 |
Profesional (Área de Transportes)
Subdirección de Servicios Generales |
Asigna vehículo y conductor de acuerdo con los servicios programados y la disponibilidad de vehículos.
Comunica a la Dependencia solicitante si se cuenta con la disponibilidad de vehículo.
SI: pasa a la actividad Nº 3.
NO: Termina el proceso. |
Planilla de Servicios Operativos. (Anexo 1) |
PUNTO DE CONTROL Es responsabilidad del profesional de Área de Transporte, velar por que los vehículos que se asignan para un servicio, ya sea especial u operativo, cumplan con las condiciones mecánicas y que los documentos que exigen las autoridades de tránsito (tarjeta de operaciones, certificado de gases, seguro obligatorio) se encuentren en regla. De igual manera cada vehículo debe contar con su equipo de carretera y botiquín. Lo anterior de acuerdo con el requerimiento realizado por el conductor de cada vehículo. |
|
3 |
Conductor |
Recibe la orden de cumplir la prestación del servicio.
Se presenta en la Dependencia solicitante o lugar requerido.
Una vez realizado el servicio regresa al Área de Transporte para la asignación de otro servicio. |
Planilla de Servicios Operativos. (Anexo 1) |
PUNTO DE CONTROL: Diligenciamiento de la Planilla de Servicios Operativos. (Anexo 1). |
|
4 |
Profesional
(Área de Transportes)
Subdirección de Servicios Generales |
Proyecta, mensualmente, para firma del Subdirector el oficio de solicitud dirigido a la Administración de la Copropiedad Edificio Lotería de Bogotá, referente a la información de permanencia de los vehículos oficiales en los parqueaderos del edificio sede de la Contraloría de Bogotá. |
Oficio de solicitud. |
Punto de control:
El informe remitido por la Administración de la Copropiedad se archiva en la carpeta correspondiente.
La información sirve de base para realizar el seguimiento de entradas y salidas de vehículos los fines de semana. |
6.2 ASIGNACIÓN DE VEHÍCULO SERVICIO ESPECIAL
|
No. |
RESPONSABLE |
ACTIVIDAD |
REGISTROS |
PUNTO DE CONTROL/
OBSERVACIONES |
|
1 |
Directores, Subdirectores y Jefes De Oficina Asesora |
Solicita mediante memorando dirigido al Contralor de Bogotá D.C., la autorización de asignación de vehículo
Contralor autoriza:
SÍ: pasa a la actividad Nº 2
NO: Se archiva la solicitud. |
Memorando de solicitud.
Memorando de aprobación para continuar el proceso |
OBSERVACIÓN :
Cuentan con asignación de Vehículo a través de Resolución para el Servicio Especial:
El Contralor,
El Contralor Auxiliar,
Los Directores de Apoyo al Despacho, de Desarrollo Local y Participación Ciudadana, Administrativo y Financiero, Jefe de Oficina Asesora Jurídica, de Comunicaciones y el Auditor Fiscal |
|
2 |
Director
Administrativo |
Proyecta Resolución Reglamentaria donde se ratifica los actuales Directivos con asignación de vehículo Servicios Especial y adiciona los aprobados según memorando del Contralor de Bogotá. |
Resolución Reglamentaria |
|
|
3 |
Director
Administrativo |
Ordena al Profesional del área de transportes la asignación de vehículo a través de memorando, |
Memorado instrucción de asignación |
OBSERVACIÓN:
El memorando deberá estar soportado con copia de la Resolución Reglamentaria referente a la ratificación y adición de los directivos con asignación de vehículo Servicios Especial. |
|
4 |
Profesional (Área de Transportes)
Subdirección de Servicios Generales |
Recibe autorización del Director Administrativo para asignar el vehículo de Servicio Especial.
Proyecta para firma del Director Administrativo, con Visto Bueno del Subdirector de Servicios Generales, el memorando de respuesta a la Dependencia solicitante, donde se asigna el vehículo.
Notifica al conductor respectivo y hace entrega del vehículo inventariado, para que se presente en la Dependencia asignada. |
Inventario del vehículo. |
OBSERVACIÓN:
La Resolución Reglamentaria establece vehículo para el servicio especial. El conductor es designado por el Área de Transportes y podrá ser relevado en cualquier momento. |
|
5 |
PROFESIONAL
(Área de Transportes)
Subdirección de Servicios Generales |
Archiva la copia de Memorando de solicitud y respuesta e inventario en la Hoja de Vida del Vehículo, |
Memorando
Inventario del vehículo |
|
|
6 |
Profesional
(Área de Transportes)
Subdirección de Servicios Generales |
Proyecta, mensualmente, para firma del Subdirector el oficio de solicitud dirigido a la Administración de la Copropiedad Edificio Lotería de Bogotá, referente a la información de permanencia de los vehículos oficiales en los parqueaderos del edificio sede de la Contraloría de Bogotá. |
Oficio de solicitud. |
Punto de control:
El informe remitido por la Administración de la Copropiedad se archiva en la carpeta correspondiente.
La información sirve de base para realizar el seguimiento de entradas y salidas de vehñiculos los fines de semana. |
6.3 LAVADO
|
No. |
RESPONSABLE |
ACTIVIDAD |
REGISTROS |
OBSERVACIONES |
|
1 |
Conductor |
Solicita al Profesional del Área de Transporte la expedición de la orden de prestación de servicios o entrega de vale para el lavado según necesidad |
|
|
|
2 |
Profesional
(Área de Transportes)
Subdirección de Servicios Generales |
Diligencia Orden Prestación de Servicio o entrega vale y registra en la Planilla Control Servicio de Lavado Formato Código 08010002.
Entrega al conductor la Orden de Servicio |
Orden Prestación de Servicio y/o Planilla Control Servicio de Lavado. |
OBSERVACIÓN:
El servicio se podrá solicitar a través de vale, para lo cual no se hará orden de servicio pero si se registrará en la Planilla de Control |
|
3 |
Conductor |
Firma recibo de la orden del servicio.
Se dirige al lugar de lavado y entrega la orden de prestación de servicio o el vale.
Verifica que el servicio recibido sea a satisfacción. |
Planilla Control Servicio de Lavado. |
PUNTO DE CONTROL : La Subdirección de Servicios Generales – Área de Transportes realizará el control de lavado según la necesidad |
6.4 SUMINISTRO DE COMBUSTIBLE
|
No. |
RESPONSABLE |
ACTIVIDAD |
REGISTROS |
OBSERVACIONES |
|
1 |
Conductor |
Solicita al Profesional del Área de Transporte los vales de combustible. |
|
|
|
2 |
Profesional
(Área de Transportes)
Subdirección de Servicios Generales |
Diligencia la Planilla Suministro de Combustible Formato Código 08010003.
Entrega al conductor los vales con visto Bueno del Subdirector de Servicios Generales. |
Planilla Suministro de Combustible |
Punto de Control : La Subdirección de Servicios Generales – Área de Transportes realiza manera mensual un informe del consumo de combustible, discriminado por vehículo. |
|
3 |
Profesional
(Área de Transportes)
Subdirección de Servicios Generales |
Si el suministro de combustible es con vales continua
Actividad Nº 4.
Si el suministro es por chip, la planilla Formato Código 08010003, se diligenciará una vez el contratista radique la cuenta de cobro mensual, para lo cual se diligenciará toda la información con excepción de las casillas "Número de vales" y "Firma del conductor", toda vez que el suministro ya se realizó y se anotará la respectiva observación |
Planilla Suministro de Combustible |
|
|
4 |
Conductor |
Firma recibo de vales en la Planilla.
Se dirige a la bomba y entrega vales para el suministro de combustibles
Verifica que el servicio recibido este a satisfacción según la cantidad autorizada en los vales.
Entrega los recibos firmados al Profesional del Área de Transporte. |
Planilla Control Servicio de Lavado.
Recibos de combustible |
Punto de Control : La Subdirección de Servicios Generales a través del Profesional de Area de Transportes realizará el control de recibos de suministro de combustible. |
6.5 SUMINISTRO DE ACEITES, LUBRICANTES Y FILTROS
|
No. |
RESPONSABLE |
ACTIVIDAD |
REGISTROS |
OBSERVACIONES |
|
1 |
Conductor |
Solicita al Profesional del Área de Transporte la expedición de la orden para cambio de aceite, lubricantes y filtros según necesidad |
Orden de Trabajo |
La Orden de Trabajo debe contener como mínimo los datos del vehículo, del conductor responsable de recibir el servicio y de los servicios solicitados. |
|
2 |
Profesional
(Área de Transportes)
Subdirección de Servicios Generales |
Expide la Orden de Trabajo con los datos requeridos, con Visto Bueno del Subdirector de Servicios Generales.
Entrega al conductor la Orden. |
|
Punto de Control : Todas las órdenes de trabajo llevarán el Visto Bueno del supervisor del contrato o quien haga sus veces. |
|
3 |
Conductor |
Se dirige al taller para el cambio de aceite, lubricantes y filtros, y entrega la orden de trabajo.
Espera que se realice el servicio y recibe a satisfacción.
Entrega orden de trabajo firmada por el taller y los soportes remitidos. |
Orden de trabajo firmada |
|
|
4 |
Profesional
(Área de Transportes)
Subdirección de Servicios Generales |
Archiva orden de trabajo en la hoja de vida correspondiente |
|
Punto de Control : El profesional del Área de Transporte verificarán los soportes contra las cuentas de cobro y órdenes de trabajo del servicio. |
6.6 CAMBIO DE LLANTAS
|
No. |
RESPONSABLE |
ACTIVIDAD |
REGISTROS |
OBSERVACIONES |
|
1 |
Conductor, |
Solicita al Profesional del Área de Transporte la expedición del memorando para entrega llantas al Almacén de la Entidad. |
Memorando |
PUNTO DE CONTROL:
El memorando debe contener como mínimo los datos del vehículo y del conductor responsable de recibir las llantas. |
|
2 |
Profesional
(Área de Transportes)
Subdirección de Servicios Generales |
Expide el memorando dirigido al Almacenista |
Memorando |
|
|
3 |
Conductor |
Recibe las llantas nuevas y se dirige al lugar de compra de las mismas para su instalación.
Solicita constancia de instalación de llantas.
Entrega llantas usadas al Almacén, donde firman el recibido en el memorando. |
Memorando firmado, de entrega de las llantas usadas.
Documento donde conste la instalación de llantas nuevas |
|
|
4 |
Profesional
(Área de Transportes)
Subdirección de Servicios Generales |
Revisa documento de recibo e instalación de llantas nuevas y de entrega de las usadas y archiva en la hoja de vida del vehículo. |
|
Punto de Control : Los soportes se verificarán donde efectivamente se haga la entrega de las llantas correspondientes con el memorando inicial, su instalación y entrega de las usadas. |
6.7 MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO
|
No. |
RESPONSABLE |
ACTIVIDAD |
REGISTROS |
OBSERVACIONES |
|
1 |
Conductor |
Solicita orden de servicio de taller para mantenimiento preventivo o correctivo según el caso. |
Orden de trabajo |
|
|
2 |
Profesional
(Área de Transportes)
Subdirección de Servicios Generales |
Expide la Orden de Trabajo al taller autorizado. |
|
Punto de Control : La orden de trabajo debe contar con el Visto Bueno del supervisor del contrato o quien haga sus veces. |
|
3 |
Conductor |
Se dirige al taller autorizado y entrega la orden de trabajo para que realicen un diagnostico de lo requerido por el vehículo; corroborando el servicio o recomendando lo necesario.
El taller remite cotización de los servicios necesarios para el arreglo del vehículo. |
Cotización |
|
|
4 |
Profesional
(Área de Transportes)
Subdirección de Servicios Generales |
Recibe cotización y la analiza según el historial del vehículo.
