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Resolución Reglamentaria 9 de 1999 Contraloría de Bogotá D.C.

Fecha de Expedición:
--/ 00/1999
Fecha de Entrada en Vigencia:
Medio de Publicación:
La Secretaría Jurídica Distrital aclara que la información aquí contenida tiene exclusivamente carácter informativo, su vigencia está sujeta al análisis y competencias que determine la Ley o los reglamentos. Los contenidos están en permanente actualización.


 
 

RESOLUCIÓN 9 DE 1999

RESOLUCIÓN 9 DE 1999

(Abril 9)

por la cual se expide el reglamento para la vigilancia de la gestión fiscal en las Empresas privadas que administren recursos provenientes de la prestación del servicio público de aseo.

La Contralora (E) de Santa Fe de Bogotá, D.C., en ejercicio de sus atribuciones constitucionales, legales y reglamentarias, en especial las conferidas en los artículos 268 y 272 de la Constitución Política de Colombia, la Ley 42 de 1993, el Decreto Ley 1421 de 1993, el Acuerdo 16 de 1993 y la Ley 142 de 1994, y

CONSIDERANDO:

Que el artículo 267 de la Constitución Política de Colombia consagra que el control fiscal es una función pública, que se ejercerá en forma posterior y selectiva, conforme a los procedimientos, sistemas y principios que establezca la Ley, para vigilar la gestión fiscal de la administración y de los particulares o entidades que manejen fondos o bienes públicos.

 Que el artículo 272 de la Constitución Política de Colombia señala que "La vigilancia de la gestión fiscal de los departamentos, distritos y municipios donde haya contralorías, corresponde a éstas y se ejercerá en forma posterior y selectiva". El mismo artículo especifíca que los contralores departamentales, distritales y municipales ejercerán en el ámbito de su jurisdicción, las funciones atribuidas al Contralor General de la República en el artículo 268.

Que el artículo 2 de la Ley 42 de 1993, señala los sujetos de control fiscal, entre los cuales se encuentran las personas naturales o jurídicas de carácter privado que manejen fondos o bienes del Estado.

Que el artículo 8 ibídem, especifíca que la vigilancia de la gestión fiscal de los particulares se adelanta sobre el manejo de los recursos del Estado para verificar que estos cumplan con los objetivos previstos por la Administración, es decir, cuando administren, recauden o inviertan fondos públicos.

Que el artículo 105 del Decreto 1421 de 1993, consagró sobre titularidad y naturaleza del control fiscal que "La vigilancia de la gestión fiscal del Distrito Capital y de los particulares que manejen fondos o bienes del mismo, corresponde a la Contraloría Distrital de Santa Fe de Bogotá, D.C."

Que conforme a los artículos 365 y 367 de la Constitución Política de Colombia, en concordancia con los artículos 5 y 178 de la Ley 142 de 1994, corresponde al Distrito Capital asegurar la prestación general y eficiente de los servicios públicos domiciliarios.

Que el artículo 50 de la Ley 142 de 1994 establece que la vigilancia de la gestión fiscal de las empresas de servicios públicos, cuando se haga por parte de empresas contratadas para el efecto, incluye el ejercicio de un control financiero, de gestión, de legalidad y de resultados.

Que el Acuerdo 41 de 1993, por medio del cual se reglamenta la prestación del servicio de recolección, barrido y disposición final de los residuos sólidos, faculta al Alcalde Mayor para contratar la prestación de este servicio a través del sistema de concesión.

Que el documento de "Requisitos básicos recolección, barrido y limpieza, recolección de residuos patógenos, planta de transferencia", por el cual el Distrito Capital en las instrucciones generales a los proponentes para la concesión del servicio de aseo en sus distintos componentes, numeral 9.2. Nuevo Sistema Comercial, estableció para los concesionarios, que el área comercial estuviese bajo su responsabilidad y manejada por una entidad especializada, definiendo las funciones que tendría ese nuevo sistema comercial.

Que los contratos suscritos para la prestación del servicio de aseo números 18, 19, 20 y 21 de 1994 establecieron en la cláusula 4 Obligaciones del Concesionario, numeral 4.6 la obligatoriedad de cumplir el reglamento de la concesión, expedido por el Distrito Capital mediante Decreto 609 del 28 de septiembre de 1994.

