RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

Referencia. Procedimiento contable para el reconocimiento y revelación de las inversiones e instrumentos derivados con fines de cobertura de activos

1. Aspectos Conceptuales

Las inversiones pueden efectuarse en títulos de deuda, en títulos participativos y en instrumentos derivados. Adicionalmente, los instrumentos derivados pueden hacerse con fines de cobertura de activos.

Títulos de deuda. Le otorgan al titular la calidad de acreedor y su rentabilidad se encuentra predeterminada.

Títulos participativos. Le otorgan al titular la calidad de copropietario e incorporan derechos sobre los resultados obtenidos por la entidad emisora.

Instrumentos derivados. Estas operaciones se realizan mediante contrato y representan para la entidad derechos u obligaciones dependiendo, entre otras circunstancias, del comportamiento en el mercado, de las tasas de cambio, las tasas de interés, los índices bursátiles o cualquier otro subyacente pactado, los cuales se liquidarán en fecha futura acordada. Los contratos de instrumentos derivados pueden efectuarse para administrar liquidez o con fines de cobertura.

Opcione s. Son instrumentos derivados que le dan a su tenedor la opción o el derecho, mas no la obligación, de comprar o de vender una cantidad específica de un activo a un precio y en una fecha establecida, o durante un tiempo determinado. Dicho contrato obliga al suscriptor a vender o comprar el activo en la fecha en que la "opción" sea ejercida por el tenedor, de acuerdo con las condiciones de cantidad, calidad y precio establecidos para el efecto en el contrato. El contrato de Opción implica para el tenedor el pago de una prima.

Inversiones de administración de liquidez. Comprenden los recursos colocados en títulos de deuda o participativos, de entidades nacionales o del exterior, así como los instrumentos derivados, con el propósito de obtener utilidades por las fluctuaciones a corto plazo del precio.

Inversiones con fines de política. Están constituidas por los títulos de deuda adquiridos mediante suscripción convenida o forzosa, por mandato legal, en cumplimiento de políticas macroeconómicas. También incluye las inversiones adquiridas en entidades nacionales o del exterior, con el propósito y la capacidad legal, contractual, financiera y operativa de mantenerlas hasta el vencimiento de su plazo de maduración o redención, o cuando menos durante un año, a partir de la fecha de su adquisición, en cumplimiento de políticas internas de la entidad. Tal decisión debe manifestarse en el momento de su adquisición, con el fin de establecer la metodología de actualización respectiva.

Inversiones patrimoniales. Corresponden a los recursos colocados en títulos participativos de entidades nacionales o del exterior, representados en acciones o cuotas o partes de interés social, que pueden permitirle o no, a la entidad contable pública controlar, compartir el control o ejercer influencia importante en las decisiones del ente emisor.

Inversiones patrimoniales en entidades controladas. Corresponde a las inversiones en las que la participación de la entidad contable pública, en el capital del ente emisor, es superior al cincuenta por ciento (50%), en forma directa o indirecta, excluyendo las acciones con dividendo preferencial y sin derecho a voto, realizadas con la intención de ejercer control o de compartirlo. Así mismo, incluye las inversiones patrimoniales en las que la entidad contable pública ejerce influencia importante.

Entidad controlada. Es la entidad que está bajo el control de una entidad contable pública.

Control. Es la facultad que tiene la entidad contable pública, dada su participación patrimonial superior al cincuenta por ciento (50%), en forma directa o indirecta, excluyendo las inversiones con dividendo preferencial y sin derecho a voto, de definir u orientar las políticas financieras y operativas de una entidad, con el fin de garantizar el desarrollo de funciones de cometido estatal, o para obtener beneficios de las actividades de la misma.

Entidad asociada. Es la entidad en la cual una entidad contable pública ejerce influencia importante, con independencia de que el porcentaje de participación en el capital social no sea suficiente para tener el control.

Influencia importante. Es la facultad que tiene una entidad contable pública, con independencia del porcentaje de participación en el capital social, de intervenir en la definición y orientación de las políticas financieras y operativas de una entidad, con el fin de obtener beneficios de las actividades de la misma. Esta facultad se fundamenta en la relación entre el inversionista y la entidad asociada. La existencia de influencia importante se manifiesta, por lo general, en una o más de las siguientes formas: a) Representación en la junta directiva u órgano rector equivalente de la entidad asociada; b) Participación en los procesos de formulación de políticas; c) Transacciones importantes entre el inversionista y la entidad asociada; d) Intercambio de personal directivo; o e) Suministro de información técnica esencial.

