RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

ACUERDO 001 DE 2024

 

(Enero 05)

 

Por el cual se adopta el Reglamento Interno de la Comisión Intersectorial sectorial de servicio a la Ciudadanía

 

LA COMISIÓN INTERSECTORIAL DE SERVICIO A LA CIUDADANÍA

 

En ejercicio de sus facultades legales y reglamentarias, en especial las conferidas por el numeral d del artículo 17 del Decreto Distrital 197 de 2014, y,

 

CONSIDERANDO:

 

Que el artículo 113 de la Constitución Política establece que: “(...) Los diferentes órganos del Estado tienen funciones separadas pero colaboran armónicamente para la realización de sus fines” y el artículo 209 señala que, "(...) La función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones.”

Que el artículo 6 de la Ley 489 de 1998 "Por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las entidades del orden nacional, se expiden las disposiciones, principios y reglas generales para el ejercicio de las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del artículo 189 de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones", dispone que en virtud del principio de coordinación y colaboración “las autoridades administrativas deben garantizar la armonía en el ejercicio de sus respectivas funciones con el fin de lograr los fines y cometidos estatales. En consecuencia, prestarán su colaboración a las demás entidades para facilitar el ejercicio de sus funciones y se abstendrán de impedir o estorbar su cumplimiento por los órganos, dependencias, organismos y entidades titulares.".

Que mediante el Acuerdo Distrital 257 de 2006, se llevó a cabo la reforma administrativa del Distrito Capital y en el artículo 32 se estableció el Sistema de Coordinación de la Administración Distrital, definido como ”(...) el conjunto de políticas, estrategias, instancias y mecanismos que permiten articular la gestión de los organismos y entidades distritales, de manera que se garantice la efectividad y materialización de los derechos humanos, individuales y colectivos, y el adecuado y oportuno suministro de los bienes y la prestación de servicios a sus habitantes".

 

Que el precitado Acuerdo, definió que dentro de las instancias previstas en el Sistema de Coordinación del Distrito Capital se encuentran las Comisiones Intersectoriales, como escenarios idóneos para facilitar la coordinación que se requiere para la implementación de las políticas, estrategias, planes y programas distritales.

 

Que el artículo 1 del Decreto Distrital 546 de 2007, “Por el cual se reglamentan las Comisiones Intersectoriales del Distrito Capital” estableció la conformación y objeto de las Comisiones Intersectoriales del Distrito Capital, “como las instancias del Sistema de Coordinación de la Administración del Distrito Capital que tienen por objeto garantizar la coordinación para la implementación de las políticas y estrategias distritales de carácter intersectorial ”, y agregó en el parágrafo del citado artículo que cada Comisión Intersectorial debería expedir su propio reglamento interno para determinar su funcionamiento.

 

Que mediante el Decreto Distrital 197 de 2014 fue adoptada la Política Pública Distrital de Servicio a la Ciudadanía en la ciudad de Bogotá D.C., y se establecieron las funciones, integración y operación de la Comisión Intersectorial de Servicio a la Ciudadanía, indicando, en su artículo 16, modificado por el artículo 21 del Decreto Distrital 847 de 2019, que:

 

“De la Comisión Intersectorial de Servicio a la Ciudadanía. Tiene por objeto orientar el Sistema Distrital de Servicio a la Ciudadanía, así como coordinar y articular la actuación de las organizaciones públicas y privadas que participan en la implementación de la Política Pública Distrital de Servicio a la Ciudadanía y concurren en la prestación de servicios mediante el modelo multicanal de servicio a la ciudadanía Red CADE. (...)”.

 

Que, las funciones de la Comisión Intersectorial de Servicio a la Ciudadanía están definidas en el artículo 17 del citado decreto, modificado por el artículo 22 del Decreto Distrital 847 de 2019, que particularmente en el literal d)., se refirió a la función de “Adoptar y modificar su reglamento interno”.

 

Que en cumplimiento del artículo 8 del Decreto Distrital 547 de 2016, la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., a través de la Resolución 233 de 2018 “Por la cual se expiden lineamientos para el funcionamiento, operación, seguimiento e informes de instancias de Coordinación del Distrito Capital”, modificada por la Resolución 753 de 2020, expidió lineamientos para el funcionamiento, operación, seguimiento e informes de las instancias de coordinación, en la que se definieron las condiciones para la puesta en funcionamiento de las instancias de Coordinación Distritales así como para su operación, seguimiento informes y adopción de su reglamento interno.

