Que de conformidad con los literales j) y l) del artículo 4 de la Ley 87 de 1993 "Por la cual se establecen normas para el ejercicio de control interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones", se deben implementar como elementos del sistema de control interno institucional procedimientos para la ejecución de procesos y simplificación y actualización de normas y procedimientos.

Que el MECI adoptado en la Contraloría de Bogotá mediante Resolución Reglamentaria 013 de 12 de junio de 2006, contiene entre otros elementos de control del subsistema de control de gestión, los procedimientos conformados por el conjunto de especificaciones, relaciones y ordenamiento de tareas requeridas para cumplir con las actividades de un proceso controlando acciones que requiere la operación de la CB y el manual de procedimientos como una guía de uso individual y colectivo que permite el conocimiento de la forma como se ejecuta o desarrolla su función administrativa, propiciando la realización del trabajo bajo un lenguaje común a todos los servidores públicos. Así mismo, el componente Direccionamiento estratégico del subsistema de control estratégico determina un conjunto de elementos de control dentro de los cuales se establecen los planes y programas que permiten modelar la proyección de la entidad a corto, mediano y largo plazo, e impulsar y guiar sus actividades hacia las metas y los resultados previstos.

Que el Acuerdo 361 del 6 de enero de 2009: "Por el cual se organiza la Contraloría de Bogotá, D. C., se determinan las funciones por dependencias, se fijan los principios generales inherentes a su organización y funcionamiento y se dictan otras disposiciones", en su Artículo 6 establece: "En ejercicio de su autonomía administrativa le corresponde a la Contraloría de Bogotá, D.C., definir todos los aspectos relacionados con el cumplimiento de sus funciones en armonía con los principios consagrados en la Constitución, las leyes y en este Acuerdo".

Que el Numeral 9 del Artículo 37 del Acuerdo 361 de 2009, consagra como una de las funciones de la Dirección de Planeación, "Realizar la revisión técnica de los planes, documentos y procedimientos que adopte la entidad, para asegurar la armonización, implementación y evaluación de los mismos".

Que mediante Resolución Reglamentaria No. 022 de Noviembre 23 de 2007 se modificaron documentos y procedimientos relacionados con el proceso de Orientación Institucional.

Que mediante Resolución Reglamentaria No. 008 de Junio 16 de 2008 se modificaron documentos y procedimientos relacionados con el proceso de Gestión Documental, entre otros el procedimiento para el control de documentos internos del Sistema de Gestión de la Calidad y el procedimiento para el control de documentos externos; los cuales fueron trasladados al Proceso de Orientación Institucional mediante Resolución Reglamentaria No. 017 de Octubre 14 de 2008.

Que mediante Resolución Reglamentaria No. 016 de Septiembre 30 de 2008 se adoptaron las caracterizaciones de los procesos del Sistema de Gestión de la Calidad de la Contraloría de Bogotá D.C., entre estas la correspondiente al proceso de Orientación Institucional.

Que mediante circular 10000-0779 del 4 de marzo de 2009 emanada del señor Contralor de Bogotá se consideró necesario modificar documentos y procedimientos del SGC como producto de la expedición del Acuerdo 361 de 2009.

Que en reunión del Equipo de Análisis del Proceso, celebrado el 21 de agosto de 2009, se estableció la necesidad de modificar los procedimientos del proceso, salvo el correspondiente a Control de Documentos Externos en razón, que se esperan los resultados de un estudio contratado con ese propósito. De igual forma, continúa sin modificación el Procedimiento para registro y control de procesos judiciales y para el cumplimiento y pago de sentencias y conciliaciones en la Contraloría de Bogotá, D.C.

Que en reunión de equipo de análisis de la Dirección de Planeación se consideró necesario modificar el nombre del Plan de Actividades que se venía utilizando en la entidad por "Plan de acción", con el fin de hacerlo coherente con lo establecido en la Ley 152 de 1994 "Por la cual se establece la Ley Orgánica del Plan de Desarrollo"

Que de acuerdo con el artículo 5 de la Resolución Reglamentaria No. 017 de Octubre 14 de 2008 se recodifica el procedimiento para el control de documentos internos del Sistema de Gestión de la Calidad y sus correspondientes formatos.

ARTÍCULO PRIMERO.- Modificar el nombre del Procedimiento para la formulación del Plan de actividades y sistema de medición de la gestión de la Contraloría de Bogotá, D.C. por Procedimiento para la formulación y seguimiento del Plan de Acción.

ARTÍCULO  SEGUNDO.- Adoptar la nueva versión de los siguientes documentos y Procedimientos del Proceso de Orientación Institucional:

Parágrafo: Se adopta nueva codificación del procedimiento para el control de documentos internos del sistema de gestión de la calidad así como de sus respectivos formatos.

ARTÍCULO TERCERO.- Delegar en la Dirección de Planeación, el mejoramiento continuo de los procedimientos del Proceso de Orientación Institucional.

ARTÍCULO CUARTO.- Es responsabilidad de los Directores, Jefes de Oficina y Coordinadores de Grupos Especiales, velar por la divulgación, actualización y mejoramiento de los documentos y procedimientos adoptados.

ARTÍCULO  QUINTO.- La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga los numerales dos y cuatro del artículo primero de la Resolución Reglamentaria No. 022 de Noviembre 23 de 2007, el numeral dos del artículo primero de la Resolución Reglamentaria 008 de Junio 16 de 2008 y el numeral uno del artículo primero de la Resolución Reglamentaria No. 016 de septiembre 30 de 2008 y las demás normas que le sean contrarias.

Instaurar y difundir la política y objetivos de la organización, así como administrar la información de los procesos del SGC, con el fin de satisfacer tanto las necesidades de los clientes como los requisitos legales y reglamentarios, para el mantenimiento y mejoramiento continuo del sistema.

El proceso de Orientación Institucional inicia con la formulación y difusión de la orientación estratégica y termina con la implementación de acciones preventivas, correctivas y de mejora que aseguren la eficacia al sistema.