Que dicho reglamento, en el numeral 8.8 Administración de los Recaudos, se estableció en cabeza de los concesionarios la responsabilidad del recaudo y administración financiera de los recursos, función que se efectuará por intermedio de la entidad comercial que operará bajo la responsabilidad común.

Que los concesionarios de recolección, barrido y limpieza de vías y áreas públicas, crearán una empresa que se encargará de las funciones comerciales que les correspondía prestar al Distrito Capital, lo que implica que el manejo de los dineros recaudados por concepto de las tarifas cobradas por la prestación del servicio mencionado por parte de los concesionarios, corresponde a servicios de los cuales es titular el Distrito Capital.

Que la Corte Constitucional en sentencia C-167 del 20 de abril de 1995, determinó que la función fiscalizadora ejercida por la Contraloría General de la República es una función pública que abarca, incluso, a todos los particulares que manejan fondos o bienes de la Nación.

Que las atribuciones y el ejercicio de la función pública otorgadas a los particulares no modifican per se, la naturaleza privada de las personas jurídicas, pero en ejercicio de las atribuciones, éstas se hallan sujetas a las reglas propias de la función que ejercen, pues en razón del acto de habilitación, ocupan el lugar de la autoridad estatal, con sus obligaciones, deberes y prerrogativas. En consecuencia, para los efectos de la función administrativa, las personas jurídicas privadas deben actuar teniendo en cuenta las finalidades señaladas en el ordenamiento jurídico y utilizando explícitamente los medios autorizados, tales como, las normas administrativas; por tanto, los recursos económicos provenientes del ejercicio de las funciones públicas, tienen el carácter de fondos públicos y, por ende, están sujetas a controles específicos, entre otros el que ejerce la Contraloría General de la República a través del control fiscal de los particulares que manejen fondos o bienes de la Nación.

Que el Consejo de Estado - Sala de lo Contencioso Administrativo, Sección Segunda - Subsección "A", en fallo de acción de cumplimiento del 10 de marzo de 1999, determinó que "...la sujeción de las empresas prestadoras de servicios públicos al régimen de derecho privado, según los mandatos de la Ley 142 de 1994 en cuanto a sus actos y contratos, no hace que su gestión escape al control fiscal, al que constitucional y legalmente está sometida".

Así mismo, en la providencia mencionada estableció que "...corresponde al Estado, por conducto de sus autoridades, ejercer los diversos controles atribuidos por la Carta Fundamental y entre ellos el fiscal, función pública - ejercidas por las Contralorías nacional y territoriales para vigilar la gestión fiscal de la administración y de los particulares o entidades que manejen fondos o bienes de la Nación, o de los entes territoriales, según los precisos y perentorios términos de su artículo 267."

Que se hace necesario que la Contraloría de Santa Fe de Bogotá, D.C., reglamente de manera particular el control de la gestión fiscal en estas empresas comerciales, de tal forma que se garantice el adecuado tratamiento y manejo del proceso financiero originado en la prestación de dicho servicio y el cumplimiento de las obligaciones contractuales y demás reglamentos vigentes entre las partes.

RESUELVE:

Artículo 1º.- Objeto y Campo de Aplicación. La presente Resolución se aplicará a la Empresa Comercial de Servicio de Aseo Ltda -ECSA Ltda-. o a cualquier otra empresa que se cree para tal fin, en lo referente a la gestión comercial y financiera de los recursos provenientes de la facturación, recaudo, administración, distribución, y demás conceptos económicos inherentes a la prestación del servicio público de recolección, barrido, limpieza y disposición final de residuos sólidos convencionales y patógenos en Santa Fe de Bogotá, D.C.

Artículo 2º.- Definición de Cuenta. Se entiende por cuenta la información suministrada durante el año fiscal a la Contraloría de Santa Fe de Bogotá, D.C., en la forma y términos establecidos en esta Resolución, sustentada por los documentos que soportan legal, técnica, financiera y contablemente las operaciones realizadas por el responsable del erario para su examen y posterior pronunciamiento.

