RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

(Febrero 21)

 Derogada por el art. 19, Resolución Sec. Gobierno 520 de 2013.

"Por medio de la cual se conforma y reglamenta el Comité de Coordinación de los Sistemas de Control Interno y de Gestión de Calidad"

EL SECRETARIO DE GOBIERNO DE BOGOTÁ

En uso de las atribuciones legales, en especial las conferidas por el Decreto 539 del 29 de diciembre de 2006.

CONSIDERANDO:

Que el artículo 209 de la Constitución Política establece que la administración pública en todos sus órdenes tendrá un control interno, que se ejercerá en los términos que señale la ley y que su función administrativa se debe desarrollar con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad.

Que el artículo 269 de la Constitución Política establece la obligatoriedad por parte de la autoridad correspondiente en cada entidad pública, de diseñar y aplicar, según la naturaleza de sus funciones, métodos y procedimientos de control interno.

Que en desarrollo de la Constitución Política se expidió la Ley 87 del 29 de noviembre de 2003, relativa a la implementación del sistema de control interno en las entidades públicas y que en su artículo 13 prevé que los organismos y entidades a que se refiere el artículo 5 de la presente Ley, deberán establecer al más alto nivel jerárquico un Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno, de acuerdo con la naturaleza de las funciones propias de la organización.

Que el Decreto 1826 del 3 de agosto de 2004, por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 87 de 1993, establece que se deberán constituir Comités de Coordinación del Sistema de Control Interno, como órganos de coordinación y asesoría del Director correspondiente, los cuales se organizarán mediante resolución del respectivo representante de la entidad

Que el artículo 4 y siguientes del Decreto 1826 de 2004 establece los requisitos mínimos en cuanto a conformación, sesiones y funciones que deben desarrollar los integrantes del Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno.

Que el Decreto 1599 de 2005 adoptó el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 1000:2005, en el cual estableció en su numeral 5.3 que el Comité de Coordinación de Control Interno se reunirá por lo menos cada dos (2) meses. Igualmente determina las generalidades y la estructura necesaria para establecer, documentar, implementar y mantener un Sistema de Control Interno en las entidades y agentes obligados conforme al artículo 5° de la Ley 87 de 1993.

Que se requiere fortalecer los principios de la función administrativa en especial los de economía y celeridad, establecidos por la Ley 489/98, con el fin de lograr que los objetivos y funciones del Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno, se desarrollen de manera ágil y en el menor tiempo y costo posibles.

Que el acuerdo 257 de noviembre 30 de 2006, estableció una nueva estructura, organización y funcionamiento general de la Administración Distrital y como consecuencia de ello, se modificó mediante el Decreto 539 de diciembre 29 de 2006, la estructura de la Secretaría de Gobierno suprimiendo la Dirección de Participación Ciudadana, y la Dirección del Cuerpo Oficial de Bomberos.

Que las resoluciones 094 y 437 de 2006, que reglamentaron los Comités de Coordinación de Control Interno en la Secretaria de Gobierno, no se ajusta a la nueva estructura de la entidad.

Que el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 1000:2005 establece en su numeral 1.3 que "El Sistema de Control Interno es complementario del Sistema de Gestión de la Calidad y Desarrollo Administrativo" y que "El Sistema de Control Interno debe entenderse como una herramienta que comparte algunos elementos con otros sistemas".

Que la Ley 872 de 2003 crea el Sistema de gestión de calidad en la Rama Ejecutiva del Poder Público y en su artículo 3°, establece que dicho sistema es complementario con el Sistema de Control Interno y de Desarrollo Administrativo. Igualmente, la norma permite la homologación de estos dos sistemas por ser complementarios.

Que el Consejo Asesor del Gobierno Nacional en materia de Control Interno mediante circular No. 003 del 27 de septiembre de 2005, imparte lineamientos generales para la implementación del Modelo Estándar de Control Interno, resaltando la existencia de complementariedad, similitud y correspondencia entre los Sistemas de Gestión de Calidad y del Modelo Estándar de Control Interno, indicando por lo tanto, que el Comité de Coordinación de Control Interno puede asumir las veces del Comité de Calidad y que se puede homologar el equipo de trabajo institucional conformado por el representante de la alta dirección y el equipo técnico que apoyará la implementación de los dos sistemas.

Que mediante el Decreto 061 de 2003, se adoptó el Plan Institucional de gestión Ambiental -PIGA- del Distrito Capital y en el parágrafo del artículo 11, señala que las entidades distritales podrán formar parte del SIAC mediante la inclusión de sus proyectos de gestión ambiental dentro del Plan de Acción Trianual y la concertación del correspondiente Plan Institucional de Gestión Ambiental PIGA- con el DAMA.

