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  Acuerdo 1 de 2005 Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá D.C.
 
  Fecha de Expedición: --/ 00/2005  
  Fecha de Entrada en Vigencia:  
  Medio de Publicación: N.P.  


 
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ACUERDO 001 DE 2005

(Diciembre)

"Por el cual se adopta el Reglamento Interno del Grupo de Conciliación del Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá, D.C.

EL COMITÉ DE CONCILIACIÓN DEL FONDO DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD DE BOGOTÁ, D.C.

En ejercicio de sus facultades legales, en especial las conferidas por el numeral 9 del artículo (Sic) del Decreto Nacional 1214 de 2000, y la Resolución 108 de 4 de noviembre de 2005, proferida por la Gerente del Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá, D.C., y

CONSIDERANDO:

Que el Comité de Conciliación es una instancia administrativa que actúa como sede de estudio, análisis y formulación de políticas sobre prevención del daño antijurídico y defensa de los intereses de la entidad.

Que en el ordenamiento jurídico se establecen diferentes mecanismos de resolución de conflictos y de descongestión de los despachos judiciales, tendientes a obtener una mayor eficiencia en la administración de justicia y de los derechos de los ciudadanos.

Que la Ley 446 de 1998 establece que en las entidades y organismos de derecho público del orden Nacional, Departamental, Distrital y Municipal, así como los entes descentralizados en todos los niveles, deberá integrarse un Comité de Conciliación, conformado por funcionarios del nivel directivo.

Que en el Decreto Nacional 1214 de 2000 se prevén las funciones de los Comités de Conciliación, al igual que unas normas orgánicas respecto de su conformación.

Que mediante la Resolución 108 de 2005, expedida por la Gerente del Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá, D.C., se creó el Grupo de Conciliación del Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá, D.C, en la que se determinaron las funciones y tareas señaladas en el Decreto Nacional 1214 de 2000.

Que el numeral 9° del artículo 5° del Decreto Nacional 1214 de 2000 dispone que es función del Grupo de Conciliación darse su propio reglamento y, por lo tanto, se hace necesario expedirlo de conformidad con la estructura del Grupo, con el propósito de garantizar el normal funcionamiento y la toma de decisiones.

Que en mérito de lo expuesto, los miembros del Grupo de Conciliación del Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá, D.C., proceden a expedir el siguiente reglamento interno y, por lo hasta aquí mencionado

ACUERDAN

CAPÍTULO I:

DISPOSICIONES GENERALES

ARTÍCULO 1°.- Principios Rectores: Los miembros del Grupo de Conciliación del Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá, D.C., y los contratistas y demás personas que asistan e intervengan en sus sesiones, sea como integrantes del Grupo, sea en calidad de invitados, obrarán inspirados en los principios de la legalidad, igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad e imparcialidad y tendrán como propósito fundamental proteger los intereses de la entidad y el patrimonio público.

ARTÍCULO 2°- Funciones del Comíté de Conciliación. El Grupo de Conciliación del Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá, D. C., tendrá a su cargo las siguientes funciones:

1. Formular, aprobar, ejecutar y propender por la ejecución de políticas de prevención del daño antijurídico al interior del Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá, D. C.

2. Diseñar las políticas generales que orientarán la defensa judicial de los intereses del Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá, D.C.

3. Estudiar y evaluar los procesos judiciales que cursen o hayan cursado en contra del Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá, D.C., para determinar las causas generadoras de los conflictos; el índice de condenas; los tipos de daño por los cuales resulta demandada o condenada; y las deficiencias en las actuaciones procesales por parte de los apoderados, con el objeto de proponer correctivos.

4. Fijar directrices institucionales para la aplicación de los mecanismos de arreglo directo, tales como la transacción y la conciliación y de los demás mecanismos alternativos de resolución de conflictos, así como los procesos sometidos a arbitramento.

5. Determinar la procedencia o improcedencia de la conciliación y señalar la posición institucional que fije los parámetros dentro de los cuales el representante legal o el apoderado actuará en las audiencias de conciliación.

6. Evaluar los procesos que hayan sido fallados en contra de la entidad con el fin de determinar la procedencia de la acción de repetición.

