(Junio 16)

Derogada por el art. 3, Resolución Contraloría Distrital 16 de 2008

"Por la cual se modifican documentos y procedimientos relacionados con el Proceso de Gestión Documental y se dictan otras disposiciones"

EL CONTRALOR DE BOGOTÁ, D. C.

En ejercicio de sus atribuciones legales y en especial las que le confiere el artículo 10 del Acuerdo 24 de 2001; y

CONSIDERANDO:

De conformidad con los literales b) y l) del artículo 4 de la Ley 87 de 1993 "Por la cual se establecen normas para el ejercicio de control interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones", se deben implementar como elementos del Sistema de Control Interno Institucional la definición de políticas como guías de acción y procedimientos para la ejecución de procesos, así como, la simplificación y actualización de normas y procedimientos.

El artículo 10 del Acuerdo 24 de 2001 del Concejo de Bogotá, D. C., "Por el cual se organiza la Contraloría de Bogotá D.C., se determinan las funciones por dependencias, se fijan los principios generales inherentes a su organización y funcionamiento y se dictan otras disposiciones", fija la estructura organizacional de la Contraloría de Bogotá, D.C. y faculta al Contralor de Bogotá, D. C. para establecer y reglamentar la organización interna, la forma de ejercer las funciones a su cargo y el funcionamiento de la Entidad, en armonía con los principios consagrados en la Constitución, la Ley y los Acuerdos.

El numeral 13 del artículo 42 ibídem, consagra como una de las funciones de la Dirección de Planeación, "Elaborar y actualizar el manual de procedimientos de la Contraloría en coordinación con las demás dependencias".

El Gobierno Nacional mediante el Decreto 1599 del 20 de mayo de 2005 estableció la obligatoriedad de adoptar el modelo estándar de control interno MECI para el Estado Colombiano, con el fin de fortalecer la estructura de control en las entidades públicas, en cumplimiento de esta norma, la Contraloría de Bogotá, D.C., expidió la Resolución Reglamentaria 013 de 12 de junio de 2006, adoptando dicho modelo.

La racionalización de los trámites, métodos y procedimientos se constituye en una herramienta fundamental para el Sistema de Gestión de la Calidad y el mejoramiento de la función pública, al facilitar el cumplimiento de las funciones y objetivos institucionales, la delimitación de responsabilidades, la inducción del empleado en su puesto de trabajo, la definición de controles internos y el desarrollo de los sistemas de información en los procesos misionales y administrativos de la Entidad.

La Contraloría de Bogotá, D.C., mediante Resolución Reglamentaria No. 042 del 9 de noviembre de 2005, adoptó la nueva versión de documentos y procedimientos relacionados con el Proceso de Gestión Documental de la Contraloría de Bogotá, D.C.

La Resolución Reglamentaria No. 033 de diciembre 27 de 2002 por la cual se adopta el procedimiento para la expedición y administración de resoluciones en la Contraloría de Bogotá D.C., señala las dependencias a las cuales se remitirá copia de la Resoluciones Reglamentarias.

En desarrollo del concepto de mejora contemplado en las normas NTC-ISO 9001:2000 y NTCGP 1000:2004, algunos procedimientos del Proceso de Gestión Documental deben ser modificados parcial o totalmente.

Que de acuerdo con la implementación del Sistema de Gestión de Procesos y Documentos "SIGESPRO" se hace necesario modificar los procedimientos para el envío y recepción de comunicaciones oficiales externas.

Que de acuerdo con la resolución reglamentaria 06 de marzo 15 de 2006, por medio de la cual se crea, conforma y reglamenta el Comité de Coordinación del Plan Institucional de Gestión Ambiental PIGA de la Contraloría de Bogotá y en cumplimiento de la estrategia "Evitar el consumo exagerado e innecesario de papel, se debe dar un uso adecuado y eficiente de los recursos informáticos como la Intranet".

Que los documentos y procedimientos modificados fueron objeto de revisión y aprobación por parte de la Dirección Administrativa y Financiera y la Dirección Técnica de Planeación.

Ver la Resolución de la Contraloría Distrital 17 de 2008

ARTÍCULO  PRIMERO. Adoptar la nueva versión de los siguientes documentos y procedimientos relacionados con el Proceso de Gestión Documental:

1. Caracterización del Proceso de Gestión Documental: Descripción del Proceso y Matriz de Responsabilidad y Comunicaciones. Versión 4.0, Código 70.

2. Derogado por el art. 5, Resolución  Contraloría Distrital 028 de 2009. Procedimiento para el control de documentos internos del Sistema de Gestión de la Calidad. Versión 4.0, Código 7001.

 3. Derogado por el art. 3, Resolución Contraloría Distrital 02 de 2012. Procedimiento para el control de documentos externos Versión 5.0, Código 7002.

 4.  Derogado por el art. 5, Resolución Contraloría Distrital 053 de 2013. Procedimiento para la recepción de las comunicaciones oficiales externas Versión 3.0, Código 7009.

 5.  Derogado por el art. 7, Resolución  Contraloría Distrital 035 de 2009 Procedimiento para el envío de comunicaciones oficiales externas Versión 3.0, Código 7010.

ARTÍCULO  SEGUNDO. Modificar el artículo séptimo de la Resolución Reglamentaria 033 de diciembre 27 de 2002, el cual quedará así "La Subdirección de Servicios Administrativos tendrá la responsabilidad de solicitar la publicación de las resoluciones reglamentarias en el Registro Distrital, dejando la constancia en la última página de la misma. También será la encargada de distribuir copias a las dependencias a que haya lugar y de solicitar a la Dirección de Informática la inclusión en la Intranet del documento definitivo.

Para efectos de la distribución se tendrá en cuenta remitir el original a la Dirección de Apoyo al Despacho y una copia a la Oficina Asesora Jurídica y el Archivo Central de la Entidad".

ARTÍCULO TERCERO. Delegar en la Dirección de Planeación en coordinación con la Dirección Administrativa y Financiera, el mejoramiento continúo de los procedimientos y documentos del Proceso de Gestión documental.

ARTÍCULO CUARTO. Es responsabilidad del Director Administrativo, Directores Sectoriales, Jefes Oficinas y Coordinadores de los Grupos Especiales, velar por la administración y divulgación de los procedimientos y documentos modificados.

PARÁGRAFO TRANSITORIO: La Dirección Administrativa y Financiera como responsable del proceso de Gestión Documental se encargará de recoger las copias controladas existentes en la entidad, excepto las que definan los responsables de cada proceso, sin que exceda el término de un mes a partir de la vigencia de la presente resolución. La Dirección Técnica de Informática realizará la inducción a todos los funcionarios para la consulta de los documentos y/o procedimientos del SGC a través de la Intranet.