Que en merito de lo expuesto, es necesario expedir el acto administrativo que permita atender con las obligaciones legales y administrativas recogiendo las sugerencias del Consejo Asesor del Gobierno Nacional en materia de Control Interno mediante la conformación de un Comité de Coordinación para los dos sistemas dentro de la entidad.

Ver la Resolución de la Secretaría de Gobierno 822 de 1999

ARTÍCULO PRIMERO: Crease el Comité de Coordinación de los Sistemas de Control Interno y de Gestión de Calidad de la Secretaría de Gobierno, del cual formarán parte representantes del más alto nivel jerárquico de las áreas funcionales de la Entidad.

ARTÍCULO SEGUNDO: Objetivos. Son objetivos del Comité:

a. Buscar la óptima coordinación de las acciones del organismo tendientes a atender los principios constitucionales que deben caracterizar la administración pública.

b. Proteger los recursos de la Entidad procurando su adecuada administración ante posibles riesgos que los afecten.

c. Garantizar la eficacia y economía de la gestión administrativa promoviendo la correcta ejecución de las funciones y actividades para lograr la Misión institucional.

d. Garantizar que el Sistema de Control Interno disponga de sus propios mecanismos de verificación y evaluación con el objeto de recomendar las medidas adecuadas para mejorar y agilizar los procedimientos.

e. Garantizar el establecimiento y la continuidad de una cultura de la calidad en todos los funcionarios de la Entidad.

f. Garantizar que la gestión de la Entidad se ejecute por procesos.

g. Buscar aumentar la eficacia, eficiencia y efectividad de los procesos, procedimientos y actividades de la Entidad, con el propósito de entregar cada vez mejores productos a sus clientes, destinatarios o beneficiarios, por medio del mejoramiento continuo.

h. Asegurar que se incorporen criterios de ecoeficiencia en todos los procesos de la entidad y prevención de la contaminación

ARTÍCULO TERCERO: Conformación. El Comité de Coordinación de los Sistemas de Control Interno y de Gestión de Calidad estará integrado por:

1. El (La) Secretario (a) de Gobierno o su delegado quien será el presidente.

2. Los (Las) Subsecretarios (as) de Asuntos para la Convivencia y Seguridad Ciudadana, de Planeación y Gestión y de Asuntos Locales y Desarrollo Ciudadano.

3. Los (las) jefes de Oficina Asesora Jurídica y de Asuntos Disciplinarios.

 4. Modificado por el art. 1, Resolución SEGOBDIS 638 de 2012. Los  (Las) Directores (as) de Gestión Humana, Ejecutiva Local, de Seguimiento y Análisis Estratégico, de Prevención y Atención de Emergencias, Apoyo a Localidades, Seguridad, Derechos Humanos y Apoyo a la Justicia, Cárcel Distrital, Planeación y Sistemas de Información, Administrativa, Financiera y el Presidente del Consejo de Justicia.

5. Los Alcaldes o Alcaldesas Locales

6. Cualquier persona que por concepto de los miembros del Comité, deba participar en la sesión, con voz y sin voto.

Parágrafo: El (La) Jefe de la Oficina de Control Interno, tendrá derecho a voz pero no a voto, y actuará como secretario técnico del comité.

ARTÍCULO CUARTO: Funciones. Son funciones del Comité de Coordinación de los Sistemas de Control Interno y de Gestión de Calidad las siguientes:

a.) En temas referentes al Sistema de Control Interno de la Entidad:

1. Asesorar al Secretario de Gobierno en la definición de planes estratégicos y en la evaluación del estado de cumplimiento de las metas y objetivos propuestos.

2. Proponer al Secretario de Gobierno la adopción de políticas sobre el Control Interno de la Entidad.

3. Presentar al Secretario de Gobierno los proyectos de reglamentación sobre el ejercicio del Control Interno en la Entidad.

4. Presentar al Secretario de Gobierno recomendaciones orientadas a mejorar los componentes del Sistema de Control Interno, en lo relacionado con los subsistemas de planeación, el esquema de organización y delegaciones, las políticas y los procesos de administración de los recursos humanos, físicos y financieros.

5. Estudiar y revisar la evaluación a la adopción de sistemas de seguridad y Control Interno.

6. Recomendar mecanismos que permitan la adecuada coordinación entre los diferentes elementos que conforman el Sistema de Control Interno.

7. Recomendar prioridades para la adopción, el adecuado funcionamiento y la optimización de los sistemas de información gerencial, estadística, financiera, de planeación y evaluación de procesos, así como para la utilización de indicadores de gestión generales y por área.

8. Analizar los informes que elabore la Oficina de Control Interno o cualquier otro organismo de Control; proponer recomendaciones para subsanar las deficiencias que se señalen y efectuar seguimiento a los planes o acciones de mejoramiento que se adopten.

