RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

Que de conformidad con lo señalado en el artículo segundo del Acuerdo 4 de 1999, corresponde a TRANSMILENIO S.A., la gestión, organización y planeación del servicio de transporte público masivo urbano de pasajeros en el Distrito Capital y su área de influencia, bajo la modalidad de transporte terrestre automotor.

Que cumpliendo con lo ordenado en el parágrafo único del artículo 1º de la Ley 87 de 1993, se adoptó el Manual de Procedimientos de TRANSMILENIO S.A., según Resolución 078 de 2000.

Que siendo TRANSMILENIO S.A., el titular del Sistema y para el correcto funcionamiento del mismo, considera necesario actualizar el Manual de Procedimientos en lo que hace referencia a la actualización de cuatro (4) procedimientos, la actualización de dos (2) instructivos y la inclusión de dos (2) instructivos, con el objeto de ajustarlo a las nuevas necesidades y desarrollo del Sistema TransMilenio y fijar las directrices y lineamientos al Personal de la entidad y a los actores que intervienen en la Operación.

Que en mérito de lo expuesto,

ARTÍCULO PRIMERO: Modificar las Resoluciones 143 del 26 de Diciembre de 2000, 170 del 28 de Octubre de 2004, 199 del 7 de Diciembre de 2004 y 46 del 17 de Marzo de 2006, en lo que corresponde a:

I. La actualización de los siguientes procedimientos:

II. La actualización de los siguientes instructivos

III. La inclusión de los siguientes instructivos:

ARTÍCULO SEGUNDO: La presente Resolución rige a partir de su publicación en la Gaceta Distrital y deroga en su totalidad los procedimientos que le sean contrarios; los demás procedimientos no modificados con la presente resolución continúan vigentes.

1 OBJETO

2 ALCANCE

3 RESPONSABLE

4 DOCUMENTOS DE REFERENCIA

5 DEFINICIONES

6 CONTRATACIÓN DIRECTA CON PUBLICACIÓN EN LA PÁGINA WEB

7 CONTRATACIÓN DIRECTA SIN PUBLICACIÓN EN LA PÁGINA WEB

7.1 CONTRATOS HASTA EL 10% DE LA MENOR CUANTÍA

7.2 CONTRATOS, CONVENIOS INTERADMINISTRATIVOS Y OTROS CONVENIOS QUE IMPLIQUEN LA ORDENACIÓN DEL GASTO

8 TABLA DE FORMATOS

Este procedimiento tiene como objeto regular el proceso de contratación directa, bajo los parámetros del estatuto de contratación y sus decretos reglamentarios.

Este procedimiento cubre a todos los funcionarios de TRANSMILENIO S.A. que participan directa o indirectamente en las etapas precontractual, contractual y post contractual.

La responsabilidad por la elaboración, implementación y actualización de este procedimiento se define de la siguiente manera:

· Para el Procedimiento de Contratación Directa con publicación en la página web y Contratación directa sin publicación en la página web - Convenios Interadministrativos, el Profesional Universitario de Asuntos Legales de la Oficina Asesora Jurídica.

· Para el Procedimiento de Contratación Directa sin publicación en la página web - Contratos hasta el 10% de la menor cuantía, el Profesional de Apoyo Legal y Logístico de la Dirección Administrativa.

· CIRCULAR 046 DE 2004, DE LA SECRETARÍA GENERAL DE LA ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTÁ

· CÓDIGO CIVIL

· CÓDIGO DEL COMERCIO

· CONSTITUCIÓN POLÍTICA DE COLOMBIA

· DECRETO 1421 DE 1992

· ESTATUTO GENERAL DE CONTRATACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA ( LEY 80/93) Y SUS DECRETOS REGLAMENTARIOS

· DECRETO 2170 DE 30 DE SEPTIEMBRE DE 2002

· DECRETO 2434 DEL 18 DE JULIO 2006

· LEY 489 DE 1998, ARTICULO 11

· PROCEDIMIENTO P-S-AL-004 GUIA DE ELABORACIÓN DE PLIEGOS DE CONDICIONES Y TÉRMINOS DE REFERENCIA.

· PROCEDIMIENTO P-S-AL-005 GUÍA DE INTERVENTORÍA

· PROCEDIMIENTO P-S-AL-010 GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DE CONTRATOS

· PROCEDIMIENTO P-F-PR-002 EJECUCIÓN PRESUPUESTAL

· RESOLUCIÓN 038 DEL 2007, "Por la cual se delega al Jefe de la Oficina Asesora Jurídica de TRANSMILENIO S.A., la aprobación de las pólizas en los contratos que superen el diez por ciento (10%) de la menor cuantía".

· RESOLUCIÓN 039 DEL 2007, "Por medio de la cual se modifican las funciones contenidas en el Manual de Funciones y requisitos actualizado mediante las Resoluciones No. 048 de Marzo 17 de 2006 y 451 de Diciembre 22 de 2006, para algunos cargos de la planta de personal de TRANSMILENIO S.A.".

· Demás normas que regulan e inciden sobre la materia.

ADENDO: Documento a través del cual se modifica o aclaran las estipulaciones contenidas en los Términos de Referencia.

AUDIENCIA DE ACLARACIÓN DE TÉRMINOS: Evento mediante el cual cualquier interesado en la contratación podrá solicitar aclaraciones adicionales en cuanto a los contenidos referidos en los Términos de Referencia.

CATÁLOGO ÚNICO DE BIENES Y SERVICIOS (CUBS): Es la base de datos que registra los códigos de los diferentes bienes y servicios. Su objeto es codificar el universo posible de bienes y servicios que el Estado puede contratar. En el CUBS los bienes, servicios y obras que puede contratar el Estado están desagregados en orden descendente así: Tipo, Clase, Subclase, Grupo e Ítem.

CONTRATACIÓN DIRECTA: La contratación directa es una excepción al principio general establecido en el artículo 24 de la Ley 80 de 1993 en virtud del cual la escogencia del contratista se efectuará siempre a través de licitación o concurso públicos, salvo en los siguientes casos, entre otros, en los que se podrá contratar directamente:

* Menor cuantía

* Interadministrativos, con excepción del contrato de seguro;

* Para la prestación de servicios profesionales o para la ejecución de trabajos artísticos que sólo puedan encomendarse a determinadas personas naturales o jurídicas, o para el desarrollo directo de actividades científicas o tecnológicas;

* Arrendamiento o adquisición de inmuebles.

Para efectos de determinar la MENOR CUANTÍA, se tendrá en cuenta el presupuesto asignado a TRANSMILENIO S.A., tanto por funcionamiento como por inversión, para la respectiva vigencia fiscal, expresado en salarios mínimos.

COMPETENTE CONTRACTUAL: Directivo o Jefe de Oficina a quien el Gerente General ha delegado la competencia para celebrar contratos, en los términos del artículo 12 de la Ley 80 de 1993.

ESTUDIO DE MERCADO: El análisis de precios de mercado debe realizarse con base en el mercado real con el ánimo de determinar la cuantía del proceso y del contrato y como consecuencia evitar diferencias desmesuradas entre los costos de la contratación y los precios del mercado. El procedimiento es obligatorio y deben aplicarse principios y reglas propias del análisis económico para tener certeza de las condiciones económicas del objeto a contratar, el cual, en último será la base de la cuantía del proceso contractual.

En este estudio se debe analizar:

· Elementos determinantes de lugar, tiempo y modo: los gastos de transporte; el valor de la mano de obra y otros costos indirectos asociados a la ejecución del contrato.

· Época para la celebración del contrato: Condiciones de la oferta y la demanda.

· Tributos a que haya lugar por la ejecución del contrato ya sean nacionales ó regionales.

· Exigencias de las condiciones del contrato: Garantías, requisitos de calidad, forma de pago, las inscripciones en entidades adicionales (SICE).

· Condiciones del mercado cambiario, en el caso de bienes o servicios usualmente cotizados en divisas.

SIAF: Sistema de Información Administrativo y Financiero Integrado.

SICE: La Ley 598 del 18 de julio de 2000 creó el Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal, SICE, el Catálogo Único de Bienes y Servicios, CUBS, y el Registro Único de Precios de Referencia, RUPR, para la vigilancia de la gestión fiscal de la administración y de los particulares o entidades que manejan recursos públicos.

El SICE es un sistema de información que integra todos los aspectos relevantes del proceso de contratación estatal.

TÉRMINOS DE REFERENCIA: Documento en donde se consignan las exigencias y condiciones técnicas, económicas, humanas, tiempos de ejecución, financieras y jurídicas que se exigen a los proponentes y que reflejan la voluntad del organismo estatal, teniendo en cuenta el objeto y naturaleza del contrato respectivo. Son las reglas que debe seguir la entidad y los proponentes para la selección del contratista.

1 OBJETO

2 ALCANCE

3 RESPONSABLE

4 DOCUMENTOS DE REFERENCIA

5 DEFINICIONES

6 CONDICIONES GENERALES

7 DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTO

7.1 DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTO DISCIPLINARIO ORDINARIO

7.2 DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTO DISCIPLINARIO VERBAL

8 TABLA DE FORMATOS

9 ANEXOS

Definir las acciones a ejecutar en todas las instancias en un proceso disciplinario a los Servidores Públicos de TRANSMILENIO S.A.

Para conocimiento de todos los Servidores Públicos de TRANSMILENIO S.A. y aplicación del Gerente, Subgerente General y Profesional Comisionado para ejercer la función de la acción disciplinaria.

El responsable de la elaboración y mantenimiento del procedimiento es el Profesional Universitario de Control Interno Disciplinario.

· Tratados Internacionales sobre Derechos Humanos: Tratados de referencia de Consulta General.

· Convenios Internacionales de la OIT ratificados por Colombia: Consulta General

· Constitución Política de Colombia 1991 (artículos: 6, 26, 29, 31, 33, 83, 90, 91, 92, 121, 122) Referente a la aplicación de la ley en los procesos disciplinarios

Artículo 6.- "Los particulares sólo son responsables ante las autoridades por infringir la Constitución y las Leyes. Los servidores públicos lo son por la misma causa y por omisión o extralimitación en el ejercicio de sus funciones".