Entidad bajo control conjunto. Es la entidad en la que se comparte el control por acuerdo de sus inversionistas.

Control conjunto. Es el acuerdo de compartir el control sobre una entidad, mediante un convenio vinculante.

Inversiones patrimoniales en entidades no controladas. Comprenden los títulos participativos clasificados como de baja o mínima bursatilidad o sin ninguna cotización, los cuales no le permiten a la entidad contable pública controlar, compartir el control o ejercer influencia importante sobre el ente emisor. Así mismo, registra los aportes efectuados en organismos internacionales y en entidades sin ánimo de lucro, con la finalidad de obtener servicios de apoyo, que tengan un valor recuperable en el futuro.

De manera excepcional, se incluyen las inversiones que por situaciones especiales pasan a ser propiedad de la entidad contable pública y sobre las cuales existe restricción para su administración, con independencia de que le otorguen una participación patrimonial mayoritaria y su clasificación sea de alta o media bursatilidad. Las inversiones que no presenten la citada restricción, se reconocen y revelan de acuerdo con la finalidad que establezca la entidad pública que las recibe.

Inversiones en entidades en liquidación. Comprende el valor de las inversiones patrimoniales en entidades que entran en proceso de liquidación.

Instrumentos derivados con fines de cobertura. Estos contratos se efectúan con objeto de gestionar el riesgo de los activos.

2. Reconocimiento

Las inversiones de administración de liquidez, con fines de política y patrimoniales deben reconocerse por su costo histórico. Los instrumentos derivados con fines de administración de liquidez se reconocen por el valor del derecho y de la obligación al inicio del contrato, con base en las metodologías expedidas por la Superintendencia Financiera para esta clase de instrumentos. Los instrumentos derivados con fines de cobertura se reconocen por el valor del derecho y de la obligación en la fecha de inicio del contrato, empleando metodologías de reconocido valor técnico.

Las inversiones en entidades en proceso de liquidación que estaban clasificadas como inversiones patrimoniales en entidades controladas, deben reconocerse por el valor de la inversión menos la provisión, una vez disminuido el superávit por el método de participación. Por su parte, las inversiones que estaban clasificadas como inversiones patrimoniales en entidades no controladas, deben reconocerse por el valor de la inversión menos la provisión. En los casos anteriores, de haberse registrado valorizaciones, Estas deben acreditarse utilizando como contrapartida la cuenta de Superávit por Valorización.

Las inversiones en entidades en liquidación no son objeto de actualización.

3. Actualización

Las inversiones deben actualizarse con base en metodologías que aproximen su realidad económica atendiendo la intención de realización, la disponibilidad de información en el mercado y, tratándose de inversiones patrimoniales, el grado de control o influencia que se tenga sobre el ente emisor. Dichas metodologías son excluyentes entre sí.

3.1 Actualización de las inversiones de administración de liquidez

Las inversiones de administración de liquidez deben actualizarse con base en las metodologías expedidas por la Superintendencia Financiera, para las inversiones negociables. Las metodologías aceptadas serán las vigentes al momento de la actualización.

En la actualización de las inversiones se reconocen como ingresos o gastos, las variaciones que se presenten entre el valor calculado y el registrado contablemente afectando el valor de la inversión. Si como resultado de la actualización se obtiene una utilidad se registra como ingreso, previa disminución del gasto por la pérdida, si existiere. Si como resultado de la actualización se obtiene pérdida se registra como gasto, previa disminución del ingreso por la utilidad, si existiere. Las inversiones de administración de liquidez no serán objeto de reconocimiento de rendimientos o dividendos por cobrar, ajustes por diferencia en cambio, amortización de primas, descuentos y otros conceptos. Los rendimientos recibidos en efectivo reducen el valor de la inversión.

