RESOLUCIÓN REGLAMENTARIA 008 DE 2014

(Febrero 20)

Derogada por el art. 3, Resolución Reglamentaria 009 de 2018.

Por medio de la cual se adoptan procedimientos dentro del Proceso de Gestión de Recursos Físicos en la Contraloría de Bogotá D.C.

EL CONTRALOR DE BOGOTÁ, D. C.

En ejercicio de sus atribuciones legales, en especial las conferidas en el artículo 6 del Acuerdo 519 de 2012; y

CONSIDERANDO:

Que de conformidad con el artículo 269 de la Constitución Política de Colombia, es obligación de las autoridades públicas, diseñar y aplicar en las entidades públicas, métodos y procedimientos de control interno, según la naturaleza de sus funciones, de conformidad con lo que disponga la ley.

Que de conformidad con los literales b) y I) del artículo 4 de la Ley 87 de 1993 “Por la cual se establecen normas para el ejercicio de control interno en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones”, se deben implementar como elementos del sistema de control interno institucional la definición de políticas como guías de acción y procedimientos para la ejecución de procesos, así como, la simplificación y actualización de normas y procedimientos.

Que el Modelo Estándar de Control Interno -MECI, adoptado en la Contraloría de Bogotá, D.C., mediante Resolución Reglamentaria 013 de junio 12 de 2006, contiene entre otros elementos de control del subsistema de control de gestión, los procedimientos, conformados por el conjunto de especificaciones, relaciones y ordenamiento de las tareas requeridas para cumplir con las actividades de un proceso, controlando las acciones que requiere la operación de la entidad pública. Establece los métodos para realizar las tareas, la asignación de responsabilidad y autoridad en la ejecución de las actividades.

Que el Concejo de Bogotá D.C., expidió el Acuerdo 519 de 2012, por el cual se dictan normas sobre organización y funcionamiento de la Contraloría de Bogotá D.C., estableciendo en el artículo 6 que “En ejercicio de su autonomía administrativa le corresponde a la Contraloría de Bogotá D.C, definir todos los aspectos relacionados con el cumplimiento de sus funciones en armonía con los principios consagrados en la Constitución, las leyes y en este Acuerdo.”

Que el numeral 9 del artículo 38 del precitado Acuerdo, establece como una de las funciones de la Dirección de Planeación: “Realizar estudios, propuestas e investigaciones de carácter técnico sobre desarrollo administrativo, métodos de trabajo, simplificación, agilización y modernización de trámites y procedimientos y demás asuntos relacionados con la organización, tendientes al mejoramiento de la gestión y de los demás sistemas implementados en la entidad.”

Que mediante Resolución Reglamentaria No. 017 de 2013 se adoptó el Procedimiento para el control de documentos internos del sistema integrado de gestión de la Entidad.

Que mediante Resolución Reglamentaria No. 020 del 09 de mayo de 2013, se adoptó la versión 11.0 del Manual del Sistema Integrado de Gestión de la Contraloría de Bogotá D.C., a través del cual se formalizó el nuevo mapa de proceso de la entidad, siendo necesario aclarar que los procedimientos cuya modificación se tramita hacen parte del Proceso de Gestión de Recursos Físicos Financieros – Código 080

Que mediante Resolución Reglamentaria No. 047 del 07 de noviembre de 2013 se adoptaron y codificaron las nuevas versiones de los procedimientos del Proceso de Gestión de Recursos Físicos-PGRF, Código 080., entre ellos el Procedimiento para el control y manejo administrativo del parque automotor código 8010, versión 3.0 y se hace necesario adicionar en el procedimiento las actividades relacionadas con los Siniestros conforme al Plan de Mejoramiento suscrito con la Auditoria Fiscal.

Que mediante la Rresolución (sic) Reglamentaria No. 052 de noviembre 20 de 2013, se derogo el procedimiento de Gestión de Infraestructura en Tecnologías de la Información y Comunicaciones Versión Nº 6.0, Código 8007, siendo preciso reglamentar algunas actividades contenidas, así como incluir otras relacionadas con el mantenimiento integral de los inmuebles y muebles de la entidad, siendo necesario elaborar un procedimiento dentro del proceso de Gestión de Recursos Físicos -PGRF, Código 080.