Artículo 26.- "Toda persona es libre de escoger profesión u oficio. La Ley podrá exigir títulos de idoneidad. Las autoridades competentes inspeccionarán y vigilarán el ejercicio de las profesiones".

Artículo 29.- "El debido proceso se aplicará a toda clase de actuaciones judiciales y administrativas".

Artículo 31.- Toda sentencia judicial podrá ser apelada o consultada, salvo las excepciones que consagre la ley. El superior no podrá agravar la pena impuesta cuando el condenado se apelante único.

Artículo 33.- Nadie podrá ser obligado a declarar contra sí mismo o contra su cónyuge, compañero permanente o parientes dentro del cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil.

Artículo 83.- "Las actuaciones de los particulares y de las autoridades públicas deberán ceñirse a los postulados de la buena fe, la cual se presumirá en todas las gestiones que aquellos adelanten ante éstas".

Artículo 90.- El Estado responderá patrimonialmente por los daños antijurídicos que le sean imputables, causados por la acción o la omisión de las autoridades públicas.

Artículo 91.- "En caso de infracción manifiesta de un precepto constitucional en detrimento de alguna persona, el mandato superior no se exime de responsabilidad al agente que lo ejecuta".

Art. 92.- "Cuando dispone que cualquier persona natural o jurídica podrá solicitar de la autoridad competente la aplicación de las sanciones penales o disciplinarias derivadas de las conductas de las autoridades públicas"

Artículo 121.- "Ninguna autoridad del Estado podrá establecer funciones distintas de las que le atribuyen la Constitución y la Ley"

Artículo 122.- Señala que los servidores públicos están al servicio del estado y la comunidad, siendo su principal deber el defender y cumplir la Constitución, luego los que le incumben en razón del cargo, cumplimiento que se hace bajo juramento.

· Ley 489 de 1998.- "Por la cual se dictan normas sobre organización y funcionamiento de las Entidades del orden nacional".

· Ley 734 de 2002 (artículo 66 al 73) Procedimiento disciplinario: aplicación, ejercicio, naturaleza, obligatoriedad de la acción disciplinaria y terminación del proceso disciplinario.

· Decreto Ley 1421 de 1993: "Por el cual se dicta el régimen especial para el Distrito Capital de Santa Fe de Bogotá.

Artículo 1º. Santa Fe de Bogotá, Distrito Capital. De conformidad con lo dispuesto en el artículo 322 de la Constitución Política, la ciudad de Santa Fe de Bogotá, Capital de la República y del departamento de Cundinamarca, se organiza como Distrito Capital y goza de autonomía para la gestión de sus intereses, dentro de los límites de la Constitución y la ley.

· Decreto 854 de 2001: "Por el cual se delegan funciones del Alcalde Mayor y se precisan atribuciones propias de algunos empleados de la Administración Distrital".

· Directiva 004 de 2002 del Alcalde Mayor: Adecua en el sector central de la Administración Distrital el control disciplinario interno a las normas establecidas en el nuevo Código Disciplinario Único y a las recomendaciones esbozadas en la Circular Conjunta DAFP - PGN No. 001 de abril 2 de 2002.

· Código Penal. (artículos 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 266, 269, 442)

ARTÍCULO 1o. DIGNIDAD HUMANA. El derecho penal tendrá como fundamento el respeto a la dignidad humana.

ARTÍCULO 2o. INTEGRACIÓN. Las normas y postulados que sobre derechos humanos se encuentren consignados en la Constitución Política, en los tratados y convenios internacionales ratificados por Colombia, harán parte integral de este código.

ARTÍCULO 3o. PRINCIPIOS DE LAS SANCIONES PENALES. La imposición de la pena o de la medida de seguridad responderá a los principios de necesidad, proporcionalidad y razonabilidad.

El principio de necesidad se entenderá en el marco de la prevención y conforme a las instituciones que la desarrollan.

ARTÍCULO 4o. FUNCIONES DE LA PENA. La pena cumplirá las funciones de prevención general, retribución justa, prevención especial, reinserción social y protección al condenado.

La prevención especial y la reinserción social operan en el momento de la ejecución de la pena de prisión.

ARTÍCULO 5o. FUNCIONES DE LA MEDIDA DE SEGURIDAD. En el momento de la ejecución de la medida de seguridad operan las funciones de protección, curación, tutela y rehabilitación.

ARTICULO 6o. LEGALIDAD. Nadie podrá ser juzgado sino conforme a las leyes preexistentes al acto que se le imputa, ante el juez o tribunal competente y con la observancia de la plenitud de las formas propias de cada juicio. La preexistencia de la norma también se aplica para el reenvío en materia de tipos penales en blanco.

La ley permisiva o favorable, aun cuando sea posterior se aplicará, sin excepción, de preferencia a la restrictiva o desfavorable. Ello también rige para los condenados.

La analogía sólo se aplicará en materias permisivas.

ARTICULO 7o. IGUALDAD. La ley penal se aplicará a las personas sin tener en cuenta consideraciones diferentes a las establecidas en ella. El funcionario judicial tendrá especial consideración cuando se trate de valorar el injusto, la culpabilidad y las consecuencias jurídicas del delito, en relación con las personas que se encuentren en las situaciones descritas en el inciso final del artículo 13 de la Constitución Política.

ARTICULO 8o. PROHIBICIÓN DE DOBLE INCRIMINACIÓN. A nadie se le podrá imputar más de una vez la misma conducta punible, cualquiera sea la denominación jurídica que se le dé o haya dado, salvo lo establecido en los instrumentos internacionales.

ARTÍCULO 266.- Deber de rendir testimonio.

ARTÍCULO 269.- Amonestación previa al juramento para rendir testimonio.

ARTÍCULO 442.- Falso Testimonio.

· Circular Conjunta DAFP - PGN 001 de 2002. El nuevo Código Disciplinario Único, Ley 734 de febrero 5 de 2002, en el numeral 32 del artículo 34, referente a los deberes de todo servidor público, y en el artículo 76, sobre el Control Disciplinario Interno, determina que toda entidad u organismo del Estado deberá implementar u organizar una unidad u oficina de control disciplinario interno, al más alto nivel jerárquico, encargada de adelantar la indagación preliminar, investigar y fallar en primera instancia los procesos disciplinarios contra los servidores públicos de la respectiva entidad, asegurando su autonomía e independencia y el principio de segunda instancia.

· Código Contencioso Administrativo: De consulta en general.

· Código de Procedimiento Civil: Código de referencia para su consulta General.

· Código de Procedimiento Penal.- Se consulta sobre la "Práctica del Interrogatorio

ACCIÓN: Derecho subjetivo público que tienen todos los ciudadanos para acudir ante las autoridades judiciales o administrativas para garantizar la preservación de un derecho.

ACCIÓN DISCIPLINARIA: Facultad que poseen la propia administración y todos los ciudadanos de acudir ante las autoridades competentes para que se adelanten las investigaciones y se impongan las sanciones legales, contra servidores públicos que cometan irregularidades en el desempeño de la función.

ACCIÓN DE REPETICIÓN: Acción contencioso administrativa que debe promover el Estado cuando haya sido condenado a reparar daños como consecuencia de la conducta dolosa o gravemente culposa de un agente suyo, para recuperar de su peculio el valor pagado. Esta acción se ha instituido para responsabilizar civilmente a los servidores públicos y a toda persona que actúa en nombre del Estado, por sus actuaciones; a la vez que para proteger el patrimonio público.

ACTO ADMINISTRATIVO: Declaración de voluntad realizada por la administración en el ejercicio de una potestad administrativa.

ACTUACIÓN ADMINISTRATIVA: Conjunto de decisiones y operaciones que emanan de las autoridades administrativas tendientes a cumplir los cometidos estatales, prestar satisfactoriamente los servicios públicos y hacer efectivos los derechos e intereses reconocidos a los administrados.

ACUERDOS: Normas emanadas de los Concejos Municipales o Distritales.

ADMINISTRACIÓN PÚBLICA: Actividad que se desarrolla en los organismos oficiales para el cumplimiento de los fines del Estado.

ALEGATO DE CONCLUSIÓN: Oportunidad procesal en la que el disciplinado o su apoderado le manifiestan al operador disciplinario sus apreciaciones acerca de la forma en que debe dictarse el fallo.

AMONESTACIÓN ESCRITA: Sanción aplicable a los servidores públicos que hayan incurrido en faltas leves culposas, consistente en un llamado de atención que se le hace por escrito y el cual deberá incorporarse en su hoja de vida. Constituye antecedente disciplinario.

ANTECEDENTES DISCIPLINARIOS: Sanciones disciplinarias ejecutoriadas que figuren en la hoja de vida del servidor público y en los organismos de control externo, que sirven de fundamento en procesos disciplinarios posteriores para graduar la sanción.

ANTIJURIDICIDAD: Realización de una conducta contraria a derecho, sin justificación.

APROBACIÓN PRESUPUESTAL: Partidas que aparecen en el presupuesto de gastos y señalan los topes máximos de gasto para ser ejecutados o comprometidos durante la vigencia anual correspondiente.

ARCHIVO DEFINITIVO: Decisión motivada que se adopta en cualquier etapa de la actuación disciplinaria, cuando aparezca plenamente demostrado que el hecho atribuido no existió, que la conducta no está prevista en la ley como falta disciplinaria, que el investigado no la cometió, que existe una causal de exclusión de responsabilidad o que la actuación no podía iniciarse o proseguirse.

ARTÍCULO: Cada una de las disposiciones numeradas de un tratado, Constitución Nacional, ley, reglamento o acto administrativo.

AUDIENCIA: Acto que se efectúa para conocer de determinadas personas, los argumentos a favor o en contra de decisiones que proyecten las autoridades.

AUTO DE APERTURA DE INVESTIGACIÓN: Providencia mediante la cual el operador disciplinario da inicio a la investigación formal del asunto. Requiere que se encuentre demostrado objetivamente el comportamiento presuntamente constitutivo de falta y su posible autor.

