RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

ACUERDO 001 DE 2024

 

(Enero 31)

 

Por el cual se establece el reglamento del Comité de Defensa Judicial, Conciliación y Repetición de la Empresa de Renovación y Desarrollo Urbano de Bogotá D.C.

 

EL COMITÉ DEFENSA JUDICIAL, CONCILIACIÓN Y REPETICIÓN DE LA EMPRESA DE RENOVACIÓN Y DESARROLLO URBANO DE BOGOTÁ D.C., en ejercicio de sus facultades legales y en especial las conferidas en el numeral 10º del Artículo 2.2.4.3.1.2.5. del Decreto Único Reglamentario 1069 de 2015, y Capítulo III del Título V de la Ley 2220 de 2022, Decreto Distrital 073 de 2023 y demás normas concordantes, y

 

CONSIDERANDO:

 

Que mediante la Ley 2220 de 2022 se expidió el Estatuto de Conciliación, se creó el Sistema Nacional de Conciliación y se derogaron, entre otras, las disposiciones sobre la materia contenidas en las leyes 23 de 1991, 446 de 1998, 640 de 2001 y 1367 de 2009. 

 

Que el artículo 115 de la ley en mención, señala que las normas allí contenidas sobre comités de conciliación son de obligatorio cumplimiento para las entidades de derecho público y los organismos públicos del orden nacional, departamental, distrital, municipios que sean capital de departamento y entes descentralizados de estos mismos niveles.

 

Que el artículo 117 define el Comité de Conciliación como: “(…) una instancia administrativa que actúa como sede de estudio, análisis y formulación de políticas sobre prevención del daño antijurídico y defensa de los intereses de la entidad. Igualmente decidirá, en cada caso específico, sobre la procedencia de la conciliación o cualquier otro medio alternativo de solución de conflictos, con sujeción estricta a las normas jurídicas sustantivas, procedimentales y de control vigentes, evitando lesionar el patrimonio público. Asimismo, tendrá en cuenta las sentencias de unificación proferidas por el Consejo de Estado y la jurisprudencia de las altas cortes en esta materia. La decisión de conciliar tomada en los términos anteriores, por sí sola, no dará lugar a investigaciones disciplinarias, ni fiscales, ni al ejercicio de acciones de repetición contra los miembros del Comité. (…) ”  

 

Que de conformidad con lo estipulado en el artículo 116 ibidem los comités de conciliación deberán aplicar los principios de la función administrativa contenidos en el artículo 209 de la Constitución Política y en “en ese sentido están obligados a tramitar las solicitudes de conciliación o de otro mecanismo alternativo de solución de conflictos con eficacia, economía, celeridad, moralidad, imparcialidad y publicidad”  

 

Que la Ley 2220 de 2022 en su artículo 120 estableció las funciones de los Comités de Conciliación, determinando que les corresponde, entre otras: “11. Dictar su propio reglamento”  

 

Que la Ley 1437 de 2011 “Por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo” en los artículos 11 y 12 reguló los conflictos de intereses y trámite de los impedimentos y recusaciones. 

 

Que a través del Decreto Distrital 430 de 2018, modificado y adicionado por el Decreto Distrital 597 de 2023, se adoptó el “Modelo de Gestión Jurídica Pública del Distrito Capital y se dictan otras disposiciones”, el cual incluye algunas funciones del Comité de Conciliación en materia de la formulación de la Política de Prevención del Daño Antijurídico, aspectos que fueron igualmente desarrollados en la Directiva 025 de 2018 de la Secretaría Jurídica Distrital, por medio de la cual se fijan “Lineamientos metodológicos para la formulación y adopción de la Política de Prevención del Daño Antijurídico por parte de los Comités de Conciliación de organismos y entidades distritales”. 

 

Que la Resolución 104 de 2018 emitida por la Secretaría Jurídica Distrital establece las funciones que competen a los jefes de las Oficinas Asesoras Jurídicas, a los apoderados de las entidades y a los secretarios técnicos de los Comités de Conciliación respecto del registro y cargue de información en el sistema de Información de Procesos Judiciales del Distrito Capital SIPROJ WEB.

 

Que mediante el Decreto Distrital 089 de 2021 “Por medio del cual se establecen lineamientos para el ejercicio de la representación judicial y extrajudicial de Bogotá D.C., y se efectúan unas delegaciones”, se determinó el rol de la Secretaría Jurídica Distrital como mediadora ante los conflictos o controversias jurídicas, administrativas o económicas entre organismos y/o entidades distritales, como una buena práctica administrativa a la cual pueden acudir, que no suspende términos de caducidad, ni constituye requisito de procedibilidad fijado por la ley. 

 

Que el Decreto Distrital 556 de 2021 “Por medio del cual se adopta el Plan Maestro de Acciones Judiciales para la Recuperación del Patrimonio del Distrito Capital”, en su artículo 20, señala las responsabilidades específicas de los Comités de Conciliación de las entidades y organismos distritales, en particular, las relacionadas con el análisis y decisión sobre casos en los que se pongan en conocimiento daños o delitos que afecten el patrimonio de la entidad, así como la definición de criterios de análisis para determinar la relación del  costo - beneficio de iniciar un medio de control, acción judicial o la constitución como víctima en un proceso penal de las entidades a las que pertenecen.

 

Que la Alcaldía Mayor de Bogotá expidió el Decreto 073 de 2023 “Por medio del cual se establecen directrices y lineamientos dirigidos a los Comités de Conciliación en el Distrito Capital y se dictan otras disposiciones”, en cuyo articulado determina los lineamientos para el adecuado funcionamiento de los comités de conciliación del orden distrital e imparte directrices en materia de aplicación de mecanismos alternativos de resolución de conflictos, prevención del daño antijurídico, gestión judicial y extrajudicial y la efectiva recuperación de los recursos. 

