RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

De conformidad con los literales j) y l) del artículo 4 de la Ley 87 de 1993 "Por la cual se establecen normas para el ejercicio de control interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones", se deben implementar como elementos del Sistema de Control Interno - SCI institucional la organización de métodos confiables para la evaluación de la gestión y la simplificación y actualización de normas y procedimientos.

El artículo 10 del Acuerdo 24 de 2001 del Concejo de Bogotá, D. C., por el cual se organiza la Contraloría de Bogotá D.C. - CB, se determinan las funciones por dependencias, se fijan los principios generales inherentes a su organización y funcionamiento y se dictan otras disposiciones, fija la estructura organizacional de la CB y faculta al Contralor de Bogotá, D.C. para establecer y reglamentar la organización interna, la forma de ejercer las funciones a su cargo y el funcionamiento de la entidad, en armonía con los principios consagrados en la constitución, la ley y los acuerdos.

El numeral 13 del artículo 42 ibídem, consagra como una de las funciones de la Dirección de Planeación, "Elaborar y actualizar el manual de procedimientos de la CB en coordinación con las demás dependencias".

En cumplimiento del Decreto 1599 de 2005, la CB expidió la Resolución Reglamentaria 013 de 2006, mediante la cual se adoptó el Modelo Estándar de Control Interno – MECI.

El MECI contiene como elemento de control del subsistema de control estratégico, el modelo de operación por procesos determinando que se establece a partir de la identificación de los procesos y sus interacciones, y dependiendo de la complejidad de las organizaciones, es posible agrupar procesos afines en macroprocesos. Así mismo, dependiendo del tamaño y complejidad de los procesos de la entidad, éstos podrán desagregarse a nivel de actividades y tareas. De otra parte, clasifica los procesos en: Estratégicos, Misionales, de Apoyo y de Evaluación.

Mediante las Resoluciones Reglamentarias No. 042 del 9 de noviembre de 2005 y 008 del 16 de junio de 2008 se modificaron y adoptaron documentos y procedimientos relacionados con el Proceso de Gestión Documental de la Contraloría de Bogotá, D.C.

Mediante Resolución Reglamentaria No. 022 del 23 de noviembre de 2007 se adoptaron nuevas versiones de los procedimientos relacionados con el proceso de Orientación Institucional.

Mediante Resolución Reglamentaria Nº 014 de septiembre 24 de 2008, se adoptó la versión 6.0 del Manual de Calidad de la CB, en el cual se actualizó el mapa de procesos de la entidad incorporando el proceso de Evaluación y Control al cual se trasladan procedimientos del proceso de Orientación Institucional y de otra parte, todos los procedimientos del proceso de Gestión Documental se trasladan entre los procesos de Orientación Institucional y Gestión de Recursos Físicos y Financieros.

Mediante Resolución Reglamentaria No. 016 de septiembre 30 de 2008, se adoptaron las caracterizaciones de los procesos del Sistema de Gestión de la Calidad de la Contraloría de Bogotá D.C.

Ver la Resolución de la Contraloría Distrital 22 de 2007, Ver la Resolución de la Contraloría Distrital 21 de 2008

ARTÍCULO PRIMERO.- Trasladar dentro del sistema de gestión de la calidad de la Contraloría de Bogotá, D.C., los procedimientos adoptados mediante las Resoluciones Reglamentarias No. 042 del 9 de noviembre de 2005 y 008 del 16 de junio de 2008, que hacían parte del proceso de Gestión Documental, así:

a. Asignar al Proceso de Orientación Institucional del SGC los siguientes procedimientos:

1. Procedimiento para el control de documentos internos del Sistema de Gestión de la Calidad. Versión 4.0.

2. Procedimiento para el control de documentos externos Versión 5.0.

b. Asignar al proceso de Gestión de Recursos Físicos y Financieros del SGC los siguientes procedimientos:

1. Procedimiento diseño e implementación de tablas de retención documental. Versión 3.0.

2. Procedimiento para la administración de archivos mediante la elaboración de inventarios documentales. Versión 3.0.

3. Procedimiento para la conservación, seguridad y recuperación de los registros en archivo de gestión y archivo central. Versión 2.0.

4. Procedimiento para las transferencias documentales. Versión 3.0.

5. Procedimiento para consulta o préstamo de documentos. Versión 2.0.

6. Procedimiento para la recepción y entrega de comunicaciones oficiales internas. Versión 2.0.

7. Procedimiento para la recepción de las comunicaciones oficiales externas. Versión 3.0.

8. Procedimiento para el envío de las comunicaciones oficiales externas. Versión 3.0.

9. Procedimiento para el manejo y control de registros magnéticos (Backups). Versión 3.0.

ARTÍCULO SEGUNDO.- Trasladar al Proceso de Evaluación y Control del Sistema de Gestión de la Calidad de la Contraloría de Bogotá, D.C., el Procedimiento para evaluaciones independientes realizadas por la Oficina de Control Interno Versión 5.0. y el Procedimiento para la implementación de acciones correctivas, preventivas y de mejora continua. Versión 5.0, los cuales hacían parte del proceso de Orientación Institucional.

ARTÍCULO TERCERO.- Es responsabilidad de las Direcciones de Planeación e Informática la actualización del listado maestro de documentos e intranet, respectivamente, de acuerdo con lo establecido en la presente resolución.

ARTÍCULO CUARTO.- Es responsabilidad del Contralor Auxiliar, los Directores, los Jefes de Oficinas y el Coordinador del Grupo de Investigaciones Forenses – GUIFO, velar por la divulgación de la presente resolución.

ARTÍCULO QUINTO.- Los procedimientos adoptados mediante las Resoluciones Reglamentarias No. 042 de Noviembre 9 de 2005, 022 del 23 de noviembre de 2007 y 008 de junio 16 de 2008, que son objeto de traslado en la presente resolución, continúan vigentes en su integridad sin perjuicio de la reasignación de proceso dentro del Sistema de Gestión de la Calidad institucional y su posterior recodificación.

ARTÍCULO SEXTO.- La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las disposiciones que le sean contrarias.