7. Definir los criterios para la selección de abogados externos que garanticen su idoneidad para la defensa de los intereses públicos y realizar seguimiento sobre los procesos a ellos encomendados.

8. Designar al funcionario que ejercerá la Secretaría Técnica del Comité preferentemente un profesional del Derecho.

9. Dictar y modificar su propio reglamento

ARTÍCULO 3°. Miembros, e invitados permanentes u ocasionales, del Comité de Conciliación. El Comité de Conciliación está conformado por los siguientes funcionarios y contratistas, quienes concurrirán con voz y voto y serán sus miembros:

1. El Gerente del Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá o su delegado, quien lo presidirá.

2. El Coordinador Jurídico.

3. El Coordinador de Planeación.

4. El Coordinador Administrativo y Financiero.

5. El Jefe de Presupuesto.

Los dos últimos como funcionarios y/o contratistas de dirección y de confianza designados por el Gerente del Fondo.

Asimismo, serán miembros e invitados permanentes, con derecho a voz pero sin voto, los siguientes funcionarios y/o contratistas:

1. El Jefe de la Oficina Asesora Jurídica de la Secretaría de Gobierno Distrital o su delegado

2. El Coordinador de la Oficina Asesora de Control Interno del Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá.

3. El Secretario Técnico del Comité.

PARÁGRAFO 1°. La asistencia al Comité de Conciliación es obligatoria y no es delegable, excepto para los casos del Jefe de la Entidad, quien la delegará en los casos en que no pueda asistir, conforme a lo dispuesto en el artículo 1° del Decreto Nacional 2097 de 2002.

PARÁGRAFO 2°. En el evento en que el Presidente del Comité deba ausentarse durante el curso de la sesión o por razones del servicio le sea imposible asistir a la misma, la Presidencia del Comité será ocupada por el Coordinador Jurídico del Fondo, dejándose para ello la constancia en la respectiva acta o excusa, sin que ello implique la delegación de su asistencia y voto para efectos de los respectivos quórum.

PARÁGRAFO 3°. Serán invitados ocasionales los funcionarios y/o contratistas que por su condición jerárquica y funcional deban asistir y/o el apoderado que represente los intereses del ente en el proceso, según el caso concreto.

Igualmente el Comité, por intermedio de su Secretaría Técnica, podrá invitar a sus sesiones a las personas o funcionarios que requiera para la mejor comprensión de los asuntos materia de consideración, quienes asistirán a las sesiones con derecho a voz pero sin voto. Las invitaciones efectuadas a los servidores públicos Distritales y a los contratistas del Fondo serán de obligatoria aceptación y cumplimiento.

ARTÍCULO 4°.- Participación de la Oficina Asesora de Control Interno. El funcionario y/o contratista responsable de Control Interno, apoyará la gestión de los miembros del Comité y participará en las sesiones del mismo especialmente para verificar el cumplimiento de las disposiciones del Decreto Nacional 1214 de 2.000 y del reglamento interno del Comité, al igual que la cabal ejecución de las decisiones adoptadas por el Comité de Conciliación.

El citado funcionario podrá, presentar iniciativas encaminadas a promover una mayor efectividad y eficiencia en el cumplimiento de las funciones que corresponden a este Comité.

ARTÍCULO 5°.- Participación del Coordinador Jurídico. El funcionario y/o contratista responsable de la Coordinación Jurídica participará en las sesiones del Comité de Conciliación, especialmente con el objeto de apreciar y conocer las situaciones que pudieren ser críticas o requirieren estudio, o de ilustrar a sus miembros respecto de las diferentes conclusiones de los estudios adelantados en la Coordinación a su cargo sobre las temáticas planteadas en el Comité.

Asimismo, el citado funcionario podrá presentar iniciativas encaminadas a promover la adopción de políticas en materia de prevención del daño antijurídico y de políticas generales que orientarán la defensa de los intereses del Fondo.

