RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

DECRETO 143 DE 1996

(Marzo 5)

Ver Decreto Distrital 800 de 1996

por el cual se organiza la estructura administrativa de la Dirección Distrital de Contabilidad, se fijan funciones, se establece la planta global de cargos y se suprimen los cargos de la Jefatura de Contabilidad en la Secretaría de Hacienda de Santa Fe de Bogotá, D.C.

El Alcalde Mayor de Santa Fe de Bogotá, D.C., en uso de sus facultades constitucionales y legales, y en especial de las que le confiere el numeral 4 del Artículo 38 del Decreto Ley 1421 de 1993 y Artículo 8 del Acuerdo No.17 de 1995, y

Que mediante Acuerdo 17 de 1995 se conforma la Dirección Distrital de Contabilidad de Santa Fe de Bogotá, D.C., y se crea el cargo de Contador General de Santa Fe de Bogotá, D.C.,

Artículo 1º.- Organizar la Dirección Distrital de Contabilidad como una dependencia de la Secretaría de Hacienda de Santa Fe de Bogotá, D.C.

Artículo 2º.- Para el desarrollo de las funciones que le han sido asignadas, la Dirección Distrital de Contabilidad tendrá la siguiente estructura:

1.1 Subdirección de Consolidación del Balance

1.1.1 Jefatura Balance Secretaría de Hacienda

1.1.2 Jefatura Administración Central

1.1.3 Jefatura Entidades Descentralizadas

1.2 Subdirección de Gestión Financiera y Control de Bienes

1.2.1 Jefatura Control de Bienes

1.2.2 Jefatura Normas y Procedimientos

1.2.3 Jefatura Auditoria Financiera

Artículo 3º.- El Director Distrital de Contabilidad podrá asignar a cualquiera de dependencias o funcionarios a su cargo la realización de tareas específicas, adicionales a funciones definidas mediante el presente Decreto y que tengan naturaleza análoga a ella. Ver Decreto 800 de 1996 Acuerdo 17 de 1995 Artículos y S.S.

Dicha asignación podrá efectuarse igualmente en los casos de nuevas competencias fijadas para la Dirección por Acuerdos Decretos y demás normas pertinentes.

Artículo  4º.- Son funciones de la Dirección Distrital de Contabilidad, bajo la responsabilidad directa del Contador General de Santa Fe de Bogotá, D.C., las siguientes:

1. Llevar la Contabilidad General del Distrito Capital en forma consolidada.

2. Impartir las directrices para la elaboración del Balance General del Distrito Capital, con arreglo a las normas superiores, en especial las de orden nacional en cuanto a métodos, técnicas y procedimientos de información, seguimiento, evaluación y control necesarios.

3. Coordinar las actividades necesarias para a elaboración y presentación de los Estados Financieros del Distrito Capital de Santa Fe de Bogotá.

4. Supervisar la consolidación de la Contabilidad General de las Entidades Descentralizadas, Fondos de Desarrollo Local, Organismos de Control Distrital y Administración Central, de forma que permita determinar la situación financiera y patrimonial del Distrito Capital.

5. Establecer los procedimientos y plazos necesarios para que los funcionarios públicos distritales reporten la información contable necesaria para su consolidación.

6. Fijar los procedimientos para el registro y actualización financiera de los bienes del Distrito Capital.

7. Asegurar la oportunidad, confiabilidad, utilidad, publicidad y divulgación de los informes producidos por el sistema contable de acuerdo con las reglamentaciones vigentes para el efecto.

8. Prescribir los métodos y procedimientos que permitan el seguimiento, evaluación y control al sistema integrado de información contable y financiera que desarrolle el Distrito Capital.

9. Coordinar y evaluar permanentemente las situaciones contables derivadas de los hechos económicos registrados por las Entidades Distritales.

10. Adoptar las medidas que aseguren el cumplimiento de las normas contables e informar a las instancias administrativas, disciplinarias y de control correspondientes las irregularidades que se presenten a fin de que se apliquen las sanciones a que hubiere lugar.

11. Remitir oportunamente el Estado Financiero Consolidado del Distrito Capital a la Secretaría de Hacienda, al Señor Alcalde Mayor de Santa Fe de Bogotá, D.C., a la Contraloría Distrital y al Concejo de Santa Fe de Bogotá para los fines de su competencia.

12. Coordinar con las Entidades de la Administración Central y Entidades Descentralizadas el establecimiento de sistemas de costos acordes con las actividades relacionadas con su objeto social.