AUTO DE SUSTANCIACIÓN: Pronunciamiento que emite el operador disciplinario para impulsar el trámite de la actuación.

AUTO INTERLOCUTORIO: Pronunciamientos motivados que emite el operador disciplinario para definir cuestiones de fondo en la actuación.

AUTOR: Servidor público o particular en ejercicio de funciones públicas que comete la falta disciplinaria.

AUTORIDAD: Poder legítimo. Facultad para tomar decisiones de obligatorio cumplimiento.

BUENA FE: Obrar con la convicción de que con sus actos no se lesionan intereses de terceros.

CADUCIDAD DE LA ACCIÓN: Es el fenómeno que se presenta, cuando transcurrido el tiempo que la ley fija para el ejercicio de un derecho, éste se extingue, quedando el interesado impedido jurídicamente para reclamarlo.

CALUMNIA: Falsa imputación de un delito.

CAPACITACIÓN: Desarrollo del proceso intelectivo y de habilidades técnicas y operativas en alguna área del conocimiento.

CARGA DE LA PRUEBA: Obligación procesal a cargo del Estado, que le impone el deber de demostrar en el proceso la comisión de la falta disciplinaria y la responsabilidad del autor.

CASO FORTUITO: Se reputa fortuito el hecho causado por mero accidente, totalmente imprevisto, sin que medie dolo ni culpa del sujeto. Constituye causal de exclusión de la responsabilidad.

CELERIDAD: Rapidez y oportunidad con la que se deben realizan las diversas actuaciones administrativas. Implica la supresión de pasos, tiempos, movimientos, soportes, documentos, firmas, copias, etc., no indispensables.

COACCIÓN: Presión realizada por medio de violencia y sin estar legítimamente autorizado, tendiente a que un tercero realice conductas a las que no esta obligado u omita conductas a las que está obligado legalmente.

COBRO COACTIVO: Actividad administrativa encaminada a lograr el pago de las sanciones pecuniarias adeudadas al Estado.

CÓDIGO: Conjunto armónico y coherente de disposiciones sobre una materia, que se ordena en un solo cuerpo.

COMISIÓN: Orden y facultad que una autoridad da por escrito a otra para que realice alguna diligencia o practique alguna prueba.

COMPETENCIA: Presupuesto del proceso consistente en la cualidad de un órgano jurisdiccional que le permite o le exige conocer validamente de un tipo de asuntos y tener preferencia legal respecto de otros órganos jurisdiccionales, para conocer de un litigio o causa determinados.

COMPETENCIA A PREVENCIÓN: Factor que contribuye a determinar la competencia sobre un proceso específico, en el caso que este pueda ser conocido por distintas autoridades judiciales o administrativas.

COMPETENCIA PREFERENTE: Facultad otorgada a la Procuraduría General de la Nación y a las Personerías Municipales o Distritales, para desplazar a las Oficinas de Control Disciplinario Interno en el conocimiento de una actuación disciplinaria en cualquiera de las etapas.

COMUNICACIONES: Son aquellas que realiza el operador disciplinario a las partes para informar de las decisiones.

CONFESIÓN: Reconocimiento libre y voluntario que realiza el implicado de su responsabilidad como autor de la falta que se le imputa.

CONFLICTO DE COMPETENCIAS: Controversia surgida entre dos autoridades judiciales o administrativas, cuando ambas pretenden conocer o no del mismo asunto. Solamente se da entre autoridades de igual jerarquía.

CONFLICTO DE INTERESES: Se presenta cuando el servidor público deba actuar en asunto en el que tenga interés particular y directo en su regulación, gestión, control o decisión, o lo tuviere su cónyuge, compañero o compañera permanente o sus parientes dentro de cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil, o su socio o socios de hecho o de derecho. En este caso existe la obligación legal para el servidor de declararse impedido.

CONDUCENCIA: Es la idoneidad legal que tiene una prueba para demostrar determinado hecho. Supone la comparación entre el medio probatorio y la ley, a fin de saber si el hecho se puede demostrar en el proceso, con el empleo de ese medio probatorio.

CONSTITUCIÓN POLÍTICA: Conjunto de reglas fundamentales que rigen la organización y las relaciones de los poderes públicos, los derechos de los asociados y la manera como se concilian la autoridad y la libertad.

CONSULTA: Obligación del operador disciplinario de remitir la actuación al Superior para un nuevo examen cuando dispone la suspensión provisional del disciplinado.

CONTRATISTA: Persona que por contrato ejecuta una obra, suministra un bien o se encarga de un servicio para la administración o para un particular.

CONTRATO DE TRABAJO: Es aquel acuerdo de voluntades, en virtud del cual una persona, a cambio de remuneración, presta sus servicios por cuenta de otra, transfiriéndole su resultado. Forma de vinculación del trabajador oficial.

CONTRAVENCIÓN: Conducta punible que por no afectar bienes jurídicos de mayor entidad, no reviste la categoría de delito, y por ende merece tanto un procedimiento como una sanción, menos rígida.

CONTROL: Dispositivo que regula la acción de un mecanismo. Inspección, fiscalización, dominio.

CONTROL FISCAL: Función pública que tiene a su cargo la gestión fiscal de la administración y de los particulares o entidades que manejen fondos o bienes del Estado en todos sus ordenes y niveles. Es ejercido en forma posterior por la Contraloría General de la República y las Contralorías Departamentales y Municipales.

CONTROL INTERNO: Aquel que se realiza bajo responsabilidad de la misma entidad. Es un sistema de autocontrol institucional.

CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO: Potestad que ejercen las entidades y organismos del Estado para regular el comportamiento de los servidores públicos y de los particulares que ejercen funciones públicas y garantizar que las cumplan adecuadamente.

CONVENCIÓN COLECTIVA: Mecanismo por medio del cual uno o más empleadores y una o varias organizaciones sindicales o de trabajadores acuerdan las condiciones que han de gobernar los contratos individuales de trabajo.

COSA JUZGADA: Efecto propio de las sentencias en firme. Tiene la finalidad jurídica de que los hechos debatidos y definidos ante las autoridades competentes no puedan ser objeto de investigaciones o sanciones posteriores.

CULPA: Forma de incurrir en falta disciplinaria, por no actuar con el deber de cuidado exigido en una situación concreta.

CULPA GRAVE: Cuando se incurre en falta disciplinaria por inobservancia del cuidado necesario que cualquier persona del común imprime a sus actuaciones.

CULPA GRAVÍSIMA: Cuando se incurre en falta disciplinaria por ignorancia supina, desatención elemental o violación manifiesta de reglas de obligatorio cumplimiento.

CULPABILIDAD: Conforma el aspecto subjetivo de la infracción disciplinaria y se predica cuando en el comportamiento del agente concurren el dolo o la culpa.

DEBERES: Relación de obligaciones establecidas en el Código Disciplinario para los servidores públicos y particulares que ejerzan funciones públicas, encaminadas al efectivo cumplimiento de la función pública.

DEBIDO PROCESO: Sometimiento de las actuaciones de las autoridades judiciales y administrativas, a las formalidades preestablecidas por las normas jurídicas. Tiene como finalidad la protección de las garantías consignadas en la normatividad.

DECRETO: Forma que deben revestir las decisiones de las autoridades de la rama ejecutiva siempre que aprueben disposiciones de carácter general de rango inferior a la Ley.

DÉFICIT FISCAL: Se presenta al término del año, cuando el monto de los ingresos recaudados no gastados es insuficiente para atender el valor de los compromisos de pago legalmente adquiridos con cargo al mismo presupuesto. Si el resultado fuere contrario, es decir que sobraren recursos, se trataría de un superávit fiscal.

DELEGACIÓN DE FUNCIONES: Técnica de manejo administrativo, en virtud de la cual se produce el traslado de competencias de un órgano que es titular de las respectivas funciones a otro, para que sean ejercidas por este, bajo su responsabilidad, dentro de los términos y condiciones que fije la ley.

DELITO: Conducta humana gravemente lesiva de aquella parte fundamental del bien común requerida por la existencia misma de la sociedad, y para la cual se ha señalado como consecuencia jurídica la imposición de penas o medidas de seguridad.

DENUNCIA: Acto, oral o escrito por el cual cualquier persona declara el conocimiento que tiene acerca de la comisión de un delito.

DE OFICIO: Derecho y deber que le permite al Estado iniciar y adelantar la actuación disciplinaria por su propia iniciativa.

DERECHO: Conjunto de normas o reglas que rigen la actividad humana en la sociedad, cuya inobservancia esta sancionada.

DERECHO DE DEFENSA: Garantía del disciplinado, que le permite directamente o por intermedio de su abogado, solicitar, aportar y controvertir las pruebas que se aducen en su contra, desvirtuar los cargos que se le imputan e impugnar las decisiones que le sean desfavorables.

DERECHO DE PETICIÓN: Derecho constitucionalmente reconocido a todas las personas para formular solicitudes respetuosas ante entidades públicas o privadas y a obtener de ellas respuesta en los términos perentoriamente establecidos.

DERECHO DISCIPLINARIO: Conjunto de normas sustanciales y procesales en virtud de las cuales el Estado asegura la obediencia, la disciplina, la moralidad y la eficiencia de los servidores públicos, con miras a asegurar el buen funcionamiento de los diferentes servicios a su cargo.

DERECHO INTERNACIONAL HUMANITARIO: Normas relativas a la protección de las víctimas de los conflictos armados nacionales e internacionales.

DERECHOS HUMANOS: Derechos del individuo, naturales e innatos, que deben ser reconocidos y protegidos por el Estado.

DESCARGOS: Oportunidad procesal otorgada al disciplinado para que explique y justifique su conducta frente a las imputaciones que le formule el operador disciplinario.

DESCENTRALIZACIÓN: Traslado de asuntos que serían de conocimiento de la autoridad central, a las autoridades territoriales, o de la administración central a otras autoridades a quienes se confía el desempeño de labores especializadas, de tal suerte, que la decisión administrativa en los dos casos, no se adopta por la autoridad central, sino por un ente territorial o por la entidad prestadora del servicio o encargada del ejercicio de funciones administrativas.

