RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

(junio 24)

Derogada por el art. 25, Resolución Secretaría de Hacienda 242 de 2005

por la cual se reglamentan las comunicaciones escritas en la Secretaría de Hacienda.

El Secretario de Hacienda, en uso de las atribuciones legales que le confiere el artículo 6 del Decreto 838 de diciembre 23 de 1993, y,

Que uno de los problemas más frecuentes que enfrenta la Secretaría de Hacienda, en sus sistemas de información administrativos, es la carencia de definición y claridad sobre las formas de establecer los canales de comunicación entre las diferentes instancias que las conforman, lo cual conduce irremediablemente, a que se diluyan y eludan la toma de decisiones y las responsabilidades, además de permitir la decadencia de los sistemas y métodos de control.

Que la definición y reglamentación de las comunicaciones escritas, es el punto de partida para permitir estandarizar y reglamentar los procedimientos de la entidad, como uno de los objetivos que debe cumplir la Secretaría de Hacienda en procura de la adecuación del Sistema de Control Interno, de acuerdo a lo estipulado en la Ley 87/93 y la Resolución 504/94.

CAPÍTULO I

DEFINICIÓN DE LOS ESCRITOS.

Los escritos expedidos por las diferentes dependencias de la Secretaría de Hacienda, que pueden ser de carácter general y particular, externos o internos, deberán sujetarse a las definiciones, competencias y contenidos que establezcan las directivas mismas, mediante la reglamentación correspondiente. Las modificaciones, adiciones o derogaciones que a dichos actos administrativos se efectúen, también deberán conservar la jerarquía normativa y la definición de cada comunicación.

Artículo 1º.- Resoluciones. Las resoluciones pueden ser de carácter general o particular. Las primeras son expedidas de acuerdo a las facultades legales que la Ley concede y pueden ser, a su vez, externas o internas. Las externas reglamentan y desarrollan la aplicación de disposiciones substantivas contenidas en los Decretos y hacen referencia a aspectos técnicos y de interpretación de las normas tributarias, presupuestales o de tesorería. Las internas dan cumplimiento a funciones de carácter administrativo propias del Secretario.

Las Resoluciones de carácter particular y concreto son expedidas por quienes tienen la competencia de acuerdo a la Ley para otorgar autorizaciones, delegar funciones, organizar internamente la entidad, conferir derechos y, en general para crear modificar o extinguir situaciones jurídicas de interés particular, de oficio o a solicitud de parte.

Artículo 2º.- Instructivos. Son actos administrativos de carácter externo y general, por medio de las cuales el Secretario de Hacienda, de acuerdo a las facultades de Ley, reglamenta y desarrolla la aplicación de disposiciones legales de carácter general.

Artículo 3º.- Órdenes Administrativas. Son actos administrativos de carácter interno, por medio de los cuales se establecen procedimientos y trámites internos o modifican los ya existentes, con el fin de dar cumplimiento a las funciones propias de cada dependencia y garantizar la correcta aplicación de las normas tanto substantivas como procedimentales.

Las Órdenes Administrativas deberán estar enmarcadas dentro del Plan Operativo de la dependencia que las proyecta.

Artículo 4º.- Conceptos de Interpretación Jurídica. Son escritos de carácter externo e interno a través de los cuales se precisan, aclaran o resuelven aspectos de carácter técnico, relacionados con la interpretación y aplicación de las normas tributarias, presupuestales, de tesorería, de manejo de personal y de contratación administrativa y se emiten en concordancia con el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo.

Artículo 5º.- Actas. Son escritos que se expiden como resultado de las reuniones de trabajo de los comités y comisiones establecidos por Ley y de las reuniones de coordinación que se efectúan entre las diferentes dependencias de la entidad para tratar temas comunes.

En las actas quedan consignadas en forma clara y concisa los acuerdos y compromisos a que se llegaron en la reunión, los términos establecidos y los responsables en la ejecución de los compromisos

Artículo 6º.- Memorandos. Son escritos de carácter interno que tienen como propósito dejar constancia de una decisión o mandato, comunicar asuntos de carácter personal, o hacer citaciones a reuniones y comités. Están dirigidos a cada uno de los funcionarios interesados y son expedidos por quienes tengan funciones de autoridad y mando de cuerdo con sus competencias.

