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  Resolución 119 de 2006 Contaduría General de la Nación
 
  Fecha de Expedición: 27/04/2006  
  Fecha de Entrada en Vigencia: 02/05/2006  
  Medio de Publicación: Diario Oficial 46256 de mayo 02 de 2006  


 
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RESOLUCIÓN 119 DE 2006

(Abril 27)

por la cual se adopta el Modelo Estándar de Procedimientos para la Sostenibilidad del Sistema de Contabilidad Pública.

EL CONTADOR GENERAL DE LA NACIÓN,

en uso de las atribuciones establecidas en el artículo 354 de la Constitución Política y las que le confiere la Ley 298 de 1996, el Decreto 2539 de 2000 y el Decreto 143 de 2004, y

CONSIDERANDO:

Que el Artículo 354 de la Constitución Política le asigna al Contador General la facultad de llevar la Contabilidad General de la Nación y consolidarla con la de sus entidades descentralizadas territorialmente o por servicios, así como determinar las normas contables que deben regir en el país conforme a la ley;

Que de acuerdo con el literal f) del artículo 3º de la Ley 298 de 1996 es función del Contador General de la Nación "Impartir instrucciones de carácter general sobre aspectos relacionados con la contabilidad pública";

Que de conformidad con el literal a) del artículo 4º de la Ley 298 de 1996 corresponde a la Contaduría General de la Nación "Determinar las políticas, principios y normas sobre contabilidad que deben regir en el país para todo el sector público";

Que el literal k) del artículo 3º de la Ley 298 de 1996 establece que el Contador General de la Nación tiene la función de diseñar, implantar y establecer políticas de Control Interno, conforme con la ley;

Que el literal r) del artículo 4º de la Ley 298 de 1996 establece que la Contaduría General de la Nación tiene la función de coordinar con los responsables del Control Interno y Externo de las entidades señaladas en la ley, el cabal cumplimiento de las disposiciones contables;

Que la Corte Constitucional mediante la Sentencia C-487 de 1997 ratificó las atribuciones constitucionales y legales del Contador General de la Nación de expedir normas de carácter obligatorio y vinculante a todas las entidades del sector público, respecto del alcance de las facultades que en materia de Control Interno le corresponden al Contador General de la Nación y que están contenidas en el literal k) del artículo 3º de la Ley 298 de 1996;

Que el Consejo de Estado, en sucesivos fallos, ha ratificado la competencia constitucional, legal y reglamentaria del Contador General de la Nación para expedir normas preventivas y de obligatorio cumplimiento para los diferentes servidores públicos con niveles de autoridad y responsabilidad frente al Sistema de Control Interno Contable;

Que los artículos 209 y 269 de la Constitución Política determinan el marco general sobre la obligatoriedad de diseñar y aplicar métodos y procedimientos de Control Interno por parte de las entidades y organismos del sector público;

Que el artículo 3º de la Ley 87 de 1993 establece que el Sistema de Control Interno forma parte integrante de los sistemas contables, financieros, de planeación y operacionales de la respectiva Entidad;

Que el artículo 7º del Decreto 1914 de 2003 señala que el representante legal y el máximo organismo colegiado de dirección, según sea la entidad pública que se trate, serán responsa bles de adelantar las gestiones necesarias que conduzcan a garantizar la sostenibilidad y permanencia de un sistema contable que produzca información razonable y oportuna;

Que es necesario promover en los funcionarios públicos el desarrollo de una cultura del Autocontrol, dado que este es considerado como uno de los fundamentos del Modelo Estándar de Control Interno adoptado mediante el Decreto 1599 de 2005;

Que el Decreto 1537 de 2001 dispone la regulación necesaria para establecer en el sector público una administración por procesos y la obligatoriedad de administrar los riesgos;

Que en razón a lo anterior, la Contaduría General de la Nación debe expedir disposiciones relacionadas con las actividades mínimas que deben realizar los responsables de la información financiera, económica y social en los entes públicos para garantizar la sostenibilidad y permanencia de un sistema de contabilidad que produzca información razonable y oportuna,

RESUELVE:

Artículo 1°. Adóptase el Modelo Estándar de Procedimientos para la Sostenibilidad del Sistema de Contabilidad Pública cuyo contenido se incorpora a la presente resolución, para desarrollar las actividades mínimas que deben realizar los responsables de la información financiera, económica y social en los entes públicos que garanticen la producción de información razonable y oportuna.

Artículo  2°. El Modelo Estándar de Procedimientos para la Sostenibilidad del Sistema de Contabilidad Pública debe ser aplicado por los entes públicos incluidos en el ámbito de aplicación del Plan General de Contabilidad Pública, de conformidad con lo dispuesto en la Resolución 400 de 2000 y en las demás normas que la modifiquen o la sustituyan.

Artículo 3°. Los Jefes de Control Interno, Auditores o quienes hagan sus veces, de conformidad con lo establecido en la Ley 87 de 1993, tendrán la responsabilidad de evaluar continuamente la implementación del control interno contable necesario para mantener la calidad de la información financiera, económica y social del ente público, de tal manera que haga sostenible el proceso de saneamiento contable efectuado.