ARTÍCULO 6°.- Imparcialidad y autonomía en la adopción de decisiones. Con el propósito de garantizar los principios de imparcialidad autonomía en la adopción de sus decisiones, a los miembros del Comité les serán aplicables las causales de impedimento y recusación previstas en el ordenamiento jurídico, especialmente las estatuidas en el artículo 30 del Código Contencioso Administrativo, el artículo 150 del Código de Procedimiento Civil, el artículo 40 de Ley 734 de 2002, entre otras. Especialmente, constituyen causales de impedimento y recusación las siguientes:

1. Cuando el miembro tenga interés particular y directo en la regulación, gestión, control o decisión, o lo tuviere su cónyuge, compañero o algunos de sus parientes dentro del cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil, o su socio o socios de hecho o de derecho.

2. Cuando el interés general, propio de la función pública, entre en conflicto con un interés particular y directo del miembro del Grupo.

3. Haber hecho parte de listas de candidatos a cuerpos colegiados de elección popular inscritas o integradas conjuntamente por el miembro del Grupo y las partes del proceso.

4. Haber sido recomendado el miembro del Grupo por las partes del proceso para llegar al cargo que ocupa el funcionario o contratista, o haber sido designado por éste como referencia con el mismo fin

5. Tener el miembro del Grupo, su cónyuge o compañero o alguno de sus parientes dentro del cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil, interés directo o indirecto en el proceso.

6. Haber conocido del proceso en instancia anterior, el miembro o compañero, su cónyuge o alguno de sus parientes indicados en el numeral precedente.

7. Ser el miembro del Grupo, cónyuge, compañero o pariente de alguna de las partes o de su representante o apoderado, dentro del cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil.

8. Haber sido el miembro del Grupo, su cónyuge o alguno de los parientes indicados, guardador de cualquiera de las partes.

9. Existir pleito pendiente entre el miembro del Grupo, su cónyuge o alguno de sus parientes indicados en el numeral 7, con cualquiera de las partes, su representante o apoderado.

10. Haber formulado alguna de las partes, su representante o apoderado, denuncia penal contra el miembro del Grupo, su cónyuge, o pariente en primer grado de consanguinidad, antes o después de iniciarse el proceso.

11. Haber formulado el miembro del Grupo, su cónyuge o pariente en primer grado de consanguinidad, denuncia penal contra una de las partes o su representante o apoderado, o estar aquéllos legitimados para intervenir como parte civil en el respectivo proceso penal.

12. Existir enemistad grave por hechos ajenos al proceso, o a la ejecución de la sentencia, o amistad íntima entre el miembro del Grupo y alguna de las partes, su representante o apoderado.

13. Ser el miembro del Grupo, su cónyuge o alguno de sus parientes en segundo grado de consanguinidad, primero de afinidad o primero civil, acreedor o deudor de alguna de las partes, su representante o apoderado, salvo cuando se trate de persona de derecho público, establecimiento de crédito o sociedad anónima.

14. Ser el miembro del Grupo, su cónyuge o alguno de sus parientes indicados en el numeral anterior, socio de alguna de las partes o su representante o apoderado en sociedad de personas.

15 .Haber dado el miembro del Grupo consejo o concepto sobre las cuestiones materia del proceso, o haber intervenido en éste como apoderado, agente del Ministerio Público, perito o testigo con relación a las mismas cuestiones

16. Ser el miembro del Grupo, su cónyuge o alguno de sus parientes indicados en el numeral 7, heredero o legatario de alguna de las partes, antes de la iniciación del proceso o después de iniciado éste

17. Tener el miembro del Grupo, su cónyuge o alguno de sus parientes en segundo grado de consanguinidad o primero civil, pleito pendiente en que se controvierta la misma cuestión jurídica que él debe fallar.

ARTÍCULO 7 Trámite de impedimentos y recusaciones. Si alguno de los miembros del Grupo de Conciliación se encuentra incurso en cualquiera de las causales de impedimento citadas en el artículo anterior, deberá informarlo al Comité previo a comenzar la deliberación de los asuntos sometidos a su consideración respecto de los cuales considera; los demás miembros del Comité decidirán sobre si procede o no el impedimento y de ello se dejará constancia en la respectiva acta.

De igual manera, los miembros del Comité podrán ser recusados, caso en el cual se dará a la recusación el mismo trámite del impedimento.