DESCONCENTRACIÓN: Transferencia de potestades para la toma de decisiones a instancias o agencias que se encuentran subordinadas al ente central, sin que necesariamente, gocen de personería jurídica, ni presupuesto, ni reglamento administrativo propio; con el propósito de descongestionar la gran cantidad de tareas que corresponden a las autoridades administrativas y contribuir así a su rápido diligenciamiento.

DESISTIMIENTO: Declaración de voluntad del actor en el sentido de no proseguir con el proceso que se inició a su instancia. No opera en materia disciplinaria.

DESTITUCIÓN: Desvinculación del empleado, de la entidad y del servicio, a título de sanción y como consecuencia de la incursión en una falta gravísima. Es la máxima sanción administrativa aplicable cuando a esa decisión conduzca un proceso disciplinario. Va siempre acompañada de inhabilidad general.

DETERMINACIÓN O AUTORÍA INTELECTUAL: Es referida a la persona que quiere la realización del delito pero lo ejecuta a través de otra, a la que fuerza o induce a ejecutarlo materialmente.

DIGNIDAD HUMANA: Principio inherente al ser humano, que constituye un límite al ejercicio del poder punitivo del Estado que impide convertir al imputado en objeto de prueba y someterlo a tratos inhumanos, crueles o degradantes.

DOCUMENTOS: Cualquier cosa que siendo susceptible de ser percibida por la vista o el oído, o por ambos, sirve por si misma para ilustrar o comprobar, por vía de representación, la existencia de un hecho cualquiera.

DOLO: Forma de incurrir en falta disciplinaria consistente en el conocimiento del servidor público de los hechos constitutivos de la infracción y a pesar de lo cual quiere su realización.

DUDA RAZONABLE: Ausencia objetiva de certeza acerca de la responsabilidad del disciplinado, que surge tras el análisis probatorio y que no es posible obtener.

ECONOMÍA: Optimo aprovechamiento de los recursos asignados a una función administrativa.

EFECTO DEVOLUTIVO: Característica que ostenta el recurso de apelación interpuesto contra determinadas decisiones, según el cual el inferior no pierde competencia para proseguir el trámite del proceso.

EFECTO DIFERIDO: Característica predicable del recurso de apelación interpuesto contra determinadas decisiones, según el cual el inferior pierde competencia en los aspectos que dependen de la decisión del superior.

EFECTO SUSPENSIVO: Característica que ostenta el recurso de apelación interpuesto contra determinadas decisiones, según el cual el inferior pierde competencia para seguir conociendo del proceso y la decisión que haya adoptado no se cumple hasta tanto se pronuncie el superior sobre ella.

EFICACIA: Logro de resultados. Cumplimiento de metas y objetivos en la actividad administrativa, en términos de cantidad, calidad.

EFICIENCIA: Maximización en el empleo de los diferentes recursos a disposición de la entidad.

EJECUTORIEDAD: Principio según el cual, el destinatario de la ley disciplinaria cuya situación se haya decidido mediante fallo ejecutoriado o decisión que tenga la misma fuerza vinculante, proferidos por autoridad competente, no será sometido a nueva investigación y juzgamiento disciplinarios por el mismo hecho, aun cuando a este se le dé una denominación distinta.

ELECCIÓN: Método de designación del titular o titulares de un órgano, caracterizado por la pluralidad de los llamados a tomar parte en aquélla.

ESTADO: Comunidad organizada en un territorio definido, mediante un orden jurídico servido por un cuerpo de funcionarios determinado y garantizado por un poder jurídico, autónomo y centralizado que tiende a realizar el bien común, en el ámbito de esa comunidad.

ESTATUTO: Régimen jurídico que gobierna determinada actividad o ramo especializado, el cual puede estar integrado por normas de distintas leyes, decretos u otros textos jurídicos que guarden entre sí homogeneidad en relación con el área de que se trata.

ESTATUTO ORGÁNICO DE PRESUPUESTO: Ley de jerarquía orgánica que regula la programación, preparación, aprobación, modificación y ejecución del presupuesto de rentas y la ley de apropiaciones de la nación, de las entidades territoriales y de los entes administrativos de cualquier nivel administrativo y su coordinación con el Plan Nacional de Desarrollo.

EXPEDIENTE: Conjunto de todos los documentos correspondientes a un asunto o negocio. Serie ordenada de actuaciones procesales administrativas o judiciales.

EXTINCIÓN DE LA ACCIÓN: Forma de terminación del proceso que ocurre por la muerte del investigado o la prescripción de la acción disciplinaria.

FACTOR FUNCIONAL: Forma de distribución de las competencias entre los servidores públicos encargados del control disciplinario.

FACTOR DE CONEXIDAD: Permite conocer en una sola actuación varias faltas cometidas por un mismo servidor público. Igualmente determina la competencia del funcionario que debe conocer la investigación, cuando en la comisión de la falta han intervenido varios servidores públicos de una misma entidad, evento en el cual es competente el que por disposición legal tenga la atribución de juzgar al de mayor jerarquía.

FACTOR FUNCIONAL: Aspecto que determina la competencia del funcionario que debe conocer la investigación en razón de la calidad del disciplinado.

FACTOR TERRITORIAL: Aspecto que determina la competencia del funcionario que debe conocer la investigación en razón del territorio donde se cometió la falta.

FALLO: Decisión de fondo del asunto, que pone fin al proceso.

FALTA DISCIPLINARIA: La incursión en cualquiera de las conductas o comportamientos previstos en la Ley 734 de 2002, que conlleve incumplimiento de deberes, extralimitación en el ejercicio de derechos y funciones, prohibiciones y violación del régimen de inhabilidades, incompatibilidades, impedimentos y conflicto de intereses, sin estar amparado por cualquiera de las causales de exclusión de responsabilidad.

FAVORABILIDAD: Principio según el cual la disposición más benigna se aplica de preferencia a la restrictiva o desfavorable.

FISCALIA: Institución de la rama judicial que ejerce las funciones de investigación y acusación de los presuntos infractores ante los tribunales y juzgados competentes.

FUERO CONSTITUCIONAL: Garantía de que gozan determinados servidores públicos en virtud del cargo que ostentan, que les da la posibilidad de ser juzgados por funcionarios y a través de procedimientos especiales.

FUERZA PÚBLICA: Entidad conformada por las Fuerzas Militares y la Policía Nacional.

FUNCIÓN CORRECTIVA: Finalidad propia de la sanción disciplinaria encaminada a castigar los comportamientos de los servidores públicos que ofenden o colocan en peligro la función pública.

FUNCIÓN PREVENTIVA: Finalidad de la sanción disciplinaria consistente en disuadir al servidor público de incurrir en violación al Régimen Disciplinario mediante la amenaza de imponer sus consecuencias jurídicas.

FUNCIÓN PÚBLICA: Conjunto de tareas y de actividades que deben cumplir los diferentes órganos del Estado, con el fin de desarrollar sus funciones y cumplir sus cometidos, garantizando así la realización de sus fines.

GRADUACIÓN DE LA SANCIÓN: Valoración que el operador disciplinario efectúa para determinar la clase de sanción a imponer, así como su extensión.

IGNORANCIA SUPINA: La que procede de negligencia en aprender o averiguarlo que puede y debe saberse.

IMPEDIMIENTO: Causales taxativas señaladas en la ley que obligan al operador disciplinario a apartarse del conocimiento del asunto para asegurar la imparcialidad en su trámite.

IMPERTINENCIA: El proceso está constituido por los hechos que es necesario probar. La impertinencia se predica entonces de las pruebas que se refieren a hechos que no son materia del proceso.

INCOMPATIBILIDAD: Imposibilidad para el ejercicio simultaneo de dos actividades o cargos que puedan poner en entredicho la transparencia debida para el normal desarrollo de la actividad pública.

INDAGACIÓN PRELIMINAR: Etapa de la actuación disciplinaria que tiene como finalidad verificar la ocurrencia de la conducta, determinar si es constitutiva de falta disciplinaria o si se ha actuado al amparo de una causal de exclusión de la responsabilidad, e identificar o individualizar a su autor.

INDICIOS: Hechos de los cuales se infieren otros, que son los jurídicamente relevantes para la investigación.

INFORMANTE: Es el servidor público que al tener conocimiento de una conducta contraria al régimen disciplinario, cumple con el deber de ponerla en conocimiento del competente.

INHABILIDAD: Circunstancias expresadas en la Constitución o la ley que impiden o imposibilitan que una persona sea elegida o designada para un cargo público.

INHABILIDAD ESPECIAL: Sanción disciplinaria que se impone junto con la suspensión e implica la imposibilidad de ejercer la función pública.

INHABILIDAD GENERAL: Sanción disciplinaria que se impone junto con la destitución, que implica la imposibilidad de ejercer la función pública en cualquier cargo o función, por el término señalado en el fallo, y la exclusión del escalafón o carrera.

INHABILIDAD SOBREVINIENTE: Circunstancias determinadas en la Constitución y la ley que surgen con posterioridad al ejercicio de un cargo o función pública y que imposibilitan que se continúe desarrollando.

INHIBITORIO: Providencia que emite el operador disciplinario cuando la información o queja sea manifiestamente temeraria o se refiera a hechos disciplinariamente irrelevantes o de imposible ocurrencia o sean presentados de manera absolutamente inconcreta o difusa.

INIMPUTABILIDAD: Incapacidad o falta de madurez mental de una persona para entender la norma y actuar según ese entendimiento.

INJURIA: Toda expresión o acción ejecutada en deshonra, descrédito o menosprecio de otra persona.

INSPECCIÓN O VISITA ESPECIAL: Medio de prueba por medio de la cual el operador disciplinario puede comprobar el estado de lugares, los rastros y otros efectos materiales de utilidad para la investigación.

INTEGRACIÓN NORMATIVA: Principio según el cual es viable aplicar instituciones procesales propias de estatutos diferentes al Código Disciplinario Único en aquellos eventos en que el fenómeno no este regulado en éste, pero siempre y cuando no se opongan a su naturaleza y finalidad.