ARTÍCULO QUINTO. La presente Resolución rige a partir de la fecha de su publicación y modifica en lo pertinente el artículo segundo de la Resolución Reglamentaria Nº 042 del 9 de noviembre de 2005 y el artículo séptimo de la Resolución Reglamentaria 033 de diciembre 27 de 2002 y deroga las demás disposiciones que le sean contrarias.

1. OBJETIVO:

Administrar la información de los procesos del Sistema de Gestión de la Calidad de la Contraloría de Bogotá D.C., para apoyar el mejoramiento de su eficiencia y eficacia soportada en la modernización de los sistemas de información y la plataforma tecnológica.

2. ALCANCE:

El proceso inicia con el establecimiento de los lineamientos de gestión documental y termina con la implementación de acciones correctivas, preventivas y su seguimiento.

3. APLICACIÓN:

En el proceso de gestión documental intervienen todas las dependencias de la Contraloría de Bogotá D.C.

4. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO

5. MATRIZ DE RESPONSABILIDAD Y COMUNICACIONES

Establecer las actividades para el control de los documentos internos del Sistema de Gestión de la Calidad el cual incluye los siguientes aspectos:

Elaboración y modificación de documentos del Sistema de Gestión de la Calidad que se adoptan por Resolución Reglamentaria¹.

Control y distribución de documentos del Sistema de Gestión de la Calidad y Solicitud de copias controladas de documentos del Sistema de Gestión de la Calidad.

Inicio: Identificación de la necesidad de elaborar, modificar o eliminar un documento interno del Sistema de Gestión de la Calidad que se adopta por resolución reglamentaria.

Fin: Entrega el documento al interesado, hace firmar la lista de destinatarios de copias controladas y envía la lista de destinatarios a la Dirección de Apoyo al Despacho para que repose con el original del documento.

Ley 57 de 1985 "Por la cual se ordena la publicidad de los actos y documentos oficiales"

Ley 87 de 1993 "Por la cual se establecen las normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones".

Ley 527 de agosto 18 de 1999 "Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones".

Ley 594 de julio 14 de 2000 "Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones".

Decreto 1599 del 20 de mayo de 2005 estableció la obligatoriedad de adoptar el modelo estándar de control interno MECI para el Estado Colombiano, con el fin de fortalecer la estructura de control en las entidades públicas.

ACTA: Relación escrita de lo sucedido, tratado o acordado en un comité, junta o reunión. Ver formato "FORMATO PARA ELABORAR ACTAS" (Ver formato código 7001008).

COPIA CONTROLADA: Son las copias que se publican a través de la INTRANET (link SGC – Listado Maestro de Documentos) y las que en medio físico autorice el responsable del proceso en los eventos en que se justifique la imposibilidad de consultar la Intranet, para garantizar el uso de la versión vigente del documento y prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos. Cada una de las copias se identifica con el sello "COPIA CONTROLADA".

COPIA NO CONTROLADA: Son copias de los "documentos del sistema de gestión de la calidad" que no cumplen con las características de copias controladas.

DOCUMENTO INTERNO: Se establece como documento interno del Sistema de Gestión de la Calidad, los siguientes:

a. Planes y programas:

Plan Estratégico.

Plan de Actividades y Sistema de Medición de la Gestión de la Contraloría de Bogotá D.C.

Plan de Capacitación

Plan de Auditoría Distrital PAD.

Plan Anual de Estudios PAE.

Plan de Compras

Programa Anual de Bienestar Social

b. Manuales:

Manual de Calidad

Manual Específico de Funciones y Requisitos y de Competencias Laborales

c. Procesos y Procedimientos:

Proceso: Ver "ESTRUCTURA PARA CARACTERIZAR PROCESOS" que incluye la Matriz de Descripción del Proceso(Ver formato código 7001001) y la Matriz de Responsabilidad y Comunicaciones. (Ver formato código 7001002),

Procedimiento: Ver "ESTRUCTURA PARA ELABORAR PROCEDIMIENTOS". Ver formato código 7001004).

d. Otros documentos, (para los procesos misionales)

Plan de Calidad de seguimiento y medición del proceso: Ver "ESTRUCTURA PARA ELABORAR EL PLAN DE CALIDAD" (ver formato código 7001006)

Matriz para la caracterización del producto: Ver "ESTRUCTURA PARA LA CARACTERIZACIÓN DEL PRODUCTO" (ver formato código 7001007).

DOCUMENTO OBSOLETO: Documentos del Sistema de Gestión de la Calidad que han perdido vigencia por modificación o derogación.

HISTORIAL DE CAMBIOS: Formato en el cual se registra las modificaciones de un documento del Sistema de Gestión de la Calidad.

INTRANET: Es una red de computadoras dentro de una red de área local (LAN) privada, empresarial o educativa que proporciona herramientas de Internet, es también un importante medio de difusión de información interna a nivel de grupo de trabajo.

LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS: Es la relación de los documentos del sistema de gestión de la calidad que se encuentran vigentes.

PUNTOS DE CONTROL: Se refiere a la identificación específica de acciones de control en un proceso determinado. Son actividades típicas de control inmersas en los procedimientos, las cuales tienen un responsable de su ejecución en el desarrollo normal de las operaciones

RESOLUCIÓN REGLAMENTARIA: Son los actos administrativos que profiere la administración para fijar normas de carácter general y abstracto, relacionadas con el cumplimiento de la misión institucional y los procesos misionales y administrativos, con el establecimiento de la organización interna de la Entidad y con el funcionamiento de la misma. Entre ellas se encuentran las que adoptan los documentos del sistema de gestión de la calidad. Para su elaboración se tiene en cuenta La "ESTRUCTURA PARA DOCUMENTAR RESOLUCIONES"

VERSIÓN: Identificación que se le da a cada una de las formas que adopta un documento del Sistema de Gestión de Calidad.

*Acta reunión de trabajo.

*Solicitud de elaboración o modificación de documentos del Sistema de Gestión de la Calidad.

*Libro radicador de resoluciones reglamentarias.

*Resolución Reglamentaria.

*Listado maestro de documentos.

*Confirmación de entrega de correo electrónico.

*Lista de destinatarios de copias controladas.

*"Estructura para caracterizar procesos":

*"Descripción del proceso" (Formato código 7001001).

*"Matriz de responsabilidad y comunicaciones" (Formato código 7001002).