Artículo 3º.- Rendición de Cuenta. Es el deber fiscal que le asiste al representante legal de la Empresa Comercial de Servicio de Aseo Ltda. ECSA LTDA.- o cualquier otra empresa que se cree para tal fin, de suministrar y poner a disposición del organismo de control la información y los documentos que soportan legal, técnica, financiera y contablemente las operaciones realizadas por el responsable durante el año fiscal, relacionados con la gestión comercial y financiera de los recursos provenientes de la facturación, recaudo, administración, distribución y demás conceptos económicos inherentes a la prestación del servicio público de recolección, barrido, limpieza y disposición final de residuos sólidos convencionales y patógenos en Santa Fe de Bogotá, D.C.

Artículo 4º.- Acceso a la Información. Para el ejercicio del control fiscal, la Contraloría de Santa Fe de Bogotá, D.C., tendrá acceso a toda la información que la empresa produzca incluidos los sistemas computarizados, con relación a la facturación, manejo, administración y distribución de los dineros provenientes de la prestación del servicio de aseo en el Distrito Capital.

Artículo 5º.- Responsables de la Conformación y Presentación de la Cuenta. El representante legal de la Empresa Comercial de Servicio de Aseo Ltda.- ECSA Ltda.-, o de la empresa que se cree para tal fin, conformará y rendirá la cuenta ante la Unidad de Control Sector Gobierno de la Contraloría de Santa Fe de Bogotá, D.C.

Artículo 6º.- Periodicidad de la Información. La información que debe presentar el representante legal de la Empresa Comercial de Servicio de Aseo Ltda.- ECSA Ltda.-, o de la empresa que se cree para tal fin, a la Contraloría de Santa Fe de Bogotá, D.C., se efectuará en forma semestral, anual y cuando las necesidades de control fiscal lo exijan, así:

SEMESTRAL

  1. Estados contables con corte a 30 de junio y 31 de diciembre.
  2. Informes del comportamiento de ingresos y sistemas de recaudo y retribuciones. Comportamiento de las bolsas zonal y de compensación. (Formato F1).

ANUAL. Además de la información anterior:

  1. Plan de gestión y resultados, con su respectiva evaluación, de conformidad con lo exigido por la Comisión de Regulación de Agua Potable y Saneamiento Básico -CRAP-.
  2. Estudio de costos y tarifas.
  3. Informes de auditoría externa.

Artículo 7º.-Términos para la Presentación de la Información. El plazo máximo para la rendición de la información será el primer día hábil del mes de agosto, para la información semestral y el primer día hábil del mes de mayo, para la información anual.

Los documentos soporte de la información remitida, serán puestos a disposición de la Contraloría de Santa Fe de Bogotá, D.C., en las oficinas de la Empresa Comercial de Servicio de Aseo Ltda - ECSA Ltda.-, o la empresa comercial que se cree para tal fin, debidamente organizados y en forma permanente para su examen en la fuente.

Artículo 8º.- Forma de Presentación de la Información. La información que deba suministrarse a la Contraloría de Santa Fe de Bogotá, D.C., se allegará mediante oficio suscrito por el representante legal de la Empresa Comercial de Servicio de Aseo Ltda.- ECSA Ltda.-, o la empresa comercial que se cree para tal fin, ante la Unidad de Control Sector Gobierno acompañado del correspondiente medio magnético, indicando el número de bytes almacenados, la información que ha sido reportada, el paquete o programa trabajado, la versión utilizada, y el lugar donde se encuentran los respectivos soportes para consulta y verificación del organismo de control.

Se exceptúan de la remisión en medio magnético, el Formato F1, la ejecución presupuestal y los Estados Contables, los cuales deben estar impresos y debidamente diligenciados.

Artículo 9º.- Eventos en que se Entiende no Rendida la Cuenta. Si se comprueba que la información suministrada no reúne los requisitos exigidos por el ente controlador, o no se remite en las fechas indicadas, se entenderá que no se ha cumplido con el deber de rendir cuenta; en tal evento la Unidad de Control Sector Gobierno debe solicitar al Representante Legal de la Empresa Comercial de Servicio de Aseo Ltda. ECSA Ltda.-, o la empresa comercial que se cree para tal fin, dentro de un término de cinco (5) días las explicaciones correspondientes y si es del caso adelantar el proceso sancionatorio correspondiente.

Artículo 10º.- Procesos Básicos de Control Fiscal. Como resultado de la revisión de la información se adelantarán programas de auditoría, en cuyo caso las fases de planeación, ejecución y presentación de resultados se efectuarán de conformidad con el Manual de Control Fiscal.