Sin perjuicio de lo dispuesto en normas específicas relativas al control interno contable, son criterios de evaluación, entre otros, los señalados en el Modelo Estándar de Procedimientos para la Sostenibilidad del Sistema de Contabilidad Pública que se incorpora a la presente resolución.

Artículo 4°. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación en el Diario Oficial.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D. C., a 27 de abril de 2006.

El Contador General de la Nación,

Jairo Alberto Cano Pabón.

MODELO ESTANDAR DE PROCEDIMIENTOS PARA LA SOSTENIBILIDAD DEL SISTEMA DE CONTABILIDAD PUBLICA

1. Fundamentos para la sostenibilidad de los sistemas contables

El Modelo Estandar de Procedimientos para la Sostenibilidad del Sistema de Contabilidad Pública orienta a los responsables de la información financiera, económica y social en las entidades públicas para que adelanten las gestiones administrativas necesarias que conduzcan a garantizar la sostenibilidad y permanencia de un sistema contable que produzca información razonable y oportuna, de conformidad con lo señalado en la Ley 716 de 2001 y especialmente el artículo 7º del Decreto 1914 de 2003.

La información contable debe servir de instrumento para que los diferentes usuarios fundamenten sus decisiones relacionadas con el control y optimización de los recursos públicos en procura de una gestión pública eficiente y transparente, para lo cual se deberá revelar con razonabilidad la información que conforma los estados contables.

Por lo anterior, las entidades públicas tendrán en cuenta las diferentes circunstancias por las cuales se incluyeron en los estados contables los saldos sin razonabilidad que fueron objeto de depuración y saneamiento, con el propósito de implementar los controles necesarios que garanticen su confiabilidad permanente.

Toda la información revelada en los estados contables debe ser susceptible de comprobaciones y conciliaciones exhaustivas o aleatorias, internas o externas que acrediten y confirmen su procedencia y magnitud, observando siempre la aplicación estricta de las normas existentes para el registro de los hechos o actividades públicas.

Los hechos financieros, económicos y sociales que realicen los entes públicos deben tener su respectivo documento soporte idóneo para que puedan ser registrados contablemente y revelados en los estados contables e informes complementarios. De tal manera que se deben reconocer y vincular al proceso contable los bienes, derechos y obligaciones que estén debidamente soportados pero que por cualquier razón no hubieran sido objeto de registro.

En consecuencia, se deben adelantar las acciones administrativas que sean necesarias para evitar el registro de información afectada por alguna de las siguientes situaciones:

a) Valores que afecten la situación patrimonial y no representen derechos, bienes u obligaciones ciertos para la entidad;

b) Derechos u obligaciones que, no obstante su existencia, no es posible realizarlos mediante la jurisdicción coactiva;

c) Derechos u obligaciones respecto de los cuales no es posible ejercer su cobro o pago, por cuanto opera alguna causal relacionada con su extinción, según sea el caso.

d) Derechos u obligaciones que carecen de documentos soporte idóneos, a través de los cuales se puedan adelantar los procedimientos pertinentes para obtener su cobro o pago;

e) Valores respecto de los cuales no haya sido legalmente posible su imputación a alguna persona por la pérdida de los bienes o derechos que representan;

f) Los inmuebles que carecen de título de propiedad idóneo y respecto de los cuales sea necesario llevar a cabo el proceso de titulación correspondiente.

Para efectos de evitar que alguna de las circunstancias anteriores afecte el proceso contable y la revelación de la información a través de los estados contables e informes complementarios, los responsables de dicha información deben implementar las acciones necesarias que conduzcan a lograr, entre otros, los siguientes propósitos:

a) Garantizar que la información financiera, económica y social del ente público se registre y revele con sujeción a las normas sustantivas y procedimentales del Plan General de Contabilidad Pública;

b) Definir los controles que sean necesarios para que se lleven a cabo las diferentes actividades del proceso contable público por los responsables directos de la información contable, para garantizar la existencia y efectividad de controles eficientes, eficaces y económicos en los términos del artículo 9º de la Ley 87 de 1993 y en las demás normas que la modifiquen o la sustituyan;

c) Promover la cultura del autocontrol por part e de los ejecutores directos de las actividades relacionadas con el proceso contable;

d) Establecer los elementos básicos de evaluación y seguimiento continuo que deben realizar los Jefes de Control Interno respecto de la implementación del control interno contable necesario para mantener la calidad de la información financiera, económica y social del ente público, de tal manera que haga sostenible el proceso de saneamiento contable efectuado;

e) Identificar los riesgos inherentes a cada una de las actividades del proceso contable público, así como los respectivos controles que deben implementarse para administrar los riesgos identificados.

2. Características de la información contable en el contexto de la sostenibilidad

En el contexto de la sostenibilidad del sistema de contabilidad pública, la razonabilidad y oportunidad son características que deben permitir lograr los objetivos de la información contable que están contenidos en el Plan General de Contabilidad Pública.

