RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

En cuanto al debido proceso, el artículo 29 de la Constitución Política consagra:

La Ley 1150 de 2007, se concentró en los procedimientos, los criterios de calificación, la distribución de riesgos en la contratación, el derecho al debido proceso en la aplicación de multas al contratista incumplido o cuando es necesario hacer efectiva la cláusula penal pecuniaria, y en general, en las actuaciones de la administración frente a la actividad contractual.

Es importante por lo tanto, referirnos a los principios que rigen la Contratación Estatal:

Este principio si bien está implícito en la Ley 80 de 1993, y en general en la actividad administrativa se incluyó de manera expresa en la Ley 1150 de 2007, y tiene por finalidad definir los requerimientos de la contratación, identificando claramente la necesidad del contrato a celebrar, los recursos presupuestales disponibles, el conocimiento del mercado, el ajuste al plan contractual de la entidad, la elaboración y alcance de los estudios y diseños previos, si es del caso, relacionados con los aspectos técnicos, económicos y jurídicos.

Se celebrarán los contratos en la medida en que:

*Estén ajustados a las necesidades de la entidad y al cumplimiento de sus fines y metas.

*Se elaboren los estudios requeridos para estructurar el contenido técnico y jurídico del contrato a celebrar; se definan las condiciones que tienen relación con el objeto, especificaciones técnicas, plazo y valor; se hubieren efectuado los estudios de mercado; se hayan obtenido las licencias, y/o permisos previos si se requieren.

*Se estudie el alcance de la responsabilidad de las partes, con el análisis de los riesgos involucrados en la contratación, así como las consecuencias patrimoniales de los mismos, para poder determinar a quien le corresponde asumirlo.

*Se cuente con los recursos suficientes para cancelar las obligaciones contratadas.

*Se elabore el cronograma del proceso de selección, y de ejecución del contrato.

*Se cuente con las herramientas para hacer seguimiento y control de la actividad contractual.

Busca que el mayor número de proponentes puedan participar en los procesos de selección que adelantan las Entidades Estatales.

Por lo tanto, las reglas y procedimientos que fije la administración, deben garantizar la libre concurrencia e igualdad de oportunidades para quienes participen y la publicidad de los procedimientos y de los actos y la posibilidad de controvertirlos.

Tiene por finalidad que los procedimientos contractuales se interpreten de tal manera, que no den lugar a seguir trámites distintos o adicionales de los expresamente previstos en las disposiciones legales; que se adelanten con austeridad de tiempo, medios y gastos; que los defectos de forma o inobservancia de requisitos no necesarios para la futura contratación no sirvan de fundamento para el rechazo de las ofertas; que los procesos de selección se adelanten cuando se haya cumplido con los estudios previos, se cuente con los recursos respectivos, se haya elaborado el pliego de condiciones, y en general se hayan analizado todos los riesgos que permitan culminar con éxito el proceso.

Igualmente, se deben adoptar medidas que garanticen la pronta solución de las diferencias y controversias que se presenten durante la celebración y ejecución del contrato, y garantizar el pago oportuno a los contratistas respetando el orden de radicación de las cuentas.

Se enmarca dentro el concepto de servicio público, que busca proteger los derechos e intereses de todos los asociados, y por lo tanto el servidor público debe entender que la prestación de este servicio exige un compromiso con la entidad, y tener en cuenta entre otros aspectos los siguientes:

*Cumplir los fines de la contratación, vigilar la correcta ejecución del objeto contratado, y proteger los derechos de la entidad, del contratista y de los terceros que puedan verse afectados por la ejecución del contrato.

*Responder por sus actuaciones y omisiones antijurídicas e indemnizar los daños que se causen por razón de ellas.

*La entidad y los servidores públicos, responderán cuando hubiesen abierto licitaciones o concursos de méritos, y en general procesos de selección sin haber elaborado previamente los estudios, diseños, planos y evaluaciones que fueren necesarias, incluyendo los de mercado, y analizado y determinado los riesgos del contrato, o cuando elaboren pliegos de condiciones en forma ambigua, incompleta o confusa que conduzcan a decisiones o interpretaciones de carácter subjetivo por parte de la entidad.

*Las actuaciones de los servidores públicos están precedidas por la reglas sobre administración de bienes ajenos y por los mandatos o postulados que gobiernan una conducta ajustada a la ética.

*El comité de evaluación es la instancia encargada de analizar que las propuestas presentadas en los diferentes procesos de selección, se sujeten a las reglas contenidas en los pliegos de condiciones, aplicando los principios que rigen la contratación administrativa. Sus integrantes están sujetos a las inhabilidades, incompatibilidades y conflictos de intereses legales, y recomendarán al ordenador del gasto el sentido de la decisión a adoptar de conformidad con la evaluación efectuada.

*Los contratistas responderán por haber ocultado al contratar inhabilidades, incompatibilidades o prohibiciones, o por haber suministrado información falsa o no ajustada a la verdad, y responderán por la buena calidad del objeto a contratar.

Para imponer las multas, declarar el incumplimiento o hacer efectivas las garantías derivadas de las obligaciones contractuales, se debe garantizar el debido proceso permitiendo al contratista explicar los motivos de su incumplimiento, y la oportunidad de controvertir las decisiones de la administración.

Evaluar la conducta contractual antes de tomar una decisión con relación al contratista, teniendo claridad sobre los hechos y circunstancias que dieron lugar al incumplimiento. Verificar si se respondieron oportunamente las peticiones y requerimientos del contratista, si se está dentro de los términos que establece la ley para aplicar las multas o decretar el incumplimiento o la caducidad.

Se deben tener en cuenta las siguientes reglas previstas en la Ley 1150 de 2007:

*Se deben justificar jurídicamente las razones que soporten la modalidad de selección que se propone adelantar.

*No se podrá exigir el pago de valor alguno por el derecho a participar en un proceso de selección.

*Respecto de la expedición de copias de los documentos del proceso de selección se sujetará a lo dispuesto en el artículo 24 del Código Contencioso Administrativo o las normas que lo modifiquen o adicionen.

*De conformidad con lo previsto en la Ley 527 de 1999, y las normas que la modifiquen o adicionen, la sustanciación de las actuaciones, la expedición de los actos administrativos, los documentos, contratos y en general los actos derivados de la actividad precontractual, contractual y postcontractual, podrán tener lugar por medios electrónicos.

*Se podrá utilizar en los procesos contractuales aplicaciones electrónicas.

*En el evento en que el objeto del contrato sea la adquisición o el suministro de bienes y servicios con características técnicas uniformes y de común utilización, el único factor de evaluación es el menor precio ofrecido.

*En los procesos de selección de consultores se deberán calificar factores relacionados con los aspectos técnicos de la oferta o proyecto tales como la experiencia específica, el equipo de trabajo, la propuesta metodológica y plan con cargas de trabajo. No se puede incluir el precio como factor de escogencia.

*En los procesos de selección por licitación pública y selección abreviada para la contratación de menor cuantía, y los demás que se realicen aplicando este último procedimiento, la oferta más ventajosa se obtendrá con la ponderación de los elementos de calidad y precio soportados en puntajes, o la mejor relación de costo beneficio para la entidad.

*La ausencia de requisitos o la falta de documentos referentes a la futura contratación o al proponente, no necesarios para la comparación de las propuestas no podrán servir de fundamento para el rechazo de las ofertas. Todos aquellos requisitos de la propuesta que no afecten la asignación de puntaje, podrán ser solicitados en cualquier momento hasta la adjudicación, salvo cuando se utilice el mecanismo de subasta, evento en el cual podrán ser solicitados hasta el momento previo a su realización.

*Las certificaciones del Sistema de Gestión de Calidad no podrán ser objeto de calificación, ni podrán establecerse como requisito habilitante para participar en licitaciones o concursos.

En la interpretación de las normas aplicables a los procedimientos de selección y escogencia de contratistas, y en las cláusulas y estipulaciones de los contratos se tendrán en consideración:

*Los fines y los principios de la contratación estatal de que trata la Ley 80 de 1993, la Ley 1150 de 2007, las normas que las reglamenten, modifiquen, adicionen o aclaren.

*Los mandatos de la buena fe.

*La igualdad y equilibrio entre prestaciones y derechos que caracterizan a los contratos conmutativos.

De conformidad con lo dispuesto por las Leyes 80 de 1993, 1150 de 2007 y 489 de 1998, el Secretario General de la Alcaldía Mayor de Bogotá mediante la Resolución No. 261 de 2008, delegó funciones y desconcentró las actuaciones en materia contractual en el Subsecretario (a) General, Director (a) de Gestión Corporativa; Director(a) Distrital de Servicio al Ciudadano; Director(a) Distrital de Archivo; y, en el Subdirector (a) de Contratación.

El Secretario (a) General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C. celebrará los convenios interadministrativos que no causen erogación a la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., y su revisión de legalidad estará a cargo de la Dirección Jurídica Distrital, con excepción de los que tengan por objeto asesorar a las entidades públicas del orden distrital en la organización e implementación del Subsistema Interno de Gestión de Archivos- SIGA, que por su valor histórico y cultural, permitan la constitución del patrimonio documental de la ciudad, delegados en el Director de Archivo de Bogotá de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C.

Las facultades delegadas comprenden la expedición de los actos inherentes a los procesos contractuales delegados, la designación del comité evaluador; la suscripción de los contratos que se originen; la aprobación y suscripción de las actas de liquidación, las adiciones, las prórrogas, las modificaciones y demás actuaciones producidas en la ejecución de los respectivos contratos; la designación del Interventor; la expedición de los actos administrativos a que hubiere lugar durante la actividad contractual, comprendida ésta entre la apertura del proceso y hasta la liquidación de los mismos, y la aprobación de las garantías por parte del Subdirector (a) de Contratación.

Respecto de los contratos celebrados con anterioridad a la vigencia de la Resolución 261 de 2008, y de conformidad con las delegaciones efectuadas, corresponderá también a los delegatarios realizar y ejecutar los actos antes enunciados inherentes a la actividad contractual.

Los delegatarios someterán los respectivos contratos a los procedimientos contractuales a cargo de la Subdirección de Contratación de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., contenidos en el presente Manual de Contratación, con el fin de garantizar que éstos se ajusten al marco legal y que la referida Subdirección pueda responder por el sistema de actualización previsto para diligenciar, publicitar, registrar y hacer seguimiento de todos los procesos contractuales que adelante la Secretaría General, en concordancia con el artículo 13 del Decreto Distrital No. 267 de 2007, o las normas que lo modifiquen o adicionen.

4.1. Subsecretario(a) General de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C.

Es competente para dirigir, adjudicar y celebrar los contratos derivados de:

*Licitación Pública.

*Contratos y Convenios Interadministrativos que causen erogación a cargo de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C. sin importar su cuantía.

*Concurso de Méritos de Intermediarios de Seguros.

*Contrataciones derivadas del Concurso de Méritos incluido el proceso de precalificación, cuando la cuantía sea superior a 450 salarios mínimos legales mensuales vigentes.

*Procesos de selección cuando la cuantía sea superior a 450 salarios mínimos legales mensuales vigentes.

*La facultad de suscribir el acta de liquidación de común acuerdo, y expedir el acto administrativo de liquidación unilateral, en los casos señalados en la ley, respecto de los convenios y contratos interadministrativos que no causen erogación a la entidad, que hayan sido suscritos por el Secretario General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C.

Es competente para dirigir, adjudicar y celebrar los contratos derivados de:

*Contratación Directa, con excepción de los contratos y convenios interadministrativos.

*Procesos de selección cuando la Cuantía sea igual o inferior a 450 SMLMV.

*Contratación de Mínima Cuantía, es decir, cuando el valor del contrato sea igual o inferior al diez por ciento (10%) de la menor cuantía de la entidad.

*Contrataciones derivadas del Concurso de Méritos incluido el proceso de precalificación, y la Selección Abreviada cuya cuantía sea inferior o igual a 450 salarios mínimos legales mensuales vigentes.

*El ejercicio de las atribuciones correspondientes a la ordenación del gasto de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., quedando comprendida la facultad de aprobar las modificaciones al Plan de Contratación, según el caso, incluida la ordenación del pago de conformidad con lo establecido en el artículo 60 del Decreto Distrital 714 de 1996, o las normas que lo modifiquen o sustituyan.

La competencia para dirigir, adjudicar y celebrar los contratos directamente relacionados con la disposición o autorización de uso y aprovechamiento de espacios, salones múltiples y demás áreas de los CADES, SUPERCADES, RAPICADES, TURISCADES y demás medios establecidos para la prestación del servicio al ciudadano en la ciudad de Bogotá, y celebrar los respectivos contratos.

Está comprendida en la facultad anterior, la de autorizar, suscribir los documentos y realizar los trámites a que hubiere lugar, en el evento en que la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C. requiera el uso de espacios y áreas que pertenezcan a terceros, en los que por políticas de la Entidad se necesite adelantar labores de promoción, información y realización de trámites en línea, prestados a través de los CADES virtuales, presenciales u otro tipo de mecanismos similares.

Es competente para dirigir, adjudicar y celebrar los siguientes convenios y contratos:

*Convenios interadministrativos con entidades públicas del orden distrital, que no causen erogación a cargo de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., con el objeto de asesorar a tales entidades en la organización e implementación del Subsistema Interno de Gestión de Archivos –SIGA.

*Convenios y contratos con personas naturales o jurídicas, públicas o privadas, para recibir en donación, bienes muebles cuyo valor histórico y cultural permita la construcción del patrimonio documental de la ciudad y/o garanticen y fortalezcan la investigación, conservación y difusión de la memoria institucional del Distrito Capital, como colecciones y fondos documentales, libros, planos, fotografías, publicaciones, entre otros bienes de naturaleza similar. La delegación comprende la competencia para suscribir la aceptación de la cesión de los respectivos Derechos de Autor a favor de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C. La aceptación de la donación procederá previa valoración de su aporte al patrimonio histórico y cultural, y la consideración de los costos que implique su conservación y mantenimiento.

*Contratos de comodato vigentes y futuros, suscritos entre la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., y terceros, cuyo objeto consista en la entrega al Archivo de Bogotá, en calidad de comodato, de Fondos Documentales de valor histórico y patrimonial para la ciudad.

*Aquellos que tengan por objeto la recepción de las transferencias documentales que hayan cumplido su valor administrativo y sobre las cuales se haya determinado su condición de conservación permanente, entregadas por las entidades que conforman la administración distrital.

La aprobación de las garantías constituidas a favor de la entidad para la legalización de los contratos que celebre el Secretario General y los delegatarios de las facultades contractuales, así como la realización de todos los actos inherentes a la publicación de los contratos en el Registro Distrital; deberá igualmente numerar y fechar los referidos contratos y ejercer la custodia y archivo de los originales.

5.1. Etapa precontractual: Comprende los trámites, desde la etapa de planeación, preparación y realización del proceso de selección, y celebración del contrato o convenio.

5.2. Etapa contractual: Comprende el control en la ejecución del contrato y/o convenio, desde la suscripción del contrato, incluyendo el cumplimiento de los requisitos de perfeccionamiento, ejecución y legalización hasta la terminación del mismo.

5.3. Etapa postcontractual: Comprende los trámites tendientes a efectuar dentro de los términos legales, la liquidación del contrato o convenio, por mutuo acuerdo o en forma unilateral, de acuerdo con la situación que se presente.

En todas las etapas se ejercerá la interventoría o supervisión para el control y seguimiento de los contratos o convenios.

Se indican los aspectos que se deben tener en cuenta para adelantar un proceso de contratación en la Secretaría General y que corresponden a:

*Plan contractual.

*Estudios y documentos previos.

*Precios de mercado.

*Disponibilidad presupuestal.

*Justificación.

*Registro Único de Proponentes.

*Contenido del pliego de condiciones.

*Avisos.

*Contenido de los actos administrativos de apertura de los procesos de selección y eventos de su revocatoria.

*Suspensión de los procesos de selección.

*Documentos de los procesos de selección y los contratos de la Secretaría General que se deben publicar en el portal de contratación a la vista mientras entra en funcionamiento el SECOP.

*Precios artificialmente bajos de las ofertas en un proceso de selección.

*Comité de Contratación, Comités de Evaluación, y Comité de Adjudicación de la Secretaría General.

*Solicitud de contratación a la Subdirección de Contratación.

La dependencia interesada en la contratación adelanta la planeación de la misma, de acuerdo con sus necesidades y la sustenta ante el Comité de Contratación quien lo aprueba para cada vigencia fiscal.