Artículo 11º.- Fenecimiento de la Cuenta. Los resultados del estudio especializado de la información suministrada durante el año fiscal, se harán constar por escrito y se denominará fenecimiento si la Unidad de Control Sector Gobierno no advierte la ocurrencia de hechos que impidan otorgarlo. El fenecimiento puede ser de forma o de fondo.

Artículo 12º.- Fenecimiento de Forma. Si realizada la comprobación numérico - legal sobre la información suministrada por el responsable de rendir cuentas, la Unidad de Control Sector Gobierno no advierte la presencia de inconsistencias que afecten la confiabilidad de dicha información, otorgará a la culminación del año fiscal, el fenecimiento de forma, sin perjuicio del examen permanente que debe realizar a esa información.

Artículo 13º.- Fenecimiento de Fondo. Es el pronunciamiento que efectúa la Unidad de Control Sector Gobierno suscrito por el jefe de la Unidad y los directores de las Divisiones que hagan parte de ella, como consecuencia del estudio especializado de la información suministrada y los documentos puestos a disposición del ente controlado, que soportan legal, técnica, financiera y contablemente las operaciones propias de estas empresas comerciales en cumplimiento de su objeto social; con el fin de analizar la gestión adelantada con los recursos públicos y conceptuar sobre la eficiencia, economía, eficacia y equidad con que se ha actuado, así como la incidencia que han tenido las operaciones realizadas sobre los recursos naturales y el medio ambiente del Distrito Capital. La Unidad de Control Sector Gobierno suscribirá al finalizar el año fiscal, si lo estima procedente, el fenecimiento correspondiente.

Artículo 14º.- Visitas. La Unidad de Control Sector Gobierno de la Contraloría de Santa Fe de Bogotá, D.C., podrá practicar visitas a la Empresa Comercial de Servicio de Aseo Ltda.- ECSA Ltda.-, o a la empresa comercial que se cree, previa comunicación al representante legal, con el propósito de desarrollar programas de auditoría tendientes a la comprobación y verificación de la información que considere pertinente.

Artículo 15º.- Instalación de los Funcionarios Comisionados. El representante legal de la Empresa Comercial de Servicio de Aseo Ltda. ECSA Ltda-, adoptará las medidas necesarias para instalar los funcionarios comisionados por la Contraloría de Santa Fe de Bogotá, D.C., de tal manera que se haga expedito el examen de los documentos, la consulta de los archivos y en general el desarrollo de los programas de control fiscal.

Artículo 16º.- Resultados de los Programas de Auditoría. La Unidad de Control Sector Gobierno elaborará los informes como consecuencia de los programas de auditoría efectuados, y los comunicará al representante legal de la Empresa Comercial de Servicio de Aseo Ltda.- ECSA Ltda- o de la empresa comercial que se cree para tal fin, procediendo de conformidad con lo prescrito en el Manual de Control Fiscal.

Artículo 17º.- Consecuencias del Ejercicio del Control Fiscal. Del ejercicio del control fiscal se podrán derivar procesos de responsabilidad fiscal y sancionatorio, de acuerdo con lo preceptuado en la Ley 42 de 1993 y lo reglamentado por la Contraloría de Santa Fe de Bogotá, D.C.

Artículo 18º. Vigencia. La presente Resolución rige a partir de la fecha de su publicación.

Artículo 1º.- Transitorio. Para efectos de la presente Resolución, la Empresa Comercial de Servicio de Aseo Ltda. - ECSA Ltda.-, presentará la información correspondiente al año fiscal de 1998, el primer día hábil del mes de mayo de 1999.

Artículo 2º.- Transitorio. La Empresa Comercial de Servicio de Aseo Ltda.- ECSA Ltda-, pondrá en sus instalaciones, a disposición de la Unidad Sector Gobierno de la Contraloría de Santa Fe de Bogotá, D.C., a más tardar el día 1 de junio de 1999, la información correspondiente a los años 1997 y anteriores, de acuerdo con los informes que la Empresa haya entregado a las entidades de control y al formato F1 de que trata el artículo 6 de la presente Resolución.

Publíquese y ejecútese.

Dada en Santa Fe de Bogotá D.C., a 9 de abril de 1999.

La Contralora (e), NELLY PÉREZ ULLOA.