2.1. RAZONABILIDAD

Mediante la revelación objetiva de la realidad financiera, económica y social del ente público se debe procurar la razonabilidad de la información contable, de tal manera que sea el principal insumo de las decisiones que se toman en la administración pública, a través de los siguientes elementos mínimos:

2.1.1. Registro de la totalidad de las operaciones

Deben adoptarse los controles que sean necesarios para garantizar que la totalidad de las operaciones llevadas a cabo por los entes públicos sean vinculadas al proceso contable, de manera independiente a su cuantía y relación con el cometido estatal.

2.1.2. Individualización de bienes, derechos y obligaciones

Los bienes, derechos y obligaciones de las entidades deberán identificarse de manera individual, bien sea por las áreas contables o en bases de datos administradas por otras dependencias.

2.1.3. Reconocimiento de cuentas valuativas

Relacionado con los bienes que sean identificados e incorporados al proceso contable como consecuencia de la depuración y saneamiento de la información contable, es preciso observar que en adelante los nuevos cálculos y registros contables de depreciación y actualización del valor de los bienes tendrán en cuenta la nueva vida útil calculada en la toma física.

2.1.4. Ajuste a valores reales

Los bienes, derechos y obligaciones del ente público deberán permanecer registrados en la contabilidad a valores reales, para lo cual adelantarán las actualizaciones de los costos históricos que sean necesarias. En el caso de los bienes muebles e inmuebles, los avalúos se harán atendiendo lo dispuesto en la Circular Externa 060 de 2005 y en las demás normas que la modifiquen o la sustituyan.

2.1.5. Soportes documentales

La totalidad de las operaciones realizadas por el ente público deben estar respaldadas en documentos idóneos, de tal manera que la información registrada sea susceptible de verificación y comprobación exhaustiva o aleatoria. No podrán registrarse contablemente los hechos económicos, financieros y sociales que no se encuentren debidamente soportados.

Son documentos soporte las relaciones, escritos, contratos, escrituras, matrículas inmobiliarias, facturas de compra, facturas de venta, títulos valores, comprobantes de pago o egresos, comprobantes de caja o ingreso, extractos bancarios y conciliaciones bancarias , entre otros, los cuales respaldan las diferentes operaciones que realiza el ente público.

2.1.6. Conciliaciones de información

Deben realizarse conciliaciones permanentes para contrastar la información registrada en la contabilidad del ente público y los datos que tienen las diferentes dependencias respecto a su responsabilidad en la administración de un proceso específico.

Para un control riguroso del disponible y especialmente de los depósitos en bancos, los entes públicos deberán implementar los procedimientos que sean necesarios para administrar los riesgos asociados con el manejo de las cuentas bancarias, sean estas de ahorros o corrientes. Manteniendo como principal actividad la elaboración periódica de conciliaciones bancarias, de tal forma que el proceso conciliatorio haga posible un seguimiento de las partidas generadoras de diferencias entre el extracto bancario y los libros de contabilidad.

2.1.7. Libros de contabilidad

Como soporte de los estados contables, las entidades públicas deben generar los libros de contabilidad, principales y auxiliares, de que trata el Plan General de Contabilidad Pública. La información registrada en los libros de contabilidad será la fuente para la elaboración de los estados contables. En este sentido, los ajustes que sean necesarios para garantizar la confiabilidad de la información deberán realizarse con la debida oportunidad, de tal forma que ellos queden reflejados en estos documentos. En ningún caso los valores que aparecen registrados en los libros serán diferentes a los revelados en los estados contables y demás informes complementarios.

Los libros de contabilidad forman parte integral de la contabilidad pública y deben estar a disposición de la Contaduría General de la Nación y demás autoridades para el ejercicio de las funciones constitucionales o legales de control, inspección y vigilancia.

2.1.8. Estructura del área contable y gestión por procesos

De acuerdo con la complejidad de las entidades públicas en términos de su estructura organizacional y de las operaciones que desarrolla, estas deberán contar con una estructura contable suficiente que permita la adecuada identificación, clasificación, registro, revelación, análisis, interpretación y comunicación de la información contable; es decir, para que las entidades u organismos que integran la administración pública asuman la función de contaduría.

Las entidades públicas deben diseñar y mantener en su estructura organizacional los procesos necesarios para la adecuada administración del Sistema de Contabilidad Pública, tomando como referencia la naturaleza y características de su función, misión y visión.

Las entidades públicas deberán adelantar las acciones tendientes a determinar la forma como circula la información a través de cada organización, observando su conveniencia y eficiencia, así como su contribución a la eliminación de los riesgos relacionados con la oportunidad de la información. En este análisis deberán determinarse los puntos críticos o más impactantes sobre el resultado del proceso contable, para lo cual deben elaborarse diagramas de flujo que vinculen a los diferentes procesos que desarrolla el ente público, donde se identifiquen gráficamente las debilidades del proceso contable y proceder a implementar los controles que se requieran.