 

Que la Comisión Intersectorial de Servicio a la Ciudadanía, cuenta con el documento 4220000-OT-004 Versión 3 que contiene el Reglamento Interno de la Comisión Intersectorial de Servicio a la Ciudadanía, el cual se encuentra publicado en la página web de la Secretaría General en el siguiente enlace https://secretariageneral.gov.co/sites/default/files/documentos_informacion_ppe2022-08/%201C_Comision_Intersectorial_Servicio_Ciudadania_Reglamento_Jun082018.pdf

 

Que la Resolución 233 de 2018, modificada por la Resolución 753 de 2018 “Por la cual se expiden lineamientos para el funcionamiento, operación, seguimiento e informes de instancias de Coordinación del Distrito Capital”, establece en el artículo 6, que: Reglamento Interno: “[1]as instancias de coordinación adoptarán mediante Acuerdo el reglamento interno de conformidad con los lineamientos establecidos (…)”

 

Que, con el fin de dar cumplimiento al artículo citado, la Secretaria Técnica presentó a consideración de los asistentes, en sesión del 28 de noviembre de 2023, el proyecto de adopción del nuevo reglamento interno, el cual fue aprobado en la sesión de la fecha citada, según consta en Acta No. 4 de 2023.    

 

Que, en mérito de lo expuesto, los miembros de la Comisión Intersectorial de Servicio a la ciudadanía,

 

ACUERDAN:

 

Artículo 1. Adoptar, el Reglamento Interno de la Comisión Intersectorial de Servicio a la Ciudadanía, en los términos que se establece en los siguientes artículos.

 

CAPÍTULO I

 

OBJETO, FUNCIONES E INTEGRACIÓN

 

Artículo 2. Objeto. La Comisión Intersectorial de Servicio a la Ciudadanía será la encargada de articular y orientar el Sistema Distrital de Servicio a la Ciudadanía en la implementación de la Política Pública Distrital de Servicio a la Ciudadanía, así como, velar por mantener estándares de calidad en la Red CADE y la ejecución de funciones y la prestación de servicios que comprometan a los organismos o entidades pertenecientes a diferentes Sectores Administrativos de Coordinación del Distrito.

 

Artículo 3. Funciones básicas. De conformidad con el artículo 17 del Decreto Distrital 197 de 2014, modificado por el artículo 22 del Decreto Distrital 847 de 2019, son funciones de la Comisión Intersectorial de Servicio a la Ciudadanía:

 

1. Articular y orientar la ejecución de funciones, la prestación de servicios y el desarrollo de acciones de implementación de la política, que comprometan organismos o entidades pertenecientes a diferentes Sectores Administrativos de Coordinación.

 

2. Garantizar la coordinación de las entidades y sectores que responden por la implementación de las políticas, estrategias y programas definidos en el Plan de Desarrollo, el Plan de Ordenamiento Territorial, el Plan de Gestión Ambiental y todos los demás planes y programas distritales.

 

3. Coordinar y efectuar el seguimiento a la gestión intersectorial.

 

4. Articular y coordinar la actuación de las diferentes entidades públicas y privadas que implementan la Política Pública Distrital de Servicio a la Ciudadanía, para que se cumpla el ciclo de la política pública desde la formulación, ejecución, monitoreo, seguimiento hasta la evaluación.

 

5. Garantizar la coordinación de los actores del Sistema Distrital de Servicio a la Ciudadanía de acuerdo con los lineamientos de la Política Pública Distrital de Servicio a la Ciudadanía, conforme al artículo 7 del Decreto Distrital 197 de 2014.

 

6. Efectuar el seguimiento a la gestión intersectorial y proponer acciones para mantener altos estándares de servicio en los diferentes canales de interacción con la ciudadanía en el marco del Sistema Distrital de Servicio a la Ciudadanía.

 

7. Adoptar y modificar su reglamento interno.

 

Artículo 4. Integración. Conforme con lo establecido en el artículo 21 del Decreto Distrital 847 de 2019, la Comisión Intersectorial de Servicio a la Ciudadanía estará compuesta de la siguiente forma:

 

1. Por el/la Secretario/a General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., quien presidirá la Comisión Intersectorial de Servicio al Ciudadanía.

