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  Acuerdo 1 de 2007 Secretaría Distrital de Movilidad - Comité de Conciliación
 
  Fecha de Expedición: 17/07/2007  
  Fecha de Entrada en Vigencia:  
  Medio de Publicación: N.P.  


 
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ACUERDO 01 DE 2007

(Julio 17)

"Por la cual se adopta el Reglamento Interno del Comité de Conciliación y Defensa Judicial de la Secretaría Distrital de Movilidad"

EL COMITÉ DE CONCILIACIÓN Y DEFENSA JUDICIAL DE LA SECRETARÍA DISTRITAL DE MOVILIDAD,

En ejercicio de sus facultades legales, en especial las conferidas por el Decreto Nacional 1214 de 2000, y la Resolución 184 de 2007, proferida por la Secretaría Distrital de Movilidad y

CONSIDERANDO

Que el artículo 75 de la Ley 446 de 1998, establece que las entidades y organismos de derecho público deberán integrar un Comité de Conciliación, conformado por los funcionarios del nivel directivo que se designen;

Que el artículo 2 del Decreto Nacional 1214 de 2000, establece que el Comité de Conciliación es una instancia administrativa que debe decidir la procedencia de los mecanismos alternativos de solución de conflictos, así como estudiar, analizar y formular políticas sobre prevención del daño antijurídico y defensa de los intereses de la entidad;

Que el Decreto Nacional 1214 de 2000 prevé la forma de integración y funcionamiento de los comités de Conciliación;

Que la Resolución 184 del 8 de Junio de 2007, expedida por la Secretaría Distrital de Movilidad, creó el Comité de Conciliación y Defensa Judicial de la Secretaría;

Que de acuerdo con el Decreto 1214 de 2000, es una función de todo Comité de Conciliación darse su propio reglamento;

ACUERDAN:

CAPITULO I. INTEGRACIÓN Y FUNCIONAMIENTO.

Artículo 1. Integración del Comité de Conciliación. El Comité de Conciliación estará conformado por los siguientes funcionarios, quienes concurrirán con voz y voto y serán miembros permanentes:

1. El Secretario (a) de Movilidad, quien lo presidirá.

2. El Subsecretario de Servicios de la Movilidad.

3. El Subsecretario de Gestión Corporativa.

4. El Subsecretario de Política Sectorial.

5. El Director de Asuntos Legales.

6. El Director Administrativo y Financiero.

7. El Director de Procesos Administrativos.

La asistencia al Comité de Conciliación es obligatoria y no es delegable, excepto para el Secretario de Movilidad y el Director de Asuntos Legales, de conformidad con lo establecido por el Decreto Nacional 2097 de 2002.

Parágrafo. Concurrirán al Comité de Conciliación de la Secretaría de Movilidad, con derecho a voz pero sin voto, los siguientes funcionarios: el Director de la Dirección de Defensa Judicial de la Nación del Ministerio del Interior y de Justicia o el funcionario que esté designe, el jefe de la Oficina de Control Interno de la Secretaría de Movilidad, el abogado que represente los intereses del Distrito Capital en el proceso judicial o extrajudicial y el Secretario Técnico del Comité.

Igualmente el Comité podrá invitar a sus sesiones a las personas o funcionarios que requiera para la mejor comprensión de los asuntos que se estudien.

Artículo 2. Funciones. Las funciones del Comité de Conciliación de la Secretaría Distrital de Movilidad serán las previstas en su acto de creación.

Artículo 3. Participación de la Oficina de Control Interno. Es responsabilidad de la oficina de Control Interno de la Secretaría de Movilidad, verificar el cumplimiento de las disposiciones del Decreto Nacional 1214 de 2.000, del reglamento interno del Comité y la adecuada ejecución de las decisiones adoptadas en las sesiones.

Artículo 4. Quórum: El Comité de Conciliación sesionará con un mínimo de tres (3) de sus miembros permanentes y adoptará las decisiones por mayoría simple.

Parágrafo Primero. El Subsecretario respectivo, deberá participar de manera obligatoria en las sesiones donde se estudien temas de su competencia.

Parágrafo Segundo. Si por alguna circunstancia fuere necesario suspender la sesión, la misma deberá continuarse en una fecha posterior, sin más citación que la que se efectúe dentro de la reunión.

