(Diciembre 22)

 Derogada por el art. 7, Resolución 035 de 2009

Por la cual se adoptan Documentos y Procedimientos relacionados con el Proceso de Gestión de Recursos Físicos y Financieros de la Contraloría de Bogotá, D.C.

EL CONTRALOR DE BOGOTÁ, D. C.

En ejercicio de sus atribuciones legales y en especial las que le confiere el artículo 10 del Acuerdo 24 de 2001; y

CONSIDERANDO:

De conformidad con los literales b) y l) del artículo 4 de la Ley 87 de 1993 "Por la cual se establecen normas para el ejercicio de control interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones", se deben implementar como elementos del Sistema de Control Interno Institucional la definición de políticas como guías de acción y procedimientos para la ejecución de procesos, así como, la simplificación y actualización de normas y procedimientos.

El artículo 10 del Acuerdo 24 de 2001 del Concejo de Bogotá, D. C., "Por el cual se organiza la Contraloría de Bogotá DIC., se determinan las funciones por dependencias, se fijan los principios generales inherentes a su organización y funcionamiento y se dictan otras disposiciones", fija la estructura organizacional de la Contraloría de Bogotá, DIC. y faculta al Contralor de Bogotá, D. C. para establecer y reglamentar la organización interna, la forma de ejercer las funciones a su cargo y el funcionamiento de la Entidad, en armonía con los principios consagrados en la Constitución, la Ley y los Acuerdos.

El numeral 13 del artículo 42 ibídem, consagra como una de las funciones de la Dirección de Planeación, "Elaborar y actualizar el manual de procedimientos de la Contraloría en coordinación con las demás dependencias".

La racionalización de los trámites, métodos y procedimientos se constituye en una herramienta fundamental para el Sistema de Gestión de la Calidad y el mejoramiento de la función pública, al facilitar el cumplimiento de las funciones y objetivos institucionales, la delimitación de responsabilidades, la inducción del empleado en su puesto de trabajo, la definición de controles internos y el desarrollo de los sistemas de información en los procesos misionales y administrativos de la Entidad.

Se hace necesario actualizar la caracterización del proceso de Gestión de Recursos Físicos y Financieros adoptada por la Resolución Reglamentaria No. 032 del 29 de mayo de 2003, los procedimientos del mismo proceso adoptados mediante Resolución Reglamentaria No. 027 del 06 de mayo de 2003, así como los Manuales de Funciones y Procedimientos de los Grupos de Tesorería, Presupuesto y Contabilidad de la División Financiera y el manejo y control de Almacén e Inventarios de la Entidad.

Ver la Resolución 030 de 2009

ARTÍCULO PRIMERO. Adoptar la caracterización y los siguientes procedimientos del Proceso Gestión de Recursos Físicos y Financieros:

· Derogado por el art. 3, Resolución Contraloría Distrital 16 de 2008.  CÓDIGO 80 - CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO GESTIÓN DE RECURSOS FÍSICOS Y FINANCIEROS

*Matriz de Descripción del Proceso

*Matriz de Responsabilidad y Comunicaciones

· CÓDIGO 8001 - Procedimiento para el Manejo del Presupuesto V. 1.0

· CÓDIGO 8002 - Procedimiento para el Manejo de la Contabilidad V. 1.0

· CÓDIGO 8003 - Procedimiento para el Manejo de la Tesorería V. 1.0

· CÓDIGO 8004 - Procedimiento para el Manejo de Cajas Menores V. 1.0

· CÓDIGO 8005 - Procedimiento para Pagos V. 1.0

· CÓDIGO 8006 - Procedimiento para las Compras V. 3.0

· CÓDIGO 8007 - Procedimiento Gestión de Infraestructura V. 3.0

· CÓDIGO 8008 - Procedimiento Ambiente Físico de Trabajo V. 3.0

· CÓDIGO 8009 - Procedimiento para el manejo y control del Almacén e Inventarios V. 1.0

ARTÍCULO SEGUNDO. Delegar en la Dirección Administrativa y Financiera en coordinación con la Dirección de Planeación el mejoramiento continuo de los procedimientos del Proceso Gestión de Recursos Físicos y Financieros.

ARTÍCULO TERCERO. La presente Resolución rige a partir de la fecha de su publicación, deroga las disposiciones que le sean contrarias y subroga las Resoluciones Reglamentarias No. 14 de septiembre 30 de 1998, No. 11 de abril 26 de 1999, No. 26 de septiembre 14 de 1999, No. 004 de febrero 15 de 2000, No. 27 de mayo 06 de 2003 y No. 032 de mayo 29 de 2003 en cuanto se refiere al Proceso de Gestión de Recursos Físicos y Financieros.

· Satisfacer las necesidades de insumos y servicios requeridos por los procesos del sistema de Gestión de la Contraloría de Bogotá, D.C., para asegurar el cumplimiento de su misión

· Garantizar el pago oportuno de los compromisos de la Entidad a los clientes internos y externos.

· Garantizar que los recursos destinados y focalizados al cumplimiento de la Misión Institucional se aproximen al estándar del 75%

El Proceso de gestión de recursos físicos y financieros se compone de dos procesos de segundo nivel:

· Proceso de segundo nivel - Gestión de Recursos Físicos: Comienza con el análisis, diagnostico, clasificación y ajuste de los requerimientos de los diferentes procesos para establecer las prioridades y termina con la implementación de acciones de mejora.

· Proceso de segundo nivel - Gestión de Recursos Financieros: se inicia con la elaboración del anteproyecto de presupuesto y termina con la implementación de acciones de mejora.

Todas las dependencias de la entidad están involucradas en la ejecución de este proceso

Estandarizar las actividades que deben desarrollarse para la programación, ejecución y seguimiento del presupuesto de la entidad.

· ELABORACIÓN DEL PROYECTO DE PRESUPUESTO

Inicia cuando el Director Administrativo y Director Técnico de Planeación Ofician a la Dirección de Talento Humano a la Subdirección de Recursos Materiales y demás dependencias para que informen sobre las necesidades y requerimientos de la siguiente vigencia y termina cuando el Profesional Universitario Área de Presupuesto de la Subdirección financiera Incorpora en el Sistema PREDIS la apropiación inicial e imprime y revisa la ejecución de PREDIS.

· EXPEDICIÓN DE CERTIFICADOS DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL

Inicia cuando la secretaria de la Subdirección financiera recibe y radica la solicitud del certificado de disponibilidad presupuestal de las Direcciones Administrativa y Financiera, Talento Humano con el visto bueno del Ordenador del Gasto haciendo entrega de las mismas al Subdirector Financiero y termina cuando la Secretaria Subdirección Financiera radica en consecutivo y entrega original a la Dirección donde se originó la solicitud, archivando la fotocopia debidamente firmada.

· EXPEDICIÒN DE REGISTROS PRESUPUESTALES

Inicia cuando la secretaria de la Subdirección Financiera radica memorando de solicitud de registro presupuestal enviado por el ordenador de gasto, para los contratos con o sin formalidades plenas, acompañadas de los soportes originales y termina cuando la Secretaria de la Subdirección Financiera archiva una copia del registro Presupuestal firmado junto con los soportes y/o (copia contrato con o sin formalidades plenas.

· ELABORACIÓN DE TRASLADOS PRESUPUESTALES

Inicia cuando el Subdirector Financiero y Profesional Especializado Área presupuesto (Subdirección Financiera) Analizan el comportamiento de la ejecución presupuestal de acuerdo con las necesidades de la Entidad y preparan proyecto de modificación presupuestal y termina cuando Profesional Especializado y/o universitario Área presupuesto (Subdirección Financiera) archiva la Resolución Ordinaria del Traslado Presupuestal y sus soportes en la correspondiente carpeta.

· INFORMES DE PRESUPUESTO

Informe Rendición Cuenta Mensual y Semestral

Inicia cuando Profesional Especializado y/o Universitario Área Presupuesto Imprime la ejecución presupuestal de la vigencia y de las reservas presupuestales consolidada del mes y termina cuando la Secretaria Subdirección Financiera elabora memorandos y remite copias de la cuenta junto con los documentos soportes a las Entidades externas: Personería de Bogotá, Concejo Distrital, Departamento Administrativo de Planeación Distrital y Auditoría Fiscal ante la Contraloría de Bogotá y a las dependencias internas: Direcciones de Planeación, Economía y Finanzas.

Informe PREDIS

Inicia cuando Profesional Universitario Área presupuesto Imprime las ejecuciones que necesite para alimentar el sistema PREDIS del sistema Financiero vigente y termina cuando Profesional Especializado y/o universitario Área de presupuesto (Subdirección Financiera) entrega a la Secretaria de la Subdirección Financiera para ser remitido a la Secretaría de Hacienda Distrital y Personería de Bogotá de acuerdo con las fechas establecidas.

Constitución Política de Colombia, título XII, capítulo cuarto.

Decreto Nacional No. 111 del 15 de enero de 1996, "Por el cual se compilan normas que conforman el Estatuto Orgánico del Presupuesto".

Decreto 568 de 1996, "Por el cual se reglamentan las leyes 38 de 1989, 179 de 1994 y 225 de 1995 orgánicas del Presupuesto General de al Nación".

Decreto No 499 del 30 de diciembre de 2003, "Por el cual se reglamenta el Decreto 714 de 1996, compilatorio de los Acuerdos 24 de 1995 y 20 de 1996, expedidos por el Concejo de Bogotá, D.C".

Decreto Distrital No. 714 del 15 de noviembre de 1996, "Por el cual se compilan los Acuerdos 24 de 1995 20 de 1996, que conforman el Estatuto Orgánico del Presupuesto Distrital".

Resolución Reglamentaria No. 11 de marzo 18 de 2005 "Por la cual se asignan responsabilidades y funciones para la ejecución de los proyectos de inversión de la Contraloría de Bogotá, D.C."

Resolución No. 1602 del 10 de diciembre del 2001, "Por medio de la cual se adopta el Manual Operativo Presupuestal para las entidades que integran el Presupuesto Anual del Distrito Capital".

Resolución Reglamentaria No. 052 de noviembre 8 de 2001 de la Contraloría de Bogotá, D.C., "Por la cual se reglamenta la rendición de la cuenta, su revisión y se unifica la información que se presenta a este organismo de control fiscal, delegando en el Contralor Auxiliar la facultad de adjudicar las Licitaciones y Concursos Públicos realizados por la Entidad".

Resolución 036 de 1998, "Por la cual se determinan algunas normas y procedimientos sobre registros presupuestales, suministro de información y su sistematización del presupuesto general de la nación".

Acuerdo 24 de 2001. "Por el cual se organiza la Contraloría de Bogota, se determinan las funciones por dependencias, se fijan los principios generales inherentes a su organización y funcionamiento y se dictan otras disposiciones".

APROPIACIÓN PRESUPUESTAL: Autorizaciones máximas de gastos aprobadas por el Concejo Distrital para ser ejecutadas o comprometidas durante la vigencia fiscal respectiva.

CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD: Documento expedido por el responsable del presupuesto, o quien haga sus veces, para afectar en forma preliminar un rubro presupuestal, garantizando la existencia de apropiación presupuestal disponible, libre de toda afectación y suficiente para respaldar los actos administrativos con los cuales se ejecuta el presupuesto o se hace uso de la apropiación presupuestal.

EJECUCIÓN PASIVA: Se realiza mediante la adquisición de compromisos y la ordenación del gasto y está basada legalmente en lo establecido en los artículos 51 al 62 del Estatuto Orgánico del Presupuesto Distrital y las disposiciones generales del Acuerdo o Decreto de Presupuesto de la respectiva vigencia.

GIRO PRESUPUESTAL: Etapa del proceso de ejecución presupuestal en el que el ordenador del gasto autoriza tanto al responsable de presupuesto como al tesorero para el registro de la orden de pago y el cumplimiento de la misma respectivamente.

MODIFICACIÓN PRESUPUESTAL: Acto administrativo mediante el cual se aumentan o disminuyen las cuantías de las apropiaciones para complementar las insuficientes, ampliar los servicios existentes o establecer nuevos servicios autorizados por la Ley y los Acuerdos, así como la cancelación o aplazamiento de las apropiaciones aprobadas.

ORDEN DE PAGO: Documento mediante el cual el ordenador del gasto solicita al Tesorero correspondiente la realización de los pagos de obligaciones adquiridas de conformidad con la Ley.

PROGRAMA ANUAL DE CAJA: instrumento de manejo financiero de ejecución presupuestal que comprende la totalidad de los ingresos y gastos autorizados en el presupuesto anual, que tiene como finalidad alcanzar las metas del plan financiero y regular los pagos mensuales para garantizar el cumplimiento de las obligaciones que se asumen en la vigencia fiscal y los compromisos adquiridos durante la vigencia anterior.

REGISTRO PRESUPUESTAL: documento mediante el cual se hace constar la operación del registro de los compromisos u obligaciones adquiridos con proveedores de bienes, obras y servicios en el presupuesto; para tal efecto, el responsable del presupuesto expedirá la certificación escrita haciendo constar que la operación se realizó en forma oportuna, es decir, antes de la iniciación del contrato, una vez verificado el saldo y la vigencia de la disponibilidad a afectar.

RESERVAS PRESUPUESTALES: obligaciones y compromisos que a 31 de Diciembre de cada vigencia fiscal no se hayan podido cumplir, es decir, que el bien no se haya recibido, que la obra no se haya terminado o que el servicio no se haya prestado pero que estén legalmente contraídas y desarrollen el objeto de la apropiación.

· ELABORACIÓN DEL PROYECTO DE PRESUPUESTO

Anteproyecto de Presupuesto

Decreto de Liquidación

Ejecución Presupuestal

Memorando

Resolución Ordinaria

· EXPEDICIÓN DE CERTIFICADOS DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL

Certificado de Disponibilidad.

Memorando de solicitud

· EXPEDICIÒN DE REGISTROS PRESUPUESTALES

Memorando de solicitud

Registro Presupuestal.

· ELABORACIÓN DE TRASLADOS PRESUPUESTALES

Concepto favorable de la Secretaria de Hacienda

Ejecución Presupuestal

Certificado de Disponibilidad

Memorando

Oficios

Resolución Ordinaria

· INFORMES DE PRESUPUESTO

Ejecución Presupuestal del presupuesto de ingresos

Informe de Ejecución del Presupuesto de Gastos e Inversiones

Informe de ejecución de Reservas Presupuestales Vigencia Anterior

Informe ejecución del Presupuesto de Rentas e Ingresos-PREDIS

Informe de ejecución del Presupuesto de Gastos e inversión-PREDIS

Informe de ejecución de Reservas Presupuestales

Certificado de Disponibilidad (Anexo No. 1)

Registro Presupuestal (Anexo No. 2)

Ejecución Presupuestal del presupuesto de ingresos (Anexo No. 3)

Informe de Ejecución del Presupuesto de Gastos e Inversiones (Anexo 4)

Informe de ejecución de Reservas Presupuestales Vigencia Anterior (Anexo 5)

Informe ejecución del Presupuesto de Rentas e Ingresos-PREDIS (Anexo 6)

Informe de ejecución del Presupuesto de Gastos e inversión-PREDIS (Anexo 7)

Informe de ejecución de Reservas Presupuestales (Anexo 8)

No: corresponde al consecutivo por medio del cual se lleva control de los certificados expedidos.

