RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

Que de conformidad con lo señalado en el artículo segundo del Acuerdo 4 de 1999, corresponde a TRANSMILENIO S.A., la gestión, organización y planeación del servicio de transporte público masivo urbano de pasajeros en el Distrito Capital y su área de influencia, bajo la modalidad de transporte terrestre automotor.

Que cumpliendo con lo ordenado en el parágrafo único del artículo 1º de la Ley 87 de 1993, se adoptó el manual de procedimientos de TRANSMILENIO S.A., según resolución 078 de 2000.

Que siendo TRANSMILENIO S.A., el titular del Sistema y para el correcto funcionamiento del mismo, considera necesario actualizar el Manual de Procedimientos en lo que hace referencia a la actualización de un (1) Procedimiento, con el objeto de ajustarlos a las nuevas necesidades y desarrollo del Sistema TransMilenio y fijar las directrices y lineamientos al Personal de la entidad y a los actores que intervienen en la Operación.

Que en mérito de lo expuesto,

ARTÍCULO PRIMERO: Modificar la Resolución 170 del 28 de Octubre de 2004, en lo que corresponde a:

I. La actualización del siguiente Procedimiento:

ARTÍCULO SEGUNDO: La presente resolución rige a partir de su publicación en la Gaceta Distrital y deroga en su totalidad los procedimientos que le sean contrarios; los demás procedimientos no modificados con la presente resolución continúan vigentes.

TÍTULO:

INGRESO DE BIENES AL ALMACÉN

ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTA

TABLA DE CONTENIDO

MODIFICACIONES

• Reorganización General del Procedimiento Directora Administrativa

1 OBJETO

Reglamentar el procedimiento para el ingreso de bienes al almacén de TRANSMILENIO S.A.

2 ALCANCE

Para aplicación y conocimiento del Director Administrativo, el Profesional Especializado de Recursos Físicos y el Auxiliar Administrativo de Almacén e Inventarios de TRANSMILENIO S.A.

3 RESPONSABLE

El responsable por la elaboración y mantenimiento del procedimiento es el Profesional Especializado de Recursos Físicos de TRANSMILENIO S.A.

4 DOCUMENTOS DE REFERENCIA

• Resolución 001 DE SEPTIEMBRE 20 DE 2001 DE LA CONTADURÍA GENERAL DEL DISTRITO CAPITAL

5 DEFINICIONES

Bienes: Corresponden a los elementos en depósito y bienes muebles de propiedad o recibidos para el uso de TRANSMILENIO S.A., excluyendo el dinero, títulos valores y similares.

Bienes de Consumo: Los que por su utilización en el desarrollo de las actividades que realizan las dependencias, tienen un desgaste parcial o total y son controlados a través de un registro global en sus inventarios, dada su naturaleza y finalidad en el servicio.

Comprobante de entrada de entrada al almacén ó bodega: Es el comprobante de entrada o ingreso, documento oficial que acredita el ingreso material y real de un bien o elemento al Almacén o Bodega de la entidad, constituyéndose en el soporte para legalizar los registros en Almacén y efectuar los asientos en Contabilidad.

Debe ser preparado y legalizado por el responsable del Almacén, con base en el contrato o acto administrativo y demás soportes pactados en la negociación, en original y número de copias requeridas de conformidad con lo establecido en los procedimientos internos diseñados por la entidad.

Ingreso de bienes por adquisición (Compras Generales): Es una operación mercantil mediante la cual la entidad adquiere bienes a través de un contrato u orden de compra en desarrollo de los planes, programas y políticas de compras de acuerdo con las necesidades de la entidad.

Ingreso de Bienes por Comodato: Es una operación donde una persona o entidad de derecho público o privado entrega o recibe el uso más no la propiedad de bienes a entidades del sector público, especificando su término de duración.

Ingreso de bienes por compras por caja menor: Las adquisiciones por cajas menores son las realizadas a través de fondos fijos reembolsables.

Ingreso de bienes por dación en pago: Ocurre cuando existe una obligación, llámese crédito, y el deudor ofrece cumplir pero con un objeto distinto al que se debe, si el acreedor acepta, la obligación queda extinguida en el momento en que éste reciba en pago la cosa distinta en lugar de la debida.

Ingreso de bienes por donación: Es un proceso mediante el cual una persona natural o jurídica, nacional o extranjera, transfiere a título gratuito e irrevocable a favor de dependencias de los Entes Públicos del Distrito Capital, la propiedad de un bien que le pertenece, previa aceptación del Representante Legal de la correspondiente Entidad del Distrito.

Ingreso de bienes por producción: Se refiere a los productos resultado de un proceso de trasformación de insumos, producidos par uso o consumo interno de la entidad o para la venta o traspaso a terceros, que ingresarán a inventario mediante el comprobante de entrada.