Si se admitiere la causal de impedimento o recusación y no existe quórum para deliberar o tomar la decisión, el Presidente del Comité designará un miembro ad hoc que reemplace al que se ha declarado impedido o recusado.

CAPITULO II

FUNCIONAMIENTO DEL COMITÉ

ARTÍCULO 8°. Sesiones. El Grupo de Conciliación se reunirá de manera ordinaria el primer martes de cada mes, a partir de las 4:00 P.M., en la Sala de Juntas de la gerencia del FVS o en el lugar indicado en la citación respectiva.

El Grupo se reunirá extraordinariamente cuando las necesidades del servicio lo requieran, o cuando lo estime conveniente la Gerente, el Coordinador Jurídico, el Jefe de la Oficina Asesora de Control Interno, o al menos dos (2) de sus miembros permanentes, previa convocatoria que con tal propósito formule la Secretaría Técnica, en los términos señalados en este reglamento.

Si por alguna circunstancia fuere necesario suspender una sesión, la misma deberá continuarse a más tardar dentro de los dos (2) días hábiles siguientes, sin más citación que la que se efectúe dentro de la reunión.

ARTÍCULO 9°. Discusión de asuntos de impacto distrital o de interés de otro organismo o entidad distrital. Cuando se sometan a consideración del Grupo de Conciliación asuntos de impacto distrital o en los que tenga interés otra entidad u organismo distrital, deberá invitarse al Comité de Conciliación, como invitado especial con derecho a voz pero sin voto, al menos a un representante del organismo o entidad Distrital comprometida en el caso, el cual pertenecerá igualmente al nivel Directivo y será designado por el Secretario de Despacho, Director Administrativo o Alcalde Local, respectivamente.

Estas invitaciones serán previamente coordinadas por la Secretaría Técnica del Comité con la Dirección Jurídica Distrital.

ARTÍCULO 10°.- Convocatoria. De manera ordinaria, el Secretario Técnico procederá a convocar a los miembros del Grupo de Conciliación con al menos de cinco (5) días de anticipación, indicando día, hora y lugar de la reunión y el respectivo Orden del Día.

Asimismo, extenderá la invitación a los funcionarios o personas cuya presencia se considere necesaria para debatir los temas puestos a consideración de los miembros del Grupo, sin perjuicio de lo previsto en los parágrafos primero y segundo del artículo tercero del Decreto 1214 de 2000.

Con la convocatoria, se deberán remitir a cada miembro del Grupo las fichas técnicas ayudas de memorias o conceptos que efectué el abogado a quien corresponda la presentación del caso o tema puesto a consideración en el Orden del Día.

ARTÍCULO 11°.- Formalidad de la convocatoria. Los miembros del Grupo de Conciliación podrán abstenerse de recibir la citación cuando no esté acompañada del respectivo Orden del Día y las fichas técnicas, ayudas de memoria o conceptos de que trata el artículo anterior.

ARTÍCULO 12°.- Inasistencia a las sesiones. Cuando alguno de los miembros del Grupo no pueda asistir a una sesión deberá comunicarlo por escrito, enviando a la Secretaría Técnica la correspondiente excusa, con la indicación de las razones de su inasistencia, a más tardar el día hábil anterior a la respectiva sesión o haciendo llegar a la sesión del Comité, el escrito antes señalado.

En la correspondiente Acta de cada sesión del Grupo, el Secretario Técnico dejará constancia de la asistencia de los miembros e invitados, y en caso de inasistencia así lo señalará indicando si se presentó en forma oportuna la justificación.

Lo anterior, para los fines que estime pertinentes el funcionario encargado de la Oficina Asesora de Control Interno en la entidad.

ARTÍCULO 13°.- Desarrollo de las sesiones. En el día y hora señalados, el Presidente del Grupo instalará la sesión.

A continuación, el Secretario Técnico del Grupo informará al Presidente sobre la extensión de las invitaciones a la sesión, las justificaciones presentadas por inasistencia, verificará el quórum y dará lectura al orden del día propuesto, el cual será sometido a consideración y aprobación por parte del Presidente.

Los apoderados harán una presentación verbal de su concepto escrito al Grupo y absolverán las dudas e inquietudes que se le formulen. La presentación del caso por parte del apoderado no podrá exceder de 10 minutos.