*"Historial de Cambios" (Formato código 7001003).

*"Estructura para elaborar procedimientos" (Formato código 7001004).

*"Estructura para documentar resoluciones reglamentarias" (Formato código 7001005).

*"Estructura para elaborar el plan de calidad" (Formato código 7001006).

*"Estructura para la caracterización del producto" (Formato código 7001007).

*Formato para elaborar actas (Formato código 7001008).

*Solicitud de elaboración o modificación de documentos del Sistema de Gestión de la Calidad (Formato código 7001009)

*Listado maestro de documentos (Formato código 7001010).

*Lista de destinatarios de copias controladas (Formato código 7001011).

7.1. Elaboración y modificación de documentos del Sistema de Gestión de la Calidad que se adoptan por Resolución Reglamentaria².

Esta es una nota explicativa, no debe aparecer en el formato diligenciado.

CODIGO DEL PROCESO (XX): Relacione el código del proceso según corresponda, así: Orientación Institucional 10, Enlace con Clientes 20, Ciudadanía 21, Opinión Pública 22, Concejo 23, Prestación de Servicio Macro 30, Prestación de Servicio Micro 40, Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva 50, Gestión Humana 60, Gestión Documental 70, Recursos Físicos y Financieros 80, Recursos Físicos 81 Recursos Financieros 82.

VERSION: Identificación que se le da a cada una de las formas que adopta un documento del Sistema de Gestión de Calidad. Observar lo siguiente para el manejo de versión:

*Cuando se elabore un documento por primera vez se le asignará la versión No. 1.0

*Cualquier clase de modificación a un documento del Sistema de Gestión de Calidad, se realizará cambio de versión.

*Los cambios de versión de un documento del Sistema de Gestión de Calidad se hará por resolución reglamentaria, excepto el Plan Estratégico, Plan de Actividades, Plan de Capacitación, Plan de Auditoría Distrital PAD, Plan Anual de Estudios PAE, Plan de Compras y el Programa Anual de Bienestar Social.

FECHA: Describe la fecha de aprobación del documento. (dd/mm/aa). (Dirección de Planeación)

REVISADO POR: Se anotan los datos del responsable del proceso.

APROBADO POR: Se anotan los datos del Director Técnico de Planeación.

COPIA No. : Este recuadro lo diligencian la Subdirección de Servicios Administrativos y corresponde al número de la Lista de Destinatarios de Copias Controladas.

No. DE FOLIOS: Corresponde al No. de páginas que tiene el proceso, incluida la portada y el historial de cambios.

Describir el ¿Por qué? y ¿Para qué? del proceso.

Establecer qué comprende el proceso.

Se explica donde inicia y donde termina el proceso.

Establecer que dependencias intervienen en el desarrollo del proceso documentado.

FORMATO CÓDIGO 7001001

Nota: Los indicadores del proceso, se incluirán en el Formato Único de Actividades.

No: Identifica la secuencia lógica de las actividades.

PROVEEDOR INTERNO: Es el proceso de la entidad que entrega el insumo. Responde a la pregunta ¿QUIÉN LO SUMINISTRA?

PROVEEDOR EXTERNO: El Concejo de Bogotá, la ciudadanía o entidades, quién provee el insumo. Responde a la pregunta ¿QUIÉN LO SUMINISTRA?

ENTRADAS/INSUMOS: Aquella información que se requiere, bien sea en copia dura, medio magnético u otro soporte documental, para realizar la actividad. Responde a la pregunta ¿QUÉ NECESITA CONOCER, PARA REALIZAR LA ACTIVIDAD?

ACTIVIDADES CLAVES DEL PROCESO: Registra cada una de las actividades principales que se establecen para cumplir con el objetivo del mismo.

SALIDAS: Es el resultado que se obtiene de la realización de las actividades claves del proceso. Responde a la pregunta ¿QUÉ SE OBTIENE?

CLIENTE INTERNO: Identifique procesos internos de la entidad a quién se entregan los productos. Responde a la pregunta ¿PARA QUIÉN?

CLIENTE EXTERNO: Identifique el Concejo de Bogotá, la ciudadanía o entidades a quienes se entregan los productos. Responde a la pregunta ¿PARA QUIÉN?

INDICADORES: La Dirección Técnica de Planeación, en coordinación con los responsables de procesos, diseña el Sistema de Medición de Resultados.

FORMATO CÓDIGO 7001002

OBJETIVO: Establecer la responsabilidad y comunicación frente a los procesos del Sistema de Gestión de la Calidad.

RESPONSABILIDAD

REQUISITO APLICABLE: Corresponde a los requisitos generales establecidos en la norma internacional ISO-9001 versión 2000 y NTCGP 1000:2004 que debe cumplir el proceso.

RESPONSABILIDAD POR: Actividades o requisitos específicos que determina la norma internacional ISO –9001 versión 2000 y NTCGP 1000:2004 para el proceso.

RESPONSABLE: Cargo del funcionario responsable de ejecutar el requisito definido en la columna "Responsabilidad por"

DOCUMENTO QUE INDICA LA RESPONSABILIDAD: Documento o norma vigente donde se establece la responsabilidad y el responsable.

COMUNICACIONES

QUE SE COMUNICA: Corresponde a documentos o información que se comunica para cumplir con los requisitos establecidos en la norma.

QUIÉN LO COMUNICA: Cargo del funcionario encargado de difundir al interior de la Entidad lo establecido en el ítem anterior.

A QUIÉN SE COMUNICA: Cargo del funcionario(s) destinatario(s).

MEDIO DE COMUNICACIÓN: Oficios, informes, publicaciones, actas, memorandos, etc. que se utilizan al interior de la entidad.

REGISTRO DE LA COMUNICACIÓN: Documento o soporte donde se evidencia la comunicación a los destinatarios.

FORMATO CÓDIGO 7001003

*El historial de cambios hace parte del documento del S.G.C., y va antes de la portada, con paginación independiente a la del documento.

*Cuando se crea un documento del Sistema de Gestión de la Calidad (S.G.C.) , debe incluirse el historial de cambios

Esta es una nota explicativa, no debe aparecer en el formato diligenciado.

CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO (****): La codificación de cada procedimiento está dada así: **, los dos primeros dígitos corresponde al número del proceso dentro del Sistema de Gestión de Calidad y los dos siguientes dígitos corresponde al número de procedimiento, en orden consecutivo empezando por el 01.

VERSION: Identificación que se le da a cada una de las formas que adopta un documento del Sistema de Gestión de Calidad. Observar lo siguiente para el manejo de versión:

*Cuando se elabore un documento por primera vez se le asignará la versión No. 1.0

*Cualquier clase de modificación a un documento del Sistema de Gestión de Calidad, se realizará cambio de versión.

