RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

1. Haciendo uso de la ley 87/93, y ante un estudio de mercado se decide contratar con una firma especializada el tema del Control Interno, por tanto se suprime la Oficina Asesora de Control Interno.

2. Por la débil cobertura de la Oficina de Estudios Económicos, se determinó elevar la jerarquía de oficina asesora de estudios económicos a Dirección debido a la importancia que tiene el área en los procesos de toma de decisiones hacendarias y los perfiles particulares que ello conlleva en el distrito capital.

3. Simplificación y depuración de los procesos, centrar la función de contratación que se encontraba en la Dirección Administrativa y Financiera y en la Dirección Jurídica, porque esta dispersión creaba duplicidad de funciones y confusión en los trámites.

Igualmente algunas funciones administrativas y de reconocimiento de derechos prestacionales se encontraban en estas mismas Direcciones, por lo que se hace necesario concentrar la labor administrativa en la Dirección Administrativa y Financiera. Se concentra la actividad de contratación en la Dirección Jurídica y la de labores administrativas y de manejo de personal y prestacional pasan exclusivamente a la Dirección Administrativa y Financiera y a la Subdirección de Obligaciones pensionales

4. Existe entre la Dirección Distrital de Impuestos, duplicidad de funciones con la Dirección Distrital de Contabilidad y con la Dirección Administrativa, así como una ausencia de procedimientos estandarizados.

Se debe realizar la centralización del proceso contable para garantizar la uniformidad, oportunidad y confiabilidad en el registro de la información financiera, así como la centralización de la administración, custodia y conservación del archivo de la Dirección en la Dirección Administrativa.

5. La Dirección Distrital de Presupuesto, cuenta con exceso de personal que se refleja en duplicidades y bajas cargas de trabajo. Se diseña una estructura ágil, moderna, y flexible en la que se aprovecha al máximo las capacidades del personal que se requiere y se aplana la estructura, se propone la supresión de las 7 unidades y redefinir las funciones de subdirecciones

6. Suprimir de la Dirección de Sistemas e Informática la Subdirección de Redes y Telecomunicaciones por cuanto los servicios que requiere la entidad y la administración distrital en el marco del sistema hacendario, no pueden ser prestados de forma eficiente y oportuna con la planta de personal actual debido al bajo número de funcionarios destinados a atender los mismos.

Se requiere disponer de tecnología apropiada para una rápida respuesta de la entidad ante cambios tecnológicos que puedan afectar la gestión financiera del distrito.

Se necesita ampliar el tiempo disponible y la cobertura de los servicios informáticos. Con la nueva estructura se posibilita el cubrimiento de la totalidad de servicios que requiere la entidad en la correcta operación del sistema hacendario distrital, se debe redefinir las funciones de las subdirecciones.

7. En la Dirección Distrital de Contabilidad se encontraron grupos de trabajo dedicados al proceso contable, que no se encuentran bajo la supervisión de la Dirección Distrital de Contabilidad. Esto genera Problemas de comunicación, coordinación y oportunidad de la información.

Percepción con muy poca claridad de las funciones que cumple cada una de las subdirecciones al interior de la Dirección, una inadecuada utilización de los recursos tecnológicos, duplicidad de funciones entre las áreas de la Secretaría de Hacienda y dualidad de funciones de apoyo y asesoría con destino a las diferentes entidades usuarias.

Centralización del proceso contable, lo cual garantiza la uniformidad en la aplicación de las normas vigentes.

Se estructurará cada área al interior de la dirección de manera que permita identificar claramente la función que presta y atender en forma integral a cada una de las entidades usuarias, se procede a suprimir las unidades, pertenecientes a esta Dirección.

8. En la Dirección Distrital de Tesorería, se encontró duplicidad de funciones, la ocupación de tiempo y cargas de trabajo no es estándar, así como la falta de oportunidad en la entrega de la información contable.

9. En la Dirección Distrital de Crédito Público, se encontró asignación de una planta de personal insuficiente para llevar a cabo las actividades propias de la dirección, la falta de conocimientos específicos o de la experiencia necesaria para el desempeño de las funciones de los funcionarios asignados y la asignación de nuevas funciones asumidas por parte de la dirección las cuales no han podido ser cumplidas en forma eficiente.

10. En la Dirección Administrativa y Financiera, se detecta la existencia de jerarquías inflexibles, las unidades han creado compartimentos que aíslan la comunicación y la interacción y generan tensión permanente en el clima laboral, se involucran las siguientes jefaturas de Unidad: Unidad de Archivo y Correspondencia, Unidad de Finanzas y Adquisiciones, Unidad de Servicios Generales, Unidad de Nómina y Unidad de Desarrollo de Personal.

Ausencia de tecnologías modernas en la prestación de servicios administrativos: La coordinación y manejo del Centro Administrativo Distrital dispone de una estructura de planta costosa, con exceso de operarios. Se brinda un servicio de cafetería a los puestos de trabajo mediante un servicio personalizado que resulta anacrónico. La correspondencia dispone de un grupo con bajo rendimiento y radicaciones imprecisas que no están a tono con la aplicación CORDIS de uso generalizado en las dependencias de la entidad y con un costo de operación elevado.

Desarrollo de funciones con bajo control de la Dirección: El grupo de comunicaciones cumple actividades requeridas directamente por el despacho del Secretario de Hacienda sin ninguna o escasa interelación con la Dirección.

Duplicidad de funciones: existencia de auxiliares con labores de mensajería que cumple el grupo de correspondencia. Funciones de contabilidad en la revisión y consolidación de la información.

Indefinición en el liderazgo de los procesos de contratación con formalidades plenas y específicamente en temas de licitación. Duplicidad por revisión de dos instancias (Dirección Jurídica y Dirección Administrativa y Financiera) de los procesos previos de la contratación sin formalidades plenas.

Cargas de trabajo insuficientes con respecto a la calidad y tiempos realmente requeridos en la Subdirección de Recursos Humanos.

Como consecuencia de la modificación de la estructura organizacional y del estudio de cargas de trabajo entre otros que conlleva la redistribución de funciones a los cargos, se hace necesario modificar la planta de cargos.

Se asigna la interlocución efectiva, la coordinación y el seguimiento del servicio del Control Interno a un Asesor y un profesional 335-22 dependientes del Despacho del Secretario de Hacienda, se suprimen los demás cargos.

Suprimir los siguientes cargos:

Evaluación de los procesos y productos, y cargas de trabajo.