En el desarrollo del proceso Orientación Institucional intervienen todas las dependencias de la entidad.

4.1. Descripción del Proceso.

4.2. Matriz de Responsabilidades y Comunicaciones.

PROCEDIMIENTO PARA LA FORMULACION Y SEGUIMIENTO DEL PLAN DE ACCION

Identificar las actividades que cada proceso deberá asumir para contribuir al cumplimiento de los objetivos Corporativos de tal forma que permitan medir la gestión de la Contraloría de Bogotá.

Este procedimiento contempla cuatro etapas:

Formulación de Actividades e Indicadores: inicia con la comunicación de los lineamientos de la Alta Dirección, y termina con la aplicación del procedimiento para el control de documentos internos del Sistema de Gestión de la Calidad.

Modificación de Actividades e Indicadores: inicia con la solicitud de modificación de actividades e indicadores por parte de las dependencias a los responsables de proceso y termina con la aplicación del procedimiento para el control de documentos internos del Sistema de Gestión de la Calidad.

Reporte de Resultados y elaboración de informes de gestión: inicia con el reporte de información (variables) por parte de todas las dependencias de la entidad así como el análisis de los diferentes indicadores en la herramienta sistematizada diseñada para tal fin y termina con la incorporación de las acciones correctivas, preventivas y de mejora en los anexos respectivos para cada proceso.

Revisión por la Dirección: inicia con el establecimiento y difusión de los lineamientos para efectuar la revisión por la Dirección y termina con la elaboración del informe de Gestión del Sistema de Gestión de la Calidad.

Constitución Política de 1991, artículo 339, 209 y 269.

Ley 87 de Noviembre 29 de 1993, "Por la cual se establecen normas para el ejercicio del Control Interno en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones", artículo 4, literales a, b y c, artículo 8

Ley 190 de Junio 6 de 1995, "Por la cual se dictan normas tendientes a preservar la moralidad en la administración pública y se fijan disposiciones con el fin de erradicar la corrupción administrativa", artículo 48.

Ley 152 de 1994 "Por la cual se establece la Ley Orgánica del Plan de Desarrollo". Artículo 26.

Decreto 2145 de Noviembre de 1999. "Por el cual se dictan normas sobre el Sistema Nacional de Control Interno de las Entidades y Organismos de la Administración Pública del Orden Nacional y Territorial y se dictan otras disposiciones". Artículo 12.

Decreto 1599 de Mayo 20 de 2005. "Por el cual se adopta el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado colombiano".

Acuerdo 361 de Enero 6 de 2009 "Por el cual se organiza la Contraloría de Bogotá, D.C., se determinan las funciones por dependencias, se fijan los principios generales inherentes a su organización y funcionamiento y se dictan otras disposiciones".

Actividad: se entiende por actividad el conjunto de tareas que conducen a un resultado específico y que materializan los propósitos del Plan Estratégico. 

Alta Dirección: persona o grupo de personas que dirigen y controlan al más alto nivel una organización; para la Contraloría de Bogotá se asimila a los integrantes del Comité Directivo.

Efectividad (Impacto): la efectividad ha sido definida como el grado en que se logran los objetivos y se satisface la necesidad o se resuelve el problema para el cual fue creado el plan, programa o proyecto, y el nivel de impacto de las actividades que se desarrollan frente a los objetivos planteados.

Eficacia (Logro): es la capacidad para lograr los resultados guardando relación con los objetivos y metas planteadas, en un período de tiempo determinado. Esta se mide en relación con los productos y servicios ofrecidos una vez concluidos.

* Verificar el cumplimiento y/o desviación de las metas, planes y programas preestablecidos en el ámbito institucional.

* Medir el grado de cumplimiento de los resultados frente a lo planeado.

* Evaluar si el servicio prestado se entregó oportunamente, cumpliendo con el tiempo estipulado, en la cantidad determinada, volumen ejecutado por unidad de tiempo, y con la calidad requerida para la completa satisfacción del usuario.

* Establecer el grado de cobertura del servicio prestado de acuerdo a lo contenido en el plan.

Eficiencia (Gestión de Recursos): es la maximización de los insumos empleados para generar productos o servicios; ya sea que con recursos iguales o constantes se obtengan mayores resultados o que con resultados iguales o constantes se ejecuten menores recursos.

Algunos de los objetivos de los indicadores que miden el Factor de Eficiencia son:

* Medir la productividad de los procesos misionales y de apoyo en relación con el recurso utilizado frente al servicio prestado o la actividad desarrollada.

* Establecer el nivel óptimo en la utilización de los recursos para el logro de objetivos previstos.

* Determinar si la cobertura alcanzada en la producción o prestación del servicio, alcanzó las metas establecidas al mínimo costo.

Estrategia: manera que tiene la organización de conseguir sus objetivos, a partir de su misión y conforme a sus valores.

La estrategia define qué, cuando, cómo, dónde y para qué de los recursos, orientados a los resultados de la organización.

Formato de Actividades: es el registro de la formulación de actividades e indicadores, que permite visualizar los parámetros de la planeación en términos de responsables, ejecutores, recursos requeridos, fechas programadas de inicio y terminación, metas e indicadores de gestión y los rangos de calificación.

Gestión: es el conjunto de acciones y actividades coordinadas para dirigir y controlar una entidad, involucra la toma de decisiones orientada a cumplir la misión institucional. La gestión parte del direccionamiento estratégico que involucra la misión, la visión, las políticas y objetivos, los planes, las metas y la asignación de los recursos para obtener los resultados en la forma más eficiente y eficaz posible. Este proceso dinámico y permanente se lleva a cabo mediante la toma de decisiones la cual se apoya en los flujos de información, el control, la evaluación, el análisis de datos y la cultura organizacional.

Hoja de Vida del Indicador: es la misma ficha técnica del indicador que registra los principales datos y la definición de las variables que lo integran con el propósito de coadyuvar en su interpretación.