*Los cambios de versión de un documento del Sistema de Gestión de Calidad se hará por resolución reglamentaria, excepto el Plan Estratégico, Plan de Actividades, Plan de Capacitación, Plan de Auditoría Distrital PAD, Plan Anual de Estudios PAE, Plan de Compras y el Programa Anual de Bienestar Social.

FECHA: Describe la fecha de aprobación del procedimiento. (dd/mm/aa). (Dirección de Planeación)

REVISADO POR: Se anotan los datos del responsable del proceso

APROBADO POR: Se anotan los datos del Director Técnico de Planeación.

COPIA No. : Este recuadro lo diligencian la Subdirección de Servicios Administrativos y corresponde al número de la Lista de Destinatarios de Copias Controladas.

No. DE FOLIOS: Corresponde al No. de paginas que tiene el procedimiento, incluida la portada y el historial de cambios.

Se emplea para definir por qué y para qué se crea el procedimiento. Preferiblemente se escribe en una sola oración.

Establecer qué comprende el procedimiento. Se explica donde comienza y donde termina el procedimiento.

Precisa el entorno normativo sobre el cual se basa o afecta el procedimiento. Se debe señalar el inciso, parágrafo, numeral o literal, artículo o norma; además se debe describir el objeto de esta.

Es el glosario de términos utilizados en el procedimiento.

Documentos que proporcionan evidencia objetiva de las actividades realizadas o resultados obtenidos.

Modelos de formatos, formularios, planillas o cuestionarios que se diligenciarán durante la ejecución del procedimiento o cualquier documento que ayude a aclarar el procedimiento. Los anexos deben llevar código el cual esta dado así: **.**.***.

**, Los dos primeros dígitos corresponden al número del proceso dentro del Sistema de Gestión de la Calidad.

**, Los siguientes dos dígitos corresponden al número del procedimiento dentro del proceso en orden consecutivo, empezando por el 01.

***, Los tres últimos dígitos corresponden al número del formato dentro del procedimiento, en orden consecutivo, comenzando por el 001. Para cada procedimiento se empieza la numeración consecutiva de los anexos.

Ejemplo: el formato con código 6002004, quiere decir que es el cuarto formato del segundo procedimiento del proceso de gestión humana.

FORMATO CODIGO 7001004

Describa de manera lógica y secuencial las diferentes actividades necesarias para lograr el objetivo.

Para diligenciar la matriz para la descripción del procedimiento se debe tener en cuenta:

No.: Es el orden consecutivo para ejecutar las actividades

RESPONSABLE: Cargo del funcionario responsable por la ejecución la actividad.

ACTIVIDAD: Inicia con un verbo que determine la acción a ejecutar, redactado preferiblemente en tercera persona del tiempo presente y se agrega el complemento que hace referencia a los aspectos de modo, tiempo y lugar.

REGISTROS: Documentos que proporcionan evidencia objetiva de las actividades realizadas o resultados obtenidos

PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES: En esta columna se identificarán la(s) actividades consideradas como puntos de control del procedimiento y se anotará la observación para aquellas actividades que necesiten mayor precisión.

FORMATO CODIGO: *******

A Cada formato se colocará el código en la parte inferior derecha.

**, Los dos primeros dígitos corresponden al número del proceso dentro del Sistema de Gestión de la Calidad.

**, Los siguientes dos dígitos corresponden al número del procedimiento dentro del proceso en orden consecutivo, empezando por el 01.

***, Los tres últimos dígitos corresponden al número del formato dentro del procedimiento, en orden consecutivo, comenzando por el 001. Para cada procedimiento se empieza la numeración consecutiva de los anexos.

Ejemplo: el formato con código 6002004, quiere decir que es el cuarto formato del segundo procedimiento del proceso de gestión humana.

Los modelos como memorando, comunicaciones oficiales internas y externas y autos de responsabilidad fiscal tendrán asignados código en el procedimiento que los adopta, pero no se les colocará en el momento de su elaboración.

El encabezado y pie de página deben aparecer en todas las hojas de la Resolución y el sombreado se hará en gris al 5%.

FORMATO CÓDIGO 7001005

*Será el logosímbolo adoptado institucionalmente.

*Se escribirá resolución reglamentaria

*El número de la resolución y la fecha de expedición.

*Se plantea el asunto de que va a tratar la resolución.

*Se enuncian las normas que facultan para la expedición del acto administrativo.

*Se mencionan los motivos que justifican la creación del acto administrativo.

*Se enuncian uno a uno los artículos con las medidas adoptadas.

*Existirá un artículo último que planteará el momento en que empiece a regir la resolución y las normas que deja sin vigencia.

*Las palabras PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE y CÚMPLASE, según correspondan a la naturaleza y publicidad del acto administrativo.

*El lugar y fecha de la expedición.

*El nombre, firma y cargo del funcionario competente.

*Nombre y cargo del funcionario que realizó la revisión técnica de la resolución.

*Nombre y cargo del funcionario que realizó la revisión jurídica de la resolución.

*Registro Distrital Nº

Nota: Las resoluciones se elaborarán en papel tamaño carta y preferiblemente usar letra Arial tamaño 11 o 12.

FORMATO CÓDIGO 7001006

Nota: las columnas Regular y Especial, únicamente aplica para el Proceso de Prestación de Servicio Micro.

FORMATO CÓDIGO 700100

Nota: las columnas Regular, Especial y Observaciones, únicamente aplica para el Proceso de Prestación de Servicio Micro.

FORMATO CODIGO 7001008

NOMBRE COMPLETO DE QUIÉN ELABORA Y TRANSCRIBE EL ACTA

ENCABEZADO: Espacio para identificar el acta, este aparece en todas las hojas de la misma y contiene:

*NOMBRE DEL COMITÉ O REUNIÓN QUE SESIONA:

*ACTA No._______: Cada acta debe numerarse en forma consecutiva, iniciando con el No. 01 en cada vigencia fiscal

*LUGAR: Sitio donde se desarrolla la reunión.

*FECHA: Señala el día, mes y año en que se realiza la reunión.

*HORA INICIO /HORA FIN: Hace referencia a la hora en que se inicia y culmina formalmente la reunión.

OBJETIVO: Se expresa el motivo de la reunión.