13. Las demás que por norma legal le correspondan y se le asignen.

Artículo 5º.- El Contador General de Santa Fe de Bogotá, D.C., será el Director Distrital de Contabilidad y ejercerá las siguientes funciones:

1. Velar porque la Contabilidad y la presentación de los Estados Financieros se sujeten a las normas; principios y políticas prescritas a nivel nacional.

2. Presentar los Estados Financieros y demás información complementaria que permita evaluar los resultados dentro de cada vigencia fiscal.

3. Analizar la información contenida en los Estados Financieros y la equidad de las transferencias por concepto de la participación en los ingresos corrientes de la nación, situado fiscal y demás derechos legalmente reconocidos a favor del Distrito Capital, de acuerdo con la Ley 60 de 1993.

4. Expedir de acuerdo con su competencia, las certificaciones que se deriven de la Contabilidad Pública Distrital.

5. Emitir conceptos y absolver consultas sobre los asuntos relacionados con la Contabilidad y los Estados Financieros Distritales.

6. Fijar las pautas para el registro, actualización y valoración de los inventarios del Distrito Capital y sus Organismos.

7. Consolidar la Contabilidad Distrital tanto de la Administración Central y las Entidades Descentralizadas como de los Organismos de Control y el Concejo de Santa Fe de Bogotá, D.C.

8. Prestar apoyo a las diferentes Entidades en la organización, diseño, desarrollo y mantenimiento de sistemas de información contable y en programas de capacitación sobre temas de su competencia.

9. Suministrar a la Secretaría de Hacienda, al señor Alcalde Mayor de Santa Fe de Bogotá, D.C., y al Concejo Distrital los Estados Financieros, así como las explicaciones e informes complementarios que se requieran para el análisis de las finanzas públicas Distritales.

10. Mantener las relaciones necesarias con los Organismos Contables del orden nacional buscando la armonía contable y financiera a nivel distrital.

11. Reglamentar los procedimientos y adoptar las medidas pertinentes para obtener de las dependencias distritales, entidades privadas así como de los particulares la información necesaria para el cumplimiento de las funciones propias de la Dirección Distrital de Contabilidad de Santa Fe de Bogotá, D.C.

12. Certificar los Estados Financieros Consolidados del Distrito Capital y presentarlos al Secretario de Hacienda y al Alcalde Mayor para su correspondiente refrendación.

13. Las demás que por norma legal le correspondan y se le asignen.

Artículo 6º.- La Subdirección de Consolidación del Balance será responsable de la preparación de los Estados Financieros de la Secretaría de Hacienda, del Consolidado de la Administración Central y del Consolidado del Distrito Capital, así como del análisis de la información reportada por cada una de las Entidades Distritales, de acuerdo con las pautas y procedimientos que para el efecto prescriba la Dirección Distrital de Contabilidad. Ver Acuerdo 17 de 1995 Artículo 1 y S.S. Decreto 800 de 1996

Para el cumplimiento de sus objetivos se constituirán las jefaturas: Balance Secretaría de Hacienda, Administración Central y Entidades Descentralizadas.

La Subdirección de Consolidación del Balance ejercerá las siguientes funciones.

1. Proyectar y dirigir las políticas y el ordenamiento de la Subdirección acorde con las directrices del Contador General de Santa Fe de Bogotá, D.C.

2. Establecer las acciones administrativas pertinentes para que la información financiera proveniente de las entidades involucradas en el proceso contable sea clara, oportuna, razonable y técnicamente soportada.

3. Establecer los procedimientos para la revisión y análisis de los documentos soporte, base para d manejo de la información financiera de las Entidades Distritales.

4. Planificar, dirigir y preparar la Consolidación de la Contabilidad Financiera de la Administración Central, Establecimientos Públicos, Empresas Industriales y Comerciales, Empresas de Servicios Públicos, Fondos Rotatorios, Fondos de Desarrollo Local y Organismos de Control Distrital.

5. Fijar los mecanismos y pautas necesarias para el análisis e interpretación de los Estados Financieros del Distrito Capital.

6. Emitir conceptos y absolver consultas sobre los asuntos relacionados con la Contabilidad y los Estados Financieros Distritales.

7. Desarrollar los estudios financieros y contables necesarios para soportar las decisiones administrativas y financieras dentro de los programas y proyectos propios de la Secretaría de Hacienda.

8. Las demás que por norma legal le correspondan y se le asignen.

Artículo 7º.- La Jefatura Balance Secretaría de Hacienda ejercerá las siguientes funciones

1. Contribuir en la formulación de políticas y en la determinación de planes, programas y proyectos del área contable

2. Impartir las instrucciones pertinentes a cada una de las dependencias de la Secretaría de Hacienda que participan en el proceso, para lograr que la información contable cumpla con los requerimientos de confiabilidad, oportunidad y razonabilidad.