Artículo 5. Imparcialidad y autonomía en la adopción de decisiones. A efecto de garantizar el principio de imparcialidad en la adopción de sus decisiones, los miembros del Comité de Conciliación deberán declararse impedidos en los siguientes casos:

1. Si existe un interés particular y directo del servidor público en el asunto, o de su cónyuge, compañero o compañera permanente, parientes dentro del cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil.

2. En caso de haber conocido del proceso en instancia anterior.

3. Cuando sea cónyuge, compañero permanente o pariente dentro del cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil de alguna de las partes, de su representante o de su apoderado.

4. Si existe pleito pendiente entre el miembro del Comité, su cónyuge, compañero permanente o alguno de sus parientes indicados en el numeral 1, con cualquiera de las partes, su representante o apoderado.

5. Cuando alguna de las partes, su representante o apoderado, haya presentado con anterioridad, denuncia penal contra el miembro del Comité, su cónyuge, o pariente en primer grado de consaguinidad o cuando éstos hayan presentado denuncia penal contra ellos.

6. En caso de presentarse enemistad grave por hechos ajenos al proceso, o amistad íntima entre el miembro del Comité y alguna de las partes, su representante o apoderado.

7. Si el miembro del Comité, su cónyuge o alguno de los parientes indicados en el numeral anterior, tiene la condición de socio de alguna de las partes, su representante o apoderado.

De igual forma les serán aplicables las causales de impedimento y recusación previstas en el ordenamiento jurídico, especialmente las estatuidas (sic) en el artículo 30 del Código Contencioso Administrativo, el artículo 150 del Código de Procedimiento Civil y el artículo 40 de Ley 734 de 2002.

Artículo 6. Trámite de impedimentos y recusaciones. Cuando el miembro del Comité de Conciliación se encuentre incurso en alguna de las causales de impedimento, deberá informarlo al Comité antes de comenzar la deliberación de los asuntos sometidos a su consideración; los demás miembros del Comité decidirán sobre si procede o no el impedimento. De igual forma, los miembros del Comité podrán ser recusados, para lo cual se utilizará el mismo trámite del impedimento.

Si se admitiere la causal de impedimento o recusación y no existe quórum para deliberar o tomar decisiones, el presidente del Comité designará un miembro ad hoc que reemplace al que se ha declarado impedido o recusado.

CAPÍTULO II. PROCEDIMIENTO.

Artículo 7. Casos sujeto de estudio. Para que un caso sea estudiado por el Comité de Conciliación y Defensa Judicial de la Secretaría Distrital de Movilidad, deberá remitirse una solicitud por escrito al Secretario Técnico del Comité, acompañada de la respectiva ficha técnica y nombre del apoderado, para que éste, de ser procedente, proceda a incluirlo en el orden del día de la siguiente sesión del Comité.

Parágrafo: Cuando exista una política de defensa judicial adoptada por el Comité de Conciliación, respecto a un tema jurídico frecuente, el Secretario Técnico deberá remitir dicha política al apoderado que solicite su estudio, sin necesidad de llevar el caso particular al Comité.

Artículo 8. Convocatoria. De manera ordinaria, el Secretario Técnico de Comité procederá a convocar a los miembros del Comité de Conciliación y a los invitados, con al menos tres (3) días de anticipación, indicando día, hora , lugar de la reunión y el respectivo orden del día.

Anexo a la convocatoria, se deberán remitir las fichas técnicas, ayudas de memorias o conceptos que efectúe el abogado a quien corresponda la presentación del caso o tema puesto a consideración en el Orden del Día del Comité.

Excepcionalmente, a solicitud del Presidente del Comité de Conciliación y Defensa Judicial de la Secretaría de Movilidad, del Director de Asuntos Legales de la Secretaría de Movilidad o del Subdirector de Gestión Judicial de la Secretaria General de la Alcaldía Mayor, se podrá convocar de manera extraordinaria al Comité, para lo cual se citara con un día de antelación.

Artículo 9. Inasistencia a las sesiones. Cuando alguno de los miembros del Comité de Conciliación no pueda asistir a una sesión, deberá presentar excusa por escrito a la Secretaría Técnica del Comité, a más tardar el día hábil anterior a la respectiva sesión. En la correspondiente acta de sesión del Comité, deberá dejarse constancia de la inasistencia, para los fines que estime pertinentes el funcionario encargado de la Oficina de Control Interno.