Indicador: se define Indicador como la relación entre variables cuantitativas o cualitativas que permite observar la situación y tendencias de cambio generadas en los resultados, los productos y los procesos con relación a los objetivos, metas previstas e impactos esperados¹ .

Informe de Gestión: informe que refleja los resultados claves de la gestión realizada durante un periodo de tiempo determinado en términos de logros alcanzados, proyecciones y la manera como la dependencia o el proceso ha contribuido al cumplimiento de la misión institucional, los objetivos, las estrategias y las actividades del Plan Estratégico.

Objetivos: son las expectativas claras, realistas, medibles y verificables que la Contraloría proyecta realizar para satisfacer las necesidades de los ciudadanos a partir de la Misión, la Visión, los Valores, Principios y la Política definida.

Plan Estratégico: documento que consolida las intenciones globales y orientación de una organización para un periodo determinado; e incorpora como mínimo la misión, la visión, los valores y los principios institucionales, la política y los objetivos a desarrollar, y las estrategias para su logro.

Plan de Acción: es la programación anual para asegurar la real y efectiva ejecución del Plan estratégico institucional, que incluye: actividades, responsables, indicadores, metas, entre otros.

Registro: documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas.

Responsable de Proceso: encargado de garantizar el cumplimiento de los procedimientos y actividades del proceso a su cargo, su designación está definida en el Manual de Calidad.

Revisión: actividad emprendida para asegurar la conveniencia, la adecuación, eficacia, eficiencia y efectividad del tema objeto de la revisión, para alcanzar unos objetivos establecidos.

Ejemplo: revisión por la dirección, revisión de los requisitos del cliente y revisión de no conformidades.

Nota: los términos conveniencia y adecuación se refieren a:

* Conveniencia: grado de alineación o coherencia del objeto de revisión con las metas y políticas organizacionales.

* Adecuación: determinación de la suficiencia total de las acciones, decisiones, etc., para cumplir los requisitos.

Sistema de Gestión de la Calidad: sistema de gestión para dirigir y controlar una organización con respecto a la calidad.

* Lineamientos de la Alta Dirección

* Formato de actividades.

* Acta de Comité de Seguimiento al Sistema de Gestión de la Calidad.

* Formato consolidado formulación de actividades, indicadores y seguimiento.

* Acta de Comité Directivo

* Formato Solicitud de elaboración o modificación de documentos del SGC

* Acta de reunión Equipo de Análisis o Comité Técnico Sectorial

* Informe de Gestión de la dependencia.

* Informe de Gestión por Proceso

* Informe consolidado estadístico sobre el seguimiento al Plan de acción.

* Informe Anual de Gestión del SGC.

Anexo 1. Metodología para la formulación de Actividades e Indicadores

Formato de Actividades. (Formato Código 1001001)

Anexo 2. Informe de Gestión por Proceso.

La formulación de las actividades parte del marco de referencia institucional que contempla tres aspectos; el normativo que define funciones, procedimientos y competencias, el plan estratégico que proporciona las intenciones globales de la organización y los resultados que permiten establecer qué se ha logrado y qué hace falta, es decir, determinar el nivel de desarrollo de cada actividad y la formulación de actividades complementarias no contempladas en el Plan Estratégico, necesarias para alcanzar los objetivos y estrategias o la exclusión de aquellas actividades ejecutadas en su totalidad; así como proporcionar el ámbito de competencia del proceso y de las dependencias. 

A través de un proceso participativo en cada una de las dependencias, utilizando técnicas administrativas como lluvia de ideas entre otras, se formularán actividades contemplando incluso aquellas que deben realizar otras dependencias que no integran el proceso, siendo necesarias para el cumplimiento de las estrategias y objetivos planteados; caso en el cual deberán ser comunicadas al responsable del proceso, para que sean concertadas en el proceso correspondiente.

Al formular las actividades se debe determinar para cada una de ellas el objetivo y estrategia al cual apunta de conformidad con el Plan estratégico vigente, así como la dependencia responsable.

Para la formulación se deben tener presente insumos tales como: Plan estratégico, lineamientos de la Alta Dirección, plan de acción anteriores y formatos para los registros respectivos, entre otros.

Para redactar la descripción de la actividad se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:

* Debe iniciar con un Verbo de Acción en tiempo infinitivo que indique claramente el resultado esperado. En consecuencia se recomienda no utilizar verbos que usualmente describen funciones de las dependencias o de cargos, por lo tanto, verbos como apoyar, coordinar, fomentar, participar, promover, etc., no deben utilizarse, por cuanto no permiten su seguimiento y medición.

* Debe establecerse la Meta cuantitativa, concreta, medible, realizable y verificable que se espera alcanzar, teniendo en cuenta la realidad y los recursos disponibles.

* Debe contener la Fecha, tiempo en el que se planea desarrollar la actividad propuesta.

* Debe señalar el Logro al cual está enfocada la actividad, para determinar la situación que se pretende alcanzar.

Los anteriores datos se incorporan en el formato "Formulación de actividades e indicadores" (Formato Código 1001001).

Los indicadores se deben construir con la relación entre variables que permitan determinar el nivel de eficacia (logro), de eficiencia (gestión de recursos) y de efectividad (impacto) de las actividades planteadas, con relación a los objetivos, metas previstas e impactos esperados.

Cada Actividad podrá medirse con la aplicación de uno o varios indicadores, para cada indicador se determinan los siguientes aspectos: Meta, nombre del indicador, tipo de indicador, fórmula, unidad de medida, fecha de inicio real. Fecha final real, y los rangos de calificación; los anteriores datos se incorporan en el formato "Formulación de actividades e indicadores" (Formato Código 1001001).

Recuerde utilizar la misma unidad de medida del patrón de comparación con la meta planteada. Ejemplo: Número de auditorias ejecutadas, días utilizados, procesos terminados, hallazgos concluidos, horas auditor.