INTERVENTORÍA: Servicio de supervisión y control al cumplimiento del objeto y a la correcta destinación de los recursos públicos en el desarrollo de un contrato estatal. Esta labor puede ser asignada a un servidor público o a un particular.

INVESTIGADO: Persona a la que se le endilga la comisión de una falta disciplinaría y cuya responsabilidad es debatida en el proceso.

JUECES: Son los funcionarios de la rama judicial encargados de estudiar y decidir si procede o no, en derecho, dispensar las tutelas jurídicas debatidas en el proceso.

JURIDICCIÓN: Potestad que tiene el estado para administrar justicia en ejercicio de la soberanía de que es titular, mediante el conocimiento y decisión de las diferentes causas (civiles, penales, laborales, administrativas, etc.).

JURISDICCIÓN COACTIVA: Atribución asignada a las entidades de derecho público, tanto nacionales como territoriales, para hacer efectivas por sus propios medios las obligaciones legalmente causadas en su favor cuando los deudores las incumplieren. Procede igualmente contra las obligaciones exigibles a los funcionarios públicos.

JURISDICCIÓN DISCIPLINARIA: Atribución asignada a la Procuraduría General de la Nación, Personerías Municipales y Distritales y órganos de Control Interno Disciplinario de las diferentes entidades públicas, para investigar y sancionar a los servidores públicos en ejercicio de la función pública.

JUZGAMIENTO: Etapa del proceso disciplinario posterior al pliego de cargos.

LAUDO ARBITRAL: Decisión proferida por árbitros que dirimen una controversia susceptible de transacción.

LEGALIDAD: Principio consagrado en nuestro ordenamiento jurídico, en virtud del cual, solo se podrán adelantar investigaciones e imponer sanciones por conductas que previamente estén descritas como falta en la ley vigente al momento de su realización.

LEY: Norma expedida por el Congreso de la República en el ejercicio de su función legislativa, que tiene carácter general y obligatorio y cuya finalidad es desarrollar la Constitución Nacional.

LEY DISCIPLINARIA: Conjunto de normas que regulan el comportamiento oficial de los servidores públicos y particulares en ejercicio de funciones públicas.

LIBRE NOMBRAMIENTO Y REMOCIÓN: Capacidad discrecional del nominador para decidir sobre quien ha de desempeñar un cargo, teniendo siempre en cuenta el efectivo ejercicio de la función pública.

LICENCIA: Facultad legal que autoriza a un funcionario para separarse temporalmente del ejercicio de sus funciones por motivos taxativamente establecidos en la normatividad vigente y sin que se rompa el vinculo laboral con la entidad a la que pertenece.

LICITACIÓN PÚBLICA: Procedimiento público de selección objetiva del oferente, aplicable en los contratos estatales de mayor entidad.

LLAMAMIENTO EN GARANTÍA: Trámite mediante el cual en un proceso de responsabilidad patrimonial adelantado contra el Estado, se vincula al servidor público que pueda estar comprometido como responsable del daño o perjuicio por haber actuado de manera dolosa o gravemente culposa.

MANUAL DE FUNCIONES: Descripción de las funciones generales que corresponden a cada empleo y la determinación de los requisitos para su ejercicio.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS: Documento básico que describe la manera como se hace o se desarrolla una tarea, un proceso o una actividad de acuerdo al grado de dificultad, tiempos, movimientos, flujos de operación, controles y normatividad aplicable a cada caso en particular.

MIEDO INSUPERABLE: Causal de exclusión de la responsabilidad disciplinaria, originada en violencia psicología insuperable ejercida sobre un servidor público tendiente a que realice una conducta u omisión constitutiva de falta.

MINISTERIO PÚBLICO: Función y autoridad que tiene como misión hacer cumplir la ley y velar por la defensa de los intereses generales de la sociedad. Radica en cabeza de la Procuraduría General de la Nación, las Personerías Distritales y Municipales y la Defensoría del Pueblo.

MORALIDAD PÚBLICA: Conjunto de valores éticos vigentes en la sociedad. En la administración pública la moralidad está determinada por normas que fijan las funciones, obligaciones y prohibiciones de los servidores públicos.

MOTIVACIÓN: Principio que impone al operador disciplinario la necesidad de fundamentar sus decisiones.

MULTA: Sanción pecuniaria derivada de la comisión de una falta leve dolosa. Se tasa en salarios diarios percibidos al momento de la comisión de la falta.

NOTIFICACIONES: Son los actos mediante los cuales las autoridades judiciales y administrativas dan a conocer sus decisiones a los sujetos procesales, o a otras personas a las que la decisión pueda afectar (peritos, testigos, etc.).

NOTIFICACIÓN EN ESTRADO: Comunicación de las decisiones proferidas en audiencia pública o en cualquier diligencia de carácter verbal a todos lo sujetos procesales, estén o no presentes.

NOTIFICACIÓN PERSONAL: Es la forma de dar a conocer las decisiones tomadas, directamente y efectivamente a los sujetos procesales.

NOTIFICACIÓN POR FUNCIONARIO COMISIONADO: Es la forma como se notifica el pliego de cargos al disciplinado, cuando este se encuentre en lugar diferente a la sede de quien lo profiere. En estos casos, se le encomienda la notificación a otro funcionario de la Procuraduría, al Jefe de la entidad donde labore o en su defecto a la Personería.

NOTIFICACIÓN POR CONDUCTA CONCLUYENTE: Se entiende cumplida la notificación, cuando a pesar de no haberse realizado la notificación personal o ficta, el procesado o su defensor no reclaman o interviene en diligencias posteriores, o se refiere a la decisión en escritos o alegatos verbales posteriores o interpone contra las mismas los recursos de Ley.

NOTIFICACIÓN POR EDICTO: Medio subsidiario para notificar las decisiones que no se pudieren realizar personalmente, consistente en citación al disciplinado para hacerle conocer el contenido de la decisión, y si esto no es posible, fijación del contenido de la misma en la secretaría del despacho. Con la realización de este procedimiento se entiende cumplida la notificación.

NOTIFICACIÓN POR ESTADO: Es la forma como se comunican a los interesados las decisiones que no deban realizarse personalmente, consistente en la anotación en una planilla denominada "estado" de los principales datos del proceso, la fecha de la decisión y el cuaderno en que se halla, la cual debe ser publicada en lugar visible de la secretaría del despacho.

NULIDADES: Sanción impuesta por la ley contra las actuaciones judiciales o disciplinarias, realizadas por funcionarios que carezcan de competencia, con violación al derecho de defensa o de las formalidades establecidas para su desarrollo, consistente en obligar a que las actuaciones realizadas en estas condiciones deban adelantarse nuevamente.

OMISIÓN: Forma de incurrir en falta disciplinaria, consistente en dejar de hacer algo jurídicamente exigido en la ejecución de una actividad o no haberla ejecutado.

OPERADOR DISCIPLINARIO: Servidor público encargado de tramitar la actuación disciplinaria.

ORDENANZA: Norma emanada de las Asambleas Departamentales.

PATRIMONIO PÚBLICO: Conjunto de bienes y derechos económicos que pertenecen a las entidades públicas.

PERSONA AUSENTE: Se denomina así al disciplinado cuando agotadas las gestiones necesarias no se logró notificarlo en forma personal del pliego de cargos.

PERSONA JURÍDICA: Persona ficticia capaz de ejercer derechos y contraer obligaciones, y ser representada judicial o extrajudicialmente por personas naturales.

PLAN DE DESARROLLO: Descripción de las metas, objetivos, estrategias y actividades sobresalientes que comprometen al Estado y en particular a cada una de las entidades territoriales que lo integran, con efectos para cada período de gobierno y los recursos que se destinarán para su cumplimiento. Es la principal expresión formal de la planeación.

PLIEGO DE CARGOS: Pronunciamiento emitido por el Estado a través del operador disciplinario, donde consigna las faltas al Régimen Disciplinario que se le atribuyen al servidor público investigado.

POLICÍA JUDICIAL: Funciones que la Constitución y la ley les atribuyen a determinados organismos para apoyar a los fiscales y jueces en el proceso penal. Esta función también es atribuida de manera especial a la Procuraduría, para allegar documentación, realizar análisis de información, escuchar en entrevista a quienes se consideren participes de faltas disciplinarias, entre otras.

POTESTAD DISCIPLINARIA: Facultad del Estado para investigar y sancionar a los servidores públicos y particulares que ejerzan funciones públicas, que incurran en faltas disciplinarias.

PRELACIÓN LEGAL: Preferencia con que un asunto debe ser atendido respecto de otro con el cual se le compara, por disposición de la ley.

PRESCRIPCIÓN: Perdida de la potestad disciplinaria del estado para investigar y sancionar a los servidores públicos y particulares que ejerzan funciones públicas, en virtud del paso del tiempo. Entre 5 y 12 años, dependiendo de la clase de falta.

PRESUNCIÓN DE INOCENCIA: Garantía del servidor público sometido a la investigación disciplinaria según la cual hasta tanto no se produzca la sentencia que lo declare responsable de la falta, se considera inocente.

PRESUPUESTO: Expresión cifrada, conjunta y sistemática de las obligaciones que, como máximo, puede reconocer un ente público, y de los derechos que prevea liquidar durante el correspondiente ejercicio.

PRIMERA INSTANCIA: Instancia originaria, donde comienza el trámite del proceso.

PRINCIPIOS: Normas fundamentales que rigen la interpretación de la misma normatividad.

PROCEDIMIENTO ORDINARIO: El que se imprime a la actuación disciplinaria cuando no concurren circunstancias que ameriten su desarrollo mediante trámites especiales.

PROCEDIMIENTO VERBAL: Trámite especial de la actuación disciplinaria previsto para los eventos en donde el autor es sorprendido al momento de cometer la falta, o con elementos, efectos o instrumentos que provengan de su ejecución. También se aplica cuando la falta ha sido calificada como leve o cuando el implicado confiesa su responsabilidad. Finalmente es aplicable al trámite de las faltas gravísimas contempladas en los numerales 2, 4, 17, 18, 19, 20, 21, 22, 23, 32, 33, 35, 36, 39, 46, 47, 48, 52, 54, 55, 56, 57, 58, 59 y 62.