El cumplimiento del plan de contratación tanto de los recursos de funcionamiento como de inversión, del cual se derivan los contratos a celebrar, y por tanto los procedimientos de selección a adelantar, estará a cargo de las dependencias y jefes de proyectos quienes identifican las necesidades, el objeto de la contratación, elaboran los documentos y estudios previos donde se identifiquen las condiciones técnicas de los bienes, obras, y servicios a contratar, realizan los estudios de mercado, definen el presupuesto oficial, la justificación del proceso a adelantar, las condiciones del contrato tales como: el plazo, lugar de ejecución, forma de pago, obligaciones de las partes, análisis y asignación de los riesgos de la contratación.

Las dependencias o los jefes de proyecto se encargarán de elaborar los estudios y documentos previos necesarios que sirvan de soporte para tramitar los procesos de contratación de la entidad, los cuales deberán contener:

*La justificación de la contratación y los fundamentos jurídicos que soportan la modalidad de selección.

*El análisis que soporta el valor estimado del contrato, indicando las variables utilizadas para calcular el presupuesto de la respectiva contratación, así como su monto y los posibles costos asociados al mismo. En el evento en que la contratación sea a precios unitarios, deberá soportar los cálculos de presupuesto en la estimación de aquellos. En el Concurso de Méritos no se publicará el detalle del análisis que se ha realizado para los estudios previos.

*El soporte que permita la tipificación, estimación, y asignación de los riesgos que puedan afectar el equilibrio económico del contrato.

*Definición técnica con las especificaciones y características técnicas del bien o servicio u obra, que se requiera contratar y la identificación del contrato a celebrar.

*La justificación de los factores de selección que permitan identificar la oferta más favorable.¹

*El análisis que sustenta la exigencia de garantías destinadas a amparar los perjuicios de naturaleza contractual o extracontractual, derivados del incumplimiento del ofrecimiento o del contrato según el caso, así como la pertinencia de la distribución de las garantías del contrato de acuerdo con las etapas de la actividad contractual.

*Para la elaboración de los estudios previos es importante que se tenga claridad sobre el objeto y su alcance, sus características de acuerdo con su destinación, las condiciones bajo las cuales opera el que vende los bienes, suministra los servicios o ejecuta las obras para poder buscar los elementos que permitan realizar un buen proceso de selección y contratación, bajo condiciones óptimas.

*Los elementos mínimos de los documentos y estudios previos aquí previstos se complementarán de manera puntual con los exigidos en las diversas modalidades de selección.

La dependencia interesada efectuará consulta al Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal - SICE² sobre el precio indicativo³ del mercado de los bienes, insumos o servicios a contratar⁴ e igualmente solicitará mínimo dos (2) cotizaciones a diferentes proveedores, para identificar las características, las tendencias y los precios del mercado de bienes y/o servicios u obras.

El trámite de consulta de precios de mercado se podrá realizar entre otras, en forma verbal (dejando constancia escrita sobre el nombre de la persona a quien se hizo la solicitud verbal y la manera de ubicarla), o en forma escrita o vía fax o correo electrónico, estableciendo expresamente que el suministro de la información no genera compromiso u obligación para la Secretaría General, pues no corresponde a un proceso de selección.

La dependencia interesada efectúa la solicitud del Certificado de Disponibilidad Presupuestal ante la Subdirección Financiera, a través del Sistema de Gestión Contractual con el ingreso al Módulo de Ejecución Plan Contractual Solicitud de Disponibilidades, la cual expide el correspondiente Certificado de Disponibilidad Presupuestal.

La dependencia o los responsables del manejo de los recursos o quien tenga a su cargo el proyecto de inversión elaborará la justificación, indicando en forma clara y precisa la necesidad a satisfacer, el objeto del contrato, las características o especificaciones del bien o servicio, u obra, el alcance del mismo y las obligaciones generales y específicas que debe asumir el contratista en desarrollo del objeto, así como el valor y el tiempo estimado de duración del contrato y la indicación de la persona que ejercerá la interventoría del contrato y el fundamento jurídico de la modalidad de selección.

El objeto de este registro, es certificar las condiciones de experiencia, capacidad jurídica, financiera y de organización del proponente⁵.

Contiene la información de quienes aspiran a celebrar contratos con las entidades estatales, mediante la calificación y clasificación del proponente dentro de la actividad, especialidad y grupo que le corresponda, de conformidad con la información que acredite al momento de la inscripción, la cual habrá de ser verificada documentalmente en la Cámara de Comercio. Se podrá clasificar en una o varias actividades, especialidades o grupos.

Incluye además, la información sobre los requisitos habilitantes de los proponentes, que corresponden a la capacidad jurídica, las condiciones de experiencia, la capacidad financiera y de organización.

Igualmente, se encuentra la información sobre la capacidad máxima de contratación de los proponentes, con el fin de que en cada proceso de selección se pueda determinar su capacidad residual, que resulta de restarle a la capacidad máxima de contratación, la sumatoria de los valores de los contratos que tengan en ejecución al momento de presentar la oferta.

La certificación expedida por la Cámara de Comercio es plena prueba de la calificación y clasificación del proponente y de los requisitos habilitantes.

Para tal efecto, la Secretaría General no podrá solicitar información en los pliegos de condiciones que se encuentre en el Registro Único de Proponentes. Sólo pedirá información adicional que no se encuentre en él.

Todas las personas naturales o jurídicas, nacionales o extranjeras domiciliadas o con sucursal en Colombia, que aspiren a celebrar contratos con las entidades estatales incluida la Secretaría General, deberán estar inscritas en el Registro Único de Proponentes, con excepción de los siguientes casos:

*Contratación directa.

*Contratos de prestación de servicios de salud.

*Contratos cuyo valor no supere el diez por ciento (10%) de la menor cuantía de la Secretaría General.

*Enajenación de bienes muebles de la Secretaría General.

*Personas naturales extranjeras que no tengan domicilio en Colombia.

*Personas jurídicas extranjeras que no tengan sucursal en Colombia.

En los procesos de licitación pública, concurso de méritos y selección abreviada, se requiere elaborar un pliego de condiciones que contenga los requerimientos para poder participar, evaluar, y adjudicar el contrato.

No se requiere del pliego de condiciones cuando se seleccione al contratista bajo alguna de las causales de contratación directa y en los contratos cuya cuantía sea inferior al diez por ciento (10%) de la menor cuantía de la Secretaría General.

Los proyectos de pliegos de condiciones de la Secretaría General deben ser aprobados por el Comité de Adjudicaciones de la entidad.

Las modificaciones al pliego de condiciones se harán mediante adendas, que no podrán expedirse y publicarse el mismo día de cierre del proceso.

Para la elaboración del pliego de condiciones se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:

*La descripción técnica, detallada y completa del objeto a contratar, la ficha técnica del bien o servicio de características técnicas uniformes y de común utilización, o los requerimientos técnicos, según el caso. Se presentará siempre en documento separable del pliego de condiciones como un anexo, el cual será público salvo expresa reserva.

*La inscripción en el Registro de Proponentes, teniendo en cuenta la clasificación como Constructor, Consultor y/o Proveedor y la especialidad o especialidades y grupo o grupos correspondientes, de acuerdo con los contratos ejecutados y la capacidad residual.

*Se incluirán los requisitos habilitantes de los proponentes referentes a la capacidad jurídica, la experiencia, la capacidad financiera, capacidad técnica, y organización, según el tipo de contrato a celebrar.

*Las causales que generarían el rechazo de las propuestas teniendo en cuenta lo consagrado en el artículo 10 del Decreto 2474 de 2008,⁶ o la declaratoria de desierto del proceso.

*Las condiciones de celebración del contrato, presupuesto, forma de pago, garantías, y demás asuntos relativos al mismo.

*Las reglas de participación que deben ser objetivas, justas, claras y completas, que no induzcan a error a los oferentes, o impidan su participación, y aseguren una selección objetiva, evitando la declaratoria de desierta de los procesos de selección.

*El presupuesto oficial.

*Los requisitos de evaluación que otorguen puntaje, con la descripción clara de los mismos, la manera como se evaluarán y ponderarán, y las reglas de desempate.

*La tipificación, estimación y asignación de riesgos, indicando si hay lugar a una audiencia para su determinación en el evento en que ésta última sea solicitada por los participantes en el proceso. En el proceso de selección por Licitación Pública, se debe adelantar una audiencia de aclaración del pliego de condiciones, en la que igualmente se pueden estudiar los riesgos de la contratación respectiva.

*Las garantías de cobertura del riesgo.

*El lugar donde se debe hacer entrega de las propuestas.

*El plazo razonable para los estudios técnicos, económicos y jurídicos necesarios para la evaluación de las propuestas, y para solicitar a los oferentes las aclaraciones y explicaciones que se estimen necesarias.

*El plazo para la adjudicación y firma del contrato.

*La minuta del contrato a celebrar en la que se incluirá entre otros aspectos: el plazo de ejecución, la forma de pago, las obligaciones de las partes, la cual se integrará al pliego de condiciones como anexo.

*Los anexos que se requieran.

*El cronograma del proceso.

Deberán contener la información necesaria para dar a conocer el objeto a contratar, la modalidad de selección que se utilizará, el presupuesto oficial del contrato, así como el lugar físico y electrónico donde puede consultarse el proyecto de pliego de condiciones y los estudios y documentos previos.

Los actos administrativos deben contener.

*El objeto de la contratación a realizar.

*La modalidad de selección que corresponde a la contratación.

*El cronograma del proceso, con indicación expresa de las fechas y lugares en que se llevarán a cabo las audiencias que correspondan.

*El lugar físico o electrónico en que se puede consultar y retirar el pliego de condiciones y los estudios y documentos previos.

*La convocatoria para las veedurías ciudadanas.

*El certificado de disponibilidad presupuestal, en concordancia con las normas orgánicas correspondientes.

*Los demás asuntos que se consideren pertinentes de acuerdo con cada una de las modalidades de selección.

*En el evento en que ocurran o se presenten durante el desarrollo del proceso de selección alguna de las circunstancias del artículo 69 del Código Contencioso Administrativo, la Secretaría General revocará el acto que ordenó la apertura del proceso.

El proceso de selección podrá ser suspendido por un término no superior a quince (15) días hábiles, mediante acto administrativo motivado en el cual se establecerá el plazo de la suspensión, siempre que a juicio de la Secretaría General se presenten circunstancias de interés público o general que requieran analizarse y que puedan afectar la normal culminación del proceso. Este término podrá ser mayor si la entidad así lo requiere, lo cual se señalará en el acto citado.

Cuando en un proceso de selección, evaluadas las ofertas la entidad estime que el valor de una oferta resulta artificialmente bajo, requerirá al oferente para que explique las razones que sustenten el valor por él ofertado. Oídas las explicaciones, el Comité Evaluador del proceso recomendará el rechazo o la continuidad de la oferta en el proceso, explicando sus razones.

Para el efecto deberá tener en cuenta si el valor de la oferta responde a circunstancias objetivas del proponente y su oferta, que no ponen en riesgo el proceso, ni el cumplimiento de obligaciones contractuales, en caso de que se adjudique el contrato a dicho proponente, evento en el cual procederá la recomendación de continuidad de la oferta.

En ningún caso se determinarán precios artificialmente bajos a través de mecanismos electrónicos o automáticos.

En la subasta inversa para la adquisición de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización, se aplica lo aquí previsto, respecto del precio final obtenido al término de la misma.

En caso de que se rechace la oferta, la Secretaría General podrá optar de manera motivada por adjudicar el contrato a quien haya ofrecido el segundo mejor precio o por declarar desierto el proceso.

La publicación electrónica de los actos y documentos que se señalan a continuación deberá hacerse en la fecha de su expedición, o a más tardar dentro de los tres días hábiles siguientes.

El Portal de Contratación a la Vista, estará a cargo de la persona designada por la Secretaría General para su manejo. La Subdirección de Contratación, con el apoyo de la persona encargada del manejo del Portal, y la Subdirección de Sistemas incluirán la siguiente información:

*El aviso de convocatoria pública, incluido el de la presentación de manifestaciones de interés cuando se trate de la aplicación de los procedimientos de precalificación para el Concurso de Méritos.

*El proyecto de pliego de condiciones y la indicación del lugar físico y electrónico en que se podrán consultar los estudios y documentos previos.

*Las observaciones y sugerencias al proyecto de pliego de condiciones y el documento que contenga las apreciaciones de la entidad sobre las observaciones presentadas.

*La lista corta o lista multiusos del Concurso de Méritos.

*El acto administrativo general que dispone la apertura del proceso de selección. En el caso de la selección a través del sistema de Licitación Pública además de esta publicación es necesario publicar de uno a tres avisos en un diario de amplia circulación nacional, según la naturaleza, objeto, características y cuantía del contrato.

*La invitación a ofertar que se formule a los integrantes de la lista corta o multiusos en el Concurso de Méritos.

*El pliego de condiciones definitivo y la constancia del envío de información a la Cámara de Comercio para la licitación pública.

*El acta de la audiencia de aclaración de pliegos de condiciones si a ello hubiere lugar, y en general las aclaraciones que se presenten durante el proceso de selección y las respuestas a las mismas.

*El acta de la audiencia de revisión de la asignación de riesgos previsibles, si a ello hubiere lugar.

*El acto administrativo de suspensión del proceso.

*El acto de revocatoria del acto administrativo de apertura.

*Las adendas a los pliegos de condiciones.

*El informe de evaluación de los procesos de selección.

*El informe de verificación de los requisitos habilitantes para acceder a la subasta inversa en la selección abreviada de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización; y la que corresponda a la conformación dinámica de la oferta mediante subasta inversa.

*El acto administrativo de adjudicación del contrato. En los casos de licitación pública, también se publica el acta de la audiencia de adjudicación.

*El acto de declaratoria de desierta de los procesos de selección.

*El contrato, las adiciones, modificaciones o suspensiones que se profieran en el curso de la ejecución contractual o con posterioridad a ésta.

*Información sobre las sanciones ejecutoriadas que se profieran en el curso de la ejecución contractual o con posterioridad a ésta.

*El acta de liquidación de mutuo acuerdo, o el acto administrativo de liquidación unilateral.

Es la instancia en la Secretaría General encargada de: (i) formular las directrices, los criterios y las estrategias que deben regir la actividad contractual en cada una de sus instancias, dentro del marco establecido por el estatuto contractual y demás normas reglamentarias vigentes. (ii) Aprobar, el plan de contratación de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C. que deberá presentar cada una de las dependencias, teniendo en cuenta la misión y objetivos de la entidad y el plan estratégico institucional.

Está integrado por:

*El Secretario (a) General o su delegado.

*El Subsecretario (a) General o su delegado.

*El Director (a) de Gestión Corporativa o su delegado.

*El Director (a) Distrital de Servicio al Ciudadano o su delegado.

*El Director (a) Distrital de Desarrollo Institucional o su delegado.

*El Director (a) Jurídico Distrital o su delegado.

*El Director (a) de Archivo de Bogotá o su delegado.

*El Director (a) Distrital de Relaciones Internacionales o su delegado.

*El Director Distrital (a) de Asuntos Disciplinarios o su delegado.

*El Subdirector (a) de Contratación, o su delegado, quien actuará como secretario del Comité.

*El Jefe de la Oficina Asesora de Planeación o su delegado.

*El Jefe de la Oficina Asesora de Control Interno o su delegado.

Es la instancia encargada de asesorar y recomendar al Secretario General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C. o a quien este delegue, la adjudicación o la declaratoria de desierta de los procesos de licitación pública, selección abreviada y concurso de méritos mediante evaluaciones previas de las ofertas que se presenten para la adquisición de bienes, servicios y obras que requiera la entidad, en los diferentes aspectos y criterios de selección objetiva que se establezcan por parte del comité de evaluación designado para el efecto.

Está conformado por:

*El Subsecretario (a) General quien lo preside.

*El Director (a) de Gestión Corporativa.

*El Subdirector (a) de Conceptos o su delegado.

*El Subdirector (a) de Contratación, quien es el secretario técnico del comité.

*El Jefe de la Oficina de Control Interno.

*El respectivo servidor que tenga ingerencia en el Proyecto Contractual.

*Un asesor del despacho del Secretario (a) General.

*En los eventos en que el Subsecretario (a) General no pueda asistir, presidirá el Comité de Adjudicaciones el Director (a) de Gestión Corporativa.

En los procesos de selección de Licitación Pública, Concurso de Méritos y Selección Abreviada, una vez recibidas las propuestas, el ordenador del gasto designará las personas que integran el Comité para evaluar las propuestas, de acuerdo con su especialidad a saber: Jurídico, Financiero, Experiencia y organización del proponente, Económica y demás aspectos que se requieran.