ÁREA OPERATIVA CONTRALORÍA DE BOGOTÁ: Entidad responsable de la expedición del certificado.

SUSCRITO: Cargo del Subdirector Financiero de la Entidad que certifica.

GASTOS DE: es la identificación del rubro presupuestal que se imputará en la ejecución de las apropiaciones aprobadas para la vigencia fiscal; GASTO DE FUNCIONAMIENTO o GASTO DE INVERSIÓN.

RUBRO PRESUPUESTAL RECURSO DESCRIPCIÓN: corresponde a la clasificación del rubro.

PARA UN TOTAL DE: corresponde a la suma solicitada como un estimativo del gasto que se pretende realizar.

EXPEDIDO EN: lugar y fecha de expedición del certificado.

SUBDIRECTOR FINANCIERO: registrar nombre, cargo y firma del funcionario responsable de la Subdirección Financiera de la Entidad.

No: corresponde al número consecutivo del registro presupuestal.

ÁREA OPERATIVA CONTRALORÍA DE BOGOTÁ: Entidad responsable de la expedición del registro presupuestal.

SUSCRITO: Cargo del Subdirector Financiero de la Entidad que firma el registro presupuestal.

BENEFICIARIO: nombre del contratista.

NIT: número de identificación del contratista.

OBJETO DEL COMPROMISO: corresponde al objeto del gasto a efectuar, ajustado a la definición del rubro o proyecto presupuestal.

GASTOS DE: clasificación del gasto; FUNCIONAMIENTO o INVERSIÓN

RUBRO PRESUPUESTAL RECURSO DESCRIPCIÓN: corresponde a la clasificación del rubro.

VALOR: indica el valor general o completo del compromiso.

PARA UN TOTAL DE: registrar en letra el valor del compromiso.

No: certificado de disponibilidad expedido en forma consecutiva.

EXPEDIDO EN: lugar y fecha de expedición del registro presupuestal.

PROGRAMACIÓN DE PAGOS: Forma en que se van a realizar los pagos mes a mes, esto se hace para garantizar los recursos y el pago en el sistema.

SUBDIRECTOR FINANCIERO: registrar nombre, cargo y firma del funcionario responsable de la Subdirección Financiera de la Entidad.

EMPRESA: código de la Entidad.

NOMBRE: nombre de la Entidad.

MES: periodo que se rinde.

UNIDAD EJECUTORA: nombre del Área responsable.

VIGENCIA FISCAL: número del año de la vigencia que se ejecuta.

CÓDIGO: identificación del código de cada una de las cuentas.

NOMBRE: nombre del rubro.

PRESUPUESTO INICIAL: registra el valor inicial del presupuesto.

MODIFICACIONES MES: incorporan los aumentos o disminuciones del presupuesto.

MODIFICACIONES ACUMULADAS: sumatoria de los movimientos de la vigencia.

PRESUPUESTO DEFINITIVO: refleja el valor definitivo del presupuesto para la vigencia.

TOTAL RECAUDOS DEL MES: registra valores recaudados durante el mes por los diferentes conceptos.

TOTAL RECAUDOS ACUMULADOS: monto total del valor acumulado recaudado durante la vigencia.

EJECUCIÓN PRESUPUESTAL %: porcentaje de lo recaudado en la vigencia.

SALDO POR RECAUDAR: registra el valor pendiente de recaudo de la vigencia.

CONOCIMIENTO VIGENCIA ACTUAL: registra el valor que no ha ingresado a Tesorería, pero que serán recaudados posteriormente al cierre de la vigencia, siempre y cuando estén certificados.

RECAUDO ACUMULADO CON RECONOCIMIENTO: valor acumulado de los reconocimientos aceptados y certificados.

TOTAL INGRESOS VIGENCIA ACTUAL: valor total recaudado en la vigencia.

RECONOCIMIENTOS AÑO ANTERIOR: valor del reconocimiento de la vigencia anterior.

EMPRESA: código de la Entidad.

NOMBRE: nombre de la Entidad.

MES: periodo que se rinde.

UNIDAD EJECUTORA: nombre del Área responsable.

VIGENCIA FISCAL: año de la vigencia que sé esta ejecutando.

CÓDIGO: identificación del número de la nomenclatura de la cuenta de acuerdo con el plan de cuentas.

NOMBRE: nombre del rubro

PRESUPUESTO INICIAL: registra el valor inicial del presupuesto para la vigencia Fiscal.

MODIFICACIONES MES: incorporan los aumentos o disminuciones del presupuesto.

MODIFICACIONES ACUMULADAS: sumatoria de los movimientos de la vigencia.

PRESUPUESTO VIGENTE: valor del presupuesto asignado para cada cuenta para la vigencia fiscal.

SUSPENSIÓN: valor suspendido del presupuesto que no se puede ejecutar hasta tanto no sea autorizado por la Secretaría de Hacienda.

PRESUPUESTO DISPONIBLE: registro de valores asignados para ejecutar durante la vigencia fiscal.

COMPROMISO DEL MES: registro de los recursos que financian los compromisos adquiridos por la entidad.

COMPROMISOS ACUMULADOS: sumatoria de los compromisos adquiridos durante la vigencia en el tiempo transcurrido de la misma.

EJECUCIÓN PRESUPUESTAL: porcentaje de ejecución acumulada sobre el total del presupuesto de la vigencia por 100.

AUTORIZACIÓN DE GIRO EN EL MES: valor girado por Tesorería en el mes del reporte.

AUTORIZACIÓN DE GIRO ACUMULADA: acumulado de giros efectuados durante la vigencia en el tiempo transcurrido.

PORCENTAJE DE AUTORIZACIÓN DE GIRO: porcentaje de ejecución de giro sobre el total del presupuesto de la vigencia por 100.

NOMBRE: nombre de la Entidad.

CÓDIGO: código de la Entidad.

MES: Periodo que se rinde.

CÓDIGO: identificación del número de la nomenclatura de la cuenta de acuerdo con el plan de cuentas.

CONCEPTO: denominación de la cuenta de acuerdo con el plan de cuentas.

RESERVAS A 31 DE DICIEMBRE: registro del valor de las reservas constituidas a diciembre 31 de cada año.

ANULACIONES: se registra el valor de las anulaciones de acuerdo con el acta respectiva

RESERVA DEFINITIVA: diferencia entre el valor de las reservas constituidas y el valor anulado

AUTORIZACIÓN DE GIRO EN EL MES: valor girado en el mes del reporte.

AUTORIZACIÓN DE GIRO ACUMULADA: sumatoria de giros de los meses corridos a la fecha de corte.

EJECUCIÓN AUTORIZACIÓN DE GIRO: porcentaje de giros acumulados sobre el total de la reserva por 100.

RESERVA SIN AUTORIZACIÓN DE GIRO: diferencia entre la reserva definitiva y la autorización de giro.

TOTAL: valor total de las reservas de la vigencia anterior.

ENTIDAD: nombre de la Entidad y código asignado por la Secretaría de Hacienda.

UNIDAD EJECUTORA: se relaciona de acuerdo a la asignación de la Secretaría de Hacienda.

CÓDIGO: identificación del código de cada una de las cuentas.

NOMBRE: nombre del rubro.

PRESUPUESTO INICIAL: registra el valor inicial del presupuesto.

MODIFICACIONES MES: incorpora los aumentos o disminuciones del presupuesto.

MODIFICACIONES ACUMULADAS: sumatoria de los movimientos de la vigencia.

PRESUPUESTO DEFINITIVO: refleja el valor definitivo del presupuesto para la vigencia.

TOTAL RECAUDOS DEL MES: registra valores recaudados durante el mes por los diferentes conceptos.

TOTAL RECAUDOS ACUMULADOS: monto total del valor acumulado recaudado durante la vigencia.

EJECUCIÓN PRESUPUESTAL %: porcentaje de lo recaudado en la vigencia.

SALDO POR RECAUDAR: registra el valor pendiente de recaudo de la vigencia.

RECONOCIMIENTO VIGENCIA ACTUAL: registra el valor que no ha ingresado a Tesorería pero que será recaudado posteriormente al cierre de la vigencia, siempre y cuando esté certificado.

RECAUDO ACUMULADO CON RECONOCIMIENTO: es el valor acumulado de los reconocimientos aceptados y certificados.

RESPONSABLE DEL PRESUPUESTO: nombre, cargo y firma del funcionario responsable de la Subdirección Financiera de la Entidad.

ORDENADOR DEL GASTO: nombre, cargo y firma del funcionario delegado como ordenador del gasto.

ENTIDAD: nombre de la Entidad y código asignado por la Secretaría de Hacienda.

UNIDAD EJECUTORA: se relaciona de acuerdo a la asignación de la Secretaría de Hacienda.

CÓDIGO: identificación del código de cada una de las cuentas.

NOMBRE: nombre del rubro.

PRESUPUESTO INICIAL: registra el valor inicial del presupuesto.

MODIFICACIONES MES: incorpora los aumentos o disminuciones del presupuesto.

MODIFICACIONES ACUMULADAS: sumatoria de los movimientos de la vigencia.

APROPIACIÓN VIGENTE: Es el presupuesto originado para la vigencia.

SUSPENSIÓN: Valor de la vigencia asignado por la Secretaria de Hacienda que no se puede ejecutar.

DISPONIBLE: Presupuesto asignado menos el valor disponible.

TOTAL COMPROMISOS MES: Valor que garantiza los recursos definitivamente para un gasto determinado.

TOTAL COMPROMISOS ACUMULADOS: Sumatoria de los compromisos expedidos durante la vigencia.

EJECUCIÓN PRESUPUESTAL %: porcentaje de lo recaudado en la vigencia.

AUTORIZACIÓN GIRO MES: Valor girado por tesorería durante la vigencia.

AUTORIZACIÓN GIRO ACUMULADO: Sumatoria del valor girado por tesorería durante la vigencia.

EJECUCIÓN AUTORIZACIÓN GIRO %: Registra el porcentaje de giros realizados durante la vigencia.

RESPONSABLE DEL PRESUPUESTO: nombre, cargo y firma del funcionario responsable de la Subdirección Financiera de la Entidad.

ORDENADOR DEL GASTO: nombre, cargo y firma del funcionario delegado como ordenador del gasto.

ENTIDAD: nombre de la Entidad y código asignado por la Secretaría de Hacienda.

UNIDAD EJECUTORA: se relaciona de acuerdo a la asignación de la Secretaría de Hacienda.

CÓDIGO: identificación del código de cada una de las cuentas.

AUTORIZACIÓN GIRO MES: Valor girado por tesorería durante la vigencia.

AUTORIZACIÓN GIRO ACUMULADO: Sumatoria del valor girado por tesorería durante la vigencia.

EJECUCIÓN AUTORIZACIÓN GIRO %: Registra el porcentaje de giros realizados durante la vigencia.

RESERVA SIN AUTORIZACIÓN DE GIRO:

RESPONSABLE DEL PRESUPUESTO: nombre, cargo y firma del funcionario responsable de la Subdirección Financiera de la Entidad.

ORDENADOR DEL GASTO: nombre, cargo y firma del funcionario delegado como ordenador del gasto.

Normalizar las actividades que deben desarrollarse para registrar los actos administrativos de la Entidad que posean registro presupuestal y que generen posibles obligaciones cumpliendo con la obligación legal de presentar la información contable requerida tanto internamente como externamente.

· PROCEDIMIENTO DE CAUSACIÓN

Este procedimiento inicia cuando el Profesional Especializado y/o Universitario Área Contabilidad (Subdirección Financiera) recibe factura, recibo de servicios públicos o cuenta de cobro y los documentos soporte de Presupuesto o de la Central de Cuentas y termina cuando el Profesional Especializado y/o Universitario Área Contabilidad (Subdirección Financiera) anexa el comprobante de causación, el formato de control de causaciones y los libros anexos y traslada Presupuesto.

· GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADO

Este procedimiento inicia cuando el Profesional Universitario Área Contabilidad (Subdirección Financiera) ingresa al sistema el último día hábil del mes e imprime copia de los libros auxiliares de gastos pagados por anticipado y termina cuando el Profesional Universitario Área Contabilidad (Subdirección Financiera) archiva el comprobante de diario con sus soportes.

· CONCILIACIONES INTERNAS

Este procedimiento inicia cuando la secretaria de Subdirección Financiera recibe oficios y soportes enviados por almacén, Inventarios, Oficina Asesora Jurídica, Oficina de Jurisdicción Coactiva y Oficina de Talento Humano y termina cuando el Profesional Universitario Área Contabilidad (Subdirección Financiera) archiva la copia de los oficios y de los cuadros anexos en la carpeta correspondiente.

· CONCILIACIONES BANCARIAS

Este procedimiento inicia cuando la Secretaria Área Tesorería Subdirección Financiera entrega los extractos bancarios al Profesional Universitario Área Contabilidad (Subdirección Financiera) y termina cunado la secretaria de Subdirección Financiera remite los memorandos remisorios de las conciliaciones bancarias a Tesorería General y a la Auditoria Fiscal.

· CIERRE MENSUAL Y ANUAL

Este procedimiento inicia cuando el Profesional Universitario Área Contabilidad (Subdirección Financiera) recibe de Tesorería los Informes Diarios hasta el último día hábil del mes e imprime comprobantes de diario y termina cuando el Profesional Universitario Área Contabilidad (Subdirección Financiera) archiva copia de los estados financieros.

Ley 100 de 1990 y todas sus modificaciones

Estatuto Tributario Nacional y Distrital

Ley 50 de 1990 y todas sus modificaciones

Plan General de Contabilidad Publica

Decreto Plan General de Contabilidad Publica

Carta Circular 059 del 20 de diciembre de 2004, de la Contaduría General de la Nación, por la cual se dan lineamientos sobre el procedimiento para cierre contable de la vigencia 2004

Instructivo para el diligenciamiento del Formato de Conciliación Bancaria

BANCO: Establecimiento de origen privado o público, vigilado por la Superintendencia Bancaria, que debidamente autorizado por la ley, admite dinero en forma de depósito para que en unión de recursos propios, pueda conceder préstamos, descuentos y en general, todo tipo de operaciones financieras.

BALANCE GENERAL: Muestra la situación financiera, económica y social de un ente público, expresada en unidades monetarias a una fecha determinada y revela la totalidad de sus bienes, derechos, obligaciones y la situación del patrimonio.

CAUSACIÓN: Los hechos financieros, económicos y sociales deben registrarse en el momento en que sucedan, independientemente del instante en que se produzca la corriente de efectivo que se deriva de estos.

COMPROBANTES DE CONTABILIDAD: documentos en los que se resumen las operaciones financieras, económicas y sociales del ente público y sirven de fuente para registrar los movimientos en el libro correspondiente.

CONCILIACIÓN BANCARIA: Comparación entre los datos informados por el banco de una cuenta corriente o de ahorros en su extracto con la información contable correspondiente a la contabilidad de la empresa, con explicación de sus diferencias si las hubiere.