3. Analizar la información remitida por las diferentes dependencias que participan en el proceso contable de la Secretaría de Hacienda.

4. Elaborar los comprobantes de diario de las operaciones derivadas de las transferencias realizadas por la Secretaría de Hacienda.

5. Efectuar el proceso de cruce de las cuentas conciliadas.

6. Consolidar la información enviada (Comprobantes de diario con sus anexos y demás informes complementarios) por las diferentes dependencias de la Secretaría de Hacienda responsables de la información contable: Secretaría General, Tesorería y Dirección Distrital de Impuestos.

7. Preparar y presentar los Estados Financieros de la Secretaría de Hacienda.

8. Proyectar y coordinar con la Subdirección de Gestión Financiera y Control de Bienes el diseño de las formas, formatos, formularios, etc., necesarios para la recolección de la información.

9. Las demás que por norma legal le correspondan y se le asignen. Ver Acuerdo 17 de 1996 Artículo 1 y S.S. Decreto 800 de 1996

Artículo 8º.- La Jefatura Administración Central ejercerá las siguientes funciones:

1. Contribuir en la formulación de políticas y a la determinación de planes, programas y proyectos del área contable.

2. Fijar los mecanismos y procedimientos necesarios para el proceso de descentralización contable.

3. Gestionar las acciones administrativas pertinentes para que la información financiera proveniente de las entidades involucradas en el proceso contable sea clara, oportuna, razonable y técnicamente soportada.

4. Establecer los procedimientos para la revisión y análisis de los Estados Financieros presentados por cada una de las dependencias de la Administración Central.

5. Planificar, dirigir y preparar la Consolidación de la Contabilidad Financiera de la Administración Central.

6. Coordinar las actividades de asesoría y absolver consultas de acuerdo con las directrices emanadas de la Dirección.

7. Preparar y presentar los informes adicionales que sean requeridos en relación con la situación financiera de las Entidades de la Administración Central.

8. Proyectar y coordinar con la Subdirección de Gestión Financiera y Control de Bienes el diseño de las formas, formatos, formularios, etc., necesarios para la recolección de la información por parte de la Administración Central.

9. Las demás que por norma legal le correspondan y se le asignen.

Artículo 9º.- La Jefatura Entidades Descentralizadas ejercerá las siguientes funciones:

1. Contribuir en la formulación de políticas y en la determinación de planes, programas y proyectos del área contable.

2. Asistir técnicamente a la Subdirección y Dirección Distrital de Contabilidad en la toma de decisiones en materia contable.

3. Gestionar las acciones administrativas pertinentes para que la información financiera suministrada por las entidades involucradas en el proceso sea clara, oportuna, razonable y técnicamente soportada.

4. Coordinar la revisión y análisis de los Estados Financieros presentados por cada una de las Entidades.

5. Preparar, coordinar y presentar los Estados Financieros Consolidados del Distrito Capital.

6. Preparar y documentar las Notas Explicativas a los Estados Financieros Consolidados del Distrito Capital.

7. Desarrollar los estudios financieros y contables necesarios para soportar las decisiones administrativas y financieras dentro de los programas y proyectos propios de la Secretaría de Hacienda.

8. Coordinar las actividades de asesoría y capacitación de las Entidades Descentralizadas de acuerdo con los lineamientos fijados por la Subdirección y la Dirección Distrital de Contabilidad.

9. Emitir conceptos y absolver consultas sobres los asuntos relacionados con la contabilidad de acuerdo con las directrices emanadas de la Dirección.

10. Coordinar con la Subdirección de Gestión Financiera y Control de Bienes la proyección y diseño de formas, formatos, formularios, etc., para el suministro de la información por parte de las Entidades Descentralizadas.

11. Recomendar los ajustes y procedimientos contables necesarios para el desarrollo de sus funciones.

12. Las demás que por norma legal le correspondan y se le asignen.

Artículo 10º.- La Subdirección de Gestión Financiera y Control de Bienes será responsable de impartir las directrices para el registro, seguimiento y evaluación de la información y control de bienes de acuerdo con las técnicas y procedimientos de aceptación general que permita medir la gestión financiera de las Entidades Distritales.

Para el cumplimiento de sus objetivos se constituirán las Jefaturas: Control de Bienes, Normas y Procedimientos y Auditoría Financiera.