Artículo 7º.- Oficios. Son escritos utilizados para informar, consultar o enviar datos a otras dependencias, entidades, usuarios y/o terceros, sobre asuntos específicos relacionados con las actividades de competencia de quien los expide. Se expiden cuando se quiera dejar constancia sobre lo informado, consultado o enviado.

CAPÍTULO II

Se entiende por competencia la facultad de expedir actos administrativos y, en consecuencia de refrendar con su firma el contenido de los mismos así:

Artículo 8º.- Resoluciones. La facultad de expedir resoluciones de carácter general externas e internas es del Secretario de Hacienda, salvo en los casos en que las Leyes, Acuerdos o Decretos hayan otorgados facultad, siendo siempre refrendadas por el Secretario General.

Las resoluciones de carácter particular son competencia del Secretario, Subsecretario, Secretario General, Tesorero, Directores y Subdirectores, Jefaturas, Jefes de Oficina, Unidad y División, que ostenten la competencia propia o en virtud de delegación para el desarrollo de estas funciones.

Artículo 9º.- Instructivos. La facultad de expedir Instructivos es exclusiva del Secretario de Hacienda y serán refrendadas por el Secretario General.

Artículo 10º.- Órdenes Administrativas. La facultad de expedir Órdenes Administrativas es del Subsecretario de Hacienda y deberán ir firmadas por el Secretario General, Director de Impuesto, de Presupuesto o Tesorero, dependiendo el caso, y por el Jefe de la Unidad competente de coordinar los procedimientos

La responsabilidad del contenido de la Orden Administrativa es del Jefe de la Unidad encargada de coordinar el procedimiento.

Artículo 11º.- Conceptos de Interpretación Jurídica. La facultad de expedir conceptos es del Jefe de la Oficina Jurídica, a excepción de cuando se trata de interpretación jurídica de las normas tributarias cuya competencia es de la Jefatura Jurídico Tributaria, de la Dirección Distrital de Impuestos.

Artículo 12º.- Actas. La facultad de expedir actas es del secretario de los comités o reuniones respectivo, quien deberá firmarlas.

Artículo 13º.- Memorandos y Oficios. La facultad de expedir memorandos es de los Jefes de la Unidades Organizacionales, según la competencia que le haya sido conferida. La facultad para expedir oficios es de carácter general de los funcionarios de la Secretaría de Hacienda, guardando en todo caso, las líneas de comunicación y jerarquía reglamentadas.

CAPÍTULO III

Artículo 13º(sic).- Aspectos Formales:

• La presentación de los actos administrativos debe llevarse a cabo en la papelería correspondiente para las mismas, cuando para determina comunicación se prevea un formato especial. Tratándose de papelería preimpresa debe conservarse el marco que limite el área en el cual se escribirá su contenido, dejando los espacios para su numeración y fechado.

• El texto de los documentos contentivos del acto administrativo de que se trate, debe distribuirse en forma tal que haga compatibles su óptica presentación y el ahorro de espacio y papel, con su manejo y distribución.

• Cuando la comunicación escrita a expedir conste de varias hojas, éstas deberán numerarse y en el encabezamiento de cada una de ellas transcribirse el epígrafe en su totalidad. Entendiéndose por epígrafe, el resumen fiel del encabezamiento del acto administrativo que se desea expedir.

• Salvo las resoluciones, los demás actos administrativos podrán elaborarse de tal forma que no contengan artículos, sino otra numeración o distribución diferente

• La hoja final, en la cual deben ir las firmas correspondientes, debe contener parte del tema tratado.

• El artículo final de las resoluciones externas y/o internas y de los instructivos que las complementan, deben disponer, la fecha a partir de la cual empieza a regir.

• Debe observarse sumo cuidado en la revisión y correcta numeración de los artículos, puntuación y redacción, entre otros, evitando palabras mal escritas y errores de ortografía en la transcripción.

Artículo 14º.- Aspectos de Fondo:

• Para los actos administrativos que lo ameriten deben citarse las facultades legales que permiten su expedición, citando los artículos de la norma o normas que los confieren.

• El artículo final debe indicar la vigencia de la respectiva comunicación escrita, cuando así lo requiera.