Ingreso de bienes por recuperaciones: Es la reaparición física de bienes que hubieren sido denunciados como perdidos y que han sido descargados de los registros contables y de inventarios, a los cuales se les da nuevamente entrada a almacén. El responsable de Almacén deberá producir el comprobante de ingreso, en donde se detallen las características y especificaciones contempladas en los documentos de entrada y salida iniciales, salvo que hayan sufrido disminución de su condición física por daño o depreciación o se determine aumento en su valor. En tal caso el valor de reincorporación será fijado por funcionarios facultados para ello, de lo cual se dejará constancia en el comprobante de ingreso.

Ingreso de bienes por reintegro: Son las devoluciones a bodega realizadas por la dependencia, funcionario o tercero, de los bienes que no se requieren para el cumplimiento de los objetivos para los cuales fueron destinados, por retiro o traslado del funcionario, por supresión de la dependencia o entre otros factores por inservibilidad u obsolencia, bienes sobre los cuales la administración puede optar por su reparación, redistribución o baja definitiva con destino final específico.

Ingresos de bienes por reposiciones: Consiste en reemplazar por otros iguales o de similares características, los bienes faltantes o los que han sufrido daño por mal uso o indebida custodia, que han sido descargados de los registros.

Ingreso de bienes para prueba o ensayo: Son los ingresos provisionales de bienes adquiridos por la entidad, los cuales son recibidos por el interventor respectivo para efectuar las pruebas, ensayos o inspecciones necesarias para verificar el cumplimiento de las especificaciones técnicas definidas en el contrato o transacción realizada por la entidad, bienes de los cuales no es posible dar un recibido a satisfacción de manera simultánea al recibo de los mismos, ya que se requiere un tiempo prudencial para efectuar dichas pruebas. Bajo este concepto ingresan generalmente equipos de cómputo, software y otros bienes que requieran inspecciones y pruebas previas a la certificación de recibo a satisfacción por parte del interventor.

Ingreso de bienes por sentencias: Este ingreso se general por fallos de procesos judiciales o administrativos a cargo de personas naturales o jurídicas que por ciertos actos (saqueos, peculado), deben pagar en especie, en compensación a los daños causados a las entidades públicas.

Ingreso de bienes por sobrantes: Ocurre cuando existen sobrantes de bienes o elementos en Almacenes o bodegas o en alguna dependencia por efecto de excedentes en los inventarios o revisiones rotativas periódicas a los que se les realizará registro de ingreso

Ingresos de bienes por traspaso o traslado: Es la operación en la que se transfiere el dominio y la propiedad de bienes inservibles, servibles no utilizables, o aquellos que por disposiciones especiales se requieren o se deben trasladar (entre entidades del sector central distrital) o traspasar (entre entidades del sector central y descentralizado o entre las entidades descentralizadas entre sí) entre entes públicos del nivel distrital, sin ninguna contraprestación y en cumplimiento de disposiciones legales.

Leasing con opción de compra: El leasing es una forma de financiación a mediano o largo plazo donde mediante un contrato, el arrendador traspasa el derecho a usar un bien a cambio del pago de rentas de arrendamiento (en concepto de cuotas de leasing) durante un plazo determinado. Al término de este plazo el arrendatario tiene la opción de comprar el bien arrendado, si esto ha sido estipulado de antemano en el contrato junto con el valor de la operación, devolverlo o renovar el contrato

Parametrizar: Asignar o definir un código a un bien, el cual se relacionará directamente con la cuenta padre. Ejemplo: 165590 Maquinaria y Equipo.

6 NORMAS PARA EL INGRESO DE BIENES AL ALMACÉN

El ingreso o entrada de bienes según su origen, puede producirse por adquisiciones, donaciones, bienes recibidos en comodato, dación en pago, leasing con opción de compra, remesa o traslado entre bodegas, recuperaciones, reposiciones, sobrantes, producción, sentencias, por traspasos entre entidades, ,entre otros.

En el caso de los bienes recibidos para pruebas o ensayos, el interventor del contrato respectivo deberá expedir una certificación de recibo con visto bueno del responsable de Almacén, con copia al proveedor y contabilidad, anotando todas las características físicas que permiten identificar claramente el bien o los bienes, el estado y las razones que ocasionan el ingreso. El valor de los bienes será registrado en una Cuenta de Orden Acreedora, como Bienes Recibidos de Terceros, y, de manera simultánea, se deberá informar a la correspondiente compañía de seguros.

Si el interventor del contrato respectivo expide el certificado de recibido a satisfacción de los bienes, se procederá a efectuar la entrada correspondiente y se realizará la reversión de los asientos o movimientos de la Cuenta de Orden Acreedora.

Si se presenta la devolución del bien al proveedor, el interventor deberá notificar por escrito al responsable del Almacén con copia a Contabilidad, y se cancelará la Cuenta de Orden Acreedora, dejando constancia de la entrega del bien al proveedor en la carpeta de seguimiento y control que debe llevar el responsable del Almacén para este tipo de transacciones.