Este Comité junto con el Comité de Adjudicaciones de la Secretaría General recomendará al ordenador del Gasto la adjudicación del contrato.⁷

Cumplidos los requisitos anteriormente señalados, la dependencia interesada o el jefe de proyecto según el caso, elabora la solicitud de contratación señalando el proceso o contrato a celebrar, de acuerdo con el formato registrado en el Sistema de Gestión Contractual, y la envía a la Subdirección de Contratación, con los documentos de justificación y términos de referencia, a que se refiere el numeral 5.1.5. del presente Manual de Contratación, los estudios previos y demás documentos necesarios para adelantar el respectivo proceso de selección.

Una vez suscrito el respectivo contrato o convenio por las partes, y expedido por la Subdirección Financiera el registro presupuestal correspondiente, cuando sea necesario⁸, para su ejecución se debe dar cumplimiento a los siguientes requisitos:

*Aprobación de la cobertura del riesgo. La Subdirección de Contratación verifica el cumplimento de los requisitos sobre la cobertura del riesgo que hayan sido exigidos en el pliego de condiciones o en el contrato, para la ejecución de éste y le imparte la aprobación a través de un sello en el cual se incluye la fecha y firma del Subdirector (a) de Contratación.

*Pago del impuesto de Timbre Nacional. Cuando sea aplicable, el contratista deberá pagar el importe correspondiente al porcentaje del Impuesto de Timbre Nacional que se haya pactado a su cargo una vez suscrito el documento que contiene el contrato y previa liquidación del mismo por la Subdirección Financiera⁹.

Derechos de Autor. Cuando en el contrato se establezca de acuerdo con su naturaleza, la prestación de servicios con la inclusión de los derechos de autor, según su objeto (si a ello hay lugar) se incluirá una cláusula en este sentido y el contratista deberá adelantar el trámite ante notario de reconocimiento de contenido y firma.

*Publicación. Todos los contratos cuya cuantía sea igual o superior a 50 S.M.L.M.V. se publicarán en el Registro Distrital de la Imprenta Distrital. Para el efecto se deberá consignar el valor de la publicación y entregar el recibo de pago respectivo.

*No se publicarán los contratos cuya cuantía sea inferior al diez por ciento (10%) de la menor cuantía, aun cuando excedan en su valor los cincuenta (50) salarios mínimos legales mensuales vigentes.

*Todos los documentos anteriores deberán ser entregados por el Contratista en la Subdirección de Contratación dentro de los ocho (8) días hábiles siguientes a la firma del respectivo contrato o convenio.

*Cumplidos los requisitos aquí señalados y aprobados por la Subdirección de Contratación, se informa al interventor del contrato o convenio para que se de inicio a su ejecución con la suscripción del acta de iniciación o de requerimiento de entrega.

*Para el desarrollo del respectivo contrato o convenio deberá darse cumplimiento a todas las obligaciones establecidas en el mismo.

*La ejecución del contrato o convenio, la adición o la modificación del mismo sólo se podrá realizar durante el desarrollo del contrato o convenio, y si sobrevienen circunstancias constitutivas de fuerza mayor, caso fortuito o hechos de terceros, o cuando sea necesario para cumplir con su objeto o cuando a juicio de la Secretaría General, se requiera en atención a los fines de la contratación.

*Las prórrogas y/o modificaciones y/o adiciones deberán ser solicitadas oportunamente a través del interventor del contrato o convenio antes del vencimiento de su plazo.

*La ampliación del plazo y/o la adición, darán lugar a la modificación de la vigencia de las garantías constituidas por el contratista para la ejecución del contrato o convenio y se deberá publicar en el Registro Distrital, si hay lugar a ello.

Para el trámite de la prórroga y/o modificación y/o adición se deberá proceder así:

*La dependencia interesada, los responsables del manejo de los recursos o quien tenga a su cargo el proyecto de inversión, elabora el documento de justificación de la solicitud de la modificación y o la adición del contrato, solicita el Certificado de Disponibilidad Presupuestal (si hay lugar a ello), con el cual se inicia el trámite administrativo que se realiza a través del Sistema de Gestión Contractual con el ingreso al Módulo de Ejecución Plan Contractual Solicitud de Disponibilidades.

*El interventor o supervisor del contrato, según el caso, solicita a la Subdirección de Contratación la adición y/o prórroga y/o modificación, anexando la documentación correspondiente a lo solicitado; si la documentación cumple con los requisitos, elabora el documento de adición y/o prórroga y/o modificación del contrato y/o convenio y remite la carpeta con los soportes documentales y el documento de adición y/o prórroga y/o modificación para revisión y la firma del Subsecretario (a), y/o Director (a) de Gestión Corporativa para luego ser devuelto a la Subdirección de Contratación para continuar con el trámite respectivo.

*Se comunica (por escrito, verbal o telefónicamente) al contratista para la suscripción del mismo y para que realice los trámites de pago de los derechos de publicación, pago del impuesto de timbre, si hay lugar, y para que allegue el certificado de la modificación de la garantía, según el tipo de adición y/o prórroga que se haya llevado a cabo.

*Una vez suscrito el contrato se pasa al profesional asignado de la Subdirección de Contratación para solicitar el certificado de registro presupuestal a través del Sistema de Gestión Contractual, y la Subdirección de Contratación se encargará de revisar la póliza, y recibir los documentos del contratista.

*Cumplido lo anterior, se incluyen los documentos en el Sistema de Gestión Contractual, se publica el documento de adición y/o prórroga y/o modificación en el Portal de Contratación a la Vista, y se remite al interventor del contrato.

*Para el evento de los convenios a celebrarse por el Alcalde Mayor de Bogotá, D. C. o por el Secretario General, éstos funcionarios los suscribirán una vez se hayan obtenido las firmas de los demás intervinientes.

En cumplimiento de lo establecido en las Leyes 80 de 1993 y 1150 de 2007, serán objeto de liquidación los contratos de ejecución sucesiva y aquellos de ejecución instantánea que así lo requieran.

Al momento de la liquidación, la Secretaría General podrá acordar con el contratista los ajustes, revisiones y reconocimientos a que hubiere lugar. En el acta constarán los acuerdos, conciliaciones y transacciones a que se llegue para poner fin a las divergencias presentadas y poder declararse a paz y salvo por las obligaciones asumidas en el respectivo contrato o convenio.

Sin perjuicio de lo anterior, la liquidación deberá hacerse antes del vencimiento de los dos (2) años contados a partir de la terminación del contrato.

Una vez terminada la ejecución contractual, el interventor elabora y remite a la Subdirección de Contratación el Acta de Liquidación y/o de Recibo a Satisfacción y los documentos soporte a que haya lugar.

El profesional asignado de la Subdirección de Contratación recibe el acta con sus soportes documentales, realiza la verificación de los documentos y si tiene alguna inconsistencia, o faltan algunos soportes se devuelve al interventor con las correcciones, ajustes u observaciones, o para que remita la documentación adicional.

Si la documentación está completa y cumple con los requisitos exigidos en la ley, el Subdirector (a) de Contratación la revisa y remite la carpeta con los soportes para .la revisión y firma de Subsecretario (a) General, o el Director (a) de Gestión Corporativa, según el caso, quienes firman el Acta y la devuelven a la Subdirección de Contratación, dependencia que se encarga de remitir copias al interventor, al Subdirector Financiero y al contratista, y publicarla en la página de Contratación a la Vista.

La Secretaría General contratará la adquisición de bienes, servicios y obras a través de una de las siguientes modalidades de selección: Licitación Pública, Concurso de Méritos, Selección Abreviada y Contratación Directa.

La Secretaría General no requerirá de la exigencia del pliego de condiciones, cuando se seleccione el contratista bajo alguna de las modalidades de Contratación Directa y en los contratos cuya cuantía sea inferior al diez por ciento (10%) de la menor cuantía de la Secretaría General.

Se entiende por licitación pública el proceso mediante el cual la Secretaría General formula públicamente una convocatoria para que en igualdad de oportunidades, los interesados presenten ofertas y seleccione entre ellas, la más favorable.

Para realizar procesos de licitación pública se requiere que:

*El valor del contrato a celebrar supere la menor cuantía de la Secretaría General, siempre y cuando no se trate de bienes o servicios de común utilización y de características técnicas uniformes, evento en el cual se adelantará por el sistema de selección abreviada por subasta inversa.

*Cuando el objeto del contrato involucra además del contrato de consultoría otras obligaciones principales, como por ejemplo, la ejecución de proyectos que incluyan el diseño y la construcción de obra que supere la menor cuantía.

La menor cuantía de la Secretaría General se establece de acuerdo con los valores que se relacionan a continuación, determinados en función de su presupuesto anual así:

*Si el presupuesto anual es igual o superior a 1.200.000 salarios mínimos legales mensuales, la menor cuantía será hasta 1000 salarios mínimos legales mensuales.

*Si el presupuesto anual es igual o superior a 850 salarios mínimos legales mensuales e inferior a 1.200.000 salarios mínimos legales mensuales, la menor cuantía será hasta 850 salarios mínimos legales mensuales.

*Si el presupuesto anual es igual o superior a 400.000 salarios mínimos legales mensuales e inferior a 850.000 salarios mínimos legales mensuales, la menor cuantía será hasta 650 salarios mínimos legales mensuales.

*Si el presupuesto anual es igual o superior a 120.000 salarios mínimos legales mensuales e inferior a 400.000 salarios mínimos legales mensuales, la menor cuantía será hasta 450 salarios mínimos legales mensuales.

*Si el presupuesto anual es inferior a 120.000 salarios mínimos legales mensuales, la menor cuantía será hasta 280 salarios mínimos legales mensuales.

*La Subdirección de Contratación informará en el mes de enero de cada año las cuantías para la contratación.

El proceso de licitación Pública se efectuará conforme a las siguientes reglas:

*Se elaboran los estudios previos donde se analiza la conveniencia y oportunidad del contrato, los estudios de mercado, se cuenta con la respectiva disponibilidad presupuestal, y en general los aspectos previos a que se refieren los numerales 5.1.1. a 5.1.7 del presente Manual de Contratación.

*Se informa a la Cámara de Comercio de Bogotá sobre la licitación que se pretende abrir, para que se incluya en el boletín de información de licitaciones que se publica cada mes. La publicación del boletín no es requisito para la apertura del proceso, ni conlleva la obligación para la Secretaría General de adelantar el mismo.

*Se elabora el respectivo pliego de condiciones de acuerdo con lo señalado en el numerales 5.1.5, 5.1.6. y 5.1.7. del presente Manual de Contratación.

*Se elabora el aviso de convocatoria que contendrá la información necesaria sobre el objeto a contratar, se señalará que la selección se adelantará por el proceso de licitación pública, el presupuesto oficial del contrato y el lugar físico o electrónico donde puede consultarse el proyecto de pliego de condiciones y los estudios y documentos previos.

*Se publica, la constancia de envío de la información a la respectiva Cámara de Comercio, el aviso de convocatoria del proceso y los estudios y documentos previos, el proyecto de pliego¹⁰ de condiciones en el Portal de Contratación a la Vista con una antelación no menor de diez (10) días hábiles a la fecha de la resolución que ordena la apertura del proceso.

*Se reciben las observaciones al pliego de condiciones, se elaboran las respuestas y si es el caso se ajusta el pliego de condiciones.

*Dentro de los diez (10) a veinte (20) días calendario anteriores a la apertura de la licitación se publicarán hasta tres (3) avisos, con intervalos entre dos (2) y cinco (5) días calendario según lo exija la naturaleza, objeto y cuantía del contrato, en diarios de amplia circulación nacional. Los avisos contendrán información sobre el objeto y características esenciales de la respectiva licitación, se indicará el plazo de apertura y cierre de la licitación.

*El Subsecretario General ordena su apertura por medio de acto administrativo motivado, que se elabora en la Subdirección de Contratación, teniendo en cuenta lo señalado en el numeral 5.1.9. del presente Manual de Contratación, que se publica en el Portal de Contratación a la Vista.

*Una vez se ordene la apertura del proceso, la Subdirección de Contratación publicará en el Portal de Contratación a la Vista¹¹ el pliego de condiciones definitivo.

*Dentro de los tres (3) días hábiles siguientes al inicio del plazo para la presentación de propuestas, o a solicitud de los interesados en participar, se celebrará una audiencia con el objeto de precisar el contenido y alcance de la licitación, y de oír a los interesados.

En dicha audiencia igualmente se podrán analizar los posibles riesgos y su asignación. Como resultado de lo allí debatido es posible realizar las modificaciones al pliego de condiciones, y prorrogar si fuere necesario el plazo de la licitación hasta por seis (6) días más.

*El plazo de la licitación, cuando lo estimen conveniente la Secretaría General o cuando lo soliciten las dos terceras partes de las personas que retiraron el pliego de condiciones¹², se podrá prorrogar, antes de su vencimiento, por un término no superior a la mitad del inicialmente fijado.

*Durante el plazo de la licitación, se podrán recibir solicitudes de aclaraciones u observaciones a los pliegos de condiciones, las que serán respondidas por la Secretaría General a través de la Subdirección de Contratación, hasta la fecha indicada en el pliego de condiciones, y se publicarán en el Portal de Contratación a la Vista.¹³

*El día de cierre de la licitación en audiencia pública con la asistencia del Jefe de Control Interno o su delegado, y los proponentes que quieran asistir, se abrirán las propuestas y se levantará un acta en la que se indicará cuántas propuestas se presentaron y el número de folios de cada una, la cual será firmada por los asistentes.

*El Subsecretario (a) General mediante acto administrativo determina los servidores o contratistas que conformarán el Comité de Evaluación.

*El Subdirector (a) de Contratación remite las ofertas a los miembros del Comité Evaluador y les señala el plazo de evaluación.

*Los miembros del Comité Evaluador solicitan a través de la Subdirección de Contratación, las aclaraciones a las ofertas a que haya lugar.

*Recibidas las aclaraciones respectivas, y realizada la evaluación por los integrantes del Comité de Evaluación, estas son remitidas a la Subdirección de Contratación quien se encarga de integrarlas en un solo documento y citar al Comité de Adjudicaciones para presentar la evaluación.

*Los informes de evaluación de las propuestas se deben publicar en el Portal de Contratación a la Vista, por un término de cinco (5) días hábiles para que los oferentes presenten las observaciones que estimen pertinentes. En ejercicio de esta facultad, los oferentes no podrán completar, adicionar, modificar o mejorar sus propuestas.

*Recibidas las observaciones al informe de evaluación, la Subdirección de Contratación las remite a los miembros del Comité Evaluador, quienes las analizan y responden y, si hay lugar, proceden a modificar o aclarar el informe de evaluación. Cumplido este trámite la Subdirección de Contratación cita al Comité de Adjudicaciones de la Secretaría General para presentar el informe final de la evaluación y las respuestas a las observaciones preparadas por el Comité Evaluador.

*Se publica en el Portal de Contratación a la Vista el informe final de evaluación.

*La adjudicación de la Licitación Pública se debe hacer en audiencia pública, mediante resolución motivada, donde se incluyen las respuestas a las observaciones realizadas por los proponentes al informe de evaluación, y las respuestas a las observaciones presentadas el día de la audiencia pública, y se entenderá notificada al proponente favorecido en dicha audiencia. Durante la misma audiencia, y previamente a la adopción de la decisión definitiva de adjudicación, los interesados podrán pronunciarse sobre las respuestas dadas por la Secretaría General a las observaciones presentadas respecto de los informes de evaluación.

*El acto de adjudicación es irrevocable y obliga a la entidad y al adjudicatario. No obstante lo anterior, si dentro del plazo comprendido entre la adjudicación del contrato y la suscripción del mismo, sobreviene una inhabilidad o una incompatibilidad o si se demuestra que el acto se obtuvo por medios ilegales, éste podrá ser revocado, evento en el cual quedará a favor de la Secretaría General en calidad de sanción, el valor del depósito o garantía constituida por el oferente para responder por la seriedad de la propuesta, sin menoscabo de las acciones legales conducentes al reconocimiento de los perjuicios causados y no cubiertos con el valor de los citados depósitos o garantía. En este evento, la Secretaría General mediante acto administrativo motivado, podrá adjudicar el contrato, dentro de los quince (15) días siguientes, al proponente calificado en segundo lugar, siempre y cuando su propuesta sea igualmente favorable para la entidad.

*Cuando la Secretaría General lo determine, la oferta del proceso de licitación pública podrá ser presentada total o parcialmente de manera dinámica mediante subasta inversa.