Una vez se haya surtido la intervención del apoderado de la entidad, los miembros y asistentes al Grupo deliberarán sobre el asunto sometido a su consideración y adoptarán las determinaciones que estimen oportunas, las cuales serán de obligatorio cumplimiento para los apoderados de la entidad.

La deliberación del caso por parte del Grupo no podrá exceder de 30 minutos por cada tema que se aborde, los cuales podrán ser prorrogados si así lo estima la mayoría de sus miembros asistentes en un tiempo máximo de 15 minutos.

Una vez se haya efectuado la deliberación, el Secretario Técnico procederá a preguntar a cada una de los miembros el sentido de su voto.

Una vez evacuados todos los asuntos sometidos a consideración del Grupo, el Secretario Técnico informará al Presidente que todos los temas han sido agotados, procediendo el Presidente a levantar la sesión.

PARÁGRAFO. Las sesiones del Grupo deberán ser grabadas por el Secretario Técnico y, con base en las mismas, el citado funcionario elaborará actas ejecutivas del desarrollo de la sesión conforme a las disposiciones que se indican más adelante.

ARTÍCULO 14°.- Trámite de Proposiciones. Las recomendaciones de las fichas técnicas presentadas por los apoderados se tramitarán como proposiciones para su deliberación y votación.

Los miembros o asistentes a la sesión del Grupo podrán presentar proposiciones sustitutivas o aditivas a las antes indicadas.

El mismo trámite se surtirá para la adopción o modificación del reglamento y para la adopción de directrices y políticas a cargo del Grupo.

ARTÍCULO 15°.-Quórum deliberatorio y adopción de decisiones. El Grupo

Deliberará con mínimo tres (3) de sus miembros permanentes, podrá entrar a decidir con mínimo tres (3) de sus miembros permanentes, y las proposiciones serán aprobadas por la mayoría simple de los miembros asistentes a la sesión.

En caso de empate, se someterá el asunto a una nueva votación; de persistir el empate el Presidente o quien haga sus veces tendrá la función de decidir el desempate.

ARTÍCULO 16°.- Salvamento y aclaración de votos. Los miembros del Grupo que se aparten de las decisiones adoptadas por la mayoría de sus miembros deberán expresar las razones que motivan su disenso, de las cuales dejarán constancia en la respectiva acta.

CAPÍTULO III

ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DE FICHAS E INFORMES

ARTÍCULO 17°.Las fichas técnicas en materia de conciliación. Para facilitar la presentación de los casos respectivos, el abogado que tenga a cargo la representación del asunto materia de conciliación judicial o prejudicial deberá agotar el trámite previo a su presentación y satisfacer los requisitos de forma y de contenido mínimo, los cuales se desarrollarán a través de instructivo de la Coordinación Jurídica.

Los apoderados de la entidad en el momento de conceptuar si se adopta o no la conciliación u otro mecanismo alterno de solución de conflictos deberán tener en cuenta lo dispuesto en las Leyes 446 de 1998, 640 de 2001 y 794 de 2003, sus decretos reglamentarios, así como las demás disposiciones legales y reglamentarias que sean aplicables al caso.

La veracidad y fidelidad de los hechos consignados en las fichas serán responsabilidad del abogado que elabore la correspondiente ficha.

ARTÍCULO 18°.- Las fichas técnicas en materia de repetición. Para facilitar la presentación de los casos respectivos, el abogado que tenga a cargo la iniciación de la acción de repetición, deberá elaborar la respectiva ficha técnica de repetición y presentarla al Grupo de Conciliación, y deberá agotar el trámite previo a su presentación y satisfacer los requisitos de forma y de contenido mínimo, los cuales se desarrollarán a través de instructivo de la Coordinación Jurídica.

La veracidad y fidelidad de los hechos consignados en las fichas serán responsabilidad del abogado que elabore la correspondiente ficha.

ARTÍCULO 19°.-Informes sobre el estudio de procedencia de llamamientos en garantía de funcionarios públicos. Conforme a lo dispuesto en el artículo 19 de la Ley 678 de 2001, en armonía con el artículo 13 del Decreto Nacional 1214 del 2000, los apoderados del Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá, D.C., deberán estudiar la procedencia del llamamiento en garantía para fines de repetición en los procesos judiciales de responsabilidad patrimonial.