Determina los arreglos definitivos según la cotización del vehículo.
SI aprueba cotización el Supervisor del Contrato pasa a la actividad Nº 5.
No devuelve al taller con recomendaciones y reinicia el proceso. |
|
|
|
5 |
Profesional
(Área de Transportes)
Subdirección de Servicios Generales |
Proyecta oficio de aprobación de la cotización y arreglo de vehículo para firma del supervisor del contrato o quien haga sus veces.
Remite oficio de aprobación. |
Oficio aprobando la Cotización |
|
|
6 |
Conductor |
Verifica los arreglos del vehículo según requerimiento definitivo y recibe a satisfacción el servicio.
Entrega recibo a satisfacción al Profesional del Área de Transportes |
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7. |
PROFESIONAL
(Área de Transportes)
Subdirección de Servicios Generales |
Archiva recibo a satisfacción con los arreglos respectivo de cada carro en la Hoja de Vida. |
|
|
7. ANEXOS
ANEXO 1
SERVICOS OPERATIVOS DIARIOS
|
SERVICIOS OPERATIVOS DIARIOS
MES DE ______________ DE ________ |
|
Nº |
DIA |
DEPENDENCIA SOLICITANTE |
PERSONA SOLICITANTE |
DESTINO |
VEHÍCULO ASIGNADO |
HORA |
NOMBRE DEL CONDUCTOR |
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|
Formato Código 08010001
Nº: Orden Consecutivo del servicio
DÍA: Fecha del día en que se realiza el servicio operativo
DEPENDENCIA SOLICITANTE: Nombre de la dependencia que solicita el servicio operativo
PERSONA SOLICITANTE: Nombre del funcionario quien solicita el servicio operativo
DESCRIPCIÓN DEL SERVICIO: Relato breve del servicio que se requiere
VEHÍCULO ASIGNADO: Placa del vehículo que se asignó para el servicio operativo.
HORA: Hora de prestación del servicio operativo
NOMBRE DEL CONDUCTOR: Conductor que realiza el servicio operativo
ANEXO 2
SERVICIO DE LAVADO
|
SERVICIO DE LAVADO
MES DE ______________ DE ________ |
|
DIA |
PLACA |
NOMBRE DEL CONDUCTOR |
TIPO DE SERVICIO |
FIRMA |
OBSERVACIONES |
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|
Formato Código 080010002
DÍA: Fecha del día en que se solicita el servicio
PLACA: Número de identificación del vehículo – Placa
NOMBRE DEL CONDUCTOR: Conductor quien solicita el servicio de lavado
TIPO DE SERVICIO: Descripción del servicio (combo)
DESCRIPCIÓN DEL SERVICIO: Relato breve del servicio que se requiere
FIRMA: Rúbrica del conductor que solicita el servicio
OBSERVACIONES: Identificación de eventualidades
ANEXO 3
SUMINISTRO DE GASOLINA
|
SUMINISTRO DE COMBUSTIBLE
MES: ___________________ DE: _________ |
|
DIA |
NOMBRE DEL CONDUCTOR |
DEPENDENCIA |
PLACA |
Nº DE VALES |
VALOR TOTAL VALES |
KILOMETRAJE |
FIRMA |
OBSERVACIONES |
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|
|
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|
|
Formato Código 08010003
DÍA: Fecha del día en que se solicita el servicio
NOMBRE DEL CONDUCTOR: Conductor quien solicita el servicio
DEPENDENCIA: Nombre de la dependencia de asignación del vehículo
PLACA: Número de identificación del vehículo – Placa
Nº DE VALES: Número de recibo del talonario de combustible asignado
VALOR TOTAL VALES: Valor total de vales entregados
KILOMETRAJE: Se registra el kilometraje del vehículo al momento de entregar los vales.
FIRMA: Rúbrica del conductor que solicita el servicio
OBSERVACIONES: Identificación de eventualidades
8. CONTROL DE CAMBIOS
|
Versión |
No. Del acto administrativo que lo adopta y fecha |
Descripción de la modificación |
|
1.0 |
R.R. 040 del 21 de
Octubre de 2005.
|
El procedimiento se adecua a los cambios determinad os en el procedimiento para el control de documentos internos del sistema de gestión de la calidad, adoptado mediante Resolución Reglamentaria No. 042 de Noviembre 9 de 2005.
Inclusión del Director Administrativo y Financiero en los Numerales 7.2 "Asignación de Vehículos Servicio Especial"
7.4 " Suministro de Combustible Servicio Especial"
7.6 " Suministro de Aceites y Lubricantes"
Se modifica la presentación del Informe Consolidado del
Parque Automotor, el cual debe ser entregado trimestralmente |
|
2.0 |
R.R. 035 de diciembre 30 de 2009. |
Se Modifico el Alcance, el cual consiste en la inclusión de las siguientes actividades "Servicio Operativo fuera del perímetro Urbano", en la actividad "Suministro de Combustible" se une la descripción de servicio especial y servicio operativo, se crea la ctividad "Cambio de Llantas", en a la descripción del "Mantenimiento Preventivo y Correctivo" fue ampliado. Así mismo se vario el titulo de "Control de Permanencia de los Vehículos en la Sede" por "Control de Permanencia del Parque Automotor".
Se incluyo nueva normatividad en la Base Legal.
Se codificaron los anexos "Planilla de Servicios Operativos Diarios", "Planilla Control de Servicios de Lavado" y "Planilla Suministro de Combustible" , esta última fue modificada.
En la descripción del procedimiento los ítems "Suministro de Combustible Servicio Especial y "Suministro de Combustible Servicios Operativo" se consolidaron, quedando el procedimiento "Suministro de Combustible". Así mismo, se creo el procedimiento para "Cambio de Llantas".. La totalidad lo los ocho procedimientos fueron ajustados, de otra parte se tuvo en cuenta lo normado en el Acuerdo 519 de 2012. |
|
3.0 |
R.R.No.047 de noviembre 7 de 2013 |
|
|
|
PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN, SEGUIMIENTO Y REPORTE PIGA |
Página 3 de 12 |
|
Código documento:8020 |
|
Código formato: 01002001 |
|
Versión: 2.0 |
FECHA: 31 DE OCTUBRE DE 2013
|
Aprobó elaboración o modificación |
Revisión técnica |
|
Firma: |
Firma: |
|
Nombre: Sandra Milena Jimenez Castaño |
Nombre: Juan pablo Contreras Lizarazo |
|
Cargo: Director Administrativo – Dirección Administrativa y Financiera |
Cargo: Director Técnico – Dirección de Planeación |
Nota: verifique en el listado maestro de documentos que ésta es la versión vigente antes de utilizar el documento
1. OBJETIVO(S):
Establecer las actividades para la elaboración, implementación, seguimiento y reporte de los informes requeridos por la autoridad ambiental relacionadas con el Plan Institucional de Gestión Ambiental "PIGA".
2. ALCANCE:
El procedimiento inicia con la consulta de la normatividad relacionada con la formulación del PIGA y su estructura, finaliza con el archivo en medio físico y magnético la información que se genere.
3. BASE LEGAL:
Ver Normograma.
4. DEFINICIONES:
Aspecto Ambiental: "Elemento de las actividades, productos o servicios de una organización que puede interactuar con el medio ambiente".
Ahorro y uso eficiente: consiste en la minimización u optimización de factores técnicos locativos sociales y culturales que generan el uso innecesario de un recurso.
Consumo: Es la acción mediante la cual se utiliza un recurso como energía o agua, entendiendo por consumir el hecho de utilizar estos productos o servicios para satisfacer necesidades primarias y secundarias.
Emisión: Es la descarga de una sustancia o elementos al aire, en estado sólido, líquido o gaseoso, o en alguna combinación de éstos, proveniente de una fuente fija o móvil.
Emisión atmosférica: Es el vertido de determinadas sustancias a la atmósfera.
Impacto ambiental: Cualquier cambio en el medio ambiente, ya sea adverso o beneficioso, como resultado total o parcial de los Aspectos Ambientales de una organización".
Legislación ambiental: Compendio de leyes, decretos, resoluciones y normas ambientales de un país o estado.
Matriz: "Herramienta donde se cruza información de la organización para evaluar y calificar su desempeño.
Medio ambiente: Entorno en el cual una organización opera incluidos el aire, el agua, el suelo, los recursos naturales, la flora, la fauna, los seres humanos y sus interrelaciones.
Objetivo ambiental: Fin ambiental de carácter general coherente con la política ambiental que una organización establece.
PGA: Plan de Gestión Ambiental
PACA: Plan de Acción Cuatrienal Ambiental
PIGA: Plan Institucional de Gestión Ambiental
Política ambiental: Intenciones y dirección generales de una organización relacionadas con su desempeño ambiental como las ha expresado formalmente la alta dirección.
Prevención de la contaminación: Utilización de procesos, practicas, técnicas, materiales, productos, servicios o energía para evitar, reducir o controlar (en forma separada o en combinación) la generación, emisión o descarga de cualquier tipo de contaminante o residuo con el fin de reducir los impactos ambientales adversos.
Residuo Sólido: Son residuos sólidos aquellas sustancias, productos o subproductos en estado sólido o semisólido de los que su generador dispone, o está obligado a disponer, en virtud de lo establecido en la normatividad nacional o de los riesgos que causan a la salud y el ambiente, para ser manejados a través de un sistema que incluya, según corresponda, las siguientes operaciones o procesos: Minimización de residuos, Segregación en fuente, Reaprovechamiento, Almacenamiento, Recolección, Comercialización, Transporte, Tratamiento, Transferencia.
Reciclaje: Es el proceso mediante el cual se aprovechan y transforman los residuos sólidos recuperados y se devuelve a los materiales su potencialidad de reincorporación como materia prima para la fabricación de nuevos productos. El reciclaje puede constar de varias etapas procesos de tecnologías limpias, reconversión industrial, separación, recolección selectiva acopio, reutilización, transformación y comercialización.
Residuo o Desecho Peligroso (RESPEL): Es aquel residuo o desecho que por sus características corrosivas, reactivas, explosivas, tóxicas, inflamables, infecciosas o radiactivas puede causar riesgo o daño para la salud humana y el ambiente. Así mismo, se considera residuo o desecho peligroso los envases, empaques y embalajes que hayan estado en contacto con ellos.
Sistema de Gestión ambiental: Parte del sistema de Gestión de una organización empleada para desarrollar e implementar su política ambiental y gestionar sus procesos ambientales.
Vertimiento líquido: Es cualquier descarga liquida hecha a un cuerpo de agua o a un alcantarillado.
5. ANEXOS:
Anexo Nº 1. Plan de acción del PIGA
6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO:
|
No |
RESPONSABLE |
ACTIVIDAD |
REGISTROS |
PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES |
|
1 |
Director
Administrativo, Profesional Especializado y/o Profesional Universitario |
Consulta normatividad relacionada con la formulación del PIGA y su estructura. |
|
Observación: La elaboración del Plan Institucional de Gestión Ambiental se realizará de acuerdo con los lineamientos y la metodología establecida por la Secretaría Distrital de Ambiente como la autoridad ambiental competente en la materia.
