RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

por el cual se autoriza el procedimiento de microfilm en los archivos y se conduce valor probatorio a las copias fotostáticas de los documentos microfilmados.

El Presidente de la República de Colombia, en uso de las facultades que le confiere el artículo 121 de la Constitución Nacional, y

Que por Decreto 3518 de 1949 se declaró turbado el orden público y en estado de sitio todo el territorio nacional;

Que es conveniente darle mayor seguridad a los archivos, tanto oficiales de la Administración Pública, como a los demás interés colectivo, especialmente a los de las instituciones de crédito y las entidades vinculadas a la economía y a la cultura patrias;

Que la técnica moderna permite, por el procedimiento de microfilm, conservar los archivos en las mejores condiciones de seguridad, economía y eficacia, por lo cual se hace no sólo licita sino aconsejable la microfilmación;

Que corresponde al Gobierno al organización de los archivos oficiales, procurando su tecnificación para el mejoramiento de la Administración pública, y la fijación de condiciones para la validez con mérito probatorio de las copias de documentos públicos y privados,

Artículo 1º.- Autorízase el uso del procedimiento de microfilmación en los archivos oficiales de la Administración Pública nacional, departamental y municipal, y también en los archivos particulares de las personas naturales o jurídicas, de acuerdo con las normas contenidas en este Decreto.

Artículo 2º.- Modificado por el Decreto Nacional 3354 de 1954 . No se podrá microfilmar ningún documento, ni ser destruido después de ser microfilmado, sino cuando el original haya sido sometido al trámite normal y conservado durante el tiempo que la prudencia y la costumbre aconsejen en cada caso, de acuerdo con su naturaleza.

Al someter a la microfilamción cualquier documento, debe tenerse el cuidado de que quede copiado en la cinta integramente y con absoluta fidelidad, de tal modo que queda prohibido hacerles recortes, dobleces, enmendaduras o cualquier adulteración, con pena de perder su valor probatorio.

El procedimiento de microfilm deberá aplicarse en los archivos oficiales de la Administración Nacional, Departamental y Municipal, y en los de las instituciones de crédito y demás entidades sometidas a la supervigilancia del Estado, cumpliendo las disposiciones de este Decreto y las que para cada caso establezca la correspondiente autoridad, sea Ministerio, Gobernación, Alcaldía, Superintendencia o junta directiva.

Artículo 3º.- Al comienzo de cada rollo de película en que se vayan a microfilmar documentos, o material de un archivo, deben hacerse las siguientes anotaciones:

1) Número de orden del rollo y fecha en que se comienza;

2) Nombre de la entidad o persona a quien pertenezca el archivo;

3) La determinación del material que se va a copiar en él y;

4) El nombre y la firma de la persona bajo cuya responsabilidad se hizo la microfilamción,

Artículo 4º.- Los documentos o el material que sea microfilmado y que haya quedado correctamente copiado en la cinta, podrá se (sic) destruido después de eso, preferentemente por la incineración. Derogado por la Ley 80 de 1989

Al final del rollo, inmediatamente después del último documento que contenga, se copiará un acta en que conste:

1. La fecha en que se terminó de filmar el respectivo rollo o cinta;
2. El número de orden del rollo y la cantidad de documentos que contiene, a ser posible con una lista o detalles de ellos;
3. El estado en que haya quedado filmada la cinta, expresando los vicios que tenga, los espacios en blanco que hayan quedado, las correcciones o recortes que se le hayan hecho, etc.;
4. El nombre y la firma de la persona bajo cuya responsabilidad se hizo la microfilmación del respectivo rolo, y

Artículo 5º.- La copia de un documento o de cualquier pieza de un archivo que haya sido microfilmado, tendrá el mismo valor probatorio que la ley le otorga al original así copiado, siempre que la microfilmación se haya hecho de acuerdo con las normas de este Decreto y las dispocisiones especiales que para cada archivo haya establecido el correspondiente Ministerio, Gobierno , Alcaldía, Superintendencia, junta directiva o autoridad administrativa competente, y siempre que la respectiva copia sea autenticada de acuerdo con los artículos siguientes.

Artículo 6º.- Las copias de los documentos microfilmados pertenecientes a archivos oficiales o de entidades sometidas a la supervigilancia del Estado deberán ser autenticadas al respaldo por el empleado que ejerzan las funciones de Jefe del respectivo archivo, o por quien tenga autorización para ello, con la indicación de la disposición legal o reglamentaria que le haya concedido esa autorización, y el señalamiento del número de orden del rollo o cinta de donde se haya copiado.

Artículo 7º.- Las copias de los documentos microfilmados pertenecientes a archivos particulares, de personas naturales o jurídicas o de entidades no oficiales ni sometidas a la supervigilancia del Estado, deberán ser autenticadas por la persona que las expida, y si fuere necesario para fines judiciales, por un Notario Público, previo examen y confrontación del respectivo rollo de donde se haya copiado.

Artículo 8º.- El original de las actas a que se refiere el artículo 4 de este Decreto debe conservarse sin ser destruído, para que sirva de control del archivo ya microfilmado, y si es de personas o entidades no oficiales, deberá protocolizarse en una Notaria.

Artículo 9º.- El presente Decreto rige desde su fecha.

Comuníquese y publíquese.

Dado en Bogotá, a 27 de julio de 1950.

El Presidente de la República, MARIANO OSPINA PEREZ. El Ministro de Gobierno, LUIS IGNACIO ANDREADE. El Ministro de Relaciones Exteriores, EVARISTO SOURDIS. El Ministro de Justicia, PEDRO MANUEL ARENAS. El Ministro de Hacienda y Crédito Público, HERNÁN JARAMILLO OCAMPO. El Ministro de Guerra, ROBERTO URDANETA ARBELAEZ. El Ministro de Agricultura y Ganadería, JUAN GUILLERMO RESTREPO JARAMILLO. El Ministro de Trabajo, VICTOR G. RICARDO. El Ministro de Higiene, JORGE E. CAVELIER. El Ministro de Comercio e Industrias, CÉSAR TULIO DELGADO. El Ministro de Minas y de Petróleos, JOSÉ ELIAS DEL HIERRO. El Ministro de Educación Nacional, MANUEL MOSQUERA GARCES. El Ministro de correos y Telégrafos, General GUSTAVO ROJAS PINILLA. El Ministro de Obras Públicas, VICTOR ARCHILA BRICEÑO.