RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

Que es necesario actualizar las políticas y medidas que han permitido la correcta utilización y manejo de los vehículos adscritos a la Secretaría de Hacienda, para de esta manera garantizar el correcto funcionamiento del parque automotor, y así atender los servicios de transporte que requieren las Direcciones misionales y de apoyo en el cumplimiento de sus funciones.

Que se requieren adoptar medidas que permitan resolver con criterio de racionalidad y equidad, las necesidades del servicio de transporte de la Secretaría de Hacienda.

Que con el fin de unificar las directrices que se deben seguir en la utilización de los vehículos se debe expedir la reglamentación que contenga dichas pautas.

ARTÍCULO 1°.- POLÍTICAS Los funcionarios de la Secretaría de Hacienda deben seguir las políticas que en materia de utilización de vehículos automotores se establecen a continuación:

1. Los vehículos de propiedad de la Secretaría de Hacienda serán asignados exclusivamente a los Despachos del Secretario, Subsecretaría y Direcciones.

2. La asignación de los vehículos la realizara el Subsecretario de Hacienda según cuadro que forma parte integral de la presente Resolución.

3. Todos los vehículos quedaran a disposición de la Dirección de Administrativa y Financiera, durante las horas no programadas por el Director al cual le ha sido asignado el vehículo, con el fin de apoyar las diferentes necesidades del servicio de la entidad. El control y ejecución estará a cargo del funcionario técnico responsable del parque automotor, quien asignara los vehículos según disponibilidad y orden de solicitud.

4. La solicitud de transporte solamente la podrá realizar el Director de despacho o la persona que este delegue para tal fin (una sola persona por Dirección) quien deberá diligenciar el formato No 1 denominado solicitud de servicio de transporte y presentarlo con 24 horas de anticipación. El servicio será máximo de dos (2) horas de acuerdo con la necesidad. Para los fines de semana se deberá presentar además del formato una justificación por escrito.

5. El vehículo estará a cargo de cada conductor, para tal efecto deberá estar incluido en el correspondiente inventario. El traslado de estos se realizara mediante el Formato F3 denominado traslado de elementos devolutivos, previo inventario físico con verificación del funcionario del Grupo de Administración de Servicios encargado del parque automotor y un funcionario del Grupo Administración de Bienes.

6. Los vehículos adscritos a la Secretaría de Hacienda, sólo podrán utilizarse para el ejercicio de actividades de carácter oficial.

7. Todos los vehículos asignados deberán ser guardados en los parqueaderos del Centro Administrativo Distrital C.A.D, entre las 6:00 p.m. del día viernes y las 8:00 a.m. del sábado, y tan sólo podrán retirarlos el domingo o festivo a partir de las 5:00 p.m., con sujeción al mismo horario para los días festivos .

8. Durante los fines de semana y festivos sólo podrán utilizarse para el desempeño de sus funciones los vehículos asignados a los Despachos del Secretario y del Subsecretario de Hacienda, los demás deberán contar con autorización previa y escrita de la Dirección Administrativa y Financiera. Dicha autorización será el soporte para que el Grupo de Administración de Servicios informe a la coordinación de la empresa de vigilancia para permitir el retiro de los vehículos.

9. Los vehículos de la Secretaria de Hacienda, solamente podrán salir del perímetro urbano del Distrito Capital, cuando haya autorización escrita previa del Secretario General de la Alcaldía Mayor de Bogotá.

10. Los vehículos que no tienen asignación a ningún despacho deberán permanecer guardados en los parqueaderos del Centro Administrativo Distrital - C.A.D, y solo serán movilizados previa solicitud y autorización del funcionario encargado del parque automotor de la entidad.

11. Los vehículos podrán ser conducidos, además del conductor responsable, por los titulares de los Despachos y por el técnico automotriz responsable del parque automotor, cuando las necesidades del servicio así lo demanden.

12. Los periodos de vacaciones, compensatorios o licencias para los conductores podrán ser tomados previa autorización del jefe inmediato, en coordinación con la Subdirección Administrativa - Grupo de Administración de Servicios.

13. Por ningún motivo los vehículos oficiales asignados a la entidad se podrán intervenir mecánicamente, ni realizarle arreglos de ningún tipo, sin previa verificación y autorización del Coordinador del Grupo de Administración de Servicios. Esta Coordinación será la responsable de realizar la valoración técnica respectiva y definir los arreglos pertinentes.

14. La Subdirección Administrativa asignará una suma mensual para el suministro de Gasolina, equivalente al promedio del consumo definido por kilometraje recorrido en treinta días.

15. Debe darse estricto cumplimiento a las obligaciones descritas en este instructivo y a las demás que se deriven, con el fin de cuidar y propender por el buen uso del parque automotor y con el cumplimiento del Código Nacional de Tránsito Ley 769 de 200.

16. Los Directivos y conductores deberán ajustarse a las programaciones tanto de mantenimiento preventivo como correctivo, las cuales se realizaran solamente en días hábiles, para lo cual se les comunicará mínimo con tres (3) días de antelación.

El titular de Despacho que tenga asignado el vehículo deberá:

1. Permitir la realización de los mantenimientos e inspecciones, dentro de las fechas previamente programadas, y/o reparaciones a que haya lugar, para el correcto funcionamiento de los vehículos.

