Resolución Reglamentaria 4 de 2015 Contraloría de Bogotá D.C.

RESOLUCIÓN REGLAMENTARIA 004 DE 2015

(Enero 26)

“Por medio de la cual se derogan y adoptan Procedimientos del Proceso de Gestión de Recursos Físicos en la Contraloría de Bogotá D.C.”

EL CONTRALOR DE BOGOTÁ, D. C.

En ejercicio de sus atribuciones legales, en especial las conferidas en el artículo 6 del Acuerdo 519 de 2012; y

CONSIDERANDO:

Que de conformidad con el artículo 269 de la Constitución Política de Colombia, es obligación de las autoridades públicas, diseñar y aplicar en las entidades públicas, métodos y procedimientos de control interno, según la naturaleza de sus funciones, de conformidad con lo que disponga la ley.

Que de conformidad con los literales b) y I) del artículo 4 de la Ley 87 de 1993 “Por la cual se establecen normas para el ejercicio de control interno en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones”, se deben implementar como elementos del sistema de control interno institucional, la definición de políticas como guías de acción y procedimientos para la ejecución de procesos, así como, la simplificación y actualización de normas y procedimientos.

Que el Concejo de Bogotá D.C., expidió el Acuerdo 519 de 2012, por el cual se dictan normas sobre organización y funcionamiento de la Contraloría de Bogotá D.C., estableciendo en el artículo 6 que “En ejercicio de su autonomía administrativa le corresponde a la Contraloría de Bogotá D.C., definir todos los aspectos relacionados con el cumplimiento de sus funciones en armonía con los principios consagrados en la Constitución, las leyes y en este Acuerdo.”

Que el numeral 9 del artículo 38 del precitado Acuerdo, establece como una de las funciones de la Dirección de Planeación: “Realizar estudios, propuestas e investigaciones de carácter técnico sobre desarrollo administrativo, métodos de trabajo, simplificación, agilización y modernización de trámites y procedimientos y demás asuntos relacionados con la organización, tendientes al mejoramiento de la gestión y de los demás sistemas implementados en la entidad.”

Que mediante Resolución Reglamentaria N° 022 del 14 de noviembre de 2012, se modificaron algunos procedimientos de los Procesos de Gestión de Recursos Físicos y Financieros y Gestión Humana, entre otros, el Procedimiento Ambiente Físico de Trabajo.

Que mediante Resolución Reglamentaria No. 020 del 09 de mayo de 2013, se adoptó la versión 11.0 del Manual del Sistema Integrado de Gestión de la Contraloría de Bogotá D.C., a través del cual se formalizó el nuevo mapa de proceso de la entidad, siendo necesario aclarar que los procedimientos cuya modificación se tramita hacen parte del Proceso de Gestión de Recursos Físicos y Financieros – Código 080.

Que mediante Resolución Reglamentaria No. 047 del 7 de noviembre de 2013 se adoptaron documentos y procedimientos del Proceso de Recursos Físicos y Financieros, entre ellos, los Procedimientos: 08010 Procedimiento para el Control y Manejo Administrativo del Parque Automotor, 08020 Elaboración Seguimiento y Reporte PIGA, 08021 Identificación de Aspectos e Impactos Ambientales, 08022 Procedimiento Identificación de Requisitos Legales Ambientales, 08023 Procedimiento Control de Emisiones Atmosféricas, 8024 Procedimiento Control de Consumos de Agua y Energía y 08025 Procedimiento Manejo Integral de Residuos.

Que mediante Resolución Reglamentaria No. 008 del 20 de febrero de 2014 se adoptaron procedimientos del Proceso de Gestión de Recursos Físicos, entre ellos, los Procedimientos: 08010 Procedimiento Para el Control y Manejo Administrativo del Parque Automotor Código 08010, Versión 4.0 y el Procedimiento Para el Mantenimiento Integral de los Inmuebles y Muebles de la Entidad Código 08026, Versión 1.0.

Que atendiendo a lo establecido en la Resolución 00242 del 28 de enero de 2014, de la Secretaría Distrital de Ambiente “Por la cual se adoptan los lineamientos para la formulación, concertación, implementación, evaluación, control y seguimiento del Plan Institucional de Gestión Ambiental –PIGA” se hace necesario realizar algunas modificaciones a los procedimientos establecidos en el marco del Subsistema de Gestión Ambiental de la Contraloría de Bogotá.

Que la Auditoría Fiscal mediante Informe Final de Auditoría vigencia 2012- PAAF 2013, presentó observaciones referentes a la existencia de procedimientos paralelos que impiden el control efectivo a la gestión ambiental del Parque Automotor, motivo por el cual se hace necesario unificar el Procedimiento para el Control y Manejo Administrativo del Parque Automotor y el Procedimiento Control de Emisiones Atmosféricas.

Que la Auditoría Fiscal mediante Visita Fiscal de abril 3 de 2014, identifico el hallazgo 3.3, referente al consumo de combustible del Parque Automotor “Hecho irregular constitutivo de hallazgo administrativo por falta de criterios en la definición de prestación de servicios operativos especiales”.

Que en las revisiones realizadas a las normas que regulan la prestación del servicio de vehículos oficiales fuera del perímetro urbano de la ciudad, no se tuvo en cuenta la Resolución Reglamentaria 004 de 2004, por lo que se hace necesario derogarla, dado que en los procedimientos se regula la prestación de dicho servicio.

Que el Comité de Coordinación del Plan Institucional de Gestión Ambiental en sesión del 21 de mayo de 2014, decidió eliminar el Procedimiento Ambiente Físico de Trabajo, toda vez que las actividades desarrollas en el marco del mismo corresponden al Área de Talento Humano, Subdirección de Bienestar Social y específicamente al Subsistema de Gestión, Seguridad y Salud en el Trabajo.

Que mediante Decreto 934 del 21 de mayo de 2014, se adoptó la actualización del Modelo Estándar de Control Interno para el estado Colombiano – MECI, en el cual se determinan las generalidades y estructura necesaria para establecer, implementar y fortalecer un Sistema de Control Interno en las entidades y organismos obligados a su implementación, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 5º de la Ley 87 de 1993.

Que el Modelo Estándar de Control Interno -MECI, adoptado en la Contraloría de Bogotá, D.C., mediante Resolución Reglamentaria 034 del 5 de noviembre de 2014, contiene entre otros elementos de control, los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por la Entidad, para garantizar que todas las actividades se realicen de acuerdo a las normas constitucionales y legales vigentes, atendiendo las políticas, metas y objetivos establecidos por la dirección.

Que se hace necesario ajustar las estructuras de los procedimientos y anexos regulados en la Resolución Reglamentaria No. 033 de octubre 31 de 2014, conforme al procedimiento para el control de documentos del Sistema Integrado de Gestión.

Que los procedimientos modificados fueron objeto de revisión y aprobación por parte de la Dirección Administrativa y Financiera y de la Dirección Técnica de Planeación.

RESUELVE:

ARTÍCULO PRIMERO. Eliminar el Procedimiento Ambiente Físico de Trabajo denominado con el Código 8008 dentro del Proceso de Recursos Físicos y Financieros, adoptado mediante la Resolución 022 del 14 de noviembre de 2012.

ARTÍCULO SEGUNDO. Eliminar el Procedimiento Control de Emisiones Atmosféricas con el Código 8023, adoptado mediante la Resolución Reglamentaria 047 del 7 de noviembre de 2013.

ARTÍCULO TERCERO. Adoptar y codificar los siguientes procedimientos dentro del Proceso de Gestión de Recursos Físicos-PRF.

No.	Documento	Código	Versión
1	Procedimiento para el Control y Manejo Administrativo del Parque Automotor. Derogado por el art. 4, Resolución Contraloría Distrital 020 de 2015.	PRF-10	5.0
2	Procedimiento Elaboración, Seguimiento y Reporte PIGA	PRF-20	3.0
3	Procedimiento Identificación de Aspectos e Impactos Ambientales.	PRF-21	3.0
4	Procedimiento Control Consumos Servicios Agua, Energía y Gas	PRF-24	3.0
5	Procedimiento Manejo Integral de Residuos	PRF-25	3.0

ARTÍCULO CUARTO. Es responsabilidad de la Dirección de Planeación gestionar la simplificación, agilización y modernización de los procedimientos que se adoptan, para garantizar el mejoramiento de la gestión y del sistema integrado de gestión implementado en la Entidad.

ARTÍCULO QUINTO. Es responsabilidad de los Directores, Subdirectores, Jefes de Oficina y Gerentes, velar por la administración y divulgación de los procedimientos adoptados.

ARTÍCULO SEXTO. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las disposiciones que le sean contrarias, en especial la Resolución Reglamentaria 004 de 2004, los numerales 2, 3, 4, 5, 6, 7 y 8 del artículo primero de la Resolución Reglamentaria No. 047 de noviembre 7 de 2013, el numeral 2 del artículo segundo de la Resolución Reglamentaria No. 022 de noviembre 14 de 2012 y el artículo primero de la Resolución Reglamentaria 008 de febrero 20 de 2014.

PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE.

Dada en Bogotá, D. C., a los 26 días del mes de enero del año 2015.

DIEGO ARDILA MEDINA

Contralor de Bogotá D.C.

	PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL Y MANEJO ADMINISTRATIVO DEL PARQUE AUTOMOTOR	Código formato: PGD-01-002
		Código documento: PRF-10
		Versión: 5.0
		Página 1 de 22

FECHA: 20 DE ENERO DE 2015

Aprobó Elaboración o Modificación (Responsable del Proceso)	Revisión Técnica (Director de Planeación)
Firma:	Firma:
Nombre: Sandra Milena Jiménez Castaño	Nombre: Juan Pablo Contreras Lizarazo
Cargo: Directora Administrativa y Financiera	Cargo: Director Técnico de Planeación.

1. OBJETIVO

Estandarizar las actividades a realizar para el control, seguimiento y optimización del uso del parque automotor de propiedad y/o de responsabilidad de la entidad, adoptando procedimientos internos para el manejo administrativo, en concordancia con las políticas de austeridad en el gasto público, la normatividad existente sobre la materia, expedida por el Ministerio de Transporte como ente rector del sector transporte y a lo establecido en el Plan Institucional de Gestión Ambiental – PIGA.

2. ALCANCE

2.1 ASIGNACIÓN DE VEHÍCULO

Servicio Especial: Inicia con la autorización expresa por parte del Señor Contralor, en la cual se estipula la designación de vehículo a través de la actualización de la Resolución Reglamentaria y/o Procedimiento respectivo y termina con la asignación de carro, así como la actualización en la Hoja de Vida.

Servicio Operativo: Inicia con la solicitud realizada por la respectiva dependencia, dirigida al profesional del área de transporte y termina con la asignación del vehículo y del conductor, según disponibilidad para realizar el operativo.

2.2 LAVADO

Inicia con la solicitud del conductor al Profesional del Área de Transporte de la expedición de la orden de prestación de servicios para el lavado según necesidad (combo) y termina cuando el conductor recibe y verifica que el servicio solicitado sea el adecuado para el vehículo, previo diligenciamiento del Control Servicios de Lavado, código formato PRF 10-002

2.3 SUMINISTRO DE COMBUSTIBLE

Inicia con la solicitud del conductor del vehículo al Profesional del Área de Transporte, el suministro de combustible (gasolina o ACPM) y termina con el registro en la planilla Suministro de Combustibles – código formato PRF 10-003

2.4 SUMINISTRO DE ACEITES, LUBRICANTES Y FILTROS

Inicia con la solicitud del conductor de la orden de trabajo para el cambio de aceite, lubricantes y/o filtros para los vehículos al Profesional del Área de Transporte y termina con la expedición de la orden de trabajo, previa verificación del último cambio de aceite. La orden se archiva en la hoja de vida de cada vehículo, previo recibo a satisfacción del servicio por parte del conductor.

2.5 CAMBIO DE LLANTAS

Inicia con la solicitud del conductor para el cambio de llantas de los vehículos al Profesional del Área de Transporte y termina con el memorando donde se especifica el tipo de llantas, su instalación y posterior entrega de las llantas usadas al área PIGA de la Entidad, para su disposición final. El memorando debe contar con el Visto Bueno de Subdirector de Servicios Generales o quien haga sus veces y se archiva en la hoja de vida del vehículo respectivo.

2.6 MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO

Inicia con la solicitud del conductor de la orden de trabajo para el taller autorizado donde se realice el mantenimiento preventivo o correctivo del vehículo al Profesional del Área de Transporte y termina con arreglo del vehículo, previa aprobación de la cotización por parte del supervisor del contrato y certificación del recibo del vehículo con el mantenimiento autorizado.

2.7 REVISIÓN TÉCNICO MÉCANICA Y DE EMISIONES CONTAMINANTES

Inicia con identificación del parque automotor de la entidad y la solicitud del conductor de la orden de trabajo al taller autorizado donde se realice la revisión técnico mecánica obligatoria al Profesional del Área de Transporte y termina con expedición del certificado de revisión técnico mecánica y de emisiones contaminantes la cual es archivada en la hoja de vida de cada vehículo, así, como la remisión en enero y julio de cada vigencia, a la Dirección Administrativa y Financiera – Grupo PIGA el Formato expedido por la Secretaría de Ambiente o quien haga sus veces debidamente diligenciado de acuerdo a la normatividad vigente.

2.8 SINIESTRO

Inicia con la ocurrencia de eventualidades que involucre al parque automotor de la Entidad en accidentes de tránsito, perdida u alguna otra adversidad y termina con las actuaciones de la Entidad para dejar en óptimas condiciones el parque automotor.

