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Circular 46 de 2004 Secretaría General Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C.

Fecha de Expedición:
11/12/2004
Fecha de Entrada en Vigencia:
11/12/2004
Medio de Publicación:
No se publica
La Secretaría Jurídica Distrital aclara que la información aquí contenida tiene exclusivamente carácter informativo, su vigencia está sujeta al análisis y competencias que determine la Ley o los reglamentos. Los contenidos están en permanente actualización.


 
 

CIRCULAR 046 DE 2004

PARA:

SECRETARIOS DE DESPACHO; DIRECTORES DE DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO; GERENTES Y DIRECTORES DE ENTIDADES DESCENTRALIZADAS; EMPRESAS DE SERVICIOS PÚBLICOS DOMICILIARIOS OFICIALES O MIXTAS; ALCALDÍAS LOCALES; VEEDURÍA.

DE:

SECRETARIO GENERAL - ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTÁ D.C.

ASUNTO:

DEFINICIÓN DE CRITERIOS TÉCNICOS DE LA SERIE CONTRATOS.

FECHA.

Diciembre 11 de 2004

El artículo 30 del Decreto 331 de 2003, establece como funciones de la Dirección Archivo de Bogotá como ente rector del Sistema Distrital de Archivos, las de formular las políticas, planes y programas necesarios para garantizar la conservación de la memoria institucional del Distrito Capital; facilitar el acceso a su consulta, formular y ejecutar las políticas sobre acopio, adquisición, organización, custodia y servicio de los fondos documentales históricos producidos por las entidades Distritales y otros de interés patrimonial para la ciudad en concordancia con lo establecido por el Archivo General de la Nación y la Comisión Distrital de Archivos.

En cumplimiento de lo antes señalado, el Archivo de Bogotá promueve y lidera procesos que conducen a la estandarización de la función archivística para la gestión documental en la Administración Distrital. Uno de estos procesos es la normalización del nombre y composición de las series y subseries producidas por el ejercicio de funciones comunes o transversales a las entidades distritales, con el objeto de elaborar una tabla de clasificación y retención única, para dichas series y subseries.

Durante el año 2002 el Archivo de Bogotá citó a entidades de diferentes niveles para normalizar la serie y subseries producidas en el proceso de contratación. Igualmente se retomaron las decisiones del Equipo Transversal de Contratación, contenidas en el acta de reunión del 27 de mayo de 2004 para la definición de criterios técnicos de la serie CONTRATOS, subseries y su composición tipológica.

En este sentido, se puntualizan los siguientes aspectos relacionados con los documentos contractuales:

1. La legislación aplicable a la actividad contractual del Distrito se encuentra contenida en el Decreto Ley 1421 de 1993, la Ley 80 de 1993 y sus decretos reglamentarios, y en las disposiciones comerciales y civiles pertinentes y excepcionalmente en razón de la naturaleza de algunas entidades en las Leyes 100 de 1993 y 142 y 143 de 1994, entre otras.

2. Los procesos de contratación están ligados al proceso administrativo de planificación, de presupuesto y de proyectos entre otros.

3. Los contratos según las formalidades se dividen en "Con formalidades plenas" y "Sin formalidades plenas". Esta clasificación se determina en función del presupuesto anual de cada entidad, expresado en salarios mínimos legales mensuales, según se prevé en el parágrafo del artículo 39 de la Ley 80 de 1993.

4. Etapas del proceso de Contratación se diferencian tres etapas:

-. Precontractual

-. Contractual

-. Poscontractual

5. La serie producida por el proceso de contratación se definió como CONTRATOS (incluye ORDENES Y CONVENIOS) y las subseries se deben nombrar según el tipo de contrato, tal y como lo muestra la tabla que se expone a continuación. Se debe tener en cuenta que esta es una lista enunciativa de los tipos de contratos más frecuentes en la Administración Distrital, más no restrictiva. Por consiguiente, las entidades pueden adicionar o suprimir alguno (s) de ellos.

