RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

Los miembros del Comité de Conciliación de la Contraloría de Bogotá, D.C., en uso de las atribuciones conferidas por el Decreto 1214 de 2000 y la Resolución Reglamentaria No. 020 de 2001, modificada parcialmente por las Resoluciones Reglamentarias No. 051 del 8 de octubre de 2003 y 020 del 10 de agosto de 2004, con el propósito de ajustar el Reglamento Interno del Comité a la normatividad vigente y adoptarlo como una herramienta de gestión, que permita el cumplimiento de sus funciones y la toma de decisiones, discutieron y aprobaron el siguiente texto:

Ley 446 de 1998, artículo 75, establece que las entidades y organismos de derecho público del orden nacional, departamental, distrital y de los municipios capital de departamento y los entes descentralizados de estos niveles, deben integrar un Comité de Conciliación.

Decretos 1214 de 2000, establece las funciones de los Comités de Conciliación de que trata el artículo 75 de la Ley 446 de 1998 y 2097 de 2002, por el cual se modifica el artículo 3o del Decreto 1214 de 2000.

Resolución Reglamentaria No. 020 del 11 de Julio de 2001 , mediante la cual se creó el Comité de Conciliación de la Contraloría de Bogotá D.C., modificada parcialmente por las Resoluciones Reglamentarias 051 de octubre 8 de 2003 y 020 del 10 de agosto de 2004, todas expedidas por el Contralor de Bogotá, D.C.

Los miembros del Comité de Conciliación de la Contraloría de Bogotá D.C., y los servidores públicos que intervengan en las sesiones en calidad de invitados, obrarán inspirados en los principios de legalidad, igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad y, tendrán como propósito fundamental, proteger los intereses de la entidad y el patrimonio público.

El Comité de Conciliación actuará en sede de estudio, análisis y formulación de políticas sobre prevención del daño antijurídico y defensa de los intereses de la Entidad.

Igualmente, con sujeción a la normatividad vigente, decidirá en cada caso específico sobre la procedencia de la conciliación o cualquier otro medio alternativo de solución de conflictos, así como, sobre el cumplimiento de los requisitos de procedibilidad para iniciar acciones de repetición.

En consecuencia, el Comité de Conciliación tendrá a su cargo las siguientes funciones:

1. Formular, aprobar, ejecutar y propender por la ejecución de políticas de prevención del daño antijurídico al interior de la Contraloría de Bogotá, D. C.

2. Diseñar las políticas generales que orientarán la defensa judicial de los intereses de la Contraloría de Bogotá, D. C.

3. Estudiar y evaluar los procesos que cursen o hayan cursado en contra de la Contraloría de Bogotá, D.C., para determinar las causas generadoras de los conflictos; el índice de condenas; los tipos de daño por los cuales resulta demandada o condenada; y las deficiencias en las actuaciones procesales por parte de los apoderados, con el objeto de proponer correctivos.

4. Fijar directrices institucionales para la aplicación de los mecanismos de arreglo directo, tales como la transacción y la conciliación y de los demás mecanismos alternativos de resolución de conflictos, así como los procesos sometidos a arbitramento.

5. Determinar la procedencia o improcedencia de la conciliación y señalar la posición institucional que fije los parámetros dentro de los cuales el representante legal o el apoderado actuará en las audiencias de conciliación.

6. Evaluar los procesos que hayan sido fallados en contra de la entidad con el fin de determinar la procedencia de la acción de repetición.

7. Definir los criterios para la selección de abogados externos que garanticen su idoneidad para la defensa de los intereses públicos y realizar seguimiento sobre los procesos a ellos encomendados.

8. Designar al funcionario que ejercerá la Secretaría Técnica del Comité, preferentemente un profesional del Derecho

9. Dictar su propio reglamento.

Sin perjuicio de las demás funciones establecidas en el artículo 5º del Decreto 1214 de 2000, el Comité de Conciliación deberá reunirse en los meses de febrero y agosto de cada año, con el objeto de proponer los correctivos que se estimen necesarios para prevenir la causación de los daños antijurídicos en que se ha visto la entidad obligada a conciliar o por los cuales ha resultado condenada, así como proponer acciones correctivas, preventivas o de mejora frente a la defensa de los intereses litigiosos de la entidad. Para lo anterior deberán estudiar, analizar y evaluar las causas que originaron las demandas y sentencias en el respectivo semestre.

Para tal propósito el Jefe de la Oficina Asesora Jurídica presentará a los miembros del comité en coordinación con la Secretaria Técnica, un informe de las demandas y sentencias presentadas y notificadas en el semestre respectivo para lo cual podrá diligenciar el formato de causas de demandas y sentencias elaborado por la Dirección de Defensa Judicial de la Nación Ministerio de Justicia y del Derecho.