PROCESO: Serie o sucesión de actos y etapas, tendientes a la aplicación o realización del Derecho en un caso concreto.

PROGRAMA ANUAL MENSUALIZADO DE CAJA (PAC): Instrumento para la ejecución presupuestal que fija los montos máximos de fondos a disposición para pagos mes a mes en cada ejercicio anual. Permite proyectar el comportamiento de la liquidez y de esa manera programar el flujo de pagos.

PROHIBICIONES: Descripción que de manera negativa realiza el legislador de los comportamientos exigibles a los servidores públicos.

PROPORCIONALIDAD: Principio según el cual la sanción disciplinaria debe corresponder a la gravedad de la falta cometida.

PROVIDENCIA: Pronunciamiento mediante el cual el operador disciplinario impulsa el trámite del proceso o adopta decisiones.

PRUEBA: Argumento, instrumento u otro medio con que se pretende mostrar y hacer patente la verdad o falsedad de algo.

PRUEBA TRASLADADA: Elemento de convicción que practicado válidamente en un proceso se aporta a otro, para que sea tenido en cuenta.

QUEJA: Constituyen un supuesto de reclamación, denuncia o crítica de la actuación administrativa en relación con las anomalías observadas en el funcionamiento de los servicios administrativos. Por regla general constituyen el fundamento de la acción disciplinaria.

QUEJOSO: Particular que pone en conocimiento de la autoridad competente, una anomalía o irregularidad del comportamiento de los servidores públicos en ejercicio de sus funciones.

RECURSO DE APELACIÓN: Facultad atribuida a los sujetos procesales y excepcionalmente al quejoso para controvertir las decisiones del funcionario de primera instancia, y que la misma sea resuelta por el superior del funcionario que la dictó.

RECURSO DE REPOSICIÓN: Facultad que tiene los sujetos procesales y excepcionalmente el quejoso, para acudir ante la autoridad que profiere un acto, para que lo revoque, modifique o aclare.

RECURSO DE QUEJA: Facultad atribuida a los sujetos procesales de solicitar al superior, que conozca del recurso de apelación, cuyo otorgamiento fue negado por el inferior.

RECURSOS: Peticiones del disciplinado, defensor, quejoso o representante del Ministerio Público en el proceso para que se examine de nuevo la materia - fáctica o/y jurídica - de una decisión.

RECUSACIÓN: Petición que pueden formular el disciplinado o su defensor, y el representante del Ministerio Público, para que el operador disciplinario sea sustituido cuando en él concurra una causa de impedimento y no se haya apartado libremente del conocimiento del asunto.

REGLAMENTO: Conjunto de disposiciones de carácter administrativo obligatorias que regulan el desempeño de las funciones de los servidores públicos.

REINTEGRO: Reincorporación al empleo. / Devolución de bienes o efectos que se realiza para atenuar el monto de la sanción.

REMOCIÓN: Forma de la sanción de destitución que implica la privación para continuar desempeñando las funciones de un cargo o empleo.

RENTA DE DESTINACIÓN ESPECIFICA: Es aquella que desde su creación se dirige exclusivamente a la atención de una determinada actividad.

REPRESENTANTE LEGAL: Persona que en ejercicio de funciones públicas, ostenta la dirección de la entidad y en el cual radica la capacidad jurídica para comprometerla y representarla.

RESOLUCIÓN: Decreto, providencia, auto o fallo de autoridad administrativa o judicial.

RESOLUCIÓN DE ACUSACIÓN: Providencia mediante la cual el Fiscal que conoce la investigación en un proceso penal, formula cargos al sindicado y lo acusa ante el juez competente.

RESPONSABILIDAD OBJETIVA: Forma proscrita constitucional y legalmente de imputar la comisión de una conducta penal o disciplinaria con fundamento exclusivo en el resultado.

REVOCATORIA DIRECTA: Mecanismo extraordinario que le permite a la administración, de oficio o a solicitud de parte, dejar sin efecto un acto o fallo que infrinja manifiestamente las normas constitucionales, legales o reglamentarias en que deberían fundarse.

SANA CRITICA: Sistema de valoración probatoria que le impone al operador disciplinario la obligación de analizar en conjunto los elementos de convicción aplicando las reglas de la lógica, la psicología y la experiencia.

SANCIÓN: Castigo derivado de la infracción al ordenamiento jurídico del Estado.

SEGUNDA INSTANCIA: Instancia superior que realiza un nuevo examen del asunto al resolver los recursos de apelación o de queja.

SEGURIDAD SOCIAL: Conjunto integrado de medidas de ordenación estatal para la prevención y remedio de riesgos personales mediante prestaciones individualizadas y económicamente evaluables; tales medidas se encaminan hacia la protección general de todos los residentes contra las situaciones de necesidad.

SERVICIO PÚBLICO ESENCIAL: Actividad que se presta para la atención de las necesidades primarias de carácter general en forma regular e ininterrumpida por el Estado y en las que por su importancia para los asociados, se encuentra prohibido el derecho de huelga.

SERVICIOS PÚBLICOS: Aquellos destinados a satisfacer necesidades colectivas en forma general, permanente y continua, bajo la dirección, regulación y control del Estado.

SERVIDOR PÚBLICO: Persona natural vinculada a un organismo público por un procedimiento electoral, reglamentario o contractual, en cargos previamente creados, para el ejercicio de funciones y deberes señalados por autoridad competente, relacionados con los fines y las actividades del Estado.

SILENCIO ADMINISTRATIVO POSITIVO: Implica que, frente a la omisión de la administración, la petición o el recurso interpuesto se considera atendido favorablemente. Se aplica en los casos expresamente determinados por la ley.

SUSPENSIÓN: Sanción disciplinaria consistente en la separación del ejercicio del cargo en cuyo desempeño se originó la falta, por el termino fijado en el fallo.

TÉRMINOS: Plazo otorgado legalmente al operador disciplinario para adelantar cada una de las etapas de la investigación y para emitir determinadas decisiones, y a los sujetos procesales para ejercitar sus derechos.

TESORO PÚBLICO: Es el conjunto de los recursos financieros, sean dinero, valores o créditos, de la Administración del Estado y de los organismos autónomos.

TESTIMONIO: Relato formal que hace una persona, diferente del investigado, sobre el conocimiento que tiene de los hechos que se investigan.

TRATADO INTERNACIONAL: Acuerdo entre Estados o entre éstos y otros entes jurídicos internacionales, para la definición de asuntos de interés recíproco bilateral o multilateral.

ÚNICA INSTANCIA: Procedimiento disciplinario excepcional, en virtud del cual por motivos previamente establecidos en la ley, no procede el recurso de apelación.

UNIDAD PROCESAL: Principio según el cual por cada falta disciplinaria se debe adelantar una sola actuación procesal, cualquiera que sea el número de autores, salvo las excepciones constitucionales y legales.

URGENCIA MANIFIESTA: Situación contractual relacionada con la existencia de estados de excepción, o hechos de calamidad, fuerza mayor o desastre que demandan actuaciones inmediatas, imposibles de efectuar si se acude a los procedimientos de la selección objetiva o concurso.

VERSIÓN LIBRE: Acto procesal mediante el cual el investigado, por iniciativa propia o a solicitud del operador disciplinario, libre de todo apremio y sin juramento, explica su comportamiento.

VIGENCIA FUTURA: Obligaciones que se adquieren con cargo a presupuestos de las anualidades futuras, cuando su ejecución se inicie en la vigencia en curso y comprometa más de una vigencia presupuestal.

· Las Oficinas de Control Disciplinario Interno o dependencias que cumplan esta función deberán asumir un papel propositivo frente a la alta dirección impulsando la formulación de políticas que tiendan a minimizar la ocurrencia de conductas con incidencia disciplinaria. Efecto para el cual será de vital importancia la implementación, actualización y aplicación de bases de datos y del Sistema de Información Disciplinaria.

· Las Oficinas de Control Disciplinario Interno o dependencias que cumplan esta función establecerán mecanismos tendientes a dar a conocer la Ley 734 de 2002 y demás normatividad reguladora de la función pública con el propósito de evitar que los servidores públicos y particulares en ejercicio de funciones públicas incurran en conductas con incidencia disciplinaria por desconocimiento de la norma.

· Las Oficinas de Control Disciplinario Interno o dependencias que cumplan esta función deberán propender por la permanente actualización y profundización en contenidos disciplinarios por parte de los servidores que cumplen esta función.

· Las Oficinas de Control Disciplinario Interno o dependencias que cumplan esta función establecerán estrategias gerenciales que permitan la optimización del recurso humano y logístico de cara a alcanzar la eficacia y eficiencia en desarrollo de la función disciplinaria.

· Las Oficinas de Control Disciplinario Interno o dependencias que cumplan esta función, propenderán en concurso con las Oficinas de Control Interno de Gestión por la formación ética de los servidores públicos distritales y por la generación de una cultura de cumplimiento de normas por convicción.

Ver Anexo No. 1

Ver Anexo No. 1

Unificar los criterios y establecer los responsables y las actividades para realizar la Auditoria Interna de Calidad, que permita evaluar y determinar si el Sistema de Gestión de Calidad está conforme con las disposiciones planificadas, con los requisitos de la norma NTC-ISO 9001 y los establecidos en Transmilenio S.A.

Este procedimiento debe ser aplicado desde la elaboración y comunicación del programa de Auditorias Internas, pasando por su planificación y ejecución y hasta la entrega del informe de auditorias para su revisión por parte de la Gerencia.

Se establece como Administrador del Proceso de Auditorias al Profesional Especializado de Calidad con el apoyo del equipo de control interno.

Es responsabilidad del Administrador del proceso de auditorias velar por el cumplimiento de este procedimiento y la eficacia del mismo.

ACCIÓN CORRECTIVA. Una acción emprendida para eliminar las causas de una no conformidad, defecto o una situación no deseable existente, con el propósito de evitar que vuelva a ocurrir.

ACCIÓN PREVENTIVA. Una acción emprendida para eliminar las causas de una no conformidad, defecto o una situación no deseable potencial, para evitar que ocurra.

