RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

La Constitución Política de 1991 incorporó el Control Interno como un instrumento orientado a garantizar el logro de los objetivos de cada entidad del Estado y el cumplimiento de los principios que rigen la función pública.

La Ley 87 de noviembre 29 de 1993, establece normas para el ejercicio del Control Interno en las entidades y organismos del Estado Colombiano, y en el artículo 6º determina: "El establecimiento y desarrollo del Sistema de Control Interno en los organismos y entidades públicas será responsabilidad del representante legal o máximo directivo correspondiente".

La Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá –ESP, mediante Resolución No. 193 de mayo 27 de 1994, adopta el Sistema de Control Interno.

Por Resolución interna 0247 de 29 de Enero de 2003 se reglamentan los comités legales e institucionales de la Empresa. Posteriormente la resolución 0926 de 10 de Octubre de 2006 modifica el artículo segundo de la resolución 0247 de 29 de Enero de 2003 de la Gerencia General de la Empresa, relacionado con los integrantes del Comité Corporativo.

La Ley 872 de diciembre 30 de 2003, crea el Sistema de Gestión de la Calidad en la Rama Ejecutiva del Poder Público y en otras entidades prestadoras de servicios y en su artículo 3°, establece que dicho sistema es complementario con el Sistema de Control Interno y de Desarrollo Administrativo.

En cumplimiento a lo dispuesto en el artículo 6º de la Ley 872 de 2003 el Gobierno mediante Decreto 4110 de diciembre 13 de 2004, adoptó la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000: 2004 de obligatoria aplicación y cumplimiento, la cual determina las generalidades y los requisitos mínimos para establecer, documentar, implementar y mantener un Sistema de Gestión de la Calidad en los organismos, entidades y agentes obligados, conforme en el artículo 2º de la Ley 872 de 2003.

El Acuerdo 122 de junio 28 de 2004, adopta para Bogotá D.C. el sistema de gestión de la calidad creado por la Ley 872 de 2003.

El Decreto Distrital 387 de diciembre 2 de 2004, reglamenta el Acuerdo 122 de 2004 y en su parte considerativa puntualiza lo ordenado por la Ley 872 de 2003 sobre la complementariedad de los Sistemas de Gestión de Calidad, Control Interno y Desarrollo Administrativo.

Mediante Decreto 1599 de mayo 20 de 2005, se adopta el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 1000:2005 el cual determina las generalidades y estructura necesaria para establecer, documentar, implementar y mantener un Sistema de Control Interno en las entidades y agentes obligados conforme al artículo 5° de la Ley 87 de 1993; y señala en su artículo 2° que el establecimiento y desarrollo de dicho Sistema es responsabilidad de la máxima autoridad de la entidad u organismo correspondiente, de los jefes de cada dependencia y de los demás funcionarios de la entidad.

El Consejo Asesor del Gobierno Nacional, en materia de Control Interno, establece mediante la Circular No. 003 del 27 de septiembre de 2005, los lineamientos generales para la implementación del Modelo Estándar de Control Interno, resaltando la existencia de complementariedad, similitud y correspondencia entre los Sistemas de Gestión de Calidad y del Modelo Estándar de Control Interno, indicando por lo tanto, que el Comité de Coordinación de Control Interno puede asumir las veces del Comité de Calidad y que se puede homologar el equipo de trabajo institucional conformado por el representante de la alta dirección y el equipo técnico que apoyará la implementación en los dos Sistemas.

Así mismo señala la citada Circular, que el representante de la entidad es el único responsable de establecer, desarrollar y mantener el Sistema de Control Interno, quien designará a un directivo de primer nivel de la entidad, distinto al Jefe de Control Interno, para efecto de garantizar la operacionalización de las acciones necesarias al desarrollo, implementación y mejoramiento continuo del Sistema de Control Interno, basado en el Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005, quien actuará bajo las políticas establecidas por el Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno.

