(Noviembre 23)

Derogada por el art. 3, Resolución Contraloría Distrital 16 de 2008

Por la cual se modifican documentos y procedimientos relacionados con el Proceso de Orientación Institucional de la Contraloría de Bogotá, D.C.

EL CONTRALOR DE BOGOTÁ D. C.

En ejercicio de sus atribuciones legales y en especial las que le confiere el artículo 10 del Acuerdo 24 de 2001; y

CONSIDERANDO:

De conformidad con los literales b), j) y l) del artículo 4 de la Ley 87 de 1993 "Por la cual se establecen normas para el ejercicio de control interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones", se deben implementar como elementos del Sistema de Control Interno Institucional la definición de políticas como guías de acción y procedimientos para la ejecución de procesos, así como, la simplificación y actualización de normas y procedimientos.

La Contraloría de Bogotá, mediante Resolución Reglamentaria No. 013 del 12 de junio de 2006 adoptó el Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005, de que trata el Decreto 1599 del 20 de mayo de 2005.

El artículo 10 del Acuerdo 24 de 2001 del Concejo de Bogotá, D.C., "Por el cual se organiza la Contraloría de Bogotá D.C., se determinan las funciones por dependencias, se fijan los principios generales inherentes a su organización y funcionamiento y se dictan otras disposiciones", fija la estructura organizacional de la Contraloría de Bogotá, D.C. y faculta al Contralor de Bogotá, D.C. para establecer y reglamentar la organización interna, la forma de ejercer las funciones a su cargo y el funcionamiento de la Entidad, en armonía con los principios consagrados en la Constitución, la Ley y los Acuerdos.

El numeral 13 del artículo 42 ibídem, consagra como una de las funciones de la Dirección de Planeación, "Elaborar y actualizar el manual de procedimientos de la Contraloría en coordinación con las demás dependencias".

La racionalización de los trámites, métodos y procedimientos constituye herramienta fundamental para el Sistema de Gestión de la Calidad y el mejoramiento de la función pública, al facilitar el cumplimiento de las funciones y objetivos institucionales, la delimitación de responsabilidades, la inducción del empleado en su puesto de trabajo, la definición de controles internos y el desarrollo de los sistemas de información en los procesos misionales y administrativos de la Entidad.

Mediante Resolución Reglamentaria No. 017 del 2 de agosto de 2006, se modificaron los procedimientos y la caracterización del Proceso de Orientación Institucional.

El objetivo del Sistema de Gestión de Calidad es implementar acciones correctivas y preventivas para mejorar continuamente el desempeño de los procesos, con el fin de aumentar la satisfacción de los clientes y de las partes interesadas.

En desarrollo del concepto de mejora contemplado en la Normas NTC - ISO 9001: 2000 y NTCGP 1000:2004, los documentos y procedimientos adoptados en la citada resolución deben ser modificados parcial o totalmente.

En mérito de lo expuesto, este Despacho;

Ver la Resolución de la Contraloría Distrital 17 de 2008

ARTÍCULO   1°. Adoptar la nueva versión de los siguientes documentos y procedimientos relacionados con el Proceso de Orientación Institucional:

1. Caracterización del proceso de Orientación Institucional: descripción del proceso y matriz de responsabilidad y comunicación. Versión 5.0 - Código 10

2.  Derogado por el art. 5, Resolución 028 de 2009. Procedimiento para la formulación del plan de actividades y sistema de medición de la gestión de la Contraloría de Bogotá D.C. Versión 3.0 - Código 1001. Se unificó a este procedimiento, el de revisión por la dirección.

3. Derogado por el art. 3, Resolución Contraloría Distrital 21 de 2008. Procedimiento para auditoria interna del sistema de gestión de la calidad. Versión 5.0 - Código 1002, el cual cambio de nombre por "Procedimiento para evaluaciones independientes realizadas por la Oficina de Control Interno".

4.  Derogado por el art. 5, Resolución 028 de 2009. Procedimiento para la formulación y modificación del plan estratégico: Versión 5.0 - Código 1003.

5. Derogado por el art. 3, Resolución Contraloría Distrital 21 de 2008. Procedimiento para la implementación de acciones correctivas, preventivas y de mejora continua. Versión 5.0 - Código 1005.

6. Derogado por el art. 3, Resolución Contraloría Distrital 20 de 2008. Procedimiento para registro y control de procesos judiciales y para el cumplimiento y pago de sentencias y conciliaciones en la Contraloría de Bogotá D.C. Versión 2.

ARTÍCULO 2°. Suprimir la versión 4.0 - Código 1004, del procedimiento para efectuar revisión por la dirección.

ARTÍCULO 3°. Es responsabilidad de los Directores, de los Jefes de Oficinas, Jefes de Oficinas Asesoras y de los Coordinadores de Grupos Especiales, velar por la administración y divulgación de los documentos y procedimientos adoptados.

ARTÍCULO  4°. La presente Resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las disposiciones que le sean contrarias, en especial la Resolución 017 del 2 de Agosto de 2006.

CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO DE ORIENTACIÓN INSTITUCIONAL: DESCRIPCIÓN DEL PROCESO Y MATRIZ DE RESPONSABILIDAD Y COMUNICACIÓN.

Establecer y difundir la política y objetivos de la Organización que permitan satisfacer tanto las necesidades de nuestros clientes como los requisitos legales y reglamentarios, así como evaluar el desempeño de la Contraloría de Bogotá D.C., para el mantenimiento del Sistema de Gestión de la Calidad y el Mejoramiento Continuo.

El proceso de Orientación Institucional inicia con la formulación de la orientación estratégica, efectuando la definición y difusión de la política, luego realiza la planificación del sistema de gestión de calidad, identificando el mapa de procesos y sus interacciones, así como el establecimiento de los niveles de autoridad, funciones, responsabilidades y los métodos de comunicación correspondientes, para asegurar la eficacia de los procesos del sistema, posteriormente incluye la revisión y análisis del sistema por parte de la alta dirección, a través, de la implementación de un sistema de seguimiento y medición de los procesos con la aplicación de auditorias internas de calidad. Termina con la revisión por la dirección, donde se establece el estado del sistema de gestión de calidad permitiendo la definición e implementación de acciones preventivas, correctivas y de mejora que aseguren la eficacia del sistema.

En el desarrollo del proceso Orientación Institucional intervienen todas las dependencias de la Entidad.

DESCRIPCIÓN DEL PROCESO

PROCEDIMIENTO PARA LA FORMULACIÓN DEL PLAN DE ACTIVIDADES Y SISTEMA DE MEDICIÓN DE LA GESTIÓN DE LA CONTRALORÍA DE BOGOTÁ, D.C.

Identificar las actividades que cada proceso deberá asumir para contribuir al cumplimiento de los objetivos estratégicos de tal forma que permitan medir la gestión de la Contraloría de Bogotá.

Este procedimiento contempla cuatro etapas:

*Formulación de Actividades e Indicadores: Inicia con la comunicación de los lineamientos de la Alta Dirección, y termina con la aplicación del procedimiento para el control de documentos internos del Sistema de Gestión de la Calidad.

*Modificación de Actividades e Indicadores: Inicia con la solicitud de modificación de actividades e indicadores por parte de las dependencias a los responsables de proceso y termina con la aplicación del procedimiento para el control de documentos internos del Sistema de Gestión de la Calidad.

*Reporte de Resultados y elaboración de informes de gestión: Inicia con el reporte de información (variables) por parte de todas las dependencias de la entidad así como el análisis de los diferentes indicadores en la herramienta sistematizada diseñada para tal fin y termina con la incorporación de las acciones correctivas, preventivas y de mejora en los anexos respectivos para cada proceso.

*Revisión por la Dirección: Inicia con el establecimiento y difusión de los lineamientos para efectuar la revisión por la Dirección y termina con la elaboración del informe de Gestión del Sistema de Gestión de la Calidad.

Constitución Política de 1991, artículo 339, 209 y 269.

Ley 42 de 1993, artículo 12 "Sobre la organización del Sistema de Control Fiscal Financiero y los Organismos que lo ejercen".

Ley 87 de Noviembre 29 de 1993, artículo 4, literales a, b y c, artículo 8 "Por la cual se establecen normas para el ejercicio del Control Interno en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones".

Ley 190 de Junio 6 de 1995, artículo 48 "Por la cual se dictan normas tendientes a preservar la moralidad en la administración pública y se fijan disposiciones con el fin de erradicar la corrupción administrativa", y se norma que todas las entidades públicas deberán establecer, a más tardar el treinta y uno (31) de diciembre de cada año, los objetivos a cumplir para el cabal desarrollo de sus funciones durante el año siguiente, así como los planes que incluyan los recursos presupuestados necesarios y las estrategias que habrán de seguir para el logro de esos objetivos.

Acuerdo 24 de abril 26 de 2001, artículos 37 y 42 "Por el cual se organiza la Contraloría de Bogotá, D.C., se determinan las funciones por dependencias, se fijan los principios generales inherentes a su organización y funcionamiento y se dictan otras disposiciones".

Resolución Reglamentaria, "Por la cual se reglamenta el Comité Directivo como Órgano Superior Jerárquico de Consulta, Coordinación y Evaluación en la Contraloría de Bogotá, D.C."

Norma NTC-ISO 9001:2000 Ítem 5.6. Revisión por la Dirección.

Norma NTCGP 1000:2004 Requisitos para la implementación de un Sistema de Gestión de la Calidad aplicable a la rama ejecutiva del poder público y otras entidades prestadoras de servicios.

Actividad: Se entiende por actividad el conjunto de tareas que conducen a un resultado específico y que materializan los propósitos del Plan Estratégico.

Alta Dirección: Persona o grupo de personas que dirigen y controlan al más alto nivel una organización; para la Contraloría de Bogotá se asimila a los integrantes del Comité Directivo.

Efectividad (Impacto): La efectividad ha sido definida como el grado en que se logran los objetivos y se satisface la necesidad o se resuelve el problema para el cual fue creado el plan, programa o proyecto, y el nivel de impacto de las actividades que se desarrollan frente a los objetivos planteados.

Nota La medición de la efectividad se denomina en la Ley 872 de 2003 como una medición del impacto.

Eficacia (Logro): Es la capacidad para lograr los resultados guardando relación con los objetivos y metas planteadas, en un período de tiempo determinado. Esta se mide en relación con los productos y servicios ofrecidos una vez concluidos.

*Verificar el cumplimiento y/o desviación de las metas, planes y programas preestablecidos en el ámbito institucional.

*Medir el grado de cumplimiento de los resultados frente a lo planeado.

*Evaluar si el servicio prestado se entregó oportunamente, cumpliendo con el tiempo estipulado, en la cantidad determinada, volumen ejecutado por unidad de tiempo, y con la calidad requerida para la completa satisfacción del usuario.

*Establecer el grado de cobertura del servicio prestado de acuerdo a lo contenido en el plan.

Nota La medición de la eficacia se denomina en la Ley 872 de 2003 como una medición de resultado.

Eficiencia (Gestión de Recursos): Es la maximización de los insumos empleados para generar productos o servicios; ya sea que con recursos iguales o constantes se obtengan mayores resultados o que con resultados iguales o constantes se ejecuten menores recursos.

Algunos de los objetivos de los indicadores que miden el Factor de Eficiencia son:

*Medir la productividad de los procesos misionales y de apoyo en relación con el recurso utilizado frente al servicio prestado o la actividad desarrollada.

*Establecer el nivel óptimo en la utilización de los recursos para el logro de objetivos previstos.

*Determinar si la cobertura alcanzada en la producción o prestación del servicio, alcanzó las metas establecidas al mínimo costo.