Para la formulación de los indicadores se debe tener en cuenta los siguientes aspectos:

Los indicadores de gestión permiten medir el desempeño de los procesos, el cumplimiento del Plan Estratégico y en su conjunto el desempeño de la Contraloría en términos de:

Efectividad (Impacto): La efectividad ha sido definida como el grado en que se logran los objetivos y se satisface la necesidad o se resuelve el problema para el cual fue creado el plan, programa o proyecto, y el nivel de impacto de las actividades que se desarrollan frente a los objetivos planteados.

Responde a preguntas como:

* ¿Qué tan efectiva es la Contraloría para dirigirse al logro de su Misión?

* ¿Tiene la Contraloría la capacidad para satisfacer las necesidades de los Clientes?

* ¿Al satisfacer las necesidades de los Clientes cómo busca el apoyo de sus involucrados² para asegurar su futuro?

* ¿La Contraloría proporciona a los involucrados los productos y servicios que requieren y están dispuestos a apoyar?

Eficacia (Logro): Es la capacidad para lograr los resultados guardando relación con los objetivos y metas planteadas, en un período de tiempo determinado. Esta se mide en relación con los productos y servicios ofrecidos una vez concluidos.

En términos de eficacia se busca:

* Verificar el cumplimiento y/o desviación de las metas, planes y programas preestablecidos en el ámbito institucional.

* Medir el grado de cumplimiento de los resultados frente a lo planeado.

* Evaluar si el servicio prestado se entregó oportunamente, cumpliendo con el tiempo estipulado, en la cantidad determinada, volumen ejecutado por unidad de tiempo, y con la calidad requerida para la completa satisfacción del usuario.

* Establecer el grado de cobertura del servicio prestado de acuerdo a lo contenido en el plan.

Eficiencia (Gestión de Recursos): Es la maximización de los insumos empleados para generar productos o servicios; ya sea que con recursos iguales o constantes se obtengan mayores resultados o que con resultados iguales o constantes se ejecuten menores recursos.

Es decir, mide la manera en que los recursos e insumos se convierten económicamente en resultados o productos.

Algunos de los objetivos de los indicadores que miden el Factor de Eficiencia son:

* Medir la productividad de los procesos misionales y de apoyo en relación con el recurso utilizado frente al servicio prestado o la actividad desarrollada.

* Establecer el nivel óptimo en la utilización de los recursos para el logro de objetivos previstos.

* Determinar si la cobertura alcanzada en la producción o prestación del servicio, alcanzó las metas establecidas al mínimo costo.

Los indicadores de eficiencia que se tiene en el Plan de acción, hacen referencia al recurso tiempo ya que no se dispone de un sistema de costos que permita medir la relación productos/recursos utilizados.

Los indicadores pueden ser: cuantitativos ó cualitativos.

Cuantitativos: Representación numérica de un concepto. Son los más utilizados.

Ejemplo: Número de Hallazgos, Procesos de Responsabilidad Fiscal Terminados.

Cualitativos: Percepciones. Presentan dificultades en su análisis.

Ejemplo: Cuan útil resultó la Capacitación? Buena, Regular, Mala.

El Departamento Administrativo de la Función Pública en su documento "Guía para el diseño de un sistema de evaluación y Control de Gestión" presenta aspectos relacionados con los indicadores de gestión que vale la pena enunciar y analizar así:

El indicador es un signo, señal o valor concreto que permite, entre otras cosas, establecer diferencias, comportamientos y tendencias, su medición puede ser cuantitativa o cualitativa y en un período determinado de tiempo. Los indicadores deben proporcionar a cada responsable de dependencia o área, en forma sintetizada, la información que es relevante y concederle elementos de juicio para la toma de decisiones.

La utilidad de los indicadores como mecanismo de medición y evaluación de la gestión no radica en tener una cantidad indeterminada de ellos, el medir por medir no es útil, por esta razón para que el indicador sea útil es necesario definir qué se quiere medir y para qué, diseñar el indicador efectivo y analizar siempre su resultado.

Los indicadores deben ser definidos para monitorear los factores claves de éxito, para posteriormente ser agrupados y analizados por el responsable del mismo, quien deberá determinar el nivel de desarrollo y cumplimiento total o parcial de la meta establecida, facilitando la toma de decisiones haciendo replanteamientos oportunos con planes de mejoramiento que garanticen el cumplimiento de los objetivos establecidos. Este proceso será llevado a cabo en cada nivel de decisión (Estratégico, Táctico y Operativo), donde se establecerá la relación en forma vertical dejando claras las responsabilidades a cada nivel para optimizar los recursos.

Con el propósito de asegurar la consistencia, utilidad y pertinencia de los indicadores de gestión, quienes coordinen su desarrollo deben tener en cuenta, además del proceso de planeación de la entidad y las metas claramente establecidas, como mínimo las siguientes características:

* Participativo: El indicador debe ser construido o diseñado por los propios responsables de los procesos o actividades, socializado entre quienes intervienen en el proceso de ejecución o que tienen alguna injerencia en el manejo de las variables involucradas; esto permite la motivación para liderar el proceso de evaluación con la implementación, orientación y entendimiento del indicador.

* Claro: Es indispensable que el indicador sea específico y de fácil comprensión tanto para quienes lo desarrollen como para quienes lo estudien o lo tomen como referencia. Por tanto, un indicador complejo o de difícil interpretación que sólo lo entienden quienes lo construyen debe ser replanteado.

* Representativo: El indicador debe expresar efectivamente lo que se quiere medir o determinar y debe guardar relación con los principales procesos de la entidad.

* Temporalidad: Debe estar relacionado con un período de tiempo previamente definido.

* Cuantificable: Implica que el resultado de la aplicación del indicador pueda ser convertido en cifras, números, estándares que permitan su medición.

* Confiable: Las variables utilizadas para su cálculo deben ser reales, concretas, propias y verificables, que sustenten su resultado.

* Que agregue valor: El contenido del indicador debe permitir a la organización identificar alertas para la toma de decisiones. Si un indicador no facilita la toma de decisiones, no debe mantenerse.

