RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

ACUERDO 001 DE 2023

 

(Octubre 24)

 

Por el cual se modifica el Reglamento Interno del Comité de Conciliación de la Secretaría Distrital del Hábitat

 

EL COMITÉ DE CONCILIACIÓN DE LA SECRETARÍA DISTRITAL DEL HÁBITAT

 

En ejercicio de sus facultades legales y reglamentarias, en especial las conferidas por el numeral 10° del artículo 2.2.4.3.1.2.5 del Decreto Nacional 1069 de 26 de mayo de 2015, modificado por el artículo 2° del Decreto Nacional 1167 del 19 de julio de 2016: el capítulo 6° de la Resolución 466 del 6 de noviembre de 2020 de la Secretaria Distrital del Hábitat el artículo 2o de la Resolución 253 del 23 de abril de 2021 de la Secretaria Distrital del Hábitat; la Resolución 889 del 20 de diciembre de 2021 de la Secretaria Distrital del Hábitat; el numeral 11 del artículo 120 de la Ley 2220 de 30 de junio de 2022; y, el artículo 3o del Decreto Distrital 073 de 15 de febrero de 2023.

 

CONSIDERANDO:

 

Que el Comité de Conciliación es una instancia administrativa que actúa como sede de estudio, análisis y formulación de políticas sobre prevención del daño antijurídico y defensa de los intereses de la entidad.

 

Que el artículo 2.2.4.3.1.2.5 del Decreto Único Reglamentario 1069 de 2015 señala que el Comité de Conciliación ejercerá, entre otras funciones, las de: "1. Formular y ejecutar políticas de prevención del daño antijurídico; 2. Diseñar las políticas generales que orientarán la defensa de los intereses de la entidad; (...) 4. Fijar directrices institucionales para la aplicación de los mecanismos de arreglo directo, tales como la transacción y la conciliación, sin perjuicio de su estudio y decisión en cada caso concreto; 5. Determinar, en cada caso, la procedencia o improcedencia de la conciliación y señalar la posición institucional que fije los parámetros dentro de los cuales el representante legal o el apoderado actuarán en las audiencias de conciliación (...); 7. Evaluar la procedencia o improcedencia del llamamiento en garantía con fines de repetición; 8. Definir los criterios para la selección de abogados externos que garanticen su idoneidad para la defensa de los intereses públicos (...)".

 

Que el artículo 117 de la Ley 2220 de 2022 establece que el Comité de Conciliación actuará como sede de estudio, análisis y formulación de políticas sobre prevención del daño antijurídico y defensa de los intereses de la entidad.

 

Que mediante Acuerdo 001 del 12 de octubre de 2001, se adoptó el Reglamento Interno del Comité de Conciliación de la Secretaría Distrital del Hábitat, el cual fue modificado el Acuerdo 001 del 25 de febrero de 2022.

Que el Decreto Distrital 073 de 2023 establece las directrices y lineamientos en materia de conciliación y comités de conciliación en el Distrito Capital; además, el artículo 8° de la citada norma define las competencias de los Comités de Conciliación referidas a la representación judicial y extrajudicial del Distrito Capital de Bogotá.

 

Que con ocasión de la expedición del Decreto Distrital 073 de 2023, por el cual se establecen directrices y lineamientos dirigidos a los Comités de Conciliación en el Distrito Capital de Bogotá, se hace necesario actualizar el Reglamento Interno del Comité de Conciliación.

 

Que el texto del presente reglamento se discutió y aprobó en sesión del Comité de Conciliación n.° 24 del 24 de octubre de 2023, en la que fue aprobado y firmado.

 

En mérito de lo expuesto, los miembros del Comité de Conciliación de la Secretaría Distrital del Hábitat,

 

ACUERDAN:

 

Capítulo I

 

Disposiciones Generales

 

Artículo 1°. - Actualización. Actualizar el Reglamento Interno del Comité de Conciliación de la Secretaría Distrital del Hábitat contenido en los artículos siguientes.

 

Artículo 2°. - Principios rectores. Los miembros permanentes del Comité de Conciliación de la Secretaría Distrital del Hábitat y los servidores públicos que intervengan en sus sesiones, en calidad de invitados obrarán inspirados en los principios de: legalidad, igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad e imparcialidad, y tendrán como propósito fundamental proteger los intereses de la entidad y el patrimonio público.

 

Artículo 3°. - Funciones del Comité de Conciliación. El Comité de Conciliación de la Secretaría Distrital del Hábitat tendrá a su cargo las siguientes funciones:

 

1. Aprobar en el primer trimestre del año el Plan de Acción Anual del Comité de Conciliación, de conformidad con los lineamientos contenidos en el Documento especializado n.° 17 de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado.