*En el evento de declaratoria de desierta de la licitación, si persiste la necesidad de contratar y la entidad estatal no decide adelantar un nuevo proceso de licitación, podrá iniciar dentro de los cuatro (4) meses siguientes a su declaratoria, un proceso de Selección Abreviada de Menor Cuantía, prescindiendo de los requisitos de postulación y del sorteo de consolidación de oferentes previstos en el mismo; podrá modificar los elementos de la futura contratación que a su criterio hayan sido determinantes en la declaratoria de desierta, a fin de subsanar las condiciones que no permitieron la terminación exitosa del proceso fallido. En ningún caso podrá modificarse el objeto esencial de la contratación.

*Se entiende por subasta inversa dentro del proceso de licitación, para la presentación de la oferta, la puja dinámica efectuada electrónicamente, mediante la cual los oferentes, durante un tiempo determinado, ajustan su oferta respecto de aquellas variables susceptibles de ser mejoradas, con el fin de lograr el ofrecimiento que represente la mejor relación costo- beneficio para la entidad.

*El pliego de condiciones señalará si en el proceso de licitación de que se trate procede la presentación total o parcial de la oferta de manera dinámica mediante subasta inversa. Tal método sólo se empleará cuando se aplique la alternativa de evaluación de la relación costo beneficio, es decir se obtenga un valor agregado sobre algunas o todas las variables de los requisitos mínimos exigidos en el pliego de condiciones. En ningún caso el precio será la única variable sometida a conformación dinámica.

*El pliego de condiciones señalará la fecha en que los proponentes presenten los documentos que acrediten su capacidad jurídica y el cumplimiento de las condiciones exigidas en relación con la experiencia, capacidad administrativa, operacional y financiera requerida por la entidad y presentarán un proyecto de oferta inicial de los aspectos o los componentes que son objeto de la subasta inversa.

*Una vez sea efectuada la verificación de requisitos habilitantes, con los oferentes habilitados en la fecha y hora previstas en el pliego de condiciones se realizará la subasta inversa.

*En dicha subasta, los proponentes, en relación con aquellos aspectos de la oferta que incluyan variables dinámicas de conformidad con el pliego de condiciones, presentarán un proyecto de oferta inicial, que podrá ser mejorado mediante la realización de posturas sucesivas, hasta la conformación de su oferta definitiva, entendiendo por ésta, la última presentada para cada variable dentro del lapso de la subasta.

*La herramienta electrónica que se emplee deberá permitir que en todo momento el proponente conozca su situación respecto de los demás competidores y únicamente en relación con el menor costo evaluado. Si la subasta recae únicamente sobre algunas variables, las que no admiten mejora deben haber sido previamente evaluadas y alimentadas en el sistema, de manera que éste pueda ante cualquier lance efectuar el cálculo automático del menor costo evaluado.

*En el evento en que el oferente no haga uso de su derecho a presentar posturas, una vez concluido el tiempo establecido para el efecto, se tomará como definitiva la propuesta inicial que haya realizado. Al finalizar la subasta se adjudicará el contrato a quien haya presentado la oferta con la mejor relación costo-beneficio.

Corresponde a la modalidad prevista para la selección de consultores o proyectos, en las que se podrán utilizar sistemas de concurso abierto o precalificación. En este último caso la conformación de la lista de precalificados se hará mediante convocatoria pública, permitiéndose establecer listas limitadas de oferentes utilizando para el efecto, entre otros criterios: experiencia, capacidad intelectual y de organización del proponente según el caso.

Son contratos de consultoría¹⁴ los que celebren las entidades estatales referidos a los estudios necesarios para la ejecución de proyectos de inversión, estudios de diagnóstico, prefactibilidad o factibilidad para programas o proyectos específicos, así como a las asesorías técnicas de coordinación, control y supervisión. Igualmente, tienen este carácter los que se refieren a la interventoría, asesoría, gerencia de obra o de proyectos, dirección, programación y la ejecución de diseños, planos, anteproyectos y proyectos.

Las labores de asesoría y de asesoría técnica de coordinación, control y supervisión corresponden a las que se adelantan con ocasión de la construcción, el mantenimiento y la administración de construcciones de edificios y viviendas de toda índole, y en general todas aquellas actividades relacionadas con la ingeniería a que se refiere el artículo 2 de la Ley 842 de 2003, o las normas que la modifiquen o adicionen.

Lo anterior, sin perjuicio de que la Secretaría General pueda realizar contratos de prestación de servicios profesionales para apoyar la labor de supervisión de los contratos que le es propia, siempre que las actividades no puedan realizarse por personal de planta, o requieran conocimientos especializados.

*Cuando el objeto de la consultoría a contratar incluya la adquisición de bienes o servicios accesorios a la misma, se adelantará por el procedimiento de Concurso de Méritos, sin perjuicio de la evaluación que se realice de las condiciones de calidad y precio de los bienes o servicios de conformidad con lo establecido en el artículo 12 del Decreto 2474 de 2008 o las normas que lo sustituyan o aclaren.

*Si el objeto del contrato involucra además de los servicios de consultoría otras obligaciones principales, como por ejemplo en el caso de ejecución de proyectos que incluyan diseño y construcción de la obra, la escogencia del contratista deberá adelantarse mediante licitación pública, selección abreviada o contratación directa según el caso, pero el equipo de profesionales y expertos propuesto debe ser aprobado por la Secretaría General.

*Para la valoración de la experiencia del proponente cuando se trate de una persona jurídica que no tenga más de cinco (5) años de constituida se podrá acumular la experiencia de los socios de esa persona jurídica en proporción a la participación de los socios, en el capital de la persona jurídica.

*En el caso de los consorcios o uniones temporales, la experiencia será la sumatoria de las experiencias de los integrantes de estos que las tengan, de manera proporcional a su participación en el mismo, salvo que en el pliego de condiciones se señale un tratamiento distinto en razón del objeto a contratar.

*Cuando se trate de sociedades que se escindan, la experiencia de la misma se podrá trasladar a cada uno de los socios escindidos, y se contabilizará según se disponga en los respectivos pliegos de condiciones del proceso.

*La oferta más favorable se sujeta a la calidad y no al precio.

*Los consultores están obligados a dar asesoramiento competente, objetivo e imparcial, otorgando la máxima importancia a los intereses de la entidad, asegurándose de no incurrir en conflicto de interés. En consecuencia, los proponentes evitarán dar lugar a situaciones en que pongan en conflicto sus obligaciones previas o vigentes respecto de otros contratantes, o con su futura o actual participación en procesos de selección, o en la ejecución de otros contratos.

En consecuencia, al momento de presentar su expresión de interés en precalificar o presentar su oferta en el concurso abierto, el proponente deberá declarar que él, sus directivos y el equipo de trabajo con que ejecutarán los servicios contratados, no se encuentran incursos en conflictos de interés.

*La Secretaría General podrá abstenerse de exigir garantía de seriedad del ofrecimiento para la presentación de una propuesta técnica simplificada (PTS), sin perjuicio de que el proponente, que sin justa causa, se abstuviere de suscribir el contrato adjudicado, quede inhabilitado para contratar con el Estado por un término de cinco (5) años, de conformidad con el literal e) del artículo 8 de la Ley 80 de 1993.

*Durante la ejecución del contrato, el consultor sólo podrá sustituir algún miembro del equipo de trabajo, si lo autoriza la Secretaría General, siempre que el nuevo miembro propuesto cuente con calidades iguales o superiores a las presentadas en la oferta respecto del miembro del equipo a quien reemplaza.

*Las prórrogas en tiempo, así como las adiciones en valor de consultorías cuyo objeto sea la labor de interventoría, podrán efectuarse por el período en que se haya prorrogado el contrato objeto de la interventoría. En tal caso se ajustará de manera proporcional al contrato inicial.

Durante el proceso de selección se tendrán en cuenta los siguientes aspectos:

*Las propuestas se presentan en dos sobres separados, uno con la propuesta técnica y otro con la propuesta económica.

*Se evalúa en primer lugar la propuesta técnica, y en audiencia pública, se dará a conocer el orden de calificación de las propuestas técnicas.

*En presencia del proponente ubicado en primer lugar del orden de calificación, la Secretaría General procederá a abrir el sobre que contiene su propuesta económica.

*Si el valor de la propuesta económica excede la disponibilidad presupuestal, será rechazada y se procederá a abrir la propuesta económica del siguiente oferente, según el orden de calificación, y así sucesivamente.

*La Secretaría General verificará la consistencia de la propuesta económica respecto de las actividades descritas en la propuesta técnica, con el fin de efectuar las clarificaciones y ajustes que sean necesarios. Como resultado de estos ajustes no podrán modificarse los requerimientos técnicos mínimos.

*Si de la verificación de la propuesta económica se identifica que la misma no es consistente con su propuesta técnica, se dará por terminada la revisión, se rechazará y se procederá a abrir el sobre económico de la ubicada en el siguiente orden de elegibilidad, y se repetirá el procedimiento indicado anteriormente.

*La Secretaría General y el proponente elaborarán un acta de los acuerdos alcanzados en esta revisión, si a ello hubiere lugar, con el fin de que se incluyan en el contrato.

*La entidad adjudicará el contrato al consultor seleccionado, por medio de acto administrativo motivado.

*Si la Secretaría General declara desierto el concurso, podrá iniciarlo de nuevo, prescindiendo de la publicación del proyecto de pliego de condiciones. De ser necesario, modificará los elementos de la futura contratación que hayan sido determinantes en la declaratoria de desierta, sin que en ningún caso se cambie el objeto de la contratación, sin perjuicio de los ajustes en las cantidades y el presupuesto. En el evento de haberse conformado lista corta en el proceso fallido, será posible hacer uso de la misma en tanto cumpla con las exigencias del pliego de condiciones.

Para efectos de determinar el costo de la consultoría¹⁵ se tendrán en cuenta los requerimientos técnicos, analizando los rubros referentes a los montos en persona/tiempo, el soporte logístico, los insumos necesarios para la ejecución de los servicios, los imprevistos y la utilidad razonable del contratista. Del estudio de costos surge el presupuesto oficial amparado con la respectiva disponibilidad presupuestal.

En el caso de requerirse una propuesta técnica detallada (PTD), la Secretaría General podrá contar con una disponibilidad presupuestal de valor superior a la estimación de los costos derivada del estudio, respaldada mediante el certificado respectivo. En este evento, las propuestas económicas podrán sobrepasar el presupuesto oficial del contrato señalado en el pliego de condiciones, sin que en ninguna circunstancia superen la disponibilidad presupuestal certificada, so pena de ser rechazada en el momento de su verificación.

Para la selección de consultores se puede utilizar el sistema de concurso abierto o el sistema de concurso con precalificación. Cuando se realice mediante precalificación será posible realizarlo mediante la conformación de una lista corta o mediante el uso de una lista multiusos.

En la selección de proyectos de arquitectura siempre se utilizará el sistema de concurso abierto por medio de jurados.

Para la selección de consultores o de proyectos, la Secretaría General definirá en el pliego de condiciones el tipo de propuesta técnica que se solicitará a los posibles proponentes así:

*Propuesta Técnica Simplificada (PTS). Corresponde a la propuesta técnica en que la Secretaría General suministra a los proponentes en los requerimientos técnicos, la metodología exacta para la ejecución de la consultoría, así como el plan y cargas de trabajo para la misma.

Se podrá utilizar la Propuesta Técnica Simplificada en el sistema de concurso abierto o mediante precalificación con lista corta o lista multiusos.

*Propuesta Técnica Detallada (PTD). Corresponde al concurso de méritos en que los requerimientos técnicos pueden desarrollarse por parte de los proponentes con diferentes enfoques o metodologías.

Este caso sólo se utilizará para el Sistema de Precalificación con lista corta.

Para la elaboración del pliego de condiciones además de tener en cuenta lo señalado en el numeral 5.1.7. del presente Manual de Contratación, se elaborará un anexo técnico del pliego que deberá contener:

*Los objetivos, metas y alcance de los servicios que se requieren.

*La descripción detallada de los servicios requeridos y de los resultados o productos esperados, los cuales podrán consistir en informes, diagnósticos, diseños, datos, procesos, entre otros, según el objeto de la consultoría.

*La inscripción y calificación en el Registro Único de Proponentes, determinando la actividad, especialidad (es) y grupo (s) en que se clasifica, la capacidad de contratación y la capacidad residual de contratación.

*El cronograma del proceso de selección.

*El listado y ubicación de la información disponible para ser conocida por los proponentes, con el fin de facilitarles la preparación de sus propuestas, tales como estudios, informes previos, análisis o documentos definitivos.

*La determinación del tipo de propuesta que se exige en el concurso de méritos: Propuesta Técnica Detallada (PTD) o Propuesta Técnica Simplificada (PTS).

*Los requisitos habilitantes y la calificación de: (i) La experiencia general relevante y suficiente en las áreas requeridas en el objeto a contratar que asegure la idoneidad del futuro proponente para su ejecución, y (ii) La estructura y organización del interesado en cuanto a los recursos técnicos, humanos y físicos de que dispone; se podrán incluir otros criterios, como: la capacidad intelectual, el cumplimiento de contratos anteriores o similares, las buenas prácticas, reconocimiento o cualquier otro elemento de juicio que le permita a la Secretaría General identificar consultores con los que pueda ejecutar exitosamente los servicios de consultoría de que se trate.

*Para los criterios de evaluación de las propuestas técnicas se hará uso de los siguientes criterios de evaluación: (i) Experiencia específica del proponente en relación con los servicios previstos en los requerimientos técnicos, y proporcional al alcance y tipo de los mismos, cuya exigencia se valorará en relación con la realización de proyectos de naturaleza e impacto similares. (ii) Propuesta metodológica y plan con cargas de trabajo para la ejecución de la consultoría. (iii) Formación y experiencia de los profesionales y expertos en el equipo de trabajo y plan con cargas de trabajo para la ejecución de la consultoría.

*Para la ponderación de la propuesta técnica detallada (PTD), se asignará un puntaje no inferior al cincuenta y uno por ciento (51%) del total del puntaje de formación y experiencia de los profesionales y expertos del equipo de trabajo. El porcentaje restante del 100% de la calificación total será repartido entre la experiencia específica del proponente en relación directa con los servicios previstos en los requerimientos técnicos, y proporcional al alcance y tipo de los mismos, y la propuesta metodológica y el plan y cargas de trabajo. El porcentaje que se asigne a la experiencia específica debe ser superior al asignado a la propuesta metodológica y plan con cargas de trabajo, sin que el porcentaje asignado a éste último sea inferior al diez por ciento (10%) del total del 100% del puntaje.

*Para la ponderación de la propuesta técnica simplificada (PTS) sólo se tendrán como criterios calificables: (i) Los relacionados con la experiencia específica del proponente en relación directa con los servicios previstos en los requerimientos técnicos, y proporcional al alcance y tipo de los mismos, cuya exigencia se valorará en relación con la realización de proyectos de naturaleza e impacto similares. (ii) La formación y experiencia de los profesionales y expertos del equipo de trabajo. A este criterio se le asignará como mínimo el sesenta por ciento (60%) del total del puntaje.

*Se indicará el puntaje mínimo que una oferta deberá recibir para ser considerada como elegible, así como las condiciones máximas a acreditar en desarrollo de la experiencia específica y de la formación y experiencia de los profesionales y expertos del equipo de trabajo.

*Se verificará que el equipo de trabajo presentado esté en capacidad real y efectiva de cumplir con la carga y plan de trabajo de consultoría.

*Para la propuesta económica se exigirá que el proponte incluya todos los conceptos asociados con las tareas a contratar y comprende entre otros: (i) La remuneración del personal del consultor, la cual podrá incluir, según el caso, sueldos, costos por concepto de seguridad social, viáticos, etc.; (ii) Gastos reembolsables indicados en el pliego de condiciones; (iii) Gastos generados por la adquisición de herramientas o insumos necesarios para la realización de la labor; (iv) Gastos de administración; (v) Utilidades del consultor; (vi) Gastos contingentes. Los precios deberán ser desglosados por actividad y de ser necesarios, por gastos en moneda nacional y extranjera. Las actividades y productos descritos en la propuesta técnica pero no costeados en la propuesta económica, se consideran incluidos en los precios de las actividades y productos costeados.

*Se integrará por un número plural e impar de personas idóneas para la valoración de las ofertas y la recomendación de adjudicación del contrato. En caso de que la Secretaría General no cuente total o parcialmente con las mismas, podrá celebrar contratos de prestación de servicios profesionales.