• Cuando se trate de una resolución de carácter particular, debe indicarse la forma de notificación y si contra la misma procede o no recurso por la vía gubernativa, en cuyo caso se indicarán las

CAPÍTULO IV.

Artículo 15º.- Resoluciones. Las resoluciones de carácter general, ya sean externas o internas, tendrán el siguiente formato de presentación:

SECRETARIA DE HACIENDA.

Resolución No. de 1.9_

Por la cual

EL SECRETARIO DE HACIENDA DEL DISTRITO CAPITAL

en uso de sus facultades legales y especialmente las consagradas en el artículo.

. ************

ARTÍCULO PRIMERO...

ARTÍCULO FINAL. La presente Resolución rige desde la fecha de...

Publíquese y cúmplase

Dada en Santa Fe de Bogotá a los

Firma del Secretario de Hacienda y Secretario General.

Las resoluciones de carácter particular tendrán el siguiente formato de presentación:

************

Resolución No. de 1.9_

(cargo de quien amerite)

en uso de sus facultades legales y especialmente las consagradas en el artículo.

************

ARTÍCULO PRIMERO...

ARTÍCULO FINAL. La presente Resolución rige a partir de...

Comuníquese, Notifíquese y Cúmplase

Dada en Santa Fe de Bogotá a los

(Firma y cargo de quien amerite. Firma y cargo de quien proyecta)

Artículo 16º.- Instructivos. Los Instructivos tendrán el siguiente formato de presentación;

SECRETARIA DE HACIENDA.

Instructivo No. de 1.9_

Por el cual se establecen parámetros para hacer aplicable el Decreto No ... o la Resolución No

EL SECRETARIO DE HACIENDA DEL DISTRITO CAPITAL

En uso de sus facultades legales y especialmente las consagradas en el artículo...., considera necesario

dictar las siguientes instrucciones para facilitar el cumplimiento y la correcta aplicación del Decreto No. ... (o por la cual se modifica el Instructivo No.....)

1....

2....

El presente Instructivo rige desde....., previa su publicación.

Publíquese y Cúmplase

Dada en Santa Fe de Bogotá a los

Firma del Secretario de Hacienda y Secretario General.

Artículo 17º.- Órdenes Administrativas. Las Órdenes Administrativas tendrán el siguiente contenido básico, de acuerdo a lo establecido en el artículo 11 de la Resolución 504/94:

• Identificación de la Unidad coordinadora del proceso.

• Objetivo: Establecer la razón por la cual se emite la Orden Administrativa (definición o modificación de uno o más procedimientos).

• Contenido, comprende para cada uno de los procesos definidos o modificados la siguiente información básica;

• Denominación del proceso; Identificación completa del proceso a definir o modificar.

• Fundamento Legal, que tiene el área coordinadora para definir o modificar el proceso.

• Objetivo principal del proceso. Se debe establecer en forma clara, concisa y directa, evidenciando los principales resultados que se esperan alcanzar con la implantación del proceso. Si las necesidades así lo requieren se pueden identificar los objetivos generales y específicos del proceso.

• Descripción detallada del proceso: Contiene la información sobre la acción o conjunto de acciones que en forma ordenada conforman el Proceso para cumplir con el objetivo predeterminado, detallando los elementos constitutivos de cada función, o sea qué se recibe, cómo se transforma y qué debe producir.

• Diagrama de flujo de las etapas que desarrolla el proceso.

• Formas a utilizar: Se debe identificar los formatos de uso común a utilizar en el proceso, identificando su código y denominación, como también los informes que se produzcan durante la ejecución del proceso.

• Cuando las formas o informes no estén definidos o no existan, se elaborará la propuesta de diseño, donde se identifique la información que debe contener y el destino de las copias de la misma, de acuerdo con lo establecido en el acto administrativo que define el procedimiento para la elaboración y uso de formas.

• Glosario de términos utilizados: Descripción de aquellos vocablos empleados en el proceso, que requieren ser explicados con el fin de unificar criterios en su interpretación.

• Firmas: Del Subsecretario de Hacienda, Secretario General, Director de Impuesto, de Presupuesto o Tesorero, dependiendo el caso, y del Jefe de la Unidad competente de coordinar los procedimientos.