Formato Único de Actividades: Es el registro de la formulación de actividades e indicadores, que permite visualizar los parámetros de la planeación en términos de responsables, ejecutores, recursos requeridos, fechas programadas de inicio y terminación, metas e indicadores de gestión y los rangos de calificación.

Gestión: Es el conjunto de acciones y actividades coordinadas para dirigir y controlar una entidad, involucra la toma de decisiones orientada a cumplir la misión institucional. La gestión parte del direccionamiento estratégico que involucra la misión, la visión, las políticas y objetivos, los planes, las metas y la asignación de los recursos para obtener los resultados en la forma más eficiente y eficaz posible. Este proceso dinámico y permanente se lleva a cabo mediante la toma de decisiones la cual se apoya en los flujos de información, el control, la evaluación, el análisis de datos y la cultura organizacional.

Hoja de Vida del Indicador: Es la misma ficha técnica del indicador que registra los principales datos y la definición de las variables que lo integran con el propósito de coadyuvar en su interpretación.

Indicador: Se define Indicador como la relación entre variables cuantitativas o cualitativas que permite observar la situación y tendencias de cambio generadas en los resultados, los productos y los procesos con relación a los objetivos, metas previstas e impactos esperados1 .

Informe de Gestión: Informe que refleja los resultados claves de la gestión realizada durante un periodo de tiempo determinado en términos de logros alcanzados, proyecciones y la manera como la dependencia o el proceso ha contribuido al cumplimiento de la misión institucional, los objetivos, las estrategias y las actividades del Plan Estratégico.

Plan Estratégico: Documento que consolida las intenciones globales y orientación de una organización para un periodo determinado; e incorpora como mínimo la misión, la visión, los valores y los principios institucionales, la política y los objetivos a desarrollar, y las estrategias para su logro.

Plan de Actividades: Es la programación anual para asegurar la real y efectiva ejecución del Plan estratégico institucional, que incluye: actividades, responsables, indicadores, metas, entre otros.

Política: Son las intenciones Globales de la Organización para orientar y facilitar el cumplimiento de la misión y el desarrollo de la visión.

Política de Calidad: Intención(es) global(es) y orientación(es) relativas a la calidad tal como se expresan formalmente por la alta dirección de la entidad.

Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas.

Responsable de Proceso: Encargado de garantizar el cumplimiento de los procedimientos y actividades del proceso a su cargo, su designación está definida en el Manual de Calidad.

Revisión: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, la adecuación, eficacia, eficiencia y efectividad del tema objeto de la revisión, para alcanzar unos objetivos establecidos.

Ejemplo: Revisión por la dirección, revisión del diseño y el desarrollo, revisión de los requisitos del cliente y revisión de no conformidades.

Nota Los términos conveniencia y adecuación se refieren a:

*Conveniencia: grado de alineación o coherencia del objeto de revisión con las metas y políticas organizacionales.

*Adecuación: determinación de la suficiencia total de las acciones, decisiones, etc., para cumplir los requisitos.

Sistema de Gestión de la Calidad: Sistema de gestión para dirigir y controlar una organización con respecto a la calidad.

*Lineamientos de la Alta Dirección

*Formato formulación de actividades, indicadores y seguimiento.

*Acta de Comité de Seguimiento al Sistema de Gestión de la Calidad.

*Formato consolidado formulación de actividades e indicadores.

*Acta de Comité Directivo

*Formato Solicitud de elaboración o modificación de documentos del SGC

*Acta de reunión Equipo de Análisis o Comité Técnico Sectorial

*Informe de Gestión de la dependencia.

*Informe de Gestión por Proceso

*Informe consolidado estadístico sobre el seguimiento al Plan de actividades.

*Informe de Gestión del SGC.

Anexo 1. Metodología para la formulación de Actividades e Indicadores

Formato formulación de Actividades, indicadores y seguimiento. Formato Código 1001001

Anexo 2. Informe de Gestión por Proceso.

ANEXO Nº 1

Metodología para la formulación de Actividades e Indicadores

La formulación de las actividades parte del marco de referencia institucional que contempla tres aspectos; el normativo que define funciones, procedimientos y competencias, el plan estratégico que proporciona las intenciones globales de la organización y los resultados que permiten establecer qué se ha logrado y qué hace falta, es decir, determinar el nivel de desarrollo de cada actividad y la formulación de actividades complementarias no contempladas en el Plan Estratégico, necesarias para alcanzar los objetivos y estrategias o la exclusión de aquellas actividades ejecutadas en su totalidad; así como proporcionar el ámbito de competencia del proceso y de las dependencias.

A través de un proceso participativo en cada una de las dependencias, utilizando técnicas administrativas como lluvia de ideas entre otras, se formularán actividades contemplando incluso aquellas que deben realizar otras dependencias que no integran el proceso, siendo necesarias para el cumplimiento de las estrategias y objetivos planteados; caso en el cual deberán ser comunicadas al responsable del proceso, para que sean concertadas en el proceso correspondiente.

Al formular las actividades se debe determinar para cada una de ellas el objetivo y estrategia al cual apunta de conformidad con el Plan estratégico vigente, así como la dependencia responsable.

Para la formulación se deben tener presente insumos tales como: Plan estratégico, lineamientos de la Alta Dirección, plan de actividades anteriores y formatos para los registros respectivos, entre otros.

Para redactar la descripción de la actividad se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:

*Debe iniciar con un Verbo de Acción en tiempo infinitivo que indique claramente el resultado esperado. En consecuencia se recomienda no utilizar verbos que usualmente describen funciones de las dependencias o de cargos, por lo tanto, verbos como apoyar, coordinar, fomentar, participar, promover, etc., no deben utilizarse, por cuanto no permiten su seguimiento y medición.

*Debe establecerse la Meta cuantitativa, concreta, medible, realizable y verificable que se espera alcanzar, teniendo en cuenta la realidad y los recursos disponibles.

*Debe contener la Fecha, tiempo en el que se planea desarrollar la actividad propuesta.

*Debe señalar el Logro al cual está enfocada la actividad, para determinar la situación que se pretende alcanzar.

Los anteriores datos se incorporan en el formato "Formulación de actividades e indicadores" (Formato Código 1001001).

Los indicadores se deben construir con la relación entre variables que permitan determinar el nivel de eficacia (logro), de eficiencia (gestión de recursos) y de efectividad (impacto) de las actividades planteadas, con relación a los objetivos, metas previstas e impactos esperados.

Cada Actividad podrá medirse con la aplicación de uno o varios indicadores, para cada indicador se determinan los siguientes aspectos: Meta, nombre del indicador, tipo de indicador, fórmula, unidad de medida, fecha de inicio real. Fecha final real, y los rangos de calificación; los anteriores datos se incorporan en el formato "Formulación de actividades e indicadores" (Formato Código 1001001).

Recuerde utilizar la misma unidad de medida del patrón de comparación con la meta planteada. Ejemplo: Número de auditorias ejecutadas, días utilizados, procesos terminados, hallazgos concluidos, horas auditor.

Para la formulación de los indicadores se debe tener en cuenta los siguientes aspectos:

Los indicadores de gestión permiten medir el desempeño de los procesos, el cumplimiento del Plan Estratégico y en su conjunto el desempeño de la Contraloría en términos de:

Efectividad (Impacto): La efectividad ha sido definida como el grado en que se logran los objetivos y se satisface la necesidad o se resuelve el problema para el cual fue creado el plan, programa o proyecto, y el nivel de impacto de las actividades que se desarrollan frente a los objetivos planteados.

Responde a preguntas como:

*¿Qué tan efectiva es la Contraloría para dirigirse al logro de su Misión?

*¿Tiene la Contraloría la capacidad para satisfacer las necesidades de los Clientes?

*¿Al satisfacer las necesidades de los Clientes cómo busca el apoyo de sus involucrados2 para asegurar su futuro?

*¿La Contraloría proporciona a los involucrados los productos y servicios que requieren y están dispuestos a apoyar?

Eficacia (Logro): Es la capacidad para lograr los resultados guardando relación con los objetivos y metas planteadas, en un período de tiempo determinado. Esta se mide en relación con los productos y servicios ofrecidos una vez concluidos.

En términos de eficacia se busca:

*Verificar el cumplimiento y/o desviación de las metas, planes y programas preestablecidos en el ámbito institucional.

*Medir el grado de cumplimiento de los resultados frente a lo planeado.

*Evaluar si el servicio prestado se entregó oportunamente, cumpliendo con el tiempo estipulado, en la cantidad determinada, volumen ejecutado por unidad de tiempo, y con la calidad requerida para la completa satisfacción del usuario.

*Establecer el grado de cobertura del servicio prestado de acuerdo a lo contenido en el plan.

Eficiencia (Gestión de Recursos): Es la maximización de los insumos empleados para generar productos o servicios; ya sea que con recursos iguales o constantes se obtengan mayores resultados o que con resultados iguales o constantes se ejecuten menores recursos.

Es decir, mide la manera en que los recursos e insumos se convierten económicamente en resultados o productos.

Algunos de los objetivos de los indicadores que miden el Factor de Eficiencia son:

*Medir la productividad de los procesos misionales y de apoyo en relación con el recurso utilizado frente al servicio prestado o la actividad desarrollada.

*Establecer el nivel óptimo en la utilización de los recursos para el logro de objetivos previstos.

*Determinar si la cobertura alcanzada en la producción o prestación del servicio, alcanzó las metas establecidas al mínimo costo.

Los indicadores de eficiencia que se tiene en el Plan de Actividades, hacen referencia al recurso tiempo ya que no se dispone de un sistema de costos que permita medir la relación productos/recursos utilizados.

Los indicadores pueden ser: cuantitativos ó cualitativos.

Cuantitativos: Representación numérica de un concepto. Son los más utilizados.

Ejemplo: Número de Hallazgos, Procesos de Responsabilidad Fiscal Terminados.

Cualitativos: Percepciones. Presentan dificultades en su análisis.

Ejemplo: Cuan útil resultó la Capacitación? Buena, Regular, Mala.

El Departamento Administrativo de la Función Pública en su documento "Guía para el diseño de un sistema de evaluación y Control de Gestión" presenta aspectos relacionados con los indicadores de gestión que vale la pena enunciar y analizar así:

El indicador es un signo, señal o valor concreto que permite, entre otras cosas, establecer diferencias, comportamientos y tendencias, su medición puede ser cuantitativa o cualitativa y en un período determinado de tiempo. Los indicadores deben proporcionar a cada responsable de dependencia o área, en forma sintetizada, la información que es relevante y concederle elementos de juicio para la toma de decisiones.

La utilidad de los indicadores como mecanismo de medición y evaluación de la gestión no radica en tener una cantidad indeterminada de ellos, el medir por medir no es útil, por esta razón para que el indicador sea útil es necesario definir qué se quiere medir y para qué, diseñar el indicador efectivo y analizar siempre su resultado.

Los indicadores deben ser definidos para monitorear los factores claves de éxito, para posteriormente ser agrupados y analizados por el responsable del mismo, quien deberá determinar el nivel de desarrollo y cumplimiento total o parcial de la meta establecida, facilitando la toma de decisiones haciendo replanteamientos oportunos con planes de mejoramiento que garanticen el cumplimiento de los objetivos establecidos. Este proceso será llevado a cabo en cada nivel de decisión (Estratégico, Táctico y Operativo), donde se establecerá la relación en forma vertical dejando claras las responsabilidades a cada nivel para optimizar los recursos.