 

Que mediante Resolución 034 de 2024 la Gerencia de la Empresa actualizó la conformación del Comité de Defensa Judicial, Conciliación y Repetición de la Empresa de Renovación y Desarrollo Urbano de Bogotá D.C. y determinó sus funciones, dentro de las cuales se encuentra la relacionada con dictar su propio reglamento, el cual se hará mediante Acuerdo Interno. 

 

Que teniendo en cuenta la modificación de la estructura organizacional de la empresa, es necesario adecuar el reglamento existente y actualizarlo promoviendo la eficiencia y eficacia en el cumplimiento de las funciones a cargo del Comité de Conciliación.

 

Que en el contexto normativo descrito corresponde al Comité de Defensa Judicial, Conciliación y Repetición de la Empresa actualizar y expedir el Reglamento Interno del Comité.

 

Que, en consecuencia, el Comité de Defensa Judicial, Conciliación y Repetición de la Empresa de Renovación y Desarrollo Urbano de Bogotá D.C., en sesión del 31 de enero de 2024, procede a expedir y aprobar su Reglamento Interno.

 

Que, en mérito de lo anterior, 

 

ACUERDA:

 

REGLAMENTO INTERNO DEL COMITÉ DE DEFENSA JUDICIAL, CONCILIACIÓN Y REPETICIÓN DE LA EMPRESA DE RENOVACIÓN Y DESARROLLO URBANO DE BOGOTÁ D.C.

 

CAPÍTULO I

 

SOBRE EL OBJETO Y LOS PRINCIPIOS

 

ARTÍCULO 1º. Objeto del Comité. El Comité de Defensa Judicial, Conciliación y Repetición de la Empresa de Renovación y Desarrollo Urbano de Bogotá D.C. es la instancia administrativa encargada de analizar la viabilidad y procedencia de un acuerdo conciliatorio extrajudicial o judicial en casos puestos a su consideración, tendiente a la defensa de los intereses de la empresa en sede administrativa o judicial y del inicio de las acciones de repetición en contra de los funcionarios de la Empresa que con su acción u omisión generaron un daño antijurídico; actuará como sede de estudio, análisis, formulación y aprobación de políticas sobre prevención del daño antijurídico.

 

ARTÍCULO 2º. Principios Rectores. Los integrantes del Comité de Defensa Judicial, Conciliación y Repetición de la Empresa de Renovación y Desarrollo Urbano de Bogotá D.C., y quienes intervengan en sus sesiones, en calidad de invitados, obrarán inspirados en los principios de la legalidad, igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, y tendrán como propósito fundamental proteger los intereses de la entidad y el patrimonio público.

 

CAPÍTULO II

 

INTEGRACIÓN Y FUNCIONES DEL COMITÉ

 

ARTÍCULO 3º. Integración del Comité de Defensa Judicial, Conciliación y Repetición. El Comité de Defensa Judicial, Conciliación y Repetición de la Empresa de Renovación y Desarrollo Urbano de Bogotá D.C., estará integrado por los siguientes funcionarios, quienes concurrirán con voz y voto y serán miembros permanentes:

 

1. El Gerente General de la Empresa o su delegado y quien será el presidente del Comité

 

2. El Jefe de la Oficina Jurídica

 

3. El Subgerente de Gestión Corporativa

 

4. El Subgerente de Planeamiento y Estructuración

 

5. El Subgerente de Ejecución de Proyectos

 

PARÁGRAFO 1. Concurrirán solo con derecho a voz los funcionarios que por su condición jerárquica y funcional deban asistir según el caso concreto, el apoderado que represente los intereses de la Empresa en el respectivo proceso, el Jefe de la Oficina de Control Interno o quien haga sus veces y el Secretario Técnico del Comité.

 

PARÁGRAFO 2. El Comité podrá también invitar a sus sesiones, con voz, pero sin voto, al funcionario delegado por la Secretaría Jurídica Distrital para que preste su asesoría en relación con el Modelo de Gestión Jurídica Pública.

 

PARÁGRAFO 3. La asistencia a las sesiones del Comité de Conciliación por parte de los miembros es obligatoria e indelegable, salvo la excepción prevista en numeral 1 del presente artículo, según lo dispuesto en el numeral 1 del artículo 118 de la Ley 2220 de 2022.

 

ARTÍCULO 4°. Funciones del Comité de Defensa Judicial, Conciliación y Repetición. El Comité de Defensa Judicial, Conciliación y Repetición de la Empresa de Renovación y Desarrollo Urbano de Bogotá D.C., además de observar los lineamientos establecidos en el artículo 120° de la Ley 2220 de 2022, y el artículo 8° del Decreto Distrital 073 de 2023, ejercerá las siguientes funciones:

 

4.1. Formular y ejecutar políticas de prevención del daño antijurídico.

 

4.2. Diseñar las políticas generales que orientarán la defensa de los intereses de la entidad.

 

4.3. Conocer y decidir sobre la viabilidad de las conciliaciones judiciales y/o extrajudiciales que se adelanten con ocasión de los actos, hechos, omisiones u operaciones que en ejercicio de sus funciones involucre a la Empresa de Renovación y Desarrollo Urbano de Bogotá D.C.

 

4.4. Estudiar y evaluar los procesos que cursen o hayan cursado en contra del ente, para determinar las causas generadoras de los conflictos; el índice de condenas; los tipos de daño por los cuales resulta demandado o condenado; y las deficiencias en las actuaciones administrativas de las entidades, así como las deficiencias de las actuaciones procesales por parte de los apoderados, con el objeto de proponer correctivos.

