RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

De conformidad con los literales b), j) y l) del artículo 4 de la Ley 87 de 1993 "Por la cual se establecen normas para el ejercicio de control interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones", se deben implementar como elementos del Sistema de Control Interno Institucional la definición de políticas como guías de acción y procedimientos para la ejecución de procesos, así como, la simplificación y actualización de normas y procedimientos.

La Contraloría de Bogotá, mediante Resolución Reglamentaria No. 013 del 12 de junio de 2006 adoptó el Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005, de que trata el Decreto 1599 del 20 de mayo de 2005.

El artículo 10 del Acuerdo 24 de 2001 del Concejo de Bogotá, D.C., "Por el cual se organiza la Contraloría de Bogotá D.C., se determinan las funciones por dependencias, se fijan los principios generales inherentes a su organización y funcionamiento y se dictan otras disposiciones", fija la estructura organizacional de la Contraloría de Bogotá, D.C. y faculta al Contralor de Bogotá, D.C. para establecer y reglamentar la organización interna, la forma de ejercer las funciones a su cargo y el funcionamiento de la Entidad, en armonía con los principios consagrados en la Constitución, la Ley y los Acuerdos.

El numeral 13 del artículo 42 ibídem, consagra como una de las funciones de la Dirección de Planeación, "Elaborar y actualizar el manual de procedimientos de la Contraloría en coordinación con las demás dependencias".

La racionalización de los trámites, métodos y procedimientos se constituye en una herramienta fundamental para el Sistema de Gestión de la Calidad y el mejoramiento de la función pública, al facilitar el cumplimiento de las funciones y objetivos institucionales, la delimitación de responsabilidades, la inducción del empleado en su puesto de trabajo, la definición de controles internos y el desarrollo de los sistemas de información en los procesos misionales y administrativos de la Entidad.

Mediante Resolución Reglamentaria No. 052 de diciembre 31 de 2004, se modificaron los Procedimientos y la caracterización del Proceso Orientación Institucional.

Mediante Resolución Reglamentaria No. 024 de junio 29 de 2005, se modificaron algunos Procedimientos del Proceso de Orientación Institucional.

Mediante Resolución Reglamentaria No. 044 de noviembre 30 de 2005, se creo el procedimiento para la formulación del Plan de Actividades y Sistema de Medición de la Gestión de la Contraloría de Bogotá, D.C.

El objetivo del Sistema de Gestión de Calidad es implementar acciones correctivas y preventivas para mejorar continuamente el desempeño de los procesos, con el fin de aumentar la satisfacción de los clientes y de las partes interesadas.

En desarrollo del concepto de mejora contemplado en la Normas NTC - ISO 9001: 2000, los documentos y procedimientos adoptados en las citadas resoluciones deben ser modificados parcial o totalmente.

En mérito de lo expuesto, este Despacho;

ARTÍCULO PRIMERO: Adoptar la nueva versión de los siguientes Documentos y Procedimientos relacionados con el Proceso de Orientación Institucional:

1. Caracterización del Proceso de Orientación Institucional: Descripción del Proceso y Matriz de Responsabilidad y Comunicación. Versión 4.0. Código 10

2. Procedimiento para la formulación del plan de actividades y sistema de medición de la gestión de la Contraloría de Bogotá D.C. Versión 2.0. Código 1001.

3. Procedimiento para auditoria interna del sistema de gestión de la calidad. Versión 4.0. Código 1002.

4. Procedimiento para la formulación y modificación del plan estratégico: Versión 4.0. Código 1003.

5. Procedimiento efectuar la revisión por la dirección. Versión 4.0. Código 1004.

6. Procedimiento para la implementación de acciones correctivas, preventivas y de mejora continua. Versión 4.0. Código 1005.

ARTÍCULO SEGUNDO: Es responsabilidad de los Directores, los Jefes de Oficinas Asesoras y Coordinadores de Grupos Especiales, velar por la administración y divulgación, de los documentos y procedimientos adoptados

ARTÍCULO  TERCERO: La presente Resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las disposiciones que le sean contrarias, en especial las Resoluciones 052 del 31 de Diciembre de 2004, 024 del 29 de Junio de 2005 y 044 del 30 de Noviembre de 2005.

Establecer y difundir la Política y Objetivos de Calidad de la Organización que permitan satisfacer tanto las necesidades de nuestros clientes como los requisitos legales y reglamentarios, así como evaluar el desempeño de la Contraloría de Bogotá D.C., para el mantenimiento de nuestro Sistema de Gestión de Calidad y el Mejoramiento Continuo.

El Proceso Orientación Institucional inicia con la Formulación de la Orientación Estratégica, efectuando la Definición y Difusión de la Política, luego se realiza la planificación del Sistema de Gestión de Calidad, identificando el Mapa de Procesos y sus interacciones, así como el establecimiento de los niveles de autoridad, funciones, responsabilidades y los procesos de comunicación correspondientes, para asegurar la eficacia de los procesos del Sistema, posteriormente incluye la Revisión y Análisis del Sistema por parte de la Alta Dirección a través de la implementación de un sistema de seguimiento y medición de los procesos y la aplicación de Auditorias Internas de Calidad, que permitan la definición e implementación de acciones preventivas, correctivas y de mejora que aseguren la eficacia del sistema, y termina con la Revisión por la Dirección, a través de la cual se establece el estado del sistema de gestión de calidad y las acciones de mejoramiento que se desprendan del análisis, las cuales asegurarán el mejoramiento continuo del Sistema.

En el desarrollo del Proceso Orientación Institucional intervienen todas las dependencias de la Entidad.

MATRIZ DE RESPONSABILIDAD PROCEDIMIENTO PARA LA FORMULACIÓN MATRIZ DE RESPONSABILIDAD Y COMUNICACIONES

Establecer las actividades que se ejecutan para medir la gestión y los resultados de la Contraloría de Bogotá, D.C, a través de indicadores de gestión con el fin de conocer el desempeño institucional.

Este procedimiento contempla tres etapas:

Formulación de Actividades, Variables e Indicadores: Inicia con la solicitud a las dependencias que integran el proceso de la formulación de las actividades para la siguiente vigencia, y termina con la socialización del Plan de Actividades y el Sistema de Medición de la Gestión de la Contraloría de Bogotá.

Reporte de Resultados: Inicia con el reporte de información por parte de todas las dependencias de la entidad en el Formato de Reporte de Resultados de las variables que le correspondan y termina con la presentación del informe de gestión del Proceso de su competencia al Comité Directivo.

Modificación del Plan de Actividades, Variables e Indicadores: Inicia con la solicitud de modificación y termina con la presentación y aprobación del Plan de Actividades y Medición ajustado en Comité Directivo.

Constitución Política de 1991, artículo 339, 209 y 269.

Ley 42 de 1993, artículo 12 "Sobre la organización del Sistema de Control Fiscal Financiero y los Organismos que lo ejercen".

Ley 87 de Noviembre 29 de 1993, artículo 4, literales a, b y c, artículo 8 "Por la cual se establecen normas para el ejercicio del Control Interno en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones».

Ley 190 de Junio 6 de 1995, artículo 48 «Por la cual se dictan normas tendientes a preservar la moralidad en la administración pública y se fijan disposiciones con el fin de erradicar la corrupción administrativa», y se norma que todas las entidades públicas deberán establecer, a más tardar el treinta y uno (31) de diciembre de cada año, los objetivos a cumplir para el cabal desarrollo de sus funciones durante el año siguiente, así como los planes que incluyan los recursos presupuestados necesarios y las estrategias que habrán de seguir para el logro de esos objetivos.

Acuerdo 24 de abril 26 de 2001, artículos 37 y 42 «Por el cual se organiza la Contraloría de Bogotá, D.C., se determinan las funciones por dependencias, se fijan los principios generales inherentes a su organización y funcionamiento y se dictan otras disposiciones».

Resolución Reglamentaria, "Por la cual se reglamenta el Comité Directivo como Órgano Superior Jerárquico de Consulta, Coordinación y Evaluación en la Contraloría de Bogotá, D.C."

Actividad: Se entiende por actividad el conjunto de tareas que conducen a un resultado específico y que materializan los propósitos del Plan Estratégico. 

Catálogo Único: Instrumento técnico que contiene la identificación y tipificación uniforme de elementos de una manera ordenada y codificada, que se identifican mediante un número único secuencial, el cuál permite el registro, control, seguimiento y evaluación de las metas contenidas en los indicadores y las actividades programadas.

Efectividad (Impacto): La efectividad ha sido definida como el grado en que se logran los objetivos y se satisface la necesidad o se resuelve el problema para el cual fue creado el plan, programa o proyecto, y el nivel de impacto de las actividades que se desarrollan frente a los objetivos planteados.

Eficacia (Logro): Es la capacidad para lograr los resultados guardando relación con los objetivos y metas planteadas, en un período de tiempo determinado. Esta se mide en relación con los productos y servicios ofrecidos una vez concluidos.

* Verificar el cumplimiento y/o desviación de las metas, planes y programas preestablecidos en el ámbito institucional.

* Medir el grado de cumplimiento de los resultados frente a lo planeado.

* Evaluar si el servicio prestado se entregó oportunamente, cumpliendo con el tiempo estipulado, en la cantidad determinada, volumen ejecutado por unidad de tiempo, y con la calidad requerida para la completa satisfacción del usuario.

* Establecer el grado de cobertura del servicio prestado de acuerdo a lo contenido en el plan.

Eficiencia (Gestión de Recursos): Es la maximización de los insumos empleados para generar productos o servicios; ya sea que con recursos iguales o constantes se obtengan mayores resultados o que con resultados iguales o constantes se ejecuten menores recursos.

Algunos de los objetivos de los indicadores que miden el Factor de Eficiencia son:

* Medir la productividad de los procesos misionales y de apoyo en relación con el recurso utilizado frente al servicio prestado o la actividad desarrollada.

* Establecer el nivel óptimo en la utilización de los recursos para el logro de objetivos previstos.