Los indicadores expresan el grado de importancia de un concepto o situación y el hecho de medirlo le da relevancia y puede cambiar hasta las actividades de la Entidad. De allí la importancia al definir indicadores de gestión.

Ejemplo: Al medir la Cantidad de Hallazgos Fiscales se puede interpretar que se da mayor importancia al número sin importar la calidad, en consecuencia esto puede percibirse como la obtención de gran cantidad de hallazgos; mientras que el Indicador Efectividad de los Hallazgos Fiscales promueve la calidad y el sustento de los hallazgos.

De otra parte, algunos indicadores pueden señalar paradoja o contradicción: Ejemplo: Cantidad de Hallazgos Administrativos puede interpretarse como alto nivel de eficacia en el trabajo auditor o de otra parte, deficiencias en el seguimiento a los planes de Mejoramiento, al presentarse acciones reiterativas.

En este mismo sentido, para cada sector o entidad existen unidades de medición convencionales (indicadores) que dan cierta dirección para comprender su desempeño institucional de manera específica, los cuales están estrechamente relacionados con su misión.

Un indicador se presenta a través de:

* Razones: Relación entre dos datos o variables con la misma unidad de medida. Esta relación se expresa en la Forma a/b. Cuando se trata de variables con diferente unidad de medida se denominan tasas. Ej. RAZÓN: Beneficios del Control Fiscal; TASA: Días Utilizados en el traslado de hallazgos/Hallazgos trasladados.

* Porcentajes: Presentan el valor relativo de una cifra con respecto de un valor de referencia igual a cien. Cuando la relación o el coeficiente corresponde a la misma medida o expresado en la misma unidad de medida, se debe multiplicar por 100 para obtener el porcentaje. En otras palabras muestran el valor relativo de una parte con respecto a un todo, al cual se le atribuye el valor de 100. Se expresa K = a/b x 100. Ej. No. Productos no conformes/Total de Productos x 100.

* Promedio: Los más usuales son la media aritmética, la mediana y la moda. La media aritmética se obtiene sumando un conjunto de valores y dividiendo el resultado por el número de valores sumados. La mediana de un conjunto de datos es el valor que ocupa la posición central cuando esos datos son ordenados del más bajo al más alto. Cuando el número de datos es par, la mediana es la medida entre los dos datos centrales. La moda es el valor que se representa el mayor número de veces. Ej. El salario modal en una empresa es el que reciben el mayor número de trabajadores.

* Números Índice: Expresan los cambios relativos de una variable, comparada con una base a la cual se le asigna el valor de cien. Proporcionan un método simple para comparar cambios que presenta una variable a través de un período, el valor del año anterior, debe ser el denominador. Ej. Valor Año 2001 /Valor Año 2000; Índice de variación de los Fallos con Responsabilidad Fiscal.

FORMATO DE ACTIVIDADES

FORMATO CODIGO 1001001

(1) Plan Estratégico: Registre el dato correspondiente al No. de objetivo y la estrategia de acuerdo con el Plan Estratégico de la Entidad al cual le apunta la actividad.

(2) No. de Actividad: Corresponde a la secuencia de las actividades determinadas para el proceso.

(3) Descripción de la actividad: Conjunto de acciones desarrolladas al interior de un proceso que agregan valor al mismo, permitiendo el logro de resultados.

(4) Proceso: Se registra el proceso que se quiere medir de acuerdo con los identificados en la implementación del Sistema de Gestión de la Calidad.

(5) Responsabilidad: Registre los datos correspondientes a dependencia responsable y cargo ejecutor así:

Dependencia Responsable: Se indica la dependencia encargada de reportar los datos del indicador.

Cargo ejecutor: Cargo del funcionario responsable de cumplir con la actividad.

(6) Código indicador: Número asignado para identificar el Indicador de acuerdo con el proceso al que pertenece y su consecutivo, así:

10 Orientación Institucional 20 Enlace con el Cliente

30 Prestación de Servicio Macro 40 Prestación de Servicio Micro

50 Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva 60 Gestión Humana

80 Gestión de Recursos Físicos y Financieros

90 Evaluación y control

Ejemplo: Para los indicadores determinados al Proceso de Orientación Institucional los códigos serán: 1001, 1002 Donde el 10 identifica el proceso y los siguientes dígitos identifican la secuencia de los indicadores.

(7) Nombre del Indicador: Establece la identidad del indicador, por lo tanto, debe hacerse en la forma sencilla y de acuerdo con la actividad que se quiere medir. Bautice el indicador con un nombre que le permita su fácil y rápida ubicación, para que los integrantes del equipo o los de la entidad de manera inmediata lo relacionen y sepan a que se están refiriendo con ese nombre; por ejemplo: Percepción del uso de las herramientas informáticas.

(8) Periodicidad: Lapso de tiempo establecido por la Alta Dirección para el reporte de información.

(9) Tipo de Indicador: Se identifica con una X el principio que mide el Indicador así: Eficacia, Eficiencia, Efectividad, Otro.

(10) Unidad de Medida: Se refiere a la determinación concreta de la forma como se quiere expresar el resultado al aplicar el indicador y las variables que lo integran; ésta unidad de medida se relaciona con la unidad asignada a la meta a evaluar. Puede ser expresada en valores absolutos con su respectiva variable: tiempo (años, semestres, bimestres, meses, días, horas, etc.), o en forma relativa (porcentual, Kilómetro X hora), entre otros.

(11) Fórmula: Determina la forma en que se comparan las variables definidas del indicador en relación con la unidad de medida establecida.

(12) Variables: Características, cualidades, elementos o componentes expresados en términos de valor y unidad de medida, que hace parte de la fórmula de un indicador, el cual permite medir el grado de avance o resultado de la actividad, que pueden modificarse o variar a través del tiempo. Mediante el estudio del comportamiento de las variables se puede explorar, descubrir, explicar, planificar, gestionar y transformar la realidad hacia una situación deseable.

