RESOLUCIÓN 172 DE 2023

(Junio 13)

Por la cual se incorpora, en los Procedimientos Transversales del Régimen de Contabilidad Pública, el Procedimiento para la elaboración del informe contable cuando se produzca cambio de representante legal

EL CONTADOR GENERAL DE LA NACIÓN

En ejercicio de las facultades establecidas en el artículo 354 de la Constitución Política de Colombia, además de las conferidas por la Ley 298 de 1996 y el Decreto 143 de 2004, y

CONSIDERANDO:

Que la Ley 951 de 2005 establece la obligación que tienen los servidores públicos y particulares mencionados en la misma, de presentar un informe a quienes los sustituyan legalmente una vez se separen de sus cargos o finalicen su administración, sobre los asuntos de su competencia y sobre la gestión de los recursos financieros, humanos y administrativos que tuvieron asignados para el ejercicio de sus funciones.

Que el artículo 1 de la Resolución 354 de 2007, modificado por el artículo 1 de la Resolución 156 de 2018, expedida por la Unidad Administrativa Especial Contaduría General de la Nación (CGN), establece que el Régimen de Contabilidad Pública (RCP) está conformado por a) el Referente Teórico y Metodológico de la Regulación Contable Pública; b) el Marco Normativo para Empresas que Cotizan en el Mercado de Valores, o que Captan o Administran Ahorro del Público con sus respectivos elementos; c) el Marco Normativo para Empresas que no Cotizan en el Mercado de Valores, y que no Captan ni Administran Ahorro del Público con sus respectivos elementos; d) el Marco Normativo para Entidades de Gobierno con sus respectivos elementos; e) el Marco Normativo para Entidades en Liquidación con sus respectivos elementos; f) la Regulación del Proceso Contable y del Sistema Documental Contable; y g) los Procedimientos Transversales.

Que la Resolución 192 de 2016, expedida por la CGN, incorpora, en la estructura del RCP, el elemento Procedimientos Transversales.

Que la Resolución 349 de 2018, expedida por la CGN, incorpora, en los Procedimientos Transversales del Régimen de Contabilidad Pública, el Procedimiento para la elaboración del informe contable cuando se produzca cambio de representante legal.

Que la Resolución 356 de 2022, expedida por la CGN, incorpora, en los Procedimientos Transversales del Régimen del Contabilidad Pública, el Procedimiento para la preparación, presentación y publicación de los informes financieros y contables, que deban publicarse conforme a lo establecido en el numeral 37 del artículo 38 de la Ley 1952 de 2019, y deroga la Resolución 182 de 2017, expedida por la CGN, a partir del 1 de enero de 2023.

Que se requiere incorporar, dentro de los Procedimientos Transversales del RCP, el Procedimiento para la elaboración del informe contable cuando se produzca cambio de representante legal y hacerlo consistente con el Procedimiento para la preparación, presentación y publicación de los informes financieros y contables.

Que, en mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

ARTÍCULO 1. Incorporar, en los Procedimientos Transversales del Régimen de Contabilidad Pública, el Procedimiento para la elaboración del informe contable cuando se produzca cambio de representante legal, con el siguiente texto:

El informe contable que se debe elaborar cuando se produzca cambio de representante legal en las entidades sujetas al ámbito de aplicación del Régimen de Contabilidad Pública hace parte del acta de informe de gestión establecido en la normativa vigente y se refiere a las condiciones en que se entrega el sistema contable de la entidad.

Al separarse de su cargo, el representante legal, con el apoyo del contador responsable del proceso contable y con base en la información que suministren las diferentes áreas de la entidad que identifican hechos económicos susceptibles de ser reconocidos contablemente, presentará un informe sobre los asuntos de su competencia a quien lo sustituya en sus funciones, con el propósito de evidenciar el estado del proceso contable y de los sistemas que lo soportan, así como garantizar el normal desarrollo de dicho proceso.

De conformidad con las disposiciones legales vigentes, este informe se presentará dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la fecha en que el representante legal se retire del cargo.