Con el propósito de asegurar la consistencia, utilidad y pertinencia de los indicadores de gestión, quienes coordinen su desarrollo deben tener en cuenta, además del proceso de planeación de la entidad y las metas claramente establecidas, como mínimo las siguientes características:

*Participativo: El indicador debe ser construido o diseñado por los propios responsables de los procesos o actividades, socializado entre quienes intervienen en el proceso de ejecución o que tienen alguna injerencia en el manejo de las variables involucradas; esto permite la motivación para liderar el proceso de evaluación con la implementación, orientación y entendimiento del indicador.

*Claro: Es indispensable que el indicador sea específico y de fácil comprensión tanto para quienes lo desarrollen como para quienes lo estudien o lo tomen como referencia. Por tanto, un indicador complejo o de difícil interpretación que sólo lo entienden quienes lo construyen debe ser replanteado.

*Representativo: El indicador debe expresar efectivamente lo que se quiere medir o determinar y debe guardar relación con los principales procesos de la entidad.

*Temporalidad: Debe estar relacionado con un período de tiempo previamente definido.

*Cuantificable: Implica que el resultado de la aplicación del indicador pueda ser convertido en cifras, números, estándares que permitan su medición.

*Confiable: Las variables utilizadas para su cálculo deben ser reales, concretas, propias y verificables, que sustenten su resultado.

*Que agregue valor: El contenido del indicador debe permitir a la organización identificar alertas para la toma de decisiones. Si un indicador no facilita la toma de decisiones, no debe mantenerse.

Los indicadores expresan el grado de importancia de un concepto o situación y el hecho de medirlo le da relevancia y puede cambiar hasta las actividades de la Entidad. De allí la importancia al definir indicadores de gestión.

Ejemplo: Al medir la Cantidad de Hallazgos Fiscales se puede interpretar que se da mayor importancia al número sin importar la calidad, en consecuencia esto puede percibirse como la obtención de gran cantidad de hallazgos; mientras que el Indicador Efectividad de los Hallazgos Fiscales promueve la calidad y el sustento de los hallazgos.

De otra parte, algunos indicadores pueden señalar paradoja o contradicción: Ejemplo: Cantidad de Hallazgos Administrativos puede interpretarse como alto nivel de eficacia en el trabajo auditor o de otra parte, deficiencias en el seguimiento a los planes de Mejoramiento, al presentarse acciones reiterativas.

En este mismo sentido, para cada sector o entidad existen unidades de medición convencionales (indicadores) que dan cierta dirección para comprender su desempeño institucional de manera específica, los cuales están estrechamente relacionados con su misión.

Un indicador se presenta a través de:

*Razones: Relación entre dos datos o variables con la misma unidad de medida. Esta relación se expresa en la Forma a/b. Cuando se trata de variables con diferente unidad de medida se denominan tasas. Ej. RAZÓN: Beneficios del Control Fiscal; TASA: Días Utilizados en el traslado de hallazgos/Hallazgos trasladados.

*Porcentajes: Presentan el valor relativo de una cifra con respecto de un valor de referencia igual a cien. Cuando la relación o el coeficiente corresponde a la misma medida o expresado en la misma unidad de medida, se debe multiplicar por 100 para obtener el porcentaje. En otras palabras muestran el valor relativo de una parte con respecto a un todo, al cual se le atribuye el valor de 100. Se expresa K = a/b x 100. Ej. No. Productos no conformes/Total de Productos x 100.

*Promedio: Los más usuales son la media aritmética, la mediana y la moda. La media aritmética se obtiene sumando un conjunto de valores y dividiendo el resultado por el número de valores sumados. La mediana de un conjunto de datos es el valor que ocupa la posición central cuando esos datos son ordenados del más bajo al más alto. Cuando el número de datos es par, la mediana es la medida entre los dos datos centrales. La moda es el valor que se representa el mayor número de veces. Ej. El salario modal en una empresa es el que reciben el mayor número de trabajadores.

*Números Índice: Expresan los cambios relativos de una variable, comparada con una base a la cual se le asigna el valor de cien. Proporcionan un método simple para comparar cambios que presenta una variable a través de un período, el valor del año anterior, debe ser el denominador. Ej. Valor Año 2001 /Valor Año 2000; Índice de variación de los Fallos con Responsabilidad Fiscal.

FORMATO FORMULACIÓN DE ACTIVIDADES, INDICADORES Y SEGUIMIENTO

INSTRUCTIVO DE DILIGENCIAMIENTO FORMATO FORMULACIÓN DE ACTIVIDADES, INDICADORES Y SEGUIMIENTO

(1). Plan Estratégico: Registre el dato correspondiente al No. de objetivo de acuerdo con el Plan Estratégico de la Entidad al cual le apunta la actividad.

(2). No. de Actividad: Corresponde a la secuencia de las actividades determinadas para el proceso.

(3). Descripción de la actividad: Conjunto de acciones desarrolladas al interior de un proceso que agregan valor al mismo, permitiendo el logro de resultados.

(4). Proceso: Se registra el proceso que se quiere medir de acuerdo con los identificados en la implementación del Sistema de Gestión de la Calidad.

(5). Responsabilidad: Registre los datos correspondientes a dependencia responsable y cargo ejecutor así:

Dependencia Responsable: Se indica la dependencia encargada de reportar los datos del indicador.

Cargo ejecutor: Cargo del funcionario responsable de cumplir con la actividad.

(6). Código indicador: Número asignado para identificar el Indicador de acuerdo con el proceso al que pertenece y su consecutivo, así:

Ejemplo: Para los indicadores determinados al Proceso de Orientación Institucional los códigos serán: 1001, 1002 Donde el 10 identifica el proceso y los siguientes dígitos identifican la secuencia de los indicadores.

(7). Nombre del Indicador: Establece la identidad del indicador, por lo tanto, debe hacerse en la forma sencilla y de acuerdo con la actividad que se quiere medir. Bautice el indicador con un nombre que le permita su fácil y rápida ubicación, para que los integrantes del equipo o los de la entidad de manera inmediata lo relacionen y sepan a que se están refiriendo con ese nombre; por ejemplo: Percepción del uso de las herramientas informáticas.

(8). Periodicidad: Lapso de tiempo establecido por la Alta Dirección para el reporte de información.

(9). Tipo de Indicador: Se identifica con una X el principio que mide el Indicador así: Eficacia, Eficiencia, Efectividad, Otro.

(10). Unidad de Medida: Se refiere a la determinación concreta de la forma como se quiere expresar el resultado al aplicar el indicador y las variables que lo integran; ésta unidad de medida se relaciona con la unidad asignada a la meta a evaluar. Puede ser expresada en valores absolutos con su respectiva variable: tiempo (años, semestres, bimestres, meses, días, horas, etc.), o en forma relativa (porcentual, Kilómetro X hora), entre otros.

(11). Fórmula: Determina la forma en que se comparan las variables definidas del indicador en relación con la unidad de medida establecida.

(12). Variables: Características, cualidades, elementos o componentes expresados en términos de valor y unidad de medida, que hace parte de la fórmula de un indicador, el cual permite medir el grado de avance o resultado de la actividad, que pueden modificarse o variar a través del tiempo. Mediante el estudio del comportamiento de las variables se puede explorar, descubrir, explicar, planificar, gestionar y transformar la realidad hacia una situación deseable.

Numerador: Se indica el nombre de la variable a comparar.

Denominador: Se registra el nombre de la variable que representa el universo a comparar o el 100%.

*Cuando el indicador corresponde a un valor absoluto se diligencia solamente el numerador.

(13). Fecha de inicio programada: Corresponde a la fecha de inicio programada para la respectiva actividad.

(14). Fecha final programada: Corresponde a la fecha final programada para la respectiva actividad.

(15). Meta o Valor Esperado: Es la expresión cuantitativa, concreta, medible, realizable y verificable que se espera alcanzar para cada uno de los periodos de tiempo establecidos para el reporte.

(16). Rangos de calificación: Se registran los intervalos definidos por el Responsable del Proceso, así: Mínimo, Aceptable, Satisfactorio.

(17). Fecha Real de Terminación: Corresponde a la fecha real de terminación de la actividad respectiva.

(18). Resultado de las variables: Corresponde a los valores determinados durante un periodo de tiempo para cada una de las variables establecidas (numerador y denominador).

(19). Resultado del Indicador: Corresponde a la aplicación de la fórmula establecida para cada indicador.

(20). % Ejecución (Resultado / Meta *100): Corresponde a la relación entre el resultado del indicador y la meta establecida para el mismo.

(21). Rango en que se ubica: Corresponde al rango de calificación en que se ubica el % de ejecución del indicador.

(22). Análisis del Indicador: Establezca el análisis del resultado del indicador de forma cuantitativa y cualitativa.

Firmas: Se suscribe por quienes definen y revisan las actividades e indicadores:

*Los indicadores definidos serán responsabilidad del Responsable de Proceso.

*La revisión técnica la realiza la Dirección de Planeación.

Informe de Gestión por Proceso

El informe de gestión esboza los resultados claves de la gestión realizada durante un periodo de tiempo establecido (es de anotar que el periodo es acumulativo hasta completar la vigencia), determinando logros alcanzados, proyecciones y la manera como la dependencia o el proceso ha contribuido al cumplimiento de la misión institucional, los objetivos y las actividades del Plan Estratégico; por tanto se considera un insumo fundamental de información para la toma de decisiones en la Alta Dirección.

El informe no es un fin en sí mismo, es un medio de diagnóstico que refleja la necesidad de tomar acciones, en consecuencia busca cumplir con el objetivo fundamental de implementar las recomendaciones, logrando la mejora continua y el incremento de la capacidad institucional para responder de manera adecuada al mandato que la ciudadanía ha encomendado a la Contraloría de Bogotá, D.C.

El primer paso para elaborar un informe es definir a quien va dirigido y cual es su propósito. Debe ser corto pero analítico, reflejar las tres dimensiones del desempeño: eficacia, eficiencia y efectividad. Comparar los resultados con líneas bases (resultados de vigencias anteriores) o puntos de referencia (metas, otras organizaciones similares).

Para la construcción del informe de gestión se deben tener en cuenta los siguientes insumos:

Los informes de gestión deben contener como mínimo:

1. Portada

2. Presentación

3. Resultados de la gestión (Análisis de datos): Es decir el aporte que cada dependencia ó proceso realiza al cumplimiento de cada uno de los objetivos del Plan Estratégico. Para este punto se tendrá en cuenta:

*Análisis Plan de Actividades: Todos los procesos.

*Satisfacción del cliente: Proceso Enlace con clientes.

*Conformidad con los requisitos del producto: Procesos misionales.

*Otros resultados: Actividades relevantes que han contribuido al cumplimiento del Plan estratégico y que no han sido contemplados en el Plan de Actividades.

4. Seguimiento Acciones de mejora: Resultados y análisis sobre el seguimiento a la implementación de acciones correctivas, preventivas y de mejora continua (Anexos 1, 2 y 3).

5. Aspectos que limitan el logro de los objetivos y metas. Es decir aquellos aspectos que han afectado el normal desarrollo de la dependencia y/o proceso para alcanzar los resultados previstos o para haber obtenido mejores resultados.

6. Recomendaciones y acciones de mejora: Parte dinámica del mejoramiento continuo que permite señalar las recomendaciones con el fin de establecer correcciones4 o acciones correctivas4 en un momento dado para orientar y mantener los recursos y esfuerzos en el logro de los objetivos y metas previstas.

No obstante la anterior estructura, el Directivo responsable del informe verificará que se hayan incluido los aspectos de la gestión realizada y la totalidad de resultados obtenidos en el periodo, así como la congruencia de los datos reportados con los remitidos a otras instancias.

Para el caso del informe de gestión por proceso, se acompañará de una presentación en PowerPoint utilizando la plantilla oficial.