Igualmente se tendrá en cuenta el informe presentado por cada uno de los responsables de proceso del sistema de gestión de la calidad, de acuerdo con las acciones propuestas y aprobadas por el comité.

El Comité estará integrado por los funcionarios de la Contraloría de Bogotá, D.C., establecidos como miembros permanentes por la Resolución Reglamentaria 020 del 11 de julio de 2001 o la normativa interna que la modifique. Su participación directa o delegada, con voz y/o voto, así como la asistencia de invitados permanentes u ocasionales, estará conforme a la Ley y la reglamentación interna de la Entidad.

El Jefe de la Oficina Asesora de Control interno, participará en las sesiones del Comité de Conciliación a efectos de asesorar y evaluar, en primer término, el cumplimiento de las disposiciones del Decreto 1214 de 2000, de las Resoluciones Reglamentarias vigentes y del presente Reglamento Interno del Comité y en segundo lugar, para verificar la cabal ejecución de las decisiones adoptadas por el Comité de Conciliación. Podrá igualmente, presentar iniciativas encaminadas a promover una mayor efectividad y eficiencia en el cumplimiento de las funciones que corresponden a este comité.

La Secretaría Técnica del Comité estará a cargo de un funcionario designado de conformidad con la Resolución Reglamentaria No. 020 del 10 de agosto de 2004 o aquella que la modifique y tendrá a cargo las siguientes funciones:

1. Elaborar las actas de cada sesión del Comité.

2. Verificar el cumplimiento de las decisiones adoptadas por el Comité.

3. Preparar un informe de la gestión del Comité y de la ejecución de sus decisiones, que será entregado al representante legal del ente y a los miembros del Comité cada seis (6) meses. Una copia del mismo será remitida a la Dirección de Defensa Judicial de la Nación del Ministerio de Justicia y del Derecho.

4. Proyectar y someter a consideración del Comité la información que éste requiera para la formulación y diseño de políticas de prevención del daño antijurídico y de defensa de los intereses del ente.

5. Convocar a los miembros del comité a sesiones reglamentarias y extraordinarias previas instrucciones del Jefe de la Oficina Asesora Jurídica.

6. Coordinar el archivo y control de las actas y demás documentos que conforman el archivo de gestión de acuerdo con las normas internas sobre el tema.

7. Las demás que le sean asignadas por el Comité.

El Comité de Conciliación se reunirá de manera ordinaria o extraordinaria, de conformidad con lo previsto en la ley o en la resolución interna que lo reglamente. En todo caso podrá reunirse por necesidades del servicio, por convocatoria de su presidente, a petición del jefe de la Oficina Asesora de Control Interno o de por lo menos dos miembros permanentes. Sesionará en la Sala de Juntas del Despacho del Contralor Auxiliar o en el lugar indicado en la citación respectiva, el día y hora que se señale en la convocatoria.

Sí por alguna circunstancia fuere necesario suspender la sesión, la misma deberá continuarse a más tardar dentro de los tres (3) días hábiles siguientes, sin más citación que la que se efectúe dentro de la reunión.

La Secretaría Técnica citará a reunión a los miembros permanentes del Comité, de acuerdo con las instrucciones del Jefe de la Oficina Asesora Jurídica, quien a su vez concertará previamente la agenda con los demás miembros del Comité. (Circular 100000-1949 del 27-05-05, expedida por el señor Contralor).

El escrito de citación se extenderá con no menos de tres (3) días de anticipación, indicando fecha, hora y lugar de la reunión, así como el orden del día. En el evento de sesiones extraordinarias, cuando las necesidades del servicio así lo requieran, podrá convocarse verbalmente por parte del Jefe de la Oficina Asesora Jurídica.

También por Secretaría se citará al Jefe de la Oficina Asesora de Control Interno, a los funcionarios de la Entidad que por su condición jerárquica y funcional deban asistir según el caso concreto, al apoderado que represente los intereses de la Contraloría y a las personas cuya presencia se considere necesaria para debatir los temas puestos a consideración de los miembros del comité.

Igualmente corresponde a la Secretaría Técnica cursar invitación a las sesiones del comité a un funcionario de la Dirección de Defensa Judicial de la Nación del Ministerio de Justicia y del Derecho.

Con la convocatoria se podrán remitir a cada miembro del comité, copias de fichas técnicas, ayudas de memoria, conceptos, informes y demás documentación que facilite el conocimiento y preparación de los temas puestos a consideración en el orden del día, lo cual garantizará la agilidad y calidad en la adopción de decisiones. Estos documentos se podrán hacer llegar también vía Outlook o a través de la red interna de la Entidad.