Si como resultado de la aplicación de las metodologías que para el efecto expida la Superintendencia Financiera, la actualización de estas inversiones se realiza con base en la Tasa Interna de Retorno, la diferencia que se presente entre el valor calculado y el valor de la inversión registrado contablemente, se reconoce como ingreso afectando directamente el valor de la inversión. El pago de rendimientos en efectivo se reconoce como un menor valor de la inversión.

Cuando las metodologías aplicadas no consideren el riesgo del emisor deben efectuarse evaluaciones adicionales que permitan la medición de este riesgo, con el fin de establecer la necesidad de constituir provisiones por este concepto.

La utilidad o pérdida por la actualización de las inversiones de administración de liquidez adquiridas con recursos que provengan de un préstamo obtenido para financiar la adquisición de un activo, que no se encuentre en condiciones de utilización o venta, deben reconocerse como un menor o mayor valor del activo financiado, en la fecha de realización de la inversión. En consecuencia, las utilidades o pérdidas reconocidas por la actualización se debitan o acreditan, respectivamente, utilizando como contrapartida el activo financiado.

En los instrumentos derivados con fines de administración de liquidez, tanto el derecho como la obligación se actualizan con base en las metodologías expedidas por la Superintendencia Financiera para esta clase de instrumentos. Si como resultado de la actualización el derecho es mayor a la obligación, la diferencia se registra como ingreso, previa disminución del gasto por la pérdida, si existiere. Si como resultado de la actualización la obligación es mayor al derecho, la diferencia se registra como gasto, previa disminución del ingreso por la utilidad, si existiere.

Tratándose de Opciones, producto de la actualización de los derechos y obligaciones registrados en cuentas de orden, se registra la utilidad del comprador afectando el ingreso y la pérdida del vendedor afectando el gasto. Si como resultado de la actualización, la obligación del comprador es mayor al derecho, la diferencia se registra como menor valor del ingreso. Si como resultado de la actualización, el derecho del vendedor es mayor a la obligación, la diferencia se registra como menor valor del gasto.

La prima en opciones se reconoce como gasto. No obstante, podrá diferirse siempre que los beneficios asociados se esperen recibir en el futuro.

3.2 Actualización de las inversiones con fines de política

Las inversiones con fines de política se actualizan con base en la Tasa Interna de Retorno prevista en las metodologías de la Superintenden cia Financiera.

Se reconoce como ingreso la diferencia que se presente entre el valor calculado y el valor de la inversión registrado, afectando directamente el valor de la inversión. El pago de rendimientos en efectivo se reconoce como un menor valor de la inversión. El riesgo de incobrabilidad de estas inversiones, como consecuencia de dificultades financieras del emisor, debe reconocerse como una provisión.

La utilidad por la actualización de las inversiones con fines de política adquiridas con recursos que provengan de un préstamo obtenido para financiar la adquisición de un activo, que no se encuentre en condiciones de utilización o venta, deben reconocerse como un menor valor del activo financiado, en la fecha de realización de la inversión. En consecuencia, la utilidad reconocida por la actualización se debita utilizando como contrapartida el activo financiado.

3.3 Actualización de las inversiones patrimoniales

3.3.1 Inversiones patrimoniales en entidades controladas

3.3.1.1 Método de participación patrimonial

Las inversiones patrimoniales en entidades controladas, asociadas o entidades bajo control conjunto deben actualizarse por el método de participación patrimonial. Este método supone que la entidad inversora tiene el poder de disponer de los resultados del ente emisor en el período siguiente y no tiene la intención de enajenarla en el futuro inmediato; por su parte, no existe restricción alguna sobre el ente emisor, para la distribución de sus resultados. Para la aplicación de este método deben tenerse en cuenta los siguientes aspectos:

3.3.1.1.1 Cálculo del porcentaje de participación

El porcentaje de participación se calcula dividiendo el total del capital suscrito y pagado o capital social que se tiene en la entidad controlada, asociada o entidad bajo control conjunto, entre el total del capital suscrito y pagado o capital social de Estas, excluyendo en ambos casos, el capital correspondiente a los aportes con dividendo preferencial y sin derecho a voto.

3.3.1.1.2 Determinación de las variaciones patrimoniales

La entidad debe establecer trimestralmente los cambios patrimoniales de la entidad controlada, asociada o entidad bajo control conjunto, mediante la comparación de los conceptos que conforman el patrimonio de dicha entidad. Para el efecto se adoptarán las medidas necesarias que permitan disponer oportunamente de la información, con el fin de adelantar los respectivos cálculos y registros de actualización, la cual servirá como soporte contable.