 

2. Pronunciarse oportunamente sobre la procedencia o improcedencia de presentar propuestas de pacto de cumplimiento para los casos en los cuales el medio de control sea entre particulares y el Distrito Capital de Bogotá no sea parte.

 

3. Verificar la intervención de la Secretaría Jurídica Distrital, cuando se someta a estudio el agotamiento de la conciliación entre entidades distritales, para que a través de una negociación interadministrativa se procure un acuerdo voluntario que ponga fin a la controversia.

 

4. Decidir en última instancia cuando no exista una posición unificada, sobre la procedencia de la conciliación o el respectivo mecanismo alternativo de solución de conflictos, cuando el asunto judicial o extrajudicial interese a más de una entidad u organismo del nivel central, se deberá remitir la posición institucional al Comité de Conciliación del organismo que lleva la representación judicial o extrajudicial. Para estos efectos, el (la) apoderado(a) que ejerza la representación judicial o extrajudicial del asunto requerirá el (los) pronunciamiento(s) respectivo(s) del (de los) Comité(s) de Conciliación, que servirán de fundamento para el estudio técnico que concluirá con la recomendación de presentar o no fórmula conciliatoria o propuesta de pacto de cumplimiento, según sea el caso.

 

5. Aprobar metodologías de costo beneficio diseñadas para evaluar los asuntos susceptibles de conciliación, de acuerdo de terminación anticipada de procesos judiciales, o del inicio de acciones de recuperación de recursos públicos, para lo cual se tendrá en cuenta el precedente judicial por supuestos fácticos análogos, estudios de litigiosidad, e impacto económico de la defensa judicial, entre otros instrumentos.

 

6. Realizar el seguimiento al cumplimiento de las sentencias condenatorias, así como de las conciliaciones o pactos de cumplimiento, transacciones u otros medios alternativos de solución de conflictos suscritos por parte de la Secretaría, con el fin de determinar las acciones preventivas o correctivas para su adecuado cumplimiento y desarrollar políticas de prevención del daño antijurídico.

 

7. Estudiar la posibilidad de aprobar o no, en los términos del parágrafo del artículo 95 de la Ley 1437 de 2011, la decisión de formular oferta de revocación directa de los actos administrativos demandados, antes de que se profiera sentencia de segunda instancia o única instancia dentro del curso del proceso judicial.

 

8. Decidir sobre la procedencia de la acción de repetición y determinar la procedencia o improcedencia del llamamiento en garantía con fines de repetición, para lo cual observarán las reglas y plazos establecidos en Ley 678 de 2001, modificadas por el capítulo VII de la Ley 2195 de 2022.

 

9. Diseñar políticas generales para la orientación de la defensa de los intereses de la Secretaría, así como fijar directrices institucionales para la aplicación de los mecanismos alternativos de solución de conflictos acorde con las acciones dispuestas en el artículo 20 del Decreto Distrital 556 de 2021 "Por medio del cual se adopta el Plan Maestro de Acciones para la Recuperación del Patrimonio del Distrito Capital”.

 

10. Estudiar y evaluar los procesos que cursen o hayan cursado en contra de la Secretaría Distrital del Hábitat, para determinar las causas generadoras de los conflictos; el índice de condenas; los tipos de daño por los cuales resulta demandada o condenada; y las deficiencias en las actuaciones procesales por parte de los apoderados(as), con el objeto de proponer correctivos.

 

11. Determinar la procedencia o improcedencia de la conciliación y señalar la posición de la Secretaría Distrital del Hábitat que fije los parámetros dentro de los cuales el (la) apoderado(a) actuará en las audiencias de conciliación, de pacto de cumplimiento, audiencias en sede judicial, previo análisis de las pautas jurisprudenciales consolidadas, de manera que sirvan de fundamento para la evaluación de la posible conciliación en aquellos casos donde exista identidad de supuestos con la jurisprudencia reiterada, atendiendo lo establecido en el numeral 5° del artículo 2.2.4.3.1.2.5 del Decreto Nacional 1069 de 2015.

 

12. Determinar dentro de un término no superior a cuatro (4) meses siguientes al pago total o al pago de la última cuota efectuada por la Secretaría Distrital del Hábitat, sobre la procedencia, mediante decisión motivada, de iniciar o no la acción de repetición en los procesos que hayan sido fallados en contra de la Entidad.