3. BASE LEGAL:

TIPO DE NORMA	FECHA	DESCRIPCIÓN
Ley 105	30/12/93	“Por la cual se dictan disposiciones básicas sobre el transporte, se redistribuyen competencias y recursos entre la Nación y las Entidades Territoriales, se reglamenta la planeación en el sector transporte y se dictan otras disposiciones”.
Acuerdo 519	26/12/12	“Por el cual se dictan normas sobre organización y funcionamiento de la Contraloría de Bogotá D.C., se modifica su estructura orgánica e interna, se fijan las funciones de sus dependencias, se modifica su planta de personal y se ajustan el sistema de nomenclatura y los grados de la escala salarial de la planta de personal y se dictan otras disposiciones.”

4. DEFINICIONES:

ACEITES: Productos viscosos y fluidos a temperatura ordinaria de origen animal, vegetal o mineral.

COMBUSTIBLES: Cualquiera de los productos orgánicos fácilmente inflamables que desprenden calor al arder; se dividen en sólidos, líquidos y gaseosos.

GRÚA: Vehículo rígido automotor, especialmente diseñado con sistema de enganche para levantar y remolcar otro vehículo.

INFORME PARQUE AUTOMOTOR: Consolidado de datos que incluye estadísticas de consumo y mantenimiento de cada vehículo y las principales novedades que mensualmente el Profesional del Área de Transporte preparará con destino a la Oficina de Control Interno o demás Dependencias que lo requieran.

LUBRICANTES: Sustancia capaz de reducir el rodamiento entre superficies en contacto de piezas sometidas a movimiento relativo. Debe tener un índice de viscosidad elevado, para que ésta varíe poco con las oscilaciones termométricas. Los lubricantes pueden ser sólidos, semisólidos y líquidos.

LLANTAS: Es el elemento de la rueda sobre el que se apoya y monta el neumático o el destinado a alojar cubiertas y cámaras de aire, cuando se trate de llantas tipo sellomatic.

MANTENIMIENTO CORRECTIVO: Es el mantenimiento que se realiza para corregir fallas detectadas por mal funcionamiento.

MANTENIMIENTO PREVENTIVO: Es el mantenimiento que se realiza en prevención de fallas que puedan aparecer en el futuro.

PARQUE AUTOMOTOR: Conjunto de vehículos de propiedad o responsabilidad de la Contraloría de Bogotá D.C., para su uso y servicio.

REVISIÓN TÉCNICO MECÁNICA Y DE EMISIONES CONTAMINANTES: Procedimiento unificado establecido para todos los vehículos automotores mediante el cual se verifica las condiciones mecánicas, ambientales y de seguridad, como son: el adecuado estado de la carrocería, los niveles de emisión de gases y elementos contaminantes acodes con la legislación vigente sobre la materia, el buen funcionamiento del sistema mecánico, funcionamiento adecuado del sistema eléctrico y del conjunto óptico, eficiencia del sistema de combustión interno, elementos de seguridad, el buen en estado del sistema de frenos constatando, especialmente, en el caso en que éste opere con aire, que no emita señales acústicas por encima de los niveles permitidos y las llantas del vehículo.

SERVICIO ESPECIAL: Son los vehículos que se asignan al Contralor, Contralor Auxiliar, Jefes de Dependencias y al Auditor Fiscal ante la Contraloría de Bogotá D.C., mediante un acto administrativo. Este servicio incluye tanto la prestación de servicios administrativos como de apoyo a la gestión fiscal a criterio y bajo la responsabilidad de los Directivos que autorizan la planilla de control de Horas Extras.

SERVICIO OPERATIVO: Hace referencia a los vehículos que de acuerdo con la necesidad, se requieren para transportar personal de la institución, de equipos o de bienes muebles de propiedad de la Entidad, que deba desplazarse dentro del perímetro urbano. Se incluye el servicio de transporte de correspondencia y encomiendas de especial importancia para la entidad, que no se pueden asignar a los servicios de correo convencionales.

SERVICIO OPERATIVO FUERA DEL PERÍMETRO URBANO: Hace referencia a las actividades a realizar fuera de la ciudad de Bogotá que requieren la utilización del parque automotor y su respectivo conductor, previa autorización del Contralor Auxiliar de Bogotá. Se excepcionan los vehículos asignados al Despacho del Contralor. La solicitud de autorización podrá ser realizada por el Director Administrativo y Financiero, El Subdirector de Servicios Generales o el Profesional del área de transporte según sea el caso debidamente justificado.

SINIESTRO: Avería, daño fortuito o pérdida que sufren las personas o la propiedad del que resulte una reclamación bajo un seguro y del que habrá de responder el asegurador en función de las garantías prestadas por la póliza y a causa del mismo.