 

4.5. Fijar directrices institucionales para la aplicación de los mecanismos de arreglo directo, tales como la transacción y la conciliación, sin perjuicio de su estudio y decisión en cada caso concreto.

 

4.6. Determinar, en cada caso, la procedencia o improcedencia de la conciliación y señalar la posición institucional que fije los parámetros dentro de los cuales el representante legal o el apoderado actuará en las audiencias de conciliación. Para tal efecto, el Comité de Conciliación deberá analizar las sentencias de unificación proferidas por el Consejo de Estado, las pautas jurisprudenciales consolidadas, de manera que se concilie en aquellos casos donde exista identidad jurisprudencia de supuestos con la unificación y la reiterada.

 

4.7. Determinar si el asunto materia de conciliación hace parte de algún proceso de vigilancia o control fiscal. En caso afirmativo, deberá invitar a la autoridad fiscal correspondiente a la sesión del comité de conciliación para escuchar sus opiniones en relación con eventuales fórmulas de arreglo, sin que dichas opiniones tengan carácter vinculante para el comité de conciliación o para las actividades de vigilancia y control fiscal que se adelanten o llegaren a adelantar.

 

4.8. Remitir la posición institucional del Comité sobre el caso sometido a su consideración, a las entidades del nivel central del Distrito Capital, a los organismos de control y a en general a las entidades que por competencia requieran de dicha información, en aquellos eventos en que el asunto sometido a su consideración interese a más de una entidad.

 

4.9. Evaluar los procesos que hayan sido fallados en contra de la entidad con el fin de determinar la procedencia de la acción de repetición e informar a la Secretaría Jurídica Distrital y al Ministerio Público ante la Jurisdicción en lo Contencioso Administrativo las correspondientes decisiones anexando copia de la providencia condenatoria, de la prueba de su pago y señalando el fundamento de la decisión en los casos en que se decida no instaurar la acción de repetición.

 

4.10. Determinar la procedencia o improcedencia del llamamiento en garantía con fines de repetición.

 

4.11. Definir los criterios para la selección de abogados externos que garanticen su idoneidad para la defensa de los intereses públicos y realizar seguimiento sobre los procesos a ellos encomendados.

 

4.12. Designar al funcionario que ejercerá la Secretaría Técnica del Comité, preferentemente un profesional del Derecho.

 

4.13. Definir las fechas y formas de pago de las diferentes conciliaciones, cuando las mismas contengan temas pecuniarios.

 

4.14. Aprobar en el primer trimestre del año el plan de acción anual del Comité de Conciliación, de conformidad con los lineamientos contenidos en el Documento especializado N°. 17 de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado.

 

4.15. Pronunciarse oportunamente sobre la procedencia o improcedencia de presentar propuestas de pacto de cumplimiento y sobre aquellas que se presenten por las demás partes de la acción popular, en coordinación con la Dirección Distrital de Gestión Judicial de la Secretaría Jurídica Distrital.

 

4.16. Con el fin de evitar litigiosidad entre las entidades y/u organismos del Distrito Capital, en cumplimiento de las competencias de coordinación administrativa y con el fin de evitar conflictos o controversias entre entidades distritales, autorizará que los conflictos suscitados con otras entidades del orden distrital sean sometidos previamente al trámite de mediación ante la Secretaría Jurídica Distrital, para que a través de una negociación interadministrativa se procure un acuerdo voluntario que ponga fin a la controversia.

 

4.17. Aprobar metodologías o criterios de costo beneficio diseñadas por la oficina jurídica, para evaluar los asuntos susceptibles de conciliación, de acuerdo de terminación anticipada de procesos, o del inicio de acciones de recuperación de recursos públicos, para lo cual tendrán en cuenta el precedente judicial por supuestos fácticos análogos, estudios de litigiosidad, e impacto económico de la defensa judicial, entre otros instrumentos, y la constitución como víctima en el proceso penal para la recuperación del patrimonio público de acuerdo con los siguientes parámetros: i) cuantía del daño para la entidad y los gastos del proceso, ii) la connotación pública o social, iii) la existencia de pruebas o documentos que soporten el daño, iv) el valor de los honorarios del abogado y del perito de ser necesario, v) que provenga de hechos o conductas corruptas y vi) la complejidad del problema jurídico.

 

4.18. Realizar seguimiento al cumplimiento de las sentencias condenatorias, así como de las conciliaciones o pactos de cumplimiento, transacciones u otros medios alternativos de solución de conflictos suscritos por parte de la entidad u organismo al que pertenecen, a fin de determinar las acciones preventivas o correctivas para su adecuado cumplimiento y desarrollar políticas de prevención del daño antijurídico.

 

4.19. Estudiar la posibilidad de aprobar o no, en los términos del parágrafo del artículo 95 de la Ley 1437 de 2011, la decisión de formular oferta de revocatoria directa de los actos administrativos demandados, antes de que se profiera sentencia de segunda instancia o única instancia dentro del curso del proceso judicial.

 

4.20. Realizar el diseño de políticas generales o directrices institucionales para la aplicación de los mecanismos alternativos de solución de conflictos acorde con las acciones dispuestas en el artículo 20 del Decreto Distrital 556 de 2021 “Por medio del cual se adopta el Plan Maestro de Acciones para la Recuperación del Patrimonio del Distrito Capital, y para ello deberá:

 

4.20.1. Analizar y decidir, con sustento en la recomendación del Jefe de la Oficina Jurídica, sobre las solicitudes ciudadanas que pongan en conocimiento casos en los que se hayan presentado posibles daños o delitos que afecten el patrimonio de la entidad u organismo distrital. Para el efecto, tendrá un mes para tomar la decisión.

 

4.20.2. Analizar y decidir, a solicitud de alguno de sus miembros, sobre casos en los que se hayan presentado posibles daños o delitos que afecten el patrimonio de la entidad. 