Las Unidades organizacionales encargadas de emitir Órdenes Administrativas deberán mantener actualizado los Capítulos respectivos del Manual de Control Interno de que trata el Artículo 11 de la Resolución 504 de mayo 23 de 1994, de acuerdo con lo establecido en el Artículo 5 del Decreto 359 de junio 17 de 1994.

Artículo 18º.- Conceptos de Interpretación Jurídica. Tendrán el siguiente formato de presentación:

• Encabezamiento; Comprende la identificación del concepto, fecha de expedición y asunto por el que se ha clasificado el concepto.

• Consulta; Presentación clara de la consulta formulada.

• Base Legal: Presentación sobre las normas en que se basa la solución dada.

• Respuesta; Presentación concisa y clara sobre la forma como debe ser interpretada la norma sobre la cual se está consultando.

• Firmas; Los conceptos deben ir firmados por el Jefe de la dependencia competente de emitirlos y del funcionario que los proyecta.

Artículo 19º.- Actas. Deben contener la siguiente información:

• Encabezamiento; Número y fecha del acta, nombre del Comité que se reunió o nombre de las dependencias participantes cuando sean reuniones de coordinación entre dependencias y listado de participantes.

• Objetivo; Motivo por el cual se citó a la reunión.

• Orden del día; Lista de asuntos a tratar durante la reunión, donde se relacione el responsable de hacer su presentación, el tiempo que debe durar la misma y el tiempo límite de discusión por punto.

• Desarrollo de la reunión; Para cada punto tratado se debe resumir la siguiente información:

• Acuerdos a que se llegaron una vez terminada la discusión del punto. Si el punto es informativo, se debe hacer un resumen sucinto de lo expuesto.

• Lista de compromisos (si es del caso), con sus responsables y términos para su cumplimiento.

• Notas en las que se consignen las opiniones de los asistentes que después de cada discusión no estuvieron de acuerdo con las decisiones tomadas.

• Finalización. Consignar la hora de finalización de la reunión y la hora, fecha y temas a tratar en la próxima reunión, si es del caso.

• Firmas. Deben ser firmadas por quien preside la reunión y por la persona que hace las veces de secretario.

Artículo 20º.- Memorandos. Deben contener la siguiente presentación básica;

• Encabezamiento. Comprende la información sobre la identificación de quien lo profiere (Jefe de la Dependencia), número consecutivo, fecha de expedición, nombre y cargo de la dependencia o funcionario a quien va dirigido y asunto o materia a tratar.

• Contenido: Se explica la situación a informar, buscando precisión y sencillez.

• Firma del Jefe de la dependencia que los emite.

Artículo 21º.- Oficios. Deben contener la siguiente presentación básica:

• Encabezamiento: Lugar y fecha de expedición, identificación de la dependencia que los emite, número del oficio, nombre, posición y entidad del destinatario, referencia y asunto y saludo.

• Contenido: Define la razón de ser del oficio y comprende el cuerpo del mismo, teniendo en cuenta las razones de brevedad, claridad y cortesía establecidas.

• Firma del Jefe de la dependencia que los emite.

CAPÍTULO V

Artículo 22º.- Publicación. De conformidad con lo establecido en las disposiciones vigentes deben ser publicadas en el medio que disponga la Ley o la reglamentación interna para tal fin, las resoluciones de carácter general externo y los instructivos

Artículo 23º.- Numeración. La numeración y conservación de los originales de las comunicaciones escritas de la Secretaría de Hacienda se realizará así:

• Las resoluciones de carácter general externas e internas e Instructivos: la Secretaría General.

• Las resoluciones de carácter particular, conceptos de interpretación Jurídica, Memorandos y Oficios: cada dependencia competente de expedirlos.

• Las Órdenes Administrativas: Secretario Técnico del Comité de Dirección.

Artículo 23º.- Notificaciones. En consonancia con lo dispuesto en las normas vigentes, deben ser objeto de notificación las resoluciones de carácter particular y concreto.

Artículo 24º.- Comunicación. Serán comunicadas a los funcionarios involucrados, las Resoluciones, Instructivos, Órdenes Administrativas, Conceptos y Memorandos de la entidad.

Artículo 25º.- Vigencia. La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición.

Comuníquese y cúmplase.

Dada en Santa Fe de Bogotá, D.C., a 24 de junio de 1994.

El Secretario de Hacienda, JULIO ROBERTO PIZA RODRÍGUEZ.