El Director de Planeación, revisará y validará la información en concordancia con el Sistema Integrado de Gestión. |
|
2 |
Profesional Especializado y/o Universitario de la Dirección Administrativa y Financiera |
Revisa y actualiza en el documento PIGA la información institucional. |
|
Punto de Control: Verificar que estén actualizadas las funciones de la entidad, el organigrama, sedes, horarios, población, productos o servicios y mapa de procesos. |
|
3 |
Director Técnico de
Planeación, Director Administrativo, Profesional Especializado y/o Universitario de la Dirección Administrativa y Financiera |
Establece y/o revisa la política ambiental de la Entidad. |
|
Punto de Control:
Verificar que contenga los requisitos establecidos en la norma ISO 14001. |
|
4 |
Contralor Auxiliar, Director Administrativo, Director Técnico de Planeación, Director de Talento Humano, Subdirector de fiscalización Ambiente, Subdirector administrativo y Subdirector de Bienestar Social. |
Aprueba y adopta la política Ambiental. |
Política Ambiental
Acta de Comité del PIGA
|
|
|
5 |
Profesional Especializado y/o
Universitario de la Dirección
Administrativa y
Financiera |
Revisa los requerimientos o el concepto técnico de la Secretaría Distrital de Ambiente (SDA) relacionados con el PIGA, o realiza y actualiza el diagnostico ambiental para incorporarlo en el documento PIGA. |
|
Punto de Control
Verificar que se analice la condición ambiental territorial y del entorno, identificando y describiendo las características ambientales (existencia de humedales, quebradas, ríos, etc.) riesgos y problemas ambientales naturales o antrópicos.
Punto de Control
Verificar que se analicen las condiciones ambientales institucionales evaluando la calidad del aire y el agua; la cultura institucional en el consumo de agua, energía, gas y la generación de residuos; los criterios ambientales en las compras y contratación y el tipo de uso(s) dado(s) a los recursos naturales en la entidad. |
|
6 |
Profesional Especializado y/o Universitario de la Dirección Administrativa y Financiera |
Identifica o revisa y actualiza los aspectos e impactos ambientales significativos. |
|
Observación:
La identificación se realizará según lo establecido en el procedimiento de Identificación de Aspectos e impactos ambientales. |
|
7 |
Profesional Especializado y/o Universitario de la
Dirección
Administrativa y
Financiera |
Identifica o revisa y actualiza la normatividad ambiental específica aplicable y otros requisitos. |
|
Observación:
La identificación se realizará según lo establecido en el Identificación y evaluación de la normativa ambiental. |
|
8 |
Director Técnico de
Planeación,
Director
Administrativo,
Profesional Especializado y/o Universitario de la Dirección
Administrativa y
Financiera |
Define y revisa los objetivos y metas ambientales. |
Objetivos ambientales |
Punto de Control:
Verificar que sean medibles y se prevea un tiempo para su cumplimiento. |
|
9 |
Profesional Especializado y/o Universitario de la
Dirección
Administrativa y
Financiera |
Formula, ajusta o actualiza los programas ambientales. |
Programas ambientales |
Punto de Control:
Verificar que los programas contengan: objetivo, metas, alcance o cubrimiento del programa (Sedes), responsables y actividades. |
|
10 |
Director
Administrativo,
Subdirector de
Servicios
Generales,
Profesional especializado y/o Universitario de la Dirección Administrativa y Financiera |
Elabora, ajusta o actualiza el plan de acción anualmente. |
Plan de Acción PIGA |
Punto de Control:
Verificar que se incluyan los requerimientos señalados por la Autoridad Ambiental frente al PIGA.
Observación:
El plan de acción se actualizará anualmente dentro de los términos establecidos por la Autoridad Ambiental Distrital. |
|
11 |
Profesional Especializado y/o
Universitario de la
Dirección
Administrativa y
Financiera. |
Consolida la información y elabora o reformula el documento. |
Plan
Institucional
de Gestión
Ambiental -
PIGA |
Observación:
El PIGA se reformulará solamente de acuerdo con lo previsto en la normatividad establecida por la Autoridad Ambiental. |
|
12 |
Director
Administrativo |
Revisa el PIGA y solicita ajustes si hay lugar a ello. |
|
|
|
13 |
Profesional Especializado,
Universitario y/o Técnico de la
Dirección
Administrativa y
Financiera |
Ingresa la información al aplicativo de la Autoridad Ambiental (STORM), copia en un CD el documento PIGA y sus anexos, y elabora comunicación para remitir el PIGA para concertación. |
|
Punto de Control:
Verificar que en los anexos se envíe fotocopia de la resolución del Comité PIGA y de la Asignación del Gestor Ambiental. |
|
14 |
Director Administrativo |
Revisa, firma y remite comunicación ala Autoridad Ambiental. |
|
|
|
15 |
Director Administrativo y Financiero |
Recibe acta de concertación del PIGA y la remite al Contralor para su firma. |
Memorando interno |
|
|
16 |
Contralor |
Suscribe acta de concertación del PIGA |
Acta concertación del PIGA |
|
|
17 |
Profesional Especializado, Universitario y/o Técnico Operativo dela Dirección
Administrativa y Financiera |
Socializa el PIGA |
Planillas de asistencia. |
|
|
18 |
Director
Administrativo,
Profesional Especializado,
Universitario y Técnico Operativo
Funcionarios
designados como
gestores
ambientales |
Coordina e implementa las acciones previstas en el Plan de Acción y demás actividades requeridas para el manejo ambiental. |
|
Punto de Control:
Verificar que las acciones se realizan dentro de los términos previstos en el Plan de Acción de Gestión Ambiental. |
|
19 |
Funcionarios
designados como
gestores
ambientales |
Remiten información de actividades ambientales en desarrollo del proceso de la implementación y ejecución del PIGA. |
|
|
|
20 |
Profesional Especializado,
Universitario y/o Técnico Operativo de la Dirección
Administrativa y
Financiera |
Recibe, consolida y registra la información. |
|
|
|
21 |
Director
Administrativo,
Profesional Especializado,
Universitario y Técnico Operativo. |
Revisa y remite informe a la Secretaría Distrital de Ambiente. |
|
Punto de Control:
Verificar que la información se reporte en el aplicativo y formatos
y, dentro de los términos establecidos por la Autoridad ambiental |
|
22 |
Profesional Especializado,
Universitario y Técnico Operativo de la Dirección
Administrativa y Financiera |
Hace seguimiento y verifica el cumplimiento legal ambiental, el cumplimiento del plan de acción del PIGA y de los objetivos, el desempeño ambiental y demás aspectos ambientales en general. |
|
Punto de Control:
Verificar que el comité se reúna dentro de los términos establecidos y deje registro de las mismas.
Punto de Control:
Verificar que el Gestor Ambiental cumpla las funciones establecidas en la normatividad aplicable. |
|
23 |
Profesional Especializado,
Universitario y Técnico Operativo de la Dirección
Administrativa y
Financiera |
Documenta en el plan de mejoramiento por procesos las oportunidades. |
|
Observación:
Continúa con el procedimiento Planes de mejoramiento por procesos. |
|
24 |
Profesional Especializado,
Universitario y/o Técnico Operativo de la Dirección
Administrativa y
Financiera |
Archiva en medio físico y magnético la información que se genere. |
|
|
7. ANEXOS
ANEXO 1
PLAN DE ACCIÓN DEL PIGA
8. CONTROL DE CAMBIOS
|
Versión |
No. Del Acto Administrativo que lo adopta y Fecha |
Descripción de la modificación |
|
1.0 |
RR 023 DEL 16 DE NOVIMEBRE DE 2012 |
Todas las actividades fueron modificadas.
Se realizaron modificaciones en el responsable de las actividades.
Se incluyó un anexo: Anexo Nº 1. Plan de acción del PIGA. |
|
2.0 |
R.R. 047 de noviembre 7 de 2013 |
|
|
|
PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN DE ASPECTOS E IMPACTOS AMBIENTALES |
Página 1 de 8 |
|
Código documento: 8021 |
|
Código formato: 01002002 |
|
Versión: 2.0 |
FECHA: 31 DE OCTUBRE DE 2013
|
Aprobó elaboración o modificación |
Revisión técnica |
|
Firma: |
Firma: |
|
Nombre: Sandra Milena Jimenez Castaño |
Nombre: Juan Pablo Contreras Lizarazo |
|
Cargo: Director Administrativo |
Cargo: Director Técnico Dirección de Planeación |
Nota: verifique en el listado maestro de documentos que ésta es la versión vigente antes de utilizar el documento
1. OBJETIVO(S):
Establecer las actividades para la identificación de aspectos e impactos ambientales generados por la Entidad durante el desarrollo de las actividades, productos o servicios y que puedan ser controlados y aquellos sobre los cuales pueda influir.
2. ALCANCE:
El procedimiento inicia consultando la Guía para el Manejo de la Herramienta Sistematizada PIGA de la Secretaría Distrital de Ambiente como autoridad ambiental rectora, para la identificación de Aspectos e Impactos Ambientales (AEIA) y finaliza con el archivo de los documentos generados durante la ejecución del procedimiento en medio físico y magnético.
3. BASE LEGAL:
Ver Normograma.
4. DEFINICIONES:
Aspecto ambiental: "Elemento de las actividades, productos o servicios de una organización que puede interactuar con el medio ambiente".
Condiciones de Operación Normal: corresponde a una actividad, subproceso o equipo operando en condiciones de régimen esperado.
Condiciones de Operación Anormal: corresponde a una actividad, subproceso o equipo que se aparta de las condiciones de régimen esperado.
Condiciones de Operación en Emergencia: hecho fortuito que ocurre de manera imprevista, interrumpiendo el normal funcionamiento de una actividad, subproceso o equipo del sistema y que exige una rápida atención (condiciones de alerta, como incendios, sismos, derrames, roturas producto de acciones de terceros o agotamiento de material, etc.).
Impacto ambiental: "Cualquier cambio en el medio ambiente, ya sea adverso o beneficioso, como resultado total o parcial de los Aspectos Ambientales de una organización".
Medio ambiente: "Entorno en el cual una organización opera incluidos el aire, el agua, el suelo, los recursos naturales, la flora, la fauna, los seres humanos y sus interrelaciones".
Objetivo ambiental: Fin ambiental de carácter general coherente con la política ambiental que una organización establece.
PGA: Plan de Gestión Ambiental.
PIGA: Plan Institucional de Gestión Ambiental.
5. ANEXOS:
Anexo No. 1 Matriz de Identificación de Aspectos e Impactos Ambientales
6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO:
|
No. |
RESPONSABLE |
ACTIVIDAD |
REGISTROS |
PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES |
|
1 |
Profesional (Especializado y/o Universitario) y/o Técnico operativo de la Dirección Administrativa y Financiera |
Consulta la Guía para el manejo de la herramienta sistematizada PIGA de la Secretaría Distrital de Ambiente, como Autoridad Ambiental rectora, para la identificación de AEIA. |
|
Observación:
Los formatos requeridos para la identificación de aspectos e impactos ambientales, serán los establecidos por la Secretaría Distrital de Ambiente en complemento con los establecidos por el Subsistema de Gestión Ambiental de la Contraloría. |
|
2 |
Profesional (Especializado y/o Universitario) de la Dirección Administrativa y Financiera |
Realiza la identificación de los aspectos e impactos ambientales asociados a las actividades, productos y servicios realizados por la Contraloría de Bogotá D.C. |
|
Observación:
Los aspectos e impactos ambientales negativos significativos generados por la Entidad serán utilizados como insumo en la formulación de los programas ambientales contemplados en el Plan Institucional de Gestión Ambiental y en el establecimiento de acciones para el control y la mitigación de los aspectos e impactos ambientales asociados definidos en el plan de acción del PIGA. |
|
3 |
Profesional (Especializado y/o Universitario) y/o Técnico operativo de la Dirección Administrativa y Financiera |
Diligencia la "Matriz de Identificación de Aspectos e Impactos Ambientales" en el formato establecido por la Secretaría Distrital de Ambiente (SDA) y se reporta en el aplicativo STORM, de dicha entidad. |
Matriz de Identificación de Aspectos e Impactos Ambientales |
Punto de Control:
Al diligenciar la Matriz de identificación de aspectos e Impactos Ambientales, se verificara la consistencia de las actividades y productos con las establecidas en las caracterizaciones de los procesos determinados por la Contraloría de Bogotá.