EL EQUIPO DE ANÁLISIS: FACTOR IMPORTANTE EN LA EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN Y EN EL ANÁLISIS DE DATOS

El Responsable del Proceso integra los equipos de análisis conformados con personal multidisciplinario y representativo de cada dependencia que participa en la gestión del proceso5 . Integrar el equipo con funcionarios familiarizados con el proceso permite generar mayor compromiso de cambio y sentido de pertenencia con los resultados del análisis.

Para que un equipo funcione adecuadamente deben existir aptitudes complementarias y un líder con una clara visión de la tarea a realizar y con la capacidad para capitalizar puntos fuertes colectivos de sus miembros.

Existen varios aspectos que los equipos deben romper:

*El conflicto de objetividad que resulta del hecho de ser de parte del proceso;

*Evitar el sesgo hacia informes de desempeño positivo,

*Validez y confiabilidad cuestionable de los datos,

*Datos contradictorios, (se recomienda utilizar la técnica de triangulación de datos6)

*Tendencia de evaluar el desempeño de algunos funcionarios y no el desempeño de la dependencia, proceso o entidad en su conjunto.

Los integrantes del equipo deben crear hipótesis y expresar con sus propias ideas por qué funcionan o no las cosas y confrontarlas con los datos recopilados. Se trata de establecer de que manera los resultados contribuyen al cumplimiento de:

*Las actividades programadas,

*Los objetivos institucionales,

*Las estrategias

*El objetivo del proceso, descrito en el Manual de Calidad,

*La política institucional y de calidad

*La Misión y la Visión institucional.

*Se gestionó el proceso de manera efectiva, eficaz y eficiente.

Existen herramientas de representación de información que facilitan el análisis de datos, ya que permiten observar el comportamiento de los hechos o situaciones, para una adecuada toma de decisiones por parte de los responsables. La representación de datos de forma gráfica ofrece mensajes más claros para entender el contexto y extraer conclusiones.

PROCEDIMIENTO PARA EVALUACIONES INDEPENDIENTES REALIZADAS POR

LA OFICINA DE CONTROL INTERNO

HISTORIAL DE CAMBIOS

Definir las actividades para programar, planificar, ejecutar, informar los resultados, verificar la eficacia de las acciones y efectuar el cierre de los hallazgos de las evaluaciones independientes (Evaluación del Sistema de Control Interno; Seguimiento a los Anexos 1, 2 y 3 y Auditoria Interna de Calidad), las cuales adelanta la Oficina de Control Interno en desarrollo de sus funciones Constitucionales y Legales.

El procedimiento inicia con la elaboración del Plan Anual de Evaluaciones Independientes presentado ante el señor Contralor para su aprobación y finaliza con la socialización de los resultados del seguimiento y verificación de acciones implementadas a todos los funcionarios de las dependencias que conforman el proceso y/o a la dependencia evaluada.

Acuerdo 24 de abril 26 de 2001, artículos 37 y 42 "Por el cual se organiza la Contraloría de Bogotá, D.C., se determinan las funciones por dependencias, se fijan los principios generales inherentes a su organización y funcionamiento y se dictan otras disposiciones".

Acuerdo 122 de junio 28 de 2004 "Por el cual se adopta en Bogotá, D.C. el sistema de gestión de la calidad creado por la Ley 872 de 2003".

Acuerdo 206 de marzo 17 de 2006 "Por medio del cual se ajusta la planta de personal de la Contraloría de Bogotá D.C. al sistema de nomenclatura y clasificación".

Constitución Política de 1991, artículos 209 y 269.

Decreto 387 de diciembre 2 de 2004 "Por el cual se reglamenta el Acuerdo 122 de 2004 que adopta en Bogotá, D.C. el Sistema de Gestión de Calidad creado por medio de la Ley 872 de 2003".

Decreto 4110 de Diciembre 9 de 2004 "Por el cual se reglamenta la Ley 872 de 2003 y se adopta la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública".

Decreto 1599 del 20 de mayo de 2005 "Por el cual se adopta el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano, MECI 1000:2005" y sus decretos reglamentarios.

Ley 87 de Noviembre 29 de 1993, artículo 4, literales a, b y c, artículo 8, "Por la cual se establecen normas para el ejercicio del Control Interno en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones".

Ley 872 de Diciembre 30 de 2003 "Por la cual se crea el sistema de gestión de la calidad en la Rama Ejecutiva del Poder Público y en otras entidades prestadoras de servicios".

Norma NTC-ISO 9001-2000. Sistema de Gestión de la Calidad

Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000:2004. Sistema de Gestión de la Calidad para la Rama Ejecutiva del Poder Público y otras Entidades prestadoras de servicios.

Resolución Reglamentaria vigente, por la cual se adopta el Manual Específico de Funciones y Requisitos de la Contraloría de Bogotá, D.C.

Resolución Reglamentaria vigente, por la cual se adopta el Manual de Calidad de la Contraloría de Bogotá, D.C.

Resolución Reglamentaria 013 del 12 de junio de 2006, por la cual se adopta el Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005 en la Contraloría de Bogotá, D. C., y se dictan otras disposiciones.

Acción Correctiva: Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una no conformidad detectada u otra situación indeseable.

Acción de Mejora: Acción implementada para incrementar los resultados del producto y/o servicio, proceso o sistema en términos de eficacia, eficiencia y/o efectividad. Ejemplo: Mejorar la Eficacia es lograr cumplir lo planeado en rangos más estrechos de tiempo. Mejorar la Eficiencia es obtener igual resultado con menos recursos.

Acción Eficaz: Acción correctiva o preventiva que con evidencia objetiva demuestra que se eliminaron las causas de las No conformidades o No Conformidades Potenciales.

Acción Preventiva: Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una no conformidad potencial u otra situación potencialmente indeseable.

Actividad Estratégica: Son las acciones propuestas para el mejoramiento de los procesos en cohesión con el cumplimiento de la Política de Calidad.

Administrador de las Auditorías: Funcionario a quien se le asigna la responsabilidad de dirigir la ejecución de una evaluación independiente. Para el caso de una auditoría interna de calidad, debe estar certificado como Auditor Interno de Calidad.

Alcance de la Auditoria: Extensión y límites de una auditoria.

Alta Dirección: Persona o grupo de personas que dirigen y controlan al más alto nivel una entidad, para la Contraloría de Bogotá se asimila a los integrantes del Comité Directivo.

Auditado: Organización, área o dependencia que es auditada.

Auditor: Persona que lleva a cabo una auditoría o evaluación independiente con el apoyo, si es necesario, de expertos técnicos.

Auditor Interno de Calidad: Profesional con la competencia para efectuar las Auditorias Internas de Calidad.

Auditoria: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias que, al evaluarse de manera objetiva, permiten determinar la extensión en que se cumplen los criterios definidos para la realización de una auditoría.

Auditoria de Seguimiento: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias que, al evaluarse de manera objetiva, permiten verificar que las acciones hayan sido implementadas, determinar su eficacia y efectuar el cierre de los hallazgos.

Auditoria Especial: Auditoría eventual no contemplada dentro del Programa Anual de Evaluaciones Independientes, la cual se efectúa por solicitud de la alta dirección, se desarrolla con las actividades propias de una auditoría (planeación, ejecución e informe), seguimiento y verificación de acciones.

Auditoria Interna de calidad: Auditoría denominada en algunos casos como auditoría de primera parte, se realiza por o en nombre de la propia organización, para la revisión por la Dirección y con otros fines internos con respecto a la calidad y se puede constituir en la base para una autodeclaración de conformidad de una organización.

Ciclo de Auditoria: Comprende las etapas de planeación, ejecución e informe de resultados de la auditoria interna o evaluación independiente.

Cliente de la Auditoria: Organización, dependencia o persona que solicita una auditoría.

Cliente: Organización o persona que recibe un producto.

Competencia: Atributos personales y aptitud demostrada para aplicar conocimientos y habilidades.

Conclusiones de la Auditoría: Resultado de una auditoría que proporciona el equipo auditor al considerar el desarrollo de los objetivos y los hallazgos de la auditoría.

Conformidad: Cumplimiento de un requisito.

Corrección: Acción inmediata tomada para eliminar una No Conformidad detectada.

Criterio de Auditoria: Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos utilizados como referencia.

Efectividad: Medida del impacto de la gestión tanto en el logro de los resultados planificados, como en el manejo de los recursos utilizados y disponibles.

Eficacia: Grado en el que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados planificados.

Eficiencia: Relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados.

Evaluación del Sistema de Control Interno: Valoración autónoma, objetiva y permanente a la efectividad del control interno de una Entidad el nivel de ejecución en términos de efectividad, el nivel de ejecución de procesos, planes y programas, los resultados de la gestión, detección de desviaciones y establecimiento de tendencias, generando recomendaciones para orientar acciones de mejora, con el propósito de contribuir al cumplimiento de la misión de la Entidad.

Evidencia de la Auditoria: Registros o declaraciones de hechos o cualquier otra información que son pertinentes para los criterios de auditoría y que son verificables.

Evidencia Objetiva: Datos que respaldan la existencia o veracidad de algo.

Experto Técnico: Persona que aporta conocimientos o experiencia específicos al equipo auditor.

Hallazgo Abierto: No conformidad o No Conformidad Potencial respecto de la cual no se han implementado las acciones previstas, o que a pesar de estar implementadas se evidencia su permanencia.

Hallazgo Cerrado: No conformidad o No Conformidad Potencial respecto de la cual se han implementado las acciones previstas y se evidencia su eliminación.

Hallazgos de la Auditoria: Resultados de la evaluación de la evidencia objetiva, recopilada frente a los criterios de la auditoría.

Mejora de la Calidad: Parte de la gestión de la calidad orientada a aumentar la capacidad de cumplir con los requisitos de la calidad.

Mejora Continua: Acción permanente realizada con el fin de aumentar la capacidad para cumplir los requisitos y optimizar el desempeño.

No Conformidad: Incumplimiento de un requisito.

No Conformidad Potencial: Situación que no implica incumplimiento de un requisito, pero que debe ser tenida en cuenta para realizar mejoras en el producto, proceso y sistema de gestión, o para mitigar situaciones de riesgo o eliminar no conformidades potenciales.

Plan Anual de Evaluaciones Independientes: Planificación sistemática de las auditorias de la vigencia, dirigidas hacia un propósito específico.

Programa de Auditoria: Descripción de las actividades y de los detalles acordados para cada auditoría.

Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados.

Proceso de Primer Nivel: Proceso principal que se encuentra constituido por procesos de segundo nivel.

Proceso de Segundo Nivel: Proceso que hace parte de un proceso de primer nivel.

Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas.

Requisito: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria.

Reunión de Cierre: Reunión presidida por el auditor(es) asignado(s) con el objeto de presentar los hallazgos y conclusiones de la auditoria de tal manera que sean comprendidos y reconocidos por el Jefe de la Dependencia auditada y/o el Responsable del Proceso y establecer los términos para la presentación e implementación de las acciones correctivas y preventivas correspondientes.

Reunión de Precierre: Reunión presidida por el Administrador de la Auditoria con el auditor(es) asignado(s) con el objeto de conocer los resultados de la auditoria antes de su presentación al auditado.

Verificación: Confirmación mediante la aportación de evidencia objetiva de que se han cumplido los requisitos especificados o la eficacia de las acciones implementadas.

