RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

Que en el proceso de implementación de la Gestión de las Obligaciones Contingentes, en las Entidades Distritales reguladas en el Decreto Distrital 175 de 2004, se ha determinado la necesidad de clarificar y ajustar el tratamiento contable desarrollado en el numeral 4.3. del "Manual de Procedimientos para la Gestión de las Obligaciones Contingentes en Bogotá D.C." adoptado mediante la Resolución No. 866 del 8 de septiembre de 2004.

Que en mérito de lo expuesto,

ARTÍCULO 1º.- Modificar el numeral 4.3., Procedimiento de Registro Contable de las Obligaciones Contingentes, del "Manual de Procedimientos para la Gestión de las Obligaciones Contingentes en Bogotá D.C.", anexo que hace parte integral de esta Resolución.

ARTÍCULO 2º.- La presente Resolución rige a partir de la fecha de su publicación y mantiene vigente los demás numerales del Manual.

En el momento en que sea notificada la demanda, la entidad registrará en cuentas de orden de control, el valor de las pretensiones originadas en las demandas de terceros contra el ente público.

Así mismo, con el objeto que los estados contables a 31 de diciembre de cada vigencia revelen la realidad de las obligaciones contingentes, las pretensiones que se hayan notificado en el último trimestre deberán ser valoradas al cierre del ejercicio y registradas en las cuentas de orden acreedoras - Responsabilidades Contingentes; para el efecto, cada entidad es responsable de gestionar las actividades requeridas para tal efecto.

Si es realmente imposible realizar dicha valoración, la entidad debe revelar en las notas a los estados contables esta situación, detallando los procesos que fueron notificados indicando su valor y los motivos por los cuales no fueron valorados.

Supuesto: La entidad del Distrito XYZ ha sido notificada de una demanda por valor de $1.000 millones, por concepto de la expropiación del predio residencial de la familia Fernández Torres, instaurada por Julián Fernández Torres, Expediente No. 5000 de febrero 20 de 2005.

Luego de aplicada la metodología de valoración para las obligaciones contingentes judiciales expedida por la SHD a los procesos notificados, se afectarán las Cuentas de Orden Acreedoras-Responsabilidades Contingentes.

Supuesto: De conformidad con la metodología de valoración aplicada por primera vez al proceso del Expediente No. 5000 de febrero 20 de 2005, la valoración determina que la contingencia judicial se estima en $300 millones:

- Reconocimiento de la contingencia

Dado que la Metodología de Valoración, según lo establece el numeral 4.2.5, Gráfico 8 Cronograma de Valoración de Obligaciones Contingentes, debe aplicarse en forma trimestral y teniendo en cuenta el compromiso de los entes públicos distritales de actualizar el dato de la valoración de los procesos con esa periodicidad, mientras no se haya surtido alguna novedad en el proceso, las valoraciones continuarán reconociéndose de acuerdo con el registro anterior.

Supuesto: En el mes de junio la entidad XYZ efectúa una segunda valoración al proceso del Expediente No. 5000 de febrero 20 de 2005, se determina que la valoración corresponde a $400 millones.

Como se observa, la valoración trimestral a los procesos sobre los cuales no se han proferido fallos desfavorables para la entidad, no afecta su situación patrimonial; por ende, su reconocimiento en cuentas de orden acreedoras contingentes.

Si se produce un fallo desfavorable para la entidad, se reconocerá un pasivo estimado, afectando el gasto por provisiones para contingencias. Así mismo, simultáneamente se reversarán las cuentas de orden acreedoras por responsabilidades contingentes constituidas inicialmente.

Para el registro de los fallos es necesario analizar varios aspectos, que dan lugar al ajuste correspondiente, tales como:

Supuesto: La entidad distrital XYZ, fue notificada del primer fallo del proceso con Expediente No. 5000 del 20 de febrero de 2005, desfavorable para la entidad, el cual establece que debe reconocerse al demandante la suma de $600 millones.

- Se registra el pasivo estimado por el valor del fallo proferido por la autoridad competente.

- En forma simultánea, se reversa el saldo del proceso registrado y valorado reflejado en las cuentas de orden acreedoras por responsabilidades contingentes.

Supuesto: La entidad distrital XYZ, fue notificada del primer fallo del proceso con Expediente No. 5000 del 20 de febrero de 2005, desfavorable para la entidad, el cual no establece valor alguno.