Numerador: Se indica el nombre de la variable a comparar y la fuente de donde se obtiene la información.

Denominador: Se registra el nombre de la variable que representa el universo a comparar o el 100%. y la fuente de donde se obtiene la información.

* Cuando el indicador corresponde a un valor absoluto se diligencia solamente el numerador.

(13) Fecha de inicio programada: Corresponde a la fecha de inicio programada para la respectiva actividad.

(14) Fecha final programada: Corresponde a la fecha final programada para la respectiva actividad.

(15) Meta o Valor Esperado: Es la expresión cuantitativa, concreta, medible, realizable y verificable que se espera alcanzar para cada uno de los periodos de tiempo establecidos para el reporte.

(16) Rangos de calificación: Se registran los intervalos definidos por el Responsable del Proceso, así: Mínimo, Aceptable, Satisfactorio.

(17) Fecha Real de Terminación: Corresponde a la fecha real de terminación de la actividad respectiva.

(18) Resultado de las variables: Corresponde a los valores determinados durante un periodo de tiempo para cada una de las variables establecidas (numerador y denominador).

(19) Resultado del Indicador: Corresponde a la aplicación de la fórmula establecida para cada indicador.

(20) % Ejecución (Resultado / Meta *100): Corresponde a la relación entre el resultado del indicador y la meta establecida para el mismo.

(21) Rango en que se ubica: Corresponde al rango de calificación en que se ubica el % de ejecución del indicador.

(22) Análisis del Indicador: Establezca el análisis del resultado del indicador de forma cuantitativa y cualitativa.

Firmas: Se suscribe por quienes definen y revisan las actividades e indicadores:

* Los indicadores definidos serán responsabilidad del Responsable de Proceso.

* La revisión técnica la realiza la Dirección de Planeación.

Informe de Gestión ³

El informe de gestión esboza los resultados claves de la gestión realizada durante un periodo de tiempo establecido (es de anotar que el periodo es acumulativo hasta completar la vigencia), determinando logros alcanzados, proyecciones y la manera como la dependencia o el proceso ha contribuido al cumplimiento de la misión institucional, los objetivos y las actividades del Plan Estratégico; por tanto se considera un insumo fundamental de información para la toma de decisiones en la Alta Dirección.

El informe no es un fin en sí mismo, es un medio de diagnóstico que refleja la necesidad de tomar acciones, en consecuencia busca cumplir con el objetivo fundamental de implementar las recomendaciones, logrando la mejora continua y el incremento de la capacidad institucional para responder de manera adecuada al mandato que la ciudadanía ha encomendado a la Contraloría de Bogotá, D.C.

El primer paso para elaborar un informe es definir a quien va dirigido y cual es su propósito. Debe ser corto pero analítico, reflejar las tres dimensiones del desempeño: eficacia, eficiencia y efectividad. Comparar los resultados con líneas bases (resultados de vigencias anteriores) o puntos de referencia (metas, otras organizaciones similares).

Para la construcción del informe de gestión se deben tener en cuenta los siguientes insumos:

Los informes de gestión deben contener  como mínimo:

Portada

Presentación

1. Resultados de la gestión (Análisis de datos): Es decir el aporte que cada dependencia ó proceso realiza al cumplimiento de cada uno de los objetivos del Plan Estratégico. Para este punto se tendrá en cuenta:

* Análisis Plan de Acción: Todos los procesos.

* Satisfacción del cliente: Proceso Enlace con clientes.

* Conformidad con los requisitos del producto: Procesos misionales.

* Otros resultados: Actividades relevantes que han contribuido al cumplimiento del Plan estratégico y que no han sido contemplados en el Plan de Acción.

2. Seguimiento Acciones de mejora: Resultados y análisis sobre el seguimiento a la implementación de acciones correctivas, preventivas y de mejora continua (Anexos 1, 2 y 3).

3. Aspectos que limitan el logro de los objetivos y metas. Es decir aquellos aspectos que han afectado el normal desarrollo de la dependencia y/o proceso para alcanzar los resultados previstos o para haber obtenido mejores resultados.

4. Acciones de mejora. Parte dinámica del mejoramiento continuo que permite señalar las recomendaciones con el fin de establecer correcciones⁴ o acciones correctivas⁵ en un momento dado para orientar y mantener los recursos y esfuerzos en el logro de los objetivos y metas previstas. Sin embargo, se debe tener en cuenta que las acciones de mejora deben incluirse con obligatoriedad en el formato de "Reporte de Mejora Continua – Anexo 3 del Procedimiento Para La Implementación de Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora Continua".

No obstante la anterior estructura, el Directivo responsable del informe verificará que se hayan incluido los aspectos de la gestión realizada y la totalidad de resultados obtenidos en el periodo, así como la congruencia de los datos reportados con los remitidos a otras instancias.

El Responsable del Proceso integra los equipos de análisis conformados con personal multidisciplinario y representativo de cada dependencia que participa en la gestión del proceso⁶. Integrar el equipo con funcionarios familiarizados con el proceso permite generar mayor compromiso de cambio y sentido de pertenencia con los resultados del análisis.

Para que un equipo funcione adecuadamente deben existir aptitudes complementarias y un líder con una clara visión de la tarea a realizar y con la capacidad para capitalizar puntos fuertes colectivos de sus miembros.

Existen varios aspectos que los equipos deben romper:

* El conflicto de objetividad que resulta del hecho de ser de parte del proceso;

* evitar el sesgo hacia informes de desempeño positivo,

* Validez y confiabilidad cuestionable de los datos,

* Datos contradictorios, (se recomienda utilizar la técnica de triangulación de datos⁷)

* Tendencia de evaluar el desempeño de algunos funcionarios y no el desempeño de la dependencia, proceso o entidad en su conjunto.