* Determinar si la cobertura alcanzada en la producción o prestación del servicio, alcanzó las metas establecidas al mínimo costo.

Fecha: El tiempo en el que se planea desarrollar la actividad propuesta, y se refleja en el Plan de Actividades como fecha inicio y fecha final programada. Es uno de los elementos indispensables en la redacción de las actividades del plan.

Formato Único de Actividades: Es el registro de la formulación de actividades e indicadores de cada dependencia, que permite visualizar los parámetros de la planeación en términos de responsables, ejecutores, recursos requeridos, fechas programadas de inicio y terminación, metas e indicadores de gestión, y los rangos de calificación.

Fuente: Constituye el origen, punto de partida o referente de la información básica en que se fundamentan las variables y parámetros que componen el indicador. En otros términos, son los responsables de suministra los datos de las variables componentes del indicador.

Gestión: Es el conjunto de actividades coordinadas y decisiones orientadas a cumplir la misión institucional y los fines del Estado bajo los principios de la gestión fiscal y la función administrativa. Este proceso dinámico y permanente se lleva a cabo mediante la toma de decisiones que se apoya en los flujos de información, el control, la evaluación y la cultura organizacional.

Gestión Fiscal: Es el conjunto de actividades administrativas, financieras, económicas, jurídicas y tecnológicas que realizan los servidores públicos y los particulares o entidades que, a cualquier título, manejen o administren fondos o bienes del Estado incluido el patrimonio ambiental, en todos sus órdenes y niveles.

Hoja de Vida del Indicador: Es la misma ficha técnica del indicador que registra los principales datos y la definición de las variables que lo integran con el propósito de coadyuvar en su interpretación.

Indicador: Se define Indicador como la relación entre variables cuantitativas o cualitativas que permite observar la situación y tendencias de cambio generadas en los resultados, los productos y los procesos con relación a los objetivos, metas previstas e impactos esperados1 .

Entre las características que tiene un indicador están2 :

* Participativo: El indicador deber ser construido o diseñado por los propios responsables de los procesos y actividades, socializando entre quienes intervienen en el proceso de ejecución o que tienen alguna injerencia en el manejo de las variables involucradas; esto permite la motivación para liderar el proceso de evaluación con la implementación, orientación y entendimiento del indicador.

Una de las características de un buen sistema de indicadores de gestión es la participación de todos los funcionarios desde el proceso de construcción hasta la implementación de los indicadores.

* Claro: Es indispensable que el indicador sea específico y de fácil comprensión tanto para quienes lo desarrollen como para quienes lo estudien o lo tomen como referencia. Por tanto, un indicador complejo o de difícil interpretación que sólo lo entienden quienes lo construyen debe ser replanteado.

* Representativo: El indicador debe expresar efectivamente lo que se quiere medir o determinar y debe guardar relación con los principales procesos de la entidad.

* Temporalidad: Debe estar relacionado con un período de tiempo previamente definido.

* Cuantificable: Implica que el resultado de la aplicación del indicador pueda ser convertido en cifras, números, estándares que permitan su medición.

* Confiable: Las variables utilizadas para su cálculo deben ser reales, concretas, propias y verificables, que sustenten su resultado.

Un indicador se presenta a través de:

* Razones: Relación entre dos datos o variables con la misma unidad de medida. Esta relación se expresa en la Forma a/b. Cuando se trata de variables con diferente unidad de medida se denominan tasas. Ej. RAZÓN: Beneficios del Control Fiscal; TASA: Días Utilizados en el traslado de hallazgos/Hallazgos trasladados.

* Porcentajes: Presentan el valor relativo de una cifra con respecto de un valor de referencia igual a cien. Cuando la relación o el coeficiente corresponde a la misma medida o expresado en la misma unidad de medida, se debe multiplicar por 100 para obtener el porcentaje. En otras palabras muestran el valor relativo de una parte con respecto a un todo, al cual se le atribuye el valor de 100. Se expresa K = a/b x 100. Ej. No. Productos no conformes/Total de Productos x 100.

* Promedio: Los más usuales son la media aritmética, la mediana y la moda. La media aritmética se obtiene sumando un conjunto de valores y dividiendo el resultado por el número de valores sumados. La mediana de un conjunto de datos es el valor que ocupa la posición central cuando esos datos son ordenados del más bajo al más alto. Cuando el número de datos es par, la mediana es la medida entre los dos datos centrales. La moda es el valor que se representa el mayor número de veces. Ej. El salario modal en una empresa es el que reciben el mayor número de trabajadores.

* Números Índice: Expresan los cambios relativos de una variable, comparada con una base a la cual se le asigna el valor de cien. Proporcionan un método simple para comparar cambios que presenta una variable a través de un período, el valor del año anterior, debe ser el denominador. Ej. Valor Año 2001 /Valor Año 2000; Índice de variación de los Fallos con Responsabilidad Fiscal.

Logro: Situación que se pretende alcanzar a través de la ejecución de la actividad planteada. Es uno de los elementos indispensables en la redacción de las actividades del plan.

Meta: Es la expresión cuantitativa, concreta, medible, realizable y verificable que se espera alcanzar en un determinado tiempo, para cumplir con los objetivos establecidos teniendo en cuenta la realidad y los recursos disponibles. Indica el límite o nivel máximo de logro expresado en una magnitud con la misma unidad de medida del indicador. Es uno de los elementos indispensables en la redacción de las actividades del plan.

Plan de Actividades: Es la programación anual de las actividades definidas para el cumplimiento de la política y los objetivos de la Entidad, bajo el enfoque por procesos por parte de las diferentes dependencias, que incluye responsable, ejecutores, recursos requeridos, fechas programadas de inicio y terminación, meta e indicador de cumplimiento.

Plan Estratégico: Documento que consolida las intenciones globales y orientación de una organización para un periodo determinado; e incorpora como mínimo la misión, la visión, los valores y los principios institucionales, la política y los objetivos a desarrollar, y las estrategias para su logro.

Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados.

Responsable: Funcionario Público en quién recae la responsabilidad para asegurar el cumplimiento de la actividad propuesta.

Tablero de Control de Gestión: Es el registro consolidado de los reportes de cada dependencia que permite analizar los datos en diferentes niveles de agregación (Política, Objetivo, Proceso, Dependencia) para observar su desempeño en el cumplimiento de las metas o valores esperados e interpretar los resultados de acuerdo con los rangos definidos.

Es una herramienta de tipo gerencial, que permite medir y evaluar no sólo los resultados de la gestión en un momento dado, sino también prospectar tendencias y anticiparse a eventos indeseables, mediante la toma de decisiones y la adopción de correctivos que faciliten el mejoramiento de la gestión institucional.

Se define como el agregado de elementos y mecanismos con los cuales se busca medir la gestión y los resultados de la Contraloría de Bogota D.C. Está conformado por un conjunto de indicadores que permiten realizar el monitoreo a nivel de toda la entidad, de las políticas, de los objetivos de calidad y de los procesos mediante la auto evaluación, la retroalimentación y la mejora continúa que garantice el cumplimiento de la misión institucional.

Unidad de Medida: Se refiere a la determinación concreta de la forma como se quiere expresar el resultado al aplicar el indicador y las variables que lo integran; ésta unidad de medida se relaciona con la unidad asignada a la meta a evaluar. Puede ser expresada en valores absolutos con su respectiva variable: tiempo (años, semestres, bimestres, meses, días, horas, etc.), o en forma relativa (porcentual, Kilómetro X hora), entre otros.

Variable: Características, cualidades, elementos o componentes expresados en términos de valor y unidad de medida, que hace parte de la fórmula de un indicador, el cual permite medir el grado de avance o resultado de la actividad, que pueden modificarse o variar a través del tiempo. Mediante el estudio del comportamiento de las variables se puede explorar, descubrir, explicar, planificar, gestionar y transformar la realidad hacia una situación deseable.

Valor: Expresión de cantidad y término.

Verbo de Acción: Verbo en tiempo infinitivo que indica claramente el resultado esperado de una actividad. Es uno de los elementos indispensables en la redacción de las actividades del plan.

* Lineamientos de la Alta Dirección

* Formato Único de Actividades

* Formato Catálogo Único de Variables

* Hoja de Vida del Indicador

* Acta Comité de Seguimiento al SGC

* Acta de Comité Directivo

* Acta Comité Técnico Sectorial

* Acta reunión Equipo de Trabajo

* Memorando

* Registro de Asistencia Capacitación

* Registro del Medio Electrónico

* Formato Solicitud Modificación de Actividades e Indicadores

* Informe de Gestión por Proceso

* Informe Consolidado del Sistema de Gestión de la Calidad

Formato Único de Actividades. Formato Código 1001001

Formato Catálogo Único de Variables. Formato Código 1001002

Hoja de vida del Indicador. Formato Código 1001003

Formato Solicitud Modificación de Actividades e Indicadores.Formato Código 1001004 Metodología Formulación Plan de Actividades. Anexo No.1

7. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Instructivo

Nombre del Indicador: Denominación que contempla únicamente la característica, el evento o el hecho que se quiere controlar y se expresa en cantidad, tasa, proporción, porcentaje, entre otros.

Fecha de Creación: Se registra la fecha en que se diligencia la hoja de vida del Indicador.

Fecha de Modificación: Se registra la fecha de modificación del indicador en caso de haber sido modificado en parte o eliminado.

Código: Número asignado para identificar el Indicador de acuerdo con el proceso al que pertenece y su consecutivo, así:

1 Orientación Institucional

2 Enlace con el Cliente

3 Prestación de Servicio Macro

4 Prestación de Servicio Micro

5 Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva

6 Gestión Humana

7 Gestión Documental

8 Gestión de Recursos Físicos y Financieros

No. Objetivo: Se registra el número de objetivo al cual le apunta el Indicador, el cual se encuentra descrito en el Plan Estratégico de la Entidad.

No. Estrategia: Se registra el número de la estrategia al cual le apunta el Indicador, el cual se encuentra descrito en el Plan Estratégico de la Entidad.