AUDITOR DE CALIDAD. Persona calificada para efectuar auditorias de calidad.

AUDITADO: Organización, área o proceso sometido a una auditoria.

OBSERVACIÓN: Una declaración hecha durante la auditoria de calidad y sustentada mediante evidencia objetiva.

AUDITORÍA DE CALIDAD: Examen sistemático e independiente para determinar si las actividades y los resultados relacionados con la calidad cumplen las disposiciones preestablecidas y si estas disposiciones se aplican en forma efectiva y son aptas para alcanzar los objetivos.

EVIDENCIA OBJETIVA. Información cuya veracidad se puede demostrar, con base en hechos obtenidos a través de la observación, la medición, el ensayo u otros medios.

HALLAZGOS. Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoria recopilada, frente a los criterios de auditoria.

LISTA DE VERIFICACIÓN. Documento de trabajo que permite estructurar la auditoria a realizar. Sirve de guía para determinar si las prácticas reales concuerdan con los procedimientos establecidos y los requisitos y como soporte para realizar las entrevistas. Allí se pueden ir registrando los hallazgos, sirviendo de base para la elaboración del informe de Auditoria.

NO CONFORMIDAD. Incumplimiento de un requisito especificado.

OBSERVACIÓN. Situación que no implica incumplimiento de un requisito, pero que si es tenida en cuenta puede llevar a mejoras en el sistema de gestión, en el desempeño o eliminar situaciones de riesgo potencial.

PLAN DE AUDITORÍA INTERNA DE CALIDAD: Documento que contiene en forma detallada las actividades y procedimientos de ejecución de la auditoria interna, constituyéndose en guía para el desarrollo del trabajo a fin de incluir todos los procedimientos que llevarán al evaluador a emitir una opinión

SISTEMA DE CALIDAD. La estructura organizacional, los procesos, procedimientos y recursos necesarios para implementar la administración de la calidad.

El objetivo de la Auditoria es el que da sentido a la misma y orienta los esfuerzos para evaluar los aspectos que son relevantes en Transmilenio. Por tanto debe: Describir el estado final deseado, ser entendible, ser exigente pero alcanzable y debe permitir la evaluación de su cumplimiento.

El alcance de la Auditoria tiene como propósito definir límites para el desarrollo de la auditoria expresado en términos de: procesos, áreas, documentos, partes de un documento, registros, tiempo, entre otros, los que se definen teniendo en cuenta los resultados de auditorias anteriores y los requerimientos formulados por el Representante de la Dirección.

Los criterios o referentes, es decir, el o los requisitos de tipo legal, organizacional o de norma NTC- ISO 9001 a verificar en el área o proceso seleccionado.

6.2.1 Definición de las áreas o procesos a Auditar. El responsable de la administración del proceso de auditorias, mediante el análisis y aplicación de criterios técnicos, determina los procesos objeto de auditoria interna de calidad.

Se tendrá en cuenta los siguientes criterios:

· La operación del Sistema de Gestión de Calidad

· Los requerimientos realizados por la Gerencia de Transmilenio

· Elementos del sistema de gestión con mayor dificultad en su implementación.

· Actividades de alta incidencia en los resultados, alto impacto y/o alto riesgo.

· Resultados no satisfactorios de auditorias internas y externas.

· Indicadores de desempeño de los procesos con resultados no satisfactorios.

· Cambios en los procesos

· Resultados de auditorias internas anteriores

· Ajustes tecnológicos.

· Cambios relevantes en requisitos y normativa legal aplicable.

6.2.2 Selección del equipo auditor. El responsable de la administración del proceso de auditorias mantiene el listado de auditores calificados, evalúa, selecciona y mantiene el equipo de auditores internos de calidad.

Los criterios a tener en cuenta para la evaluación y selección de los auditores internos de calidad son:

· Educación: Profesional en cualquier campo.

· Experiencia: Mínimo seis (6) meses en Transmilenio, conocedor del Sistema de Gestión de Calidad.

· Formación: Haber recibido entrenamiento mínimo en:

* Modelo de Gestión de Calidad (16 horas)

* Técnicas de Auditoria Interna de Calidad (24 horas)

* Procedimiento de Auditoria Interna (2 horas)

* Haber realizado dos (2) actividades de auditoria con auditor competente.

· Habilidades:

* Observación

* Análisis y síntesis de datos

* Pensamiento crítico

* Negociación

* Comunicación

* Mantener una actitud de independencia e imparcialidad de juicio para confiar en el resultado de su evaluación. (La Independencia en la ejecución de la auditoría, por tanto ningún auditor podrá auditar su propio proceso).

6.2.3 Entrenamiento del equipo auditor. El responsable de la administración del proceso de auditorias detecta como resultado de la selección y evaluación anterior, las necesidades de formar el equipo de Auditores Internos de Calidad, para mantener y reforzar la capacidad profesional del equipo de auditores. Por tanto, cuando sea necesario, hará el requerimiento al proceso de Gestión Humana para la realización de actividades de actualización y formación de Auditores Internos de Calidad.

Nota: Las auditorias internas de calidad podrán ser realizadas por personas naturales o jurídicas contratadas para dicho fin. En cuanto al perfil se cumplirán los mismos requisitos a excepción de la experiencia en Transmilenio que será homologada por 1 año de experiencia como auditor de calidad.

6.2.4 Elaboración, aprobación y comunicación del Programa Maestro de Auditoria de Calidad. El responsable de la administración del proceso de Auditorias solicita aprobación al Comité de Gerencia del "Programa Maestro de Auditoría de Calidad" , Formato R-T-GR-019, el cual se elaborará bajo los siguientes criterios:

· En la definición del Programa Maestro de Auditoría de Calidad se tendrán en cuenta las normas legales, los requisitos establecidos por el modelo de gestión de calidad en la norma NTC-ISO 9001.

· Se debe garantizar la coordinación con el representante de la Dirección para la definición de los objetivos generales del Programa.

· El Programa Maestro de Auditoría de Calidad, deberá garantizar que por lo menos durante el año se evalúe todo el Sistema de Gestión de Calidad, aplicando criterios que permitan seleccionar muestras representativas.

Es necesario elaborar igualmente el "Plan de Auditoría Interna de Calidad", Formato R-T-GR-018, el cual debe contener el objetivo general, el alcance, criterios a auditar, los procesos a auditar, conforme a la red de procesos del Sistema de Gestión de la Calidad, el auditor o equipo auditor asignado; las fechas de inicio y terminación. Al final la firma de aprobación por parte del Comité de Gerencia.

Una vez aprobado el Programa maestro, el responsable de administrar el proceso de Auditorias ó el Auditor Líder en caso que esta actividad sea contratada, elabora la "Programa de Auditoría Interna de Calidad", Formato R-T-GR-007, y la comunica a través de Memorando al Auditor o equipo Auditor responsable de ejecutarlo.

6.2.5 Desarrollo del Proceso de la Auditoria Interna: Se desarrollan las actividades encaminadas a preparar y ejecutar la lista de verificación, Formato "R-T-GR-008 Lista de Verificación de Auditoría Interna de Calidad", así como la comunicación de los resultados a los responsables del área o proceso auditado mediante el informe y el seguimiento a las acciones correctivas o preventivas.

6.2.6 Preparación de la Auditoria. El auditor o equipo auditor son los responsables de preparar y elaborar la lista de verificación, la cual se elabora según la plantilla y teniendo en cuenta los siguientes aspectos:

· El "Plan de Auditoría Interna de Calidad", Formato R-T-GR-018, debe responder a los objetivos generales o particulares y al alcance formulados en el Programa de auditoria interna y definidos por el responsable de Administrar el proceso de Auditorias.

· El auditor o equipo auditor son los responsables de la elaboración de la lista de verificación, que hace parte de la preparación de la Auditoria. En su elaboración se debe tener claridad sobre los procesos, así como los criterios de evaluación o referentes.

· El "Plan de Auditoría Interna de Calidad", Formato R-T-GR-018, deberá comunicarse en forma previa y por escrito al responsable del proceso o subproceso a Auditar, por parte del equipo auditor.

6.2.7 Reunión de Apertura de la Auditoria. Se realiza con el responsable del tema a auditar y quienes van a participar en la auditoria, (auditados y auditores); En esta reunión se confirma el objetivo y alcance de la auditoria, se revisa y confirma el Plan de auditoria, se verifica la asignación de recursos, se aclaran las inquietudes que puedan surgir y se acuerda la reunión de cierre.

6.2.8 Ejecución de la Auditoria. El auditor o equipo auditor son los responsables de ejecutar el Plan de Auditoria Interna y de recolectar la información en la lista de verificación que permiten evidenciar y sustentar los hallazgos, respecto al cumplimiento, no conformidades u observaciones encontradas.

El auditor o equipo de auditores deberá obtener evidencia comprobatoria suficiente y competente en el grado que requiera para suministrar una base objetiva para su opinión, mediante la aplicación de técnicas y herramientas de auditoria.

Una vez obtenida la evidencia, el auditor o equipo de auditores, deberá en forma objetiva realizar un análisis y calificación de los hallazgos, determinando si se tratan de no conformidades u observaciones y los posibles efectos, debiendo informar inmediatamente al auditado, para que éste tome las acciones correctivas o preventivas necesarias.

El auditor o equipo auditor asignado, serán responsables de redactar las observaciones y no conformidades, con base en los hallazgos y evidencias que soportan el resultado de la ejecución de la auditoria, obteniendo el consenso del equipo. La redacción de la no conformidad u observación debe describir la situación encontrada, el criterio o referente y las consecuencias o posibles riesgos. Los hallazgos deben quedar consignados en el Formato " R-T-GR-015 Reporte de hallazgos de auditoria interna de calidad".

6.2.9 Reunión de cierre. El auditor o equipo auditor efectuará la reunión de cierre de la Auditoria con el Responsable del proceso o área auditada y quienes participaron en la auditoria para presentar las fortalezas, debilidades, no conformidades y observaciones encontradas.