Observación:
Se deben identificar aspectos e impactos ambientales en condiciones normales, anormales o de emergencia según aplique.
La Matriz de Aspectos e Impactos Ambientales deberá ser actualizada y reportada en los siguientes casos:
* Cuando se re-diseña el Sistema de Gestión Ambiental.
* Cuando se cambia el alcance del Subsistema de Gestión Ambiental (nueva sede, nuevos procesos, nuevas actividades, nuevos productos).
* Cuando se presenten nuevos desarrollos de productos o servicios.
Cuando cambien los lineamientos establecidos por la Autoridad Ambiental. |
|
4 |
Profesional (Especializado y/o Universitario) y/o Técnico operativo de la Dirección Administrativa y Financiera |
Valida la información contenida en la Matriz de Aspectos e Impactos Ambientales con los responsables de los procesos establecidos en la Contraloría de Bogotá D.C.
Realiza los ajustes a que haya lugar y diligencia los criterios de valoración a cada aspecto e impacto y remite al Director Administrativo (Gestor Ambiental) para su revisión y visto bueno. |
|
Observación:
Los impactos ambientales pueden ser negativos o positivos y la calificación con base en los criterios establecidos por la Autoridad Ambiental Distrital pueden ser Significativos o No significativos. |
|
5 |
Director Administrativo - Dirección Administrativa y Financiera |
Revisa la Matriz de Aspectos e Impactos Ambientales para verificar la coherencia entre los aspectos e impactos institucionales y solicita ajustes en caso de que haya lugar a ello.
Entrega al profesional y/o técnico para el reporte respectivo. |
Matriz
de Identificación de Aspectos e Impactos Ambientales |
Punto de Control:
Verifica que se hayan identificado para todos los procesos sus respectivos aspectos e impactos ambientales e imparte su visto bueno. |
|
6 |
Profesional (Especializado y/o Universitario) y/o Técnico operativo de la Dirección Administrativa y Financiera |
Realiza análisis cuantitativo y cualitativo de la identificación de aspectos e impactos ambientales y lo registra en el documento PIGA con su correspondiente conclusión. |
|
Observación:
De acuerdo con la matriz definitiva se revisan o formulan los programas, objetivos y metas ambientales.
Observación:
En cumplimiento del numeral 4.4.3 de la norma NTC ISO 14001:2004, la Contraloría de Bogotá, ha decidido no comunicar externamente la información relacionada con los aspectos ambientales significativos teniendo en cuenta la dinámica del desempeño ambiental y que dicha información es de interés para la identificación de sus acciones con el fin de controlar y mitigar los aspectos e impactos ambientales significativos generados por el desarrollo de sus actividades. |
|
7 |
Profesional (Especializado y/o Universitario) y/o Técnico operativo de la Dirección Administrativa y Financiera |
Realiza el reporte de la información, en la Matriz de Identificación de Aspectos e Impactos Ambientales del aplicativo STORM, de la Secretaría Distrital de Ambiente. |
Matriz de Identificación de Aspectos e Impactos Ambientales |
|
|
8 |
Profesional (Especializado y/o Universitario) y/o Técnico operativo de la Dirección Administrativa y Financiera |
Archiva los documentos generados durante la ejecución del procedimiento en físico y en medio magnético. |
|
|
7. ANEXOS
ANEXO No. 1
MATRIZ IDENTIFICACIÓN DE ASPECTOS Y EVALUACIÓN DE IMPACTOS AMBIENTALES
8. CONTROL DE CAMBIOS
|
Versión |
No. Del Acto Administrativo que lo adopta y Fecha |
Descripción de la modificación |
|
1.0 |
R.R. 023 del 16 de noviembre de 2012 |
El alcance fue modificado.
Las actividades 1, 3, 4 y 7 fueron modificadas.
Se realizaron modificaciones en el responsable de las actividades.
Se incluyo el Anexo Nº 1 denominado "Matriz de Identificación de Aspectos e Impactos Ambientales". |
|
2.0 |
R.R. 047 de noviembre 7 de 2013 |
|
|
|
PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN DE REQUISITOS LEGALES AMBIENTALES |
Página 1 de 7 |
|
Código documento: 8022 |
|
Código formato: 01002002 |
|
Versión: 2.0 |
FECHA: 31 DE OCTUBRE DE 2013
|
Aprobó elaboración o modificación
|
Revisión técnica
(Director de Planeación) |
|
Firma: |
Firma: |
|
Nombre: Sandra Milena Jimenez Castaño |
Nombre: Juan Pablo Contreras Lizarazo |
|
Cargo: Director Administrativo |
Director Técnico Dirección de Planeación |
Nota: verifique en el listado maestro de documentos que ésta es la versión vigente antes de utilizar el documento
1. OBJETIVO(S):
Establecer las actividades para la identificación de requisitos legales ambientales y otros aplicables a los aspectos e impactos ambientales identificados a los procesos, productos y/o servicios desarrollados por la Contraloría de Bogotá, D.C.
2. ALCANCE:
El procedimiento inicia identificando la normatividad ambiental aplicable, contempla las actividades de actualización, verificación, reporte de la información a la Secretaría Distrital de Ambiente, finalizando con el archivo de los documentos generados en la ejecución del procedimiento.
3. BASE LEGAL:
Ver Normograma.
4. DEFINICIONES:
Legislación ambiental: Compendio de leyes, decretos, resoluciones y normas ambientales de un país o estado.
Otros requisitos legales ambientales: Requisitos que la entidad requiere con respecto a temas de carácter ambiental para la celebración de convenios interinstitucionales, contratos, etc, y requisitos internos si hay lugar a ello dentro del Subsistema de Gestión Ambiental de la Entidad.
PIGA: Plan Institucional de Gestión Ambiental.
5. ANEXOS:
Anexo No. 1 Formulario Normativa
6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO:
|
No |
RESPONSABLE |
ACTIVIDAD |
REGISTROS |
PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES |
|
1 |
Profesional (Especializado y/o Universitario) y/o Técnico operativo de la Dirección Administrativa y Financiera |
Identifica la normatividad ambiental aplicable y actualiza el Formulario Normativa, exigido por la Secretaría Distrital de Ambiente. |
Formulario Normativa |
Punto de Control:
Verificar semestralmente que la normatividad esté vigente y sea aplicable a la Entidad. |
|
2 |
Profesional (Especializado y/o Universitario) y/o Técnico operativo de la Dirección Administrativa y Financiera |
Envía al Director Administrativo y Financiero (Gestor Ambiental), el Formulario Normativa debidamente actualizado para ser remitido a la Oficina Jurídica para su aprobación. |
|
Punto de Control:
La Oficina Jurídica da visto bueno al "Formulario Normativa" debidamente diligenciado y actualizado semestralmente. |
|
3 |
Director Administrativo – Dirección Administrativa y Financiera |
Recibe y remite Formulario Normativa debidamente actualizado a la Oficina Asesora Jurídica, para su respectiva aprobación. |
Memorando |
Observación:
El Formulario Normativa será remitido vía electrónica y/o magnética. |
|
4 |
Jefe de Oficina Asesora de Jurídica |
Recibe, verifica y avala la información contenida en el Formulario Normativa, y devuelve a la Dirección Administrativa y Financiera (Gestor Ambiental) para el respectivo reporte al ente competente. |
Memorando |
|
|
5 |
Director Administrativo – Dirección Administrativa y Financiera |
Recibe y entrega al profesional y/o técnico el Formulario normativo aprobado por la Oficina Asesora Jurídica, para el reporte respectivo. |
|
|
|
6 |
Profesional (Especializado y/o Universitario) y/o Técnico operativo de la Dirección Administrativa y Financiera |
Realiza el reporte de la información, de acuerdo con los parámetros dados por la Secretaría Distrital de Ambiente. |
Formulario Normativa |
Punto de control:
Se archiva el certificado de recepción de información del Informe Planificación, expedido por la Secretaría Distrital de Ambiente. |
|
7 |
Profesional (Especializado y/o Universitario) y/o Técnico operativo de la Dirección Administrativa y Financiera |
Archivar los documentos: Se realiza el archivo de los documentos generados durante la ejecución del procedimiento de acuerdo con los lineamientos establecidos para la gestión y conservación de los documentos. |
|
Observación:
La Oficina de Control Interno, realizará la verificación de cumplimiento de la normatividad ambiental de la Contraloría de Bogotá D.C., a través de las auditorias que tengan previstas para la vigencia. |
7. ANEXOS
ANEXO No. 1
FORMULARIO NORMATIVA
8. CONTROL DE CAMBIOS
|
Versión |
No. Del Acto Administrativo que lo adopta y Fecha |
Descripción de la modificación |
|
1.0 |
R.R. 023 del 16 de noviembre de 2012 |
El alcance fue modificado.
Todas las actividades fueron modificadas.
Los responsables de las actividades fueron modificados, de acuerdo con las funciones asignadas mediante Resolución reglamentaria 001 de 2013 y el Acuerdo 519 de 2012.
Se incluyo el Anexo Nº 1 denominado "Formulario Normativa". |
|
2.0 |
R.R. 047 de noviembre 7 de 2013 |
|
|
|
PROCEDIMIENTO CONTROL DE EMISIONES ATMOSFERICAS |
Página 1 de 7 |
|
Código documento: 8023 |
|
Código formato: 01002002 |
|
Versión: 2.0 |
FECHA: 31 DE OCTUBRE DE 2013
|
Aprobó elaboración o modificación |
Revisión técnica
|
|
Firma: |
Firma: |
|
Nombre: Sandra Milena Jimenez Castaño |
Nombre: Juan pablo Contreras Lizarazo |
|
Cargo: Director Administrativo |
Cargo: Director Técnico – Dirección de Planeación |
Nota: verifique en el listado maestro de documentos que ésta es la versión vigente antes de utilizar el documento
1. OBJETIVO(S):
Establecer las actividades para controlar el impacto ambiental asociado a las emisiones atmosféricas generadas por el parque automotor utilizado por la Contraloría de Bogotá D.C., por medio de inspecciones ambientales a las fuentes móviles de emisión.
2. ALCANCE:
Este procedimiento inicia con la identificación del parque automotor con el que cuenta la entidad en el desarrollo de sus actividades y finaliza con el archivo de los documentos generados durante la ejecución del procedimiento.
3. BASE LEGAL:
Ver Normograma.
4. DEFINICIONES:
Camioneta: Es un término que engloba varios tipos de automóviles, más concretamente pickups, monovolúmenes, automóviles todoterreno y furgonetas (en algunos casos también se incluye a los familiares).
Camioneta Doble Cabina: Vehículo automotor de cuatro puertas, destinado al transporte simultáneo de personas y de carga de conformidad con la homologación y demás disposiciones para esta clase de vehículos.
Fuente Móvil: Es la fuente de emisión que por razón de su uso o propósito, es susceptible de desplazarse, son fuentes móviles los vehículos automotores.
Inspección Ambiental: Evaluación objetiva de los elementos de un sistema que determina si son adecuados y efectivos para proteger al ambiente. Consiste en examinar y valorar la adecuación y aplicación de las medidas adoptadas para minimizar, tratar de evitar o impedir los riesgos de contaminación ambiental al realizarse las actividades que por su naturaleza constituyen un peligro potencial para el ambiente o la integridad física de las personas.
Prueba: Todo aquello que sirve para establecer la veracidad de una declaración o la existencia de un hecho. Para el caso de control de emisiones a fuentes móviles, se refiere al proceso de verificación del cumplimiento ambiental normativo, relacionado con las emisiones producidas por la combustión de los motores.
5. ANEXOS:
Anexo Nº 1. Formato de Verificación a Fuentes Móviles.