Proceso: Se registra el proceso que se quiere medir de acuerdo con los identificados en la implementación del Sistema de Gestión de la Calidad.

Tipo de Indicador: Se identifica con una X el principio que mide el Indicador así: Eficacia, Eficiencia, Efectividad, Otro.

Numerador: Se indica el nombre de la variable a comparar.

Denominador: Se registra el nombre de la variable que representa el universo a comparar o el 100%.

* Cuando el indicador corresponde a un valor absoluto se diligencia solamente el numerador.

Unidad de Medida de Indicador: Término en que se obtiene al realizar la operación, es decir el resultado del Indicador: Días Promedio, Porcentaje, Tasa, Valor Absoluto, entre otros.

Dependencia Responsable: Se indica la dependencia encargada de reportar los datos del indicador.

Meta o Valor Esperado: Se especifica la meta o nivel máximo de logro, expresado en una magnitud con la misma unidad de medida del indicador. La asignación este valor se realizará teniendo en cuenta alguno de los siguientes criterios: Análisis de los resultados de vigencias anteriores (Valor Histórico); Compromiso que asume el responsable del proceso en razón al comportamiento de la gestión o la Política establecida (Compromiso de la Dirección); Tendencia de vigencias anteriores (Proyección), Comparación con los mejores de la competencia (Benchmarking); entre otros.

Periodicidad: Lapso en el cual se prevé alcanzar la meta establecida: Mensual, Bimestral, Trimestral, Semestral o Anual.

Rango de Interpretación: Se registran los intervalos definidos por el Responsable del Proceso, así: Mínimo, Aceptable, Satisfactorio.

Tendencia Histórica: Se registran los valores obtenidos en el cálculo del indicador en vigencias anteriores, de acuerdo con la disponibilidad de la Información. Consecuentemente las próximas mediciones serán registradas por la Dirección de Planeación en su oportunidad.

Observaciones: Comentario o nota considerada para aclarar algún aspecto descrito en la Hoja de Vida del Indicador que contribuya a su interpretación.

Firmas: Se suscribe por quienes definen y revisan el indicador:

* Los indicadores definidos serán responsabilidad del Responsable de Proceso.

* La revisión técnica la realiza la Dirección de Planeación.

Tipo de Solicitud: Especifique con una X la situación solicitada:

Creación: Para un indicador no contemplado en el Plan de Actividades.

Eliminación: Exclusión de un indicador definido en el Sistema.

Modificación: Cambio en alguno de los aspectos registrados en la Hoja de Vida del Indicador.

Nombre del Indicador: Escriba el nombre del indicador a modificar o el nombre propuesto en caso de tratarse de un nuevo indicador.

Código: Escriba el código del indicador. Si es un indicador nuevo el espacio se deja en blanco.

No. Objetivo: Se registra el número de objetivo al cual le apunta el Indicador, el cual se encuentra descrito en el Plan Estratégico de la Entidad.

No. Estrategia: Se registra el número de la estrategia al cual le apunta el Indicador, el cual se encuentra descrito en el Plan Estratégico de la Entidad.

Proceso: Se registra el proceso que se quiere medir de acuerdo con los identificados en la implementación del Sistema de Gestión de la Calidad.

Tipo de Indicador: Se registra el principio que mide el Indicador así: Eficacia: (cumplimiento de metas), Eficiencia (Uso de los recursos), Efectividad (impacto o beneficios generados).

Nota 1: En caso de tratarse de Eliminación, solamente diligencie los aspectos anteriormente señalados.

Nota 2: En caso de Modificación diligencie de los aspectos que se relacionan a continuación aquellos que se modifican.

Nota 3: En caso de Creación, diligencie todos los aspectos relacionados a continuación.

Numerador: Se indica la variable a comparar.

Denominador: Se indica la variable que representa el 100%.

Unidad de medida del Indicador: Indicar si al realizar la operación el resultado está en términos de porcentaje, días, pesos, entre otros.

Dependencia Responsable: Mencione la dependencia acorde con la estructura orgánica encargada de reportar los datos del indicador.

Meta o valor Esperado: Registre el valor que se espera alcanzar en los mismos términos de la unidad de medida del indicador, porcentaje, pesos, días, hallazgos, etc.

Periodicidad: Señale en cuánto tiempo se espera alcanzar la meta, mensual, bimestral, semestral o anual.

Observaciones: Explicación que permita aclarar el tipo de modificación o alguno de los aspectos a modificar.

Aprobación y Fecha: Indicar si la solicitud es aprobada o no y la fecha en que fue aprobada.

Nombre y Firma: Se registra el nombre y la firma de quien aprueba la solicitud y del Director Técnico de Planeación.

La formulación de las actividades parte del marco de referencia institucional que contempla tres aspectos; el normativo que define funciones, procedimientos y competencias, el plan estratégico que proporciona las intenciones globales de la organización y los resultados que permiten establecer qué se logrado y qué hace falta, es decir, determinar el nivel de desarrollo de cada actividad y la formulación de actividades complementarias no contempladas en el Plan Estratégico, necesarias para alcanzar los objetivos y estrategias o la exclusión de aquellas actividades ejecutadas en su totalidad; así como proporcionar el ámbito de competencia del proceso y de las dependencias. 

A través de un proceso participativo en cada una de las dependencias, utilizando técnicas administrativas como lluvia de ideas entre otras, se formularán actividades contemplando incluso aquellas que deben realizar otras dependencias que no integran el proceso, siendo necesarias para el cumplimiento de las estrategias y objetivos planteados; caso en el cual deberán ser comunicadas al responsable del proceso, para que sean concertadas en el proceso correspondiente.

Su redacción se realizará teniendo en cuenta los siguientes aspectos:

* Debe iniciar con un Verbo de Acción en tiempo infinitivo que indique claramente el resultado esperado. En consecuencia se recomienda no utilizar verbos que usualmente describen funciones de las dependencias o de cargos, por lo tanto, verbos como apoyar, coordinar, fomentar, participar, promover, etc., no deben utilizarse, por cuanto no permiten su seguimiento y medición.

* Debe establecerse la Meta cuantitativa, concreta, medible, realizable y verificable que se espera alcanzar, teniendo en cuenta la realidad y los recursos disponibles.

* Debe contener la Fecha, tiempo en el que se planea desarrollar la actividad propuesta.

* Debe señalar el Logro al cual está enfocada la actividad, para determinar la situación que se pretende alcanzar.

Se deben identificar las variables necesarias para cumplir con las actividades definidas, insumo fundamental para construir los indicadores de gestión, resultados que alimentarán el tablero de control de gestión, a través del cual se podrá observar tendencias, comportamiento y desempeño de las dependencias y procesos, así como los niveles de cumplimiento de los objetivos y misión de la Contraloría.

Las variables se expresarán a través de un nombre, una definición o interpretación y una unidad de medida, asociándole el número de la actividad que está midiendo, el código del indicador (es) que la contiene, y el código de la dependencia responsable de reportar el dato resultado de su aplicación. Estos datos serán registrados en el Formato Catálogo Único de Variables (Formato Código 1001002).

Los indicadores se deben construir con la relación entre las variables definidas en el paso anterior, que permitan determinar el nivel de eficacia (logro), de eficiencia (gestión de recursos) y de efectividad (impacto) de las actividades planteadas, con relación a los objetivos, metas previstas e impactos esperados.

Cada Actividad podrá medirse con la aplicación de uno o varios indicadores, el indicador medirá por lo menos una Actividad. Para cada indicador se diligencia la Hoja de Vida del Indicador (Formato Código 1001003).

Recuerde utilizar la misma unidad de medida del patrón de comparación con la meta planteada. Ejemplo: Número de auditorias ejecutadas, días utilizados, procesos terminados, hallazgos concluidos, horas auditor.

Los indicadores deben contener las características señaladas en el ítem de definiciones de este procedimiento.

Cuando se requiera segmentar una meta anual en metas parciales de acuerdo a la periodicidad de la aplicación del indicador, ésta información se debe señalar en la casilla de observaciones de la hoja de vida del indicador.

Para cada actividad, se determina el(os) responsable(s) y ejecutor(es), recursos, fechas de ejecución programadas, meta(s), variable(s) e indicador(es) y rangos de calificación que permitirá(n) medir su cumplimiento, aspectos que serán registrados en el Formato Único de Actividades (Formato Código 1001001), y en el Formato Catálogo Único de Variables (Formato Código 1001002).

Establecer la metodología para programar, planificar, ejecutar, informar los resultados de la auditoría interna de calidad, realizar seguimiento a las acciones implementadas, verificar su eficacia y efectuar el cierre de los hallazgos.

La Auditoría Interna de Calidad inicia con la programación de Auditorias Internas de Calidad y finaliza con la verificación de las acciones implementadas.

Constitución Política de 1991, artículos 209 y 269.

Ley 87 de Noviembre 29 de 1993, artículo 4, literales a, b y c, artículo 8 "Por la cual se establecen normas para el ejercicio del Control Interno en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones».

Ley 872 de Diciembre 30 de 2003 "Por la cual se crea el sistema de gestión de la calidad en la Rama Ejecutiva del Poder Público y en otras entidades prestadoras de servicios».

Decreto 4110 de Diciembre 9 de 2004 "Por el cual se reglamenta la Ley 872 de 2003 y se adopta la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública".

Acuerdo 24 de abril 26 de 2001, artículos 37 y 42 «Por el cual se organiza la Contraloría de Bogotá, D.C., se determinan las funciones por dependencias, se fijan los principios generales inherentes a su organización y funcionamiento y se dictan otras disposiciones».

Acuerdo 122 de junio 28 de 2004 "Por el cual se adopta en Bogotá, D.C. el sistema de gestión de la calidad creado por la Ley 872 de 2003".

Decreto 387 de diciembre 2 de 2004 "Por el cual se reglamenta el Acuerdo 122 de 2004 que adopta en Bogotá, D.C. el Sistema de Gestión de Calidad creado por medio de la Ley 872 de 2003".

Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000:2004. Sistema de Gestión de la Calidad para la Rama Ejecutiva del Poder Público y otras Entidades prestadoras de servicios.

Resolución Reglamentaria vigente, por la cual se adopta el Manual Específico de Funciones y Requisitos de la Contraloría de Bogotá, D.C.

Resolución Reglamentaria vigente, por la cual se adopta el Manual de Calidad de la Contraloría de Bogotá, D.C.

Acción Correctiva: Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una no conformidad detectada u otra situación indeseable.

Nota 1 Puede haber más de una causa para una no conformidad

Nota 2 La acción correctiva se toma para prevenir que algo vuelva a producirse, mientras que la acción preventiva se toma para prevenir que algo suceda.

Nota 3 Existe diferencia entre corrección y acción correctiva.

Acción de Mejora: Acción implementada para incrementar los resultados del producto y/o servicio, proceso o sistema en términos de eficacia, eficiencia y/o efectividad. Ejemplo: Mejorar la Eficacia es lograr cumplir lo planeado en rangos más estrechos de tiempo. Mejorar la Eficiencia es obtener igual resultado con menos recursos.

Acción Eficaz: Acción correctiva o preventiva que con evidencia objetiva demuestra que se eliminaron las causas de las No conformidades u Observaciones.

Acción Preventiva: Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una no conformidad potencial u otra situación potencialmente indeseable.

Nota 1 Puede haber más de una causa para una no conformidad potencial.

Nota 2 La acción preventiva se toma para prevenir que algo suceda, mientras que la acción correctiva se toma para prevenir que vuelva a producirse.

Actividad Estratégica: Son las acciones propuestas para el mejoramiento de los procesos en cohesión con el cumplimiento de la Política de Calidad.

Administrador de las Auditorías: Funcionario a quien se le haya asignado la responsabilidad del procedimiento de auditoria interna.

Alcance de la Auditoria: Extensión y límites de una auditoria.

Alta Dirección: Persona o grupo de personas que dirigen y controlan al más alto nivel una entidad, para la Contraloría de Bogotá se asimila a los integrantes del Comité Directivo.

Auditado: Organización que es auditada.

Auditor Interno de Calidad: Profesional con la competencia para efectuar las Auditorias Internas de Calidad.

Auditoria: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias que, al evaluarse de manera objetiva, permiten determinar la extensión en que se cumplen los criterios definidos para la auditoría interna.

Nota 1 Las evidencias consisten en registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información que sea pertinente para los criterios de auditoría, y que sea verificable.

Nota 2 Las auditorías internas, denominadas en algunos casos como auditorías de primera parte, se realizan por o en nombre de la propia organización, para la revisión por la Dirección y con otros fines internos. Pueden constituir la base para una autodeclaración de conformidad de una organización.

Auditoria de Seguimiento: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias que, al evaluarse de manera objetiva, permiten verificar que las acciones hayan sido implementadas, determinar su eficacia y efectuar el cierre de los hallazgos (No conformidades y Observaciones).

Nota En esta clase de auditoria el auditor debe determinar si las acciones son eficaces o no. (Ver definiciones Acción eficaz).

Auditoria Especial: Auditoría eventual no contemplada dentro del Programa Anual de Auditoría Interna de Calidad, la cual se efectúa por solicitud de la alta dirección, se desarrolla con las actividades propias del ciclo de auditoría interna de calidad (planeación, ejecución e informe), seguimiento y verificación de acciones.

Ciclo de Auditoria: Comprende las etapas de planeación, ejecución e informe de resultados de la auditoria interna de calidad.

Cliente de la Auditoria: Organización o persona que solicita una auditoría.

Nota El cliente de la auditoría puede ser el auditado o cualquier otra organización que tenga derechos reglamentarios o contractuales para solicitar una auditoría.

Cliente: Organización o persona que recibe un producto.

Competencia: Atributos personales y aptitud demostrada para aplicar conocimientos y habilidades.

Conclusiones de la Auditoría: Resultado de una auditoría que proporciona el equipo auditor al considerar el desarrollo de los objetivos y los hallazgos de la auditoría.

Conformidad: Cumplimiento de un requisito.

Corrección: Acción inmediata tomada para eliminar una No Conformidad detectada.

Criterio de Auditoria: Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos utilizados como referencia.

Nota Los criterios de auditoría se utilizan como una referencia frente a la cual se compara la evidencia de la auditoría.

Efectividad: Medida del impacto de la gestión tanto en el logro de los resultados planificados, como en el manejo de los recursos utilizados y disponibles.

Nota La medición de la efectividad se denomina en la Ley 872 de 2003 como una medición del impacto.

Eficacia: Grado en el que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados planificados.

Nota La medición de la eficacia se denomina en la Ley 872 de 2003 como una medición de resultado.

Eficiencia: Relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados.

Encargo de Auditoría: Documento mediante el cual el responsable de las auditorías Internas de calidad informa a los auditores la asignación de una auditoría interna de calidad especial, indicando los objetivos, el alcance, términos de referencia y metodología.

Equipo Auditor: Auditores que llevan a cabo una auditoría con el apoyo, si es necesario, de expertos técnicos.

Evidencia de la Auditoria: Registros o declaraciones de hechos o cualquier otra información que son pertinentes para los criterios de Auditoría y que son verificables.

Evidencia Objetiva: Datos que respaldan la existencia o veracidad de algo.

Experto Técnico: Persona que aporta conocimientos o experiencia específicos al equipo auditor.

Hallazgo Abierto: No conformidad u observación respecto de la cual no se han implementado las acciones previstas, o que a pesar de estar implementadas se evidencia su permanencia.

Hallazgo Cerrado: No conformidad u observación respecto de la cual se han implementado las acciones previstas y se evidencia su eliminación.

Hallazgos de la Auditoria: Resultados de la evaluación de la evidencia objetiva, recopilada frente a los criterios de la auditoría.

Mejora de la Calidad: Parte de la gestión de la calidad orientada a aumentar la capacidad de cumplir con los requisitos de la calidad.

Mejora Continua: Acción permanente realizada con el fin de aumentar la capacidad para cumplir los requisitos y optimizar el desempeño.

Nota Tanto las acciones correctivas como las preventivas pueden verse como pasos en un ciclo de mejora.

No Conformidad: Incumplimiento de un requisito.

Observación: Situación que no implica incumplimiento de un requisito, pero que debe ser tenida en cuenta para realizar mejoras en el producto, proceso y sistema de gestión, o para mitigar situaciones de riesgo o eliminar no conformidades potenciales.

Plan de Auditoria: Descripción de las actividades y de los detalles acordados de una auditoría.

Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados.

Nota 1 Los elementos de entrada para un proceso son generalmente salidas de otros procesos.

Nota 2 Los procesos de una entidad son, generalmente planificados y puestos en práctica bajo condiciones controladas, para generar valor.

Proceso de Primer Nivel: Proceso principal que se encuentra constituido por procesos de segundo nivel.

Proceso de Segundo Nivel: Proceso que hace parte de un proceso de primer nivel.

Programa Anual de Auditorías Internas de Calidad (PAAIC): Planificación sistemática de uno o más ciclos de auditoria interna dentro de la vigencia del Plan de Actividades dirigidas hacia un propósito específico relacionado con el Sistema de Gestión de la Calidad.

Programa de Auditoria Interna de Calidad (PAIC): Planificación de cada uno de los ciclos de auditoria dentro del Programa anual de auditorias internas de calidad, dirigido hacia un propósito específico relacionado con el Sistema de Gestión de la Calidad.

Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas.

Requisito: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria.

Nota 1 "Generalmente implícita" significa que es habitual o una práctica común para la entidad, sus clientes y otras partes interesadas, el que la necesidad o expectativa bajo consideración esté implícita.

Nota 2 La palabra obligatoria, se refiere, generalmente, a disposiciones de carácter legal.

Nota 3 Pueden utilizarse calificativos para identificar un tipo específico de requisito, por ejemplo, requisito de un producto y/o servicio, requisito de la gestión de la calidad, requisito del cliente.

Nota 4 Los requisitos para la realización de un producto o la prestación de un servicio se refieren, pero necesariamente no se limitan, a aquellos que una entidad debe cumplir para satisfacer al cliente o cumplir una disposición legal.

Nota 5 Un requisito especificado es aquel que se declara, por ejemplo, en un documento.

Reunión de Cierre: Reunión presidida por el equipo auditor con el objeto de presentar los hallazgos y conclusiones de la auditoria de tal manera que sean comprendidos y reconocidos por el Jefe de la Dependencia auditada y el Responsable del Proceso y establecer los términos para la presentación e implementación de las acciones correctivas y preventivas correspondientes.

Reunión de Precierre: Reunión presidida por el Administrador de la Auditoria con el equipo auditor con el objeto de validar los resultados de la auditoria antes de su presentación al auditado.

Verificación: Confirmación mediante la aportación de evidencia objetiva de que se han cumplido los requisitos especificados o la eficacia de las acciones implementadas.

· Programa Anual de Auditorias Internas de Calidad Aprobado (PAAIC)

· Programa de Auditoria Interna de Calidad (PAIC)

· Memorando

· Acta

· Plan de Auditoria

· Memorando

· Acta

· Reporte de No Conformidades y/o Observaciones.

· Informe consolidado auditorias internas de calidad.

· Memorando de comunicación de la verificación de acciones.

· Formatos de Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora Continua.

