RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

Que la Ley 446 de 1998 establece que en las entidades y organismos de derecho público del orden Nacional, Departamental, Distrital y Municipal, así como en los entes descentralizados en todos los niveles, deberá integrarse un Comité de Conciliación, conformado por funcionarios del nivel directivo.

Que en el Decreto Nacional 1214 de 2000 se prevén las funciones de los Comités de Conciliación, al igual que unas normas orgánicas respecto de su conformación.

Que el numeral 9º del artículo 5º del Decreto Nacional 1214 de 2000 dispone que es función del Comité de Conciliación darse su propio reglamento.

Que mediante la Resolución N° 130 del 30 de enero de 2004, el Secretario de Hacienda integró el Comité de Conciliación de la Secretaría de Hacienda y dictó otras disposiciones.

Que el Comité de Conciliación de la Secretaría de Hacienda en sesión del 22 de abril de 2004, aprobó el Reglamento Interno del Comité.

Que el Secretario Distrital de Hacienda mediante Resolución No. SDH-000059 del 23 de febrero de 2007 dictó disposiciones relativas al funcionamiento del Comité y entre otros, ordenó al Comité de Conciliación actualizar su reglamento interno.

Que el Secretario Distrital de Hacienda profirió la Resolución No. 000098 del 22 de marzo de 2007, por la cual modificó la Resolución No. SDH-000059 del 23 de febrero de 2007 en lo que respecta a las fechas de convocatoria de las sesiones ordinarias del Comité.

En mérito de lo expuesto, y para el normal funcionamiento y toma de decisiones, los miembros del Comité de Conciliación de la Secretaría Distrital de Hacienda, ACUERDAN expedir el siguiente reglamento interno:

ARTICULO 1º. Principios Rectores. Los miembros del Comité de Conciliación de la Secretaría Distrital de Hacienda y los servidores públicos que intervengan en sus sesiones, en calidad de invitados, obrarán inspirados en los principios de la legalidad, igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad e imparcialidad y tendrán como propósito fundamental proteger los intereses de la entidad y el patrimonio público.

ARTÍCULO 2º . Funciones del Comité de Conciliación: El Comité de Conciliación de la Secretaría Distrital de Hacienda, ejercerá las siguientes funciones:

1. Formular y ejecutar políticas de prevención del daño antijurídico.

2. Diseñar las políticas generales que orientarán la defensa de los intereses de la entidad.

3. Estudiar y evaluar los procesos que cursen o hayan cursado en contra de la entidad, para determinar las causas generadoras de los conflictos; el índice de condenas; los tipos de daño por los cuales resulte demandado o condenado; y las deficiencias en las actuaciones procesales por parte de los apoderados, con el objeto de proponer correctivos.

4. Fijar directrices institucionales para la aplicación de los mecanismos de arreglo directo, tales como la transacción y la conciliación.

5. Determinar la procedencia o improcedencia de la conciliación y señalar la posición institucional que fije los parámetros dentro de los cuales el representante legal o el apoderado actuará en las audiencias de conciliación.

6. Evaluar los procesos que hayan sido fallados en contra de la entidad, con el fin de determinar la procedencia de la acción de repetición.

7. Definir los criterios para la selección de abogados externos que garanticen su idoneidad para la defensa de los intereses públicos.

8. Solicitar los informes del segimiento de los procesos judiciales en los que la entidad haga parte o tenga interes.

9. Designar al funcionario que ejercerá la Secretaría Técnica del Comité.

10. Realizar los estudios pertinentes para determinar la procedencia de la acción de repetición en los casos que deben ser remitidos por el respectivo ordenador del gasto, al día siguiente del pago total de una condena, de una conciliación o de cualquier otro crédito surgido por concepto de la responsabilidad patrimonial de la Secretaría Distrital de Hacienda, junto al acto administrativo y sus antecedentes.

11. Adoptar en un término no superior a tres (3) meses, la decisión motivada sobre la procedencia de iniciar o no el proceso de repetición.

12. Dictar su propio reglamento.

ARTICULO 3º. Miembros permanentes, invitados permanentes u ocasionales, del Comité de Conciliación. El Comité de Conciliación está conformado por los siguientes funcionarios, quienes concurrirán con voz y voto y serán sus miembros:

El Secretario Distrital de Hacienda o su delegado, quien presidira las sesiones.