La información fluye en las entidades a través de los documentos soporte, por lo cual estos deben identificarse claramente para establecer posteriormente su relación y efecto sobre la contabilidad. Los flujogramas como representación gráfica de los procedimientos y prácticas ade lantadas en las entidades se convierten en un importante instrumento para determinar los puntos críticos donde se deben implementar la mayor cantidad de controles.

2.1.9. Manuales de políticas contables, procedimientos y funciones

Se deben elaborar manuales donde se describan las diferentes formas de desarrollar las actividades contables en los entes públicos, así como la correspondiente asignación de responsabilidades y compromisos a los funcionarios que las ejecutan directamente.

De igual manera, deben documentarse las prácticas contables que se han implementado en el ente público y que están en procura de lograr una información confiable. Entre otras, son prácticas contables las relacionadas con las fechas de cierre o corte para la preparación de información definitiva, métodos de depreciación aplicados, vidas útiles aplicables, períodos de amortización, métodos de provisión, porcentajes de provisión, tipos de comprobantes utilizados, fechas de publicación o exhibición de información contable, períodos de actualización de valores, forma de conservar libros y demás soportes contables, libros auxiliares considerados como necesarios en la entidad, forma de elaborar las notas a los estados contables, fechas de presentación de información contable a la Contaduría General de la Nación, CGN, criterios de identificación y clasificación de las operaciones y consultas formuladas a la CGN.

Los manuales que se elaboren deben permanecer actualizados en cada una de las dependencias que corresponda, para que cumplan con el propósito de informar adecuadamente a los usuarios directos.

2.1.10. Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema Contable

Dada la característica recursiva de los sistemas organizacionales y la interrelación necesaria entre los diferentes procesos que desarrollan los entes públicos, estos evaluarán la pertinencia de constituir e integrar el Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema Contable, como una instancia asesora del área contable y financiera de las entidades.

Lo anterior, sin perjuicio de las responsabilidades y autonomía que caracterizan el ejercicio profesional del Contador Público.

2.1.11. Responsabilidad de los Contadores de entidades que agregan o consolidan información

El Contador Público a cuyo cargo esté la contabilidad de la entidad que consolida o agrega información contable de entidades y organismos sin personería jurídica, deberá implementar los controles u acciones administrativas que garanticen el suministro oportuno de información, así como la adecuada aplicación de las normas técnicas de contabilidad, de acuerdo con la norma básica de plazos y requisitos para la presentación de la información financiera, económica y social.

2.1.12. Actualización permanente y formación continuada

Los responsables directos de la identificación, clasificación y registro de los hechos económicos, financieros y sociales que realizan los entes públicos deben tener la formación necesaria que les permita dimensionar el sistema de contabilidad pública, de tal manera que les permita la debida captura y clasificación de las operaciones, así como la aplicación adecuada de los criterios contables que sean aplicables para su respectivo registro.

En este sentido, los entes públicos deberán emplear mecanismos de actualización que sean efectivos, para garantizar el cumplimiento de las normas técnicas y los procedimientos de contabilidad que expida la Contaduría Genera l de la Nación. Para estos efectos, la página web www.contaduria.gov.co es una herramienta informativa que fue creada por este organismo regulador como un medio para difundir todos los desarrollos, avances y demás disposiciones relacionados con la contabilidad pública.

De igual forma, los funcionarios de las entidades deben estar informados acerca de los procesos de capacitación permanente que desarrolla la Contaduría General de la Nación, en virtud del plan anual de capacitación, con el objetivo de participar activamente en los eventos que se realizan.

Los responsables directos del procesamiento de la información contable en las entidades tienen el deber de asesorarse con los funcionarios que la Contaduría General de la Nación ha designado para tal fin.

En los términos del Decreto 3730 de 2003, las entidades u organismos descentralizados territorialmente o por servicios, podrán solicitar apoyo en la organización, diseño, desarrollo y mantenimiento del sistema de información contable, financiera y presupuestal al Contador General del departamento del cual forman parte, así como orientación sobre el debido cumplimiento de las normas expedidas por el Contador General de la Nación.

En general, los entes públicos deben organizar, mantener y actualizar un sistema de información normativa y procedimental y dirigir el diseño y desarrollo de los flujos de información que lo alimenten, para que sirva de apoyo a la gestión financiera y contable.

2.2. OPORTUNIDAD

Pretende que la información contable sea registrada y revelada con la debida oportunidad para que cumpla con el propósito de control y toma de decisiones en la administración pública. Los siguientes son elementos mínimos que apuntan a lograr este objetivo:

2.2.1. Responsabilidad en la continuidad del proceso contable

De conformidad con lo establecido en la Ley 951 de 2005, por la cual se crea el acta de informe de gestión, el representante legal y el Contador bajo cuya responsabilidad se procesa la información contable en las entidades públicas, independiente de la forma de vinculación (nombramiento o contrato), deberán presentar, al separarse de sus cargos, a manera de empalme, un informe a quienes los sustituyan legalmente en sus funciones sobre los asuntos de su competencia, con el propósito de continuar con el normal desarrollo del proceso contable.