En el informe se evidenciarán, como mínimo, los siguientes aspectos:

A.  La situación actual de los sistemas de información que soportan el proceso contable, para lo cual se informará sobre la disponibilidad y seguridad de claves de acceso de los usuarios a los sistemas de información que soportan el proceso contable, así como el estado, funcionamiento y adecuación de dichos sistemas.

B. El estado de actualización de los libros de contabilidad, principales y auxiliares, a la fecha de entrega del cargo, con todos los documentos y soportes contables correspondientes a las transacciones y operaciones registradas, así como los temas pendientes por resolver con la Contaduría General de la Nación.

C. La realización y registro de los cálculos actuariales, cuando haya lugar, y el detalle de los recursos destinados para el pago del pasivo relacionado. En caso de no contar con información sobre los cálculos actuariales, se indicará si se está realizando el estudio respectivo o se conoce el estado de esta obligación. Adicionalmente, para el caso de entidades territoriales, el estado de actualización de la información en Pasivocol con base en las novedades que se han presentado y que afectan el valor del cálculo actuarial.

D. La identificación, valor y registro de los procesos judiciales, arbitrajes, conciliaciones extrajudiciales y reclamaciones en contra y a favor de la entidad.

E. La relación de los fondos sin personería jurídica a cargo de la entidad.

F. La relación de los recursos entregados o recibidos en administración.

G. Información detallada de las situaciones y hechos económicos pendientes por resolver en materia contable.

H. El cumplimiento en el reporte del Boletín de Deudores Morosos del Estado, cuando haya lugar.

I. La descripción del avance en la ejecución de planes de mejoramiento suscritos con organismos de control o con la auditoría interna o externa, si existen.

Además, se anexará lo siguiente al informe:

1.  El juego completo de estados financieros elaborados con corte a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior a la fecha del cambio de representante legal, conforme al marco normativo aplicable.

2.  El dictamen del revisor fiscal, cuando haya lugar, sobre los estados financieros de la entidad con corte a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior a la fecha del cambio de representante legal

3.  El informe de control interno contable, realizado con corte a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior a la fecha del cambio de representante legal.

4.  Los últimos informes financieros y contables publicados, cuando la entidad deba publicar dichos informes conforme a las disposiciones legales vigentes.

5.  El último informe de auditoría a los estados financieros de la entidad emitido por la respectiva Contraloría.

6. El manual de políticas contables de la entidad y demás documentos en los que se establezcan aspectos relevantes para el normal desarrollo del proceso contable, como guías, procedimientos y metodologías, entre otros.

7.  La certificación automática del reporte de las categorías de información correspondientes al último periodo anual y al último periodo trimestral, expedida por la Contaduría General de la Nación a través del CHIP.

Cuando no se disponga de alguno de los documentos anteriormente relacionados, bien sea porque aún no sea exigible su presentación o porque no se cuente con ellos, se anexarán, cuando haya lugar, los correspondientes al último periodo anual o al último trimestre que hayan sido presentados. En todo caso, se dejará constancia de los hechos o circunstancias que impiden la disposición de la información a que hacen referencia los numerales enunciados.

ARTÍCULO 2. La responsabilidad por la presentación de los estados financieros de la entidad y del reporte de información financiera a la Contaduría General de la Nación, a través del CHIP, estará a cargo del representante legal que se encuentre en ejercicio de sus funciones en el momento en que estas obligaciones sean exigibles, sin perjuicio de que dicha información corresponda a periodos en los cuales no era titular del cargo. Lo anterior, no exonera de responsabilidad a los antecesores en el cargo, por el incumplimiento de las obligaciones en el transcurso de su gestión.

ARTÍCULO 3. Vigencia y derogatorias. La presente Resolución rige a partir de la fecha de su publicación en el Diario Oficial, de conformidad con el artículo 119 de la Ley 489 de 1998, y deroga la Resolución 349 de 2018, expedida por la CGN.

PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE.

Dada en Bogotá, D.C., a los 13 días del mes de junio del año 2023

MAURICIO GÓMEZ VILLEGAS

Contador General de la Nación