5. ANEXOS:

Planilla de Servicios Operativos Diarios código formato PRF 10-001

Planilla Control de Servicios de Lavado-código formato PRF 10-002

Planilla Suministro de Combustible- código formato PRF 10-003

6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

No.	RESPONSABLE	ACTIVIDAD		REGISTROS		PUNTO DE CONTROL/ OBSERVACIONES
6.1 ASIGNACIÓN DE VEHÍCULO SERVICIO OPERATIVO
1	Contralor Auxiliar, Directores, Jefes de Oficina Asesora, Subdirectores y Gerentes	Solicita al Profesional del Área de Transporte el servicio operativo mediante vía telefónica o correo Outlook o memorando a través de SIGESPRO con 24 horas de anticipación, para realizar la programación según disponibilidad del vehículo. Para los servicios operativos fuera del perímetro urbano de Bogotá, las solicitudes se realizarán únicamente por escrito justificando la necesidad.		Planilla de Servicios Operativos. (Anexo 1)		OBSERVACIÓN: Con la debida autorización del Jefe con asignación de vehículo de servicio especial, este podrá prestar servicios operativos urgentes e inaplazables, en razón al ejercicio del control fiscal y del funcionamiento propio de la Entidad.
2	Profesional (Área de Transportes) Subdirección de Servicios Generales	Asigna vehículo y conductor de acuerdo con los servicios programados y la disponibilidad de vehículos. Comunica a la Dependencia solicitante si se cuenta con la disponibilidad de vehículo. SI: pasa a la actividad Nº 4. NO: Termina el proceso. Para los servicios operativos fuera del perímetro urbano de Bogotá, se oficiará al Despacho del Contralor Auxiliar con la debida justificación para la autorización.		Memorando		PUNTO DE CONTROL El profesional del Área de Transporte, velará por que los vehículos que se asignan para un servicio, cumplan con las condiciones mecánicas y que los documentos que exigen las autoridades de tránsito se encuentren en regla. Sin embrago es responsabilidad y función del conductor mantener al día los documentos como tarjeta de operaciones, certificado de gases, seguro obligatorio y condiciones mecánicas del vehículo ó comunicar al Profesional del área, cualquier eventualidad. OBSERVACIÓN: Todo vehículo debe contar con su equipo de carretera y botiquín, conforme a los requerimientos del Código Nacional de Tránsito Terrestre.
3	Profesional (Área de Transportes) Subdirección de Servicios Generales	Cuando se trate de servicios operativos fuera del perímetro urbano de Bogotá, se comunicará mediante oficio o correo institucional a la Dependencia interesada, la autorización respectiva, la cual contendrá el nombre del conductor encargado de prestar el servicio y las placas del vehículo asignado. Si es negada la autorización se archiva la solicitud y se comunica a los interesados a través de memorando. Termina la actividad.		Correo institucional o Memorando.
4	Conductor	Recibe la orden de cumplir la prestación del servicio. Se presenta en la Dependencia solicitante o lugar requerido. Una vez realizado el servicio regresa al Área de Transporte para la asignación de otro servicio. Cuando se trate de servicios operativos por fuera del perímetro urbano de Bogotá, es comunicado sobre el destino y horas del requerimiento.		Planilla de Servicios Operativos. (Anexo 1)		PUNTO DE CONTROL: Diligenciamiento de la Planilla de Servicios Operativos. (Anexo 1)
5	Profesional (Área de Transportes) Subdirección de Servicios Generales	Cuando sea necesario se tomará fotocopias de los registros de Entrada y Salida o permanencia de los vehículos en los parqueaderos del edificio sede de la Contraloría de Bogotá.		Fotocopias		PUNTO DE CONTROL: La información de la permanencia de los vehículos se archivará en la carpeta correspondiente y servirá de base para realizar el seguimiento de entrada y salida de vehículos cuando se requiera.
6.2 ASIGNACIÓN DE VEHÍCULO SERVICIO ESPECIAL
1	Directores, Subdirectores y Jefes De Oficina Asesora	Solicita mediante memorando dirigido al Contralor de Bogotá D.C., la autorización de asignación de vehículo Contralor autoriza: SÍ: pasa a la actividad Nº 2 NO: Se archiva la solicitud.		Memorando de solicitud. Memorando de aprobación para continuar el proceso		OBSERVACIÓN: Cuentan con asignación de Vehículo a través de Resolución para el Servicio Especial: El Contralor, El Contralor Auxiliar, Los Directores de Apoyo al Despacho, de Desarrollo Local y Participación Ciudadana, Administrativo y Financiero, Jefe de Oficina Asesora Jurídica, de Comunicaciones y el Auditor Fiscal ante la Contraloría de Bogotá.
2	Director Administrativo	Proyecta Resolución Reglamentaria donde se ratifica los actuales Directivos con asignación de vehículo Servicios Especial y adiciona los aprobados según memorando del Contralor de Bogotá.		Resolución Reglamentaria
3	Director Administrativo	Ordena al Profesional del Área de Transportes la asignación de vehículo a través de memorando.		Memorado instrucción de asignación		OBSERVACIÓN: El memorando deberá estar soportado con copia de la Resolución Reglamentaria referente a la ratificación y adición de los directivos con asignación de vehículo Servicios Especial.
4	Profesional (Área de Transportes) Subdirección de Servicios Generales	Recibe autorización del Director Administrativo para asignar el vehículo de Servicio Especial. Proyecta para firma del Director Administrativo, con Visto Bueno del Subdirector de Servicios Generales, el memorando de respuesta a la Dependencia solicitante, donde se asigna el vehículo. Notifica al conductor respectivo y hace entrega del vehículo inventariado, para que se presente en la Dependencia asignada.		Inventario del vehículo.		OBSERVACIÓN: La Resolución Reglamentaria establece vehículo para el servicio especial. El conductor es designado por el Área de Transportes y podrá ser relevado en cualquier momento. El Directivo responsable ser servicio operativo firmará y remitirá a la instancia respectiva los correspondientes formatos “Relación Horas Extras”.
5	Profesional (Área de Transportes) Subdirección de Servicios Generales	Archiva la copia de Memorando de solicitud y respuesta e inventario en la Hoja de Vida del Vehículo.		Memorando Inventario del vehículo
6	Profesional (Área de Transportes) Subdirección de Servicios Generales	Proyecta mensualmente, para firma del Subdirector el oficio de solicitud dirigido a la Administración de la Copropiedad Edificio Lotería de Bogotá, referente a la información de permanencia de los vehículos oficiales en los parqueaderos del edificio sede de la Contraloría de Bogotá.		Oficio de solicitud		PUNTO DE CONTROL: El informe remitido por la Administración de la Copropiedad se archiva en la carpeta correspondiente. La información sirve de base para realizar el seguimiento de entrada y salida de vehículos los fines de semana.
6.3 LAVADO
1	Conductor	Solicita al Profesional del Área de Transporte la expedición de la orden de prestación de servicios o entrega de vale para el lavado según necesidad.
2	Profesional (Área de Transportes) Subdirección de Servicios Generales	Diligencia Orden de Prestación de Servicio o entrega vale y registra en la Planilla Control Servicio de Lavado Código formato PRF 10-002 Entrega al conductor la Orden de Servicio.		Orden Prestación de Servicio y la Planilla Control Servicio de Lavado.		OBSERVACIÓN: El servicio se podrá solicitar a través de vale, para lo cual no se hará orden de servicio pero si se registrará en la Planilla de Control.
3	Conductor	Firma recibo de la orden del servicio. Se dirige al lugar de lavado y entrega la orden de prestación de servicio o el vale. Verifica que el servicio recibido sea a satisfacción.		Planilla Control Servicio de Lavado.		PUNTO DE CONTROL: La Subdirección de Servicios Generales – Área de Transportes realizará el control de lavado según la necesidad.
6.4 SUMINISTRO DE COMBUSTIBLE
1	Conductor	Solicita al Profesional del Área de Transporte los vales de combustible.
2	Profesional (Área de Transportes) Subdirección de Servicios Generales	Diligencia la Planilla Suministro de Combustible código formato PRF 10-003 Entrega al conductor los vales con visto Bueno del Subdirector de Servicios Generales.				PUNTO DE CONTROL: La Subdirección de Servicios Generales – Área de Transportes realiza de manera mensual un informe del consumo de combustible, discriminado por vehículo.
3	Profesional (Área de Transportes) Subdirección de Servicios Generales	SI el suministro de combustible es con vales continua Actividad Nº 4. Si el suministro es por chip, la planilla código formato PRF 10-003, se diligenciará una vez el contratista radique la cuenta de cobro mensual, para lo cual se diligenciará toda la información con excepción de las casillas “Número de vales” y “Firma del conductor”, toda vez que el suministro ya se realizó y se anotará la respectiva observación.
4	Conductor	Firma recibo de vales en la Planilla. Se dirige a la bomba y entrega vales para el suministro de combustibles. Verifica que el servicio recibido este a satisfacción según la cantidad autorizada en los vales. Entrega los recibos firmados al Profesional del Área de Transporte.		Recibos de combustible		PUNTO DE CONTROL: La Subdirección de Servicios Generales a través del Profesional de Área de Transportes realizará el control de recibos de suministro de combustible.
6.5 SUMINISTRO DE ACEITES, LUBRICANTES Y FILTROS
1	Conductor	Solicita al Profesional del Área de Transporte la expedición de la orden para cambio de aceite, lubricantes y filtros según necesidad.				PUNTO DE CONTROL: La Orden de Trabajo debe contener como mínimo los datos del vehículo, del conductor responsable de recibir el servicio y de los servicios solicitados.
2	Profesional (Área de Transportes) Subdirección de Servicios Generales	Expide la Orden de Trabajo con los datos requeridos, con Visto Bueno del Subdirector de Servicios Generales. Entrega al conductor la Orden.				PUNTO DE CONTROL: Todas las órdenes de trabajo llevarán el Visto Bueno del supervisor del contrato o quien haga sus veces.
3	Conductor	Se dirige al taller para el cambio de aceite, lubricantes y filtros, y entrega la orden de trabajo. Espera que se realice el servicio y recibe a satisfacción. Entrega orden de trabajo firmada por el taller y los soportes remitidos.		Orden de Trabajo recibida a satisfacción.
4	Profesional (Área de Transportes) Subdirección de Servicios Generales	Archiva orden de trabajo en la hoja de vida correspondiente e informa a través del correo Outlook al supervisor del contrato y al personal encargado del PIGA, para que se encarguen de tramitar el respectivo certificado de disposición final de residuos, con el contratista quien es el competente legalmente del tratamiento y disposición final de los residuos peligrosos.				Punto de Control: El profesional del Área de Transporte verificará los soportes contra las cuentas de cobro y órdenes de trabajo del servicio.
6.6 CAMBIO DE LLANTAS
1	Conductor	Solicita al Profesional del Área de Transporte la expedición del memorando para entrega llantas al Almacén de la Entidad.
2	Profesional (Área de Transportes) Subdirección de Servicios Generales	Expide el memorando dirigido al Almacenista con visto bueno del supervisor del contrato, solicitando la entrega de llantas nuevas de acuerdo al stock de inventarios. Expide oficio al contratista o quien haga sus veces solicitando la instalación, alineación y balanceo de las llantas nuevas de acuerdo con las obligaciones contractuales. Remite al grupo PIGA, a través del correo institucional el cambio de llantas para que se encarguen de su disposición final de acuerdo con las normas ambientales vigentes.		Memorando. Oficio. Correo Outlook.		PUNTO DE CONTROL: El memorando debe contener como mínimo los datos del vehículo y del conductor responsable de recibir las llantas.
3	Conductor	Recibe las llantas nuevas y se dirige con el oficio de solicitud al lugar contratado por la Entidad, para su instalación. Solicita, en el taller contratado la constancia de instalación, alineación y balanceo de las llantas. Entrega llantas usadas al grupo PIGA de la Entidad, para su disposición final.		Oficio. Constancia de instalación, alineación y balanceo de las llantas. Registro en la Bitácora de la Empresa de Vigilancia del ingreso de las llantas usadas al área PIGA del Almacén.
4	Profesional (Área de Transportes) Subdirección de Servicios Generales	Revisa documento de recibo de instalación de llantas nuevas y de entrega de las usadas y archiva en la hoja de vida.				PUNTO DE CONTROL: Archiva en la hoja de vida de cada vehículo el memorando de solicitud de llantas nuevas al Almacén General, el oficio de solicitud de la instalación, alineación y balance de las llantas al contratista o quien haga sus veces, la constancia de instalación, alineación y balanceo de las llantas y el Correo Outlook dirigida al grupo PIGA, solicitando la disposición final de las llantas usadas.
6.7 MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO
1	Conductor	Solicita orden de servicio de taller para mantenimiento preventivo o correctivo según el caso.		Orden de trabajo
2	Profesional (Área de Transportes) Subdirección de Servicios Generales	Expide la Orden de Trabajo al taller autorizado.				PUNTO DE CONTROL: La orden de trabajo debe contar con el Visto Bueno del supervisor del contrato o quien haga sus veces.
3	Conductor	Se dirige al taller autorizado y entrega la orden de trabajo para que realicen un diagnóstico de lo requerido por el vehículo; corroborando el servicio o recomendando lo necesario. El taller remire cotización de los servicios necesarios para el arreglo del vehículo.		Cotización
4	Profesional (Área de Transportes) Subdirección de Servicios Generales	Recibe cotización y la analiza según el historial del vehículo. Determina los arreglos definitivos según la cotización del vehículo. SI aprueba cotización el Supervisor del Contrato pasa a la actividad Nº 5. No aprueba cotización, devuelve al taller con recomendaciones y reinicia el proceso.
5	Profesional (Área de Transportes) Subdirección de Servicios Generales	Proyecta oficio de aprobación de la cotización y arreglo de vehículo para firma del supervisor del contrato o quien haga sus veces. Remite oficio de aprobación.		Oficio aprobando la Cotización de los arreglos a realizar.
6	Conductor	Verifica los arreglos del vehículo según requerimiento definitivo y recibe a satisfacción el servicio. Entrega recibo a satisfacción al Profesional del Área de Transportes
7	Profesional (Área de Transportes) Subdirección de Servicios Generales	Archiva recibo a satisfacción con los arreglos respectivo de cada carro en la Hoja de Vida.
6.8 REVISIÓN TÉCNICO MECÁNICA Y DE EMISIONES CONTAMINANTES
1	Profesional (Área de Transportes) Subdirección de Servicios Generales	Identifica el parque automotor con el que cuenta la entidad para el desarrollo de sus actividades, de acuerdo con el formato expedido por la Secretaría de Ambiente o quien haga sus veces.			Punto de Control: Formato expedido por la Secretaría de Ambiente o quien haga sus veces, para verificar que la totalidad del parque automotor utilizado por la Contraloría en el desarrollo de sus actividades, cuenta con el Certificado de Revisión Técnico Mecánica y de Gases vigente, expedido por el ente competente.
2	Conductor	Lleva el control de las fechas de vencimiento de la Revisión Técnico mecánica obligatoria e informa al Profesional del área de Transporte la novedad del vencimiento.
3	Profesional (Área de Transportes) Subdirección de Servicios Generales	Solicita al taller autorizado la realización del alistamiento del vehículo, así como la expedición del certificado de revisión técnico mecánica y de emisiones contaminantes.	Orden de Servicio
4	Profesional (Área de Transportes) Subdirección de Servicios Generales	Remite en enero y julio de cada vigencia, a la Dirección Administrativa y Financiera – Grupo PIGA, el Formato expedido por la Secretaría de Ambiente o quien haga sus veces debidamente diligenciado.	Memorando y Formato		Punto de Control: Fotocopia de cada certificado de revisión técnico mecánica y de emisiones contaminantes se archivaran en la Hoja de Vida del vehículo correspondiente.
6.9 SINIESTROS
1	Conductor	Al ocurrir un accidente de tránsito el conductor detiene el vehículo y solicita la presencia de la autoridad de tránsito, el levantamiento del croquis correspondiente e informa de inmediato al Profesional del Área de Transporte sobre el siniestro. Para el robo de algún elemento del vehículo o de éste, presenta la respectiva denuncia ante la autoridad competente anexándola para la respectiva reclamación Reporta a la compañía aseguradora de la Entidad el siniestro o robo, quienes tomarán las medidas del caso. Presenta un informe por escrito, dirigido al Subdirector de Servicios Generales o la Dirección Administrativa y Financiera o al Profesional el Área, donde relata los hechos sucedidos, anexando el croquis del siniestro y los documentos del vehículo y los personales (licencia de conducción, cédula de ciudadanía), para continuar con el proceso.		Informe Croquis ó Denuncia, Licencia de conducción y Cédula de ciudadanía		OBSERVACIÓN: En todos los casos en que algún vehículo de propiedad de la Entidad, se vea involucrado en accidente, incidente o robo y no cuente con causa justificada para su uso, el siniestro será de total responsabilidad del conductor y/o de la persona que utilizó el servicio, así como todos los gastos que se originen por pago de daños, reparaciones, deducibles o reposición del vehículo.
2	Profesional (Área de Transportes) Subdirección de Servicios Generales	Una vez recibidos los documentos del punto anterior, en comunicación con la Aseguradora se hará la respectiva reclamación, para el arreglo del vehículo. Da a conocer al Director Administrativo y Financiero y al Subdirector de Servicios Generales el siniestro. Comunica al conductor en donde se encuentra el vehículo para su posterior recibo a satisfacción, según los arreglos hechos a causa del siniestro.				OBSERVACIÓN: Según el procedimiento de la aseguradora, el siniestro se reporta vía correo electrónico, vía telefónica o con radicación en físico. Los documentos de cada siniestro se archivarán en la Hoja de Vida del vehículo correspondiente.
3	Conductor	Para el caso de inmovilización y envío del vehículo a patios, informa inmediatamente al Profesional del área de Transporte y presenta el informe sobre lo sucedido.		Informe y Licencia de conducción y Cédula de ciudadanía.		OBSERVACIÓN: Los documentos de cada siniestro se archivarán en la Hoja de Vida del vehículo correspondiente.
4	Profesional (Área de Transportes) Subdirección de Servicios Generales	Hace las diligencias respectivas para el retiro del carro de los patios, así como determinar el valor a cancelar según los lineamientos de la autoridad competente. De igual manera y si es el caso tramitar lo respectivo con la aseguradora. Informa a través de memorando, a la Dirección Administrativa y Financiera sobre lo sucedido y el monto a cancelar. Informa a través de memorando a la Oficina de Asuntos Disciplinarios para lo pertinente.		Memorandos		OBSERVACIÓN: Los documentos de cada siniestro se archivarán en la Hoja de Vida del vehículo correspondiente.

ANEXO No. 001

SERVICIOS OPERATIVOS DIARIOS

SERVICIOS OPERATIVOS DIARIOS

Código formato: PRF-10-001

Código documento: PRF-10

Versión: 5.0

Página X de Y

SERVICIOS OPERATIVOS DIARIOS MES DE ______________ DE ________
Nº	DIA	DEPENDENCIA SOLICITANTE	PERSONA SOLICITANTE	DESTINO	VEHÍCULO ASIGNADO	HORA	NOMBRE DEL CONDUCTOR

Nº: Orden Consecutivo del servicio

DÍA: Fecha del día en que se realiza el servicio operativo

DEPENDENCIA SOLICITANTE: Nombre de la dependencia que solicita el servicio operativo

PERSONA SOLICITANTE: Nombre del funcionario quien solicita el servicio operativo

DESTINO: Lugar donde se prestará el servicio

VEHÍCULO ASIGNADO: Placa del vehículo que se asignó para el servicio operativo.

HORA: Hora de prestación del servicio operativo

NOMBRE DEL CONDUCTOR: Conductor que realiza el servicio operativo

ANEXO No. 2

SERVICIO DE LAVADO

	SERVICIO DE LAVADO	Código formato: PRF-10-002
		Código documento: PRF-10
		Versión: 5.0
		Página X de Y

SERVICIO DE LAVADO MES DE ______________ DE ________
DIA	PLACA	NOMBRE DEL CONDUCTOR	TIPO DE SERVICIO	FIRMA	OBSERVACIONES

DÍA: Fecha del día en que se solicita el servicio

PLACA: Número de identificación del vehículo – Placa

NOMBRE DEL CONDUCTOR: Conductor quien solicita el servicio de lavado

TIPO DE SERVICIO: Descripción del servicio (combo)

FIRMA: Rúbrica del conductor que solicita el servicio

OBSERVACIONES: Identificación de eventualidades

ANEXO No. 3

SUMINISTRO DE COMBUSTIBLE

	SUMINISTRO DE COMBUSTIBLE	Código formato: PRF-10-003
		Código documento: PRF-10
		Versión: 5.0
		Página X de Y

SUMINISTRO DE COMBUSTIBLE MES: ___________________ DE: _________
DIA	NOMBRE DEL CONDUCTOR	DEPENDENCIA	PLACA	Nº DE VALES	VALOR TOTAL VALES	KILOMETRAJE	FIRMA	OBSERVACIONES

DÍA: Fecha del día en que se solicita el servicio

NOMBRE DEL CONDUCTOR: Conductor asignado para solicitar el servicio de suministro de combustible

DEPENDENCIA: Nombre de la dependencia de asignación del vehículo

PLACA: Número de identificación del vehículo – Placa

Nº DE VALES: Número de recibo del talonario de combustible asignado

VALOR TOTAL VALES: Valor total de vales entregados

KILOMETRAJE: Se registra el kilometraje del vehículo al momento de entregar los vales.