ESTADO DE ACTIVIDAD FINANCIERA, ECONÓMICA Y SOCIAL: Señala la actividad financiera, económica y social de un ente público y revela el flujo de recursos percibidos y consumidos en cumplimiento de su función administrativa o cometido estatal, expresados en términos monetarios, durante un periodo determinado.

ESTADOS CONTABLES BÁSICOS: comprende aquellos que preparan los entes públicos al cierre de un período, en desarrollo de políticas sobre información institucional, con el fin de proporcionar lo relacionado con la situación financiera, económica y social del ente público, los resultados y la generación de flujos de fondos.

LIBRO DIARIO: contiene dentro de los débitos y créditos de las cuentas, el registro detallado cronológico y preciso de las operaciones realizadas, extraídos de los comprobantes de contabilidad.

LIBRO MAYOR: contiene los saldos de las cuentas del mes anterior, así como las sumas de los movimientos débitos y créditos de cada una de las cuentas del respectivo mes, tomadas del libro diario y el saldo final del mismo mes.

LIBROS AUXILIARES: contienen el detalle de los registros contables necesarios para el control de las operaciones, elaborados con base en los comprobantes de contabilidad o en los documentos soporte. Dichos registros corresponden al nivel auxiliar del Catálogo General de Cuentas.

NOTA CRÉDITO: Documento emitido por el vendedor para el comprador que indica la voluntad del vendedor de reducir (acreditar) la cuenta por cobrar del comprador como resultado de una devolución o una rebaja en ventas.

NOTA DEBITO: Documento emitido por el comprador para el vendedor que señala reducción (debito) de la cuenta por pagar del vendedor como resultado de una devolución o rebaja en una compra.

Comprobante de Causación

Planilla de control de Causaciones.

· GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADO

Libros auxiliares de Gastos Pagados por Anticipado

Gastos Pagados por Anticipado .

· CONCILIACIONES INTERNAS

Oficio

Cruce entre Contabilidad y saldos de Almacén General.

Cruce entre Contabilidad e Inventarios

· CONCILIACIONES BANCARIAS

Extracto Bancario.

Libros Auxiliares.

Memorandos Remisorios.

· CIERRE MENSUAL Y ANUAL

Informe Diario de Tesorería

Comprobantes de Diario

Ejecución Presupuestal

Balance de Prueba

Estado de Actividad Financiera, Económica y Social.

Formato de la Planilla de control de Causaciones (Anexo No. 1).

Formato de Gastos Pagados por Anticipado (Anexo No. 2).

Formato cruce entre Contabilidad y saldos de Almacén General (Anexo No. 3).

Formato cruce entre Contabilidad e Inventarios

Formato de Conciliación Bancaria (Anexo No. 4).

Formato de Relación de Cheques Pendientes de Cobro (Anexo No. 5).

FECHA: día, mes y año de causación del GIRO.

No. CGIRO: número consecutivo que genera el sistema al efectuar el registro contable.

No. RADICACIÓN: Numero de radicación dado por la central de cuentas.

BENEFICIARIO: nombre de la persona a quien se le efectúa el pago.

NOMBRE: nombre del documento de acuerdo a la prestación del servicio.

NÚMERO: número del documento de acuerdo con su naturaleza.

FACTURA: si se trata de una factura se anota el número correspondiente a esta, si es una cuenta de cobro se anota C.C..

VALOR: valor total de la factura o documento soporte de cobro.

OBSERVACIONES: notas aclaratorias.

AMORTIZACIÓN MES DE: identificación del mes correspondiente a la elaboración del formato.

FECHA: día, mes y año de elaboración.

BENEFICIARIO: nombre de la persona con quien la entidad adquirió el servicio.

CONCEPTO: descripción del servicio.

FACTURA: numero correspondiente a la factura del gasto clasificado como Gasto Pagado por Anticipado.

VIGENCIA: período de duración del servicio, se indica desde cuando hasta donde va el periodo de amortización.

VALOR: monto del servicio.

DOCUMENTO SISTEMA: tipo de documento y número.

SALDO MES: monto abonado durante el mes por el servicio respectivo.

MES: cuota de amortización correspondiente al mes respectivo.

TOTAL: monto total de los servicios adquiridos.

FECHA: periodo de tiempo señalado

GRUPO: clasificación de la cuenta de acuerdo con el Plan General de Contabilidad Pública.

DESCRIPCIÓN: nombre del elemento o de la cuenta correspondiente al código contable.

SALDO CONTABILIDAD: saldos en libros a una fecha determinada.

ESTADO ALMACÉN: saldo que aparece en el almacén a una fecha determinada.

DIFERENCIA: cruce entre los saldos según contabilidad y almacén.

NOTA: observaciones encontradas.

ELABORADO: nombre y cargo del funcionario encargado de elaborar el cruce de saldos.

ALMACENISTA: nombre y firma del almacenista.

PROFESIONAL ESPECIALIZADO DE CONTABILIDAD (SUBDIRECCIÓN FINANCIERA) (SUBDIRECCIÓN FINANCIERA): nombre y firma del funcionario encargado de revisar.

FECHA: día mes y año de elaboración de la conciliación bancaria junto con los datos del banco (Banco, sucursal y Numero de Cuenta).

SALDO SEGÚN EXTRACTO: saldos según extractos bancarios durante el mes.

SALDO EN LIBROS: saldo según libros de contabilidad a final del mes.

NOTAS CRÉDITO NO REGISTRADAS EN LIBROS: Refleja la información que presenta el extracto, la descripción, fecha, registro y valor de la nota crédito.

CONSIGNACIONES POR REGISTRAR: consignaciones reflejadas en el extracto bancario y no registradas en el libro auxiliar y valor de la consignación.

CHEQUES DEVUELTOS: fecha de devolución, número del cheque y valor de los cheques devueltos reflejados en el extracto.

NOTAS DÉBITO NO REGISTRADAS EN LIBROS: descripción de la fecha y registro del valor de las notas débito.

OTROS CONCEPTOS: casos especiales que determina la Ley.

OBSERVACIONES: lo que no se pueda ubicar dentro del formato.

ELABORADA POR: nombre y cargo del funcionario encargado de elaborar la conciliación bancaria.

REVISADA POR: nombre y firma del Profesional Especializado de Contabilidad (Subdirección Financiera) (Subdirección Financiera).

TESORERO GENERAL: nombre y firma del Tesorero General.

FECHA: día mes y año de elaboración de la conciliación bancaria junto con los datos del banco (Banco, sucursal y Numero de Cuenta).

CHEQUE No.: número del cheque girado.

FECHA: fecha en que fue girado el cheque.

BENEFICIARIO: nombre del beneficiario.

VALOR: valor del cheque.

TOTAL: valor total de los cheques pendientes de cobro, el cual se incorpora en el Anexo No. 9 en el concepto de "CHEQUES PENDIENTES DE COBRO".

Establecer y definir las directrices bajo las cuales se deben registrar de manera metodológica y procedimental los ingresos y los gastos de la Contraloría de Bogotá, D.C., a través de su dependencia Tesorería General.

· APERTURA Y CANCELACIOÓN DE CUENTAS

Este procedimiento inicia cuando el Subdirector Financiero y Tesorero General (Subdirección Financiera) efectúan estudio en el mercado financiero sobre servicios y esquema de rentabilidad de los bancos y corporaciones básicamente y termina cuando la secretaría Área de tesorería Subdirección Financiera recibe oficio debidamente radicado por el banco y archiva.

· PROCEDIMIENTO PARA CUSTODIA DE TÍTULOS

Este procedimiento inicia cuando el Tesorero General Subdirección Financiera recibe de la Subdirección de Jurisdicción Coactiva y/o Subdirección del Proceso de Responsabilidad Fiscal oficio con títulos judiciales u orden de redención y termina cuando la Secretaria Área Tesorería Subdirección Financiera recibe la consignación y la archiva en el Informe Diario de Tesorería.

· PROCEDIMIENTO PARA TRASLADO DE FONDOS

Este procedimiento inicia cuando el Tesorero General Subdirección Financiera analiza las obligaciones que debe cancelar con respecto a los recursos que posee la entidad y termina cuando Secretaria Área Tesorería Subdirección Financiera recibe documentos y archiva en el informe diario de tesorería.

· PROCEDIMIENTO PARA EXPEDIR CERTIFICADOS DE RETENCIÓN EN LA FUENTE

A terceros

Este procedimiento inicia cuando Secretaria Área Tesorería Subdirección Financiera recibe y radica solicitud del beneficiario y envía al Profesional Universitario Área Tesorería Subdirección Financiera y termina cuando la Secretaria Área Tesorería Subdirección Financiera recibe tres (3) originales del Certificado de Retenciónes con el oficio de solicitud, revisa firma del Tesorero y entrega dos al beneficiario y archiva una copia junto con el oficio de solicitud debidamente refrendado por el beneficiario del mismo.

A Funcionarios

Inicia cuando el Tesorero General Subdirección Finanaciera anualmente mediante memorando, solicita a la Dirección de Talento Humano los formularios de Ingresos y Retenciones de cada uno de los funcionarios de la Contraloría de Bogotá D.C., para la vigencia inmediatamente anterior y termina cuando la Dirección de Talento Humano efectúa la entrega de los Formularios a cada uno de los funcionarios de la Contraloría de Bogotá D.C., quienes firman y se quedan con el original y una copia del mismo, la segunda copia es debidamente archivada en cada una de las hojas de vida de los funcionarios.

· PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DE LA INFORMACIÓN EXÓGENA

Este procedimiento inicia cuando el Tesorero General Subdirección Financiera busca y/o actualiza por Internet o ante la DIAN la reglamentación vigente sobre la información exógena y termina cuando el Profesional Universitario Área Tesorería Subdirección Financiera reciben el formato de entrega y el "Reporte de Validación de Información Exógena" y archiva en la carpeta los soportes de la información exógena.

· PROCEDIMIENTO DE INFORMES DE TESORERÍA

Este procedimiento inicia cuando el Tesorero General Subdirección Financiera elabora los informes mensuales y semestrales y termina cuando la secretaría Área de tesorería elabora memorandos y remite formatos diligenciados de acuerdo al instructivo a la dirección o dependencia en donde se consolida la cuenta de toda la entidad para ser enviada a los entes fiscalizadores.

Procedimiento Informe Diario

Inicia cuando la Secretaría Área Tesorería Subdirección Financiera recibe una vez firmado el comprobante de pago el cheque y/o el comprobante de transferencia la cuenta con todos los soportes que originaron el pago y termina cuando Técnico y/o Profesional Universitario de Central de Archivo de la Subdirección Financiera recibe el informe diario de Tesorería con toda la documentación soporte y firma el recibido en el libro control y archiva en debida forma para consulta de los distintos usuarios

Título XII, Capitulo cuarto, Constitución Política de Colombia

Estatuto Tributario Colombiano.

Ley 100 del 23 de diciembre de 1993, "Por la cual se crea el sistema de seguridad social integral y se dictan otras disposiciones".

Ley 734 del Febrero 5 de 2002, "Por la cual se expide el Código Disciplinario Único".

Manual de funciones interno de la Contraloría de Bogota D.C.

Código de Comercio Colombiano.

Decreto Nacional No 111 del 15 de enero de 1996. "Por el cual se compilan normas que conforman el Estatuto Orgánico del Presupuesto".

Estatuto Tributario de Bogotá.

Acuerdo No 20 del 16 de octubre de 1998, "Por el cual se modifica el Estatuto Orgánico de Presupuesto para el Distrito Capital".

Acuerdo No 24 del 29 de Noviembre de 1995, "Por el cual se expide el Estatuto Orgánico del presupuesto para el Distrito Capital."

Decreto Distrital No 714 del 15 de noviembre de 1996, "Por el cual se compilan el Acuerdo 24 de 1995 y Acuerdo 20 de 1996 que conforman el Estatuto Orgánico del Presupuesto Distrital."

Decreto No 1179 del 17 de diciembre 1997, "Por el cual se reglamenta parcialmente el decreto 714 de 1996".

Resolución Orgánica No 032 de Noviembre 02 de 2001, emitida por Auditoria General de la República, "Por medio de la cual se prescriben la forma y los términos para la rendición y revisión de las cuentas y se asignan competencias a las diferentes dependencias de la Auditoria General de la República"

Resolución Reglamentaria 052 de noviembre 8 de 2001 de la Contraloría de Bogotá, D.C., "Por la cual se reglamenta la rendición de la cuenta, su revisión y se unifica la información que se presenta a este organismo de control fiscal delega en el Contralor Auxiliar la facultad de adjudicar las Licitaciones y Concursos Públicos realizados por la Entidad".

Resolución 570 del 12 de Julio de 1996, "Por medio de la cual se adopta el Manual de Ejecución Presupuestal para las Entidades que integran el Presupuesto Anual del Distrito Capital."

Resolución 11552 del 27 de noviembre de 2002 de la DIAN, "Por r la cual se modifica la Resolución 7029 del 4 de septiembre de 2000".

Resolución reglamentaria 1576 del 8 de Junio de 2001 de la Contraloría de Bogotá, "Por medio de la cual se delegan funciones relacionadas con la ordenación del gasto, la apertura y cierre de cuentas corrientes y ahorro y las inversiones financieras y la ordenación del gasto".

Resolución 7029 del 4 de Septiembre del 2000, "Por la cual se señalan los medios, condiciones, términos de entrega, plazos de presentación, formatos y especificaciones técnicas de la información relacionada con las operaciones de cambio que debe ser presentada a la Unidad Administrativa Especial - Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales en medio electrónico o magnético".

ACREEDOR: Persona a quien se le debe un monto de dinero. Persona natural o jurídica a la que le asiste el derecho de exigir el cumplimiento de una obligación.

AÑO GRAVABLE: Es el mismo año calendario que comienza el primero de enero y termina el 31 de diciembre, pero puede comprender lapsos menores aplicables a sociedades que se constituyan o liquidan dentro del año y a extranjeros que lleguen al país o se ausenten de él en el respectivo año gravable.

BANCO: Establecimiento de origen privado o público, vigilado por la Superintendencia Bancaria, que debidamente autorizado por la ley, admite dinero en forma de depósito para que en unión de recursos propios, pueda conceder prestamos, descuentos y en general, todo tipo de operaciones financieras.

BENEFICIARIO: Persona natural o jurídica a quién se le debe cancelar una obligación o cuenta.

CAJA FUERTE: Cofre, pieza o dependencia en la cual se deposita y maneja dinero en efectivo o títulos valores.

CERTIFICADO DE RETENCION EN LA FUENTE: Los agentes retenedores del Impuesto sobre la Renta y Complementarios deberán expedir, a más tardar el 15 de Marzo del año 2004, los siguientes certificados por el año gravable: Los certificados de ingresos y retenciones por concepto de pagos originados en la relación laboral o legal y reglamentaria; Los certificados de retenciones por conceptos distintos a pagos originados en la relación laboral o legal y reglamentaria

CHEQUE: Título valor en forma de mandato que permite retirar a la orden propia o a la de un tercero, todos o parte de los fondos que se tienen disponibles en una cuenta bancaria.

CONSIGNAR: Colocar una cantidad de dinero, en efectivo y/o cheque en una entidad financiera, para que se haga cargo de ella y proceda según lo convenido.

DIAN: Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.