*Este comité asesorará a la Secretaría General, entre otras cosas, en el proceso de precalificación y selección, según sea el caso, en la validación del contenido de los requerimientos técnicos, en la conformación de la lista corta o de la lista multiusos, en la evaluación y calificación de las ofertas técnicas presentadas de conformidad con los criterios establecidos en el pliego de condiciones y en la verificación de la propuesta económica del proponente ubicado en primer lugar en el orden de calificación.

*La Secretaría General de manera motivada, podrá apartarse de las recomendaciones que con ocasión del concurso de méritos realice este comité antes de la audiencia pública de adjudicación.

*Se elaborarán los estudios previos, incluyendo el del mercado y demás documentos requeridos para la futura contratación, de conformidad con lo establecido en los numerales 5.1.1. a 5.1.5., y 6.2.1. a 6.2.3 del presente Manual de Contratación, y se determinarán los requisitos habilitantes, y los de la evaluación de la experiencia general y específica.

*Se elabora el pliego de condiciones teniendo en cuenta lo señalado en el numeral 6.2.7 del presente Manual de Contratación.

*Se prepara el aviso de convocatoria pública del Concurso de Méritos con la información necesaria para dar a conocer el objeto de la consultoría, así como el lugar físico o electrónico donde puede consultarse el proyecto de pliego de condiciones y los estudios y documentos previos.

*Se publica el aviso de convocatoria, proyecto de pliego de condiciones, los estudios y documentos previos, con una antelación no inferior a diez (10) días hábiles a la fecha del acto que ordena su apertura, si la propuesta técnica a solicitar es detallada –PDT, y con una antelación no inferior a cinco (5) días hábiles, a la fecha del acto que ordena su apertura si la propuesta técnica a solicitar es simplificada PTS.

*Se reciben las observaciones al proyecto de pliego, y se informa sobre las consideraciones de la Secretaría General frente a ellas.

*El Subsecretario(a) General o el Director(a) de Gestión Corporativa, según la cuantía del concurso de méritos, ordena su apertura por medio de acto administrativo motivado, que se elabora en la Subdirección de Contratación, teniendo en cuenta lo señalado en el numeral 5.1.8. del presente Manual de Contratación, y se publica en el Portal de Contratación a la Vista.

*Se publica el pliego de condiciones definitivo.

*Se reciben las solicitudes de aclaraciones al pliego de condiciones, las cuales son respondidas por la Secretaría General y publicadas en el Portal de Contratación a la Vista.

*Los interesados presentarán en dos (2) sobres sellados sus propuestas, con los parámetros señalados en el pliego de condiciones, uno de los cuales contendrá la oferta técnica y el otro la oferta económica.

*El día del cierre, en la Subdirección de Contratación, en acto público con intervención del Jefe de la Oficina de Control Interno o su delegado y los proponentes que quieran asistir se abren los sobres de las propuestas técnicas, se levanta un acta indicando quienes presentaron propuesta, el número de folios, y se firma por quienes participaron. Los sobres económicos se guardan para ser abiertos en la audiencia de adjudicación.

*Mediante acto administrativo, se conforma el Comité de Evaluación del Concurso y se remiten las propuestas técnicas por la Subdirección de Contratación para su evaluación. Las propuestas económicas se conservan selladas, para la audiencia pública de lectura del orden de elegibilidad de las propuestas técnicas y llegado el momento, se abre la que ocupó el primer lugar en esta evaluación.

*A través de la Subdirección de Contratación se solicitan las aclaraciones a las propuestas, si hay lugar a ello.

*Se elabora el informe final de evaluación estableciendo el orden de elegibilidad de la propuesta técnica, y la Subdirección de Contratación cita a los miembros del Comité de Adjudicaciones para presentar dicho informe.

*El informe de evaluación de las propuestas técnicas se publica en el Portal de Contratación a la Vista, para que los oferentes presenten las observaciones que estimen pertinentes. En ejercicio de esta facultad, los oferentes no podrán completar, adicionar, modificar o mejorar sus propuestas.

*De acuerdo con las observaciones, se revisa el informe de evaluación y si hay lugar se corrige, ajusta o aclara; se lleva nuevamente al Comité de Adjudicaciones y se publica en el Portal de Contratación a la Vista.

*En audiencia pública, se procede a leer el orden de elegibilidad de las propuestas técnicas, y a continuación se abre el sobre económico de la propuesta técnica que haya ocupado el primer lugar. Se verifica que no supere el presupuesto oficial, contenga todos los rubros exigidos y sea consistente con la propuesta técnica. Satisfechos todos los requerimientos se adjudicará mediante acto administrativo motivado, que se entenderá notificado en estados al proponente ganador.

*Durante la misma audiencia, y previamente a la adopción de la decisión definitiva de adjudicación, los interesados podrán pronunciarse sobre las respuestas dadas por la Secretaría General a las observaciones presentadas respecto de los informes de evaluación.

*Este proceso se adelanta en dos etapas independientes a saber:

-.(i) Procedimiento para la conformación de la lista corta o lista multiusos.

-.(ii) Procedimiento para la invitación que realiza la Secretaría General a los integrantes de la lista de precalificados (lista corta o listas multiuosos) a presentar la propuesta técnica y económica hasta su adjudicación.

-.La lista de precalificados se puede integrar para uno o varios concursos de méritos.

-.Cuando la precalificación se realiza para un solo concurso de méritos se denomina lista corta, y en este evento se puede solicitar propuesta técnica simplificada (PTS) o propuesta técnica detallada (PTD). El tipo de propuesta técnica a presentar determina el número de integrantes de la lista corta así: (i) Si es propuesta técnica detallada (PTD) el número máximo de integrantes de la lista corta es de seis (6) precalificados; (ii) Si es propuesta técnica simplificada (PTS), el número máximo de integrantes de la lista corta es de diez (10) precalificados.

*Cuando la integración de la lista de precalificados, se realiza para más de un concurso de méritos que tengan un objeto común o similar determinado o determinable, se denomina lista multiusos, y sólo se puede exigir propuesta técnica simplificada (PTS); tiene una vigencia máxima de seis (6) meses, y se integrará mínimo con veinticinco (25) precalificados.

La Secretaría General conformará la lista corta con un número plural de precalificados que no podrá exceder de seis (6) cuando se deba presentar propuesta técnica detallada, ni de diez (10) cuando se deba presentar la propuesta técnica simplificada.

Se adelanta por convocatoria pública a través del Portal de Contratación a la Vista.¹⁶

*Se elaboran los estudios previos, de mercado y demás documentos necesarios para la futura contratación de acuerdo con lo señalado en los numerales 5.1.1 a 5.5.5 y 6.2.2. a 6.2.6 del presente Manual de Contratación.

*Se prepara el Aviso de Convocatoria para la solicitud de manifestaciones de Interés para la precalificación e integración de la lista corta, que contendrá la información sobre: (i) La fecha límite para presentar la expresión de interés; (ii) Los criterios que se tendrán en cuenta para conformar la lista limitada de oferentes; (iii) La indicación de que se trata de una lista corta; (iv) La información de los requisitos habilitantes mínimos y proporcionales que se exigen a los integrantes de la lista limitada de oferentes. El contenido de los requisitos habilitantes y de verificación se elaboran en documento anexo al aviso al igual que el proyecto de pliego de condiciones del concurso de Méritos, con fundamento en los siguientes criterios: a) Experiencia general relevante y suficiente en las áreas requeridas en el objeto a contratar y que asegure la idoneidad del futuro proponente para su ejecución; b) Estructura y organización del interesado en cuanto a los recursos técnicos, humanos y físicos de que disponga. c) Se podrán tener en cuenta otros criterios, como la capacidad intelectual, el cumplimiento de contratos anteriores y similares, las buenas prácticas, reconocimientos o cualquier otro elemento de juicio que le permita a la Secretaría General identificar precalificados que puedan ejecutar exitosamente los servicios de consultoría de que se trate.

*Se incluirá una cláusula que señale lo siguiente: "con la manifestación de interés se entiende presentada la declaración por parte del interesado de no encontrarse incurso en alguna de las inhabilidades o incompatibilidades a que se refiere el artículo 8 de la Ley 80 de 1993, ni tener conflictos de interés que pueda afectar el normal desarrollo del contrato a celebrarse.

*Se publica el Aviso de Convocatoria Pública, el proyecto de pliego, junto con los estudios y documentos previos - si la propuesta técnica que se exige es detallada PTD, la publicación se hará por lo menos con diez (10) hábiles de antelación a la fecha del acto que ordena su apertura. Si se trata de propuesta técnica simplificada PTS, la publicación del proyecto de pliego de condiciones se hará con una antelación no inferior a cinco (5) días hábiles a la fecha del acto que ordena su apertura.

*Se revisa el cumplimiento de los requisitos habilitantes y de verificación.

*Se publica el informe de verificación de los requisitos habilitantes en el Portal de Contratación a la Vista, para que los oferentes presenten las observaciones que estimen pertinentes. En ejercicio de esta facultad, los oferentes no podrán completar, adicionar, modificar o mejorar sus propuestas.

*Una vez analizadas y resueltas las observaciones presentadas por los participantes se publica en el Portal de Contratación a la Vista.

*En audiencia pública se lee la integración de la lista corta, dando una oportunidad a los participantes para hacer sus observaciones al informe de evaluación de la Secretaría General, y se da lectura al acto administrativo de integración de la misma, se notifica a los proponentes que participaron en la audiencia, y se notifica a los que no lo hicieron, en atención a que contra el citado acto administrativo procede el recurso de reposición de conformidad con lo consagrado en el artículo 77 de la Ley 80 de 1993.

*Si los participantes interponen recurso contra el acto administrativo de integración de la lista corta, se resuelve, y una vez notificado y con la constancia de ejecutoria, quedará en firme la integración de la lista corta.

*Cuando no se logre integrar la lista corta, con al menos dos (2) interesados, la Secretaría General revisará las condiciones establecidas en el pliego de condiciones, y hará los ajustes que considere necesarios para adelantar una nueva convocatoria. En el evento en que en esta segunda oportunidad no se logre la conformación de la lista corta con al menos dos interesados, y exista un único proponente que cumpla con los requisitos habilitantes exigidos y su manifestación de interés satisfaga los requerimientos señalados en el pliego de condiciones, se podrá invitar a presentar la propuesta técnica y económica que corresponde a la segunda etapa del Concurso de Méritos.

*Se entiende por lista multiusos la que resulta de la precalificación que realice la Secretaría General de los interesados en participar en varios concursos de méritos determinados o determinables que tengan objeto común o similar en los que se exija la presentación de propuestas técnicas simplificadas.

*Para la integración de la lista multiusos se utilizará el mismo procedimiento señalado en el numeral anterior, indicando en el pliego de condiciones que se trata de la integración de este tipo de lista.

*El estudio previo determinará para cuántos procesos se puede aplicar a dicha lista, teniendo en cuenta que deben ser de naturaleza y objetos similares.

*La vigencia de la lista multiusos no podrá exceder de seis (6) meses y deberá contener un mínimo de veinticinco (25) integrantes.

*En la invitación a presentar propuesta técnica y económica se podrá solicitar la actualización de la información que así lo requiera verificada en la primera etapa del proceso.

*La Secretaría General en cada proceso en particular establecerá los criterios que tendrá en cuenta para ir seleccionando a los integrantes de la lista multiusos en los diferentes procesos que se adelanten.

Teniendo en cuenta que el aviso de convocatoria, los estudios y documentos previos, así como el proyecto de pliego de condiciones (propuesta técnica y económica), ya se elaboraron y fueron publicados en el Portal de Contratación al Vista, en la primera etapa de conformación de la lista corta o multiusos se procederá de la siguiente manera:

*El Subsecretario (a) General o el Director (a) de Gestión Corporativa, según la cuantía del concurso de méritos, ordena su apertura por medio de acto administrativo motivado, que se elabora en la Subdirección de Contratación, teniendo en cuenta lo señalado en el numeral 5.1.9. del presente Manual de Contratación, y de acuerdo con la cuantía del proceso.

*Se publica el acto administrativo de apertura y el pliego de condiciones definitivo que contiene los requisitos para presentar propuesta técnica y económica, en el Portal de Contratación a la Vista.

*El pliego de condiciones contendrá los requisitos de evaluación de las propuestas técnicas y económicas relacionados con: (i) la experiencia específica del proponente. Para la evaluación de las propuestas técnica tendrá en cuenta los siguientes factores: (ii) Experiencia específica del proponente; (iii) Propuesta metodológica, plan y cargas de trabajo; (iv) Formación y experiencia y plan con cargas de trabajo para la ejecución de la consultoría, y los requerimientos para la propuesta económica, de acuerdo con lo señalado en el numeral 6.2.7 del presente Manual de Contratación.

*Se invitará a presentar propuesta a quienes integran la lista de precalificación, en la que se señalará: (i) Que la invitación proviene de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C.; (ii) La fecha, hora y lugar límite para la presentación de propuesta técnica y económica; (iii) La indicación del lugar físico o electrónico donde pueden consultarse el pliego de condiciones y los estudios y documentos previos.

*Los interesados presentarán su oferta en dos (2) sobres separados uno para la propuesta técnica y otro para la propuesta económica.

*Mediante acto administrativo se nombran los integrantes del Comité de Evaluación de las propuestas.

*El Comité de Evaluación designado para el efecto, procederá a la evaluación de la propuesta técnica y elaboración del informe de evaluación.

*A través de la Subdirección de Contratación se solicitan las aclaraciones a las propuestas técnicas, si hay lugar a ello.

*Una vez sea emitido el informe de evaluación, se remite a la Subdirección de Contratación quien citará al Comité de Adjudicaciones para recibir y analizar el informe respectivo.

*Los informes de evaluación de las propuestas técnicas se publicarán en el Portal de Contratación a la Vista, por el término señalado en el pliego de condiciones para que los oferentes presenten las observaciones que estimen pertinentes. En ejercicio de esta facultad, los oferentes no podrán completar, adicionar, modificar o mejorar sus propuestas.

*Se reciben las observaciones al informe de evaluación, se analizan y se responden; si es del caso, se realizan los ajustes al informe de evaluación, que se remiten a la Subdirección de Contratación, quien citará a los miembros del Comité de Adjudicaciones para su análisis, y se publica en el Portal de Contratación a la Vista.

*En audiencia pública, se procede a leer el orden de elegibilidad de las propuestas técnicas, y se abre el sobre económico de la propuesta técnica que haya ocupado el primer lugar; se verificará que no supere el presupuesto oficial, que contenga todos los rubros exigidos y que sea consistente con la propuesta técnica, y se procederá a su adjudicación mediante acto administrativo motivado, que se entenderá notificado en estrados al proponente ganador en dicha audiencia.

*Durante la misma audiencia, y previamente a la adopción de la decisión definitiva de adjudicación, los interesados podrán pronunciarse sobre las respuestas dadas por la Secretaría General a las observaciones presentadas respecto de los informes de evaluación.

*La dependencia respectiva, el responsable del manejo de los recursos o quien tenga a su cargo el proyecto de inversión, preparará la justificación en la que incluya la necesidad de la contratación, el estudio de mercado, las obligaciones del contratista y de la Secretaría General, el plazo y el valor del contrato y definirá el perfil del profesional y la experiencia requerida.

*Solicita la disponibilidad presupuestal.

*Elabora una carta de invitación a presentar propuesta mínimo a dos proponentes, de acuerdo con el objeto a contratar.

*Se evalúan las propuestas presentadas dejando constancia escrita de los aspectos que permitieron determinar que la propuesta elegida fue la más favorable.

*El informe de evaluación debe ser firmado por quien o quienes (s) se designaron para evaluar, y el jefe de la dependencia respectiva o el responsable del manejo de los recursos o quien tenga a su cargo el proyecto de inversión.

*Cumplido lo anterior, se remite a la Subdirección de Contratación la justificación, el informe de evaluación y el certificado de disponibilidad presupuestal, las cartas de invitación para presentar propuesta, y los documentos de capacidad del proponente a la Subdirección de Contratación para la elaboración del contrato respectivo.

*Se adelantará de conformidad con el proceso de Concurso de Méritos con precalificación, de acuerdo con el procedimiento señalado en el numeral 6.2.9 del presente Manual de Contratación.

*La selección del corredor de seguros se deberá realizar en forma previa a la escogencia de la entidad aseguradora. En casos excepcionales se podrá efectuar la selección de manera concomitante.

*Se adjudicará a un solo intermediario de seguros el manejo integral del plan de seguros de la Secretaría General, salvo que por las necesidades de la entidad debidamente justificadas, se requiera otro intermediario de seguros en un ramo o grupos de ramos de seguros, sin que puedan coexistir más de dos corredores de seguros.