2.2.2. Eficiencia de los sistemas de información contables y financieros

Independiente de la forma que utilicen las entidades públicas para procesar la información, sea esta manual o automatizada, el diseño del sistema implementado deberá garantizar eficiencia, eficacia y economía en el procesamiento y generación de la información financiera, económica y social.

Para la implementación y puesta en marcha de sistemas automatizados, las entidades observarán criterios de eficiencia en la adquisición de equipos y programas que contribuyan a satisfacer sus necesidades de información. Y atendiendo la naturaleza y complejidad del ente público de que se trate, se deberá procurar que los sistemas implementados integren adecuadamente los principales procesos que tienen a su cargo las dependencias.

2.2.3. Celeridad en el flujo de documentos

De conformidad con el desarrollo de la gestión contable por procesos y los manuales de procedimientos implementados en las entidades, se deberá hacer un análisis y evaluación de los diferentes tipos de documentos que sirven de soporte a las operaciones llevadas a cabo, así como la forma y eficiencia de su circulación entre las depend encias y entre la entidad y los usuarios externos, con el propósito de tomar las medidas que sean necesarias para garantizar un eficiente y rápido flujo de documentos.

De igual forma, deben implementarse los controles tendientes a minimizar el riesgo de inoportunidad en los documentos que se generan en otras entidades, los cuales son fundamentales para la ejecución del proceso contable.

2.2.4. Fundamentos para el cierre contable

De acuerdo con las normatividad vigente expedida por el Contador General de la Nación, los entes públicos deberán adelantar todas las acciones de orden administrativo que conlleven a un cierre integral de la información producida en todas las áreas que generan hechos financieros, económicos y sociales, tales como cierre de compras, tesorería y presupuesto, recibo a satisfacción de bienes y servicios, reconocimiento de derechos, elaboración de inventario de bienes, legalización de cajas menores, viáticos y gastos de viaje, anticipos a contratistas y proveedores, conciliaciones, verificación de operaciones recíprocas, ajustes por provisiones, depreciaciones, amortizaciones, sentencias y conciliaciones, pasivos pensionales y cálculo actuarial, los límites establecidos para los saldos de las cuentas otros, las cuentas de orden y la presentación de las notas a los estados contables, entre otros aspectos, aplicando los procedimientos contenidos en el Plan General de Contabilidad Pública.

Para los estados contables y demás informes que se produzcan en períodos intermedios, las entidades procederán a realizar los cierres a que haya lugar, adelantando todas las acciones que sean necesarias para que se obtenga información contable razonable y oportuna.

2.2.5. Elaboración y presentación de informes y estados contables

El Contador Público a cuyo cargo esté la responsabilidad del sistema contable del ente público, debe preparar los estados contables y demás informes que sean necesarios, así como comunicar al tomador de decisiones sobre la situación financiera, económica y social de la entidad y de los resultados logrados en un determinado período.

La información contable producida debe revelar en forma confiable la realidad financiera, económica y social de los entes públicos y ello será objeto de certificación mediante las firmas del representante legal y del respectivo Contador de la entidad, en los términos de la Resolución 550 de 2005 expedida por el Contador General de la Nación o de las normas que la modifiquen, sustituyan o adicionen.

2.2.6. Análisis, interpretación y comunicación de la información

La información contable servirá de base para establecer las acciones administrativas que se deben ejecutar para optimizar la administración de los recursos públicos.

En este sentido, los informes contables deben permitir la realización de las verificaciones relacionadas con el análisis de vencimientos de cartera, gestión eficiente de otros activos, cumplimiento de obligaciones, cálculos de provisiones, depreciaciones, amortizaciones y agotamientos, entre otros.

2.2.7. Coordinación entre las diferentes dependencias

Dada la visión sistémica de la contabilidad, existe una responsabilidad por parte de quienes ejecutan procesos diferentes al contable, por lo cual se requiere de un compromiso institucional liderado por quienes representan legalmente a las entidades, así:

2.2.7.1. Responsabilidad de quienes ejecutan procesos diferentes al cont able

El proceso contable y financiero de las entidades públicas está interrelacionado con los demás procesos que se llevan a cabo, por lo cual, en virtud de la característica recursiva que tienen todos los sistemas y en aras de lograr la sinergia suficiente que permita alcanzar los objetivos específicos y organizacionales, todas las áreas de las entidades que se relacionen con la contabilidad como proceso cliente, tienen el compromiso de suministrar los datos que se requieran, en el tiempo oportuno y con las características necesarias, de tal modo que estos insumos sean canalizados y procesados adecuadamente.