ENDOSO: Acto por el cual se transfiere la propiedad de una letra de cambio, dando al nuevo adquiriente (o endosatario) la plena titularidad del derecho cambiario

GIRADOR: Librador quien da la orden de pago de un título valor.

INGRESO: Es el flujo de recursos que recibe un agente económico en un determinado periodo de tiempo o vigencia.

NOTA DÉBITO: Documento por el cual el banco pone en conocimiento del deudor él haber realizado un cargo a su cuenta.

NOTA CRÉDITO: Documento por el cual el banco pone en conocimiento al dueño de la cuenta de haber aumentado su saldo en fecha y por motivos determinados

PREVALIDADOR DE INFORMACIÓN EXOGENA CAMBIARIO: Este software es propiedad de la DIAN y puede ser instalado libremente sólo para la finalidad que fue creado, prohibiéndose cualquier uso adicional y/o comercialización por terceros

REINTEGRO: consiste en consignar el mayor valor recibido de la tesorería.

TRANSFERENCIA: Son dineros de un Presupuesto que percibe otro presupuesto por mandato legal, en uno es un gasto y en el otro es un ingreso.

TRANSFERENCIA POR A.C.H: Es la opción que tiene un banco de transferir cierta cantidad de dinero a otro u otros bancos.

TESORERÍA: Dependencia encargada del manejo óptimo de los fondos en una entidad, ejerciendo el recaudo de los dineros y atendiendo el pago de los diferentes compromisos adquiridos, en desarrollo de su objeto social.

TÍTULO NEGOCIABLE: Título que puede ser comprado o vendido.

TÍTULO: Documento necesario para ejercitar el derecho literal y autónomo mencionado en él. También se conoce como título-valor. Por ejemplo: las acciones son títulos.

· APERTURA Y CANCELACIÓN DE CUENTAS

Memorando

Oficio

· PROCEDIMIENTO PARA CUSTODIA DE TÍTULOS

Manual

Oficio con depósitos judiciales u Orden de Redención.

Listado de control de títulos judiciales

Oficio Remisorio

Consignación

· PROCEDIMIENTO PARA TRASLADO DE FONDOS

Informe Diario de Tesorería

Nota Crédito.

Nota Débito

Oficios

· PROCEDIMIENTO PARA EXPEDIR CERTIFICADOS DE RETENCIÓN EN LA FUENTE

Memorando

Certificado de Retención en la Fuente

Formulario de Certificados de retención en la fuente.

· PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DE LA INFORMACIÓN EXÓGENA

Libros Auxiliares

Reporte Validación de Información Exógena

Formato de Entrega

"Reporte de Validación de Información Exógena" expedido por la DIAN

· PROCEDIMIENTO DE INFORMES DE TESORERÍA

Informe Mensual

Informe diario

Informe Semestral

Informe ejecución Reconocimientos vigencia anterior.

Programa Anual de Caja

Programa Anual de Caja Mensualizado

Estado de Tesorería.

Disponibilidad de Fondos.

Formato de Informe ejecución Reconocimientos vigencia anterior. (Anexo No 1)

Formato de Programa Anual de Caja (Anexo No 2)

Formato de Programa Anual de Caja Mensualizado (Anexo No 3)

Formato de Estado de Tesorería. (Anexo No 4)

Formato de Disponibilidad de Fondos. (Anexo No 5)

ENTIDAD: Descripción del nombre de la Entidad.

CÓDIGO: Código de la Entidad.

MES: Mes del cual se incorporan los movimientos.

CÓDIGO: En esta columna se registrara el número correspondiente al rubro de acuerdo al plan de cuentas respectivo.

RUBRO: Nombre o identificación del rubro

MODIFICACIONES DEL MES: Los movimientos del mes

MODIFICACIONES ACUMULADAS: Acumula el saldo anterior de las modificaciones mas el movimiento del mes.

PARTIDA DEFINITIVA: Acumula el movimiento de la partida certifica mas o menos las modificaciones.

RECAUDO DEL MES: los recaudos y afectaciones del mes.

RECAUDO ACUMULADO: el acumulado de los recaudos.

PORCENTAJE EJECUCIÓN: se mira estadísticamente el porcentaje de lo ejecutado

SALDO POR RECAUDAR: se registra el valor de las transferencias por recaudar.

FIRMA DEL RESPONSABLE: Firma del Funcionario responsable. (Tesorero General (Subdirección Financiera))

DEPENDENCIA: nombre de la Dependencia designada por la entidad. (Tesorería)

TELÉFONO: Número Telefónico donde se puede solicitar información

ENTIDAD: Descripción del nombre de la Entidad.

VIGENCIA: año el cual se incorpora.

FECHA: Mes del cual se diligencian los datos.

SUBDIRECTOR FINANCIERO: Nombre y firma del funcionario responsable de la subdirección financiera de la entidad.

ORDENADOR DEL GASTO: Nombre, cargo y firma del funcionario delegado como ordenador del gasto.

TESORERO GENERAL (SUBDIRECCIÓN FINANCIERA): Nombre y firma del Tesorero General (Subdirección Financiera) de la entidad.

ENTIDAD: Descripción del nombre de la Entidad.

VIGENCIA: año el cual se incorpora.

FECHA: Mes del cual se diligencian los datos.

PROGRAMACIÓN PAC: Mes y año correspondiente al envió de la reprogramación del PAC a la secretaria de Hacienda.

SUBDIRECTOR FINANCIERO: Nombre y firma del funcionario responsable de la subdirección financiera de la entidad.

ORDENADOR DEL GASTO: Nombre, cargo y firma del funcionario delegado como ordenador del gasto.

TESORERO GENERAL (SUBDIRECCIÓN FINANCIERA): Nombre y firma del Tesorero General (Subdirección Financiera) de la entidad.

ENTIDAD DISTRITAL: Descripción del nombre de la Entidad.

MES EVALUADO: corresponde al mes que sé esta evaluando el estado de Tesorería.

AÑO. Año que se va afectar.

ENTIDAD FINANCIERA: Corresponde a la Entidad donde se mantienen los recursos monetarios para atender obligaciones de giro permanente, llámese banco, corporación de ahorro y vivienda u otros.

NÚMERO DE CUENTA CORRIENTE: Hace referencia al número asignado por la entidad financiera, para identificar la propiedad de recursos depositados por el cuentadante.

SALDO ANTERIOR: Corresponde al saldo del último mes reportado con que se cerraron las cuentas tanto corrientes como de ahorro, en cada una de las entidades financieras.

MOVIMIENTO DE INGRESOS: Es esta columna se registra los movimientos de ingresos consolidados mensualmente en cada cuenta, recibidos por todo concepto.

MOVIMIENTO DE EGRESOS: En esta columna se registra los movimientos de egresos consolidados mensualmente de cada cuenta, causados por los pagos o giros por todo concepto, correspondientes a la misma vigencia.

SALDO SEGÚN TESORERÍA: Identifica al saldo final mensual de cada cuenta con corte al periodo reportado. Corresponde al resultado de la diferencia entre el movimiento de ingresos menos el movimiento de egresos.

FECHA ÚLTIMA CONCILIACIÓN: Hace referencia a la fecha de la ultima conciliación bancaria practicada.

FIRMA DEL RESPONSABLE: Firma del Funcionario responsable. (Tesorero General (Subdirección Financiera))

DEPENDENCIA: nombre de la Dependencia designada por la entidad. (Tesorería)

TELÉFONO: Número Telefónico donde se puede solicitar información

ENTIDAD DISTRITAL: Descripción del nombre de la Entidad.

FECHA: Corresponde al ultimo día de cada mes y recoge los saldos de los movimientos presentados en el mismo periodo

FONDOS EN MONEDA NACIONAL: Hace referencia a la Sumatoria de los saldos de recursos depositados en cajas menores y principal, cuentas corrientes, ahorro e inversiones financieras temporales en las distintas entidades del sector financiero.

FONDOS EN MONEDA EXTRANJERA: Corresponde a la Sumatoria de los saldos de los recursos depositados en bancos en el exterior, ya sea a través de cuentas corrientes, ahorro e inversiones en otro tipo de moneda. Su valor debe darse en pesos por lo tanto deben calcularse a la Tasa Representativa del Mercado al cierre de cada mes.

TOTAL FONDOS DISPONIBLES DE TESORERÍA: Es la sumatoria de los ítems I y II.

ACREEDORES VARIOS: Hace referencia a las obligaciones que presenta la Entidad con terceros, por lo tanto son recursos que mantienen el sujeto de control pero no corresponde a recursos propios, así:

FONDOS A TERCEROS: Son recursos que maneja la entidad pero corresponden a terceros Ej. : Fondos de Pensiones.

RECAUDOS DE TERCEROS: Son recursos que la entidad mantiene, en razón de los convenios celebrados con otras entidades para su correspondiente recaudo.

TESORERÍAS DE TERCEROS: Son recursos de las distintas entidades de la Administración, que por su naturaleza y función son manejados por la Tesorería Distrital.

TOTAL DISPONIBILIDAD ORDINARIA: Es el resultado de la diferencia entre los fondos disponibles de Tesorería y los acreedores varios.

INVERSIONES PERMANENTES: Corresponden a las inversiones en acciones que mantienen las Entidades del Distrito en otras entidades tanto del sector público como privado valorados al costo.

RECURSOS COMPROMETIDOS: Son los compromisos adquiridos por las Entidades aún no cancelados, como por Ej. : las reservas.

FIRMA DEL RESPONSABLE: Firma del Funcionario responsable. (Tesorero General (Subdirección Financiera)).

DEPENDENCIA: nombre de la Dependencia designada por la entidad. (Tesorería).

TELÉFONO: Número Telefónico donde se puede solicitar información.

Describir las actividades para realizar la legalización de las cajas menores cuando sea necesario por cambio de responsable o a más tardar del 20 al 24 de Diciembre de cada vigencia fiscal.

· PROCEDIMIENTO APERTURA DE CAJA MENOR

Inicia cuando las Dependencias solicitantes Presentan requerimiento ante la Dirección Administrativa y Financiera la creación de cajas menores debidamente sustentada la solicitud definiendo montos y rubros presupuestales a utilizar y termina cuando el profesional universitario Área presupuesto Subdirección Financiera Inicia el procedimiento de pago de cada una de las cajas menores aprobadas de acuerdo al procedimiento general de pagos.

· PROCEDIMIENTO REEMBOLSO DE CAJA MENOR

Inicia cuando el ordenador del gasto de la caja menor radica en la Subdirección Financiera el reembolso de caja menor con los documentos soportes debidamente archivados con los comprobantes de gastos de caja menor definiendo los montos por los rubros presupuestales utilizados y termina cuando Profesional Universitario Área Presupuesto Subdirección Financiera Inicia el procedimiento de elaboración y pago de la orden de pago.

· PROCEDIMIENTO LEGALIZACIÓN DE CAJA MENOR

Inicia cuando la Tesorera General Subdirección Financiera envía memorando a los responsables del manejo de los fondos de caja menor, estipulando fecha en que se debe legalizar y/o realizar el cierre de la caja menor y termina cuando la Secretaria Área Tesorería de la Subdirección Financiera recibe y archiva de acuerdo al procedimiento de informe diario.

Título XII, Capitulo cuarto, Constitución Política de Colombia.

Ley 734 del Febrero 5 de 2002, "Por la cual se expide el Código Disciplinario Único".

Estatuto Tributario de Bogotá.

Estatuto Tributario Colombiano.

Decreto Distrital No 714 del 15 de noviembre de 1996, "Por el cual se compilan el Acuerdo 24 de 1995 y Acuerdo 20 de 1996 que conforman el Estatuto Orgánico del Presupuesto Distrital".

Resolución Orgánica No 032 de Noviembre 02 de 2001, emitida por Auditoria General de la República, "Por medio de la cual se prescriben la forma y los términos para la rendición y revisión de las cuentas y se asignan competencias a las diferentes dependencias de la Auditoria General de la República".

Resolución Reglamentaria 052 de noviembre 8 de 2001 de la Contraloría de Bogotá, D.C., "Por la cual se reglamenta la rendición de la cuenta, su revisión y se unifica la información que se presenta a este organismo de control fiscal delega en el Contralor de Bogotá D.C. Auxiliar la facultad de adjudicar las Licitaciones y Concursos Públicos realizados por la Entidad".

Resolución reglamentaria 1576 del 8 de Junio de 2001 de la Contraloría de Bogotá, "Por medio de la cual se delegan funciones relacionadas con la ordenación del gasto, la apertura y cierre de cuentas corrientes y ahorro y las inversiones financieras y la ordenación del gasto".

Resolución 570 del 12 de Julio de 1996, "Por medio de la cual se adopta el Manual de Ejecución Presupuestal para las Entidades que integran el Presupuesto Anual del Distrito Capital".

CAJA MENOR: Fondo fijo de efectivo destinado a sufragar gastos identificados y definidos en los conceptos del presupuesto anual del Distrito Capital que tengan el carácter de urgentes e imprescindibles

Oficio

Memorando

Recibo de caja

Resolución Reglamentaria

Certificado de Disponibilidad y el Registro Presupuestal

Formato para el reporte de los recursos financieros (Anexo No. 1).

Formato de Ingresos de Tesorería (Anexo No 2).

DEPENDENCIA QUE REPORTA: Nombre de la dependencia autorizada por resolución para el manejo de los fondos de caja menor.

PERÍODO QUE REPORTA: hace referencia al mes que está realizando el reembolso de caja menor.

FECHA DE REPORTE: Tiempo de corte de los gastos

Código: Rubro presupuestal autorizado por resolución para realizar los gastos

Rubro: Nombre del rubro autorizado por resolución para realizar los gastos

No. Comprobante de egreso: Número consecutivo de los comprobantes generados donde se maneja la caja menor.

No. Comprobante factura: Número de la factura expedida por el proveedor cuando se realiza la compra y/o servicio.

Fecha: Fecha de la factura la cual debe ser dentro del período de corte.

Nombre del Beneficiario: Nombre de la persona natural o jurídica a la cual se le realizó la compra o el servicio .

NIT: Número de identificación de la persona natural o jurídica donde se realizó la compra o el servicio.

CONCEPTO: Descripción detallada del servicio o compra realizada

VALOR: Valor que se cancela total de la compra y/o servicio

% que se le aplica al valor de la compra o servicio de acuerdo a la normatividad de retenciones.

Valor: Resultado de la aplicación del porcentaje

IVA: Se aplica al valor de la compra o servicio de acuerdo a la normatividad de retenciones.

ICA: Se aplica al valor de la compra o servicio de acuerdo a la normatividad de retenciones.

Nombre: nombre de la dirección autorizada por resolución para el manejo de caja menor

Código: No. De identificación de la dirección

NIT: Número de Identificación Tributaria de la Contralor de Bogotá D.C.ía.

No: Número consecutivo de expedición del recibo.

RECIBÍ DE: Persona natural o jurídica a nombre de quién se debe expedir el recibo de caja.

Nit o C.C.: Número de identificación de la persona natural o jurídica a la cual se le expide el recibo de caja.

FECHA: Día en que se elabora el recibo de caja.

LA SUMA DE: Total a pagar en letras.

