RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

CIRCULAR 033 DE 2023

(Septiembre 22)

Para: SERVIDORES/AS Y COLABORADORES/AS DEL DISTRITO CAPITAL

De: DIRECCIÓN DISTRITAL DE ASUNTOS DISCIPLINARIOS 

Asunto: LINEAMIENTOS PARA LA APLICACIÓN DE LA POLÍTICA DE DATOS ABIERTOS Y EL MANEJO DE INFORMACIÓN A CARGO DEL DISTRITO CAPITAL

Radicado: 2-2023-20119 

Respetados/as servidores/as y colaboradores/as del Distrital Capital: 

Corresponde a la Secretaría Jurídica Distrital, a través de la Dirección Distrital de Asuntos Disciplinarios, diseñar e implementar las políticas públicas en materia disciplinaria que contribuyan al fortalecimiento institucional, al desarrollo de la  Administración Distrital y a la lucha contra la corrupción, por tal razón, resulta  preciso relacionar algunos lineamientos útiles la aplicación de la Política de Datos  Abiertos y el Manejo de la Información a cargo del Distrito Capital. 

La Asamblea General de las Naciones Unidas lanzó, en el mes de septiembre de  2011, el Open Government Partnership (OGP) o "Alianza para el Gobierno Abierto" (AGA), como un esfuerzo global para ampliar la frontera en la mejora del  desempeño y de la calidad de los gobiernos[1], con el propósito de fomentar la  transparencia y aumentar la participación ciudadana en los escenarios en los que  se debatan y decidan asuntos públicos, a partir de la utilización de las nuevas  tecnologías que faciliten la interacción entre el Estado y la ciudadanía. 

Esa alianza exige de los gobiernos que la conforman un compromiso para generar  un mayor acceso a la información y divulgación de las actividades  gubernamentales, la participación constante de la ciudadanía en la formulación de  políticas públicas y toma de decisiones, la promoción de estándares de integridad  gubernamental y el aprovechamiento de las nuevas tecnologías para la comunicación fluida entre el Estado y la ciudadanía, que incluye el fomento de la  cultura de la transparencia y la rendición de cuentas. 

La iniciativa busca generar cambios conceptuales y estructurales que permitan transitar de la figura del sigilo y el ocultamiento de la información a la modelo de Estado Abierto, a través de la inclusión, la participación, la transparencia y la  rendición de cuentas, a efectos de propiciar el servir a la comunidad, escuchar las  necesidades y crear soluciones en las que se tenga en cuenta a la ciudadanía y a cada individuo que la conforma, y de esta manera generar políticas públicas que  mejoren la vida de todos. 

En tal sentido, con la suscripción de la Declaración de Gobierno Abierto los países se comprometen a fomentar una cultura de gobierno abierto que empodere y brinde resultados a los ciudadanos, y promueva los ideales del gobierno abierto y participativo, lo que significa aceptar la responsabilidad de adoptar acciones concretas con miras a promover la transparencia, la lucha contra la corrupción y utilizar las tecnologías para crear un gobierno eficaz, responsable e innovador.  Así, los compromisos específicos de la Declaración son: 

• Aumentar la disponibilidad de información sobre las actividades  gubernamentales, 

• Apoyar la participación ciudadana, 

• Aplicar los más altos problemas de integridad profesional en todos los  gobiernos, y 

• Aumentar el acceso a las nuevas tecnologías para la apertura y la rendición  de cuentas. 

Esta política tiene como base los pilares de transparencia, participación y colaboración, que sirven de directriz hermenéutica para la creación y aplicación de las reglas jurídicas y en todo caso propenden por una apertura real del Estado en  cuanto a sus prácticas, datos, herramientas e información que maneja. 

En tal sentido, un gobierno transparente se caracteriza por entregar información constante, fluida y veraz de su actuar cotidiano, lo que incluye dejar a disposición de la ciudadanía los datos públicos a efectos de propiciar la utilización y  reutilización de la información. 

En similar sentido, la transparencia materializa su ideal con la rendición de cuentas del Estado a la ciudadanía a efectos de que la comunidad esté enterada del actuar público, y de esta manera transitar del ideal de un Estado que se sirve del ciudadano a un Estado que sirve al ciudadano, lo escucha y lo hace participativo de los problemas, retos y soluciones posibles. 

Así, la rendición de cuentas deberá realizarse periódicamente y de forma completa, con el propósito real de generar transparencia y participación y no con el fin de evitar sanciones que, en todo caso, deberá imponerse cuando se vulnere  este pilar fundante. 

La participación entonces debe nacer del deseo genuino de involucrar al ciudadano en el acontecer político y en el quehacer estatal, a efectos de materializar el derecho fundamental de involucrarse activamente en la conformación, ejercicio y control del poder político, y ello implica generar espacios de diálogo sincrónico y asincrónico en donde se escuche a la comunidad y se tengan en cuenta sus aportes. 