Cuando el Presidente del Comité de Conciliación y Defensa Judicial de la Secretaría, no pueda asistir a la respectiva sesión, para todos los efectos presidirá el Director de Asuntos Legales o quien el Comité elija para el efecto.

Artículo 10. Desarrollo de las sesiones. En el día y hora señalados, el Presidente del Comité instalará la sesión.

A continuación, el Secretario Técnico del Comité verificará el quórum, informará al Presidente sobre la extensión de las invitaciones a la sesión, las justificaciones presentadas por inasistencia y dará lectura al orden del día propuesto, el cual será sometido a consideración y aprobación del Comité.

Los apoderados de los casos sujetos a estudio del Comité, harán una presentación de la ficha técnica y absolverán las dudas e inquietudes que le formulen.

Finalizada la anterior intervención, los miembros y asistentes al Comité deliberarán sobre el asunto sometido a su consideración y adoptarán las determinaciones que estimen oportunas, las cuales serán de obligatorio cumplimiento para los apoderados de la entidad. En los procesos en que otra entidad lleve la representación judicial o extrajudicial del caso, será el Comité de Conciliación de dicha entidad, el encargado de decidir en última instancia.

Una vez se haya efectuado la deliberación de cada caso, el Secretario Técnico procederá a preguntar a cada una (sic) de los miembros el sentido de su voto. En caso de empate, se someterá el asunto a una nueva votación y de persistir éste, el Presidente del Comité tendrá la función de decidir.

El Presidente levantará la sesión, una vez se hayan evacuado todos los asuntos del orden del día.

Artículo 11. Las fichas técnicas. Para facilitar la presentación de los casos respectivos, el abogado que tenga a cargo la representación del asunto materia de conciliación judicial o prejudicial deberá presentar una ficha técnica, en la cual se ilustre a los miembros del Comité, sobre los aspectos básicos del asunto litigioso, de conformidad con los lineamientos establecidos en el Instructivo No. 3 de 2005, de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor, o en el que haga sus veces.

Parágrafo. En el momento de conceptuar si se adopta o no la conciliación u otro mecanismo alterno de solución de conflictos, los apoderados deberán tener en cuenta lo dispuesto en las Leyes 446 de 1998, 640 de 2001 y 794 de 2003, sus decretos reglamentarios, así como las demás disposiciones legales y reglamentarias aplicables al caso.

La veracidad y fidelidad de los hechos y conceptos jurídicos consignados en las fichas, serán responsabilidad del abogado que les elabore.

Artículo 12. Acción de repetición. En los casos en que la Secretaría de Movilidad haya efectuado el pago de una condena judicial o conciliación, el apoderado deberá elaborar la respectiva ficha técnica y presentarla al Comité, para efectos de establecer si debe iniciarse la acción de repetición.

El estudio de la acción de repetición por parte del Comité de Conciliación y Defensa Judicial de la Secretaría de Movilidad, así como la iniciación del respectivo proceso, de ser considerado procedente, debe iniciarse dentro de los tres meses siguientes a la ejecutoria del fallo definitivo.

Artículo 13. Informes sobre el estudio de procedencia de llamamientos en garantía de funcionarios públicos. Conforme a lo dispuesto en el artículo 19 de la Ley 678 de 2001, en armonía con el artículo 13 del Decreto Nacional 1214 del 2000, los apoderados del Distrito Capital, deberán estudiar la procedencia del llamamiento en garantía para fines de repetición en los procesos judiciales de responsabilidad patrimonial.

De no ser viable el llamamiento, deberán justificarlo por escrito y presentar un informe al Comité de Conciliación.

CAPÍTULO III. SECRETARÍA TÉCNICA.

Artículo 14. Designación y Funciones. La Secretaría Técnica del Comité será ejercida por un abogado de la Dirección de Asuntos Legales de la Secretaría Distrital de Movilidad, el cual tendrá como funciones las previstas en el acto de creación del Comité, y en el Decreto 1214 de 2000.

Artículo  15. Elaboración de Actas. Las actas contendrán un resumen ejecutivo de las deliberaciones y las decisiones adoptadas en cada sesión. Constituyen parte integral de dichas actas, las fichas técnicas y todos los soportes documentales presentados para su estudio.

Las actas de las sesiones serán suscritas por el Presidente y el Secretario Técnico del Comité de Conciliación y Defensa Judicial.