 

13. Determinar la procedencia del llamamiento en garantía en los procesos judiciales de responsabilidad patrimonial o con fines de repetición, de acuerdo al informe que deberá ser presentado por el apoderado del litigio.

 

14. Analizar y decidir, a solicitud de alguno de sus miembros, sobre los casos en los que se hayan presentado posibles daños o delitos que afecten el patrimonio de la entidad u organismo distrital.

 

15. Estudiar la viabilidad de aprobar el análisis y los argumentos que sustenten la oposición o no de los principios de oportunidad, los preacuerdos, las negociaciones e incidentes de reparación integral, que serán presentados ante el juez penal correspondiente; así como, analizar y decidir frente a la oposición de la solicitud de preclusión presentada por la Fiscalía o por la defensa. Lo anterior, de acuerdo con los posibles daños o delitos que afecten el patrimonio de la entidad.

 

16. Definir los criterios para la selección de abogados externos, que garanticen su idoneidad para la defensa de los intereses públicos, y realizar seguimiento sobre los procesos a ellos encomendados.

 

17. Designar a un(a) profesional en derecho que ejercerá la Secretaría Técnica del Comité, con prevalencia de un abogado de la Subsecretaría Jurídica.

 

18. Definir criterios para que la Secretaría analice el costo beneficio de iniciar un medio de control y la constitución como víctima en el proceso penal para la recuperación del patrimonio público, de acuerdo con los siguientes parámetros: i) cuantía del daño para la Entidad y los gastos del proceso; ii) la connotación pública o social; iii) la existencia de pruebas o documentos que soporten el daño; iv) el valor de los honorarios del abogado y del perito, de ser necesario; v) que provenga de hechos o conductas corruptas; y, vi) la complejidad del problema jurídico.

 

19. Dictar su propio reglamento.

 

Parágrafo: Asimismo, se tendrá en cuenta las líneas decisionales señaladas en el artículo 18 del Decreto Distrital 073 de 2023, o el que lo modifique.

 

Artículo 4°. - Integración del Comité de Conciliación. El Comité de Conciliación de la Secretaría Distrital del Hábitat estará conformado por los siguientes servidores públicos:

 

1. El(la) Secretario(a) Distrital del Hábitat o su delegado, quien lo presidirá

 

2. El(la) Subsecretario(a) Jurídico(a)

 

3. El(la) Subsecretario(a) de Planeación y Política

 

4. El(la) Subsecretario(a) de Gestión Corporativa

 

5. El(la) Subsecretario(a) de Coordinación Operativa

 

Parágrafo Primero. La asistencia de los miembros permanentes del Comité de Conciliación es obligatoria y no es delegable, excepto para el (la) Secretario (a) Distrital del Hábitat.

 

Parágrafo Segundo. El (la) Jefe de la Oficina de Control Interno de la Secretaría Distrital del Hábitat y el (la) representante o delegado de la Secretaría Jurídica Distrital concurrirán como invitados permanentes a las sesiones del Comité, previa convocatoria, solo con derecho a voz, y participará para verificar el cumplimiento del artículo 2.2.4.3.1.2.12 del Decreto Nacional 1069 de 2015, la Ley 2220 de 2022 o la norma que los modifique, adicione o sustituya.

 

Parágrafo Tercero. Asistirán como invitados a las sesiones del Comité, los(as) servidor(as), apoderados (as) o personas cuya presencia se considere necesaria para la mejor comprensión de los asuntos sobre los que deban debatir los miembros del Comité de Conciliación. Las invitaciones efectuadas a los (las) servidores(as) públicos(as) distritales serán de obligatoria aceptación y cumplimiento.

 

Artículo 5°. - Secretaría Técnica del Comité de Conciliación. La Secretaría Técnica estará en principio a cargo de un(a) abogado(a) de la Subsecretaría Jurídica.

 

Artículo 6°. - Imparcialidad y autonomía en la adopción de decisiones. A efectos de garantizar los principios de imparcialidad y autonomía en la adopción de sus decisiones, a los(as) integrantes del Comité les serán aplicables las prohibiciones, causales de impedimento y recusación previstas en el ordenamiento jurídico, especialmente los artículos 39 al 45 de la Ley 1952 de 2019 y el artículo 11 de la Ley 1437 de 2011, y las disposiciones que los reemplacen o sustituyan.

 

Artículo 7°.- Trámite de impedimentos y recusaciones. Si alguno de los(as) integrantes del Comité de Conciliación se encuentra incurso en alguna de las causales de impedimento de que trata el artículo anterior, deberá informarlo al Comité previo a comenzar la deliberación de los asuntos sometidos a su consideración. En este evento, los demás integrantes del Comité decidirán en la misma sesión sobre la procedencia del impedimento y de ello se dejará constancia en la respectiva acta.