Por tal razón, cada una de las entidades distritales deberá generar espacios destinados a la información de las actividades públicas y de su quehacer cotidiano  con el fin de propiciar la transparencia de su actuar, lo que incluye dejar a  disposición de la ciudadanía los datos relevantes para ejercicio del control, entre  los que se encuentran los planes de inversión de los recursos públicos y el informe de gasto público y actividad contractual, las actividades a desarrollar y las formas de participación, a efectos de empoderar al ciudadano y entregar un rol activo en la creación, formulación y ejecución conjunta de la política pública. 

El garantizar todos los aspectos exigidos desde el pilar de transparencia  automáticamente abrirá paso a la posibilidad de consecución de los fines de  colaboración, en tanto que permitirá la interacción de los agentes públicos y la sociedad y facilitará la generación de espacios para la co-creación de política que  propenda por la obtención de valor social, público y cívico. 

Así, es un compromiso de las entidades distritales el generar espacios de diálogo  ciudadano en el que se propicie la participación ciudadana, se brinde la  oportunidad de interactuar con el Estado y debatir en el marco de una problemática a efectos de generar soluciones que nazcan de la co-creación y con  ello materializar el concepto de buena administración, según la cual se promueve  la generación de decisiones consultadas e informadas a sus destinatarios. 

Conforme lo expuesto, resulta necesario enfatizar que la Política de Datos Abiertos parte del principio de máxima divulgación o publicidad, según el cual la  información siempre debe estar disponible para la ciudadanía, para lo cual se  deberá hacer uso de las diferentes tecnologías de información que permitan el acceso a los datos que se generan por el Estado y que por regla general  pertenecen al ciudadano. 

Por consiguiente, la información deberá ser ocultada al público únicamente cuando sea absolutamente necesario para prevenir el daño a un interés legítimo;  ponga en riesgo la salud, seguridad o intimidad de las persona; cuando afecte  secretos comerciales, industriales o profesionales (información clasificada) o cuando esté de por medio la defensa y seguridad nacional, las relaciones internacionales, la estabilidad macroeconómica y financiera del país, la salud  pública, el respeto al debido proceso o los derechos de la infancia y la  adolescencia (información reservada) 

En tal virtud, surge una obligación a cargo de cada entidad del distrito de desarrollar, implementar, evaluar y fortalecer una política de datos abiertos, que  implica establecer un plan de apertura, mejora y uso de datos a través de la  identificación, análisis y clasificación de los datos a su cargo. 

Al respecto se debe tener en cuenta que la realización de cualquier actividad en el que esté de por medio el manejo de datos debe responder a los siguientes  postulados:

- Los dados deben estar abiertos por defecto, lo que significa que la  información debe estar disponible para la ciudadanía desde el momento de su generación, salvo que exista una reserva de carácter legal que imponga la necesidad de ocultamiento. 

- Deben ser accesibles, gratuitos y utilizables, de tal suerte que faciliten su acceso y aprovechamiento. 

- Los datos deben ser oportunos y completos. 

- Deben ser comparables e interoperables, lo que incluye que puedan ser comparados por distintos actores sin importancia del periodo de tiempo. 

- El uso de los datos debe tener la potencialidad de apoyar el desarrollo  incluyente y la innovación. 

- La disponibilidad permanente de los datos servirá para fortalecer la gobernanza y fortalecerá la transparencia, deberá promover la participación y la colaboración ciudadana. 

La implementación de estos postulados a la postre permitirá promover la oferta, el uso y el aprovechamiento de los datos abiertos para la innovación en la generación de soluciones, promoverá la participación y colaboración ciudadana y hará posible la colaboración y la co-creación. 

El reto entonces es aumentar el uso aprovechamiento de datos mediante el desarrollo institucional de condiciones favorables para generar valor social y económico a través de la gestión de aquellos como activos, la digitalización, la  apertura de datos y la interoperabilidad entre entidades públicas. 

Además, se hace necesario propiciar una cultura de datos que redunde en el  beneficio del aprovechamiento de datos y la cooperación entre los diferentes sectores del distrito, la ciudadanía y la empresa privada, a través de la  materialización del derecho a la información consagrado en el artículo 20 de la Constitución Política de Colombia. 

A la par de lo anterior, surge el deber de establecer una distinción clara entre las  diferentes categorías de datos, a través de la implementación y constante actualización del índice de información clasificada y reservada con el que deben  contar las entidades distritales, a efectos de otorgar un equilibrio entre el principio de máxima divulgación y el deber de garantizar la protección de los datos clasificados y reservados. 

De igual manera, es necesario que las entidades del distrito tengan presente que  los datos públicos son un activo intangible que debe ser conservado en  condiciones de integridad, autenticidad, interoperabilidad, aprovechamiento y libre  acceso como regla general, y en tal sentido, se debe propender por generar estrategias e implementar acciones que fomenten el uso de los datos, haciendo especial énfasis en la oferta, la demanda y la comunicación de los resultados  logrados con el uso de datos abiertos; énfasis en la medición de uso y del impacto a través de la identificación del valor generado para los ciudadanos, usuarios y grupos de interés a través de la publicación. 