DESCRIPCIÓN: Concepto por el cual se elabora el recibo.

VALOR: Total a pagar.

CONSIGNADO: Valor cancelado mediante consignación a la cuenta de la entidad para cancelar el total a pagar.

OTROS: Otras formas de cancelar el total a pagar como efectivo o cheque.

TOTAL: Valor único a pagar.

IMPUTACIÓN PRESUPUESTAL: Afectación de las cuentas presupuestalmente.

VIGENCIA: Año en curso.

UNIDAD EJECUTORA: Entidad que ejecuta (Contralor de Bogotá D.C.ía).

ARTICULO: Código que describe los conceptos de clasificación del ingreso.

RECURSO: Destinación especifica en recursos administrados o transferencias.

CUENTA: Código de imputación contable.

IMPUTACIÓN CONTABLE: Afectación de las cuentas contablemente

VALOR: Total neto a pagar.

TESORERO: Nombre y firma del Tesorero.

Estandarizar los pagos y/o obligaciones de los compromisos adquiridos por la Contraloría para el cumplimiento de su misión. (Facturas, Servicios públicos, Contratación con y sin formalidades plenas, nómina, aportes parafiscales, etc.)

· PROCEDIMIENTO PAGO DE CONTRATACIÓN DIRECTA (CON FORMALIDADES PLENAS Y SIN FORMALIDADES PLENAS)

Inicia cuando el Profesional Universitario y/o Técnicos Área Contratos y adquisiciones Subdirección Recursos Materiales, Informan a los contratistas y/o proveedores en el momento de la firma del contrato los documentos y/o requisitos que debe presentar para solicitar el pago y termina cuando Profesional Universitario Área Presupuesto Subdirección Financiera Inicia el procedimiento para la elaboración y pago de la orden de pago.

· PROCEDIMIENTO PAGOS PARA SERVICIOS DE ADMINISTRACIÓN, CELULARES Y PÚBLICOS:

Inicia cuando la Secretaria Subdirección Financiera Recibe las cuentas de cobro (facturas) para servicios públicos radica en el reloj de control y registra en el Sistema de Correspondencia vigente y entrega al encargado de armar la cuenta para iniciar el proceso de pago y/o causación y termina cuando Profesional Universitario Área Presupuesto. Subdirección Financiera Inicia el procedimiento de elaboración y pago de la orden de pago.

· PROCEDIMIENTO PAGOS CAJAS MENORES

Inicia cuando el Profesional Universitario Área Presupuesto Subdirección Financiera recibe del Área de contabilidad y/o Tesorería los documentos soportes para realizar el giro presupuestal correspondiente a la caja menor verificando si es apertura, reembolso o legalización de caja menor. Si es reembolso inicia el procedimiento de elaboración y pago de la orden de pago. Si es legalización da inicio al procedimiento de legalización de cajas menores .y termina cuando la Secretaria Área Tesorería Subdirección Financiera separa documentos e inicia el proceso para armar la carpeta del informe diario.

· PROCEDIMIENTO PAGO DE NÓMINA

Inicia cuando el Director Técnico de Talento Humano , Subdirector Financiero al inicio de la vigencia, se reúnen para ajustar cronograma para la entrega de la nómina, aportes patronales y el pago de la misma en la Subdirección Financiera y termina cuando el Profesional Universitario Área Presupuesto Subdirección Financiera Inicia el procedimiento de elaboración y pago de la orden de pago.

· PROCEDIMIENTO PAGO DE APORTES (SALUD, PENSIÓN)

Inicia cuando el Director Técnico de Talento Humano y Subdirector Financiero se reúnen al inicio de la vigencia para ajustar cronograma para la entrega aportes patronales y el pago de la misma en la Subdirección Financiera y termina cuando Inicia el procedimiento de elaboración y pago de la orden de pago.

· PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN Y PAGO DE LA ORDEN DE PAGO.

Inicia cuando Profesional Universitario Área Presupuesto. Subdirección Financiera recibe el comprobante de causación contable con los documentos soportes que lo generaron más la hoja de ruta interna validando en el sistema la información referente al giro presupuestal generando la orden de pago respectiva para el pago del compromiso y/o obligación e imprime Orden de Pago en original junto con cuatro copias y entrega al profesional especializado Área presupuesto adjuntando la hoja de ruta interna y termina cuando Secretaria Subdirección Recursos Materiales Recibe, verifica las órdenes de pago y comprobantes de pago de los contratos con y sin formalidades plenas recibidos y firma el libro radicador o cuando la secretaria Área Tesorería subdirección financiera En los demás casos, cancelación servicios públicos, nómina, aportes, etc. separa las copias y archiva en el respectivo informe diario .archiva

Estatuto Tributario

Libro Primero, Impuesto Sobre la Renta y Complementarios, DISPOSICIONES GENERALES, No Contribuyentes, Artículo 22.

Libro Segundo retención en la fuente, Capítulo II, obligaciones del agente retenedor, Artículo 375, 376, 377, 382.

Libro Tercero, Impuesto Sobre las Ventas, Titulo III, Responsables del Impuesto

Artículo 437-1.

Libro Quinto, Titulo I Actuación, Capitulo III Otros deberes formales de los sujetos pasivos de obligaciones tributarias y de terceros, Artículos 615, 616-1, 617

Plan General de Contabilidad Publica.

Decreto Nacional No. 111 del 15 de enero de 1996, "Por el cual se compilan normas que conforman el Estatuto Orgánico del Presupuesto."

Capitulo V del presupuesto gasto o ley de apropiaciones, Artículos 36, 38, 44, Capitulo XI de la Ejecución del Presupuesto, a) Del programa Anual mensualizado de caja, Artículo 73.

Decreto Nacional, "Por el cual se fijan los plazos y lugares para la presentación de declaraciones tributarias y para el pago de los anticipos y retenciones en la fuente para el año gravable correspondiente.

ACUERDO 24 DE 2001, "Por el cual se organiza la Contraloría de Bogotá D. C., se determinan las funciones por dependencias, se fijan los principios generales inherentes a su organización y funcionamiento y se dictan otras disposiciones Artículo 46".

Acuerdo, "Por el cual se liquida el Presupuesto Anual de Rentas e Ingresos y de Gastos e Inversiones del Distrito Capital para la vigencia fiscal correspondiente".

Decreto 499 del 30 de diciembre de 2003, "Por el cual se reglamenta el Decreto Distrital "

Decreto 714 de 1996, compilatorio de los Acuerdos 24 de 1995 y 20 de 1996, expedidos por el Consejo de Bogotá, D.C.

CAPÍTULO VI PROGRAMA ANUAL MENSUALIZADO DE CAJA - PAC, Artículo 33.

Decreto Distrital 714 del 15 de noviembre de 1996, "Por el cual se compilan los Acuerdos Nos. 24 de 1995 y 20 de 1996 que conforman el Estatuto Orgánico del Presupuesto Distrital"

CAPITULO II. DEL PRESUPUESTO ANUAL DEL DISTRITO CAPITAL, Artículos 15, 18, 25, 27, 30, 31, 55, 57, 60, 90

Resolución 1602 del 10 de diciembre del 2001 "Por medio del cual se adopta el manual Operativo presupuestal para las entidades que integran el presupuesto anual del distrito capital".

Resolución Reglamentaria 1576 DEL 08 DE JUNIO DE 2001, "Por la cual se delegan algunas funciones relacionadas con la ordenación del gasto, la apertura y cierre de cuentas corrientes y de ahorro y las inversiones financieras de Contraloría y la ordenación del pago", Artículos 1, 3

Resolución 036 de 1998, "Por la cual se determinan algunas normas y procedimientos sobre registros presupuéstales, suministro de información y su sistematización del presupuesto general de la nación": Artículos 2, 3

Regulaciones Especiales para la Entrega de Cheques

Resoluciones Internas

Manual de Funciones de la Contraloría de Bogotá D.C.

COMPROBANTE DE PAGO: Documento de carácter contable que sirve de soporte para realizar un desembolso o salida de un bien o de efectivo y como soporte de la Orden de Pago

ORDEN DE PAGO: documento mediante el cual el ordenador del pago solicita al Tesorero correspondiente, la realización de los pagos de las obligaciones adquiridas de conformidad con la Ley.

BENEFICIARIO: Persona natural o jurídica a quién se le debe cancelar una obligación o cuenta.

CHEQUE: Título valor en forma de mandato que permite retirar a la orden propia o a la de un tercero, todos o parte de los fondos que se tienen disponibles en una cuenta bancaria.

CAJA MENOR: Fondo fijo de efectivo destinado a sufragar gastos identificados y definidos en los conceptos del presupuesto anual del Distrito Capital que tengan el carácter de urgentes e imprescindibles

Hoja de Ruta

Certificado de Disponibilidad Presupuestal

Registro Presupuestal

Comprobante de Causación

Planilla de Control de Causaciones

Orden de Pago

Comprobante de Pago

Cheque

Formato de documentos que se deben solicitar para la Recepción de Cuentas de Cobro sin formalidades Plenas (Anexo No. 1).

Formato de documentos que se deben solicitar para la Recepción de Cuentas de Cobro sin formalidades Plenas (Anexo No. 1.1).

Formato de Hoja de Ruta (Anexo No. 2).

Documentos que se deben solicitar para la Recepción de Cuentas de Servicios Públicos (Anexo 3).

Formato de solicitud para pago de Servicios Públicos (Anexo No.4).

Formato relación de Autorización (Anexo No. 5).

Formato de Liquidación de aportes (Anexo No.6).

Formato de autoliquidación Mensual del Ministerio de Educación Nacional (Anexo No. 7).

Formato de de Orden de Pago (Anexo No. 8).

Formato de Comprobante de Pago (Anexo 9).

HOJA DE RUTA INTERNA No.: es el número consecutivo interno de la hoja de ruta, el cual es asignado en la Central de Cuentas.

No. RADICADO: número consecutivo que se genera en la central de cuentas al radicar el documento soporte base para la cancelación del compromiso.

FECHA: día, mes y año de la radicación.

HORA: hora en que es radicado.

PROVEEDOR: persona natural o jurídica que solicita el pago del compromiso

NIT: numero de identificación tributaria o numero de la cedula de ciudadanía.

TIPO DE DOCUMENTO Y No.: dependiendo el tipo de compromiso puede ser factura, cuenta de cobro, recibo de servicios públicos u otros, el cual va identificado con su numeración.

FOLIOS: total de folios que conforman la carpeta con los documentos soportes para el pago de compromisos, tales como fotocopias del contrato, el ingreso a almacén, el recibido a satisfacción, informe de labores u otros.

VALOR COMPROMISO: valor del registro presupuestal inicial.

ADICIONES: valor adicionado al registro presupuestal inicial.

SALDO PENDIENTE DE PAGO: valor correspondiente al rubro total del compromiso menos los pagos efectuados.

MENOS ESTE PAGO: valor total de la factura, cuenta de cobro, servicio público u otro.

SALDO SIGUIENTE: nuevo saldo del compromiso, diferencia entre el saldo pendiente de pago y el valor del documento soporte del compromiso.

ÁREAS: Área o Áreas a las que la central de cuentas envía los soportes del compromiso para que surta todo el proceso del pago, presupuesto, contabilidad u otra dependencia.

FECHA: fecha en la que es remitida la carpeta con todos los documentos soportes para iniciar el proceso de pago.

TRAMITES: se deben diligenciar cada uno de los cuadros y conceptos correspondientes a las Áreas por las que pasa la carpeta con los documentos soportes hasta su pago, indicando mes, día, hora y la firma del funcionario.

No.: numero de la Orden de pago correspondiente al compromiso.

No.: numero del Cheque correspondiente para el pago del compromiso.

OBSERVACIONES CUENTA: todas las observaciones u anotaciones que se consideren pertinentes.

Código: Se coloca el código de la Dirección Administrativa

PARA: A quién va dirigido el oficio " cargo del subdirector financiero"

DE: Cargo del Ordenador del gasto

ASUNTO: Se coloca el objeto del oficio

CONCEPTO DE: Nombre del servicio publico correspondiente.

POR VALOR DE: Valor total del recibo del servicio público.

PERIODO COMPRENDIDO ENTRE EL: Se coloca el día, mes del inicio y el día, mes y año donde termina el cobro del servicio público.

ORDENADOR DEL GASTO: nombre y firma del funcionario ordenador del gasto.

VO.BO.: Firma del Subdirector de Servicios Administrativos o quién haya recibido el servicio.

AÑO: se identifica la vigencia correspondiente.

NIT: número de identificación tributaria de la Contraloría.

No: número consecutivo de la orden de pago.

Fecha: día de elaboración de la orden de pago.

TIPO DE DOCUMENTO: hace referencia a la clase de contrato, factura, cuenta de cobro, servicio público, órdenes de prestación de servicios u otros.

No: número del documento.

CANCELAR A: persona natural o jurídica a nombre de quién se debe expedir la orden de pago.

NIT O C.C.: número de identificación tributaria de la empresa o cédula de ciudadanía de la persona beneficiaria de la orden de pago.

No. CGIRO: número consecutivo que expide el Área de contabilidad cuando se efectúa la causación.

DESCRIPCIÓN: Concepto por el cual se elabora la orden de pago.

CTA CTE: se especifica el nombre del banco y el número de cuenta por la que se realiza el giro tesoral.

CHEQUE: número del cheque.

TOTAL: valor total a cancelar.

DESCUENTOS: disminuir del valor total la parte correspondiente a las retenciones tributarias que por Ley deben efectuarse.

VALOR NETO: suma a pagar después de los descuentos.

IMPUTACIÓN PRESUPUESTAL: afectación de las cuentas que presupuestalmente implican el respectivo gasto.

VIGENCIA: año en curso.

RUBRO: número del código con el cual se encuentra clasificado el rubro en el plan general de presupuesto.

VALOR: total bruto a pagar.

IMPUTACIÓN CONTABLE: afectación de las cuentas de conformidad con el plan general de contabilidad pública.

CUENTA: código de imputación contable.

VALOR: total neto a pagar.

PROFESIONAL ESPECIALIZADO DE PRESUPUESTO: nombre y firma del coordinador del grupo de presupuesto.

PROFESIONAL ESPECIALIZADO DE CONTABILIDAD: nombre y firma del coordinador del grupo de contabilidad.

SUBDIRECTOR FINANCIERO: nombre y firma del Subdirector Financiero.

NIT: Número de Identificación Tributaria de la Contraloría.

No: Número consecutivo del comprobante de pago.

ORDEN DE PAGO No: Numero de la Orden de Pago que soporta el comprobante de Pago.

CANCELADO A: Persona natural o jurídica a nombre de quién se debe expedir el comprobante.

DE FECHA: Día de elaboración del comprobante o la orden de pago.

Nit o C.C.: Número de identificación tributaria de la empresa o cédula de Ciudadanía de la persona natural beneficiaria del pago.

No. TGIRO: Número consecutivo del giro que elabora Tesorería para cancelar la Orden de Pago, elaborando el cheque correspondiente.

DESCRIPCIÓN: Concepto por el cual se elabora el comprobante o la orden de pago.

VALOR: Total a cancelar.

CUENTA CORRIENTE No.: Número de la cuenta corriente de la cual se gira.