ORDEN DEL DÍA: Se relacionan en forma secuencial los temas a tratar en la reunión Ejm:

*Llamado a lista y verificación del Quórum

*Lectura y aprobación de los compromisos del acta anterior

*Temas Específicos a tratar (Objetivo de la reunión)

DESARROLLO TEMÁTICO: Se describen en orden los temas tratados, los resultados y el número de compromiso en orden secuencial por cada uno de los temas tratados.

RELACIÓN DE ANEXOS: Se describen en orden secuencial, el nombre de los diferentes formatos, formularios, planillas, o cualquier otro documento. En la columna "No. DEL TEMA TRATADO" anotar el numeral del tema tratado al cual corresponde el anexo.

COMPROMISOS: Se deben detallar claramente, el número del compromiso en orden secuencial, las acciones a realizar y el o los responsable (s) de su ejecución, así como la fecha limite.

LISTADO DE PARTICIPANTES: Se relacionan los nombres completos, cargo y dependencia de cada una de las personas que asisten a la reunión, incluidos los invitados.

PRESIDENTE O DELEGADO O JEFE DE DEPENDENCIA Y SECRETARIO: En los comités el acta que se levante debe estar firmada por presidente o su delegado y el secretario. Si por disposición legal es necesario, el acta debe estar firmada con nombre completo y cargo por todos los miembros del comité.

En las reuniones de trabajo, firmará el acta el jefe de la dependencia y el secretario de la reunión.

(ESCRIBA AQUI EL NOMBRE DEL PROCESO)

FORMATO CÓDIGO 7001009

SOLICITUD DE ELABORACIÓN O MODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD

NOMBRE DEL DOCUMENTO: Registrar el nombre del documento del S.G.C. a elaborar o modificar y el código asignado:

*Manual de Calidad.

*Manual Específico de Funciones, Requisitos y Competencias Laborales.

*Procedimiento.

*Plan de Calidad de seguimiento y medición del proceso.

*Matriz para la caracterización del producto.

*Planes:

*Plan Estratégico.

*Plan de Actividades y Sistema de Medición de la Gestión de la Contraloría de Bogotá. D.C.

*Plan de Capacitación.

*Plan de Auditoría Distrital PAD.

*Plan Anual de Estudios PAE.

*Plan de Compras.

*Plan de Bienestar Social.

VERSIÓN ACTUAL: Indicar la versión actual del documento del S.G.C. que se va a elaborar o modificar.

FECHA DE SOLICITUD: registrar la fecha en que se está realizando la solicitud de elaboración o modificación.

ELABORACIÓN, MODIFICACIÓN O ELIMINACIÓN: Señale con una X el propósito de la solicitud.

TEMAS A ELABORAR, MODIFICAR O ELIMINAR: Describa brevemente el asunto del documento del S.G.C. que se proyecta elaborar, modificar o eliminar.

JUSTIFICACIÓN DE ELABORACIÓN, MODIFICACIÓN O ELIMINACIÓN: señale brevemente la justificación que origina la elaboración, modificación o eliminación del documento del S.G.C.

PROPUESTA DE ELABORACIÓN, MODIFICACIÓN O ELIMINACIÓN: indique claramente en que consiste la modificación, elaboración o eliminación que se solicita.

ELABORADO POR: Registre el(os) cargo(s), nombre(s) y firma(s) del(os) funcionario(s) que propone la elaboración, modificación o eliminación del documetno del S.G.C.

APRUEBA LA SOLICITUD: Este espacio será diligenciado por el Responsable del Proceso al que pertenece el documento que se proyecta modificar. elaborar o eliminar, o por quienes señale el procedimiento adoptado para cada uno de los documentos.

(ESCRIBA AQUI EL NOMBRE DEL PROCESO)

FECHA: (ESCRIBA AQUÍ DIA/MES/AÑO EN QUE SE ACTUALIZA LA INFORMACIÓN)

FORMATO CÓDIGO 7001010

NOMBRE DEL PROCESO: El proceso en el cual se generan los documentos que se van a consignar en el listado.

FECHA: Fecha de actualización de la información. Está fecha la coloca la Dirección de Planeación al momento que llega copia controlada del documento del Sistema de Gestión de la Calidad.

No.: Corresponde al número de orden del documento del listado.

TÍTULO: Es el nombre completo del documento que se relaciona.

VERSIÓN: Se escribe el número que identifica la última modificación que se hizo al documento y que por lo tanto se encuentra vigente en la fecha de actualización del listado.

FECHA DE APROBACIÓN: Fecha de aprobación por parte de la Dirección de Planeación para los documentos que se adoptan por resolución reglamentaria. Para los planes corresponde a la fecha de aprobación de la instancia competente.

No. DEL ACTO ADMINISTRATIVO Y FECHA: Para los documentos que se adoptan por resolución reglamentaria corresponde al número y fecha de la resolución reglamentaria. Para los planes corresponde al número del acto administrativo y fecha según corresponda la instancia pertinente.

RESPONSABLE: Para el caso de los procedimientos de cada proceso se registra el cargo del responsable del proceso respectivo y para los planes se registra el cargo del responsable de dicho plan.

VERSIÓN ANTERIOR: Es el número que identifica la penúltima modificación que se produjo en el documento y que por lo tanto ya perdió su vigencia.

OBSERVACIONES: Es un campo asignado para consignar algún tipo de comentario que aclare o complemente la identificación del documento o su relación con otros hechos u otros documentos.

APROBADO POR: Corresponde a los datos del Director Técnico de Planeación.

(ESCRIBA AQUI EL NOMBRE DEL PROCESO)

(*)Resolución Reglamentaria No. _____________ Fecha: ___________________

Por la cual _________________________________________________________

(**)Plan:____________Fecha:_________________Versión:__________________

FORMATO CÓDIGO 7001011

RESOLUCIÓN REGLAMENTARIA NO. FECHA. POR LA CUAL: Registre el número, la fecha y el encabezado de la Resolución Reglamentaria que adopta el documento del SGC. En caso de tratarse de un Plan este espacio se dejará en blanco.

PLAN, FECHA Y VERSIÓN: Indicar el nombre del plan, la última fecha de aprobación y la versión que se está distribuyendo.

COPIA No: Se registra en la primera fila el término ORIGINAL, y seguidamente el consecutivo de copias a distribuir conforme haya sido definido por el Responsable del Proceso, garantizando como mínimo los siguientes destinatarios: Despacho del Contralor Auxiliar, Direcciones, Oficinas Asesoras, Archivo Central y Biblioteca de la Entidad.

