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  Concepto 480 de 1999 Secretaría General Alcaldía Mayor de Bogotá D.C.
 
  Fecha de Expedición: --//1999  
  Fecha de Entrada en Vigencia:  
  Medio de Publicación: No se publicó  


 
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(CÓDIGO CJA04801999) DERECHO DE ACCESO A LOS DOCUMENTOS PÚBLICOS.- El Director de la Unidad de Estudios y Conceptos de la Alcaldía Mayor, mediante oficio No. 3-10173 del 8 de mayo de 1999, conceptuó:

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Ver el Concepto Unificador de la Secretaría General Alcaldía Mayor de Bogotá D.C. - Dirección Jurídica Distrital 01 de 2011

La materia del presente concepto gira en torno al alcance del artículo 74 de la Constitución Nacional, el cual consagra el derecho que tiene toda persona de acceder a los documentos públicos, salvo en los casos que establezca la ley. Por ello es importante analizar, en primer lugar, el contenido material del término "documento público" para efectos de aplicar dicha norma.

 

Desde el punto de vista del procedimiento, el documento es básicamente un medio de prueba, que el C.P.C. define como los escritos, impresos, planos, dibujos, cuadros, fotografías, cintas cinematográficas, discos, grabaciones, etc., y en general, todo objeto mueble que tenga carácter representativo o declarativo. Estos documentos pueden ser públicos y privados.

El documento público, de acuerdo con la definición del mismo código, es aquél otorgado por el funcionario público en ejercicio de su cargo o con su intervención. Se denomina instrumento público cuando consiste en un escrito autorizado o suscrito por el respectivo funcionario; se denomina escritura pública, cuando es otorgado por un notario o quien haga sus veces y ha sido incorporado en el respectivo protocolo. El documento privado es, por exclusión, todo el que no reúna los requisitos para ser público. Es, por tanto, una perspectiva orgánica, puesto que el carácter público del documento, lo determina la persona u órgano donde se origina. El ámbito de producción del documento - sujeto productor y calidad del mismo - es lo que define y determina, en últimas, su naturaleza pública.

 

Por su parte, el derecho administrativo amplía el contenido del término, en el sentido de que para el Código Contencioso Administrativo, por ejemplo, el derecho de solicitar y obtener acceso a la información de las autoridades y, en particular, a que se expida copia de sus documentos, hace parte del derecho constitucional de petición. El concepto de documento público se desarrolla, pues, alrededor, ya no de la persona que lo produce (funcionario público) sino de la dependencia que lo posee, produce o controla.

 

En realidad, las normas de derecho administrativo no definen el término de "documento público", sino que se ocupan primordialmente de regular el acceso de los ciudadanos a esos documentos oficiales y, si bien admiten que algunos puedan ser reservados, procura que esta circunstancia sea excepcional. En el marco del derecho administrativo, lo que cuenta no es tanto definir el concepto de documento público, sino regular el acceso de los ciudadanos a él, para garantizar su efectividad.

 

La Ley 57 de 1985, regula la publicidad de los actos y documentos oficiales, pero no define "documento público", sin embargo, una interpretación sistemática de la misma ley permite concluir que para ella, documento público es todo documento que repose en las oficinas públicas, entendiendo por éstas las que expresamente están enumeradas en su propio texto. Por supuesto, la misma norma contempla algunos casos en los que esos documentos, a pesar de reposar en las oficinas públicas, están sometidos a reserva, condición ésta que nunca podrá existir por más de treinta años, en otras palabras, podría decirse que esta ley define el concepto de acuerdo al lugar donde se encuentre el documento, pues, su ubicación más que su producción o contenido, es lo que determina el carácter público del mismo.

 

Así pues, el derecho de acceder a los documentos públicos es una manifestación específica del derecho de petición, puesto que este es el género y el acceso a los documentos públicos o a determinadas informaciones, es la especie. Ahora bien, el derecho de petición como género, envuelve el derecho de solicitar informaciones por parte de los ciudadanos; el acceso a la información sobre las actividades de la administración y el derecho a pedir y obtener copia de sus documentos, constituye una forma de su ejercicio y una garantía ciudadana esencial en cualquier democracia, por ello el artículo 74 de la Carta, señala: "Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos, salvo los casos que establezca la ley", en consecuencia de lo anterior, los particulares pueden, verbigracia, conocer la forma como están organizadas las entidades públicas, su naturaleza jurídica, sus funciones o la manera como se tramitan y deciden los diversos asuntos de las misma, para lo cual el legislador reguló y expidió la Ley 57 de 1985.

 

En cuanto a la información de tipo particular y especial de las entidades públicas, el C.C.A se limitó a establecer que sólo en aquellos casos en que la Constitución y la ley hayan dado carácter reservado a ciertos documentos, podrá negarse la petición o la solicitud de copias, no obstante y para garantizar el derecho de petición, el legislador estableció en forma expresa, en los artículos 12 a 25 de la Ley 57 de 1985, la obligación por parte de las autoridades de motivar la decisión negativa y, además, la de notificarla a su peticionario y al agente del ministerio público e inclusive de someterlo eventualmente al control jurisdiccional.

 

Es así, que para el caso de documentos reservados, el artículo 19 del C.C.A., prohibe la expedición de documentos oficiales que según la Constitución y la ley tengan carácter de reservado, y extiende dicha prohibición a aquellos que "hagan relación a la defensa de la seguridad nacional", agregando que dicha reserva "cesará en 30 años" de haber sido expedida, al cabo de los cuales "el documento adquiere carácter histórico y puede ser consultado por cualquier ciudadano". En este orden de ideas, y para el caso de documentos reservados precisa en su artículo 21 de la Ley 57 de 1985, que la decisión negativa deberá motivarse indicando las disposiciones legales pertinentes, que otorgan al documento tal carácter, permitiendo al ciudadano interponer contra la decisión negativa, el denominado recurso de insistencia que debe ser resuelto por el Tribunal Administrativo que tenga jurisdicción en el lugar donde se encuentren los documentos, en única instancia, y dentro del término de diez (10) días.

 

En el caso sub-examine es incuestionable, que la información sobre procesos judiciales que se tengan en curso en contra del distrito, no se encuentra sustraída al conocimiento del público, por lo que es procedente la entrega de dicha información a la peticionaria, ya que las actuaciones surtidas ante la administración de justicia no son secretas y por el contrario, las rige un principio de publicidad que responde a los fines propios de un sistema democrático instaurado por nuestra Constitución.

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Firman GLORIA EDITH MARTÍNEZ SIERRA. VIRGINIA TORRES DE CRISTANCHO,

Subsecretaria de Asuntos Legales.