 

2. Por el/la Subsecretario/a de Servicio a la Ciudadanía, quien además ejercerá la secretaría técnica de la Comisión.

 

3. Por el/la Director/a del Sistema Distrital de Servicio a la Ciudadanía;

 

4. Por los/las Jefes de Servicio al Ciudadanía de las Entidades Distritales o quienes hagan sus veces y los/las Gerentes Comerciales, o sus delegados/as de las entidades públicas y privadas que participan en la implementación de la Política Pública Distrital de Servicio a la Ciudadanía y concurren en la prestación de servicios mediante el modelo multicanal de servicio a la ciudadanía Red CADE.

 

Parágrafo primero. Los miembros integrantes de la Comisión Intersectorial de Servicio a la Ciudadanía podrán delegar su participación únicamente en servidores(as) públicos(as) del nivel directivo o asesor que tengan bajo su responsabilidad el desarrollo de la Política Pública Distrital de Servicio a la Ciudadanía, de conformidad con el parágrafo del artículo 3 del Decreto Distrital 546 de 2007.

 

Artículo 5. Invitados permanentes. La Veeduría Distrital podrá participar en la Comisión Intersectorial en calidad de invitado.

 

Parágrafo Primero. De conformidad con lo establecido en el artículo 16 del Decreto Distrital 197 de 2014, modificado por artículo 21 del Decreto Distrital 847 de 2019, podrán citarse en calidad de invitados con voz, pero sin voto, a otras dependencias de las entidades distritales y/o representantes de entidades de orden nacional, cuando se considere necesario.

 

CAPÍTULO II

 

FUNCIONAMIENTO

 

Artículo 6. Organización. De conformidad con lo establecido en el artículo 16 del Decreto Distrital 197 de 2014, modificado por el artículo 21 del Decreto Distrital 847 de 2019, la Comisión Intersectorial de Servicio a la Ciudadanía contará con un Presidente y un Secretario Técnico.

 

Parágrafo Primero. Presidencia. La Comisión Intersectorial será presidida con voz y voto, por el/la Secretario/a General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., o su delegado (a) quien de conformidad con lo previsto en el artículo 4 de la Resolución 233 de 2018 de la Secretaría General Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., tendrá las siguientes funciones:

 

1. Suscribir los actos y/o decisiones adoptadas por la instancia de coordinación, entre ellas el reglamento interno.

 

2. Programar anualmente las sesiones ordinarias.

 

3. Programar las sesiones extraordinarias cuando se requieran.

 

4. Aprobar el plan de trabajo anual de la instancia durante el primer bimestre de cada vigencia.

 

5. Promover la articulación de la gestión sectorial, intersectorial, regional, con la nación, según corresponda.

 

6. Suscribir el informe de gestión de la instancia, acorde con los parámetros establecidos en el Anexo 5 de la Resolución 233 de 2018 proferida por la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C.

 

7. Coordinar con la Secretaría Técnica la elaboración de actas e informes y demás documentos para su publicación.

 

8. Las demás que sean necesarias para el adecuado funcionamiento de la instancia.

 

Parágrafo Segundo. Secretaría Técnica. La Secretaría Técnica la ejercerá el/la Subsecretario/a de Servicio a la Ciudadanía, o su delegado (a) quien de conformidad con lo previsto en el artículo quinto de la Resolución 233 de 2018 de la Secretaría General Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., tiene por objeto coordinar el funcionamiento de la Comisión y el adecuado desarrollo de sus actividades. Para ello tendrá las siguientes funciones:

 

1. Proyectar el reglamento interno de la instancia de coordinación.

 

2. Realizar la convocatoria de las sesiones de la instancia.

 

3. Verificar el quórum antes de sesionar.

 

4. Fijar y hacer seguimiento al orden del día propuesto por los integrantes de la instancia.

 

5. Elaborar el plan anual de trabajo de la instancia en coordinación con sus integrantes y hacer seguimiento.

 

6. Consolidar y presentar para su aprobación, los documentos, estrategias, planes, programas y proyectos propuestos por sus integrantes, si así se requiere.

 

7. Elaborar las actas, informes y demás documentos, y coordinar con la Presidencia su suscripción.

 

8. Publicar el reglamento interno, actos administrativos de creación, actas, informes, y los demás documentos que se requieran en la página web de la entidad que ejerce este rol.