*La vinculación del intermediario de seguros se prolongará hasta la fecha de vencimiento de los seguros expedidos o renovados con su intervención dentro de un mismo proceso de selección. Salvo que con el cumplimiento de las formalidades legales se proceda a la terminación del contrato.

*Para efectos de la evaluación de las propuestas técnicas se tendrán en cuenta exclusivamente las siguientes reglas:

*En la experiencia específica del proponente se deberán evaluar: (i) Los servicios propios de los corredores de seguros relacionados con el manejo de programas de seguros iguales o similares al requerido por la Secretaría General; (ii) La propuesta metodológica que tendrá en cuenta el plan de administración de riesgos, y (iii) La formación y experiencia de los profesionales y expertos del equipo de trabajo, determinando la dedicación del personal al servicio de la Secretaría General, expresada en horas/hombre/mes (permanente, compartida, exclusiva).

*Para valorar el plan de administración de riesgos, que comprende el análisis de los riesgos como su plan de manejo, se tendrán en cuenta los siguientes factores: (i) Propuesta de cobertura y condiciones, que contemplará el plan de trabajo a desarrollar, para estructurar los pliegos de condiciones que darán lugar a la selección de la aseguradora con la cual la Secretaría General contratará su programa de seguros, incluyendo en este factor de evaluación los criterios técnicos generales que se utilizarán para la estructuración del programa de seguros, sin que se pueda solicitar para la evaluación del plan de administración de riesgos la descripción de coberturas, límites, deducibles, cláusulas adicionales, procedimientos para la atención de siniestros. (ii) Programa de prevención de pérdidas: El intermediario de seguros deberá ofrecer un programa de prevención de pérdidas que permita disminuir los riesgos de la Secretaría General, para lo cual debe proponer actividades y recomendaciones tendientes a detectar, prevenir, minimizar o eliminar todos aquellos riesgos potenciales que puedan materializar los riesgos cubiertos por una póliza de seguros. Igualmente contemplará una propuesta para minimizar factores de riesgo y el cronograma de actividades. (iii) Oferta de Soporte Técnico: se refiere al conjunto de recursos diferentes al humano, que el corredor de seguros ofrece tener al servicio de la Secretaría General en función directa con las actividades propias de los servicios derivados de su actividad.

*El puntaje para cada uno de los criterios de calificación de las propuestas se dividirá así: al programa de prevención de pérdidas se asignará un puntaje no inferior al cuarenta por ciento (40%) del total del puntaje que se asignará para la valoración de la experiencia de los profesionales y expertos del equipo de trabajo.

*El porcentaje restante se repartirá así: a la experiencia específica del intermediario de seguros en el manejo de programas de seguros iguales o similares al de la Secretaría General, se debe asignar un porcentaje del puntaje total superior al que se asigne para la valoración de la propuesta metodológica y plan con cargas de trabajo; y el porcentaje a asignar a este último factor debe ser superior al que se le asigna a la evaluación del soporte técnico del intermediario de seguros, sin que éste último sea inferior al diez por ciento (10%) del total de estos puntajes.

Son causales de selección abreviada las siguientes:

*La adquisición o suministro de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización por parte de las entidades.

*Cuando el valor del contrato a celebrar corresponde a la menor cuantía de la Secretaría General.

*Cuando el proceso de licitación haya sido declarado desierto; en este evento se podrá iniciar el proceso de selección abreviada de menor cuantía, dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la declaratoria de desierta.

*Para la enajenación de bienes muebles de la Secretaría General.

Sin consideración a la cuantía del contrato a realizar, si el bien o servicio requerido por la entidad es de características técnicas uniformes y de común utilización, deberá hacerse uso del procedimiento de subasta inversa.

Son bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización aquellos que poseen las mismas especificaciones técnicas, con independencia de su diseño o de sus características descriptivas¹⁷, y comparten patrones de desempeño y calidad objetivamente definidos, sin importar su cuantía. No se incluyen dentro de este tipo de bienes o servicios las obras públicas y los servicios intelectuales.

El proceso de subasta inversa para este tipo de bienes se adelanta de la siguiente manera:

*Se elaboran los estudios previos donde se analiza la conveniencia y oportunidad del contrato y los estudios de mercado, se obtiene la disponibilidad presupuestal, y en general los aspectos previos a que se refieren los numerales 5.1.1. a 5.1.6 del presente Manual de Contratación.

*Como parte del contenido de los estudios y documentos previos, sobre cada bien o servicio de características técnicas uniformes y de común utilización a ser adquiridos mediante subasta inversa, se elaborará una ficha técnica, que contendrá: (i) denominación del bien o servicio; (ii) denominación técnica del bien o servicio; (iii) unidad de medida; (iv) descripción general. En el Portal de Contratación a la Vista, se mantendrá un registro de las fichas técnicas para los bienes y servicios de características técnicas uniformes.

*Se definirá si se solicita o no la garantía de seriedad de la oferta, para participar en procesos de subasta inversa para la adquisición de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización. Sin perjuicio de que si el proponente, sin justa causa, se abstiene de suscribir el contrato adjudicado quedará inhabilitado para contratar con el Estado por un término de cinco (5) años, de conformidad con el literal e) del numeral 1 del artículo 8 de la Ley 80 de 1983.

*Se elabora el respectivo pliego de condiciones de acuerdo con lo señalado en el numeral 5.1.7. del presente Manual de Contratación, se determinará el margen mínimo de porcentaje para mejorar el precio de arranque de la subasta; se incluyen las reglas para el desarrollo de la audiencia de subasta, teniendo en cuenta si es presencial o electrónica; indicando si tendrá lugar por ítems o por lotes, evento en el cual el contrato se adjudica a quien presente el menor precio consolidado. Sólo serán válidos los lances que observen el margen mínimo de porcentaje determinado en el pliego de condiciones para el precio de arranque.

*Se elabora y publica en el Portal de Contratación a la Vista, el aviso de convocatoria que contendrá la información sobre el proceso de selección abreviada por subasta inversa, indicando el lugar físico o electrónico donde puede consultarse los estudios y documentos previos y el proyecto de pliego de condiciones, por un plazo de cinco días hábiles.

*Se reciben y responden las observaciones al proyecto de pliego de condiciones y si hay lugar se modifica para la publicación del pliego de condiciones definitivo.

*Se publica el acto administrativo de apertura y el pliego de condiciones definitivo en el Portal de Contratación a la Vista.

*Los proponentes presentará la oferta en dos (2) sobres separados, uno que incluye la información relacionada con los requisitos habilitantes (capacidad jurídica y las condiciones de experiencia, capacidad financiera y de organización de los proponentes), y otro que contiene la propuesta inicial de precio, la cual solo será abierta al momento del inicio de la puja. En caso de que el proponente no haga nuevas posturas de precio durante el certamen de subasta, dicho precio inicial se considerará su propuesta final.

*El Comité Evaluador designado para el efecto verifica el cumplimiento de los requisitos habilitantes, y si es del caso solicitará a través de la Subdirección de Contratación las aclaraciones correspondientes sobre los documentos aportados y su contenido.

*Se publica el informe de evaluación en el Portal de Contratación a la Vista. Indicando además de los proponentes habilitados los que no se consideraron habilitados, a los cuales se les concederá un plazo adicional para que subsanen la ausencia de requisitos o la falta de documentos habilitantes, so pena del rechazo definitivo de las propuestas.

*Luego de verificados y subsanados los requisitos habilitantes, si a ello hubiere lugar, la Secretaría General procederá a llevar a cabo la subasta dentro de los plazos fijados en el pliego de condiciones.

*Para que una subasta pueda llevarse a cabo deberán resultar habilitados para presentar lances de precios por los menos dos (2) proponentes.

*Si un solo oferente resultare habilitado para participar en la subasta, la Secretaría General ampliará el plazo para la presentación de los documentos habilitantes y la oferta inicial de precio, por el término indicado en el pliego de condiciones, el cual en ningún caso podrá ser mayor a la mitad del inicialmente previsto. Durante esta prórroga, cualquier interesado podrá presentar oferta, incluyendo aquellos proponentes considerados no hábiles para participar en la subasta.

*Si vencido este plazo no se alcanza la pluralidad de proponentes, la Secretaría General adjudicará el contrato al proponente habilitado, siempre que su oferta no exceda el presupuesto oficial indicado en el pliego de condiciones.

Es una puja dinámica efectuada presencial o electrónicamente, mediante la reducción sucesiva de precios durante un tiempo determinado de conformidad con lo señalado en el pliego de condiciones y en el Decreto 2474 de 2008 o las normas que lo modifiquen o adicionen.

Se adelantará en audiencia pública teniendo en cuenta las siguientes reglas:

*Se distribuirán sobres y formularios a los proponentes para la presentación de sus lances.

*En el formulario económico se deberá consignar únicamente el precio ofertado por el proponente o la expresión clara e inequívoca de que no se hará ningún lance de mejora de precios.

*Los lances se harán con la presencia física de los proponentes y por escrito.

*La Secretaría General procederá a abrir lo sobres de los proponentes habilitados que contienen las ofertas iniciales de precios, y comunicará a los proponentes participantes en la audiencia la oferta que contiene el menor precio inicial.

*Los proponentes harán sus lances, utilizando los sobres y los formularios suministrados. El Jefe de Control Interno o su delegado, recogerá los sobres donde conste el lance realizado y se procederá a registrar los lances válidos de manera descendente. Con base en este orden dará a conocer el menor precio ofertado.

*Los proponentes que presenten un lance no válido no podrán seguir realizando más lances durante la subasta.

*Se repetirá el procedimiento descrito en los anteriores párrafos, en tantas rondas como sea necesario, hasta que no se reciba ningún lance que mejore el menor precio ofertado en la ronda anterior.

*Se tendrán en cuenta los márgenes mínimos de mejora de ofertas determinados en el pliego de condiciones por debajo de los cuales los lances no serán aceptados.

*Terminados los lances y, por tanto, la subasta, se pondrá a consideración del Comité Evaluador su resultado, para que formule la recomendación de adjudicación correspondiente, que se hará constar en el acta de adjudicación y/ o declaratoria de desierta suscrita por los integrantes de dicho comité.

*Cuando de conformidad con la información a su alcance, la entidad estime que el valor de una oferta resulta artificialmente bajo, requerirá al oferente para que explique las razones que sustenten el valor por él ofertado. Oídas las explicaciones, el Comité evaluador recomendará al ordenador del gasto el rechazo o la continuidad de la oferta en el proceso explicando sus razones.

*Procederá la recomendación de continuidad de la oferta en el proceso de selección cuando el valor de la misma responde a circunstancias objetivas del proponente y su oferta no pone en riesgo el proceso ni el cumplimiento de las obligaciones contractuales en caso de que se adjudique el contrato a dicho proponente.

*En caso de existir empate, se adjudicará el contrato a quien presentó la menor propuesta inicial, y de persistir el empate, se desempatará a través de sorteo.

*La Secretaría General en caso de rechazo de la oferta que presentó el menor precio, podrá optar por adjudicar el contrato a quien haya ofertado el segundo mejor precio o declarar desierto el proceso.

*Se procederá a adjudicar el contrato, haciendo público el resultado de la subasta, incluyendo la identidad de los proponentes.

*En el evento de subasta inversa electrónica, se dará inicio en la fecha y hora señalada en el pliego de condiciones, previa autorización de la Secretaría General, utilizando los mecanismos de seguridad definidos en el pliego de condiciones para el intercambio de mensajes de datos, siguiendo el procedimiento señalado en el numeral 6.3.2. del presente Manual de Contratación.

*Los proponentes que resultaren habilitados para participar en la subasta electrónica presentarán sus lances de precio electrónicamente, usando para el efecto las herramientas y medios tecnológicos de seguridad definidos en el pliego de condiciones.

*Si en el curso de la subasta dos (2) o más proponentes presentan una postura del mismo valor, se registrará únicamente la que haya sido enviada cronológicamente en primer lugar, de conformidad con lo dispuesto en la Ley 527 de 1999, o las normas que lo modifiquen o adicionen.

*Se deberá garantizar que el registro de los lances válidos de precios se produzcan automáticamente sin que haya lugar a la intervención directa de la Secretaría General.

*Conforme avanza la subasta, el proponente será informado por parte del sistema o del operador tecnológico que brinda servicios de subasta electrónica, únicamente de la recepción de su lance y la confirmación de su valor, así como el orden en que se ubica su propuesta, sin perjuicio de la confidencialidad que se mantendrá sobre la identidad de los proponentes. En ningún caso se hará público el valor de las ofertas durante el desarrollo de la subasta.

*Si en el curso de la subasta electrónica se presentan fallas técnicas imputables a la empresa a cargo de la operación tecnológica de la subasta, que impidan que los proponentes envíen sus propuestas, la subasta será cancelada y deberá reiniciarse el proceso. Sin embargo, la subasta deberá continuar si la entidad pierde conexión con el operador o con la empresa a cargo de la operación tecnológica de la subasta, siempre que los proponentes puedan seguir enviando sus propuestas normalmente.

*Si por causas imputables al proponente o a su proveedor de servicio de Internet, aquel pierde conexión con el operador o con la empresa a cargo de la operación tecnológica de la subasta, no se cancelará la misma, y se entenderá que el proponente desconectado ha desistido de participar, salvo que logre volver a conectarse antes de la terminación del evento.

*La Secretaría General en la subasta inversa electrónica deberá contar con al menos una línea telefónica abierta de disponibilidad exclusiva para el certamen que prestará auxilio técnico a lo largo de la subasta para informar a los proponentes sobre aspectos relacionados con el curso de la misma.

La menor cuantía se determina en función del presupuesto de la Secretaría General de acuerdo con lo señalado en el numeral 6.1 del presente Manual de Contratación.

Se adelantará el procedimiento de menor cuantía en los siguientes eventos:

*El valor del contrato sea igual o en el rango de la menor cuantía.

*El objeto a contratar no sea la adquisición o suministro de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización por parte de las entidades públicas.

*El proceso de licitación pública se declare desierto.

Para el procedimiento de contratación de menor cuantía se tendrá en cuenta lo siguiente:

Se elaboran los estudios y documentos previos y se realizan los estudios de mercado conforme a lo señalado en los numerales 5.1.1. a 5.1.7 del presente Manual de Contratación.

*Se solicita la disponibilidad presupuestal y se elabora la justificación con los estudios y documentos previos, y se remite a la Subdirección de Contratación.

*La convocatoria pública, y la publicación del proyecto de pliego de condiciones y del pliego de condiciones definitivo se surtirá conforme a las reglas señaladas en el numeral 6.3. del presente Manual de Contratación.

*El pliego de condiciones señalará el término para presentar propuestas, que en ningún caso podrá ser inferior a cinco (5) días hábiles.

*Dentro de los tres (3) días hábiles siguientes al acto de apertura del proceso, los posibles oferentes interesados en participar en el mismo manifestarán su interés, con el fin de que se conforme una lista de posibles oferentes.

*Las manifestaciones de interés se harán a través del mecanismo señalado en el pliego de condiciones y deberán contener además de la expresión clara del interés en participar, el señalamiento de formas de contacto y comunicación a través de las cuales la entidad podrá informar directamente a cada interesado sobre la fecha y hora de la audiencia pública de sorteo, en caso en que la misma tenga lugar.

*La manifestación de interés en participar es requisito habilitante para la presentación de la respectiva oferta.

*En caso de no presentarse manifestación de interés dentro del término previsto, la entidad declarará desierto el proceso.

*En caso de que el número de posibles oferentes sea superior a diez (10), la Secretaría General podrá dar paso al sorteo de consolidación de oferentes para escoger entre ellos un número no inferior a éste que podrá presentar oferta en el proceso de selección.

*Cuando el número de posibles oferentes sea inferior o igual a diez (10), la entidad podrá adelantar el proceso de selección con todos ellos.

*En caso de realizarse el sorteo de consolidación de oferentes el plazo señalado en el pliego de condiciones para la presentación de ofertas comenzará a contarse a partir del día de la realización del sorteo.

*Vencido el término para la presentación de oferta, la Secretaría General procederá a la evaluación de las ofertas en las condiciones señaladas en el pliego de condiciones, y adjudicará en forma motivada al oferente que haya presentado la oferta más favorable.

*El término previsto para la evaluación de las propuestas no podrá ser mayor que el plazo señalado para la presentación de las mismas, salvo que por acto motivado, la entidad lo extienda hasta por un término igual al inicialmente previsto.

*La Secretaría General publicará en el Portal de Contratación a la Vista el acto motivado de adjudicación.