DESTINATARIO: Indicar el nombre de la dependencia conforme a la estructura orgánica-funcional vigente. La asignación de las copias controladas será responsabilidad del Jefe de cada Dependencia y se registrará en el Formato Único de Inventario Documental del Funcionario. El original de las Resoluciones Reglamentarias tiene como destino la Dirección de Apoyo al Despacho y el original de los Planes la Subdirección de Servicios Administrativos.

DEVOLUCIÓN. COPIA ANTERIOR, SI - NO: Indique claramente si la copia es devuelta por el destinatario. En caso de haber señalado NO, el destinatario deberá garantizar la identificación de la copia no devuelta, como documento obsoleto.

FECHA DE ENTREGA: El destinatario registrará la fecha en que recibe el documento del SGC. (Día, mes y año).

NOMBRE Y FIRMA DE QUIEN RECIBE: El destinatario registrará claramente sus nombres y apellidos acompañados de la firma.

Establecer las actividades básicas para el control de los documentos externos, relacionados con el desarrollo de los procedimientos del Sistema de Gestión de la Calidad de la Contraloría de Bogotá.

Inicio: Elaboración o actualización del listado de documentos externos del sistema de gestión de la calidad.

Fin: Opciones de consulta de documentos externos.

*Ley 87 de 1993, "Por la cual se establecen las normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones".

BASE DE DATOS: Información básica jurídica necesaria para el desarrollo de los procedimientos del Sistema de Gestión de la Calidad de la Contraloría de Bogotá, D.C., organizada y clasificada, para permitir su consulta y actualización.

DOCUMENTOS EXTERNOS: Normatividad Jurídica aplicable para el desarrollo de los procedimientos del Sistema de Gestión de la Calidad y para el control fiscal por sectores y sujetos de control.

CONSTANCIA DE EXPEDICIÓN Y VIGENCIA DE NUEVOS DOCUMENTOS EXTERNOS: Documento en el cual se hace constar la verificación efectuada por el profesional encargado sobre la expedición y vigencia de nuevas normas aplicables a los procedimientos adoptados dentro del Sistema de Gestión de la Calidad, que se remite a los destinatarios de documentos externos, hasta tanto se cumpla el plazo para la nueva actualización del listado de documentos externos o del procedimiento correspondiente.

CONSTANCIA DE REVISIÓN Y VIGENCIA: Corresponde al formato que se remite a los destinatarios de documentos externos, donde se certifica que durante un lapso de tiempo determinado el Listado de Documentos Externos del Sistema de Gestión de la Calidad, fue revisado y que no tuvo modificaciones, por lo cual el listado anterior continúa vigente.

*Estaciones de trabajo donde se puede acceder a la base de datos jurídica.

*Listado de documentos externos del sistema de gestión de la calidad (SGC)

*Constancia de revisión y vigencia.

*Constancia de expedición y vigencia.

*Listado de puntos de consulta base de datos jurídica.

*Impresión del correo de confirmación de entrega.

*Boletín Interno de Comunicaciones.

*Memorando o constancia de entrega.

*Listado de documentos externos del sistema de gestión de la calidad (Formato código 7002001).

*Constancia de revisión y vigencia (Formato código 7002002)

*Listado de puntos de consulta base de datos jurídica (Formato código 7002003)

Dependencia: (Escriba el nombre de la dependencia donde se elabora).

Elaboró: (Escriba el nombre del funcionario que elabora).

Fecha: (Escriba la fecha de elaboración o actualización).

FORMATO CÓDIGO 7002001

LISTADO DE DOCUMENTOS EXTERNOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

El responsable del Control de Documentos Externos

HACE SABER:

Que durante el periodo del al , no se presentaron modificaciones al Listado de Documentos Externos, relacionados con los procedimientos establecidos para cada proceso del SGC, por lo cual el Listado de Documentos Externos remitido el _____________ conserva su vigencia.

Firma de quien elabora:

Nombre:

Cargo:

Firma de quien aprueba

Nombre

Cargo: Jefe Oficina Asesora Jurídica

FORMATO CÓDIGO 7002002

Dependencia: Escriba el nombre de la dependencia donde se elabora

Elaboró: Escriba el nombre del funcionario que diligencia el formato

Fecha: Escriba la fecha de elaboración o actualización del formato.

FORMATO CÓDIGO 7002003

Lograr mediante el desarrollo de una secuencia de actividades organizadas que la recepción de las comunicaciones oficiales externas en la entidad, sean más ágiles y oportunas, mediante el uso adecuado de procedimientos normalizados definidos dentro del proceso de gestión documental y normas vigentes.

El Procedimiento inicia con la recepción de las comunicaciones oficiales externas que ingresan a la entidad a través de la oficina de Radicación con destino a las diferentes dependencias de la Contraloría y finaliza con la asignación de los documentos a los funcionarios de la dependencia tanto física como electrónicamente.

Este procedimiento no hace referencia a la recepción de la cuenta, este tema se trata en un procedimiento del Proceso de Prestación de Servicio Micro.

Artículos 11 y 25, Titulo 5. "Peticiones incompletas". Código Contencioso Administrativo.

Artículos 15, 20 y 74 de la Constitución Política de Colombia, 1991.

Acuerdo No. 060 de octubre 30 de 2001, "Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas". Archivo General de la Nación.

Decreto 2150 de diciembre de 1995. "Por el cual se suprimen y reforman regulaciones, procedimientos o trámites innecesarios existentes en la Administración Pública.

Ley 734 de febrero 5 de 2002. "Por la cual se expide el Código Disciplinario Único".

Resolución Reglamentaria No. 011 de junio 12 de 2001. "Se adoptan los códigos para identificar las diferentes dependencias que integran la estructura orgánica de la Contraloría de Bogotá, D.C."

ARCHIVO ELECTRÓNICO: Es el conjunto de documentos electrónicos, producidos y tratados archivísticamente, siguiendo la estructura orgánico - funcional del productor, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada, en el transcurso de su gestión.

COMUNICACIONES OFICIALES: Son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado.

COMUNICACIONES OFICIALES EXTERNAS: Son todas aquellas recibidas o enviadas, que la Contraloría de Bogotá, D.C., establece con entidades públicas, empresas privadas o personas naturales, en ejercicio de sus funciones y referidas exclusivamente a asuntos oficiales. Para el trámite de comunicaciones oficiales externas, la Contraloría de Bogotá, utiliza como documento básico la carta u oficio.

COMUNICACIONES OFICIALES EXTERNAS RECIBIDAS: Son las comunicaciones oficiales que ingresan a la Contraloría y que deben ser revisadas, para verificar la competencia, los anexos el destino y los datos de origen del ciudadano o entidad que la remite, dirección donde se debe enviar respuesta, asunto o referencia.