6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO:
|
No |
RESPONSABLE |
ACTIVIDAD |
REGISTROS |
PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES |
|
1 |
Profesional (Especializado y/o Universitario) y/o Técnico operativo del Área de Transporte |
Identifica el parque automotor con el que cuenta la entidad para el desarrollo de sus actividades. |
|
|
|
2 |
Profesional (Especializado y/o Universitario) y/o Técnico operativo del Área de Transporte |
Programa y efectúa inspecciones ambientales a la totalidad del parque automotor de acuerdo con la fecha de vencimiento del Certificado de Revisión Técnico Mecánica y de Gases. |
|
Punto de Control:
Verifica que la totalidad del parque automotor utilizado por la Contraloría en el desarrollo de sus actividades, cuenta con el Certificado de Revisión Técnico Mecánica y de Gases vigente, expedido por el ente competente. |
|
3 |
Profesional (Especializado y/o Universitario) y/o Técnico operativo del Área de Transporte |
Diligencia y envía el Formato de Verificación a Fuentes Móviles al Subdirector de Servicios Generales, para su validación. |
Formato de Verificación a Fuentes Móviles |
|
|
4 |
Subdirector de Servicios Administrativos – Subdirección de de Servicios Generales |
Recibe, verifica, valida y envía la información a la Dirección Administrativa y Financiera (Gestor Ambiental). |
Memorando |
Observación:
El Formato debidamente diligenciado debe ser enviado trimestralmente a la Dirección Administrativa y Financiera – PIGA, para efectos de reporte a la Secretaría Distrital de Ambiente. |
|
5 |
Director Administrativo – Dirección Administrativa y Financiera |
Recibe y entrega al profesional para su verificación y reporte a la Secretaría Distrital de Ambiente. |
|
|
|
6 |
Profesional (Especializado y/o Universitario) de la Dirección Administrativa y Financiera |
Recibe y verifica que el Formato de Verificación a Fuentes Móviles este debidamente diligenciado. |
|
Punto de Control:
El Gestor Ambiental da visto bueno al Formato de Verificación a Fuentes Móviles para el reporte respectivo. |
|
7 |
Profesional (Especializado y/o Universitario) y/o Técnico operativo de la Dirección Administrativa y Financiera |
Reporta la información del Formato Electrónico de Verificación a Fuentes Móviles, de acuerdo con los lineamientos dados por la Secretaría Distrital de Ambiente (SDA). |
|
Punto de Control:
Se archiva el certificado de recepción de información del Informe Verificación, expedido por la Secretaría Distrital de Ambiente. |
|
8 |
Profesional (Especializado y/o Universitario) y/o Técnico operativo de la Dirección Administrativa y Financiera |
Archiva los documentos: Se realiza el archivo de los documentos generados durante la ejecución del procedimiento de acuerdo con los lineamientos establecidos para la gestión y conservación de los documentos. |
|
|
7. ANEXOS
ANEXO No. 1
FORMATO DE VERIFICACIÓN DE FUENTES MOVILES
8. CONTROL DE CAMBIOS
|
Versión |
No. Del Acto Administrativo que lo adopta y Fecha |
Descripción de la modificación |
|
1.0 |
R.R. 023 del 16 de noviembre de 2012 |
El alcance fue modificado.
Todas las actividades fueron modificadas.
Se realizaron modificaciones en el responsable de las actividades.
Se incluyó el Anexo Nº 1 denominado "Formato de Verificación a Fuentes Móviles". |
|
2.0 |
|
|
|
|
PROCEDIMIENTO CONTROL CONSUMOS SERVICIOS AGUA, ENERGÍA Y GAS |
Página 1 de 13 |
|
Código documento: 8024 |
|
Código formato: 01002002 |
|
Versión: 2.0 |
FECHA: 31 DE OCTUBRE DE 2013
|
Aprobó elaboración o modificación |
Revisión técnica |
|
Firma: |
Firma: |
|
Nombre: Sandra Milena Jimenez Castaño |
Nombre: Juan Pablo Contreras Lizarazo |
|
Cargo: Director Administrativo – Dirección Administrativa y Financiera |
Cargo: Director Técnico – Dirección de Planeación |
Nota: verifique en el listado maestro de documentos que ésta es la versión vigente antes de utilizar el documento
1. OBJETIVO(S):
Establecer y definir las actividades necesarias para realizar el control y seguimiento de los consumos de agua, energía y gas en las sedes de la Contraloría de Bogotá en el marco del Sistema Integrado de Gestión.
2. ALCANCE:
El procedimiento inicia con la recepción y revisión de facturas de consumo de agua, energía y gas, finaliza con el archivo del reporte de comportamiento de consumos y documentación complementaria.
3. BASE LEGAL:
Ver Normograma.
4. DEFINICIONES:
Ahorro y uso eficiente: consiste en la minimización de factores técnicos locativos sociales y culturales que generan el uso innecesario de un recurso.
Consumo: Es la acción y efecto de consumir o gastar, bien sean productos, bienes o servicios, como energía o agua, entendiendo por consumir el hecho de utilizar estos productos y servicios para satisfacer necesidades primarias y secundarias.
Consumo óptimo: Es la acción mediante la cual se utiliza un recurso sin desperdiciarlo.
Facturación de servicios públicos: hace referencia al costo variable de la factura. En este caso, el documento refleja cuánto vale la unidad de medida en cuestión (M3 ó Kw/h) y lo multiplica por el consumo efectuado en el periodo.
Kilovatio hora (Kw/h): Es una unidad de energía, equivale a la energía desarrollada por una potencia de un kilovatio (Kw) durante una hora, se usa generalmente para la facturación de energía eléctrica.
Metro Cúbico (m3): Es una unidad utilizada como patrón de medida para el consumo de agua, corresponde al volumen de un cubo de un metro de arista. Equivale a un kilolitro y es la unidad básica de los volúmenes del Sistema Internacional de Unidades.
PGA: Plan de Gestión Ambiental.
PIGA: Plan Institucional de Gestión Ambiental
Plan de Mantenimiento: Conjunto de actividades necesarias para lograr el funcionamiento adecuado de las instalaciones físicas.
Registros de consumo: Son las facturas o reportes entregados por las empresas prestadoras del servicio tales como agua, energía y gas.
SIG: Sistema Integrado de Gestión.
5. ANEXOS:
Anexo Nº 1. Planilla de Control.
Anexo Nº 2 Formato registro información consumos servicios públicos.
Anexo Nº 3. Formulario de Verificación - Registro de Consumos.
Anexo Nº 4. Instructivo para el registro de consumos de agua, energía y gas y establecimiento de la línea base.
Anexo Nº 5. Protocolo: Mantenimiento, limpieza y desinfección de tanques.
6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO:
|
No |
RESPONSABLE |
ACTIVIDAD |
REGISTROS |
PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES |
|
1 |
Profesional Especializado, Universitario y/o Técnico Operativo
Subdirección Financiera |
Recibe las facturas de consumo de agua, energía y gas, radicados por las respectivas empresas prestadoras de estos servicios a través del área de radicación y correspondencia.
Una vez efectuados los trámites del correspondiente pago, se entregan a la Dirección Administrativa y Financiera a los funcionarios PIGA, para realizar el registro de la información. |
Planilla de control |
Observación:
La Subdirección financiera adelantara y aplicara el procedimiento para los respectivos pagos. |
|
2 |
Profesional Especializado, Universitario y/o Técnico Operativo
Dirección Administrativa y Financiera |
Recibe las facturas de consumo de agua, energía y gas.
Registra las facturas en la planilla de control.
Registra la información de las facturas mensual o bimestral el "Formato registro información consumos servicios públicos", para el respectivo análisis.
Reporta trimestralmente en el formato electrónico: "Formulario de Verificación - Registro de Consumos" a la Secretaria Distrital de Ambiente. |
Planilla de control.
Formato registro información consumos servicios públicos
Formulario de Verificación - Registro de Consumos |
Punto de Control :
Para la entrega y devolución de los recibos de servicios, se debe diligenciar una planilla de control firmada por quien recibe y quien entrega. |
|
3 |
Profesional Especializado o Universitario
Dirección Administrativa y Financiera |
Para el análisis de los consumos de los servicios de agua, energía y gas se procede a:
1. Si se tiene línea base del consumo en las sedes reportadas en los recibos vaya a la actividad No.5.
2. Si no se tiene línea base continúe con la siguiente actividad. |
|
|
|
4 |
Profesional Especializado o Universitario
Dirección Administrativa y Financiera |
Se realiza el establecimiento de la línea base para cada una de las sedes que se requiera de acuerdo con lo establecido en el "Instructivo para el registro de consumos de agua, energía y gas y establecimiento de la línea base". |
|
|
|
5 |
Profesional Especializado o Universitario
Dirección Administrativa y Financiera |
Se realiza el análisis de los recibos de consumo de agua, energía y gas registrados conforme lo establece el "Instructivo para el registro de consumos de agua, energía y gas y establecimiento de la línea base".
En el caso de que existan variaciones de consumo significativo, se debe identificar las posibles causas (fugas, conexiones erradas, aumento de usuarios, desperdicios, fallas en los medidores, mediciones erradas etc.) y comunicar a la Subdirección de Servicios Generales para tomar las medidas correctivas. |
Memorando interno |
Observación:
De acuerdo a las variaciones significativas del consumo de servicios públicos, el Director Administrativo, impartirá las directrices mediante memorando interno a la Subdirección de Servicios Generales. |
|
6 |
Profesional Especializado y/o Universitario
de la Dirección Administrativa y Financiera |
Recibe memorando interno de la Dirección Administrativa y Financiera e implementa acciones de acuerdo con las causas para corregir, controlar y/o prevenir la situación identificada.
En el caso que las causas se relacionen con la infraestructura física se continua con el procedimiento "Adecuaciones Locativas." para las demás causas se tomarán las acciones a que haya lugar según corresponda. |
|
Punto de Control:
Verificar la ejecución de todas las acciones de acuerdo con lo planteado.
Observación:
En cuanto al consumo de agua, la Subdirección de Servicios Generales, realizara semestralmente el mantenimiento de tanques de almacenamiento de agua potable, de acuerdo con el "Protocolo para lavado y desinfección de tanques de almacenamiento de agua"
(Ver anexo Nº 5), con el fin de garantizar optimas condiciones para su uso.
|
|
7 |
Profesional Especializado, Universitario y/o Técnico de la Dirección Administrativa y Financiera |
Archiva los documentos generados durante la ejecución del presente procedimiento de acuerdo con los lineamientos establecidos por gestión documental. |
|
|
7. ANEXOS
ANEXO No. 1
PLANILLA DE CONTROL
ANEXO No. 2
FORMATO REGISTRO INFORMACIÓN CONSUMO SERVICIOS PÚBLICOS
ANEXO No. 3
FORMULARIO DE VERIFICACIÓN - REGISTRO DE CONSUMOS
ANEXO No. 4
INSTRUCTIVO PARA EL REGISTRO DE CONSUMOS DE AGUA, ENERGÍA Y GAS Y ESTABLECIMIENTO DE LA LÍNEA BASE
1. Para realizar el registro de los consumos se deberán tener en cuenta los siguientes criterios y variables, los cuales constituyen la Línea Base de consumo de agua, energía y gas:
* Cantidad de usuarios fijos de la Contraloría: se refiere a la cantidad de servidores que laboran diariamente en las sedes de la Contraloría y los servidores que tienen trabajo de campo que asisten eventualmente a las instalaciones de la entidad.
* Cantidad de población flotante: Se encuentra conformado por los visitantes o usuarios que asisten a la entidad para realizar los trámites o servicios brindados por ésta.
