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  Circular 3 de 2005 Departamento Administrativo de la Función Pública
 
  Fecha de Expedición: 27/09/2005  
  Fecha de Entrada en Vigencia:  
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CIRCULAR 03 DE 2005

PARA:

REPRESENTANTES LEGALES, JEFES DE OFICINA DE CONTROL INTERNO O QUIENES HAGAN SUS VECES, DE LAS ENTIDADES Y ORGANISMOS PÚBLICOS DEL ORDEN NACIONAL Y TERRITORIAL.

DE:

PRESIDENTE DEL CONSEJO ASESOR DEL GOBIERNO NACIONAL EN MATERIA DE CONTROL INTERNO DE LAS ENTIDADES DEL ORDEN NACIONAL Y TERRITORIAL.

ASUNTO:

LINEAMIENTOS GENERALES PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO PARA EL ESTADO COLOMBIANO – MECI 1000:2005.

FECHA:

27 de Septiembre de 2005.

El 20 de mayo de 2005 el Gobierno Nacional expidió el Decreto 1599 "Por el cual se adopta el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano" MECI 1000:2005, el cual en su artículo 3º establece: "El Departamento Administrativo de la Función Pública -DAFP- administrará y distribuirá para todas las entidades del Estado obligadas conforme el Artículo 5º de la Ley 87 de 1993, los instrumentos necesarios para el diseño, desarrollo e implementación de cada uno de los elementos, componentes y subsistemas del Modelo Estándar de Control Interno".

A la fecha el Departamento Administrativo de la Función Pública - DAFP, se encuentra realizando los ajustes a dichos instrumentos, conforme a las políticas transversales y complementarias al control interno, generadas recientemente por el Gobierno Nacional, tales como gestión de la calidad, empleo público, desarrollo organizacional, racionalización de trámites, entre otras.

Así las cosas, mientras se expide el Manual de Implementación del MECI 1000:2005, las entidades a que hace referencia el artículo 5º de la Ley 87 de 1993, deberán aplicar los lineamientos generales establecidos por el Departamento Administrativo de la Función Pública - DAFP en la presente Circular, para dar inicio a la Etapa 1 de Planeación al Diseño e Implementación del Sistema de Control Interno, en aras de continuar con el proceso de fortalecimiento a su Sistema de Control Interno Institucional, conforme a la nueva estructura de control propuesta por el MECI 1000:2005.

Dichos lineamientos generales son los siguientes:

1. Compromiso de la Alta Dirección: El representante legal, conjuntamente con su equipo directivo deberán suscribir y difundir en toda la Entidad un Acta de Compromiso, donde hacen manifiesto su interés en coadyuvar de manera directa y recurrente en la implementación del MECI 1000:2005. En dicha Acta deberá exponerse la importancia del mismo, los argumentos que justifican su implementación, el compromiso de los gerentes públicos con este propósito y la solicitud expresa a todos los servidores públicos que conforman la Entidad para que participen activamente en la implementación del MECI 1000:2005.

El formato sugerido para la elaboración del Acta de Compromiso de los directivos, se encuentra publicado en la página web www.dafp.gov.co en la Ruta: Control Interno Estatal / Sistema Nacional de Control Interno / Manual de Implementación MECI 1000:2005.

2. Acto Administrativo: Para efectos de dar cumplimiento al artículo 1º del Decreto 1599 del 20 de mayo de 2005, que establece: "Adoptase el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 1000:2005, el cual determina las generalidades y la estructura necesaria para establecer, documentar, implementar y mantener un Sistema de Control Interno en las entidades y agentes obligados conforme el artículo 5º de la Ley 87 de 1993", las entidades deberán expedir un Primer Acto Administrativo que autorregule el Sistema de Control Interno de la Entidad, por medio del cual se adopta el Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005, incorporando lo estipulado en el Anexo Técnico a que hace referencia el inciso segundo del artículo en mención.