FIRMA: Rúbrica del conductor que solicita el servicio

OBSERVACIONES: Identificación de eventualidades

CONTROL DE CAMBIOS

Versión	No. Del acto administrativo que lo adopta y fecha	Descripción de la modificación
1.0	R.R. 040 del 21 de Octubre de 2005.	El procedimiento se adecua a los cambios determinados en el procedimiento para el control de documentos internos del sistema de gestión de la calidad, adoptado mediante Resolución Reglamentaria No. 042 de Noviembre 9 de 2005. Inclusión del Director Administrativo y Financiero en los Numerales 7.2 “Asignación de Vehículos Servicio Especial” 7.4 “ Suministro de Combustible Servicio Especial” 7.6 “ Suministro de Aceites y Lubricantes” Se modifica la presentación del Informe Consolidado del Parque Automotor, el cual debe ser entregado trimestralmente.
2.0	R.R. 035 de diciembre 30 de 2009.	Se Modificó el Alcance, el cual consiste en la inclusión de las siguientes actividades “Servicio Operativo fuera del perímetro Urbano”, en la actividad “Suministro de Combustible” se une la descripción de servicio especial y servicio operativo, se crea la actividad “Cambio de Llantas”, en a la descripción del “Mantenimiento Preventivo y Correctivo” fue ampliado. Así mismo se varió el título de “Control de Permanencia de los Vehículos en la Sede” por “Control de Permanencia del Parque Automotor”. Se incluyó nueva normatividad en la Base Legal. Se codificaron los anexos “Planilla de Servicios Operativos Diarios”, “Planilla Control de Servicios de Lavado” y “Planilla Suministro de Combustible” esta última fue modificada. En la descripción del procedimiento los ítems “Suministro de Combustible Servicio Especial y “Suministro de Combustible Servicios Operativo” se consolidaron, quedando el procedimiento “Suministro de Combustible”. Así mismo, se creó el procedimiento para “Cambio de Llantas”. La totalidad lo los ocho procedimientos fueron ajustados, de otra parte se tuvo en cuenta lo normado en el Acuerdo 519 de 2012.
3.0	R.R. No. 047 del 7 de Noviembre del 2013.	Se modificó el alcance, el cual consiste en aclarar el procedimiento “Cambio de Llantas”, en lo que respecta a la disposición final de llantas el cual corresponde al área del PIGA: Así mismo se adiciona el procedimiento denominado: “Siniestros” y se define. Se modificó el procedimiento 6.1 “Asignación de Vehículo Servicios Operativo”, consistente en el replanteamiento de las actividades, haciéndose necesario incluir una actividad más, la cual hace referencia al servicio operativo fuera del perímetro urbano. Se corrigió el procedimiento 6.6 denominado: “Cambio de llantas”, en la actividad # 3. Se incluyó el Procedimiento 6.8 “Siniestros”, con la descripción de cinco actividades. Se modificaron los Anexo 1,2 y 3.en cuanto a las instrucciones de diligenciamiento y en el anexo 3 se remplazó de gasolina por el de combustible.
4.0	R.R. No.008 de febrero 20 de 2014	Se complementó el “objetivo del procedimiento” con las políticas del Plan Institucional de Gestión Ambiental – PIGA de la Entidad. Se adiciona la base legal y se corrigen los códigos de los formatos de los anexos 1,2 y 3 correspondiente a las planillas de los: “Servicio Operativo”, “Servicio de Lavado” y “Suministro Combustible”, conforme a la Resolución Reglamentaría No. 033 de octubre 31 de 2014 “Por la cual se modifican e incorporan procedimientos del proceso de Gestión Documental de la Contraloría de Bogotá D.C.” Se incluye un nuevo procedimiento denominado “Revisión Técnico Mecánica y de Emisiones Contaminantes”, para lo cual se determina el alcance, la definición y la descripción del procedimiento, teniendo en cuenta la normatividad y la disposición ambiental que lo rige, así como también las actividades inherentes al Plan Institucional de Gestión Ambiental -PIGA. Se complementaron las definiciones del “Servicio Especial”, teniendo en cuenta lo consagrado en el “artículo 2 inciso c” de la Ley 87 de 1993, y la del “Servicio Operativo Fuera del Perímetro Urbano”, dado que la solicitud de la autorización de salida de los vehículos fuera del perímetro urbano debe estar autorizada por el Director Administrativo y Financiero, el Subdirector de Servicios Generales o el Profesional del área de transporte debidamente justificado, por lo anterior se hace necesario derogar la Resolución Reglamentaria No. 04 de 2004. El procedimiento “Asignación de Vehículo Servicio Operativo” en la actividad Nº 3, se agrega un nuevo registro denominado “correo institucional” y se reformulo la actividad Nº 5 haciendo referencia a que las fotocopias de los registros de entrada y salida de los vehículos se obtendrán según sea la necesidad. En la actividad Nº 8 del procedimiento de “Lavado”, se precisó que los registros fueran tanto la orden de prestación del servicio y la planilla control del servicio de lavado. El procedimiento “Suministro de Combustible”, en las actividades Nos.16, 17 y 18 se suprime el registro de la “Planilla Suministro de Combustible”, de igual manera, se corrige el código de los formatos del anexo 3. El procedimiento “Suministro de Aceites, Lubricantes y Filtros”, en la actividad Nº 19 se suprime el registro de la Orden de trabajo y para la actividad Nº 21 el registro queda orden de trabajo recibida a satisfacción y la actividad Nº 22 se complementa en lo correspondiente a la disposición final de residuos peligrosos en coordinación con el PIGA. El procedimiento “Cambio de llantas” en la actividad Nº 23 se suprime el registro del memorando.
5.0	R.R. 004 de enero 26 de 2015

PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN, SEGUIMIENTO Y REPORTE DEL PLAN INSTITUCIONAL DE GESTIÓN AMBIENTAL – PIGA

Código formato: PGD-01-002

Código documento: PGRF-20

Versión: 3.0

Página 1 de 12

FECHA: 20 DE ENERO DE 2015

Aprobó elaboración o modificación	Revisión técnica
Firma:	Firma:
Nombre: Sandra Milena Jimenez Castaño	Nombre: Juan Pablo Contreras Lizarazo
Cargo: Director Administrativo – Dirección Administrativa y Financiera	Cargo: Director Técnico – Dirección de Planeación

1. OBJETIVO(S):

Establecer las actividades para la elaboración, implementación, seguimiento y reporte de los informes requeridos por la autoridad ambiental relacionadas con el Plan Institucional de Gestión Ambiental – PIGA.

2. ALCANCE:

El procedimiento inicia con la consulta de la normatividad relacionada con la formulación del Plan Institucional de Gestión Ambiental – PIGA y su estructura, finaliza con el archivo en medio físico y magnético de la información que se genere.

3. BASE LEGAL:

TIPO DE NORMA	FECHA	DESCRIPCIÓN
Decreto 948	Junio 5 de 1995	Por el cual se reglamentan, parcialmente, la Ley 23 de 1973, los artículos 33, 73,74, 75 y 76 del Decreto - Ley 2811 de 1974; los artículos 41, 42, 43, 44, 45, 48 y 49 de la Ley 9 de 1979; y la Ley 99 de 1993, en relación con la prevención y control de la contaminación atmosférica y la protección de la calidad del aire.
Ley 373	Junio 6 de 1997	Por el cual se establece el Programa para el Uso Eficiente y Ahorro del Agua.
NTC - ISO 14001	Diciembre 1 de 2004	Por medio de la cual se especifican los requisitos para un sistema de gestión ambiental.
Decreto 312	Agosto 15 de 2006	Por el cual se adopta el Plan Maestro para el Manejo Integral de Residuos Sólidos para Bogotá Distrito Capital
Decreto 312	Agosto 16 de 2006	Por el cual se adopta el Plan Maestro para el Manejo Integral de Residuos Sólidos para Bogotá Distrito Capital.
Decreto 456	Diciembre 23 de 2008	Por el cual se reforma el Plan de Gestión Ambiental del Distrito Capital y se dictan otras disposiciones.
Resolución 1057	Junio 4 de 2008	Por medio de la cual se adopta e implementa el plan institucional de gestión ambiental - PIGA - en la Contraloría de Bogotá D.C.
Decreto 243	Junio 18 de 2009	Por el cual se reglamenta la figura de Gestor Ambiental prevista en el Acuerdo 333 de 2008.
Decreto 98	Marzo 17 de 2011	Por el cual se adopta el Plan Decenal de Descontaminación del Aire para Bogotá.
Resolución Reglamentaria 015	Junio 22 de 2012	Por la cual se designa el Gestor Ambiental para la Contraloría de Bogotá, D.C.
Resolución 00242	Enero 28 de 2014	Por la cual se adoptan los lineamientos para la formulación, concertación, implementación, evaluación, control y seguimiento del Plan Institucional de Gestión Ambiental –PIGA

4. DEFINICIONES:

Aplicativo STORM: Es una herramienta empleada por la Secretaría Distrital de Ambiente para el ingreso y envió de la información relacionada con el reporte de los informes asociados al Plan Institucional de Gestión Ambiental – PIGA.

Aspecto Ambiental: Elemento de las actividades, productos o servicios de una organización que puede interactuar con el medio ambiente.

Consumo: Es la acción mediante la cual se utiliza un recurso como energía o agua, entendiendo por consumir el hecho de utilizar estos productos o servicios para satisfacer necesidades primarias y secundarias.

Gestor Ambiental: El Gestor Ambiental es el servidor público que técnicamente adelanta gestiones que propendan por la protección ambiental, para lo cual debe contar con competencias de carácter estratégico, organizativo y relacional. Para el caso de la Contraloría de Bogotá, es la persona que ejerce las funciones de Director Administrativo y Financiero.

Impacto ambiental: Cualquier cambio en el medio ambiente, ya sea adverso o beneficioso, como resultado total o parcial de los Aspectos Ambientales de una organización.

Normativa ambiental: Compendio de leyes, decretos, resoluciones y normas ambientales de un país o estado.

Objetivo ambiental: Fin ambiental de carácter general coherente con la Política Ambiental que una organización establece.

PIGA: Plan Institucional de Gestión Ambiental

Política Ambiental: Intenciones y dirección generales de una organización relacionadas con su desempeño ambiental como las ha expresado formalmente la alta dirección.

Sistema de Gestión ambiental: Parte del sistema de Gestión de una organización empleada para desarrollar e implementar su Política Ambiental y gestionar sus procesos ambientales.

5. ANEXOS:

ANEXO Nº 01. PLAN DE ACCIÓN DEL PLAN INSTITUCIONAL DE GESTIÓN AMBIENTAL – PIGA. Código formato: PGRF-20-001.

6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO:

6.1. ELABORACIÓN DEL PLAN INSTITUCIONAL DE GESTIÓN AMBIENTAL – PIGA.

No	RESPONSABLE	ACTIVIDAD	REGISTROS	PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES
1	Director Administrativo, Profesional Especializado y/o Profesional Universitario	Consulta normatividad relacionada con la formulación del PIGA y su estructura, así como los lineamientos y metodología establecida por la Secretaría Distrital de Ambiente, como autoridad rectora.
2	ProfesionalEspecializado y/o Universitario de la Dirección Administrativa y Financiera	Proyecta y/o actualiza en el documento PIGA la información institucional.		Observación: Se debe constatar que estén actualizadas las funciones de la entidad, el organigrama, sedes, horarios, población, productos o servicios y mapa de procesos.
3	Director Técnico de Planeación, Director Administrativo, Profesional Especializado y/o Universitario de la Dirección Administrativa y Financiera	Establece y/o revisa la Política Ambiental de la Entidad.		Observación: Se debe constatar que contenga los requisitos establecidos en la norma ISO 14001.
4	Contralor Auxiliar, Director Administrativo, Director Técnico de Planeación, Director de Talento Humano, Subdirector de Fiscalización Ambiente, Subdirector Administrativo y Subdirector de Bienestar Social.	Aprueba y adopta la Política Ambiental.	Acta de Comité del PIGA
5	Profesional Especializado y/o Universitario de la Dirección Administrativa y Financiera	Establece y/o revisa los aspectos relacionados con la Planificación del Plan Institucional de Gestión Ambiental – PIGA.		Punto de Control: Se debe constatar la inclusión de: Identificación de Aspectos y Valoración de Impactos Ambientales. Condiciones Ambientales del Entorno. Condiciones Ambientales Institucionales. Análisis de la Gestión Ambiental. Normatividad Ambiental Específica.
6	Director Técnico de Planeación, Director Administrativo, Profesional Especializado y/o Universitario de la Dirección Administrativa y Financiera	Formula, ajusta o actualiza los objetivos y metas ambientales.		Punto de Control: Los objetivos y las metas ambientales deben ser medibles y que se prevea un tiempo para su cumplimiento.
7	Profesional Especializado y/o Universitario de la Dirección Administrativa y Financiera	Formula, ajusta o actualiza los programas ambientales.
8	Profesional Especializado y/o Universitario de la Dirección Administrativa y Financiera.	Consolida la información y proyecta o reformula el documento. Remite al Director Administrativo para su revisión y aprobación.	Plan Institucional de Gestión Ambiental - PIGA
9	Director Administrativo	Revisa el PIGA y solicita ajustes si hay lugar a ello. Aprueba y remite al profesional el documento PIGA, para que continúe el trámite respectivo.
10	Profesional Especializado, Universitario y/o Técnico de la Dirección Administrativa y Financiera	Ingresa la información al aplicativo STORM, copia en un CD el documento PIGA y sus anexos, y elabora comunicación para remitir el Documento PIGA a la Secretaría Distrital de Ambiente para concertación.
11	Director Administrativo	Revisa, firma y remite comunicación a la Autoridad Ambiental.	Comunicación Externa.
12	Director Administrativo y Financiero	Recibe acta de concertación del PIGA y la remite al Contralor para su firma.	Memorando interno
13	Contralor	Suscribe acta de concertación del PIGA.	Acta concertación del PIGA

6.2. IMPLEMENTACIÓN DEL PLAN INSTITUCIONAL DE GESTIÓN AMBIENTAL – PIGA.

No	RESPONSABLE	ACTIVIDAD	REGISTROS	PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES
1	Profesional Especializado, Universitario y/o Técnico Operativo dela Dirección Administrativa y Financiera	Socializa el PIGA	Planillas de asistencia.
2	Director Administrativo, Subdirector de Servicios Generales,Profesional especializado y/o Universitario de la Dirección Administrativa y Financiera	Elabora y/o actualiza el plan de acción anualmente.	Plan de Acción del Plan Institucional de Gestión Ambiental – PIGA.
3	Director Administrativo, Profesional Especializado, Universitario y Técnico Operativo Funcionarios designados como Gestores Ambientales.	Coordina e implementa las acciones previstas en el Plan de Acción y demás actividades requeridas para el manejo ambiental.