*La Secretaría General podrá establecer en el pliego de condiciones que la oferta sea presentada de manera dinámica mediante subasta inversa,

*En caso de declararse desierto el proceso de selección abreviada de menor cuantía, la Secretaría General podrá iniciarlo de nuevo prescindiendo de la publicación del proyecto de pliego de condiciones. De ser necesario modificará los elementos de la futura contratación que hayan sido determinantes en la declaratoria de desierta, sin que en ningún caso se cambie el objeto de la contratación sin perjuicio del ajuste de cantidades y el presupuesto.

*Se adelantará este procedimiento en los eventos de adquisición de bienes, servicios, u obras cuando el valor del contrato sea igual o inferior al diez por ciento (10%) de la menor cuantía de la Secretaría General.

*Estos contratos se celebrarán a través de documento escrito en el que conste el objeto del contrato, las obligaciones, el valor y el plazo, firmado por el ordenador del gasto, o se tramitará con pago contra factura.

*La dependencia respectiva o el ordenador del gasto determina la necesidad de la contratación, verifica los precios del mercado y señala las obligaciones del contratista y de la Secretaría General, el plazo y el valor del contrato.

*Solicita la disponibilidad presupuestal a la Subdirección Financiera.

*Obtiene al menos dos ofertas, y en el evento que se reciba solamente una, se dejará constancia escrita de dicha circunstancia.

*Recibidas las ofertas se evalúan, se elabora el cuadro comparativo y se señala el motivo por el cual se seleccionó la más favorable para la Secretaría General.

*Se remiten a la Subdirección de Contratación los documentos anteriores para su revisión y elaboración de la correspondiente orden de compra, contrato o servicio, y de acuerdo con la naturaleza y el objeto del bien o servicio a contratar y su modalidad de pago, se determinará si se exige o no la garantía respectiva.

*La Subdirección de Contratación elabora la orden de compra o servicio para la firma del ordenador del gasto. Una vez firmada por éste se numera, fecha y se obtiene el registro presupuestal.

*En el evento en que se requiera garantía, se solicita la misma al contratista y se revisa y aprueba por la Subdirección de Contratación y se remite copia de la orden de compra o servicio al interventor del contrato.

*Cuando se adquieran bienes y servicios en los que no se elabore contrato u orden escrita, y se cancele contra factura, se deberá contar previamente con: (i) autorización del ordenador del gasto y (ii) el certificado de disponibilidad presupuestal.

*Cuando la Secretaría General adquiera bienes o servicios en establecimientos que correspondan a la definición de gran almacén se presumirá que ha adquirido a precios de mercado.

La Secretaría General adelantará el proceso de contratación directa en los siguientes eventos:

*Contratos derivados de la declaratoria de urgencia manifiesta.

*La celebración de contratos y convenios interadministrativos.

*Contratos para el desarrollo de actividades científicas y tecnológicas.

*Cuando no exista pluralidad de oferentes en el mercado.

*Contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión.

*Contratos para la ejecución de trabajos artísticos que sólo puedan encomendarse a determinadas personas naturales.

*Arrendamiento de bienes inmuebles.

*Contratos o convenios de cooperación internacional.

Se podrá decretar la Urgencia Manifiesta cuando: (i) la continuidad del servicio exige el suministro de bienes, o la prestación de servicios, o la ejecución de obras en el inmediato futuro; (ii) se presenten situaciones relacionadas con los estados de excepción; cuando se trate de conjurar situaciones excepcionales relacionadas con hechos de calamidad y constitutivos de fuerza mayor o desastre que demanden actuaciones inmediatas, y en general, cuando se trate de situaciones similares que imposibiliten acudir a procedimientos de selección públicos.

La Urgencia Manifiesta se declarará mediante acto administrativo motivado.

Con el fin de atender las necesidades y los gastos propios de la declaratoria de Urgencia Manifiesta, se podrán realizar los traslados presupuestales internos que se requieran dentro del presupuesto de la Secretaría General.

Inmediatamente después de celebrados los contratos originados en la urgencia manifiesta, el acto administrativo que la declaró, el expediente que contiene los antecedentes administrativos, y los contratos celebrados en virtud de la misma, se enviarán a la Contraloría de Bogotá, quien deberá pronunciarse sobre los hechos y circunstancias que determinaron su declaración, dentro de los dos (2) meses siguientes. El uso indebido de la declaración de Urgencia Manifiesta y de la contratación que se derive de la misma será causal de mala conducta para los funcionarios responsables.

Son los que celebran las entidades públicas entre sí, cuando las obligaciones derivadas de los mismos tengan relación directa con el objeto de la entidad ejecutora.

No se podrán celebrar este tipo de contratos o convenios con las instituciones de educación superior para que ejecuten actividades de obra, suministro, encargo fiduciario o fiducia pública, sin perjuicio de que puedan participar como proponentes, en procesos de licitación pública o de selección abreviada.

No se podrán contratar los seguros de la entidad a través de esta modalidad.

En aquellos eventos, en que la entidad ejecutora deba subcontratar algunas de las actividades derivadas del contrato principal, no podrá vincular a las personas naturales o jurídicas que hayan participado en la elaboración de los estudios, diseños y proyectos que tengan relación con el objeto del contrato principal.

Las actividades, contratos y convenios que tengan por objeto la realización de actividades definidas como de ciencia, tecnología e innovación que celebren las entidades estatales, continuarán rigiéndose por las normas especiales que les sean aplicables. En consecuencia, tales contratos se celebrarán directamente, de conformidad con lo previsto en el artículo 33 de la Ley 1286 de 2009.

Se considera que no existe pluralidad de oferentes en los siguientes eventos:

*Cuando no exista más de una persona inscrita en el Registro Único de Proponentes, que se acredita con el certificado de inscripción en el Registro Único de Proponentes, expedido por la Cámara de Comercio.

*Cuando exista una sola persona que pueda proveer el bien o servicio por ser titular de los derechos de propiedad industrial, que se acredita con la respectiva patente de invención o de modelos de utilidad o con el registro de diseño industrial según el caso, expedido por la Superintendencia de Industria y Comercio.

*Cuando exista una sola persona que pueda proveer el bien o el servicio, por ser proveedor exclusivo de acuerdo con la ley, lo cual se acredita con la respectiva certificación de exclusividad, expedida por la Cámara de Comercio correspondiente o por ser representante exclusivo de materiales, equipos, repuestos o insumos.

Son los que celebra la Secretaría General para desarrollar actividades relacionadas con la administración o funcionamiento de la entidad, cuando no se puedan realizar por personal de planta o requieran conocimientos especializados.

Se podrá contratar directamente con personas naturales o jurídicas, que estén en capacidad de ejecutar el objeto del contrato, con base en la idoneidad y experiencia relacionadas con las actividades del área de que se trate sin que se requiera previamente obtener varias ofertas. El ordenador del gasto deberá dejar constancia escrita de esta situación.

Se debe verificar la lista de chequeo de los documentos que se deben acreditar para la elaboración de este tipo de contratos que se encuentra al final del presente Manual de Contratación.

La motivación del contrato reside en la persona de un artista (pintor, músico, escultor, etc.) para la elaboración de un trabajo en que desarrolle su habilidad.

Se aplicará lo previsto para la contratación de mínima cuantía; la Secretaría General podrá para efectos de la contratación tomar como única consideración las condiciones del mercado, sin que se requiera obtener previamente varias ofertas. En esta clase de contratos en lo no previsto por la Ley 80 de 1993, se aplican las normas del derecho privado.

Son los financiados con fondos de organismos multilaterales de crédito, entes gubernamentales extranjeros o personas extranjeras de derecho público y organismos internacionales.

Los financiados en su totalidad o en sumas iguales o superiores al cincuenta por ciento (50%) con fondos de los organismos de cooperación, asistencia o ayudas internacionales podrán someterse a los reglamentos de tales entidades.

Si se celebran con recursos de origen nacional se someterán a los procedimientos de las Leyes 80 de 1993 y 1150 de 2007.

En el evento en que el monto del aporte de fuente nacional o internacional se modifique o cuando la ejecución efectiva de los aportes no se realice en los términos inicialmente pactados, la Secretaría General deberá modificar los contratos o convenios de tal forma que se de cumplimiento a lo establecido en el artículo 85 del Decreto 2474 de 2008, o las normas que lo modifiquen o adicionen.

Los contratos o convenios celebrados con organismos de cooperación internacional deben tener relación directa con el objeto del organismo de cooperación, asistencia o ayuda internacional que se contemple en su reglamento o norma de creación.

*La dependencia respectiva elabora los estudios previos, realiza los estudios de mercado y en general los documentos previos a la contratación de acuerdo con lo señalado en los numerales 5.1.1. a 5.1.7. del presente Manual de Contratación. En este proceso de selección no se requiere elaborar pliego de condiciones.

*No se requerirá de estudios previos en los casos de contratación derivados del la declaratoria de Urgencia manifiesta.

*Solicita la disponibilidad presupuestal a través del sistema de gestión contractual con ingreso al Módulo de Ejecución Plan Contractual solicitud de disponibilidad.

*Proyecta el acto administrativo para la firma del Director (a) de Gestión Corporativa que contendrá: (i) el señalamiento de la causal para adelantar la contratación directa que invoca; (ii) la determinación del objeto a contratar; (iii) El presupuesto del contrato.

*La dependencia interesada elabora la solicitud de contratación en el formato registrado en el Sistema de Gestión Contractual, y lo remite junto con los estudios y documentos previos y el acto de justificación de la contratación a la Subdirección de Contratación.

*La Subdirección de Contratación revisa los documentos junto con el acto administrativo de justificación de la contratación directa, y lo remite con los soportes documentales y el acto de justificación de la contratación directa para firma del Director (a) de Gestión Corporativa.

*Una vez suscrito el contrato por las partes, la Subdirección de Contratación lo numera y lo fecha, y lo entrega al contratista para los respectivos trámites de legalización.

*La Subdirección de Contratación procede a publicar el acto administrativo de justificación de la contratación directa y el contrato en el Portal de Contratación a la Vista.

La Subdirección Administrativa realizará inventarios periódicos de los bienes muebles de propiedad de la Secretaría General que ya no se estén utilizando o necesitando, determinará igualmente su estado con el fin de poderlos ofrecer a título gratuito a otras entidades públicas o venderlos.

La venta se podrá realizar directamente por la Secretaría General o a través de promotores, martillos, commodities o profesionales idóneos.¹⁸

La Subdirección Administrativa de acuerdo con el tipo de bien mueble a enajenar hará un avalúo comercial y el estudio de las mejores condiciones para obtener el mayor beneficio para la Secretaría General.

El estudio de mercado podrá ser practicado directamente por la Subdirección Administrativa o contratado con una persona natural o jurídica de carácter privado que se encuentre registrada en el Registro Nacional de Avaluadores RNA.

Se tomará el valor registrado en los libros contables de la Secretaría General para hacer el estudio de mercado y obtener el avalúo comercial.

Obtenido el avalúo comercial, se ajustará con las siguientes variables con el fin de obtener el precio mínimo de venta, así:

*Valor del avalúo. Corresponde al valor arrojado por el avalúo comercial del mueble, vigente.

*Ingresos. Corresponde a cualquier tipo de recursos que perciba la entidad, proveniente del bien, tales como: cánones de arrendamiento y rendimientos.

*Valor de la depreciación del bien mueble.

*Gastos. Comprende la totalidad de los gastos en que incurre la Secretaría General, dependiendo del tipo de activo, la comercialización, el mantenimiento si hay lugar y la administración teniendo en cuenta factores como: (i) conservación y vigilancia; (ii) impuestos y gravámenes si son vehículos; (iii) registro presupuestal; (iv) seguros; (v) avalúos; (vi) gastos de promoción de ventas; (viii) gastos de bodegaje; (ix) reparaciones y mantenimiento; (x) gastos de administración.

*Tasa de descuento. Corresponde al porcentaje al cual se descuentan los flujos de caja futuros para traerlos al valor presente y poder con ello determinar un valor equivalente del activo.

*Tiempo de comercialización. Corresponde al tiempo estimado de comercialización del bien mueble, el cual depende, entre otros, del tipo de bien, sus características particulares y el comportamiento del mercado.

*Cálculo precio mínimo de venta. (PMV). Se calcula como la diferencia entre el valor actualizado de los ingresos incluido el valor del avalúo del bien y el valor actualizado de los egresos a una tasa de descuento dada.

*La justificación para calcular esta relación es la de establecer el precio de referencia por el cual se puede enajenar el bien teniendo en cuenta el tiempo de comercialización y los costos en que incurre la Secretaría General por ser la propietaria del activo.

La Secretaría General podrá ofrecer a título gratuito los bienes muebles que no requiera para su funcionamiento, a las entidades del Distrito Capital o a las entidades públicas del orden nacional, o territorial, para tal efecto:

*La Subdirección Administrativa elaborará el acto administrativo motivado que contenga el inventario de bienes muebles que se van a enajenar a título gratuito, el que se publicará en el Portal de Contratación a la Vista.

*La entidad interesada en la adquisición de los bienes a título gratuito, deberá manifestar por escrito su interés dentro de los treinta (30) días calendario contados a partir de la fecha de publicación del inventario, indicando la necesidad del bien o bienes para el cumplimiento de sus funciones y las razones de justificación de su solicitud.

*En el evento de existir dos o más manifestaciones de interés de diferentes entidades, por uno o varios muebles, se entregará a aquella que hubiere manifestado primero su interés.

*Designada la entidad a la cual se entregarán los bienes. La Subdirección Administrativa procederá a elaborar el acta de entrega que suscribirá el Secretario General o el funcionario en quien delegue y el Representante Legal, o quien éste delegue de la entidad que recibe los bienes.

*Los bienes se entregarán dentro de un término no mayor a treinta (30) días calendario, contados a partir de la suscripción del acta de entrega.

Se elaboran los estudios previos, el estudio de mercado, la justificación y los términos de referencia, el contenido del pliego de condiciones, el aviso de convocatoria y la resolución de apertura de conformidad con lo consagrado en los numerales 5.1.2. a 5.1.9, del presente Manual de Contratación y se adelanta por le procedimiento de selección abreviada señalado en el numeral 6.3. del presente Manual de Contratación.

Los estudios previos y el pliego de condiciones deberán contener además:

*La descripción del bien (s) objeto de la venta y su ubicación.

*El análisis que soporta el valor del bien (s) objeto de su venta.

*El avalúo comercial del bien (s) y el precio mínimo de venta si fueren diferentes, que se obtendrá con el procedimiento señalado en el numeral 5.6.1. del presente Manual de Contratación.

*Los datos identificadores del bien (s).

*La información adicional que sea necesario suministrar.

*Las condiciones mínimas de enajenación.

El aviso de convocatoria pública deberá incluir los datos identificadores del bien y la indicación de las condiciones mínimas de enajenación del mismo, el valor del avalúo comercial y el precio mínimo de venta si fueren diferentes.

El oferente deberá consignar a favor de la Secretaría General un valor no inferior al veinte por ciento del mínimo de venta, como requisito para participar en la puja y que se imputará al precio, de ser del caso.

Al oferente cuya oferta no fuere seleccionada se le devolverá el dinero consignado dentro del término establecido en el pliego de condiciones, sin que haya lugar al reconocimiento de intereses o rendimientos.

Una vez recibida la oferta por la Secretaría General, el oferente no puede retractarse, y en caso de hacerlo, perderá de pleno derecho el valor consignado que se entiende como garantía de seriedad del ofrecimiento, sin perjuicio de que la Secretaría General reclame los perjuicios derivados del incumplimiento. Por tanto no se exigirá garantía adicional a los oferentes o al comprador.

*La Secretaría General publicará en el Portal de Contratación a la Vista el aviso de convocatoria para la enajenación de los bienes que pretenda negociar en forma directa. Con este aviso publicará el proyecto de pliego de condiciones y la indicación del lugar en donde pueden consultar los estudios y documentos previos y el listado de bienes sometidos a este proceso de enajenación.

*En el pliego de condiciones se señalarán los requisitos habilitantes que se presentarán en sobre separado a la oferta económica.

*Recibidas y respondidas las observaciones al pliego de condiciones, expedirá el acto administrativo de apertura firmado por el Subsecretario (a) General o el Director (a) de Gestión Corporativa según la cuantía del avalúo de los bienes; el cual será publicado en el Portal de Contratación a la Vista junto con el pliego definitivo.

*Una vez recibidas las ofertas, se designarán los integrantes del comité evaluador quienes verificarán los requisitos habilitantes de los oferentes, cuyo resultado será publicado en el Portal de Contratación a la Vista junto con el listado de los bienes sobre los cuales se recibieron propuestas.