La Subdirección de Gestión Financiera y Control de Bienes ejercerá las siguientes funciones:

1. Planificar, organizar y coordinar la realización de visitas de Control y Gestión Financiera que permita confrontar la consistencia y confiabilidad de la información, así como de los métodos y procedimientos.

2. Coadyuvar en la formulación de políticas, planes y programas del área contable y financiera de acuerdo con los lineamientos de la Dirección Distrital de Contabilidad.

3. Adelantar dentro de las funciones propias de la Dirección Distrital de Contabilidad y en lo de su competencia, las gestiones necesarias para alcanzar el oportuno cumplimiento de los planes y proyectos como elementos básicos de su gestión.

4. Propender por la capacitación y asesoría en los aspectos inherentes al desarrollo del área, a nivel de las entidades del Distrito Capital.

5. Fijar y determinar el alcance requerido para el conocimiento práctico de las cualidades de la información financiera y normas que rigen para su manejo y aplicación en Distrito Capital.

6. Establecer y diseñar los criterios, métodos, instrumentos y procedimientos para la realización del análisis financiero de las Finanzas Distritales.

7. Realizar estudios que permitan establecer estrategias de control gerencial, de gestión de resultados aplicables a las Entidades Distritales enmarcadas dentro de las reglamentaciones vigentes.

8. Organizar un centro de normas y procedimientos y dirigir el diseño y desarrollo de los flujos de información que lo alimentan, de tal manera que sea una herramienta adecuada para el seguimiento, análisis y evaluación de la gestión financiera de las entidades involucradas.

9. Estudiar y divulgar los efectos económicos de políticas estatales o internacionales que incidan en el desarrollo financiero del Distrito Capital y sus Entidades.

    

10. Propender por el realce y la importancia de la información contable y financiera en los procesos de planeación, evaluación, gestión y toma de decisiones en las entidades del Distrito Capital.

11. Las demás que por norma legal le correspondan y se le asignen.

Artículo 11º.- La Jefatura Control de Bienes ejercen las siguientes funciones:

1. Fijar las pautas para el registro y actualización del inventario de los bienes inmuebles del Distrito Capital.

2. Propender por que la gestión de la Administración Distrital disponga de mecanismos ágiles en el manejo de bienes y obtenga resultados que se ajusten a sus planes, programas y proyectos y se realicen de acuerdo con las normas que le sean aplicables.

3. Establecer los métodos y procedimientos para el proceso de ingreso y salida de los bienes, puntualizando sobre los soportes legales que deben tenerse en cuenta en cada una de las etapas, según los orígenes que los motiven y el destino de ellos.

4. Determinar los lineamientos a desarrollarse al cada una de las Entidades Distritales en los aspectos relacionados con la adquisición, manejo, uso, salvaguarda y responsabilidades, por pérdidas en la custodia y control de los bienes.

5. Establecer los métodos y procedimientos para las comprobaciones físicas y periódicas que las Entidades Distritales deben realizar para el adecuado control de sus bienes.

6. Diseñar, determinar e implementar los procedimientos y normas que permitan el control financiero de los Bienes Distritales.

7. Determinar los mecanismos tendientes a efectuar la consolidación e inclusión de la totalidad de los bienes con el fin de garantizar un alto grado de confiabilidad en su registro y presentación dentro de los Estados Financieros del Distrito Capital.

8. Velar por el cumplimiento de las disposiciones legales administrativas y fiscales en asuntos contables - financieros referentes al manejo de inventarios.

9. Las demás que por norma legal le correspondan y se le asignen.

Artículo 12º.- La Jefatura Normas y Procedimientos ejercerá las siguientes funciones:

1. Servir de apoyo técnico y jurídico a la Dirección y sus Subdirecciones en los diferentes aspectos de su competencia.

2. Organizar un centro de normas y procedimientos y dirigir el diseño y desarrollo de los flujos de información que lo alimentan, de tal manera que sea una herramienta adecuada para el seguimiento, análisis y evaluación de la Gestión Financiera de las Entidades involucradas.

3. Establecer las pautas y lineamientos necesarios para la correcta y eficiente aplicación de las disposiciones, procedimientos y demás reglamentaciones para el manejo de la información financiera.

4. Coadyuvar en la formulación y desarrollo de políticas, planes y programas del área contable y financiera de acuerdo con los proyectos y procedimientos de la Dirección Distrital de Contabilidad y velar por su oportuno cumplimiento.

5. Proponer e implantar los procedimientos e instrumentos requeridos para obtener la calidad en el manejo de la información contable y financiera

6. Propender por la capacitación y asesoría en los aspectos contables y financieros a nivel de las Entidades Distritales.