6.3. SEGUIMIENTO AL PLAN INSTITUCIONAL DE GESTIÓN AMBIENTAL – PIGA.

No	RESPONSABLE	ACTIVIDAD	REGISTROS	PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES
1	Profesional Especializado, Universitario y Técnico Operativo de la Dirección Administrativa y Financiera	Hace seguimiento y verifica el cumplimiento legal ambiental, el cumplimiento del plan de acción PIGA y de los objetivos ambientales, el desempeño ambiental y demás aspectos ambientales. Remite al Director Administrativo y Financiero para su revisión y aprobación.
2	Director Administrativo y Financiero	Verifica y aprueba seguimiento al Plan de Acción del PIGA. Remite al Profesional y/o Técnico de la Dirección Administrativa y Financiera para que continúe con los reportes pertinentes.
3	Profesional Especializado, Universitario y Técnico Operativo de la Dirección Administrativa y Financiera	Recibe e ingresa la información al aplicativo STORM de la Secretaría de Ambiente y genera el certificado de recepción de información.	Certificado Recepción Información.
4	Profesional Especializado, Universitario y/o Técnico Operativo de la Dirección Administrativa y Financiera	Archiva en medio físico y magnético la información que se genere.

6.4. REPORTE INFORMES PLAN INSTITUCIONAL DE GESTIÓN AMBIENTAL

No	RESPONSABLE	ACTIVIDAD	REGISTROS	PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES
1	Director Administrativo, Profesional Especializado y/o Profesional Universitario	Consulta los lineamientos y metodología establecida por la Secretaría Distrital de Ambiente, como autoridad rectora, para el reporte de información correspondiente al desarrollo, avances y registros del Plan Institucional de Gestión Ambiental PIGA.
2	Profesional Especializado y/o Profesional Universitario	Proyecta los informes solicitados por la Autoridad Ambiental y remite al Director Administrativo para su revisión y validación.
3	Director Administrativo y Financiero	Revisa, valida los informes y los remite al Profesional y/o técnico para que continúe con el procedimiento.
4	Profesional Especializado y/o Profesional Universitario	Remite a través del aplicativo STORM los informes requeridos y genera el certificado de recepción de información.	Certificado de Recepción de Información.
5	Profesional (Especializado y/o Universitario) y/o Técnico operativo de la Dirección Administrativa y Financiera	Archiva los documentos generados durante la ejecución del procedimiento en físico y en medio magnético.

7. ANEXOS

ANEXO Nº 01

PLAN DE ACCIÓN DEL PLAN INSTITUCIONAL DE GESTIÓN AMBIENTAL – PIGA

Código formato: PGRF-20-001

Código documento: PGRF-20

Versión: 3.0

Página x de y

8. CONTROL DE CAMBIOS

Versión	No. Del Acto Administrativo que lo adopta y Fecha	Descripción de la modificación
1.0	R.R. 023 DE NOVIMEBRE 16 DE 2012	Todas las actividades fueron modificadas. Se realizaron modificaciones en el responsable de las actividades. Se incluyó un anexo: Anexo Nº 1. Plan de acción del PIGA.
2.0	R.R. 047 DE NOVIEMBRE 7 DE 2013	Se dividió el procedimiento en cuatro etapas: 1. ELABORACIÓN DEL PLAN INSTITUCIONAL DE GESTIÓN AMBIENTAL – PIGA. 2. IMPLEMENTACIÓN DEL PLAN INSTITUCIONAL DE GESTIÓN AMBIENTAL – PIGA. 3. SEGUIMIENTO AL PLAN INSTITUCIONAL DE GESTIÓN AMBIENTAL – PIGA. 4. REPORTE INFORMES PLAN INSTITUCIONAL DE GESTIÓN AMBIENTAL. Se modificó el Anexo Nº 1 Plan de Acción del PIGA.
3.0	R.R.004 de enero 26 de 2015

PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN DE ASPECTOS E IMPACTOS AMBIENTALES

Código formato: PGD-01-002

Código documento: PGRF-21

Versión: 3.0

Página 1 de 7

FECHA: 20 DE ENERO DE 2015

Aprobó elaboración o modificación	Revisión técnica
Firma:	Firma:
Nombre: Sandra Milena Jimenez Castaño	Nombre: Juan Pablo Contreras Lizarazo
Cargo: Director Administrativo – Dirección Administrativa y Financiera	Cargo: Director Técnico – Dirección de Planeación

1. OBJETIVO(S):

Establecer las actividades para la identificación de aspectos e impactos ambientales generados por la Entidad durante el desarrollo de las actividades, productos o servicios y que puedan ser controlados y aquellos sobre los cuales pueda influir.

2. ALCANCE:

El procedimiento inicia consultando el Instructivo Diligenciamiento de la Matriz de Identificación de aspectos y valoración de impactos ambientales de la Secretaría Distrital de Ambiente como autoridad ambiental rectora, para la identificación y valoración de Aspectos e Impactos Ambientales (AEIA) y finaliza con el archivo de los documentos generados durante la ejecución del procedimiento en medio físico y magnético.

3. BASE LEGAL:

TIPO DE NORMA	FECHA	DESCRIPCIÓN
Resolución 1045	Septiembre 26 de 2003	Por la cual se adopta la metodología para la elaboración de los Planes de Gestión Integral de Residuos Sólidos, PGIRS, y se toman otras determinaciones.
NTC - ISO 14001	Diciembre 1 de 2004	Por medio de la cual se especifican los requisitos para un sistema de gestión ambiental.
Decreto 456	Diciembre 23 de 2008	Por el cual se reforma el Plan de Gestión Ambiental del Distrito Capital y se dictan otras disposiciones.
Resolución 1057	Junio 4 de 2008	Por medio de la cual se adopta e implementa el plan institucional de gestión ambiental - PIGA - en la Contraloría de Bogotá D.C.
Resolución 00242	Enero 28 de 2014	Por la cual se adoptan los lineamientos para la formulación, concertación, implementación, evaluación, control y seguimiento del Plan Institucional de Gestión Ambiental –PIGA

4. DEFINICIONES:

AEIA: Aspectos e Impactos Ambientales.

Aplicativo STORM: Es una herramienta empleada por la Secretaría Distrital de Ambiente para para el ingreso y envió de la información relacionada con el reporte de los informes asociados al Plan Institucional de Gestión Ambiental – PIGA.

Aspecto ambiental: Elemento de las actividades, productos o servicios de una organización que puede interactuar con el medio ambiente.

Condiciones de Operación Normal: Corresponde a una actividad, subproceso o equipo operando en condiciones de régimen esperado.

Condiciones de Operación Anormal: Corresponde a una actividad, subproceso o equipo que se aparta de las condiciones de régimen esperado.

Condiciones de Operación en Emergencia: Hecho fortuito que ocurre de manera imprevista, interrumpiendo el normal funcionamiento de una actividad, subproceso o equipo del sistema y que exige una rápida atención (condiciones de alerta, como incendios, sismos, derrames, roturas producto de acciones de terceros o agotamiento de material, etc.).

Impacto ambiental: Cualquier cambio en el medio ambiente, ya sea adverso o beneficioso, como resultado total o parcial de los Aspectos Ambientales de una organización.

Medio ambiente: Entorno en el cual una organización opera incluidos el aire, el agua, el suelo, los recursos naturales, la flora, la fauna, los seres humanos y sus interrelaciones.

Objetivo ambiental: Fin ambiental de carácter general coherente con la política ambiental que una organización establece.

PGA: Plan de Gestión Ambiental.

PIGA: Plan Institucional de Gestión Ambiental.

5. ANEXOS:

ANEXO No. 01. MATRIZ IDENTIFICACIÓN DE ASPECTOS Y EVALUACIÓN DE IMPACTOS AMBIENTALES. Código documento: PGRF-21-001

6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO:

No.	RESPONSABLE	ACTIVIDAD	REGISTROS	PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES
1	Profesional (Especializado y/o Universitario) y/o Técnico operativo de la Dirección Administrativa y Financiera	Consulta el Instructivo Diligenciamiento de la Matriz de Identificación de aspectos y valoración de impactos ambientales.		Observación: Este instructivo se debe consultar en la página web de la Secretaría Distrital de Ambiente como autoridad ambiental rectora.
2	Profesional (Especializado y/o Universitario) de la Dirección Administrativa y Financiera	Realiza la identificación de los aspectos e impactos ambientales asociados a las actividades, productos y servicios realizados por la Contraloría de Bogotá D.C.		Observación: Los aspectos e impactos ambientales negativos significativos serán utilizados como insumo en la formulación de los programas ambientales contemplados en el Documento PIGA y en el Plan de Acción del PIGA.
3	Profesional (Especializado y/o Universitario) y/o Técnico operativo de la Dirección Administrativa y Financiera	Diligencia la “Matriz de Identificación de Aspectos e Impactos Ambientales” en el formato establecido por la Secretaría Distrital de Ambiente (SDA).	Matriz de Identificación de Aspectos e Impactos Ambientales	Observación: La Matriz de Aspectos e Impactos Ambientales se debe actualizar en los siguientes casos: Cuando se re-diseña el Sistema de Gestión Ambiental. Cuando se cambia el alcance del Subsistema de Gestión Ambiental (nueva sede, nuevos procesos, nuevas actividades, nuevos productos). Cuando se presenten nuevos desarrollos de productos o servicios. Cuando cambien los lineamientos establecidos por la Autoridad Ambiental. Cuando la Autoridad Ambiental realice el respectivo requerimiento a la entidad.
4	Profesional (Especializado y/o Universitario) y/o Técnico operativo de la Dirección Administrativa y Financiera	Remite la “Matriz de Identificación de Aspectos e Impactos Ambientales” diligenciada al Director Administrativo (Gestor Ambiental) para su aprobación.
5	Director Administrativo - Dirección Administrativa y Financiera	Revisa la Matriz de Aspectos e Impactos Ambientales y solicita ajustes en caso de que haya lugar a ello. Entrega al profesional y/o técnico para el reporte respectivo.	Matriz de Identificación de Aspectos e Impactos Ambientales	Punto de Control: Verifica que se hayan identificado para todos los procesos sus respectivos aspectos e impactos ambientales e imparte su visto bueno.
6	Profesional (Especializado y/o Universitario) y/o Técnico operativo de la Dirección Administrativa y Financiera	Realiza el reporte de la Matriz de Identificación de Aspectos e Impactos Ambientales en el aplicativo STORM, de la Secretaría Distrital de Ambiente y genera el certificado de recepción de información.	Certificado de Recepción de Información.
7	Profesional (Especializado y/o Universitario) y/o Técnico operativo de la Dirección Administrativa y Financiera	Archiva los documentos generados durante la ejecución del procedimiento en físico y en medio magnético.

7. ANEXOS

ANEXO No. 01

MATRIZ IDENTIFICACIÓN DE ASPECTOS Y EVALUACIÓN DE IMPACTOS AMBIENTALES

Código formato: PGRF-21-001

Código documento: PGRF-21

Versión: 3.0

Página x de y

8. CONTROL DE CAMBIOS

Versión	No. Del Acto Administrativo que lo adopta y Fecha	Descripción de la modificación
1.0	R.R. 023 DE NOVIEMBRE 16 DE 2012	El alcance fue modificado. Las actividades 1, 3, 4 y 7 fueron modificadas. Se realizaron modificaciones en el responsable de las actividades. Se incluyo el Anexo Nº 1 denominado “Matriz de Identificación de Aspectos e Impactos Ambientales”.
2.0	R.R. 047 DE NOVIEMBRE 7 DE 2013.	Se modificaron las Actividades 1, 4 y 5. Se modificaron las Observaciones de las Actividades 2 y 3. Se eliminó el punto de control de la actividad 3. Se eliminó la observación de la Actividad 4. Se eliminó la actividad 6. Se agregó el Registro del Certificado de Recepción de Información en la Actividad 7.
3.0	R.R. 004 de enero 26 de 2015

PROCEDIMIENTO CONTROL CONSUMOS SERVICIOS AGUA, ENERGÍA Y GAS

Código formato: PGD-01-002

Código documento: PGRF-24

Versión: 3.0

Página 1 de 11

FECHA: 20 DE ENERO DE 2015

Aprobó elaboración o modificación	Revisión técnica
Firma:	Firma:
Nombre: Sandra Milena Jimenez Castaño	Nombre: Juan Pablo Contreras Lizarazo
Cargo: Director Administrativo – Dirección Administrativa y Financiera	Cargo: Director Técnico – Dirección de Planeación

1. OBJETIVO(S):

Establecer y definir las actividades necesarias para realizar el control y seguimiento de los consumos de agua, energía y gas en las sedes de la Contraloría de Bogotá en el marco del Sistema Integrado de Gestión.

2. ALCANCE:

El procedimiento inicia con la recepción y revisión de facturas de consumo de agua, energía y gas, finaliza con el archivo del reporte de comportamiento de consumos y documentación complementaria.