 

De igual manera, los integrantes del Comité podrán ser recusados, caso en el cual se dará a la recusación el mismo trámite del impedimento.

 

Si se admitiere la causal de impedimento o recusación, y como consecuencia de ello se afectare el quórum, el (la) Presidente(a) del Comité podrá designar de los servidores públicos de la Secretaría Distrital del Hábitat miembros ad hoc para reemplazar a quien(es) se ha(n) declarado impedido(s) o hayan sido recusados, los cuales deberán ser del nivel directivo y/o asesor.

 

Parágrafo. La designación que se efectúe de miembros ad hoc se realizará en la misma sesión, de lo cual se dejará constancia en el acta.

 

Capítulo II

 

Funcionamiento del Comité

 

Artículo 8°. - Sesiones. El Comité de Conciliación se reunirá dos (2) veces al mes y las sesiones se llevarán a cabo de forma virtual o presencial en el lugar indicado en la respectiva citación.

 

Presentada una petición de conciliación ante la Entidad, el Comité de Conciliación cuenta con quince (15) días hábiles a partir de su recibo para tomar la correspondiente decisión, la cual se comunicará en el curso de la audiencia de conciliación, aportando copia auténtica de la respectiva acta o certificación expedida por el (la) Secretario(a) Técnico(a).

 

El Comité se reunirá extraordinariamente cuando las necesidades del servicio lo requieran, o cuando lo estime conveniente uno de los integrantes, previa convocatoria que con tal propósito formule la Secretaría Técnica, en los términos señalados en este reglamento.

 

Si por alguna circunstancia fuere necesario suspender la sesión, la misma deberá continuar a más tardar dentro de los dos (2) días hábiles siguientes, sin más citación que la que se efectúe dentro de la reunión. No obstante, de manera excepcional y de acuerdo con las circunstancias analizadas por el Comité, los miembros podrán definir una fecha posterior a los dos (2) días.

 

Artículo 9°. - Convocatoria. De manera ordinaria, el (la) Secretario(a) Técnico(a) del Comité procederá a convocar a los integrantes del Comité de Conciliación con al menos tres (3) días de anticipación, indicando día, hora y lugar o enlace de la reunión y el respectivo orden del día.

 

Asimismo, extenderá la invitación a los(as) funcionarios(as) o personas cuya presencia se considere necesaria para debatir los temas puestos a consideración del Comité, sin perjuicio de lo previsto en los parágrafos primero y segundo del artículo 2.2.4.3.1.2.3 del Decreto Nacional 1069 de 2015.

 

Con la convocatoria, se deberá remitir a cada miembro del Comité las fichas técnicas, ayudas de memoria o conceptos que efectúe el abogado a quien corresponda la presentación del caso o tema puesto a consideración en el orden del día del Comité.

 

Artículo 10°. - Formalidad de la convocatoria. Los integrantes del Comité de Conciliación podrán abstenerse de recibir la citación cuando no esté acompañada del respectivo orden del día y las fichas técnicas, ayudas de memoria o conceptos de que trata el artículo anterior.

 

Artículo 11°. - Quórum deliberatorio y adopción de decisiones. El Comité deliberará decidirá y con mínimo tres (3) de sus miembros permanentes. Las proposiciones serán aprobadas por la mayoría simple de los asistentes a la sesión.

 

En caso de empate, se someterá el asunto a una nueva votación; de persistir el empate el (la) Presidente(a) del Comité o quien haga sus veces tendrá la función de decidir el desempate.

 

Artículo 12°. - Inasistencia a las sesiones. Cuando alguno de los miembros del Comité no pueda asistir a una sesión deberá comunicarlo en oportunidad por cualquier medio verificable, a quien ejerza la Secretaría Técnica, indicando las razones de su inasistencia.

 

En la correspondiente acta de cada sesión del Comité, el (la) Secretario(a) Técnico(a) dejará constancia de la asistencia de los miembros e invitados, y en caso de inasistencia así lo señalará indicando la justificación presentada.

 

Artículo 13°. - Desarrollo de las sesiones. En el día, hora y lugar señalados, el (la) Secretario(a) Técnico(a) del Comité instalará la sesión; informará sobre la extensión de las invitaciones a la sesión dará (en caso de presentarse); presentará las justificaciones por inasistencia; verificará el quórum; y, lectura al orden del día propuesto, el cual será sometido a consideración y aprobación del Comité.