* Kw/h consumidos en el período: corresponde a la unidad de medida de consumo de energía de las sedes de la Contraloría de Bogotá, la fuente de esta información son los recibos proporcionados por la empresa prestadores del servicio.
* m3 consumidos en el período: corresponde a la unidad de medida de consumo de agua, gas y aseo de las sedes de la Contraloría de Bogotá, la fuente de esta información son los recibos proporcionados por la empresa prestadora del servicio.
* Costo del Kw/h o Costo del m3: corresponde al valor establecido para el nivel de consumo reportado de acuerdo con las tarifas establecidas por las empresas prestadoras de servicios.
* Periodo Facturado: corresponde al tiempo durante el cual se realiza la prestación del servicio, para el caso del servicio de energía y gas es mensual y del agua es bimestral.
* Consumo per cápita: Es el promedio de consumo por persona que corresponde al total de consumo periódico dividido por el número de usuarios.
2. En la elaboración y registro de la información en la línea base se deben tener en cuenta los siguientes pasos:
a. Recolección de la información: Se realiza la recolección de la información de los recibos de agua, energía y gas de cada una de las sedes administradas por la Contraloría de Bogotá de acuerdo con la periodicidad de reporte de los recibos de las empresas prestadoras del servicio.
b. Organizar la información: Los recibos de consumo de agua, energía y gas se archivaran conforme a los establecido en la Subdireccion Financiera, esta información se debe encontrar disponible en cualquier momento para su acceso y consulta.
c. Realizar el registro de información: Se diligencia la base de datos establecida para el registro de información de consumos PIGA, de acuerdo con las variables establecidas en el presente instructivo.
d. Calcular los usuarios: El cálculo del total de los usuarios se realizará de acuerdo con Cantidad de usuarios fijos de la Contraloría de Bogotá sumados a la Cantidad de población flotante, información que suministra la Dirección de Talento Humano y la Empresa de Vigilancia.
e. Realizar análisis de la información: inicialmente el análisis de la línea base se realizará conforme con la información disponible de registros de consumo, esto teniendo en cuenta la antigüedad de cada una de las sedes y la disponibilidad de la información de éstas.
f. Realizar el análisis de la información: Para el análisis de la información de la línea base en las sedes nuevas, se realizará comparativo de los consumos y la información disponible a partir del inicio del funcionamiento de la sede, el comparativo se realiza de los meses del mismo año por ejemplo consumo per cápita de enero de la vigencia respectiva versus al consumo percápita de febrero de la actual vigencia y así sucesivamente. Para las sedes antiguas de acuerdo con la disponibilidad de la información el análisis de la línea base se realiza comparando el mismo mes pero de diferente año como por ejemplo se compara el consumo percápita de enero la vigencia respectiva versus el consumo percápita de enero de la actual vigencia y así sucesivamente.
g. (Sic) El reporte del análisis se realizará en el campo denominado "Consumo Per-cápita" contemplado en el formato electrónico "Formulario de Verificación – Registro de Consumos", establecido por la Secretaría Distrital de Ambiente; en caso de presentarse incremento o disminución significativa en el consumo, estas serán reportadas en el mismo formato en la casilla "Observaciones de la Tendencia".
ANEXO No. 5
PROTOCOLO: MANTENIMIENTO, LAVADO, LIMPIEZA Y DESINFECCIÓN DE TANQUES
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Objetiv o |
Describir las actividades a realizar para el mantenimiento, lavado, limpieza y desinfección de tanques de almacenamiento de agua, para garantizar condiciones optimas de almacenamiento de agua para el consumo de los funcionarios y visitantes. |
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Definiciones |
Desinfección: Proceso químico que permite inactivar microorganismos tales como bacterias, virus y protozoos nocivos para la salud humana. |
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Frecuencia |
Los tanques de almacenamiento deberán ser sometidos a lavado y desinfección mínimo 2 veces al año y en caso de detectar daños o infiltraciones se realizará el lavado y desinfección después de su reparación.
Nota: En el caso de los tanques de suministro para agua potable del edificio principal –Contraloría de Bogotá D.C. Se solicitará a la copropiedad informe y registros de lavado y desinfección de tanques para agua potable. |
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Método |
La Contraloría de Bogotá D.C., contratará una empresa certificada por la Secretaría de Salud, garantizando personal capacitado, experiencia en limpieza y desinfección y expedición del certificado correspondiente, para el mantenimiento, lavado, limpieza y desinfección de los tanques de almacenamiento de agua potable, ubicados en las sedes de la entidad.
Para el desarrollo de esta actividad, el personal idóneo deberá utilizar los elementos de protección personal y llevar a cabo las siguientes acciones:
* Desocupar el tanque en su totalidad.
* Revisar el estado del tanque, relacionado con grietas, fisuras, empaques, válvulas, tuberías y hermeticidad entre otros.
* Limpiar mediante remoción total la suciedad de paredes y piso.
* Remover y evacuar el material sedimentado. Los residuos sólidos y semisólidos se almacenarán en recipientes para su posterior disposición.
* Desinfectar el interior del tanque con solución a base de hipoclorito de sodio al 10% y/u otro desinfectante que garantice una adecuada asepsia.
* Limpiar finalmente con agua fresca y evacuar la misma.
* Cuando el tanque se llene hasta la mitad de su capacidad con el agua limpia se agregará ½ L de hipoclorito de sodio por cada 1000 Lt. de la capacitad total del tanque lleno.
* Llenar el tanque con agua fresca y verificar el funcionamiento de flotantes y válvulas de cierre.
* Cubrir con la tapa, para garantizar las condiciones higiénicas y sanitarias. |
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Protección Personal |
* Botiquín
* Arnés
* Casco
* Gafas protectoras
* mpermeable
* Guantes
* Botas antideslizantes. |
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Herramientas de Trabajo |
* Cepillo de mano
* Escobas
* Baldes
* Rodillos
* Bombas aspersoras
* Pala
* Hidrolavadora
* Jabón
* Desinfectante
* Bolsas |
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Químicos |
Desinfectante antiséptico
Grupo: Sal de amonio cuaternario
Tipo: Granulado concentrado de color blanco akileno- dimtil
Nombre químico: Timsen, bactericida, fungicida, viricida
Composición: Cloruro de benzalcornio, algas, bactericidas, hongos y algunos otros virus.
Formulación: 15 cm3 por litro de formulación al 40% |
8. CONTROL DE CAMBIOS
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Versión |
No. Del Acto Administrativo que lo adopta y Fecha |
Descripción de la modificación |
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1.0 |
RR 023 DEL 16 DE NOVIEMBRE DE 2012 |
Se modificó el alcance y el nombre del procedimiento.
Todas las actividades fueron modificadas.
Se modificó el responsable de las actividades.
Se incluyeron los siguientes anexos: Anexo Nº 1 denominado "Planilla de control", Anexo Nº 2 denominado "Formato registro información consumos servicios públicos" y Anexo 3 denominado "Formulario de Verificación - Registro de Consumos".
Se eliminó el Anexo "Protocolo: Limpieza y desinfección de contenedores y sitio de almacenamiento". |
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2.0 |
R.R. 047 de noviembre 7 de 2013 |
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PROCEDIMIENTO MANEJO INTEGRAL DE RESIDUOS |
Página 19 de 19 |
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Código documento: 8025 |
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Código formato: 01002002 |
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Versión: 2.0 |
FECHA: OCTUBRE 31 DE 2013
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Aprobó elaboración o modificación |
Revisión técnica |
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Firma: |
Firma: |
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Nombre: Sandra Milena Jimenez Castaño |
Nombre: Juan Pablo Contreras Lizarazo |
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Cargo: Director Administrativo – Dirección Administrativa y Financiera |
Cargo: Director Técnico – Dirección de Planeación |
Nota: verifique en el listado maestro de documentos que ésta es la versión vigente antes de utilizar el documento
1. OBJETIVO(S):
Establecer las actividades para realizar la gestión integral de residuos sólidos en las etapas de generación, separación en la fuente, almacenamiento, recolección, tratamiento y disposición final, en las sedes de la Contraloría de Bogotá.
2. ALCANCE:
El procedimiento inicia con la generación y separación del residuo y termina con la entrega para la disposición final y archivo de los documentos generados durante la ejecución del procedimiento.
3. BASE LEGAL:
Ver Normograma.
4. DEFINICIONES:
Acopio: Acción tendiente a reunir productos desechados o descartados por el consumidor al final de su vida útil y que están sujetos a planes de gestión de devolución de productos posconsumo, en un lugar acondicionado para tal fin, de manera segura y ambientalmente adecuada, a fin de facilitar su recolección y posterior manejo integral. El lugar donde se desarrolla esta actividad se denominará centro de acopio.
Almacenamiento: Es el depósito temporal de residuos o desechos peligrosos en un espacio físico definido y por un tiempo determinado con carácter previo a su aprovechamiento y/o valorización, tratamiento y/o disposición final.
Aprovechamiento y/o Valorización: Es la utilización de residuos mediante actividades tales como separación en la fuente, recuperación, transformación re-uso de los mismos, permitiendo la reincorporación en el ciclo económico y productivo con el fin de generar un beneficio económico y social y de reducir los impactos ambientales y los riesgos a la salud humana asociados con la producción, manejo y disposición final de los residuos (Dec. 2676/00)
Disposición Final: Es el proceso de aislar y confinar los residuos o desechos peligrosos, en especial los no aprovechables, en lugares especialmente seleccionados, diseñados y debidamente autorizados, para evitar la contaminación y los daños o riesgos a la salud humana y al ambiente.
Generador de Residuos Peligrosos: Cualquier persona cuya actividad produzca residuos o desechos peligrosos. Si la persona es desconocida será la persona que está en posesión de estos residuos. El fabricante o importador de un producto o sustancia química con propiedad peligrosa, para los efectos del presente decreto se equipara a un generador, en cuanto a la responsabilidad por el manejo de los embalajes y residuos del producto o sustancia.
Gestión Integral de Residuos Peligrosos : Conjunto articulado e interrelacionado de acciones de política, normativas, operativas, financieras, de planeación, administrativas, sociales, educativas, de evaluación, seguimiento y monitoreo, desde la prevención de la generación hasta la disposición final de los residuos o desechos peligrosos, a fin de lograr beneficios ambientales, la optimización económica de su manejo y su aceptación social, respondiendo a la necesidades y circunstancias de cada localidad o región.
Manejo Integral: Es la adopción de todas las medidas necesarias en las actividades de prevención, reducción y separación en la fuente, acopio, almacenamiento, transporte, aprovechamiento y/o valorización, tratamiento y/o disposición final, importación y exportación de residuos o desechos peligrosos, individualmente realizadas o combinadas de manera apropiada, para proteger la salud humana y el ambiente contra los efectos nocivos temporales y/o permanentes que puedan derivarse de tales residuos o desechos.
Plan de Gestión de Devolución de Productos Pos-consumo: Instrumento de gestión que contiene el conjunto de reglas, acciones, procedimientos y medios dispuestos para facilitar la devolución y acopio de productos pos-consumo que al desecharse se convierten en residuos peligrosos, con el fin de que sean enviados a instalaciones en las que se sujetarán a procesos que permitirán su aprovechamiento y/o valorización, tratamiento y/o disposición final controlada.
Posesión de residuos o desechos peligrosos: Es la tenencia de esta clase de residuos con ánimo de señor y dueño, sea que el dueño o el que se da por tenga la cosa por si mismo, o por otra persona que la tenga en lugar y a nombre de él.
Receptor: El titular autorizado para realizar las actividades de almacenamiento, aprovechamiento y/o valorización (incluida la recuperación, el reciclado o la regeneración), el tratamiento y/o la disposición final de residuos o desechos peligrosos.