CHEQUE No.: Número del cheque con el cual se gira.

TOTAL: Valor a cancelar.

DESCUENTOS: Disminuir del valor total, la parte correspondiente a las retenciones tributarias que por Ley se deben efectuar.

VALOR NETO: Valor a pagar después de los descuentos.

IMPUTACIÓN PRESUPUESTAL: Afectación de las cuentas que presupuestalmente implican el respectivo gasto.

VIGENCIA: Año en curso.

ARTÍCULO: Código que describe los conceptos de clasificación del gasto.

ORDINAL: Códigos que agrupan apropiaciones destinadas a actividades homogéneas.

SUBPROGRAMA: Destinación de la apropiación a los programas.

RECURSO: Destinación especifica en recursos administrados o transferencias.

VALOR: Total bruto a pagar.

IMPUTACIÓN CONTABLE: Afectación de las cuentas de conformidad con el plan general de contabilidad pública

CUENTA: Código de imputación contable.

VALOR: Total neto a pagar.

TESORERO: Nombre y firma del tesorero.

FIRMA Y SELLO DEL BENEFICIARIO: Nombre, firma y sello que garantiza que es el beneficiario.

Establecer directrices bajo las cuales se debe realizar la etapa de planificación de las necesidades que deben materializarse en el Plan de Compras, en los Proyectos de Inversión y en las Compras No Previstas con la debida antelación a la apertura del proceso de contratación para la adquisición de los bienes, obras y servicios que requiere la entidad para su normal funcionamiento en la respectiva vigencia fiscal.

PLAN DE COMPRAS

Este procedimiento inicia con la solicitud enviada por la Dirección Administrativa y Financiera a las diferentes dependencias para que reporten las necesidades de bienes y servicios y termina con la aprobación del Plan Anual de Compras de elementos de consumo.

PROYECTO DE INVERSIÓN

Este procedimiento inicia con la solicitud enviada por la Dirección Administrativa y Financiera a las diferentes dependencias para que reporten las necesidades que en materia de inversión deben ser incorporadas en los proyectos de inversión y termina con el informe de seguimiento presentado a la Dirección de Planeación

COMPRAS NO PREVISTAS

Este procedimiento inicia con la presentación del estudio de conveniencia y oportunidad de contratación del bien o servicio por parte de la dependencia interesada y termina con la elaboración de la orden de compra, obra y/o servicio

Acuerdo 24 de 2001" Por el cual se organiza la Contraloría de Bogotá D.C., se determinan las funciones por dependencias, se fijan los principios generales inherentes a su organización y funcionamiento y se dictan otras disposiciones.

Ley 80 de Diciembre de 1993, " Por el cual se expide el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública" y demás decretos reglamentarios.

Ley 179 de Diciembre de 1994.- " Por la cual se modifica la Ley 38 de 1989"

Ley 598 de 2000 "Por la cual se crea el Sistema de Información para la vigilancia de la Vigilancia de la Contratación Estatal (SICE), el Catálogo Único de Bienes y Servicios (CUBS) y el Registro Único de Precios Referencia (RUPR) de los bienes y servicios de uso común en la Administración Pública y se dictan otras disposiciones"

Decreto 1421 de Julio de 1993 " Por el cual se dicta el régimen especial para el Distrito Capital de Santa fe de Bogotá"

Decreto 2170 de Septiembre de 2002, " Por el cual se reglamenta la ley 80 de 1.993, se modifica el Decreto 855 de 1.994 y se dictan otras disposiciones en aplicación de la Ley 527 de 1.999".

Decreto 3512 de diciembre de 2003 " Por la cual se reglamenta la organización, funcionamiento y operación del sistema de información para la vigilancia de la contratación estatal, SICE; creado mediante la Ley 598 de 2000, y se dictan otras disposiciones

Resolución 27 de 1995 "Por la cual se organiza y reglamenta la Junta de Compras y Licitaciones y se dictan otras disposiciones"

Resolución 1576 de Junio 8 de 2001 " Por la cual se delegan algunas funciones relacionadas con la ordenación del gasto, la apertura y cierre de cuentas corrientes y de ahorro y las inversiones financieras de la Contraloría y la ordenación del pago"

Resolución 1577 de Junio 8 de 2001 " Por la cual se modifican las Resoluciones Reglamentarias 027 de 1995 y 023 de 1999"

Resolución 026 de Septiembre 14 de 1999 Por la cual se adopta el Manual para el Manejo y Control de Almacén e Inventarios de la Contraloría de Bogotá D.C.

Resolución Reglamentaria 040 de Agosto 31 de 2001" Por la cual se delega en el Contralor Auxiliar la facultad de adjudicar las Licitaciones y Concursos Públicos realizados por la Entidad"

Resolución Reglamentaria No. 055 de de Noviembre 27 de 2001 " Por la cual se delegan algunas facultades en materia de contratación".

Resolución Reglamentaria No. 022 de 2001 "Manual Específico de Funciones y Requisitos "

Resolución Reglamentaria No. 014 de 2002 " Por la cual se delega la Gerencia de los Proyectos de Inversión de la Contraloría de Bogotá D.C."

Resolución Reglamentaria No. 009 de 2005 " Por la cual se modifica el Manual de Calidad de la Contraloría de Bogotá D.C:"

ADJUDICACIÓN Resolución motivada a través de la cual se selecciona un proponente

CADUCIDAD: Terminación unilateral del contrato por parte de la entidad debido al incumplimiento del contratista.

CÁTALOGO ÚNICO DE BIENES Y SERVICIOS (CUBS): Es el conjunto de códigos, identificaciones y estandarizaciones de los bienes y servicios de uso común o de uso en contratos de obra que la administración pública y los particulares o entidades que manejan recursos públicos pueden adquirir, estandarizados en función de sus propiedades físicas, químicas y de uso, clasificados en códigos que permiten una identificación para cada uno de ellos.

CONCURSO O LICITACION PÚBLICOS: Procedimiento mediante el cual una entidad pública selecciona, entre varias personas previamente invitadas y en igualdad de oportunidades, la que proponga mejores condiciones para celebrar un contrato.

CONTRATACIÓN DIRECTA: Selección directa del contratista sin mediar licitación o concurso.

CONTRATACIÓN CON FORMALIDADES PLENAS: Elaboración de un documento escrito, firmado por las partes en el que además de establecer los elementos escenciales del contrato, se incluyen las demás cláusulas a que haya lugar.

CONTRATACIÓN SIN FORMALIDADES PLENAS : Orden previa y escrita del Ordenador del Gasto en la que se precisan el objeto del contrato y la contraprestación, y las demás estipulaciones que la Entidad considere necesarias de acuerdo con la ley.

CONTRATISTAS : Personas naturales o jurídicas que tienen vigentes contratos con la entidad.

DEPENDENCIA INTERESADA : Es la oficina de la Contraloría que para atender las funciones a su cargo solicita la adquisición de un bien, obra o servicio.

GARANTIA : Póliza de seguro o garantías bancarias que avalan el cumplimiento de las obligaciones surgidas del contrato.

INTERVENTOR O SUPERVISOR : Funcionario o contratista que en representación de los intereses de la entidad, vigila la debida ejecución del contrato.

LIQUIDACION : Actuación que procede una vez finalizada la ejecución del contrato para establecer los ajustes, revisiones y reconocimientos a que haya lugar.

PERFECCIONAMIENTO : Los contratos del Estado se perfeccionan cuando hay acuerdo sobre el objeto y la contraprestación y éste es elevado a escrito. Se ejecutan una vez aprobada la garantía y constituído el registro presupuestal.

PLAN DE COMPRAS: Documento mediante el cual se estiman anticipadamente las adquisiciones que la Entidad requiere para su normal funcionamiento en cada vigencia Fiscal.

PROPONENTES U OFERENTES : Personas naturales o jurídicas que han formulado ofrecimientos a la entidad.

PUBLICACIÓN: Perfeccionado el contrato, se solicitará su publicación en el registro distrital o gaceta oficial pertinente.

PRECIO DE REFERENCIA: Es el valor monetario que, los proveedores interesados en vender bienes y servicios de uso común o de uso en contratos de obra a la administración pública y a los particulares o entidades que manejan recursos públicos, deben registrar en el RUPR, bajo las condiciones que se establecen en el Sistema. El precio de referencia incluirá IVA y excluirá otros gravámenes

PRECIO DE OFERTA: Es el valor monetario que los proveedores de bienes y servicios de uso común o de uso en contratos de obra, señalan al momento de presentar en firme a una entidad su correspondiente propuesta. El precio de oferta incluirá IVA y excluirá otros gravámenes.

PRECIO DE COMPRA: Es el precio de un bien o servicio de uso común o de uso en contratos de obra pactado en el contrato, incluido el IVA y excluidos otros gravámenes

PRECIO INDICATIVO: Es el promedio de los precios de referencia de un bien o servicio de uso común o de uso en contratos de obra registrados por los proveedores en el SICE

Es la base de datos que contiene los precios de referencia de los diferentes bienes y servicios de uso común o de uso en contratos de obra que los proveedores están en capacidad de ofrecer a la administración pública y a los particulares o entidades que manejan recursos públicos.

SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA LA VIGILANCIA DE LA CONTRATACIÓN ESTATAL (SICE): es una herramienta de información, ordenación y control que incorpora las cifras relevantes del proceso de contratación estatal, con el fin de confrontarlas en línea y en tiempo real, con los precios de referencia incorporados en el Registro Único de Precios de Referencia, RUPR, de acuerdo con los parámetros de codificación del Catálogo Único de Bienes y Servicios, CUBS, garantizando una contratación sin detrimento de los recursos públicos

UMBRAL DE PRECIOS: Es el intervalo de variación razonable del precio de contratación de un bien o servicio de uso común o de uso en contratos de obra.

Cuadro consolidado de cantidades por dependencias

Memorando de presentación del Plan de Compras

Plan de Compras aprobado

Cuadro de Necesidades, en materia de inversión

Cronograma

Fichas EBID

Resolución designando el Gerente del Proyecto

Registros de informes de SEPLAN

Disponibilidad Presupuestal

Memorando de solicitud de adquisición de bienes, obras y/o servicios

Órden de compra, obra y/o prestación de servicios

Recibo a satisfacción

Disponibilidad presupuestal

Memorando de solicitud de adquisición de bienes, obras y/o servicios

Órden de compra, obra y/o prestación de servicios

Póliza de cumplimiento

Registro Presupuestal

Cuadros comparativos

Comprobante de ingreso

Constancia de cumplimiento

Contrato

Disponibilidad presupuestal

Garantía de cumplimiento

Informes de Supervisión

Memorando de solicitud de adquisición de bienes, obras y/o servicios

Minuta

Registro Presupuestal

Oficio a la Cámara de Comercio sobre el cumplimento de contratos

Acta de Adjudicación

Acta de cierre y apertura de la convocatoria

Acta de apertura de urna y cierre de convocatoria

Acta de Liquidación

Cuadros comparativos

Comprobante de ingreso

Constancia de cumplimiento

Contrato

Disponibilidad presupuestal

Garantía de cumplimiento

Informes de Supervisión

Memorando de solicitud de adquisición de bienes, obras y/o servicios

Memorando remitiendo las propuestas presentadas por los oferentes a las dependencias competentes

Minuta

Ofertas

Oficios de notificación a interventor y contratista

Prepliegos de condiciones o términos de referencia

Pliegos de condiciones o términos de referencia

Registro Presupuestal

Acta de Audiencia

Acta de Adjudicación

Acta apertura de licitación

Acta de cierre y apertura de urna

Acta de cierre de urna y apertura de licitación

Acta de Liquidación

Acta de visita de inspección

Adendos

Contrato

Cronograma

Disponibilidad presupuestal

Memorando de solicitud del objeto a contratar

Minuta

Ofertas

Oficio comunicando a los oferentes la fecha y hora de la audiencia

Oficio comunicando a los oferentes no favorecidos en la licitación

Prepliegos de condiciones o términos de referencia

Pliegos de condiciones o términos de referencia

Registro Presupuestal

Resolución de adjudicación

Resolución de apertura

Memorando de solicitud junto con el estudio de conveniencia y oportunidad

Cotizaciones

Cheque

Facturas

Recibido a satifacción

Acta de Liquidación

Oficio Cámara de Comercio

No aplica

Las compras en la Contraloría de Bogotá D.C, tienen tres (3) orígenes:

Establecer las actividades para determinar, proporcionar y mantener la infraestructura de los espacios físicos y los equipos de la Contraloría de Bogotá para el desarrollo de los procesos del Sistema de Gestión de Calidad.

ADECUACIONES LOCATIVAS

Inicia con el requerimiento escrito de la Dependencia a la Dirección Administrativa y Financiera y termina con la solicitud al Director Administrativo y Financiero para dar inicio a las actividades del procedimiento de compras.

ADQUISICION HARDWARE Y SOFTWARE (OPERATIVO, DESARROLLO Y HERRAMIENTAS OFIMATICAS)

Inicia con la solicitud escrita de cada Dependencia de las necesidades y/o requerimientos de Hardware y Software a la Dirección Técnica de Informática y termina con la solicitud al Director Administrativo y Financiero para que se ejecuten las actividades del procedimiento de compras.

ADQUISICIÓN APLICACIÓN EXTERNAS

Inicia con la solicitud escrita de cada Dependencia de las necesidades y/o requerimientos de aplicaciones externas a la Dirección Técnica de Informática y termina con la solicitud al Director Administrativo y Financiero para que se ejecuten las actividades del procedimiento de compras.

ATENCION AL USUARIOS

Inicia con el reporte de las fallas detectadas en microcomputadores o impresoras por los funcionarios de las diferentes Dependencias, a través de la línea atención a usuarios y termina actualizando en la Aplicación "Atención a Usuarios" el cierre de la solicitud atendida y registrando en la planilla de reparto la fecha de atención de la solicitud.

INSTALACION DE ELEMENTOS DE COMPUTO Y/O REPUESTOS PARA ESTACIONES DE TRABAJO E IMPRESORAS.

Inicia con la revisión por parte de la Dirección Técnica de Informática de la disponibilidad o stock de elementos de cómputo y/o repuestos y termina con el envío de memorando al Director Administrativo y Financiero solicitando la compra de los elementos y/o repuestos, para que se ejecuten las actividades del procedimiento de compras.

Ley 80 de diciembre de 1993 y demás normas de contratación. "Por el cual se expide el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública y demás decretos reglamentarios".

Artículo 44 del Acuerdo 24 del 2001."Por el cual se organiza la Contraloría de Bogotá, D.C., se determinan las funciones por dependencias, se fijan los principios generales inherentes a su organización y funcionamiento y se dictan otras disposiciones".

Artículo 61 de la Constitución Política y la ley 44 de 1993. "Protegen la propiedad intelectual y establecen las sanciones por el manejo ilegal del soporte técnico (software)".

Resolución Reglamentaría No. 016 de 2001. "Mediante la cual se reglamenta la organización y funcionamiento del Comité Técnico de informática de la Contraloría de Bogotá", a su vez modificada por Resolución Reglamentaria No. 028 del 24 de julio de 2001.

APLICACIÓN EXTERNA: Software de uso específico desarrollado por un proveedor externo.