Para la determinación de las variaciones patrimoniales de inversiones en empresas que no se encuentren en el ámbito de aplicación del régimen de la contabilidad pública, deberá efectuarse previamente la homologación de prácticas contables y, cuando se trate de inversiones en entidades del exterior, la conversión de estados contables.

3.3.1.1.2.1 Originadas en resultados

El primer cálculo de la variación de los resultados en el año corresponde a la utilidad o pérdida del primer trimestre. Los demás cálculos corresponden a la diferencia entre el valor de los resultados acumulados al trimestre objeto de reporte, con respecto al anterior.

Las variaciones patrimoniales originadas en los resultados del ejercicio de la entidad controlada, asociada o entidad bajo control conjunto, aumentan o disminuyen el valor de la inversión registrado, con abono a ingresos o cargo gastos, según sea el caso. Si como resultado de la actualización se obtiene una utilidad se re gistra como ingreso, previa disminución del gasto por la pérdida, si existiere. Si como resultado de la actualización se obtiene pérdida se registra como gasto, previa disminución del ingreso por la utilidad, si existiere.

Del resultado del ejercicio deben excluirse las utilidades o pérdidas originadas en operaciones entre las entidades que tengan participación, con la entidad controlada, asociada o entidad bajo control conjunto. También se excluyen las utilidades que correspondan al capital preferente, es decir, los aportes con dividendo garantizado.

En el evento en que las variaciones negativas de los resultados alcancen el valor neto de la inversión, debe abandonarse el método de participación patrimonial, hasta tanto se presenten variaciones patrimoniales positivas.

3.3.1.1.2.2 Originadas en las demás partidas patrimoniales

Las variaciones originadas en las partidas patrimoniales distintas de los resultados, aumentan o reducen el valor registrado de la inversión, con abono o cargo al superávit por el método de participación.

Cuando el superávit por el método de participación no alcance a absorber la disminución patrimonial acumulada en las partidas patrimoniales distintas a resultados, el exceso deberá reconocerse como gasto a título de provisión hasta agotar el valor de la inversión, momento en el cual debe abandonarse el método de participación patrimonial, hasta tanto se presenten variaciones patrimoniales positivas.

3.3.1.1.2.3 Procedimiento para retomar el método de participación patrimonial

Al presentarse variaciones patrimoniales positivas, bien sea por resultados o partidas patrimoniales distintas de resultados, se disminuye la provisión para protección de inversiones constituida, hasta agotarla. Para el efecto se acredita el gasto, si la provisión fue constituida en el período, o se reconoce un ingreso por recuperaciones, si la provisión se constituyó en períodos anteriores.

Las variaciones positivas en exceso de la disminución de la provisión aumentan el valor de la inversión, acreditando la utilidad por el método de participación patrimonial si se originan en resultados o, el superávit por el método de participación si se originan en partidas distintas a resultados.

Para retomar la aplicación del método de participación patrimonial deben haberse recuperado las pérdidas adicionales registradas como pasivo contingente, de conformidad con lo establecido en el numeral relativo a pasivos contingentes del presente procedimiento.

3.3.1.1.3 Reconocimiento de los rendimientos

Los dividendos o participaciones recibidos en efectivo que correspondan a períodos en los cuales se aplicó el método de participación patrimonial, reducen el valor de la inversión hasta el monto en que fue afectado. En caso contrario, es decir, si corresponden a períodos en los cuales no se aplicó este método, se reconocen como ingresos en el período en el cual se decretan.

Los dividendos o utilidades que se repartan en acciones, cuotas o partes de interés social, no serán objeto de registro contable, toda vez que la metodología de actualización los reconoce.

Los dividendos o participaciones correspondientes a aportes preferenciales sin derecho a voto deberán reconocerse afectando los ingresos del período.

