ACUERDO 001 DE 2023

 

Por el cual se adopta el reglamento interno del Comité de Conciliación del Fondo de Prestaciones Económicas Cesantías y Pensiones FONCEP

 

EL COMITÉ DE CONCILIACIÓN DEL FONDO DE PRESTACIONES ECONÓMICAS CESANTÍAS Y PENSIONES FONCEP

 

En ejercicio de sus facultades legales, en especial las conferidas por el numeral 10 del artículo 2.2.4.3.1.2.5 del Decreto 1069 de 2015 y el Artículo 120, numeral 11 de la Ley 2220 de 2022, Artículo 3º del Decreto Distrital 073 de 2023 y,

  

CONSIDERANDO:

 

Que desde la entrada en vigencia del artículo 15 del Decreto 1716 de 2009 “Por el cual se reglamenta el artículo 13 de la Ley 1285 de 2009, el artículo 75 de la Ley 446 de 1998 y el capítulo V de la Ley 640 de 2001”, conforme a su artículo 15, es obligatorio para las entidades de derecho público del orden nacional, departamental, distrital o de los municipios capital de departamento y sus entes descentralizados poner en funcionamiento un comité de conciliación.

 

Que el referido Decreto 1716 de 2009, define el comité de conciliación como una instancia administrativa que actúa como sede de estudio, análisis y formulación de políticas sobre prevención del daño antijurídico y defensa de los intereses de la entidad. Igualmente indica que decidirá, en cada caso específico, sobre la procedencia de la conciliación o cualquier otro medio alternativo de solución de conflictos, con sujeción estricta a las normas jurídicas sustantivas, procedimentales y de control vigentes, evitando lesionar el patrimonio público. 

 

El referido Decreto fue compilado por el Decreto único Reglamentario 1069 de 2015 del Sector Justicia y del Derecho, en el cual a partir del artículo 2.2.4.3.1.2.1, regula la existencia y funcionamiento de los comités de conciliación de las entidades públicas. Finalmente, la Ley 2220 de 2022 retomó, ratificó y completó las normas establecidas en los referidos decretos, regulando íntegramente los comités de conciliación de las entidades del Estado, incluida su integración, la regularidad de sus reuniones, sus funciones, etc.

 

Que a nivel distrital el Decreto Distrital 430 de 2018, “Por el cual se adopta el Modelo de Gestión Jurídica Pública del Distrito Capital y se dictan otras disposiciones”, establece dentro sus objetivos, promover la cultura de prevención del daño antijurídico, a través de políticas que deben ser propuestas por los Comités de Conciliación de las entidades distritales, y puestas en consideración de la Secretaría Jurídica Distrital para analizar la pertinencia de su adopción para el Distrito Capital.

 

Que mediante Directiva 025 de 2018, la Secretaría Jurídica Distrital fijó los lineamientos metodológicos para la formulación y adopción de la Política de Prevención del Daño Antijurídico, por parte de los Comités de Conciliación de organismos y entidades distritales.

 

Que el artículo 20 del Decreto Distrital 556 de 2021, “Por medio del cual se adopta el Plan Maestro de Acciones Judiciales para la Recuperación del Patrimonio del Distrito Capital”, señala las responsabilidades específicas de los Comités de Conciliación de las entidades y organismos distritales, en particular, las relacionadas con el análisis y decisión sobre casos en los que se pongan en conocimiento daños o delitos que afecten el patrimonio de la entidad, así como la definición de criterios de análisis para determinar la relación del  costo - beneficio de iniciar un medio de control, acción judicial o la constitución como víctima en un proceso penal de las entidades a las que pertenecen.

 

Que a través del Decreto Distrital 089 de 2021, en su artículo 14, la Alcaldesa Mayor de Bogotá, delegó en el Subdirector Jurídico del FONCEP la representación legal en lo judicial y extrajudicial del Distrito Capital, en los procesos del FPPB, relacionados con el reconocimiento y pago de las pensiones legal, convencional, sanción, indexación, y los demás procesos relacionados con dichas pensiones. Igualmente, la delegación incluyó los procesos de los entes liquidados Caja de Previsión Social Distrital – CPSD, Empresa Distrital de Transporte Urbano – EDTU, Centro Distrital de Sistematización y Servicios Técnicos SISE, Empresa Distrital de Servicios Públicos EDIS, Fondo de Educación y Seguridad Vial – FONDATT, Secretaría de Obras Públicas – SOP, relacionados con pensiones legal, convencional, sanción y otras obligaciones pensionales.

 

Que el Decreto Distrital 528 de 2021, modificó el artículo 1 del Decreto Distrital 339 de 2006, en el sentido de atribuir la administración del Fondo de Pensiones públicas de Bogotá (FPPB), al FONCEP.

 

Que dado lo anterior, el Comité respecto de los asuntos que atañen a la administración del FPPB fijará la política de prevención del daño antijurídico a que haya lugar.

 

Que por Decreto Distrital 073 de 2023, se establecen directrices y lineamientos dirigidos a los Comités de Conciliación en el Distrito Capital e imparte lineamientos en materia de aplicación de mecanismos alternativos de resolución de conflictos, prevención del daño antijurídico, gestión judicial y extrajudicial y la efectiva recuperación de recursos públicos.