 

4.20.3. Solicitar a la oficina jurídica de la entidad, en los casos en los que se haya generado un daño, un análisis de la pertinencia del ejercicio del medio de control o acción judicial procedente, y de la constitución como víctima en el proceso penal, la cuantía de los daños y un análisis sobre la pertinencia, conducencia y eficacia de las pruebas que se harán valer por parte de la entidad u organismo distrital.

 

4.20.4. Solicitar y requerir al Jefe de la Oficina Jurídica informes sobre el análisis e implementación del Plan Maestro de Acciones Judiciales para emitir las recomendaciones correspondientes.

 

4.20.5. Informar sobre las decisiones tomadas respecto de las solicitudes ciudadanas a la Secretaría Jurídica Distrital.

 

4.20.6. Aprobar el Plan Anual de Acciones para la Recuperación del Patrimonio Público en el primer bimestre del año.

 

4.21. Dictar su propio reglamento.

 

ARTÍCULO 5º. Funciones del Presidente del Comité. Las sesiones del Comité serán presididas por el Gerente General de la Empresa o su delegado, quien tendrá a su cargo:

 

5.1. Presidir las sesiones del Comité.

 

5.2. Suscribir juntamente con el secretario técnico las Actas y Acuerdos Internos con ocasión de las sesiones del Comité.

 

5.3. Las demás que sean asignadas por autoridad competente o derivadas de la aplicación de la ley.

 

ARTÍCULO 6º. Secretaría Técnica. La Secretaría Técnica del Comité estará a cargo de un abogado de planta de la Oficina Jurídica.

 

ARTÍCULO 7º. Funciones de la Secretaría Técnica. Además de las funciones previstas en el artículo 2.2.4.3.1.2.6. del Decreto Único Reglamentario 1069 de 2015, y artículo 121 de la Ley 2220 de 2022, el secretario técnico del comité tendrá a su cargo las siguientes: 

 

7.1. Formular y presentar para aprobación del Comité de Conciliación en el primer trimestre del año, el plan anual de acción del Comité, de conformidad con los lineamientos contenidos en el Documento especializado No. 17 de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado.

 

7.2. Elaborar y cargar las respectivas Actas del Comité de Conciliación, en el Sistema de Información de Procesos Judiciales SIPROJ WEB dentro de los cinco (5) días siguientes a la sesión del Comité de Conciliación, con las correspondientes deliberaciones de los asistentes y las decisiones adoptadas por los miembros permanentes. Las actas serán suscritas por el secretario técnico y el presidente del comité, previa aprobación de los miembros.

 

7.3. Presentar un informe a los integrantes del Comité de Conciliación sobre las actividades desarrolladas por el mismo. Este informe se realizará en sesión ordinaria y por lo menos una vez al semestre en donde se incluirá el número total de casos decididos, el contingente judicial y la cantidad de procesos terminados favorable y desfavorablemente, así como los criterios o directrices institucionales y/o políticas de prevención del daño antijurídico implementados o creados por el Comité. Copia de dicho informe deberá ser remitido a la Secretaría Jurídica Distrital.

 

7.4. Verificar el cumplimiento y aplicación de las políticas y decisiones adoptadas por el Comité de Conciliación, y velar porque los apoderados de la Empresa diligencien las fichas técnicas en el sistema SIPROJ WEB o en el que disponga la Secretaría Jurídica Distrital.

 

7.5. Remitir copia del reglamento interno del Comité de Conciliación a la Secretaría Jurídica Distrital, e informar sobre sus modificaciones a los apoderados de la empresa. 

 

7.6. Remitir a la Secretaría Jurídica Distrital los siguientes documentos e información relacionada con la conformación, funcionamiento e integración del Comité de Conciliación; así como sobre la actualización de la información registrada en el Sistema Régimen Legal de Bogotá y de Información de Procesos Judiciales - SIPROJ, cada vez que se presenten cambios en la integración o reglamentación del Comité:

 

7.6.1 Copia del acto administrativo vigente de creación e integración del Comité de No Defensa Judicial, Conciliación y Repetición de la Empresa, en el citado envío se precisarán los nombres completos, identificación y cargos de los funcionarios que lo conforman.

 

7.6.2 Copia del reglamento del Comité de Defensa Judicial, Conciliación y Repetición de la Empresa.

 

7.6.3 Preparación del informe semestral solicitado mediante la Circular 20 de 2020 de la Secretaría Jurídica Distrital o aquella que lo modifique o sustituya.

 

7.6.4 Nombre, cargo, y correo electrónico de quien ejerce la Secretaría Técnica.

 

7.6.5 Actas contentivas de los acuerdos conciliatorios a fin de asegurar su publicación en la Web en el Sistema de Información “Régimen Legal de Bogotá”.

 

7.6.6 Relación de las políticas y líneas de decisión en relación con la prevención del daño antijurídico, así como relación de acciones de repetición.

 

CAPÍTULO III

 

FUNCIONAMIENTO DEL COMITÉ.

 

ARTÍCULO 8º. Sesiones. Adicional a lo dispuesto en el artículo 119 de la Ley 2220 de 2022, el Comité de Defensa Judicial, Conciliación y Repetición de la Empresa, se reunirá de forma ordinaria no menos de dos (2) veces al mes y en forma extraordinaria, cuando las circunstancias lo exijan o cuando sus miembros lo estimen conveniente, previa convocatoria de la Secretaría Técnica. Al respecto se determina lo siguiente:

 

8.1. Convocatoria. De manera ordinaria, el secretario técnico del Comité procederá a convocar a los integrantes del Comité de Conciliación con al menos tres (3) días de anticipación, indicando día, hora y lugar de la reunión, físico o virtual, y el respectivo orden del día. Asimismo, extenderá la invitación a los funcionarios o personas cuya presencia se considere necesaria para debatir los temas puestos a consideración del Comité.