La Resolución No. 0074 del 6 de febrero de 2006 de la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá-E.S.P., nombró como Representante del Sistema de Gestión de Calidad -SGC al Gerente Corporativo de Planeamiento y Control y estableció sus funciones. Igualmente, mediante dicho acto se conformó el Comité del Sistema de Gestión de Calidad y se determinaron sus funciones.

Con la Resolución No. 0390 de junio 6 de 2006, la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá –ESP, adopta el Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005, estableciendo entre otras disposiciones, la conformación de un equipo de trabajo institucional con diferentes niveles de autoridad y responsabilidad frente al control interno de la Empresa.

Mediante comunicación escrita No. 008 de julio 31 de 2006, el Gerente General de la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá-E.S.P, designó como Representante de la Gerencia General para liderar y dirigir el proceso de implementación y mejoramiento continuo del Sistema de Control Interno basado en el MECI: 1000:2005, a la Secretaria General.

En materia ambiental, el Decreto 61 de 2003 adopta el Plan de Gestión Ambiental del Distrito Capital y en el parágrafo del artículo 11, señala que las entidades distritales podrán formar parte del Sistema Ambiental del Distrito Capital - SIAC mediante la inclusión de sus proyectos de gestión ambiental dentro del Plan de Acción Trianual y la concertación del correspondiente Plan Institucional de Gestión Ambiental -PIGA- con el DAMA.

La norma NTC-ISO 14001 "Sistemas de Gestión Ambiental" de Diciembre de 2004 establece en el requisito 4.4.1: "La alta dirección de la organización debe designar uno o varios representantes de la dirección, quien, independientemente de otras responsabilidades, debe tener definidas sus funciones, responsabilidades y autoridad para: a) asegurarse de que el sistema de gestión ambiental se establece, implementa y mantiene de acuerdo con los requisitos de esta norma internacional , b) informar a la alta dirección sobre el desempeño del sistema de gestión ambiental para su revisión".

Mediante la Circular 06 del 27 de junio de 2005 del Departamento Administrativo de la Función Pública – DAFP se impartieron las directrices para la implementación del sistema de gestión de la calidad en las entidades del Estado obligadas por la Ley 872 de 2003, su Decreto 4110 de 2004 y la norma técnica de calidad para la gestión pública NTC-GP 1000:2004"

La Circular conjunta 018 del 16 de Junio de 2006 de la Secretaría General de la Alcaldía y la Veeduría Distrital establece la compatibilidad del Sistema de Gestión de la Calidad y el Modelo Estándar de Control Interno en las entidades y organismos distritales, recomendó que se designara un único representante de la Dirección o alta gerencia para la implementación de los dos sistemas teniendo en cuenta la afinidad del rol y evitar la duplicidad de esfuerzos y de inversión de recursos; así mismo recomendó que los equipos que lideraran, impulsaran y apoyaran la implementación de los dos sistemas, estuvieran conformados por los mismos servidores públicos, para facilitar la coordinación de acciones, la formación y capacitación y el logro de los objetivos propuestos.

La Circular No. 1000-002-07 del 22 de enero de 2007, del Departamento Administrativo de la Función Pública, recomendó integrar un solo equipo al interior de las entidades para la implementación de los sistemas de Control Interno MECI 1000:2005 y del Sistema de Gestión de Calidad, Norma Técnica NTCGP 1000:2004, con la finalidad de cumplir los fines esenciales del Estado.

En cuanto a seguridad y salud ocupacional, la norma NTC-OHSAS 18001 "Sistemas de Gestión en seguridad y salud ocupacional" de Octubre de 2007 en el requisito 4.4.1 establece: "La organización debe designar a un miembro de la alta dirección con responsabilidad específica en Seguridad(S) y Salud Ocupacional(SO), independientemente de otras responsabilidades y con autoridad y funciones definidos, para: a) asegurar que el sistema de gestión de S y SO se establece, implementa y mantiene de acuerdo con esta norma OHSAS; b) Asegurar que se presentan informes sobre desempeño del sistema de gestión de S y SO a la alta dirección, para su revisión, y que se usan como base para la mejora del sistema de gestión de S y SO".