 

Que mediante Acuerdo del Comité de Conciliación No. 02 del 25 de septiembre de 2019, se adoptó el Reglamento Interno del Comité de Conciliación del Fondo de Prestaciones Económicas Cesantías y Pensiones (en adelante FONCEP), adicionado por Acuerdo de Comité de Conciliación No. 01 de 2022, con el fin de armonizar las nuevas responsabilidades contenidas en el Decreto Distrital 556 de 2021.

 

Que la Dirección General del FONCEP expidió la Resolución No. DG-00084 del 24 de julio de 2023 “Por medio de la cual se integran y reglamentan los comités funcionales del Fondo de Prestaciones Económicas Cesantías y Pensiones (en adelante – FONCEP y se dictan otras disposiciones”, en la cual se adopta el documento técnico que define la conformación, objeto, funcionamiento y responsabilidades de los comités funcionales del FONCEP, incluido el Comité de Conciliación.

 

Que la adopción del presente Reglamento se discutió en sesión del Comité de Conciliación celebrada el nueve (09) de noviembre de 2023, y fue aprobado por los integrantes del mismo, en atención al marco normativo referido, que añade nuevas responsabilidades. 

 

En mérito de lo expuesto, los miembros que conforman el Comité de Conciliación del FONCEP,

ACUERDAN:

 

Capítulo I

 

Disposiciones Generales

 

Artículo 1°. - Adopción. Adoptar mediante el presente Acuerdo el Reglamento Interno del Comité de Conciliación del Fondo de Prestaciones Económicas Cesantías y Pensiones FONCEP. En concordancia y sin perjuicio de las disposiciones legales y reglamentarias.

 

Artículo 2°. - Principios Rectores. Los principios rectores son aquellos establecidos en el artículo 116 de la Ley 2220 de 2022, o la norma que lo sustituya o adicione. 

 

Artículo 3°. - Funciones del Comité de Conciliación. Sin perjuicio de las funciones establecidas en el artículo 120 de la Ley 2220 de 2022 o las normas que la complementen, adicionen, modifiquen o sustituyan. (sic) Así como las normas Distritales pertinentes. El Comité de Conciliación del FONCEP, tendrá a su cargo las siguientes funciones: 

 

1. Formular y ejecutar políticas de prevención del daño antijurídico.

 

2. Diseñar las políticas generales que orientarán la defensa de los intereses de la entidad.

 

3. Estudiar y evaluar los procesos que cursen o hayan cursado en contra del ente, para determinar las causas generadoras de los conflictos; el índice de condenas; los tipos de daño por los cuales resulta demandado o condenado; y las deficiencias en las actuaciones administrativas de las entidades, así como las deficiencias de las actuaciones procesales por parte de los apoderados, con el objeto de proponer correctivos.

 

4. Fijar directrices institucionales para la aplicación de los mecanismos de arreglo directo, tales como la transacción y la conciliación, sin perjuicio de su estudio y decisión en cada caso concreto.

 

5. Determinar, en cada caso, la procedencia de la conciliación y señalar la posición institucional o improcedencia que fije los parámetros dentro de los cuales el representante legal o el apoderado actuará en las audiencias de conciliación. Para tal efecto, el Comité de Conciliación deberá analizar las sentencias de unificación proferidas por el Consejo de Estado, las pautas jurisprudenciales consolidadas, de manera que se concilie en aquellos casos donde exista identidad jurisprudencial de supuestos con la unificación y la reiterada.

 

6. Determinar si el asunto materia de conciliación hace parte de algún proceso de vigilancia o control fiscal. En caso afirmativo, deberá invitar a la autoridad fiscal correspondiente a la sesión del comité de conciliación para escuchar sus opiniones en relación con eventuales fórmulas de arreglo, sin que dichas opiniones tengan carácter vinculante para el comité de conciliación o para las actividades de vigilancia y control fiscal que se adelanten o llegaren a adelantar.

 

7. Evaluar los procesos que hayan sido fallados en contra de la entidad con el fin de determinar la procedencia de la acción de repetición e informar al Coordinador de los agentes del Ministerio Público ante la Jurisdicción en lo Contencioso Administrativo las correspondientes decisiones anexando copia de la providencia condenatoria, de la prueba de su pago y señalando el fundamento de la decisión en los casos en que se decida no instaurar la acción de repetición.

 

8. Determinar la procedencia o improcedencia del llamamiento en garantía con fines de repetición. Para lo cual, una vez sea notificada la entidad de un medio de control de controversias contractuales, nulidad y restablecimiento del derecho o reparación directa, o cualquier otra en la que se pretenda la reparación del daño, deberá analizarse por parte del apoderado a cargo la procedencia del llamamiento en garantía y presentarse en Comité de Conciliación. 

 

9. Definir los criterios para la selección de abogados externos que garanticen su idoneidad para la defensa de los intereses públicos y realizar seguimiento sobre los procesos a ellos encomendados.