3. BASE LEGAL:

TIPO DE NORMA	FECHA	DESCRIPCIÓN
Ley 373	Junio 6 de 1997	Por el cual se establece el Programa para el Uso Eficiente y Ahorro del Agua.
Decreto 3102	Diciembre 30 de 1997	Por el cual se reglamenta el artículo 15 de la Ley 373 de 1997 en relación con la instalación de equipos, sistemas e implementos de bajo consumo de agua.
NTC - ISO 14001	Diciembre 1 de 2004	Por medio de la cual se especifican los requisitos para un sistema de gestión ambiental.
Decreto 1575	Mayo 9 de 2007	Por el cual se establece el Sistema para la Protección y Control de la Calidad del Agua para Consumo Humano.
Decreto 2331	Junio 22 de 2007	Por el cual se establece una medida tendiente al uso racional y eficiente de energía eléctrica.
Decreto 895	Marzo 28 de 2008	Por el cual se modifica y adiciona el Decreto 2331 de 2007 sobre uso racional y eficiente de energía eléctrica.
Decreto 3540	Septiembre 12 de 2008	Por el cual se dictan medidas tendientes al uso racional y eficiente de la energía eléctrica.
Resolución 18 0606	Abril 28 de 2008	Por la cual se especifican los requisitos técnicos que deben tener las fuentes lumínicas de alta eficacia usadas en sedes de entidades públicas.
Resolución 1057	Junio 4 de 2008	Por medio de la cual se adopta e implementa el plan institucional de gestión ambiental - PIGA - en la Contraloría de Bogotá D.C.
Ley 697	Octubre 3 de 2010	Mediante la cual se fomenta el uso racional y eficiente de la energía, se promueve la utilización de energías alternativas y se dictan otras disposiciones.
Resolución 00242	Enero 28 de 2014	Por la cual se adoptan los lineamientos para la formulación, concertación, implementación, evaluación, control y seguimiento del Plan Institucional de Gestión Ambiental –PIGA

4. DEFINICIONES:

Ahorro y uso eficiente: Consiste en la minimización de factores técnicos locativos sociales y culturales que generan el uso innecesario de un recurso.

Consumo: Es la acción y efecto de consumir o gastar, bien sean productos, bienes o servicios, como energía, agua o gas, entendiendo por consumir el hecho de utilizar estos productos y servicios para satisfacer necesidades primarias y secundarias.

Consumo óptimo: Es la acción mediante la cual se utiliza un recurso sin desperdiciarlo.

Facturación de servicios públicos: Hace referencia al costo variable de la factura. En este caso, el documento refleja cuánto vale la unidad de medida en cuestión (M3 ó Kw/h) y lo multiplica por el consumo efectuado en el periodo.

Kilovatio hora (Kw/h): Es una unidad de energía, equivale a la energía desarrollada por una potencia de un kilovatio (Kw) durante una hora, se usa generalmente para la facturación de energía eléctrica.

Metro Cúbico (m3): Es una unidad utilizada como patrón de medida para el consumo de agua, corresponde al volumen de un cubo de un metro de arista. Equivale a un kilolitro y es la unidad básica de los volúmenes del Sistema Internacional de Unidades.

PIGA: Plan Institucional de Gestión Ambiental

Plan de Mantenimiento: Conjunto de actividades necesarias para lograr el funcionamiento adecuado de las instalaciones físicas.

Registros de consumo: Son las facturas o reportes entregados por las empresas prestadoras del servicio tales como agua, energía y gas.

SIG: Sistema Integrado de Gestión.

5. ANEXOS:

ANEXO No. 01. FORMATO REGISTRO INFORMACIÓN CONSUMO SERVICIOS PÚBLICOS. Código formato: PGRF-24-001

ANEXO No. 02. FORMULARIO DE VERIFICACIÓN REGISTRO DE CONSUMOS. Código formato: PGRF-24-002

ANEXO No. 03. INSTRUCTIVO PARA EL REGISTRO DE CONSUMOS DE AGUA, ENERGÍA Y GAS Y ESTABLECIMIENTO DE LA LÍNEA BASE. Código formato: PGRF-24-003

6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO:

No	RESPONSABLE	ACTIVIDAD	REGISTROS	PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES
1	Profesional Especializado, Universitario y/o Técnico Operativo Subdirección Financiera	Recibe y cancela las facturas de consumo de agua, energía y gas, de acuerdo al procedimiento establecido para tal fin. Remite copia de la factura a la Dirección Administrativa y Financiera, para que los funcionarios PIGA realicen el registro de la información respectiva.
2	Profesional Especializado, Universitario y/o Técnico Operativo Dirección Administrativa y Financiera	Recibe copia de las facturas de consumo de agua, energía y gas. Registra la información de las facturas mensual o bimestral en el “Formato registro información consumos servicios públicos”, para el respectivo análisis. Reporta trimestralmente en el formato electrónico: “Formulario de Verificación - Registro de Consumos” a la Secretaria Distrital de Ambiente.	Formato registro información consumos servicios públicos Formulario de Verificación - Registro de Consumos
3	Profesional Especializado o Universitario Dirección Administrativa y Financiera	Realiza análisis de los consumos de agua, energía y gas registrados conforme lo establece el “Instructivo para el registro de consumos de agua, energía y gas y establecimiento de la línea base”. Identifica las posibles causas de variaciones significativas (fugas, conexiones erradas, aumento de usuarios, desperdicios, fallas en los medidores, mediciones erradas etc.) y proyecta para la firma del director comunicación dirigida a la Subdirección de Servicios Generales para tomar las medidas correctivas.	Memorando Interno.
4	Subdirector Administrativo	Recibe memorando interno de la Dirección Administrativa y Financiera e implementa acciones de acuerdo con las causas para corregir, controlar y/o prevenir la situación identificada.		Observación: Si las causas se relacionen con la infraestructura física se continua con el procedimiento “Adecuaciones Locativas.” para las demás causas se tomarán las acciones a que haya lugar según corresponda.
5	Profesional Especializado, Universitario y/o Técnico de la Dirección Administrativa y Financiera	Archiva los documentos generados durante la ejecución del presente procedimiento de acuerdo con los lineamientos establecidos por gestión documental.

7. ANEXOS

ANEXO No. 01

FORMATO REGISTRO INFORMACIÓN CONSUMO SERVICIOS PÚBLICOS.

FORMATO REGISTRO INFORMACIÓN CONSUMO SERVICIOS PÚBLICOS

Código formato: PGRF-24-001

Código documento: PGRF-24

Versión: 3.0

Página x de y

ANEXO No. 02

FORMULARIO DE VERIFICACIÓN REGISTRO DE CONSUMOS.

FORMULARIO DE VERIFICACIÓN REGISTRO DE CONSUMOS

Código formato: PGRF-24-002

Código documento: PGRF-24

Versión: 3.0

Página x de y

ANEXO No. 03

INSTRUCTIVO PARA EL REGISTRO DE CONSUMOS DE AGUA, ENERGÍA Y GAS Y ESTABLECIMIENTO DE LA LÍNEA BASE.

INSTRUCTIVO PARA EL REGISTRO DE CONSUMOS DE AGUA, ENERGÍA Y GAS Y ESTABLECIMIENTO DE LA LÍNEA BASE

Código formato: PGRF-24-003

Código documento: PGRF-24

Versión: 3.0

Página x de y

1. Para realizar el registro de los consumos se deberán tener en cuenta los siguientes criterios y variables, los cuales constituyen la Línea Base de consumo de agua, energía y gas:

* Cantidad de usuarios fijos de la Contraloría: se refiere a la cantidad de servidores que laboran diariamente en las sedes de la Contraloría y los servidores que tienen trabajo de campo que asisten eventualmente a las instalaciones de la entidad.

* Cantidad de población flotante: Se encuentra conformado por los visitantes o usuarios que asisten a la entidad para realizar los trámites o servicios brindados por ésta.

* Kw/h consumidos en el período: corresponde a la unidad de medida de consumo de energía de las sedes de la Contraloría de Bogotá, la fuente de esta información son los recibos proporcionados por la empresa prestadores del servicio.

* m3 consumidos en el período: corresponde a la unidad de medida de consumo de agua, gas y aseo de las sedes de la Contraloría de Bogotá, la fuente de esta información son los recibos proporcionados por la empresa prestadora del servicio.

* Costo del Kw/h o Costo del m3: corresponde al valor establecido para el nivel de consumo reportado de acuerdo con las tarifas establecidas por las empresas prestadoras de servicios.

* Periodo Facturado: corresponde al tiempo durante el cual se realiza la prestación del servicio, para el caso del servicio de energía y gas es mensual y del agua es bimestral.

* Consumo per cápita: Es el promedio de consumo por persona que corresponde al total de consumo periódico dividido por el número de usuarios.

2. En la elaboración y registro de la información en la línea base se deben tener en cuenta los siguientes pasos:

a. Recolección de la información: Se realiza la recolección de la información de los recibos de agua, energía y gas de cada una de las sedes administradas por la Contraloría de Bogotá de acuerdo con la periodicidad de reporte de los recibos de las empresas prestadoras del servicio.

b. Organizar la información: Los recibos de consumo de agua, energía y gas se archivaran conforme a lo establecido en la Subdirección Financiera, esta información se debe encontrar disponible en cualquier momento para su acceso y consulta.

c. Realizar el registro de información: Se diligencia la base de datos establecida para el registro de información de consumos PIGA, de acuerdo con las variables establecidas en el presente instructivo.

d. Calcular los usuarios: El cálculo del total de los usuarios se realizará de acuerdo con Cantidad de usuarios fijos de la Contraloría de Bogotá sumados a la Cantidad de población flotante, información que suministra la Dirección de Talento Humano y la Empresa de Vigilancia.

e. Realizar análisis de la información: inicialmente el análisis de la línea base se realizará conforme con la información disponible de registros de consumo, esto teniendo en cuenta la antigüedad de cada una de las sedes y la disponibilidad de la información de éstas.

f. Realizar el análisis de la información: Para el análisis de la información de la línea base en las sedes nuevas, se realizará comparativo de los consumos y la información disponible a partir del inicio del funcionamiento de la sede, el comparativo se realiza de los meses del mismo año por ejemplo consumo per cápita de enero de la vigencia respectiva versus al consumo per cápita de febrero de la actual vigencia y así sucesivamente. Para las sedes antiguas de acuerdo con la disponibilidad de la información el análisis de la línea base se realiza comparando el mismo mes pero de diferente año como por ejemplo se compara el consumo per cápita de enero la vigencia respectiva versus el consumo per cápita de enero de la actual vigencia y así sucesivamente.

g. El reporte del análisis se realizará en el campo denominado “Consumo Per-cápita” contemplado en el formato electrónico “Formulario de Verificación – Registro de Consumos”, establecido por la Secretaría Distrital de Ambiente; en caso de presentarse incremento o disminución significativa en el consumo, estas serán reportadas en el mismo formato en la casilla “Observaciones de la Tendencia”.

8. CONTROL DE CAMBIOS

Versión	No. Del Acto Administrativo que lo adopta y Fecha	Descripción de la modificación
1.0	R.R. 023 DEL 16 DE NOVIEMBRE DE 2012	Se modificó el alcance y el nombre del procedimiento. Todas las actividades fueron modificadas. Se modificó el responsable de las actividades. Se incluyeron los siguientes anexos: Anexo Nº 1 denominado “Planilla de control”, Anexo Nº 2 denominado “Formato registro información consumos servicios públicos” y Anexo 3 denominado “Formulario de Verificación - Registro de Consumos”. Se eliminó el Anexo “Protocolo: Limpieza y desinfección de contenedores y sitio de almacenamiento”.
2.0	R.R. 047 DE NOVIEMBRE 7 DE 2013	Las actividades1, 2 y 5 5 fueron modificadas. Se eliminó el Anexo Nº 1 Planilla de Control. Se eliminaron las actividades 3 y 4, toda vez que la entidad ya cuenta con línea base de consumo establecida. Se eliminó observación y Protocolo de Lavado de Tanques, toda vez que no se relaciona con el procedimiento.
3.0	R.R. 004 de enero 26 de 2015

PROCEDIMIENTO MANEJO INTEGRAL DE RESIDUOS

Código formato: PGD-01-002

Código documento: PGRF-25

Versión: 3.0

Página 1 de 19

FECHA: 20 DE ENERO DE 2015

Aprobó elaboración o modificación	Revisión técnica
Firma:	Firma:
Nombre: Sandra Milena Jimenez Castaño	Nombre: Juan Pablo Contreras Lizarazo
Cargo: Director Administrativo – Dirección Administrativa y Financiera	Cargo: Director Técnico – Dirección de Planeación

1. OBJETIVO(S):

Establecer las actividades para realizar la gestión integral de residuos sólidos en las etapas de generación, separación en la fuente, almacenamiento, recolección, tratamiento y disposición final, en las sedes de la Contraloría de Bogotá.

2. ALCANCE:

El procedimiento inicia con la generación y separación del residuo y termina con la entrega para la disposición final y archivo de los documentos generados durante la ejecución del procedimiento.