 

Con la convocatoria, se deberá remitir a cada miembro del Comité las fichas técnicas, informes o documentos que se vayan a someter a estudio y decisión del Comité, elaboradas por el apoderado de cada caso, y que se pondrán a consideración en el Orden del Día.  

  

8.2. Inasistencia a las sesiones. Cuando alguno de los miembros del Comité no pueda asistir a una sesión deberá comunicarlo por escrito, enviando a la Secretaría Técnica la correspondiente excusa, con la indicación de las razones de su inasistencia, a más tardar el día hábil anterior a la respectiva sesión o haciendo llegar a la sesión del Comité, el escrito antes señalado. En la correspondiente Acta de cada sesión del Comité, el secretario técnico dejará constancia de la asistencia de los miembros. En caso de inasistencia así lo señalará indicando si se presentó en forma oportuna la justificación.

  

8.3. Quorum deliberatorio y adopción de decisiones. EI Comité deliberará con mínimo tres (3) de sus miembros permanentes; el secretario técnico procederá a preguntar a cada uno de los integrantes el sentido de su voto; las proposiciones serán aprobadas por mayoría simple y se dejará constancia de las razones por las cuales se vota en un sentido diferente. En caso de empate, se someterá el asunto a una nueva votación, de persistir el empate el Presidente del Comité o quien haga sus veces tendrá la función de decidir el desempate.

 

En ningún caso, un miembro permanente del Comité de Conciliación podrá tener más de un voto en la definición de los asuntos. Si un miembro se encontraré desempeñando en la entidad más de un cargo con voz y voto, deberá ser nombrado un miembro ad hoc, que sea de dirección o confianza de la entidad para completar el número de integrantes.

 

8.4. Salvamento de voto. Los miembros del Comité que se aparten de las decisiones adoptadas por la mayoría de sus miembros deberán expresar las razones que motivan su disenso, de lo cual se dejará constancia de manera explícita en la respectiva Acta.

 

8.5. Sesiones virtuales. El Comité podrá deliberar, votar y decidir en conferencia virtual, previa convocatoria de la Secretaría Técnica del Comité de Conciliación, utilizando los medios electrónicos idóneos y dejando constancia de lo actuado por ese mismo medio con los atributos de seguridad necesarios de acuerdo con lo establecido en el artículo 63 del CPACA.

 

8.6. Desarrollo de las sesiones. El día y hora señalados, el Presidente del Comité, instalará la sesión. A continuación, el Secretario Técnico del Comité, informará al Presidente sobre la extensión de las invitaciones a la sesión, las justificaciones presentadas por inasistencia, verificará el quórum y dará lectura al orden del día propuesto, el cual será sometido a consideración y aprobación del Comité por parte del Presidente.

 

El abogado o la persona designada para ilustrar el asunto, hará una presentación verbal de su concepto escrito al Comité y absolverá las dudas e inquietudes que se le formulen, y en general efectuará las aclaraciones a que haya lugar para facilitar la posterior deliberación y decisión del Comité.

 

Así mismo, deberá informar al Comité de Conciliación, acerca del precedente judicial vigente aplicable a los casos sometidos a su consideración, como criterio que permita orientar la decisión en cuanto a la procedencia de estos.

 

Una vez se haya surtido la presentación del caso, los miembros y asistentes al Comité deliberarán sobre el asunto sometido a su consideración y adoptarán las determinaciones que estimen oportunas, las cuales serán de obligatorio cumplimiento para los apoderados de la empresa. 

 

La deliberación del caso por parte del Comité no podrá exceder de treinta (30) minutos, los cuales podrán ser prorrogados, si así lo estima la mayoría de sus miembros asistentes.

 

Una vez se haya efectuado la deliberación, el Secretario Técnico, procederá a preguntar a cada una de los integrantes el sentido de su voto.

 

Una vez evacuados todos los asuntos sometidos a consideración del Comité, el Secretario Técnico, informará al Presidente que todos los temas han sido agotados, procediendo el Presidente a levantar la sesión. 

 

De las reuniones se realizará grabación para lo cual la Empresa de Renovación y Desarrollo Urbano de Bogotá D.C. dispondrá de los medios tecnológicos necesarios para dejar evidencia.

 

8.7. Certificación inexistencia asuntos para someter a discusión. Cuando no se cuente con temas para someter a discusión del Comité de Conciliación, el Secretario Técnico deberá informar en la convocatoria correspondiente que no se cuenta con temas para someter a discusión y solicitar a sus miembros informar si cuentan con una propuesta temática para adelantar dicha sesión. De no recibir observaciones o propuestas de temas por parte de alguno de sus miembros, en los tres (3) días siguientes, el Secretario Técnico expedirá la certificación correspondiente señalando que se cumplió con el deber de convocar y que, al no recibir propuestas de temas en el marco de las funciones del Comité, se genera la respectiva certificación donde consta la inexistencia de asuntos para someter a discusión.  De esta forma se dará por cumplido el requisito de sesionar.

 

8.8. Invitación Dirección Distrital de Gestión Judicial. El Comité de Conciliación podrá invitar a la Dirección Distrital de Gestión Judicial de la Secretaría Jurídica Distrital, o la dependencia que haga sus veces, para que participe con voz en sus sesiones, con el propósito de contar con su asesoría y apoyo en materia de prevención del daño antijurídico y acciones o políticas de defensa judicial.

 

8.9. Informes técnicos. Cuando el caso así lo requiera, el Comité de Conciliación, a través de la Secretaría Técnica, o el Jefe de la Oficina Jurídica, podrán solicitar informe técnico escrito a las dependencias donde se originó la controversia para obtener la información adicional que permita la efectiva defensa de los intereses de la Empresa. Las dependencias contarán con un término de tres (3) días hábiles para presentar el mencionado informe.