 

Los(as) abogados(as) y/o apoderados(as) realizarán la presentación de los casos ante los integrantes del Comité de Conciliación, con el aporte de los elementos de juicio necesarios para la posterior deliberación y decisión y absolverán las dudas e inquietudes que se les formulen, si a ello hubiere lugar.

 

Una vez se haya surtido la presentación, los miembros y asistentes al Comité deliberarán sobre el asunto sometido a su consideración y adoptarán las determinaciones que estimen oportunas, las cuales serán de obligatorio cumplimiento para los apoderados de la Entidad.

 

Efectuada la deliberación, el (la) Secretario(a) Técnico(a) procederá a preguntar a cada uno de los integrantes el sentido de su voto.

 

Una vez evacuados todos los asuntos sometidos a consideración del Comité, el (la) Secretario(a) Técnico(a) procederá a levantar la sesión.

 

Artículo 14°. - Sesiones presenciales y virtuales. El Comité de Conciliación de la Secretaría Distrital del Hábitat podrá decidir los asuntos sometidos a su consideración mediante la realización de sesiones presenciales o virtuales. Las sesiones virtuales se realizarán mediante correo electrónico o por plataforma (teams o con la que cuente la Secretaría).

 

La forma de realización se informará en la citación al respectivo Comité para las sesiones presenciales o virtuales en directo, a través de la plataforma teams, o con la que se cuente para el efecto.

 

Para las sesiones por correo electrónico se podrá adelantar de la siguiente manera:

 

1. El (la) Presidente(a) o su delegado(a) podrá solicitar al (la) Secretario(a) Técnico(a) que se adelante la sesión por correo electrónico o el Comité en sesión presencial o virtual podrá decidir la continuación de la sesión o próxima sesión por esta vía.

 

2. El (la) Secretario(a) Técnico(a) convocará a la sesión, mediante cualquier medio que garantice la recepción de la información a todos los miembros del Comité, así como a los abogados e invitados especiales que deban participar en el mismo. En dicha convocatoria se deberán precisar los asuntos a tratar y anexar la información requerida para adoptar las respectivas decisiones.

 

3. Cada uno de los miembros del Comité deberá, de manera clara y expresa, manifestar su posición frente a los asuntos sometidos a su consideración y remitir su voto al Secretario Técnico, por correo electrónico u otro medio tecnológico que se encuentre a su disposición.

 

4. Una vez adoptada la decisión, en los términos descritos en el presente Reglamento, el (la) Secretario(a) Técnico(a) la informará a todos los miembros del Comité.

 

5. De las sesiones adelantadas a través del procedimiento antes descrito, se levantará la correspondiente acta, en la cual se deberá dejar constancia del medio utilizado, así como de las decisiones adoptadas.

 

6. A las sesiones no presenciales del Comité de Conciliación, mediante correo electrónico, se les aplicará en lo pertinente, lo dispuesto en la Ley 527 de 1999 y las normas que la modifiquen o sustituyan.

 

Artículo 15°. - Discusión de asuntos de impacto distrital o de interés de otro organismo o entidad distrital. Cuando se sometan a consideración del Comité de Conciliación asuntos de impacto distrital o en los que tenga interés otra entidad u organismo distrital, podrá convocarse al Comité de Conciliación como invitado especial con derecho a voz pero sin voto, al menos a un (1) representante del organismo o entidad distrital comprometida en el caso, quien debe pertenecer al nivel directivo y ser designado por el (la) Secretario(a) de Despacho, Director(a) de Departamento Administrativo o Alcalde(sa) Local, según corresponda.

 

Artículo 16°. - Trámite de proposiciones. Las recomendaciones de las fichas técnicas presentadas por los apoderados se tramitarán como proposiciones para la deliberación y decisión de los miembros del Comité de Conciliación.

 

Los miembros o asistentes a la sesión del Comité podrán presentar proposiciones sustitutivas o aditivas a las antes indicadas.

 

El mismo trámite se surtirá para la adopción del reglamento y de las directrices y políticas a cargo del Comité.

 

Artículo 17°. - Acuerdos y resoluciones. Las disposiciones generales adoptadas por el Comité de Conciliación serán Acuerdos sancionados por todos sus miembros.

 

Las disposiciones de carácter particular serán Resoluciones y se suscribirán por el (la) Presidente(a) del Comité y el (la) Secretario(a) Técnico(a).

 

Artículo 18°. - Salvamento y aclaración de votos. Los miembros del Comité que se aparten de las decisiones adoptadas por mayoría, deberán expresar las razones que motivan su disenso, de las cuales se dejará constancia en el Acta o en documento separado, a solicitud del disidente. Asimismo, podrán manifestar las consideraciones que estimen convenientes para explicar los fundamentos que sustentan su voto cuando aquel coincida con la decisión mayoritaria.