SERIE

SUBSERIES

CONTRATOS/ORDENES/CONVENIOS

ARRENDAMIENTO

CONTRATOS/ORDENES/CONVENIOS

CIENCIA Y TECNOLOGÍA

CONTRATOS/ORDENES/CONVENIOS

COMODATO

CONTRATOS/ORDENES/CONVENIOS

COMPRAVENTA

CONTRATOS/ORDENES/CONVENIOS

CONCESIÓN

CONTRATOS/ORDENES/CONVENIOS

CONSULTORÍA

CONTRATOS/ORDENES/CONVENIOS

COOPERACIÓN

CONTRATOS/ORDENES/CONVENIOS

DE OBRA

CONTRATOS/ORDENES/CONVENIOS

EMPRÉSTITOS

CONTRATOS/ORDENES/CONVENIOS

FACTORING

CONTRATOS/ORDENES/CONVENIOS

FIDUCIA

CONTRATOS/ORDENES/CONVENIOS

FRANQUICIA

CONTRATOS/ORDENES/CONVENIOS

INTERVENTORÍA

CONTRATOS/ORDENES/CONVENIOS

LEASING

CONTRATOS/ORDENES/CONVENIOS

LICENCIA

CONTRATOS/ORDENES/CONVENIOS

LOGÍSTICA

CONTRATOS/ORDENES/CONVENIOS

OUTSOURCING

CONTRATOS/ORDENES/CONVENIOS

PRESTACIÓN DE SERVICIOS

CONTRATOS/ORDENES/CONVENIOS

SEGUROS

CONTRATOS/ORDENES

SUMINISTRO

CONTRATOS/ORDENES/CONVENIOS

DE ASOCIACIÓN

6. En términos generales los tipos documentales que pueden conformar un contrato son los que aparecen a continuación Es pertinente advertir que esta tipología es una composición básica, por consiguiente, las entidades tendrán en cuenta el monto de la contratación y el proceso de selección que se aplica, y dentro de un sano criterio, pueden agregar o suprimir subseries:

ETAPA

TIPOLOGIA

OBSERV.

 PRECONTRACTUAL

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

POSTECON-TRACTUAL

Justificación.

Estudio de conveniencia y oportunidad.

 

Solicitud de certificado de disponibilidad presupuestal.

 

Solicitud de contratación con lista de chequeo.

 

Términos de referencia.

Según el monto y la naturaleza del proceso de selección.

Pliego de condiciones

Certificado de Disponibilidad Presupuestal.

 

Especificaciones técnicas del producto o servicio.

 

Comunicación a la Cámara de Comercio y Confecamaras

Según el monto y la naturaleza del proceso de selección.

Respuestas ofrecidas en la audiencia.

Acta de recibos de propuestas

Resolución de apertura licitación o concurso

Aviso de prensa.

Acta de apertura de licitación o concurso

Recibo de pago de venta de pliegos

Acta de audiencia de aclaración de pliegos

Adendos a los términos de referencia

Propuestas

Acta de cierre y apertura de propuestas.

Según el monto y la naturaleza del proceso de selección

Póliza de seriedad

Estudios jurídico

 

Estudios de evaluación de factores de selección

Financiero, experiencia, capacidad operacional, económicos, etc.

Informe preliminar de evaluación

 

Informe final de evaluación

 

Informe de adjudicación.

 

Reglamento de intervención de oferentes en la audiencia de la adjudicación.

Acta de adjudicación o resolución de adjudicación.

Antecedentes propios de tipo contractual.

 

Informe de evaluación contemplado en observaciones.

 

Acto administrativo donde se notifica declaratoria de desierta.

Licitación o Concurso de Méritos

Hoja de vida acompañada de la siguiente documentación y certificada por el Jefe de Personal.

  • Fotocopia de la cédula de ciudadanía.

  • Fotocopia de la libreta militar.

  • Fotocopia de certificados académicos, laborales y/o experiencia.

  • Certificado de antecedentes judiciales – DAS.

  • Certificado de antecedentes disciplinarios de la Personería.

  • Certificado de antecedentes disciplinarios de la Procuraduría.

  • Afiliación a Fondo de pensiones y salud.

  • Información de la cuenta bancaria.

  • Certificado del Jefe de personal sobre la imposibilidad de atender el asunto objeto del contrato con personal de planta – inexistencia de personal.

  • Registro Único Tributario.

  • Certificado de aportes parafiscales para personas naturales y jurídicas (Caja de compensación, SENA y Bienestar Familiar).

  • Certificado de Paz y Salvo de pensión y salud para personas naturales y jurídicas.

  • Fotocopia de acta de posesión (Entidad contratante).

  • Fotocopia de decreto de nombramiento (Entidad contratante).

  • Fotocopia de cédula de ciudadanía del representante legal (Entidad contratante).

  • Certificado de existencia y representación legal.

Formato único de la Función Publica para oferentes personas naturales y personas jurídicas.

Recibo de pago de la publicación del contrato.

Según cuantía

Recibo de pago de impuesto del timbre.

Según cuantía

Nit de la unión temporal o consorcio.

Persona jurídica.

Certificado registro presupuestal.

 

Garantía única.

 

Comunicación designación de la interventoria.

 

Formato de publicación en Registro Distrital.

Según cuantía

Acta de iniciación.

Que contemple cronograma de trabajo.

Informes de actividades.

 

Actas de interventoría.

 

Actas de finalización o recibo a satisfacción.

 

Formato de solicitud último pago.

 

Memorando donde se comunica la novedad.

 

Otrosí, adiciones, prórrogas.

 

Estados de cuentas

Saldo contratista.