 

ARTÍCULO 9º. Elaboración de actas. Las actas serán elaboradas por el Secretario Técnico del Comité, quien deberá dejar constancia en ellas de las deliberaciones de los asistentes y las decisiones adoptadas por los Integrantes permanentes.

 

Las fichas técnicas y todos los soportes documentales presentados para su estudio en la sesión son parte integral de las respectivas actas.

 

ARTÍCULO 10º. Trámite de aprobación de actas. El Secretario Técnico deberá remitir el proyecto de acta, a cada uno de los integrantes asistentes a la respectiva sesión, por escrito o por correo electrónico, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su celebración, con el objeto de que aquellos remitan sus observaciones, dentro de los tres (3 ) días hábiles siguientes al recibo del proyecto.

 

Si dentro de este término el Secretario Técnico no recibe comentarios u observaciones al proyecto de acta, se entenderá que no existen objeciones y que el proyecto es aceptado.

 

Recibidas las observaciones, con los ajustes respectivos se elaborará el acta definitiva, la cual será enviada por el Secretario Técnico a los integrantes del Comité, por escrito o por correo electrónico, dentro de los dos (2) días hábiles siguientes.

 

Las actas de las sesiones serán suscritas por el Presidente del Comité y el Secretario Técnico.

 

ARTÍCULO 11°. Verificación del Cumplimiento de las Decisiones adoptadas por el Comité. Corresponde al Secretario Técnico verificar el cumplimiento de las decisiones adoptadas por el Comité, para lo cual presentará un informe semestral al Comité.

 

Los abogados que tengan a su cargo los respectivos asuntos deberán presentar un informe detallado del resultado de las respectivas audiencias y de las acciones de repetición iniciadas, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a cualquiera de estos eventos. De la misma forma allegarán adjunto copia de la diligencia y del auto que aprobó o improbó la respectiva conciliación.

 

El Secretario Técnico deberá presentar los informes adicionales que requiera el Comité.

 

ARTÍCULO 12°. Trámite de impedimentos, recusaciones y/o conflicto de intereses. A efectos de garantizar los principios de imparcialidad y autonomía en la adopción de las decisiones, si alguno de los integrantes del Comité se encuentra incurso en alguna de las causales de impedimento, recusación y/o conflicto de intereses, previstas en el artículo 44 de la Ley 1952 de 2019 y en el artículo 11 del CPACA, deberá informarlo a la Secretaría Técnica del Comité previo a comenzar la deliberación de los asuntos sometidos a estudio.

 

Los demás integrantes decidirán sobre si procede o no el impedimento y/o conflicto de intereses, y se dejará constancia en la respectiva acta, continuando la sesión con los demás miembros habilitados para deliberar y decidir.

 

Los integrantes del Comité podrán ser recusados, caso en el cual se dará a la recusación el mismo trámite del impedimento. Si se admite la causal de impedimento o recusación y con ello se afecta el quórum deliberatorio y decisorio, el Presidente del Comité designará en la respectiva sesión un servidor de la entidad del nivel directivo o asesor, para que integre ad hoc el Comité, en reemplazo de quien haya sido declarado impedido o recusado, en tal caso se suspenderá la sesión correspondiente hasta que se produzca la designación, de lo cual se dejará constancia en el acta respectiva.

 

ARTÍCULO 13°. Publicación de Acuerdos Conciliatorios en la WEB. El Secretario Técnico a fin de asegurar la publicidad y transparencia deberá verificar que la Empresa publique en la Web, las actas contentivas de los acuerdos conciliatorios o de amigables composiciones, contratos de transacción y laudos arbitrales celebrados ante los agentes del Ministerio Público y Tribunales de Arbitramento, dentro de los tres (3) días siguientes a su suscripción.

 

CAPÍTULO IV

 

POLÍTICAS DE DEFENSA JUDICIAL

 

ARTÍCULO 14°. Deberes de los apoderados que ejercen la representación judicial en la Empresa. Adicional a los deberes que se desprenden de la ley y los reglamentos, corresponde a los apoderados que defienden los intereses de la Empresa y llevan la representación judicial de los procesos a su cargo, los siguientes:

 

14.1. Estudiar la procedencia del llamamiento en garantía con fines de repetición en los procesos judiciales de responsabilidad patrimonial a su cargo, presentando el informe pertinente ante el Comité de Conciliación del ente respectivo en los términos del artículo 2.2.4.3.1.2.13 del Decreto Único Reglamentario 1069 de 2015.

 

14.2. Diligenciar en el Módulo de Conciliación de SIPROJ-WEB-BOGOTÁ o en el sistema que lo actualice o reemplace, las fichas técnicas correspondientes al medio de control, acción, clase de demanda, mecanismo alternativo de solución de conflictos o procedimiento a su cargo. En estas fichas, se deben establecer los aspectos fundamentales del caso, la exposición de los argumentos jurídicos y/o técnicos de la defensa, sus conclusiones y recomendaciones. La información de la ficha debe permitir una dinámica de análisis al interior del Comité, sin perjuicio de la posición del apoderado sobre la viabilidad de conciliar o repetir. 

 

La elaboración de la ficha técnica para el análisis del Comité de Conciliación debe efectuarse dentro de los quince (15) días siguientes a la notificación del medio de control o la convocatoria de conciliación extrajudicial, siempre y cuando se tenga toda la información necesaria para el estudio del caso por parte del abogado asignado. 