 

9. Custodiar y conservar los documentos expedidos por la instancia y demás documentos relacionados.

 

10. Hacer seguimiento y verificar el cumplimiento de los compromisos adquiridos por los integrantes de la instancia.

 

11. Las demás que sean necesarias para el adecuado funcionamiento de la instancia.

 

Artículo 7. Unidad Técnica de Apoyo. La Comisión Intersectorial de Servicio a la Ciudadanía contará con una Unidad Técnica de Apoyo (UTA) para brindar el soporte técnico y logístico a la Secretaría Técnica de la Comisión Intersectorial para el oportuno y eficiente desarrollo de su labor.

 

Parágrafo primero: La Comisión Intersectorial de Servicio a la Ciudadanía designará la conformación de la Unidad Técnica de Apoyo de Servicio a la Ciudadanía cuando así se requiera y de conformidad con la temática a tratar.

 

Parágrafo segundo: En lo relacionado con la respectiva Comisión Intersectorial, la Unidad Técnica de Apoyo (UTA) dependerá de la Secretaría Técnica quien dirigirá el desarrollo de su labor. Parágrafo Tercero. La Unidad Técnica de Apoyo (UTA) de la Secretaría Técnica de la Comisión Intersectorial de Servicio a la Ciudadanía sesionará cuando la Secretaría Técnica lo considere pertinente.

 

CAPÍTULO III

 

DE LAS SESIONES

 

Artículo 8. Sesiones. La Comisión Intersectorial de Servicio a la Ciudadanía sesionará semestralmente en sesiones plenarias ordinarias.

 

Parágrafo primero. La primera sesión ordinaria se realizará durante el primer bimestre de cada vigencia, en la cual se fijará el plan anual. La segunda sesión ordinaria se realizará durante el cuarto bimestre de cada vigencia. De conformidad con las solicitudes realizadas por sus integrantes, podrán ser incluidos durante la vigencia y previo al desarrollo de las sesiones ordinarias, los temas que sean requeridos.

 

Parágrafo segundo. La Comisión podrá sesionar extraordinariamente por instrucción precisa de la Presidencia, previa convocatoria del/la Subsecretario/a de Servicio a la Ciudadanía, quien enviará la agenda con 3 días hábiles de antelación.

 

Parágrafo tercero. Sesiones virtuales. Se podrán realizar sesiones virtuales, siempre y cuando se disponga de medios tecnológicos que garanticen la comunicación de los integrantes de la instancia. Para decidir los temas propuestos por los integrantes, se tendrá un tiempo máximo de cinco (5) días. La mecánica para la sesión virtual debe ser informada con la notificación de esta.

 

Parágrafo cuarto. Convocatorias. A las sesiones ordinarias se convocará mediante comunicación oficial o electrónica, enviada por lo menos con quince (15) días de antelación indicando día, hora, lugar de reunión y agenda. A las sesiones virtuales se convocará a través de correo electrónico, con mínimo dos (2) días de anticipación.

 

Parágrafo quinto. Contenido de las convocatorias. La invitación a las sesiones se acompañará del orden del día.

 

La Secretaría Técnica de la Comisión preparará el orden del día, el cual se construye con base en las propuestas presentadas por cada entidad miembro, el seguimiento a los compromisos pactados en la sesión anterior, los diagnósticos e informes elaborados por la Secretaría Técnica en cumplimiento de sus funciones y el Plan Estratégico Anual de la Comisión.

 

Cualquier propuesta temática se presentará mediante oficio de solicitud por escrito o vía correo electrónico a la Secretaría Técnica para su revisión, organización e inclusión en la agenda.

 

Artículo 9. Quórum. El quorum deliberatorio y decisorio se conformará con la presencia de la mitad más uno de los miembros permanentes de la Comisión. Los invitados presentes no harán parte de este quorum.

 

Parágrafo Primero. Si dentro de los treinta (30) minutos siguientes a la hora fijada para iniciar la sesión ordinaria no hay quórum, esta se aplazará. Los miembros asistentes fijarán nueva fecha, hora y lugar, y se hará la respectiva convocatoria, para máximo los ocho (8) días hábiles siguientes, sin más citación que la efectuada dentro de la sesión.