9. Evaluar y efectuar seguimiento a las recomendaciones y propuestas presentadas por el propio comité para mejorar el el Sistema de Control Interno.

10. Presentar a consideración del Secretario de Gobierno propuestas de modificación a las normas internas sobre control interno.

11. Fortalecer en la Entidad la cultura del control y propiciar la adopción de mecanismos de autocontrol.

12. Estudiar y adoptar las propuestas presentadas por el directivo responsable para el diseño e implementación del Modelo Estándar de Control Interno -MECI 1000:2005.

13. Las demás que le asigne el Secretario de Gobierno, orientadas a optimizar el funcionamiento del Sistema de Control Interno.

b.) En materia de Gestión de Calidad de la Entidad:

1. Estudiar y adoptar las propuestas presentadas por el director de Planeación y Sistemas de Información para la implementación del Sistema de Gestión de Calidad y el Modelo de Gestión Ambiental de la Secretaria de Gobierno Distrital.

2. Aprobar la política y los Objetivos del Sistema de Gestión de calidad.

3. Evaluar el avance y desarrollo del programa de trabajo relacionado con la implementación del Sistema de Gestión de calidad.

4. Diseñar estrategias para que los directivos de la entidad asuman su rol de lideres a nivel de procesos en coordinacion con sus equipos de trabajo mantengan actualizada la documentación que soporta su proceso.

5. Diseñar estrategias para motivar a todos los funcionarios de la entidad en aspectos relacionados con el Sistema de Gestión de calidad.

6. Supervisar que el Sistema de Gestión de calidad de la Secretaria de Gobierno se actualice, se implemente y se mantenga.

7. Evaluar y supervisar la inclusión de proyectos de gestión ambiental dentro del Plan de Acción y su concertación con la Secretaría de Ambiente.

ARTÍCULO QUINTO: Sesiones: Las sesiones del Comité de Coordinación de los Sistemas de Control Interno y de Gestión de Calidad serán:

Ordinarias: Los miembros del Comité de Coordinación de los Sistemas de Control Interno y de Gestión de Calidad se reunirán en sesiones ordinarias por lo menos cada dos (2) meses, previa convocatoria por parte del presidente o su delegado.

Extraordinarias: Cuando las necesidades así lo exijan, el presidente o su delegado directamente o por solicitud de alguno de sus integrantes, convocará a sesión extraordinaria, por lo menos con cinco (5) días de anticipación.

Parágrafo: Cuando la entidad cuente con apoyos tecnológicos que eviten el desplazamiento, podrán ser utilizados para el desarrollo de los Comités.

ARTÍCULO SEXTO: Agenda. La agenda estará integrada por los temas que señale el presidente, el Secretario del comité y por los que consideren los demás integrantes del mismo.

El Secretario del comité, elaborará la respectiva agenda y la dará a conocer a los demás participantes con la debida anticipación.

Parágrafo: Para dar trámite a los aspectos relacionados con el sistema de gestión de calidad, será la Oficina de Planeación quien suministrará a la Oficina de Control Interno con la debida antelación, los aspectos que considere deben ser incluidos en la agenda, una vez recogidas las apreciaciones de los demás integrantes.

ARTÍCULO SEPTIMO: Asistencia. La asistencia a los Comités es obligatoria e indelegable, salvo para el caso contemplado en el numeral 1 del artículo tercero de la presente resolución. La inasistencia injustificada a los mismos será causal de mala conducta.

ARTÍCULO OCTAVO: Quórum. El Comité no podrá reunirse ni deliberar con menos de la mitad de sus miembros.

Las decisiones se tomaran por la mayoría absoluta de los asistentes y en caso de presentarse empate, se definirá por el voto del presidente del Comité.

ARTÍCULO NOVENO: Actas de comité. De cada reunión llevada a cabo por el Comité de Coordinación del Sistema de Control interno, el Secretario Técnico levantará un acta que contendrá los temas tratados, deliberaciones, recomendaciones y responsabilidades asignadas durante la sesión, acta que será remitida a cada uno de los integrantes para su revisión y ajustes. Pasado el término de tres días y atendiendo las modificaciones que se consideren pertinentes se procederá a la legalización y suscripción de la misma por el Secretario de Gobierno o su delegado y por el Secretario Técnico.

Parágrafo: La Oficina de Planeación recaudará los aspectos mas relevantes tratados en cada sesión con relación al Sistema de gestión de calidad y mediante comunicación escrita o electrónica remitirá a la Oficina de control interno para su inclusión en el acta definitiva y su posterior aprobación.

ARTÍCULO  DECIMO: Vigencia. La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga las demás disposiciones que le sean contrarias, en especial lo dispuesto en las Resoluciones 877 del 14 de Octubre de 2005, 094 del 23 de enero de 2006 y 437 del 19 de mayo del mismo año.