Reciclaje: Es el proceso mediante el cual se aprovechan y transforman los residuos sólidos recuperados y se devuelve a los materiales su potencialidad de reincorporación como materia prima para la fabricación de nuevos productos. El reciclaje puede constar de varias etapas procesos de tecnologías limpias, reconversión industrial, separación, recolección selectiva acopio, reutilización, transformación y comercialización.
Remediación: Conjunto de medidas a las que se someten los sitios contaminados para reducir o eliminar los contaminantes hasta un nivel seguro para la salud y el ambiente o prevenir su dispersión en el ambiente sin modificarlos.
Residuo o desecho: Es cualquier objeto, material, sustancia, elemento o producto que se encuentra en estado sólido o semisólido, o es un líquido o gas contenido en recipientes o depósitos, cuyo generador descarta, rechaza o entrega porque sus propiedades no permiten usarlo nuevamente en la actividad que lo generó ó porque la legislación o la normatividad vigente así lo estipula.
Residuo o Desecho Peligroso (RESPEL): Es aquel residuo o desecho que por sus características corrosivas, reactivas, explosivas, tóxicas, inflamables, infecciosas o radiactivas puede causar riesgo o daño para la salud humana y el ambiente. Así mismo, se considera residuo o desecho peligroso los envases, empaques y embalajes que hayan estado en contacto con ellos.
Riesgo: Probabilidad o posibilidad de que el manejo, la liberación al ambiente y la exposición a un material o residuo, ocasionen efectos adversos en la salud humana y/o al ambiente.
Tenencia: Es la que ejerce una persona sobre una cosa, no como dueño, sino en lugar o a nombre del dueño.
Tratamiento de Residuos peligrosos: Es el conjunto de operaciones, procesos o técnicas mediante los cuales se modifican las características de los residuos o desechos peligrosos, teniendo en cuenta el riesgo y grado de peligrosidad de los mismos, para incrementar sus posibilidades de aprovechamiento y/o valorización ó para minimizar los riesgos para la salud humana y el ambiente.
5. ANEXOS:
Anexo Nº 1. Instructivo para la clasificación de materiales por código de color.
Anexo Nº 2 Informe de Entrega de Material Reciclado.
Anexo Nº 3. Formato de entrega de residuos peligrosos.
Anexo Nº 4. Protocolo: Contingencias - Almacenamiento de Respel.
Anexo Nº 5. Protocolo: Limpieza y desinfección de contenedores y sitio de almacenamiento.
6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO:
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No |
RESPONSABLE |
ACTIVIDAD |
REGISTROS |
PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES |
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1 |
Funcionarios, contratistas y población flotante de la Contraloría D.C. |
Identifican y clasifican los residuos generados en la entidad.
Depositan en el punto ecológico más cercano.
Los puntos ecológicos se encuentran dispuestos por zonas para facilitar el acceso del personal.
En el caso de residuos peligrosos, químicos o tecnológicos se comunicará a la Dirección Administrativa y Financiera para que el funcionario encargado de manejar el PIGA, coordine las actividades para disposición en los cuartos de almacenamiento central. |
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Observación: El número de canecas que conforman el punto o puntos ecológicos son tres: Amarillo, verde y azul.
En el contenedor amarillo se deposita periódico, directorios, metal, latas, plástico, bolsas, vidrio y cartón "producto de empaques de alimentos entre otros", recipientes de tetrapack y vidrio, que no se encuentren contaminados.
En el contenedor verde se depositan los residuos de comida (orgánicos) y papel contaminado como servilletas o con residuos de alimentos.
En el contenedor azul se deposita cartón, cartulina, papel bond, papel kraft, cuadernos, revistas, sobres, folletos, bolsas de papel, , carpetas "producto de las actividades de la oficina". |
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2 |
Auxiliar de Servicios Generales -Subdireccion de Servicios Generales / Administración de propiedad horizontal. |
Realizan recolección interna de residuos depositados en los puntos ecológicos, ésta recolección se debe realizar de acuerdo con la frecuencia y rutas de recolección internas establecidas.
Los residuos son trasladados al sitio de almacenamiento central temporal, de acuerdo con lo establecido en la normatividad vigente.
Esto aplica para cada una de las sedes de la Contraloría de Bogotá D.C. |
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Punto de Control:
Verificar y separar los residuos sólidos potencialmente reciclables y en caso de que se identifiquen otros materiales, éstos deben ser reclasificados e identificados de acuerdo a los lineamientos establecidos en el presente procedimiento y atendiendo las indicaciones de la Unidad Administrativa de Servicios Públicos UAESP |
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3 |
Profesional Universitario y/o Técnico Operativo Direccion Administrativa y Financiera. / Administración de propiedad horizontal |
Entregar los residuos que se encuentran depositados en el cuarto de almacenamiento central, para su aprovechamiento o disposición final, a los gestores ambientales externos autorizados y con los cuales la Entidad establezca convenios y/o contratos.
La entrega se realizará de acuerdo con el tipo de residuos generados.
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Punto de Control:
Verificar que los residuos no reciclables u ordinarios y sanitarios sean recolectados por la empresa prestadora de servicios de aseo asignado en cada zona de ubicación de las sedes de la Entidad.
Se deben entregar los residuos en los horarios establecidos por la empresa para tal fin.
Para el caso de residuos aprovechables y peligrosos, se debe diligenciar trimestralmente el "Informe de Entrega de Material Reciclado" del anexo 2. |
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4 |
Profesional Especializado, Universitario y/o Técnico Operativo Direccion Administrativa y financiera. / Administración de propiedad horizontal |
Clasifican y almacenan en el sitio dispuesto para ello, los residuos peligrosos (respel) residuos electrónicos (Raee´s) para ser remitidos a los gestores ambientales externos autorizados con los cuales la Entidad establezca contrato o convenios. |
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Observación:
Para tal fin se dispone del anexo 3 - Formato de entrega de residuos peligrosos. |
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5 |
Profesional Especializado, Universitario y/o Técnico Operativo Direccion Administrativa y Financiera. |
Registra el pesaje realizado por el gestor ambiental externo, se registra el valor correspondiente en los formatos de los anexos 2 y 3 y en el Formato de Verificación – Generación de Residuos aprovechables y peligrosos que se reporta trimestralmente a la Secretaría Distrital de Ambiente. |
Formato de residuos generados |
Observación
El pesaje de los residuos debe ser realizado en el momento de la entrega al proveedor contratado para realizar la disposición final de los residuos. |
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6 |
Profesional Especializado, Universitario y/o Técnico Operativo Direccion Administrativa y financiera. / Administración de propiedad horizontal |
Coordina la limpieza y desinfección de contenedores y de los sitio de almacenamiento con la administración del edificio de la Lotería de Bogotá para la sede calle 26 y para las otras sedes con la Subdirección de Servicios Generales. |
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Observación:
Lo anterior se realizará de acuerdo con el protocolo que tenga la administración o el contratista para esta labor, en caso de que no se cuente con protocolo se podrá utilizar lo indicado en el anexo 5 (Protocolo limpieza y desinfección de contenedores y sitio de almacenamiento). |
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7 |
Funcionario designado como gestor ambiental |
Comunica al profesional del PIGA cualquier contingencia que se pueda presentar relacionado con residuos peligrosos tales como: Inundación del sitio de almacenamiento, incendio, ruptura de empaques entre otros. |
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Observación:
El profesional del PIGA consultará el Plan de contingencias y aplicara el Protocolo para contingencias - almacenamiento de Respel y/o Raee`s, según corresponda. |
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8 |
Profesional Especializado,
Universitario y/o Técnico Operativo
Direccion
Administrativa y
Financiera |
Archiva los documentos y registros resultantes de la ejecución del procedimiento de acuerdo con la tabla de retención documental. |
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7. ANEXOS
ANEXO No. 1
INSTRUCTIVO PARA LA CLASIFICACIÓN DE MATERIALES POR CÓDIGO DE COLOR
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Código de color por caneca |
MATERIALES RECICLABLES |
MATERIALES NO RECICLABLES |
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Libres de grasas, líquidos, polvo, etiquetas, aceites lubricantes, parafinas y comidas. |
Contaminado con grasas, líquidos, polvo, etiquetas, aceites, lubricantes, parafinas y comidas. |
|
Azul |
Papel |
Papel |
|
* Archivo: Hojas de papel utilizado por ambas caras, cuadernos, sobres de papel blanco, papel arrugado, papel roto o cortado (entero o en pedazos). , carteles, libretas de apuntes.
* Cartón: Cajas de cartón, pedazos de cartón usado, empaques de artículos provenientes de almacenes, cartón corrugado, sin ninguna clase de cinta.
* Revistas: Publicaciones impresas sobre papeles esmaltados o satinados que brillan.
* Plegadiza: Lámina de cartón delgado, empaques livianos.
* Tubos de plegadiza: Cartón liviano.
* Cartulina: Lámina delgada. |
* Papeles impregnados con parafina, grasa, aceite, manteca, encerados, hidrocarburos, fenoles, disolventes, encerados, barniz o lacas alimentos, agua, tinto, etc. Papeles revestidos de plástico
* Papel carbón
* Papeles satinados
* Papeles de fotografía
* Papeles adhesivos
* Papeles laminados con tela o aluminio
* Papel periódico con marcador |
|
Código de color por caneca |
MATERIALES RECICLABLES |
MATERIALES NO RECICLABLES |
|
Libres de grasas, líquidos, polvo, etiquetas, aceites lubricantes, parafinas y comidas. |
Contaminado con grasas, líquidos, polvo, etiquetas, aceites, lubricantes, parafinas y comidas. |
|
Amarillo |
Papel |
Papel |
|
* Papel periódico: Diarios matutinos o vespertinos.
* Tetra pack (escurrido)
* Directorios telefónicos: Papel periódico amarillo entero.
* Cubetas o panales: Empaques de papel reciclado.
* Cajetillas de cigarrillos
* Botellas: plásticas escurridas: De bebidas (transparente, verde, azul y ámbar), aceite de cocina y productos de aseo.
* Bolsas: supermercados, empaques de alimentos y de embalajes.
* Icopor: De embalaje únicamente.
* Empaques y/o embalajes: De golosinas y alimentos (galletas, papas, café, chitos, etc) y otra clase de artículos.
* Juguetes sin partes eléctricas y electrónicas.
* Moldes de pastelería, botellones de agua.
* Utensilios plásticos: baldes, platones, tasas, poncheras, cubiertos.
* Cajas de Cds |
* Papeles impregnados con parafina, grasa, aceite, manteca, encerados, hidrocarburos, fenoles, disolventes, encerados, barniz o lacas alimentos, agua, tinto, etc. Papeles revestidos de plástico
* Recipientes con sustancias tóxicas.
* Icopor de empaque de alimentos.
* Plásticos impregnados con residuos de comida (pollo, carne, etc), líquidos o sanitarios.
* Recipientes desechables: vasos, platos y cubiertos.
* Persianas |
|
Vidrio |
Vidrio |
|
* Botellas: Transparentes, verdes y ámbar de bebidas, colonias, licores, cosméticos.
* Frascos: Conservas, mermeladas, aceite |
* Espejos
* Vidrio plano: de ventana
* Cerámicas.
* Vidrios refractarios |
|
Metales |
Metales |
|
* Latas de conservas, jugos, gaseosas, cerveza.
* Tarros de galletas, bebidas
* Aluminio: Perfeil, grueso, cerveza, gaseosas, aerosoles, persianas.
* Ganchos de alambre, ollas, cacerolas y tapas de aluminio.
* Botones.
* Papel aluminio grueso (utilizado en hornos).
* Alfileres, Alambre, Chatarra, Cable eléctrico.
* Otros metales: Aluminio, Aceros, Hierro gris/colado, Acero inoxidable, Latón, Pistones, Cobre rojo y amarillo, Estaño, Níquel, Bronce, Aceros, Hierro gris/colado, Acero inoxidable, Plata, Antimonio Zinc |
* Pilas (residuo peligroso).