De no ser viable el llamamiento, deberán justificarlo por escrito y presentar un informe al Grupo de Conciliación dentro de la primera sesión ordinaria siguiente a la presentación de la contestación de la demanda.

Los apoderados mantendrán actualizado el informe inicial, para lo cual remitirán al Grupo un informe mensual con las novedades del caso.

Para los efectos antes indicados, los informes deberán satisfacer los requisitos de forma y de contenido mínimo que se desarrollen a través del instructivo que imparta la Coordinación Jurídica.

ARTÍCULO 20°.- Informes de gestión del Grupo de Conciliación. Con el propósito de dar cumplimiento al artículo 6 numeral 3 del Decreto Nacional 1214 de 2000, el Secretario Técnico del Comité presentará un informe de la gestión del Comité y de la ejecución de sus decisiones.

El informe deberá contener una relación de las sesiones del Grupo indicando la fecha, el número de acta, los asuntos estudiados, el valor de las pretensiones, la decisión adoptada, el valor conciliado o aprobado para demandar en repetición y la ejecución o desarrollo de la audiencia indicando si fue o no aprobado el acuerdo conciliatorio.

Adicionalmente, según lo dispone el artículo 5° del Decreto 1214 de 2000, se relacionarán las actividades que ha ejecutado el Comité respecto de (a prevención del daño antijurídico, mejoramiento y correctivos a la defensa de los intereses litigiosos de la entidad. En este sentido, podrán relacionarse las circulares, oficios, directivas y en general todos aquellos documentos que contengan tales directrices.

Para la presentación del informe de gestión del Comité, el Secretario Técnico del mismo deberá diligenciar el formato elaborado al efecto por la Dirección de Defensa Judicial de la Nación del Ministerio del Interior y de Justicia.

CAPÍTULO IV

SECRETARÍA TÉCNICA, ACTAS Y ARCHIVO

ARTÍCULO 21°.- Secretaría Técnica. La Secretaría Técnica del Grupo será ejercida por el profesional del derecho de la Coordinación Jurídica que designe el propio Grupo, quien tendrá a su cargo las siguientes funciones:

1. Elaborar las actas de cada sesión del Grupo.

2. Verificar el cumplimiento de las decisiones adoptadas por el Grupo e informar de ello al Jefe de la Oficina Asesora de Control Interno.

3. Preparar un informe de la gestión del Grupo y de la ejecución de sus decisiones, que será entregado al representante legal del FVS y a los miembros del Grupo cada seis (6) meses, durante las sesiones correspondientes a los meses de enero y julio. Copia del mismo será remitida a la Dirección de Defensa Judicial de la Nación del Ministerio de Justicia y del Derecho. :

4. Proyectar y someter a consideración del Grupo la información que éste requiera para la formulación y diseño de políticas de prevención del daño antijurídico y de defensa de los intereses del ente.

5. Verificar que las fichas técnicas que se someterán a consideración del Grupo cumplan con los lineamientos y directrices señaladas en el Capítulo anterior.

6. Coordinar el archivo y control de las actas del Grupo, así como la introducción de esta información en el Sistema de Información de Procesos Judiciales SIPROJ.

7. Las demás que le sean asignadas por el Grupo.

ARTÍCULO 22°.- Elaboración de Actas. Las actas serán elaboradas por el Secretario Técnico del Grupo, quien deberá dejar constancia en ellas de las deliberaciones de los asistentes y las decisiones adoptadas por los miembros permanentes

Las actas de las sesiones serán suscritas por el Presidente, el Secretario Técnico y todos los asistentes al mismo, sean miembros principales o invitados especiales.

Las fichas técnicas y todos los soportes documentales presentados para su estudio en la sesión son parte integral de las respectivas actas.

ARTÍCULO 23°.- Trámite de aprobación de Actas. El Secretario Técnico deberá remitir a cada uno de los miembros asistentes a la respectiva sesión, el proyecto de acta, por escrito o por correo electrónico, dentro de los 5 días hábiles siguientes a su celebración, con el objeto de que aquellos remitan sus observaciones, dentro de los 3 días hábiles siguientes al recibo del proyecto.