 

10. Designar al funcionario que ejercerá la Secretaría Técnica del Comité, preferentemente un profesional del Derecho.

 

11. Dictar su propio reglamento.

 

12. Definir las fechas y formas de pago de las diferentes conciliaciones, cuando las mismas contengan temas pecuniarios.

 

13. Analizar y decidir, con sustento en la recomendación del Subdirector Jurídico, sobre las solicitudes ciudadanas que pongan en conocimiento casos en los que se hayan presentado posibles daños o delitos que afecten el patrimonio de la entidad u organismo distrital. (sic) En los términos del artículo 20.1 del Decreto Distrital 556 de 2021, o las normas que lo modifiquen, sustituyan o adicionen.

 

14. Analizar y decidir, a solicitud de alguno de sus miembros, sobre casos en los que se hayan presentado posibles daños o delitos que afecten el patrimonio público. En los términos del artículo 20.2 del Decreto Distrital 556 de 2021, o las normas que lo modifiquen, sustituyan o adicionen.

 

15. Solicitar a la Subdirección Jurídica, en los casos en los que se haya generado un daño, un análisis de la pertinencia del ejercicio del medio de control o acción judicial procedente, y de la constitución como víctima en el proceso penal, la cuantía de los daños y un análisis sobre la pertinencia, conducencia y eficacia de las pruebas que se harán valer por parte del FONCEP. En los términos del artículo 20.3 del Decreto Distrital 556 de 2021, o las normas que lo modifiquen, sustituyan o adicionen.  

 

16. Definir criterios para que la Subdirección jurídica analice el costo beneficio de iniciar un medio de control o acción judicial y la constitución como víctima en el proceso penal para la recuperación del patrimonio público, de acuerdo con los siguientes parámetros: i) cuantía del daño para la entidad y los gastos del proceso, ii) la connotación pública o social, iii) la existencia de pruebas o documentos que soporten el daño, iv) el valor de los honorarios del abogado y del perito de ser necesario, v) que provenga de hechos o conductas corruptas y vi) la complejidad del problema jurídico. En los términos del artículo 20.4 del Decreto Distrital 556 de 2021, o las normas que lo modifiquen, sustituyan o adicionen. 

 

17. Solicitar y requerir al Subdirector Jurídico informes sobre el análisis e implementación del Plan Maestro de Acciones Judiciales para emitir las recomendaciones correspondientes. En los términos del artículo 20.5 del Decreto Distrital 556 de 2021, o las normas que lo modifiquen, sustituyan o adicionen. 

 

18. Informar sobre las decisiones tomadas respecto de las solicitudes ciudadanas a la Secretaría Jurídica Distrital. En los términos del artículo 20.6 del Decreto Distrital 556 de 2021, o las normas que lo modifiquen, sustituyan o adicionen.

 

19. Aprobar el Plan Anual de Acciones para la Recuperación del Patrimonio Público en el primer bimestre del año. En los términos del artículo 20.7 del Decreto Distrital 556 de 2021, o las normas que lo modifiquen, sustituyan o adicionen. 

 

20. Aprobar en el primer trimestre del año el plan de acción anual del Comité de Conciliación, de conformidad con los lineamientos contenidos en el Documento especializado N°. 17 de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado o el documento que lo modifique, adicione o sustituya.

 

21. Pronunciarse oportunamente sobre la procedencia o improcedencia de presentar propuestas de pacto de cumplimiento y sobre aquellas que se presenten por las demás partes de la acción popular, en coordinación con la Dirección Distrital de Gestión Judicial de la Secretaría Jurídica Distrital.

 

22. Autorizar los trámites de mediación de los conflictos que se presenten con entidades públicas, ante la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, la Secretaría Jurídica de la Alcaldía Mayor de Bogotá y la Procuraduría General de la Nación, de conformidad con lo establecido en el numeral 12 del artículo 120 de la Ley 2220 de 2022 y la Resolución 212 de 2023 de la Secretaría Jurídica Distrital,  o las normas que modifique, adicione o sustituya, según el orden Nacional, Departamental, Municipal o Distrital al que pertenezca la contraparte.

 

23. Aprobar metodologías de costo beneficio diseñadas por la Subdirección Jurídica, para evaluar los asuntos susceptibles de conciliación, de acuerdo de terminación anticipada de procesos, o del inicio de acciones de recuperación de recursos públicos, para lo cual tendrán en cuenta el precedente judicial por supuestos fácticos análogos, estudios de litigiosidad, e impacto económico de la defensa judicial, entre otros instrumentos.

 

24. Realizar seguimiento al cumplimiento de las sentencias condenatorias, así como de las conciliaciones o pactos de cumplimiento, transacciones u otros medios alternativos de solución de conflictos suscritos por parte de la entidad u organismo al que pertenecen, a fin de determinar las acciones preventivas o correctivas para su adecuado cumplimiento y desarrollar políticas de prevención del daño antijurídico.

 

25. Estudiar la posibilidad de aprobar o no, en los términos del parágrafo del artículo 95 de la Ley 1437 de 2011, la decisión de formular oferta de revocatoria directa de los actos administrativos demandados, antes de que se profiera sentencia de segunda instancia o única instancia dentro del curso del proceso judicial.