3. BASE LEGAL:

TIPO DE NORMA	FECHA	DESCRIPCIÓN
Acuerdo 114	Diciembre 29 de 2003	Por el cual se impulsa en las entidades distritales el aprovechamiento eficiente de residuos sólidos.
Resolución 1045	Septiembre 26 de 2003	Por la cual se adopta la metodología para la elaboración de los Planes de Gestión Integral de Residuos Sólidos, PGIRS, y se toman otras determinaciones.
Decreto 400	Diciembre 15 de 2004	Por el cual se impulsa el aprovechamiento eficiente de los residuos sólidos producidos en las entidades distritales.
NTC - ISO 14001	Diciembre 1 de 2004	Por medio de la cual se especifican los requisitos para un sistema de gestión ambiental.
Decreto 4741	Diciembre 30 de 2005	Por el cual se reglamenta parcialmente la prevención y manejo de los residuos o desechos peligrosos generados en el marco de la gestión integral.
Decreto 312	Agosto 15 de 2006	Por el cual se adopta el Plan Maestro para el Manejo Integral de Residuos Sólidos para Bogotá Distrito Capital.
Acuerdo 287	Junio 28 de 2007	Por el cual se establecen lineamientos para aplicar las acciones afirmativas que garantizan la inclusión de los recicladores de oficio en condiciones de pobreza y vulnerabilidad en los procesos de la gestión y manejo integral de los residuos sólidos
Resolución 1057	Junio 4 de 2008	Por medio de la cual se adopta e implementa el plan institucional de gestión ambiental - PIGA - en la Contraloría de Bogotá D.C.
Resolución 799	Diciembre 31 de 2012	Por la cual se establece el listado detallado los materiales reciclables y no reciclables para la separación en la fuente de los residuos sólidos domésticos en el distrito capital.
Resolución 00242	Enero 28 de 2014	Por la cual se adoptan los lineamientos para la formulación, concertación, implementación, evaluación, control y seguimiento del Plan Institucional de Gestión Ambiental –PIGA

4. DEFINICIONES:

Acopio: Acción tendiente a reunir productos desechados o descartados por el consumidor al final de su vida útil y que están sujetos a planes de gestión de devolución de productos posconsumo, en un lugar acondicionado para tal fin, de manera segura y ambientalmente adecuada, a fin de facilitar su recolección y posterior manejo integral. El lugar donde se desarrolla esta actividad se denominará centro de acopio.

Almacenamiento: Es el depósito temporal de residuos o desechos peligrosos en un espacio físico definido y por un tiempo determinado con carácter previo a su aprovechamiento y/o valorización, tratamiento y/o disposición final.

Aprovechamiento y/o Valorización: Es la utilización de residuos mediante actividades tales como separación en la fuente, recuperación, transformación re-uso de los mismos, permitiendo la reincorporación en el ciclo económico y productivo con el fin de generar un beneficio económico y social y de reducir los impactos ambientales y los riesgos a la salud humana asociados con la producción, manejo y disposición final de los residuos (Dec. 2676/00)

Disposición Final: Es el proceso de aislar y confinar los residuos o desechos peligrosos, en especial los no aprovechables, en lugares especialmente seleccionados, diseñados y debidamente autorizados, para evitar la contaminación y los daños o riesgos a la salud humana y al ambiente.

Generador de Residuos Peligrosos: Cualquier persona cuya actividad produzca residuos o desechos peligrosos. Si la persona es desconocida será la persona que está en posesión de estos residuos. El fabricante o importador de un producto o sustancia química con propiedad peligrosa, para los efectos del presente decreto se equipara a un generador, en cuanto a la responsabilidad por el manejo de los embalajes y residuos del producto o sustancia.

Gestión Integral de Residuos Peligrosos : Conjunto articulado e interrelacionado de acciones de política, normativas, operativas, financieras, de planeación, administrativas, sociales, educativas, de evaluación, seguimiento y monitoreo, desde la prevención de la generación hasta la disposición final de los residuos o desechos peligrosos, a fin de lograr beneficios ambientales, la optimización económica de su manejo y su aceptación social, respondiendo a la necesidades y circunstancias de cada localidad o región.

Manejo Integral: Es la adopción de todas las medidas necesarias en las actividades de prevención, reducción y separación en la fuente, acopio, almacenamiento, transporte, aprovechamiento y/o valorización, tratamiento y/o disposición final, importación y exportación de residuos o desechos peligrosos, individualmente realizadas o combinadas de manera apropiada, para proteger la salud humana y el ambiente contra los efectos nocivos temporales y/o permanentes que puedan derivarse de tales residuos o desechos.

Plan de Gestión de Devolución de Productos Pos-consumo: Instrumento de gestión que contiene el conjunto de reglas, acciones, procedimientos y medios dispuestos para facilitar la devolución y acopio de productos pos-consumo que al desecharse se convierten en residuos peligrosos, con el fin de que sean enviados a instalaciones en las que se sujetarán a procesos que permitirán su aprovechamiento y/o valorización, tratamiento y/o disposición final controlada.

Posesión de residuos o desechos peligrosos: Es la tenencia de esta clase de residuos con ánimo de señor y dueño, sea que el dueño o el que se da por tenga la cosa por si mismo, o por otra persona que la tenga en lugar y a nombre de él.

Receptor: El titular autorizado para realizar las actividades de almacenamiento, aprovechamiento y/o valorización (incluida la recuperación, el reciclado o la regeneración), el tratamiento y/o la disposición final de residuos o desechos peligrosos.

Reciclaje: Es el proceso mediante el cual se aprovechan y transforman los residuos sólidos recuperados y se devuelve a los materiales su potencialidad de reincorporación como materia prima para la fabricación de nuevos productos. El reciclaje puede constar de varias etapas procesos de tecnologías limpias, reconversión industrial, separación, recolección selectiva acopio, reutilización, transformación y comercialización.

Remediación: Conjunto de medidas a las que se someten los sitios contaminados para reducir o eliminar los contaminantes hasta un nivel seguro para la salud y el ambiente o prevenir su dispersión en el ambiente sin modificarlos.

Residuo o desecho: Es cualquier objeto, material, sustancia, elemento o producto que se encuentra en estado sólido o semisólido, o es un líquido o gas contenido en recipientes o depósitos, cuyo generador descarta, rechaza o entrega porque sus propiedades no permiten usarlo nuevamente en la actividad que lo generó o porque la legislación o la normatividad vigente así lo estipula.

Residuo o Desecho Peligroso (RESPEL): Es aquel residuo o desecho que por sus características corrosivas, reactivas, explosivas, tóxicas, inflamables, infecciosas o radiactivas puede causar riesgo o daño para la salud humana y el ambiente. Así mismo, se considera residuo o desecho peligroso los envases, empaques y embalajes que hayan estado en contacto con ellos.

Riesgo: Probabilidad o posibilidad de que el manejo, la liberación al ambiente y la exposición a un material o residuo, ocasionen efectos adversos en la salud humana y/o al ambiente.

Tenencia: Es la que ejerce una persona sobre una cosa, no como dueño, sino en lugar o a nombre del dueño.

Tratamiento de Residuos peligrosos: Es el conjunto de operaciones, procesos o técnicas mediante los cuales se modifican las características de los residuos o desechos peligrosos, teniendo en cuenta el riesgo y grado de peligrosidad de los mismos, para incrementar sus posibilidades de aprovechamiento y/o valorización o para minimizar los riesgos para la salud humana y el ambiente.

5. ANEXOS:

ANEXO No. 01. INSTRUCTIVO PARA LA CLASIFICACIÓN DE MATERIALES POR CÓDIGO DE COLOR. Código formato: PGRF-25-001.

ANEXO No. 02. INFORME DE ENTREGA DE MATERIAL RECICLADO. Código Formato: PGRF-25-002.

ANEXO No. 03. FORMATO DE ENTREGA DE RESIDUOS PELIGROSOS Y ESPECIALES. Código formato: PGRF-25-003.

ANEXO No. 04. PROTOCOLO: CONTINGENCIAS – ALMACENAMIENTO DE RESPEL. Código formato: PGRF-25-004.

ANEXO No. 05. PROCOTOLO (SIC): LIMPIEZA Y DESINFECCIÓN DE CONTENEDORES Y SITIO DE ALMACENAMIENTO. Código formato: PGRF-25-005

6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO:

6.1. MANEJO DE RESIDUOS ORDINARIOS Y RECICLADOS

No	RESPONSABLE	ACTIVIDAD	REGISTROS	PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES
1	Funcionarios, contratistas y población flotante de la Contraloría D.C.	Identifica y clasifica los residuos ordinarios, reciclables y el papel en desuso generado en el desarrollo de las actividades cotidianas. Deposita en el punto ecológico más cercano, atendiendo Instructivo para la Clasificación de Materiales por Código de Color. (Anexo No. 01)
2	Auxiliar de Servicios Generales -Subdirección de Servicios Generales / Administración de propiedad horizontal.	Realiza recolección interna de residuos depositados en los puntos ecológicos, conforme con la frecuencia y rutas de recolección internas. Traslada los residuos al cuarto de almacenamiento temporal.		Punto de Control: Verifica y separa los residuos sólidos potencialmente reciclables.
3	Profesional Universitario y/o Técnico Operativo Dirección Administrativa y Financiera. / Administración de propiedad horizontal	Entrega los residuos que se encuentran depositados en el cuarto de almacenamiento temporal, para su aprovechamiento o disposición final, al Gestor Ambiental Externo Autorizado y/o a la Empresa Prestadora de Aseo asignada a la zona de ubicación de las sedes de la entidad.		Observación: Los residuos ordinarios se deben entregar en los horarios establecidos por la empresa prestadora del servicio.
4	Profesional Especializado, Universitario y/o Técnico Operativo Dirección Administrativa y Financiera.	Registra el valor del pesaje de los residuos reciclados en el Anexo No. 02. Informe de entrega de material reciclado, que se reporta trimestralmente a la Unidad Administrativa Especial de Servicios Públicos – UAESP de la Alcaldía Mayor de Bogotá.	Informe de entrega de material reciclado.
5	Profesional Especializado, Universitario y/o Técnico Operativo Dirección Administrativa y financiera. / Administración de propiedad horizontal	Coordina la limpieza y desinfección de contenedores y de los sitio de almacenamiento temporal con la administración del edificio de la Lotería de Bogotá para la sede Calle 26 y para las otras sedes con la Subdirección de Servicios Generales.		Observación: La limpieza y desinfección se realizará de acuerdo con el protocolo que tenga la administración o el contratista para esta labor, en caso de que no se cuente con protocolo se podrá realizar lo indicado en el Anexo 5. Protocolo limpieza y desinfección de contenedores y sitio de almacenamiento.
6	Profesional Especializado, Universitario y/o Técnico Operativo Dirección Administrativa y Financiera	Archiva los documentos y registros resultantes de la ejecución del procedimiento de acuerdo con la tabla de retención documental.

6.2. MANEJO DE REDISUOS (SIC) PELIGROSOS Y ESPECIALES

No	RESPONSABLE	ACTIVIDAD	REGISTROS	PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES
1	Funcionarios, contratistas y población flotante de la Contraloría D.C.	Identifica residuos especiales (llantas) y peligrosos (luminarias, envases contaminados, tóner, RAEE’S). Informa y remite a la Dirección Administrativa y Financiera para que el funcionario del PIGA, coordine las actividades de almacenamiento y disposición final.
2	Profesional Universitario y/o Técnico Operativo Dirección Administrativa y Financiera.	Rotula y embala los residuos peligrosos, de acuerdo con lo establecido en el Plan de Gestión Interna de Residuos Peligrosos PGIR – RESPEL. Traslada los residuos al cuarto de almacenamiento temporal.
3	Profesional Universitario y/o Técnico Operativo Dirección Administrativa y Financiera. / Administración de propiedad horizontal	Pesa y entrega los residuos que se encuentran depositados en el cuarto de almacenamiento temporal, para su aprovechamiento o disposición final, a los gestores ambientales externos autorizados con los cuales la Entidad haya establecido convenios y/o celebrado contratos. Diligencia Anexo 3. Formato de Entrega de Residuos Peligrosos y Especiales.	Formato de Entrega de Residuos Peligrosos y Especiales.
4	Profesional Especializado, Universitario y/o Técnico Operativo Dirección Administrativa y financiera. / Administración de propiedad horizontal	Coordina la limpieza y desinfección de contenedores y de los sitio de almacenamiento con la Subdirección de Servicios Generales.		Observación: La actividad se realizará de acuerdo con el protocolo que tenga la administración o el contratista para esta labor, en caso de que no se cuente con protocolo se podrá utilizar lo indicado en el anexo 5 (Protocolo limpieza y desinfección de contenedores y sitio de almacenamiento).
5	Profesional Especializado, Universitario y/o Técnico Operativo Dirección Administrativa y Financiera	Archiva los documentos y registros resultantes de la ejecución del procedimiento de acuerdo con la tabla de retención documental.

7. ANEXOS

ANEXO No. 01

INSTRUCTIVO PARA LA CLASIFICACIÓN DE MATERIALES POR CÓDIGO DE COLOR.