*Plan Anual de Evaluaciones Independientes Aprobado

*Memorando

*Acta

*Programa de Auditoria

*Informe consolidado auditorías internas de calidad

*Anexos 1,2 y 3

*Medio electrónico

*ANEXO 1. Programa Anual de Evaluaciones Independientes - Formato 1002001

*ANEXO 2. "Listado de Auditores Internos de Calidad" - Formato Código 1002002

*ANEXO 3. Plan Anual de Evaluaciones Independientes - Formato Código 1002003

*ANEXO 4. Programa de Auditoría - Formato Código 1002004

*ANEXO 5. Lista de Verificación - Formato Código 1002005

*ANEXO 6. "Reporte No Conformidades y/o No Conformidades Potenciales" - Formato Código 1002006

*ANEXO 7. "Informe consolidado auditoria interna de calidad" - Formato Código 1002007.

PLAN ANUAL DE EVALUACIONES

INDEPENDIENTES

VIGENCIA

OFICINA DE CONTROL INTERNO

PREPARADO POR

Oficina de Control Interno

APROBADO POR

Contralor

CONTRALORÍA DE BOGOTÁ D.C.

Mes, Año

PLAN ANUAL DE EVALUACIONES

INDEPENDIENTES

Vigencia

TABLA DE CONTENIDO

1. INTRODUCCIÓN

2. ANTECEDENTES

2.1. RESULTADOS DE EVALUACIONES DE LA VIGENCIA ANTERIOR

3. EVALUACIONES PROGRAMADAS

4. ALCANCE

5. OBJETIVO GENERAL (para la vigencia, incluye Anexo 3)

6. OBJETIVOS ESPECÍFICOS (para cada evaluación programada)

ELABORADO POR: ____________________________

Jefe Oficina de Control Interno

APROBADO POR: ____________________________

Contralor de Bogotá D.C.

FECHA DE APROBACIÓN: ____________________________

DD/MM/AA

Formato 1002001.

ANEXO Nº 2

CONTRALORÍA DE BOGOTÁ D.C.

LISTADO DE AUDITORES INTERNOS DE CALIDAD

ANEXO Nº 3

PLAN ANUAL DE EVLUACIONES INDEPENDIENTES

Objetivo General:

Alcance:

Fecha:

ANEXO Nº 4

PROGRAMA DE AUDITORÍA

(Vigencia)

Objetivo:

Alcance:

Metodología:

ANEXO N° 5

LISTA DE VERIFICACIÓN

DEPENDENCIA: _______________________________________________ FECHA: _________________

PROCESO: ________________________________RESPONSABLE PROCESO: _________________

ANEXO Nº 6

REPORTE DE NO CONFORMIDADES Y/O NO CONFORMIDAD POTENCIAL

AUDITORIA INTERNA DE CALIDAD - VIGENCIA

Nombre del Proceso

PREPARADO POR

Auditores Internos de Calidad

CONTRALORÍA DE BOGOTÁ, D.C.

Mes, Año

ANEXO Nº 7

INFORME CONSOLIDADO DE AUDITORIA

INTERNA DE CALIDAD

VIGENCIA

PREPARADO POR

Auditores Internos de Calidad

CONTRALORÍA DE BOGOTÁ, D.C.

Mes, Año

INFORME CONSOLIDADO DE AUDITORIA

INTERNA DE CALIDAD

VIGENCIA

TABLA DE CONTENIDO

1. OBJETIVO

2. ALCANCE

3. RESULTADOS

4. CONCLUSIONES

5. Anexos (Consolidado del Anexo Nº 6)

FORMATO CÓDIGO: 1002007

PROCEDIMIENTO PARA LA FORMULACIÓN Y MODIFICACIÓN DEL PLAN ESTRATÉGICO

Definir las actividades para la formulación y modificación del plan estratégico.

Este procedimiento está compuesto por: La formulación del plan estratégico que inicia con la socialización de la propuesta programática del Contralor de Bogotá y culmina con la socialización del Plan Estratégico a todos los funcionarios de la Entidad y; por la modificación del plan estratégico que inicia con la solicitud de modificación al Comité Directivo y termina con el ajuste al plan.

Constitución Política de 1991, artículo 339 establece que las entidades territoriales elaborarán planes de desarrollo, con el objeto de asegurar el uso eficiente de sus recursos y el desempeño adecuado de las funciones que les hayan sido asignadas por la Constitución y la ley. Los planes de las entidades territoriales estarán conformados por una parte estratégica y un plan de inversiones de mediano y corto plazo.

Ley 87 de Noviembre 29 de 1993, artículo 4, literales a, b y c "Por la cual se establecen normas para el ejercicio del Control Interno en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones".

Ley 152 del 15 de Julio de 1994, Capítulo I Artículo 3 Literal n, capítulo II Artículo 4, Capítulo II artículo 5 literales a, b, c y d, Capítulo VI Artículo 26, Capítulo VII Artículo 29 parágrafo 1 "Por la cual se establece la Ley Orgánica del Plan de Desarrollo".

Ley 190 de Junio 6 de 1995 Artículo 48 "Por la cual se dictan normas tendientes a preservar la moralidad en la administración pública y se fijan disposiciones con el fin de erradicar la corrupción administrativa", y se norma que todas las entidades públicas deberán establecer, a más tardar el treinta y uno (31) de diciembre de cada año, los objetivos a cumplir para el cabal desarrollo de sus funciones durante el año siguiente, así como los planes que incluyan los recursos presupuestados necesarios y las estrategias que habrán de seguir para el logro de esos objetivos.

Decreto 2145 de 1999 Artículo 12, parágrafo en literales a, b, c y d. "Por el cual se dictan normas sobre el Sistema Nacional de Control Interno de las Entidades y Organismos de la Administración Pública del Orden Nacional y Territorial y se dictan otras disposiciones. En éste se establece que la planeación debe ser concebida como una herramienta gerencial que articula y orienta las acciones de la entidad, para el logro de los objetivos institucionales en cumplimiento de su misión particular y los fines del Estado en general, así como que el ejercicio de planeación organizacional, debe llevar implícitas dos características importantes: Debe ser eminentemente participativo y concertado, así como tener un despliegue adecuado y suficiente en todos los niveles y espacios de la institución; por tanto, la planificación de la gestión debe asumirse como una responsabilidad corporativa, tanto en su construcción como en su ejecución y evaluación.

Decreto 1599 de 2005. "Por el cual se adopta el Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005" Contempla los planes y programas como un elemento fundamental en el direccionamiento estratégico de la Entidad..

Acuerdo 24 de abril 26 de 2001 Artículos 37 y 42 "Por el cual se organiza la Contraloría de Bogotá, D.C., se determinan las funciones por dependencias, se fijan los principios generales inherentes a su organización y funcionamiento y se dictan otras disposiciones".

Amenazas: Eventos, hechos o tendencias en el entorno de una organización que inhiben, limitan o dificultan su desarrollo operativo.

Debilidades: Actividades o atributos internos de una organización que inhiben, limitan o dificultan el éxito de una empresa.

DOFA: Diagnóostico institucional que contiene las Debilidades, Oportunidades, Fortalezas y Amenazas.

Fortalezas: Actividades o atributos internos de una organización que contribuyen y apoyan el logro de los objetivos de la institución.

Mandato Ético: Se denomina así al código de ética o decálogo de valores. Es la declaración explícita de valores y principios, construida de manera participativa.

Misión Institucional: Es la razón de ser de la entidad, contiene la formulación de los propósitos duraderos de la Contraloría que la distingue de otros negocios en cuanto al cubrimiento de sus operaciones, sus productos, los mercados y el talento humano que soporta el logro de éstos propósitos.

Objetivo de Calidad: Propósito ambicionado, o pretendido, relacionado con la calidad, puede señalarse también como estrategia.

Objetivo Estratégico: ExpectativaSon las expectativas claras, realistas, medibles y verificables que la Contraloría proyecta realizar para satisfacer las necesidades de los ciudadanos a partir de la Misión, la Visión, los Valores, Principios y las Políticas definidas.

Oportunidades: Son situaciones, eventos o hechos favorables, actuales o futuros que ofrece el entorno a la Contraloría, cuyo aprovechamiento adecuado mejoraría sus procesos, su desarrollo operativo y posición de competencia.

Plan Estratégico: Documento que consolida las intenciones globales y la orientación de una organización. Contiene como mínimo los siguientes elementos:

Misión

Visión

Valores y Principios Institucionales (Mandato Ético)

Política Institucional

Política de Calidad

Política de Administración del Riesgo

Objetivos Estratégicos

Estrategias

Política de Calidad: Corresponde a las intenciones globales de la Organización relativas a la calidad y se formalizan por la Alta Dirección.

Política Institucional: Son lasI intenciónones Globales de la Organización. S y see formalizan por la Alta Dirección a través del Plan Estratégico.

Política Administración del Riesgo: Es la orientación general relacionada con la toma de decisiones respecto al tratamiento de los riesgos y sus efectos al interior de la Entidad.

Registro: Tipo de dDocumento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas.

Valor Institucional: Hace relación al comportamiento que debe caracterizar a los funcionarios de la Contraloría en el ámbito laboral y personal. Este conjunto de valores se definen de manera colectiva y forman parte de la cultura organizacional.

Visión: La Visión Ees un conjunto de ideas generales, algunas de ellas abstractas, que proveen el marco de referencia de lo que la Contraloría es y quiere ser en el futuro en criterio de quien la lidera en el momento.

*Acta de Comité Directivo

*DOFA por dependencia

*DOFA por proceso

*DOFA Institucional

*Formato registro de asistencia capacitación

*Lista de destinatarios y copias controladas

Anexo No.1 Modelo Taller Diagnóstico Institucional DOFA

Anexo No.2 Modelo Taller Misión Institucional

Anexo No.3 Modelo Taller Visión Institucional

Anexo No.4Modelo Taller Definición de políticas (Institucional, Calidad, Administración del riesgo.)

Anexo No.5 Modelo Taller Valores y Pprincipios Institucionales

Anexo No.6 Modelo Taller Oobjetivos Eestratégicos.

Anexo No. 1

Modelo Taller

DIAGNÓSTICO INSTITUCIONAL DOFA

La DOFA institucional se conforma a partir de la DOFA del proceso y de la DOFA de cada dependencia buscando la participación de todos los funcionarios.

Con el fin de determinar el Diagnóstico Institucional, a continuación cada grupo de trabajo determinará para su dependencia y/o Proceso del Sistema de Gestión de Calidad según sea el caso:

*Políticas macroeconómicas o sectoriales dadas o potenciales.

*Disponibilidad oportuna de recursos: Hay que tener en cuenta que los recursos de financiación de la Contraloría provienen del presupuesto distrital, y que estos recursos son escasos.

*Reglamentación o normas externas que afectan a la dependencia y/o Proceso.

*Analizar las fortalezas y debilidades de las entidades auditadas, otras instituciones o instancias externas que afecten el funcionamiento de la dependencia y/o Proceso.

Así mismo se deben calificar de la siguiente manera, en las columnas que se presentan al frente:

Grado Magnitud -GM- Baja (1) Media (2) Alto (3) Muy Alto (4)

Efecto Potencial -EP- Ligero (1) Moderado (2) Positivo (3) Excelente (4)

Grado Magnitud -GM- Baja (1) Media (2) Alto (3) Muy Alto (4)

Efecto Potencial -EP- Ligero (1) Moderado (2) Fuerte (3) Catastrófico (4)

Recordando que las variables que se considerarán como internas, entre otras, son:

*La capacidad de la dependencia y/o proceso en el diseño, ejecución y obtención de resultados, en términos de su misión, condición jurídica, capacidad de innovación y recursos físicos, tecnológicos, humanos y financieros.

*Procesos administrativos (planeación, organización, coordinación, dirección, control interno, flujos de información, comunicación, etc.).

*Estructura organizacional (responsabilidad, distribución de funciones, cargas de trabajo, etc.).