Cuando alguno de los miembros del comité no pueda asistir a una sesión, deberá comunicarlo a la presidencia del comité, con la indicación de las razones de su inasistencia, preferiblemente el día hábil anterior a la respectiva sesión. De esta disposición está exento el Contralor de Bogotá, quien podrá delegar su participación en el Contralor Auxiliar, sin que para ello se requiera acto específico. Para estos efectos la citación para comité se extenderá tanto al Contralor como al Contralor Auxiliar.

En el acta de cada sesión del comité, la Secretaria Técnica dejará constancia de la asistencia de los miembros permanentes e invitados y en caso de inasistencia así lo señalará indicando si se presentó en forma oportuna la justificación. Lo anterior para los fines que estime pertinentes el Jefe de la Oficina Asesora de Control Interno de la Entidad.

El comité deliberará y decidirá con por lo menos tres de sus miembros permanentes, y las proposiciones serán aprobadas por la mayoría simple de los miembros asistentes a la sesión.

En caso de empate, se someterá el asunto a una nueva votación; de persistir el empate el presidente del comité o quien haga sus veces decidirá el desempate.

Si los miembros del comité lo solicitan se dejará constancia en el acta de las razones por las cuales se apartan de las decisiones adoptadas.

3.5 DEL DESARROLLO DE LAS SESIONES En el día y hora señalados:

a) El presidente instala la sesión del comité.

b) La Secretaria Técnica del Comité informa al Contralor de Bogotá o Contralor Auxiliar, sobre la extensión de las invitaciones a la sesión, toma nota de las justificaciones presentadas por inasistencia, verifica el quórum, y da lectura al orden del día propuesto, el cual es sometido a consideración y aprobación de los miembros por parte del presidente.

c) Los funcionarios encargados de elaborar las fichas técnicas y los apoderados asignados por el Jefe de la Oficina Asesora Jurídica, presentan verbalmente al comité el contenido de la ficha técnica y absuelven las dudas e inquietudes que se les formulen.

d) Los miembros y asistentes al comité deliberan sobre el asunto sometido a su consideración.

Para este efecto las recomendaciones de las fichas técnicas presentadas se tramitan como proposiciones para su deliberación y votación. Los miembros o asistentes a la sesión del comité podrán presentar proposiciones sustitutivas o aditivas.

e) Una vez declarada suficiente ilustración, los miembros del comité adoptan por decisión unánime o por votación mayoritaria, las determinaciones que estimen pertinentes y oportunas, las cuales serán de obligatorio cumplimiento para los apoderados de la Entidad.

f) El último de los puntos del orden del día será el de proposiciones y varios, en cuyo desarrollo se presentarán los temas de manera ordenada y analizando uno a uno los propuestos.

g) Evacuados los puntos establecidos en el orden del día, la secretaría técnica informa al presidente para que él proceda a levantar la sesión.

Con el fin de garantizar la imparcialidad en la toma de las decisiones, si uno de los miembros del Comité de Conciliación considera estar incurso en causal de impedimento, entre otras las consagradas en los artículos 30 C.C.A., 150 C.P.C. y 40 de la Ley 734 de 2002, deberá informarlo al comité antes de comenzar la deliberación de los asuntos sometidos a su consideración; los demás miembros del comité decidirán sobre si procede o no el impedimento y de ello se dejará constancia en la respectiva acta.

De la misma manera, los miembros del Comité podrán ser recusados, caso en el cual se dará a la recusación el mismo trámite señalado antes.

Si se admitiere un impedimento o recusación y no existiere quórum para deliberar o tomar la decisión, el presidente del comité designará un miembro ad hoc que reemplace al que se ha declarado impedido o recusado.

Las actas serán elaboradas por la secretaría técnica del comité y en ellas se dejará constancia de las deliberaciones de los asistentes y las decisiones adoptadas por los miembros permanentes.

El proyecto de acta deberá ser remitido, por la secretaría técnica a cada miembro del Comité, mediante escrito o vía correo electrónico, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la celebración de la sesión.

Las observaciones y recomendaciones al proyecto de acta, serán enviadas a la Secretaria Técnica, por escrito o por correo electrónico, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes al recibo del proyecto. Si dentro de este término la secretaría técnica no recibe comentarios u observaciones al proyecto de acta se entenderá que no existen objeciones y que el mismo es aceptado.

Con las observaciones recibidas en término, se ajustará y elaborará el acta definitiva, la cual será suscrita dentro de los cinco (5) días siguientes, por los funcionarios correspondientes de acuerdo con las normas internas del sistema de gestión de la calidad.

