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Resolución 201 de 2007 Secretaría Distrital de Desarrollo Económico

Fecha de Expedición:
26/11/2007
Fecha de Entrada en Vigencia:
27/11/2007
Medio de Publicación:
Registro Distrital 3882 de noviembre 27 de 2007
La Secretaría Jurídica Distrital aclara que la información aquí contenida tiene exclusivamente carácter informativo, su vigencia está sujeta al análisis y competencias que determine la Ley o los reglamentos. Los contenidos están en permanente actualización.


 
 

RESOLUCIÓN 201 DE 2007

(Noviembre 26)

"Por la cual se adopta el Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivo (SIGA) en la Secretaría Distrital de Desarrollo Económico"

LA SECRETARIA DISTRITAL DE DESARROLLO ECONÓMICO

En uso de sus atribuciones legales y reglamentarias, en especial de las conferidas en los artículos 23 y 78 del Acuerdo 257 de 2006 y en el artículo 5 del decreto 552 de 2006,

CONSIDERANDO:

Que el Decreto Distrital 514 de Diciembre 20 de 2006 en su artículo establece que "Toda entidad de la administración distrital debe contar con un Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivo (SIGA). Dicho subsistema estará conformado por los archivos de gestión central y cualquier otro nivel de archivo definido en una entidad; la unidad de correspondencia; las bibliotecas, centros de documentación y cualquier otra unidad de información que apoye el cumplimiento de la misión de la entidad".

Qué así mismo el mencionado decreto en su artículo 5º señala que "Para la administración del SIGA toda entidad del Distrito Capital deberá contar con una (grupo) dependencia encargada de la coordinación, control y seguimiento de la gestión de los documentos, archivo y correspondencia. Esta dependencia debe tener el nivel administrativo con la autoridad suficiente para dirigir los procesos y procedimientos propios de la función archivística, y hacer seguimiento para que tales procesos se lleven a cabo de acuerdo a las políticas y reglas dictadas por la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá a través del Archivo de Bogotá".

Que en el artículo 6º del Decreto 514 de 2006 se señalan las funciones de la dependencia encargada del SIGA, indicando como tales las siguientes: "a. Planear, dirigir y controlar los procesos y procedimientos requeridos para que la gestión documental, el archivo y la correspondencia se lleven a cabo de una manera técnica; b. Dirigir los procesos de recepción, envío y distribución de la correspondencia; c. Dirigir los procesos de conservación, organización, inventario, servicio y control de la documentación del archivo central; d. Dar las instrucciones pertinentes a los archivos de gestión con el fin de que la producción, administración y archivo de la documentación se ajuste a los estándares y manuales establecidos para la dependencia; e. Dar las instrucciones pertinentes a los archivos de gestión para que la retención, selección y eliminación se haga acorde con los estándares y manuales establecidos y precisar los cronogramas de transferencia; f. Dar las instrucciones pertinentes a los archivos de gestión sobre las reglas que deben observarse para el servicio y consulta de los documentos; g. Hacer el monitoreo en los archivos de gestión para controlar el cumplimiento de las políticas, reglas y estándares; h. Velar porque las transferencias de documentación con valor secundario se lleven a cabo de acuerdo a la normativa y protocolos correspondientes; i. Mantener actualizados: el cuadro de clasificación, los cuadros de valoración, las tablas de retención, los inventarios y demás herramientas estándares requeridas para la gestión documental; j. Elaborar y mantener actualizado el manual de procesos y procedimientos para la gestión documental, el archivo y la correspondencia; k. Elaborar los instrumentos de control necesarios; l. Citar el comité de archivos de la entidad y hacer la secretaría técnica; m. Gestionar los recursos presupuestales requeridos para el óptimo funcionamiento de la unidad de archivo y correspondencia; n. Coordinar el personal bajo su dirección y o. Coordinar con las dependencias responsables del sistema integrado de administración y los órganos internos de control".

Que el Concejo de Bogotá, mediante el Acuerdo 257 del 2006, artículo 75 , creó la Secretaría Distrital de Desarrollo Económico, como un organismo de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., entidad que de conformidad con las normas anteriormente mencionadas debe contar con un Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivo (SIGA).