 

Capítulo III

 

Elaboración y Presentación de Fichas e Informes

 

Artículo 19°. - Fichas técnicas en materia de conciliación. Para facilitar la presentación de los respectivos casos ante el Comité, el (la) abogado(a) que tenga a cargo la representación del asunto materia de conciliación extrajudicial o judicial deberá hacer una presentación de diapositivas en las cuales obren los puntos más relevantes de la ficha.

 

Los(as) apoderados(as) de la entidad, en el momento de conceptuar si se adopta o no la conciliación u otro mecanismo alterno de solución de conflictos, deberán tener en cuenta lo dispuesto en las Leyes 2220 de 2022 y 1564 de 2012, sus decretos reglamentarios, así como en las demás disposiciones legales y reglamentarias que sean aplicables al caso.

 

La ficha técnica deberá ser diligenciada en el Sistema de Información de Procesos Judiciales SIPROJWEB dispuesto por la Secretaría Jurídica Distrital.

 

La integridad, veracidad y fidelidad de la información y de los hechos consignados en las fichas son responsabilidad del (la) abogado(a) que elabore la correspondiente ficha.

 

Artículo 20°. - Fichas técnicas en materia de acción de repetición. El (la) abogado (a) que tenga a cargo la iniciación de la acción de repetición, deberá elaborar la correspondiente ficha técnica y presentarla al Comité de Conciliación.

 

La ficha técnica deberá ser diligenciada en el Sistema de Información de Procesos Judiciales - SIPROJWEB dispuesto por la Secretaría Jurídica Distrital.

 

La integridad, veracidad y fidelidad de la información y de los hechos consignados en las fichas serán responsabilidad del (la) abogado(a) que elabore la correspondiente ficha.

 

Artículo 21°. - Informes sobre el estudio de procedencia de llamamientos en garantía de funcionarios públicos. Conforme a lo dispuesto en el artículo 19 de la Ley 678 de 2001, modificado por el artículo 44 de la Ley 2195 de 2022, en armonía con el artículo 2.2.4.3.1.2.13 del Decreto Nacional 1069 de 2015, los apoderados de la Secretaría Distrital del Hábitat deberán estudiar la procedencia del llamamiento en garantía para fines de repetición en los procesos judiciales de responsabilidad patrimonial y presentar el informe con la respectiva propuesta al Comité de Conciliación de manera previa a la contestación de la demanda.

 

Los apoderados mantendrán actualizado el informe inicial, para lo cual expondrán de manera oportuna al Comité las novedades del caso.

 

Artículo 22°. Informes de gestión del Comité de Conciliación. El (la) Secretario(a) Técnico(a) del Comité con apoyo de los abogados de defensa judicial deberán presentar ante el Comité un informe semestral de la deliberación del Comité y de la ejecución de sus decisiones, con corte a junio y diciembre de cada vigencia.

El informe deberá contener una relación de las sesiones del Comité indicando la fecha, el número de acta, los asuntos estudiados, el valor de las pretensiones, la decisión del Comité, el valor conciliado o aprobado para demandar en acción de repetición y la ejecución o desarrollo de la audiencia indicando si fue o no aprobado el acuerdo conciliatorio.

 

Capítulo IV

 

Secretaría Técnica, Actas y Archivo

 

Artículo 23°. - Secretaría Técnica. La Secretaría Técnica del Comité de Conciliación tendrá a su cargo las siguientes actividades:

 

1. Elaborar las actas de cada sesión del Comité, las cuales deberán estar debidamente suscritas por el (la) Presidente(a) y el (la) Secretario(a) Técnico (a).

 

2. Verificar el cumplimiento de las decisiones adoptadas por el Comité.

 

3. Preparar un informe de la gestión del Comité y de la ejecución de sus decisiones, que será entregado a los integrantes del Comité cada seis (6) meses.

 

4. Proyectar y someter a consideración del Comité, la información que éste requiera para la formulación y diseño de políticas de prevención del daño antijurídico y de defensa de los intereses de la Secretaría Distrital del Hábitat.

 

5. Informar al Coordinador de los agentes del Ministerio Público ante la Jurisdicción de lo Contencioso Administrativo la decisión de no instaurar la acción de repetición, en los casos en que esta se adopte, anexando copia de la providencia condenatoria, de la prueba de su pago y señalando el fundamento de la decisión a la dirección electrónica www.procuraduria.gov.co. En todo caso, se deberá dejar constancia en el acta de las razones de la decisión de iniciar o no el proceso de repetición.