El Director de Gestión Corporativa

El Director Jurídico

El Director Distrital de Presupuesto.

El Director Distrital de Crédito Público.

Asimismo, serán invitados permanentes, con derecho a voz pero sin voto, los siguientes funcionarios:

El Jefe de la Oficina Asesora de Control Interno o quien haga sus veces,

El Subdirector de Gestión Judicial

El Secretario Técnico del Comité.

El Secretario Técnico del Comité invitará a sus sesiones a un funcionario de la Dirección de Defensa Judicial de la Nación del Ministerio del Interior y de Justicia.

PARÁGRAFO 1º. Obligatoriedad. La asistencia al Comité de Conciliación es obligatoria y no es delegable, excepto para el caso del Jefe de la Entidad, quien la ha delegado mediante Resolución SDH-000059 del 23 de febrero de 2007.

ARTICULO 4º. Imparcialidad y autonomía en la adopción de decisiones. A efecto de garantizar el principio de imparcialidad y la autonomía en la adopción de sus decisiones, a los miembros del Comité les serán aplicables las causales de impedimento y recusación previstas en el ordenamiento jurídico, especialmente las estatuidas en el artículo 30 del Código Contencioso Administrativo y el artículo 150 del Código de Procedimiento Civil, el artículo 40 de Ley 734 de 2002, entre otras, las siguientes:

1. Cuando el miembro tenga interés particular y directo en la regulación, gestión, control o decisión, o lo tuviere su cónyuge, compañero o compañera permanente, o algunos de sus parientes dentro del cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil, o su socio o socios de hecho o de derecho.

2. Cuando el interés general, propio de la función pública, entre en conflicto con un interés particular y directo del servidor público.

3. Haber hecho parte de listas de candidatos a cuerpos colegiados de elección popular inscritas o integradas también por el miembro del Comité o las partes del proceso.

4. Haber sido recomendado por el miembro del Comité o las partes del proceso para llegar al cargo que ocupa el funcionario, o haber sido designado por éste como referencia con el mismo fin.

5. Tener el miembro del Comité, su cónyuge o compañero o alguno de sus parientes dentro del cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil, interés directo o indirecto en el proceso.

6. Haber conocido del proceso en instancia anterior, el miembro o compañero, su cónyuge o alguno de sus parientes indicados en el numeral precedente.

7. Ser el miembro del Comité, cónyuge, compañero o pariente de alguna de las partes o de su representante o apoderado, dentro del cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil.

8. Haber sido el miembro del Comité, su cónyuge o alguno de sus parientes indicados, guardador de cualquiera de las partes.

9. Existir pleito pendiente entre el miembro del Comité, su cónyuge o alguno de sus parientes indicados en el numeral 7, con cualquiera de las partes, su representante o apoderado.

10. Haber formulado alguna de las partes, su representante o apoderado, denuncia penal contra el miembro del Comité, su cónyuge, o pariente en primer grado de consanguinidad, antes de iniciarse el proceso, o después, siempre que la denuncia se refiera a hechos ajenos al proceso o a la ejecución de la sentencia, y que el denunciado se halle vinculado a la investigación penal.

11. Haber formulado el miembro del Comité, su cónyuge o pariente en primer grado de consanguinidad, denuncia penal contra una de las partes o su representante o apoderado, o estar aquéllos legitimados para intervenir como parte civil en el respectivo proceso penal.

12. Existir enemistad grave por hechos ajenos al proceso, o a la ejecución de la sentencia, o amistad íntima entre el miembro del Comité y alguna de las partes, su representante o apoderado.

13. Ser el miembro del Comité, su cónyuge o alguno de sus parientes en segundo grado de consanguinidad, primero de afinidad o primero civil, acreedor o deudor de alguna de las partes, su representante o apoderado, salvo cuando se trate de persona de derecho público, establecimiento de crédito o sociedad anónima.

14. Ser el miembro del Comité, su cónyuge o alguno de sus parientes indicados en el numeral anterior, socio de alguna de las partes o su representante o apoderado en sociedad de personas.

15. Haber dado el miembro del Comité consejo o concepto sobre las cuestiones materia del proceso, o haber intervenido en éste como apoderado, agente del Ministerio Público, perito o testigo.

16. Ser el miembro del Comité, su cónyuge o alguno de sus parientes indicados en el numeral 7, heredero o legatario de alguna de las partes, antes de la iniciación del proceso.