 

26. Conocer sobre la procedencia de la Conciliación Judicial o extrajudicial en las causas litigiosas relacionadas con temas pensionales o relativos al FPPB, de los entes liquidadas, esto es, Caja de Previsión Social Distrital – CPSD, Empresa Distrital de Transporte Urbano – EDTU, Centro Distrital de Sistematización y Servicios Técnicos SISE, Empresa Distrital de Servicios Públicos EDIS, Fondo de Educación y Seguridad Vial – FONDATT, Secretaría de Obras Públicas – SOP, relacionados con pensiones legal, convencional, sanción y otras obligaciones pensionales. En los términos de los artículos 21 y 22 del Decreto Distrital 073 de 2023, o aquel que lo modifique, adicione o sustituya.

 

27. Conocer sobre la procedencia de las acciones de repetición por pagos de condenas, conciliaciones o de cualquier otro crédito surgido de la responsabilidad patrimonial, efectuados con cargo a los recursos propios del Fondo de Pensiones Públicas de Bogotá, Distrito Capital, con posteridad al 10 de mayo de 2022 y hasta el 31 de diciembre de 2006, o con cargo a los Fondos Cuenta de Pasivos del Centro Distrital de Sistematización y Servicios Técnicos SISE y la Empresa Distrital de Transporte Urbano EDTU, que se hubieren realizado a partir del 1º de enero de 2004, de los relativos a la Empresa Distrital de Servicios Públicos EDIS y la Caja de Previsión Social del Distrito CPSD que se hubieren efectuado a partir del 15 de julio de 2022 y del Fondo de Educación y Seguridad Vial FONDATT, de condenas relacionadas con temas pensionales. En los términos del artículo 22 del Decreto Distrital 073 de 2023 o aquel que lo modifique, adicione o sustituya.

 

Artículo 4°.- Integración del Comité de Conciliación. El Comité de Conciliación del FONCEP estará conformado según lo establecido en el documento técnico adoptado mediante Resolución No. 00084 del 24 de julio de 2023, o aquél que lo modifique, adicione o sustituya. En todo caso cumpliendo lo dispuesto en el artículo 118 de la Ley 2220 de 2022.  

 

Artículo 5°. - Secretaría Técnica del Comité de Conciliación. Conforme a lo establecido en el numeral 10 del Artículo 120 de la Ley 2220 y al documento técnico adoptado mediante Resolución No. DG-00084 del 24 de julio de 2023, será elegido por parte del Comité de Conciliación. 

 

Sin perjuicio de lo anterior, en ausencias temporales o definitivas, así como en las inasistencias del secretario técnico, será reemplazado hasta su reincorporación o una nueva elección por el Subdirector Jurídico. 

 

Artículo 6°. - Imparcialidad y autonomía en la adopción de decisiones. A efectos de garantizar los principios de imparcialidad y autonomía en la adopción de sus decisiones, a los integrantes del Comité les serán aplicables las prohibiciones, causales de impedimento y recusación previstas en el ordenamiento jurídico, especialmente los artículos 39 al 45 de la Ley 1952 de 2019 y los artículos 11 y 12 de la Ley 1437 de 2011 y el artículo 130 de la Ley 2220 de 2022, las disposiciones que los reemplacen o sustituyan.

 

Artículo 7°.- Trámite de impedimentos y recusaciones. Si alguno de los integrantes del Comité de Conciliación se encuentra incurso en alguna de las causales de impedimento de que trata el artículo anterior, o cualquier otra que resulte aplicable, deberá informarlo al Comité previo a comenzar la deliberación de los asuntos sometidos a su consideración. En este evento, conforme a lo establecido en el artículo 7 del Decreto Distrital 073 de 2023 o la norma que lo reemplace o sustituya, los demás integrantes del Comité decidirán en la misma sesión sobre la procedencia del impedimento y de ello se dejará constancia en la respectiva acta. 

 

De igual manera, los integrantes del Comité podrán ser recusados, caso en el cual se dará a la recusación el mismo trámite del impedimento. 

 

Si se admitiere la causal de impedimento o recusación, y como consecuencia de ello se afectare el quórum, el Presidente del Comité podrá designar de los servidores públicos del Fondo de Prestaciones Económicas Cesantías y Pensiones FONCEP, miembros ad hoc para reemplazar a quienes se han declarado impedidos o hayan sido recusados, los cuales deberán ser del nivel directivo o asesor.

 

Parágrafo Primero. La misma fórmula establecida en el inciso final del presente artículo, se aplicará cuando un miembro se encontrare desempeñando en la entidad más de un cargo con voz y voto. Conforme a lo establecido en el artículo 7 del Decreto Distrital 073 de 2023 o la norma que lo reemplace o sustituya.

 

Parágrafo Segundo. La designación que se efectúe de miembros ad hoc se realizará en la misma sesión, de lo cual se dejará constancia en el acta.

 

Capítulo II

 

Funcionamiento del Comité

 

Artículo 8°. - Sesiones. El Comité de Conciliación se reunirá al menos dos (2) veces al mes y las sesiones se llevarán a cabo en el lugar indicado en la respectiva citación. 

 

Presentada una petición de conciliación ante la entidad, el Comité de Conciliación cuenta con quince (15) días hábiles a partir de su recibo para tomar la correspondiente decisión, la cual se comunicará en el curso de la audiencia de conciliación, aportando certificación expedida por el Secretario Técnico.