También resulta oportuno señalar que el manejo de datos personales requiere una especial atención de parte de los responsables de la información, y en tal sentido conviene tener en cuenta las definiciones y clasificaciones que entregan  las normas jurídicas. 

Según el literal f del artículo 3 de la Ley 1266 de 2008, el dato público es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la  Constitución Política y todos aquellos que no sean semiprivados o privados, de conformidad con la presente ley. Son públicos, entre otros, los datos contenidos  en documentos públicos, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidos a reserva y los relativos al estado civil de las personas. Esta definición es desarrollada también en el artículo 3, numeral 2, del Decreto 1377 de 2013, según el cual el dato público es aquel dato que no sea semiprivado, privado  o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al  estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén  sometidas a reserva. 

Ahora, según lo dispuesto en el literal c del artículo 3 de la Ley 1581 de 2012, el dato personal es cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables, definición que se  complementa con la entregada por el literal e del artículo 3 de la Ley 1266 de 2008 que señala que el dato personal es cualquier pieza de información vinculada  a una o varias personas determinadas o determinables o que puedan asociarse  con una persona natural o jurídica. 

De otro lado, los datos sensibles se definen como aquellos que afectan la  intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las  convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones  sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos  biométricos. (Ley 1581 de 2012, artículo 5) 

Por su parte, de acuerdo con lo señalado en el literal g del artículo 3 de la Ley 1266 de 2008, Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular  sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial o de servicios a que se refiere el Título IV de la referida ley (bancos de datos de información financiera, crediticia, comercial, de servicios y la proveniente de terceros países), y será dato privado aquel que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular (literal h del artículo 3, ídem). 

La apropiación de estas definiciones a la postre permitirá a las entidades del distrito garantizar la publicidad de los datos que por regla general deben ser abiertos y proteger aquellos que por su naturaleza de clasificados o reservados deben tener restricciones de publicación y manejo. 

Especial cuidado se debe tener con el manejo de los datos de salud de las personas y los registros biométricos, en tanto que son datos sensibles y en tal virtud, la entidad que los recolecta debe cumplir con las obligaciones dispuestas en el artículo 6 de la Ley 1581 de 2012, según la cual se debe: 

1. Informar al titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su Tratamiento. 

2. Informar al titular de forma explícita y previa, además de los requisitos  generales de la autorización para la recolección de cualquier tipo de dato  personal, cuáles de los datos que serán objeto de Tratamiento son  sensibles y la finalidad del Tratamiento, así como obtener su  consentimiento expreso. 

Ninguna actividad podrá condicionarse a que el Titular suministre datos  personales sensibles.[2]

En igual sentido, cobra especial relevancia atender las recomendaciones realizadas por la Superintendencia de Industria y Comercio en la Guía de Tratamiento de Datos Personales en las Entidades Estatales, respecto del cumplimiento de requisitos para recolectar y tratar datos personales de niños  niñas y adolescentes, en tanto que se indica que: 

El artículo 2 de la Convención de las Naciones Unidas sobre los Derechos del Niño ordena a los Estados respetar y garantizar los derechos de los niños "sin distinción alguna, independientemente de la raza, el color, el sexo, el idioma, la religión, la opinión política o de otra índole, el origen  nacional, étnico o social, la posición económica, los impedimentos físicos, el nacimiento o cualquier otra condición del niño, de sus padres o de sus  representantes legales". 

Los niños, niñas y adolescentes (NNA) gozan de una especial protección y son Titulares de los derechos constitucionales y legales como la protección de sus Datos Personales. Sus derechos prevalecen sobre los demás tal y como lo ordena el artículo 44 de la  Constitución.

El artículo 7 de la Ley 1581 de 2012 ordena que "en el Tratamiento se  asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes". Por otra parte, el artículo 11 del Decreto 1377 de 2013  establece que la Autorización del Tratamiento de datos de menores de  edad debe ser otorgada por el representante legal del NNA y precisa que "el Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está prohibido, excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública, de  conformidad con lo establecido en el artículo 7 de la Ley 1581 de 2012 y  cuando dicho Tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y requisitos: 

1. Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes. 2. Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales." 

Estos lineamientos deben ser tenidos en cuenta en todas las entidades del distrito que tengan a su cargo el manejo de datos, con el fin de garantizar los derechos constitucionales de los titulares y evitar la afectación de sus intereses. 

Por último se debe precisar que las entidades del distrito están en la obligación de garantizar los derechos de los titulares de los datos, previstos en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012. 

De esta manera se dan algunos lineamientos que deben tener en consideración las autoridades disciplinarias del Distrito Capital en lo que a la implementación de la Política de Datos Abiertos.

Cordialmente,

MARÍA PAULA TORRES MARULANDA

Directora Distrital de Asuntos Disciplinarios

Proyectó: Camilo Andrés García Gil - contratista DDAD

Revisó y aprobó: María Paula Torres Marulanda - directora DDAD

NOTA: Ver documento original en Anexos.

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