17. Tener el miembro del Comité, su cónyuge o alguno de sus parientes en segundo grado de consanguinidad o primero civil, pleito pendiente en que se controvierta la misma cuestión jurídica que él debe fallar.

ARTICULO 5º. Trámite de impedimentos y recusaciones. Si alguno de los miembros del Comité de Conciliación se encuentra incurso en alguna de las causales de impedimento citadas en el artículo anterior, deberá informarlo al Comité previo a comenzar la deliberación de los asuntos sometidos a su consideración; los demás miembros del Comité decidirán sobre si procede o no el impedimento y de ello se dejará constancia en la respectiva acta.

De igual manera, los miembros del Comité podrán ser recusados, caso en el cual se dará a la recusación el mismo trámite del impedimento.

Si se admitiere la causal de impedimento o recusación y no existe quórum para deliberar o tomar la decisión, el Presidente del Comité designará un miembro ad hoc que reemplace al que se ha declarado impedido o recusado.

ARTICULO 6º. Sesiones. El Comité de Conciliación se reunirá de manera ordinaria, de conformidad con lo establecido en la resolución respectiva, en la Sala de Juntas de la Subsecretaria de Hacienda o en el lugar indicado en la citación respectiva.

El Comité se reunirá extraordinariamente cuando las necesidades del servicio lo requieran, o cuando lo estime conveniente su Presidente, el Director Jurídico, el Jefe de la Oficina de Control Interno o quien haga sus veces, o al menos dos (2) de sus miembros permanentes, previa convocatoria que con tal propósito formule la Secretaría Técnica, en los términos señalados en este reglamento.

Si por alguna circunstancia fuere necesario suspender la sesión, la misma deberá continuarse a más tardar dentro de los tres (3) días hábiles siguientes, sin más citación que la que se efectúe dentro de la sesión.

ARTÍCULO 7º. Quórum deliberatorio y adopción de decisiones. El Comité deliberará con mínimo tres (3) de sus miembros permanentes, podrá entrar a decidir con mínimo tres (3) de sus miembros permanentes, y adoptará las decisiones por mayoría simple.

ARTÍCULO 8º. Salvamento y aclaración de votos. Los miembros del Comité que se aparten de las decisiones adoptadas por la mayoría de sus miembros deberán expresar las razones que motivan su disenso, de las cuales dejará constancia en la respectiva acta.

ARTICULO 9º. Convocatoria. El Secretario Técnico del Comité procederá a convocar a los miembros del Comité de Conciliación con al menos tres (3) días de anticipación, indicando día, hora y lugar de la reunión y el respectivo Orden del Día.

Asimismo, extenderá la invitación a los funcionarios o personas cuya presencia se considere necesaria para debatir los temas puestos a consideración de los miembros del Comité, sin perjuicio de lo previsto en los parágrafos primero y segundo del artículo tercero del Decreto 1214 de 2000.

Con la convocatoria, se deberán remitir a cada miembro del Comité las fichas técnicas, ayudas de memorias o conceptos que efectúe el abogado a quien corresponda la presentación del caso o tema puesto a consideración en el Orden del Día del Comité.

ARTICULO 10º. Formalidad de la convocatoria. Los miembros del Comité de Conciliación podrán abstenerse de recibir la citación cuando no esté acompañada de las fichas técnicas, ayudas de memoria o conceptos de que trata el artículo anterior.

ARTÍCULO 11º. Inasistencia a las sesiones. Cuando alguno de los miembros del Comité no pueda asistir a una sesión deberá comunicarlo por escrito, enviando a la Secretaría Técnica la correspondiente excusa, con la indicación de las razones de su inasistencia, a más tardar el día hábil anterior a la respectiva sesión o haciendo llegar a la sesión del Comité, el escrito que contenga la justificación.

En la correspondiente acta de cada sesión del Comité, el Secretario Técnico dejará constancia de la asistencia de los miembros e invitados, y en caso de inasistencia así lo señalará indicando si se presentó en forma oportuna la justificación.

ARTÍCULO 12º. Desarrollo de las sesiones. En el día y hora señalados, el Presidente del Comité instalará la sesión.