 

En todo caso, se deberá realizar la entrega de la ficha a la Secretaría Técnica del Comité de Conciliación con al menos tres (3) días de anticipación a la celebración del Comité de Conciliación, salvo caso excepcional, atendiendo a su exposición y/o justificación, conforme a los procedimientos y formas establecidas al interior de la Empresa. 

 

14.3. Presentar un estudio sobre los antecedentes judiciales con la jurisprudencia relacionada, si a ello hubiere lugar por la especialidad del caso, relacionada con el tema en litigio que se lleva a cada Comité de Conciliación.

 

14.4. Las decisiones adoptadas por el Comité o por la Gerencia General serán de obligatorio cumplimiento para los apoderados de cada entidad y organismo.

 

14.5. Los apoderados comparecerán a la respectiva diligencia de conciliación o de pacto de cumplimiento con la posición unificada si existieren varias entidades distritales involucradas y acorde con las políticas y líneas decisionales aprobadas por el Comité, para lo cual aportarán al juez de conocimiento o al procurador según sea el caso, la certificación expedida por el secretario técnico del Comité de Conciliación, donde consta la autorización al apoderado de presentar o no fórmula de conciliación o de pacto de cumplimiento.

 

ARTÍCULO 15°. Procedencia de la Acción de Repetición y del Llamamiento en Garantía con fines de Repetición. El Comité conocerá y decidirá sobre la procedencia del llamamiento en garantía con fines de repetición y de la acción de repetición en los términos del numeral 7 del artículo 120 de la Ley 2220 de 2022, y para el efecto revisarán que se reúnan los requisitos de procedibilidad y procedimentales establecidos en la Ley 678 de 2001, modificadas por el capítulo VII de la Ley 2195 de 2022, o en aquellas normas que la sustituyan o complementen.

 

En el evento en que el Comité decida no iniciar la acción de repetición y con el propósito de dar aplicación al artículo 8º de la Ley 678 de 2001 modificado por el artículo 40 de la Ley 2195 de 2022, la Secretaría Técnica del Comité deberá comunicar inmediatamente tal decisión a la Procuraduría General de la Nación, con el objeto de que el Ministerio Público la ejercite, si lo considera pertinente.

 

El Comité al momento de evaluar la procedencia de iniciar o no las acciones de repetición, deberá tener en cuenta, además, los lineamientos y directrices establecidos por la Secretaría Jurídica Distrital.

 

El abogado de representación judicial que estudie el caso deberá, adicionalmente, diligenciar en el módulo de conciliación de SIPROJWEB, la respectiva ficha técnica de análisis de Acción de Repetición.

 

ARTÍCULO 16°. Líneas decisionales. De conformidad con lo previsto en el artículo 18 del Decreto 073 de 2023, el comité tendrá en cuenta en sus deliberaciones las siguientes líneas decisionales, respecto a la posibilidad de autorizar a sus apoderados para que asistan con o sin ánimo conciliatorio a la respectiva diligencia judicial o extrajudicial.

 

Las líneas decisionales que se describen a continuación son criterios auxiliares que coadyuvan la toma de decisiones por parte del Comité de Conciliación. No obstante, las decisiones dependerán exclusivamente del análisis de los hechos, las pretensiones, su fundamento legal y jurisprudencial, las pruebas aportadas y la viabilidad o probabilidad de una decisión en contra:

 

16.1. Con ánimo conciliatorio:

 

16.1.1. Cuando se encuentre sustentada y acreditada la responsabilidad de la entidad.

 

16.1.2. Cuando se trate de un caso en el que exista clara aplicación de Sentencias de Unificación, solicitud de extensión de jurisprudencia o en casos análogos con sentencias desfavorables para la entidad u organismo distrital.

 

16.1.3. Cuando el fallo de primera instancia haya resuelto de manera suficiente, probatoria y sustantivamente los extremos de la responsabilidad de la empresa.

            

16.1.4. Cuando se trate de responsabilidad objetiva y no exista causal eximente de ésta.

 

16.1.5. Cuando se refiera únicamente al pago de intereses o indexación sobre algún capital.

 

16.1.6. Cuando medie acto administrativo de carácter particular podrá conciliarse sobre sus efectos económicos si se da alguna de las causales del artículo 93 de la Ley 1437 de 2011.

 

16.2. Sin ánimo conciliatorio

 

16.2.1. Cuando los empleados públicos soliciten se les hagan extensivos beneficios extralegales o convencionales propios de los trabajadores oficiales, y viceversa.

 

16.2.2. Cuando se controvierta la facultad de la administración para realizar modificación de la planta de personal.

 

16.2.3. Cuando se demanden actos, contratos, hechos, omisiones y operaciones administrativas realizados por entidades públicas del orden nacional, y personas jurídicas de régimen privado no imputables al Distrito Capital por no existir legitimación en la causa por pasiva del Distrito Capital. De igual modo, si se demandan acciones u omisiones de entidades descentralizadas del Distrito Capital y se ha vinculado al sector central en el proceso y viceversa.

 

16.2.4. Cuando esté claramente demostrada la existencia de falta de jurisdicción o de competencia; caducidad; prescripción; agotamiento de jurisdicción; el hecho exclusivo y determinante de un tercero; fuerza mayor, cosa juzgada o transacción y la culpa o hecho exclusivo de la víctima. El requisito es haberse interpuesto tales medios exceptivos por parte del apoderado y que no exista decisión judicial que los haya desestimado. Esta política también aplicará en tratándose de conciliaciones extrajudiciales.

 

16.2.5. Si se constata la existencia de hecho superado o cuando no existe vulneración del derecho colectivo invocado, objetivamente demostrado desde el punto de vista jurídico y técnico, es decir, tiene que haber desaparecido el objeto del proceso.

 

16.2.6. En aquellos casos en los que la controversia gire en torno a la legalidad de actos administrativos y no exista contenido económico susceptible de ser conciliado.