APLICACIÓN EN PRODUCCIÓN: Aplicación ya implementada y en uso por parte de los usuarios.

APLICATIVO LIVIANO: Solución informática de baja complejidad tanto en tiempo como en estructura.

BACKUP´s: Es la copia de respaldo que se realiza de la información crítica como medida básica de seguridad que toda empresa debe tomar.

HARDWARE: Son todos aquellos componentes físicos de una computadora, todo lo visible y tangible. Algunos componentes del hardware son: (Teclado, Mouse, CPU, entre otros).

SISTEMAS DE INFORMACIÓN: Conjunto de programas interrelacionados e intercomunicados que buscan el cumplimiento de un objetivo general soportado en la administración, manejo y control de la información.

SOFTWARE: Programa o grupo de ellos que indica al equipo como operar y reaccionar ante diferentes eventos. El término incluye sistemas operativos, programas y aplicaciones.

MANTENIMIENTO DE EQUIPOS: Conjunto de tareas tendientes a mantener en perfecto funcionamiento las estaciones de trabajo e impresoras de la Entidad.

HERRAMIENTAS OFIMATICAS: Programas que facilitan las labores propias de la oficina. Ejemplo: Procesadores de palabra, hojas electrónicas, mensajería y colaboración, diagramación entre otros.

Memorando de solicitud de la adecuación locativa.

Memorando de aprobación de la adecuación

Memorando de solicitud de necesidades.

Planilla solicitud hardware y software.

Memorando de comunicación al solicitante.

Estudio técnico o Estudio de Conveniencia y Oportunidad.

Acta de aprobación o desaprobación de la adquisición.

Memorando requerimiento compra.

Memorando de solicitud de necesidades.

Memorando de comunicación al solicitante.

Memorando asignación grupo de trabajo.

Estudio técnico o Estudio de Conveniencia y Oportunidad.

Acta de aprobación o desaprobación de la adquisición.

Memorando requerimiento de compra.

Atención a usuarios

Planilla de reparto.

Orden de servicios.

Memorando de solicitud a Almacenista.

Orden de servicio.

Memorando de remisión de elemento o repuesto dañado.

Estudio de Conveniencia y Oportunidad.

Memorando requerimiento de compra de elementos.

6. ANEXOS - No aplica.

Identificar las necesidades de mejoramiento físico del entorno laboral de los funcionarios de la entidad por parte del Grupo Técnico de Salud Ocupacional y hacer el requerimiento necesario a la Dirección Administrativa, con el propósito de mejorar el ambiente físico de trabajo.

El procedimiento de Ambiente Físico de Trabajo se inicia con la identificación y diagnóstico de las condiciones de los puestos y áreas de trabajo, lo cual puede surgir de:

Iniciativa del Grupo Técnico de Salud Ocupacional, con base en los estudios específicos o generales.

Manifestación de inconformidad del ambiente físico de trabajo por parte de los funcionarios.

Solicitudes de los profesionales tratantes de las EPS.

Solicitud de la ARP

Solicitud de Medicina Laboral de las EPS

Solicitud de COPASO

Iniciativa de empleador y/o directivos de cada dependencia.

Termina con la reparación o adecuación de los puestos de trabajo.

Decreto 614 de 1984, art. 29 "Determina las bases para la organización y administración de la salud ocupacional"

Resolución 2013 de 1986 "Reglamenta la organización y funcionamiento de los comités paritarios de salud ocupacional.

Resolución 1016 de 1989 Art 10, 11, 14 "Obligatoriedad y ejecución de los programas de Salud Ocupacional (Riesgos Profesionales)".

Resolución 2400 de 1979 " Establece el reglamento general de seguridad industrial".

Ley 9 de 1979 Titulo III "Establece la obligación de contar con un programa de Salud Ocupacional"

Decreto Ley 1295 de 1994 "Establece la organización y Administración del Sistema General de Riesgos Profesionales".

Programa de Salud Ocupacional de la entidad.

AMBIENTE FISICO DE TRABAJO: Comprende los principales factores que provocan situaciones de malestar, enfermedad o accidentes laborales y de esta forma utilizar los medios necesarios para reducir al mínimo los efectos negativos de cada factor.

ARP: Administradora de Riesgos Profesionales.

RIESGOS PROFESIONALES : Probabilidad de que un objeto, material, sustancias o fenómeno pueda potencialmente originar un daño a los trabajadores o a la propiedad.

COMITE PARITARIO DE SALUD OCUPACIONAL : Es un organismo de promoción y vigilancia de las normas y reglamentos de salud ocupacional dentro de la Entidad.

Oficios sobre necesidades que afectan el ambiente físico de trabajo

Memorandos de solicitudes de los profesionales tratantes de las EPS, de la ARP, de Medicina Laboral, de las EPS y de COPASO

Conceptos Médicos

Acta de visita

Informe de inspeccción

Memorando remisorio del estudio de conveniencia y oportunidad

Conceptos Técnicos.

No aplica

Estandarizar el conjunto de actividades a seguir para el recibo, manejo, custodia, conservación, administración, control, responsabilidad, protección, traslado, salida y registro de bienes, con el fin de mantener un sistema de información actualizado, oportuno y confiable para la toma de decisiones por la alta Dirección.

· INGRESO DE BIENES POR COMPRAS

Inicia cuando el Almacenista recibe la orden de compra o contrato de la Subdirección de Recursos Materiales y termina al momento de rendir la cuenta mensual a la Subdirección Financiera.

· INGRESO DE BIENES POR COMPRAS DE CAJA MENOR Y AVANCES

Inicia cuando se realizan compras con dinero de la caja menor y termina cuando el Almacenista rinde la cuenta mensual a la Subdirección Financiera

· INGRESO DE BIENES POR DONACIÓN

Inicia cuando el Director Administrativo acepta las donaciones de personas naturales o jurídicas ingresando los bienes al Almacén y termina con la rendición de cuenta mensual a la Subdirección Financiera, anexando el comprobante de ingreso por donación.

· INGRESO POR ENTREGA DE BIENES DEVOLUTIVOS EN SERVICIO

Inicia con la radicación del oficio de devolución por parte de las dependencias y termina con la rendición de la cuenta mensual a la Subdirección Financiera

· INGRESO DE BIENES POR COMPENSACIÓN

Inicia cuando el auxiliar administrativo informa al Almacenista General sobre los elementos sobrantes en bodega y termina con la rendición de la cuenta mensual a la Subdirección Financiera, anexando los comprobantes de ingreso por compensación.

· INGRESO DE BIENES RECUPERADOS POR PÉRDIDA O REPOSICIÓN

Inicia cuando el Almacenista recibe autorización y documentos soportes de la Subdirección de Recursos Materiales para el ingreso de elementos recuperados por pérdida o reposición y termina con el comprobante de ingreso de los elementos recuperados que forman parte de la cuenta mensual que se presenta a la Subdirección Financiera

· SALIDA DE BIENES DEVOLUTIVOS Y DE CONSUMO

Inicia con la radicación del cuadro de distribución de elementos y termina con la presentación de la cuenta mensual.

· SALIDA DE BIENES POR HURTO, CASO FORTUITO O FUERZA MAYOR

Inicia cuando el funcionario coloca el denuncio por pérdida o hurto del bien y termina con la presentación de la cuenta semestral a contabilidad y a la auditoría fiscal o cuando la Dirección Administrativa y Financiera lo requiera

· BAJA DE BIENES

Inicia con la elaboración de la relación de los elementos a dar de baja y termina con la rendición de la cuenta semestral a contabilidad, a la auditoría fiscal o cuando la Dirección Administrativa y Financiera lo requiera.

· TOMA FÍSICA DE INVENTARIOS DE BIENES DEVOLUTIVOS

Inicia con la elaboración del cronograma de toma física de inventarios y termina con el informe final de faltantes y sobrantes para establecer la responsabilidad de las diferencias encontradas en la dependencia sobre los bienes de la entidad.

· TRASLADO DE BIENES DEVOLUTIVOS ENTRE DEPENDENCIAS

Inicia con el diligenciamiento del formato de traspaso de elementos devolutivos entre dependencias y termina con el archivo del cuadro de traspaso de elementos entre dependencias.

· TRASLADO O DEVOLUCIÓN DE EQUIPO Y ACCESORIOS DE CÓMPUTO

Inicia con la solicitud de retiro o traslado del equipo de cómputo a la Dirección de Informática y termina con la actualización del inventario en la base de datos del área de inventarios.

· RECLASIFICACIÓN DE BIENES DEVOLUTIVOS A BIENES DE CONSUMO

Inicia con la elaboración de la relación de los bienes devolutivos susceptibles de ser reclasificados a consumo y termina con la remisión de la copia de los comprobantes de baja o de reclasificación a la Subdirección Financiera.

· REGISTRO DE BAJA POR PÉRDIDA, HURTO O DAÑO CON RESPONSABILIDAD

Inicia con el informe que el responsable del bien perdido presenta al jefe de la dependencia y termina con la inclusión del responsable en el rubro de Responsabilidades en Proceso.

· TRASLADO O TRASPASO DE BIENES ENTRE ENTIDADES DEL ORDEN DISTRITAL

Inicia cuando el Director Administrativo ofrece a otra Entidad los bienes que se consideran servibles no utilizables u obsoletos y que no prestan un servicio a la actividad misional de la entidad y termina con el archivo de la copia de los documentos objeto de la entrega.

· ENTREGA DE BIENES DEVOLUTIVOS POR TRASLADO O RETIRO DE LA ENTIDAD

Inicia cuando el funcionario trasladado o retirado entrega los bienes devolutivos al funcionario que lo reemplace o al delegado de la dependencia y termina con la actualización en la base de datos del inventario físico individual del funcionario responsable

· ENTREGA DE INVENTARIO FÍSICO POR CAMBIO DE JEFE DE DEPENEDENCIA

Inicia con la solicitud por parte del Jefe saliente de la dependencia, para la entrega de los bienes que se encontraban a su cargo y termina con el traslado del informe a las dependencias correspondientes para lo de su competencia.

· REGISTRO Y CONTROL DE INVENTARIOS

Inicia con la remisión por parte del Almacén General, de los comprobantes de Entradas y Salidas y demás documentos soportes y termina con el archivo del informe resumen con los respectivos soportes.

· CONTROL DE BIENES DE CONSUMO CONTROLADO

Inicia con el egreso y entrega de los elementos de consumo controlado al funcionario responsable y termina con la baja del bien por parte del Almacén General.

Constitución Nacional de 1991. Artículo 209

Ley 80 de 1993, "Por la cual se expide el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública"

Ley 42 del 26 de enero 1993 " sobre la organización del Sistema de Control Fiscal y Financiero y los organismos que lo ejercen"

Ley 734 del 5 de febrero de 2002 "Por la cual se expide el Código Disciplinario Único."

Ley 190 de 1995 " Por la cual se dictan normas tendientes a preservar la moralidad pública y se fijan disposiciones con el fin de erradicar la corrupción administrativa"

Decreto 2170 de 30 de diciembre de 2002 " Por el cual se reglamenta la ley 80 de 1993, se modifica el decreto 855 de 1994 y se dictan otras disposiciones en aplicación de la Ley 527 de 1999"

Acuerdo 24 de 26 de abril de 2001, "Por el cual se organiza la Contraloría de Bogotá D.C, se determinan las funciones por dependencias, se fijan los principios generales inherentes a su organización y funcionamiento y se dictan otras disposiciones".

Resolución Reglamentaria 032 de 29 de mayo de 2003 "Por la cual se adopta la versión 2.0 de los procesos definidos por la Contraloría de Bogotá D.C. dentro del sistema de gestión de la calidad y se dictan otras disposiciones."

Resolución Reglamentaria No 057 del 22 de diciembre de 2003 "Por medio de la cual se modifica parcialmente la resolución reglamentaria 012 del 22 de marzo del 2002, en relación con la composición del comité técnico de inventarios y baja de bienes de la Contraloría de Bogotá D.C."

Resolución Número 4444 del 21 de Noviembre 1995 de la Contaduría General de la Nación "Por la cual se adoptó el Plan General de Contabilidad Pública".

Resolución Reglamentaria 011 de 02 de Octubre de 1997. "Por la cual se designa Comité técnico avaluador de bienes muebles de propiedad de la entidad para venta".

Resolución No. 001 del 25 de enero de 2002. "Por la cual se delega la facultad de dar de baja, vender en publica subasta, ordenar la destrucción o realizar la venta directa de bienes muebles de la Contraloría y se establece el procedimiento correspondiente"

Resolución Reglamentaria 012 del 22 de marzo de 2002. "Por la cual se reorganiza el Comité Técnico de Inventarios y baja de Bienes de la Contraloría de Bogota D.C., se modifica la Resolución Reglamentaria 026 de 1999 y se deroga la Resolución Reglamentaria 006 de 19 de febrero de 2002."

Resolución Ordinaria No. 0383 del 31 de marzo de 2003 "Por la cual se ordena la reclasificación de bienes devolutivos a bienes de consumo".

Resolución Reglamentaria No. 003 del 16 de abril de 2001 ". Por la cual se adiciona la resolución reglamentaria No. 026 de 14 de septiembre de 1999 el numeral 2.10.4:"Procedimiento para la baja de los elementos de computo y el numeral 2.10.5:"Procedimiento para la baja de los equipos y componentes devolutivos" de la Contraloría de Bogotá D.C."

Resolución Reglamentaria No. 028 de mayo 7 de 2003 "Por la cual se adoptan procedimientos relacionados con el Proceso de Gestión Documental de la Contraloría de Bogotá D.C., y se dictan otras disposiciones."

Resolución Reglamentaria No. 009 de 7 marzo de 2005 "Por la cual se modifica le Manual de Calidad de la Contraloría de Bogotá D.C."

ALMACENISTA: Persona encargada del manejo, custodia, organización, administración, recepción, conservación, suministro y responsable de los bienes que se encuentran en bodega o espacio de una entidad.

ACCESORIOS: Elementos que dependen de lo principal, que son útiles casi en la medida en que exista la máquina, es un elemento auxiliar que no afecta el buen funcionamiento de la máquina.

ACTA DE ENTREGA: Es el documento por medio del cual el funcionario que por cualquier motivo sea reubicado o retirado de la Entidad, esta obligado a hacer entrega de los bienes que tenia bajo su responsabilidad, al Jefe inmediato, a su delegado, o a quien lo reemplace; en caso de no cumplir con esta obligación responderá por esos elementos en el evento que se pierdan o sufran daño irreparable, sin descartar las acciones de tipo disciplinario a que hubiere lugar.

ACTA DE VALORIZACIÓN: Es el documento en cual se consignan los valores o precios que deberá pagarse para adquirir un bien similar al que se tiene, o el costo actual estimado de reemplazo de los bienes en condiciones semejantes a los existentes.

BAJA DE BIENES: Es el retiro definitivo de un bien obsoleto o inservible, tanto físicamente como en los registros del patrimonio de la entidad, previo trámite de los requisitos establecidos en las normas legales y procedimientos administrativos.

BIENES DE CONSUMO CONTROLADO: Son elementos que por su naturaleza no se consumen con su primer uso, pero por su costo, destino y uso no pueden ser considerados como devolutivo.