* Aleaciones con manganeso y cromo-níquel,
* Baterías de automóviles, celulares (residuo peligroso).
* Electrodomésticos (residuo peligroso).
* Aerosoles con sustancias tóxicas.
* Cable de parabólica |
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Código de color por caneca |
RESIDUOS ORGANICOS
La clasificación de los residuos orgánicos (aprovechables) y los residuos no aprovechables (ordinarios) se seguirá realizando en la misma caneca (verde), hasta que se inicie el proceso de implementación del Acuerdo Distrital 344 de 2008. |
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Verde |
Orgánicos (aprovechables )* |
Orgánicos (aprovechables )* |
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* Biodegradables o de fácil descomposición: cáscaras de frutas, restos de alimentos, papel con grasa o alimentos, grasa sólida |
* Residuos Ordinarios o aquellos que se
generan en el desarrollo de actividades
cotidianas que no sean aprovechables por
ejemplo: colillas de cigarrillo, servilletas,
residuos de barrido, platos, vasos y cubiertos desechables usados, madera. |
|
Código de color por caneca |
Residuos Sanitarios |
|
Blanca |
Residuos sanitarios: Aquellos que hayan tenido contacto con fluidos corporales, residuos generados en baños. |
|
Código de color por caneca |
Residuos Hospitalarios |
|
Roja |
Residuos generados en las actividades de enfermería que contienen fluidos corporales, sangre etc.
Residuos generados en el área de laboratorio: agares, muestras de análisis etc. |
ANEXO No. 2
INFORME DE ENTREGA DE MATERIAL RECICLADO
ANEXO No. 3
FORMATO DE ENTREGA DE RESIDUOS PELIGROSOS
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FORMATO DE ENTREGA DE RESIDUOS PELIGROSOS |
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Nombre del Gestor Externo: |
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Numero del contrato, convenio o Factura: |
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Fecha de la Entrega: |
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BIOSANITARIOS
(KG) |
QUÍMICOS
(KG) |
LUMINARIAS (KG) |
ACEITES Y FILTROS USADOS
(KG) |
TONERS (KG) |
OTROS * (KG) |
DESCRIPCION OTROS |
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TOTAL |
Nombre________________________ Nombre___________________
Cargo de quien entrega Quien recibe
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ESPACIO PARA REGISTRO DE LA SALIDA DE LA ENTIDAD POR EL PERSONAL DE VIGILANCIA |
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Salida verificada por |
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Nombres y Apellidos |
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Placa |
|
Verificar su vigencia en el Listado Maestro de Documentos.
ANEXO No. 4
PROTOCOLO: CONTINGENCIAS - ALMACENAMIENTO DE RESPEL
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Objetivo |
Establecer en el sitio de almacenamiento de residuos peligrosos las medidas necesarias a tomar si se presenta un evento. |
|
Definiciones |
Residuo peligroso: Es aquel residuo o desecho que por sus características corrosivas, reactivas, explosivas, tóxicas, inflamables, infecciosas o radiactivas puede causar riesgo o daño para la salud humana y el ambiente. Así mismo, se considera residuo o desecho peligroso los envases, empaques y embalajes que hayan estado en contacto con ellos. Definición Decreto 4741 de 2005. |
|
Medidas Generales |
* Usar elementos de protección personal.
* Tener en cuenta los planes de Emergencia establecidos el área de Salud Ocupacional. |
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Incendios |
* Identificar la fuente del incendio y posibles causas.
* Avisar a los Bomberos.
* Avisar de inmediato al grupo de emergencias de la Entidad.
* Aislar el área afectada donde se evidencie presencia de residuos peligrosos.
* Bajar tacos eléctricos en caso de conocer su ubicación.
* Si está capacitado en manejo de extintores úselo.
* Retirar los residuos en caso de estar cerca a instalaciones eléctricas (utilizar elementos de protección).
* Solicitar el servicio de recolección de los residuos.
Responsables: Comité de emergencias, Grupo Mantenimiento, Grupo de Seguridad Industrial, Salud Ocupacional y Ambiente, Brigadistas, Grupo PIGA. |
|
Inundación |
* Utilizar elementos de protección personal.
* Retirar inmediatamente los residuos, ubicándolo en lugares secos, seguros, con las especificaciones técnicas del sitio de almacenamiento.
* Señalizar área donde ubico los residuos.
* Avisar a la empresa de servicio de aseo y a la dirección corporativa la gestión de residuos peligrosos para su recolección.
* Una vez superada la emergencia se deberá realizar la limpieza y desinfección de las áreas.
* Solicitar el servicio de recolección de los residuos.
Responsables: Grupo Mantenimiento y Servicios Generales, Grupo de Seguridad Industrial, Salud Ocupacional y Ambiente, Grupo PIGA. |
|
Alteración del orden público |
* Restricción área de almacenamiento de residuos peligrosos Respel.
* Avisar a las autoridades del orden civil.
* Si se presentaron derrames realizar limpieza y desinfección previa a la recolección.
* Utilizar los elementos necesarios para protección personal en la recogida.
Responsables: Grupo Mantenimiento y Servicios Generales, Grupo de Seguridad Industrial, Salud Ocupacional y Ambiente, Grupo PIGA. |
|
Sismo |
* Aislar las áreas o servicios de la Institución que colapsaron o sufrieron alteraciones en su estructura y donde se evidencia la presencia de residuos. |
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Incumplimiento en la frecuencia de recolección para Respel |
* En caso de estar contaminado con residuos, mantener la calma y avisar al equipo de rescate.
* Retirarse de la zona afectada, sólo se podrá ingresar los elementos de protección personal adecuados. (gafas, careta vapores orgánicos e inorgánicos, traje anti fluidos, botas, guantes, etc.)
* Retirar residuos en caso de estar cerca de suministros de agua y áreas de atención a víctimas. (utilizar elementos de protección).
* Solicitar el servicio de recolección de los residuos.
Responsables: Grupo Mantenimiento y Servicios Generales, Grupo de Seguridad Industrial, Salud Ocupacional y Ambiente, Brigadistas-Grupo PIGA
* Comunicación telefónica con la empresa del servicio encargada de recoger.
* Si persiste el inconveniente se realiza queja por escrito y se deja la observación en los formatos establecidos.
* En caso de que el incumplimiento sea ocasionado por problemas de gran complejidad, se solicitará a la empresa encargada, la ejecución del plan de contingencia que maneje dicha entidad. |
|
Interrupciones en el servicio de agua potable y energía |
* Se debe garantizar la limpieza y desinfección del cuarto de almacenamiento de residuos peligrosos cada vez que son entregados a la empresa especial de aseo.
* Hacer uso de los tanques de almacenamiento de agua de Entidad.
* Hacer uso de las plantas eléctricas para el suministro de energía en el Entidad.
Responsables: Grupo Mantenimiento y Servicios generales –Subdirección
Servicios Administrativos. |
|
Ruptura de bolsas |
* Señalizar el área y restringir el paso, con una cinta prevención o algún objeto visible que permita evitar el ingreso o tránsito no autorizado.
* Utilizar elementos de protección personal necesarios: guantes, mascarilla, bata y otros que el prestador estime conveniente.
* Levantar los residuos del piso y depositarlos en otra bolsa.
* Lavado y desinfección del sitio, teniendo en cuenta la diluciones de hipoclorito mencionadas anteriormente.
Responsables: Grupo Servicios Generales –Subdirección Servicios Generales. |
ANEXO No. 5
PROTOCOLO: LIMPIEZA Y DESINFECCIÓN DE CONTENEDORES Y SITIO DE ALMACENAMIENTO.
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Objetivo |
Establecer las actividades para la limpieza y desinfección de recipientes y sitio de almacenamiento de residuos peligrosos. |
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Definiciones |
Lavado Rutinario: Consiste en realizar una limpieza superficial y diaria.
Lavado Terminal: Consiste en utilizar agua, jabón e hipoclorito en la limpieza. |
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Medidas Generales |
Usar elementos de protección personal.
Responsable: Personal de Servicios generales –Subdirección de Servicios Generales. |
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Elementos de protección personal |
* Cabeza: Usar cascos de plástico o gorro.
* Ojos: Usar gafas, deben ser cerradas, con ventilación indirecta. caso de ser necesario usar visores para la protección facial.
* Respiratorio: Usar mascaras con filtro mixto.
* Corporal: Deben utilizarse guantes y botas de caucho, overol y traje protector impermeable.
* La dotación de protección personal debe ser sustituida cuando estos no garanticen la impermeabilidad.
Responsable: Personal de servicios generales que tenga competencia en el manejo de protocolos de aseo en sitios destinados para almacenamiento de residuos peligrosos. – Subdirección de Servicios Generales. |
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Herramientas de trabajo |
* Agua
* Baldes
* Detergente
* Cepillo
* Hipoclorito de Sodio |
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Frecuencia |
* Recipientes sitio de almacenamiento: Cada dos meses, inmediatamente después de realizar la entrega de residuos a las empresas externas.
* Sitio de Almacenamiento: Cada dos meses, inmediatamente después de realizar la entrega de residuos a las empresas externas.
Responsables: Personal de servicios generales que tenga competencia en el manejo de protocolos de aseo en sitios destinados para almacenamiento de residuos peligrosos. – Subdirección de Servicios Generales. |
|
Dilución del Hipoclorito |
* Utilizar hipoclorito a una concentración comercial del 5%
* Preparar el hipoclorito a una concentración de 5000 ppm (0.5%)
* Diluir 100 cc de hipoclorito de sodio en 900 cc de agua.
* Tener en cuenta esta preparación por cada 1 Lt. que se requiera
Responsable: Personal de servicios generales que tenga competencia en el manejo de protocolos de aseo – Subdirección de Servicios Generales. |
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Lavado Terminal |
* Lavar con agua y jabón, sin hipoclorito de sodio.
* Enjuague con agua pura.
* Lavar con Hipoclorito de Sodio, previamente preparada como se explicó anteriormente a 5000 PPM al 5 %.
* Reposar la solución en el recipiente durante 20 Minuto.
* Enjuagar los recipientes con abundante agua.
* Dejar escurrir los recipientes hasta que estén secos
Responsable: Personal de Servicios Generales que tenga competencia el manejo de protocolos de aseo – Subdirección de Servicios Generales. |
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Lavado Rutinario |
* Humedezca el limpión en hipoclorito de sodio preparado al 5%.
* Limpie los recipientes
Responsable: Personal de Servicios Generales que tenga competencia en el manejo de protocolos de aseo – Subdirección de Servicios Generales. |
8. CONTROL DE CAMBIOS
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Versión |
No. Del Acto Administrativo que lo adopta y Fecha |
Descripción de la modificación |
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1.0 |
RR 023 DEL 16 DE NOVIEMBRE DE 2012 |
Se modificó el alcance.
Se actualizó la normatividad.
Se modificaron todas las actividades.
Se modificaron los responsables de las actividades.
Se incluyeron los anexos: Anexo Nº 2 denominado "Informe de Entrega de Material Reciclado", Anexo Nº 4 denominado "Protocolo: Contingencias - Almacenamiento de Respel" y Anexo 5 denominado "Protocolo: Limpieza y desinfección de contenedores y sitio de almacenamiento". |
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2.0 |
R.R. 047 de noviembre 7 de 2013 |
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NOTA DE PIE DE PÁGINA:
1 Amusquibar, G.: (2008) Especialización en derecho y economía ambiental, Riqueza, la de producción práctico. Edición electrónica gratuita. Texto completo en www.eumed.net/libros/2008c/424/
NOTA: Publicada en el Registro Distrital 5236 de noviembre 08 de 2013
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