 

6. Verificar que las fichas técnicas que se someterán a consideración del Comité se encuentren en estado terminado y sean remitidas mediante el Sistema de Información de Procesos Judiciales SIPROJWEB; además, cumplir con los lineamientos y directrices señaladas en el presente Reglamento.

 

7. Coordinar el archivo y control de las actas del Comité, así como la introducción de esta información en el Sistema de Información de Procesos Judiciales - SIPROJWEB, de conformidad con los criterios establecidos en el artículo 24.4 del Decreto Distrital 073 de 2023 o sus modificatorios.

 

8. Atender oportunamente y por orden de ingreso las peticiones para estudio del Comité asignándoles un número consecutivo.

 

9. Remitir al con una antelación no inferior a cinco (5) días a la fecha fijada para la realización de la audiencia de conciliación, el extracto del acta o el certificado en el que conste la decisión del Comité de Conciliación de la entidad pública convocada sobre la solicitud de conciliación.

 

10. Enviar copia del reglamento del Comité de Conciliación a la Dirección Distrital de Gestión Judicial de la Secretaría Jurídica Distrital e informar sobre sus modificaciones a cada apoderado del respectivo organismo o entidad, de conformidad con lo establecido en el artículo 24.5 del Decreto Distrital 073 de 2023 o sus modificaciones.

 

11. Enviar a la Dirección Distrital de Política Jurídica de la Secretaría Jurídica Distrital, la información para actualizar los sistemas jurídicos de Régimen Legal de Bogotá y Procesos Judiciales de Bogotá, cada vez que se presenten cambios en la integración o reglamentación del respectivo Comité.

 

12. Convocar en el primer bimestre de cada anualidad la sesión para presentar el proyecto del plan de acción que contendrá indicadores de gestión.

 

13. Elaborar y aportar al apoderado que presentó la ficha, el certificado con la decisión adoptada por parte del Comité de Conciliación, para que asista a la audiencia de pacto o de conciliación correspondiente.

 

14. Las demás que le sean asignadas por el Comité.

 

Parágrafo: En todo caso se tendrá en cuenta las funciones señaladas en el artículo 121 de la Ley 2220 de 2022 y el artículo 24 del Decreto Distrital 073 de 2023, o sus modificaciones.

 

Artículo 24°. Elaboración de actas. Las actas serán elaboradas por el (la) Secretario(a) Técnico(a) del Comité, quien deberá dejar constancia en ellas de una síntesis de las deliberaciones y de las decisiones adoptadas por los miembros permanentes.

 

Las fichas técnicas y todos los soportes documentales presentados para su estudio en la sesión serán parte integral de las respectivas actas.

 

Artículo 25°. Trámite de aprobación y suscripción de Actas. El (la) Secretario(a) Técnico(a) deberá remitir el proyecto de acta, a cada uno de los miembros asistentes a la respectiva sesión, por escrito o por correo electrónico, dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a su celebración, con el objeto de que aquellos remitan sus observaciones, dentro de los dos (2) días hábiles siguientes al recibo del proyecto.

 

Si dentro de este término el (la) Secretario(a) Técnico(a) no recibe comentarios u observaciones al proyecto de acta, se entenderá que no existen objeciones y que el proyecto de acta fue aprobado.

 

Recibidas las observaciones, con los ajustes respectivos se elaborará el acta definitiva, la cual será suscrita por el (la) Presidente(a) o su delegado(a) y el (la) Secretario(a) Técnico(a) del Comité, a más tardar dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la realización de la respectiva sesión. En este mismo periodo, se deberá proceder al registro de la respectiva acta en SIPROJWEB.

 

Artículo 26°. Certificaciones de Política. Cuando la decisión del Comité haya dispuesto o creado una política de defensa judicial o línea de decisión adoptada por éste, el (la) Subsecretario(a) Jurídico(a) y el (la) Secretario(a) Técnico(a) del Comité deberán expedir la correspondiente certificación de aplicación de política o línea de decisión que aplicará para el caso concreto.

 

Parágrafo: En los eventos en que no sea posible la suscripción de la certificación de política o línea de defensa por el (la) Subsecretario (a) Jurídico (a) la misma podrá ser firmada por el (la) Presidente(a) del Comité o su delegado (a).

 

Artículo 27°. Archivos del Comité de Conciliación y de su Secretaría Técnica. La documentación del Comité de Conciliación y el de su Secretaría Técnica reposarán en el archivo de la Subsecretaría Jurídica, conforme a las reglas de gestión documental que le sean aplicables.