- Se registra el pasivo estimado por el valor de la valoración que presentaba el proceso a la fecha.

- En forma simultánea se reversa el saldo del proceso reflejado en las cuentas de orden acreedoras por responsabilidades contingentes.

Cuando se profiera un fallo favorable para la entidad, continuará reflejándose la valoración en cuentas de orden acreedoras por responsabilidades contingentes. Se continuarán realizando las actualizaciones periódicas en forma trimestral, las cuales de acuerdo con el análisis de los diferentes criterios a evaluar pueden incrementar o disminuir la valoración realizada en el periodo inmediatamente anterior.

Los procesos que hayan tenido un fallo desfavorable para la entidad, continuarán actualizándose en forma trimestral mediante la aplicación de la metodología de valoración para obligaciones contingentes. El registro corresponderá a la afectación del Pasivo Estimado registrado en forma inicial.

Supuesto: La entidad distrital XYZ, realiza la valoración del proceso con Expediente No. 5000 del 20 de febrero de 2005, del cual se ha proferido un primer fallo desfavorable para la entidad, por $600 millones, y una valoración anterior de $400. El resultado de la última valoración corresponde a $300 millones.

- Se registra la disminución de la valoración afectando el pasivo estimado, si la situación se presenta dentro del mismo período fiscal se disminuirá el gasto por provisiones. De lo contrario, se afectará el Ingreso Extraordinario por concepto de Recuperaciones. Recordemos que la primera valoración se canceló, por lo tanto no se tiene en cuenta para este registro.

Los procesos que hayan tenido un fallo favorable para la entidad, continuarán actualizándose en forma trimestral mediante la aplicación de la metodología y seguirá reflejándose su valoración en las cuentas de orden acreedoras por responsabilidades contingentes, hasta cuando el fallo quede ejecutoriado.

Con la conciliación, el pronunciamiento judicial o la sentencia de los laudos arbitrales y las transacciones debidamente ejecutoriadas (en contra de la entidad) se procede al registro del pasivo real.

Supuesto: La entidad distrital XYZ, fue notificado del fallo def initivo del proceso con Expediente No. 5000 del 20 de febrero de 2005. Se determina que la obligación por la cual debe responder la entidad equivale a $350 millones

Saldos contables a la fecha del Expediente:

- Procede a registrarse el pasivo real por el valor del fallo definitivo,

Cuando exista diferencia en el monto de la provisión para contingencias producto de subestimaciones o sobreestimaciones, debe procederse a la contabilización del ajuste por la diferencia afectando las cuentas de actividad financiera, económica y social.

De acuerdo con el fallo definitivo la entidad debe responder ante el demandante, para el efecto se disminuirá el pasivo real que corresponda, afectando el disponible de la entidad.

(1) El registro para la Administración Central y Fondos de Desarrollo Local se hará de acuerdo con el Instructivo No. 27 de 2002.

Simultáneamente se afectarán las cuentas de orden (de control), constituidas inicialmente, con el valor de la pretensión. Para el supuesto el valor de la pretensión equivalía a $1.000 millones

- Cuando se han surtido fallos previos en contra de la entidad

Se procede a reversar la totalidad de los registros originados en las instancias previas, es decir el Pasivo Estimado y el Gasto por Provisión para Contingencias.

Supuesto: La entidad XYZ fue notificada de un fallo a su favor proferido por la última instancia. El comportamiento del proceso refleja que los anteriores fallos habían sido desfavorables para la entidad, no obstante no habían determinado cuantía alguna, razón por la cual en el pasivo estimado se reconoció el valor por las valoraciones calculadas de $500 millones.

El reconocimiento de las valoraciones mencionadas se llevó a cabo en las vigencias 2004 y 2005, por $300 y $200 millones respectivamente:

Es importante precisar que cuando el fallo definitivo sea proferido en una vigencia diferente a la causación del pasivo estimado, se afectará el Ingreso Extraordinario por concepto de Recuperaciones, en razón a que el registro no se origina: (i) en la vigencia anterior; (ii) equivocaciones matemáticas; ó (iii) aplicación equívoca de los principios o normas contables.

Simultáneamente se reversa el registro correspondiente al reconocimiento de la pretensión inicial reflejado en cuentas de orden acreedoras de control.

- Cuando los fallos proferidos fueron a favor de la entidad

Se procede a reversar las cuentas de orden acreedoras contingentes registradas en forma periódica (trimestral) como resultado de las valoraciones resultantes de la aplicación de la metodología.