1. Formato PAAIC "Programa Anual de Auditorias Internas de Calidad" (Anexo No. 1) Formato Código 1002001.

2. Formato "Listado de Auditores Internos de Calidad" (Anexo No. 2) Formato Código 1002002

3. Formato "Programa de Auditoría Interna de Calidad PAIC" (Anexo No. 3) Formato Código 1002003

4. Formato "Plan de Auditoría" (Anexo No. 4) Formato Código 1002004

5. Formato "Lista de Verificación" (Anexo No. 5) Formato Código 1002005

6. Formato "Reporte No Conformidades / Observaciones" (Anexo No. 6). Formato Código 1002006

7. Formato "Informe consolidado auditoria interna de calidad" (Anexo No. 7) Formato Código 1002007

TABLA DE CONTENIDO

1. INTRODUCCIÓN

2. ANTECEDENTES

2.1. RESULTADOS DE AUDITORÍAS INTERNAS DE CALIDAD DE LA VIGENCIA ANTERIOR

3. CICLOS DE AUDITORÍA

Para cada ciclo de auditoría:

3.1. PERÍODOS PROGRAMADOS DE EJECUCIÓN

3.2. ALCANCE

3.3. OBJETIVO GENERAL

3.4. OBJETIVOS ESPECÍFICOS

ELABORADO POR: ____________________________

Jefe Oficina Asesora de Control Interno

APROBADO POR:____________________________________

Coordinador General del Sistema de Gestión de la Calidad

FORMATO CÓDIGO: 1002001

TABLA DE CONTENIDO

1. OBJETIVO

2. ALCANCE

3. RESULTADOS

4. CONCLUSIONES

5. Anexos (Consolidado del Anexo 6)

Nota: El informe debe paginarse en la parte inferior centrado

FORMATO CÓDIGO: 1002007

Definir las actividades que se desarrollan para la formulación del Plan Estratégico.

Este procedimiento inicia con la socialización de la propuesta programática del Contralor de Bogotá y culmina con la socialización del Plan Estratégico a los funcionarios de la Contraloría de Bogotá.

Constitución Política de 1991, artículo 339 por el cual se establece que las entidades territoriales elaborarán planes de desarrollo, con el objeto de asegurar el uso eficiente de sus recursos y el desempeño adecuado de las funciones que les hayan sido asignadas por la Constitución y la ley. Los planes de las entidades territoriales estarán conformados por una parte estratégica y un plan de inversiones de mediano y corto plazo.

Ley 87 de Noviembre 29 de 1993, artículo 4, literales a, b y c «Por la cual se establecen normas para el ejercicio del Control Interno en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones».

Ley 152 del 15 de Julio de 1994, capítulo I Artículo 3 Literal n, capítulo II artículo 4, capítulo II artículo 5 literales a, b, c y d, capítulo VI artículo 26, capítulo VII artículo 29 parágrafo 1 «Por la cual se establece la Ley Orgánica del Plan de Desarrollo».

Ley 190 de Junio 6 de 1995 Artículo 48 «Por la cual se dictan normas tendientes a preservar la moralidad en la administración pública y se fijan disposiciones con el fin de erradicar la corrupción administrativa», y se norma que todas las entidades públicas deberán establecer, a más tardar el treinta y uno (31) de diciembre de cada año, los objetivos a cumplir para el cabal desarrollo de sus funciones durante el año siguiente, así como los planes que incluyan los recursos presupuestados necesarios y las estrategias que habrán de seguir para el logro de esos objetivos.

Decreto 2145 de 1999 Artículo 12, parágrafo en literales a, b, c y d por el cual se dictan normas sobre el Sistema Nacional de Control Interno de las Entidades y Organismos de la Administración Pública del Orden Nacional y Territorial y se dictan otras disposiciones. En él se establece que la planeación debe ser concebida como una herramienta gerencial que articula y orienta las acciones de la entidad, para el logro de los objetivos institucionales en cumplimiento de su misión particular y los fines del Estado en general, así como que el ejercicio de planeación organizacional, debe llevar implícitas dos características importantes: Debe ser eminentemente participativo y concertado, así como tener un despliegue adecuado y suficiente en todos los niveles y espacios de la institución; por tanto, la planificación de la gestión debe asumirse como una responsabilidad corporativa, tanto en su construcción como en su ejecución y evaluación.

Acuerdo 24 de abril 26 de 2001 Artículos 37 y 42 «Por el cual se organiza la Contraloría de Bogotá, D.C., se determinan las funciones por dependencias, se fijan los principios generales inherentes a su organización y funcionamiento y se dictan otras disposiciones».

Amenazas: Eventos, hechos o tendencias en el entorno de una organización que inhiben, limitan o dificultan su desarrollo operativo.

Debilidades: Actividades o atributos internos de una organización que inhiben, limitan o dificultan el éxito de una empresa.

Ejecutor: Nombre del cargo de quien debe realizar la actividad.

Fortalezas: Actividades o atributos internos de una organización que contribuyen y apoyan el logro de los objetivos de la institución.

Objetivo de Calidad: Algo ambicionado, o pretendido, relacionado con la calidad, puede señalarse también como estrategia.

Observaciones: Son anotaciones relevantes que complementan, caracterizan y especifican la ejecución de las actividades.

Oportunidades: Son situaciones, eventos o hechos favorables, actuales o futuros que ofrece el entorno a la Contraloría, cuyo aprovechamiento adecuado mejoraría sus procesos, su desarrollo operativo y posición de competencia.

Plan Estratégico: Documento que consolida las intenciones globales y orientación de una organización e incorpora como mínimo:

Misión

Visión

Valores Institucionales

Política Institucional

Objetivos

Estrategias

Puede incluir Actividades Estratégicas

Política de Calidad: Corresponde a los objetivos definidos en el Plan Estratégico que expresan las intenciones globales de la Organización relativas a la calidad y se formalizan por la Alta Dirección.

Política Institucional: Son las intenciones Globales de la Organización y se formalizan por la Alta Dirección a través del Plan Estratégico.

Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas.

5. REGISTROS

* Acta de Comité Directivo

* DOFA por dependencia

* DOFA por proceso

* DOFA Institucional

* Formato registro de asistencia capacitación

Anexo No.1 Modelo Taller Misión Institucional

Anexo No.1-B Modelo Taller Visión Institucional

Anexo No.2 Modelo Taller Valores Institucionales

Anexo No.3 Modelo Taller Diagnóstico Institucional

¿Qué hace la organización hoy?

¿Qué tendría que hacer de acuerdo con el marco legal y el Plan de Desarrollo?

¿En qué posición dentro de la estructura del Estado se encuentra?

¿Cuál es su población objetivo?

¿Cuáles son los productos que ofrece?

Acuerdo 24, artículo 2: Es misión de la Contraloría Distrital de Bogotá vigilar con oportunidad, moralidad, eficiencia y eficacia la gestión fiscal de los responsables del manejo de la Hacienda Pública Distrital y de los recursos públicos del Distrito Capital a fin de garantizar su buen uso, promover el mejoramiento de la gestión pública y resarcir el daño al patrimonio público, con el propósito de mejorar el nivel de calidad de vida de los ciudadanos del distrito capital, adoptando las medidas legales que corresponda y divulgando sus resultados a la ciudadanía y autoridades competentes. Es también su misión, obrar en cumplimiento de la Constitución, la ley y los acuerdos en representación de la comunidad y con el apoyo de ésta, así como contribuir a la generación de una cultura del control fiscal en beneficio del interés común y mantener un irrevocable compromiso de excelencia para tales propósitos, inspirada en principios morales y éticos.

La Visión es un conjunto de ideas generales, algunas de ellas abstractas, que proveen el marco de referencia de lo que la Contraloría es y quiere ser en el futuro en CRITERIO DE QUIEN LA LIDERA EN EL MOMENTO.

Debe ser formulada por los líderes de la Entidad

Debe tener dimensión de tiempo

Ser integradora

Amplia y detallada

Positiva y alentadora

Realista y posible

Consistente

Debe ser difundida interna y externamente

Los COLABORADORES de la Contraloría de Bogotá, establecemos el conjunto de valores alrededor de los cuales se constituirá la vida de nuestra organización y servirán de guía o marco de referencia de nuestro accionar personal e institucional (Ejemplos: Respeto, Responsabilidad, Honestidad, Productividad, Competitividad).

Con el fin de determinar el Diagnóstico Institucional, a continuación cada grupo de trabajo determinará para su dependencia y/o Proceso del Sistema de Gestión de Calidad según sea el caso:

Recordando que las variables que se considerarán como externas, entre otras, son:

* Políticas macroeconómicas o sectoriales dadas o potenciales.

* Disponibilidad oportuna de recursos: Hay que tener en cuenta que los recursos de financiación de la Contraloría provienen del presupuesto distrital, y que estos recursos son escasos.

* Reglamentación o normas externas que afectan a la dependencia y/o Proceso.

* Analizar las fortalezas y debilidades de las entidades auditadas, otras instituciones o instancias externas que afecten el funcionamiento de la dependencia y/o Proceso.

Así mismo se deben calificar de la siguiente manera, en las columnas que se presentan al frente:

Grado Magnitud ¿GM- Baja (1) Media (2) Alto (3) Muy Alto (4)

Efecto Potencial -EP- Ligero (1) Moderado (2) Positivo (3) Excelente (4)

Grado Magnitud ¿GM- Baja (1) Media (2) Alto (3) Muy Alto (4)

Efecto Potencial -EP- Ligero (1) Moderado (2) Fuerte (3) Catastrófico (4)

* La capacidad de la dependencia y/o proceso en el diseño, ejecución y obtención de resultados, en términos de su misión, condición jurídica, capacidad de innovación y recursos físicos, tecnológicos, humanos y financieros.

* Procesos administrativos (planeación, organización, coordinación, dirección, control interno, flujos de información, comunicación, etc.).

* Estructura organizacional (responsabilidad, distribución de funciones, cargas de trabajo, etc.).

Así mismo se deben calificar de la siguiente manera, en las columnas que se presentan al frente:

Grado Magnitud ¿GM- Baja (1) Media (2) Alto (3) Muy Alto (4)

Importancia -I- Baja (1) Media (2) Alto (3) Muy Alto (4)

Grado Magnitud ¿GM- Baja (1) Media (2) Alto (3) Muy Alto (4)

Importancia -I- Baja (1) Media (2) Alto (3) Muy Alto (4)

Definir los pasos necesarios para establecer e implementar la Revisión por la Dirección, encaminados a la revisión del Sistema de Gestión de la Calidad de la Contraloría de Bogotá D.C., para asegurar su conveniencia, adecuación y eficacia continuas.