 

El Comité se reunirá extraordinariamente cuando las necesidades del servicio lo requieran, previa convocatoria que con tal propósito formule el Secretario Técnico, en los términos señalados en este reglamento.

 

Si por alguna circunstancia fuere necesario suspender la sesión, la misma deberá continuar lo más pronto posible. 

 

Artículo 9°. - Convocatoria. El Secretario Técnico del Comité convocará a los integrantes del Comité de Conciliación con al menos tres (3) días de anticipación, indicando día, hora y lugar de la reunión y el respectivo orden del día.

 

Asimismo, extenderá la invitación a funcionarios o personas cuya presencia se considere necesaria para debatir los temas puestos a consideración del Comité, sin perjuicio de lo previsto en los parágrafos primero y segundo del artículo 2.2.4.3.1.2.3 del Decreto Nacional 1069 de 2015.

 

Con la convocatoria, se deberá remitir a cada miembro del Comité las fichas técnicas, ayudas de memoria o conceptos que efectúe el abogado a quien corresponda la presentación del caso o tema puesto a consideración en el orden del día del Comité.

 

Artículo 10°. -  Quórum deliberatorio y adopción de decisiones. El Comité deliberará y decidirá con mínimo tres (3) de sus miembros permanentes. Las proposiciones serán aprobadas por la mayoría simple de los asistentes a la sesión.

En caso de empate, se someterá el asunto a una nueva votación; de persistir el empate el (la) Presidente(a) del Comité o quien haga sus veces tendrá la función de decidir el desempate.

 

Artículo 11°. - Inasistencia a las sesiones. Cuando alguno de los miembros del Comité no pueda asistir a una sesión deberá comunicarlo en oportunidad por cualquier medio verificable, al funcionario que ejerza la Secretaría Técnica, indicando las razones de su inasistencia.

 

En la correspondiente acta de cada sesión del Comité, el Secretario Técnico dejará constancia de la asistencia de los miembros e invitados, y en caso de inasistencia así lo señalará indicando la justificación presentada.

 

Parágrafo primero: En el evento en que el (la) director (a) General, quien ejerce las funciones de Presidente (a) del Comité de Conciliación, no asista a la sesión o deba ausentarse de la misma, será designado para presidir la sesión, el Ordenador del Gasto o el Subdirector Financiero y Administrativo.   

 

Artículo 12°. - Desarrollo de las sesiones. En el día, hora y lugar señalados, el Presidente del Comité instalará la sesión.

 

A continuación, el Secretario Técnico del Comité informará al Presidente sobre la extensión de las invitaciones a la sesión, las justificaciones presentadas por inasistencia, verificará el quórum y dará lectura al orden del día propuesto, el cual será sometido a consideración y aprobación del Comité, por parte del Presidente.

 

Los abogados y/o apoderados realizarán la presentación de los casos ante los integrantes del Comité de Conciliación, otorgando los elementos de juicio necesarios para la posterior deliberación y decisión absolviendo las dudas e inquietudes que se le formulen, si a ello hubiere lugar.

 

Una vez se haya surtido la presentación, los miembros y asistentes al Comité deliberarán sobre el asunto sometido a su consideración y adoptarán las determinaciones que estimen oportunas, las cuales serán de obligatorio cumplimiento para los apoderados de la entidad.

 

Efectuada la deliberación, el Secretario Técnico procederá a preguntar a cada uno de los integrantes el sentido de su voto.

 

Una vez evacuados todos los asuntos sometidos a consideración del Comité, el Secretario Técnico informará al Presidente que todos los temas han sido agotados, para que este proceda a levantar la sesión.

 

Artículo 13°. - Sesiones no presenciales. El Comité de Conciliación del Fondo de Prestaciones Económicas Cesantías y Pensiones FONCEP podrá decidir los asuntos sometidos a su consideración mediante la realización de sesiones presenciales o no presenciales.

 

Las sesiones no presenciales del Comité de Conciliación se realizarán de conformidad con el siguiente procedimiento:

 

1. El Presidente o su delegado podrá solicitar al Secretario Técnico que se adelante la sesión no presencial.

 

2. El Secretario Técnico convocará a la sesión no presencial mediante cualquier medio que garantice la recepción de la información a todos los miembros del Comité, así como a los abogados e invitados especiales que deban participar en el mismo. En dicha convocatoria se deberán precisar los asuntos a tratar y anexar la información requerida para adoptar las respectivas decisiones.

 

3. Cada uno de los miembros del Comité deberá de manera clara y expresa, manifestar su posición frente a los asuntos sometidos a su consideración ya sea de manera verbal o remitir su voto por correo electrónico u otro medio tecnológico que se encuentre a su disposición con destino al Secretario Técnico.

 

4. Una vez adoptada la decisión, en los términos descritos en el presente Reglamento, el (la) Secretario(a) Técnico(a) la informará a todos los miembros del Comité. 

 

5. De las sesiones adelantadas a través del procedimiento antes descrito, se levantará la correspondiente acta, en la cual se deberá dejar constancia del medio utilizado, así como de las decisiones adoptadas.

 

6. A las sesiones no presenciales del Comité de Conciliación se les aplicará en lo pertinente, lo dispuesto en la Ley 527 de 1999 y las normas que la modifiquen o sustituyan.