Igualmente se reversa el registro inicial correspondiente a la notificación de la pretensión, reconocida en cuentas de orden de control.

Mientras se dan las condiciones para la implementación de la valoración de este tipo de obligaciones originadas por el otorgamiento de avales o garantías para respaldar la adquisición de una deuda, el registro de la garantía que otorgue la entidad distrital se reconocerá en cuentas de orden de control. Esta garantía se disminuirá a medida que la entidad garantizada realice los abonos a capital y/o intereses que puedan afectar el valor de la misma.

Supuesto: La Secretaría de Hacienda ha otorgado una garantía a la Empresa XYZ por el préstamo realizado por esa entidad con la Banca Multilateral por valor de $68.000 millones, por un plazo de 15 años.

Se refiere a las obligaciones pecuniarias sometidas a condición que pueden tener un impacto adverso representativo sobre las finanzas del Distrito y de las entidades reguladas, claramente diferenciadas de los eventos contingentes generados por los riesgos inherentes a la ejecución normal de los contratos administrativos de las entidades públicas y que cumplen con una o más de las condiciones establecidas en el capítulo 4. Proceso básico de la Gestión del presente Manual.

De acuerdo con lo anterior la entidad procederá a valorar el riesgo inherente a su otorgamiento en forma trimestral, aplicando para el efecto la Metodología de valoración, según lo establece el numeral 4.2.5 Gráfico 8 Cronograma de Valoración de Obligaciones Contingentes.

Con relación a la Metodología, es importante precisar que en ese mismo numeral se establece que: "Dada la especificidad de los casos a valorar, no existe una metodología homogénea de valoración. Por lo tanto, las entidades deberán desarrollar sus propias metodologías de valoración, con base en lo estipulado por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, mediante Circular No. 0004 del 21 de septiembre de 2001. En todos los casos, las valoraciones que realicen las entidades distritales deberán someterse a la revisión de la Secretaria de Hacienda de Bogotá D.C."

Las valoraciones afectarán en forma periódica las cuentas de orden acreedoras por responsabilidades contingentes durante el tiempo en que no se produzca o suceda el hecho o condición que de lugar al reconocimiento y pago de la garantía.

Si llegaré a suceder el hecho que origine la obligatoriedad de cumplir con la garantía pactada, la entidad debe reconocer un pasivo estimado, afectando para ello la provisión para contingencias. Por otra parte, se reversará en esta proporción las cuentas de orden acreedoras por responsabilidades contingentes.

Una vez el contratista presente el documento soporte para reclamar su derecho, la entidad reclasificará la obligación estimada a un pasivo real y procederá a su pago.

Si la condición no vuelve a ocurrir o nunca ocurre y el contrato sobre el cual se otorgó la garantía, se liquida, se procederá a efectuar la reversión de las responsabilidades contingentes reconocidas por efecto de las valoraciones realizadas en forma periódica.

Supuesto: La entidad XYZ, otorgó una garantía sobre un Contrato de Transporte Masivo de Pasajeros de la troncal de las Américas, firmado el 30 de enero de 2004, la cual está sujeta al transporte de un máximo número de pasajeros en forma trimestral.

- Durante la vigencia 2004 se cumplieron las metas de transporte. No obstante dado su comportamiento, la valoración trimestral realizada a 31 de diciembre de 2004 fue de $100 millones

- En el trimestre de marzo de 2005 se determinó que la afluencia de pasajeros fue de 9.500.000, mientras que la meta proyectada fue de 22 millones de personas.

Una vez realizado el análisis, la entidad determinó que se debe cumplir con los términos de la garantía, asumiendo la diferencia de pasajeros dejados de transportar. Para el efecto se determinó el valor del contingente en $70 millones

Reconocimiento del pasivo estimado:

Simultáneamente se reversa la cuenta de orden acreedora contingente por el valor de la valoración que corresponda.

- El Contratista presenta el documento soporte para reclamar el derecho adquirido sobre la garantía por valor de $70 millones

El pago por parte de la entidad se realizará afectando el disponible y por ende disminuyendo el pasivo a favor del contratista, para las entidades del sector descentralizado.

Para el caso de la Administración Central y Local el registro corresponderá a la aplicación del procedimiento establecido para realizar los pagos. (Instructivo No. 27 de 2001).