El procedimiento inicia con el establecimiento de los lineamientos mínimos para la presentación de los insumos necesarios para la realización de la Revisión por la Dirección y termina con la documentación y comunicación a los funcionarios de las Acciones de Mejoramiento de acuerdo con el procedimiento establecido para tal fin.

Norma NTC-ISO 9001:2000 Ítem 5.6. Revisión por la Dirección.

Norma NTCGP 1000:2004 Requisitos para la implementación de un Sistema de Gestión de la Calidad aplicable a la rama ejecutiva del poder público y otras entidades prestadoras de servicios.

Acción Correctiva: Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una no conformidad detectada u otra situación indeseable.

Nota 1 Puede haber más de una causa para una no conformidad

Nota 2 La acción correctiva se toma para prevenir que algo vuelva a producirse, mientras que la acción preventiva se toma para prevenir que algo suceda.

Nota 3 Existe diferencia entre corrección y acción correctiva.

Acción Eficaz: Acción correctiva, preventiva o de mejora que con evidencia objetiva demuestra que se eliminaron las causas de las No conformidades u Observaciones.

Acción Preventiva: Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una no conformidad potencial u otra situación potencialmente indeseable.

Nota 1 Puede haber más de una causa para una no conformidad potencial.

Nota 2 La acción preventiva se toma para prevenir que algo suceda, mientras que la acción correctiva se toma para prevenir que vuelva a producirse.

Alta Dirección: Persona o grupo de personas que dirigen y controlan al más alto nivel una organización; para la Contraloría de Bogotá se asimila a los integrantes del Comité Directivo.

Debilidades: Actividades o atributos internos de una organización que inhiben, limitan o dificultan el éxito de una empresa.

Efectividad: Medida del impacto de la gestión tanto en el logro de los resultados planificados, como en el manejo de los recursos utilizados y disponibles.

Nota La medición de la efectividad se denomina en la Ley 872 de 2003 como una medición del impacto.

Eficacia: Grado en el que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados planificados.

Nota La medición de la eficacia se denomina en la Ley 872 de 2003 como una medición de resultado.

Eficiencia: Relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados.

Ejecutor: Nombre del cargo de quien debe realizar la actividad.

Formato Único de Actividades: Es el registro de la formulación de actividades e indicadores de cada dependencia, que permite visualizar los parámetros de la planeación en términos de responsables, ejecutores, recursos requeridos, fechas programadas de inicio y terminación, metas e indicadores de gestión, y los rangos de calificación.

Fortalezas: Actividades o atributos internos de una organización que contribuyen y apoyan el logro de los objetivos de la institución.

Gestión: Es el conjunto de acciones y actividades coordinadas para dirigir y controlar una entidad, involucra la toma de decisiones orientada a cumplir la misión institucional. La gestión parte del direccionamiento estratégico que involucra la misión, la visión, las políticas y objetivos, los planes, las metas y la asignación de los recursos para obtener los resultados en la forma más eficiente y eficaz posible. Este proceso dinámico y permanente se lleva a cabo mediante la toma de decisiones la cual se apoya en los flujos de información, el control, la evaluación, el análisis de datos y la cultura organizacional.

Gestión de la Calidad: Actividades coordinadas para dirigir y controlar una entidad en lo relativo a la calidad.

Indicador: Es la relación entre variables cuantitativas o cualitativas que permite observar la situación y tendencias de cambio generadas en los resultados, los productos y los procesos con relación a los objetivos, metas previstas e impactos esperados1 .

Informe de Auditoría: Documento donde se presenta el resultado de la auditoría, dirigido a la alta dirección y al responsable del proceso auditado.

Insumo: Para este procedimiento, entiéndase como insumos los siguientes:

1. Informe sobre el Estado y mejora del Sistema de Gestión de la Calidad (seguimiento a los compromisos adquiridos). Responsable: Coordinador General del Sistema de Gestión de la Calidad.

2. Resultados de la Medición de la Satisfacción de los Clientes. Responsable: Responsable del Proceso Enlace con Clientes.

3. Informe Consolidado del Sistema de Gestión de la Calidad. Responsable: Coordinador Técnico y de Apoyo del Sistema de Gestión de la Calidad.

4. Informe sobre los Resultados de Auditoria Interna de Calidad, seguimiento y verificación de la eficacia de las acciones implementadas. Responsable: Administrador de Auditorias Internas de Calidad.

5. Cambios en el entorno que podrían afectar al sistema de gestión de la calidad. Responsable: Coordinador General del Sistema de Gestión de la Calidad y Responsables de los Procesos.

Mejora Continua: Acción permanente realizada con el fin de aumentar la capacidad para cumplir los requisitos y optimizar el desempeño.

Nota Tanto las acciones correctivas como las preventivas pueden verse como pasos en un ciclo de mejora.

Mejora de la Calidad: Parte de la gestión de la calidad orientada a aumentar la capacidad de cumplir con los requisitos de la calidad.

Meta: Es la expresión cuantitativa, concreta, medible, realizable y verificable que se espera alcanzar en un determinado tiempo, para cumplir con los objetivos establecidos. Indica el límite o nivel máximo de logro expresado en una magnitud con la misma unidad de medida del indicador.

No Conformidad: Incumplimiento de un requisito.

Objetivo de la Calidad: Algo ambicionado, o pretendido, relacionado con la calidad, tal como se expresan formalmente por la alta dirección; puede señalarse también como estrategia.

Observación: Situación que no implica incumplimiento de un requisito, pero que debe ser tenida en cuenta para realizar mejoras en el producto, proceso y sistema de gestión, o para mitigar situaciones de riesgo o eliminar no conformidades potenciales.

Oportunidad: Evento, hecho o tendencia en el entorno de una organización que inhibe, limita o dificulta su desarrollo operativo.

Organización: Conjunto de personas e instalaciones con una disposición de responsabilidades, autoridades y relaciones.

Plan de Mejoramiento: Plan de acción en el que se identifica de forma precisa las acciones programadas para corregir el incumplimiento de los requisitos.

Plan Estratégico: Documento que consolida las intenciones globales y orientación de una organización para un periodo determinado; e incorpora como mínimo la misión, la visión, los valores y los principios institucionales, la política y los objetivos a desarrollar, y las estrategias para su logro; puede incluir también actividades estratégicas.

Plan de Actividades: Es la programación anual de las actividades definidas para el cumplimiento de la política y los objetivos de la Entidad, bajo el enfoque por procesos por parte de las diferentes dependencias, que incluye responsable, ejecutores, recursos requeridos, fechas programadas de inicio y terminación, meta e indicador de cumplimiento.

Planificación de la Calidad: Parte de la gestión de la calidad enfocada al establecimiento de los objetivos de la calidad y a la especificación de los procesos operativos necesarios y de los recursos relacionados para cumplir los objetivos de la calidad.

Política: Son las intenciones Globales de la Organización y se formalizan por la Alta Dirección a través del Plan Estratégico.

Política de Calidad: Corresponde a los objetivos definidos en el Plan Estratégico que expresan las intenciones globales de la Organización relativas a la calidad y se formalizan por la Alta Dirección.

Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados.

Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas.

Requisito: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria pueden ser generadas por las diferentes partes.

Responsable de Proceso: Encargado de garantizar el cumplimiento de los procedimientos y actividades del proceso a su cargo, su designación está definida en el Manual de Calidad.

Responsable: Funcionario encargado de adelantar las acciones o actividades propuestas o planeadas.

Revisión: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, la adecuación, eficacia, eficiencia y efectividad del tema objeto de la revisión, para alcanzar unos objetivos establecidos.

Ejemplo: Revisión por la dirección, revisión del diseño y el desarrollo, revisión de los requisitos del cliente y revisión de no conformidades.

Nota Los términos conveniencia y adecuación se refieren a:

* Conveniencia: grado de alineación o coherencia del objeto de revisión con las metas y políticas organizacionales.

* Adecuación: determinación de la suficiencia total de las acciones, decisiones, etc., para cumplir los requisitos.

Riesgo: Posibilidad de ocurrencia de aquella situación que pueda entorpecer el normal desarrollo del SGC, del Proceso que impida el logro de la política y de los objetivos de calidad.

Satisfacción del Cliente: Percepción del cliente sobre el grado en que se han cumplido sus requisitos.

Seguimiento: Acción regular y sistemática que identifica aciertos o fallas en la ejecución de las acciones programadas.

Sistema de Gestión de la Calidad: Sistema de gestión para dirigir y controlar una organización con respecto a la calidad.

Verificación: Confirmación mediante la aportación de evidencia objetiva de que se han cumplido los requisitos especificados o la eficacia de las acciones implementadas.

· Acta de Comité Directivo.

· Informe del Estado y Mejora del Sistema de Gestión de la Calidad

No Aplica

Definir los pasos necesarios para establecer e implementar Acciones Correctivas (Plan de Mejoramiento), Preventivas (Plan de Manejo de Riesgos) y de Mejora Continua, que conlleven al mejoramiento de los procesos y del Sistema de Gestión de Calidad ¿ SGC.

El procedimiento inicia con el análisis de resultados e identificación y determinación de una No Conformidad o No Conformidad Potencial, Observación o situación objeto de análisis y termina con la comunicación de los resultados de seguimiento y verificación de acciones a los funcionarios que hacen parte del proceso y dependencia, por parte de los jefes de las respectivas dependencias.

· Ley 87 de Noviembre 29 de 1993, artículo 4, literales a, b y c, artículo 8 "Por la cual se establecen normas para el ejercicio del Control Interno en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones».

· Acuerdo 24 de abril 26 de 2001, artículos 37 y 42 «Por el cual se organiza la Contraloría de Bogotá, D.C., se determinan las funciones por dependencias, se fijan los principios generales inherentes a su organización y funcionamiento y se dictan otras disposiciones».

· Norma NTC-ISO 9001-2000

· Norma NTCGP 1000:2004 Requisitos para la implementación de un Sistema de Gestión de la Calidad aplicable a la rama ejecutiva del poder público y otras entidades prestadoras de servicios.