7. Estudiar, divulgar y asesorar en lo referente a los efectos económicos que incidan en el desarrollo financiero del Distrito Capital y sus Entidades como consecuencia de la implementación de las políticas estatales o internacionales.

8. Mantener actualizado el Manual de Contabilidad Financiera y los Manuales de Procedimientos y velar por su divulgación y aplicación.

9. Las demás que por norma legal le correspondan y se le asignen.

Artículo 13º.- La Jefatura Auditoria Financiera ejercerá las siguientes funciones:

1. Programar y realizar visitas de Auditoria Financiera a las diferentes Entidades como instrumento de apoyo en la solución de la problemática contable.

2. Rendir los Informes respectivos y proponer las recomendaciones y correctivos pertinentes con el fin de obtener información financiera confiable oportuna.

3. Verificar la correcta aplicación de las normas, lineamientos, procedimientos y demás disposiciones para el manejo de la información financiera y contable.

4. Coordinar y evaluar permanentemente las situaciones contables derivadas de los hechos económicos registrados por las Entidades Distritales, estableciendo los mecanismos para la resolución de las inquietudes presentadas por las Entidades.

5. Evaluar los sistemas de control interno a nivel contable sugerir los cambios o modificaciones a que haya lugar con el fin de promover la eficiencia y eficacia en la gestión de las Entidades.

    

6. Las demás que por norma legal le correspondan y se le asignen.

Artículo 14º.- Suprimir de la planta de personal de la Jefatura de Contabilidad - Dirección Distrital de Presupuesto - Secretaría de Hacienda los siguientes cargos:

Artículo 15º.- Crear los siguientes cargos en la Planta de la Dirección Distrital de Contabilidad:

Artículo 16º.- La planta de definitiva y global de la Dirección Distrital de Contabilidad será la siguiente:

Artículo 17º.- Dentro de los treinta (30) días siguientes a la vigencia del presente Decreto, la Secretaría de Hacienda, incorporará de acuerdo con sus necesidades, los funcionarios en la nueva planta.

Los funcionarios que se reclasifiquen e incorporen en la Planta de Personal de la Dirección Distrital de Contabilidad como consecuencia del presente Decreto continuarán gozando de las prestaciones que se les venían reconociendo y pagando de acuerdo con lo señalado en el artículo l del Decreto 808 de 1994.

Artículo 18º.- Los servidores públicos que se incorporen por efecto de este Decreto deben posesionarse previo el cumplimiento de los requisitos exigidos para el cargo.

Artículo 19º.- La Contabilidad Financiera del Distrito Capital se llevará con Sujeción a las normas contables que determine el Contador General de Santa Fe de Bogotá, D.C., de acuerdo con las disposiciones distritales y las que sobre la materia se prescriban a nivel nacional y sean aplicables al Distrito Capital.

El Sistema de Contabilidad Distrital debe reflejar en todo momento la situación financiera de la Administración y sus Entidades, su disponibilidad y recursos, las obligaciones y compromisos de todo orden relacionado con el ejercicio de la administración, servicio de la deuda pública interna y externa y los demás factores que constituyan acreencias ,derechos del Distrito Capital.

Artículo 20º.- La Dirección Distrital de Contabilidad velará porque en cada una de las dependencias de la Administración Central, Establecimientos Públicos, Empresas Industriales y Comerciales, Empresas de Servicios Públicos, Fondos Rotatorios, Fondos de Desarrollo Local, Unidades Especiales y Organismos de Control Distrital exista un Contador Público Titulado quien será responsable de la contabilidad financiera y patrimonial.

Artículo 21º.- La Dirección Distrital de Contabilidad coordinará y dispondrá de los mecanismos necesarios para la publicación, circularización y comunicación de los Estados Financieros del Distrito Capital.

Artículo 22º.- La Dirección Distrital de Contabilidad reglamentará los procedimientos a seguir para el reporte de la Información por parte de las Entidades; así como las acciones coactivas a aplicar en el evento de incumplimiento de las disposiciones emanadas en tal sentido.

Artículo 23º.- El presente Decreto rige a partir de la fecha de su publicación y deroga todas las disposiciones que le sean contrarias.

Comuníquese, publíquese y cúmplase.

Dado en Santa Fe de Bogotá, D.C., a 5 de marzo de 1996.

El Alcalde Mayor, ANTANA MOCKUS SIVICKAS. La Secretaria de Hacienda, CARMENZA SALDIAS BARRENECHE. La Directora del Departamento Administrativo del Estado Civil, SONIA VANIN NIETO.