Ver el art. 6, Resolución de la S.T.T. 06 de 2002 , Ver el Concepto de la Sec. General 056 de 2008

Artículo 16. Trámite de aprobación y suscripción de Actas. El Secretario Técnico deberá remitir a cada uno de los miembros asistentes a la respectiva sesión, el proyecto de acta, por escrito o por correo electrónico, dentro de los 5 días hábiles siguientes a su celebración, con el objeto de que aquellos remitan sus observaciones, dentro de los 4 días hábiles siguientes al recibo del proyecto.

Si dentro de este término el Secretario Técnico no recibe comentarios u observaciones al proyecto de acta, se entenderá que no existen objeciones y que el proyecto es aceptado.

Cumplido este trámite, se elaborará el acta definitiva, la cual será enviada por el Secretario Técnico a los miembros del Comité, por correo electrónico.

Las actas serán aprobadas en la siguiente sesión ordinaria del Comité de Conciliación y suscritas por el Presidente y el Secretario Técnico del Comité.

Artículo 17. Informes. El Secretario Técnico del Comité de Conciliación y Defensa Judicial de la Secretaría, deberá elaborar el informe de la gestión del Comité y de la ejecución de sus decisiones, el cual será entregado al Secretario Distrital de Movilidad y a los miembros del Comité cada seis meses. Una copia del mismo será remitida a la Dirección de Defensa Judicial de la Nación del Ministerio del Interior y de Justicia.

En los meses de junio y diciembre, se remitirá a la Dirección de Defensa Judicial de la Nación del Ministerio del Interior y de Justicia, un reporte que deberá contener la información prevista en el artículo 14 del Decreto 1214 de 2000.

Parágrafo. Los anteriores informes, deberán presentarse con el visto bueno del Director de Asuntos Legales de la Secretaria Distrital de Movilidad.

Artículo 18. Seguimiento. Los abogados que tengan a su cargo los respectivos asuntos, deberán presentar a la Secretaría Técnica del Comité un informe detallado del resultado de las respectivas audiencias y de las acciones de repetición iniciadas, dentro de los 3 días hábiles siguientes a cualquiera de estos eventos, con los respectivos soportes.

El Secretario Técnico deberá presentar el respectivo informe en la sesión del Comité inmediatamente posterior.

Artículo 19. Archivos del Comité de Conciliación y de su Secretaría Técnica. El archivo del Comité de Conciliación y el de su Secretaría Técnica reposará en la Dirección de Asuntos Legales de la Secretaria Distrital de Movilidad. Para el efecto, el Director de dicho despacho designará un funcionario responsable.

Las solicitudes de copias auténticas de las actas y la expedición de certificaciones sobre las mismas serán tramitadas por el Secretario Técnico del Comité.

Artículo 20. Asistencia de apoderados de la entidad a las audiencias. Es obligatoria la asistencia del apoderado del caso que se someta a estudio del Comité de Conciliación y Defensa Judicial de la Secretaría Distrital de Movilidad podrá pronunciarse sobre la procedencia de los mecanismos alternativos de resolución de conflictos, siempre y cuando el tema no sea de competencia del "FONDATT en liquidación", en dicho caso, será el Comité de Conciliación de dicha entidad, el encargado de estudiar el asunto.

Parágrafo. El pronunciamiento que sobre el particular realice el Comité de Conciliación de la Secretaría de Movilidad, en estos casos y en los relativos a acciones populares y de grupo, no es obligatorio, dado que la decisión final es competencia del Comité de Conciliación de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor.

Artículo 22.Vigencia y Derogatorias. El presente reglamento rige a partir de la fecha de su comunicación.

El presente Reglamento se discutió y aprobó en la sesión del 17 de julio de 2007, por los miembros del Comité, quienes en constancia de aprobación lo suscriben.

Sandra Sánchez Waldrón.

Presidente del Comité

Asesora del Despacho

Galia Dobreva Dobreva.

Subsecretaría de Política Sectorial.

Johanna Pardo Mendoza.

Subsecretaría de Gestión Corporativa

Mario Sánchez Forero

Subsecretario de Servicios de la Movilidad.

Martha Liliana Chambuela Pérez

Directora de Asuntos Legales

Flor María Garzón Perilla.

Directora Administrativa y Financiera

Oscar Alirio Espinosa

Director de Procesos Administrativos

Cristina Muñoz Cárdenas

Secretaría Técnica del Comité.

 
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