Así mismo se deben calificar de la siguiente manera, en las columnas que se presentan al frente:

Grado Magnitud -GM- Baja (1) Media (2) Alto (3) Muy Alto (4)

Importancia -I- Baja (1) Media (2) Alto (3) Muy Alto (4)

Grado Magnitud -GM- Baja (1) Media (2) Alto (3) Muy Alto (4)

Importancia -I- Baja (1) Media (2) Alto (3) Muy Alto (4)

Modelo Taller

MISION INSTITUCIONAL

La misión es la razón de ser de la entidad y contiene la formulación de los propósitos duraderos de la Contraloría que la distingue de otros negocios en cuanto al cubrimiento de sus operaciones, sus productos, los mercados y el talento humano que soporta el logro de éstos propósitos.

De esta manera se tendrá mayor conciencia y claridad del aporte que la Contraloría de Bogotá D.C. hace al distrito, al Estado y a la sociedad en general.

¿Qué hace la organización hoy?

¿Qué tendría que hacer de acuerdo con el marco constitucional y legal?

¿En qué posición dentro de la estructura del Estado se encuentra?

¿Cuál es su población objetivo?

¿Cuáles son los productos que ofrece?

Acuerdo 24 de 2001, artículo 2: Es misión de la Contraloría Distrital de Bogotá vigilar con oportunidad, moralidad, eficiencia y eficacia la gestión fiscal de los responsables del manejo de la Hacienda Pública Distrital y de los recursos públicos del Distrito Capital a fin de garantizar su buen uso, promover el mejoramiento de la gestión pública y resarcir el daño al patrimonio público, con el propósito de mejorar el nivel de calidad de vida de los ciudadanos del distrito capital, adoptando las medidas legales que corresponda y divulgando sus resultados a la ciudadanía y autoridades competentes. Es también su misión, obrar en cumplimiento de la Constitución, la ley y los acuerdos en representación de la comunidad y con el apoyo de ésta, así como contribuir a la generación de una cultura del control fiscal en beneficio del interés común y mantener un irrevocable compromiso de excelencia para tales propósitos, inspirada en principios morales y éticos.

El tiempo que se tiene es de 10 minutos.

Modelo Taller

VISION INSTITUCIONAL

La Visión es un conjunto de ideas generales, algunas de ellas abstractas, que proveen el marco de referencia de lo que la Contraloría es y quiere ser en el futuro en CRITERIO DE QUIEN LA LIDERA EN EL MOMENTO.

Debe ser formulada por los líderes de la Entidad

Debe tener dimensión de tiempo

Ser integradora

Amplia y detallada

Positiva y alentadora

Realista y posible

Consistente

Debe ser difundida interna y externamente

El tiempo que se tiene es de 10 minutos.

Modelo Taller

DEFINCIÓN DE POLÍTICAS

POLÍTICA INSTITUCIONAL

Es el conjunto de directrices generales de acción, encaminadas a orientar la gestión de la Contraloría de Bogotá, D.C.

POLÍTICA DE CALIDAD

Corresponde a las intenciones globales de la Organización relativas a la calidad y se formalizan por la Alta Dirección

POLÍTICA DE ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO

Es la orientación general relacionada con la toma de decisiones respecto al tratamiento de los riesgos y sus efectos al interior de la Entidad.

Modelo Taller

VALORES Y PRINCIPIOS INSTITUCIONALES

(Mandato Ético)

Los COLABORADORES de la Contraloría de Bogotá, establecemos el conjunto de valores y principios alrededor de los cuales se constituirá la vida de nuestra organización y servirán de guía o marco de referencia de nuestro accionar personal e institucional (Ejemplos: Respeto, Responsabilidad, Honestidad, Productividad, Competitividad).

Modelo Taller

OBJETIVOS ESTRATÉGICOS

Con base en el Propuesta Programática del Contralor, el marco constitucional y legal, las necesidades de la Ciudadanía y las Partes Interesadas y el Diagnóstico DOFA, plantee los objetivos estratégicos:

PROCEDIMIENTO PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DE MEJORA CONTINUA

Definir los pasos necesarios para establecer e implementar Acciones Correctivas (Plan de Mejoramiento), Preventivas (Plan de Manejo de Riesgos) y de Mejora Continua, que conlleven al mejoramiento de los procesos y del Sistema de Gestión de la Calidad - SGC.

El procedimiento inicia tomando los diferentes insumos para la formulación de acciones y termina con la consolidación y presentación de los resultados de los anexos a los responsables de proceso, así como con la verificación de las mismas.

*Acuerdo 24 de abril 26 de 2001, artículos 37 y 42 "Por el cual se organiza la Contraloría de Bogotá, D.C., se determinan las funciones por dependencias, se fijan los principios generales inherentes a su organización y funcionamiento y se dictan otras disposiciones".

*Acuerdo Distrital 122 de 2004 "Por el cual se adopta en Bogotá D.C., el Sistema de Gestión de la Calidad creado por la Ley 872 de 2003".

*Acuerdo 206 de marzo 17 de 2006 "Por medio del cual se ajusta la planta de personal de la Contraloría de Bogotá D.C. al sistema de nomenclatura y clasificación".

*Decreto Nacional 4110 de 2004 "Por el cual se reglamenta la Ley 872 de 2003 y se adopta la Norma Técnica de la Calidad en la Gestión Pública - NTCGP 1000:2004".

*Decreto Distrital 387 de 2004 "Por el cual se reglamenta el Acuerdo 122 de 2004 que adopta en Bogotá D.C., El Sistema de Gestión de la Calidad creado por medio de la Ley 872 de 2003"

*Ley 87 de Noviembre 29 de 1993, artículo 4, literales a, b y c, artículo 8 "Por la cual se establecen normas para el ejercicio del Control Interno en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones".

*Ley 872 de 2003 "Por la cual se crea el Sistema de Gestión de la Calidad en la Rama Ejecutiva del Poder Público y en otras entidades prestadoras de servicios".

*Norma NTC-ISO 9001-2000

*Norma NTCGP 1000:2004 Requisitos para la implementación de un Sistema de Gestión de la Calidad aplicable a la rama ejecutiva del poder público y otras entidades prestadoras de servicios.

*Resolución Reglamentaria, "Por la cual se reglamenta el Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno, como órgano rector en Control Interno en la Contraloría de Bogotá, D.C."

*Resolución Reglamentaria, "Por la cual se adopta el Manual de Calidad del Sistema de Gestión de la Calidad".

*Resolución Reglamentaria, "Por la cual se adopta el Manual Específico de Funciones y Requisitos".

Acción Correctiva: Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una no conformidad detectada u otra situación indeseable.

Acción Eficaz: Acción correctiva o preventiva que con evidencia objetiva demuestra que se eliminaron las causas de las no conformidades o hallazgos.

Acción Preventiva: Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una no conformidad potencial u otra situación eventual indeseable.

Auditado: Organización, área o dependencia que es auditada.

Auditor: Persona que lleva a cabo una auditoría o evaluación independiente con el apoyo, si es necesario, de expertos técnicos.

Auditor Interno de calidad: Profesional con la competencia para efectuar las auditorias internas de calidad.

Auditoria: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias que, al evaluarse de manera objetiva, permiten determinar la extensión en que se cumplen los criterios definidos para la realización de una auditoria.

Auditoria de Seguimiento: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias que, al evaluarse de manera objetiva, permiten verificar que las acciones hayan sido implementadas, determinar su eficacia y efectuar el cierre de las no conformidades o hallazgos planteados.

Auditoria Especial: Auditoria eventual no contemplada dentro del Programa Anual de Evaluaciones Independientes, la cual se efectúa por solicitud de la alta dirección, se desarrolla con las actividades propias del ciclo de auditoria (planeación, ejecución e informe), seguimiento y verificación de acciones.

Conformidad: Cumplimiento de un requisito.

Corrección: Acción inmediata tomada para eliminar una no conformidad detectada.

Criterio de Auditoria: Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos utilizados como referencia.

Descripción del Riesgo: Características generales o las formas en que se observa o manifiesta una situación que pueda entorpecer el normal desarrollo de las funciones de la entidad y le impidan el logro de sus objetivos.

Efectividad: Medida del impacto de la gestión tanto en el logro de los resultados planificados, como en el manejo de los recursos utilizados y disponibles.

Eficacia: Grado en el que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados planificados.

Eficiencia: Relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados.

Ejecutor: Nombre del cargo de quien debe realizar la actividad.

Equipo de Análisis: Grupo de trabajo que analiza, identifica las situaciones objeto de análisis (hallazgos y no conformidades) y propone las acciones requeridas para el manejo de las mismas.

Evidencia de la Auditoria: Registros o declaraciones de hechos o cualquier otra información que son pertinentes para los criterios de Auditoria y que son verificables.

Evidencia Objetiva: Datos que respaldan la existencia o veracidad de algo.

Hallazgo Abierto: No conformidad o No conformidad Potencial, respecto de la cual no se han implementado las acciones previstas, o que a pesar de estar implementadas se evidencia su permanencia.

Hallazgo Cerrado: No conformidad o No conformidad Potencial respecto de la cual se han implementado las acciones previstas y se evidencia su eliminación.

Hallazgo de la Auditoria: Resultados de la evaluación de la evidencia objetiva recopilada frente a los criterios de auditoria.

Impacto: Consecuencia que puede ocasionar la materialización del riesgo.

Informe de Auditoria: Documento donde se presenta el resultado de la auditoria, dirigido a la alta dirección y al responsable del proceso auditado.

Mejora Continua: Acción permanente realizada con el fin de aumentar la capacidad para cumplir los requisitos y optimizar el desempeño.

No Conformidad: Incumplimiento de un requisito.

No conformidad Potencial: Situación que no implica incumplimiento de un requisito, pero que debe ser tenida en cuenta para realizar mejoras en el producto, proceso y sistema de gestión, o para mitigar situaciones de riesgo o eliminar no conformidades potenciales.

Plan de Manejo de Riesgos: Plan de acción en el cual se identifica de forma precisa las acciones a desarrollar para eliminar la causa de las no conformidades potenciales o mitigar los riesgos.

Plan de Mejoramiento: Plan de acción en el que se identifica de forma precisa las acciones seleccionadas para corregir el incumplimiento de los requisitos.

Política de Calidad: Corresponde a los objetivos definidos en el Plan Estratégico que expresan las intenciones globales de la Organización relativas a la calidad y se formalizan por la Alta Dirección.

Probabilidad del Riesgo: Posibilidad de ocurrencia, la cual puede ser medida por la frecuencia o la presencia de factores internos o externos que pueden propiciar el riesgo.

Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados.

Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas.

Requisito: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria.

Responsable de Proceso: Funcionario encargado de garantizar el cumplimiento de los procedimientos y actividades del proceso a su cargo, su designación está definida en el Manual de Calidad.

Responsable: Encargado de adelantar las acciones o actividades propuestas o planeadas.

Revisión: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, la adecuación, eficacia, eficiencia y efectividad del tema objeto de la revisión, para alcanzar unos objetivos establecidos.

Ejemplo: Revisión por la dirección, revisión del diseño y el desarrollo, revisión de los requisitos del cliente y revisión de no conformidades.

Nota Los términos conveniencia y adecuación se refieren a:

*Conveniencia: grado de alineación o coherencia del objeto de revisión con las metas y políticas organizacionales.

*Adecuación: determinación de la suficiencia total de las acciones, decisiones, etc., para cumplir los requisitos.

Riesgo: Toda posibilidad de ocurrencia de aquella situación que pueda entorpecer el normal desarrollo de las funciones de la entidad y le impidan el logro de sus objetivos.

Seguimiento: Acción regular y sistemática que identifica aciertos o fallas en la ejecución de las acciones programadas.