CONTROL DE COMUNICACIONES OFICIALES: Las comunicaciones oficiales del trámite oficial deben diligenciar diariamente los formatos, planillas y controles manuales o automatizados, que permitan certificar la recepción de los documentos, por parte de los funcionarios competentes y disponer de servicios de alerta, para el seguimiento a los tiempos de respuesta de las comunicaciones recibidas. Para el control de las comunicaciones oficiales internas y externas (enviadas y recibidas), la Contraloría de Bogotá lleva los registros automatizados en SIGESPRO.

CORRESPONDENCIA: Son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a las entidades, a título personal, citando o no el cargo del funcionario. No generan trámite para la institución.

DOCUMENTO ELECTRÓNICO DE ARCHIVO: Es el registro de información generada, recibida, almacenada y comunicada por medios electrónicos, que permanecen en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos.

DOCUMENTO ORIGINAL: Es la fuente de información con todas los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad.

DOCUMENTO PÚBLICO: Es el otorgado o emitido por el funcionario público en ejercicio de su cargo o con su intervención.

LEYENDA DE PIE DE PÁGINA: Debe contener la dirección, el número de conmutador, el número de fax institucional, la dirección de la página web y la dirección del correo electrónico de la entidad para anexar en memorando y oficio.

NUMERACIÓN DE ACTOS ADMINISTRATIVOS: La numeración de los Actos Administrativos debe ser consecutiva y las oficinas responsables de dicha actividad, deben llevar los controles, atender las consultas y reportes necesarios, siendo responsables de que no se reserven, tachen o enmienden números, no se numeren los actos administrativos que no estén debidamente firmados y se cumplan todas las disposiciones establecidas dentro de las normas vigentes.

PLANILLA DE DISTRIBUCIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES: Generada por SIGESPRO, en ella se consignan los datos del documento a distribuir, número de orden, número de radicación, fecha, código, remitente, (dependencia), referencia, asunto, número de anexos, folios, hora y firma de quien recibe.

RADICACIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES: Procedimiento por medio del cual, las entidades asignan un número consecutivo, a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibido o envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la ley. Estos términos se empiezan a contar a partir del día siguiente de radicado el documento.

REGISTRO DE COMUNICACIONES OFICIALES: Es el procedimiento por medio del cual, las entidades ingresan los registros en sistemas manuales o automatizados de comunicaciones oficiales, todas las comunicaciones producidas o recibidas, registrando datos tales como. Nombre de la persona y/o entidad remitente o destinataria, nombre o código de la (s), dependencia (s), competente (s), número de radicación, nombre del funcionario responsable del trámite, anexos y tiempo de respuesta (si lo amerita), entre otros.

SERIE DOCUMENTAL: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenidos homogéneos emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas.

SIGESPRO: Sistema de Gestión de Procesos y Documentos.

GDOCS Docfile: Módulo de SIGESPRO que permite radicar documentos ya sea dentro de un proceso en ejecución, en un proceso nuevo o en un proceso de correspondencia.

GDOCS Manager: Módulo de SIGESPRO que permite la generación de reportes.

GDOCS Notify: Es un programa que mediante una ventana emergente en la barra de tareas permite al usuario mantenerse informado de las nuevas tareas y generar la impresión de rótulos.

GDOCS Scanner: Es un programa que permite al usuario realizar el procedimiento de escaneo de documentos, asociación de documentos e impresión de planillas de entrega de documentos.

GDOCS Workplace: Funcionalidad en el sistema que describe un escritorio virtual en el cual cada usuario puede visualizar las tareas que tiene pendientes por realizar o las que le han sido asignados por parte de otros usuarios.

*Planilla de distribución de comunicaciones oficiales.

Planilla de distribución de comunicaciones oficiales (Formato código 7009001)

Lograr mediante el desarrollo de una secuencia de actividades organizadas que la distribución y envío de las comunicaciones oficiales externas producidas por la Entidad con destino a personas naturales, jurídicas, públicas ó privadas, sean más ágiles y oportunas, mediante el uso adecuado de procedimientos normalizados definidos dentro del proceso de gestión documental y normas vigentes.

El Procedimiento inicia con la elaboración de la comunicación oficial externa en las diferentes dependencias de la Contraloria de Bogotá, D.C. y entrega del documento a la oficina de radicación y finaliza archivando diariamente las comunicaciones oficiales externas emitidas por las diferentes dependencias en la correspondiente serie o subserie de la Tabla de Retención Documental.

Decreto 229 de 1995 Artículo 5, 6, 32, 33. "Por el cual se reglamenta el Servicio Postal".

Ley 527 de agosto 18 de 1999. "Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones".

Ley 594 de julio 14 de 2000. "Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones".

Acuerdo 60 de octubre 30 de 2001 "Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas".

COMUNICACIONES OFICIALES EXTERNAS ENVIADAS: Son las producidas por la Contraloría de Bogotá D.C., en ejercicio de sus funciones, con destino a otras personas naturales o jurídicas, independientemente del medio utilizado. Para su elaboración se debe tener en cuenta la "ESTRUCTURA DE CARTA U OFICIO" (Formato código 7010001).

CORREO CERTIFICADO: Servicio público de recepción, clasificación y entrega de envíos de correspondencia y otros objetos postales. Envío postal en el que se asegura la recepción de la correspondencia o en su defecto, la devolución al remitente.

Para que las comunicaciones oficiales sean enviadas por correo, en la parte superior derecha del sobre debe contener la palabra CORREO, además de los datos del remitente y destinatario.

PLANILLA PARA CONSIGNACIÓN ENVÍOS CON LICENCIA DE CRÉDITO: Formato en el cual se consigna: la identificación de los documentos, destinatario , destino, peso, valor de certificado, valor asegurado, seguro, valor reembolsable, aviso de llegada, total de portes y tasas y las firmas del remitente y del empleado que recibe.

PLANILLA DE DEVOLUCIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES: Es un formato en el que se registra la fecha, código de la dependencia, origen de la correspondencia, motivo por el cual no fue posible su entrega, observaciones, firma y cedula de ciudadanía del responsable y Visto Bueno del encargado de la Oficina de Radicación y Correspondencia

SERVICIOS POSTALES: Véase correo certificado.

SERVICIOS ESPECIALES Y FINANCIEROS DE CORREO: Los servicios especiales de correos estarán a cargo de los concesionarios de los servicios de correos y comprenden los servicios tradicionales de correo recomendado o certificado, asegurado, de entrega inmediata, de correo expreso, apartados postales, lista de correos, respuesta comercial, acuse de recibo, cupón de respuesta internacional, solicitud de devolución o modificación de dirección, almacenaje, así como los nuevos servicios que implementen los concesionarios en orden a ofrecer un servicio de alta calidad que satisfaga los requerimientos de los usuarios.