El formato sugerido para la elaboración del Acto Administrativo de Adopción, se encuentra publicado en la página web www.dafp.gov.co en la Ruta: Control Interno Estatal / Sistema Nacional de Control Interno / Manual de Implementación MECI 1000:2005.

Igualmente, una vez que el Departamento Administrativo de la Función Pública - DAFP expida el Manual de Implementación del MECI 1000:2005, se deberá expedir un Segundo Acto Administrativo de autorregulación del Control Interno, mediante el cual se reglamenta el acto anterior, estableciendo las metodologías, procedimientos y métodos de control que garanticen el diseño, implementación y funcionamiento del Sistema de Control Interno.

3. Designación del Representante de la Dirección: El Representante Legal de la Entidad, como único responsable de establecer, desarrollar y mantener el Sistema de Control Interno, designará a un Directivo de Primer Nivel de la respectiva Entidad, distinto al Jefe de la Oficina de Control Interno, para efectos de garantizar la operacionalización de las acciones necesarias al desarrollo, implementación y mejoramiento continuo del Sistema de Control Interno basado en el Modelo Estándar de Control Interno que establece el Anexo Técnico MECI 1000:2005, quién actuará bajo las políticas establecidas por el Comité de Coordinación de Control Interno.

4. Organización del Equipo de Trabajo Institucional: La entidad deberá contar con un Equipo de Trabajo Institucional con diferentes niveles de autoridad y responsabilidad frente al Control Interno, conformado por tres (3) grupos así:

a). Un primer grupo directivo, que corresponde al ya conformado Comité de Coordinación de Control Interno, el cual actúa bajo las directrices de la máxima autoridad de la Entidad, conforme a lo establecido en el artículo 13 de la Ley 87 del 29 de noviembre de 1993 y su Decreto Reglamentario 1826 del 3 de agosto de 1994.

b). Un segundo grupo operativo, que se denominará Equipo MECI, conformado por servidores públicos de la Entidad, de carácter multidisciplinario, con representatividad de todas las áreas organizacionales de la Entidad, el cual deberá ser coordinado y supervisado por El Representante de la Dirección.

El Equipo MECI tendrá bajo su responsabilidad adelantar los procesos de diseño, apoyo y coordinación con las diferentes dependencias organizacionales de la Entidad, para lograr una óptima implementación del MECI 1000:2005.

Posteriormente a la implementación, los integrantes de dicho equipo deberán asumir el rol de facilitadores al interior de sus respectivas dependencias, apoyando el adecuado funcionamiento de los elementos de control.

c). Un tercer grupo evaluador, integrado por el Jefe de la Unidad u Oficina de Coordinación del Control Interno, Auditor Interno, Asesor o quien haga sus veces en la respectiva Entidad y los servidores públicos a su cargo, que tendrán bajo su responsabilidad la evaluación independiente y objetiva del desarrollo, implementación, mantenimiento y mejoramiento continuo del MECI 1000:2005.

Es importante precisar que el establecimiento y desarrollo del Sistema de Control Interno en los organismos y entidades públicas a que hace referencia el artículo 5 de la Ley 87 de 1993, será responsabilidad de la máxima autoridad de la Entidad u organismo correspondiente y de los jefes de cada dependencia de las entidades y organismos, así como de los demás funcionarios de la respectiva Entidad (responsabilidad de Todos), por tal razón la Oficina de Control Interno o quién haga sus veces no debe participar de manera directa en las acciones de diseño e implementación del MECI 1000:2005, respetando así su rol de Evaluador Independiente.

Los formatos sugeridos para la Organización del Equipo de Trabajo Institucional, se encuentran publicados en la página web www.dafp.gov.co en la Ruta: Control Interno Estatal / Sistema Nacional de Control Interno / Manual de Implementación MECI 1000:2005.