Sistema de Gestión de la Calidad: Sistema de gestión para dirigir y controlar una organización con respecto a la calidad.

Verificación: Confirmación mediante la aportación de evidencia objetiva de que se han cumplido los requisitos especificados o la eficacia de las acciones implementadas.

*Reporte de Acciones Correctivas - Plan de Mejoramiento, Acciones Preventivas - Plan de Manejo de Riesgos y de Mejora Continua (Anexos 1, 2 y 3)

*Memorando

*Acta

Anexo 1. Reporte de Acciones Correctivas - Plan de mejoramiento e instructivo para diligenciamiento. Formato 1005001

Anexo 2. Reporte de Acciones Preventivas - Plan manejo de riesgos e instructivo para diligenciamiento. Formato 1005002

Anexo 3. Reporte de Mejora Continua - Instructivo para diligenciamiento. Formato 1005003

Anexo 4. Determinación factores de riesgos, Contexto estratégico.

Formato 1005004

Anexo 5. Identificación, análisis y valoración de riesgos. Formato 1005005

INSTRUCTIVO PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL ANEXO 1,

REPORTE DE ACCIONES CORRECTIVAS - PLAN DE MEJORAMIENTO.

(1). PROCESO: Nombre del proceso al cual corresponde la situación observada.

(2). RESPONSABLE DEL PROCESO: Nombre y Cargo del funcionario responsable del proceso.

(3). Nº: Registre el número consecutivo de la No conformidad o hallazgo de auditoria.

(4). ORIGEN: Consigne la procedencia de la No conformidad o hallazgo de auditoria, la cual puede surgir del análisis propio de cada proceso, auditoria interna, auditoria externa y otros que pueda identificar, utilizando los números del 1 al 8 de acuerdo a las siguientes convenciones:

1. Autoevaluación

2 Auditoria efectuada por la Oficina de Control Interno

3. Auditoria interna de calidad

4. Auditoria externa de calidad

5. Auditoria General de la República

6. Auditoria Fiscal

7. Peticiones, quejas y reclamos

8. Otros, especifique

(5). DEPENDENCIA: Corresponde a la dependencia de la entidad donde se evidenció la no conformidad o hallazgo.

(6). FECHA DEL HALLAZGO: Fecha en la que se identificó la situación comunicada. Registre la fecha en formato (dd/mm/aa).

(7). DESCRIPCIÓN NO CONFORMIDAD O HALLAZGO DE AUDITORÍA: Registre la No conformidad o hallazgo evidenciado.

(8). CAUSA (S): Registre la causa o causas concretas que originaron la situación observada. Evidencie en papeles de trabajo u otro documento dicho análisis.

(9). ACCIONES: Registre las acciones para eliminar la no conformidad o hallazgo y sus causas.

(10). RESPONSABLE DE EJECUCIÓN: Nombre y cargo del funcionario responsable de implementar la acción.

(11). FECHA DE INICIO PROGRAMADA: Fecha prevista a partir de la cual se iniciará la ejecución de las acciones. Registre la fecha en formato (dd/mm/aa).

(12). FECHA DE TERMINACIÓN PROGRAMADA: Fecha prevista en que se concluirá la ejecución de las acciones. Registre la fecha en formato (dd/mm/aa).

(13). FECHA DE EJECUCIÓN: Fecha en la cual se terminaron las acciones propuestas en formato (dd/mm/aa).

(14). INDICADORES DE GESTIÓN: Determine indicadores que permitan reflejar el cumplimiento de acciones establecidas, relacionando la formula, meta cuantificable y el concepto ó principio que mide (eficiencia, eficacia, economía, efectividad, calidad, impacto, entre otros).

(15). SEGUIMIENTO PROCESO: Esta actividad se desarrolla con base en los informes presentados por los responsables de ejecutar las acciones previstas, así:

*RESULTADO DEL INDICADOR: Registre el cumplimiento o avance del indicador establecido.

*DESCRIPCIÓN DEL SEGUIMIENTO: En forma clara y precisa señale los aciertos o fallas de las actividades realizadas.

*ESTADO: Estado de la acción implementada, utilizando las letras T; P y SI, (T terminada, P en proceso, SI sin iniciar). Para las actividades que se encuentren en proceso registre el porcentaje de avance en la descripción del seguimiento.

(16). VERIFICACIÓN DE ACCIONES: A partir de la verificación efectuada por los auditores internos de calidad o de control interno, consigne:

*DESCRIPCIÓN DE LA VERIFICACIÓN: en forma clara y precisa describa las actividades realizadas para la verificación.

*ESTADO DEL HALLAZGO: Determine el estado del hallazgo de acuerdo con la verificación efectuada a la eficacia de las acciones implementadas, utilizando las letras A y C, (A abierto, C cerrado).

*FECHA AUDITORIA: Los auditores u OCI registran la fecha en que se realiza la auditoria de seguimiento.

*AUDITOR: Consigne el nombre del auditor que realiza la verificación.

REPORTE DE ACCIONES PREVENTIVAS - PLAN MANEJO DE RIESGOS

INSTRUCTIVO PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL ANEXO 2,

REPORTE DE ACCIONES PREVENTIVAS - MAPA DE RIESGOS

(1). PROCESO: Nombre del proceso al cual corresponde la situación observada.

(2). RESPONSABLE DEL PROCESO: Nombre y cargo del funcionario responsable del proceso.

(3). Nº: Registre el número consecutivo de la no conformidad potencial o riesgo.

(4). ORIGEN: Consigne la procedencia de la No Conformidad potencial o riesgo de auditoria, el cual puede surgir del análisis propio de cada proceso, auditoria interna, auditoria externa y otros que pueda identificar, utilizando los números del 1 al 8 de acuerdo a las siguientes convenciones:

1. Autoevaluación

2. Auditoria efectuada por la Oficina de Control Interno

3. Auditoria interna de calidad

4. Auditoria externa de calidad

5. Auditoria General de la República

6. Auditoria Fiscal

7. Peticiones, quejas y reclamos

8. Otros, especifique

(5). DEPENDENCIA: Corresponde a la dependencia de la entidad donde se evidenció la no conformidad o hallazgo.

(6). FECHA DE LA NO CONFORMIDAD POTENCIAL O RIESGO: Fecha en la que se identificó la situación comunicada. Registre la fecha en formato (dd/mm/aa).

(7). DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD POTENCIAL O RIESGO: Registre la No conformidad potencial o riesgo evidenciado.

(8). VALORACIÓN DE LA NC POTENCIAL O RIESGO: Registre el valor resultante de la confrontación de la evaluación de riesgos con los controles identificados.

(9). CAUSA (S): Registre la causa o causas concretas que originaron la situación observada. Evidencie en papeles de trabajo u otro documento dicho análisis.

(10). ACCIONES: Registre las acciones preventivas que permitan el adecuado manejo de la no conformidad potencial o riesgo.

(11). RESPONSABLE DE EJECUCIÓN: Nombre y cargo del funcionario responsable de implementar la acción.

(12). FECHA DE INICIO PROGRAMADA: Fecha prevista a partir de la cual se iniciará la ejecución de las acciones. Registre la fecha en formato (dd/mm/aa).

(13). FECHA DE TERMINACIÓN PROGRAMADA: Fecha prevista en que se concluirá la ejecución de las acciones. Registre la fecha en formato (dd/mm/aa).

(14). FECHA DE EJECUCIÓN: Fecha real en que se ejecutó la acción. Registre la fecha en formato (dd/mm/aa).

(15). INDICADORES: Determine indicadores que permitan reflejar el cumplimiento de las acciones propuestas.

(16). SEGUIMIENTO PROCESO: El seguimiento de las acciones se realiza en equipo de análisis del proceso, teniendo en cuenta lo siguiente:

*DESCRIPCIÓN DEL SEGUIMIENTO: En forma clara y precisa señale los aciertos o fallas de las actividades realizadas, de acuerdo con el resultado del indicador.

*ESTADO: Estado de la acción implementada, utilizando las letras T; P y SI, (T terminada, P en proceso, SI sin iniciar). Para las actividades que se encuentren en proceso registre el porcentaje de avance en la descripción del seguimiento.

(17). VERIFICACIÓN DE ACCIONES: La verificación es realizada por los auditores internos de calidad o funcionarios de la oficina de control interno, estableciendo:

*DESCRIPCIÓN DE LA VERIFICACIÓN: En forma clara y precisa describa las actividades realizadas para la verificación.

*ESTADO DE LA NC POTENCIAL O RIESGO: determine el estado De la No conformidad potencial o riesgo de acuerdo con la verificación efectuada a la eficacia de las acciones implementadas, utilizando las letras A (abierto) cuando no se hayan concluido las acciones formuladas y C (cerrado) cuando se hayan concluido las acciones formuladas y se demuestre el adecuado manejo del riesgo.

*FECHA AUDITORIA: Los auditores u OCI registran la fecha en que realiza la auditoria de seguimiento.

*AUDITOR: Consigne el nombre y la firma del auditor que realiza la verificación.

REPORTE DE MEJORA CONTINUA

INSTRUCTIVO PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL ANEXO 3

REPORTE DE MEJORA CONTÍNUA

(1). PROCESO: Nombre del proceso al cual corresponde la situación observada.

(2). RESPONSABLE DEL PROCESO: Nombre y cargo del funcionario responsable del proceso.

(3). Nº: Registre el número consecutivo del objetivo de mejora identificado.

(4). DEPENDENCIA: Corresponde a la dependencia de la entidad donde se determinó el objetivo de mejora.

(5). OBJETIVO DE MEJORA: Registre el Objetivo de mejora identificado, teniendo en cuenta preguntas clave como: ¿Qué, Cómo, Dónde, Quién, Cuándo, Por qué?

(6). RESPONSABLE DE EJECUCIÓN: Nombre y cargo del funcionario responsable de implementar el (s) objetivo (s).

(7). FECHA DE INICIO PROGRAMADA: Fecha prevista a partir de la cual se iniciará la ejecución de las acciones propuestas para cumplir con el objetivo. Registre la fecha en formato (dd/mm/aa).

(8). FECHA DE TERMINACIÓN PROGRAMADA: Fecha prevista en que se concluirá la ejecución de las acciones. Registre la fecha en formato (dd/mm/aa).

(9). FECHA REAL DE EJECUCIÓN: Fecha en la cual se terminaron las acciones propuestas en formato (dd/mm/aa).

(10). SEGUIMIENTO JEFE DEPENDENCIA: A partir del seguimiento efectuado por el jefe de dependencia (Contralor, Contralor auxiliar, Director, Jefe de Oficina y Coordinador de Grupo), consigne:

*DESCRIPCIÓN DEL SEGUIMIENTO: En forma clara y precisa señale los aciertos o fallas de las actividades realizadas.

*ESTADO: Estado del objetivo implementado, utilizando las letras T; P y SI, (T terminada, P en proceso, SI sin iniciar). Para las actividades que se encuentren en proceso registre el porcentaje de avance en la descripción del seguimiento.

(11). VERIFICACIÓN DE ACCIONES: A partir de la verificación efectuada por los auditores internos de calidad o de control interno, consigne:

*DESCRIPCIÓN DE LA VERIFICACIÓN: En forma clara y precisa describa las actividades realizadas para la verificación.

*ESTADO DE LA MEJORA: Determine el estado del Objetivo de Mejora propuesto de acuerdo con la verificación efectuada a la eficacia de las acciones implementadas, utilizando las letras A y C, (A abierto, C cerrado).

*FECHA AUDITORIA: Los auditores u OCI registran la fecha en que realiza la auditoria de seguimiento.

*AUDITOR: Consigne el nombre del auditor que realiza la verificación.