BIENES MUEBLES: Están clasificados según la historia de los almacenes en elementos de consumo y devolutivos, a los cuales el Nuevo Plan de Contabilidad Pública los denomina como cargos diferidos para consumo y activos los que conforman la cuenta de Propiedad, Planta y Equipo.

BIENES DEVOLUTIVOS EN SERVICIO: Son aquellos que se agrupan en las cuentas que registran los bienes de propiedad del ente público, que se encuentran en uso de dependencias, funcionarios y terceros, para el desarrollo de su función administrativa o cometido estatal.

BIENES INSERVIBLES: Todos los bienes que por cualquier razón no presten servicio a la Entidad y que no puedan ser recuperados ni objeto de comercialización.

BIENES OBSOLETOS: Son aquellos bienes que por su estado de obsolescencia tecnológica, su alto costo de mantenimiento frente a otras opciones de renovación o porque en la entidad no se les da ningún tipo de uso, pueden ser susceptibles de comercializar.

COMPONENTE: Elemento fundamental para una maquina o equipo, indispensable para su buen funcionamiento; es decir, sin esta parte no funciona o no puede cumplir con su cometido

COMPENSACIÓN: Es la forma de igualar unos bienes con otros de similares características físicas o técnicas, tales como: clase, modelo, precio, etc., que hubieran podido generar confusión en el recibo o en las salidas.

COMPROBANTE DE EGRESO: El comprobante de egreso de Almacén o Bodega con destino a las dependencias, funcionarios o a terceros, es un documento legal probatorio en donde se identifica clara y detalladamente la salida física y real del bien del Almacén

COMPROBANTE DE INGRESO: Documento legal que respalda la entrada física y real de los elementos a la Entidad.

COMPRAS GENERALES: Son aquellas operaciones mercantiles mediante las cuales la entidad adquiere bienes a través de un contrato u orden de compra en desarrollo de los planes, programas y políticas de compras de acuerdo con las necesidades de la Entidad.

COMPRAS POR CAJA MENOR: Son las realizadas a través de fondos fijos reembolsables. Por regla general no se deben realizar compras de propiedades, planta y equipos (bienes devolutivos), a través de caja menor.

COMPRAS POR OUTSOURCING: El sistema de contratación bajo la modalidad de outsourcing, permite a las empresas concentrar los recursos estratégicos en su negocio central y así ahorrar costos operativos con el propósito de generar mayor productividad.

CONTABILIDAD POR CENTROS DE COSTO: Es la recopilación de datos (estadísticos y financieros) por dependencias para mantener actualizado un sistema de información.

DONACION: Transferencia de bienes de una persona a otra sin contraprestación alguna. Hay donación cuando, una persona natural o jurídica, nacional o extranjera, transfiere a título gratuito e irrevocable a favor de dependencias de los Entes Públicos del Distrito Capital, la propiedad de un bien que le pertenece.

ELEMENTOS FALTANTES: Son bienes que están incorporados en el inventario de una dependencia y/o funcionario pero que al momento de la verificación física no se encuentran o no se justifico su falta.

ELEMENTOS SOBRANTES: Son bienes que se encontraron físicamente durante la verificación, pero que no están incorporados en el inventario de la dependencia, ni en el inventario del funcionario que lo tiene a su cargo.

ELEMENTOS DE CONSUMO: Son los que se consumen por el primer uso que se hace de ellos o porque al ponerlos, agregarlos o aplicarlos a otros se extinguen o desaparecen como unidad o materia independiente y entran a formar parte constitutiva de otros.

ELEMENTOS DEVOLUTIVOS: Son los que no se consumen por el primer uso que se hace de ellos, aunque con el tiempo y por razón de su naturaleza se deterioren o desaparecen.

FACTURA: Es un titulo valor de prueba, mediante el cual pueden demostrar los ingresos, los costos, gastos, impuestos descontables, etc. Para los mismos efectos, la ley exige la expedición de este documento o su equivalente o su sustituto.

INGRESOS DE ELEMENTOS A LA ENTIDAD: El ingreso de elementos a la Entidad puede originarse por compras, compras de caja menor, devoluciones del servicio o reintegros, donaciones, traslados o traspasos.

INGRESO POR REPOSICIÓN: Consiste en reemplazar por otros iguales o de similares características, los bienes faltantes o los que han sufrido daño por causas derivadas del mal uso o indebida custodia, que han sido descargados de los registros y se ha constituido la responsabilidad al funcionario que los tenía a su cargo.

INVENTARIO FÍSICO: Es la relación detallada de las existencias materiales y reales, comprendidas en el activo, la cual debe mostrar: numero de unidades en existencia, descripción y referencia (marca, modelo, serie, número de placa), valor de compra, fecha de adquisición, etc.

PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO: Son los bienes tangibles adquiridos, construidos, o que se encuentran en transito, en construcción, en mantenimiento, o en montaje y que se utilizan para atender necesidades sociales, mediante la producción de bienes, la prestación de servicios, o para la utilización en la administración o usufructo del ente público y por tanto no están destinados para la venta en desarrollo de actividades comerciales, siempre que su vida útil probable, en condiciones normales, exceda de un año.

RECUPERACION DE BIENES: Es la reaparición física de bienes que han sido descargados de los registros contables y de inventarios por pérdida, a los elementos recuperados se les dará nueva entrada al Almacén.

REMISIÓN: Documento de prueba que soporta elementos o bienes entregados.

REPUESTO: Elemento o pieza de recambio que permite corregir un desperfecto o daño en la máquina o en uno de sus componentes, como es el caso de una tarjeta de memoria en un equipo de cómputo que debe ser cambiada por que la que hace parte de la máquina se averió.

TRASLADO DE INVENTARIOS: Jurídicamente opera cuando la entrega de bienes, sin contraprestación económica se realiza entre Entidades del sector Central Distrital, por tratarse de una sola persona jurídica. Se formaliza con el acta de entrega que se suscribe entre el Almacenista General de la Contraloría de Bogotá, y el Almacenista o Jefe de Bodega de la otra Entidad Distrital.

TRASPASO DE INVENTARIOS: Jurídicamente se define como la entrega de los bienes entre entidades del sector central y descentralizado, o entre entidades descentralizadas entre sí, del nivel Distrital, por tratarse de personas jurídicas diferentes. Este hecho se efectúa a través de un convenio ínter administrativo suscrito por los Representantes Legales de las Entidades correspondientes, y se formaliza con la respectiva acta de entrega.

· INGRESO DE BIENES POR COMPRAS

Comprobante de Ingreso

· INGRESO DE BIENES POR COMPRAS DE CAJA MENOR Y AVANCES

Formato único de Comprobante de Ingreso

Formato único de Comprobante de egreso

· INGRESO DE BIENES POR DONACIÓN

Comprobante de Ingreso

Acta de Entrega y/o Contrato

· INGRESO POR ENTREGA DE BIENES DEVOLUTIVOS EN SERVICIO

Comprobante de Ingreso

· INGRESO DE BIENES POR COMPENSACIÓN

Comprobante de Ingreso

Informe

· INGRESO DE BIENES RECUPERADOS POR PÉRDIDA O REPOSICIÓN

Comprobante de Ingreso

· SALIDA DE BIENES DEVOLUTIVOS Y DE CONSUMO

Comprobante de Egreso

· SALIDA DE BIENES POR HURTO, CASO FORTUITO O FUERZA MAYOR

Comprobante de Egreso

· BAJA DE BIENES

Acta

Resolución

Comprobante de egreso

· TOMA FÍSICA DE INVENTARIOS DE BIENES DEVOLUTIVOS

Cronograma de toma física de inventario

Circular

Inventario Físico Individual

Memorando

Relación de faltantes y/o sobrantes

Cuadros de traspasos,

Acta de compensación y ajustes.

Informe

· TRASLADO DE BIENES DEVOLUTIVOS ENTRE DEPENDENCIAS

Traspaso de elementos devolutivos entre dependencias

· TRASLADO O DEVOLUCIÓN DE EQUIPO Y ACCESORIOS DE CÓMPUTO

Memorando

Hoja de ruta

Acta de retiro del equipo

Orden de servicio

· RECLASIFICACIÓN DE BIENES DEVOLUTIVOS A BIENES DE CONSUMO

Relación de Bienes Devolutivos

Memorando

Actas

Resolución de Baja

Comprobantes de Baja o de Reclasificación

· REGISTRO DE BAJA POR PÉRDIDA, HURTO O DAÑO CON RESPONSABILIDAD

Informe

Copia de la denuncia

Memorando

Acta de valorización

Comprobante de baja

· TRASLADO O TRASPASO DE BIENES ENTRE ENTIDADES DEL ORDEN DISTRITAL

Oficio

Resolución

Convenio ínter administrativo

Acta

Comprobante de salida

· ENTREGA DE BIENES DEVOLUTIVOS POR TRASLADO O RETIRO DE LA ENTIDAD

Inventario físico individual

Memorando

· ENTREGA DE INVENTARIO FÍSICO POR CAMBIO DE JEFE DE DEPENEDENCIA

Inventario Físico Individual

Acta

Memorando

Relación de faltantes y/o sobrantes

Informe

· REGISTRO Y CONTROL DE INVENTARIOS

Informe

Cuadro Resumen Mensual

Cuadro Comparativo

· BIENES DE CONSUMO CONTROLADO

Comprobante de egreso de Almacén.

Inventarios Individuales

Memorando de devolución al Almacén

Acta de baja

Comprobante de ingreso (Anexo 1)

Comprobante de egreso (Anexo 1)

Inventario Físico (Anexo 1)

Traspaso de elementos entre dependencias(Anexo 1)

Entidad y entrada de almacén: nombre de la entidad y del documento.

Fecha y página: día, mes y año de expedición del documento junto con el número de páginas resultantes.

Almacén: grupo responsable de expedir el documento.

Subalmacén: grupo responsable de los elementos de consumo y devolutivos.

Tipo de entrada: señala la clase de entrada.

Número de documento: número consecutivo del comprobante.

NIT o cédula: número del Nit. o de la cédula del funcionario responsable del grupo almacén.

Centro de costo: nombre de la dependencia responsable.

Observaciones: Se escribe el numero y fecha de emisión de la factura, o documento equivalente o el correspondiente documento que lo soporta la transacción, numero de contrato orden de compra o prestación de servicios.

Referencia: número que identifica al elemento.

Descripción: nombre del elemento.

Unidad: forma como se presentan los elementos

Cantidad: número de elementos.

Costo unitario: valor del elemento.

Costo total: valor general del costo de cada elemento.

Placa: número de identificación del elemento.

Serie: número de identificación del elemento.

Total: valor general de todos los elementos señalados.

Son: descripción en letras del valor total.

Recibido: firma del funcionario encargado del almacén, el que revisa y el que recibe.

Cuenta origen y cuenta destino: código de las nuevas cuentas de acuerdo con el plan general de cuentas.

1.- DEPENDENCIA: Nombre de la Dependencia o Centro de Costos

2.- CODIGO: Nomenclatura o código de la Dependencia

3.- RESPONSABLE: Nombres y Apellidos del Jefe o Responsable de la Dependencia.

4.- CEDULA: Número de cédula del Jefe o responsable de la Dependencia.

5.- CARGO: Nomenclatura del Cargo del Jefe de la Dependencia.

6.- FUNCIONARIO: Nombres y Apellidos del Funcionario responsable de los elementos o bienes relacionados.

7.- CEDULA: Número de cédula del funcionario responsable de los bienes o elementos.

8.- CARGO: Nomenclatura del cargo del funcionario responsable de los elementos o bienes.

9.- FECHA: Fecha de realización del inventario físico.

10.- HOJA No..- Número de hoja de cada inventario individual.

11.- ITEM: número consecutivo de los elemento relacionados en el formato de inventario individual.

12.- DESCRIPCION DEL ELEMENTO: Nombre o descripción del bien a cargo del funcionario.

13.- MARCA: Se registra la marca que viene adherida al elemento o bien.

14.- MODELO: Se registra el modelo que viene adherido al elemento o bien.

15.- SERIE: Lo conforman los números y letras que de la serie o serial de los equipos.

16.- PLACA: es el número de la placa o serial con el cual se identifica el elemento.

17.- CANTIDAD: Es el número de elementos de la misma característica que tiene bajo su responsabilidad el funcionario.

18.- VALOR: Es el costo o valor histórico del elemento o bien.

19.- FIRMA FUNCIONARIO: Firma y Número de cédula del funcionario responsable de los elementos relacionados.

20.- FIRMA DELEGADO: Firma y Número de cédula del funcionario delegado de los inventarios de la dependencia.

21.- FIRMA INVENTARIOS: Firma y Número de Cédula del funcionario del Area de Inventarios.

22.- Vo.Bo. JEFE DE DEPENDENCIA: Firma y Número de cédula del jefe de la Dependencia.

23. OBSERVACIONES: Se registra especialmente el estado del elemento o una característica especial del mismo.

1.- DEPENDENCIA QUE ENTREGA: Se registra el nombre de la Dependencia o Centro de Costos que efectúa la entrega del elemento que tenía bajo su inventario.

2.- FUNCIONARIO: Nombre del Jefe o Responsable de la Dependencia que entrega el elemento.

3.- CARGO: Cargo o nomenclatura del Jefe o Responsable de la Dependencia que entrega el elemento.

4.- DEPENDENCIA QUE RECIBE: Se registra el nombre de la Dependencia o Centro de Costos que recibe el elemento o bien devolutivo.

5.- FUNCIONARIO: Nombre del Jefe o Responsable de la Dependencia que recibe el elemento o bien devolutivo.

6.- CARGO: Cargo o nomenclatura del Jefe o Responsable de la Dependencia que recibe el elemento.

7.- FECHA: Fecha en que se realiza el traspaso físico del elemento devolutivo.

8.- PLACA: Número de la placa o serial del elemento trasladado.

9.- ELEMENTO: Se registra la descripción del elemento devolutivo.

10.- CANTIDAD: Cantidad de elementos traspasados

11.- MARCA: Se registra la marca del elemento que viene adherida al elemento traspasado.

12.- MODELO: Se registra el modelo del elemento que viene adherido en el elemento traspasado.

13.- SERIE: Es el número de serie o serial que viene adherido al elemento traspasado ( elemento con componente eléctrico y/o electrónico).

14.- VALOR: Se registra el costo o valor históricos del bien traspasado.

15.- OBSERVACIONES: Se registra especialmente el estado del bien o alguna característica especial que tenga el elemento traspasado.

16.- JEFE QUE ENTREGA: Nombre y Firma del Jefe o Responsable de la Dependencia que entrega el elemento devolutivo.

17.- CEDULA: Número de la cédula o documento de identidad del Jefe de la Dependencia que entrega el bien.

18.- JEFE QUE RECIBE: Nombre y firma del jefe o Responsable de la Dependencia que recibe el elemento.

19.- CEDULA: Número de la cédula o documento de identidad del jefe de la dependencia que recibe el elemento.

20.- Vo.Bo. SUBDIRECTOR DE RECURSOS MATERIALES: Nombre y Firma del Subdirector de Recursos Materiales.

21.- CEDULA: Número de cédula del Subdirector de Recursos Materiales.