 

16.2.7. Cuando no existan pruebas fehacientes o jurisprudencia de unificación desfavorable a la entidad.

 

16.2.8. En aquellos casos en que se aplique la definición de líneas decisionales propias de cada entidad u organismo distrital conforme a su competencia y autonomía.  

 

ARTÍCULO 17°. Asistencia de Apoderados a las Audiencias. Es obligatoria la asistencia del apoderado a las respectivas audiencias, con el objeto de exponer los motivos por los cuales los integrantes del Comité consideraron viable o no el acuerdo conciliatorio, y deberán dejar constancia en el acta de la audiencia de las razones de hecho y derecho expresadas por el Comité de Conciliación.

 

ARTÍCULO 18°. Confidencialidad de las sesiones, fichas Técnicas y Actas del Comité de Defensa Judicial y Conciliación. Por la naturaleza de los temas tratados, los integrantes permanentes del Comité y quienes sean invitados al mismo se comprometen a guardar la debida reserva en torno a la información que le sea presentada y entregada, así como a no utilizarla en beneficio propio o de terceros y a no entregar las fichas técnicas y actas a no ser que medie orden expresa de una autoridad competente.

 

CAPÍTULO V

 

DOCUMENTOS Y ARCHIVOS DEL COMITÉ

 

ARTÍCULO 19°. Documentos Internos Del Comité. El Comité se pronunciará a través de Acuerdos Internos y Actas.

 

19.1. Acuerdos Internos. Mediante este instrumento el Comité expedirá las políticas de prevención de daño antijurídico aprobadas, adoptará modificaciones al Reglamento Interno del Comité y expedirá lineamientos y directrices en desarrollo de sus funciones, estos Acuerdos Internos una vez aprobados por el Comité serán suscritos por el Presidente y el Secretario Técnico, y serán numerados consecutivamente de manera anual.

 

19.2. Actas del Comité. De todas las Sesiones del Comité ordinarias o extraordinarias, se levantará un Acta en la cual se dejará constancia de las deliberaciones de los asistentes y las decisiones adoptadas por sus integrantes, indicando el voto de cada uno de los miembros, de los salvamentos y/o aclaraciones, de los ajustes y requerimientos a las propuestas o documentos soporte solicitados por el Comité y podrán dejarse las anotaciones que se consideren pertinentes. Serán suscritas por el Presidente y el Secretario Técnico. 

 

19.3. Las fichas técnicas, la totalidad de los soportes documentales presentados para su estudio en la sesión, sus ajustes, correcciones o complementos, constituirán parte integral del acta respectiva.

 

ARTÍCULO 20°. Fichas técnicas. Las fichas técnicas a ser expuestas en el Comité    deberán contener los siguientes datos: 

 

20.1. Datos Generales: Identificación de la persona solicitante, fecha de la solicitud, tipo de acción, fecha de citación a audiencia si la hubiere, responsable de la ficha. 

 

20.2. Relación completa y detallada de los antecedentes de la situación objeto de la controversia, hechos.

 

20.3. Fundamentos de derecho.

 

20.4. Análisis de pruebas.

 

20.5. Análisis de precedente jurisprudencial.

 

20.6. Relación de documentos soporte de los hechos objeto de conciliación contenidos en el expediente del caso.

 

20.7. Estimación de la cuantía de las pretensiones en controversia y contenido obligacional.

 

20.8. Concepto sobre la viabilidad de la conciliación.

 

20.9. Indicación precisa de la suma total a conciliar de ser procedente, con indicación detallada de los competentes anexando los debidos soportes.

 

20.10. Nombre y firma del abogado responsable de la ficha.

 

20.11. Inclusión de los soportes pertinentes en cada caso. Si es necesario adjuntar liquidación ésta deberá contener como mínimo: fecha, nombre y firma de quien la elaboró e indicación clara y precisa de las cifras a conciliar, discriminando las operaciones que arrojen dicho monto.

 

PARÁGRAFO 1. En todos los casos, las fichas deberán contener los requisitos mínimos exigidos dentro de las normas que rigen el Sistema de Información de Procesos Judiciales -SIPROJ. Los abogados serán responsables por la información referida en las fichas técnicas presentadas al Comité.

 

PARÁGRAFO 2. Cuando se trate de acciones de repetición deberá incluirse en el respectivo análisis los requisitos de procedibilidad de la acción.

 

ARTÍCULO 21°. Archivo Documental del Comité y Consulta de Información. El archivo de los documentos producidos por el Comité y su Secretaría Técnica reposarán en la Oficina Jurídica de la Empresa o el Archivo Documental que la entidad establezca.

 

Las solicitudes de expedición de certificaciones de las decisiones del comité deben ser solicitadas por escrito al Secretario Técnico del Comité.

 

ARTÍCULO 22°. Custodia del Archivo. La custodia de las actas, de las fichas de presentación de los casos, sus soportes y los documentos expedidos estarán a cargo del Secretario Técnico, quien respecto de éstas procederá a efectuar su traslado al archivo, cuando haya finalizado su trámite, de conformidad con las normas vigentes y de acuerdo con la Tabla de Retención Documental.

 

ARTÍCULO 23°. Vigencia del Reglamento. El presente reglamento fue discutido y aprobado por los miembros del Comité en sesión del 31 de enero de 2024 y deroga el Acuerdo 01 de 2020 expedido por el Comité de Defensa Judicial, Conciliación y Repetición de la Empresa.

 

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE

 

Dada en Bogotá D.C., a los 31 días del mes de enero del año 2024.

 

JUAN DAVID CHING RUÍZ

 

Encargado del Gerente General

 

ADRIANA SÁNCHEZ ARCILA

 

Secretaría Técnica

 

Nota: Ver norma original en Anexos.