En esta reunión se debe establecer el compromiso por parte del responsable del proceso o área auditada por tomar las acciones para solucionar los hallazgos presentados, acordando el término para el cierre de las observaciones o no conformidades.

6.2.10 Informe de Auditoria. Debe ser elaborado por el auditor o equipo auditor y traduce fielmente las conclusiones de la reunión de cierre. Lo firman el grupo auditor y lo aprueba el responsable de administrar el proceso de auditorias, quien lo remite al auditado.

El informe se elabora en la plantilla para presentación de informe de auditoria.

6.2.11 Toma de acciones correctivas o preventivas, El responsable del proceso o área auditada debe asegurar que se tomen sin demora las acciones que permitan eliminar las causas de las no conformidades y observaciones detectadas, en el término establecido en la reunión de cierre; Estas deben quedar consignadas en el formato " R-T-GR-015 Reporte de hallazgos de auditoria interna de calidad".

6.2.12 Seguimiento de las acciones correctivas o preventivas. Es responsabilidad del auditor hacer seguimiento a las acciones tomadas por el auditado para verificar su eficacia y el cierre de las no conformidades y observaciones detectadas.

6.2.13 Consolidación del Informe con destino a la Revisión por parte de la Gerencia. El responsable de administrar el proceso de Auditorias, con base en los resultados de los informes presentados por los auditores, procederá a preparar el Informe Consolidado con destino a revisión por parte de la Alta Dirección.

Estandarizar el procedimiento para la Creación, Mantenimiento y Actualización del ambiente de pruebas de software de TRANSMILENIO S.A.

Para aplicación y conocimiento del Profesional Especializado de Sistemas e Informática, Profesional Universitario de Informática y Recaudo, Profesional Universitario de Informática y Control, Profesional Universitario de Informática y soporte Administrativo y usuarios en general de TRANSMILENIO S.A.

El responsable por la elaboración y mantenimiento de este procedimiento es el Profesional Especializado de Informática y sistemas.

· Manuales de ORACLE PL/SQL.

· Este procedimiento se realiza de acuerdo a la necesidad existente. Esta necesidad se determina con los cambios que se requieran en los aplicativos de Software instalados en TRANSMILENIO S.A.

· Los tiempos máximos determinados en el presente procedimiento, son tiempos máximos de operación. Para el presente procedimiento son cortos pues sólo se requiere el ingreso de información pertinente, a través del teclado.

Estandarizar las actividades para la ejecución de Procedimientos automatizados para la Extracción de Datos de la Base de Datos de Recaudo del Sistema TRANSMILENIO S.A.

Para aplicación y conocimiento del Profesional Especializado de Informática y Sistemas, Profesional Universitario de Informática y Recaudo y usuarios en general de TRANSMILENIO S.A.

El responsable por la elaboración y mantenimiento de este procedimiento es el Profesional Especializado de Informática y Sistemas.

· Manuales de Windows.

· Los archivos que hacen los llamados a los procedimientos, deben poseer la extensión CMD o BAT.

· Los procedimientos que se deben ejecutar automáticamente serán producto de la necesidad de información que se requiere en alguna dependencia o área de TRANSMILENIO S.A.; ésta definición contempla a su vez la realización de pruebas previas.

· Los archivos producto de cada uno de éstos procedimientos automatizados son archivos de texto, los cuáles pueden ser importados a herramientas de uso ofimático.

Administrar las bases de datos administrativas buscando la confiabilidad y oportunidad en la información almacenada.

Para aplicación y conocimiento del Profesional Especializado de Sistemas e Informática y usuarios en general de TRANSMILENIO S.A.

El responsable por la elaboración y mantenimiento de este procedimiento es el Profesional Especializado de Informática y Sistemas.

· MANUALES DE ORACLE PL/Sql

· MANUALES DE ORACLE ENTERPRISE MANAGER

· CONTRATO DE CUSTODIA DE MEDIOS DE PAGO

· INSTRUCTIVO "I-S-ST-002 TOMA DE BAKCUP"

PRECINTO: Ligadura o señal sellada con que se cierran cajones, baúles, fardos, paquetes, legajos, puertas, cajas fuertes, etc, con el fin que no se abra sino cuando y por quien corresponda legalmente.

AFINAMIENTO: Proceso que permite mejorar el rendimiento, capacidad y eficiencia de una Base de Datos Relacional; éste proceso implica cambios en los parámetros de definición de la Base de Datos como tal y de la ubicación de los archivos de contención de datos.

· Los procedimientos referidos en este documento, se realizan de acuerdo a la periodicidad establecida en el siguiente cuadro:

· El archivo .log producto de la importación y/o de la exportación que se efectúe sobre una Base de Datos, sólo documenta si el proceso efectuado fue completado sin errores, y si hubo errores, cual fue la razón de ello. Estos archivos generalmente se almacenan con el archivo resultante de una exportación, más no cuando existe una importación, puesto que el resultado es la funcionalidad de la Base de Datos que se haya importado.

· La grabación en las cintas de respaldo son procesos automáticos del software y hardware adquiridos para ello. Este software es Tivoli Manager® y la unidad de cinta es PowerVault Dell®.

· La asistencia general y manejo de la unidad de cinta es desarrollada por el Técnico de Soporte en Sistemas.

Establecer de forma clara las actividades necesarias para registrar de manera correcta y oportuna los resultados de las mediciones correspondientes a cada indicador, en el archivo destinado para tal fin.

Este procedimiento es para conocimiento y aplicación de los funcionarios dueños de proceso y/o responsables del registro de las mediciones correspondientes a los indicadores de gestión.

El responsable por la elaboración y actualización de este instructivo es el Profesional Especializado de Calidad.

· Artículo 48 de la ley 190 de 1995 "Todas las entidades públicas deberán diseñar y revisar periódicamente un manual de indicadores de eficiencia para la gestión de sus servidores públicos, los cuales deberán corresponder con indicadores generalmente aceptados".

· Resolución 143 del 26 de Diciembre de 2000 "Por la cual se adopta el Manual de Indicadores de Eficiencia, Efectividad y Eficacia para los funcionarios de la Empresa de Transporte del Tercer Milenio - TRANSMILENIO S.A.".

Indicadores de Gestión

· Los indicadores de Gestión fueron clasificados en 4 grupos:

* Corporativos: Su objetivo es la permanencia y creación de valor hacia el futuro. Miden el cumplimiento o logro de objetivos corporativos.

* Sistema: Su objetivo es la identificación de procesos clave por medio de los cuales los servicios de buena calidad se proveen.

* Gestión: Su objetivo es evaluar el cumplimiento de la gestión propia de cada área.

* Contractuales: Miden el cumplimiento por parte de los operadores y/o contratistas de obligaciones contractuales.

· A su vez, dentro de cada uno de esto grupos existen indicadores de tres tipologías diferentes:

* Eficiencia: Miden la relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados.

* Eficacia: Miden el grado en que se realizan las actividades planificadas.

* Efectividad: Miden el impacto de la gestión, tanto en el logro de los resultados planificados, como en el manejo de los recursos utilizados y disponibles.

· Los dueños de cada proceso deben evaluar permanentemente el estado de los indicadores (Medición, Forma de cálculo, periodicidad), con el objetivo de determinar si su cálculo realmente se asocia con la mejora continua del proceso, en caso contrario, deben solicitar al proceso de Gestión de Calidad, el replanteamiento total o parcial del indicador.

· En caso de ser necesario el cambio total o parcial de un indicador el responsable de su medición y análisis, debe solicitarlo al área de calidad, previa autorización del Director o Jefe de área, a través del formato "R-T-GR-017 Solicitud de Creación o Modificación de Documentos".

· Los indicadores se evaluarán trimestralmente y sus resultados serán presentados en Comité de Gerencia.

· Cualquier incumplimiento en el logro de la meta de un indicador debe generar una Acción Correctiva inmediata que asegure la consecución de la meta en el próximo periodo de medición.

· Es responsabilidad de los Profesionales de Calidad, el seguimiento a los indicadores y su consolidación y archivo para los respectivos reportes a los entes de control.

Reporte

· El reporte de los indicadores se efectuará a través del cuadro "Consolidado de Indicadores Formato "R-T-QT-002", en el cual estarán registrados todos y cada uno de los indicadores que maneja cada proceso de la entidad para alimentar el Sistema de Gestión de Calidad.

· Su operación y actualización periódica será efectuada por los Profesionales dueños de los procesos generadores de cada indicador, quienes incluirán los datos en el archivo (previa revisión y aprobación por parte del Director o Jefe de área) que para tal efecto estará disponible en el File Server/Operaciones/Calidad/Consolidado Indicadores, los primeros diez días hábiles de cada mes. Posterior a esta fecha el archivo será retirado del Fileserver.

· Cada indicador se debe calcular con base en la respectiva ficha técnica "Formato R-T-QT-001 Ficha Técnica de Indicadores" que se encuentra en: Carpetas Públicas / Todas las carpetas públicas / Documentos Oficiales / Indicadores. El valor así obtenido es el que deberá ser registrado en la celda respectiva del archivo "consolidado indicadores".

· Las celdas del periodo evaluado ofrecen la posibilidad de ilustrar el cumplimiento de la meta, por ejemplo, si la meta es de 100% y el valor observado fue inferior, la celda se tornará en rojo; por el contrario, si la expectativa se cumplió la celda será matizada en verde, así se determina fácilmente si la meta se cumplió ó no y en tal caso los dueños de procesos podrán generar las acciones correctivas pertinentes.

· Recuerde: el no cumplimiento de una meta, siempre debe generar una Acción correctiva, preventiva o de mejora.

· La Calidad es compromiso de todos y responsabilidad de cada uno de nosotros.

El objeto de este instructivo es definir las actividades a llevar a cabo, para el cambio de Profesional Especializado de Control para turno operacional, en caso de ocurrencia de algún tipo de percance, al Profesional programado.

Este instructivo es para conocimiento y aplicación del Director de Operaciones, Profesional Especializado de Coordinación Técnica Operativa, Profesionales Especializados de Control y Técnicos de Enlace.

El responsable por la elaboración, implementación y mantenimiento de este instructivo, es el Profesional Especializado de Control.