 

Parágrafo Segundo. En caso de que alguno de los miembros de la Comisión no pueda asistir a la sesión, deberá comunicarlo por escrito, enviando a la Secretaría Técnica la correspondiente excusa, indicando las razones de su inasistencia, a más tardar el día hábil anterior a la respectiva sesión o haciendo llegar a la sesión de la Comisión, el escrito antes señalado. En la correspondiente acta de cada sesión de la Comisión, la Secretaría Técnica dejará constancia de la asistencia de los miembros e invitados, y en caso de inasistencia así lo señalará indicando si se presentó en forma oportuna la justificación.

 

Artículo 10. Presentación y trámite de documentos para discusión. Los temas para tratar en cada sesión de la Comisión Intersectorial de Servicio a la Ciudadanía serán propuestos por cualquiera de los integrantes de ésta, en documentos de carácter ejecutivo para su discusión, cuya presentación será coordinada por la Secretaría Técnica de la Comisión. Se preparará un documento de discusión por cada tema que contendrá como mínimo una propuesta, su justificación y objetivos

 

Los documentos se deberán enviar a la Secretaria Técnica, para su previo análisis y deberá hacerse con una antelación de ocho (8) días a la fecha de la sesión en la cual se pretendan someter a consideración de la Comisión Intersectorial. De tal manera que la Secretaría Técnica pueda elaborar la agenda correspondiente a cada sesión y remitirla a los integrantes previamente.

 

Artículo 11. Actas. Las actas de las sesiones plenarias, de las reuniones de la Unidad Técnica de Apoyo (UTA) o de las mesas de trabajo deberán reflejar las decisiones adoptadas, recomendaciones u observaciones, según corresponda el caso, por los miembros y las responsabilidades adquiridas. Hacen parte de las actas los soportes documentales presentados en la correspondiente reunión.

 

De las sesiones de la Comisión Intersectorial de Servicio a la Ciudadanía, la Secretaría Técnica levantará las actas respectivas con las decisiones que se adopten, y contarán con una numeración consecutiva anual, seguida del año en números.

 

Los proyectos de actas deberán ser presentados por la Secretaría Técnica, para observaciones de los miembros que asistieron a la correspondiente sesión, dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la realización de la sesión, el acta será enviada por la Secretaria Técnica a los integrantes de la instancia, a través de correo electrónico u otra alternativa informada en la respectiva reunión, para que en el término de cinco (5) días hábiles realicen sus observaciones. Si se presentan observaciones, la Secretaría Técnica dispone de dos (2) días hábiles para resolverlas y presentar el acta final. Si no se reciben observaciones, se entenderá que están de acuerdo con lo plasmado en la misma.

 

El acta final será suscrita por el/la Presidente/a y por el/la Secretario/a Técnico/a de la instancia y contendrá las decisiones tomadas, los compromisos y tareas de los integrantes y los documentos que hagan parte de cada sesión.

 

En el evento de que no se reúna el quórum o no se realice la sesión, la Secretaría técnica elaborará el acta en la que se evidencie la razón.

 

CAPÍTULO IV

 

DISPOSICIONES GENERALES

 

Artículo 12. Decisiones. Las decisiones de la instancia serán consignadas en el acta de la sesión en que fueron debatidas. Si estas decisiones tienen documentos que las soporten, estos deberán anexarse al acta en medio físico y/o magnético.

 

Artículo 13. Transparencia. La Secretaría Técnica en un tiempo máximo de cinco (5) días después de aprobadas las actas y demás documentos que deben ser publicados en la página 4 deberá suministrar la información al área encargada de cumplir este requisito.

 

Artículo 14. Reglamento interno. Este reglamento podrá ser modificado por iniciativa de uno o más de sus integrantes y aprobado por el quorum decisorio establecido.

 

Artículo 15. Vigencias y Derogatorias. El presente Acuerdo de la Comisión Intersectorial de Servicio a la Ciudadanía, regirá a partir su publicación y deroga el reglamento anterior y las demás disposiciones que le sean contrarias.

 

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE.

 

Dado en Bogotá D.C., a los 05 días del ms de enero del año 2024.

 

YANETH SUARÉZ ACERO

 

Presidente Designada de la Comisión Intersectorial de Servicio a la Ciudadanía

 

YANNETH MORENO ROMERO

 

Secretaria Técnica de la Comisión Intersectorial de Servicio a la Ciudadanía

 

Nota: Ver norma original en Anexos.