*En el lugar, día y hora señalado en el pliego de condiciones, en la audiencia pública convocada para el efecto, se dará apertura a las ofertas económicas de los proponentes habilitados, y se informará la mejor oferta recibida en sobre cerrado, con el fin de permitir, por una sola vez, que los asistentes la mejoren y adjudicará el bien al proponente que haya ofertado el mejor precio.

Los proponentes deberán prestar garantía de seriedad a los ofrecimientos que hagan a la Secretaría General y los contratistas prestarán garantía única para el cumplimiento de las obligaciones surgidas del contrato y de su liquidación.

Las garantías consistirán en:

*Pólizas expedidas por compañías de seguros legalmente establecidas para funcionar en Colombia.

*Garantías bancarias.

*Los demás mecanismos de cobertura del riesgo autorizados en el Decreto 4848 de 2008, o las normas que lo modifiquen o adicionen.

*Las garantías no son obligatorias en los siguientes casos: (i) contratos interadministrativos; (ii) Contratos de seguros; (iii) contratos cuyo valor sea inferior al diez por ciento (10%) de la menor cuantía de la Secretaría General, evento en el cual de acuerdo con la naturaleza, y forma de pago del contrato se determinará por parte de la Secretaría General si se exige o no.

*La Secretaría General podrá abstenerse de exigir la garantía de seriedad de la oferta en los procesos de subasta inversa, en la adquisición de bienes o servicios de características técnicas uniformes y en el concurso de méritos en que se exige la presentación de propuesta técnica simplificada (PTS).

*Antes del inicio de la ejecución del contrato, la Subdirección de Contratación aprobará la garantía, siempre y cuando reúna las condiciones legales y reglamentarias propias de cada instrumento y ampare los riesgos establecidos para cada caso.

*Los contratistas podrán combinar cualquiera de las modalidades de garantías admisibles.

*El oferente o contratista deberá restablecer el valor de la garantía cuando éste se haya visto reducido por razón de las reclamaciones efectuadas por la Secretaría General.

*En cualquier evento en que se adicione el valor del contrato o se prorrogue su término, el contratista deberá ampliar el valor de la garantía otorgada o ampliar su vigencia, según el caso.

Es el instrumento otorgado por los oferentes o por el contratista de la Secretaría General en su favor o a favor de terceros, con el objeto de garantizar, entre otros:

*La seriedad del ofrecimiento.

*El cumplimiento de las obligaciones que surjan del contrato y de su liquidación.

*La responsabilidad extracontractual que pueda surgir para la Secretaría General por las actuaciones, hechos u omisiones de los contratistas o subcontratistas

*Los demás riesgos a que se encuentre expuesta la Secretaría General según el contrato.

*Pólizas de seguros.

*Fiducia mercantil en garantía.

*Garantía bancaria a primer requerimiento.

*Endoso en garantía de títulos valores.

*Depósito de dinero en garantía.

*Cartas de Crédito Stand by expedidas en el exterior.

*Lo anterior, sin perjuicio de que la responsabilidad civil extracontractual sólo pueda ser amparada mediante pólizas de seguros.

*Los riesgos a amparar corresponden a los siguientes:

*Derivados del incumplimiento del ofrecimiento: Relacionados con la no suscripción sin justa causa del contrato por parte del proponente seleccionado; la no ampliación de la vigencia de la garantía de seriedad de la oferta cuando el término previsto en los pliegos para la adjudicación se prorrogue o cuando el término previsto para la suscripción del contrato se prorrogue, siempre que las prórrogas no excedan de tres (3) meses; la falta de otorgamiento por parte del proponente seleccionado de la garantía de cumplimiento para amparar las obligaciones del contrato; el retiro de la oferta después de vencido el término fijado para la presentación de las propuestas; la falta de pago de los derechos de publicación en el Registro Distrital previstos para la legalización del contrato.

*Derivados del incumplimiento de las obligaciones contractuales: relacionados con el buen manejo y correcta inversión del anticipo; la devolución del pago anticipado; cumplimiento de las obligaciones surgidas del contrato estatal incluyendo en ellas las multas y la cláusula penal pecuniaria, cuando se hayan pactado.

*Pago de salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones laborales.

*Estabilidad y calidad de la obra.

*Calidad y correcto funcionamiento de los bienes y equipos suministrados.

*Calidad del servicio.

*Los demás incumplimientos de las obligaciones que la Secretaría General considere deben ser amparados.

*En los contratos de obra y en los que por su objeto y naturaleza se considere necesario, se podrá solicitar el otorgamiento de pólizas de seguros de responsabilidad civil extracontractual para que protejan a la Secretaría General de eventuales reclamaciones de terceros que pueda surgir de las actuaciones, hechos u omisiones de sus contratistas o de los subcontratistas de éste último.

En todos los contratos que celebre la Secretaría General deberá incluir una cláusula de indemnidad conforme a la cual, será obligación del contratista mantenerla indemne de cualquier reclamación proveniente de terceros que tenga como causa las actuaciones del contratista.

Para la suficiencia de la garantía se aplicarán las siguientes reglas:

*Seriedad del Ofrecimiento. El valor de esta garantía no podrá ser inferior al diez por ciento (10%) del monto de las propuestas o del presupuesto oficial estimado según lo establecido en el pliego de condiciones, y su vigencia se extenderá desde el momento de presentación de la oferta hasta la aprobación de la garantía que ampara los riesgos propios de la etapa contractual.

*Cuando el presupuesto oficial estimado se encuentre entre uno y cinco millones de salarios mínimos legales mensuales vigentes, el valor de la garantía respecto de la seriedad del ofrecimiento podrá ser determinado por la Secretaría General en un porcentaje no inferior al cinco por ciento (5%) del presupuesto oficial estimado.

*Cuando el presupuesto oficial estimado se encuentre entre cinco y diez millones de salarios mínimos legales mensuales vigentes, inclusive, el valor garantizado respecto de la seriedad del ofrecimiento podrá ser determinado por la Secretaría General en un porcentaje no inferior al dos punto cinco por ciento (2.5%) del presupuesto oficial estimado.

*Buen manejo y correcta inversión del anticipo. El valor de esta garantía debe ser equivalente al cien por ciento (100%) del monto que el contratista reciba a título de anticipo, en dinero o en especie, para la ejecución del contrato, y su vigencia se extenderá hasta la liquidación del mismo.

*Pago anticipado. El valor de esta garantía deberá ser equivalente al cien por ciento (100%) del monto que el contratista reciba a título de pago anticipado, en dinero o en especie, y su vigencia se extenderá hasta la liquidación del contrato.

*Cumplimiento. El valor de esta garantía será como mínimo equivalente al monto de la cláusula penal pecuniaria, y en todo caso, no podrá ser inferior al diez por ciento (10%) del valor total del contrato. El contratista deberá otorgarla con una vigencia igual al plazo del contrato más el plazo contractual previsto para la liquidación de aquel. En caso de no haberse convenido por las partes, el término para la liquidación del contrato, la garantía deberá mantenerse vigente por el término previsto por las partes, o el término legal.

*Pago de salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones laborales. El valor de esta garantía no podrá ser inferior al cinco por ciento (5%) del valor total del contrato y deberá extenderse por el plazo del contrato y tres (3) años más.

*Estabilidad y calidad de la obra. Se determina en cada caso según el objeto, el valor, la naturaleza y las obligaciones contenidas en cada contrato. La vigencia no será inferior a cinco (5) años, salvo que la Secretaría General justifique técnicamente la necesidad de una vigencia inferior.

*Calidad y correcto funcionamiento de los bienes y equipos suministrados. El valor de esta garantía se determinará en cada caso de acuerdo con el objeto, el valor, la naturaleza y las obligaciones contenidas en cada contrato. Su vigencia deberá establecerse con sujeción a los términos del contrato, y deberá cubrir por lo menos el lapso en que de acuerdo con la legislación civil o comercial, el contratista debe responder por la garantía mínima presunta o por los vicios ocultos.

*Calidad del servicio. El valor y la vigencia de estas garantías se determinarán en cada caso de acuerdo con el objeto, el valor, la naturaleza y las obligaciones contenidas en cada contrato.

*Responsabilidad extracontractual. El valor asegurado en las pólizas que amparan la responsabilidad extracontractual que se pudiere llegar a atribuir a la Secretaría General con ocasión de las actuaciones, hechos u omisiones de sus contratistas o subcontratistas, no podrá ser inferior al cinco por ciento (5%) del valor del contrato, y en ningún caso inferior a doscientos salarios mínimos legales mensuales vigentes (200 SMLMV) al momento de la expedición de la póliza. La vigencia de esta garantía se otorgará por todo el período de ejecución del contrato.

La interventoría es el conjunto de funciones desempeñadas por una persona natural o jurídica para llevar a cabo el control, seguimiento, vigilancia y apoyo de la ejecución de los contratos o convenios suscritos por la Secretaría General, tendiente a asegurar su correcta ejecución y cumplimiento, de acuerdo con lo previsto en las normas vigentes, lo estipulado en el respectivo contrato y en el Manual de Interventoría adoptado por la Secretaría General a través de la Resolución No. 214 de 2006, o las normas que la modifiquen o adicionen.

Las funciones de interventoría implican acciones de carácter administrativo, técnico, económico, financiero o legal, todas ellas con la finalidad de verificar el cumplimiento de la totalidad de las obligaciones del contrato o convenio según el caso.

*Exigir al contratista el cumplimiento de todas las obligaciones previstas en el contrato o convenio.

*Solicitar la información que considere necesaria, y adoptar las medidas que tiendan a una óptima ejecución del contrato o convenio.

*Impartir las instrucciones por escrito al contratista sobre el cumplimiento de sus obligaciones.

*Dejar constancia escrita de todas sus actuaciones.

*Certificar la ejecución del contrato o convenio, como requisito para efectuar los pagos al contratista.

*Solicitar la aplicación de las multas y o declaratorias de incumplimiento del contrato de manera oportuna a la Subdirección de Contratación.

*Vigilar que se mantengan vigentes las garantías del contrato.

*Solicitar al contratista copia de los pagos efectuados por concepto de salud y pensiones.

*Elaborar el acta de inicio según lo establecido en el contrato o convenio, de acuerdo con el formato incluido en el sistema de gestión contractual, debe ser firmada por él y el contratista y remitirse a la Subdirección de Contratación para archivarse en la carpeta del contrato o convenio.

*Verificar que los riesgos amparados por la garantía se encuentren vigentes, en caso contrario requerir al contratista para su modificación.

*Si hay lugar a ello, solicitar la suspensión o terminación del contrato, a la Subdirección de Contratación para el trámite respectivo.

*Elaborar el informe de cumplimiento de las obligaciones del contrato de manera mensual, o de acuerdo con las etapas establecidas en el contrato, anexando los recibos de pago de los aportes al Sistema de Seguridad Social y parafiscales cuando haya lugar a ello, y el informe que corresponda presentar al contratista, el cual se debe remitir a la Subdirección de Contratación.

*Cumplir con las demás obligaciones señaladas en el manual de Interventoría.

Para la expedición del acto administrativo que imponga al contratista una multa, o para hacer efectivas las garantías del contrato y en general para declarar el incumplimiento de las obligaciones contractuales es necesario garantizar el debido proceso y el derecho de defensa del contratista.

Las multas pactadas en los contratos que celebra la Secretaría General tienen por finalidad conminar al contratista para que cumpla con las obligaciones del contrato y por tanto se deben hacer efectivas mientras el contrato esté vigente.

Cuando el interventor del contrato verifique que el contratista no está cumpliendo con sus obligaciones, deberá solicitar por escrito las explicaciones del caso, y otorgarle un término prudencial para que las realice, dejando constancia escrita de la situación presentada.

Si persiste el incumplimiento, procederá a elaborar un informe donde claramente consten los motivos que lo originaron, las explicaciones del contratista, las medidas tomadas y la situación en que se encuentra el contrato. El informe será remitido a la Subdirección de Contratación, quien lo recibe, analiza el documento, y si es procedente elaborará el acto administrativo debidamente motivado de imposición de la multa incluyendo la efectividad de la garantía que cubre dicho riesgo, y se encargará de remitirlo para la firma al ordenador del gasto.

Firmado el acto administrativo, se remite por la Subdirección de Contratación a la Oficina de Decretos de la Secretaría General, dependencia que se encargará de notificar el acto administrativo a las partes, recibir los recursos, remitirlos a la Subdirección de Contratación, para la elaboración del acto administrativo que resuelve el recurso, el cual una vez notificado por la Oficina de Decretos de la Secretaría General, expedirá la constancia de ejecutoria.

Se remitirá copia del acto administrativo y la constancia de ejecutoria a la Subdirección Financiera con el fin de que proceda a descontar el monto de la multa de los saldos que se le adeuden al contratista, si fuere el caso.

En el evento de no existir saldos, la Subdirección de Contratación cobrará a quien expidió la garantía el pago del valor de la multa.

En el evento en que el contratista incumpla las obligaciones a su cargo durante la ejecución del contrato, o el incumplimiento se evidencie terminado éste, por corresponder a actividades postventa o postservicio, como por ejemplo estabilidad de la obra, correcto funcionamiento de los equipos, el no pago de salarios y prestaciones sociales de sus empleados, o cualquier otra que se haya pactado en el contrato, y sea necesario decretar el incumplimiento y hacer efectivo el amparo del riesgo, se debe seguir el siguiente procedimiento:

El interventor del contrato solicita por escrito al contratista el cumplimiento de la obligación y la explicación de las razones por las cuales no ha cumplido a cabalidad con sus obligaciones. Recibido el informe le señala un tiempo prudencial para que se allane a cumplirlo y no actúa de conformidad, procede a elaborar un informe que contenga el análisis de la situación presentada y lo remite a la Subdirección de Contratación, quien revisará el contrato y el documento recibido y procederá a elaborar el acto administrativo que declare el incumplimiento y haga efectiva la garantía del contrato, el cual se notificará al contratista y a la entidad que expidió la garantía y lo remite para la firma al ordenador del gasto, si hay lugar a la declaratoria de incumplimiento.

Firmado el acto administrativo, se remite por la Subdirección de Contratación a la Oficina de Decretos de la Secretaría General, dependencia que se encargará de notificar el acto administrativo a las partes, recibir los recursos, remitirlos a la Subdirección de Contratación, para la elaboración del acto administrativo respectivo, el cual una vez notificado por la Oficina de Decretos de la Secretaría General, expedirá la constancia de ejecutoria.

Se remitirá copia del acto administrativo y la constancia de ejecutoria a la Subdirección Financiera con el fin de que proceda a descontar el monto del incumplimiento, si existen saldos a favor del contratista.

En el evento de no existir saldos, la Subdirección de Contratación cobrará a quien expidió la garantía el pago del valor del incumplimiento.

*Justificación y términos de referencia.

*Certificación expedida por el Jefe de la Dependencia interesada en el contrato donde se certifica la idoneidad y experiencia del contratista.

*El Director(a) de Gestión Corporativa, certifica igualmente la idoneidad y experiencia del contratista.

*Aceptación por parte del contratista de los términos de referencia propuestos por la entidad.

*Disponibilidad presupuestal.

*Certificado de la Subdirección de Talento Humano de la Secretaría General, donde conste que no se cuenta con personal de planta, o con conocimientos especializados.

*La hoja de vida del contratista, con fotocopia de los certificados académicos y de experiencia, donde consten los estudios y trabajos realizados.

*Formato Único de Hoja de Vida de la Función Pública debidamente diligenciado por el contratista.

*El Registro Único Tributario del contratista donde conste si el régimen del IVA es simplificado o contributivo.

*Constancia de afiliación a los sistemas de salud y pensiones.

*Declaración del contratista donde manifiesta su voluntad de afiliación al Sistema de Riesgos Profesionales de la Secretaría General.

*La información sobre la cuenta del contratista en una entidad financiera donde se deben realizar los pagos por parte de la Secretaría General, en el formato expedido por la Subdirección Financiera.

*El certificado de antecedentes disciplinarios del contratista expedido por la Personería de Bogotá, D.C.

*El certificado vigente de antecedentes judiciales expedido por el DAS. Tiene un año de vigencia.

*Los documentos anteriores con la solicitud de contratación se remiten a la Subdirección de Contratación para la elaboración del contrato respectivo, y el abogado asignado se encargará de verificar a través de internet los antecedentes disciplinarios del contratista registrados en la Procuraduría General de la Nación, y los antecedentes fiscales registrados en la Contraloría General de la República.