3.3.1.2 Ajuste al valor intrínseco

Las inversiones cuyo registro se haya efectuado por el método de participación patrimonial serán objeto de ajust e al valor intrínseco en la primera actualización y cuando se efectúen nuevas adquisiciones, con el fin de reconocer la diferencia entre el precio de adquisición y el valor intrínseco de las acciones, cuotas o partes de interés social, en el momento de la compra. Si como resultado de la comparación el valor de la inversión fuere inferior al valor intrínseco, la diferencia se registrará como valorización de inversiones, con su correspondiente contrapartida en el superávit por valorización. En caso contrario, tal diferencia deberá registrarse como menor valor de las valorizaciones hasta agotarlas y, a partir de allí, el exceso deberá registrarse como gasto a título de provisión.

Cuando por efectos de la aplicación del método de participación patrimonial el valor neto de la inversión llegue a cero y en consecuencia se abandone el método de participación patrimonial, el inversor debe comparar el valor de la inversión con el intrínseco, cuando disponga de este valor, con el fin de ajustar o reversar las valorizaciones constituidas.

3.3.1.3 Transición del método del costo al de participación patrimonial

Cuando la entidad contable pública adquiera el control, lo comparta o comience a ejercer influencia importante en una entidad, cuya inversión venía siendo clasificada como inversión patrimonial no controlada y en consecuencia registrada por el método del costo, deberá reclasificarla a inversiones patrimoniales en entidades controladas y medirla por el método de participación patrimonial. Para efectos de la primera actualización, el valor base contra el cual debe determinarse el incremento o disminución de la inversión será el valor neto resultante de adicionar al costo, los dividendos causados no recaudados y restarle las provisiones contabilizadas. En tal sentido, los dividendos causados no recaudados y las provisiones constituidas serán objeto de disminución. En caso de haberse registrado valorizaciones, deben reversarse contra la cuenta de Superávit por valorización.

3.3.1.4 Abandono definitivo del método de participación patrimonial

Cuando no se cumpla alguno de los supuestos para la aplicación del método de participación patrimonial, la entidad contable pública debe abandonar dicho método y reclasificar la inversión a inversiones patrimoniales en entidades no controladas. La reclasificación debe efectuarse por el valor neto resultante de tomar el valor de la inversión y restarle el superávit por el método de participación y las provisiones contabilizadas. Adicionalmente, en caso de haberse registrado valorizaciones, deben reversarse contra la cuenta de Superávit por valorización. A partir del momento de la reclasificación la actualización de estas inversiones debe efectuarse por el método del costo.

3.3.2 Inversiones patrimoniales en entidades no controladas

Estas inversiones se reconocen por el método del costo, mediante el cual el inversionista reconoce como ingreso, las utilidades por concepto de dividendos y participaciones distribuidos en efectivo o en acciones, cuotas o partes de interés social, hasta el monto que percibe como distribuciones de ganancias netas acumuladas de la entidad en la que invierte, originadas con posterioridad a la fecha de adquisición. Si las ganancias distribuidas se generaron con anterioridad a la fecha de adquisición, se constituyen en un menor valor de la inversión.

La actualización de estas inversiones surge de la comparación periódica del costo de la inversión frente a su valor intrínseco, cuando las inversiones se clasifiquen como de baja o mínima bursatilidad o sin ninguna cotización y, contra la cotización en bolsa, si las inversiones se clasifican como de alta y media bursatilidad.

Cuando el valor intrínseco o la cotización en bolsa supere el costo se constituye una valorización. En caso contrario, debe disminuirse la valorización constituida hasta agotarla y más allá de ese valor deben reconocerse gastos por provisiones.

3.4 Actualización de los instrumentos derivados con fines de cobertura de activos.

Los instrumentos derivados con fines de cobertura serán objeto de actualización empleando metodologías de reconocido valor técnico. Si como resultado de la actualización el derecho es mayor a la obligación, la diferencia se registra como ingreso, previa disminución del gasto por la pérdida, si existiere. Si como resultado de la actualización la obligación es mayor al derecho, la diferencia se registra como gasto, previa disminución del ingreso por la utilidad, si existiere.

Tratándose de Opciones, producto de la actualización de los derechos y obligaciones registrados en cuentas de orden, se registra la utilidad del comprador afectando el ingreso y la pérdida del vendedor afectando el gasto. Si como resultado de la actualización, la obligación del comprador es mayor al derecho, la diferencia se registra como menor valor del ingreso. Si como resultado de la actualización, el derecho del vendedor es mayor a la obligación, la diferencia se registra como menor valor del gasto.