Acta de liquidación de contratos, anexos.

 

 

 

 

 

Poscontractual

Acto administrativo de liquidación unilateral.

 

Hoja de estudio para verificación y seguimiento de garantías y contrato.

 

Informe a la Cámara de Comercio.

 

Comunicación a la Unidad Financiera.

 

Comunicaciones oficiales.

 

Informe final de contratista.

Se recomienda que una copia de este informe sea remitida al centro de documentación de la entidad.

7. El nombre dado a los expedientes (unidades de archivo) debe incluir: Fondo, Sección, Serie, Subserie o tipo de contrato, el nombre del contratista, el Documento de identidad, fecha extremas y signatura topográfica. Ej.

FONDO: Secretaría General SECCIÓN: Subdirección de Contratación

Serie: CONTRATOS

Subserie_________________________________________________

Contrato No.______________________________________________

Nombre __________________________________________________

C.C./ Nit: _________________________________________________

Fecha ini:

Fecha fin:

Folios:

Caja:

Carpeta:

Tomo:

8. Sin importar el tipo de contrato los expedientes deben permanecer en la oficina encargada del proceso de contratación hasta el momento en que el contrato sea liquidado y según TRD, en Archivo de Gestión 2 años de vigencia pasando luego al Archivo Central de la entidad hasta que cumpla mínimo 20 años.

9. Cualquier copia que exista en otras dependencias, como por ejemplo la que requirió el contrato o en manos del interventor, se considerará de valor informativo, y por tanto no pasará al archivo central.

10. Todas las propuestas de eliminación de documentos deberán ser evaluadas conjuntamente con el Comité de Archivo de la Entidad y el Comité Evaluador de Documentos de la Comisión Distrital de Archivos.

Las entidades Distritales deberán establecer controles que garanticen la transparencia de la administración de los contratos y la responsabilidad de los funcionarios que desarrollan actividades propias de la gestión contractual. De acuerdo en el Articulo 16 de la Ley 594 de 2000 "Ley General de Archivos" los Secretarios Generales o funcionarios administrativos de igual o superior jerarquía pertenecientes a las entidades públicas, dentro del proceso de organización de archivos deberán verificar que:

  • En cada expediente los documentos se encuentren ordenados atendiendo la secuencia propia de su producción; su disposición refleje el vínculo que se establece entre el contratista y la entidad.

  • Los documentos de cada contrato estén colocados en cada unidad de conservación (carpetas) individuales, de manera que al revisar el expediente, el primer documento sea el que registre la fecha más antigua, y el último el que refleje la más reciente. Cada expediente podrá estar contenido en varias unidades de conservación de acuerdo con el volumen de la misma, se recomienda que cada carpeta tenga como máximo 150 folios.

  • La foliación debe ser consecutiva de 1 a n independientemente del número de carpetas, por Ej. Carpeta 1 folios 1-150, Carpeta 2 Folios de 151-300, etc.

  • Dichos documentos se registrarán en el formato hoja de control que se anexa, lo cual evitará la pérdida o ingreso indebido de documentos.

  • Las oficinas responsables del manejo de los contratos, deben elaborar el inventario único documental, formato normalizado por el Archivo General de la Nación de los expedientes bajo su custodia.

  • Los espacios destinados al archivo de Contratos, deben ser de acceso restringido y con las medidas de seguridad y condiciones ambientales que garanticen la integridad y conservación física de los documentos.

  • Para las licitaciones y concursos, se recomienda manejar la documentación de la etapa precontractual independiente del contrato, debido a su alto volumen según sus prácticas y consideraciones.

  • Los tiempos de conservación precautelativos de la Serie Contratos serán de 20 años: 2 años en Archivo de Gestión y 18 en el Archivo Central.

  • Las propuestas originales, no ganadoras, se inventariarán y una vez cumplidos 2 años en el Archivo de Gestión y 8 años en el Archivo Central se eliminarán.

  • La propuesta ganadora y la resolución de adjudicación, se agregarán al contrato, a contrato, el cual se conservará, mínimo 20 años: 2 años en archivo de gestión, después de firmada el acta de liquidación y luego pasará al archivo central de la entidad, hasta que cumpla el tiempo máximo estipulado.

Solicito adelantar los trámites correspondientes para la adopción de la Tabla de Retención Documental de la Serie Contratos, al interior de sus entidades.

La Dirección Archivo de Bogotá y la Comisión Distrital de Archivos en cumplimiento de sus funciones de formular las políticas, planes y programas necesarios para garantizar la conservación de la memoria institucional del Distrito Capital, continuarán realizando asesorías a las entidades para verificar el cumplimiento de las obligaciones respecto al manejo archivístico y en especial el de la serie Contratos o su revisión cuando fuere necesario.

Cordialmente,

ENRIQUE BORDA VILLEGAS

Secretario General