 

Artículo 14°. - Acuerdos y resoluciones. Las disposiciones generales adoptadas por el Comité de Conciliación serán Acuerdos sancionados por todos sus miembros.

 

Las disposiciones de carácter particular serán Resoluciones y se suscribirán por el Presidente del Comité y el Secretario Técnico.

 

Artículo 15°. - Salvamento y aclaración de votos. Los miembros del Comité que se aparten de las decisiones adoptadas por mayoría, deberán expresar las razones que motivan su disenso, de las cuales se dejará constancia en el Acta o en documento separado, a solicitud del disidente. Así mismo, podrán manifestar las consideraciones que estimen convenientes para explicar los fundamentos que sustentan su voto cuando aquel coincida con la decisión mayoritaria.

 

Capítulo III

 

Elaboración y Presentación de Fichas e Informes

 

Artículo16°. - Fichas técnicas en materia de conciliación. Para facilitar la presentación de los respectivos casos ante el Comité, el (la) abogado(a) que tenga a cargo la representación del asunto materia de conciliación extrajudicial o judicial deberá agotar el trámite previo y satisfacer los requisitos de forma y de contenido mínimo, que se establezcan para el efecto.

 

Los apoderados de la entidad, en el momento de recomendar si se adopta o no la conciliación u otro mecanismo alterno de solución de conflictos, deberán tener en cuenta lo dispuesto en las Leyes 2220 de 2022, vigente a partir del 30 de diciembre de 2022, 446 de 1998, 640 de 2001 y 1564 de 2012, sus decretos reglamentarios, así como en las demás disposiciones legales y reglamentarias que sean aplicables al caso.

 

La ficha técnica deberá ser diligenciada en el Sistema de Información de Procesos Judiciales - SIPROJWEB dispuesto por la Secretaría Jurídica Distrital.

 

La integridad, veracidad y fidelidad de la información y de los hechos consignados en las fichas son responsabilidad del (la) abogado(a) que elabore la correspondiente ficha. Corresponde al abogado dejar en estado terminado cada una de las fichas elaboradas, presentadas y decididas.

 

Artículo 17°. - Fichas técnicas en materia de acción de repetición. El abogado que tenga a cargo la iniciación de la acción de repetición, deberá elaborar la correspondiente ficha técnica y presentarla al Comité de Conciliación.

 

La ficha técnica deberá ser diligenciada en el Sistema de Información de Procesos Judiciales - SIPROJWEB dispuesto por la Secretaría Jurídica Distrital.

 

La integridad, veracidad y fidelidad de la información y de los hechos consignados en las fichas serán responsabilidad del (la) abogado(a) que elabore la correspondiente ficha. Corresponde al abogado dejar en estado terminado cada una de las fichas elaboradas, presentadas y decididas.

 

Artículo 18°. - Informes sobre el estudio de procedencia de llamamientos en garantía de funcionarios públicos. Conforme a lo dispuesto en el artículo 19 de la Ley 678 de 2001, modificado por el artículo 44 de la Ley 2195 de 2022, en armonía con el artículo 2.2.4.3.1.2.13 del Decreto Nacional 1069 de 2015, los apoderados del FONCEP deberán estudiar la procedencia del llamamiento en garantía para fines de repetición en los procesos judiciales de responsabilidad patrimonial y presentar el informe con la respectiva propuesta al Comité de Conciliación de manera previa a la contestación de la demanda.

 

Los apoderados mantendrán actualizado el informe inicial, para lo cual expondrán de manera oportuna al Comité las novedades del caso.

 

Artículo 19°. - Informes de gestión del Comité de Conciliación. El Secretario Técnico del Comité deberá preparar un informe de la gestión del Comité y de la ejecución de sus decisiones, que será entregado y presentado al a los miembros del Comité cada seis (6) meses. Copia de dicho informe deberá ser remitido a la Secretaría Jurídica Distrital, de conformidad con lo previsto en el numeral 24.3 del Decreto Distrital 073 del 15 de febrero de 2023.  

 

El informe deberá contener una relación de las sesiones del Comité indicando la fecha, el número de acta, los asuntos estudiados, el valor de las pretensiones, la decisión del Comité, el valor conciliado o aprobado para demandar en acción de repetición y la ejecución o desarrollo de la audiencia.

  

Artículo 20°. - Asesoría al Comité de Conciliación. De considerarse necesario, se solicitará el asesoramiento y apoyo a la Dirección Distrital de Gestión Judicial sobre aquellos casos de gran impacto y que así lo requieran acorde con el artículo 8º del Decreto 798 de 2019.  

 

Capítulo IV

 

Secretaría Técnica, Actas y Archivo

 

Artículo 21°. - Secretaría Técnica. La Secretaría Técnica del Comité de Conciliación tendrá a su cargo las siguientes funciones:

 

1. Elaborar las actas de cada sesión del Comité, las cuales deberán estar debidamente suscritas por el Presidente y el Secretario Técnico. 

 

2. Verificar el cumplimiento de las decisiones adoptadas por el Comité.

 

3. Preparar un informe de la gestión del Comité y de la ejecución de sus decisiones, que será remitido a la Secretaría Jurídica Distrital y a los demás miembros del Comité, cada seis (6) meses. 