2.2.7.2. Visión sistémica de la contabilidad y compromiso institucional

La información que se produce en las diferentes dependencias será la base para reconocer contablemente los hechos económicos, financieros y sociales realizados. Por lo cual, en aras de la eficiencia operativa de las entidades públicas, no podrá exigirse que la totalidad de la información que administre una determinada dependencia la tenga, al mismo tiempo, el área contable. Es preciso señalar que las bases de datos administradas por las diferentes áreas de la entidad se asimilan a los auxiliares de las cuentas y subcuentas que conforman los estados contables.

La presentación oportuna y con las características requeridas por las diferentes áreas que procesan información, debe ser una política en la que se evidencie un compromiso institucional.

3. PROCESO CONTABLE

Para los propósitos del Modelo Estándar de Procedimientos para la Sostenibilidad del Sistema de Contabilidad Pública, el proceso contable es un conjunto de actividades que comprende desde el momento en que se genera el hecho financiero, económico o social, hasta el momento en que se obtiene, analiza, interpreta y comunica la información de carácter contable.

La identificación de las diferentes actividades del proceso contable, así como los riesgos y controles asociados a cada una ellas, constituye una acción administrativa de primer orden para efectos de garantizar la sostenibilidad de los sistemas de contabilidad.

Por lo anterior, enseguida se definen cada una de las actividades y se señalan posteriormente, en términos generales, las diferentes situaciones que comprometen la razonabilidad y los controles que le corresponden.

Con base en estas generalidades y de acuerdo con las particularidades de los diferentes sistemas contables derivados de la naturaleza misma de las entidades públicas, se deberán identificar específicamente las situaciones a que se encuentran sometidas, para luego, con base en estas, establecer los controles que solucionen o minimicen los problemas identificados.

Para estos efectos y de conformidad con el Modelo Estándar de Control Interno reglamentado mediante el Decreto 1599 de 2005, las entidades públicas deberán realizar un estudio que se concrete en la valoración de los riesgos, así como en las respectivas políticas que conduzcan a su administración efectiva.

3.1. ACTIVIDADES DEL PROCESO CONTABLE

En la determinación estructural de los procesos financieros y contables se debe tener en cuenta las actividades propias de la gestión financiera y contable y el orden lógico y secuencial de estas, así:

3.1.1. Identificación

Actividad en la que se determina la ocurrencia de hechos o transacciones que afectan la estructura financiera, económica o social y por lo tanto debe ser objeto de contabilización. Con esta actividad se busca evaluar que la totalidad de los hechos sean de conocimiento del área contable para su clasificación y registro oportuno.

3.1.2. Clasificación

Actividad en la que de acuerdo con las características de la operación se determina la ubicación en el Catálogo General de Cuentas, de acuerdo con su naturaleza. En esta actividad se debe evaluar que el hecho financiero, económico o social a registrar cumpla con todos los elementos que le son propios a la cuenta en la cual se clasifica.

3.1.3. Registro y ajustes

Actividad en la que se elaboran los comprobantes de contabilidad y se efectúan los registros en los libros respectivos. Corresponde también a la verificación de la información producida durante las actividades precedentes del proceso contable, para verificar su consistencia y confiabilidad, previo a la revelación en los estados contables para determinar así las cifras sujetas a ajustes y/o reclasificaciones.

3.1.4. Elaboración y presentación de los estados contables y demás informes

Es el resultado del proceso contable, expresado en el diseño y entrega oportuna de los estados e informes contables, los cuales deben contener la discriminación básica y adicional que sea necesaria para una adecuada interpretación cuantitativa y cualitativa de los hechos realizados. Asimismo, deben permitir a los usuarios construir indicadores de seguimiento y evaluación de acuerdo con sus necesidades e informar sobre el grado de avance de planes, programas y proyectos del ente público.

Se determina en esta actividad su estructura, clasificación de partidas según su disponibilidad, exigibilidad, etc., de acuerdo con las normas técnicas previstas en el Plan General de Contabilidad Pública y las políticas de información financiera y contable establecidas para cada ente público en particular. Deben verificarse los saldos de los libros frente a los Estados Contables e Informes producidos. Igualmente, para una mejor comprensión de la información, deben determinarse las situaciones que ameritan ser explicadas a través de las notas a los estados contables.

3.1.5. Análisis, interpretación y comunicación de la información

Corresponde a la lectura que se hace de los estados contables y demás informes complementarios con el propósito de concluir sobre la situación, resultado y tendencia de las entidades públicas desde las perspectivas financiera, económica y social, de tal manera que su comunicación sea suficientemente útil para soportar las decisiones relativas a la administración de los recursos públicos.

Para el análisis e interpretación de la información será fundamental el cálculo de indicadores que revelen situaciones y tendencias, para lo cual se podrán utilizar técnicas o métodos de análisis según las características de cada ente público.

4. SITUACIONES QUE COMPROMETEN LA RAZONABILIDAD

En el proceso contable se evidencian situaciones que ponen en riesgo la calidad de la información contable y están asociadas a cada una de las actividades que se desarrollan regularmente durante el proceso.