El ingreso material y real de los bienes al Almacén y Bodega se considera perfeccionado cuando el almacenista o jefe de Almacén recibe los bienes y firma el comprobante de entrada, documento oficial válido como soporte para valorizar y legalizar los registros en el Almacén y efectuar los registros en Contabilidad.

La recepción de bienes debe ser realizada por el funcionario responsable del manejo del Almacén y Bodega, por un delegado debidamente autorizado, o por persona responsable y técnicamente capacitada, en el sitio en donde se haya pactado la entrega según el contrato o la orden de compra. Adicionalmente deben cumplirse las siguientes condiciones:

1. El responsable del Almacén y Bodega al momento de recibir los elementos, debe verificar que los documentos que especifican el Tipo de Contrato, convenio, actas, remesas o decisiones judiciales y las especificaciones técnicas de calidad, cantidad, estado y demás, así como las pólizas y garantías, se ajustan estrictamente a lo descrito en el contrato, orden de pago, suministro, factura o pedido respectivo; además, de contar con el Recibo de Satisfacción por parte del interventor.

2. En el caso de necesitarse el concepto de peritos, técnicos o científicos, el contrato lo establecerá, o con la debida antelación el responsable del Almacén y Bodega lo solicitará por escrito a un funcionario competente. La certificación por ellos expedida quedará anexa al comprobante de entrada y copia de ésta se anexará a la certificación que debe emitir el encargado del control de la ejecución o el interventor del contrato si la transacción así lo requiere.

3. De comprobarse diferencias en las características, cantidades o plazos de entrega, entre lo físico y lo estipulado en el documento que autoriza la transacción, se suspenderá transitoriamente el proceso de recepción y se informará del evento al área que generó el contrato o documento en procura de la correspondiente solución; de no darse, el responsable del Almacén y Bodega o la persona que tiene a cargo el control de la ejecución, no recibirá los bienes hasta que se solucione la situación observada.

4. Una vez reciban los elementos a satisfacción, el responsable del Almacén y Bodega expedirá el documento oficial de ingreso (Acta de ingreso a Almacén) diseñado por la entidad, mediante el cual se entiende perfeccionado el ingreso, procediendo a distribuir las copias de conformidad con lo establecido al interior de la entidad.

En este caso se debe proceder al registro en el sistema de control de Almacén o Bodega con base en lo estipulado en la orden de compra, contrato o acto administrativo que respalda la operación, aún cuando el pago no se haya realizado.

5. Una vez recibidos los bienes en el Almacén o Bodega, se les deberá asignar un código que puede ser numérico, alfanumérico o de barras, código de identificación secuencial que facilite el control; código que aparece únicamente en el registro del sistema.

6. La identificación física o virtual quedará registrada en el sistema permitiendo un estricto control y seguimiento en bodega.

7. Codificados los bienes se procederá a su organización dentro de las instalaciones del Almacén, deberá realizarse de acuerdo con la naturaleza y característica de los bienes, por la necesidad de garantizar seguridad, preservar del deterioro o contaminación además de permitir rapidez y agilidad en las entregas y manejo, entre otras. El ordenamiento deberá hacerse en lugares accesibles y correctamente identificados (estantes, bandejas, módulos, filas, niveles, estibas, arrumes, etc) que permitan un correcto control y manejo.

NOTA: Cuando se trate de la recepción de bienes a título gratuito o permuta, el recibo se realizará de conformidad con lo establecido en el respectivo convenio, contrato o convenio entre las partes, se dejará constancia expresa del estado en que son recibidos.

Ingreso de Bienes por compras por Caja Menor

Por regla general no se deben realizar compras de Propiedades, Planta y Equipo (Bienes Devolutivos), a través de caja menor; sin embargo de realizarse por urgencia del servicio, deberá tenerse en cuenta lo siguiente:

1. La autorización de la compra se dará previo concepto de "no existencia en Almacén" de los elementos a adquirir, emitido o certificado por el Almacén.

2. La factura o el documento equivalente será el soporte legalmente aceptado para legalizar el ingreso al Almacén, que junto con el concepto de "no existencia" será presentado ante el responsable del Almacén a más tardar al siguiente día hábil de realizada la compra.

3. El responsable del Almacén realizará el registro de ingreso correspondiente directamente a la cuenta propiedades, planta y equipo – bienes en servicio - a nombre del funcionario que lo tiene en uso, de no conocerse el nombre, el comprobante de traslado al servicio se hará a nombre de quien autorizó la compra.

4. Este trámite será realizado por el Profesional Especializado de Recursos Físicos, dado que para legalizar el reembolso deberá anexar a la factura el comprobante de salida o traslado al servicio.

7 PROCEDIMIENTO PARA EL INGRESO DE BIENES AL ALMACEN

7.1 Ingreso de Bienes para Prueba o Ensayo