Que los procedimientos fueron objeto de revisión y aprobación por parte de la Dirección Administrativa y Financiera y de la Dirección Técnica de Planeación.

RESUELVE:

ARTÍCULO PRIMERO. Derogado por el art. 6, Resolución Contraloría Distrital 004 de 2015. Adoptar la nueva versión del Procedimiento Para el Control y Manejo Administrativo del Parque Automotor Código 08010, Versión 4.0

ARTÍCULO SEGUNDO. Adoptar el Procedimiento Para el Mantenimiento Integral de los Inmuebles y Muebles de la Entidad Código 08026, Versión 1.0 dentro del Proceso de Gestión de Recursos Físicos  PGRF. – 080.

ARTÍCULO TERCERO. Es responsabilidad de la Dirección de Planeación gestionar la simplificación, agilización y modernización de los procedimientos que se adoptan, para garantizar el mejoramiento de la gestión y del sistema integrado de gestión implementado en la Entidad.

ARTÍCULO CUARTO. Es responsabilidad de los Directores, Subdirectores, Jefes de Oficina y Gerentes, velar por la administración y divulgación de los procedimientos adoptados.

ARTÍCULO QUINTO. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las disposiciones que le sean contrarias, en especial el numeral 2 del artículo primero de la Resolución Reglamentaria No. 047 de noviembre 7 de 2013.

PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE.

Dada en Bogotá, D. C., a los 20 días del mes de febrero de 2014.

DIEGO ARDILA MEDINA

Contralor de Bogotá D.C.

FECHA: 12 DE FEBRERO DE 2014

1. OBJETIVO

Estandarizar las actividades a realizar para el control, seguimiento y optimización del uso del parque automotor de propiedad y/o de responsabilidad de la entidad, adoptando procedimientos internos para el manejo administrativo, en concordancia con las políticas de austeridad en el gasto público y la normatividad existente sobre la materia, expedida por el Ministerio de Transporte como ente rector del sector transporte.

2 ALCANCE

2.1 ASIGNACIÓN DE VEHÍCULO

Servicio Especial: Inicia con la autorización expresa por parte del Señor Contralor, en la cual se estipula la designación de vehículo a través de la actualización de la Resolución Reglamentaria y/o Procedimiento respectivo y termina con la asignación de carro, así como la actualización en la Hoja de Vida.

Servicio Operativo: Inicia con la solicitud realizada por la respectiva dependencia, dirigida al profesional del área de transporte y termina con la asignación del vehículo y del conductor, según disponibilidad para realizar el operativo.

2.2 LAVADO

Inicia con la solicitud del conductor al Profesional del Área de Transporte de la expedición de la orden de prestación de servicios para el lavado según necesidad (combo) y termina cuando el conductor recibe y verifica que el servicio solicitado sea el adecuado para el vehículo, previo diligenciamiento del Control Servicios de Lavado, Formato Código 8010002.

2.3 SUMINISTRO DE COMBUSTIBLE

Inicia con la solicitud del conductor del vehículo al Profesional del Área de Transporte, el suministro de combustible (gasolina o ACPM) y termina con el registro en la planilla Suministro de Combustibles – formato código 8010003.

2.4 SUMINISTRO DE ACEITES, LUBRICANTES Y FILTROS

Inicia con la solicitud del conductor de la orden de trabajo para el cambio de aceite, lubricantes y/o filtros para los vehículos al Profesional del Área de Transporte y termina con la expedición de la orden de trabajo, previa verificación del último cambio de aceite. La orden se archiva en la hoja de vida de cada vehículo, previo recibo a satisfacción del servicio por parte del conductor.

2.5 CAMBIO DE LLANTAS

Inicia con la solicitud del conductor para el cambio de llantas de los vehículos al Profesional del Área de Transporte y termina con el memorando donde se especifica el tipo de llantas, su instalación y posterior entrega de las llantas usadas al área PIGA de la Entidad, para su disposición final. El memorando debe contar con el Visto Bueno de Subdirector de Servicios Generales o quien haga sus veces y se archiva en la hoja de vida del vehículo respectivo.