Enseguida se relacionan, entre otras, las situaciones más comunes que se han logrado establecer, así:

ACTIVIDADES

SITUACIONES

1. IDENTIFICACION

1. Carencia o falta de idoneidad del documento soporte.

2. Descripción inadecuada del hecho en el documento fuente.

3. Desconocimiento de las normas que rigen la administración pública.

4. Interpretación inadecuada del hecho económico realizado.

5. Incapacidad de asociar el hecho económico realizado con las normas contenidas en el PGCP.

6. Hecho económico no considerado en el PGCP y no definido en la doctrina contable pública.

7. Hechos realizados que no han sido canalizados por el proceso contable.

2. CLASIFICACION

1. Asociación inadecuada entre el marco conceptual y el CGC, por falta de coherencia y sistematicidad, para el hecho realizado.

2. Cuentas inexistentes para clasificar el hecho realizado.

3. Utilización de cuentas que tienen el propósito de registrar hechos diferentes al realizado.

4. Falta de claridad de las descripciones y dinámicas.

5. Incapacidad de asociar el hecho realizado con el CGC.

3. REGISTRO Y AJUSTES

1. Imputación en una cuenta o código diferentes.

2. Registro contable no cargado ni acumulado en la contabilidad.

3. Hechos ocurridos sin registro contable.

4. Inadecuadas interfases de los subsistemas componentes del Sistema Integrado de Información Financiera.

5. Registro contable incompleto.

6. Mal cálculo de los ajustes relacionados con las cuentas valuativas o no transaccionales.

7. Ajustes realizados a las cuentas sin incluir los registros en la contabilidad.

4. ELABORACION Y PRESENTACION DE ESTADOS CONTABLES Y DEMAS INFORMES

1. Estados contables sin soporte en los libros de contabilidad.

2. Información de los estados contables que no coincide con los libros de contabilidad.

3. Inadecuado funcionamiento del programa utilizado para procesar la información.

4. No generación de estados contables.

5. Generación y presentación inoportuna de los estados contables al representante legal y demás usuarios.

6. Revelación de informes que no corresponden a los registros realizados.

5. ANALISIS, INTERPRETACION Y COMUNICACION DE LA INFORMACION

1. Rendición inoportuna de cuentas a la CGN y a organismos de inspección, vigilancia y control.

2. Rendición incompleta de información contable.

3. Presentación inadecuada o no presentación de notas a los estados contables.

4. No revelación de cuentas a la comunidad.

5. Revelación inconsistente de cuentas según los cuadros algebráicos reconocidos técnicamente.

6. Análisis e interpretación indebida de la información.

7. Diseño inadecuado de indicadores para mostrar la realidad de la entidad.

8. Inadecuada comunicación del mensaje contable.

9. Preparación de información sólo para efectos de rendir cuentas a la Contaduría General de la Nación y organismos de inspección, vigilancia y control.

5. CONTROLES ASOCIADOS AL PROCE SO CONTABLE

Los controles asociados al proceso contable son todas las medidas implementadas por el ente público, con el objetivo de solucionar las situaciones señaladas y, por consiguiente, obtener estados contables e informes razonables.

La existencia y efectividad de los controles para el proceso contable y el sistema de contabilidad pública, de conformidad con la complejidad de las entidades, debe considerar, como mínimo, los siguientes aspectos específicos en cada una de las actividades del proceso contable:

ACTIVIDADES

CONTROLES

1. IDENTIFICACION

1. Adoptar una política mediante la cual todos los hechos económicos, financieros y sociales realizados en cualquier dependencia del ente público, sean debidamente informados al área de contabilidad a través de los documentos fuente o soporte de las operaciones, para que sean canalizados en el proceso contable.

2. Elaborar planes de trabajo, e implementar procedimientos específicos, que permitan la eficiencia de los flujos de información desde los procesos proveedores de información hacia el proceso contable, en forma oportuna.

3. Implementar procedimientos administrativos que sean efectivos, para establecer la responsabilidad de registrar los recaudos generados, la autorización de los soportes por funcionarios competentes, manejo de cajas menores o fondos rotatorios y sus respectivos arqueos periódicos.

4. Adoptar políticas relacionadas con la incorporación de los inmuebles, vehículos automotores y demás bienes, al patrimonio de la entidad, lo que incluye el seguimiento sobre su legalización y valoración actualizada.

5. Verificar la incorporación de las obligaciones del ente público, principalmente las relacionadas con el pasivo laboral, las cuales incluyen el reconocimiento de las pensiones y cuotas partes pensionales.

6. Implementar un sistema de capacitación que posibilite el conocimiento suficiente a los funcionarios de contabilidad, para una adecuada identificación de los hechos económicos, financieros y sociales realizados.

2. CLASIFICACION

1. Establecer la existencia de conciliaciones de saldos del Disponible e Inversiones, entre las áreas de Presupuesto, Contabilidad, Tesorería, y demás áreas de la entidad, examinando simultáneamente los tiempos de respuesta y oportunidad en la entrega de la información.

2. Establecer la existencia y efectividad de medidas para la realización periódica de toma física de inventarios, y conciliación de saldos con los registros contables.