La prima en opciones se reconoce como gasto. No obstante, podrá diferirse siempre que los beneficios asociados se esperen recibir en el futuro.

3.5 Periodicidad de la actualización y registro

Las inversiones de administración de liquidez, con fines de política y los instrumentos derivados, deben actualizarse por lo menos una vez al mes y registrar sus resultados al cierre mensual. Las entidades que se encuentran bajo la inspección y vigilancia de la Superintendencia Financiera seguirán sujetas a la periodicidad establecida por esta entidad, tanto para la actualización como para el registro.

Las inversiones patrimoniales en entidades controladas deben actualizarse cuando se disponga de la información, como mínimo trimestralmente.

Las inversiones patrimoniales en entidades no controladas deben actualizarse mensualmente, cuando se coticen en bolsa. En caso contrario, cuando se disponga de la información sobre el valor intrínseco, que como mínimo debe ser una vez al año.

Las inversiones se revelan teniendo en cuenta la finalidad con la cual se realizan y la modalidad del título o contrato.

Con base en la finalidad, las inversiones se revelan en administración de liquidez, con fines de política, patrimoniales y operaciones de cobertura. Considerando la modalidad del título o contrato, las inversiones de administración de liquidez se clasifican en títulos de deuda, títulos participativos e instrumentos derivados; las inversiones con fines de política, en títulos de deuda; y las inversiones patrimoniales, en títulos participativos.

Cuando las inversiones sean objeto de valorizaciones o provisiones, estos conceptos deberán revelarse en cuentas separadas.

Las inversiones de administración de liquidez realizadas por la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional con los recursos de los fondos que administra, las inversiones de las reservas internacionales efectuadas por el Banco de la República, las inversiones patrimoniales en entidades que se encuentren en proceso de liquidación y los instrumentos derivados con fines de cobertura de activos deben revelarse en forma separada.

En notas a los estados contables deberá revelarse el monto de las inversiones adquiridas para mantener hasta el vencimiento, así como los títulos de deuda que van a permanecer en el portafolio cuando menos durante un año, a partir de su adquisición. De igual manera, deberá conservarse a disposición de los organismos de control y de la Contaduría General de la Nación, el acto administrativo que soporte la decisión de adquirir este tipo de inversiones.

Así mismo, en notas deberán revelarse las metodologías de actualización de las distintas clasificaciones de inversiones, y tratándose de los instrumentos derivados con fines de cobertura, las partidas del balance cubiertas. De la misma manera, deberán revelarse las condiciones y características que motivan la decisión de constitución de inversiones de administración de liquidez.

Tratándose de inversiones en empresas, el inversionista reconocerá pasivos, ya sean reales o contingentes, en la medida en que haya contraído obligaciones o requiera efectuar pagos en nombre de la entidad controlada, asociada o entidad bajo control conjunto, para satisfacer obligaciones que este haya garantizado o aceptado de alguna otra forma. En consecuencia, cuando el inversor vaya a realizar pagos por este concepto y haya constituido previamente el pasivo contingente, debe disminuirlo, constituyendo la obligación real.

En el caso de inversiones en entidades en liquidación, el inversionista reconocerá pasivos contingentes cuando disposiciones legales o evaluaciones internas lo requieran. Por lo tanto, cuando el inversor vaya a realizar pagos por este concepto, previamente debe disminuir el pasivo contingente, constituyendo la obligación real.

Cuando por disposiciones legales, al finalizar el proceso de liquidación de una entidad se constituyan patrimonios autónomos para atender obligaciones, los derechos fiduciarios que le correspondan al inversor deben registrarse en la cuenta 1926-Derechos en fideicomiso, acreditando la cuenta de Inversiones patrimoniales en entidades en liquidación y reconociendo las diferencias como ingreso o gasto, según corresponda.

7. Vigencia y derogatorias

La presente Circular Externa rige a partir de su publicación en el Diario Oficial, tendrá aplicación a partir del 1° de enero de 2007 y deroga a partir de la misma fecha la Circular Externa 061 del 12 de junio de 2006 y demás disposiciones que le sean contrarias.