Si dentro de este término el Secretario Técnico no recibe comentarios u observaciones al proyecto de acta, se entenderá que no existen objeciones y que el proyecto es aceptado.

Recibidas las respectivas observaciones, se elaborará el acta definitiva, la cual será enviada por el Secretario Técnico a los miembros del Grupo, por escrito o por correo electrónico, dentro de los 2 días hábiles siguientes.

Las actas serán firmadas por el Presidente, el Secretario Técnico y todos los miembros asistentes a la respectiva sesión, dentro de un punto del orden del día de la siguiente sesión ordinaria del Grupo de Conciliación, previa lectura que el Secretario Técnico dará a las mismas.

ARTÍCULO 24°.- Archivos del Grupo de Conciliación y de su Secretaría Técnica. El archivo del Grupo de Conciliación y el de su Secretaría Técnica reposarán en el archivo de la Coordinación Jurídica.

El Coordinador Jurídico designará al funcionario de su Área responsable del archivo de estos documentos, informándole de tal hecho al Grupo de Conciliación.

Los documentos que integran el archivo del Grupo de Conciliación son públicos y podrán ser consultados en la Coordinación Jurídica.

Para la consulta de tales documentos, los interesados deberán solicitar autorización al Secretario Técnico, el cual dará las instrucciones respectivas al funcionario responsable del archivo, quien deberá revisar que los documentos sean devueltos íntegramente.

Las solicitudes de copias auténticas de las actas y la expedición de certificaciones sobre las mismas serán tramitadas por el Secretario Técnico del Grupo.

CAPÍTULO V

SEGUIMIENTO Y CONTROL A LAS DECISIONES DEL COMITÉ

ARTÍCULO 25°. Verificación del cumplimiento de las decisiones adoptadas por el Grupo. Corresponde al Secretario Técnico del Grupo de Conciliación verificar el cumplimiento de las decisiones adoptadas por el Comité, para lo cual le presentará informes trimestrales al Grupo, en las sesiones correspondientes a enero, abril, julio y octubre.

Los abogados que tengan a su cargo los respectivos asuntos deberán presentar un informe detallado del resultado de las respectivas audiencias y de las acciones de repetición iniciadas, dentro de los 3 días hábiles siguientes a cualquiera de estos eventos.

Los apoderados allegarán adjunto a sus informes una copia de la diligencia y del auto que aprobó o ímprobo la respectiva conciliación.

El Secretario Técnico deberá presentar el respectivo informe en la sesión del Grupo inmediatamente posterior.

ARTÍCULO 26°.- Asistencia de apoderados de la entidad a las audiencias. Es obligatoria la asistencia del apoderado de la entidad a las respectivas audiencias, con el objeto de exponer los motivos por los cuales los miembros del Comité consideraron viable o no el acuerdo conciliatorio, y deberán dejar constancia en el acta de la audiencia de las razones de hecho y derecho expresadas por el Comité.

CAPÍTULO VI

PREVENCIÓN DEL DAÑO ANTIJURÍDICO

ARTÍCULO 27°,- Prevención del daño antijurídico y políticas para la defensa judicial de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C. Sin perjuicio de las demás funciones encomendadas al Grupo de Conciliación, éste deberá reunirse un día en las últimas semanas de enero y de julio de cada año, con el objeto de proponer los correctivos que se estimen necesarios para prevenir la causación de los daños antijurídicos en que se ha visto condenado el organismo o en los procesos que haya decidido conciliar. Para tal propósito el Coordinador Jurídico presentará un informe al Grupo en el que relacionará las demandas y sentencias presentadas y notificadas en el semestre respectivo.

CAPÍTULO VII

DISPOSICIONES FINALES

ARTÍCULO 28°. Vigencia y Derogatorias. El presente reglamento regirá a partir de la fecha de su publicación en el Registro Distrital.

El presente Reglamento se discutió en la sesión del 6 de diciembre de 2005, y fue aprobado en esta fecha por los miembros del Comité, quienes en constancia de aprobación lo suscriben.

 
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