3. Determinar la existencia y funcionalidad de procedimientos para la elaboración, revisión y depuración oportuna de las conciliaciones bancarias, que implique control sobre la apertura y funcionamiento de cuentas bancarias y/o de ahorros.

4. Implementar políticas permanentes relacionadas con procesos de depuración de Rentas, Cuentas por Cobrar, y demás activos, de tal forma que permita establecer los saldos reales y una adecuada clasificación contable.

5. Implementar políticas para realizar las conciliaciones asociadas a las Pensiones de Jubilación (cálculos actuariales), cesantías consolidadas y sus intereses, operaciones de Crédito Público y manejo de Deuda, retenciones tributarias y demás pasivos que de acuerdo con la naturaleza de la entidad se consideren significativos, logrando así una adecuada clasificación contable.

6. Evaluar, de acuerdo con los requerimientos establecidos por la Contaduría General de la Nación, el proceso adelantado por el área financiera y contable del ente público, para lograr la conciliación de saldos recíprocos con las e ntidades, que incluya la confirmación de saldos a través de circularizaciones periódicas entre las entidades objeto de conciliación.

7. Hacer revisiones periódicas sobre la consistencia de los saldos que revelan las diferentes cuentas, para determinar su adecuada clasificación contable.

3. REGISTRO Y AJUSTES

1. Comprobar la existencia de los Libros de Contabilidad, debidamente registrados según lo establece el Plan General de Contabilidad Pública.

2. Comprobar la idoneidad, existencia, organización y archivo de los soportes documentales.

3. Comprobar la causación oportuna y el correcto registro de todas las operaciones llevadas a cabo por el ente público.

4. Implementar un sistema que permita verificar periódicamente la elaboración y cálculo de los ajustes que sean necesarios, para revelar razonablemente la información contable, especialmente los relacionados con depreciaciones, provisiones y amortizaciones, entre otros.

5. Verificar que los datos registrados en los libros de contabilidad corresponden con la información contenida en los comprobantes y demás documentos soporte.

4. ELABORACION Y PRESENTACION DE ESTADOS CONTABLES Y DEMAS INFORMES

1. Comprobar que la información revelada en los estados contables corresponde con la registrada en los libros de contabilidad reglamentados en el Plan General de Contabilidad Pública.

2. Establecer políticas para que la información contable se suministre oportunamente a la administración de la entidad, a la Contaduría General de la Nación, y a los organismos de inspección, vigilancia y control.

3. Establecer procedimientos que garanticen un adecuado flujo de documentos a través de las dependencias de la entidad, de tal manera que permita la generación oportuna de libros de contabilidad e información contable.

4. Exponer, en lugar visible, la información contable preparada para que sea fácilmente consultada por los ciudadanos y demás usuarios.

5. Comprobar que la información contable ha sido suministrada a los usuarios en forma completa y de conformidad con las normas que reglamentan dichos requerimientos.

5. ANALISIS, INTERPRETACION Y COMUNICACION DE LA INFORMACION

1. Verificar que la información contable suministrada a la administración esté acompañada de un adecuado análisis e interpretación, soportada en cálculos de indicadores de gestión y financieros, útiles para mostrar la realidad financiera, económica y social de la entidad pública.

2. Construir los indicadores y demás razones financieras pertinentes, a efectos de realizar los análisis que correspondan, para informar adecuadamente sobre la situación, resultados y tendencias.

3. Establecer como política institucional la presentación oportuna de la información contable debidamente analizada.

Los anteriores controles se implementarán, sin perjuicio del cumplimiento de todos aquellos que de acuerdo con la naturaleza del ente público, la recurrencia del trabajo de evaluación de Control Interno Contable, la disponibilidad de recursos y el respectivo plan de auditoría, se consideren pertinentes por parte de las mismas entidades para administrar los riesgos asociados al proceso contable.

De la misma manera, aunque estén referidas algunas situaciones que afectan la calidad de la información y algunos controles para solucionarlos, es necesario que quienes tengan la responsabilidad de implementar el Control Interno Contable en las entidades, se sujeten a lo dispuesto en el manual de implementación que expida la Contaduría General de la Nación.

Tratándose específicamente de la valoración y administración de los riesgos de índole contable, estos se deben desarrollar según la metodología dispuesta para tal fin.

6. APOYO Y VERIFICACION DE LA CONTADURIA GENERAL DE LA NACION

La Contaduría General de la Nación apoyará el proceso de sostenibilidad de los sistemas contables con actividades de capacitación y asistencia técnica, sin que ello le genere responsabilidad alguna ante un eventual incumplimiento en la aplicación de las normas contables a que se encuentran obligadas las entidades públicas.

De igual manera, la CGN ejercerá inspecciones para comprobar el cumplimiento de las normas contables expedidas y verificar su adecuada aplicación de conformidad con el literal q) del artículo 4º de la Ley 298 de 1996.

(C. F.)

NOTA: Publicada en el Diario Oficial 46256 de mayo 02 de 2006.