 

4. Proyectar y someter a consideración del Comité la información que éste requiera, para la formulación y diseño de políticas de prevención del daño antijurídico y de defensa de los intereses del FONCEP.

 

5. Informar la decisión de no instaurar la acción de repetición, en los casos en que esta se adopte, al Coordinador de los agentes del Ministerio Público ante la Jurisdicción de lo Contencioso Administrativo, anexando copia de la providencia condenatoria, de la prueba de su pago y señalando el fundamento de la decisión a la página oficial de la Procuraduría General de la Nación. En todo caso, se deberá dejar constancia en el acta de las razones de la decisión de iniciar o no el proceso de repetición.

 

6. Verificar que las fichas técnicas que se someterán a consideración del Comité se encuentren en estado terminado y sean remitidas mediante el Sistema de Información de Procesos Judiciales - SIPROJWEB, además de cumplir con los lineamientos y directrices señaladas en el presente Reglamento. 

 

7. Coordinar el archivo y control de las actas del Comité, así como la introducción de esta información en el Sistema de Información de Procesos Judiciales – SIPROJWEB. 

 

8. Atender oportunamente y por orden de ingreso las peticiones para estudio del Comité asignándoles un número consecutivo.

 

9. Remitir al agente del Ministerio Público, con una antelación no inferior a cinco (5) días a la fecha fijada para la realización de la audiencia de conciliación, el acta o el certificado en el que conste la decisión del Comité de Conciliación de la entidad pública convocada sobre la solicitud de conciliación.

 

10. Enviar copia del reglamento del Comité de Conciliación a la Dirección Distrital de Gestión Judicial de la Secretaría Jurídica Distrital, e informar sobre sus modificaciones a cada apoderado del respectivo organismo o entidad, de conformidad con lo establecido en el numeral 24.5 del Decreto Distrital 073 de 2023.

 

11. Enviar a la Dirección Distrital de Política Jurídica de la Secretaría Jurídica Distrital, la información para actualizar los sistemas jurídicos de Régimen Legal de Bogotá y Procesos Judiciales de Bogotá, cada vez que se presenten cambios en la integración o reglamentación del respectivo Comité, como lo prevé el artículo 24.6 del Decreto Distrital 073 de 2023.

 

12. Convocar en el primer bimestre de cada anualidad la sesión para presentar el proyecto del plan de acción que contendrá indicadores de gestión.

 

13. Convocar en el primer trimestre de cada anualidad la sesión para la aprobación del plan de acción comprendido en el plan maestro de acciones judiciales. Acorde con lo establecido en el Decreto 556 de 2021  

 

14. Elaborar y aportar al apoderado que presentó la ficha, el certificado con la decisión adoptada por parte del Comité de Conciliación, para que asista a la audiencia de pacto o de conciliación correspondiente.  

 

15. Las demás que le sean asignadas por el Comité.

 

Artículo 22º.- Elaboración de Actas. Las actas serán elaboradas por el Secretario Técnico del Comité, quien deberá dejar constancia en ellas de una síntesis de las deliberaciones y de las decisiones adoptadas por los miembros permanentes.

 

Las fichas técnicas y todos los soportes documentales presentados para su estudio en la sesión serán parte integral de las respectivas actas.

 

Artículo 23º.- Trámite de aprobación y suscripción de Actas. El Secretario Técnico deberá remitir el proyecto de acta, a cada uno de los miembros asistentes a la respectiva sesión, por escrito o por correo electrónico, dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a su celebración, con el objeto de que aquellos remitan sus observaciones, dentro de los dos (2) días hábiles siguientes al recibo del proyecto.

 

Si dentro de este término el Secretario Técnico no recibe comentarios u observaciones al proyecto de acta, se entenderá que no existen objeciones y que el proyecto de acta fue aprobado.

 

Recibidas las observaciones, con los ajustes respectivos se elaborará el acta definitiva, la cual será suscrita por el Presidente o su delegado y el Secretario Técnico del Comité, y o por todos los demás integrantes del Comité, si así lo estiman conveniente, a más tardar dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la realización de la respectiva sesión. En este mismo periodo, se deberá proceder al registro de la respectiva acta en SIPROJ WEB.

 

Artículo 24º.- Archivos del Comité de Conciliación. El archivo del Comité de Conciliación reposará en el archivo de Gestión Documental de la Entidad. Los documentos que integran el archivo del Comité de Conciliación son públicos y podrán ser consultados, salvo las excepciones previstas en los artículos 18 y 19 de la Ley 1712 de 2014 y 129 de la Ley 2220 de 2022, según el cual los apartes de las actas en donde consten las estrategias de defensa, así como las opiniones o puntos de vista del proceso deliberativo de los miembros y/o invitados que integran el Comité o que intervienen en las sesiones del mismo, o los informes que sean catalogados como secreto profesional, gozan de reserva.

 

Para la consulta de tales documentos, los interesados deberán solicitar autorización al Secretario Técnico quien dará las instrucciones respectivas al funcionario responsable del archivo, quien deberá revisar que los documentos sean devueltos íntegramente.