A continuación, el Secretario Técnico del Comité informará al Presidente sobre la extensión de las invitaciones a la sesión, las justificaciones presentadas por inasistencia, verificará el quórum y dará lectura al orden del día propuesto, el cual será sometido a consideración y aprobación del Comité por parte del Presidente.

Los apoderados harán una presentación verbal sobre los antecedentes del caso particular y entregaran su concepto escrito al Comité y absolverán las dudas e inquietudes que se le formulen.

Una vez se haya surtido la intervención del apoderado de la entidad, los miembros y asistentes al Comité deliberarán sobre el asunto sometido a su consideración y adoptarán las determinaciones que estimen oportunas, las cuales serán de obligatorio cumplimiento para los apoderados de la entidad.

Una vez se haya efectuado la deliberación, el Secretario Técnico procederá a preguntar a cada una de los miembros el sentido de su voto.

ARTICULO 13º. Las fichas técnicas en materia de conciliación. El abogado que tenga a cargo la representación del asunto materia de conciliación judicial o prejudicial deberá presentar el caso ante los miembros del Comité de Conciliación a través de fichas técnicas de conciliación que para el efecto registre en el Sistema de Información de Procesos Judiciales, con base en las cuales se pronunciará el Comité. Esta ficha debe ser avalada en cuanto a su fondo y su forma por el Subdirector de Gestión Judicial.

La veracidad y fidelidad de los hechos consignados en las fichas serán responsabilidad del abogado que la elabore.

ARTICULO 14º. Las fichas técnicas en materia de repetición. El abogado que tenga a cargo el estudio de procedencia de la acción de repetición, deberá presentar el caso ante los miembros del Comité de Conciliación a través de fichas técnicas de repetición que para el efecto registre en el Sistema de Información de Procesos Judiciales, con base en las cuales se pronunciará el Comité. Esta ficha debe ser avalada en cuanto a su fondo y su forma por el Subdirector de Gestión Judicial.

La veracidad y fidelidad de los hechos consignados en las fichas serán responsabilidad del abogado que elabore la correspondiente ficha.

ARTICULO 15º. Informes sobre el estudio de procedencia de llamamientos en garantía. Conforme a lo dispuesto en el artículo 19 de la Ley 678 de 2001, en armonía con el Decreto Nacional 1214 del 2000, los apoderados de la Secretaría Distrital de Hacienda, D.C., deberán estudiar la procedencia del llamamiento en garantía para fines de repetición en los procesos judiciales de responsabilidad patrimonial.

De no ser viable el llamamiento, deberán justificarlo por escrito ante el Subdirector de Gestión Judicial, quien presentará un informe al Comité de Conciliación.

Para los efectos antes indicados, los informes deberán satisfacer los requisitos de forma y de contenido mínimo que se desarrollen a través del instructivo que imparta la Subdirección de Gestión Judicial.

ARTICULO 16º. Informes de gestión del Comité de Conciliación. Con el propósito de dar cumplimiento al artículo 6 numeral 3 del Decreto Nacional 1214 de 2000, el Secretario Técnico del Comité presentará cada seis (6) meses un informe de la gestión del Comité y de la ejecución de sus decisiones.

El informe deberá contener una relación de las sesiones del Comité indicando la fecha, el número de acta, los asuntos estudiados, la decisión del Comité, el valor conciliado o aprobado para demandar en repetición y la ejecución o desarrollo de la audiencia indicando si fue o no aprobado el acuerdo conciliatorio.

Adicionalmente y según lo dispone el artículo 5º del Decreto 1214 de 2000, se relacionarán las actividades que ha ejecutado el Comité respecto de la prevención del daño antijurídico, mejoramiento y correctivos a la defensa de los intereses litigiosos de la entidad. En este sentido, podrán relacionarse las circulares, oficios, directivas y en general todos aquellos documentos que contengan tales directrices.

Para la presentación del informe de gestión del Comité, el Secretario Técnico del mismo deberá diligenciar el formato elaborado al efecto por la Dirección de Defensa Judicial de la Nación del Ministerio del Interior y de Justicia.

ARTICULO 17º. Secretaría Técnica. La Secretaría Técnica del Comité será ejercida por el profesional del derecho de la Dirección Jurídica que designe el Comité, quien tendrá a su cargo las siguientes funciones:

1. Elaborar las actas de cada sesión del Comité.

2. Verificar el cumplimiento de las decisiones adoptadas por el Comité.

3. Preparar un informe de la gestión del Comité y de la ejecución de sus decisiones, que será entregado al representante legal del ente y a los miembros del Comité cada seis (6) meses. Una copia del mismo será remitida a la Dirección de Defensa Judicial de la Nación del Ministerio de Justicia y del Derecho.