En el evento de requerirse el acta antes del vencimiento de los términos anteriores, los miembros del comité procederán a la revisión inmediata del proyecto a fin de suscribir el acta con la debida oportunidad.

El archivo de gestión del Comité de Conciliación reposará bajo custodia de la secretaría técnica del comité en la Oficina Asesora Jurídica, quien anualmente hará entrega del mismo al administrador de archivo de la dependencia para su conservación y custodia de acuerdo con las normas internas sobre el manejo documental en la entidad.

Los documentos que integran el archivo del Comité de Conciliación son públicos y podrán ser consultados en la Oficina Asesora Jurídica; para lo cual los interesados deberán agotar el procedimiento interno establecido para el efecto. Las solicitudes de copias auténticas y la expedición de certificaciones sobre las mismas se tramitarán de conformidad con las normas internas que regulen el tema.

Para fundamentar jurídicamente y para facilitar la exposición y estudio de los casos sometidos a consideración del comité, el jefe de la dependencia en donde se haya originado o tramitado el asunto objeto de conciliación, agotará el trámite para que en su dependencia se proyecte una ficha técnica de conciliación y la remitirá junto con los documentos soporte a la Oficina Asesora Jurídica.

Recepcionada la documentación, o antes si así lo amerita, el Jefe de la Oficina Asesora Jurídica, designará un profesional para que se encargue de la representación de la Entidad, quien podrá participar en asocio con el designado por la dependencia de origen en la preparación de la ficha técnica.

Los funcionarios designados presentarán a los miembros del comité, cada tema acompañado de la ficha técnica de conciliación, con base en la cual debatirá y decidirá el Comité.

La veracidad y fidelidad de la información consignada en las fichas técnicas serán responsabilidad de quienes las elaboran. (Anexo 1)

Para fundamentar jurídicamente y para facilitar la exposición y estudio de los casos sometidos a consideración del comité, el abogado asignado por el Jefe de la Oficina Asesora Jurídica para iniciar una acción de repetición, elaborará una ficha técnica de repetición y la entregará junto con los documentos soporte a la Jefatura. Adicionalmente, expondrá el asunto ante los miembros del comité y absolverá las dudas que sean del caso.

La veracidad y fidelidad de la información consignada en las fichas técnicas serán responsabilidad de quienes las elaboran. (Anexo 2)

Conforme a lo dispuesto en el artículo 19 de la Ley 678 de 2001, en armonía con el artículo 13 del Decreto 1214 de 2000, los apoderados de la Contraloría de Bogotá, deberán estudiar la procedencia del llamamiento en garantía para fines de repetición en los procesos judiciales de responsabilidad patrimonial.

De no ser viable el llamamiento, deberán justificarlo por escrito y presentar un informe al jefe de la Oficina Asesora Jurídica, con destino al Comité de Conciliación dentro de la primera sesión ordinaria siguiente a la presentación de la contestación de la demanda.

Una vez surtida la diligencia de conciliación, el profesional que represente los intereses de la Contraloría de Bogotá, presenta al Jefe de la Oficina Asesora Jurídica, información detallada sobre el resultado de la audiencia de conciliación celebrada ante la autoridad competente y cuando sea el caso, adjunta copia de los documentos soporte de las actuaciones subsiguientes.

Igualmente, el funcionario asignado de la Oficina Asesora Jurídica rendirá informe sobre la presentación y admisión de las acciones de repetición ordenadas por el Comité.

La información será sometida a consideración de los miembros del comité en la sesión ordinaria inmediatamente siguiente.

Para dar cumplimiento a lo previsto en el Decreto 1214 de 2000, la secretaría técnica presentará un informe de la gestión del Comité de Conciliación y la ejecución de sus decisiones.

En el informe se relacionarán las actividades que ha ejecutado el comité respecto de la prevención del daño antijurídico, mejoramiento y correctivos a la defensa de los intereses litigiosos de la Entidad. Podrán relacionarse todos los documentos que contengan directrices en este sentido.

Para la presentación del informe de gestión del comité, la secretaría técnica diligenciará el formato elaborado para el efecto por la Dirección de Defensa Judicial de la Nación del Ministerio del Interior y de Justicia.

La secretaría técnica del comité de conciliación verificará el cumplimiento de las decisiones adoptadas en el mismo, a través de seguimientos periódicos en las diferentes sesiones, sobre lo cual se dejará constancia en las respectivas actas.

El presente reglamento regirá a partir de la fecha de su aprobación por parte del Comité de Conciliación. En consecuencia se adopta con la firma de los miembros del Comité, hoy 26 (sic) de Junio de 2005.

Anexos: 2 formatos