En merito de los expuesto, el Gerente General,

ARTÍCULO PRIMERO.- Establecer en la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá – ESP, un Sistema Integrado de Gestión, como un modelo desarrollado en la Empresa, basado en la aplicación de la metodología PHVA (Planear - Hacer - Verificar - Actuar) estructurada en componentes y herramientas administrativas requeridas para el funcionamiento óptimo y competitivo de la Empresa. La flexibilidad del modelo permite la adaptación continua a las exigencias legales y del entorno, partiendo del cumplimiento de los requerimientos establecidos en los sistemas de control interno y gestión de la calidad como primera fase, y en fases posteriores como los sistemas de gestión ambiental, seguridad industrial, salud ocupacional y responsabilidad social empresarial y cualquier otro modelo de excelencia que asuma la Empresa.

ARTÍCULO SEGUNDO.- DESIGNACIÓN DEL REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN PARA EL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN.- Designar al Secretario(a) General como representante de la Dirección para liderar la implementación, mantenimiento y mejora continua del Sistema Integrado de Gestión de la Empresa.

ARTÍCULO TERCERO: FUNCIONES DEL REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN PARA EL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN.- El representante tendrá las siguientes funciones:

1. Liderar el proceso de implementación, mantenimiento y mejora continua del Sistema Integrado de Gestión, apoyado en las áreas involucradas de acuerdo con el modelo de excelencia implementado.

2. Asegurar que los procesos de los modelos de excelencia se establezcan, implementen y mantengan de acuerdo a las normas aplicables dentro del Sistema Integrado de Gestión.

3. Coordinar con los directivos de cada área las actividades que requiere realizar el grupo operativo y hacer seguimiento a las mismas.

4. Informar a la Gerencia General o al Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno de la Empresa, sobre el desempeño del Sistema Integrado de Gestión, incluyendo las recomendaciones pertinentes.

5. Representar a la Gerencia General frente a organismos externos en los asuntos relativos al Sistema Integrado de Gestión.

6. Asegurar que se promueva la toma de conciencia de las necesidades de la ciudadanía, usuarios, destinatarios o beneficiarios y demás requisitos del Sistema Integrado de Gestión en todos los funcionarios de la Empresa.

ARTÍCULO CUARTO.- DETERMINACIÓN DE LOS EQUIPOS DE TRABAJO. Crear tres (3) grupos de trabajo institucional: Grupo Directivo, Grupo Operativo y Grupo Evaluador, cuya conformación, roles y responsabilidades en la implementación, evaluación y mejora continua del Sistema Integrado de Gestión, serán los previstos en los artículos siguientes.

ARTÍCULO QUINTO.- GRUPO DIRECTIVO.- Está conformado por el Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno reglamentado mediante Resolución interna 0247 de 29 de enero de 2003.

El Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno de la EAAB-ESP, actuará también como Comité de Calidad para efectos de direccionar la implementación, mantenimiento y mejora continua del Sistema Integrado de Gestión.

ARTÍCULO SEXTO.- FUNCIONES DEL COMITÉ DE COORDINACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO.- El Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno tendrá a su cargo los siguientes roles y responsabilidades:

1. Recomendar pautas y lineamientos para la determinación, implementación, adaptación, complementación y mejoramiento permanente del Sistema Integrado de Gestión Acueducto, de conformidad con las normas vigentes.

2. Asesorar en forma permanente a la Gerencia General en la toma de decisiones.

3. Evaluar las políticas financieras, contables, técnicas, ambientales, de seguridad industrial y salud ocupacional, operativas, administrativas, comercial, legales existentes en todas las Gerencias y presentar las recomendaciones necesarias con el fin de lograr la uniformidad de las mismas de conformidad con las normas vigentes y las características propias de la entidad.

4. Recomendar prioridades para la adopción, adaptación, adecuado funcionamiento y optimización de la gestión de la información gerencial, estadística, financiera, de planeación y de evaluación de procesos, así como para la utilización de indicadores de gestión generales y por áreas.

5. Evaluar el cumplimiento de las metas y objetivos trazados y dar las directrices para el diseño de las herramientas operativas y financieras que sirvan a la Gerencia General para la oportuna toma de decisiones.