SIGESPRO: Sistema de Gestión de Procesos y Documentos

GDOCS Docfile: Módulo de SIGESPRO que permite radicar documentos ya sea dentro de un proceso en ejecución, en un proceso nuevo o en un proceso de correspondencia.

GDOCS Manager: Módulo de SIGESPRO que permite la generación de reportes

GDOCS Notify: Es un programa que mediante una ventana emergente en la barra de tareas permite al usuario mantenerse informado de las nuevas tareas y generar la impresión de rótulos.

GDOCS Scanner: Es un programa que permite al usuario realizar el procedimiento de escaneo de documentos, asociación de documentos e impresión de planillas de entrega de documentos.

*Planilla de distribución de comunicaciones oficiales.

*Planilla de devolución de comunicaciones oficiales.

*Planilla de servicio de correo.

*Estructura de carta u oficio con instrucciones de elaboración. (Formato código 7010001).

*Planillas de servicios de correo. (Formato código 7010002).

*Planilla de devolución de comunicaciones oficiales. (Formato código 7010003).

*Planilla de documentos pendientes por escanear. (Formato código 7010004).

*Planilla de distribución de comunicaciones oficiales (Formato código 7010005)

FORMATO CÓDIGO 7010001

*Para la elaboración de las cartas u oficios se debe tener en cuenta el anexo No. 7010001 y seguir las mismas especificaciones dadas para los memorandos en cuanto a: estilo, letra, papelería utilizada, márgenes y distribución, páginas subsiguientes, despedida, remitente, anexos, copia, transcriptor y visto bueno.

*Toda comunicación oficial debe llevar en el centro del escrito el código y el consecutivo (colocado en el sticker) de la dependencia que la proyectó, sin importar que sea firmada en otra distinta.

*A partir del código de la dependencia se deja de seis a ocho interlineas según la extensión de la carta u oficio, para escribir los datos del destinatario, así: Tratamiento o título académico, con mayúscula inicial. Nombre del destinatario: se ubica en la segunda línea en mayúscula sostenida, de preferencia se escriben los dos apellidos. No se utiliza negrilla. Al responder una comunicación, se respeta el nombre de la misma forma como aparece en el documento recibido.

*El cargo se ubica en la tercera línea con mayúscula inicial. Los nombres de cargos demasiado extensos, pueden repartirse en dos líneas para guardar armonía con los datos restantes. No se efectúa separación silábica. La empresa se registra en la línea siguiente al cargo, con la denominación mas ampliamente conocida, es decir, razón social o sigla.

*Se escribe la misma dirección que se registra en el sobre o la indicada en la comunicación recibida. No se abrevian las palabras calle, carrera, diagonal, avenida y demás. Se emplea opcionalmente la abreviatura de número (No.). El apartado se registra como un solo número.

*Se identifica la ciudad por su nombre, aún tratándose de correspondencia local. si la carta va dirigida al exterior, se escribe el nombre del país en la misma línea de la ciudad, o en la línea siguiente, dependiendo de la extensión de los datos.

*El Asunto o referencia es opcional, registrándose la palabra Asunto, con mayúscula inicial, o la abreviatura Ref. contra la margen izquierda seguida de dos puntos (:) al frente se registra la síntesis del tema de la comunicación oficial. Si es respuesta a una comunicación oficial recibida se coloca el número de radicación anterior que da origen al documento de salida, con el fin de realizar el correspondiente cruce de información.

*Redactar el texto en forma clara, breve, directa, sencilla y cortés, en primera persona del singular o del plural, utilizando el tratamiento de usted, dejando una interlínea entre renglones y dos entre párrafos, sin errores técnicos, ortográficos, gramaticales ni de puntuación, tratando en lo posible un solo tema por comunicación oficial.

- No termine el texto en una página y la firma en otra, la última página debe contener como mínimo, el párrafo de cierre antes de la despedida.

- La calidad, el color y el tamaño del papel deben ser los mismos en todas las hojas.

- Si la página se termina antes de finalizar un párrafo completo, se deja como mínimo dos renglones en ésta y dos renglones en la siguiente.

Las páginas siguientes deben llevar un renglón explicativo de la continuidad y el número de página.

La expresión de cortesía se escribe a interlineas del texto, contra el margen izquierdo, seguida de coma (,).

Ejemplos: Cordialmente, Cordial saludo, Atentamente,

El nombre del remitente se escribe en mayúscula sostenida, a interlineas de la expresión de cortesía, del centro del escrito hacia la derecha.

El funcionario autorizado en orden jerárquico de acuerdo a la norma vigente, firma encima del nombre digitado. En caso de dos firmantes, los nombres se pueden distribuir uno bajo el otro o en pareja, digitando en primer lugar el de mayor jerarquía.

Coloque la palabra anexo, (si hay), al final de la comunicación oficial, a interlineas del firmante, con mayúscula inicial seguida de dos puntos (:). A dos espacios enuncie la cantidad, de preferencia se clarifican el número de hojas (folios) por cada uno o el tipo de anexo.

Seguido de la línea de Anexo (si la hay) contra el margen izquierdo escriba la palabra Copia (si las hay), si son varias copias, se relacionan alineados los destinatarios en renglones separados.

A interlineas del último renglón escrito, toda comunicación oficial externa, debe llevar el nombre completo de quién proyectó el documento, en mayúscula inicial y en minúscula, las iniciales de quién elaboró el documento, en letra tamaño ocho (8) preferiblemente,

*Articulo décimo cuarto del Acuerdo 60 del 30 de octubre de 2001, del Archivo General de la Nación, establece que la leyenda de pie de página debe contener, la dirección, el número del conmutador, número del fax institucional, la dirección de la página Web y la dirección del correo electrónico de la entidad.

NOTA: Si existe un instructivo por parte del Contralor de Bogota, D.C. relacionado con la inclusión de algún texto o logo se le debe dar aplicación inmediata.

FORMATO CÓDIGO 7010002

FORMATO CÓDIGO 7010003

*1. DIRECCIÓN INCORRECTA

2. DESTINATARIO DESCONOCIDO

3. DESTINATARIO NO RECIBE

4. NO HAY QUIEN RECIBA

5. DESTINATARIO SE TRASLADO

6. INMUEBLE VACIO

7. DIRECCIÓN INCOMPLETA