INSTRUCTIVO PARA LA CLASIFICACIÓN DE MATERIALES POR CÓDIGO DE COLOR

Código formato: PGRF-25-001

Código documento: PGRF-25

Versión: 3.0

Página x de y

Código de color por caneca	MATERIALES RECICLABLES	MATERIALES NO RECICLABLES
Código de color por caneca	Libres de grasas, líquidos, polvo, etiquetas, aceites lubricantes, parafinas y comidas.	Contaminado con grasas, líquidos, polvo, etiquetas, aceites, lubricantes, parafinas y comidas.
Azul	Papel	Papel
Azul	Archivo: Hojas de papel utilizado por ambas caras, cuadernos, sobres de papel blanco, papel arrugado, papel roto o cortado (entero o en pedazos). , carteles, libretas de apuntes. Cartón: Cajas de cartón, pedazos de cartón usado, empaques de artículos provenientes de almacenes, cartón corrugado, sin ninguna clase de cinta. Revistas: Publicaciones impresas sobre papeles esmaltados o satinados que brillan. Plegadiza: Lámina de cartón delgado, empaques livianos. Tubos de plegadiza: Cartón liviano. Cartulina: Lámina delgada.	Papeles impregnados con parafina, grasa, aceite, manteca, encerados, hidrocarburos, fenoles, disolventes, encerados, barniz o lacas alimentos, agua, tinto, etc. Papeles revestidos de plástico Papel carbón Papeles satinados Papeles de fotografía Papeles adhesivos Papeles laminados con tela o aluminio Papel periódico con marcador

Código de color por caneca	MATERIALES RECICLABLES	MATERIALES NO RECICLABLES
Código de color por caneca	Libres de grasas, líquidos, polvo, etiquetas, aceites lubricantes, parafinas y comidas.	Contaminado con grasas, líquidos, polvo, etiquetas, aceites, lubricantes, parafinas y comidas.
Amarillo	Papel	Papel
	Papel periódico: Diarios matutinos o vespertinos. Tetra pack (escurrido) Directorios telefónicos: Papel periódico amarillo entero. Cubetas o panales: Empaques de papel reciclado. Cajetillas de cigarrillos Botellas: plásticas escurridas: De bebidas (transparente, verde, azul y ámbar), aceite de cocina y productos de aseo. Bolsas: supermercados, empaques de alimentos y de embalajes. Icopor: De embalaje únicamente. Empaques y/o embalajes: De golosinas y alimentos (galletas, papas, café, chitos, etc) y otra clase de artículos. Juguetes sin partes eléctricas y electrónicas. Moldes de pastelería, botellones de agua. Utensilios plásticos: baldes, platones, tasas, poncheras, cubiertos. Cajas de Cds	Papeles impregnados con parafina, grasa, aceite, manteca, encerados, hidrocarburos, fenoles, disolventes, encerados, barniz o lacas alimentos, agua, tinto, etc. Papeles revestidos de plástico Recipientes con sustancias tóxicas. Icopor de empaque de alimentos. Plásticos impregnados con residuos de comida (pollo, carne, etc), líquidos o sanitarios. Recipientes desechables: vasos, platos y cubiertos. Persianas
	Vidrio	Vidrio
	Botellas: Transparentes, verdes y ámbar de bebidas, colonias, licores, cosméticos. Frascos: Conservas, mermeladas, aceite	Espejos Vidrio plano: de ventana Cerámicas. Vidrios refractarios
	Metales	Metales
	Latas de conservas, jugos, gaseosas, cerveza. Tarros de galletas, bebidas Aluminio: Perfeil, grueso, cerveza, gaseosas, aerosoles, persianas. Ganchos de alambre, ollas, cacerolas y tapas de aluminio. Botones. Papel aluminio grueso (utilizado en hornos). Alfileres, Alambre, Chatarra, Cable eléctrico. Otros metales: Aluminio, Aceros, Hierro gris/colado, Acero inoxidable, Latón, Pistones, Cobre rojo y amarillo, Estaño, Níquel, Bronce, Aceros, Hierro gris/colado, Acero inoxidable, Plata, Antimonio Zinc	Pilas (residuo peligroso). Aleaciones con manganeso y cromo-níquel, Baterías de automóviles, celulares (residuo peligroso). Electrodomésticos (residuo peligroso). Aerosoles con sustancias tóxicas. Cable de parabólica

Código de color por caneca

RESIDUOS ORGANICOS

La clasificación de los residuos orgánicos (aprovechables) y los residuos no aprovechables (ordinarios) se seguirá realizando en la misma caneca (verde), hasta que se inicie el proceso de implementación del Acuerdo Distrital 344 de 2008.

Verde

Orgánicos (aprovechables )*

Biodegradables o de fácil descomposición: cáscaras de frutas, restos de alimentos, papel con grasa o alimentos, grasa sólida

Residuos Ordinarios o aquellos que se generan en el desarrollo de actividades cotidianas que no sean aprovechables por ejemplo: colillas de cigarrillo, servilletas, residuos de barrido, platos, vasos y cubiertos desechables usados, madera.

Código de color por caneca	Residuos Sanitarios
Blanca	Residuos sanitarios: Aquellos que hayan tenido contacto con fluidos corporales, residuos generados en baños.

Código de color por caneca

Residuos Hospitalarios

Roja

Residuos generados en las actividades de enfermería que contienen fluidos corporales, sangre etc.

Residuos generados en el área de laboratorio: agares, muestras de análisis etc.

ANEXO No. 02

INFORME DE ENTREGA DE MATERIAL RECICLADO.

INFORME DE ENTREGA DE MATERIAL RECICLADO

Código formato: PGRF-25-002

Código documento: PGRF-25

Versión: 3.0

Página x de y

ANEXO No. 03

FORMATO DE ENTREGA DE RESIDUOS PELIGROSOS Y ESPECIALES.

FORMATO DE ENTREGA DE RESIDUOS PELIGROSOS Y ESPECIALES

Código formato: PGRF-25-003

Código documento: PGRF-25

Versión: 3.0

Página 14 de 19

Nombre del Gestor Externo:
Número del contrato, convenio o Factura:
Fecha de la Entrega:
BIOSANITARIOS (KG)	QUÍMICOS (KG)	LUMINARIAS (KG)	ACEITES Y FILTROS USADOS (KG)	TONERS (KG)	OTROS * (KG)	DESCRIPCION OTROS







						TOTAL

Nombre -------------------------------------------------

Nombre ----------------------------------------------

Cargo de quien entrega ------------------------------

Quien recibe ----------------------------------------

ESPACIO PARA REGISTRO DE LA SALIDA DE LA ENTIDAD POR EL PERSONAL DE VIGILANCIA
Salida verificada por
Nombres y Apellidos
Placa

ANEXO No. 04

PROTOCOLO: CONTINGENCIAS – ALMACENAMIENTO DE RESPEL.

PROTOCOLO: CONTINGENCIAS – ALMACENAMIENTO DE RESPEL

Código formato: PGRF-25-004

Código documento: PGRF-25

Versión: 3.0

Página 15 de 19

Objetivo	Establecer en el sitio de almacenamiento de residuos peligrosos las medidas necesarias a tomar si se presenta un evento.
Definiciones	Residuo peligroso: Es aquel residuo o desecho que por sus características corrosivas, reactivas, explosivas, tóxicas, inflamables, infecciosas o radiactivas puede causar riesgo o daño para la salud humana y el ambiente. Así mismo, se considera residuo o desecho peligroso los envases, empaques y embalajes que hayan estado en contacto con ellos. Definición Decreto 4741 de 2005.
Medidas Generales	Usar elementos de protección personal. Tener en cuenta los planes de Emergencia establecidos el área de Salud Ocupacional.
Incendios	Identificar la fuente del incendio y posibles causas. Avisar a los Bomberos. Avisar de inmediato al grupo de emergencias de la Entidad. Aislar el área afectada donde se evidencie presencia de residuos peligrosos. Bajar tacos eléctricos en caso de conocer su ubicación. Si está capacitado en manejo de extintores úselo. Retirar los residuos en caso de estar cerca a instalaciones eléctricas (utilizar elementos de protección). Solicitar el servicio de recolección de los residuos. Responsables: Comité de emergencias, Grupo Mantenimiento, Grupo de Seguridad Industrial, Salud Ocupacional y Ambiente, Brigadistas, Grupo PIGA.
Inundación	Utilizar elementos de protección personal. Retirar inmediatamente los residuos, ubicándolo en lugares secos, seguros, con las especificaciones técnicas del sitio de almacenamiento. Señalizar área donde ubico los residuos. Avisar a la empresa de servicio de aseo y a la dirección corporativa la gestión de residuos peligrosos para su recolección. Una vez superada la emergencia se deberá realizar la limpieza y desinfección de las áreas. Solicitar el servicio de recolección de los residuos. Responsables: Grupo Mantenimiento y Servicios Generales, Grupo de Seguridad Industrial, Salud Ocupacional y Ambiente, Grupo PIGA.
Alteración del orden público	Restricción área de almacenamiento de residuos peligrosos. Avisar a las autoridades del orden civil. Si se presentaron derrames realizar limpieza y desinfección previa a la recolección haciendo uso del kit de derrames. Utilizar los elementos necesarios para protección personal en la recogida. Responsables: Grupo Mantenimiento y Servicios Generales, Grupo de Seguridad Industrial, Salud Ocupacional y Ambiente, Grupo PIGA.
Sismo	Aislar las áreas o servicios de la Institución que colapsaron o sufrieron alteraciones en su estructura y donde se evidencia la presencia de residuos.
Incumplimiento en la frecuencia de recolección para Respel	Comunicación telefónica con la empresa del servicio encargada de recoger. Si persiste el inconveniente se realiza queja por escrito y se deja la observación en los formatos establecidos. En caso de que el incumplimiento sea ocasionado por problemas de gran complejidad, se solicitará a la empresa encargada, la ejecución del plan de contingencia que maneje dicha entidad. Responsables: Grupo Mantenimiento y Servicios Generales y Grupo PIGA.
Interrupciones en el servicio de agua potable y energía	Se debe garantizar la limpieza y desinfección del cuarto de almacenamiento de residuos peligrosos cada vez que son entregados a la empresa especial de aseo. Hacer uso de los tanques de almacenamiento de agua de Entidad. Hacer uso de las plantas eléctricas para el suministro de energía en el Entidad. Responsables: Grupo Mantenimiento y Servicios generales –Subdirección Servicios Administrativos.
Ruptura de bolsas	Señalizar el área y restringir el paso, con una cinta prevención o algún objeto visible que permita evitar el ingreso o tránsito no autorizado. Utilizar elementos de protección personal necesarios: guantes, mascarilla, bata y otros que el prestador estime conveniente. Levantar los residuos del piso y depositarlos en otra bolsa. Lavado y desinfección del sitio, teniendo en cuenta la diluciones de hipoclorito mencionadas anteriormente. Responsables: Grupo Servicios Generales –Subdirección Servicios Generales y Personal de Mantenimiento Copropiedad.

ANEXO No. 05

PROCOTOLO: LIMPIEZA Y DESINFECCIÓN DE CONTENEDORES Y SITIO DE ALMACENAMIENTO.

Código formato: PGRF-25-005

PROTOCOLO: LIMPIEZA Y DESINFECCIÓN DE CONTENEDORES Y SITIO DE ALMACENAMIENTO

Código formato: PGRF-25-005

Código documento: PGRF-25

Versión: 3.0

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Objetivo	Establecer las actividades para la limpieza y desinfección de recipientes y sitio de almacenamiento de residuos peligrosos.
Definiciones	Lavado Rutinario: Consiste en realizar una limpieza superficial y diaria. Lavado Terminal: Consiste en utilizar agua, jabón e hipoclorito en la limpieza.
Medidas Generales	Usar elementos de protección personal. Responsable: Personal de Servicios Generales –Subdirección de Servicios Generales. Personal Administración Propiedad Horizontal.
Elementos de protección personal	Cabeza: Usar cascos de plástico o gorro. Ojos: Usar gafas, deben ser cerradas, con ventilación indirecta. caso de ser necesario usar visores para la protección facial. Respiratorio: Usar mascaras con filtro mixto. Corporal: Deben utilizarse guantes y botas de caucho, overol y traje protector impermeable. La dotación de protección personal debe ser sustituida cuando estos no garanticen la impermeabilidad. Responsable: Personal de servicios generales que tenga competencia en el manejo de protocolos de aseo en sitios destinados para almacenamiento de residuos peligrosos. – Subdirección de Servicios Generales. Personal de Administración Propiedad Horizontal.
Herramientas de trabajo	Agua Baldes Detergente Cepillo Desinfectante.
Frecuencia	Recipientes sitio de almacenamiento: Cada tres meses, inmediatamente después de realizar la entrega de residuos a las empresas externas. Sitio de Almacenamiento: Cada tres meses, inmediatamente después de realizar la entrega de residuos a las empresas externas. Responsables: Personal de servicios generales. – Subdirección de Servicios Generales.
Dilución del Hipoclorito	Utilizar hipoclorito a una concentración comercial del 5% Preparar el hipoclorito a una concentración de 5000 ppm (0.5%) Diluir 100 cc de hipoclorito de sodio en 900 cc de agua. Tener en cuenta esta preparación por cada 1 Lt. que se requiera Responsable: Personal de servicios generales que tenga competencia en el manejo de protocolos de aseo – Subdirección de Servicios Generales y Personal de Mantenimiento Copropiedad.
Lavado Terminal	Lavar con agua y jabón. Enjuague con agua pura. Lavar con el desinfectante. Enjuagar los recipientes con abundante agua. Dejar escurrir los recipientes hasta que estén secos Responsable: Personal de Servicios Generales – Subdirección de Servicios Generales y Personal de Mantenimiento Copropiedad.
Lavado Rutinario	Humedezca el limpión con desinfectante. Limpie los recipientes. Responsable: Personal de Servicios Generales – Subdirección de Servicios Generales y Personal de Mantenimiento Copropiedad.

8. CONTROL DE CAMBIOS

Versión	No. Del Acto Administrativo que lo adopta y Fecha	Descripción de la modificación
1.0	R.R 023 DE NOVIEMBRE 16 DE 2012	Se modificó el alcance. Se actualizó la normatividad. Se modificaron todas las actividades. Se modificaron los responsables de las actividades. Se incluyeron los anexos: Anexo Nº 2 denominado “Informe de Entrega de Material Reciclado”, Anexo Nº 4 denominado “Protocolo: Contingencias - Almacenamiento de Respel” y Anexo 5 denominado “Protocolo: Limpieza y desinfección de contenedores y sitio de almacenamiento”.
2.0	R. R. 047 DE NOVIEMBRE 7 DE 2013.	Se dividió el procedimiento en dos etapas: 1. RESIDUOS ORDINARIOS Y RECICLADOS. 2. RESIDUOS PELIGROSOS Y ESPECIALES. Se modificó el Anexo Nº 3. Formato de Entrega de Residuos Peligrosos. Se actualizaron el Anexo Nº 4 Protocolo: Contingencias – Almacenamiento de RESPEL y el Anexo Nº 5. Protocolo: Limpieza y Desinfección de Contenedores y Sitio de Almacenamiento.
3.0	R.R. 004 de enero 26 de 2015

NOTA: Publicada en el Registro Distrital 5521 de enero 28 de 2015

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