DETERMINACIÓN FACTORES DE RIESGO

La determinación de factores de riesgo en los procesos y actividades, se realiza a partir del conocimiento de situaciones del entorno de la entidad, tanto de carácter social, económico, cultural, de orden público, político, legal y cambios tecnológicos, entre otros; se alimenta también con el análisis de la situación actual de la entidad, basado en el resultado del componente de ambiente de control y elementos tales como: estructura organizacional, modelo de operación, cumplimiento de los planes, sistemas de información, procesos y procedimientos y los recursos económicos, entre otros.

La identificación de factores de riesgo se debe realizar desde dos puntos de vista así:

*Factores externos (oportunidades ó amenazas): con base en el análisis de la información externa y los planes de la entidad.

*Factores internos (fortalezas ó debilidades): con base en el análisis de los componentes Ambiente de Control, Direccionamiento Estratégico y demás estudios que sobre la cultura organizacional y el clima laboral se hayan adelantado en la Entidad.

Para identificar los aspectos mencionados anteriormente, tener en cuenta el Formato siguiente:

FORMATO CONTEXTO ESTRATÉGICO

FORMATO CÓDIGO: 1005004

IDENTIFICACION, ANÁLISIS Y

VALORACIÓN DE RIESGOS

Como herramienta para documentar la identificación, análisis y valoración de los riesgos, se diligenciará el Formato Código 1005005 "Identificación, análisis y valoración de riesgos", utilizando un formato para cada riesgo a analizar, teniendo en cuenta lo siguiente:

El proceso de identificación del riesgo permite conocer los eventos potenciales que pueden afectar el logro de la misión institucional, las causas y los efectos de su ocurrencia, por lo cual debe ser permanente, interactivo y ampliamente participativo, basado en el resultado del análisis del contexto estratégico, en el proceso de planeación y en la claridad del plan estratégico de la Entidad para la obtención de resultados.

Una buena identificación de los riesgos involucra examinar todas las fuentes de riesgo y las perspectivas de los ejecutores de los procedimientos. Otro factor importante es la buena calidad de la información y el comprender cómo y donde estos riesgos han tenido o pueden tener efecto.

Aunque no siempre es posible obtener toda la información necesaria, esta debe ser amplia, integral, precisa y oportuna en la medida que lo permitan los recursos disponibles u otros factores restrictivos. En todo caso debe precisar el proceso que involucra y su objetivo particular, el riesgo, los medios, circunstancias o agentes generadores que componen la causa y las posibles consecuencias sobre los objetivos de la Entidad, representadas en las personas o los bienes materiales o inmateriales, con incidencias importantes: daños, sanciones, pérdidas económicas, de información, de bienes, de imagen, de credibilidad, daño ambiental, entre otros.

Una vez identificados los riesgos, el equipo de análisis se ocupará de estudiar la probabilidad entendida como la posibilidad de ocurrencia y, el impacto o las consecuencias de su materialización; esto con el propósito de establecer el nivel de riesgos.

Cada factor de riesgo necesita ser analizado para calificarlo y evaluarlo a fin de decidir cuales son aquellos que potencialmente tendrían mayor efecto y por tanto exigen mayor gestión por parte de la Entidad de cara a su aceptación y manejo.

El nivel de riesgo se determina considerando los siguientes aspectos en relación con los controles existentes:

*Probabilidad: Qué posibilidad existe que las cosas sucedan, esta puede ser medida con criterios de Frecuencia, si se ha materializado (el número de veces que se ha presentado o puede presentarse en un tiempo determinado), o de Factibilidad teniendo en cuenta la presencia de factores internos y externos que pueden propiciar el riesgo, aunque éste no se haya materializado.

*Impacto. Posibles consecuencias que existirán si este hecho ocurre, el impacto o la magnitud de los efectos de la materialización del riesgo.

Para adelantar el análisis de riesgo se deben considerar los siguientes aspectos:

1. La Calificación del Riesgo: se logra a través de la estimación de la probabilidad de su ocurrencia, puede ser alta, media ó baja y el impacto que puede causar la materialización del riesgo que puede ser leve, moderado ó catastrófico. Se utiliza una matriz de análisis cualitativo:

Matriz de Calificación del Riesgo

2. La Evaluación del Riesgo: permite comparar los resultados de su calificación, con los criterios definidos para establecer el grado de exposición de la entidad al riesgo; de esta forma es posible distinguir entre los riesgos aceptables, tolerables, moderados, importantes o inaceptables y fijar las prioridades de las acciones requeridas para su tratamiento. Se utiliza una matriz de análisis cuantitativo cuyos valores numéricos contribuyen a la exactitud de la calificación y evaluación del riesgo:

Matriz de Evaluación del Riesgo

De acuerdo con lo mencionado anteriormente, se califica y evalúa cada riesgo y se incorpora en la segunda parte del Formato Código 1005005 "Identificación, análisis y valoración de riesgos".

La valoración del riesgo es el producto de confrontar los resultados de la evaluación del riesgo con los controles preventivos o correctivos identificados, con el objetivo de establecer prioridades para su manejo y fijación de políticas. Para adelantar esta etapa se hace necesario tener claridad sobre los puntos de control existentes en los diferentes procesos, los cuales permiten obtener información para efectos de tomar decisiones.

La valoración del riesgo se realiza en dos etapas: primera, describa los controles, establezca si son preventivos o correctivos y determine si están documentados, si se aplican en la actualidad y si son efectivos para minimizar el riesgo; segunda, analice los riesgos calificados frente a los controles existentes en cada riesgo, pondérelos según la tabla de criterios presentada a continuación y ubíquelos en el Formato Código 1005005 "Identificación, análisis y valoración de riesgos".

"IDENTIFICACIÓN, ANÁLISIS Y VALORACIÓN DE RIESGOS"

FORMATO CÓDIGO: 1005005

HISTORIAL DE CAMBIOS

PROCEDIMIENTO PARA REGISTRO Y CONTROL DE PROCESOS JUDICIALES Y PARA EL CUMPLIMIENTO Y PAGO DE SENTENCIAS Y CONCILIACIONES EN LA CONTRALORÍA DE BOGOTÁ D. C.

Establecer las actividades básicas para: el registro y control de los procesos judiciales en los cuales es parte la Entidad, el cumplimiento y pago de las sentencias judiciales y las conciliaciones a cargo de la Contraloría y el conocimiento de los pagos efectuados en virtud de ellas, por parte del Comité de Conciliación de la Entidad.

Inicio: Notificación y recepción de un auto admisorio de demanda

Sentencia ejecutoriada favorable o desfavorable a la Entidad

Conocimiento de una situación objeto de conciliación

Fin: Archivo de las diligencias

*Constitución Política, artículo 90

*Código Civil, artículos 63 y 2341 (de acuerdo con la fecha de ocurrencia de los hechos).

*Código Contencioso Administrativo, artículos 77, 78, 176, 177 y 178

*Decreto 768 de 23 de abril de 1993, Por el cual se reglamentan los artículos 2°, literal f), del Decreto 2112 de 1992, los artículos 176 y 177 del Código Contencioso Administrativo, y el articulo 16 de la Ley 38 de 1989.

*Decreto 818 de 22 de abril de 1994, por el cual se modifica y adiciona el Decreto 768 del 23 de abril de 1993.

*Ley 446 de 1998, por la cual se adoptan como legislación permanente algunas normas del decreto 2651 de 1991, se modifican algunas del código de procedimiento civil, se derogan otras de la Ley 23 de 1991 y del decreto 2279 de 1989, se modifican y expiden normas del código contencioso administrativo y se dictan otras disposiciones sobre descongestión, eficiencia y acceso a la justicia.

*Decreto 1214 de 2000, por el cual se establecen funciones para los Comités de Conciliación de que trata el artículo 75 de la Ley 446 de 1998 y se dictan otras disposiciones.

*Ley 678 de 2001, por medio de la cual se reglamenta la determinación de responsabilidad Patrimonial de los agentes del Estado a través del ejercicio de la acción de repetición o de llamamiento en garantía con fines de repetición.

*Decreto Distrital 175 de 4 de junio de 2004, Por el cual se dictan disposiciones para la gestión de obligaciones contingentes en Bogotá D. C.

*Estatuto Orgánico del Presupuesto General de la Nación.

*Estatuto Orgánico del presupuesto del Distrito Capital.

*Resolución 169 de 25 de noviembre de 2005, Por la cual se modifica el Manual de Procedimientos para la Gestión de las Obligaciones Contingentes en Bogotá, expedida por la Secretaría de Hacienda de Bogotá.

ACCIÓN DE REPETICIÓN: Es una acción civil de carácter patrimonial que deberá ejercerse en contra del servidor o ex servidor público que como consecuencia de su conducta dolosa o gravemente culposa haya dado reconocimiento indemnizatorio por parte del Estado, proveniente de una condena, conciliación u otra forma de terminación de un conflicto. La misma acción se ejercitará contra el particular que investido de una función pública haya ocasionado, en forma dolosa o gravemente culposa, la reparación patrimonial (Ley 678 de 2001 art. 2º).

CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL: Es el documento expedido por el funcionario responsable de presupuesto o quien desempeñe estas funciones en cada entidad, mediante el cual se garantiza la existencia de apropiación presupuestal disponible, libre de afectación y suficiente para respaldar los actos administrativos con los cuales se ejecuta el presupuesto o se hace uso de la apropiación presupuestal. Este documento afecta preliminarmente el presupuesto mientras se perfecciona el compromiso y se efectúa el correspondiente registro presupuestal.

COMITÉ DE CONCILIACIÓN: Es una instancia administrativa que actúa como sede de estudio, análisis y formulación de políticas sobre prevención del daño antijurídico y defensa de los intereses de la entidad. Su conformación se establece mediante resolución reglamentaria de la Entidad, de acuerdo con la ley y decretos sobre la materia.

Igualmente, decidirá en cada caso específico sobre la procedencia de la conciliación o cualquier otro medio alternativo de solución de conflictos, con sujeción estricta a las normas jurídicas sustantivas, procedimentales y de control vigentes. (Decreto 1214 de 2000 art. 2º).

CONCILIACIÓN: Es un mecanismo de resolución de conflictos a través del cual, dos o más personas gestionan por sí mismas la solución de sus diferencias, con ayuda de un tercero neutral y calificado, denominado conciliador (Ley 446 de 1998, art. 64).

DEPENDENCIA COMPETENTE: Despacho, Dirección u Oficina de la Contraloría de Bogotá que profirió los actos administrativos que dieron origen a una conciliación o a un proceso judicial en el cual es parte la Entidad o que tiene asignadas funciones de ordenación del gasto. (Direcciones de Talento Humano, Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva, Sectoriales de Fiscalización, Administrativa y Financiera).

REGISTRO CONTABLE: Es el reconocimiento de los hechos económicos, financieros y sociales, los cuales deben contabilizarse mediante procedimientos técnicos adecuados a la organización de la entidad, observando las etapas del proceso contable relativas a la identificación y clasificación, con sujeción a las técnicas de valuación que permitan el debido reconocimiento, garantizando la confiabilidad y utilidad social de la información.

REPRESENTACIÓN JUDICIAL: Facultad jurídica de obrar en nombre de otra persona, con poder conferido por quien tiene la facultad para tal efecto.

SENTENCIA EN PRIMERA INSTANCIA: Resolución judicial en una causa.

SENTENCIA EN SEGUNDA INSTANCIA: Resolución judicial que se dicta como consecuencia de una apelación o consulta, con respecto a la sentencia de primera instancia.

*Libro Radicador de reparto Oficina Asesora Jurídica

*Memorando

*Acta Comité de Conciliación

*Base de datos de trámites judiciales

Ninguno