6. Servir de órgano de coordinación y asesoría en los aspectos relacionados con la implementación de los correctivos sobre los hallazgos detectados en la evaluación independiente realizada por la Oficina de Control Interno y Gestión y entes externos de control.

7. Fomentar, en coordinación con la Oficina de Control Interno y Gestión, la formación de una cultura de control en toda la organización, que permita el cumplimiento de la misión institucional.

8. Asesorar al Gerente General en la definición de los planes estratégicos y en la evaluación del estado de cumplimiento de las metas y objetivos allí propuestos.

9. Estudiar y revisar la evaluación del cumplimiento de las metas y objetivos de la Empresa, dentro de los planes y políticas sectoriales y recomendar los correctivos necesarios.

10. Presentar a consideración del Gerente General las propuestas de modificación a las normas internas sobre control interno vigentes.

11. Aprobar el plan de implementación del Sistema Integrado de Gestión Acueducto, en sus diferentes etapas de acuerdo con la normatividad vigente.

12. Evaluar los diagnósticos que se realicen en los tópicos que componen el Sistema Integrado de Gestión Acueducto.

13. Aprobar las políticas y objetivos que componen el Sistema Integrado de Gestión Acueducto.

14. Efectuar seguimiento al plan de implementación del Sistema Integrado de Gestión Acueducto con base en los informes del Representante.

15. Aprobar y verificar la adopción de acciones preventivas, correctivas y de mejora institucionales.

16. Aprobar el plan de auditorias integradas (Programa de auditorías de Calidad, medio ambiente, seguridad industrial y salud ocupacional, Sistema de Control Interno, acreditación) y hacer seguimiento a las oportunidades de mejora. El Jefe de la Oficina de Control Interno y Gestión efectuará la coordinación de la elaboración del plan de auditorías integradas.

17. Dictar su propio reglamento.

PARÁGRAFO: Aprobadas por el Comité las recomendaciones de la Oficina de Control Interno y Gestión, éstas serán de obligatorio cumplimiento para las dependencias involucradas.

ARTÍCULO SÉPTIMO.- FUNCIONAMIENTO DEL COMITÉ DE COORDINACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO.- Para el cumplimiento de sus roles y responsabilidades el Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno actuará bajo los siguientes lineamientos.

1. INTEGRACIÓN. El Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno estará integrado por los siguientes funcionarios:

- El Gerente General de la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá - ESP o su delegado quien lo preside.

- Los Gerentes Corporativos.

- Los Asesores de la Gerencia General.

PARAGRAFO: El Jefe de la Oficina de Control Interno y Gestión actuará como Secretario Técnico del Comité, con voz pero sin voto.

2. REUNIONES DEL COMITÉ DE COORDINACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO.-.- El Comité se reunirá ordinariamente por lo menos cada dos (2) meses, y extraordinaria cuando lo convoque el Gerente General o su delegado, o el Jefe de la Oficina de Control Interno y Gestión.

3. QUÓRUM.- Constituye quórum para deliberación en la sesión del Comité la asistencia por lo menos la mitad mas uno de sus miembros y sus decisiones se adoptarán por mayoría simple de sus asistentes. En caso de empate en la votación, decidirá el Gerente General.

4. ACTAS.- Todo lo tratado en las sesiones del Comité, constará en Actas, las cuales se numerarán consecutivamente y serán suscritas por el Presidente y Secretario Técnico. El archivo y custodia de las actas estará a cargo de la Secretaría Técnica del Comité.

ARTÍCULO OCTAVO.- DESIGNACIÓN SECRETARIO TÉCNICO. El Jefe de la Oficina de Control Interno y Gestión actuará como Secretario Técnico del Comité y cumplirá las siguientes funciones:

1. Citar a los integrantes del Comité a las reuniones e invitar a los funcionarios que considere necesarios para tratar temas específicos.