· Ley 872 de 2003 "Por la cual se crea el Sistema de Gestión de la Calidad en la Rama Ejecutiva del Poder Público y en otras entidades prestadoras de servicios".

· Decreto Nacional 4110 de 2004 "Por el cual se reglamenta la Ley 872 de 2003 y se adopta la Norma Técnica de la Calidad en la Gestión Pública ¿ NTCGP 1000:2004".

· Acuerdo Distrital 122 de 2004 "Por el cual se adopta en Bogotá D.C., el sistema de gestión de la calidad creado por la Ley 872 de 2003".

· Decreto Distrital 387 de 2004 "Por el cual se reglamenta el Acuerdo 122 de 2004 que adopta en Bogotá D.C., El Sistema de Gestión de la Calidad creado por medio de la Ley 872 de 2003"

· Resolución Reglamentaria, "Por la cual se reglamenta el Comité Directivo como Órgano Superior Jerárquico de Consulta, Coordinación y Evaluación en la Contraloría de Bogotá, D.C."

· Resolución Reglamentaria, "Por la cual se adopta el Manual de Calidad del Sistema de Gestión de la Calidad".

· Resolución Reglamentaria, "Por la cual se adopta el Manual Específico de Funciones y Requisitos".

Acción Correctiva: Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una no conformidad detectada u otra situación indeseable.

Nota 1 Puede haber más de una causa para una no conformidad

Nota 2 La acción correctiva se toma para prevenir que algo vuelva a producirse, mientras que la acción preventiva se toma para prevenir que algo suceda.

Nota 3 Existe diferencia entre corrección y acción correctiva.

Acción Eficaz: Acción correctiva o preventiva que con evidencia objetiva demuestra que se eliminaron las causas de las no conformidades u observaciones.

Acción Preventiva: Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una no conformidad potencial u otra situación potencialmente indeseable.

Nota 1 Puede haber más de una causa para una no conformidad potencial.

Nota 2 La acción preventiva se toma para prevenir que algo suceda, mientras que la acción correctiva se toma para prevenir que vuelva a producirse.

Auditado: Organización que es auditada.

Auditor Interno de Calidad: Profesional con la competencia para efectuar las Auditorias Internas de Calidad.

Auditoria: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias que, al evaluarse de manera objetiva, permiten determinar la extensión en que se cumplen los criterios definidos para la auditoria interna.

Nota 1 Las evidencias consisten en registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información que sea pertinente para los criterios de auditoria, y que sea verificable.

Nota 2 Las auditorias internas, denominadas en algunos casos como auditorias de primera parte, se realizan por o en nombre de la propia organización, para la revisión por la Dirección y con otros fines internos. Pueden constituir la base para una autodeclaración de conformidad de una organización.

Auditoria de Seguimiento: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias que, al evaluarse de manera objetiva, permiten verificar que las acciones hayan sido implementadas, determinar su eficacia y efectuar el cierre de los hallazgos (No conformidades y Observaciones).

Nota En esta clase de auditoria el auditor debe determinar si las acciones son eficaces o no. (Ver definiciones Acción eficaz).

Auditoria Especial: Auditoria eventual no contemplada dentro del Programa Anual de Auditoria Interna de Calidad, la cual se efectúa por solicitud de la alta dirección, se desarrolla con las actividades propias del ciclo de auditoria interna de calidad (planeación, ejecución e informe), seguimiento y verificación de acciones.

Conformidad: Cumplimiento de un requisito.

Corrección: Acción inmediata tomada para eliminar una no conformidad detectada.

Criterio de Auditoria: Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos utilizados como referencia.

Nota Los criterios de auditoria se utilizan como una referencia frente a la cual se compara la evidencia de la auditoria.

Descripción del Riesgo: Características generales o las formas en que se observa o manifiesta una situación que pueda entorpecer el normal desarrollo de las funciones de la entidad y le impidan el logro de sus objetivos.

Efectividad: Medida del impacto de la gestión tanto en el logro de los resultados planificados, como en el manejo de los recursos utilizados y disponibles.

Nota La medición de la efectividad se denomina en la Ley 872 de 2003 como una medición del impacto.

Eficacia: Grado en el que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados planificados.

Nota La medición de la eficacia se denomina en la Ley 872 de 2003 como una medición de resultado.

Eficiencia: Relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados.

Ejecutor: Nombre del cargo de quien debe realizar la actividad.

Equipo de Análisis: Grupo de trabajo que analiza y propone las acciones requeridas para el manejo de las no conformidades reales y no conformidades potenciales u observaciones.

Evidencia de la Auditoria: Registros o declaraciones de hechos o cualquier otra información que son pertinentes para los criterios de Auditoria y que son verificables.

Evidencia Objetiva: Datos que respaldan la existencia o veracidad de algo.

Hallazgo Abierto: No conformidad u observación respecto de la cual no se han implementado las acciones previstas, o que a pesar de estar implementadas se evidencia su permanencia.

Hallazgo Cerrado: No conformidad u observación respecto de la cual se han implementado las acciones previstas y se evidencia su eliminación.

Hallazgo de la Auditoria: Resultados de la evaluación de la evidencia objetiva recopilada frente a los criterios de auditoria.

Impacto: Consecuencia que puede ocasionar la materialización del riesgo.

Informe de Auditoria: Documento donde se presenta el resultado de la auditoria, dirigido a la alta dirección y al responsable del proceso auditado.

Mejora Continua: Acción permanente realizada con el fin de aumentar la capacidad para cumplir los requisitos y optimizar el desempeño.

Nota Tanto las acciones correctivas como las preventivas pueden verse como pasos en un ciclo de mejora.

No Conformidad: Incumplimiento de un requisito especificado.

Observación: Situación que no implica incumplimiento de un requisito, pero que debe ser tenida en cuenta para realizar mejoras en el producto, proceso y sistema de gestión, o para mitigar situaciones de riesgo o eliminar no conformidades potenciales.

Plan de Manejo de Riesgos: Plan de acción en el cual se identifica de forma precisa las acciones a desarrollar para eliminar la causa de las no conformidades potenciales o mitigar los riesgos.

Plan de Mejoramiento: Plan de acción en el que se identifica de forma precisa las acciones seleccionadas para corregir el incumplimiento de los requisitos.

Política de Calidad: Corresponde a los objetivos definidos en el Plan Estratégico que expresan las intenciones globales de la Organización relativas a la calidad y se formalizan por la Alta Dirección.

Probabilidad del Riesgo: Posibilidad de ocurrencia, la cual puede ser medida por la frecuencia o la presencia de factores internos o externos que pueden propiciar el riesgo.

Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados.

Nota 1 Los elementos de entrada para un proceso son generalmente salidas de otros procesos.

Nota 2 Los procesos de una entidad son, generalmente planificados y puestos en práctica bajo condiciones controladas, para generar valor.

Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas.

Requisito: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria.

Nota 1 "Generalmente implícita" significa que es habitual o una práctica común para la entidad, sus clientes y otras partes interesadas, el que la necesidad o expectativa bajo consideración esté implícita.

Nota 2 La palabra obligatoria, se refiere, generalmente, a disposiciones de carácter legal.

Nota 3 Pueden utilizarse calificativos para identificar un tipo específico de requisito, por ejemplo, requisito de un producto y/o servicio, requisito de la gestión de la calidad, requisito del cliente.

Nota 4 Los requisitos para la realización de un producto o la prestación de un servicio se refieren, pero necesariamente no se limitan, a aquellos que una entidad debe cumplir para satisfacer al cliente o cumplir una disposición legal.

Nota 5 Un requisito especificado es aquel que se declara, por ejemplo, en un documento.

Responsable de Proceso: Encargado de garantizar el cumplimiento de los procedimientos y actividades del proceso a su cargo, su designación está definida en el Manual de Calidad.

Responsable: Encargado de adelantar las acciones o actividades propuestas o planeadas.

Revisión: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, la adecuación, eficacia, eficiencia y efectividad del tema objeto de la revisión, para alcanzar unos objetivos establecidos.

Ejemplo: Revisión por la dirección, revisión del diseño y el desarrollo, revisión de los requisitos del cliente y revisión de no conformidades.

Nota Los términos conveniencia y adecuación se refieren a:

* Conveniencia: grado de alineación o coherencia del objeto de revisión con las metas y políticas organizacionales.

* Adecuación: determinación de la suficiencia total de las acciones, decisiones, etc., para cumplir los requisitos.

Riesgo: Toda posibilidad de ocurrencia de aquella situación que pueda entorpecer el normal desarrollo de las funciones de la entidad y le impidan el logro de sus objetivos.

Seguimiento: Acción regular y sistemática que identifica aciertos o fallas en la ejecución de las acciones programadas.

Sistema de Gestión de la Calidad: Sistema de gestión para dirigir y controlar una organización con respecto a la calidad.

Verificación: Confirmación mediante la aportación de evidencia objetiva que se han cumplido los requisitos especificados o la eficacia de las acciones implementadas.

· Reporte de Acciones Correctivas ¿ Plan de Mejoramiento, Acciones Preventivas ¿ Plan de Manejo de Riesgos y de Mejora Continua (Anexos 1, 2 y 3).

· Informe de Verificación de acciones

· Acta Comité Directivo

· Acta

· Reporte de Acciones Correctivas ¿ Plan de Mejoramiento e instructivo para diligenciamiento (Anexo 1).

· Reporte de Acciones Preventivas ¿ Plan de Manejo de Riesgos e instructivo para diligenciamiento (Anexo 2).

· Reporte de Mejora Continua - Instructivo para diligenciamiento (Anexo 3).

(1) PROCESO: Nombre del proceso al cual corresponde la situación observada.

(2) RESPONSABLE DEL PROCESO: Nombre y Cargo del funcionario responsable del proceso.

(3) No.: Registre el número consecutivo de la No conformidad u hallazgo de auditoria.