2. Facilitar el vehículo cuando se requiera, para realizar diligencias, campañas institucionales y/o eventos de carácter oficial, propios de la Entidad a solicitud del Secretario de Hacienda, situación informada con la debida antelación.

3. Informar a la Dirección Administrativa y hacer el llamado de atención correspondiente al conductor, cuando quebrante las normas de tránsito, cuando el vehículo no se encuentre en adecuadas condiciones de aseo y cuando le dé mal trato o manejo incorrecto.

4. Velar por que el conductor cumpla con las políticas y conductas acciones establecidas en este instructivo.

5. Programar con antelación el uso diario del automotor asignado, para el cumplimiento de sus funciones y de la Dirección a su cargo.

Los conductores responsables de los vehículos deberán:

1. Cumplir con la Ley 769 de 2002 Código Nacional de Tránsito.

2. Portar el pase, seguro obligatorio y el certificado de gases vigentes.

3. Informar a la Dirección Administrativa y Financiera, por escrito y de manera inmediata cualquier daño, golpe, abolladura, rayón, robo o pérdida de accesorios que ocurra al vehículo por leve que sea, mediante el Formato No. 2 denominado novedades vehículos.

4. Responder por los daños causados al vehículo o a terceros, cuando estos sean imputables a la negligencia o descuido en el desempeño de su labor, la cual será determinada por la autoridad competente. De igual manera serán de su entera responsabilidad las multas e infracciones a las normas de circulación y tránsito.

5. Responder por el cuidado y correcta conservación del vehículo, así como de la herramienta y demás accesorios entregados para su funcionamiento. Mantener el automóvil organizado y en impecable estado de aseo interior y exterior.

6. Vigilar y velar permanentemente por el estado mecánico general, llantas, líquidos de batería, frenos y radiador, mantenerlo abastecido de combustible y demás aditamentos necesarios para su normal funcionamiento, seguimiento que deberá realizar mediante el formato No. 5 denominado planilla de control de mantenimiento.

7. Para el cumplimiento de lo anterior el conductor deberá informar y solicitar por escrito con la debida antelación y visto bueno del titular del despacho, el respectivo servicio a la Subdirección Administrativa, dependencia encargada de adelantar el trámite pertinente previa la correspondiente valoración, mediante Formato No. 2 denominado novedades vehículos .

8. Utilizar el automóvil única y exclusivamente en las labores y actividades requeridas e inherentes para las cuales fue asignado

9. Presentar de forma inmediata ante la Dirección Administrativa y Financiera, en caso de accidente el informe escrito y detallado sobre los hechos, previo aviso al jefe inmediato adjuntando copia del croquis levantado por la autoridad de tránsito, así como informar cualquier daño, golpe, abolladura, rayón, robo o perdida de accesorios que ocurra al vehículo por leve e insignificante que sea, mediante el Formato No. 4 denominado declaración de sinistros.

10. Enviar oportunamente a la Dirección Administrativa y Financiera, copia del respectivo fallo proferido con ocasión de un accidente de tránsito.

11. Asegurarse que los certificados de gases y el Seguro Obligatorio de Transito se encuentren vigentes e informar al técnico responsable de los vehículos de la entidad cuando se encuentren próximos a vencer.

12. Pagar las multas de transito que le sean impuestas.

13. Cumplir con el reglamento interno de uso de los parqueaderos del CAD.

14. Mantener permanentemente y en óptimas condiciones de funcionamiento el equipo de carretera y los dispositivos requeridos según el Código de Transito.

15. La demás que se requieran cumplir de acuerdo a la normatividad respectiva.

1. Conducir en estado de embriaguez o bajo efecto de sustancias alucinógenas.

2. Cometer actos contra la moral y las buenas costumbres en el desempeño del servicio.

3. Utilizar el vehículo fuera de los horarios establecidos sin previa autorización.

4. Utilizar el vehículo para enseñar a conducir.

5. Dejar abandonado el vehículo.

6. Permitir la utilización del vehículo por otro funcionario o personas extrañas.

7. Transportar un número de personas o carga que exceda las especificaciones técnicas y lo señalado en la matrícula del vehículo.

8. Emplear el automotor en labores y terrenos para las cuales no fue diseñado.

9. Efectuar cualquier tipo de reparación sin la respectiva autorización.

10. Realizar actividades fuera de las programadas y asignadas por el jefe inmediato.

11. Transportar personas o elementos ajenos a la Entidad sin la respectiva autorización.

12. Instalar cualquier tipo de equipo, seguro, radio, accesorio y adornos sin autorización.

13. Cambiar o sustituir piezas o elementos propios de los vehículos.

14. Transportar elementos ajenos a los entregados en el equipo de carretera.

15. Infringir las normas de transito.

El incumplimiento de cualquiera de las políticas, obligaciones o incurra en alguna prohibición será causal de mala conducta que da lugar a la respectiva investigación disciplinaria.

Los formatos que se mencionan en la presente resolución forman parte integral de la misma.

El presente Decreto rige a partir de su publicación y deroga las normas que le sean contrarias, en especial la Resolución 572 de 1994.