4. Proyectar y someter a consideración del Comité la información que éste requiera para la formulación y diseño de políticas de prevención del daño antijurídico y de defensa de los intereses del ente.

5. Verificar que las fichas técnicas que se someterán a consideración del Comité cumplan con los lineamientos y directrices señaladas en el Capítulo anterior.

6. Coordinar el archivo y control de las actas del comité así como la introducción de esta información en el Sistema de Información de Procesos Judiciales SIPROJ.

7. Las demás que le sean asignadas por el Comité.

ARTÍCULO 18º. Elaboración de Actas. Las actas serán elaboradas por el Secretario Técnico del Comité, quien deberá dejar constancia en ellas de las deliberaciones de los asistentes y las decisiones adoptadas por los miembros permanentes.

Las fichas técnicas y todos los soportes documentales presentados para su estudio en la sesión son parte integral de las respectivas actas.

ARTÍCULO 19º. Trámite de aprobación de Actas. El Secretario Técnico deberá remitir a cada uno de los miembros asistentes a la respectiva sesión, el proyecto de acta, por escrito o por correo electrónico, dentro de los 5 días hábiles siguientes a su celebración, con el objeto de que aquellos remitan sus observaciones, dentro de los 3 días hábiles siguientes al recibo del proyecto.

Si dentro de este término el Secretario Técnico no recibe comentarios u observaciones al proyecto de acta, se entenderá que no existen objeciones y que el proyecto es aceptado.

Recibidas las respectivas observaciones, se elaborará el acta definitiva, la cual será enviada por el Secretario Técnico a los miembros del Comité, por escrito o por correo electrónico, dentro de los 2 días hábiles siguientes.

Las actas serán firmadas por el Presidente y el Secretario Técnico, previa aprobación de todos los miembros permanentes.

ARTÍCULO 20º. Archivos del Comité de Conciliación y de su Secretaría Técnica. El archivo del Comité de Conciliación reposará en el archivo centralizado de Gestión de la Dirección Jurídica.

Para la consulta de tales documentos, los interesados deberán solicitar autorización al Secretario Técnico, el cual dará las instrucciones respectivas al funcionario responsable del archivo, quien deberá garantizar que los documentos sean devueltos íntegramente.

Las solicitudes de copias auténticas de las actas y la expedición de certificaciones sobre las mismas serán tramitadas por el Secretario Técnico del Comité.

ARTÍCULO 21º. Verificación del cumplimiento de las decisiones adoptadas por el Comité. Corresponde al Secretario Técnico del Comité de Conciliación verificar el cumplimiento de las decisiones adoptadas por el Comité.

El Subdirector de Gestión Judicial presentará al Comité en cada sesión un informe sobre el estado procesal de las acciones de repetición iniciadas y un informe sobre el comportamiento de los procesos en los que la entidad sea parte o tenga interés.

ARTICULO 22º. Asistencia de apoderados de la entidad a las audiencias. Es obligatoria la asistencia del apoderado de la entidad a las respectivas audiencias, con el objeto de exponer los motivos por los cuales los miembros del Comité consideraron viable o no el acuerdo conciliatorio, y deberán dejar constancia en el acta de la audiencia de las razones de hecho y derecho expresadas por el Comité de Conciliación.

ARTÍCULO 23. Prevención del daño antijurídico y políticas para la defensa judicial de la Secretaría Distrital de Hacienda. Sin perjuicio de las demás funciones encomendadas al Comité de Conciliación, éste deberá dedicar como mínimo dos sesiones en el año, con el objeto de proponer los correctivos que se estimen necesarios para prevenir la causación de los daños antijurídicos en que se ha visto condenado el organismo o en los procesos que haya decidido conciliar.

ARTICULO 24. Vigencia y Derogatorias. El presente reglamento regirá a partir de la fecha de aprobación por parte del Comité de Conciliación y deroga expresamente el anterior Reglamento aprobado el 22 de abril de 2004 y las demás disposiciones que le sean contrarias.

En constancia de aprobación se firma por los miembros del Comité a los 16 días del mes de abril de 2007.