 

Las solicitudes de copias auténticas de las actas y la expedición de certificaciones sobre las mismas serán tramitadas por el Secretario Técnico del Comité.

 

Parágrafo primero. La reserva no podrá ser oponible a los agentes del Ministerio Público.

 

Parágrafo segundo. Para efectos de lo dispuesto en este artículo, se entenderá que las estrategias de defensa jurídica nacional e internacional son los documentos, conceptos, lineamientos e información a los que acude la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado y/o las entidades públicas encargadas de hacer efectiva la defensa jurídica del Estado y de proteger sus intereses litigiosos.

 

Capítulo V

 

Seguimiento y Control a las Decisiones del Comité

 

Artículo 25º.- Verificación del cumplimiento de las decisiones adoptadas por el Comité. El Secretario Técnico Realizará la verificación sobre el cumplimiento y aplicación de las políticas y decisiones adoptadas por el respectivo Comité de Conciliación, y velará porque efectivamente los apoderados de la respectiva entidad u organismo realicen el diligenciamiento de las fichas técnicas en el sistema SIPROJ WEB, o en el que disponga la Secretaría Jurídica Distrital conforme al numeral 24.4 del Decreto 073 de 2023.

 

Los abogados que tengan a su cargo los respectivos asuntos deberán presentar al Secretario Técnico un informe sobre el resultado de las respectivas audiencias y de las acciones de repetición iniciadas. De conformidad con lo previsto en el Artículo 23 del Decreto Distrital 073 de 2023, corresponde a los apoderados que ejercen la representación judicial y Extrajudicial del FONCEP: 

 

1. Diligenciar en el Módulo de Conciliación de SIPROJ-WEB-BOGOTÁ o en el sistema que lo actualice o reemplace, las fichas técnicas correspondientes al medio de control, acción, clase de demanda, mecanismo alternativo de solución de conflictos o procedimiento a su cargo. En estas fichas, se deben establecer los aspectos fundamentales del caso, la exposición de sus argumentos jurídicos y/o técnicos, sus conclusiones y recomendaciones. La información de la ficha debe permitir una dinámica de análisis al interior del Comité, sin perjuicio de la posición del apoderado sobre la viabilidad de conciliar o repetir.

 

2. Realizar la entrega de la ficha técnica a la Secretaría Técnica del Comité de Conciliación con al menos tres (3) días de anticipación a la celebración del Comité de Conciliación, salvo caso excepcional, atendiendo a su exposición y/o justificación, conforme a los procedimientos y formas establecidas por el reglamento interno de cada entidad u organismo. 

 

3. Presentar un estudio sobre los antecedentes judiciales con la jurisprudencia relacionada, si a ello hubiere lugar, acorde con la especialidad del caso.

 

4. Las decisiones adoptadas por el Comité de Conciliación de la entidad, serán de obligatorio cumplimiento para sus apoderados.

 

Los apoderados adjuntarán a sus informes una copia de la diligencia y del auto que aprobó o improbó la respectiva conciliación.

 

Capítulo VI

 

Prevención del Daño Antijurídico

 

Artículo 26º.- Prevención del daño antijurídico y políticas para la defensa judicial del FONCEP. Sin perjuicio de las demás funciones encomendadas al Comité de Conciliación, éste deberá reunirse mínimo dos (2) veces al año, con el objeto de proponer los correctivos que se estimen necesarios para prevenir la causación de los daños antijurídicos en que ha sido condenado el FONCEP o en los procesos que haya decidido conciliar.

 

Para tal propósito se adelantará el procedimiento establecido en la Directiva 25 de 2018 “a través de la cual se emiten lineamientos metodológicos para la formulación y adopción de la Política de Prevención del Daño Antijurídico por parte de los Comités de Conciliación de organismos y entidades distritales”.

 

Artículo 27º.- Indicador de gestión. En concordancia con lo establecido en el artículo 2.2.4.3.1.2.7 del Decreto Nacional 1069 de 2015, la prevención del daño antijurídico será considerada como un indicador de gestión y con fundamento en él se asignarán las responsabilidades al interior del FONCEP. El Comité de Conciliación efectuará seguimiento respecto de este indicador.

 

Capítulo VII

 

Disposiciones Finales

 

Artículo 28º.- Vigencia y Derogatorias. El presente acuerdo regirá a partir del día siguiente a la fecha de su expedición y deroga los Acuerdos del Comité de Conciliación No. 02 de 2019, 01 de 2022 y las demás disposiciones que lo contraríen. 

 

Dado en Bogotá, D.C., a los 16 días del mes de noviembre del año 2023.

 

MARÍA PIERINA GONZÁLEZ FALLA

 

Directora General

 

MARÍA CLEMENCIA ANGULO GONZÁLEZ

Subdirectora de Prestaciones Económicas^[1]

 

JAIME ALBERTO RODRÍGUEZ MARÍN

 

Subdirector Financiero y Administrativo

 

SIMÓN RODRÍGUEZ SERNA

 

Subdirector Jurídico

 

JENNIFER RODRÍGUEZ GUTIÉRREZ

 

Gerente de Pensiones (E)

 

ELIZABETH VALBUENA SÁNCHEZ

 

Secretaria Técnica

 

NOTA: Ver norma original en Anexos.

 

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