(4) ORIGEN: Consigne la procedencia de la No conformidad u hallazgo de auditoria, la cual puede surgir del análisis propio de cada proceso, auditoria interna, auditoria externa y otros que pueda identificar, utilizando los números del 1 al 9 de acuerdo a las siguientes convenciones:

1. Autoevaluación

2. Auditoria efectuada por la Oficina Asesora de Control Interno

3. Auditoria interna de calidad

4. Auditoria externa de calidad

5. Auditoria General de la República

6. Contraloría General de la República

7. Auditoria Fiscal

8. Peticiones, quejas y reclamos

9. Otros, especifique

(5) DEPENDENCIA: Corresponde a la dependencia de la entidad donde se evidenció la no conformidad o hallazgo.

(6) FECHA DEL HALLAZGO: Fecha en la que se identificó la situación comunicada. Registre la fecha en formato (dd/mm/aa).

(7) DESCRIPCIÓN NO CONFORMIDAD O HALLAZGO DE AUDITORÍA: Registre la No conformidad u hallazgo evidenciado.

(8) CAUSA O CAUSAS: Registre la causa o causas concretas que originaron la situación observada. Evidencie en papeles de trabajo u otro documento dicho análisis.

(9) ACCIONES: Registre las acciones para eliminar la no conformidad o hallazgo y sus causas.

(10) RESPONSABLE DE EJECUCIÓN: Nombre y cargo del funcionario responsable de implementar la acción.

(11) FECHA DE INICIO PROGRAMADA: Fecha prevista a partir de la cual se iniciará la ejecución de las acciones. Registre la fecha en formato (dd/mm/aa).

(12) FECHA DE TERMINACIÓN PROGRAMADA: Fecha prevista en que se concluirá la ejecución de las acciones. Registre la fecha en formato (dd/mm/aa).

(13) FECHA DE EJECUCION: Fecha en la cual se terminaron las acciones propuestas en formato (dd/mm/aa).

(14) RECURSOS ADICIONALES A LOS DISPONIBLES: Identifique los recursos físicos, financieros y del talento humano adicionales a los disponibles, requeridos para la implementación de las acciones.

(15) SEGUIMIENTO JEFE DEPENDENCIA: A partir del seguimiento efectuado por el Jefe de dependencia (Contralor, Contralor auxiliar, Director, Jefe de Oficina y Coordinador del GAE), consigne:

* DESCRIPCION DEL SEGUIMIENTO: En forma clara y precisa señale los aciertos o fallas de las actividades realizadas.

* ESTADO: Estado de la acción implementada, utilizando las letras T; P y SI, (T terminada, P en proceso, SI sin iniciar). Para las actividades que se encuentren en proceso registre el porcentaje de avance en la descripción del seguimiento.

(16) VERIFICACIÓN DE ACCIONES: A partir de la verificación efectuada por los auditores internos de calidad o de control interno, consigne:

· DESCRIPCION DE LA VERIFICACIÓN: en forma clara y precisa describa las actividades realizadas para la verificación.

· ESTADO DEL HALLAZGO: Determine el estado del hallazgo de acuerdo con la verificación efectuada a la eficacia de las acciones implementadas, utilizando las letras A y C, (A abierto, C cerrado).

· FECHA AUDITORIA: Los auditores u OACI registran la fecha en que se realiza la auditoria de seguimiento.

· AUDITOR: Consigne el nombre del auditor que realiza la verificación.

Nota: Para el diligenciamiento de los formatos, es importante no combinar celdas ya que esto impide el procesamiento de la información.

(1) PROCESO: Nombre del proceso al cual corresponde la situación observada.

(2) RESPONSABLE DEL PROCESO: Nombre y cargo del funcionario responsable del proceso.

(3) No.: Registre el número consecutivo de la no conformidad potencial, observación o riesgo.

(4) ORIGEN: Consigne la procedencia de la no conformidad potencial, observación o riesgo, la cual puede surgir del análisis propio de cada proceso, auditoria interna, auditoria externa y otros que pueda identificar, utilizando los números del 1 al 5 de acuerdo a las siguientes convenciones:

1. Autoevaluación

2. Auditoria efectuada por la Oficina Asesora de Control Interno

3. Auditoria interna de calidad

4. Auditoria externa de calidad

5. Otros, especifique

(5) DEPENDENCIA: Corresponde a la dependencia de la entidad donde se evidenció la no conformidad potencial, observación o riesgo.

(6) FECHA DE LA OBSERVACIÓN: Fecha en la que se identificó la situación comunicada. Registre la fecha en formato (dd/mm/aa).

(7) DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD POTENCIAL, OBSERVACIÓN O RIESGO: Registre la No Conformidad Potencial, observación o riesgo evidenciado.

(8) CAUSA O CAUSAS: Registre la causa o causas concretas que originaron la situación observada. Evidencie en papeles de trabajo u otro documento dicho análisis.

(9) ACCIONES: Registre las acciones preventivas para eliminar la no conformidad potencial o mitigar la observación o riesgo.

(10) RESPONSABLE DE EJECUCIÓN: Nombre y cargo del funcionario responsable de implementar la acción.

(11) FECHA DE INICIO PROGRAMADA: Fecha prevista a partir de la cual se iniciará la ejecución de las acciones. Registre la fecha en formato (dd/mm/aa).

(12) FECHA DE TERMINACION PROGRAMADA: Fecha prevista en que se concluirá la ejecución de las acciones. Registre la fecha en formato (dd/mm/aa).

(13) FECHA DE EJECUCION: Fecha en la cual se terminaron las acciones propuestas en formato (dd/mm/aa).

(14) RECURSOS ADICIONALES A LOS DISPONIBLES: Identifique los recursos físicos, financieros y del talento humano adicionales a los disponibles, requeridos para la implementación de las acciones.

(15) SEGUIMIENTO JEFE DEPENDENCIA: A partir del seguimiento efectuado por el jefe de dependencia (Contralor, Contralor auxiliar, Director, Jefe de Oficina y Coordinador del GAE), consigne:

* DESCRIPCION DEL SEGUIMIENTO: En forma clara y precisa señale los aciertos o fallas de las actividades realizadas.

* ESTADO: estado de la acción implementada, utilizando las letras T; P y SI, (T terminada, P en proceso, SI sin iniciar). Para las actividades que se encuentren en proceso registre el porcentaje de avance en la descripción del seguimiento.

(16) VERIFICACION DE ACCIONES: A partir de la verificación efectuada por los auditores interno de calidad o de control interno, consigne:

· DESCRIPCION DE LA VERIFICACION: en forma clara y precisa describa las actividades realizadas para la verificación.

· ESTADO DE LA OBSERVACIÓN: determine el estado De la No conformidad potencial, observación o riesgo de acuerdo con la verificación efectuada a la eficacia de las acciones implementadas para No conformidades potenciales, utilizando las letras A y C, (A abierto, C cerrado) y para las observaciones o riesgos utilizando las letras A y M, (A abierto, M mitigado).

· FECHA AUDITORIA: Los auditores u OACI registran la fecha en que realiza la auditoria de seguimiento.

· AUDITOR: Consigne el nombre y la firma del auditor que realiza la verificación.

Nota: Para el diligenciamiento de los formatos, es importante no combinar celdas ya que esto impide el procesamiento de la información.

(1) PROCESO: Nombre del proceso al cual corresponde la situación observada.

(2) RESPONSABLE DEL PROCESO: Nombre y cargo del funcionario responsable del proceso.

(3) No.: Registre el número consecutivo del objetivo de mejora identificado.

(4) DEPENDENCIA: Corresponde a la dependencia de la entidad donde se determinó el objetivo de mejora.

(5) OBJETIVO DE MEJORA: Registre el Objetivo de mejora identificado, teniendo en cuenta preguntas clave como: ¿Qué, Cómo, Dónde, Quién, Cuándo, Por qué?

(6) RESPONSABLE DE EJECUCIÓN: Nombre y cargo del funcionario responsable de implementar el (s) objetivo (s).

(7) FECHA DE INICIO PROGRAMADA: Fecha prevista a partir de la cual se iniciará la ejecución de las acciones propuestas para cumplir con el objetivo. Registre la fecha en formato (dd/mm/aa).

(8) FECHA DE TERMINACION PROGRAMADA: Fecha prevista en que se concluirá la ejecución de las acciones. Registre la fecha en formato (dd/mm/aa).

(9) FECHA REAL DE EJECUCION: Fecha en la cual se terminaron las acciones propuestas en formato (dd/mm/aa).

(10) RECURSOS ADICIONALES A LOS DISPONIBLES: Identifique los recursos físicos, financieros y del talento humano adicionales a los disponibles, requeridos para la implementación de las acciones.

(11) SEGUIMIENTO JEFE DEPENDENCIA: A partir del seguimiento efectuado por el jefe de dependencia (Contralor, Contralor auxiliar, Director, Jefe de Oficina y Coordinador del GAE), consigne:

. DESCRIPCION DEL SEGUIMIENTO: En forma clara y precisa señale los aciertos o fallas de las actividades realizadas.

. ESTADO: Estado del objetivo implementado, utilizando las letras T; P y SI, (T terminada, P en proceso, SI sin iniciar). Para las actividades que se encuentren en proceso registre el porcentaje de avance en la descripción del seguimiento.

(12) VERIFICACION DE ACCIONES: A partir de la verificación efectuada por los auditores interno de calidad o de control interno, consigne:

· DESCRIPCION DE LA VERIFICACION: En forma clara y precisa describa las actividades realizadas para la verificación.

· ESTADO DE LA MEJORA: Determine el estado del Objetivo de Mejora propuesto de acuerdo con la verificación efectuada a la eficacia de las acciones implementadas, utilizando las letras A y C, (A abierto, C cerrado).

· FECHA AUDITORIA: Los auditores u OACI registran la fecha en que realiza la auditoria de seguimiento.

· AUDITOR: Consigne el nombre del auditor que realiza la verificación.

Nota: Para el diligenciamiento de los formatos, es importante no combinar celdas ya que esto impide el procesamiento de la información.