2.6 MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO

Inicia con la solicitud del conductor de la orden de trabajo para el taller autorizado donde  se realice el mantenimiento preventivo o correctivo del vehículo al Profesional del Área de Transporte y termina con arreglo del vehículo, previa aprobación de la cotización por parte del supervisor del contrato y certificación del recibo del vehículo con el mantenimiento autorizado.

2.7 SINIESTRO

Inicia con la ocurrencia de eventualidades que involucre al parque automotor de la Entidad en accidentes de tránsito, perdida u alguna otra adversidad y termina con las actuaciones de la Entidad para dejar en óptimas condiciones el parque automotor.

3. BASE LEGAL:

Ver Normograma

4. DEFINICIONES:

ACEITES: Productos viscosos y fluidos a temperatura ordinaria de origen animal, vegetal o mineral.

LUBRICANTES: Sustancia capaz de reducir el rodamiento entre superficies en contacto de piezas sometidas a movimiento relativo. Debe tener un índice de viscosidad elevado, para que ésta varíe poco con las oscilaciones termométricas. Los lubricantes pueden ser sólidos, semisólidos y líquidos.

LLANTAS: Es el elemento de la rueda sobre el que se apoya y monta el neumático o el destinado a alojar cubiertas y cámaras de aire, cuando se trate de llantas tipo sellomatic.

COMBUSTIBLES: Cualquiera de los productos orgánicos fácilmente inflamables que desprenden calor al arder; se dividen en sólidos, líquidos y gaseosos.

MANTENIMIENTO CORRECTIVO: Es el mantenimiento que se realiza para corregir fallas detectadas por mal funcionamiento.

MANTENIMIENTO PREVENTIVO: Es el mantenimiento que se realiza en prevención de fallas que puedan aparecer en el futuro.

PARQUE AUTOMOTOR: Conjunto de vehículos de propiedad o responsabilidad de la Contraloría de Bogotá D.C., para su uso y servicio.

GRÚA: Vehículo rígido automotor, especialmente diseñado con sistema de enganche para levantar y remolcar otro vehículo.

SERVICIO ESPECIAL: Son los vehículos que se asignan al Contralor, Contralor Auxiliar, Jefes de Dependencias y al Auditor Fiscal ante la Contraloría de Bogotá D.C., mediante un acto administrativo.

SERVICIO OPERATIVO: Hace referencia a los vehículos que de acuerdo con la necesidad, se requieren para transportar personal de la institución, de equipos o de bienes muebles de propiedad de la Entidad, que deba desplazarse dentro del perímetro urbano. Se incluye el servicio de transporte de correspondencia y encomiendas de especial importancia para la entidad, que no se pueden asignar a los servicios de correo convencionales.

SERVICIO OPERATIVO FUERA DEL PERÍMETRO URBANO: Hace referencia a las actividades a realizar fuera de la ciudad de Bogotá que requieren la utilización del parque automotor y su respectivo conductor, previa autorización del Contralor Auxiliar de Bogotá. Se excepcionan los vehículos asignados al Despacho del Contralor.

INFORME PARQUE AUTOMOTOR: Consolidado de datos que incluye estadísticas de consumo y mantenimiento de cada vehículo y las principales novedades que mensualmente el Profesional del Área de Transporte preparará con destino a la Oficina de Control Interno o  demás Dependencias que lo requieran.

SINIESTRO: Avería, daño fortuito o pérdida que sufren las personas o la propiedad del que resulte una reclamación bajo un seguro y del que habrá de responder el asegurador en función de las garantías prestadas por la póliza y a causa del mismo.

5. ANEXOS:

Planilla de Servicios Operativos Diarios formato código 08010001.

Planilla Control de Servicios de Lavado - formato código 08010002.

Planilla Suministro de Combustible- formato código 08010003.

6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

6.1 ASIGNACIÓN DE VEHÍCULO SERVICIO OPERATIVO