Los integrantes del equipo deben crear hipótesis y expresar con sus propias ideas por qué funcionan o no las cosas y confrontarlas con los datos recopilados. Se trata de establecer de que manera los resultados contribuyen al cumplimiento de:

* Las actividades programadas,

* Los objetivos institucionales,

* Las estrategias

* El objetivo del proceso, descrito en el Manual de Calidad,

* La política institucional y de calidad

* La Misión y la Visión institucional.

* Se gestionó el proceso de manera efectiva, eficaz y eficiente.

Herramientas de Análisis de datos⁸

Existen herramientas de representación de información que facilitan el análisis de datos, ya que permiten observar el comportamiento de los hechos o situaciones, para una adecuada toma de decisiones por parte de los responsables. La representación de datos de forma gráfica ofrece mensajes más claros para entender el contexto y extraer conclusiones.

Establecer las actividades a desarrollar para el control de los documentos internos del Sistema de Gestión de la Calidad que permitan garantizar la elaboración, revisión, aprobación, actualización e identificación de los documentos del SGC.

Este procedimiento aplica para el control de los documentos internos que hacen parte de los procesos del SGC. Inicia con la Identificación de la necesidad de elaborar, modificar o eliminar un documento interno del SGC que se adopta por resolución reglamentaria y termina con la entrega del documento al interesado en caso que se soliciten copias controladas.

Ley 57 de 1985 "Por la cual se ordena la publicidad de los actos y documentos oficiales"

Ley 87 de 1993 "Por la cual se establecen las normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones".

Ley 527 de agosto 18 de 1999 "Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones".

Normas técnicas de calidad: ISO 9000:2005, ISO 9001:2008 y NTCGP 1000:2004 (Numeral 4.2.3).

Decreto 1599 del 20 de mayo de 2005, "Por el cual se estable la obligatoriedad de adoptar el Modelo Estándar de Control Interno - MECI para el Estado Colombiano, con el fin de fortalecer la estructura de control en las entidades públicas.

Acuerdo 361 de Enero 6 de 2009 "Por el cual se organiza la Contraloría de Bogotá, D.C., se determinan las funciones por dependencias, se fijan los principios generales inherentes a su organización y funcionamiento y se dictan otras disposiciones".

ACTA: relación escrita de lo sucedido, tratado o acordado en un comité, junta o reunión. Ver formato "FORMATO PARA ELABORAR ACTAS" (Ver formato código 7001008).

APROBACIÓN: acción de verificar la correspondencia entre el contenido de un documento con las políticas, objetivos y/o requisitos que deben ser cumplidos para la realización de una actividad.

CÓDIGO: corresponde a la Identificación de los procesos que es la siguiente: Orientación Institucional 10, Enlace con Clientes 20, Prestación de Servicio Macro 30, Prestación de Servicio Micro 40, Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva 50, Gestión Humana 60, Recursos Físicos y Financieros 80 y Evaluación y Control 90.

La identificación para el caso de los procedimientos corresponde a cuatro dígitos, los dos primeros pertenecen al número del proceso dentro del Sistema de Gestión de Calidad y los dos siguientes dígitos al número de procedimiento, en orden consecutivo empezando por el 01.

La codificación para los formatos es de siete dígitos (*****), los dos primeros pertenece al número del proceso dentro del Sistema de Gestión de Calidad, los dos siguientes dígitos al número del procedimiento y los tres últimos dígitos al número del formato dentro del procedimiento, en orden consecutivo, comenzando por el 001. Para cada procedimiento se empieza la numeración consecutiva de los anexos.

COPIA CONTROLADA: son las copias que se publican a través de la INTRANET (link SGC – Listado Maestro de Documentos) y las que en medio físico autorice el responsable del proceso en los eventos en que se justifique, para garantizar el uso de la versión vigente del documento y prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos. Las copias físicas autorizadas por el responsable del proceso y las correspondientes a la Lista de Destinatarios, se le agregará el sello de "COPIA CONTROLADA".

COPIA NO CONTROLADA: son copias de los "documentos del sistema de gestión de la calidad" que no cumplen con las características de copias controladas, no autorizados por el responsable del proceso.

DOCUMENTO: escrito que contiene datos que poseen información para evidenciar algo y su medio de soporte.

DOCUMENTO INTERNO: se establece como documento interno del Sistema de Gestión de la Calidad, los siguientes:

a. Planes y programas¹:

Plan Estratégico

Plan de Acción

Plan de Capacitación

Plan de Auditoría Distrital PAD

Plan Anual de Estudios PAE

Plan de Compras

Programa Anual de Bienestar Social

b. Manuales²:

Manual de la Calidad

Manual Específico de Funciones y Requisitos y de Competencias Laborales

c. Procesos y Procedimientos³:

Proceso: Ver Anexo 4 "ESTRUCTURA PARA CARACTERIZAR PROCESOS". Que incluye la Matriz de Descripción del Proceso (Ver formato código 1002006) y la Matriz de Responsabilidad y Comunicaciones. (Ver formato código 1002007),

Plan de Calidad de seguimiento y medición del proceso: Ver Anexo 5 "ESTRUCTURA PARA ELABORAR EL PLAN DE CALIDAD" (ver formato código 1002008)

Matriz para la caracterización del producto: Ver Anexo 6 "ESTRUCTURA PARA LA CARACTERIZACIÓN DEL PRODUCTO" (ver formato código 1002009)

Procedimiento: Ver Anexo 2 "ESTRUCTURA PARA ELABORAR PROCEDIMIENTOS" (incluido historial de cambios).

DOCUMENTO OBSOLETO: documentos del Sistema de Gestión de la Calidad que han perdido vigencia por modificación o derogación.

FORMATOS: guías que sirven para consignar datos generados de una actividad, proporciona evidencia de esta o presenta resultados.

HISTORIAL DE CAMBIOS: formato en el cual se registra las modificaciones de un documento del Sistema de Gestión de la Calidad.

INTRANET: es una red de computadoras dentro de una red de área local (LAN) privada, empresarial o educativa que proporciona herramientas de Internet, es también un importante medio de difusión de información interna a nivel de grupo de trabajo.

LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS: es la relación de los documentos del sistema de gestión de la calidad que se encuentran vigentes.

LISTA DE DESTINATARIOS DE COPIAS CONTROLADAS: es la relación de las dependencias a quienes se les entrega copia física de los documentos del SGC.

PROCEDIMIENTO: forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso.

PUNTOS DE CONTROL: se refiere a la identificación específica de acciones de control en un proceso determinado. Son actividades típicas de control inmersas en los procedimientos, las cuales tienen un responsable de su ejecución en el desarrollo normal de las operaciones

REGISTRO: documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas.

RESOLUCIÓN REGLAMENTARIA: son los actos administrativos que profiere la administración para fijar normas de carácter general y abstracto, relacionadas con el cumplimiento de la misión institucional y los procesos misionales y administrativos, con el establecimiento de la organización interna de la Entidad y con el funcionamiento de la misma. Entre ellas se encuentran las que adoptan los documentos del sistema de gestión de la calidad. Para su elaboración se tiene en cuenta La "ESTRUCTURA PARA DOCUMENTAR RESOLUCIONES"

VERSIÓN: identificación que se le da a cada una de las formas que adopta un documento del Sistema de Gestión de Calidad.

• Solicitud de elaboración o modificación de documentos del Sistema de Gestión de la Calidad.

• Libro radicador de resoluciones reglamentarias.

• Resolución Reglamentaria y documento o procedimiento.

• Listado maestro de documentos.

• Confirmación de entrega de correo electrónico.

• Lista de destinatarios de copias controladas.

Anexo 1. Solicitud de elaboración o modificación de documentos del Sistema de Gestión de la Calidad. (Formato código 1002001)

Anexo 2. Estructura para elaborar procedimientos.

"Historial de Cambios" (Formato código 1002002),

"Descripción del Procedimiento", (Formato código 1002003),

Anexo 3. Estructura para documentar resoluciones reglamentarias. (Formato código

1002005)

Anexo 4. Estructura para caracterizar procesos:

"Descripción del proceso" (Formato código 1002006),

"Matriz de responsabilidad y comunicaciones". (Formato código 1002007)

Anexo 5. Estructura para elaborar el plan de calidad. (Formato código 1002008)

Anexo 6. Estructura para la caracterización del producto. (Formato código 1002009)

Anexo 7. Formato para elaborar actas. (Formato código 1002010)

Anexo 8. Listado maestro de documentos. (Formato código 1002011)

Anexo 9. Lista de destinatarios de copias controladas. (Formato código 1002012)

7. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO:

7.1 Elaboración y modificación de documentos del Sistema de Gestión de la Calidad SGC que se adoptan por Resolución Reglamentaria⁹

7.2 Control de documentos del Sistema de Gestión de la Calidad.¹⁰

7.3 Solicitud y distribución de copias controladas de documentos del SGC^11.

NOMBRE DEL DOCUMENTO: ________________________ VERSIÓN ACTUAL _____

FECHA DE LA SOLICITUD: ___________________

ELABORACIÓN: ( ) MODIFICACIÓN: ( ) ELIMINACIÓN: ( )

JUSTIFICACIÓN DE ELABORACIÓN O MODIFICACIÓN:

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

PROPUESTA DE ELABORACIÓN O MODIFICACIÓN

_____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

ELABORADO POR: ______________________ __________________ ______________

Cargo Nombre Firma

APRUEBA LA SOLICITUD: SI: __________ NO: _________

Firma: Responsable del proceso

Nombre:

Cargo:

Dependencia:

FORMATO CÓDIGO 1002001

NOMBRE DEL DOCUMENTO: registrar el nombre del documento del S.G.C. a elaborar o modificar y el código asignado:

• Manual Específico de Funciones, Requisitos y Competencias Laborales

• Procedimiento

• Plan de Calidad de seguimiento y medición del proceso

• Matriz para la caracterización del producto

• Planes:

• Plan Estratégico

• Plan de Acción.

• Plan de Capacitación

• Plan de Auditoría Distrital PAD

• Plan Anual de Estudios PAE

• Plan de Compras

• Programa Anual de Bienestar Social

VERSIÓN ACTUAL: indicar la versión actual del documento del S.G.C. que se va a elaborar o modificar

FECHA DE SOLICITUD: registrar la fecha en que se está realizando la solicitud de elaboración o modificación.

ELABORACIÓN, MODIFICACIÓN O ELIMINACIÓN: señale con una X el propósito de la solicitud.

JUSTIFICACIÓN DE ELABORACIÓN, MODIFICACIÓN O ELIMINACIÓN: señale brevemente la justificación que origina la elaboración, modificación o eliminación del documento del S.G.C.

PROPUESTA DE ELABORACIÓN, MODIFICACIÓN O ELIMINACIÓN: indique claramente en que consiste la modificación, elaboración o eliminación del documento del S.G.C.

ELABORADO POR: registre el(os) cargo(s), nombre(s) y firma(s) del(os) funcionario(s) que propone la elaboración, modificación o eliminación del documetno del S.G.C.

APRUEBA LA SOLICITUD: este espacio será diligenciado por el Responsable del Proceso al que pertenece el documento que se proyecta modificar. elaborar o eliminar, o por quienes señale el procedimiento adoptado para cada uno de los documentos.

IDENTIFICACIÓN Y ASUNTO

• Se escribirá resolución reglamentaria

• El número de la resolución y la fecha de expedición.

• Se plantea el asunto de que va a tratar la resolución.

• Existirá un artículo último que planteará el momento en que empiece a regir la resolución y las normas que deja sin vigencia.

• El lugar y fecha de la expedición.

• El nombre, firma y cargo del funcionario competente.

• Nombre y cargo del funcionario que realizó la revisión técnica de la resolución.

• Nombre y cargo del funcionario que realizó la revisión jurídica de la resolución.

• Registro Distrital Nº

Nota: las resoluciones se elaborarán en papel tamaño carta y preferiblemente usar letra Arial tamaño 11 o 12.