 

Los documentos que integran el archivo del Comité de Conciliación son públicos y podrán ser consultados en la Dirección Distrital de Gestión Judicial, salvo lo previsto en los artículos 18 y 19 de  la Ley 1712 de 2014 y 129 de la Ley 2220 de 2022, según el cual los apartes del acta en donde consten las estrategias de defensa, así como las opiniones o puntos de vista del proceso deliberativo de los miembros y/o invitados que integran el Comité o que intervienen en las sesiones del mismo, o los informes que sean catalogados como secreto profesional, gozan de reserva.

 

Para la consulta de tales documentos, los interesados deberán solicitar autorización al (a la) Secretario(a) Técnico(a), quién dará las instrucciones respectivas al servidor y/o contratista responsable del archivo de la Subsecretaría Jurídica, quién deberá revisar que los documentos sean devueltos íntegramente.

 

Las solicitudes de copias auténticas de las actas y la expedición de certificaciones sobre las mismas serán tramitadas por el (la) Secretario(a) Técnico(a) del Comité.

 

Parágrafo primero. La reserva no podrá ser oponible a los agentes del Ministerio Público.

 

Parágrafo segundo. Para efectos de lo dispuesto en este artículo, se entenderá que las estrategias de defensa jurídica nacional e internacional son los documentos, conceptos, lineamientos e información a los que acude la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado y/o las entidades públicas encargadas de hacer efectiva la defensa jurídica del Estado y de proteger sus intereses litigiosos.

 

Capítulo V

 

Seguimiento y Control a las Decisiones del Comité

 

Artículo 28°. Verificación del cumplimiento de las decisiones adoptadas por el Comité. Corresponde al (la) Secretario(a) Técnico(a) del Comité de Conciliación verificar el cumplimiento de las decisiones adoptadas por el Comité, para lo cual presentará a los miembros informes cada seis (6) meses.

 

Los abogados que tengan a su cargo los respectivos asuntos deberán presentar al (la) Secretario(a) Técnico(a) un informe sobre el resultado de las respectivas audiencias y de las acciones de repetición iniciadas.

 

Los(as) apoderados(as) adjuntarán a sus informes una copia de la diligencia y del auto que aprobó o improbó la respectiva conciliación.

 

Capítulo VI

 

Prevención del Daño Antijurídico

 

Artículo 29°. Prevención del daño antijurídico y políticas para la defensa judicial de la Secretaría Distrital del Hábitat. Sin perjuicio de las demás funciones encomendadas al Comité de Conciliación, éste deberá reunirse mínimo dos (2) veces al año, con el objeto de proponer los correctivos que se estimen necesarios para prevenir la causación de los daños antijurídicos en que ha sido condenada la Secretaría Distrital del Hábitat o en los procesos que haya decidido conciliar.

 

Para tal propósito se adelantará el procedimiento establecido en la Circular 062 de 2022 "Banco Virtual de Políticas de Conciliación y Políticas de Prevención del Daño Antijurídico de las Entidades y Organismos distritales".

 

Artículo 30°. Indicador de gestión. En concordancia con lo establecido (sic) artículo 2.2.4.3.1.2.7 del Decreto Nacional 1069 de 2015, la prevención del daño antijurídico será considerada como un indicador de gestión y con fundamento en él se asignarán las responsabilidades al interior de la Secretaría Distrital del Hábitat. El Comité de Conciliación efectuará seguimiento respecto de este indicador.

 

Capítulo VII

 

Disposiciones Finales

 

Artículo 31°. Vigencia y Derogatorias. El presente Acuerdo regirá a partir del día siguiente a la fecha de su publicación en el Registro Distrital y deroga los Acuerdos 01 de 2022, y las demás disposiciones que lo contraríen.

 

Aprobado en la sesión del Comité de conciliación celebrada el veinticuatro (24) de octubre de dos mil veintitrés (2023).

 

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE.

 

Dada en Bogotá, D.C., a los 24 días del mes de octubre del año 2023.

 

VICTOR ANDRES SOTELO BARRIOS

 

Delegado Despacho

 

SANDRA YANETH TIBAMOSCA VILLAMARÍN

 

Subsecretaria Jurídica

 

JAIME ANDRÉS FLOREZ MURCIA

 

Subsecretario de Planeación y Política

 

OSCAR FLOREZ MORENO

 

Subsecretario de Gestión Corporativa

 

JUAN CARLOS ARBELAEZ MURILLO

 

Subsecretario de Coordinación Operativa

 

Nota: Ver norma original en Anexos.