5. Procesos de Sensibilización y Socialización del MECI 1000:2005: Es necesario que se adelante un proceso de sensibilización y socialización para todos los servidores de públicos de la Entidad sobre el MECI 1000:2005, con el propósito de concientizarlos sobre el rol que deben desempeñar en la implementación de dicho modelo, de tal manera que se entienda que la responsabilidad de implementar y fortalecer el Sistema de Control Interno Institucional no es de la Oficina de Control Interno sino de todos.

6. Capacitación del MECI 1000:2005: El Equipo MECI y demás servidores que se consideren pertinentes dentro de la Entidad, deberán capacitarse tanto sobre el marco Conceptual como el manual de Implementación del MECI 1000:2005.

7. Elaboración del Autodiagnóstico: La Entidad debe conocer la situación real del grado de avance y desarrollo en la implementación de su Sistema de Control Interno, para poder determinar los principales aspectos a mejorar, conforme a la estructura de control adoptada por el MECI 1000:2005.

Así las cosas, El Representante de la Dirección, con el apoyo del Equipo MECI, deberá adelantar el Autodiagnóstico al Sistema de Control Interno existente en la Entidad, realizando un análisis individual y exhaustivo de cada uno de los Subsistemas, Componentes y Elementos que lo conforman, para el cual se hace necesario tener en cuenta los siguientes aspectos:

a). Preparación del Diagnóstico: Definir el alcance, objetivos y cronograma de actividades del mismo.

b). Realización del Diagnóstico: Determinar las diferencias que existen entre el Sistema de Control Interno implementado en la Entidad, frente a cada uno de los Elementos, Componente y Subsistemas del Modelo Estándar de Control Interno para Entidades del Estado – MECI 1000:2005.

c). Cierre del Diagnóstico: Elaborar el Informe sobre los resultados del Diagnóstico realizado y presentarlo ante el Comité de Coordinación de Control Interno para efectos de estructurar el Plan de Trabajo que orientará la Implementación del MECI 1000:2005.

Los formatos sugeridos para la elaboración del Autodiagnóstico del Sistema de Control Interno en la Entidad, se encuentran publicados en la página web www.dafp.gov.co en la Ruta: Control Interno Estatal / Sistema Nacional de Control Interno / Manual de Implementación MECI 1000:2005.

De otra parte, es importante mencionar que la Ley 872 de 2003, por la cual se crea el Sistema de Gestión de la Calidad, en su parágrafo único del artículo 3, establece que dicho Sistema es complementario con el Sistema de Control Interno; razón por la cual, el Comité de Coordinación de Control Interno puede asumir las veces del Comité de Calidad, que comúnmente se conforma al interior de la Entidad para implementar el Sistema de Gestión de la Calidad y el Equipo MECI, citado anteriormente, homologarse al equipo de calidad que se conforma para apoyar la implementación del Sistema de Calidad a través del Representante de la Dirección.

Así mismo, es fundamental resaltar la labor que deben desempeñar las Oficinas Asesoras de Planeación, actores fundamentales para que en un trabajo conjunto y armónico con el resto de la Entidad coadyuven al fortalecimiento tanto del Sistema de Control Interno Institucional mediante la implementación del Modelo Estándar de Control Interno - MECI 1000:2005, como del Sistema de Gestión de la Calidad con la implementación de la Norma Técnica de Calidad para la Gestión Pública - NTCGP 1000:2004, dada su complementariedad.

Por último, es importante anotar que tal como lo establece el artículo 3º del Decreto 1599 del 20 de mayo de 2005, el Departamento Administrativo de la Función Pública – DAFP, como instancia rectora en la materia, es el encargado de administrar y distribuir para todas las entidades del Estado, los instrumentos necesarios para el diseño, desarrollo e implementación de cada uno de los Elementos, Componentes y Subsistemas del MECI 1000:2005, por tal razón el Manual de Implementación que expida este Departamento se constituye en el único documento oficial.

Cordialmente,

FERNANDO GRILLO RUBIANO

Presidente

 
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