2. Presentar el orden del día.

3. Elaborar las actas de las reuniones.

4. Expedir copias y certificaciones de los documentos y actas de reuniones.

5. Llevar el archivo y custodia de la correspondencia, actas, libros y demás documentos que se lleven del Comité.

6. Comunicar las instrucciones y decisiones del Comité.

ARTÍCULO NOVENO.- GRUPO OPERATIVO.- El Grupo Operativo está conformado de la siguiente manera:

1. Estrategia Empresarial: Dirección de Planeación y Control de Resultados Corporativos, Asesor de Gerencia, Dirección Planeación y Control de Inversiones, Dirección Planeación y Control de Rentabilidad, Gastos y Costos, Dirección de Presupuesto.

2. Estructura Organizacional y Gestión Humana: Dirección Mejoramiento Calidad de Vida, Dirección Desarrollo Organizacional, Dirección Gestión de Compensaciones, Secretaría General.

3. Gestión de Procesos: Dirección Gestión de Calidad y Procesos; Coordinadores de calidad de las diferentes Áreas de la Empresa.

4. Gestión Integral de Riesgos: Dirección Análisis de Riesgos Financieros, Dirección Salud, Oficina Asesora de Representación Judicial y Actuación Administrativa, Dirección de Seguros, Dirección de Servicios de Informática, Dirección Gestión de Calidad y Procesos, Dirección Red Matriz.

5. Gestión de la Información: Dirección de Servicios de Informática, Dirección Sistema de Información Empresarial, Dirección de Información Técnica y Geográfica, Dirección de Servicios Administrativos.

6. Imagen Corporativa y Comunicaciones: Oficina Asesora Imagen Corporativa y Comunicaciones, Asesor Gerencia General.

7. Gestión Ambiental y Responsabilidad Social: Gerencia Corporativa Ambiental, Dirección Saneamiento Ambiental, Asesor Gerencia General.

PARAGRAFO: La estructura del Sistema Integrado de Gestión adjunta, formará parte de la presente Resolución.

ARTÍCULO DÉCIMO.- FUNCIONES GRUPO OPERATIVO. Asignar al Grupo Operativo las siguientes funciones:

1. Adelantar el proceso de implementación, mantenimiento y mejora continua del sistema integrado de gestión en coordinación con la Gerencia Ambiental para la norma NTC-ISO 14001, con la Dirección Salud para la norma NTC - OHSAS 18001, con la oficina de Control Interno y Gestión para el Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005 y con las áreas dueñas del proceso en el caso de la implementación de la norma NTC GP 1000:2004.

2. Proponer estrategias y mecanismos para cumplir con los diferentes requerimientos de las normas que soportan el diseño, implementación y mantenimiento del Sistema Integrado de Gestión Acueducto.

3. Designar los servidores necesarios de cada área para lograr la implementación efectiva del Sistema Integrado de Gestión Acueducto.

4. Servir como facilitador al interior de sus respectivas dependencias, apoyando el adecuado funcionamiento del sistema.

5. Consolidar las necesidades de la ciudadanía, usuarios, destinatarios o beneficiarios relacionadas con los servicios que presta la Empresa.

ARTÍCULO DÉCIMO PRIMERO.- GRUPO EVALUADOR.- El Grupo Evaluador estará conformado por los auditores de la Oficina de Control Interno y Gestión de la EAAB-ESP.

ARTÍCULO DÉCIMO SEGUNDO.- FUNCIONES GRUPO EVALUADOR. Asignar al Grupo Evaluador las siguientes funciones:

1. Efectuar acompañamiento general al desarrollo de cada una de las etapas del Sistema Integrado de Gestión Acueducto.

2. Efectuar la Evaluación Independiente al proceso de implementación del sistema Integrado de Gestión Acueducto, generando las recomendaciones correspondientes.

3. Efectuar la coordinación de la elaboración del plan de auditorías integradas.

ARTÍCULO DECIMO TERCERO.- VIGENCIA Y DEROGATORIAS. La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición y modifica la resolución 0247 de 29 de Enero de 2003 en sus artículos 19 y 20 y deroga la resolución No. 0074 del 6 de febrero de 2006, así como las disposiciones que le sean contrarias.