Que mediante la Resolución No. 161 de 2007 se creó el Comité de Gestión Documental y Archivo en la Secretaría Distrital de Desarrollo Económico"

Que el artículo 25 del Decreto 552 de 2006 en su literal d. le asignó a la Dirección de Gestión Corporativa la función de "orientar y vigilar la aplicación de las políticas e instrucciones para el manejo de los almacenes e inventarios de los bienes muebles e inmuebles asignados la Secretaría General y demás aspectos administrativos de la entidad".

Que en mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

Artículo 1º. Adopción del SIGA. Adoptar en la Secretaría Distrital de Desarrollo Económico el Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivos (SIGA), de conformidad con lo dispuesto en el Decreto 514 de 2006.

Artículo 2º. Conformación. El SIGA se integrará por los archivos de gestión central y de cualquier otro nivel definido en la Secretaría; la unidad de correspondencia, las bibliotecas, centros de documentación y cualquier otra unidad interna de información.

Artículo 3º. Políticas y reglas. La Secretaría Distrital de Desarrollo Económico atenderá las políticas y reglas formuladas por la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C. a través del Archivo de Bogotá, para desarrollar los procesos y procedimientos propios de la función archivística y de la gestión documental, de conformidad con el artículo 3º del Decreto Distrital 514 de 2006.

Artículo 4º. Coordinación, control y seguimiento. La administración del SIGA estará a cargo de la Dirección de Gestión Corporativa, dependencia que se encargará de la coordinación, control y seguimiento de la gestión de los documentos, archivo y correspondencia.

Artículo 5º. Funciones: La Dirección de Gestión Corporativa, en calidad de dependencia administradora del SIGA, cumplirá las siguientes funciones:

a. Planear, dirigir y controlar los procesos y procedimientos requeridos para que la gestión documental, el archivo y la correspondencia se lleven a cabo de una manera técnica.

b. Dirigir los procesos de recepción, envío y distribución de la correspondencia.

c. Dirigir los procesos de conservación, organización, inventario, servicio y control de la documentación del archivo central.

d. Dar las instrucciones pertinentes a los archivos de gestión con el fin de que la producción, administración y archivo de la documentación se ajuste a los estándares y manuales establecidos para la dependencia.

e. Dar las instrucciones pertinentes a los archivos de gestión para que la retención, selección y eliminación se haga acorde con los estándares y manuales establecidos y precisar los cronogramas de transferencia.

f. Dar las instrucciones pertinentes a los archivos de gestión sobre las reglas que deben observarse para el servicio y consulta de los documentos.

g. Hacer el monitoreo en los archivos de gestión para controlar el cumplimiento de las políticas, reglas y estándares.

h. Velar porque las transferencias de documentación con valor secundario se lleven a cabo de acuerdo a la normativa y protocolos correspondientes.

i. Mantener actualizados: el cuadro de clasificación, los cuadros de valoración, las tablas de retención, y demás herramientas estándares requeridas para la gestión documental.

j. Elaborar y mantener actualizado el manual de procesos y procedimientos para la gestión documental, el archivo y la correspondencia.

k. Elaborar los instrumentos de control necesarios.

l. Convocar el Comité de Gestión Documental y Archivo de la entidad y hacer la Secretaría Técnica.

m. Gestionar los recursos presupuestales requeridos para el óptimo funcionamiento de la unidad de archivo y correspondencia.

o. Coordinar con las dependencias responsables del sistema integrado de administración y los órganos internos de control.

Artículo 6º. La Dirección de Gestión Corporativa, como dependencia encargada del SIGA debe presentar al archivo de Bogotá un informe anual sobre el estado de la administración documental en la Secretaría.

Artículo 7º. La administración se encargará de diseñar los mecanismos tendientes a garantizar que la dependencia encargada de la coordinación, control y seguimiento de la gestión de los documentos, archivo y correspondencia tenga el nivel administrativo con la autonomía, recursos y autoridad suficientes para dirigir los procesos y procedimientos propios de la función archivística, de conformidad con el artículo 5º del Decreto Distrital 514 de 2006

Artículo 7º. (Sic) Este Acto rige a partir de la fecha de su publicación.

PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE.

Dada en Bogotá D.C. a los 26 días de noviembre de 2007.

MARTHA MADRID MALO DE ANDREIS

Secretaria de Despacho (E.)

NOTA: Publicada en el Registro Distrital 3882 de noviembre 27 de 2007.